Documentation

darbo teisė Svetainės paieška įgaliojimai

Internetas ir elektroninis susirašinėjimas pradėjo vaidinti svarbų vaidmenį verslo gyvenime, kuriame atsirado tam tikros etiketo taisyklės, reguliuojamos tinklo etiketo arba „Setiquet“, tai yra taisyklių palengvinys, antis bendravimą internete.

Viename iš jos skyrių kalbama apie apdorojimą ir siuntimą

laiškus

Verslo turinį.

Tikime, kad pagrindinių šio proceso taisyklių išmanymas bus itin naudingas valstybės ir savivaldybių darbuotojams. Reikėtų pažymėti, kad susirašinėdami el. paštu galite praleisti kreipimus ir sveikinimus ir nedelsdami imtis darbo. Tačiau jei norite, kad jūsų el. laiškas būtų oficialus, rekomenduojama naudoti tokią adreso formulę: “Laba diena, gerbiamasis (gerbiamasis) plius adresato vardas, patronimas.”

Ir tik po to turėtumėte tęsti savo apeliacijos tikslą.

Esant visu neformalumui bendraujant elektroniniais laiškais, būtina atsiminti ir laikytis vienos svarbiausių jų sudarymo taisyklių – raštingumo ir logikos principų laikymąsi.

Vien todėl, kad el. paštas yra greitas būdas bendrauti, dar nereiškia, kad jis turi būti aplaistytas.

5) Būtinai sakinį pradėkite didžiąja raide ir dėkite taškus. Vardai ir pavadinimai turi prasidėti didžiosiomis raidėmis.

Tekstas, parašytas visomis mažosiomis raidėmis be taškų ar kitų skyrybos ženklų, sunkiai įskaitomas.

Išrašant el. laišką, laukeliai „Tema“ („Subjekt“), „Kam“ („Kam“), „Laiško svarba“ – jei reikia, turi būti užpildyti be klaidų.

Lauke „Kam“ įveskite gavėjo el. pašto address.

Kartais reikia išsiųsti laišką su vienu tekstu keliems gavėjams, tada jų adresus galima įvesti atskiriant kableliais.

Būtinai užpildykite laukelį „Tema“, kitaip jūsų laiškas gali būti ištrintas kaip svajonė.

Čia turėtumėte įvesti keletą žodžių, apibūdinančių pranešimo temą.

Kai kurios el. pašto programos leidžia nurodyti pranešimo svarbą.

Tai tiesiog būtina, jei adresatas kasdien gauna daug laiškų.

Žinutės, pažymėtos kaip „Svarbios“, gauna pirmenybę tikrinant paštą.

Tačiau neturėtumėte piktnaudžiauti šia funkcija, nes laikui bėgant ji gali prarasti pagrindinę kokybę. Setetiquette taisyklės apibrėžia tokį el. laiško dydį: jis turi būti du kartus trumpesnis nei parašytas popieriuje. visą ankstesnį tekstą palikite nepakeistą, o atsakymą užrašykite viršuje.

Elektroninio parašo buvimas pranešimuose yra gera praktika Verslo korespondencija.

Tai specialiai sukurtas failas (parašas), kuriame yra tekstinis parašas.

Visada naudokite parašą – tai padės jūsų respondentui išskirtinai jus identifikuoti.

Ir būtinai įtraukite kelis galimus būdus, kaip su jumis susisiekti.

Paprastai tai yra telefono numeriai, el. paštas, faksas, ICQ. Elektroninis parašas neturi viršyti penkių ar šešių eilučių, o simbolių skaičius eilutėje – 70. Apibendrinant, siųsdami ir gaudami el. laiškus turėtume pasidomėti kai kuriomis tinklo savybėmis.

Išsiuntus elektroninį laišką kyla tam tikras procentas abejonių, ar jis pasiekė adresatą.

Todėl kitą kartą savo ramybei jau siųskite el. laišką su pranešimu apie gavimą.

Bet pagal tinklų kūrimo taisykles toks ženklas yra nepagarbos ir nepasitikėjimo respondentu ženklas.

Išsiuntus savo žinutę elektroniniu paštu, rekomenduojama paskambinti adresatui ir pasitikslinti, pasiekė Jūsų laiškas, ar ne.

3. Telefoninių pokalbių etiketas.

„Telefonas yra kažkas, kas gali padaryti žmogų visagaliu arba visiškai atimti iš jo valdžią.

Jis gali būti nemalonus, kaip netikėtas svečias, gali atitraukti jus nuo pagrindinių darbų, tapti visaverčiu šeimininku jūsų namuose ar biure.

Tai gali suvalgyti daug jūsų laiko.

Atsiliepęs į skambutį plačiai atveri nuosavo namo duris, leisdamas į juos įsilaužti bet kam netingi. Nenuostabu, kad esant tokiai arogancijai ir įkyrumui telefonas gali sukelti rimtą stresą, nesusipratimus, visokias komplikacijas ir bėdas“, – štai kaip Polly Bird knyga „Pažabok telefoną“! Pokalbiai telefonu užima reikšmingą vietą verslo gyvenime.

Specialistų teigimu, joms skiriama iki 27 proc.

Labai svarbu kiek įmanoma racionalizuoti pokalbius telefonu dienos metu.

Patartina nustatyti valandas, kada galima skambinti, taip atlaisvinsite laiko pagrindiniam darbui.

Kolegos ir pavaldiniai turėtų žinoti, kad jūsų netrukdytų telefono skambučiai, kai esate užsiėmę skubiais reikalais.

Jie gali būti paprašyti kalbėti jūsų vardu. Turėtumėte išmokti nuspėti, kas ir kada greičiausiai jums paskambins, kad atitinkamai pasiruoštumėte pokalbiui. Taip pat turite planuoti savo telefono skambučius.

Darbo dienos pradžioje ant lapelio surašote visų žmonių, su kuriais šiandien reikia susisiekti, vardus ir telefono numerius.

Tada pradedate skambinti iš sąrašo.

1. Telefoniniams pokalbiams vesti patartina naudoti specialias telefonų sąsiuvinius, kuriuose įrašomas pokalbio turinys, nurodoma skambučio data ir laikas, taip pat kas skambino, kas skambino, iš kur, ką reikia daryti reaguojant į skambutį.

2. Verslininkas ant stalo visada turėtų turėti savo organizacijos vidiniam naudojimui skirtą telefonų katalogą, įstaigų ir įmonių, su kuriomis jam nuolat tenka susisiekti, katalogą, dažniausiai naudojamų telefonų numerių sąrašą, taip pat pagalbos telefono numerius.

3. Turite tai padaryti patogiai

4. darbo vieta

Kai verslo susitikimas baigiasi, paprastai atliekama nedidelė baigimo ceremonija: šilti atsisveikinimo žodžiai, rankos paspaudimai, draugiški apsikabinimai.

Pokalbis telefonu taip pat turėtų baigtis teigiama, optimistiška nata.

Ir nors pašnekovai negali pasipiršti vienas kitam, turi rasti tinkamus žodžius, skatinančius tolimesniam bendram darbui. Kalbantis telefonu būtina elgtis oriai, t.y.:

elkitės su pašnekovu mandagiai ir teisingai, atidžiai klausykite, nepertraukite, nenukirskite sakinio viduryje, nebūkite grubus, neišleiskite savo emocijų.

Turite stebėti savo kalbą, atidžiai pasirinkti žodžius, apibūdinančius jūsų organizaciją ir joje dirbančius žmones.

Nepriimtina telefono dialoge vartoti tokius šnekamuosius žodžius kaip iki, labas, kad ir kaip natūraliai jie skambėtų, pažįstamus ir visokius informalius kreipinius (brangusis, brangusis, kačiukas ir pan.), kurie gali įžeist i adresatą ar būti jo nesuprasti.

Suformuluokime

pagrindiniai pokalbio telefonu reikalavimai

glaustumas;

Logika;

Jokių pakartojimų;

Draugiškas tonas;

Aiškus žodžių, ypač pavardžių ir skaičių, tarimas; Vidutinis kalbos greitis;/ Pagrindinis / Bendravimas / Tinklas (el. paštas)

Tinklo etiketas (el. paštas)

El. pašto etiketas (iš Pegasus Mail pagalbos sistemos)Šiame dokumente aprašoma

• paprastos taisyklės
• etiketo bendraujant su vartotojais el.
• Address ir asmenvardžiai

asmenvardis (ne tas pats, kas parašas) yra savavališka eilutė, kurią daugelis siuntėjų (el. pašto programų) leidžia pridėti prie savo žinučių kaip tekstinį komentarą. Jei jūsų sistema leidžia, visada parašykite asmeninį vardą: tai jums geriau „vizitinė kortelė“ nei el. pašto addressas. (ne tas pats, kas parašas) yra savavališka eilutė, kurią daugelis siuntėjų (el. pašto programų) leidžia pridėti prie savo žinučių kaip tekstinį komentarą. Naudokite prasmingus vardus..

Tokie išsireiškimai kaip „atspėk patys“ ne tik apsunkina laiško autoriaus nustatymą, bet ir žeidžia adresato intelektą.

• Jei jūsų pašto sistema leidžia siųsti laiškus kartu su gavėjų vardais, naudokite šią funkciją.
• Taigi tinklo administratoriui bus lengviau rasti adresatą pagal vardą, jei pats adresas pasirodys klaidingas. Pavyzdys: addressas[apsaugotas el. paštas]
• Jei atsakydami į el. laišką pakeisite pokalbio temą, nepamirškite pakeisti ir pavadinimo.
• Tikslus pavadinimas yra lengviausias būdas nustatyti pokalbio temą, o jei pakeisite temą palikdami pavadinimą tą patį, gavėjas gali susipainioti.

• Stenkitės, kad laiško trukmė atitiktų pokalbio stilių: jei tiesiog atsakote į klausimą, rašykite trumpai ir tiksliai.
• Būkite kuo arčiau temos.
• Jei norite pakalbėti apie ką nors naujo, geriau siųskite atskirą laišką.
• Tada jūsų gavėjas gali jį laikyti atskirai.
• Nerašykite viso teksto didžiosiomis raidėmis – jis tampa sunkiai įskaitomas (nors trumpas kirčiavimas gali būti naudojamas kaip pastiprinimas).
• Stenkitės suskaidyti savo laišką į logiškas pastraipas ir venkite pernelyg ilgų sakinių.
• Stenkitės vengti gramatinių klaidų.

Klaidų ir rašybos klaidų kupiną laišką sunku perskaityti.

• Vien todėl, kad el. paštas yra greitas bendravimo būdas, dar nereiškia, kad galite atsipalaiduoti ir pamiršti rašybą (mano patirtis rodo, kad neraštingiausia žinutė yra el. paštas).
• Nepersistenkite cituodami ankstesnes žinutes.
• Labai apmaudu, kai atgaunu savo penkių puslapių laišką (kaip komentarą) su trupučiu „sutinku“ pabaigoje.
• Kaip nors atskirkite savo žinutės tekstą nuo cituojamų raidžių teksto, tada jūsų atsakymą bus lengviau perskaityti.

Dažniausiai tam naudojamas ženklas >, nors tai nėra vienintelė galimybė.

Stenkitės savo žinutėje nemaišyti bendros ir asmeninės informacijos.

• Paklauskite savęs, ar jūsų atsakymas tikrai reikalingas.
• Pavyzdžiui, jei laišką gavote iš gerbėjų laiškų, vargu ar verta kiekvienam iš gavėjų pranešti apie savo požiūrį į jį – geriau laišką siųsti tiesiai autoriui.
• Parašai
  • Parašas – nedidelė teksto dalis pranešimo pabaigoje, dažniausiai yra kontaktinė informacija. Dauguma laiškininkų gali automatiškai „priklijuoti“ parašą prie siunčiamų pranešimų.
  • Parašas – įdomus dalykas, bet reikia žinoti ir matą jame. Jei galite, naudokite parašą.
  • Jame turi būti jūsų tapatybė ir informacija apie alternatyvius ryšio kanalus (įprastą telefoną, faksą). Daugelyje sistemų, ypač tose, kur paštas eina per šliuzus, jūsų parašas gali būti vienintelis identifikatorius.
  • Sutrumpinkite parašą – pakanka 4–7 eilučių. Nepagrįstai ilgi parašai apkrauna ryšio kanalus.

Kai kurie pašto siuntėjai leidžia prie parašo pridėti atsitiktinių eilučių: būkite atsargūs.

Bet kokiu atveju atminkite:

• Trumpumas yra sąmojingumo siela.
• Šimto žodžių citata iš Kanto „Gryno proto kritikos“ kaip parašas vargu ar patiks jūsų adresatams.
• Atminkite, kad nėra patikimos pašto sistemos.
• Neprotinga į el. laišką dėti labai asmeninę informaciją, nebent ketinate jos užšifruoti naudodami stiprią šifravimo programą.

Prisiminkite adresatą.

Jūs nesate vienintelis žmogus, kuris nukentės, jei jautri žinutė pateks į netinkamas rankas.

Į savo laišką įtraukite visą informaciją šia tema, ypač jei tikitės kvalifikuoto atsakymo.

Pavyzdžiui, jei išsiunčiate pranešimą „Skaičiuoklės programa neveikia“ „Lotus“ techninei pagalbai, konsultantas greičiausiai negalės jums padėti – jam paprasčiausiai nepakanka informacijos.

Turite įtraukti išsamų problemos aprašymą, nepamirškite nurodyti naudojamos programos versijos.

"Šypsenėlės"

Nors el. paštas panašus į pokalbį realiuoju laiku, jam trūksta gebėjimo gestikuliuoti.

Šiai problemai išspręsti internetas naudoja „jaustukus“ – ASCII simbolių sekas, kurios, žiūrint į vieną pusę pasuktą galvą, primena veidą.

Dažniausiai naudojami jaustukai yra:

:-) arba:) - šypsokis;

dažniausiai naudojamas džiaugsmui, malonumui išreikšti (kartais randamas \

:-(arba:(- nelaimingas veidas; reiškiantis apgailestavimą ar nusivylimą. ;-) arba;) - mirksintis veidas; paprastai išreiškia ironiją ir reiškia, kad žodžių nereikia suprasti per daug pažodžiui. Yra šimtai skirtingų šypsenėlių, kai kurios naudojamos dažniau nei kitos. Teisingas „jaustukų“ naudojimas gali suteikti jūsų raštui gyvą charakterį ir netgi pakeisti gestus.

• Tačiau nepersistenkite.

Sėkmingų pavadinimų pavyzdžiai: „Pakeista susitikimo data“, „Klausimai apie jūsų pristatymą“, „Verslo pasiūlymo papildymai“.

• Žmonės dažnai nusprendžia, ar skaityti laišką, atsižvelgdami į temos eilutę.

Kuo daugiau susirašinėjimo, tuo didesnė tikimybė, kad jūsų laiškas su svarbia informacija gali būti prarastas.

• Aiški ir gerai apibrėžta tema patrauks adresato dėmesį.

Naudokite oficialią pašto dėžutę

• Didelės įmonės dažniausiai turi savo domeno vardą ir serverį darbuotojų pašto dėžutėms kurti.

Tokiais atvejais mes nekalbame apie asmeninio pašto naudojimą verslo korespondencijai.

• Kitais atvejais visada turėtumėte turėti pašto adresą su savo vardu, kad gavėjas žinotų, nuo ko yra laiškas.

Naudoti tokias pašto dėžutes kaip babygirl@... arba geka2005@... darbui būtų lengvabūdiškas ir neatsakingas žingsnis. Pagalvokite du kartus prieš spustelėdami mygtuką „Atsakyti visiems“. Niekas nenori skaityti laiškų iš žmogaus, kuris su juo neturi nieko bendra.

• O garsiniai pranešimai išmaniuosiuose telefonuose ir iššokantys langai ekrane labai blaško ir erzina.

Jei gavote masinį laišką (tai gali būti viršininko laiškas keliems darbuotojams arba organizacijos adresų sąrašas klientams), įsitikinkite, kad jūsų atsakymas yra svarbus visiems gavėjams.

• Naudokite oficialius adresus

Nesunkiai gali įvykti nesusipratimas dėl kultūrinių skirtumų, ypač susirašinėjimo metu, kai nesimato gestų ir mimikos bei negirdėti intonacijos.

• Jei dėl savo darbo pobūdžio tenka bendrauti su įvairių tautybių atstovais, tuomet verta skirti laiko ir pasidomėti jų kultūrų verslo etiketo subtilybėmis.

Taigi aukšto konteksto kultūros (kinų japonų, arabų) reikalauja ilgo asmens ir verslo tyrinėjimo prieš sudarant sandorį.

• Žemo konteksto kultūrų (amerikiečių, vokiečių, scandinavų) atstovai nori greičiau pasiekti rezultatų.

Stenkitės atsakyti į kiekvieną el Esant aktyviam susirašinėjimui, kai per dieną gauni ir išsiunčia daug laiškų, sunku atsakyti į kiekvieną žinutę. Tačiau verta atkreipti dėmesį net jei laiškas jums atsiųstas per klaidą, ypač jei gavėjas laukia atsakymo.

• Tai neužims daug laiko, bet bus pagarbos ir gerų manierų pavyzdys.

Šis veiksmas jums bus naudingas, jei klaidingas siuntėjas dirba su jumis toje pačioje įmonėje ar pramonės šakoje.

• Patikrinkite kiekvieną įrašą

Patikėkite, jūsų neraštingumas neliks nepastebėtas.

• Ir būtent jie susidarys nuomonę apie jus.

Nepasikliaukite vien

• automatinis patikrinimas

Iš pirmo žvilgsnio paprastą ir nekenksmingą pasiūlymą kitas žmogus gali skausmingai suvokti.

• Ypač susirašinėjimo metu, kur nėra kitų išraiškingų formų, išskyrus žodžius.

Kad išvengtumėte nesusipratimų, prieš siųsdami pranešimą perskaitykite garsiai – šiurkštūs teiginiai bus greičiau atpažįstami garsine forma. O norint Pasiekti Didžiausią efektyvumą, Geriau Visiškai Atsisakyti Vienareikšmiškai Neigiamų Posakių ("Neapsileidimas", "Nesėkmė") I “Prašau” IR “Ačiū”. Atminkite – nieko nėra privataus