Svetainės paieška aktas yra žmonių grupės surašytas dokumentas, patvirtinantis jų nustatytus faktus ar įvykius. Aktai surašomi atliekant auditus ir apžiūras, inventorizuojant, perduodant prekes materijalinės vertybės, reikalų perkėlimas keičiant pareigūnus, išbandant naujus gaminius, įrangą, paleidžiant eksploatuoti baigtus įrenginius ir kt. Kai kuriais atvejais jį surašo vienas pareigūnas – atliekant finansinės ir ūkinės veiklos auditą, tikrinant prekių prieinamumą ir pan. Nepriklausomai nuo tipo, aktas surašomas pagal tą pačią schemą, kaip

štai, ant organizacijos firminio blanko ir yra šie rekvizitai: organizacijos pavadinimas, struktūrinio padalinio pavadinimas, dokumento (akto) rūšies pavadinimas, data, rodyklė, surašymo vieta, teksto pavadinimas, tekstas, parašai, opijų skaičiaus ir jų buvimo vieto s nurodymas.

Akto surašymo data ir vieta turi atitikti suveikto įvykio datą ir jo surašymo vietą. Pavadinimas atitinka dokumento rūšies pavadinimą ir yra suformuluotas genetinės bylos akte (ko?) „Komisijos apžiūrėti nakvynės namus darbo“. Pavadinimą galima suformuluoti naudojant žodinį daiktavardį - „Dėl įrangos priėmimo ir perdavimo“, „Dėl bylų sunaikinimo“. Akto tekstas suskirstytas į tris dalis: įvadas, konstatuojamoji dalis, išvados.

Įvado tekste turi būti nuoroda į dokumentą, kuriuo buvo atliktas patikrinimas (komisijos darbas), pavardžių sąrašas, nurodantis aktą surašiusių asmenų pareigas (jie surašyti eilės tvarka). : komisijos pirmininkas, komisijos nariai, susirinkusieji). Tais atvejais, kai aktą surašę pareigūnai dirba kitose institucijose, turi būti nurodyti ir šių institucijų pavadinimai.

Konstatuojanti dalis yra atspausdinta iš pastraipos ir apima komisijos darbo laiką, tikslus ir uždavinius, nustatytų faktų esmę, patikrinimo atlikimo būdus ir rezultatus. Nurodomosios dalia tekstas, jei reikia, gali būti suskirstytas į pastraipas.

Teksto pabaigoje nurodoma informacija apie akto egzempliorių skaičių ir jų buvimo vietą arba gavėjus, kuriems jis siunčiamas. Akto egzempliorių skaičius nustatomas pagal praktinę būtinybę (jei norminiuose dokumentuose nenumatyta kitaip).

Parašai išdėstyti ta pačia seka kaip ir įžanginėje dalyje, tačiau nenurodant pozicijos. Aktą pasirašo visi komisijos nariai. Pasirašyti privalo ir komisijos narys, turintis pastabų akto turiniui ir nesutinkantis su komisijos išvadomis, tačiau turi teisę po parašais arba atskirame lape išdėstyti komentaro esmę. kuris yra akto priedas.

Veiksmo pavyzdį žr. 99.

Nemažai aktų rūšių įgyja juridinę galią po patvirtinimo. Pavyzdžiui, įstaigos likvidavimo aktas tampa oficialiu dokumentu, patvirtinus aukštesnės organizacijos vadovui. Dokumentų ir bylų, kurių saugojimo terminai pasibaigę, skyrimo sunaikinti aktą tvirtina įstaigos vadovas.

Su jo turiniu turi būti supažindinti visi akte minimi asmenys, ypač tie, kurių darbo pastabos buvo pateiktos gavus kvitą.

Taip pat žiūrėkite:

Aktų idės

· pristatymas ir priėmimas (darbų, materialinių vertybių, dokumentų);

· apžiūros (saugos sąlygos, priešgaisrinė sauga; darbo sąlygos; veiklos rezultatai);

· testovi (mėginiai, sistemos, technologijos);

· asignavimai sunaikinti (materialus turtas, dokumentai);

· perkėlimas (struktūrinio padalinio iš vienos organizacijos į kitą);

· nustatytų taisyklių pažeidimas;

auditai;

· izumitelj

· avarijų tyrimas;

· organizacijos likvidavimas;

· patikslinant (reguliuojant);

· leistinoji (dopušteno);

· pripažinimo aktai;

· Registracija;

· steigimas (steigėjas);

· draudžiamaza (draudžiamaza).

· techninės (darbai atlikti, gedimas, apžiūra, gedimų šalinimas ir kt.).

Privalomi akto duomenys

· sudarytas pagal bendrą formą

· įmonės pavadinimas

· dokumento tipo pavadinimas

podaci ir Registracicos numeris

sudarymo ar publikavimo vieta

· teksto pavadinimas

· parašai

· patvirtinimo antspaudas (aktai, kuriems reikia patvirtinimo, turi būti įtraukti į tvirtinamų dokumentų sąrašą).

Veiksmai, kuriems reikia patvirtinimo:

· patikrinimo ataskaita

auditai

· ekspertizės

· užbaigtų statybos projektų, įrengimų priėmimas

· Nusirašinėti

· apžiūra

· bylų perdavimas ir kt.

Bendrosios aktų surašymo taisyklės

Aktai rengiami kolektyviai (turi būti ne mažiau kaip du rengėjai). Dažnai aktus rengia specialiai sukurtos komisijos, kurių sudėtis tvirtinama atitinkamos organizacijos vadovo, aukštesnės organizacijos ar valdymo, priežiūros ar kitas funkcijes atliekančio valdymo organo vadovo administraciniu dokumentu. Aktus taip pat gali reguliariai rengti nuolatinės komisijos.

Sudarant aktą svarbiausia nustatyti tikrąją reikalų būklę ir teisingai ją atspindėti akte. Jei prieš rengiant aktą buvo atlikti parengiamieji darbai (apžiūra, ekspertizė, testavimas), aktas surašomas pagal apskaitos projekts, kurie yra vedami komisijos ar asmenų grupės darbo metu ir kuriuose yra kiekybiniai rod ikliai, faktinė informacija. ir analitinius duomenis. Aktas surašomas ant bendrojo organizacijos firminio blanko arba naudojant vieningą akto formą.

Privatni detalji Aktas yra: organizacijos pavadinimas, dokument (AKT) rūšies pavadinimas, dokumento data ir registracijos numeris, parengimo vieta, texto pavadinimas, rengėjų parašai (nurodant pareigas ir, jei reikia, vietą). darbas). Kai kurios aktų formos numato tikslų akto surašymo laiką fiksuoti valandomis ir minuteėmis. Jei aktą patvirtina vadovas, išduodamas patvirtinimo spaudas.

Akto pavadinimas gramatiškai turi atitikti žodį „aktas“, pvz.: Finansinės ir ekonominės veiklos patikrinimo aktas, Prekybos ir pirkimo kooperatyvo „Phoenix“ likvidavimo aktas, Materialinio turto nurašymo aktas ar ba suformuluotas. naudojant prielinksnį „o“, pvz.: Nebuvimo darbo vietoje aktas, Nelaimingo atsitikimo darbe aktas.

Akto data yra jo parengimo data. Jei priješ akto surašymą buvo atlikta kokia nors veikla (patikrinimas ir pan.), akto tekste nurodoma data arba laikotarpis, per kurį ši veikla buvo vykdoma, pvz.: Laikotarpiu nuo 2011-09-15 iki 2011 m. 2011-09-18 komisija atliko materialinių vertybių saugojimo patikrinimą.

Akto tekstas susideda iš dviejų dalių: įvadinės ir pagrindinės (nurodančios). Akto įžanginėje dalyje nurodomas jo rengimo pagrindas ( administracinis dokumentas, norminis dokumentas, sutartis, nurodant jos datą ir numerį), kviečiamas komisijos pirmininkas ir nariai. Pagrindinėje dalyje pateikiama atliktų darbų esmė, pobūdis, metodai ir laikas, nustatyti faktai, taip pat išvados, pasiūlymai ir išvados. Akto turinys gali būti išdėstytas taškas po taško, medžiaga gali būti pateikta lentelės forma.

Patikrinimo, apžiūrų, audito ir kai kurių kitų rūšių aktuose ne tik fiksuojami nustatyti faktai ir įvykiai, bet ir pateikiamos baigiamąją akto dalį sudarančios išvados, rekomendacijos ir pasiūly mai.

Akto texto pabaigoje nurodomas surašytų egzempliorių skaičius ir jų vieta. Akto egzempliorių skaičius priklauso nuo suinteresuotų jį gauti šalių skaičiaus arba nustatomas norminiais dokumentais (dažniausiai 3 egzemplioriai). Po pažymos apie akto egzempliorių skaičių rašoma apie akto priedų (jeigu yra) buvimą.

Dėl audito ir patikrinimo ataskaitų turinio susitariama su pareigūnais, kurių veikla atsispindi ataskaitoje. Aktas laikomas priimtu ir įsigalioja po to, kai jį pasirašo visi komisijos nariai arba visi jį rengiant dalyvavę asmenys. Asmuo, nesutinkantis su akto turiniu, privalo jį pasirašyti su išlyga dėl savo nesutikimo. Specialioji komisijos nario nuomonė turi būti surašyta atskirame lape ir pridedama prie ataskaitos.

U būtini atvejai, Jei reikėtu propisi, aktus tvirtina šios ar aukštesnės organizacijos vadovas, kurio pavedimu buvo atlikti veiksmai, pasibaigę akto surašymu.

protokoli– dokumentas, fiksuojantis klausimų svarstymo ir sprendimų priėmimo kolegialių organų posėdžiuose, konferencijose, posėdžiuose eigą.

Paprastai prieš susitikimą vyksta didelis parengiamieji darbai: pozicija ės ir sprendimo projektas), juos nukopijuoti ir išdalinti visiems susirinkimo dalyviams iš anksto susipažinti, paruošti patalpas susirinkimui ir kt.

Protokolai gali būti trijų tipų:

Trumpai (svarstomi klausimai (darbovarkė), diskusijoje pasisakiusių ir pasisakiusiųjų pavardės, taip pat priimti sprendimai įrašomi);

Pažodžiui (visa susirinkimo eiga įrašoma pažodžiui).

Sprendimą, kokio tipo posėdžio protokolą protokoluoti, priima kolegialaus organo vadovas arba organizacijos vadovas.

Protokolą saugo sekretorius, posėdžio dalyvių pasisakymus užsirašinėdamas, stenografuodamas ar fiksuodamas.

Protokolas surašomas ant bendrųjų arba specialiai parengtų blankų.

Protokolo podataka yra susirinkimo podatke.

Protokolai numeruojami per kalendorinius metus.

Protokolo tekstas susideda iš dviejų dalių: įvadinės ir pagrindinės.

Įvadinė dalis. Tai turi informacija(pirmininkas, sekretorius, esantis) ir kintamasis (pirmininko, sekretoriaus, dalyvaujančiojo inicialai ir pavardės). Susirinkusiųjų ir pakviestųjų vardai rašomi abėcėlės tvarka, išskiriant vieną tarpą. Jeigu jų skaičius viršija 15, prije protokola pridedamas dalyvaujančiųjų sąrašas, o bendras jų skaičius nurodomas protokolo įvadinėje dalyje: „Dalyvavo 130 žmonių“. Įžanginė protokolo dalis baigiama darbotvarke. Kiekvienas darbovarkės punktas yra sunumeruotas ir parašytas raudonoje eilutėje. Pirmiausia užduodami svarbiausi klausimai.

Pagrindinę protokolo teksto dalį sudaro darbotvarkės klausimus atitinkantys skyriai. Kiekvieno skyriaus tekstas sudarytas pagal šią schemą:

GALBĖJAI:

IŠSPRĘSTA (NUSPRĘSTA):

Pagrindinis pranešimų ir kalbų turinys patalpinamas protokol tekst, rezoliucija (sprendimas) spausdinama visa apimtimi. Kalbų turinys pateikiamas vienaskaitos trečiuoju asmeniu. Rezoliucijos testas sudarytas pagal įsakymo tekstą. Prie protokolo pridedamas kolegialaus organo patvirtintas dokumentas. Atskirosios nuomonės turinys įrašomas į protokolą po atitinkamo protokolinio sprendimo.

Posėdžio metu surašytas protokolas yra redaguojamas, jei yra stenograma, perrašomas ir atspausdinamas. Protokolą pasirašo pirmininkas ir sekretorius. Informuoti suinteresuotas organizacijes ir asmenis apie priimtus sprendimus, o taip pat norint juos patvirtinti, gali būti surašomi protokolų išrašai.

Išrašas iš protokolo– dokumentas, kuris yra protokolo dalia kopija. Išraše atkartojama įžanginė protokolo dalis (formos rekvizitai, informacija apie pirmininką, sekretorių, dalyvaujančius), darbotvarkės klausimas, dėl kurio rengiamas išrašas, bei klausimo svarstymą ir sprendimus ats pindinti teksto dalis. pagamintas ant jo. Išrašas nėra patvirtintas susirinkimo pirmininko ir sekretoriaus parašais. Sertifikatas daromas ranka ir susideda iš žodžio „tiesa“, kurį surašo sekretorius. Jeigu dokumento išrašas išduodamas pateikti kitai organizacijei, tai patvirtinama organizacijos antspaudu.

Memorandumi

Atmintinė – tai dokumentas, informuojantis aukštesnę instituciją, organizacijos ar struktūrinio padalinio vadovą apie įvairius įvykius ar esamą situaciją. Memorandumas surašomas darbuotojo iniciatyva arba vadovybės prašymu. Pagal turinį PD gali būti:

Iniciatyva – sudaryta siekiant paskatinti adresatą priimti tam tikrą sprendimą ir apimanti ne tik faktus, bet ir konkrečius pasiūlymus;

Informacinis – reguliariai kaupiamas ir turi informaciją apie darbo details ar resultatus;

Ataskaitų teikimas – informuoti apie darbų atlikimą, jų etapą, užsakymų vykdymą

DD turi turėti pavadinimą, prasidedantį prielinksniu „O“. "Pita".

DZ surašomas ant paprasto popieriaus lapo, nurodant šiuos duomenis: -struktūrinio padalinio pavadinimas; - dokumento tipas; - podaci; -Kelionės tikslas; - teksto pavadinimas; - tekstovi; -parašas.

Didelėse organizacijose įprasta atmintines registruoti jų sukūrimo vietoje (struktūriniuose padaliniuose). Memorandumas sudaromas dviem egzemplioriais, vienas iš kurių perduodamas vadovui, o po svarstymo sekretorės surašomas į bylą pagal bylų nomenklatūrą. Antrasis lieka faile, kuris saugomas struktūriniame padalinyje. Atvejai su atmintinėmis dažniausiai formuojami chronologiškai. Atmintinių saugojimo laikotarpis yra toks pat kaip ir korespondencijos ir yra 3–5 metai. Biuro darbas su išoriniais atmintiniais tose organizacijose, kurioms jie skirti, atliekamas panašiai kaip dirbant su gaunamais laiškais.

Paslaugos atmintinė yra atmintinės tipas. Iš esmės tai yra tas pats dokumentas, tačiau SZ neturi oficialaus statuso. Jokiame norminiame ir metodiniame dokumente, reglamentuojančiame rūšies sudėtį, nėra valdymo documentus, šis dokumentas nepateiktas. Tačiau praktikoje jis plačiai naudojamas.

Aiškinamosios stababos Yra du tipai: 1.- sudaryti atskiroms atliekamo darbo nuostatoms paaiškinti. 2 tips – organizacijos darbuotojai rašo apie savo veiksmų priežastis arba komentuoja kokius nors įvykius.

Tokio pobūdžio aiškinamasis raštas dažniausiai rašomas ranka ir adresuojamas jo paprašiusiam vadovui. Aiškinamojo rašto data bus jo sudarymo diena. Aiškinamojo rašto tekste turi būti aprašyti faktai, dėl kurių jis buvo surašytas, ir argumentai, paaiškinantys įvykį, švelninantys darbuotojo nusižengimą ar patvirtinantys kai kuriuos faktus. Skirtingai nei atmintinėse, aiškinamuosiuose raštuose nėra išvadų ir pasiūlymų. Teksto trumpumo ir aiškumo reikalavimas taip pat taikomas aiškinamosioms pastaboms. Pasirašydami nurodykite savo pareigas, asmeninis parašas, inicialai ir pavardė.

Aiškinamieji raštai, kaip taisyklė, surašomi vienu egzemplioriumi ir lieka bylose, kuriose yra įsakymų pagrindą pagrindžiantys dokumentai. Organizacijose, kuriose tvarkomi asmeniniai reikalai, į asmens bylą galima įrašyti aiškinamąjį raštą.

Darbe pasitaiko momentų, kai tenka dokumentais pagrįsti ar įrodyti, kad koks nors įvykis tikrai įvyko: naujam darbuotojui buvo perduoti dokumentai, atlikta patikra, sunaikintos senos plombos, o mechanikas Ivanovas į darbą pasirodė blaivus. Kaip tai padaryti? Tai labai paprasta: reikia aktyvuoti renginį, t.y. surašyti aktą, kuriame keli asmenys savo parašais patvirtina, kad įvyko tas ar kitas faktas. Mes jums pasakysime, kaip teisingai surašyti dokumentą ir suteikti šiam dokumentui teisinę galią, kad kilus ginčui jis galėtų būti įrodymas to, kas įvyko.

Aktą surašo žmonių grupė (arba specialiai sudaryta komisija), siekdama dokumentuoti bet kokį faktą: patikrinimo rezultatus, bylų priėmimą ir perdavimą, drausmės pažeidimą ir kt. Dokumente yra bent Išsamus aprašymas užfiksuotas faktas ir jį konstatavusių asmenų parašai, maksimaliai (be aukščiau paminėtų) - išvados ir rekomendacijos situacijei pakeisti.

Valstybiniai biuro darbo standartai tokio tipo dokumentams neskiria dėmesio ir duoda tik daugiausiai Bendrosios taisyklės kompilacija.

4.10. Svetainės paieška Taip gali būti dėl to, kad aktų rūšių yra labai daug ir kiekvieno iš jų sutalpinti į vieningą formą tiesiog neįmanoma.

sudarytas kelių asmenų (komisijos) ir patvirtinantis nustatytus faktus ar įvykius. Akto tekstas susideda iš dviejų dalių: įvadinės ir pagrindinės (nurodančios).

Akto įžanginėje dalyje nurodomas administracinis dokumentas, kurio pagrindu suaktyvinamas faktas, įvykis ar veiksmas (vardiniu atveju), jo numeris ir data. Išvardijant asmenis, dalyvavusius rengiant aktą, nurodomi pareigybių pavadinimai su organizacijų pavadinimais, pavardės ir inicialai (vardine kalba). Pirmiausia nurodomas komisijos pirmininkas. Prireikus leidžiama pateikti informaciją apie dokumentus, įrodančius rengiant aktą dalyvavusių asmenų tapatybę ir įgaliojimus, jų adrese. Komisijos narių vardai ir pavardės išdėstyti abėcėlės tvarka. Žodžiai „Fondas“, „Pirmininkas“, „Komisijos nariai“, „Dabartinis“ rašomi didžiąja raide.

Pagrindinėje akto dalyje išdėstyti nustatyti faktai, taip pat išvados ir išvados. Akto tekstas baigiamas informacija apie akto egzempliorių skaičių ir jų vietą. Akto egzempliorių skaičius nustatomas pagal suinteresuotų asmenų skaičių arba norminius dokumentus, reglamentuojančius akto rengimą. Pavyzdžiui:

Sudaryta 3 egzemplioriais:

1 egzempliorius - apskaita,

2 egzempliorius - komercijalis skyrius,

Aktų formos dažnai yra norminiuose dokumentuose, reglamentuojančiuose there tikrą veiklos rūšį. Pavyzdžiui, pranešimo apie pramoninę avariją forma patvirtinta Rusijos Federacijos darbo ministerijos 2002 m. spalio 24 d. dekretu Nr. 73. Pagrindinės organizacijų archyvų darbo taisyklės, patvirtintos 2002 m. 2002 m. vasario 6 d. Rosarhiv valdyboje yra šios formos:

• aktas dėl nesaugomų dokumentų paskyrimo sunaikinti;
• aktas dėl dėklų laikino naudojimo išdavimo;
• prieinamumo ir reikalų būklės patikrinimo aktas;
• elektroninių dokumentų migracijos ir perrašymo aktas;
• dokumentų priėmimo ir perdavimo valstybiniam saugojimui aktas;
• aktas dėl dokumentų, kurių paieška išnaudota, neaptikimo ir kt.

Jei tam tikrai situacijai nėra vieningos akto formos, pati organizacija gali ją parengti atsižvelgdama į savo specifiką ir įtraukti į vietos albumą. vieningos formos dokumenata

Kas yra komisija ir kas dalyvauja?

Komisija atstovauja ypatingas kūnas, sukurtas organizacijoje tam tikram tikslui: padalinio veiklai tikrinti, dokumentų vertei tirti ir kt.

Komisija gali būti nuolatinė. Šiuo atveju jos sudėtis yra nustatyta atitinkamame vietiniame norminiame akte (pavyzdžiui, ekspertų komisijos reglamente) ir nesikeičia metų metus. Taigi, jeigu nuostatuose dėl ekspertų komisijos parašyta, kad dokumentų vertės tyrimą atlieka įstaigos vadovas, vyr. teisės skyrius ir vyriausiasis buhalteris, tada kiekvienais metais būtent jie nustato, kokius dokumentus palikti archyve, o kuriuos sunaikinti. Nesvarbu, kad šias pareigas užimantys žmonės gali keistis.

Komisija gali būti sudaryta vienkartinė. Pavyzdžiui, jei įmonė per kelerius veiklos metus sukaupė daug sugadintų firminių blankų ir juos reikia sunaikinti, išduodamas įsakymas, kuriame naikinimo komisiją sudarantys darbuotojai išvardijami ne tik pagal pareigas, ir pavardes. (1 pavyzdys). Komisija posėdžiaus tik vieną kartą, atliks savo darbą, savo rezultatą įrašys į aktą ir nustos egzistuoti.

1 PAVYZDYS

Sugadintų firminių blankų sunaikinimo įsakymo fragmentas

AŠ UŽSISAKAU:

Sukurkite komisiją, kurią sudaro:

Komisijas pirmininkas: vyr DOW paslaugos Petrova I.P.

Komisijas nariai:

Apsaugos tarnybos specialistas Nuriev S.D.,

Sekretorė-raštininkė Yu.A. Kochenkova

tjestenina: Komisijos pirmininkas taip pat skiriamas „iš viršaus“. Jūs negalite skirti savęs komisijos pirmininku.

Be to, komisijoje gali būti darbuotojai, atsitiktinai matę incidentą. Paprastai tai taikoma aktams, surašytiems dėl darbuotojų drausminių nusižengimų. Pavyzdžiui, jeigu reikia dokumentais patvirtinti faktą, kad vienas iš skyriaus darbuotojų vėlavo, komisiją gali sudaryti, t. savo kolegų, kurių darbo vieta esančiame tame pačiame biure (plačiau žr. skyrių „Veikimai in personalo įrašų tvarkymas»).

Yra aktų, kuriems nereikia komisijos buvimo, rūšių (pavyzdžiui, bylų perdavimo aktai, kuriuos surašo bylas perduodantis darbuotojas ir jas priimantis darbuotojas) (2 pavyzdys).

2 PAVYZDYS

Tarnybinių reikalų priėmimo ir perdavimo aktas

viešoji korporacija

"Tvornice pieno proizvoda"

VEIKTI

19.09.2013 № 1

Maskva

biuro reikalų priėmimas ir perdavimas

Ryšium su Rumyantseva A.P. nuo 2013-09-20 UAB „Pieno produktų gamykla“ biuro vadovo pareigų ir O.V.Fedorovos paskyrimo į pareigas. pagal 2013-09-16 darbo sutartį Nr.432-13 Rumyantseva A.P. perduoda, o Fedorova O.V. Priima šiuos dokumentus:

1. 2013 metų pagrindinės veiklos užsakymai (originalas).
2. 2013 metų pagrindinės veiklos užsakymų registravimo žurnalas (originalas).
3. 2013 metų gaunamų dokumentų registrirani žurnalas (originalas).

Perduoti dokumentai Gauti dokumentai

Rumjanceva A.P. Rumjanceva Fiodorovas O.V. Fiodorovas

19.09.2 013 19.09.2013

Sudarant aktą dalyvaujantieji paprastai nurodomi kaip tie, kurių atžvilgiu atliekamas patikrinimas ar surašomas aktas. drausminį nusižengimą. Susirinkusieji negali būti komisijos nariais, kaip ir komisijos narys negali dalyvauti tikrinant save.

Akto detalji

Teisinę galią aktui suteikia šie duomenys:

Jei įvykis aktyvuojamas ne pirmą kartą, aktas gauna Registracicos numeris. Tai taikoma, pavyzdžiui, antspaudų ir antspaudų naikinimo aktams, dokumentų neaptikimo aktams, dokumentų, kurių tinkamumo vartoti terminas pasibaigęs, sunaikinimo aktams ir pan., t.y. struktūriniame padalinyje reguliariai rengiami dokumentai (in tokiu atveju- DOW paslaugos). Tokiu atveju kiekviena veikos rūšis registruojama atskirai.

Veiksmai, kuriems reikia patvirtinimo pareigūnas, turi patvirtinimo antspaudas.

Kito (dažniausiai organizacinio ir administracinio) dokumento pagrindu surašytuose aktuose yra nuoroda į šio dokumento registracijos numerį ir datą.

Jei prie akto pridedami kokie nors dokumentai, tai pažymima programos prieinamumo ženklas.

Jei aktas yra surašytas dėl vieno iš darbuotojų (tai būdinga personalo apskaitai), dokumente yra susipažinimo vizos.

Siunčiant organizai be lydraščio, gavėjos įmonės vadovo peržiūrėtas aktas eina į gaunamo dokumento kelią ir gali būti rekvizitai „Nutarimas“, „Kontrolinis ženklas“, „Vykdymo ž yma“.

Baigus darbą su aktu, jis pažymimas pastaba dėl talpinimo faile.

Akto šablonas

Neįmanoma sukurti formų, kaip suaktyvinti kiekvieną įvykį, kuris gali įvykti organizacijos veikloje. Tačiau remiantis pateikta informacija valstybiniai standardai biuro darbui galite sukurti universalų akto šabloną, kurį galima keisti priklausomai nuo situacije. Rekomenduojame naudoti šį šabloną (3 pavyzdys) suaktyvinant įvykius, kuriems norminiuose dokumentuose nėra pasiūlymo akto pavyzdžio ar formos.

3 PAVYZDYS

Universalus akto šablonas

Pagrindas: [pagrindinis tekstas].

Komisija, kurią sudaro:

Pirmininkas:

Komisijas nariai:

[darbo pavadinimas] [pavardė, inicialai],

[darbo pavadinimas] [pavardė, inicialai].

Pateikti:

[darbo pavadinimas] [pavardė, inicialai],

[darbo pavadinimas] [pavardė, inicialai].

[Akto teksta]

Priedas: __________________ ___ l. ___ egzempliorių.

Aktas surašytas ___ egzemplioriais:

1 egzempliorius – [kopijos vieta];

2 egzempliorius – [kopijos vieta].

Pirmininkas Parašas Pilnas vardas podaci

Komisijas nariai: Parašas Pilnas vardas

Parašas Pilnas vardas

Susipažino su aktu:

Pilnas vardas Parašo podataka

Parašo podataka

Kaip veikia bendras biuro darbas( žr. 2 pavyzdį). ).

4 PAVYZDYS

Aktas dėl darbuotojų, atsakingų už biuro darbą organizacijos struktūriniuose padaliniuose, veiklos tikrinimo

Priežastis: UAB „Profile“ struktūrinių padalinių veiklos audito 2013 m. grafika, patvirtintas 2013 m. sausio 14 d. įsakymu Nr.

Komisija, kurią sudaro:

Pirmininkas: administrativni direktorius Shestaev L.B.

Komisijas nariai:

Žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovė Klimova T.I.,

pomoćnici generalinis direktorius Leontjeva M.S.

Pateikti:

tarnybos vadovas dokumentacijos palaikymas vadovybė Gavrilova P.R.,

inžinierius Epiševa R.T.,

inžinierius Kostina A.A.,

vyriausiasis specialistas Riazanovas I.M.

2013-09-16-20 komisija atliko už biuro darbą atsakingų darbuotojų veiklos patikrinimą organizacijos struktūriniuose padaliniuose.

Audito metu buvo atsižvelgta į:

• norminis ir metodinė pagalba organizacijos struktūriniai padaliniai biuro darbo klausimais;
• struktūriniuose padaliniuose biuro darbo funkcije atliekančių darbuotojų teisingumas ir savalaikiškumas.

Komisija nustatė:

• raštvedyba struktūriniuose padaliniuose vykdoma pagal UAB „Profilis“ raštvedybos instrukcijas ir kitus vietinius propisi reguliuoti biuro procesus organizacijoje;
• struktūriniams padaliniams pateikiamos visų vietinių norminių aktų, reglamentuojančių biuro procesus organizacijoje, kopijos;
• Epiševa R.T. ir Riazanovas I.M. 8. valandų trukmės seminar „Kanceliarinio darbo organizavimas ir archyvavimas“ baigė mokymus pagal 2012 m. gruodžio 10 d. įsakymu Nr. 543 patvirtintą UAB „Profil“ darbuotojų mokymo planą 2013 m., kuriam turi atitinkamus pažymėjimus;
• darbuotojai struktūriniuose padaliniuose biuro darbo funkcijas atlieka laiku.

Kartu komisije nustatė, kad įsakymo paskirti inžinierių A. A. Kostiną nebuvo. atsakingas už kanceliarinį darbą techninės kontrolės skyriuje, dėl ko buvo gautas skyriaus dokumentacijos aptarnavimo tarnybos vedėjos Gavrilovos P.R.

Priedas: Gavrilovos P.R. aiškinamasis raštas. už 1 l. 1 egzemplioruje.

Aktas surašytas dviem egzemplioriais:

1 egzempliorius – personalo skyriui;

2-kao egzempliorius yra byloje Nr.24-56.

komisijos pirmininkas Šestajevas L.B. Šestajevas 08.10.2013

Komisijas nariai: Klimova T.I. Klimova

Leontjevas M.S. Leontjevas

Susipažino su aktu:

Gavrilova P.R. Gavrilova 2013-10-08

Epiševa R.T. Epiševa 2013-10-08

Kostina A.A. Kostina 2013-10-08

Riazanovas I.M. Riazanovas 2013-10-08

Byloje Nr.24-56

Petrova 2013-10-08

Veikia personalo dokumentų tvarkyme

Tvarkant personalo apskaitą, aktai dažniausiai surašomi siekiant užfiksuoti darbuotojo drausminį nusižengimą, jo atsisakymą vykdyti vadovo nurodymus ar kitą faktą, kuris, kilus galimam ginčui su darbuotoju, s. darbdavys įrodo savo veiksmų teisėtumą. Pavyzdžiui, nutraukus darbo sutartis dėl darbuotojo neatvykimo į darbą pirmą dieną darbdavys turės įrodyti, kad tam tikrą dieną jo naujas darbuotojas nebuvo darbo vietoje, o protokolas naudojamas kaip įrodymas.

Tokie aktai yra pagrindas duoti įsakymus personalui apie drausminė nuobauda, sumažintos premijos mokėjimas arba darbo sutarties nutraukimas.

Pastaba!

Kartais neužtenka vieno darbo drausmės pažeidimo, darbuotojo nusižengimą turi patvirtinti ir gydytojas. Tai daugiausia susiję su tais atvejais, kai darbe atsiranda apsvaigimo nuo alkoholio, narkotikų ar toksinio poveikio.

Drausmės aktą surašanti komisija turi savo ypatybių. Kadangi komisijos kūrimo įsakymo nėra, nėra ir jos pirmininko. Vietoje to atsiranda akto rengėjas – darbuotojas, atsakingas už darbą su personalu ar darbo apsaugą. Darbo drausmės pažeidimo faktų fiksavimas yra jo tiesioginė pareiga. Jei įmanoma į komisiją pakviesti tiesioginį pažeidėjo vadovą, tai turi būti padaryta, nes vadovas, savo ruožtu, privalo stebėti drausmę jam patikėtoje komandoje. Trečiuoju komisijos nariu gali būti bet kuris nusižengusio darbuotojo kolega.

Pateiksime akto dėl darbuotojo neatvykimo į darbo vietą pavyzdį (5 pavyzdys).

5 PAVYZDYS

Įstatymas dėl darbuotojo neatvykimo į darbo vietą

Ribotos atsakomybės bendrovė "Automobilių salonas "Solaris"