4. Sąvokos informacija, dokumentas, elektroninis dokumentas. Jų vystymasis. Informacijos ir dokumento ryšys.

“INFORMACIJA – tai informacija apie asmenis, daiktus, faktus, įvykius, reiškinius ir procesus, ishreikšta kokia nors objektyvia forma, užtikrinančia jų saugojimo ir platinimo galimybę.” ARBA asmens ir (ar) specialių prietaisų suvokiama informacije kaip materialaus ar dvasinio pasaulio faktų atspindys komunikacijos processe (GOST 7.0-99 Informacija i bibliotekos veikla, bibliografija. Termini ir apibrėžimai).

"DOKUMENTI - materijalni objekti su jame įrašyta informacija teksto, garso įrašo ar vaizdo pavidalu, skirta perduoti laiku ir erdvėje saugojimui ir viešam naudojimui." ą identifikuoti. (GOST 7.0) -99 Informacija ir bibliotekos veikla, bibliografija. ir apibrėžimai).

Dokumentai atsirado kaip papildoma (prie garsinės kalbos) žmonių bendravimo priemonė. Juos pirmiausia atgaivino poreikis užfiksuoti, įtvirtinti ir perduoti tą ar kitą žinią laike ir erdvėje. Žiniasklaida, materialūs objecti, apie kuriuos buvo įrašyta informacija, senovėje daugiausia atliko įrodymų funkcija. Todėl lotyniškas žodis „documentum“ reiškė pavyzdį, įrodymą, įrodymą.

Rusų kalba „dokumento“ sąvoka atsirado XVIII a. Petras I jį išvertė kaip „rašytinis liudijimas“, taip pirmiausia pabrėždamas dokumento teisinę reikšmę. XIX amžiuje išryškėjo naujas aspektas – dokumento svarba valdant. Dokumentas – tai tam tikra forma įrašyta informacija, skirta valdymo procesui vykdyti.

ELEKTRONINIS DOKUMENTAS – tai informacije, įrašyta į materialią laikmeną simbolių rinkinio, garso įrašų ar vaizdų pavidalu, skirta perduoti laike ir erdvėje naudojant VT ir telekomunikacijas saugojimui ir viešam jimui. ARBA Elektroninis dokumentas: dokumentas, kuriame pateikiama informacija elektronski oblik. (GOST 7.0-99 Informacija ir bibliotekos veikla, bibliografija. Termini ir apibrėžimai).

Informacijos ir dokumento ryšys. Pagrindinis dokumento komponentas yra informacija, t.y. įvairių duomenų, informacijos, pranešimų, žinių, skirtų perduoti komunikacijos procese. Dokumentas, įrašęs (rodomas) informaciją, tuo užtikrina jo išsaugojimą ir kaupimą, galimybę perduoti kitam asmeniui, pakartotinį naudojimą, grįžimą prie informacijos laikui bėgant.

5. Bendrosios ir specifinės dokumento funkcijos. Dokumentinės informacijos savybės.

Dokumentai gali atlikti šias functions, kurios paprastai skirstomos į tris blokus:

Informacinė funkcija - kiekvienas dokumentas turi tam tikrą informacijos „talpą“ – informacijos kiekį ir kokybę, taip pat jame pateiktos informacijos išsamumą, optimalumą ir aktualumą; Valdymo procesą užtikrinančios funkcija; Kultūrinio ir istorinio pobūdžio funkciju.

Bendrosios dokumentų funkcija:

Informacije – nustatoma pagal poreikį dokumentuoti, saugoti ir teikti informaciją;

Komunikacinis – dokumentai yra apsikeitimo informacija priemonė;

Socialinis – susideda iš fiksavimo, išsaugojimo ir perdavimo društvene informacije; dokumentas yra ne tik tam tikro produktas socialinius santikius, kladiti se jis pats gali daryti įtaką šiems santykiams; socialinę funkcija lemia dokumento vaidmuo ir vieta tam tikroje visuomenėje bei valstybės gyvenime.

Privacios arba specialios dokumentų funkcija:

Valdymas – jame dokumentas veikia kaip veiklos valdymo priemonė;

Organizacinis – dokumentas nustato arba supaprastina teisinių santykių dalyvių veiksmus;

Teisinis – dokumentas gali būti rašytinis įrodymas ir būti teisės šaltiniu;

Bendroji kultūrinė – dokumento gebėjimas išsaugoti ir perduoti visuomenėje priimtas kultūros tradicijes, estetines normas, ritualus;

Istorinis – dokumentas yra istorinis šaltinis.

Dokumentuota informacija – tai informacija, įrašyta į materialią laikmeną, dokumentuojant details, leidžiančias tokią informacijaą nustatyti, arba, Rusijos Federacijos teisės aktų nustatytais atvejais, jos materialią laikmeną.

Dokumento informacijos savybes galima suskirstyti į išorines ir vidines, o tarp išorinių savybių galima išskirti tris grupes, priklausomai nuo sąveikos objekto: informacijos šaltinio, jos gavėjo ir objekto ar reiškinio, kurį ji atspindi. Tačiau kartu su bendromis savybėmis dokumentuota information taip pat turi keletą specifinių savybių, kurios ją išskiria iš visų kitų informacijos rūšių ir atmainų. Tai visų pirma apima fiksuotą dokumentuotos informacijos pobūdį, kuris išplaukia iš pačios dokumento sąvokos.

Dokumentinės informacijos savybės yra šios:

Aktualumas – (iš anglų kalbos “relevantno” – aktualus, aktualus) informacijos gebėjimas patenkinti vartotojo poreikius, poreikius, reikalavimus.

Vertė yra vartotojiška reikšmė, kuri paprastai išreiškiama pagal informaciją pagal paskirtį; informacijos vertė gali būti realizuota tik tam tikros informacinės sistemos rėmuose, kaip šios sistemos elementas, susietas su kitais jos struktūriniais elementais ir blokais; dokumentais pagrįstos informacijos vertė gali būti matuojama artėjimo prie tikslo laipsniu arba sutaupytų išteklių kiekiu; valdyme informacijos vertę lemia poveikio rezultatui laipsnis, tikslo pasiekimo lygis; Dezinformacija taip pat gali turėti vertę, bet tik dėl jos šaltinio; Vartotojui klaidinga informacija turi neigiamą reikšmę, nes padidina pradinį neapibrėžtumą ir sumažina tikimybę pasiekti tikslą.

Išsamumas – optimalus reikalingos ir gaunamos informacijos santykis; nuo informacijos išsamumo priklauso valdymo ar kitų jos pagrindu priimtų sprendimų kokybė; dokumentuota informacija niekada nebūna išsami, nes į materialią laikmeną neįmanoma įrašyti net tų įvykių, kurių liudininkai ir dalyviai esame; Budite to, neįmanoma turėti visos informacijos apie praėjusius laikus; todėl visada galime kalbėti tik apie informacijos išsamumo laipsnį; reikėtų atskirti informacijos išsamumą ir pertekliškumą; kartojasi perteklinė informacija, pasikartojanti informacija; tai atima iš vartotojo laiko ir neigiamai veikia valdymo efektyvumą;

Informacijos naudingumas yra informacijos vertė tam tikromis konkrečiomis sąlygomis.

Informacijos patikimumas – atspindi informacijeos įrašymo ir perdavimo processo objektyvumo laipsnį; didėjant išsamumui, didėja patikimumas; tačiau taip nutinka tik tol, kol atsiranda itin didelis informacijos perteklius, kuris nebeturi įtakos jos patikimumo laipsniui; patikimumas priklauso nuo informacijos šaltinio, pirmiausia nuo jo kompetencijos lygio, nuo subjektyvumo informacijos rinkimo, apdorojimo ir apdorojimo procese; kadangi dokumentas yra sukurtas asmens, jame esanti informacija visada yra subjektyvi; kiekvienas konkretus dokumentas turi savo didesnį ar mažesnį subjektyvumo laipsnį; informacijos patikimumo problema dažnai siejama su sąmoningu jos iškraipymu – dezinformavimu (falsifikavimu); ji gali būti išreikšta žinomai melagingos ar neišsamios informacijos teikimu, sąmoningai iškreiptu bet kokių faktų aiškinimu; Taigi patikimumas yra viena iš svarbiausių dokumentuotos informacijos savybių, nes bet kokie nukrypimai gali neigiamai paveikti priimamų valdymo sprendimų kokybę.

Laikui bėgant informacija, net pati naudingiausia, pasensta; todėl svarbiausia jos savybė – naujumas; naujumo samprata yra santykinė; ta pati informacija, praradusi naujumą operacinėje aplinkoje, gali pasirodyti nauja rekonstruojant praeities įvykius, t.y. įgyvendinant dokumento kaip istorijos šaltinio funkciją.

Informacijos savalaikiškumas – tai jos gebėjimas tinkamu laiku patenkinti vartotojų poreikius.

Prieinamumas – vartotojo galimybė gauti informaciją.

Saugumas – tai dokumentais pagrįstos informacijos savybė, apibūdinanti galimybę neteisėtai prieiti ir keisti arba iškraipyti kitų asmenų.

Ergonomika yra optimali informacijos forma arba apimtis konkrečiam vartotojui.

Adekvatumas (tikrumas) – dokumente atsispindinčių faktų, įvykių, rodiklių atitikimas pačiam objektui ar reiškiniui, taip pat konkretaus dokumento uždaviniui; bet galime kalbėti tik apie adekvatumo laipsnį, nes bet kokia informacija turi neapibrėžtumo elementą, ypač informacija apie ateitį (planai, prognozės).

Taigi dokumentuotos informacijos savybės yra savybės, požymiai, būdingi dokumentui, nepriklausomai nuo to, ar jas asmuo atpažįsta, ar ne.

6. Tekstinė dokumentacija ir jos kūrimo etapai.

Istoriškai pirmasis dokumentavimo būdas buvo aprašomasis informacijos konsolidavimo ir perdavimo būdas – aprašomasis rašymas, t.y. rašymas naudojant grafinius ženklus (paveikslus, raides, skaičius) garso informacijai įrašyti ir perduoti. Kuriant šį laišką, jis išgyveno keletą etapų, dėl kurių pasikeitė keli rašymo tipai:

Piktografinis (vaizdinis rašymas); ideografinis (informacija įrašoma pažodžiui);

skiemuo (kiekvienas grafinis ženklas nurodo skiemenį); abėcėlė (abėcėlė, kur kiekvienas simbolis turi atskirą garsą).

Pagal pateikimo būdą įprasta išskirti 3 oficialų dokumentų textų tipus:

1 Pasakojimas (papasakokite įvykius chronologine tvarka)

2 Aprašymas (būdingas bet kuriam reiškiniui, įvykio tema)

3 samprotavima (logiškai nuosekli sprendimų ir isvadų serija)

Oficialaus dokumento tekstai, kaip taisyklė, apima kelis elementus, iš kurių pagrindinis yra tas, kuriame yra pagrindinė informacija. Pagrindinį teksto elementą gali sudaryti:

1 įvadas, kuriame išdėstyti užduoties tikslai, dokumento surašymo motyvai

2 pristatymas, kuriame pateikiami skaičiai, faktai, argumentai

3 išvada, kurioje nurodyta klausimo esmė, t.y. pasiūlymas, įsakymas ar prašymas

Be to, teksto elementai taip pat apima pavadinimą ir priedą. Pavadinimas yra trumpiausia jo turinio santrauka. Daugelis oficialų dokumentų turi priedus, kurie papildo tam tikrų texto klausimų paaiškinimus ar details.

Jeigu gilinsitės į raidos istorija (etapus). Laiškas perėjo kelis kūrimo etapus

1. Pirmasis etapas – piktografinis raštas (paveikslinis-sintetinis, 8 - 6 tūkst. m. pr. Kr.). Piktografiniam raštui būdingas įspaudimo bendrumas, jis perteikia ištisas žinutes, kurios grafiškai nesuskirstytos į atskirus žodžius. Piktogramų formavimosi šaltinis – primityvus menas. Neįmanoma perskaityti paveikslėlių kalbos. Piktogramoje įrašyta informacija gali būti interpretuojama tik bet kuria kalba, suprantant bendrą reikšmę. Piktografinis raštas šiuo metu naudojamas prekių vaizdavimui parduotuvių ir dirbtuvių iškabose, sutartiniai ženklai ant pečių dirželių, herbų ir t.t. Ištisos instrukcijos, kaip naudotis įvairiais prietaisais, pradėtos „rašyti“ paveikslėliais, kad šią informaciją suprastų pirkėjai bet kuriame pasaulio kampelyje.

2. Antrasis etapas – ideografinis (logografinis) rašymas. Šio tipo raštuose atskiri simboliai perteikia žodžius. Tikrasis raštas, tai yra raštas, perteikiantis garsią kalbą, atsiranda gimstant klasinei visuomenei. Pirmuosius jos pavyzdžius mums pateikia senovės Egipto ir Mesopotamijos civilizacijos. Logografiniame rašte vaizdiniai ženklai konkretiems objektams liko paveikslais. O bendroms sąvokoms perteikti buvo naudojami panašių garsų žodžiai. Norėdami atskirti duoto ženklo (pavyzdžiui, „namo“ ar „išeiti“) reikšmę, ant jo buvo pradėta dėti specialią lemiančią piktogramą, t.y., vadinamąjį raktą. Šie ženklai patys neįskaitomi, o tik nurodo, kaip skaityti pagrindinį ženklą. Senovės raštininkų piešiniai laikui bėgant buvo nuolat supaprastinami ir paverčiami sutartinėmis ikonomis – hieroglifais.

3. Trečias etapas – skiemeninis rašymas. Šioje rašymo sistemoje kiekvienas simbolis lygus skiemeniui (pavyzdžiui, asirų-babiloniečių, uratų, majų, korėjiečių, japonų, indų skiemens). Rašymas, sukurtas skiemenine system, turi nuo 35–40 ili 200–300 simbolių. Seniausi skiemenų ženklai atsirado II tūkstantmetyje pr. e. šumarų rašte iš logogramų.

4. Ketvirtasis etapas – raidžių-garso rašymas. Jis atsirado iš skiemens II tūkstantmetyje pr. e. Atsirado abėcėlės rašymas Gera vertė pasaulio kultūros plėtrai. Raidžių rašymas skirstomas į priebalsinį-garsinį (perduoda tik priebalsius) ir vokalizuotą-garsinį – perteikia ir priebalses, ir balses. Tačiau labiausiai paplitęs įsitikinimas, kad jį sukūrė graikai, remdamiesi skiemeniniu raštu. Beveik visos vėlesnės vokalizuotos garso sistemos pasaulyje yra kilusios iš graikų abėcėlės. Iš graikų abėcėlės kilęs lotyniškas raštas buvo daugelio šiuolaikinių rašymo sistemų pagrindas.

Pradinis slavų raštas formuojantis genčių sistemai tarp slavų buvo paprasčiausi „velnių ir pjūvių“ tipo ženklai. VII – VIII a. Slavai, kaip ir kitos tautos, pasiskolino graikišką raidę, paverstą proto Kirilu. Nuo IX amžiaus pabaigos. Buvo dvi abėcėlės: glagolitinė ir kirilica. Pagal abėcėlės sudėtį kirilicos ir glagolitų abėcėlės buvo beveik identiškos, tačiau raidžių stiliai skyrėsi. Kirilicoje raidės buvo geometriškai paprastos, o glagolitų abėcėlės raidės, priešingai, buvo sudėtingos. Labai greitai patogesnė kirilicos abėcėlė beveik visur pakeitė glagolitinę abėcėlę. There prisidėjo ir valstybės siekis unifikuoti raštą. Vėliau rusų raštas (skirtingai nuo Vakarų Europos raštijos) vystėsi beveik nuolat. Iki XVIII a raida vyko spontaniškai, o nuo XVIII amžiaus pradžios – valstybės reformų tvarka. 1707–1710 Metų Reformos Raidės, Pasiskolintos Iš Graikų alėcėlės IR Nereikalingos perduDant Slavų Kalbą “Psi”, “XI”, “OMEGA”, “FERT”, “FERT”, “FE Izhe “2. Ryšium su naujos rašybos ir naujos rašybos įvedimu 1917–1918 m. Raidės i, fita, izhitsa, yat buvo neįtrauktos. 1935 metais buvo įvestos raidės „y“ i „e“.

Ryškių pokyčių patyrė i rusų rašto grafika. Seniausias pradinis rašysenos tipas buvo chartija, kurioje buvo nupieštas kiekvienas raidės simbolis, raidės turėjo aiškias kvadratines architektūrines ir geometrines formas ir buvo rašomos statmenai linijai. XIV amžiuje. nauja pusiau formos forma atsiranda, kai pažeidžiamas geometrinės architektūros principas, atsiranda kreivumas, buko polinkis, smaigalys. Pusiau chartijoje yra daug santrumpų ir raidžių. Pusiau chartijos atsiradimas yra noro paspartinti dokumentų rašymo procesą rezultata. XIV amžiuje. Atsirado ir dekoratyvinis raštas – ligatūra. Pusę simbolio keičia kursyvus rašymas, kuriam būdingas kombinuotas gretimų raidžių vaizdas. XVIII amžiuje Kursyvinis raštas išsiskiria civilinio šrifto ir naujos raidyno įvedimu XIX–XX a. civilinėje raštijoje. Paskutinis etapas yra šiuolaikinis rašymas.

Išradus spausdinimo mašinėlę, spausdinimas atsirado kaip teksto dokumentavimo būdas. antroje pusėje XIX a. (nuo 1867 m.) pradėta pramoninė rašomųjų mašinėlių gamyba. Pirmieji modeliai, vadinami „Remington“, plačiai paplito, pirmiausia administraciniame aparate. Rašymas greitai pakeitė rankinius galutinio dokumento rengimo ir copyjavimo metodus. Tačiau net ir šiandien rankinis tekstinis dokumentavimas išlieka įprastas iš pradžių dokumento rengimo būdas.

Kadangi žmogus kalba 5-6 kartus greičiau nei rašo, ilgą laiką skirtingoms tautoms kilo natūralus poreikis pagreitinti kalbos įrašymą, supaprastinti rašymą. Taip atsirado stenografija – greitasis rašymas, atliekamas naudojant specialius trumpuosius ženklus ir greitį, kelis kartus viršijantį įprastą rašymą. Greitasis rašymas pasiekiamas dėl simbolių trumpumo, žodžių elementų santrumpos ir praleidimo bei žodžių ir frazių rašybos nuoseklumo. Greitasis įrašymo greitis siekia 120 ar daugiau žodžių po minuti. Trumparaštis buvo žinomas m Senovės Graikija 350 metais prieš Kristų e. Ir Senovės Roma amžiujem pr. Kr e., o romėniška stenografijos sistema buvo naudojama iki XI a. Šiuolaikinės stenografijos sistemos iš pradžių buvo sukurtos Anglijoje XVII a. (geometrinis ir kursyvas). SSRS 1933 m. buvo priimta vieninga valstybinė stenografijos sistema (GESS, kursyvas, morfologinė), kuri buvo pagrįsta fizinių ir matematikos mokslų daktaro N. N. Sokolovo parengta stenografija.

Pagrindinis dokumento komponentas yra informacija, t.y. įvairių duomenų, informacijos, pranešimų, žinių, skirtų perduoti komunikacijos procese. U Federalinis įstatymas„Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“ fiksuojamas toks sąvokos „informacija“ apibrėžimas: „Informacija – tai informacija apie asmenis, daiktus, faktus, įvykius, reiškinius ir procesus, neatsižvelgiant į jų pateikimo formą“.

Šiuo metu visuomenė išgyvena informacijos bumą. Bet kuri organizacija, kaip ir kiekvienas individas, gali egzistuoti tik keičiantis informacija. Dabartinėmis sąlygomis labai svarbu laiku gauti reikiamą informaciją reikiama apimtimi. Kitaip tariant, kas turi informacijos, valdo situaciją.

Pagrindinė visų žmogaus veiklos sričių informatizavimo priemonė yra informacinės sistemos. Informacinės sistemos (IS) – tai sistemos, skirtos informacijei saugoti, apdoroti, transformuoti, perduoti ir atnaujinti naudojant kompiuterinę ir kitą įrangą.

Ši koncepcija apima:

• - informaciniai ištekliai - dokumentai ir dokumentų masyvai informacinėse sistemose (bibliotekose, archyvuose, fonduose, duomenų bankuose, saugyklose, muziejų saugyklose ir kt.);
• - informacijos matricos, kurios yra tvarkingas duomenų ir (ar) dokumentų rinkinys, reikalingas tam tikros veiklos srities problemoms spręsti;
• - informacinės technologijos, kurios gali būti apibrėžtos kaip informacijos rinkimo, saugojimo, analizės, apdorojimo ir perdavimo metodų ir metodų sistema;
• - įvairios priemonės įgyvendinimui užtikrinti informatičke tehnologije taigi ir visos IS funkcionavimas. Tokios priemonės yra programinės, techninės, kalbinės, teisinės, organizacinės ir kt.

Duomenų bankas yra automatizuotas Informacijski sistem, susidedanti iš vienos ar daugiau duomenų bazių ir informacijos saugojimo, apdorojimo ir paieškos sistemos.

Bet kuri žmogaus veiklos sritis vienaip ar kitaip yra susijusi su dokumentine informacije, t.y. dokumente esančią informaciją.

Dokumente esanti informacije turi tam tikrą specifiką, išreikštą taip:

• a) dokumentas yra asmens sukurtas socialinės informacijos nešiklis, skirtas naudoti visuomenėje;
• b) dokumente daroma prielaida, kad yra semantinės (sąmoninės) informacijos, kuri yra žmogaus intelektinės veiklos rezultatas. Turinio prieinamumas yra vienas iš pagrindinių skiriamieji bruožai dokumenata Beprasmė informacija negali būti dokumentas;
• c) informacija perduodama diskretiškai, t.y. žinučių pavidalu. Pranešimas, įrašytas ant bet kokios materialinės laikmenos (papiruso, popieriaus, plastiko, fotojuostos), tampa dokumentu. Dokumentui būdingas pranešimo išsamumas. Neužbaigta, fragmentiška žinutė negali būti pilnas dokumentas.
• d) kaip ir bet kuris objektas, turintis simbolinę prigimtį, pranešimas yra užkoduotas tekstas. Užkoduoto teksto prasmę ar prasmę galima suprasti tik žinant informacijos kodavimo ir dekodavimo ženklų sistemą. Fiksuotas pranešimas turi ženklo formą, nes tik tokia forma žinutėje gali būti perteikiamos autoriaus (komunikatoriaus) žinios, emocijos ir valios įtaka, suteikianti skaitytojui (gavėjo) galimybę iššifruoti įsis avinti atitinkamas žini kao. Ikoniškumas yra privaloma bet kokio dokumentinio pranešimo savybė;
• e) dokumentas – tai informacija, įrašyta į materialią laikmeną asmens sukurtu būdu – raštu, grafika, fotografija, garso įrašu ir pan.;
• f) dokumentas turi esminį (esminį). Dokumentui svarbi stabili medžiaginė forma.