Dokumentų srautas- dokumentų judėjimas nuo jų gavimo ar sukūrimo iki įforminimo ar išsiuntimo pabaigos.

Darbo eigą formuoja gaunamų (ateinančių iš kitų organizacijų), išeinančių (siunčiamų kitoms organizacijoms) ir vidinių (sukurtų ir veikiančių organizacijų) dokumentų srautai.

Gaunamų dokumentų judėjimas

Gaunamų dokumentų judėjimo shema

Gaunamų dokumentų judėjimas parodytas pav. 2, kur skaičiai ir raidės nurodo:

Ryžiai. 2. Gaunamų dokumentų judėjimo shema

Korespondencijos persiuntimas apdorojimas

Visa gaunama korespondencija (siunčiama paštu, faksu, kurjeriais, darbuotojų iš komandiruočių atvežti dokumentai, perduota derybų metu) turėtų būti centralizuotai tvarkoma ekspedicijos (korespondenciją priimančio ir siun čiančio struktūrinio padalinio). Nesant ekspedicijos, korespondenciją tvarko sekretorius.

Siuntimo apdorojimo metu tikrinamas pristatymo teisingumas, priedų vientisumas, dokumentų tvarkingumas. Neteisingai pristatytas paštas grąžinamas į paštą, jei įmanoma, apie fakso pranešimus reikia pranešti siuntėjui.

Ekspedicija (sekretorė) atplėšia visus gautus vokus. Išimtys yra vokai, pažymėti „asmeniškai“, ir vokai, pažymėti prieigos prie dokumento apribojimu, jei yra specialus korespondencijos su antspaudu apdorojimo skyrius.

Vokai sunaikinami. Yra keturios išimtys:

jeigu pašto antspaudo datoje nurodyta korespondencijos gavimo ar išsiuntimo data (konkurso dokumentai, arbitražo dokumentai, ieškinio pareiškimai, teismo šaukimai ir kt.);

jei dokumente iš viso nėra datos;

jei siuntėjo adresą galima nustatyti tik naudojant voką;

jeigu išsiuntimo data labai skiriasi nuo dokumento gavimo datos.

Tikrindami priedo vientisumą, turite įsitikinti, kad yra visi dokumento lapai, visi priedai ir lapų skaičius juose.

Tikrinant projekto teisingumą, reikia įsitikinti, kad nėra klaidų, kurios neleidžia priimti dokumento darbui. (Pavyzdžiui, garantiniame rašte nėra antspaudo). Be to, tikrinama galimybė skaityti dokumento lapus, jei jis gaunamas faksu.

Jei randama klaidų, apie jas reikia pranešti siuntėjui. Dokumentas turi būti saugomas ekspedicijoje, kol šios klaidos bus ištaisytos (išsiųs būtinus priedus, pakeis neįskaitomus lapus ir pan.).

Visi gauti dokumentai (taip pat ir faksimiliniai pranešimai) yra pažymėti gavimo data (28) ir, jei reikia, apskaitos eilės numeriu. Sąskaitos numeris būtinas norint tiksliau apskaičiuoti gautų dokumentų skaičių.

Preliminarus svarstymas. Rūšiavimas.

Atlikus išankstinę peržiūrą, dokumentai suskirstomi į dvi grupe:

1. dokumentus, kurie bus registruojami DOW tarnyboje;

2. dokumentus, kurie perduodami struktūriniams padaliniams be registracijos.

Kiekviena ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba gali parengti ir pateikti organizacijos vadovui tvirtinti dokumentų, kurių nereikia registruoti ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyboje, sąrašą. Privaloma registruoti tuos dokumentus, kurie bus pagrindu priimant valdymo sprendimus.

Norint tinkamai atlikti preliminarią peržiūrą, būtina gerai išmanyti įmonės veiklą ir jos plėtros perspektyvas.

Paskirstymas

Registruoti dokumentai skirstomi į dvi grupe:

Vadovui pateiktini dokumentai;

Dokumentai, kurie perduodami struktūriniams padaliniams pagal priklausomybę.

Vadovo svarstymui skirtų dokumentų atrankos kriterijai:

Turinio svarba (verslo plėtros strategijos ir taktikos požiūriu);

keliamų klausimų sudėtingumas ir naujumas;

geografski (regioninis);

prihvatljivs;

Vardinis (pagal dokumentų rūšis ir rūšis);

tema-klausimas (pagal pavadinimą, turinį);

Struktūrinis (pagal organizacijos struktūrą, pagal padalinius);

chronologinis (pagal datą) ir kt.

Įdėjus RSC, kaip taisyklė, galima suaktyvinti keletą paieškos funkcijų (dažniausiai 3-5). Pavyzdžiui, gautų ir išsiųstų dokumentų korteles galima rūšiuoti pagal turinį, klausimus išdėstyti abėcėlės tvarka, temos antraštės viduje, korteles susisteminti pagal regionų pavadinimus, stytus abėcėlės tvarka, korespondentus išdalin ti isporuči kiekviename regione, korespondentų organizacijų pavadinimai gali būti išdėstyti abėcėlės tvarka ir pan. d.

Kiekvienoje rubrikoje kortelės yra išdėstytos chronologine tvarka arba bendrosios registracijos numerių tvarka. Tradiciškai naudojama attvirkštinė (... 5, 4, 3, 2.1) registracijski broj i datum tvorke.

Nuorodų byla yra padalinta į dvi dalis: vykdomų ir vykdomų dokumentų korteles.

Indeksuojant naudojami klasifikatoriai, registracijos formos ir dokumentai patys sudaro informacijos paieškos sistemą ( IPS) organizacijos, t.y., sistem, užtikrinanti operatyvinio informacinio darbo įgyvendinimą ir dokumentų vykdymo kontrolę.

Dokumento vykdymo kontrolė

Kontrolirati- neatsiejama (pagrindinė) valdymo funkcija ir būtinas valdymo veiklos elementas. Kontrolės tikslas – savalaikis ir kokybiškas kiekvieno užsakymo įvykdymas. NA controllės veikla Yra dvi operacijų grupės:

pavestų užduočių vykdymo kontrolė;

laiko kontrola.

Pavestų užduočių vykdymo priežiūrą atlieka visų eilių vadovai.

Nurodymų įvykdymo terminų laikymosi kontrolė visada pavedama vadovo tarnybai ( ikimokyklinio ugdymo paslauga).

DOE tarnybos kontrolės veikloje yra keli etapai:

1. Dokumento padėjimas kontrolei, žymos ant kontrolės padarymas dokumente (18) ir į Registracicos forma. To priežastis gali būti:

o valdymo sprendimas;

2. Registracijos formų sisteminimas pagal terminus. Sisteminimas atliekamas siekiant identifikuoti dokumentus, kurių terminas baigiasi „šiandien“, „rytoj“, „poryt“.

Žurnalo registracijos forma apima kasdienį žurnalo įrašų atranką ir pakartotinį fiksavimą.

Naudojantis RKK reikia pasirinkti korteles, pažymėtas K arba KONTROLĖS, ir išdėstyti jas į atskirą skyrių tiesiogine chronologine tvarka (... 01.09.99, 02.09.99 ...) pagal terminus.

Kompjuterinės programos, skirtos dokumentų registravimui ir vykdymui stebėti, turėtų automatiskai pasirinkti pagal terminus.

3. Pranešimas ir priminimas rangovui apie įvykdymo terminus (dokumento perdavimo vykdyti metu, prieš tris dienas iki termino pabaigos, įvykdymo dieną).

4. Pranešimas vadovui (valdytojui) apie pavedimo įvykdymo terminus (viena diena iki termino pabaigos, įvykdymo dieną).

5. Dokumento pašalinimas iš kontrolės arba terminų atidėjimas. Tam turėtų būti pagrįsta tik vadovo nuomonė, išreikšta raštu (parašas, patvirtinimo antspaudas, rezoliucija) arba žodžiu.

6. Periodinės pažymos ar vykdymo drausmės suvestinės surašymas. Numatoma informacijos sudėtis: paimtų tikrinti dokumentų skaičius, įformintų (laiku, nesilaikant termino) ir vykdomų (laiku, nesilaikant termino) dokumentų skaičius. Certifikate gali būti pateikta informacija apie kiekvieno struktūrinio padalinio, kiekvieno atlikėjo ar visos organizacijos veiklos drausmę.

Dokumentų srautas – tai dokumentų judėjimas nuo jų gavimo ar sukūrimo momento iki įforminimo, išsiuntimo ar pristatymo į bylą užbaigimo.

Yra trys pagrindiniai dokumentų srautai:

* iš kitų organizacijų ateinančius dokumentus (gaunamus);

* kitoms organizacijoms siunčiami dokumentai (išeinantys);

* dokumentai, sukurti organizacijos ir naudojami organizacijos darbuotojų valdymo procese (vidiniai).

Organizacijos gauti dokumentai vyksta per:

* pirminis apdorojimas;

* preliminari peržiūra;

* Registracija;

* perdavimas vykdyti.

Vokai iš gaunamų dokumentų paliekami tais atvejais, kai tik pagal voką galima nustatyti siuntėjo adresą, išsiuntimo laiką ir dokumentų gavimo datą.

Visi vykdytini dokumentai registruojami ir pagal išankstinį paskirstymą perduodami arba vadovui, arba atsakingiems vykdytojams.

Dokumentų tvarkymas ir perdavimas atlikėjams vykdomas jų gavimo dieną. Įforminti dokumentai bylose pateikiami kartu su atsakymų kopijomis.

Darbas su išsiunčiamais dokumentais prasideda atsakingam vykdytojui parengus dokumento projekto tekstą, kuris vėliau suderinamas su suinteresuotais pareigūnais ir baigiamas pagal jų pastabas. Galutinį dokumento variantą po atspausdinimo pasirašo vadovas, užregistruoja ir išsiunčiamas adresatui. Į bylą įtraukiama patvirtinta siunčiamo kopiju dokumenta.

Į kitą organizaciją siųstini dokumentai surūšiuojami, supakuojami, apdorojami kaip pašto siunta ir perduodami paštui. Registruotų laiškų siuntų sąrašas sudaromas. Išsiunčiami dokumentai apdorojami ir išsiunčiami registracijos dieną.

Vidiniai organizacijos dokumentai sudaromi pagal tą pačią schemą kaip ir išeinantys: sudaromas dokumento tekstas, derinamas su suinteresuotais pareigūnais ir baigiamas pagal pastabas; galutinį dokumento variantą atspausdina ir pasirašo vadovas. Po registracijos dokumentas atkuriamas reikiamu egzempliorių skaičiumi (pagal atlikėjų skaičių). Dokumento kopijos yra patvirtinamos ir perduodamos vykdyti atsakingiems vykdytojams. Originalus dokumentas pridedamas prie bylos. Dokumentai organizacijos viduje perduodami vykdytojams gavus.

Dokumentų registravimas. Dokumentų registravimas – tai dokumento sukūrimo ar gavimo fakto fiksavimas, ant jo uždedant rodyklę ir datą, o po to į registracijos formas įrašant reikiamą informacijaą apie dokumentą.

Dokumentų registracija būtina norint išspręsti šias užduotis:

dokumentų skaičiaus apskaita;

Dokumentų saugumo užtikrinimas, dokumentų praradimo galimybės pašalinimas;

Vykdymo stebėjimo galimybės užtikrinimas

Dokumentai

· dokumentų paieškos informacijos ir informacijos tikslais užtikrinimas.

Visi dokumentai, kuriuos reikia registruoti, vykdyti ir toliau naudoti informaciniais tikslais (organizaciniais ir administraciniais, planavimo, ataskaitų teikimo, apskaitos ir statistikos, apskaitos, finansų ir kt.), turi būti registruojami. Registruojami gaunami, išeinantys ir vidaus dokumentai.

Tačiau ne visi organizacijos dokumentai yra registruojami. Specialiųjų (funkcinių) dokumentacijos sistemų (planavimo, apskaitos, finansų ir kt.) dokumentai registruojami atitinkamuose skyriuose.

Atskirai registruojami gaunami, išsiunčiami ir vidaus dokumentai. Register , ataskaitos, memorandumai ir kt. Kiekvienos registruotos grupės dokumentams suteikiami eiliniai registracijos numeriai (rodyklės).

Registracijos indeksai priskiriami gaunamiems, siunčiamiems ir vidiniams dokumentams kalendoriniai metai. „ChelyabEnergoResurs LLC“ kaip registracijos formas naudoja registracijos žurnalus. Vienu metu laikykite kelis žurnalus, skirtus įeinantiems, išeinantiems ir vidaus dokumentai, pastarąsias skirstant ir pagal dokumentų rūšis.

Nustatyta tokia privaloma dokumentų registravimo rekvizitų sudėtis:

· dokumento pavadinimas;

Podaci o dokumentu

Dokumento rodyklė

dokumento gavimo podatke (gaunamiems dokumentams);

dokumento pavadinimas arba santrauka;

> Naudojamos informacijos apdorojimo technologijos ir techninės priemonės

Šiuolaikinių biuro technologijų naudojimas įmonės veikloje gali žymiai pagreitinti ir pagerinti darbo kokybę.

Šiuolaikiniame biure turėtų būti daug įrenginių, reikalingų informacijei saugoti, apdoroti ir perduoti.

„ChelyabEnergoResurs LLC“ visos darbo vietos yra sujungtos bečki sustav(tinklas), turintis prieigą prije visų biuro kompiuterinių išteklių, duomenų bazių, spausdintuvų, skaitytuvų, faksogramų, taip pat išorinių informacijos šaltinių. Visi kompiuteriai turi modernų programinė įranga: “Windows 7”, “Microsoft Office”, “1C”, “Savjetnik Plus”.

Prekybos veiklai vykdyti naudojama programinė įranga

programinė įranga „1C Trgovina i skladište“ apskaitoje naudojama „1C Atlyginimas ir žmogiškieji istekliai“.

Darbas su klientais ir tiekėjais organizacijoje naudojamas El. tjestenine ir operatyvinio ryšio internet systemos (ICQ i QIP), įdiegtas mini ATS, prie kurio prijungiami darbuotojų fixsuoti and mobilni telefoni.

Kokie yra dokumentų srautai organizacijoje

Kas organizacijoje dalyvauja dokumentų srautų kriptimi

Kako optimizirati dokumentų srautą

3 dokumenta

Prieš tvarkant reikalus organizacijos biuro darbo sistemoje, reikia surasti ir aprašyti pagrindų pagrindą – dokumentų srautus. Tradiciškai organizacijoje yra trys dokumentų srautai:

• gaunamas;
• išeinantis;
• vidinis.

Daugiau nieko sugalvoti nereikia. Šie trys srautai vienokiu ar kitokiu pavidalu yra bet kurioje organizacijoje.

gaunamus documentus. Tai dokumentai, gaunami iš išorės: iš sandorio šalių, reguliavimo institucijų, Vietinė valdžia, klijenti, visuomenines organizacijes ir tt Pagrindinis bruožas gaunamus dokumentus, kad jie buvo sukurti kitoje organizacijoje.

Pagrindinis gaunamo dokumento tipas yra laiškas. Kartais organizacija gauna kitokio tipo dokumentus.

Klasikinio biuro darbo požiūriu tai netiesa: jei dokumentas ar dokumentų paketas siunčiamas kitai organizacije, reikia parašyti motyvacinį laišką, o tai, ką planuojate siųsti, turi būti išduodamas kaip priedas prije tai. Bet pasirodo, kad ne visos sekretorės yra susipažinusios su klasikinio biuro darbo taisyklėmis, todėl gali nusiųsti pavaldžiai organizacijei peržiūrėti protokolą ar įsakymą tiesiog įdėjus j į į voką ir ant jo užrašant adresą.

Įeinančių dokumentų judėjimas, kaip taisyklė, apima šiuos etapus:

• priėmimas ir pirminė peržiūra;
• Registracija;
• pateikimas peržiūrėti;
• nutarimo išdavimas;
• egzekucija.

Išsiunčiami dokumentai yra dokumentai, siunčiami iš jūsų organizacijos bet kuriai kitai.

Išsiunčiamų dokumentų judėjimas, kaip taisyklė, apima šiuos etapus:

• dokumento projekto rengimas;
• pasirašymas;
• Registracija;
• siuntimas.

Vidiniai dokumentai. Organizacijoje sukuriami vidiniai dokumentai ir jie išleidžia visą savo gyvenimo ciklas. Nepaisant vidinių dokumentų tipų įvairovės, jų judėjimo schema yra visiems vienoda: pirmiausia jie eina išsiunčiamo dokumento keliu, tada vykdymo etape - gaunamo.

Vidaus dokumentų judėjimas, kaip taisyklė, apima šiuos etapus:

• dokumento projekto rengimas;
• dokumento projekto tvirtinimas ir tikslinimas pagal pastabas (jei yra);
• pasirašymas;
• Registracija;
• nutarimo išdavimas (tam tikroms dokumentų rūšims);
• egzekucija.

Pagrindiniai veikėjai, susiję su dokumentų srautų kriptimi

Žinoma, dokumentų srautai per organizaciją savaime necirkuliuoja. Jiems vadovauja darbuotojai, kurių kiekvienas turi savo vaidmenį biuro darbe ir dokumentų sraute.

Sutinkantys asmenys. Pareigūnai, kurie peržiūri projektni dokument galimos klaidos savo kompetencijos ribose.

Prižiūrėtojas. Pareigūnas, turintis teisę pasirašyti dokumentus. Paprastai tai yra vienas iš aukščiausių įmonės vadovų: generalinis direktorius(gali pasirašyti absoliučią daugumą dokumentų) arba pareigūnas, kuriam pagal įgaliojimą suteikiama teisė pasirašyti tam tikrų rūšių juos.

registratorius. Sekretorė ar biuro darbuotojas, kuris į informacinę duomenų bazę įveda gautą ar vadovo pasirašytą dokumentą, siunčia jį vykdyti pagal nutarimą ir, esant reikalui, vykdo vykdymo kontrolę.

Vykdytojas. Darbuotojas, vadovybės paskirtas atlikti užduotį pagal dokumentą. Atlikėjas, atlikdamas užduotį, dažnai tampa naujo dokumento autoriumi.

Tik ypatingais atvejais šios funkcija gali sutapti, pavyzdžiui, jei vadovas asmeniškai dirba su dokumentu, būdamas ir autorius, ir pasirašantis, arba sekretorius atlieka registratoriaus ir autoriaus (arba atlikėjo) funkcije. Standartinėje dokumento gavimo, rengimo ar įforminimo situacijeje vienas darbuotojas atlieka vieną funkciją.

Dokumentų srautų aprašymas

Dokumentų srautų aprašas – tai vidinis biuro darbo skyriaus darbas, reikalingas analizei ir vargu ar išeis už skyriaus ribų. Tai tik vienas iš visos biuro darbo sistemos optimizavimo etapų, kurio metu vienu ar kitu būdu parodoma, kuris iš darbuotojų kuriame etape atlieka tam tikrą procesą.

Kol nebus aprašytas dokumentų srautas, nebus įmanoma nustatyti problemų jo kelyje ir jų pašalinti.

E.N. Kožanova,
DOE specialistas ir osobni biuro darbas

Medžiaga publicojama iš dlies. Visą jį galite perskaityti žurnale.

> JUDĖJIMAS. IŠVADAS IR VIDINIAI DOKUMENTAI

Šioje dalyje trumpai bus apžvelgti pagrindiniai gaunamų, išsiunčiamų ir vidinių dokumentų srautų dokumentų judėjimo etapai.

> Gaunami dokumentai

Pirminis gaunamų dokumentų apdorojimas didelėse organizacijose paprastai atliekamas ekspedicijoje, mažose įmonėse - sekretorius.

Priimant korespondenciją, tikrinamas pakuotės vientisumas ir adresavimo teisingumas, tada, atidarius pakuotę, tikrinamas visų dokumente nurodytų priedų buvimas. Gauti dokumentai yra antspauduojami ant gavimo žyma, kurioje nurodomas organizacijos pavadinimas, gavimo data ir eilės sąskaitos numeris. Pirminis tvarkymas baigiamas dokumentų rūšiavimu į registruotus ir neregistruotus. Paprastai į tarnybą perduodami dokumentai, skirti vadovybei ar organizacijei, nenurodant pareigūno. Struktūriniams padaliniams ir individualiems asmenims skirti dokumentai pareigūnai»Kaip ir neregistruoti biure, jie perkeliami į paskirties vietą. Preliminarūs dokumentai svarstomi XI įstaigoje, nustatant, kurie dokumentai turi būti perduoti vadovybei, o kurie gali būti nedelsiant perduoti vykdyti tiesiogiai struktūriniams padaliniams ir atsakingiems vykdytojams. Taip vadovai išsivaduoja nuo perteklinio antrinės informacijos srauto, optimizuojami dokumentų judėjimo maršrutai.

Molimo kontaktirajte nas ikėjimą.

Vadovui apsvarsčius dokumentus, vadovaujantis jo nutarimu, jie perduodami vykdyti arba susipažinti. Vykdymo formos gali būti įvairios: atsakymo į gaunamas dokumenti arba vidinis administracinis dokumentas, derėtis, organizuoti renginius ir kt.

Po dokumento įforminimo ant jo dedamas žyma apie dokumento įvykdymą, kuriame yra trumpa informacija apie atliktus veiksmus, o dokumentas perduodamas saugoti tarnybiniam darbui.

> Siunčiami ir vidiniai dokumentai

Darbas su siunčiamais dokumentais, tiek iniciatyva, tiek atsakymu, apima šiuos veiksmus:

* dokumento projekto parengimas;

* projekto registravimas ir derinimas (vizavimas);

*projekto pasirašymas;

* dokumentų registravimas;

* siuntimas iš organizacijos.

Rengdami dokumento projektą, jie renka informaciją dokumento tema, nagrinėja atitinkamų teisės aktų normas ir nuostatas bei norminiai dokumentai, analizirati anksčiau skelbtus organizacijos dokumentus.

Dokumento projektas derinamas su struktūrinių padalinių vadovais ir specialistais (vidinis derinimas). Koordinavimas gali būti ir isorinis (dokumento projektas išsiunčiamas atitinkamoms organizacijoms ar šių organizacijų pareigūnams).

Lygiagrečiai patvirtinus, dublikatas dokumento projektas gali būti vienu metu išdalytas rengime dalyvaujančioms organizacijoms ir asmenims. Tačiau kartais reikalingas nuoseklus koordinavimas (pagal trečiųjų šalių organizacijų ir organizacijos struktūrinių padalinių funkcije).

Tada dokumentas (kartu su jo priedais) perduodamas organizacijos vadovui, kuris turi teisę pasirašyti šią dokumentų grupę. Sumažinti eismo maršrutus, esant galimybei, patartina teisę pasirašyti dokumentus deleguoti žemesnės grandies vadovams (vairuotojų pavaduotojams, struktūrinių padalinių vadovams).

Pasirašius, išsiunčiamas dokumentas perduodamas DOW tarnybai arba sekretorei registracijai, po to siuntimui. Jei dokumentas yra atsakymas, tada jo kopija pateikiama kartu su gautu dokumentu, ant dokumento ir registracijos formoje dedami vykdymo žymos.

Prieš išsiųsdami patikrina dokumento teisingumą (ar yra parašas, data, registracijos indeksas), ar dokumente nurodytos paraiškos, ar kopijų skaičius atitinka addressatų skaičių, kreipiantis.

Siunčiamam paštui sudaromi pašto registrai. Dokumentai įforminami ir išsiunčiami tą pačią dieną arba ne vėliau kaip kitos darbo dienos pirmoje pusėje po pasirašymo.

Darbas su vidaus dokumentais rengimo ir vykdymo etapuose organizuojamas taip pat, kaip ir su išsiunčiama dokumentacija. Vykdymo etape vidinių dokumentų judėjimo maršrutai sutampa su gaunamų dokumentų srautu.

3.1. Įeinantys dokumentai

Organizacijos gauti dokumentai pradeda savo kelią į vykdymą nuo ekspedicijos (struktūrinio padalinio bendrasis skyrius) (shema br. 11). Ten jiems taikomas persiuntimo apdorojimas, kurį sudaro korespondencijos teisingo pristatymo patikrinimas, vokų atplėšimas, priedų vientisumo patikrinimas ir dokumentų išankstinis rūšiavimas į registruotus ir neregistruotus. Neregistruoti dokumentai ir dokumentai, pažymėti „asmeniškai“, perduodami į paskirties vietą. Organizacija (įstaiga) turi sudaryti neregistruotų dokumentų sąrašą, kuris kasmet peržiūrimas.

Registruoti dokumentai skirstomi į du srautus:

1. Dokumentus vedėjo vardu ir nenurodant konkretaus adreso;

2. Struktūriniams padaliniams adresuoti dokumentai.

Shema br.11

Gaunamų dokumentų srautų judėjimo kripto shemu

Pirmojo srauto dokumentai perduodami į biurą, antrojo srauto - į struktūrinius padalinius. Su centralizuota registracija viskas yra aukščiau nurodytus documentusįeiti įbiurą.

Įstaigos vedėjo padėjėjai ar darbuotojas atlieka gautų dokumentų išankstinę peržiūrą. Preliminarios gautų dokumentų peržiūros tikslas – dokumentų, kuriems nereikia privalomo vadovybės tikrinimo, paskirstymas, padalinio ar asmens, kuriam šis dokumentas turi būti siunčiamas, įsteigimas. Iš to išplaukia, kad preliminariai apsvarsčius susidaro du dokumentų srautai: į organizacijos (įstaigos) vadovą ir į organizacijos struktūrinius padalinius.

Organizacijos (įstaigos) vadovybė gauna dokumentus iš aukštesnių valdymo organų ir dokumentus, kuriuose yra informacije svarbiausiais organizacijos (įstaigos) klausimais. Likę dokumentai perduodami organizacijos (įstaigos) struktūrinių padalinių vadovams arba tiesiogiai vykdytojams.

Jei įstaigoje yra piliečių laiškų nagrinėjimo padalinys, iš ekspedicijos į ją siunčiami prašymai ir skundai. Dokumentai perduodami vadovybei ar vykdytojams jų patekimo į organizaciją (įstaigą) dieną.

Registruotini dokumentai, juos apsvarsčius, registruojami ir perduodami organizacijos (įstaigos) ir struktūrinių padalinių vadovams. Dokumentai, kuriuos įformina keli skyriai, perduodami vienas po kito (pagal dokumentui nustatytą rezoliuciją) arba dauginami ir perduodami vienu metu kopijomis.

3.2. Išsiunčiami dokumentai

Išsiunčiamo dokumento projektą rengia rangovas, jo vykdymo teisingumą tikrina sekretorė. Siunčiami dokumentai surašomi dviem egzemplioriais, išskyrus faksogramas ir telefono žinutes, kurios surašomos vienu egzemplioriumi. Išsiunčiamo dokumento projektas gali būti derinamas tiek su kitų organizacijų (įstaigų) specialistais, tiek organizacijos viduje (schema Nr. 12).

Pagal GOST R 6.30-97, ovaj dokument je potvrđen kitom organizacije, o autorskom dokumentu, tada patvirtinimas įforminamas reikiamu „dokumento patvirtinimo antspaudu“. Organizacijoje (įstaigoje) tvirtinamas dokumentas išduodamas kartu su „dokumento patvirtinimo visa“.

Parengtas siunčiamo dokumento projektas kartu su medžiaga, kurios pagrindu jis buvo parengtas, pateikiamas pasirašyti vadovui. Į

Shema br.12

Išsiunčiamų dokumentų srautų judėjimo kripto shema

vykdytojas prie dokumento projekto prideda sąrašą organizacijų, kurioms turėtų būti siunčiamas pasirašytas dokumentas.

Patartina organizacijos (įstaigoje) nustatyti tvarką, kurioje ne tik organizacijos (įstaigos) vadovas, bet ir kiti vadovai pagal savo kompetenciją turėtų teisę pasirašyti dokumentus.

Esant tokiai sąlygai, dokumentų judėjimas ir jų įforminimas taps efektyvesnis.

Organizacijos (įmonės) vadovas turi teisę keisti ir papildyti pasirašytą dokumentą arba grąžinti jį tikslinti.

Vadovui pasirašius du išsiunčiamo dokumento egzempliorius, jis pateikiamas registruoti. Išsiunčiami dokumentai registruojami Siunčiamų dokumentų registravimo žurnale. Po registracijos ir priskyrimo prije siunčiamo dokumenta Registracicos numeris ant abiejų egzempliorių būtina taisyti ranka arba mašinėle. Po registracijos dokumentai siunčiami į ekspediciją. Tikrina siunčiamų dokumentų teisingumą ir korespondentų rūšiavimą. Patartina turėti nuolatinių adresų masyvą. Užregistravus adresutą, vokai pažymimi rūšimis pašto siuntų, surašoma siuntimo kaina ir surašomi pašto siuntų inventoriai.

Išsiunčiami dokumentai siunčiami tą pačią dieną. Į bylą įtraukiama antra siunčiamų dokumentų kopija arba vienintelė fakso (telefono žinutės) kopija.

3.3. Vidiniai dokumentai

Vidaus dokumentai rengiami ir įforminami vienos organizacijos (įstaigos) ribose.

Jų praėjimas rengimo ir vykdymo etapuose organizuojamas taip pat, kaip ir siunčiamų dokumentų rengimas ir įforminimas, o vykdymo etape sutampa su gaunamų dokumentų maršrutu.

Vidaus dokumentų judėjimo ypatybė yra ta, kad jų maršrutai tam tikroms dokumentų rūšims yra skirtingi.