Memorandumas nurodo dokumentų apyvartos organizacijoje modelį, kuris leidžia veiksmingai reaguoti vairias aplinkybes.
Paslaugų dokumento tikslai ir rūšys
Tarnybos laiškas skirtas tam tikram pareigūnui pranešti apie esamus sunkumus arba pateikti pasiūlymus dėl gamybos problemų.
Jadilah, tarnybinis dokumentas yra savotiškas patvirtinimas, kad darbuotojai ne tik atlieka savo darbą, bet ir mato esamas problemas, kurios vėliau išryškinamos ioje pastaboje. Tuo pačiu metu darbuotojas, parašęs galvai atmintinę apie bet kokių pažeidimų buvimą, visiškai atsisako atsakomybės už ios problemos sprendimą.
Paslaugos pastabos skirstomos :
- dasi, kuriuose nurodyti tam tikri vykio veiksmai ar neigiamo pobūdžio reiškinys. Tokiose gamybos pastabose yra aiškinamieji raštai, nustatyti pažeidimai ir skundai;
- tie, kurie yra papildomi pagrindinių dokumentų paaiškinimai. Tai gali būti pastabos dėl medžiagų nurašymo ar pirkimo, finansinės paramos skyrimo, paaukštinimo, premijų ir pan.
Savo ruožtu oficialų surašymą galima atlikti tiek tarp pavaldinių ir darbdavio (vidinis), tiek tarp struktūrinių padalinių vadovų ir pagrindinio monės vadovo (išorės). Išoriškai gamybos dokumentus ketinama pateikti už organizacijos ribų, tokio tipo pastabos gavėjas yra aukštesne vadovybė.
Informacija ir vidaus verslo popieriaus forma
Dokumen resmi turinys paprastai apima gamybinius, materialinius, ekonominius, taip pat premijų, paaukštinimo ar pažeminimo klausimus. Taigi bet kurio skyriaus darbuotojas gali kreiptis su raštišku prašymu suteikti jam tam tikrų materialinių ar finansinių išteklių tiek gamybai, tiek asmeniniam naudojimui. Be to, tokio dokumento turinys gali išryškinti skundą dėl konkretaus darbuotojo ar tiesioginio vadovo.
Kalbant apie atlyginimą darbuotojams, tieioginis darbdavys rašo atmintinę peticijos forma, skirtą jo aukštesniam vadovui. Kur jis pabrėžia pavaldinio nuopelnus ir teikia pasiūlymus dėl atlygio.
Pavaldinių laiškas gamybos vadovui organizacijos vadovui surašomas ranka laisva forma. Tačiau, norėdami parašyti tokį dokumentą, galite naudoti kompiuterinę ar spausdintą technologiją.
Kompetensi dokumento rašymas
Nors is aktas neturi teisėkūros lygmeniu nustatytos formos, jame turi būti i informacija:
- kam skirta i paraiška (adresato pareigos, pavardė ir inicialai), nurodyta viršutiniame dešiniajame dokumento kampe; pažymos numeris ir registracijos data;
- pavadinimas serangan kuriamos;
- anginėje dalyje paprastai atsispindi vykio laika, data ir laika;
- pagrindinė dalis, išsami renginio esmė;
- paskutinėje dalyje yra sudarytojo pasiūlymai, kuriuos jis prašo atlikti monės vadovui;
- po tekstu yra dokumento rašymo data, sudarytojo pareigos ar profesija, jo pavardė ir inicialai.
Kalbant apie išorinius laiškus, jie turi būti tokio paties turinio, surašyti ant staigos firminio blanko, pageidautina spausdanti, naudojant kompiuterines technologijas.
Daugelis monių turi parengtą ir vadovybės patvirtintą atmintinės abloną. Dl to darbuotojams bus daug lengviau ir kompetentingiau parengti tokį dokumentinį aktą.
Vidaus ir išorės laiškuose informacija turėtų būti pateikta glaustai ir aiškiai, be nereikalingo vandens. Taigi sutaupomas laikas asmeniui, kuris sudaro dokumentą, ir asmeniui, kuriam jis skirtas. Taip pat aiškus pasiūlymų pareiškimas prisideda prie greičiausio galvos atsakymo.
Gamybos laiškų formavimas elektronine forma
Daugelyje monių leidžiama surašyti paslaugų pastabas naudojant kompiuterį, kuris leidžia sukurti elektroninę dokumento formą. Kiekvienas struktūrinis padalinys pasirenka registracijos būdą savarankiškai ir nustato jį tam tikruose statymų numatytuose dokumentuose. Taigi elektroninė versija labai supaprastina dokumento rengimą ir jo siuntimą, o tai ymiai sutrumpina užrašo svarstymo ir atsakymo priemonių priėmimo laiką.
Elektroninis tarnybinio laiško sudarymo meai kuo skiriasi nuo ranka rašytos versijos, tačiau jis vis dar turi iuos skirtumus:
- elektroniniame dokumente nereikia nurodyti, kam jis siunčiamas, nes tokia informacija jau yra užregistruota adreso juostoje;
- kompiliatoriaus parašas elektroninėje pastaboje dedamas automatiškai (paruošiamas iš anksto nuskaitytas parašas);
- siuntėjas gauna pranešimą iš adresato, kad gavo laišką ir perskaitė jį el. i paslauga yra pastabos siuntimo patvirtinimas.
Vienas iš pagrindinių privalumų formuojant elektroninę kupiūros formą yra jau esantis ablonas. Kuris gali būti naudojamas vėliau rengiant panašius dokumentus. Tokiu pranašumu naudojasi monės tarnybos arba atskiri jų darbuotojai, kurie, atsižvelgdami savo veiklos rūšį, dažnai turi surašyti paslaugų pažymėjimus.
Rengimo aspektai
Rengiant paslaugų pastabas, būtina atsižvelgti iuos niuansus, kurie taikomi atsižvelgiant jų tipą ir paskirtį:
Pirmiau minėtų niuansų laikymasis leis net nepatyrusiam darbuotojui sudaryti vadovui kompetentingą ir suprantamą memorandumą.
Dokumento reikšmė
Tarnybos dokumentai padeda išvengti tiesioginių konfliktini situacijų tarp konkrečios monės darbuotojų, o tai teigiamai veikia jos darbą. Jie taip pat atlieka svarbų vaidmenį apskaitoje ir mokesčių ataskaitose, kai finansinėms problemoms reikia skirti tam tikrą dėmesį ir laikytis vairių niuans.
Jadilah kita ko, tarnybiniai laiškai yra veiksmingi susidorojant su pažeidėjais organizacijoje. Jadilah, rašydami skundus darbdaviui, galite išspręsti problemą be ginčų ir užpuolimo. Kadangi tarnybos skundai gali būti parašyti anonimiškai, arba tiesiog iniciatoriaus pavardė, jo prašymu, vadovas neskelbs.
Todėl toks dokumentas tarnauja kaip daugiafunkcinis rankis, kurio dėka dauguma organizacinių problemų gali būti išspręstos per gana trumpą laiką.
Susisiekus su
Atmintin
Paslaugų pažymos, kaip nepriklausomo dokumento tipo, nėra visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatoriuje (OKUD). Jadilah, ini dokumentas yra plačiai naudojamas verslo praktikoje. iuo atžvilgiu geriausia parengti atmintinę pagal GOST 6.30-2003 USD reikalavimus. USORD. Reikalavimai popierizmui “, lihat dokumen tvarkymo.
Memorandumo dokumentas, priešingai nei memorandumas, užtikrina ryšį tarp organizacinių padalinių horizontaliu lygmeniu, jį parengia darbuotojas arba padalinio vadovas, adresuotas kito padalinio vadovui ar spesialisui. Reiktų nepamiršti, kad atmintinė paprastai siunčiama iš vieno vadovo kitam arba iš vieno darbuotojo kitą tik tuo atveju, kai jie turi lygiavertį darbo statusą, kitaip tai bus atmintinė.
Sangat penting untuk menguasai materi, teknik, informasi, organisasi, dan ekonomi paramos klausimais. Paslaugų pastabos yra tam tikras struktūrinių padalinių susirašinėjimas. Paprastai juose yra konkreti užklausa, pasiūlymas ar kita paslaugos informacija. Atmintinė, paaiškinanti planų neįvykdymo priežastis ir išsiųsta aukštesniam padaliniui, yra aiškinamasis raštas.
Memorandumo laukų sudėtis:
- Dangtelis, nurodantis laiško adresatą, nurodantis gavėjo struktūrinį padalinį, pareigas ir visą pavardę;
- data sudarymo Atmintin ir registracijos numeris;
- Tikrasis pavadinimas" Atmintin«;
- Pranešimo tema teksto format paantrašts;
- Tiesiogiai atmintin's teksta;
- Kūrėjo padalinys ir pareigos, parašas ir jo parašo iššifravimas;
Tarnybinės pastabos yra pagrindinė organizacijos komunikacijos priemon visais tais veiklos klausimais, kurių sprendimas priklauso padalinio kompetencijai ir nereikalauja aukštesnio pareigūno dėmesio. Tai yra tam tikras struktūrinių padalini atitikimas. Praktiškai beveik bet kurios organizacijos veikloje atsiranda situacijų, kai reikia dokumentuoti informacinius ryšius tarp padalinių. Tokiose situacijose naudojamos atmintinės.
Atmintin
Memorandumas yra dokumentas, kuris yra pagrindinis bet kurios organizacijos ar jos padalinių bedravimo būdas beveik visais darbo proceso klausimais. Naudojant tokio tipo dokumentus problemos sprendžiamos tiek padaliniuose, tiek tarp darbuotojų ir aukštesnių pareigūnų. Paprastai atmintinės naudojamos dokumentuoti informacinius ryšius tarp padalinių ir juose dirbančių asmenų.
Kai kurių skyrių vadovai surašo atmintinę, skirtą kitų staigų ar organizacijų padalinių vadovams. Tik iuo atveju (lygiavertis oficialus statusas) io tipo dokumentai skiriasi nuo prastos atmintinės.
Pagrindiniai memorandumo rengimo klausimai:
- su materialine ir technine pagalba susiję klausimai;
- informaciniai klausimai;
- klausimus apie darbo eigos organizavimą;
- ekonominiais klausimais.
Atmintin, kaip nepriklausoma dokumento rūšis, nėra traukta visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD). Nepaisant to, jis plačiai naudojamas praktikoje sprendžiant verslo klausimus. Kembali ke atas laikytis jo dizaino taisyklių, laikantis GOST 6.30-2003 "USD reikalavimų. USORD. Reikalavimai dokumentų tvarkymui".
Pirmiausia viršutiniame dešiniajame kampe turėtų būti antraštė, kurioje yra atmintinės adresatas, nurodantis organizacijos struktūrinį padalinį, pareigas ir gavėjo pavardę. Tada turėtumėte nurodyti dokumento rašymo dat ir jo registracijos numberį. Dokumento pavadinimas nurodytas center: "Memo". Toliau tiesiogiai paties dokumento tekstas, kuriame nurodytas pagrindinis tikslas (prašymas, pasiūlymas ir pan.). Po teksto nurodykite padalijimą, taip pat dokumento autoriaus pareigas, vardą ir pavardę.
Atmintin thn labiausiai paplitęs dokumen tipas taruhan kurioje monėje.
Atmintinė yra tam tikras verslo susirašinėjimas tarp padalinių darbuotojų ir jų vadovų. Tai yra viena iš labiausiai paplitusių dokumen rūšių daugelyje monių ir organizacijų.
Atmintinė Pavyzdinis rašymas
Atmintin- labiausiai paplitusi monių ir organizacijų darbuotojų bedravimo forma. Galime pasakyti, kad tai yra tam tikras informacinis ir informacinis dokumentas, skirtas palengvinti skirtingų padalinių darbuotojų tarpusavio sąveiką. Ini adalah dokumentas leidžia greitai išspręsti visa problemas: ekonomines, gamybos, darbo, teisines ir kt.
Kas gali parašyti atmintinę
Atmintinę gali parašyti absoliučiai bet kuris monės darbuotojas, susidūręs su bet kokia problema. Užrašo adresatas taip pat gali būti kiekvienas organizacijos darbuotojas, skaitant vadovą, padalinio vadovą ar paprastą darbuotoją, su sąlyga, kad pastaboje išsakyto klausimo sprendjimas
Kam skirta atmintinė?
Atmintinė svarbi tuo, kad ji parodo, jog monės darbuotojas mato, suvokia ir galiotiems asmenims praneša apie iškilusius sunkumus, tuo pačiu metu teisėtai perkelrivaldamas atsakomybs atsakomybę, spiess atsakomybę. ar ta užduotis budint.
Kilus ginčytinoms situacijoms, nesutarimams ir konfliktams, is dokumentas leis greitai suprasti, kas yra kaltas kiekvienu konkrečiu atveju.
tikslas atmintin- taruhan kurio galioto pareigūno pranešimas apie iškilusią problemą, taip pat prašymas ją pašalinti, racionalių pasiūlymų teikimas ir susitarimas dėl bendrų veiksmų.
1 pavyzdys
io tipo detalių išdėstymas dokumente vadinamas kampiniu. Bet jie gali būti dedami ant lapo kitu būdu.
2 pavyzdys
Paveikslėlyje parodyta išilginė rekvizitų vieta. Ir abu bus teisingi.
Taruhan bersih jei jūsų monėje prasta dokumentus rengti visiškai kitaip, nesijaudinkite, tai taip pat bus teisinga, nes pareigūnai nenumat privalomos formos.
3 pavyzdy
Memoranduma - rašymo pavyzdys
Rašyti dangtelį yra beveik paprasta visiems. Btina išsiaiškinti, kieno adresu dokumentas bus išsiųstas, jo pareigas ir pavard, inicialus (galite visiškai vardyti ir pavardę). Jadilah, turime nurodyti iniciatorių, o jei kreipiasi darbuotojų grupė, tuomet būtina išvardyti jų paregas ir pavardes.
Kas toliau? Kur prasideda atmintinė? "Aš atkreipiu jūsų dėmesį ..." yra patogiausias ir plačiausiai paplitęs varianas. Darbuotojui tai patogu tuo, kad jis gali iš karto pereiti prie savo pranešimo temos, vadovui - sutrumpindamas laiško nagrinėjimo laiką.
Tepuk tekstas iš esmės turėtų būti trumpas, su privalomu konkrečių datų, laik, aplinkybių, informacijos išvardijimu. Vadovams bus lengviau sidėmėti, patikrinti ir atsakyti pavaldinio kreipimąsi.
Btinai pasirašykite dokumentą, nurodykite parengimo datą, jei yra priedų, nurodykite jų buvimą ir sąrašą.
Belieka pridurti, kad bet koks dokumentas turėtų būti surašytas ant standartinio A4 format lapo. Jei atmintinės tekstas yra didelis ir netelpa vieną lapą, turite naudoti kitą. Rašyti ant nugaros nerekomenduojama, nors tai yra priimtina. Jei lapų yra daugiau nei vienas, visi kiti turi būti sunumeruoti. Jadilah, patartina susegti visus lapus, kad jie sudarytų bendrą dokumentą.
Elektroninė atmintin. Tai nutinka?
moni, kurios pereina prie elektroninio dokumentų valdymo, nuolat auga. Todėl būtina pasakyti keletą odžių apie elektroninę atmintinę. Jie, inoma, gali būti ir jau egzistuoja, o jų dizaino taisyklės praktiškai vienodos. Nebent vartotojai neužregistruos adresato ir siuntėjo, nes pranešimų siuntimo programos tai daro automatiškai.
ia svarbu prisiminti, kad vidinės verslo korespondencijos dokumentai pačioje monėje turi būti kažkaip atskirti nuo bendros laiškų krūvos, kad būtų aišku, kur yra asmeninė, o mediži kur. Jau yra specialių programų, kurios leidžia automatiškai siųsti, registruotis urnale, siųsti atsakymus ir rezoliucijas ataskaitoms. Tokiu atveju visus elektroninius dokumentus elektroniniu parašu pasirašo ir siuntėjas, ir gavėjas - priėmus sprendimus.
Jei nėra bendros sistemos, apeliaciją galima parašyti monės paštu, kurį paprastai patikrina sekretorius. Jis bus pareigotas persiųsti laišką galutiniam adresatui. Norėdami užtikrinti pristatymą, siunčiant turite nustatyti pranešimus apie gavimą.
komentar
Daugiau susijusių medžiagų:
Sklypai
Dokumentasi
Visiškas ar dalinis medžiagos kopijavimas yra draudžiamas, jei sutartas kopijavimas reikalauja nuorodos išteklius
Atmintinė iš darbuotojo: tikslai ir modelis
Kokiu tikslu jis sudaromas?
SZ surao darbuotojas savo tiesioginio vadovo arba kito padalinio vadovo vardu. Tai leidžia per trumpą laik:
pranešti vadovui apie iuo metu kilusi problemą
teikti pasiūlymus dėl jo pašalinimo arba susitarti dėl veiksm plano su kitu darbuotoju.
paskatinti vadovą priimti sprendimą arba išduoti užsakymą
Tai taip pat rodymas, kad specialistas, atradęs darbo eigos problemą, neleido susidaryti situacijai, bet pranešė apie tai savo vadovybei, kad ji galėtų greitai priimti sprendimą. Tai yra, jis nebuvo tuščias.
rašų tipai
Apsvarstykite pagrindinius tarnybinių laiškų tipus:
apie informacijos prašymą;
apie darbuotojo padarytus pažeidimus atliekant darbo pareigas.
apie priedus darbuotojams.
Be to, SZ gali lydėti dokumentų paketo perkėlimą tarp organizacijos padalinių, padalinių, padalinių (lydraščiai turi būti parengti trečiųjų alių organizacijoms). Jis taip pat gali būti išsiųstas darbuotojams su reikalavimu paaiškinti rapivykimo darbo vietą priežastį.
SZ gali būti bet kokių klausimų, susijusių su darbo momentais.
Kompilavimo taisyklės
Halaman taisyklė, kurios reikia laikytis ją rengiant, yra glaustumas. Dokumente turėtų būti aiškiai nurodyta problemos esmė, taip pat jos sprendimo būdai. Paprastai SZ tekste neturėtų būti daugiau nei 6–7 eilutės. SZ neturi vieningos formos. Jai sudaryti naudojama savavališka memorandumo forma.
Dauguma suaugusiųjų tahun organizasijos darbuotojai. monės kreipiasi savo viršininkus su prašymais dan pageidavimais per pareiškimus ar atmintines. Aprašysime vadovui dokument regimo ir perdavimo prosesą.
Kas tai yra?
Pirmiausia turite suprasti, kas yra atmintinė. Tai yra vidinis arba išorinis dokumentas, priklausomai nuo funkcijos ir paskirties. Toks rašas danniausiai yra skirtas aukštesniam jo pavaldinių asmeniui ir yra tam tikras prašymas, komentaras ar pasiūlymas.
Priklausomai nuo atmintinės reikšmės, ji gali būti atmintinė, aiškinamoji, aiškinamoji ar analit.
iame dokumente dažniausiai aptariamos techninės ar verslo problemos, aprašomos ginčytinos situacijos arba pateikiamas paaiškinimas, kurio iš jūsų reikalauja jūsų viršininkas. Pagrindinis skirtumas tarp atmintinės yra tas, kad jame ne tik nurodoma problemos esmė, bet ir pateikiamas išsamus jos aprašymas, o kartais ir sprendimai.
Paslauga ir ataskaita: panašumai ir skirtumai
Kai kurie darbuotojai painioja atmintinę ir atmintin, ir tai nėra atsitiktinumas. Yra panašumų, tačiau yra ir skirtumų. Išsiaiškinkime tai. Taigi, vienos ir kitos pastabos prasmė yra informuoti viršininkus apie bet kokias nesėkmes darbe. Tačiau atmintinėje dažniausiai pranešama apie problemą, o atmintinėje taip pat yra prašymas ją pašalinti, atau kartais nurodomi tam tikros problemos sprendimo būdai.
Ruošti mencapai viršininkams
Daniausiai tokie dokumentai siunčiami vadovybei. Taip yra dėl to, kad atmintinė yra dokumentas, kuriame pranešama apie visas vidines problemas. rašo pavyzdys niekur neregistruotas, nėra teksto pavyzdžio, todėl jie yra parengti bet kokia forma. Svarbiausia aprašyti problemos esmę ir siūlomus sprendimus. Kitas dalykas, kurį reikia atkreipti dėmesį, yra tai, kad jūsų atmintinė yra užregistruota organizacijoje. Taigi galite sitikinti, kad jis pasiekia valdžios institucijas.
Tačiau situacijos yra skirtingos. sivaizduokite, kad rašote atmintinę ne apie rangos gedimą, o, pavyzdžiui, apie savo monės darbuotoją, kuris dėl kažko kaltas. Situacijos skirtingos. Jūsų atmintinė gali būti tiesiog pamesta“. Kad taip rapitikt, galite aisti saugiai. Padarykite atmintinę dviem egzemplioriais. Pateikite juos registracijai sekretoriui ir paprašykite ant savo kopijos parašyti, kad pastaba užregistruota tokiu ir tokiu numeriu, tokia ir tokia data ir priimta svarstyti. Taigi, net jei jūsų skundas dėl kokių nors priežasčių nepasiekia“ valdžios institucijų, jūs turite patvirtinimą ir jo tekstą.
Paslaugų pažymėjimų mainai terpal atskirų padalinių
Kartais tarnybinės pastabos yra komunikacijos priemonė tarp atskirų tos pačios monės padalinių. Tokio dokumento rengimas kitam padaliniui niekuo nesiskiria nuo vadovo pastabos. Skirtumas tik tas, kad reikia nurodyti pačius skyrius, taip pat galite nurodyti adresą. Lihat semua dokumentas.
Atmintinės vadovas turėtų būti sudarytas pagal paraiškos pavyzd, kuris parašytas galvos vardu. Be to, parašytas pats tekstas, kuris paaiškina visas konkretaus vieneto problemas. Patartina aprašyti ne tik problemos esmę, bet ir išsamiai visus niuansus. Taip pat galite pasiūlyti būdų, kaip tai išspręsti.
Turi būti nurodyti dokumento rekvizitai: data ir numeris. Tai būtina, kad ji taptų oficiali.
Paslaugos pastabos kitai organizacijai
Tačiau kartais atsitinka taip, kad jis veikia kaip išorinis dokumentas. Gana dažnas memorandumo rašymo atvejis yra kitai organizacijai. Tokiu būdu monės keičiasi reikalinga informacija. Taip pat iuo atveju atmintinė yra dokumentinis reikalavimo ar prašymo rodymas.
Tokie užrašai taip pat surašomi bertaruh kokia forma. Prie jų gali būti pridėtos reikalingų dokumentų kopijos. Dažniausiai tokie užrašai surašomi vienos monės direktoriaus vardu iš kitos monės vadovo. Derybų su kita sandorio alimi atveju būtina išleisti du atmintinės egzempliorius. Antrasis egzempliorius su antspaudu, parašu ir registracijos numeriu turi būti paimtas ir saugomas tol, kol problema nebus išspręsta.
Jei rašote atmintinę kitai organizacijai, atsakydami galite gauti tą patį laišką. Nra nieko blogo. Galbūt vadovybė ne visai suprato problemą ar prašymą, o gal tiesiog nusprendė pasiūlyti savo tolesnių veiksmų kūrimo versiją. Taip pat turite užregistruoti tokį užrašą ir atsakyti jį veiksmu arba atsakydami užklausą. Todėl organizacijų bendravimas per atmintines gali tęstis gana ilgai.
Kaip tinkamai sudaryti atmintinę
Dokumentas prasideda organizacijos pavadinimu ir asmens, kuriam jis skirtas, duomenimis, tada nurodomi jūs duomenys. Viduryje parašyti odžiai "Memo". Be to, tekstas prasideda raudona linija. Kaip minėta anksčiau, jis parašytas laisva forma. Pabaigoje nurodoma data ir parašas su iššifravimu.
Jei atmintinės tekstas yra didelis, jis suskirstytas keletą pastraipų. Pirmasis yra problemos aprašymas. Antrasis yra menepuk prašymas. Jei prašymas yra kolektyvinis, trečioje pastraipoje galite nurodyti skyrių ir tų darbuotojų, kurie jį parašė, pavardes. iuo atveju raštelį pasirašo skyriaus vedėjas. Atskirai galite pridėti lapą su visų darbuotojų parašais.
Tarnybinė pastaba rašoma ant format A4 popieriaus lapo, kaip ir bet kuris pareiškimas. Parašas turi būti parašytas ranka, o ne faksu. Taip pat patartina išrašyti atmintinę su savo serijos numeriu ir jo sudarymo data. Jis taip pat gali būti atspausdintas kompiuteryje, tačiau ir tada parašas turi būti asmeninis.
Dokumento siuntimas elektroniniu būdu
Neretai organizacija vykdo elektroninį dokumentų valdymą, visos užklausos ir užrašai turi būti siunčiami internetu ar vidiniu tinklu. iuo atveju nereikia bijoti, tame nėra nieko blogo. Tačiau iuo tikslu patartina turėti asmeninį skaitmeninį parašą, kad galėtumėte patvirtanti savo prašymą.
Arba galite parašyti atmintinę ant popieriaus lapo, pasirašyti ir nuskaityti. Nusiųskite elektroninę versiją reikiamu adresu ir laukite atsakymo.
Ar visada būtina savo pasiūlymą parengti raštu
Dažnai kyla klausimas: ar manoma monės vadovybę kreiptis odžiu? Atsakymas labai paprastas: visada galima kreiptis odžiu, tačiau nežinoma, ar tai duos kokių nors rezultatų. Rašytinis pranešimas visada yra oficialus dokumentas, nepriklausomai nuo jo turinio ir adresato. Tačiau sakoma inutė yra tik odžiai, kuriuos gali būti ne atsakymas.
Todėl visus pasiūlymus, paaiškinimus ir paaiškinimus valdžios institucijoms galima patarti rengti tik popieriuje. Priešingu atveju galite tiesiog negauti atsakymo jūsų užklausą ar pasiūlymą.
Gana didelė gyventojų dalis yra susijusi su darbu vairaus dydžio ir veiklos rūšių organizacijose. Vykdydami savo pareigas, darbuotojai reguliariai reikalingas bendravimas su viršininkais tam tikroms problemoms spręsti.
Kadangi kiekvienas gali susidurti su tokio pobūdžio verslo korespondencija, atidžiau pažvelkime pagrindinius klausimus: kada ir kaip surašomas pranešimas, kokie yra skirtumai rengiant oficialų dokumentą vad?
Mieli skaitytojai! Ketegangan kalbama apie tipiškus teisinių problemų sprendimo būdus, tačiau kiekvienas atvejis yra unikalus.
Jei nori inoti kaip tiksliai išspręsti jūsų problemą - susisiekite per internetinį konsultantą dešinėje arba paskambinkite nemokama konsultacija:
Kokiais atvejais rašomas memorandumas?
Atmintinė yra vienas iš vidinės darbo eigos elementų. Tidak ada salahnya untuk mengetahui lebih lanjut tentang masalah ini.
Atmintin yra parengtas siekiant išspręsti verslo problemas ir problemas susijusios su konkretaus darbuotojo ar viso skyriaus darbu. Tuo pačiu metu problemos sprendimas gali priklausyti ir nuo kito monės darbuotojo, ir nuo visiškai kitokio struktūrinio padalinio.
Pagrindinis skirtumas nuo ataskaitos thn tas, kad jis naudojamas verslo komunikacijoje tarp darbuotojų ar struktūrinių padalinių, turinčių vienodą statusą organizacijoje. Kitaip tarian, jokio tiesioginio pavaldumo.
Atminties rašymas turi papildomų privalumų. Ini adalah dokumentas rodo, kad jį sudaręs darbuotojas nurod problemą, kuri yra jo atsakomybės srityje.
Spesialis Jei pati nesugebu ke išsiaiškinti turėdamas problemą, jis gali sudaryti atmintinę ir pateikti klausimą svarstyti kitiems specialistams. Tokiu atveju jis galės atleisti save nuo atsakomybės už nekokybišką ar nesavalaikį problemos svarstymą.
Kai kuriais atvejais, remiantis atmintine, surašomas sakymas dėl būtinybės atlikti tą ar tą veiksmą.
Kas turėtų būti dokumento teks?
Nors tiksli minėto verslo laiško pildymo forma nenustatyta, galima išskirti kelis pagrindinius dalykus, privaloma nurodyti dokumente... Rekvizitų sąrašą sudaro:
- Didžiausia riba, kurioje rašomi gavėjo duomenys, pvz., Vardas ir pavardė.
- Oficialus laikraščio pavadinimas.
- Rašymo data ir numeris.
- Antraštė, iš kurios iškart aiškus susirašinėjimo dalykas.
- Dokumento "turinys", kuriame iš pradžių aprašoma esama situacija, po to iniciatorius nurodo savo prašymą.
- Oficialią inutę surašiusio darbuotojo pareigos, jo parašas ir visas autoriaus vardas.
Dažnai užrašo tekstas prasideda odžiais "Aš atkreipiu jūsų dėmesį ...", po to pateikiama pagrindinė informacija. Taruhan tai nėra privaloma taisykl.
Kaip teisingai rašyti ir rašyti?
Dokumento pradžia turėtų būti organizacijos duomenys ir oficialaus laiško autorius... Dokumento pavadinimas rašytas viduryje. Halaman tekstas turėtų prasidėti emiau ir su raudona linija. Kaip minėjome anksčiau, problemos esmė perduodama laisva forma. Dokumentas baigiamas surašymo ir pasirašymo data.
Jei pagrindinis atmintinės tekstas turi būti didelis, tai reikia padalyti keletą pastraipų:
- problemos aprašymas pagirindin;
- prašyma;
- skyrius ir užrašą padariusių darbuotojų pavardės, jei yra kolektyvinis skundas.
Pastaruoju atveju rakto parašą ant dokumento uždeda skyriaus vedėjas aptarnaujantis paslaugą. Prie pagrindinio dokumento papildomai pridedama visų darbuotojų pasirašyta paraiška.
Paslaugų pastaba turi būti parašyta format A4 lape, taip pat bet kuris kitas dokumentas. tepuk tangan būtinas gyvo“ parašo buvimas pagaminta savo rankomis.
Atmintinė rašoma kartu su eilės numeriu ir rašymo data.
Jei pageidaujate, dokumentą galima sudaryti kompiuterio redaktoriuje ir vėliau atspausdnti, tačiau parašą taip pat turi padaryti pats kompiliatorius.
Užrašo dizaino ypatybs (su pavyzdžiais)
Priklausomai nuo to, kokia atmintinė surašoma, keičiasi ir dokumento vykdymo niuansai bei situacijos, kada jis turėtų būti surašytas.
monės direktorius atau vadovybė
io vadovo vardu sudaromos vairios atmintinės, todėl pakalbėkime apie tai, kaip geriausiai jas perteikti. Patartina parengti dokumentą dviem originaliomis versijomis.
Pagal taisykles dokumentas perduodamas sekretoriui, ini kurio nebus nereikalinga gauti pažymėjimą apie dokumento priėmimą svarstyti. Po to jau laukite valdžios sprendimų.
Verslo kelionė: pratęsimas ir atšaukimas
Atmintinė yra patvirtinimas, kad komandiruotas darbuotojas yra vietoje, menjadi nustato atvykimo ir grįžimo iš data komandiruot... dokumentą galima surašyti, jei:
- darbuotojas keliauja išsinuomota, asmenine ar monės transporto priemone;
- darbuotojas neturi kelionės ir gyvenamosios vietos patvirtinančių dokumentų.
Atostogų prisiminimas
Dannai pasitaiko atvejų, kai dėl gamybos priežasčių vadovai reikia priminti iš vieno iš darbininkų.
Esant tokiai situacijai, skyriaus, kuriame darbuotojas yra kasmetinėse mokamose atostogose, vadovas tampa atmintinės sudarytoja.
Organizacijos vadovas turi susipažinti su pateiktu dokumentu ir nurodykite savo sutikimą arba atsisakymą prašyti rašytas dokumente.
Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 99 straipsniu, darbuotoją atšaukti iš atostogų galima tik gavus jo asmeninį sutikimą.
Jadilah, pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 125 straipsnį draudžiama iš atostogų prisiminti:
- niia moteris;
- namanepiliai darbuotojai;
- darbuotojams, susijusiems su pavojingomis dan kenksmingomis darbo sąlygomis.
Laisvadienis
Jadilah atostogų, organizacijų darbuotojai tam tikromis sąlygomis gali gauti vadinamąją laisvadienį“, t.y. pailsėk nuo darbo. Tiek, kiek Darbo kodekse i sąvoka pašalinama, vartojamos sąvokos "papildomas poilsio laikas" arba "kitas poilsio laika".
Dokumentas, kuriuo darbuotojas išreiškia savo pageidavimus savo viršininkams, gali būti pareiškimas arba atmintinė.
Darbuotojas turi teis atostogas, kai:
- dirbo viršvalandžius;
- dirbo savaitgaliais ar venčių dienomis;
- buvo visiškai apdorotas pamaininio darbo metu;
- aktyviai dalyvavo donorų judėjime ir kraujo donorystėje;
- darbuotoja;
- dėl atostog.
Darbo grafiko keitimas arba darbo laiko atidėjimas
Kiekvienas darbuotojas gali turėti gera priežastis, pagal kurią jis gali kreiptis vadovybę su prašymu pakeisti darbo grafiką.
Jei iniciatyva pasireiškia būtent iš to darbuotojo pusės, kuris gali patvirtanti dokumentinio dokumento poreik, jis surao atmintinę, skirtą monės vadovui.
Jei priežastis yra tikrai pagrįsta, darbdavys neturi teisės atsisakyti darbuotojo pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 93 straipsnį.
Dokumente turėtų būti nurodytas dabartinis ir norimas tvarkaraštis.
rangai sigyti
ią atmintinę rašo departmentamentas, kuriam reikia sigyti naują arba pakeisti seną rangą.
Pavyzdys galėtų būti ekonomikos ar mogiškųjų išteklių skyriaus kreipimasis informacinių technologijų skyriaus vadovą su prašymu kuo greičiau pakeisti sugedusį kompiuterį.
Forma perkant kompiuter Atmintin:.
Apie renginių organizavim
Paslaugų pastabos apie organizacinių renginių vedimo klausimų sprendimą, spesifikasi turi savoą... Jie taip pat dažnai naudojami vietimo staigose.
Pastikan untuk membaca lebih lanjut tentang apa yang harus dilakukan untuk memulai kembali duomenis - gunakan untuk memulai, lakukan kontak, dan kontaktinius duomenis.
Apie informacijos teikimą
Vienas iš dažniausiai naudojam tipų paslaugų pastabo. Jis naudojamas prašymui gauti tą ar tą informaciją ir yra sukurtas pagal principą:
- turėtumėte nurodyti pagrindinę idėją, suformuoti prašymą;
- pateikti išsamią informaciją, kurios gali reikalauti gavėjas;
- priminti pagrindinę prašymo idėją ir pateikti papildomos informacijos.
Apie darbuotojo nubaudimą
Nurodyta dokumento rūšis naudojama tais atvejais, kai darbuotojo elgesys darbo vietoje arba netinkamas jo požiūris darbo pareigas reikalauja atitinkamų nuobaudų.
Atmintin's sudarytojas turėtų kiek manoma išdėstyti faktus objektyviai ir be emocijų kad vadovybė galėtų susidoroti su insidenu.
Naujo darbuotojo poreikis
Dokumentas surašomas, kai reikalingas naujas darbuotojas viename iš struktūrinių monės padalinių. Tuomet skyriaus vedėjas turi teisę vadovybei pateikti vidinio verslo susirašinėjimo elementą.
Jame jis turi nurodyti objektyvių priežasčių kuriam is sprendimas bus objektyvus ir priimtinas.
Pastaba apie darbuotojų samdymą:.
Viršvalandžių darbas
Dažna tokių dokumentų regimo priežastis yra avarinių situacijų buvimas, kurią, pasibaigus darbo laikui, reikės traukti darbuotojus problemos sprendimą.
Tarnybinį pažymėjimą surašo pamainos ar skyriaus vadovas, adresuotas tiesioginiam vadovui. Dokumento teks nurodykite prašymo priežastis ir sąrašas tų, kuriuos planuojama traukti viršvalandžius.
Darbuotojo traukimas viršvalandinį darbą:.
Dl naujo struktūrinio padalinio sukūrimo
Naujų struktūrinių padalinių kūrimo klausimas taip pat gali būti išspręstas naudojant užklausą, išreikštą naudojant atmintinę. io veiksmo tikslai išryškinti dokumento teks. Terpal jų:
- darbo normavimo lygio kėlimas;
- efektyvesnis tam tikrų užduočių sprendimas;
- pagerėjimas dėl darbuotojų ir kitų priežasčių.
Paslaugos pastabos kai kuriose situacijose gali pakeisti teiginius, veikdamos "švelniau". Daniausiai jie naudojami vidiniams procesams, susijusiems su gamybos organizavimu.
Jei monė palaiko elektroninę dokumentų valdymo sistemą, tarnybini pastabų dizainas praktiškai nesiskiria nuo popierinės versijos. Pagrindinis skirtumas yra laikmena perkeltas terpal monės struktūrinių padalinių.
Toliau pateiktame vaizdo raše atskleidžiami kai kurie darbo su atmintinėmis elektronine forma aspektai:
Iš pirmo vilgsnio atrodo, kad nėra reikšmingo skirtumo tarp paslaugų, memorandumo ir aiškinamųjų pastabų, nes ie dokumentai savo paskirtimi yra panašūs - jie visi yra informacinio pobūdžio. Nepaisant to, tai yra skirtingi dokumentai, kurie skiriasi turiniu, taikymu ir sudarymo tikslais. Be to, juose nėra nurodymų, bet pateikiama informacija, skatinanti adresat priimti galutinį sprendimą svarstomu klausimu.
Kokios yra paslaugos ypatybs, memorandumas, aiškinamasi raštas? Kaip teisingai sudaryti kiekvieną dokumentą ant popieriaus? iuos ir kitus klausimus bandysime atsakyti praktinu požiūriu.
VYKDOMA PASTABA
Memoranduma(kodas 0286041 pagal OKUD) - tai informacinis ir informacinis dokumentas, skirtas vadovui, skyriaus vedėjui ir kitiems galiotiems asmenims. Jame išsamiai išdėstytos visos problemos, susijusios su iniciatoriaus išvadomis ir pasiūlymais, ir siekiama paskatinti vadovybę priimti tam tikrą sprendimą.
Teisės aktuose nėra "memorandumo" kaip savarankiškos sąvokos apibrėžimo.
Memoranduma sudaromas vadovo rašytiniais ar odiniais nurodymais ir pačių darbuotojų iniciatyva (pavyzdžiui, tais atvejais, kai, norint išspręsti bet kokias gamybos ar. Naudodamiesi tokiu dokumentu, galite pateikti pasiūlymą tobulinti techninę gamybos procesų pusę, išreikšti nesutikimą su aukštesnio lygio vadovo sprendimu, taip pat išreikšti savo požiūlate. Todėl, rengiant atmintinę, autoriui visų pirma svarbu prieinamai suformuluoti savo poziciją, o paskui pateikti tikinam argumentų jos naudai.
rašų tipai
- iniciatyva;
- informasi;
- ataskait teikimas.
Aktyvus memorandumas sudaromas siekiant paskatinti adresatą priimti tam tikrą sprendimą, todėl pastabos tekste išdėstomi faktai, pateikiami konkretūs pasiūlymai, rekomendacijos ar išvados.
Informacija atmintinė rengiama reguliariai ir joje yra informacijos apie darbo detales, rezultatus ar metodus.
Ataskaitų teikimas atmintinė informuoja apie darbo pabaigą, jo etapą, nurodymų, užsakymų vykdymą ir kt.
Priklausomai nuo saya adresato memorandumai yra suskirstyti :
- išorę;
- vidini.
Iorinė atmintin adresuotas konkrečios staigos vadovui, surašytas ant bendrojo firminio blanko, kurį pasirašo vadovas ir kuriame paprastai pateikiama i informacija:
- monės pavadinimas;
- data;
- indeksa;
- sudarymo vieta;
- adresatas;
- antraštė tekstą;
- teksta;
- vadovo paraša;
- atlikėjo pavard, jo telefono numeris.
Organizacijos vadovui pateikiamas išorinis pranešimas (1 pavyzdys).
1 pavyzdys
Iorinė atmintin
VYKDOMA PASTABA
10.02.2014 № 12/05-14
Dil papildomo pritraukimo
darbo išteklių
Gerbiamas Andrejus Vasiljevičius!
Kadangi Maskvos filialo administracinio aparato formavimo stadijoje trūksta kandidatų, būtina iki 2014 m. Balandžio 14 d. Pritraukti darbo jėgos iš papildomų altinių. Pokalbiai su naujais kandidatais turėtų būti surengti iki 2014 04 21.
Papildomų paslaugų išlaidos bus apmokėtos pagal 2014-02-14 Paslaugų sutarties No. 04/56 4,5 punk.
Personalo skyriaus vadovas Semenova DI DALAM. Semenova
bylą Nr. 03-13
Odintsova 2014-10-02
Vidinė atmintin sistem Vieninga organizacins ir administracinės dokumentacijos sistema. Dokumentų regimo reikalavimai “(2 pavyzdys).
Detail dari Privalomos vidins atmintins:
- struktūrinio padalinio pavadinimas;
- dokumento ries pavadinimas (ATASKAITA);
- data;
- registracija (išeinantis numeris);
- antraštė tekstą;
- teksta;
- enklas apie programos buvimą (jei yra);
- tikslas Kelion;
- sudarytojo parašas (nurodant paregas, inicialus, pavard).
2 pavyzdys
Vidinė atmintin
VYKDOMA PASTABA
07.04.2014 № 6
Vadovo pravaikštos
Pardavimų skyrius
Atkreipiu jūsų dėmesį, kad iandien, 07-04-2014, pardavimo vadybininkė Petrova Valentina Ivanovna nebuvo darbo vietoje visą darbo dieną nuo 10.00 iki 18.30 val.
Nebuvo pateikta jokios informacijos ar dokument, patvirtinančių Petrova V. I. cleanvykimo priežasties pagrįstumą.
Dėl pažeidimo siūlau atleisti V.I.už pravaikštas.
Pardavimų skyriaus vadovas Ignatjevas O.A. Ignatjevas
Bylos angka 02-10
Sidorova 2014-07-04
rekvizit registracija At Atmintins
Rengdami atmintinę, naudokite ir kampinį (3 pavyzdys), ir išilginį antraštės dalies detalių išdėstymą (4 pavyzdys).
3 pavyzdy
Rekvizitų kampinė vieta atmintinėje
vardas
struktūrinis vienetas tikslas Kelion
VYKDOMA PASTABA
______________ № ________
Antraštė
4 pavyzdy
Iilginis rekvizitų išdėstymas atmintinėje
Struktūrinio padalinio pavadinimas
VYKDOMA PASTABA
_____________ № _________
Antraštė
Dokumento tipo pavadinimas parašyta didžiosiomis raidėmis (PRISTATYMAS) ir gali būti center arba center kairėje paraštėje.
data saya kambarys Memorandumo užrašai parašyti vienoje eilutėje. Data suformatuota arabiškais skaitmenimis ( 21.04.2014 ) arba raidiniu ir skaitmeniniu būdu ( 2014 m. Balandžio 21 hari.).
pastab
Išorinio rašo data thn jo patvirtinimo ir išsiuntimo adresatui data, vidinio rašo data - surašymo ir pasirašymo data.
Registrasi angka prie vidinės atmintinės pritvirtinama arba rengimo, arba gavimo vietoje - priklausomai nuo organizacijoje veikiančios dokumentų registrasi sistemos.
Jei memorandum, turėtų apsvarstyti suinteresuoti asmenys, jie jį deda suitaikymo vizos ir priėmus sprendimą - rezoliucija vadova.
Rezoliucijos priėmimas yra paskutinis memorandumo svarstymo etapas.
pastab
Vidaus atmintinę svarstęs vadovo sprendimas bus pagrindas imtis bet chefų priemonių, išduoti dokumentus, rengti renginius.
Antraštė prie teksto trumpai atskleidžiamas dokumento turinys. Jis suformuluotas pagal bendrąsias dokumentų antraščių sudarymo taisykles: naudojant prielinksnį apie / apie ir, pavyzdžiui, odinis daiktavardis prielinksnio atveju Apie pravaikštas Lazarenko O.O.
teksta atmintinę sudaro dvi ar trys semantinės dalys:
- pirmajam - teigdamasdalys- nurodo priežastis, faktus ar vykius, dėl kurių jis buvo parašytas;
- antra- analizuojanti dalis- apima esamos situacijos analizę ir pateikia galimus sprendimus;
- trečioje - apibendrinanti dalis- pateikiamos išvados ir pasiūlymai dėl konkrečių veiksmų, kurių, kompiliatoriaus nuomone, reikia imtis.
Atmintinėje gali nebūti antrosios dalies. iuo atveju atmintinės tekste yra autoriaus motyvai, išvados ir pasiūlymai.
Jei atmintinė turi priedą, pažymėti apiepriedas padaryta prieš pasirašant.
Pastaba apie pastabos tekste nurodytos programos buvimą pateikiama taip:
Prieda: 3 liter. 1 contoh.
Jei pastaboje yra priedas, neįvardytas tekste, nurodykite jo pavadinimą, lapų ir kopijų skaičių.
Priedas: Regioninio skolinimo tarnybos nuostatai, 5 psl. 1 contoh.
Vidinė atmintin enklas sudarytojas (jei pateikiamas skyriaus vedėjui) ir skyriaus vadovas (jei pateikiamas organizacijos vadovui); iorinė atmintin enklai Organizacijos vadovas.
pastab
Jei atmintinė sudaryta iš dviejų ar daugiau lapų, antrasis ir vėlesni puslapiai turi būti sunumeruoti. Nuoseklūs skaičiai arabiškais skaitmenimis pateikiami dešinėje viršutinės puslapio paraštės dalyje.
BIRO PASTABA
Atmintin yra savotiška atmintin. Tai rašytinė informacinė inia, plačiai naudojama iuolaikinio vairių lygių ir organizacinių bei teisinių formų valdymo struktūrų praktikoje. Užrašai suteikia tiesioginį ryšį terp valdymo objektų horizontaliu lygiu.
beje
Memorandumas yra dokumentas, neturintis oficialaus statuso. Tai nėra numatyta OKUD.
Paslaugos pastabos rengiamos vairiose situacijose. standartinius io dokumento tikslus eina:
- informacijos užklausa;
- nurodymų išdavimas;
- kebanggaan kitą pranešimą (viršelis);
- pranešimai (pranešimai).
Atmintinės tekste pateikiama informacija apie jo rengimo priežastis pasiūlymo, prašymo, paraiškos forma. Tai gali būti informacija apie darbuotojų judėjimą, susitikimus, monės korporacinės kultūros pokyčius ir kt. Techninės priežiūros pažymėjimai surašomi ant standartinio A4 format popieriaus lapo.
Tarnybinę pažymą pasirašo spesialis sebagai arba skyriaus vedėjas. Data Atmintin yra jo parengimo ir pasirašymo data.
Silakan lakukan nenumatyti griežti reikalavimai rengti ir pildyti tarnybinius pažymėjimus, todėl jų rengimo tvarka, atsižvelgiant organizacijos specifiką, turėtų būti nustatyta vietiniamete norminia. darbas biure. Atmintin's formatas turėtų būti skirtas supaprastinti ir paspartinti vidin's komunikacijos procesus.
Memorandumo pavyzdys pateiktas 5 pavyzdyje .
5 pavyzdy
Atmintin
2014-04-19, eštadienį, nuo 9.00 iki 16.00 val., UAB “Sever” personalo skyriuje bus atlikti montavimo darbai signalizacijai rengti.
Prašau suteikti prieigą iems bendrovės "Energoset" darbuotojams atlikti darbus:
1. I.P. Simakinas
2. Ivanovas P.N.
AXO vadova Sviridova N.N. Sviridova
Byloje No. 02-14
Iljaina 2014-04-16
AIŠKINAMASIS RAŠTAS
Aiškinamesis laiškas- Tai vidinis dokumentas, paaiškinantis bet kokių veiksmų, faktų, incidentų, incidentų priežastis, parengtas organizacijos darbuotojo ir pateiktas aukštesniam pareigūnui.
Pagal pirmąją str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 193 straipsnyje nustatyta, kad prieš taikydamas drausminę nuobaudą darbdavys turi paprašyti darbuotojo raštiško paaiškinimo. Aiškinamajame rašte darbuotojas praneša apie drausminio nusižengimo priežastis ir aplinkybes. Vadovaujantis aiškinamuoju raštu, vadovas priima sprendimą dėl drausminės nuobaudos taikymo darbuotojui. Be to, is dokumentas yra vienas iš priežasčių darbdaviui vertinti pažeidimo sunkumą ir aplinkybes, kuriomis jis buvo padarytas.
OKUD OK 011-93 is dokumentas minimas tik vieną kartą - aiškinamasis raštas dėl darbo drausmės pažeidimo (kodas 0286091), kuris priklauso 0286000 klasei “Drausminių nuobaudų vykdymo.
Aiškinamųjų pastabų tipai ir jų ypatybės
- tiems, kurie parengti siekiant paaiškinti atskiras atlikto darbo nuostatas (projektas, ataskaita, kūrimas);
- sudaromos prastų situacijų, drausmės pažeidimų, netinkamo elgesio ir kt.
Aiškinamąjį raštą darbuotojas ranka surašo vienu egzemplioriumi ant standartinio format A4 popieriaus lapo ir adresuoja jo paprašiusiam asmeniui. J taip pat galima vesti kompiuteryje naudojant organizacijos trafareto formą. Aiškinamojo rašto forma, taip pat vykdymo būdas (ranka arba kompiuteryje) nėra teisiškai nustatyti.
Aiškinamąjį raštą gali sudaryti struktūrinis padalinys arba konkretus pareigūnas.
Pastaba kaip rodymas
Darbdavys, reikalaudamas iš darbuotojo ranka parašyto aiškinamojo rašto, taip apsisaugo nuo neteisėtų darbuotojo veiksmų darbo ginče. Tai neleidžia pakeisti originalaus dokumento.
Jei monė naudoja ablonų formas, teksto pabaigoje galite pažymėti:Paaiškinimas buvo parengtas asmeniškai, naudojant asmeninį kompiuterį. Data. Paraša.
Atskir atmintinės detalių registravimas
Lihat informasi terbaru dari informasi dokumen, baca lebih lanjut tentang sudarytas aiškinamasis raštas ir vykdytas pagal GOST 6.30-2003 reikalavimus.
Data aiškinamesis raštas yra jo surašymo data.
teksta aiškinamajame rašte turi būti:
Faktų, dėl kurių jis buvo parašytas, aprašymas;
Argumentai, paaiškinantys dabartinę situaciją.
Pastabos tekstas turi būti tikinamas ir jame turi būti neginčijamų rodymų.
Registruojantis parašų nurodytos pareigos, asmeninis parašas, inicialai ir pavardė.
Kaipo programo gali būti pateikti dokumentai, pagrindžiantys dokumento rengėjo veiksmus ir patvirtinantys tam tikras aplinkybes.
Kalbant apie teksto struktūrą, aiškinamasis raštas nuo memorandumo skiriasi tuo, kad jame nėra išvadų ir pasiūlymų (6 pavyzdys).
pastab
Jei bendrovė sukūrė ir patvirtino standartines aiškinamųjų pastabų formas, naudojamas vairiose situacijose, tai nereiškia, kad darbuotojai privalo surašyti pastabas pagal patvirtintas formas. Taip pat gali galioti ne formos dokumentas.
6 pavyzdy
Aiškinamesis laiškas
Taikyti drausmines nuobaudas
papeikimo forma Aleksandrova I.AND.
Personalo skyrius išduoda sakym.
Smolkinas 2014-04-17
UAB "SV" direktorius
A.V. Smolkina
AIŠKINAMASIS RAŠTAS
14.04.2014 № 14
Neatvykimas darbo viet
Aš, Aleksandrova Irina Igorevna, buhalterė, nebuvau darbovietėje 2013 m. Balandžio 14 d. Nuo 9.00 iki 15.30 val. Dl asmeninių priežasčių.
Dan bersih dari jokių patvirtinamųjų dokument.
Buhalterė Alexanderva I.I. Alexanderva
PENDAFTARANATASKAITOS, BIRO, AIŠKINAMOSIOS PASTABOS
Lihat organisasi untuk melihat lebih lanjut funkcijų yra užtikrinti greitą reikiamos informacijos, susijusios su atliktojui perduotų dokumentų reklamavimu, paiešką. Kad būtų patogiau ieškoti ių duomenų, naudojamos vairios registracijos formos.
Ataskaitos, paslaugos, paaiškinimai pagal savo funkcinę paskirtį yra tam tikros informacijos nešėjai. Kadangi pastaboje išdėstytam klausimui reikalingas raštiškas organizacijos vadovo ar kito galioto pareigūno nutarimo sprendimas, dokumentai turi būti užregistruoti.
Prisiminkite, kad yra mencoba dokumentų formulir pendaftaran: urnalas, kortelė ir automatizuotas... Organizacija turi teisę pasirinkti efektyviausi ir tinkamiausią pendaftaran bentuką.
urnalo registracijos forma - dažniausiai, bet ne visada patogu, nes visų jame esančių dokumentų registracija vyksta chronologine tvarka, atau ieškodamas konkretaus dokumento spesialis sebagai turi peržvelgti visus urnalo puslapius. Informasi lengkap dari labiau apsunkina tai, kad iniciatyvinis dokumentas gali būti registruojamas, pavyzdžiui, viename urnale, o atsakymas jį - kitame. Privalomos registracijos formos (žurnalai) nėra numatytos teisės aktuose. Rekomenduojama urnalo forma parodyta 7 pavyzdyje.
7 pavyzdys
Memorandumo ir aiškinamųjų raštų registravimo urnalo fragmentas
|
Data dokumen |
Registrasi angka |
Dokumento tipas, santrauka |
Kas pasirašė dokumentą |
Vykdytojas |
Kur perkelta |
Kvitas (paraša, data) |
yma dokumento kryptami byloje |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
Apie kasinink's O.R. Shvets atšaukimą iš atostogų |
Personalo skyriaus vadovas |
mogiškųjų išteklių skyriaus inspektorius |
mogiškųjų išteklių skyrius |
Smirnova V.A. |
Byloje Nr 03-14 Smirnovas 2014-07-04 |
Formulir pendaftaran Kortel palyginti su urnalu, vienas yra patogesnis ir pritaikytas. Sukurtos dokumen registracijos ir kontrol's kortel's ieškant klasifikatoriuje leidžia optimizuoti dokumento paieškos procesą ir sutrumpinti registracijos proceso laiką. Akivaizdus kortelės registravimo privalumas yra tas, kad keli darbuotojai gali registruotis vienu metu;
Automatinė (elektroninė) registracijos forma rangos naudojimą dari program numato specialios. Informacija apie dokumentą vedama elektroninę registracijos ir kontrolės kortelę, kuri išsaugoma duomenų bazėje. Kartu su registracija galima atsispausdanti registracijas kontrolės kortelę.
Paprastai memorandumas ir aiškinamasis raštas turi sudėtingą registracijos indeksą, kuris suformuluotas taip pat, kaip ir siunčiamo dokumento rodyklė. Daftar angkaį sudaro bylos indeksas pagal bylų nomenklatūrą (įskaitant struktūrinio padalinio indeksą ir bylos numerį pagal io padalinio bylų nomenklatūrą) ir dokumento eilės numeris kalendoriuje metus.
pastab
Dokument registavimo ir apskaitos klausimai organizacijoje turėtų atsispindėti darbo biure instrukcijose. Instruksikan turėtų būti rašyta:
1) neregistruotų dokumentų sąrašas.
2) pendaftaran dokumentų grup, srašas, atau kiekvienoje grupėje turi būti nurodyta:
Registrasijos vieta;
Registracijos laika ir tvarka;
Registracijos numerio formavimo taisyklė;
formulir pendaftaran;
bentuką rašytų detalių sąrašas, jų pildymo taisyklės;
Dokument judėjimo po registracijos rašymo taisyklės;
Registracijos principas (vienkartinė ar pakartotinė registracija perkeliant dokumentą kitą skyrių);
3) dokumento pakartotinio vedimo organizaciją tvarka (gaunamiems dokumentams).
Ataskaitų, paslaugų, aiškinamųjų pastab saugojimo sąlygos
Saugojimo laikotarpiai yra nustatyti standartinių administracinių archyvini dokumentų, suformuotų vykdant valstybės organų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąraše. 2010 No. 558. Remiantis nurodytu sąrašu, memorandumų saugojimo laikotarpiai gali būti 1 metai, 3 metai, 5 metai, 75 metai, nuolat. Aiškinamosios pastabos turi būti saugomos visą laiką.
.
