Atmintinė apie archyvo organizavimą. Kaip parašyti atmintinę - pavyzdys ir pavyzdinis rašymas

Beveik visus svarbius dalykus žmonės daro susirašinėdami;

todėl vien kalbėti neužtenka.

Lukas de Vauvenargue

Pakalbėkime apie atmintinę kaip pagrindinę vidinės komunikacijos priemonę, dokumentą, galintį supaprastinti vidinius santykius, užtikrinti greitą keitimąsi informacija ir išspręsti ginčyt

KODĖL ORGANIZACIJOS IGNORE PASLAUGŲ PASTABAS?

Memorandumas išlieka pašalinių asmenų privačių organizacijų verslo korespondencijoje. Vyriausybinėse organizacijose, atvirkščiai, dauguma vidaus dokumentų yra atmintinės.

Dažnai komercinėse organizacijose atmintinė traktuojama kaip beprasmis formalumas, tačiau šis vidinis įmonės dokumentų srauto elementas, kaip neatsiejama verslo kultūros dalis, turi neįkainotjros potentios versloą

Kuo grindžiamas labai neigiamas daugelio eilinių komercinių organizacijų vadovų požiūris į vieną svarbiausių vidinių dokumentų, kuris yra pagrindas priimant valdymo sprendimus? Galimos priežastys:

Žemas verslo bendravimo kultūros lygis, korporatyvinių standartų trūkumas, tvirtos valios valdymo sprendimai vidinio dokumentų srauto srityje;

Oficialaus statuso stoka, nes atmintinė nėra įtraukta į valdymo dokumentų klasifikatorių;

Galimybė naudotis elektroninėmis ryšio priemonėmis. Vadovai nenori gaišti laiko valdymo procesų įforminimui, nori asmeniškai pasikeisti keliais žodžiais, paskambinti mobiliuoju telefonu, parašyti el. Paštu ar "Skype" na bandeja.

Tačiau yra ir kita priežastis: kartais vadovai sabotuoja vidinių dokumentų sistemos įforminimą. Sunku paneigti dokumentuotą informaciją apie organizacijos padėtį, nurodymus pareigūnui ar, tarkime, nurodymus dėl veiksmų konkrečiose situacijose. Darbas chaose suteikia tam tikrų pranašumų: nėra nieko lengviau, kaip atsisakyti žodinės informacijos perdavimo fakto, taip pat nurodymų, duodamų vienas prieš vieną. Visi žino situaciją, kai darbuotojas reguliariai gauna žodžiu vienas kitą paneigiančius nurodymus, kurių nesilaikymas užtraukia administracines sankcijas.

KAS YRA PASLAUGŲ ĮRAŠŲ NAUDOJIMAS?

Atmintinė yra vidinis verslo laiškas, kuris gali padėti greitai ir efektyviai išspręsti esamas verslo problemas.

Pagrindinis atmintinės tikslas yra keitimasis oficialia informacija tarp tos pačios organizacijos darbuotojų, lygiaverčių darbo statusui.

Paslaugų pastabų sudarymo tikslai gali būti skirtingi:

Horizontalus struktūrinių padalinių vadovų / pareigūnų bendravimas sprendžiant bendrus gamybos klausimus ir problemas;

Efektyvi komunikacija:

Keitimasis operatyvine informacija tarp struktūrinių / nepriklausomų padalinių ir padalinių;

Informacijos prašymas;

Instruktažas;

Pridedamas kitas pranešimas (viršelis);

Einamųjų administracinės, ekonominės, materialinės ir techninės, informacinės ir kitokios paramos klausimų sprendimas;

Prieštaringų ir konfliktinių situacijų sprendimas.

Gebėjimas kompetentingai sudaryti vidinius dokumentus, įskaitant atmintines, padeda labai sudėtingose ​​ir painiose situacijose.

Visų pirma, atmintinė yra pagrindinis valdymo dokumentų palaikymo tarnybos (toliau - DOU) darbuotojų padėjėjas ginčytinose situacijose.

Deja, pagrindinių struktūrinių padalinių vadovai, dirbdami su dokumentais apie paramos skyrių darbuotojus, dažnai stengiasi nurašyti skyriaus trūkumus. Pavyzdžiui, struktūrinio padalinio vadovybė laiku neįvykdė aukštesniojo vadovo įsakymo, tačiau atsakomybė už tai perkeliama ikimokyklinio ugdymo įstaigai.

Atmintinė padės paneigti nepagrįstus kaltinimus. Pastaba, kurioje yra faktai, terminas, visas vardas. ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojai, kokybiškai IR laiku atlikę darbą su patvirtinimo priedais (registracijos kortelių kopijos, registracijos žurnalų ištraukos ir kt.), dažnai padeda išlaikyti objektyvumą, pripažinti pretenziją kaip nepagrįstą, atkurti verslo reputaciją konkretaus darbuotojo IR visos ikimokyklinio ugdymo įstaigos (1 pavyzdys) ...

Atmintinės tekste būtina aiškiai ir glaustai išdėstyti pranešimo tikslą. Dėl neišsamios ar perteklinės informacijos adresatui sunku suprasti problems esmę ir gali kilti dviprasmiškas aiškinimas, o dėl to - norimo rezultato nebuvimas. Įrašo efektyvumas priklauso nuo to, kaip teisingai sukurta dokumento struktūra ir ar pateikti argumentai yra logiški.

Išrašome aptarnavimo pažymėjimą

JEI FORMOJE, KAS?

Tarnybinės pastabos paprastai surašomos ant tuščio formato A4 popieriaus lapo. Tačiau komercinės organizacijos dažnai tam naudoja laiško formą, kuri, vadovaujantis GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos 4.7 punktu. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “apima:

Organizacijos logotipas arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);

Įmonės pavadinimas;

Organizacijos kodas;

Pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris (OGRN);

Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP);

Pamatiniai duomenys apie organizaciją;

Dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta.

Be to, kai kurie žurnalų puslapių ir interneto specialistai kaip pavyzdžius nurodo tarnybinių pastabų, surašytų ant firminio blanko, pavyzdžius.

Be jokios abejonės, lengviau visus dokumentus be atrankos surašyti ta pačia forma. Tačiau nėra prasmės rašyti pastabą kaimyninio skyriaus vadovui formoje, kurioje yra nuorodos duomenys, TIN, OGRN ir kt. Be to, organizacijos firminiai blankai užima ne mažiau kaip 20 procentų viso pirmojo puslapio apimties, o neretai reikiama informacija netelpa į vieną lapą. Atrodo smulkmena, tačiau didelėje organizacijoje tokios smulkmenos lemia neproduktyvias išlaidas, o ne išlaidų taupymą.

Mes išsiaiškinsime, kokioje formoje galite sudaryti atmintinę (jei norite).

Dokumentų formų tipai yra nustatyti GOST R 6.30-2003 4.6 punkte.

Tuo tarpu GOST R 7.0.97-2016 „Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Organizacinė ir administracinė dokumentacija. Reikalavimai popierizmui “, kuris įsigalioja nuo 2018 m. Liepos 1 d., Jau turi paaiškinimų dėl organizacijos formų dizaino (5,8 ir 6,6 punktai).

Iš to išplaukia, kad standartai nerekomenduoja surašyti atmintinės ant blanko. Bet jei noras vesti vidinį susirašinėjimą tikrai yra puikus, galima sukurti ir pataisyti LNA tam tikros rūšies dokumento formą - atmintinę.

PASLAUGOS PASTABOS FORMA: IŠSAMI INFORMACIJA

Tam tikros rūšies dokumento (mūsų atveju-atmintinės) pavidalu pagal GOST R 6.30-2003 turi būti įtraukta ši informacija (2 pavyzdys):

03 - “Organizacijos logotipas arba prekės ženklas (paslaugos ženklas)”;

08 - "Organizacijos pavadinimas";

10 - “Dokumento rūšies pavadinimas”;

11 - “Dokumento data”;

12 - "Dokumento registracijos numeris";

14 - "Dokumento rengimo ar paskelbimo vieta";

15 - “Adresatas” (struktūrinio padalinio pavadinimas ir darbuotojo, kuriam siunčiama atmintinė, pareigos);

18 - "Antraštė į tekstą";

20 - "Dokumento tekstas";

21 - "Pažymėti, ar yra paraiška";

22 - "Parašas";

27 - "Ženklas apie menininką".

DUOMENŲ REGISTRACIJOS REIKALAVIMAI

• "Kelionės tikslas"... Jei pastaba siunčiama keliems struktūriniams padaliniams, "Adresato" rekvizitas viršutiniame dešiniajame kampe surašomas taip:

Jei bendras gavėjų skaičius yra didesnis nei keturi, turite sukurti platinimo sąrašą.

• "Dokumento tekstas"... Atmintinė, kaip ir verslo laiškas, turėtų būti aiškiai struktūrizuota. Atmintinės tekstas pateikiamas vienaskaitos pirmuoju asmeniu ("prašau išvardyti", "Manau, kad tai būtina" ir pan.).

Tekstas, suskaidytas į logiškai užbaigtas pastraipas, palengvina skaitymą ir supratimą, suteikia kiekvienai minčiai loginį išsamumą, leidžia adresatui geriau naršyti dokumentokste.

Įrašo tekstą, kaip taisyklė, sudaro:

Iš preambulės (įžanginė dalis);

Pagrindinė dalis;

Paskutinė dalis (išvados, pasiūlymai, prašymai ir kt.).

Preambulėje atskleidžiamas memo rašymo tikslas, pateikiamos nuorodos į datas, dokumentus ir faktus, kurie buvo jo parengimo priežastis. Preambulėje pateikta informacija gali būti trumpa arba išplėsta. Preambulė sklandžiai veda į pagrindinę dalį.

Pagrindinio turinio dydis skiriasi priklausomai nuo atmintinės tikslų ir gali būti kelių eilučių arba kelių puslapių spausdinto teksto.

Pagrindinis pagrindinės dalies tikslas yra išsiaiškinti, įtikinti, paskatinti veikti, tai yra pasiekti rezultatą. Būtent ši teksto dalis labiausiai atskleidžia atmintinės turinį. Pagrindinę dalį sudaro didžiausias faktinės medžiagos kiekis, kuris turėtų ne tik informuoti, bet ir įtikinti. Programas Taip pat būtina paminėti, jei tokių yra.

Paskutinė arba apibendrinanti atmintinės dalis yra savotiškas rezultatas, patvirtinantis tai, kas išdėstyta aukščiau, jame pateikiamos išvados, prašymai, konkretinantis tai, kas išdėstyta aukščiau, jame pateikiamos išvados, prašymai, konkretinantis tai, konkretinantis, problemai Kuo aiškesnė ir aiškesnė gyvenimo aprašymo formuluotė, tuo didesnė tikimybė, kad sprendimai klausimais bus priimti laiku.

REGISTRACIJA IR ĮRAŠŲ ORGANIZACIJOS KELIUOSE

Registracijos ir vėlesnio paslaugų pažymėjimų perdavimo adresatui klausimai dažnai sukelia ginčų. Kas turėtų pateikti failų tarnybos pastabas? Ikimokyklinio ugdymo paslauga? Struktūriniai vienetai? Sekretorės? Ir ar būtina juos iš principo registruoti? Kas ir kaip turėtų perduoti atmintinę, kad jie laiku pasiektų atitinkamus pareigūnus?

Be abejo, šių klausimų sprendimas yra pačios organizacijos prerogatyva, kurios instrukcijose biuro darbui turėtų būti skyrius, saiaas darbui su vidiniais dokumentais. LNA taisyklės ir jų veiksmų tvarka padės išvengti nesutarimų.

Ką daryti, jei tokio dokumento nėra? Žinoma, sukurkite jį įformindami vidaus oficialių dokumentų rengimo, tvarkymo, perkėlimo tvarką. Formalizavimas padeda racionalizuoti daugelį verslo procesų, o tai labai teigiamai veikia bendrą organizacijos tvarką.

Būtina pradėti darbą analizuojant paslaugų pastabų srautą: nustatyti jo apimtis ir maršrutus, neįtraukiant akivaizdžiai nereikalingų segmentų dokumento kelyje. Norėdami nustatyti efektyviausią dokumentų maršrutą, nebijokite sulaužyti senų, nepatogių struktūrų, ištaisyti ir ištaisyti logistikos klaidas.

Paslaugų pastabų nukreipimo parinktys gali būti kelios - dalyvaujant DOE tarnybai (1 esquema) ir be jos (2 esquemas). Išsiaiškinkime, kuri iš šių schemų yra efektyviausia.

NEefektyvios registracijos schemos ir įrašų maršrutas

• Registracija į didelės organizacijos ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybą... Paslaugų pažymėjimų perdavimas ikimokyklinio ugdymo įstaigai registruoti ir vėlesnis nukreipimas adresatui lėtina informacijos perdavimo ir sprendimų priėmimo procesą. Tai ypač pastebima organizacijose, kuriose yra daug išorinio ir vidinio darbo eigos. Atsižvelgiant į bendrą darbo krūvį, ne kiekviena ikimokyklinio ugdymo įstaiga galishai atskirą darbuotoją oficialiems, memorandumams ir kitiems užrašams registruoti. Vienaip ar kitaip, visų pirma, visada bus registruojami skubūs siunčiami laiškai, įsakymai, nurodymai, gaunama aukštųjų institucijų korespondencija, o tarnybiniai užrašai - nuolankiai laukite.

• Registracija sekretore mažoje organizacijoje... Organizacijose, kurių darbo eiga nedidelė, tarnybos pažymėjimus registruoja vadovo sekretorius. Atmintinė yra vidinis horizontalus dokumentas ir negali būti thirtyas aukštesnio rango pareigūnams.

Norint teikti informaciją vadovybei verslo korespondencijoje, naudojamos ataskaitos, analitinės ir aiškinamosios pastabos. Vadinasi, sekretorius tarnybinių pažymėjimų priėmimo ir perdavimo grandinėje tarp vienodo statuso pareigūnų yra papildoma grandis.

• Seja registracijos, aposte su ikimokyklinio ugdymo įstaigos ženklu apie perkėlimą... Jei organizacijoje nepriimama registruoti tarnybinių užrašų, nėra prasmės juos be registracijos perduoti adresatui per ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybą. Jei norite perkelti pastabą į DOE tarnybą ir gauti pastabą apie perdavimą, o vėliau DOE tarnyba perduoda dokumentą adresatui ir prideda kitą pastabą apie perdavimą - visa tai apsunkina procesą, užtrunka ir padidina paved ladyų

Jei organizacija vis dar turi atmintinių perdavimo procedureūrą su priėmimo ženklu, gavėjas pasirašo, kad gauna, nurodo savo poziciją, datą ir laiką (jei reikia). Kvitas yra pritvirtintas prie atmintinės kopijos, kuri grąžinama adresavimo skyriui.

Gavimo raštelį galima pakeisti antspaudu „Gautas“, kuriame yra laukai, nurodantys gavimo datą, pilnas vardas. ir pareigūno parašas (pav.).

Ryžiai. Gavimo raštą galima pakeisti antspaudu "Gautas"

Efektyvios registracijos schemos ir įrašų maršrutas

• Registracija struktūriniame padalinyje, užrašų perdavimas tiesiogiai tarp padalinių... Paslaugų pažymėjimų registravimas struktūriniame padalinyje, taip pat jų perkėlimas iš vieno struktūrinio padalinio į kitą, aplenkiant tarpininkus (ikimokyklinio ugdymo įstaigą ar sekretoriut tarnyb)

Jei struktūrinis padalinys neturi raštininko (skyriaus / skyriaus / skyriaus sekretoriaus) pareigų, registruoti dokumentus, įskaitant vidinius, būtina paskirti pareigūną, atsakingą už darbą biure. Už biuro darbą atsakingą asmenį nustato struktūrinių padalinių vadovai. Paprastai skiriamas darbuotojas, kuris nėra apkrautas tarnybinėmis pareigomis. Papildomų funkcijų paskyrimas patvirtinamas įsakymu ar dekretu ir įrašomas į pareigybių aprašymus.

• Išeinančių užrašų registravimas... Už raštinės darbą atsakingas pareigūnas struktūriniame padalinyje registruoja siunčiamą atmintinę.

Išeinančių paslaugų pastabos įrašomos į skyriaus vidinį (siunčiamą) korespondencijos žurnalą (3 pavyzdys). Registruojant siunčiamų paslaugų pastabas, nurodoma:

Dokumento registracijos numeris;

Adresatas (skyrius, į kurį siunčiama atmintinė);

Puslapių skaičius;

Programų prieinamumas;

Terminas;

PILNAS VARDAS. atmintinę parengęs darbuotojas.

Atmintinę galima nuskaityti ir išsiųsti el.

Jei reikia perduoti originalą, pareigūnas, atsakingas už biuro darbą struktūriniame padalinyje, gali sudaryti grafiką, kaip persiųsti atmintines adresatams - vieną kartą per dieną, 2 kartus per dieną ir pan.

Skubios atmintinės (su aiškiai apibrėžtu terminu) turi būti perduotos nedelsiant. Paslaugų pastabas galite perkelti į paskirties skyrių tiesiogiai arba per specialiai įrengtas ikimokyklinio ugdymo tarnybos ląsteles su struktūrinių padalinių numeriais ir (arba) pavadinimais. Tuo pačiu metu ikimokyklinio ugdymo įstaiga nedalyvauja dokumentų perdavimo procese.

Įeinančių užrašų registravimas... Kai gavėjas gauna pranešimą, už jį atsakingas pareigūnas registruoja jį kaip vidinį gaunamą dokumentą vieneto vidiniame (gaunamame) korespondencijos žurnale (4 pavy: informzdys), nuroąadamas žurnale

Gaunamo registracijos numeris;

Dados Gavimo (registracija);

Puslapių skaičius;

Programos;

Terminas;

Vykdytojas (pareigūnas, kuriam siunčiama atmintinė).

Atsakomybė už atmintinėje nurodytų terminų laikymąsi tenka pareigūnui, kuriam jis thirtyas. Memorandumo iniciatorius ir (arba) aukštesnis pareigūnas gali pakeisti dokumento vykdymo sąlygas.

• Visų darbuotojų registracija... Jei organizacijoje ar jos struktūriniuose padaliniuose nėra darbuotojo, atsakingo už biuro darbą, galite rasti kitų paslaugų pastabų registravimo mechanizmų. Pvz., Įdėkite tarnybinių pastabų žurnalą “Word” arba “Excel” formatu į bendro naudojimo serverį. Šiuo atveju struktūrinio padalinio darbuotojo užrašas užregistruos ne daugiau laiko, nei asmeninis dokumento perdavimas sekretoriui.

Tačiau specializuotų struktūrinių padalinių specialistai dažnai sabotuoja tokius pasiūlymus. Bandymai jiems patikėti net smulkias raštvedybos operacijas yra aktyviai atmetami. Tam tikra prasme ekspertai yra teisūs. Prisiminkite, I.A. Krylova: “Bėda ta, kad jei batsiuvys pradės pyragus, o pyragų gamintojas pradės avėti batus, ir viskas klostysis blogai“?

Galima išvengti atviro konflikto su specializuotų padalinių expertais, jei duosite atitinkamą įsakymą ar nurodymą, pasirašytą organizacijos vadovo. Tokiu atveju iniciatorius turėtų būti ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovas arba kitas asmuo, atsakingas už darbą biure. Jo interesai yra pašalinti iš savęs kai kurias archajiškas funkcijas, supaprastinti darbą su dokumentų srautais, sukurti veiksmingus jų judėjimo kelius, neįtraukti vidinių dokumentų.

Kai tik tokia schema pradės veikti, darbuotojų nepasitenkinimas sumažės, nes registracijos laikas žymiai sutrumpėja, o pati registracija tampa skaidri.

PASLAUGŲ ĮRAŠŲ LAIKYMO LAIKAS

Užrašų saugojimo laikotarpiai yra įtraukti į tipiškų administracinių archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant valstybės orgánu, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veikla, sąrašą, nurodant saugojimo laikotarpius (patvirtintas Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr. 2010 25 de agosto Nr. 558, su pakeitimais, padarytais 2016 16 de fevereiro , toliau - 2010 m. Sąrašas) (lentelė).

Bet kuri sėkmingai veikianti organizacija yra gyvas, nuolat kintantis organizmas, o darbas biure yra veidrodinis šio organizmo valdymo sistemos vaizdas. Ar norite neatsilikti nuo laiko, būti priešakyje? Pabandykite pradėti nuo atmintinių - tai bus pirmas žingsnis į gerai organizuotą dokumentų srautą, o patikrinta vidinių dokumentų maršrutų logistika bus pirmasis kovos su valdymo chaosu etapas. Įrašų pavyzdžiai pateikti žemiau (5-10 pavyzdžiai).

BIRO PASTABŲ PAVYZDŽIAI

Mes atsakysime, kokiu atveju jie surašo atmintinę ir kaip teisingai parengti šį vidinį dokumentą. Atsisiųskite paruoštus pavyzdžius ir naudokite juos savo darbe.

Atsisiųskite ir naudokite paruoštus dokumentų pavyzdžius:

Kam sudaryti atmintinę

Prieš rašant atmintinę, būtina aiškiai suprasti, kokiais atvejais tokio tipo dokumentai yra sudaryti ir kuo jie skiriasi nuo kitų rūšių užrašų, naudojamų įmonuteės vidiniame dokumentų s

Bendravimui organizacijoje naudojami keli paslaugų dokumentų tipai:

• ataskaitos (personalas);
• aiškinamasis;
• aiškinamasis;
• paslauga.

Jie turi ne tik skirtingus pavadinimus, aposte ir jų paskirtį.

Memorandumas jei darbuotojas pažeidžia nustatytą darbo režimą, vidaus darbo grafiko taisykles. Tai yra pagrindas saiai drausminę nuobaudą nubaustam darbuotojui.

Patarimas iš žurnalo "Sekretoriaus vadovas". Atmintinės detalių vieta

Aiškinamasis raštas yra darbuotojas, padaręs drausmės, darbo apsaugos taisyklių, darbo sutarties sąlygų ir kt. Be šio dokumento darbdavys neturi teisės priimti sprendimo dėl darbuotojui thirtyos bausmės.

Aiškinamojo rašto pavyzdys

Atsisiųsti pavyzdį

Aiškinamasis raštas sudaryti kaip priedą prie dokumentų paketo. Jo tikslas - išsiaiškinti, kokie dokumentai yra pakuotėje ir kokių veiksmų tikimasi iš rangovo, apdorojus šiuos dokumentus.

Atmintinė- operatyvios sąveikos tarp vieno skyriaus vadovybės ir darbuotojų arba skirtingų padalinių vadovybės pavyzdys. Dokumento tikslas - informuoti apie gamybos problemas, trukdančias efektyviai atlikti darbo pareigas. Atmintinės formos pavyzdys taip pat leidžia į tekstinę pasiūlymo dalį įtraukti dabartinę situaciją, įskaitant pasiūlymus dėl priemokų darbuotojams. Todėl atmintinė dažnai yra valdymo sprendimų, kuriais siekiama padidinti motyvaciją, našumą ir darbo efektyvumą, pagrindas.

Atmintinės registracija

Nors atmintinė yra vidinės darbo eigos dalis, jai keliami reikalavimai. Atitiktis standarto reikalavimams ir visų būtinų duomenų užpildymas patvirtina šio dokumento teisinę galią. Tai būtina sąlyga, nes valdymo sprendimai priimami remiantis atmintinėje pateikta informacija.

Todėl prieš rašydami atmintinę perskaitykite GOST reikalavimus. Standartas nustato privalomo šio tipo dokumentų išsamios informacijos sąrašą. Jie apima:

• vieneto, kuriame yra užrašo autorius, pavadinimas;
• vidinio dokumento tipo pavadinimas - " Atmintinė»;
• Dados Paruošimo;
• vidinis dokumento registracijos numeris;
• adresato pareigos, skyrius, pavardė ir inicialai;
• antraštė į tekstą;
• teksto dalis;
• iniciatoriaus parašas, pavardė ir inicialai.

Patarimas iš žurnalo "Sekretoriaus vadovas". Kaip parašyti atmintinės pavyzdį

Atsisiųsti pavyzdį

Kai kuriais atvejais pavyzdiniame rašte gali būti susitaikymo viza. Paprastai to reikia, jei pastaboje yra pasiūlymų dėl darbo ar sąveikos su kitais padaliniais. Patvirtinimo viza taip pat bus reikalinga tuo atveju, jei atmintinė surašoma ne tiesioginio vadovo, o aukštesnio viršininko vardu. Tai patvirtins, kad tiesioginis vadovas žino, kas vyksta, ir sutinka su darbuotojo pasiūlymais.

Paprastai jie surašo atmintinę darbuotojo, specialisto, įskaitant skyriaus vadovą, vardu. Todėl, pristatant esmę, naudojamas vienaskaitos pirmasis asmuo. Jei yra keli autoriai, tekstas rašomas daugiskaitos pirmuoju asmeniu. Jis gali būti parašytas e standartinio A4 formato rašomojo popieriaus lapo ranka arba kompiuteriu, tačiau tokiu atveju darbuotojas būtinai turi įdėti savo parašą.

Kaip parašyti pavyzdinę atmintinę

Jei nežinote, kaip parašyti atmintinę, galite atsisiųsti dizaino pavyzdį iš nuorodų straipsnio pradžioje. Tačiau ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas tekstinei dokumento daliai. Svarbu nustatyti, kokiu tikslu jis rengiamas. Pavyzdžiui, atmintinę galima parašyti:

1. Nurodykite sunkumus, su kuriais susiduriate dirbdami, pateikite šią informaciją vadovybei ir taip atleiskite save nuo atsakomybės.
2. Pagrįskite materialinių paskatų poreikį darbuotojams, kurie parodė aukštus darbo rezultatus.
3. Prašykite informacijos iš kito skyriaus.
4. Informuokite įgaliotą pareigūną apie galimybę racionalizuoti darbą ir keisti technologinį procesą, kad padidintumėte produktyvumą.
5. Pagrįskite poreikį įsigyti papildomų įrankių ar įrangos, ir tokiu atveju atmintinė gali būti pirminis apskaitos dokumentas, kurio pagrindu vėliau bus patirtos išlaidos.

Įstatymas nenustato, kaip rašomas memorandumas, tačiau įmonė gali savarankiškai sukurti šablonus, pagal kuriuos darbuotojai teisingai sudarys ir surašys tokius dokumentus.

Bendrasis teksto rengimo principas: problems konstatavimas, nurodant visus susijusius asmenis ir siūlomas jos sprendimo galimybes. Problemos esmė turėtų būti trumpai ir logiškai išdėstyta. Norėdami būti įtikinami, turėtumėte remtis skaičiais, faktais ir dokumentais, kurie gali patvirtinti autoriaus teisingumą.

Atsisiųsti pavyzdį

Bendra atmintinės tekstinės dalies apimtis neturėtų viršyti 8-10 eilučių. Jei reikia, adresatas visada galės paprašyti papildomos informacijos iš dokumento rengėjo.

Nepamirškite įrašyti atmintinės specialiame vidinių dokumentų registre. Tai pašalins konfliktines situacijas, susijusias su praradimu ir nesavalaikiu informacijos pateikimu vadovybei.

Teisės aktų normos nenumato šio oficialaus dokumento rengimo taisyklių, nes OKUD (visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius) apie tai neužsimenama.

Jo rengimą reglamentuoja Rusijos standarto GOST R.30-2003, kuriame pateikiamos aiškios registracijos taisyklės, reikalavimai.

Atmintinės teisinę galią užtikrina aiškus ir teisingas visų detalių nurodymas. Jį surašo skyriaus ar kito struktūrinio gamybos (mokslo) padalinio vadovas, kai tai būtina siekiant tam tikro tikslo, atitinkančio įmonės interesus.

Tokios situacijos atsiranda, pavyzdžiui, kai reikia samdyti papildomą darbuotoją, o problema išsprendžiama tik dalyvaujant susijusiam skyriui ar jo pareigūnui.

Kas turėtų būti darbuotojo įdarbinimo dokumente?

Skirtingai nuo atmintinės, šis dokumentas suteikia verslo ryšį tarp valdymo objektų horizontaliame lygyje. Jis nesiunčiamas įmonės vadovui, nes adresatas yra gretimo lygiaverčio struktūrinio padalinio vadovas, kurio kompetencija yra išspręsti problemą.

Darbas kuriant oficialų dokumentą turėtų apimti šiuos etapus:

Šiandien vidurinio ir aukšto rango vadovai puikiai moka skaičių kalbą ir nelabai supranta miglotas spūsčių dejones.

Kompetentingas vadovas savo pastaboje įvertins galimas papildomas personalo plėtros išlaidas ir palygins jas su nauda, ​​kuri bus gauta galų gale.

Kaip teisingai nupieštas popierius?

Atmintinėje apie darbuotojo įdarbinimą turėtų būti ši informacija:

• asmens, kuriam siunčiamas popierius, vardas (dešiniajame kampe puslapio viršuje, datos atveju). Tokiu atveju adresatas gali būti personalo skyriaus vadovas;
• nuoroda į autoriaus, kurio vardu pateikta pastaba, duomenis;
• pavadinimas - antraštė prieš tekstą (prielinksnio atveju);
• tiesioginis tekstinis turinys;
• dados rašymo;
• autoriaus parašas (kairiajame kampe puslapio apačioje), nurodantis pareigas ir pavardę su inicialais.

Tekstinėje dalyje nurodomos verslo popieriaus registravimo priežastys, kuriomis grindžiamas apeliacinis skundas.

Toliau autorius pereina prie logiškos užrašo išvados - prašymo, galimų veiksmų pareiškimo, pasiūlymo įforminti darbo sutartį su papildomu darbuotoju.

Tokiu atveju būtina nurodyti, į kokias pareigas darbuotojas turi būti priimtas. Mažai įmonei oficialus adresas gali būti nereikalingas formalumas.

Bet jei įmonės darbuotojai turi tūkstančius darbuotojų ir yra struktūrinių padalinių, jų sąveikos priemonės yra tikslios šį dokumentą, kuris taip pat gali būti išsiųstas el.

Reikšmingas "pliusas" bus greitas svarstymas ir greitas tikslo pasiekimas.

Rašyti atmintinę elektronine forma niekuo nesiskiria nuo rankinio rašymo popieriuje. Jums nereikia pildyti adreso dalies, gavėjas (adresatas) bus tas vartotojas, kurio asmeninė pašto dėžutė buvo išsiųsta.

Jie daro tą patį su parašu - taip pat galite identifikuoti siuntėją pagal pranešimo adresą.

Konkretus pavyzdys

Bochkovskaja A. V. "TsTNI LLC" personalo valdymo skyriaus vadovui

iš vyriausiojo buhalterio Shulga L.V

Atmintinė

apie būtinybę samdyti naują darbuotoją

Per pastarąjį mėnesį įmonės apskaitos skyriuje susiklostė nuspėjama situacija, susijusi su gamybos plėtra - spaustuvės paleidimu. Pagrindinių darbuotojų perkrovimas turi įtakos apskaitos ir ataskaitų teikimo kokybei. Viena iš darbuotojų - M.G. Sadovskaya. - dirba ne visą darbo dieną ir darbo vietoje praleidžia ne daugiau kaip 4 valandas. Šiuo atžvilgiu ji negali susidoroti su padidėjusia apkrova.

Prašau jūsų priimti naują especialistaą pagrindiniam darbui apskaitos skyriuje ir nutraukti darbo santykius dirbant ne visą darbo dieną pagal Rusijos darbo kodekso 288 straipsnį. Ji buvo įspėta apie tai, kad atsiranda poreikis ją atleisti, kai kreipiasi dėl darbo ne visą darbo dieną.

Vyriausia buhalterė Shulga L.V.

Vėlesni veiksmai - pranešimas M.G. Sadovskajai, įsakymo atleisti iš darbo rengimas, o vėliau - dėl naujo asmens priėmimo į buhalterijos skyrių - yra išsiųstos atmintinės rezultatas.

Valdymo sprendimų inicijavimas yra pagrindinis informacijos ir informacinių dokumentų, kuriems taip pat priklauso atmintinė, tikslas. Jis dažniausiai sudaromas iškilus personalo problemoms, siekiant išspręsti ekonominio aprūpinimo problemas, teikti informaciją kitiems departamentams, sprendžiant kitus organizacinius sunkumus.

Paprastai tai atsitinka dėl to, kad tas ar kitas materialinis išteklius jau eina į pabaigą arba yra arti jo. Be to, šaltinis, kurio prieinamumas yra ne pats darbuotojas, o skyriaus ar visos įmonės vadovas.

Pavyzdžiui, baldai - jie linkę lūžti, susidėvėti. Tas pats pasakytina ir apie darbo drabužius - galbūt jums reikės pakeisti drabužį arba pridėti naują partiją, susijusią su darbo jėgos papildymu.

Kodėl jums reikia šio popieriaus perkant iš įmonės?

Tai aišku iš dokumento tikslo (informacinio ir informacinio). Padedamas atitinkamas asmuo praneša atsakingam asmeniui apie būtinybę įsigyti tam tikrų prekių ir paaiškina, kodėl tai būtina padaryti, ir dėl kurio įvykio toks poreikis atsirado. Pavyzdžiui: sugedo spausdintuvas, papildomas personalas ir visiems reikia kompiuterių bei uniformų. Galite sužinoti, kaip parašyti atmintinę apie įrangos pirkimą, ir sužinoti, kaip parengti šį dokumentą perkant ar keičiant kompiuterį.

Kas yra dokumento viduje?

Nėra universalaus tokio dokumento standarto. Nepaisant to, didelės įmonės tokiems užrašams turi specialius šablonus - juos galima rasti vietiniuose įmonės dokumentuose, tai taikoma ir „popierinei“ dokumentacijai, ir el. Paštui (aplankas „Šablonai“). Skaitykite daugiau apie teisingą atmintinės rašybą.

Pastaruoju atveju prieš siųsdami turite įjungti pranešimo apie skaitymą funkciją - taip tikrai žinosite, ar atmintinė buvo perskaityta, ar ne.

Dėmesio!"Popierinė" versija registruojama pas sekretorių gaunamų dokumentų žurnale. Be to, popierių galima perkelti per personalo skyrių.

Pastaboje visada bus šie duomenys:

Parašykite atmintinę ant standartinio A-4 popieriaus lapo.
Turėtumėte pradėti nuo "antraštės" - ji paprastai parašyta viršutiniame dešiniajame dokumento kampe.

Jame nurodoma, kam ir iš koirlinesas dokumentas. Be to, centre, didžiosiomis raidėmis - BIRO PASTABA. Žemiau yra klausimo esmė ir prašymas. Paprastai jie rašo naudodami frazes "Prašau ..." "Aš atkreipiu jūsų dėmesį, kad ...". Tai laikoma teisinga.

Paslauga turėtų būti parašyta kompetentinga, aiškia ir suprantama kalba.... Rašymo stilius yra dalykiškas. Būtina vengti pernelyg sudėtingų, sudėtingų ir ilgų frazių, taip pat emocinių spalvų. Visiškai nepriimtina leksinė prievarta, slengas ar liaudies žodynas, ypač piktnaudžiaujantis.

Tas pats pasakytina apie klaidas - gramatinas, rašybos, leksikos ir kt. Jei autorius nežino, kaip parašyti tam tikrą žodį ar frazę, turite jas pakeisti paprastesnėmis ir suprantamesnėmis. Sužinosite apie rašymo reikalavimus ir paslaugų pastabų rengimo taisykles.

Kaip teisingai rašyti ir rašyti?

Darbo apranga (AAP)

Tokiu atveju būtina nurodyti pirkimo vienetų skaičių ir paaiškinti, kodėl para reikia. Reikėtų nepamiršti, kad kombinezonų išleidimas visada yra standartizuotas - tai priklauso ir nuo individualios konkrečios įmonės politikos, ir nuo nustatytų kriterijų konkrečiai pramonei.

Pateiksime konkretų pavyzdį:

Geno pavaduotojas. UAB "Pizza-Energo" direktorius darbui su personalu

Vasiljevas I. V.

iš personalo skyriaus vadovo Ivanovo I.I.

PASTABA PASTABA # 5

Dėl 2 žmonių įdarbinimo ekspeditorių pareigoms prašau įsigyti 2 vyriškų kombinezonų komplektus su „Pizza-Energo LLC“ logotipu.

Pagarbiai

Ivanovas Ivanas Ivanovičius (parašas)

Baldai

Čia turėtumėte nurodyti, kuriuos baldus ir kuriame skyriuje norite įsigyti.

Kaip ir kitur, turite aiškiai nurodyti priežastį. Pavyzdžiui.

AA Medžidovas, AXO LLC "Interpress" vadovas

iš personalo skyriaus vadovo Petrova M.I.

PASTABA PASTABA # 4

Norėčiau paprašyti jūsų nusipirkti 10 kėdžių prieškambariui. Šiuo metu fojė yra viena sofá, o lankytojai, atvykê į pokalbį ar susitikimą su darbuotoju, turi laukti savo eilės stovėdami.

Pagarbiai,

Petrova Maria Ivanovna (parašas)

Raštinės reikmenys

Atrodytų smulkmena, tačiau ir čia reikia pateisinti gamybos būtinybę. Pavyzdžiui:

Logistikos skyriaus vedėjas

UAB "Sigma-Consult"

Sidorovas S.S.

PASTABA PASTABA # 3

Dėl darbuotojų skaičiaus padidėjimo prašau papildomai įsigyti klientų aptarnavimo skyrių:

• antspaudo rašalas Noris -Color (juodas), 30 ml - 20 vnt;
• skylių perforatorius - 5 vienetai;
• daugiaspalvis blokas - 10 vnt.

Pagarbiai,

Ryšių su klientais skyriaus vadovas

Ivanova Irina Ivanovna (parašas)

Biuro įranga (skaitytuvas, spausdintuvas)

Tokiu atveju turite tiksliai nurodyti, kuris įrenginys (spausdintuvas, mini automatinė telefono stotis, skaitytuvas ir kt.) Ir kuris skyrius yra thirtyas. Jei prekės ženklas yra labai svarbus, tai taip pat turi būti nurodyta, pavyzdžiui:

Pirkimų direktorius

UAB "Sigma-Storm"

Savinas I.I.

iš biuro vadovės Petrova E.E.

PASTABA PASTABA # 5

Atkreipiu jūsų dėmesį į būtinybę įsigyti šią įrangą:

• lazerinis spausdintuvas HP laserjet 1102 - 2 vnt;
• mini-telefone automático stotis "Panasonic kx-teb308ru" -2 vnt.

Pagarbiai,

Petrova Elena Evgenievna (parašas)

Telefonas

Nurodoma telefono markė ir paskirtis - kam tiksliai, kokiame skyriuje. Pavyzdžiui:

UAB "Altercom" pirkimų direktorius

Matvejevas I. I.

iš personalo vadovės Kuznecovos E.V.

PASTABA PASTABA # 8

Noriu informuoti, kad fojė registratūroje yra tik vienas telefonas, tuo tarpu yra dvi sekretorės, ir tai labai apsunkina bendravimą su klientais. Prašau jūsų įsigyti „Panasonic KX-HDV100“ telefoną sekretorei E. E. Michailovai, kuri buvo priimta antrąja sekretore 2017 m. Vasario 02 d.

Pagarbiai,

Kuznecova Elena Viktorovna (parašas)

Instrumentai

Čia viskas standartiška - nurodoma, kuris instrumentas ir kiek, pavyzdžiui:

AXO LLC "Sovremont" vadovas

Petrovas P.P.

iš brigados Ivanovo I.I.

PASTABA PASTABA # 1

Prašau pirkti BOSCH GBH 2-28 perforatorių 10 vnt.

Ivanovas Ivanas Ivanovičius (parašas).

Stalo Lempa

Paprastai šis prietaisas nurodomas kanceliarinių prekių sąraše, kurį vėliau biuro vadovas pristato direktoriui, tačiau tai galima padaryti ir privačiai, pavyzdžiui:

Aleksandrova A.A., LLC "Leibstandart" biuro vadovė

PASTABA PASTABA # 5

Norėčiau paprašyti jūsų nusipirkti biuro stalinę lempą "Ursula 281 / 1T-LEDBlacksand".

Pagarbiai,

pavaduotojas. Generalinis direktorius Borisovas B.B. (parašas)

Padangos

Tokiu atveju nurodoma padangų markė ir jų skaičius, pavyzdžiui:

"Kaira-Express LLC" generalinis direktorius

Borisovas B.B.

nuo "AXO Smirnov" vadovo S.S.

PASTABA PASTABA # 6

Norėčiau paprašyti jūsų įsigyti 20 pirelli scorpion verde viso sezono 265/60 r18 110h padangų įmonės automobiliams.

Pagarbiai,

Smirnovas Sergejus Sergejevičius (parašas)

Nuoroda! Kaip paaiškėja, toks dokumentas nekelia jokių ypatingų sunkumų. Jo dizainui tereikia prekės, kurios kategorijos, prekės ženklo produkto ir kokio kiekio (o svarbiausia - kodėl) reikia jūsų skyriui.

Tuomet viešųjų pirkimų klausimas apskritai nebus keliamas - suinteresuotas asmuo siunčia raštelį, gavėjas imasi konkrečių veiksmų prašymui įvykdyti.

Neradote atsakymo į savo klausimą? Išsiaiškinti, kaip išspręsti konkrečią problemą - skambinkite dabar:

Formalumas, reikalaujantis laiko ir pastangų - štai kas susiję su memorandumais, tarnybiniais ir aiškinamaisiais raštais ir dažnai nemato thirtyumo tarp jų. Visuotinai pripažįstama, kad memorandumas ir paaiškinimai yra susiję su drausminių nuobaudų taikymu. Tiesą sakant, jie naudojami ne tik tam. Mes jums pasakysime, kokioje situacijoje tikslinga surašyti tam tikrą užrašą ir kaip tai padaryti teisingai.

Kodėl jums reikia užrašų

Visų pirma, visos pastabos yra informaciniai dokumentai operatyviniam valdymui. Jų pagalba keičiamasi informacija įmonėje (pavyzdžiui, rodapé de lonaų padalinių arba tarp filialų, atstovybių ir pagrindinės buveinės). Pastabose esančioje informacijoje nėra nurodymų, tačiau ji gali tapti pagrindu priimant tam tikrus valdymo sprendimus arba į ją galima tik atsižvelgti.

Tačiau juos parašyti nėra lengva. Juk norminiuose teisės aktuose nėra sąvokų apibrėžimų, pastabų surašymo taisyklių. Pabandykime juos suformuluoti patys.

Kuo užrašai skiriasi vienas nuo kito?

Aiškumo dėlei lentelėje parodysime pagrindinius thirtyumus.

Pastabos yra svarbios mokesčių tikslais.

Kai kuriais atvejais aposta kokia pastaba kartu su kitais dokumentais gali būti pagrindinis dokumentas, pateisinantis ir patvirtinantis išlaidas mokesčių apskaitoje. 1 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 252 str, pavyzdžiui:

• atmintinė savo reklamos paslauga, pagal kurią faktinis reklaminių vaizdo įrašų naudojimas neviršijo 12 mėnesių, padėjo bendrovei įrodyti, kad vaizdo įrašai nėra nematerialusis turtas, irla nurašines 2012 03 16 FAS MO rezoliucija Nr. A40-100845 / 10-4-498;
• patvirtinti automobilio ridą su GPS navigatoriaus rodmenimis (vietoj odometro) ir atpažinti degalų sąnaudas atmintinė transporto skyriaus viršininkui iš kapitono, kad patikrinimas prieš kelionę parodė odometro veikimo sutrikimą a 1 str. 252, poskyris 5 str. 1 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 254 str... Remiantis šia atmintine (ar kitu dokumentu), bus išduotas nurodymas, kad reikia valdyti automobilį įjungus navigatorių ir įrašyti jo nuorodas į važtaraštį 2010 m. Liepos 16 d. Federalinės mokesčių tarnybos laiškas Nr. ShS-37-3 / 6848;
• aiškinamąjį raštą Tai gali būti naudinga:

• <или>gauti vaiko pajamų mokesčio atskaitymą už vaiką sub. 4 str. 1 str. 218 Mokesčių kodeksas jei nėra 2-NDFL pažymėjimo iš ankstesnės darbo vietos. Kai asmuo ilgą laiką nedirba ir vėl gauna darbą, jam reikia aiškinamojo rašto apie pajamų trūkumą, darbo knygos ir raštiško prašymo dėl išskaitymo. 30/07/2009 Federalinės mokesčių tarnybos laiškas Nr. 3-5-04 / [apsaugotas el. massas] ;
• <или>išspręsti kelionės išlaidų apmokėjimo atostogų metu klausimą. Jei darbuotojas nuveža jį į kelias vietas arba eina per sustojimo vietas tranzitu, reikalingas darbuotojo paaiškinimas ir jo kelionės dokumentai Sveikatos ir socialinės plėtros ministerijos 2009 m. Vasario 20 d. Laiškas Nr. 194-13.

Akivaizdu, kad jei užrašas yra pagrindinis dokumentas, jame turi būti visa tokio dokumento informacija a 2 str. 12.11-FZ įstatymo 9 Nr. 129-FZ.

Kaip teisingai rašyti pastabas

Daugeliui darbuotojų sunku rašyti užrašus, nes tai jiems neįprastas darbas. Norėdami palengvinti užduotį, vietiniame norminiame akte, pavyzdžiui, darbo biure instrukcijoje, pateikite parengimo taisykles, taip pat pastabų formas ir supažindinkite darbuotojus. Instrukcijos fragmentas gali atrodyti taip.

Patvirtinta "Alpha LLC" užsakymu
2011-12-27 Nr. 123

LLC "Alpha" biuro darbo instrukcija

4,10. Pastabos (atmintinė, paslauga, paaiškinimas)

4.10.4. Kiekvienas užrašas sudarytas su šiomis detalėmis:

• struktūrinio padalinio pavadinimas - užrašo autorius;
• dokumento rūšies pavadinimas - atmintinė, tarnyba ar aiškinamasis raštas;
• dados dokumento - dados pasirašymo (arabiškais skaitmenimis seka: diena, mėnuo, metai);
• adresatas - f. ir. O. ir asmens, kuriam skirta pastaba, pozicija (datos atveju);
• antraštė į tekstą, kuris turi prasidėti prielinksniu "O" arba "Apie";
• ženklas apie programos buvimą (jei yra), pavyzdžiui: „Paraiška: 1 egzempliorius. už 3 litrus “;
• sudarytojo parašas (kompiliatoriaus pareigos; asmeninis parašas ir jo nuorašas (visas vardas)).

4.10.5. Tekstas rašomas vienaskaitos pirmuoju asmeniu.

Pastabos tekste neturėtų būti sveikinimų ir paskutinių palinkėjimų.

4.10.6. Įrašų, paslaugų ir paaiškinimų formų formos pateiktos instrukcijos prieduose Nr. 15, 16, 17.

Kai darbuotojui reikia parašyti pastabą, doce de duokita paruoštą formą arba geriau pavyzdį. Pateikiame įvairių užrašų dizaino pavyzdžius.

Ribotos atsakomybės bendrovė "Alfa"

Apskaitos skyrius

generaliniam direktoriui
"Alfa LLC"
I.I. Stasovas

Personalo skyriaus vadovas
S.V. Klimova
Aiškinamajame rašte nurodytos priežastys,
laikyti nepagarbiu.
Taikyti drausmina nuobaudas
komentaro forma T.I. Bogdanova

Vyriausiasis buhalteris
PRAGARAS. Zharovoy
Imkitės priemonių GTE atstatymui

30.08.2012

AIŠKINAMASIS RAŠTAS
2012-08-30 Nr. 12

Dėl pradinio GTE praradimo priežasčių

Rugpjūčio 29 d., Kopijuojant žaliųjų žirnelių partiją (Gatčinsko muitinės postas), buvo prarasta pradinė muitinės deklaracijos dėl 2012 m. Balandžio 20 d. Sutarties su Bonduelle, Prancūzija, Nr. 0007/5, tiekimas. šį dokumentą.

Biuro kopijavimo aparatas nėra thirtyas automatiniam lengvųjų dokumentų kopijavimui. CCD originalas su atspaudo popieriaus tankiu buvo automatiškai nukopijuotas kartu su kitais dokumentais, turinčiais didesnį popieriaus svorį. Dėl para tarp kopijavimo ritinėlių buvo užstrigęs ir užstrigęs originalus GTE. Bandant jį išgauti, dokumentas buvo suplėšytas į mažas, nepataisomas ir neįskaitomas dalis.

Susipažino su dokumentu:

30.08.2012