Svetainės paieška Tipiškas valdymas archyviniai documentai , susidaręs veiklos procese vyriausybines agentūras organai Vietinė valdžia ir organizacijos, nurodant saugojimo terminus (toliau – Sąrašas) buvo parengtas pagal 2004 m. spalio 22 d. federalinį įstatymą N 125-FZ „Dėl archyvų Federația Rusijos „ (Rusijos Federacijos teisės aktų rinkinys, 2004, N 43, str. 4169; 2006, N 50, str. 5280; 2008, N 20, str. 2253), atsižvelgiant į kitų ir federalstatyųų nuiijjos Federacijos teisės aktai , reglamentuojantys sudėtį ir galiojimo laiką atskiros rūšys

documente

1.2. Sąraše pateikiami standartiniai tvarkymo archyviniai dokumentai (toliau – documentai), sukurti valstybės įstaigų, savivaldybių ir organizacijų (toliau – organizacijos) veiklos procese, įgyvendinant tos pačios rūišmais ars o nuosavybės formos, nurodant saugojimo terminus.

1.3. Sąrašas susideda are 12 skyrių: - 1 skirsnyje pateikiami dokumentai, atspindintys administracines, organizacinio valdymo funkcijas, controllės funkcijas, taip pat teisinė pagalba valdymas, organizavimas documentacijos palaikymas

Organizacijų vykdomas dokumentų valdymas ir saugojimas;

- 2–4 skyriuose pateikiami dokumentai, kuriuose nuosekliai atskleidžiamas planavimas, kainodara, finansavimas, skolinimas, apskaita ir ataskaitų teikimas;

- 5 skyriuje pateikiami organizacijų ūkinių, mokslinių, techninių, kultūrinių ir kitų ryšių organizavimo ir įgyvendinimo dokumentai;

- 6 skirsnyje pateikiami organizacijų veiklos informacinių paslaugų documentai;

- 7 skyriuje pateikiami dokumentai apie darbo organizavimą, darbo normas, tarifus, atlyginimą, darbo apsaugą;

- 8 skyriuje yra dokumentai apie darbą su personalu: darbuotojų priėmimą, perkėlimą, atleidimą, kvalifikacijos kėlimą, atestavimą, taip pat apdovanojimą;

- 9 skyriuje pateikiami veiklos logistikos ir turto bei materialinių vertybių saugojimo organizavimo dokumentai; - 10 skyriuje pateikiami documente apie organizacijų administracines ir verslo paslaugas: taisyklių laikymasis, biurų pastatų eksploatavimas, transporto paslaugos, vidaus komunikacijos, organizacijų saugumo užtikrinimas;

- 11 skyriuje pateikiami documente, atspindintys socialines ir kasdienes problemas, įskaitant Socialinis draudimas, būsto ir buities klausimai, laisvalaikio organizavimas;

- 12 skyriuje pateikiami pirminių profesinių sąjungų ir kt. veiklos organizavimą atspindintys documentai Vizuomenines organizacijas(asociacijos).

1.4. Sąraše yra 4 stulpeliai.

Sąrašo stulpelyje Nr.1 ​​​​nurodomi gaminių numeriai. Sąrašo straipsniams priskiriama viena ištisinė numeracija.

Sąrašo 2 stulpelyje nurodomos dokumentų rūšys. Sąraše nėra konkrečių straipsniuose esančių dokumentų pavadinimų, bet pateikiamas bendras kiekvieno dokumento tipo pavadinimas. Viename straipsnyje jungiant skirtingų tipų vieno leidimo dokumentus, kurių galiojimo laikas yra vienodas, vartojama sąvoka „dokumentai“, o skliausteliuose pateikiami pagrindinių straipsnyje nurodytų galiojimo dokumentų parūdinišių dokumentai.

Sąrašo stulpelyje Nr.3 nurodomi dokumentų popierinėse ir elektroninėse laikmenose saugojimo terminai, kurie skaičiuojami nuo metų, einančių po jų dokumentų įforminimo metų, sausio 1 d.

Sąrašo 4 stulpelyje yra pastabos, komentuojančios ir patikslinančios dokumentų saugojimo terminus.

1.5. Sąrašo naudojimo patogumui prie jo sudaryta rodyklė, kurioje abėcėlės tvarka išvardijami dokumentų tipai ir jų turinio klausimai su nuorodomis į atitinkamų Sąrašo straipsnių numerius.

RUSIJOS FEDERACIJOS KULTŪROS MINISTERIJA

ĮSAKYMAS

Documentele pe care le oferă pachetul:
Rusijos kultūros ministerijos 2016 m. vasario 16 d. įsakymu Nr. 403

(Oficialus interneto portalas informații legale www.pravo.gov.ru, 2016-03-17, Nr. 0001201603170030).

1.2. Sąraše pateikiami standartiniai tvarkymo archyviniai dokumentai (toliau – documentai), sukurti valstybės įstaigų, savivaldybių ir organizacijų (toliau – organizacijos) veiklos procese, įgyvendinant tos pačios rūišmais ars o nuosavybės formos, nurodant saugojimo terminus.

1.2. Sąraše pateikiami standartiniai tvarkymo archyviniai dokumentai (toliau – documentai), sukurti valstybės įstaigų, savivaldybių ir organizacijų (toliau – organizacijos) veiklos procese, įgyvendinant tos pačios rūišmais ars o nuosavybės formos, nurodant saugojimo terminus.

1 skirsnyje pateikiami dokumentai, atspindintys administracines, organizacinio valdymo funkcijas, kontrolės funkcijas, taip pat teisinę valdymo pagalbą, organizacijų dokumentų tvarkymo ir saugojimo dokumentacijos organizavimą;

2–4 skyriuose pateikiami dokumentai, kurie nuosekliai apima planavimą, kainodarą, finansavimą, skolinimą, apskaitą ir ataskaitų teikimą;

5 skyriuje pateikiami organizacijų ūkinių, mokslinių, techninių, kultūrinių ir kitų ryšių organizavimo ir įgyvendinimo dokumentai;

6 skirsnyje pateikiami informacinių paslaugų organizacijų veiklai dokumentai;

7 skirsnyje pateikiami dokumentai apie darbo organizavimą, darbo normas, tarifus, atlyginimą, darbo apsaugą;

8 skyriuje pateikiami dokumentai apie darbą su personalu: darbuotojų priėmimą, perkėlimą, atleidimą, kvalifikacijos kėlimą, atestavimą, taip pat apdovanojimą;

9 skirsnyje yra dokumentai dėl veiklos logistinės paramos ir turto bei materialinių vertybių saugojimo organizavimo;

10 skirsnyje pateikiami dokumentai apie organizacijų administracines ir ūkines paslaugas: vidaus taisyklių laikymasis, biurų pastatų eksploatavimas, transporto paslaugos, vidaus komunikacijos, organizacijų saugumo užtikrinimas;

11 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys socialines problemas, įskaitant socialinį draudimą, būsto klausimus, laisvalaikio veiklą;

12 skyriuje pateikiami pirminių profesinių sąjungų ir kitų visuomeninių organizacijų (asociacijų) veiklos organizavimą atspindintys documentai.

1.4. Sąraše yra 4 stulpeliai.

Sąrašo stulpelyje Nr.1 ​​​​nurodomi gaminių numeriai. Sąrašo straipsniams priskiriama viena ištisinė numeracija.

Sąrašo 2 stulpelyje nurodomos dokumentų rūšys. Sąraše nėra konkrečių straipsniuose esančių dokumentų pavadinimų, bet pateikiamas bendras kiekvieno dokumento tipo pavadinimas. Viename straipsnyje jungiant skirtingų tipų vieno leidimo dokumentus, kurių galiojimo laikas yra vienodas, vartojama sąvoka „dokumentai“, o skliausteliuose pateikiami pagrindinių straipsnyje nurodytų galiojimo dokumentų parūdinišių dokumentai.

Sąrašo 3 stulpelyje nurodomi dokumentų popierinėse ir elektroninėse laikmenose saugojimo terminai, kurie skaičiuojami nuo metų, einančių po jų užbaigimo metų, sausio 1 d.

Sąrašo 4 stulpelyje yra pastabos, komentuojančios ir patikslinančios dokumentų saugojimo terminus.

1.5. Sąrašo naudojimo patogumui prie jo sudaryta rodyklė, kurioje abėcėlės tvarka išvardijami dokumentų tipai ir jų turinio klausimai su nuorodomis į atitinkamų Sąrašo straipsnių numerius.

II. Valstybės įstaigų, savivaldybių ir organizacijų veiklos procese sugeneruotų standartinių tvarkymo archyvinių dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo terminus

Privoma bylų nomenklatūros sudarymo proceso dalis yra dokumentų saugojimo terminų nustatymas. Iš esmės terminai nustatomi pagal specialius sąrašus, kuriuos privaloma naudoti visų nuosavybės formų ir veiklos rūšių organizacijoms. Kai šie tūriniai reguli patenka į darbuotojų, kurie tvarkys savo skyriaus nomenklatūrą, rankas, ikimokyklinio ugdymo paslaugos prasideda sunkumai. Kai žmonės pamato lentelę su tūkstančiu eilučių, jie sutrinka ir nežino, kaip su ja dirbti, įsivaizduodami, kad turės pereiti kiekvieną įrašą. Ir čia svarbu nepraleisti akimirkos ir teisingai paaiškinti kolegoms, kaip dirbti su sąrašais. Tai bus raktas į daugiau ar mažiau teisingai nustatytus skyriaus bylų saugojimo terminus. Kaip naršyti dokumentų sąrašus su saugojimo terminais? Kaip paaiškinti kolegoms, kad nereikia kiekvieno iš jų skaityti straipsnis po straipsnio? Straipsnyje pateiksime atsakymus į šiuos klausimus.

Bylų nomenklatūra struktūriniai padaliniai turėtų būti kuriami skyriuose vavadoujant ikimokyklinio ugdymo tarnybai. Kad ir koks didelis padalinių vadovų noras šį darbą visiškai perkelti ant jūsų pečių, jūs negalite su tuo sutikti. Pagrindinė priežastis: net kvalifikuočiausias DOW tarnybos darbuotojas, įmonėje išdirbęs ne vienerius metus, nesugebės iki galo surašyti visų skyriaus veikloje sugeneruotų dokumentų ir savarankiškaų i nustaverttiškaų. bendrovė. Idealiu atveju ikimokyklinio ugdymo įstaiga turėtų:

• suteikti padaliniams šio darbo atlikimo metodus ir ypač patarti sunkių atvejų,
• patikrinti skyriaus reikalų nomenklatūros sudarymo rezultatus.

Kur yra dokumentų saugojimo terminai?

Šiandien tinkamumo laikas nustatomas pagal:

Dauguma komercinės organizacijos naudokite šiuos tipsiškas sąrašus, nepatenka į ir.

Akcinės bendrovės Jie taip pat naudojasi Nuostatais dėl dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų akcinės bendrovės(patvirtinta Rusijos Federacijos vertybinių popierių rinkos federalinės komisijos 2003 m. liepos 16 d. nutarimu Nr. 03-33/ps). Tačiau ši nuostata, susijusi su daugeliu dokumentų, galiausiai priveda vartotoją į PTUD, pavyzdžiui, kaip nurodyta 2.1.5 straipsnyje. Vidiniai documentai visuomenė“.

Sąrašo struktūra ir naršymas

Svarbiausia perteikti savo kolegoms, kad dokumentų sąrašai nėra viena ištisinė tūkstančio eilučių lentelė. Kiekviename iš jų, pirma, yra turinys, antra, teminės dalys ir, trečia, dalykinė rodyklė. Tai labai supaprastina suvokimą ir susiaurina reikiamo dokumento paiešką.

Panagrinėkime PTUD, su kuria dirba dauguma organizacijų. Jis prasideda skyriumi " Bendrosios nuostatos„, kurį, žinoma, daugelis praleis neskaitę. Bet veltui, nes čia jie aprašo:

• teminės dokumento dalys(Iš viso 12, atidžiai juos perskaitę iš kartonti, kuriose skiltyse pirmiausia reikia ieškoti konkretaus skyriaus dokumentų, pvz., personalo skyriui reikia pradėti nuo 8 skilties, kurioje „yra dokumentai subini darėm ėląė dokumentų mas, atleidimas, kvalifikacijos kėlimas , atestavimas, taip pat apdovanojimas“);
• lentelės stulpeliai, perskaitęs jų aprašymą, žmogus supranta, kad:
  • 2 skiltyje „Dokumento rūšis“ iš tikrųjų čia nebūtinai nurodomas bendras dokumentų kategorijos pavadinimas (pavyzdžiui, susijęs su kokio nors klausimo sprendimu);
  • ir termina 3 skiltyje:
    • yra vienodas visiems straipsnio dokumentams, nepriklausomai nuo pateikimo formos (poperinis ar elektroninis);
    • skaičiuojamas ne nuo dokumento paskelbimo/įregistravimo dienos, o „nuo kitų metų sausio 1 d., einančių po jų kanceliarinio darbo atlikimo metų”, t.y. kai baigė dirbti su dokumentu ir įtraukė jį į bylą;
    • jei skliausteliuose yra išnaša, ji gali koreguoti terminą, kaip aprašyta jo nuoraše 4 stulpelyje „Pastaba“.

1 pavyzdys

Kaip suprasti pagrindinės PTUD lentelės stulpelių turinį

Sutraukti šou

2 pavyzdys

PTUD „Dokumentų tipų rodyklės“ fragmentas

Sutraukti šou

Pagrindinė PTUD dalis yra lentelė, kurios eilutėse surašyti dokumentai ir jų saugojimo terminai, dažnai su įvairiomis išlygomis (jos rodomos stulpelyje „Pastaba“). Užbaigia PTUD . Čia abėcėlės tvarka surašyti ne tik visų tipų dokumentai, įtraukti į kepenis, bet ir jų atmainos su nuorodomis į straipsnius (žr. 2 pavyzdyje žymą „2”). Taip atsitinka, kad yra vieno tipo documentes įvairių straipsnių ir net skirtingus skyrius (t.y. taikymo sritis), ir tik susipažinę su visomis galimybėmis galite pasirinkti tinkamiausią jūsų atvejui (žr. „1“ ženklą 2 pavyzdyje).

Dabar pakomentuokime, kaip juos suprasti 3 skiltyje nurodytus terminus, - jie nėra tokie paprasti, kaip atrodo:

• Čia nurodytas ne griežtas, o minimalus būtinas galiojimo laikas, t.y. Organizacija savo nuožiūra gali jį padidinti;
• o jei čia atsiranda nuolatinis saugojimo terminas („Paštas.“), tai organizacijoms, kurios nėra valstybės ir savivaldybių archyvų įsigijimo šaltiniai, tai faktiškai reiškia „ne trumpesnįi įip įip įipįi įipės įiįi įiški įiįi įiį usia sąlyga yra paslėptas išnašoje<*>po pagrindine lentele. Organizacijos likvidavimas gali dar labiau sutrumpinti laikotarpį, nes tada nebus kam saugoti dokumentų;
• Jei matote, pavyzdžiui, „5 l. EPK" kurie gali būti sunaikinti. Panasiai verta suprasti “5 litrus”. EK" și "5 l. VRK“ – tiesiog komisiniai gali būti skirtingi;
• laikotarpis „Kol praeis poreikis“ negali būti trumpesnis nei 1 metai.

Visa tai išplaukia iš išnašų text în PTUD santrumpų sąrašo.

Mokslinių ir techninių dokumentų sąrašas ( PNTD) bus būtini organizacijoms, užsiimančioms moksline, moksline ir technine, gamybine ir technine, projektavimo ir statybos veikla. Dokumentas atidaromas su išsamia „Sąrašo naudojimo instrukcija“, kurioje taip pat paaiškinama jo struktūra (sudėtyje yra 13 skyrių). Sąrašas baigiasi temų rodykle.

Jo esminis skirtumas nuo PTUD yra tai, kad vienai dokumentų kategorijai (vienoje eilutėje) nustatomi skirtingi saugojimo terminai, atsižvelgiant į „jų naudojimo būdą“ organizacijoje:

• jei ji juos sukuria, žr. terminą 4 stulpelyje,
• jei tik sutinka/pritaria – 3 skiltyje,
• jei jis yra jų plėtros užsakovas – 5 stulpelyje,
• jeigu eksploatuoja juose aprašytus obiects, bet nėra užsakovas – 6 skiltyje.

Taigi sąrašus, nurodančius dokumentų saugojimo terminus, reikėtų naudoti sąmoningai. Lygiai taip pat žalinga juos skaityti iš viršaus į apačią ir neapgalvotai naudoti automatinę text paiešką.

Dvi galimybės dirbti su PTUD

Išanalizuosime dokumentų, nurodančių saugojimo laikotarpius, sąrašų naudojimo algoritmą, naudodami PTUD pavyzdį, su kuriuo dirba dauguma mūsų skaitytojų. Tai galima padaryti dviem būdais:

• 1 metoda – pirmiausia naudokite index, kur abėcėlės tvarka surašyti dokumentų tipai (o viduje gali būti nurodyti jų „potipiai“ – žr. 2 pavyzdžio žymą „2“). Iliustruojame šio metodo taikymą 3 pavyzdyje;
• 2 būdas – pirmiausia sąraše raskite skyrių, atitinkantį Jūsų struktūrinį padalinį. Priminsime: skyrių sąrašas pateiktas pačioje „Bendrųjų nuostatų“ pradžioje. Toliau pagrindinėje pasirinktos dalia lentelėje (žr. 1 pavyzdį) žiūrime į 2 stulpelio eilutes, kuriose pateikiamos dokumentų kategorijos nuo svarbesnių iki mažiau svarbių. Tarp jų reikia rasti tinkamiausią jūsų verslui. Žr. 4 pavyzdį.

3 pavyzdys

Nustatydami saugojimo laikotarpį, paiešką pradedame nuo PTUD dalyko indekso (naudojant operatyvinių susitikimų su generaliniu direktoriumi protokolų pavyzdį)

Sutraukti šou

Nustatykime generalinio direktoriaus kas savaitę rengiamų operatyvinių susirinkimų protokolų saugojimo terminą.

1 veiksmas. „Dokumentų tipų rodyklėje“ raskite „PROTOKOLIAI“ (žr. 2 pavyzdį, kuriame pateikiamas šis PTUD fragmentas).

Žingsnis 2. Iš pateiktų protokolų tipų mums labiausiai tinka variantas „susirinkimai, susirinkimai” (toje pačioje vietoje pažymėkite „3”). Priešais „susitikimai, susitikimai“ yra straipsnio numeris, kuriame nurodytas jų galiojimo laikas - 18. Pereikime prie jo:

3 žingsnis. 18 Straipsnyje Matome e) Punktą „Susitikimas SU ORMANCIJOS VADOVU (2). sunaikinama , arba saugoma. dar šiek tiek laiko ekspertų komisijos sprendimu (apie tai rodo „EPK“ žyma).

Taigi, bylų nomenklatūroje bylai „Generalinio direktoriaus operatyvinių posėdžių protokolai“ įrašome saugojimo terminą „5 metai EPK 2 str. 18 e)“ pagal PTUD.

4 pavyzdys

Nustatant dokumentų/medžiagų, kurios nėra PTUD „Dokumentų tipų rodyklėje“, saugojimo terminą

Sutraukti šou

Dabar mūsų užduotis yra nustatyti spaudos tarnybos parašytų straipsnių, skirtų paskelbti įmonės svetainėje ir patvirtintų, galiojimo laiką. generalinis direktorius. Dalyko rodyklėje tokio tipo dokumento/medžiagos nėra. Galime veikti tokiu būdu:

1 veiksmas. Atidarykite PTUD „Bendrosios nuostatos“ ir perskaitykite, kad 6 skyriuje yra documentai apie informacines paslaugas organizacijų veiklai.

2 veiksmas. Eikite į pagrindinės lentelės 6 skyrių ir išstudijuokite joje pateiktų dokumentų tipus.

3 veiksmas. Raskite 553 straipsnį „Dokumentai (informacija, informacija, santraukos, ataskaitos, pažymos) apie pagrindinę (pagrindinę) organizacijos veiklą, parengti skelbti interneto svetainėje. Akivaizdu, kad mūsų spaudos tarnybos straipsniai tinka šiai kategorijai. Tada jų galiojimo laikas yra „5 metai EPC“, t.y. Po 5 saugojimo metų, ištyrus jų vertę, jie gali būti sunaikinti arba toliau saugomi.

Taigi, spaudos tarnybos parengtų straipsnių, skirtų paskelbti svetainėje ir patvirtintų generalinio direktoriaus, galiojimo laikas yra 5 metai (EPC) pagal str. 553 PTUD.

Akivaizdu, kad taikant abu aprašytus metodus, nesunku nustatyti skyriaus dokumentų saugojimo terminus. Tačiau šis kelias nebuvo be spąstų. Nurodant kolegas dėl sąrašų naudojimo, reikia paminėti du niuansus.

Negalite neapgalvotai naudoti paieškos. Sąrašas greičiausiai autobuz naudojamas format elektroniniu, atrodytų: atidarykite paieškos juostą paspausdami „Ctrl+F“ ir įveskite į ją dokumento ar bylos pavadinimo raktinį fragmentą. Surandame, nustatome galiojimo laiką ir perkeliame į nomenklatūrą. Padaryta?

Iš tiesų, tokia paieška sąrašų tekste gali būti greita. Tačiau naudodami jį būtinai turite išsiaiškinti, kuriai sekcijai priklauso rasta lentelės eilutė. Geriau įvertinti visas kompiuterio rastas eilutes, kuriose yra norimas fragmentas, t.y. Ne visada įmanoma apsispręsti dėl pirmojo pasirinkimo.

5 pavyzdys

Sutraukti šou

Energiją tiekiančios įmonės dispečerinės tarnybos darbuotojas turi nustatyti veiklos žurnalo saugojimo laikotarpį. Nėra nieko paprasčiau: PTUD yra 843 straipsnis „Dispečerių žurnalai“. Jas nurodyta saugoti 3 metus. Tik dabar tai nurodo 10.3 skyrių. Transporto paslauga, vidinis ryšys“, todėl tai neturi nieko bendra su dispečerinės, gaunančios informaciją apie vietinius elektros tiekimo sutrikimus, žurnalais!

Čia reikia naudoti PTUD, kurio 1107 straipsnyje, 8.1 skirsnyje „Gamybos organizavimas“, „Išsiuntimo operatyvinių įrašų žurnalų, pamainos vadovų, inžinierių ir meistrų veiskaitų piojs. organizacijose.

5 pavyzdyje kalbame apie netikslumą ilginant saugojimo laikotarpį, kuris nėra toks sudėtingas, tarsi dėl klaidos ir neatsargumo būtų sutrumpintas dokumento saugojimo laikas.

Kitas argumentas už tai, kad jos darbuotojai turėtų tvarkyti skyriaus reikalų nomenklatūrą (ir tai jiems reikia perteikti) - neatitikimas tarp documentų pavadinimų sąrašuose ir kiekviename concreti organizacija , todėl reikia įvertinti (!) to, kas parašyta sąraše, reikšmę ir palyginti su turimais dokumentais.

Juk sąrašai universalūs, o formuluotės kiek įmanoma apibendrintos, kad visos organizacijos galėtų juose „atpažinti“ savo dokumentus. Ne visi reikalai įmonių gamybinėje ir valdymo veikloje vadinami taip vienareikšmiškai (pvz., vietoj „ Darbo sutartys„Kažkodėl kai kurie žmonės vartoja žodžius „sutartys“ ir „susitarimai“).

6 pavyzdys

Sutraukti šou

Paimkime kaip pavyzdį PTUD 753 straipsnį „Dokumentai (suvestinės ataskaitos, lentelės, skaičiavimai) apie medžiagų (žaliavų), įrangos, gaminių poreikį“. Jei įmonė neturi dokumentų tokiais pavadinimais, tai nereiškia, kad nėra ir tokią funkciją atliekančių dokumentų, o nomenklatūroje gali atsirasti punktas „Konsoliduoti ten metiniai inventoriaus ir medižiagų pašinių porių pašių porių pašių ų pašių ų į įmonė neturi dokumentų tokiais pavadinimais. reikalų. Akivaizdu, kad tiekimo skyriaus darbuotojas dažniau atpažįsta „savo dokumentą“ bendrai suformuluotame sąrašo punkte nei tarnautojas.

Nepaisant to, kad darbas su dokumentų sąrašais nėra toks sudėtingas ir kruopštus, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio, būtina patikrinti skyriaus darbuotojus. Primygtinai rekomenduojama, kad ikimokyklinio ugdymo įstaigos specialistas, atsakingas už jungtinio organizacijos reikalų sąrašo sudarymą, peržiūrėkite kiekvieną atvejį ir patikrinkite 4 skiltyje nurodyto sąrašo straipsnio numeris. Klaidų tikrai bus, daug ką teks taisyti – tai neišvengiama. Tačiau aiškus išaiškinimas kolegoms darbo su dokumentų sąrašais principų padės sumažinti klaidų ir terminų bei iš oro paimtų straipsnių skaičių.

Žiūrėkite atsakymus į klausimus „Kokiai kategorijai priklauso įsakymai padidinti trenerio-mokytojo darbo krūvį ir paskirstyti papildomą mokymo krūvį naujam darbuotojui? “, „Kokie dokumentai-pagrindas nutarimui/įsakymui parengti turi būti perduodami į archyvą nuolatiniam saugojimui? „ mūsų svetainėje

Kaip sudaryti IT skyriaus užduočių sąrašą? Kaip holdingo bendrovė gali apsiriboti struktūrinių padalinių reikalų sąrašų sudarymu jų nesujungdama į konsoliduotą? Atsakymus skaitykite straipsnyje „Atvejų nomenklatūros kūrimas: sunkūs ir ypatingi atvejai”

„

Kokie laikino archyvinių dokumentų saugojimo laikotarpiai nustatyti 2016 m. kovo 2 d. federaliniame įstatyme Nr. 43-FZ? Kuo skiriasi laikinas archyvinių dokumentų saugojimas ir laikinas dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvų fondo saugojimas?

Personalo dokumentai – tai archyviniai dokumentai, atspindintys darbuotojo ir darbdavio darbo santykius. 2016 m. kovo 2 d. Federaliniame įstatyme Nr. 43-FZ „Dėl Federalinio įstatymo „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ pakeitimų“ (toliau – Federalinis įstatymas Nr. 43-FZ) buvo nustatyti tokių dokumentų laikino saugojimo terminai. Kokie yra šie terminai? Kuo skiriasi laikinas archyvinių dokumentų saugojimas ir laikinas dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvų fondo saugojimas? Kokios yra dokumentų saugojimo įstaigos archyve ypatybės? Kokia tvarka dokumentai naikinami pasibaigus jų saugojimo terminui? Kaip dokumentai perduodami į valstybės ar savivaldybių archyvus? Atsakymus į šiuos klausimus rasite šiame straipsnyje.

Dėl pareigos užtikrinti archyvinių dokumentų saugumą

Pagal str. 3 Federalinis įstatymas 2004 m. spalio 22 d. Nu. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ (toliau – Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ) asklaidos ir informacijos reikšmę piliečiams , visuomenei ir valstybei. Rusijos Federacijos archyvo fondo documentai yra archyviniai dokumentai, kurių dokumentų vertė buvo patikrinta, įregistruoti valstybėje ir nuolat saugomi.

Remiantis str. 1 Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 17 straipsnis, pareiga užtikrinti archyvinių dokumentų, įskaitant personalo dokumentus, saugumą apima:

• valdžios organams;
• vietos valdžiai;
• apie organizacijas;
• apie užsiimančius piličius verslumo veikla nesukūrus juridinio asmens.

Valstybinės institucijos, vietos valdžia savivaldybės rajonas, miesto rajonas ir miesto rajonas privalo sukurti archyvus, skirtus saugoti, kaupti, įrašyti ir naudoti archyvinius dokumentus, sukurtus jų veiklos metu (Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 1 dalis, 13 straips).

Tavo žiniai

Archyvas yra įstaigos struktūrinis padalinys, vykdantis archyvinių dokumentų įsigijimą, registravimą, saugojimą ir naudojimą (GOST R 7.0.8-2013 „ Nationalinis standartas Federația Rusijos. Informații, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Įrašų tvarkymas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“, patvirtintas 2013 m. spalio 17 d. Rosstandart įsakymu Nr. 1185-st). Normatyvinis ir metodinis dokumentas, apibrėžiantis archyvo veiklą, yra Pagrindinės organizacinių archyvų veiklos taisyklės (patvirtintos Rosarkhiv valdybos 2002-06-02 sprendimu).

Siekdamos užtikrinti vienodus archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, registravimo ir naudojimo organizavimo principus, valstybinės institucijos, vietos valdžios institucijos ir organizacijos, dirbdamos su archyviniais dokumentų, turis utis ruscijos tes Rusijos tymų nustatytas taisykles). specialiai įgaliota Rusijos Federacijos vyriausybė federalinis organas vykdomoji valdžia), Rusijos Federaciją sudarančių subjektų ir savivaldybių teisės aktai teisės aktų(Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 14 straipsnio 5 dalis). Minėtos taisyklės visų pirma apima Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, registravimo ir naudojimo institucijose organizavimo taisykles. valstybės valdžia, vietos valdžios institucijos ir organizacijos.

Archyvinių dokumentų saugumas užtikrinamas jų saugojimo laikotarpiais, nustatytais federaliniais įstatymais, kitais Rusijos Federacijos norminiais teisės aktais, taip pat dokumentų sąrašais, numatytais 3 str. 6 ir 1 dalis str. 23 minėto įstatymo.

3 str. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 6 straipsnis numato, kad standartinių archyvinių dokumentų sąrašus, kuriuose nurodomas jų saugojimo laikas, taip pat šių sąrašų naudojimo instrukcijas tvirtina Rusijos Federacijos Vyriacibės institute federale de specialitate . Šiuo metu galioja:

Sąrašas sudarytas pagal federalinį įstatymą Nr. 125-FZ, atsižvelgiant į kitų federalinių įstatymų ir kitų Rusijos Federacijos norminių teisės aktų, reglamentuojančių tam tikrų rūšių dokumentų sudėtį ir saugojimo terminus. Galima daryti prielaidą, kad atlikus Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ pakeitimus, šis sąrašas bus pakeistas.

Priminsime, kad personalo dokumentacija Sąraše yra priskiriama skyriams. 7" Darbo santikiai„ ir 8 „Personale”. Be to, kai kurie documente personale rodomi kituose šio sąrašo skyriuose. Pavyzdžiui, personale pareigybių aprašymai nurodyta 1.2 punkte " Organizaciniai pagrindai valdymas“ skyrių. 1 „Valdymo sistemos organizavimas”.

Atsižvelgiant į dokumentų svarbą, galimi šie dalykai:

• nuolatinis dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvo fondo saugojimas;
• laikinas archyvinių dokumentų saugojimas;
• laikinas dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvo fondo saugojimas.

Nuolatinis dokumentų saugojimas iš Rusijos Federacijos archyvo fondo apima tokių dokumentų saugojimą nenustačius termino (neribotas saugojimas) (Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 12 punktas, 3 straipsnis).

Laikinas archyvinių dokumentų saugojimas atliekamas tol, kol jie sunaikinami per norminių teisės aktų numatytus terminus (Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 3 straipsnio 13 punktas).

Kalbant apie laikiną dokumentų saugojimą iš Rusijos Federacijos archyvo fondo, pagal Rusijos Federacijos archyvo str. 14. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 3 straipsnis yra šios kategorijos dokumentų saugojimas iki tol, kol jie perduodami nuolatiniam saugojimui. Tokio perdavimo tvarką nustato 2006 m. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 21 straipsnis.

Pagal 1 str. 1 dalies taisykles. 21 Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ Rusijos Federacijos archyvo fondo documentai, kurie yra valstybės ar savivaldybių nuosavybė, pasibaigus jų laikino saugojimo valstybės įstaigose, vietos valdžios institucijose ar valstybės ir savivaldybių organizacijos perduotas nuolatiniam saugojimui į atitinkamą valstybės ir savivaldybių archyvą.

Bylų nomenklatūra padės tinkamai organizuoti dokumentų saugojimą dirbant biure, taip pat ruošiant juos saugoti archyve. Bylų nomenklatūra yra susistemintas į organizacijos dokumentų tvarkymą įtrauktų bylų pavadinimų sąrašas, nurodant nustatyta forma jų saugojimo laikotarpius (Organizacijų archyvų pagrinisų veiklo.1s pagrinisų veik.1s). Bylų nomenklatūros forma pateikta taisyklių 7 priede.

Bylų nomenklatūra naudojama Atliekantų Vertės EKSpertizę, Taip Pat Nustatant bylų, Kuriose Yra Laikino Saugojimo Dokumentai, Saugojimo Terminus izacijų archyvų pagrindinių veiklos taisyklių p. 2.3.3).

Remiantis Pagrindinių organizacijų archyvų veiklos taisyklių 3.4.3 punktu, bylų nomenklatūra yra pagrindas nuolatinio ir laikinojo (daugiau nei 10 metų) saugojimo bylų inventorizacijai ir pagrindiniam buhalte documenta tveriniamdinių buhalte. o organizacijos archyve jis naudojamas laikinųjų bylų (iki 10 metų imtinai) saugojimui įrašyti. Nomenklatūroje fiksuota bylų sisteminimo schema gali būti naudojama kuriant vykdomų dokumentų kartotekų schemą.

Dėl laikino personalo dokumentų saugojimo laikotarpių

Rusijos Federacijos archyvo fondo dokumentų laikino saugojimo sąlygos iki jų perdavimo nuolatiniam saugojimui yra nustatytos 1 str. 125-FZ federalinio įstatymo str. 22 Prieš atliekant pastraipų pakeitimus. Šio straipsnio 4 dalies „b“ personalo dokumentams buvo numatytas laikino saugojimo terminas iki patekimo į valstybės ir savivaldybių archyvus – 75 metai. Tačiau pagal Federalinio įstatymo Nr. 43-FZ įvestus pakeitimus ši norma iš pastraipų text. "b" 4 str. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 22 straipsnis buvo pašalintas. Dabar atskiras straipsnis skirtas personalo dokumentų laikino saugojimo laikotarpiams - str. 22.1.

Atkreipkite dėmesį, kad federalinis įstatymas Nr. 43-FZ numato personalo dokumentų saugojimo terminą sutrumpinti nuo 75 iki 50 metų.

Tiesa, ši naujovė netaikoma documente personale:

• sukurta iki 2003 m.;
• susidarė ryšium su piliečių perėjimu Civilinė tarnyba, kuri nėra valstybė Civilinė tarnyba.

Taigi, priklausomai nuo sukūrimo data, documenta saugomi:

Remiantis str. 3 Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 22.1 punkte saugomi dokumentai apie personalą, sukurti piliečiai, einantys valstybės tarnybą, kuri nėra valstybės tarnybos tarnyba:

• valdžios institucijose, kuriose piliečiai ėjo valstybės tarnybą, kuri nėra valstybės tarnyba, - 75 metus po valstybės tarnybos pasibaigimo su dokumentų vertės patikrinimu pasibaigus nustaty in sauigojimota;
• valstybės archyvuose, į kuriuos gaunami dokumentai apie 1 punct 3 dalyje nurodytą likviduotų valstybės įstaigų personalą, - nuo gavimo dienos iki 75 metų nuo valstybės tarnybostraukis tarnybostraukis dienos nubostrauki. dokumentus pasibaigus nustatytam saugojimo terminui.

Dokumentų saugojimas įstaigos arhive

Nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo dokumentai, užbaigti raštinės darbu, turi būti perduoti saugoti į įstaigos archyvą.

Vadovaujantis Organizacijų archyvų veiklos pagrindinių taisyklių įstaigoje 3.7.2 punktu, inventoriai turi būti kasmet sudaromi kiekviename struktūriniame padalinyje, tiesiogiai vadovaujant archyvui. Šių inventorizacijų pagrindu dokumentai perduodami archyvui. Struktūrinių padalinių surašytos inventorinės ataskaitos yra pagrindas rengiant konsoliduotą įstaigos reikalų inventorizaciją, kurią rengia archyvas ir pagal kurį bylas teikia nuolatiniam saugojimui.

Tavo žiniai

Archyvinis inventorius – archyvinis žinynas, kuriame yra sisteminis archyvinio fondo saugojimo vienetų sąrašas, rinkinys ir skirtas jų fiksavimui bei turiniui atskleisti (Pagrindinių organizacinių archyvų veiklos taisyklių .3.7.7.1 p.). Inventorizacija sudaroma atskirai:

• nuolatinio saugojimo reikmėms;
• laikino (virš 10 metų) saugojimo atvejų;
• personalo klausimais;
• byloms, kurias sudaro tik konkrečiai institucijai būdingi dokumentai (teisminės, tyrimo bylos, mokslines ataskitas pagal temą ir pan.).

Struktūrinių padalinių reikalų aprašai surašomi nustatyta forma (Organizacijų archyvų pagrindinių veiklos taisyklių 12 priedas) trimis egzemplioriais ir pateikiami įstaigos archyvui praėjus vieneriems veiklos rebaigių reištāms. .

Dokumentacijos perdavimas į archyvą vykdomas pagal archyvo sudarytą grafiką, suderintą su struktūrinių padalinių, perduodančių dokumentus į archyvą, vadovais ir patvirtintą įstaigos vadovo.

Laikinojo saugojimo dokumentai (iki 10 metų) neturėtų būti perduodami saugoti į įstaigos archyvą. Pagrindinių Organizacinių archyvų veiklos taisyklių 3.3.2 punkte nustatyta, kad tokia dokumentacija saugoma skyriuose ir, pasibaigus saugojimo terminui, sunaikinama.

Tavo žiniai

Įstaigos archyvas pildomas naudojant ekspertų komisijos parinktą dokumentaciją.

Įstaigoje veikianti nuolatinė ekspertų komisija, remdamasi dokumentų vertės kriterijais, atrenka juos saugoti įstaigos archyve (atlieka jų vertės ekspertizę). Archyvas atlieka dokumentų vertės ekspertizę, parinkdamas juos nuolatiniam saugojimui, vadovaudamasis atitinkamo valstybės ar savivaldybės archyvo metodiniais nurodymais (Pagrindinių organizacinių archyvų veiklos taisy.3ų 42ktasy.

Dokumentų sunaikinimas pasibaigus jų saugojimo terminui

Bylų skyrimo sunaikinti aktai surašomi surašius archyvines bylų inventorizacijas nuolatiniam ir laikinam saugojimui. Bylų ir aktų inventoriai ekspertų komisijoje turi būti nagrinėjami vientisame komplekse ir tvirtinami įstaigos vadovo (Organizacijų archyvų pagrindinių veiklos taisyklių 3.7.24 p.).

Patvirtinus įstaigos inventorizaciją, bylų sunaikinimas su laikinieji laikotarpiai saugojimo laikotarpį, atitinkantį patvirtintas atsargas.

Bylų naikinimas įforminamas įstaigos vadovo patvirtintu nesaugomų bylų skyrimo sunaikinti aktu. Akto forma pateikta Pagrindinių Organizacinių archyvų veiklos taisyklių 4 priede.

Sunaikinti atrinktos ir į aktus įtrauktos bylos perduodamos naikinti į nustatyta tvarka. Šiuos dokumentus naudoti verslo reikmėms draudžiama.

Pagal Pagrindinių Organizacijų archyvų veikimo taisyklių 2.4.7 punktą naikintinos bylos perduodamos tvarkyti (disponuoti). Perdavimas įforminamas priėmimo raštu, kuriame nurodoma perdavimo data, perduotinų bylų skaičius ir makulatūros svoris. Pakrovimas ir išvežimas utilizuoti turi būti atliekamas prižiūrint darbuotojui, atsakingam už archyvinių dokumentų saugumo užtikrinimą.

Dokumentų perdavimas į valstybės ar savivaldybių archyvus

Pagal 2 str. 23 federalinio įstatymo Nr. 125-FZ, institutul isycles.

Taigi įstaigos dokumentai, susiję su Rusijos Federacijos archyvų fondo documentais, turi būti nedelsiant pateikti valstybės ar savivaldybių archyvams. Įvardytus dokumentus iš institucijų priima valstybės ir savivaldybių archyvai, Rusijos mokslų akademijos organizacija pagal grafiką, kurį patvirtina archyvo vadovybė, susitarusi su institucija (Taisyklių) 4.4.1 p. Neplaninis dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvo fondo, taip pat archyvinių dokumentų, kurių laikino saugojimo terminai nepasibaigę, priėmimas vykdomas likviduojant įstaigą arba iškilus grėsmei archymuių .

Archyviniai dokumentai priimami į valstybės ir savivaldybių archyvus, Rusijos mokslų akademijos organizaciją tvarkingos būklės, turinčios atitinkamą mokslinę referencinę aparatūrą ir ypač vertingų do ir unika kopimentų dų vertingų.

pastaba

Darbai, susiję su archyvinių dokumentų parinkimu, parengimu ir perdavimu nuolatiniam saugojimui, įskaitant jų organizavimą ir transportavimą, atliekami šiuos dokumentus perduodančios institucijos lėšomis.

Rusijos Federacijos archyvo fondo documentai turi būti priimami į valstybės ir savivaldybių archyvus, Rusijos mokslų akademijos organizaciją pagal ekspertizės komisijos (EPK) patvirtintas bylų ir dokumentų aprašus – pagal dokument us – pagal dokument us. į bylų aprašus, EPK patvirtintus dokumentus, archyvinius dokumentus su nepasibaigusiais laikinojo saugojimo terminais - pagal pristatymo sąrašus.

Archyvinių dokumentų priėmimas įforminamas dokumentų priėmimo ir perdavimo saugoti aktu, surašomu dviem egzemplioriais. Vienas egzempliorius lieka archyve, kitas – įstaigoje. Kartu su archyviniais dokumentais į archyvą perduodami trys bylų ir dokumentų sąrašo egzemplioriai. Tolesnį dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvų fondo saugojimą vykdo valstybės ar savivaldybių archyvai.

Apibendrinant pažymime, kad remiantis 2007 m. 27 federalinio įstatymo Nr. 125-FZ už Rusijos Federacijos archyvų reikalų teisės aktų pažeidimą, įskaitant dokumentų sunaikinimą pažeidžiant Sąraše nustatytus dokumentų saugojimo terminus, juridiniai asmenys, taip pat pareigūnams ir piliečiams tenka civilinės, administracinės ir baudžiamoji atsakomybė, numatyta įstatyme RF.

Taigi, str. pagal. Rusijos Federacijos administrator ą:

• piliečiams - nuo 100 iki 300 rublių;
• įjungta pareigūnai- nu 300 iki 500 rubli.

Patvirtinta Rusijos Federacijos Kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymu Nr. 526 pagal 2 punct 1 dalį, str. str. 4, 5 dalis. 125-FZ federalinio įstatymo str. 14, Rusijos Federacijos kultūros ministerijos nuostatų 5.2.4 punktas, patvirtintas. Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011 m. liepos 20 d. dekretas Nr. 590.

Patvirtinta Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558.

Patvirtinta Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2007 m. liepos 31 d. įsakymu Nr. 1182.

Patvirtinta SSRS Pagrindinio archyvo 1988 m. rugpjūčio 15 d.

patvirtintos Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų valstybės ir savivaldybių archyvuose, muziejuose ir bibliotecă, Rusijos mokslų akademijos organizacijose saugojimo, įsigijimo, registravimo irvimoės. Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2007 m. sausio 18 d. įsakymu Nr. 19.

61. Sąrašai standartiniai documentai nurodant saugojimo terminus ir jų paskirtį.

Dokumentų sąrašas su saugojimo terminais- tai susistemintas dokumentų tipų ir kategorijų sąrašas, kuriame yra norminių nurodymų dėl jų saugojimo laikotarpių (GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai”).

Documentų sąrašai su saugojimo terminais padeda:

Kuriant bylų nomenklatūras ir kitus klasifikatorius, sisteminti organizacijos dokumentinį fondą pagal jo funkcijas ir veiklos sritis;

Nustatyti tam tikrų rūšių dokumentų reikšmę organizacijos veiklai ir atrinkti juos archyviniam saugojimui ar paskirstymui naikinti; -taikyti standartinius/unifikuotus norminius dokumentus konkrečių organizacinių dokumentų atžvilgiu terminai saugojimas;

Nustatyti konkrečius organizacijos veikloje sukurtų dokumentų rūšių saugojimo terminus, taikant jiems laikotarpį, nustatytą sąraše pagal dokumentų kategoriją ar rūšį;

Laikykitės dokumentų formavimo bylose taisyklių, t.y. nedėti į vieną bylą dokumentų su skirtingais saugojimo terminais (jei tai nėra byla);

Pagrįsti organizacijų ekspertinių komisijų (EK) ir valstybės ir savivaldybių archyvų ekspertinės patikros komisijų (EPK) priimtus sprendimus;

Užtikrinti dokumentų saugumą ir kokybišką organizacijos archyvinio fondo formavimą ir, galiausiai, kokybišką Rusijos Federacijos archyvų fondo papildymą.

Sąrašų normatyvumas reiškia, kad sąrašą atitinkančių dokumentų saugojimo terminas yra lemiamas parenkant saugoti ar naikinti valdymo dokumentus, atsiradusius konkrečios organizacijos veikloje. Draudžiama trumpinti sąrašuose nustatytą tinkamumo vartoti laiką. O sprendimą padidinti saugojimo laikotarpį, kurį lemia organizacijos veiklos ypatumai, organizacija priima savarankiškai. Šį sprendimą turi teisę priimti organizacijos ekspertų komisija, jis įrašomas į jos posėdžio protokolą ir tvirtinamas pirmojo vadovo.

62. Dokumentų apskaita kaip neatskiriama jų saugumo užtikrinimo dalis.

Archyvaras, kaip lėšų saugotojas, turi iki kiekvieno atvejo tiksliai žinoti jam patikėtus dokumentinius turtus. Visa visuomenė turi žinoti, kiek vertingų šaltinių saugoma jos archyvuose.

Atsižvelgti į archyvinius dokumentus reiškia jų kiekio nustatymą ir šio kiekio atspindėjimą archyvų ir archyvų institucijų apskaitos dokumentuose. Taigi apskaita susideda este šių etapų:

arhive esančių dokumentų skaičiavimas;

informacijos apie dokumentų skaičių registravimas archyvo „vidiniuose” apskaitosoze;

jų pagrindu pildo centraluotos valstybės apskaitos dokumentus, kurie pateikiami federacijos steigiamųjų subjektų archyvų tvarkymo organams;

centraluotos valstybinės apskaitos archyvų valdymo įstaigose suvestinių dokumentų surašymas ir pateikimas Rosaarchiv.

Centralizuota valstybinė dokumentų apskaita yra apskaitos sistema, pagrįsta informacijos apie archyvinių dokumentų skaičių sutelkimu archyvų valdymo organuose.

Mokslinis dokumentų registravimas atliekamas vavadoujantis šiais principale:

buhalterinės apskaitos centralizavimas- Federalinės archyvų tarnybos sąveikos su institucijomis, kurios kuria ir saugo RF AF valstybinės dalias dokumentus, ir nevalstybinės RF AF dlies dokumentų savininkais, reguliavimas;

apskaitos suvienodinimas- archyvinių dokumentų apskaitos tęstinumas visuose darbo su jais etapuose (apskaitos dokumentų vienovė);

dinamiška apskaita- bet koks archyvinių dokumentų judėjimas (priėmimas, disponavimas, aprašymas) turi būti laiku atspindėtas apskaitos formose;

valstybinės apskaitos išsamumas ir patikimumas- dokumentai, kurie buvo seniai sunaikinti, taip pat tie, kurie tariamai atkeliavo įsigyti, neturėtų būti laikomi saugomais.

Skaičiai apskaitos blankuose turi atspindėti faktinį archyve esančių dokumentų skaičių, antraip bus iškreiptas visas statistinis pramonės vaizdas.

Rusijos Federacijos archyvo fondo apskaitos vienetas vadinamas dokumentų skaičiaus matavimo vienetu.

Rusijos Federacijos archyvo fondo apskaitos vinetai yra:

archyvinis fondas (taip pat jam prilygintas archyvinis fondas);

saugojimo blokas;

atskiras atskiras dokumentas.

Pavyzdžiui: Centrinės valstybės administravimo akademijos (RGADA) 1989 metų dokumentų apimtis – 1383 fondai ir 3 333 104 saugojimo vnt.