Internetas ir elektroninis susirašinėjimas pradėjo vaidinti svarbų vaidmenį verslo gyvenime, kuriame atsirado tam tikros etiketo taisyklės, reguliuojamos tinklo etiketo arba „Setiquet“, tai yra taisykliųims.

Viename is jos skyrių kalbama apie apdorojimą ir siuntimą laiškus Verslo turinį. Tikime, kad pagrindinių šio proceso taisyklių išmanymas bus itin naudingas valstybės ir savivaldybių darbuotojams.

Reikėtų pažymėti, kad susirašinėdami el. paštu galite praleisti kreipimus ir sveikinimus ir nedelsdami imtis darbo. Tačiau jei norite, kad jūsų el. laiškas būtų oficialus, rekomenduojama naudoti tokią manzilo formulasi: "Laba diena, gerbiamasis (gerbiamasis) plius adresato vardas, patronimas." Ir tik po to turėtumėte tęsti savo apeliacijos tikslą.

Esant visu neformalumui bendraujant elektroniniais laiškais, butina atsiminti ir laikytis vienos svarbiausių jų sudarymo taisyklių – raštingumo ir logikos principų laikymąsi. Vien todėl, kad el. paštas yra greitas būdas bendrauti, dar nereiškia, kad jis turi buti aplaistytas. Būtinai sakinį pradėkite didžiąja raide ir dėkite taškus. Vardai ir pavadinimai turi prasidėti didžiosiomis raidėmis. Tekstas, parašytas visomis mažosiomis raidėmis be taškų ar kitų skyrybos ženklų, sunkiai įskaitomas. Tekstas, parašytas vien didžiosiomis raidėmis, skaitant paprastai suvokiamas kaip nuolatinis verksmas.

Norint atskirti vieną mintį nuo kitos, būtina naudoti tarpus (tuščias eilutes) arba elipsę, nes el. laiške jie dažniausiai atlieka pastraipos vaidmenį.

Daugelyje organizacijų galioja vienas korporatyvinis elektroninių laiškų dizaino standartas, apimantis paties laiško struktūrą, susisiekimo su klientu taisykles, parašo duomenis (vardą, pavardę, el cijos svetainę). Be to, šis standartas gali uždrausti naudoti jaustukus, nesusijusius su verslo sfera.

IN bendras vaizdas Verslo el. pašto struktūra gali buti pavaizduota taip:

1) “kepurė” firminio stiliaus;

2) passisveikinimalar;

4) atsisveikinimas;

5) asmeninis parašas nurodant kontakt;

7) logotiplar, jei reikia.

Ishrašant el. laišką, laukeliai “Tema” (“Subjekt”), “Kam” (“Kam”), “Laiško svarba” – jei reikia, turi būti užpildyti be klaidų.

Lauke “Kam” įveskite gavėjo el. pasto manzili. Kartais reikia išsiųsti laišką su vienu tekstu keliems gavėjams, tada jų manzilus galima įvesti atskiriant kableliais. Būtinai užpildykite laukelį „Tema“, kitaip jūsų laiškas gali būti ištrintas kaip svajonė. Čia turėtumėte įvesti keletą žodžių, apibūdinančių pranešimo temą.

Kai kurios el. past dasturlari leidžia nurodyti pranešimo svarbą. Tai tiesiog butina, jei addressatas kasdien gauna daug laiškų. Žinutės, pažymėtos kaip „Svarbios“, gauna pirmenybę tikrinant pastą. Tačiau neturėtumėte piktnaudžiauti šia funkcija, nes laikui bėgant ji gali prarasti pagrindinę kokybę.

Setetiquette taisyklės apibrėžia tokį el. laiško dydį: jis turi būti du kartus trumpesnis nei parašytas popieriuje. Jei jums reikia isšsiųsti svarbią informaciją, kurioje yra didelis kiekis, geriau el. laiške parašyti trumpą lydimąjį tekstą, o pačią informaciją išdėstyti kaip priedą.

Ruošdamiesi siųsti didelį priedą, kuris viršija 200–500 kilobaitų, butinai perspėkite apie tai savo respondentą. Geriausia nesiųsti didelių priedų el. laiškuose. Yra daug kitų būdų, kaip perkelti didelius tekstus, nuotraukas ar garsą be el. pašto (pavyzdžiui, per ftp serverius arba per žiniatinklio sąsają).

Tradicinėje korespondencijoje turite arba saugoti vokus su adresais, arba užsirašyti. Prisiminti visų respondentų el. pašto adresus taip pat neįmanoma ir nebūtina. Tam bet kuri pasto programa turi funkciją „Adresų knygelė“, kurioje galite saugoti savo gavėjų el. pasttą ir kitą kontaktinę informaciją. Naudojant šią funkciją daug paprasčiau išsiųsti elektroninio pašto „popierių“, tereikia manzilų knygelėje pažymėti norimą vardą ir paspausti mygtuką „siųsti laišką“.

Kai gaunamas el. laiškas iš jūsų manzilų knygelės respondento, visada žinosite, iš ko tiksliai gavote laišką, nes įrašytas kontaktas atsispindės lauke „Nuo“.

Norėdami atsakyti į gautą laišką, tiesiog spustelėkite mygtuką „Atsakyti“ pašto programoje. Tuo pat metu atsiranda naujos žinutės forma, kurios laukelyje „Kam“ (“Kam“) avtomatiškai įrašomas gavėjo manzillari, o laukelyje „Tema“ bus pateikta pirminio laiško tema su žyma „Re:s“. Šiuo ženklu jūsų manzilatas supras, kad išsiuntėte jam atsakymą į laišką konkrečia tema. Taigi gavėjas gali lengvai prisiminti susirašinėjimo prasmę.

Atsakant Verslo laiškas visą ankstesnį tekstą palikite nepakeistą, o atsakymą užrašykite viršuje.

Elektroninio parašo buvimas pranešimuose yra gera praktika Verslo korespondencija. Tai specialiai sukurtas failas (parašas), kuriame yra tekstinis parašas.

Visada naudokite parašą – tai padės jūsų respondentui isskirtinai jus identifikuoti. Ir būtinai įtraukite kelis galimus budus, kaip su jumis susisiekti. Paprastai tai yra telefono numeriai, el. pastalar, soxtalar, ICQ.

Elektronis parašas neturi viršyti penkių ar šešių eilučių, o simbolių skaičius eilutėje – 70.

Apibendrinant, siųsdami ir gaudami el. laiškus turėtume pasidomėti kai kuriomis tinklo savybėmis.

Išsiuntus elektroninį laišką kyla tam tikras procentas abejonių, ar jis pasiekė manzilatą. Todėl kitą kartą savo ramybei jau siųskite el. laišką su pranešimu apie gavimą. Bet pagal tinklų kūrimo taisykles toks ženklas yra nepagarbos ir nepasitikėjimo respondentu ženklas. Išsiuntus savo žinutę elektroniniu paštu, rekomenduojama paskambinti adresatui ir pasitikslinti, pasiekė Jūsų laiškas, ar ne. Gana dažnai patvirtinimui naudojama tokia formuluotė: po pagrindinio laiško teksto, prieš tavo Elektronis parasas parašyta frazė: "Laiško gavimą prašome patvirtinti grąžinimo laišku arba skambinant žemiau esančiais numeriais."

Pagal etiketo taisykles į elektroninius laiškus atsakyti butina, atsakymo laikas neturėtų viršyti dviejų dienų. Jei atsakyti į laišką reikia ilgesnio laiko, verta paaiškinti vėlavimo priežastis. Būtina atsakyti į laiškus su pažeista kodote. Tokiu atveju geriau pridėti priedą su paaiškinimais, kad jūsų korespondentas tikrai galėtų jį perskaityti. Būtinai atsakykite į el. laiškus su priedais: turite patvirtinti, kad priedas pasiekė ir atidarytas įprastai.

Elektroninio dialogo seansas baigiamas pagal telefono etiketo taisykles: kas pirmas pradėjo susirašinėjimą, tas pirmas baigia.

Reikėtų nepamiršti taisyklės: jei neatsakote į el. laišką per septynias dienas, tai yra įrodymas, kad nenorite bendrauti. Todėl, stengdamiesi palaikyti dalykinius santykius, po dviejų ar trijų dienų nuo elektroninio laiško išsiuntimo būtinai turite paskambinti arba išsiųsti antrą laiškątąlin savodątątątątątątątątątątątątątątątątątątąų, pasiekė.

Atminkite, kad verslo pasaulyje visada turėtumėte atsakyti į el. laiškus, nesvarbu, ar jie popieriniai, ar el. Priešingu atveju galite būti laikomas neatsakingu ir nerimtu žmogumi, kuris neturės geriausios įtakos jūsų dalykinei reputacijai ir karjerai.

3. Telefoninių pokalbių etiketasi.

“Telefonas yra kažkas, kas gali padaryti žmogų visagaliu arba visiškai atimti is jo valdžią. Jis gali būti nemalonus, kaip netikėtas svečias, gali atitraukti jus nuo pagrindinių darbų, tapti visaverčiu šeimininku jūsų namuose ar biure. Tai gali suvalgyti daug jūsų laiko. Atsiliepęs į skambutį plačiai atveri nuosavo namo duris, leisdamas į juos įsilaužti bet kam netingi. Nenuostabu, kad esant tokiai arogancijai ir įkyrumui telefonas gali sukelti rimtą stressą, nesusipratimus, visokias komplikacijas ir bėdas“, – Polly Bird knyga “Pažabok telefoną“!

Pokalbiai telefon užima reikšmingą vietą verslo gyvenime. Mutaxassisų teigimu, joms skiriama ikki 27 proc. O kiek dalykinių pokalbių tenka vesti telefonu namuose, o kartais ir atostogų metu! Ir jei žmogus neturi bendravimo telefon kultūros, nežino elementarių jo elgesio taisyklių arba jų nepaiso, tai gali gerokai pakenkti jo autoritetui, pakenkti karjerai ir sumažinti veiklos efektyvumą.

Profesionalus mokėjimas kalbėtis telefon daro palankų įspūdį pašnekovui ir visiems susirinkusiems, didina kalbėtojo reputaciją, prisideda prie jo verslo sėkmės, leidžia sprės.

Telefoninių pokalbių pagalba verslo žmonės apsikeičia reikiama informacija, susitaria dėl ko nors (dėl susitikimo, bendrų ranginių, tolimesnio bendradarbiavimo ir pan.), konsultuojasi dėl įvairių klausimų pateikti reikiamą informaciją. Telefonu galima išreikšti prašymą, duoti įsakymą ar nurodymą, kontroliuoti kieno nors veiklą, pasveikinti su pasiekimais, šventėmis, jubiliejaus proga ir pan. Telefonas leidžia užmegzti ir palaikyti ryšius su reikiamais žmonėmis. Žodžiu, telefonas šiandien tampa nepakeičiamu įrankiu darbe. Tačiau aktyviai naudojantis telefonu verslo gyvenime nereikėtų pamiršti labai svarbios sąlygos: laikas, praleistas pokalbiui, turi atitikti sprendžiamos problemos sudėtingumo laipsnį. Priešingu atveju telefonas gali virsti pabaisa, sugeriančia iš mūsų daug naudingo laiko.

Qay kas klaidingai mano, kad kuo dažniau žmogus naudojasi telefonu, kuo daugiau telefonų turi ant darbo stalo, kuo svarbesnis ir solidesnis jis atrodo, kuo daugiau informacijos gauna, tuo jam sekasi. Tai toli gražu nėra tisa. Besaikis telefono naudojimas labiau kenkia darbui, todėl jo pagalbos reikia kreiptis tik esant butinybei.

Labai svarbu kiek įmanoma racionalizuoti pokalbius telefon dienos metu. Patartina nustatyti valandas, kada galima skambinti, taip atlaisvinsite laiko pagrindiniam darbui. Kolegos ir pavaldiniai turėtų žinoti, kad jūsų netrukdytų telefono skambučiai, kai esate užsiėmę skubiais reikalais. Jie gali būti paprašyti kalbėti jūsų vardu.

Turėtumėte išmokti nuspėti, kas ir kada greičiausiai jums paskambins, kad atitinkamai pasiruoštumėte pokalbiui. Taip pat turite planuoti savo telefono skambučius. Darbo dienos pradžioje ant lapelio surašote visų žmonių, su kuriais šiandien reikia susisiekti, bordus ir telefono numerius. Tada pradedate skambinti is sąrašo. Telefoniniams pokalbiams vesti patartina naudoti specialias telefonų sąsiuvinius, kuriuose įrašomas pokalbio turinys, nurodoma skambučio data ir laikas, taip pat kas skambino, kas skambino, iš kurry, ką reikia dad.

Verslininkas ant stalo visada turėtų turėti savo organizacijos vidiniam naudojimui skirtą telefonų katalogą, įstaigų ir įmonių, su kuriomis jam nuolat tenka susisiekti, nuolat tenka susisiekti, katalogą, dažniojąiausia ip pat pagalbos telefono numerius.

Turite tai padaryti patogiai darbo vieta. Telefonas turi būti pastatytas ten, kur juo lengviausia ir lengviausia naudotis. Ant stalo turi būti pakankamai laisvos vietos pokalbio telefonu metu įrašymui, kad būtų galima greitai rasti pokalbiui reikalingus dokumentus, popierius, blankus ir pan.

Telefoninio pokalbio vedimas – savotiškas menas, kurio paslapčių įvaldymas yra butinas verslo žmogui.

Telefoninis pokalbis, kaip taisyklė, yra kuriamas pagal tam tikrą modelį, turi savo STRUKTŪRĄ:

1. Abipusis prisistatymas (20 ± 5 sek.).

2. Pašnekovo supažindinimas su aktualijomis (40 ± 5 sek.).

3. Situacijos aptarimas (100 ± 15 soniya). Būtina turėti kruopščiai apgalvotą pagrindinių ir antraeilių klausimų, į kuriuos reikia trumpo ir konkretaus atsakymo, sąrašą.

4. Galutinis žodis (20 ± 5 sek.). Kaip ir tiesioginio susitikimo metu, taip ir pokalbyje telefonu labai svarbus pirmasis pašnekovo įspūdis, todėl toli gražu nėra abejingi, kokie žodžiai skambės jiožiai skambės pokalbiito.

Kai verslo susitikimas baigiasi, paprastai atliekama nedidelė baigimo ceremonija: šilti atsisveikinimo žodžiai, rankos paspaudimai, draugiški apsikabinimai. Pokalbis telefon taip pat turėtų baigtis teigiama, optimistiška nata. Ir nors pašnekovai negali pasipiršti vienas kitam, turi rasti tinkamus žodžius, skatinančius tolimesniam bendram darbui.

Kalbantis telefon būtina elgtis oriai, t.y. elkitės su pašnekovu mandagiai ir teisingai, atidžiai klausykite, nepertraukite, nenukirskite sakinio viduryje, nebūkite guruhis, neišleiskite savo emocijų. Turite stebėti savo kalbą, atidžiai pasirinkti žodžius, apibūdinančius jūsų organizaciją ir joje dirbančius žmones. Nepriimtina telefono dialoge vartoti tokius šnekamuosius žodžius kaip iki, labas, kad ir kaip natūraliai jie skambėtų, pažįstamus ir visokius informalius kreipinius (brangusis, brangusis, kura ą ar buti jo nesuprasti.

Suformuluokim pagrindiniai pokalbio telefon reikalavimai:

glaustmalar;

Logika;

Jokių pakartojimų;

Draugiškas tonas;

Aiškus žodžių, ypač pavardžių ir skaičių, tarimas;

Vidutinis kalbos greitis;

/ Pagrindinis / Bendravimas / Tinklas (el. pastas)

Tinklo etiketas (el. pastas)

El. pasto etiketas (iš Pegasus Mail pagalbos systemos)

Šiame dokumente aprašoma paprastos taisyklės etiketo bendraujant su vartotojais el.

Manzil ir asmenvardžiai

asmenvardis(ne tas pats, kas parašas) yra savavališka eilutė, kurią daugelis siuntėjų (el. Pašto programų) leidžia pridėti prie savo žinučių kaip tekstinį komentarą.

• Jei jūsų sistema leidžia, visada parašykite asmeninį vardą: tai jums geriau „vizitinė kortelė“ nei el. pasto manzillari.
• Naudokit prasmingus vardus. Tokie isšsireiškimai kaip „atspėk patys“ ne tik apsunkina laiško autoriaus nustatymą, bet ir žeidžia manzilato intelektą.
• Jei jūsų pašto sistema leidžia siųsti laiškus kartu su gavėjų vardais, naudokite šią funkciją. Taigi tinklo administratoriui bus lengviau rasti manzilatą pagal bordą, jei pats addressas passirodys klaidingas.

Pavyzdys: manzillar [apsaugotas el. pastalar] yra mažiau informacijos nei [apsaugotas el. pastalar](Ford prefekti).

El. pasto mavzusi (mavzu)

• Nepamirškite savo laiškams suteikti pavadinimų. Beveik visi laiškininkai leidžia priskirti pašto žinutėms pavadinimus, o dažnai vartotojas, žiūrėdamas savo laiškus, vadovaujasi vardais.
• Venkite beprasmių vardų. Pavyzdžiui, kai siunčiate el. laišką WordPerfect techninės pagalbos tarnybai, neskambinkite žodis tobulas- Taip pat galite išvis nieko nerašyti.
• Jei atsakydami į el. laišką pakeisite pokalbio temą, nepamirškite pakeisti ir pavadinimo.
• Tikslus pavadinimas yra lengviausias būdas nustatyti pokalbio temą, o jei pakeisite temą palikdami pavadinimą tą patį, gavėjas gali susipainioti.

• Stenkitės, kad laiško trukmė atitiktų pokalbio stilių: jei tiesiog atsakote į klausimą, rašykite trumpai ir tiksliai.
• Bukite kuo arčiau temolari. Jei norite pakalbėti apie ką nors naujo, geriau siųskite atskirą laišką. Tada jūsų gavėjas gali jį laikyti atskirai.
• Nerašykite viso teksto didžiosiomis raidėmis – jis tampa sunkiai įskaitomas (nors trumpas kirčiavimas gali buti naudojamas kaip pastiprinimas). Stenkitės suskaidyti savo laišką į logiškas pastraipas ir venkite pernelyg ilgų sakinių.
• Stenkitės vengti gramatinių klaidų. Klaidų ir rašybos klaidų kupiną laišką sunku perskaityti. Vien todėl, kad el. paštas yra greitas bendravimo būdas, dar nereiškia, kad galite atsipalaiduoti ir pamiršti rašybą (mano patirtis rodo, kad neraštingiausia žinutė yra el. pastas). Jei manote, kad jūsų mintys vertos parašyti, įsitikinkite, kad jos išdėstytos teisingai.
• Venkite viešų liepsnų – laiškų, sukurtų veikiant emocijoms. Emocinio sukrėtimo metu isšsiųsti pranešimai dažniausiai tik pablogina situaciją. Vėliau galite gailėtis savo žodžių, todėl prieš pradėdami „liepsnos karą“, ramiai apsvarstykite situaciją. (Pabandykite išsivirti kavą sau – nuostabu, kaip greitai jūsų emocijos atslūgsta išgėrus geros kavos.)
• Jei jūsų laiškas palaiko įvairias teksto formatavimo parinktis (pusjuodžiu šriftu, kursyvu ir pan.), įsitikinkite, kad gavėjo laiške yra tokios pat parinktys. Tuo metu, qay buvo parašytas šis dokumentas, dauguma el. pasto programų internete galėjo tvarkyti tik tekstą, nors tai, žinoma, keičiasi.
• Tris kartus pagalvokite prieš įtraukdami kredito kortelės numerį į el. laiškus. Jūsų el. pastas gali būti perimtas ir jūsų banko sąskaita gali buti pažeista.

Atsakymai

• Į savo pranešimą įtraukite ištraukas iš laiško, į kurį atsakote. Atminkite, kad el. paštas nėra pokalbis telefonu realiuoju laiku ir jūsų gavėjas gali pamiršti ankstesnio el. laiško turinį (ypač jei jis aktyviai rašo žinutes). Į savo atsakymą įtraukite originalaus teksto ištraukas ir gavėjas lengviau supras, kas sakoma.
• Nepersistenkite cituodami ankstesnes žinutes. Labai apmaudu, kai atgaunu savo penkių puslapių laišką (kaip komentarą) su trupučiu „sutinku“ pabaigoje. Kaip nors atskirkite savo žinutės tekstą nuo cituojamų raidžių teksto, tada jūsų atsakymą bus lengviau perskaityti. Dažniausiai tam naudojamas ženklas >, nors tai nėra vienintelė galimybė.
• Stenkitės savo žinutėje nemaišyti bendros ir asmeninės informacijos.
• Paklauskite savęs, ar jūsų atsakymas tikrai reikalingas. Pavyzdžiui, jei laišką gavote iš gerbėjų laiškų, vargu ar verta kiekvienam iš gavėjų pranešti apie savo požiūrį į jį –au laiūrį į jį –au laišrities.

Parashai

Parašas – nedidelė teksto dalis pranešimo pabaigoje, dažniausiai yra kontaktinė informacija. Dauguma laiškininkų gali automatiškai „priklijuoti“ parašą prie siunčiamų pranešimų. Parašas – įdomus dalykas, bet reikia žinoti ir matą jame.

• Jei galite, naudokite parašą. Jame turi buti jūsų tapatybė ir informacija apie alternativyvius ryšio kanalus (įprastą telefoną, faksą). Daugelyje sistemų, ypač tose, kur pastas eina per šliuzus, jūsų parašas gali buti vienintelis identifikatorius.
• Sutrumpinkite parašą – pakanka 4–7 eilučių. Nepagrįstai ilgi parašai apkrauna ryšio kanalus.
• Kai kurie pašto siuntėjai leidžia prie parašo pridėti atsitiktinių eilučių: bukite atsargūs. Bet kokiu atveju atminkite:
  • Trumpumas yra sąmojingumo siela.Šimto žodžių citata iš Kanto „Gryno proto kritikos“ deb nomlanadi.
  • Sąvoka "įžeidimas" gali būti aiškinama labai plačiai, todėl stenkitės vengti kalbų, kurios galėtų sukelti konfliktą religiniu, rasiniu, politiniu ar seksualiniu pagrindu.
  • Nenaudokit "vietinio"(suprantama tik tau ir nedideliam žmonių ratui) pastabos. Nerasite supratimo tarp kitų miestų, šalių ar kultūrinių bendruomenių vartotojų.
  • Parašų keitimas geriausiai atrodo, jei yra žaismingi. Pavyzdžiui, pasakius politinę temą, kai kuriuos žmones gali nuliūdinti, o trumpas pokštas tik pakelia nuotaiką.

Paprastos mandagumo taisyklės

Elektronis paštas yra bendravimo tarp žmonių priemonė, be mandagumo taisyklių neapsieinama.

• Jei ko nors klausiate, nepamirškite pasakyti "prašau". Tuo pačiu metu, jei kas nors jums padeda, niekada neskauda pasakyti "ačiū". Nors tai gali skambėti banaliai, nustebsite, kiek daug žmonių yra mandagūs realiame gyvenime ir, atrodo, pamiršta savo el.
• Nesitikėk atsakymo is karto. Tai, kad per dešimt minučių negavote atsakymo į savo klausimą, visiškai nereiškia, kad adresatas jus ignoruoja.
• Atminkite, kad nėra patikimos pastto sistemos. Neprotinga į el. laišką dėti labai asmeninę informaciją, nebent ketinate jos užšifruoti naudodami stiprią šifravimo programą. Prisiminkite manzili. Jūs nesate vienintelis žmogus, kuris nukentės, jei jautri žinutė pateks į netinkamas rankas.
• Į savo laišką įtraukite visą informaciją šia tema, ypač jei tikitės kvalifikuoto atsakymo. Pavyzdžiui, jei išsiunčiate pranešimą "Skaičiuoklės programa neveikia" "Lotus" techninei pagalbai, konsultantas greičiausiai negalės jums padėti – jam paprascijokansčias. Turite įtraukti issamų problemos aprašymą, nepamirškite nurodyti naudojamos dasturlari versiyalari.

"Shypsenelės"

Nors el. paštas panašus į pokalbį realiuoju laiku, jam trūksta gebėjimo gestikuliuoti. Šiai problemai isšspręsti internetas naudoja “jaustukus” – ASCII simbolių sekas, kurios, žiūrint į vieną pusę pasuktą galvą, primena veidą.

Dažniausiai naudojami jaustukai yra:

:-) arba:) - šypsokis; dažniausiai naudojamas džiaugsmui, malonumui išreikšti (kartais randamas \

:-(arba:(- nelaimingas veidas; reiškiantis apgailestavimą ar nusivylimą.

;-) arba;) - mirksintis veidas; paprastai išreiškia ironiją ir reiškia, kad žodžių nereikia suprasti per daug pažodžiui.

Yra šimtai skirtingų šypsenėlių, kai kurios naudojamos dažniau nei kitos.

Teisingas „jaustukų“ naudojimas gali suteikti jūsų raštui gyvą charakterį ir netgi pakeisti gestus. Nepersistenkite.

Ir, galiausiai...

atminkite, kad el. pastas yra bendravimo su gyvais žmonėmis priemonė. Prieš siųsdami laišką, dar kartą atidžiai perskaitykite jį ir atsistokite į gavėjo vietą.

Vidutinis biuro darbuotojas maždaug ketvirtadalį savo darbo laiko praleidžia žiūrėdamas ir siųsdamas el. Tačiau nepaisant to, kad toks verslo budas dabar paplitęs visur, daugelis expertų vis dar nežino, kaip tinkamai naudotis el.

Ir kuo daugiau laiškų bus gauta ir išsiųsta, tuo didesnė galimybė svarbioje žinutėje padaryti gėdingą klaidą, kuri gali turėti rimtų profesinių pasekmių pasekmi. Barbara Pachter yra verslo etiketo ir komunikacijos specialė, savo knygoje “Pagrindinis verslo labelas” paliečia tinkamo naudojimo klausimus. pastu. Žemiau yra daugiausia butinų taisyklių nurodyta knygoje.

• Aiškiai ir glaustai parašykite temos eilutę.

Sėkmingų pavadinimų pavyzdžiai: "Pakeista susitikimo data", "Klausimai apie jūsų pristatymą", "Verslo pasiūlymo papildymai". Žmonės dažnai nusprendžia, ar skaityti laišką, atsižvelgdami į temos eilutę. Kuo daugiau susirašinėjimo, tuo didesnė tikimybė, kad jūsų laiškas su svarbia informacija gali buti prarastas. Aiški ir gerai apibrėžta tema patrauks addressato dėmesį.

• Naudokite oficialią pastto dėžutę

Didelės įmonės dažniausiai turi savo domeno vardą ir serverį darbuotojų pašto dėžutėms kurti. Tokiais atvejais mes nekalbame apie asmeninio pastto naudojimą verslo korespondencijai. Kitais atvejais visada turėtumėte turėti pašto manzilą su savo vardu, kad gavėjas žinotų, nuo ko yra laiškas. Naudoti tokias pašto dėžutes kaip babygirl@... arba geka2005@... darbui būtų lengvabūdiškas ir neatsakingas žingsnis.

• Pagalvokite du kartus prieš spustelėdami mygtuką "Atsakyti visiems".

Niekas nenori skaityti laiškų iš žmogaus, kuris su juo neturi nieko bendra. O garsiniai pranešimai išmaniuosiuose telefonuose ir iššokantys langai ekrane labai blaško ir erzina. Jei gavote masinį laišką (tai gali buti viršininko laiškas keliems darbuotojams arba organizacijos adresų sąrašas klientams), įsitikinkite, kad jūsų atsakymas visiems.yrajams.

• Naudokite oficialius manzili

Kad ir kaip artimai pažįstate gavėją ir kaip artimai bendrautumėte realybėje, dalykinio susirašinėjimo metu geriau vengti neformalių šnekamų sveikinimų ir kreipimųsi. "Sveiki", "Seryoga", "susikalbėkime su vaikinais" - tokius posakius geriausia palikti už biuro ribų. Išimtis gali būti, jei adresatas, pavyzdžiui, paprašytų kreiptis į jį trumpu vardu.

• Išmintingai naudokite šauktukus

Verslo korespondencijoje tokį skyrybos ženklą kaip šauktuką geriau naudoti tik tuo atveju, jei Skubus atvėjis. Pavyzdžiui, parodyti savo didelį susijaudinimą arba sutelkti dėmesį į bet kurį tašką. Priešingu atveju, besaikis „šauktukų“ vartojimas gali susidaryti įspūdį, kad esate pernelyg emocingas ar nesubrendęs žmogus.

• Būkite atsargūs su humoru

Problema akivaizdi – jūsų gali nesuprasti arba jūsų dalykinis požiūris gali buti laikomas nerimtu. Žinoma, kartais formaliame pokalbyje humoro “žiupsnelis” nepakenkia, tačiau jei nesate susipažinę su adresatu arba tiesiog abejojate, ar verta rašyti pokštą, nejuokite!

• Skirtingos kultūros, skirtingos taisyklės

Nesunkiai gali įvykti nesusipratimas dėl kultūrinių skirtumų, ypač susirašinėjimo metu, kai nesimato gestų ir mimikos bei negirdėti intonacijos. Jei dėl savo darbo pobūdžio tenka bendrauti su įvairių tautybių atstovais, tuomet verta skirti laiko ir pasidomėti jų kultūrų verslo etiketo subtilybėmis. Taigi aukšto konteksto kultūros (kinų japonų, arabų) reikalauja ilgo asmens ir verslo tyrinėjimo prieš sudarant sandorį. Žemo konteksto kultūrų (amerikiečių, vokiečių, scandinavų) atstovai nori greičiau pasiekti rezultatų.

• Stenkitės atsakyti į kiekvieną el

Esant aktyviam susirašinėjimui, kai per dieną gauni ir išsiunčia daug laiškų, sunku atsakyti į kiekvieną žinutę. Tačiau verta atkreipti dėmesį net jei laiškas jums atsiųstas per klaidą, ypač jei gavėjas laukia atsakymo. Tai neužims daug laiko, bet bus pagarbos ir gerų manierų pavyzdys. Šis veiksmas jums bus naudingas, jei klaidingas siuntėjas dirba su jumis toje pačioje įmonėje ar pramonės šakoje.

• Patikrinkite kiekvieną įrašą

Patikėkite, jūsų neraštingumas neliks nepastebėtas. Ir butent jie susidarys nuomonę apie jus. Nepasikliaukite vien automatinis patikrinimas tarimas. Todėl prieš siųsdami pranešimą perskaitykite ir perskaitykite jį kelis kartus, geriausia garsiai.

• Paskutinį kartą parašykite gavėjo manzilą

Tikrai bent kartą susidūrėte su tuo, kad patys gavote arba išsiuntėte nepilną žinutę. Net jei atsakote į laišką, ištrinkite gavėjo adresą ir įdėkite tik tada, kai bus parašytas laiško tekstas ir pridėti visi reikalingi dokumentai.

• Patikrinkite manzili

Nesunku suklysti įvedant vardą iš adresų knygos. Ypač jei kontaktuose yra daug vardų. Taigi dar kartą patikrinkite, ar gavėjo adresas yra teisingas.

• Naudokite klassikinį šriftą

Jei nesate komikas ar tipo dizaineris, geriau naudoti visuotinai priimtus šriftų dydžius, spalvas ir tipus. Verslo susirašinėjime svarbiausia, kad žinutė būtų lengvai ir lengvai skaitoma (tiek prasme, tiek vizualiai). Standartiniai nustatymai atrodo taip: Arial, Calibri arba Times New Roman shriftas; dydis (dydis) 10 arba 12; Juoda spalva.

• Sekite savo toną

Iš pirmo žvilgsnio paprastą ir nekenksmingą pasiūlymą kitas žmogus gali skausmingai suvokti. Ypač susirašinėjimo metu, kur nėra kitų išraiškingų formų, išskyrus žodžius. Kad išvengtumėte nesusipratimų, prieš siųsdami pranešimą perskaitykite garsiai – šiurkštūs teiginiai bus greičiau atpažįstami garsine forma. O norint Pasiekti Didžiausią efektyvumą, geriau visiškai atsisakyti vienareikšmiškai neigiamų posakių ("Neapsileidimas", "Nesėkmė") I "Prašau" IR "Ačiū".

• Atminkite – nieko nėra privataus

Ar asmeninio ar verslo susirašinėjimo metu pagalvojote, kad trečiosios šalys gali perskaityti jūsų žinutes? Jei neserga persekiojimo manija, vargu ar ši mintis dažnai kills. Tačiau tisa ta, kad a Kompiuterin texnologiyasi bet kuris naujokas įsilaužėlis gali nulaužti korespondenciją. Todėl geriau nerašyk nieko, kas gali sukompromituoti tave ar kitą žmogų.