Memorandumas nurodo dokumentų apyvartos organizacijoje modelį, kuris leidžia veiksmingai reaguoti į įvairias aplinkybes.
Paslaugų dokumento tikslai ir rūšys
Tarnybos laiškas skirtas tam tikram pareigūnui pranešti apie esamus sunkumus arba pateikti pasiūlymus dėl gamybos problemų.
Be to, tarnybinis dokumentas yra savotiškas patvirtinimas, kad darbuotojai ne tik atlieka savo darbą, bet ir mato esamas problemas, kurios vėliau išryškinamos šioje pastaboje. Tuo pačiu metu darbuotojas, parašęs galvai atmintinę apie bet kokių pažeidimų buvimą, visiškai atsisako atsakomybės už šios problemos sprendimą.
Paslaugos pastabos skirstomos į:
- tie, kuriuose nurodyti tam tikri įvykio veiksmai ar neigiamo pobūdžio reiškinys. Tokiose gamybos pastabose yra aiškinamieji raštai, nustatyti pažeidimai ir skundai;
- tie, kurie yra papildomi pagrindinių dokumentų paaiškinimai. Tai gali būti pastabos dėl medžiagų nurašymo ar pirkimo, finansinės paramos skyrimo, paaukštinimo, premijų ir pan.
Savo ruožtu oficialų surašymą galima atlikti tiek tarp pavaldinių ir darbdavio (vidinis), tiek tarp struktūrinių padalinių vadovų ir pagrindinio įmonės vadovo (išorės). Išoriškai gamybos dokumentus ketinama pateikti už organizacijos ribų, tokio tipo pastabos gavėjas yra aukštesnė vadovybė.
Informacija ir vidaus verslo popieriaus forma
Oficialių dokumentų turinys paprastai apima gamybinius, materialinius, ekonominius, taip pat premijų, paaukštinimo ar pažeminimo klausimus. Taigi bet kurio skyriaus darbuotojas gali kreiptis su raštišku prašymu suteikti jam tam tikrų materialinių ar finansinių išteklių tiek gamybai, tiek asmeniniam naudojimui. Be to, tokio dokumento turinys gali išryškinti skundą dėl konkretaus darbuotojo ar tiesioginio vadovo.
Kalbant apie atlyginimą darbuotojams, tiesioginis darbdavys rašo atmintinę peticijos forma, skirtą jo aukštesniam vadovui. Kur jis pabrėžia pavaldinio nuopelnus ir teikia pasiūlymus dėl atlygio.
Pavaldinių laiškas gamybos vadovui organizacijos vadovui surašomas ranka laisva forma. Tačiau, norėdami parašyti tokį dokumentą, galite naudoti kompiuterinę ar spausdintą technologiją.
Kompetentingas dokumento rašymas
Nors šis aktas neturi teisėkūros lygmeniu nustatytos formos, jame turi būti ši informacija:
- kam skirta ši paraiška (adresato pareigos, pavardė ir inicialai), nurodyta viršutiniame dešiniajame dokumento kampe; pažymos numeris ir registracijos data;
- kuriamos raidės pavadinimas;
- įžanginėje dalyje paprastai atsispindi įvykio laikas, data ir laikas;
- pagrindinė dalis, išsami renginio esmė;
- paskutinėje dalyje yra sudarytojo pasiūlymai, kuriuos jis prašo atlikti įmonės vadovui;
- po tekstu yra dokumento rašymo data, sudarytojo pareigos ar profesija, jo pavardė ir inicialai.
Kalbant apie išorinius laiškus, jie turi būti tokio paties turinio, surašyti ant įstaigos firminio blanko, pageidautina spausdinti, naudojant kompiuterines technologijas.
Daugelis įmonių turi parengtą ir vadovybės patvirtintą atmintinės šabloną. Dėl to darbuotojams bus daug lengviau ir kompetentingiau parengti tokį dokumentinį aktą.
Vidaus ir išorės laiškuose informacija turėtų būti pateikta glaustai ir aiškiai, be nereikalingo vandens. Taigi sutaupomas laikas asmeniui, kuris sudaro dokumentą, ir asmeniui, kuriam jis skirtas. Taip pat aiškus pasiūlymų pareiškimas prisideda prie greičiausio galvos atsakymo.
Gamybos laiškų formavimas elektronine forma
Daugelyje įmonių leidžiama surašyti paslaugų pastabas naudojant kompiuterį, kuris leidžia sukurti elektroninę dokumento formą. Kiekvienas struktūrinis padalinys pasirenka šį registracijos būdą savarankiškai ir nustato jį tam tikruose įstatymų numatytuose dokumentuose. Taigi elektroninė versija labai supaprastina dokumento rengimą ir jo siuntimą, o tai žymiai sutrumpina užrašo svarstymo ir atsakymo priemonių priėmimo laiką.
Elektroninis tarnybinio laiško sudarymo metodas mažai kuo skiriasi nuo ranka rašytos versijos, tačiau jis vis dar turi šiuos skirtumus:
- elektroniniame dokumente nereikia nurodyti, kam jis siunčiamas, nes tokia informacija jau yra užregistruota adreso juostoje;
- kompiliatoriaus parašas elektroninėje pastaboje dedamas automatiškai (paruošiamas iš anksto nuskaitytas parašas);
- siuntėjas gauna pranešimą iš adresato, kad gavo laišką ir perskaitė jį el. Ši paslauga yra pastabos siuntimo patvirtinimas.
Vienas iš pagrindinių privalumų formuojant elektroninę kupiūros formą yra jau esantis šablonas. Kuris gali būti naudojamas vėliau rengiant panašius dokumentus. Tokiu pranašumu naudojasi įmonės tarnybos arba atskiri jų darbuotojai, kurie, atsižvelgdami į savo veiklos rūšį, dažnai turi surašyti paslaugų pažymėjimus.
Rengimo aspektai
Rengiant paslaugų pastabas, būtina atsižvelgti į šiuos niuansus, kurie taikomi atsižvelgiant į jų tipą ir paskirtį:
Pirmiau minėtų niuansų laikymasis leis net nepatyrusiam darbuotojui sudaryti vadovui kompetentingą ir suprantamą memorandumą.
Dokumento reikšmė
Tarnybos dokumentai padeda išvengti tiesioginių konfliktinių situacijų tarp konkrečios įmonės darbuotojų, o tai teigiamai veikia jos darbą. Jie taip pat atlieka svarbų vaidmenį apskaitoje ir mokesčių ataskaitose, kai finansinėms problemoms reikia skirti tam tikrą dėmesį ir laikytis įvairių niuansų.
Be kita ko, tarnybiniai laiškai yra veiksmingi susidorojant su pažeidėjais organizacijoje. Be to, rašydami skundus darbdaviui, galite išspręsti problemą be ginčų ir užpuolimo. Kadangi tarnybos skundai gali būti parašyti anonimiškai, arba tiesiog iniciatoriaus pavardė, jo prašymu, vadovas neskelbs.
Todėl toks dokumentas tarnauja kaip daugiafunkcinis įrankis, kurio dėka dauguma organizacinių problemų gali būti išspręstos per gana trumpą laiką.
Susisiekus su
Atmintinė
Paslaugų pažymos, kaip nepriklausomo dokumento tipo, nėra visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatoriuje (OKUD). Be to, šis dokumentas yra plačiai naudojamas verslo praktikoje. Šiuo atžvilgiu geriausia parengti atmintinę pagal GOST 6.30-2003 „USD reikalavimus. USORD. Reikalavimai popierizmui “, siekiant vienodo dokumentų tvarkymo.
Memorandumo dokumentas, priešingai nei memorandumas, užtikrina ryšį tarp organizacinių padalinių horizontaliu lygmeniu, jį parengia darbuotojas arba padalinio vadovas, adresuotas kito padalinio vadovui ar specialistui. Reikėtų nepamiršti, kad atmintinė paprastai siunčiama iš vieno vadovo kitam arba iš vieno darbuotojo į kitą tik tuo atveju, kai jie turi lygiavertį darbo statusą, kitaip tai bus atmintinė.
Iš esmės atmintinės rengiamos materialinės, techninės, informacinės, organizacinės ir ekonominės paramos klausimais. Paslaugų pastabos yra tam tikras struktūrinių padalinių susirašinėjimas. Paprastai juose yra konkreti užklausa, pasiūlymas ar kita paslaugos informacija. Atmintinė, paaiškinanti planų neįvykdymo priežastis ir išsiųsta aukštesniam padaliniui, yra aiškinamasis raštas.
Memorandumo laukų sudėtis:
- Dangtelis, nurodantis laiško adresatą, nurodantis gavėjo struktūrinį padalinį, pareigas ir visą pavardę;
- Atmintinės sudarymo data ir registracijos numeris;
- Tikrasis pavadinimas " Atmintinė«;
- Pranešimo tema teksto paantraštės forma;
- Tiesiogiai atmintinės tekstas;
- Kūrėjo padalinys ir pareigos, parašas ir jo parašo iššifravimas;
Tarnybinės pastabos yra pagrindinė organizacijos komunikacijos priemonė visais tais veiklos klausimais, kurių sprendimas priklauso padalinio kompetencijai ir nereikalauja aukštesnio pareigūno dėmesio. Tai yra tam tikras struktūrinių padalinių atitikimas. Praktiškai beveik bet kurios organizacijos veikloje atsiranda situacijų, kai reikia dokumentuoti informacinius ryšius tarp padalinių. Tokiose situacijose naudojamos atmintinės.
Atmintinė
Memorandumas yra dokumentas, kuris yra pagrindinis bet kurios organizacijos ar jos padalinių bendravimo būdas beveik visais darbo proceso klausimais. Naudojant tokio tipo dokumentus problemos sprendžiamos tiek padaliniuose, tiek tarp darbuotojų ir aukštesnių pareigūnų. Paprastai atmintinės naudojamos dokumentuoti informacinius ryšius tarp padalinių ir juose dirbančių asmenų.
Kai kurių skyrių vadovai surašo atmintinę, skirtą kitų įstaigų ar organizacijų padalinių vadovams. Tik šiuo atveju (lygiavertis oficialus statusas) šio tipo dokumentai skiriasi nuo įprastos atmintinės.
Pagrindiniai memorandumo rengimo klausimai:
- su materialine ir technine pagalba susiję klausimai;
- informaciniai klausimai;
- klausimus apie darbo eigos organizavimą;
- ekonominiais klausimais.
Atmintinė, kaip nepriklausoma dokumento rūšis, nėra įtraukta į visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD). Nepaisant to, jis plačiai naudojamas praktikoje sprendžiant verslo klausimus. Šiuo atveju verta laikytis jo dizaino taisyklių, laikantis GOST 6.30-2003 "USD reikalavimų. USORD. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “.
Pirmiausia viršutiniame dešiniajame kampe turėtų būti antraštė, kurioje yra atmintinės adresatas, nurodantis organizacijos struktūrinį padalinį, pareigas ir gavėjo pavardę. Tada turėtumėte nurodyti dokumento rašymo datą ir jo registracijos numerį. Dokumento pavadinimas nurodytas centre: „Memo“. Toliau tiesiogiai paties dokumento tekstas, kuriame nurodytas pagrindinis tikslas (prašymas, pasiūlymas ir pan.). Po teksto nurodykite padalijimą, taip pat dokumento autoriaus pareigas, vardą ir pavardę.
Atmintinė yra labiausiai paplitęs dokumentų tipas bet kurioje įmonėje.
Atmintinė yra tam tikras verslo susirašinėjimas tarp padalinių darbuotojų ir jų vadovų. Tai yra viena iš labiausiai paplitusių dokumentų rūšių daugelyje įmonių ir organizacijų.
Atmintinė Pavyzdinis rašymas
Atmintinė- labiausiai paplitusi įmonių ir organizacijų darbuotojų bendravimo forma. Galime pasakyti, kad tai yra tam tikras informacinis ir informacinis dokumentas, skirtas palengvinti skirtingų padalinių darbuotojų tarpusavio sąveiką. Šis dokumentas leidžia greitai išspręsti visas problemas: ekonomines, gamybos, darbo, teisines ir kt.
Kas gali parašyti atmintinę
Atmintinę gali parašyti absoliučiai bet kuris įmonės darbuotojas, susidūręs su bet kokia problema. Užrašo adresatas taip pat gali būti kiekvienas organizacijos darbuotojas, įskaitant vadovą, padalinio vadovą ar paprastą darbuotoją, su sąlyga, kad pastaboje išsakyto klausimo sprendimas priklauso jo kompetencijai.
Kam skirta atmintinė?
Atmintinė svarbi tuo, kad ji parodo, jog įmonės darbuotojas mato, suvokia ir įgaliotiems asmenims praneša apie iškilusius sunkumus, tuo pačiu metu teisėtai perkeldamas atsakomybę nuo savęs specialistams, kurie privalo spręsti šią problemą. ar ta užduotis budint.
Kilus ginčytinoms situacijoms, nesutarimams ir konfliktams, šis dokumentas leis greitai suprasti, kas yra kaltas kiekvienu konkrečiu atveju.
Atmintinės tikslas- bet kurio įgalioto pareigūno pranešimas apie iškilusią problemą, taip pat prašymas ją pašalinti, racionalių pasiūlymų teikimas ir susitarimas dėl bendrų veiksmų.
1 pavyzdys
Šio tipo detalių išdėstymas dokumente vadinamas kampiniu. Bet jie gali būti dedami ant lapo kitu būdu.
2 pavyzdys
Paveikslėlyje parodyta išilginė rekvizitų vieta. Ir abu bus teisingi.
Bet net jei jūsų įmonėje įprasta dokumentus rengti visiškai kitaip, nesijaudinkite, tai taip pat bus teisinga, nes pareigūnai nenumatė privalomos formos.
3 pavyzdys
Memorandumas - rašymo pavyzdys
Rašyti dangtelį yra beveik paprasta visiems. Būtina išsiaiškinti, kieno adresu dokumentas bus išsiųstas, jo pareigas ir pavardę, inicialus (galite visiškai įvardyti ir pavardę). Be to, turime nurodyti iniciatorių, o jei kreipiasi darbuotojų grupė, tuomet būtina išvardyti jų pareigas ir pavardes.
Kas toliau? Kur prasideda atmintinė? „Aš atkreipiu jūsų dėmesį ...“ yra patogiausias ir plačiausiai paplitęs variantas. Darbuotojui tai patogu tuo, kad jis gali iš karto pereiti prie savo pranešimo temos, vadovui - sutrumpindamas laiško nagrinėjimo laiką.
Pats tekstas iš esmės turėtų būti trumpas, su privalomu konkrečių datų, laikų, aplinkybių, informacijos išvardijimu. Vadovams bus lengviau įsidėmėti, patikrinti ir atsakyti į pavaldinio kreipimąsi.
Būtinai pasirašykite dokumentą, nurodykite parengimo datą, jei yra priedų, nurodykite jų buvimą ir sąrašą.
Belieka pridurti, kad bet koks dokumentas turėtų būti surašytas ant standartinio A4 formato lapo. Jei atmintinės tekstas yra didelis ir netelpa į vieną lapą, turite naudoti kitą. Rašyti ant nugaros nerekomenduojama, nors tai yra priimtina. Jei lapų yra daugiau nei vienas, visi kiti turi būti sunumeruoti. Be to, patartina susegti visus lapus, kad jie sudarytų bendrą dokumentą.
Elektroninė atmintinė. Tai nutinka?
Įmonių, kurios pereina prie elektroninio dokumentų valdymo, nuolat auga. Todėl būtina pasakyti keletą žodžių apie elektroninę atmintinę. Jie, žinoma, gali būti ir jau egzistuoja, o jų dizaino taisyklės praktiškai vienodos. Nebent vartotojai neužregistruos adresato ir siuntėjo, nes pranešimų siuntimo programos tai daro automatiškai.
Čia svarbu prisiminti, kad vidinės verslo korespondencijos dokumentai pačioje įmonėje turi būti kažkaip atskirti nuo bendros laiškų krūvos, kad būtų aišku, kur yra asmeninė, o kur oficiali medžiaga. Jau yra specialių programų, kurios leidžia automatiškai siųsti, registruotis žurnale, siųsti atsakymus ir rezoliucijas ataskaitoms. Tokiu atveju visus elektroninius dokumentus elektroniniu parašu pasirašo ir siuntėjas, ir gavėjas - priėmus sprendimus.
Jei nėra bendros sistemos, apeliaciją galima parašyti įmonės paštu, kurį paprastai patikrina sekretorius. Jis bus įpareigotas persiųsti laišką galutiniam adresatui. Norėdami užtikrinti pristatymą, siunčiant turite nustatyti pranešimus apie gavimą.
komentarus
Daugiau susijusių medžiagų:
Sklypai
Dokumentai
Visiškas ar dalinis medžiagos kopijavimas yra draudžiamas, jei sutartas kopijavimas reikalauja nuorodos į išteklius
Atmintinė iš darbuotojo: tikslai ir modelis
Kokiu tikslu jis sudaromas?
SZ surašo darbuotojas savo tiesioginio vadovo arba kito padalinio vadovo vardu. Tai leidžia per trumpą laiką:
pranešti vadovui apie šiuo metu kilusią problemą
teikti pasiūlymus dėl jo pašalinimo arba susitarti dėl veiksmų plano su kitu darbuotoju.
paskatinti vadovą priimti sprendimą arba išduoti užsakymą
Tai taip pat įrodymas, kad specialistas, atradęs darbo eigos problemą, neleido susidaryti situacijai, bet pranešė apie tai savo vadovybei, kad ji galėtų greitai priimti sprendimą. Tai yra, jis nebuvo tuščias.
Įrašų tipai
Apsvarstykite pagrindinius tarnybinių laiškų tipus:
apie informacijos prašymą;
apie darbuotojo padarytus pažeidimus atliekant darbo pareigas.
apie priedus darbuotojams.
Be to, SZ gali lydėti dokumentų paketo perkėlimą tarp organizacijos padalinių, padalinių, padalinių (lydraščiai turi būti parengti trečiųjų šalių organizacijoms). Jis taip pat gali būti išsiųstas darbuotojams su reikalavimu paaiškinti neatvykimo į darbo vietą priežastį.
SZ gali būti bet kokių klausimų, susijusių su darbo momentais.
Kompiliavimo taisyklės
Pagrindinė taisyklė, kurios reikia laikytis ją rengiant, yra glaustumas. Dokumente turėtų būti aiškiai nurodyta problemos esmė, taip pat jos sprendimo būdai. Paprastai SZ tekste neturėtų būti daugiau nei 6–7 eilutės. SZ neturi vieningos formos. Jai sudaryti naudojama savavališka memorandumo forma.
Dauguma suaugusiųjų yra organizacijos darbuotojai. Žmonės kreipiasi į savo viršininkus su prašymais ar pageidavimais per pareiškimus ar atmintines. Aprašysime vadovui dokumentų rengimo ir perdavimo procesą.
Kas tai yra?
Pirmiausia turite suprasti, kas yra atmintinė. Tai yra vidinis arba išorinis dokumentas, priklausomai nuo funkcijos ir paskirties. Toks įrašas dažniausiai yra skirtas aukštesniam jo pavaldinių asmeniui ir yra tam tikras prašymas, komentaras ar pasiūlymas.
Priklausomai nuo atmintinės reikšmės, ji gali būti atmintinė, aiškinamoji, aiškinamoji ar analitinė.
Šiame dokumente dažniausiai aptariamos techninės ar verslo problemos, aprašomos ginčytinos situacijos arba pateikiamas paaiškinimas, kurio iš jūsų reikalauja jūsų viršininkas. Pagrindinis skirtumas tarp atmintinės yra tas, kad jame ne tik nurodoma problemos esmė, bet ir pateikiamas išsamus jos aprašymas, o kartais ir sprendimai.
Paslauga ir ataskaita: panašumai ir skirtumai
Kai kurie darbuotojai painioja atmintinę ir atmintinę, ir tai nėra atsitiktinumas. Yra panašumų, tačiau yra ir skirtumų. Išsiaiškinkime tai. Taigi, vienos ir kitos pastabos prasmė yra informuoti viršininkus apie bet kokias nesėkmes darbe. Tačiau atmintinėje dažniausiai pranešama apie problemą, o atmintinėje taip pat yra prašymas ją pašalinti, o kartais nurodomi tam tikros problemos sprendimo būdai.
Ruošti atmintines viršininkams
Dažniausiai tokie dokumentai siunčiami vadovybei. Taip yra dėl to, kad atmintinė yra dokumentas, kuriame pranešama apie visas vidines problemas. Įrašo pavyzdys niekur neregistruotas, nėra teksto pavyzdžio, todėl jie yra parengti bet kokia forma. Svarbiausia aprašyti problemos esmę ir siūlomus sprendimus. Kitas dalykas, į kurį reikia atkreipti dėmesį, yra tai, kad jūsų atmintinė yra užregistruota organizacijoje. Taigi galite įsitikinti, kad jis pasiekia valdžios institucijas.
Tačiau situacijos yra skirtingos. Įsivaizduokite, kad rašote atmintinę ne apie įrangos gedimą, o, pavyzdžiui, apie savo įmonės darbuotoją, kuris dėl kažko kaltas. Situacijos skirtingos. Jūsų atmintinė gali būti tiesiog „pamesta“. Kad taip neatsitiktų, galite žaisti saugiai. Padarykite atmintinę dviem egzemplioriais. Pateikite juos registracijai sekretoriui ir paprašykite ant savo kopijos parašyti, kad pastaba užregistruota tokiu ir tokiu numeriu, tokia ir tokia data ir priimta svarstyti. Taigi, net jei jūsų skundas dėl kokių nors priežasčių „nepasiekia“ valdžios institucijų, jūs turite patvirtinimą ir jo tekstą.
Paslaugų pažymėjimų mainai tarp atskirų padalinių
Kartais tarnybinės pastabos yra komunikacijos priemonė tarp atskirų tos pačios įmonės padalinių. Tokio dokumento rengimas kitam padaliniui niekuo nesiskiria nuo vadovo pastabos. Skirtumas tik tas, kad reikia nurodyti pačius skyrius, taip pat galite nurodyti adresą. Šiuo atveju atmintinė vis dar yra vidinis dokumentas.
Atmintinės vadovas turėtų būti sudarytas pagal paraiškos pavyzdį, kuris parašytas galvos vardu. Be to, parašytas pats tekstas, kuris paaiškina visas konkretaus vieneto problemas. Patartina aprašyti ne tik problemos esmę, bet ir išsamiai visus niuansus. Taip pat galite pasiūlyti būdų, kaip tai išspręsti.
Turi būti nurodyti dokumento rekvizitai: data ir numeris. Tai būtina, kad ji taptų oficiali.
Paslaugos pastabos kitai organizacijai
Tačiau kartais atsitinka taip, kad jis veikia kaip išorinis dokumentas. Gana dažnas memorandumo rašymo atvejis yra kitai organizacijai. Tokiu būdu įmonės keičiasi reikalinga informacija. Taip pat šiuo atveju atmintinė yra dokumentinis reikalavimo ar prašymo įrodymas.
Tokie užrašai taip pat surašomi bet kokia forma. Prie jų gali būti pridėtos reikalingų dokumentų kopijos. Dažniausiai tokie užrašai yra surašomi vienos įmonės direktoriaus vardu iš kitos įmonės vadovo. Derybų su kita sandorio šalimi atveju būtina išleisti du atmintinės egzempliorius. Antrasis egzempliorius su antspaudu, parašu ir registracijos numeriu turi būti paimtas ir saugomas tol, kol problema nebus išspręsta.
Jei rašote atmintinę kitai organizacijai, atsakydami galite gauti tą patį laišką. Nėra nieko blogo. Galbūt vadovybė ne visai suprato problemą ar prašymą, o gal tiesiog nusprendė pasiūlyti savo tolesnių veiksmų kūrimo versiją. Taip pat turite užregistruoti tokį užrašą ir atsakyti į jį veiksmu arba atsakydami į užklausą. Todėl organizacijų bendravimas per atmintines gali tęstis gana ilgai.
Kaip tinkamai sudaryti atmintinę
Dokumentas prasideda organizacijos pavadinimu ir asmens, kuriam jis skirtas, duomenimis, tada nurodomi jūsų duomenys. Viduryje parašyti žodžiai „Memo“. Be to, tekstas prasideda raudona linija. Kaip minėta anksčiau, jis parašytas laisva forma. Pabaigoje nurodoma data ir parašas su iššifravimu.
Jei atmintinės tekstas yra didelis, jis suskirstytas į keletą pastraipų. Pirmasis yra problemos aprašymas. Antrasis yra pats prašymas. Jei prašymas yra kolektyvinis, trečioje pastraipoje galite nurodyti skyrių ir tų darbuotojų, kurie jį parašė, pavardes. Šiuo atveju raštelį pasirašo skyriaus vedėjas. Atskirai galite pridėti lapą su visų darbuotojų parašais.
Tarnybinė pastaba rašoma ant A4 formato popieriaus lapo, kaip ir bet kuris pareiškimas. Parašas turi būti parašytas ranka, o ne faksu. Taip pat patartina išrašyti atmintinę su savo serijos numeriu ir jo sudarymo data. Jis taip pat gali būti atspausdintas kompiuteryje, tačiau ir tada parašas turi būti asmeninis.
Dokumento siuntimas elektroniniu būdu
Neretai organizacija vykdo elektroninį dokumentų valdymą, o visos užklausos ir užrašai turi būti siunčiami internetu ar vidiniu tinklu. Šiuo atveju nereikia bijoti, tame nėra nieko blogo. Tačiau šiuo tikslu patartina turėti asmeninį skaitmeninį parašą, kad galėtumėte patvirtinti savo prašymą.
Arba galite parašyti atmintinę ant popieriaus lapo, pasirašyti ir nuskaityti. Nusiųskite elektroninę versiją reikiamu adresu ir laukite atsakymo.
Ar visada būtina savo pasiūlymą parengti raštu
Dažnai kyla klausimas: ar įmanoma į įmonės vadovybę kreiptis žodžiu? Atsakymas labai paprastas: visada galima kreiptis žodžiu, tačiau nežinoma, ar tai duos kokių nors rezultatų. Rašytinis pranešimas visada yra oficialus dokumentas, nepriklausomai nuo jo turinio ir adresato. Tačiau sakoma žinutė yra tik žodžiai, į kuriuos gali būti ne atsakymas.
Todėl visus pasiūlymus, paaiškinimus ir paaiškinimus valdžios institucijoms galima patarti rengti tik popieriuje. Priešingu atveju galite tiesiog negauti atsakymo į jūsų užklausą ar pasiūlymą.
Gana didelė gyventojų dalis yra susijusi su darbu įvairaus dydžio ir veiklos rūšių organizacijose. Vykdydami savo pareigas, darbuotojai reguliariai reikalingas bendravimas su viršininkais tam tikroms problemoms spręsti.
Kadangi kiekvienas gali susidurti su tokio pobūdžio verslo korespondencija, atidžiau pažvelkime į pagrindinius klausimus: kada ir kaip surašomas pranešimas, kokie yra skirtumai rengiant oficialų dokumentą vadovybei?
Mieli skaitytojai! Mūsų straipsniuose kalbama apie tipiškus teisinių problemų sprendimo būdus, tačiau kiekvienas atvejis yra unikalus.
Jei nori žinoti kaip tiksliai išspręsti jūsų problemą - susisiekite per internetinį konsultantą dešinėje arba paskambinkite nemokama konsultacija:
Kokiais atvejais rašomas memorandumas?
Atmintinė yra vienas iš vidinės darbo eigos elementų. Su jos pagalba įmonės darbuotojai gali kuo greičiau ir efektyviau išspręsti gamybos problemas ir situacijas.
Atmintinė yra parengtas siekiant išspręsti verslo problemas ir problemas susijusios su konkretaus darbuotojo ar viso skyriaus darbu. Tuo pačiu metu problemos sprendimas gali priklausyti ir nuo kito įmonės darbuotojo, ir nuo visiškai kitokio struktūrinio padalinio.
Pagrindinis skirtumas nuo ataskaitos yra tas, kad jis naudojamas verslo komunikacijoje tarp darbuotojų ar struktūrinių padalinių, turinčių vienodą statusą organizacijoje. Kitaip tariant, jokio tiesioginio pavaldumo.
Atminties rašymas turi papildomų privalumų. Šis dokumentas įrodo, kad jį sudaręs darbuotojas nurodė problemą, kuri yra jo atsakomybės srityje.
Jei specialistas pati nesugebu to išsiaiškinti turėdamas problemą, jis gali sudaryti atmintinę ir pateikti šį klausimą svarstyti kitiems specialistams. Tokiu atveju jis galės atleisti save nuo atsakomybės už nekokybišką ar nesavalaikį problemos svarstymą.
Kai kuriais atvejais, remiantis atmintine, surašomas įsakymas dėl būtinybės atlikti tą ar tą veiksmą.
Kas turėtų būti dokumento tekste?
Nors tiksli minėto verslo laiško pildymo forma nenustatyta, galima išskirti kelis pagrindinius dalykus, privaloma nurodyti dokumente... Rekvizitų sąrašą sudaro:
- Didžiausia riba, kurioje įrašomi gavėjo duomenys, pvz., Vardas ir pavardė.
- Oficialus laikraščio pavadinimas.
- Rašymo data ir numeris.
- Antraštė, iš kurios iškart aiškus susirašinėjimo dalykas.
- Dokumento „turinys“, kuriame iš pradžių aprašoma esama situacija, po to iniciatorius nurodo savo prašymą.
- Oficialią žinutę surašiusio darbuotojo pareigos, jo parašas ir visas autoriaus vardas.
Dažnai užrašo tekstas prasideda žodžiais „Aš atkreipiu jūsų dėmesį…“, po to pateikiama pagrindinė informacija. Bet tai nėra privaloma taisyklė.
Kaip teisingai rašyti ir rašyti?
Dokumento pradžia turėtų būti organizacijos duomenys ir oficialaus laiško autorius... Dokumento pavadinimas įrašytas viduryje. Pagrindinis tekstas turėtų prasidėti žemiau ir su raudona linija. Kaip minėjome anksčiau, problemos esmė perduodama laisva forma. Dokumentas baigiamas surašymo ir pasirašymo data.
Jei pagrindinis atmintinės tekstas turi būti didelis, tai reikia padalyti į keletą pastraipų:
- pagrindinės problemos aprašymas;
- prašymas;
- skyrius ir užrašą padariusių darbuotojų pavardės, jei yra kolektyvinis skundas.
Pastaruoju atveju rakto parašą ant dokumento uždeda skyriaus vedėjas aptarnaujantis paslaugą. Prie pagrindinio dokumento papildomai pridedama visų darbuotojų pasirašyta paraiška.
Paslaugų pastaba turi būti parašyta A4 formato lape, taip pat bet kuris kitas dokumentas. Taip pat būtinas „gyvo“ parašo buvimas pagaminta savo rankomis.
Atmintinė rašoma kartu su eilės numeriu ir rašymo data.
Jei pageidaujate, dokumentą galima sudaryti kompiuterio redaktoriuje ir vėliau atspausdinti, tačiau parašą taip pat turi padaryti pats kompiliatorius.
Užrašo dizaino ypatybės (su pavyzdžiais)
Priklausomai nuo to, kokia atmintinė surašoma, keičiasi ir dokumento vykdymo niuansai bei situacijos, kada jis turėtų būti surašytas.
Įmonės direktorius ar vadovybė
Šio vadovo vardu sudaromos įvairios atmintinės, todėl pakalbėkime apie tai, kaip geriausiai jas perteikti. Patartina parengti dokumentą dviem originaliomis versijomis.
Pagal taisykles dokumentas perduodamas sekretoriui, iš kurio nebus nereikalinga gauti pažymėjimą apie dokumento priėmimą svarstyti. Po to jau laukite valdžios sprendimų.
Verslo kelionė: pratęsimas ir atšaukimas
Atmintinė yra patvirtinimas, kad komandiruotas darbuotojas yra vietoje, be to nustato atvykimo ir grįžimo iš komandiruotės datas... Šį dokumentą galima surašyti, jei:
- darbuotojas keliauja išsinuomota, asmenine ar įmonės transporto priemone;
- darbuotojas neturi kelionės ir gyvenamosios vietos patvirtinančių dokumentų.
Atostogų prisiminimas
Dažnai pasitaiko atvejų, kai dėl gamybos priežasčių vadovai reikia priminti iš vieno iš darbininkų.
Esant tokiai situacijai, skyriaus, kuriame darbuotojas yra kasmetinėse mokamose atostogose, vadovas tampa atmintinės sudarytoja.
Organizacijos vadovas turi susipažinti su pateiktu dokumentu ir nurodykite savo sutikimą arba atsisakymą prašytiįrašytas dokumente.
Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 99 straipsniu, darbuotoją atšaukti iš atostogų galima tik gavus jo asmeninį sutikimą.
Be to, pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 125 straipsnį draudžiama iš atostogų prisiminti:
- nėščia moteris;
- nepilnamečiai darbuotojai;
- darbuotojams, susijusiems su pavojingomis ar kenksmingomis darbo sąlygomis.
Laisvadienis
Be atostogų, organizacijų darbuotojai tam tikromis sąlygomis gali gauti vadinamąją „laisvadienį“, t.y. pailsėk nuo darbo. Tiek, kiek Darbo kodekse ši sąvoka pašalinama, vartojamos sąvokos „papildomas poilsio laikas“ arba „kitas poilsio laikas“.
Dokumentas, kuriuo darbuotojas išreiškia savo pageidavimus savo viršininkams, gali būti pareiškimas arba atmintinė.
Darbuotojas turi teisę į atostogas, kai:
- dirbo viršvalandžius;
- dirbo savaitgaliais ar švenčių dienomis;
- buvo visiškai apdorotas pamaininio darbo metu;
- aktyviai dalyvavo donorų judėjime ir kraujo donorystėje;
- darbuotojas;
- dėl atostogų.
Darbo grafiko keitimas arba darbo laiko atidėjimas
Kiekvienas darbuotojas gali turėti gera priežastis, pagal kurią jis gali kreiptis į vadovybę su prašymu pakeisti darbo grafiką.
Jei iniciatyva pasireiškia būtent iš to darbuotojo pusės, kuris gali patvirtinti dokumentinio dokumento poreikį, jis surašo atmintinę, skirtą įmonės vadovui.
Jei priežastis yra tikrai pagrįsta, darbdavys neturi teisės atsisakyti darbuotojo pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 93 straipsnį.
Dokumente turėtų būti nurodytas dabartinis ir norimas tvarkaraštis.
Įrangai įsigyti
Šią atmintinę rašo departamentas, kuriam reikia įsigyti naują arba pakeisti seną įrangą.
Pavyzdys galėtų būti ekonomikos ar žmogiškųjų išteklių skyriaus kreipimasis į informacinių technologijų skyriaus vadovą su prašymu kuo greičiau pakeisti sugedusį kompiuterį.
Atmintinės forma perkant kompiuterį :.
Apie renginių organizavimą
Paslaugų pastabos apie organizacinių renginių vedimo klausimų sprendimą, turi savo specifiką... Jie taip pat dažnai naudojami švietimo įstaigose.
Pastaboje prireikus reikės nurodyti pagrindinius būsimo renginio duomenis - už jo laikymą atsakingų asmenų kontaktinius duomenis.
Apie informacijos teikimą
Vienas iš dažniausiai naudojamų tipų paslaugų pastabos. Jis naudojamas prašymui gauti tą ar tą informaciją ir yra sukurtas pagal šį principą:
- turėtumėte nurodyti pagrindinę idėją, suformuoti prašymą;
- pateikti išsamią informaciją, kurios gali reikalauti gavėjas;
- priminti pagrindinę prašymo idėją ir pateikti papildomos informacijos.
Apie darbuotojo nubaudimą
Nurodyta dokumento rūšis naudojama tais atvejais, kai darbuotojo elgesys darbo vietoje arba netinkamas jo požiūris į darbo pareigas reikalauja atitinkamų nuobaudų.
Atmintinės sudarytojas turėtų kiek įmanoma išdėstyti faktus objektyviai ir be emocijų kad vadovybė galėtų susidoroti su incidentu.
Naujo darbuotojo poreikis
Dokumentas surašomas, kai reikalingas naujas darbuotojas viename iš struktūrinių įmonės padalinių. Tuomet skyriaus vedėjas turi teisę vadovybei pateikti šį vidinio verslo susirašinėjimo elementą.
Jame jis turi nurodyti objektyvių priežasčių kuriam šis sprendimas bus objektyvus ir priimtinas.
Pastaba apie darbuotojų samdymą :.
Viršvalandžių darbas
Dažna tokių dokumentų rengimo priežastis yra avarinių situacijų buvimas, į kurią, pasibaigus darbo laikui, reikės įtraukti darbuotojus į problemos sprendimą.
Tarnybinį pažymėjimą surašo pamainos ar skyriaus vadovas, adresuotas tiesioginiam vadovui. Dokumento tekste nurodykite prašymo priežastis ir sąrašas tų, kuriuos planuojama įtraukti į viršvalandžius.
Darbuotojo įtraukimas į viršvalandinį darbą :.
Dėl naujo struktūrinio padalinio sukūrimo
Naujų struktūrinių padalinių kūrimo klausimas taip pat gali būti išspręstas naudojant užklausą, išreikštą naudojant atmintinę. Šio veiksmo tikslai išryškinti dokumento tekste. Tarp jų:
- darbo normavimo lygio kėlimas;
- efektyvesnis tam tikrų užduočių sprendimas;
- pagerėjimas dėl darbuotojų ir kitų priežasčių.
Paslaugos pastabos kai kuriose situacijose gali pakeisti teiginius, veikdamos „švelniau“. Dažniausiai jie naudojami vidiniams procesams, susijusiems su gamybos organizavimu.
Jei įmonė palaiko elektroninę dokumentų valdymo sistemą, tarnybinių pastabų dizainas praktiškai nesiskiria nuo popierinės versijos. Pagrindinis skirtumas yra laikmena perkeltas tarp įmonės struktūrinių padalinių.
Toliau pateiktame vaizdo įraše atskleidžiami kai kurie darbo su atmintinėmis elektronine forma aspektai:
Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad nėra reikšmingo skirtumo tarp paslaugų, memorandumo ir aiškinamųjų pastabų, nes šie dokumentai savo paskirtimi yra panašūs - jie visi yra informacinio pobūdžio. Nepaisant to, tai yra skirtingi dokumentai, kurie skiriasi turiniu, taikymu ir sudarymo tikslais. Be to, juose nėra nurodymų, bet pateikiama informacija, skatinanti adresatą priimti galutinį sprendimą svarstomu klausimu.
Kokios yra paslaugos ypatybės, memorandumas, aiškinamasis raštas? Kaip teisingai sudaryti kiekvieną dokumentą ant popieriaus? Į šiuos ir kitus klausimus bandysime atsakyti praktiniu požiūriu.
VYKDOMA PASTABA
Memorandumas(kodas 0286041 pagal OKUD) - tai informacinis ir informacinis dokumentas, skirtas vadovui, skyriaus vedėjui ir kitiems įgaliotiems asmenims. Jame išsamiai išdėstytos visos problemos, susijusios su iniciatoriaus išvadomis ir pasiūlymais, ir siekiama paskatinti vadovybę priimti tam tikrą sprendimą.
Teisės aktuose nėra „memorandumo“ kaip savarankiškos sąvokos apibrėžimo.
Memorandumas sudaromas vadovo rašytiniais ar žodiniais nurodymais ir pačių darbuotojų iniciatyva (pavyzdžiui, tais atvejais, kai, norint išspręsti bet kokias gamybos ar ekonomines problemas, būtina pateikti informaciją raštu aukštesnei vadovybei). Naudodamiesi tokiu dokumentu, galite pateikti pasiūlymą tobulinti techninę gamybos procesų pusę, išreikšti nesutikimą su aukštesnio lygio vadovo sprendimu, taip pat išreikšti savo požiūrį, jei nesutariate su kolegomis. Todėl, rengiant atmintinę, autoriui visų pirma svarbu prieinamai suformuluoti savo poziciją, o paskui pateikti įtikinamų argumentų jos naudai.
Įrašų tipai
- iniciatyva;
- informacinis;
- ataskaitų teikimas.
Aktyvus memorandumas sudaromas siekiant paskatinti adresatą priimti tam tikrą sprendimą, todėl pastabos tekste išdėstomi faktai, pateikiami konkretūs pasiūlymai, rekomendacijos ar išvados.
Informacija atmintinė rengiama reguliariai ir joje yra informacijos apie darbo detales, rezultatus ar metodus.
Ataskaitų teikimas atmintinė informuoja apie darbo pabaigą, jo etapą, nurodymų, užsakymų vykdymą ir kt.
Priklausomai nuo iš adresato memorandumai yra suskirstyti į:
- į išorę;
- vidinis.
Išorinė atmintinė adresuotas konkrečios įstaigos vadovui, surašytas ant bendrojo firminio blanko, kurį pasirašo vadovas ir kuriame paprastai pateikiama ši informacija:
- įmonės pavadinimas;
- data;
- indeksas;
- sudarymo vieta;
- adresatas;
- antraštė į tekstą;
- tekstas;
- vadovo parašas;
- atlikėjo pavardė, jo telefono numeris.
Pagrindinės organizacijos vadovui pateikiamas išorinis pranešimas (1 pavyzdys).
1 pavyzdys
Išorinė atmintinė
VYKDOMA PASTABA
10.02.2014 № 12/05-14
Dėl papildomo pritraukimo
darbo išteklių
Gerbiamas Andrejus Vasiljevičius!
Kadangi Maskvos filialo administracinio aparato formavimo stadijoje trūksta kandidatų, būtina iki 2014 m. Balandžio 14 d. Pritraukti darbo jėgos iš papildomų šaltinių. Pokalbiai su naujais kandidatais turėtų būti surengti iki 2014 04 21.
Papildomų paslaugų išlaidos bus apmokėtos pagal 2014-02-14 Paslaugų sutarties Nr. 04/56 4.5 punktą.
Personalo skyriaus vadovas Semenovas IN. Semenovas
Į bylą Nr. 03-13
Odintsova 2014-10-02
Vidinė atmintinė išsiųstas už įstaigos ribų, pavyzdžiui, aukštesnei organizacijai, surašytas ant standartinio A4 formato popieriaus lapo, bet su visa reikiama informacija, esantis pagal GOST 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Dokumentų rengimo reikalavimai “(2 pavyzdys).
Privalomos vidinės atmintinės detalės:
- struktūrinio padalinio pavadinimas;
- dokumento rūšies pavadinimas (ATASKAITA);
- data;
- registracija (išeinantis numeris);
- antraštė į tekstą;
- tekstas;
- ženklas apie programos buvimą (jei yra);
- Kelionės tikslas;
- sudarytojo parašas (nurodant pareigas, inicialus, pavardę).
2 pavyzdys
Vidinė atmintinė
VYKDOMA PASTABA
07.04.2014 № 6
Vadovo pravaikštos
Pardavimų skyrius
Atkreipiu jūsų dėmesį, kad šiandien, 2014-07-04, pardavimo vadybininkė Petrova Valentina Ivanovna nebuvo darbo vietoje visą darbo dieną nuo 10.00 iki 18.30 val.
Nebuvo pateikta jokios informacijos ar dokumentų, patvirtinančių Petrova V. I. neatvykimo priežasties pagrįstumą.
Dėl pažeidimo siūlau atleisti V. I. už pravaikštas.
Pardavimų skyriaus vadovas Ignatjevas O.A. Ignatjevas
Bylos numeris 02-10
Sidorova 2014-07-04
Atmintinės rekvizitų registracija
Rengdami atmintinę, naudokite ir kampinį (3 pavyzdys), ir išilginį antraštės dalies detalių išdėstymą (4 pavyzdys).
3 pavyzdys
Rekvizitų kampinė vieta atmintinėje
vardas
struktūrinis vienetas Kelionės tikslas
VYKDOMA PASTABA
______________ № ________
Antraštė
4 pavyzdys
Išilginis rekvizitų išdėstymas atmintinėje
Struktūrinio padalinio pavadinimas
VYKDOMA PASTABA
_____________ № _________
Antraštė
Dokumento tipo pavadinimas parašyta didžiosiomis raidėmis (PRISTATYMAS) ir gali būti centre arba centre kairėje paraštėje.
data ir kambarys Memorandumo užrašai parašyti vienoje eilutėje. Data suformatuota arabiškais skaitmenimis ( 21.04.2014 ) arba raidiniu ir skaitmeniniu būdu ( 2014 m. Balandžio 21 d.).
pastabą
Išorinio įrašo data yra jo patvirtinimo ir išsiuntimo adresatui data, vidinio įrašo data - surašymo ir pasirašymo data.
Registracijos numeris prie vidinės atmintinės pritvirtinama arba rengimo, arba gavimo vietoje - priklausomai nuo organizacijoje veikiančios dokumentų registravimo sistemos.
Jei memorandumą turėtų apsvarstyti suinteresuoti asmenys, jie jį įdeda susitaikymo vizos ir priėmus sprendimą - rezoliucija vadovas.
Rezoliucijos priėmimas yra paskutinis memorandumo svarstymo etapas.
pastabą
Vidaus atmintinę svarstęs vadovo sprendimas bus pagrindas imtis bet kokių priemonių, išduoti dokumentus, rengti renginius.
Antraštė prie teksto trumpai atskleidžiamas dokumento turinys. Jis suformuluotas pagal bendrąsias dokumentų antraščių sudarymo taisykles: naudojant prielinksnį apie / apie ir, pavyzdžiui, žodinis daiktavardis prielinksnio atveju Apie pravaikštas Lazarenko O.O.
Tekstas atmintinę sudaro dvi ar trys semantinės dalys:
- pirmajame - teigdamasdalys- nurodo priežastis, faktus ar įvykius, dėl kurių jis buvo parašytas;
- antrame - analizuojanti dalis- apima esamos situacijos analizę ir pateikia galimus sprendimus;
- trečioje - apibendrinanti dalis- pateikiamos išvados ir pasiūlymai dėl konkrečių veiksmų, kurių, kompiliatoriaus nuomone, reikia imtis.
Atmintinėje gali nebūti antrosios dalies. Šiuo atveju atmintinės tekste yra autoriaus motyvai, išvados ir pasiūlymai.
Jei atmintinė turi priedą, pažymėti apiepriedas padaryta prieš pasirašant.
Pastaba apie pastabos tekste nurodytos programos buvimą pateikiama taip:
Priedas: 3 litrai. 1 egzemplioriuje.
Jei pastaboje yra priedas, neįvardytas tekste, nurodykite jo pavadinimą, lapų ir kopijų skaičių.
Priedas: Regioninio skolinimo tarnybos nuostatai, 5 psl. 1 egzemplioriuje.
Vidinė atmintinė ženklas sudarytojas (jei pateikiamas skyriaus vedėjui) ir skyriaus vadovas (jei pateikiamas organizacijos vadovui); išorinė atmintinė ženklai Organizacijos vadovas.
pastabą
Jei atmintinė sudaryta iš dviejų ar daugiau lapų, antrasis ir vėlesni puslapiai turi būti sunumeruoti. Nuoseklūs skaičiai arabiškais skaitmenimis pateikiami dešinėje viršutinės puslapio paraštės dalyje.
BIRO PASTABA
Atmintinė yra savotiška atmintinė. Tai rašytinė informacinė žinia, plačiai naudojama šiuolaikinio įvairių lygių ir organizacinių bei teisinių formų valdymo struktūrų praktikoje. Užrašai suteikia tiesioginį ryšį tarp valdymo objektų horizontaliu lygiu.
beje
Memorandumas yra dokumentas, neturintis oficialaus statuso. Tai nėra numatyta OKUD.
Paslaugos pastabos rengiamos įvairiose situacijose. Į standartinius šio dokumento tikslus įeina:
- informacijos užklausa;
- nurodymų išdavimas;
- pridedant kitą pranešimą (viršelis);
- pranešimai (pranešimai).
Atmintinės tekste pateikiama informacija apie jo rengimo priežastis pasiūlymo, prašymo, paraiškos forma. Tai gali būti informacija apie darbuotojų judėjimą, susitikimus, įmonės korporacinės kultūros pokyčius ir kt. Techninės priežiūros pažymėjimai surašomi ant standartinio A4 formato popieriaus lapo.
Tarnybinę pažymą pasirašo specialistas arba skyriaus vedėjas. Atmintinės data yra jo parengimo ir pasirašymo data.
Teisės aktuose nenumatyti griežti reikalavimai rengti ir pildyti tarnybinius pažymėjimus, todėl jų rengimo tvarka, atsižvelgiant į organizacijos specifiką, turėtų būti nustatyta vietiniame norminiame akte, pavyzdžiui, instrukcijose. darbas biure. Atmintinės formatas turėtų būti skirtas supaprastinti ir paspartinti vidinės komunikacijos procesus.
Memorandumo pavyzdys pateiktas 5 pavyzdyje .
5 pavyzdys
Atmintinė
2014-04-19, šeštadienį, nuo 9.00 iki 16.00 val., UAB „Sever“ personalo skyriuje bus atlikti montavimo darbai signalizacijai įrengti.
Prašau suteikti prieigą šiems bendrovės „Energoset“ darbuotojams atlikti darbus:
1. I.P. Simakinas
2. Ivanovas P.N.
AXO vadovas Sviridovas N.N. Sviridovas
Byloje Nr. 02-14
Iljaina 2014-04-16
AIŠKINAMASIS RAŠTAS
Aiškinamasis laiškas- Tai vidinis dokumentas, paaiškinantis bet kokių veiksmų, faktų, incidentų, incidentų priežastis, parengtas organizacijos darbuotojo ir pateiktas aukštesniam pareigūnui.
Pagal pirmąją str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 193 straipsnyje nustatyta, kad prieš taikydamas drausminę nuobaudą darbdavys turi paprašyti darbuotojo raštiško paaiškinimo. Aiškinamajame rašte darbuotojas praneša apie drausminio nusižengimo priežastis ir aplinkybes. Vadovaujantis aiškinamuoju raštu, vadovas priima sprendimą dėl drausminės nuobaudos taikymo darbuotojui. Be to, šis dokumentas yra vienas iš priežasčių darbdaviui įvertinti pažeidimo sunkumą ir aplinkybes, kuriomis jis buvo padarytas.
OKUD OK 011-93 šis dokumentas minimas tik vieną kartą - aiškinamasis raštas dėl darbo drausmės pažeidimo (kodas 0286091), kuris priklauso 0286000 klasei „Drausminių nuobaudų vykdymo dokumentai“.
Aiškinamųjų pastabų tipai ir jų ypatybės
- tiems, kurie parengti siekiant paaiškinti atskiras atlikto darbo nuostatas (projektas, ataskaita, kūrimas);
- sudaromos įprastų situacijų, drausmės pažeidimų, netinkamo elgesio ir kt.
Aiškinamąjį raštą darbuotojas ranka surašo vienu egzemplioriumi ant standartinio A4 formato popieriaus lapo ir adresuoja jo paprašiusiam asmeniui. Jį taip pat galima įvesti kompiuteryje naudojant organizacijos trafareto formą. Aiškinamojo rašto forma, taip pat vykdymo būdas (ranka arba kompiuteryje) nėra teisiškai nustatyti.
Aiškinamąjį raštą gali sudaryti struktūrinis padalinys arba konkretus pareigūnas.
Pastaba kaip įrodymas
Darbdavys, reikalaudamas iš darbuotojo ranka parašyto aiškinamojo rašto, taip apsisaugo nuo neteisėtų darbuotojo veiksmų darbo ginče. Tai neleidžia pakeisti originalaus dokumento.
Jei įmonė naudoja šablonų formas, teksto pabaigoje galite pažymėti:Paaiškinimas buvo parengtas asmeniškai, naudojant asmeninį kompiuterį. Data. Parašas.
Atskirų atmintinės detalių registravimas
Siekiant suvienodinti informaciją ir informacinius dokumentus, turėtų būti sudarytas aiškinamasis raštas ir įvykdytas pagal GOST 6.30-2003 reikalavimus.
Data aiškinamasis raštas yra jo surašymo data.
Tekstas aiškinamajame rašte turi būti:
Faktų, dėl kurių jis buvo parašytas, aprašymas;
Argumentai, paaiškinantys dabartinę situaciją.
Pastabos tekstas turi būti įtikinamas ir jame turi būti neginčijamų įrodymų.
Registruojantis parašų nurodytos pareigos, asmeninis parašas, inicialai ir pavardė.
Kaip programos gali būti pateikti dokumentai, pagrindžiantys dokumento rengėjo veiksmus ir patvirtinantys tam tikras aplinkybes.
Kalbant apie teksto struktūrą, aiškinamasis raštas nuo memorandumo skiriasi tuo, kad jame nėra išvadų ir pasiūlymų (6 pavyzdys).
pastabą
Jei bendrovė sukūrė ir patvirtino standartines aiškinamųjų pastabų formas, naudojamas įvairiose situacijose, tai nereiškia, kad darbuotojai privalo surašyti pastabas pagal patvirtintas formas. Taip pat gali galioti ne formos dokumentas.
6 pavyzdys
Aiškinamasis laiškas
Taikyti drausmines nuobaudas
papeikimo forma Aleksandrova I.AND.
Personalo skyrius išduoda įsakymą.
Smolkinas 2014-04-17
UAB "SV" direktorius
A.V. Smolkinas
AIŠKINAMASIS RAŠTAS
14.04.2014 № 14
Neatvykimas į darbo vietą
Aš, Aleksandrova Irina Igorevna, buhalterė, nebuvau darbovietėje 2013 m. Balandžio 14 d. Nuo 9.00 iki 15.30 val. Dėl asmeninių priežasčių.
Aš neturiu jokių patvirtinamųjų dokumentų.
Buhalterė Aleksandrova I.I. Aleksandrova
REGISTRACIJAATASKAITOS, BIRO, AIŠKINAMOSIOS PASTABOS
Viena iš organizacijos raštinės tarnybos funkcijų yra užtikrinti greitą reikiamos informacijos, susijusios su atliktojui perduotų dokumentų reklamavimu, paiešką. Kad būtų patogiau ieškoti šių duomenų, naudojamos įvairios registracijos formos.
Ataskaitos, paslaugos, paaiškinimai pagal savo funkcinę paskirtį yra tam tikros informacijos nešėjai. Kadangi pastaboje išdėstytam klausimui reikalingas raštiškas organizacijos vadovo ar kito įgalioto pareigūno nutarimo sprendimas, dokumentai turi būti užregistruoti.
Prisiminkite, kad yra trys dokumentų registravimo formos: žurnalas, kortelė ir automatizuotas... Organizacija turi teisę pasirinkti efektyviausią ir tinkamiausią registracijos formą.
▪ Žurnalo registracijos forma - dažniausiai, bet ne visada patogu, nes visų jame esančių dokumentų registracija vyksta chronologine tvarka, o ieškodamas konkretaus dokumento specialistas turi peržvelgti visus žurnalo puslapius. Informacijos paiešką dar labiau apsunkina tai, kad iniciatyvinis dokumentas gali būti registruojamas, pavyzdžiui, viename žurnale, o atsakymas į jį - kitame. Privalomos registracijos formos (žurnalai) nėra numatytos teisės aktuose. Rekomenduojama žurnalo forma parodyta 7 pavyzdyje.
7 pavyzdys
Memorandumo ir aiškinamųjų raštų registravimo žurnalo fragmentas
|
Dokumento data |
Registracijos numeris |
Dokumento tipas, santrauka |
Kas pasirašė dokumentą |
Vykdytojas |
Kur perkelta |
Kvitas (parašas, data) |
Žyma dokumento kryptimi byloje |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
Apie kasininkės O. R. Shvets atšaukimą iš atostogų |
Personalo skyriaus vadovas |
Žmogiškųjų išteklių skyriaus inspektorius |
žmogiškųjų išteklių skyrius |
Smirnova V.A. |
Byloje Nr 03-14 Smirnovas 2014-07-04 |
▪ Kortelės registracijos forma palyginti su žurnalu, vienas yra patogesnis ir pritaikytas. Sukurtos dokumentų registracijos ir kontrolės kortelės ieškant klasifikatoriuje leidžia optimizuoti dokumento paieškos procesą ir sutrumpinti registracijos proceso laiką. Akivaizdus kortelės registravimo privalumas yra tas, kad keli darbuotojai gali registruotis vienu metu;
▪ Automatinė (elektroninė) registracijos forma numato specialios programinės įrangos naudojimą. Informacija apie dokumentą įvedama į elektroninę registracijos ir kontrolės kortelę, kuri išsaugoma duomenų bazėje. Kartu su registracija galima atsispausdinti registracijos kontrolės kortelę.
Paprastai memorandumas ir aiškinamasis raštas turi sudėtingą registracijos indeksą, kuris suformuluotas taip pat, kaip ir siunčiamo dokumento rodyklė. Registracijos numerį sudaro bylos indeksas pagal bylų nomenklatūrą (įskaitant struktūrinio padalinio indeksą ir bylos numerį pagal šio padalinio bylų nomenklatūrą) ir dokumento eilės numeris kalendoriuje metus.
pastabą
Dokumentų registravimo ir apskaitos klausimai organizacijoje turėtų atsispindėti darbo biure instrukcijose. Instrukcijose turėtų būti įrašyta:
1) neregistruotų dokumentų sąrašas.
2) registruojamų dokumentų grupių sąrašas, o kiekvienoje grupėje turi būti nurodyta:
Registracijos vieta;
Registracijos laikas ir tvarka;
Registracijos numerio formavimo taisyklė;
Registracijos forma;
Į formą įrašytų detalių sąrašas, jų pildymo taisyklės;
Dokumentų judėjimo po registracijos įrašymo taisyklės;
Registracijos principas (vienkartinė ar pakartotinė registracija perkeliant dokumentą į kitą skyrių);
3) dokumento pakartotinio įvedimo į organizaciją tvarka (gaunamiems dokumentams).
Ataskaitų, paslaugų, aiškinamųjų pastabų saugojimo sąlygos
Saugojimo laikotarpiai yra nustatyti standartinių administracinių archyvinių dokumentų, suformuotų vykdant valstybės organų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąraše, nurodant saugojimo laikotarpius, patvirtintus Rusijos kultūros ministerijos 25.08.25 įsakymu. 2010 Nr. 558. Remiantis nurodytu sąrašu, memorandumų saugojimo laikotarpiai gali būti 1 metai, 3 metai, 5 metai, 75 metai, nuolat. Aiškinamosios pastabos turi būti saugomos visą laiką.
.
