Bet kurios įmonės veikla neįmanoma be oficialių administracinių dokumentų. Paprastai tai yra įmonė.

Jie nustato tam tikrų funkcinių įsipareigojimų vykdymo tvarką, nustato teisinius faktus, tokius kaip įdarbinimas, atleidimas iš darbo, rangų kėlimas, kategorijos. Įsakymų pagalba patvirtinami nuostatai, nurodymai, taisyklės ir kitos organizacinės priemonės.

Todėl svarbu žinoti, kokios rūšies užsakymai turėtų būti organizacijoje, kaip ir kas juos rengia, kur ir kiek jie saugomi.

Kokie užsakymai įmonėje turi būti privalomi

Kiekviena įmonė, nepriklausomai nuo jos veiklos srities, turi turėti kelių kategorijų užsakymus. Tai įtraukia:

1. Užsakymai personalui. Į šią kategoriją įeina visi administraciniai dokumentai, susiję su paskyrimu ir pareigomis, drausmine atsakomybe, pažymių ir kategorijų priskyrimu darbuotojams, atostogų registravimu, apskritai įmonės ir konkretaus padalinio veiklos būdo nustatymu ir kitais panašiais veiksmais . Tokius dokumentus tvarko personalo darbuotojas (personalo skyrius).
2. Užsakymai pagrindinei veiklai. Į šią kategoriją įeina visi norminiai aktai, užtikrinantys įprastą įmonės veiklą. Paprastai jų elgesiui sukuriamas biuras ar namų ūkio skyrius, kuriam patikėta ūkinės veiklos administravimo ir vadovybės nurodymų, užfiksuotų įsakymuose, vykdymo funkcija.
3. Administracinės (ūkinės) veiklos užsakymai. Turite suprasti, kad bet kurios organizacijos funkcionavimas neįmanomas be įprasto vandens tiekimo sistemų, vėdinimo, elektros tinklų veikimo, normalios pastatų ir konstrukcijų būklės. Be kita ko, kartais reikia racionalizuoti biurų paskirstymą, turto priskyrimą konkretiems darbuotojams. Visa tai reikalauja nuolatinio peržiūrėjimo, periodinio keitimo ir remonto. O neturint administracinių dokumentų tokį darbą atlikti yra labai problematiška.

Kad nesusipainiotumėte, kuriai tvarkai priklauso, kuriant juos, galima įvesti specialią numeraciją (pavyzdžiui, raidė „k“, „o“, „a“ pridedama prie eilės numerio užsakymo per trupmeną) arba trumpas pavadinimas, kuris nustato, kuriai grupei priklauso tas ar kitas dokumentas.

Atminkite, kad įsakymai yra administraciniai dokumentai, kurių pagrindu yra kuriama visa įmonės veikla, nustatomos tam tikros taisyklės, nuostatai, darbo tvarka, fiksuojami svarbūs juridiniai faktai.

Kiekviena įmonė savarankiškai nustato administracinių dokumentų krypčių skaičių ir rūšis. Tuo pat metu patartina remtis visuotinai priimta praktika, kad darbuotojai greitai rastų savo poziciją, kokiais tikslais yra išduodamas konkretus įsakymas.

Paruošimas ir vykdymas

Bendra užsakymų apdorojimo tvarka

Šiandien nėra bendrų kiekvienos įmonės užsakymų sudarymo taisyklių. Todėl tokio tipo administracinių dokumentų forma ir turinys gali būti labai skirtingi. Tuo pačiu metu yra tam tikrų atributų, kurie reikalingi rengiant visus, be išimties, užsakymus. Tai apima:

1. Nustatanti dalis. Paprastai tai apibūdina priežastį, kuri buvo pagrindas išduoti konkretų pavedimą. Tam tikrų tipų užsakymuose (paprastai tai yra įsakymai darbuotojams dėl paskyrimo į pareigas) gali būti praleisti arba įforminti (pavyzdžiui, fraze „dėl personalo“). Jei dokumentas susijęs su pažangių technologijų, įvairių eksperimentinių modelių, revoliucinių sprendimų diegimu, patartina išsamiai aprašyti, kas buvo prieš tai ar kokiu tikslu tai daroma.
2. Administracinė dalis. Jis visada rašomas po žodžio „aš užsisakau“. Jei vienu metu yra keli pavedimai skirtingiems vykdytojams arba išvardytos skirtingos užduotys, būtina kiekvieną elementą sunumeruoti. Kad administracinė dalis būtų suprantama kiekvienam konkrečiam atlikėjui, būtina atsižvelgti į trijų pagrindinių komponentų buvimą. Būtent: kas užsakomas, ką reikia padaryti pagal šį dokumentą, užsakymo įvykdymo terminas. Po visų punktų patartina nurodyti, kas kontroliuos šio įsakymo vykdymą.

Paprastai vykdytojais gali būti apibrėžti ir konkretūs specialistai (pavyzdžiui, teisės patarėjas, programinės įrangos inžinierius, procesų inžinierius), tiek specializuoti skyriai (teisės skyrius, pardavimo skyrius, pardavimo skyrius, ekonomikos skyrius).

Kiekvieną įsakymą turi pasirašyti įmonės vadovas, o jei tokia teisė yra deleguota struktūriniam padaliniui, tai jo vadovas. Kai kuriais atvejais vadovo parašas gali būti papildomai pritvirtintas prie įmonės antspaudo.

Dažnai užsakymai patvirtina atskirus vietinius dokumentus, prekių kainų sąrašus, planuojamus ateities laikotarpių veiklos rodiklius. Šiuo atveju, siekiant neužgriozdinti pagrindinio dokumento nutarties punktuose, daromos nuorodos į priedus (pavyzdžiui, „Patvirtinti 1 priede pateiktą Darbo apsaugos reglamentą“).

Čia būtina, prieš pasirašant tokį dokumentą, jį visiškai nušviesti, visą pakuotę užantspauduoti įgalioto asmens parašu ir antspaudu ir tik tada pateikti galvai pasirašyti. Tai būtina tam, kad ateityje pirminis patvirtinto dokumento tekstas nebūtų keičiamas be jį patvirtinusio vadovo žinios.

Atminkite, kad teisingas užsakymo sudarymas leis aiškiai apibrėžti užduotis ir jų įgyvendinimo terminus prieš konkrečius atlikėjus, taip pat užtikrinti, kad jie būtų laiku įvykdyti.

Užsakymų žurnalas

Užsakymų registras

Pagrindinis kiekvieno administracinio dokumento atributas, be įgalioto asmens parašo, taip pat yra jo numeris. Skaičių priskyrimas atliekamas po vieną ir įrašomas į specialų užsakymų registrą. Patartina kiekvienai užsakymų kategorijai sukurti atskiras registracijas su atskira numeracija.

Atliekant biuro darbą pagal užsakymus, reikia atsižvelgti į šiuos dalykus:

• žurnalai, kuriuose vykdoma užsakymų registracija, saugomi iki galo ir paprastai atnaujinami kiekvienais metais;
• užsakymų numeracija pradedama nuo pirmojo metų mėnesio (arba nuo įmonės ekonominės veiklos pradžios mėnesio) ir baigiasi einamųjų metų gruodžio 31 d .;
• užsakymų numeriai dedami po vieną;
• užsakymo registravimo data turi sutapti su jo pasirašymo data;
• žurnale turi būti nurodytas sąskaitos eilės numeris, užsakymo registravimo data, santrauka (apie ką nurodoma), jo registracijos numeris, vykdytojo kontaktiniai duomenys. Galima įvesti informaciją apie asmenį, atsakingą už vykdymą, taip pat apie tai, kam dokumentas buvo išsiųstas dirbti;
• žurnalų saugojimo laikotarpiai turi atitikti užsakymų saugojimo laikotarpius.

Svarbu suprasti, kad bendras užsakymų numeravimas, kai jie nėra suskirstyti į atskiras kategorijas pagal nurodymus, ateityje gali sukelti tam tikrų nepatogumų, ypač didelėse įmonėse. Nepamirškite, kad užsakymuose esančios informacijos saugojimas gali trukti nuo 3 iki 75 metų.

Taip pat yra keletas užsakymų žurnalo reikalavimų. Jis turi būti sunumeruotas, susiūtas, užantspauduotas ir pasirašytas atsakingo asmens. Be abejo, jis įtrauktas į įmonės reikalų nomenklatūrą. Pradedama kasmet.

Tais atvejais, kai įmonė neveikia, leidžiama tame pačiame žurnale registruoti skirtingų metų užsakymus. Tuo pačiu metu kiekvienų ataskaitinių metų pabaigoje būtina įrašyti kitus metus į žurnalo vidurį ir pradėti registruoti naujųjų metų užsakymus nuo pirmojo numerio naujoje eilutėje. Pats užsakymų registras pažymėtas metais, kai jis buvo pradėtas saugoti.

Atminkite, kad teisingas užsakymų žurnalo dizainas leidžia žymiai supaprastinti dokumentų tvarkymą, taip pat suteikia galimybę laiku kontroliuoti sprendimų įgyvendinimą.

Užsakymų klasifikatorius

Užsakymų klasifikatoriaus struktūra

Užsakymų klasifikatorius yra susistemintas informacijos apibendrinimų rinkinys, nustatantis, kaip jie suformuojami, pasirašomi, įvardijami, registruojami, kiek ir kur saugomi tam tikri užsakymų tipai. Peržiūrėjęs klasifikatorių, bet kuris įmonės darbuotojas pagal pavadinimą ir numerį galės neklystamai nustatyti, kuriam skyriui priklauso konkretus administracinis aktas, kur jis buvo įregistruotas ir kas saugo dokumento originalą.

Paprastai užsakymų klasifikatoriuje yra kelios pagrindinės kategorijos:

1. Dokumento tipas. Tai apima pagrindinę kategoriją (pagal personalą, pagrindinę veiklą, administracinę ir ekonominę), taip pat subkategorijas (jei reikia, suskirstykite esamus administracinius aktus).
2. Indeksas. Jis pritvirtinamas po užsakymo numerio, kad galėtumėte greitai nustatyti, apie ką yra šis dokumentas.
3. Kas atlieka registraciją ir dokumentą. Pozicija būtina, jei užsakymai saugomi ir įrašomi skirtingose ​​vietose.
4. Tinkamumo laikas.
5. Trumpas krypties, reglamentuojančios šiai kategorijai (subkategorijai) priskirtą tvarką, aprašymas.
6. Parašas dešinėje. Pozicija įvedama, jei įmonė perduoda įgaliojimus tarp pirmojo vadovo ir jo pavaduotojų (struktūrinių padalinių vadovų).

Atminkite, kad turėdami bendrą užsakymų klasifikatorių, galite greitai išmokyti darbuotojus naršyti įmonėje esančius administracinius dokumentus ir užtikrinti įprastą darbą biure.

Užsakymai pagrindinei veiklai

Bet kurioje įmonėje jis laikomas labiausiai talpiu administracinių dokumentų sąrašu. Tarp dažniausiai pasitaikančių šios kategorijos užsakymų veiklos sričių patartina pabrėžti:

1. Dokumentai, reglamentuojantys atsakomybę ir įgaliojimus. Šiai kategorijai priskiriami administraciniai aktai, kuriuose skelbiamas pirmojo vadovo pareigų užėmimas, įgaliojimų paskirstymas tarp vadovo ir jo pavaduotojų, tam tikrų įgaliojimų perdavimas (pavyzdžiui, vyriausiajam buhalteriui, personalo darbuotojui, darbo apsaugos inžinieriui, paskyrimas atsakingi už priešgaisrinę saugą, ūkinę veiklą ir kiti). funkcijos).
2. Dokumentai, kuriais remiantis nustatoma įmonės organizacinė struktūra (atskiri jos padaliniai, filialai), taip pat personalo lentelė. Tai apims visus sprendimus dėl padalinių sukūrimo (likvidavimo), personalo lentelės patvirtinimo ir atitinkamų jos pakeitimų.
3. Įsakymai, patvirtinantys vietinius įmonės dokumentus. Šios kategorijos dokumentai reglamentuoja Nuostatų, įvairių technologinių nurodymų, reglamentų, taisyklių, įvairių ataskaitų formų, kurios yra nuolatinės ir taikomos visai įmonei ar atskiriems jos padaliniams, veikimą.
4. Procesiniai nurodymai. Šie dokumentai apima to paties tipo atskirų veiksmų sisteminimą. Visų pirma tai gali būti mobiliojo ryšio naudojimas, komercinių paslapčių apsauga, užsakymų vykdymo ir susipažinimo su jais tvarka, atsakomybės sutarties išdavimas, sudarymas ir kt.
5. Įsakymai, reglamentuojantys priešgaisrinę saugą, darbo apsaugą, saugos inžineriją. Į šią kategoriją įeina norminiai aktai, kurių pagrindu nustatomi atsakingi už konkrečią veiklos sritį, instruktažų atlikimo tvarka, žinių patikrinimas, darbuotojų veiksmai gaisro metu, draudimas rūkyti, naudojant nestandartinius šildymo prietaisus.

Atminkite, kad pagrindinę įmonės veiklą reglamentuojantys įsakymai yra gausiausias sąrašas administracinių dokumentų, kurių priežiūra iš pradžių turėtų būti vykdoma atskirai nuo kitų užsakymų.

Įrašų tvarkymas personalo užsakymu

Nė viena įmonė negali apsieiti be personalo sprendimų. Formuojant biuro darbą pagal personalo užsakymus, patartina atsižvelgti į tai, kad jie visi sąlygiškai suskirstyti į dvi subkategorijas:

• užsakymai, kurių saugojimo laikas yra 5 metai;
• įsakymai, kurie turi būti saugomi mažiausiai 75 metus.

Pirmajai kategorijai priklausys sprendimai dėl suteikimo, komandiruotės, įvairios drausminės nuobaudos, darbuotojų prisiėmimas finansinės atsakomybės. Antrąją administracinių aktų kategoriją sudaro sprendimai dėl paskyrimo į pareigas, darbo kategorijos (kategorijos) paskyrimo, atestavimo, atleidimo.

Kalbant apie užsakymus personalui, ši kategorija apima šias pagrindines sritis:

• samdyti, pasirašyti sutartį (darbo sutartį), atleisti darbuotoją;
• paskyrimas į tam tikras pareigas, perkėlimas į kitas pareigas arba iš tos pačios įmonės skyriaus į skyrių;
• darbinių pažymių, inžinerinių ar specialių kategorijų priskyrimas tiek didinant, tiek mažinant;
• visų rūšių įstatymų numatytų atostogų registravimas;
• klausimai, susiję su paskatomis, bausmėmis, darbuotojo atlyginimo dydžio pokyčiais, skatinamųjų premijų jam mokėjimu, priedų, papildomų išmokų, kompensacijų nustatymu (konkretaus darbuotojo atžvilgiu);
• darbuotojo siuntimas į visų rūšių komandiruotes;
• studentų priėmimas į praktiką, studentai į praktiką (tais atvejais, kai už tokius veiksmus bus mokama ateityje).

Atminkite, kad užsakymai personalui turėtų būti saugomi pagal esamas subkategorijas, atsižvelgiant į saugojimo trukmę. Todėl iš pradžių patartina palikti atskirą jų numeraciją ir registraciją.

Kokie užsakymai negali būti saugomi viename faile, aprašyta šiame vaizdo įraše:

Klausimo priėmimo forma, parašykite savo

Užsakymas pagrindinei veiklai. Užsakymai yra vieni svarbiausių įmonės dokumentų.

Įsakymas yra normatyvinis dokumentas, kurį išduoda įmonės direktorius, kad išspręstų visas problemas (gamybą ar susijusias su įmonės personalu).

Pagrindinės veiklos užsakymai apima užsakymus organizuoti įmonės darbą, finansuoti, planuoti, teikti ataskaitas, tiekti, parduoti produktus ir kitus gamybos klausimus.

Užsakymo paruošimas apima:

• Išsiaiškinkite problemos esmę ir surinkite reikiamą informaciją
• Užsakymo projekto rengimas
• Projekto derinimas su specialistais
• Pasirašo įsakymą galva

Užsakymą rengia vadovybės vardu įmonės specialistas.

Užsakymas surašomas naudojant bendrą formą arba užsakymo formą (jei ji buvo parengta anksčiau).

Užsakymas apima tokią informaciją kaip:

• Dokumento tipo pavadinimas - UŽSAKYTI
• Data (užsakymo data yra jo pasirašymo data)
• Skaičius (serijos numeris, pavyzdžiui, Nr. 1, Nr. 2 ir kt., Numeracija atliekama per metus)
• Pavadinimas (atsako į klausimą „Apie ką?“, Pavyzdžiui, „Apie įmonės reorganizavimą“)
• Tekstas

Užsakymo tekstą sudaro dvi dalys. Pirmajame, teigdamas, nurodomi įsakymo išdavimo pagrindai. Pagrindas yra valstybinių organų norminiai dokumentai, direktorių valdybos ir visuotinių akcininkų susirinkimų sprendimai arba pramoninė būtinybė. Jei įsakymo išdavimo priežastis yra akivaizdi ir jos nereikia paaiškinti, nurodoma nutarties dalis praleidžiama.

Antroje nutarties dalyje administracinis pradedant žodžiu „I ORDER“, jie rašo:

• „Kam“ (pareigos, pavardė, inicialai)
• „Ką daryti“ (nurodykite konkretų darbą)
• "Per kokį laiką"

Užsakymo tekstas yra padalintas į pastraipas, jei yra keli užsakymai. Kiekvienas elementas prasideda raudona linija. Paskutinėje pastraipoje nurodomas asmuo ar struktūrinis padalinys, kuris stebi pavedimo vykdymą.

Įsakymas gali panaikinti anksčiau išduotų dokumentų, kurie šiuo atveju yra nurodyti tekste, galiojimą.

• Vizos (užsakymas derinamas su vyriausiuoju buhalteriu, patarėju teisės klausimais ir kitais pareigūnais)
• Parašas (įsakymą pasirašo direktorius arba jo pavaduotojai, kuriems suteikta tokia teisė)
• Menininko ženklas

Įsakymas įsigalioja nuo jo pasirašymo momento. Sekretorė-padėjėja organizuoja darbuotojų supažindinimą su įsakymu. Jei reikia, pasirašytas užsakymas nukopijuojamas ir išplatinamas atlikėjams darbui. Pirmasis užsakymo egzempliorius pateikiamas kartu su pagrindinės veiklos užsakymais.

Pavyzdinis užsakymas:

„ABSOLUT“ P R I K A Z 20.05.2001 № 23 __ Apie teisinį išsilavinimą Siekdama pagerinti organizacinę ir teisinę įmonės veiklos paramą, ginti jos interesus ir suteikti įmonės specialistams tinkamą konsultacinę pagalbą teisiniais klausimais, kylančiais atliekant pagrindinį darbą. AŠ UŽSISAKAU: 1. Įmonės generalinio direktoriaus pavaduotojas komerciniais klausimais Borisovas E.I. iki 2001-06-01 sudaryti teisinę paslaugą, kurią sudaro: Generalinis patarėjas - 1 etatas Teisės patarėjas finansiniais ir verslo klausimais -1 etatas Teisinis patarėjas darbui su personalu - 0,5 etato 2. Generaliniam advokatui Stepanovui A.K. iki 2001 07 10 parengti ir pateikti tvirtinti įmonės direktoriui Reglamento dėl teisinės paslaugos projektą. Vyriausiasis buhalteris Generalinio direktoriaus padėjėjas komerciniais klausimais Generalinė patarėja Antonova 265 76 88

Indikacija- administracinis dokumentas klausimais, susijusiais su pavedimų, nurodymų, nurodymų ir kt. vykdymo organizavimu.

Nuoroda sudaroma bendroje formoje arba nuorodos formoje (jei ji buvo sukurta anksčiau). Direktyvą pasirašo įmonės vadovas arba jo pavaduotojai pagal kompetenciją.

Instrukcijos sudaromos taip pat, kaip ir užsakymas. Skirtumai yra tokie.

• Dokumento tipo pavadinimas - PASTABA
• Administracinė dalis prasideda žodžiu „PASIULOJU“

Pavyzdys:

Viešoji korporacija PASTABA „Absoliuti“ _______________№______________ Apie paleidimą automatizuota sistema dokumentų palaikymas valdymas Remiantis 2001-05-15 darbų priėmimo ir pristatymo pažymėjimu Nr. 15 „Dėl automatizuotos dokumentų palaikymo sistemos (ASDO) užduočių kompleksų eksperimentinio patikrinimo užbaigimo“ AŠ SIŪLAU: 1. Firmos dokumentų aptarnavimo tarnybos vadovei Olgai Sergejevai. užtikrinti sistemos paleidimą įmonės funkcinėse paslaugose iki 2001-06-01. 2. Paslaugų vadovai ir specialistai susipažinti su instrukcijomis sistemos vartotojams. 3. Informacijos skyriaus vadovai Fokin IN. vesti vartotojų mokymus ne vėliau kaip 2001 06 10. Generalinis direktorius V. S. Semenovas Ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovas V. N. Korableva Smirnova 233 45 80

Įsakymas- administracinis dokumentas, išduotas daugiausia operatyviniais kasdienės įmonės gamybos, ekonominės ir administracinės veiklos klausimais

Užsakymas surašomas pagal bendrą formą arba užsakymo formą (jei ji buvo parengta anksčiau). Pasirašo direktoriaus ar jo pavaduotojų įsakymu.

Užsakymas vykdomas taip pat, kaip ir pavedimas. Skirtumai yra tokie.

• Dokumento tipo pavadinimas - UŽSAKYTI
• Administracinė dalis prasideda žodžiu „PRIVALOMA“

Sužinokite, kokie užsakymų tipai reguliuoja įmonės darbą. Ekspertai jums pasakys, kaip tinkamai sudaryti, patvirtinti ir saugoti užsakymus. Straipsnyje pateikiami dokumentų pavyzdžiai ir paruošta formuluotė.

Straipsnyje:

Atsisiųskite susijusius dokumentus:

Užsakymai: koncepcija ir tipai

Kai kurioms administracinių dokumentų rūšims pritaria ne tik generalinis direktorius, bet ir kiti pareigūnai. Įsakymai darbuotojų siuntimo į komandiruotę klausimais, premijos ar šaukimas iš atostogų gali būti pateikti pasirašyti vyriausiajai buhalterei, o įsakymai, susiję su atleidimu ar drausminių nuobaudų skyrimu - įmonės advokatui. Tai turi būti padaryta prieš pateikiant dokumentą direktoriui pasirašyti. Bendras sutarties laikotarpis neturėtų viršyti penkių darbo dienų, nebent rangovas nurodytų kitą laikotarpį.

Teksto struktūra gali būti paprasta (kai tai susiję su vienu klausimu ar asmeniu) arba sudėtinga, turinti keletą skirtingų administracinių punktų.

Užsakymai turi būti surašyti pagal Rusijos Federacijos darbo teisės aktų normas:

• adresu atleidimas darbuotojas turi nurodyti darbdavio sprendimo priežastį, remdamasis konkrečiu Darbo kodekso straipsniu, pastraipa ar pastraipa;
• skatinimas ar drausminės nuobaudos skyrimas turi būti glaustai, bet aiškiai pagrįstas, nurodant priežastį ir konkrečią taikomo poveikio rūšį (premijos skyrimas, papeikimas, vertingos dovanos įteikimas ir pan.);
• duodamas atostogas, turite nurodyti jo tipą, trukmę, taip pat tikslią pradžios ir pabaigos datą;
• pereinant į kitą darbą atsispindi jos priežastis ir tipas (laikinas ar nuolatinis), visas naujos darbuotojo ir struktūrinio padalinio, į kurį jis perkeltas, pavadinimas, informacija apie atlyginimo pasikeitimą;
• formalizavimas įdarbinimas, turite nurodyti pagrindines įdarbinimo sąlygas (egzamino laikas, galimybė ir trukmė, atlyginimo dydis);
• siunčiant į komandiruotę, nurodomas jos tikslas, trukmė, paskirties vieta, pradžios ir pabaigos datos. Dokumentų rengimas neturėtų prieštarauti GOST R6.30-2003 („Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui“) reikalavimams.

Įsitikinkite, kad kiekviename organizacijos išduotame užsakyme yra reikiamos informacijos:

• organizacijos ar įstaigos pavadinimas;
• dokumento tipo pavadinimas;
• paskelbimo data ir vieta;
• antraštė į tekstą;
• Registracijos numeris;
• vadovo parašas;
• susitaikymo vizos.

Lovelė. Kaip išduoti „parašo“ rekvizitus

Jei administracinėje dalyje yra konkreti užduotis, turite nurodyti už jos įgyvendinimą atsakingo asmens vardą, pavardę ir pareigas, taip pat vadovybės paskirtą laiką. Nuolatinio užsakymo įvykdymo tvarką lemia ne konkretūs terminai, o tam tikras veiklos vykdymo dažnis: pavyzdžiui, galite įpareigoti darbuotoją pateikti savaitės suvestinę arba mėnesinę darbo atlikimo ataskaitą. Atlikėjų skaičius šiuo atveju gali būti bet koks. Išsami informacija apie užsakymą (diagramos, grafikai, instrukcijos, lentelės) dažniausiai surašoma kaip priedas. Įsakymai įsigalioja jų išdavimo dieną (išskyrus dokumentus, kuriuose yra kitokia nuoroda).

Registracijos procedūra

Kiekvienam administraciniam dokumentui būtinai priskiriamas registracijos indeksas pagal darbdavio patvirtintą nomenklatūrą per kalendorinius metus. Daugeliu atvejų toks indeksas yra serijos numeris su trumpu raidės žymėjimu (pvz., „112-L“, kur pirmoji dalis yra serijos numeris, o antroji rodo, kad dokumentas priklauso užsakymų personalui grupei. ). Registracijos metu kiekvieno dokumento duomenys perkeliami į specialią formą - kortelę, knygą, žurnalą, elektroninę duomenų bazę.

Užsakymų registravimą žurnalo forma plačiai naudoja darbdaviai (ypač mažos įmonės, kurių vidinis dokumentų srautas yra ribotas), nes tai laikoma prieinamiausia, patogiausia ir paprasčiausia. Norint perduoti duomenis apie įmonėje išduotus užsakymus, pradedami bent du žurnalai (užsakymai personalui ir pagrindinei veiklai).

Personalo užsakymų registras

Informacija įrašoma į žurnalą chronologine tvarka, kad paskutiniame įraše galėtumėte iš karto nustatyti bendrą darbdavio užregistruotą tam tikros rūšies dokumentų skaičių. Papildomas šios registracijos formos pliusas yra tai, kad neįmanoma pašalinti informacijos apie registruotą užsakymą arba įvesti jį „atgaline data“. Šiuo požiūriu net pačios moderniausios elektroninės duomenų registravimo ir saugojimo sistemos yra laikomos mažiau saugiomis, nes jos leidžia visiškai ištrinti informaciją apie dokumentą.

Jei personalo darbo srautas nuolat auga, reikia išsamiau sisteminti registracijos duomenis. Tokiais atvejais rekomenduojama laikyti kelis papildomus žurnalus - pavyzdžiui, atskirus žurnalus, skirtus įsakymams dėl atostogų registruoti, darbo santykiams nutraukti ir pan. Ant kiekvieno žurnalo viršelio turi būti nurodyta data, nuo kurios jis buvo tvarkomas, ir organizacija. Žurnalas saugomas, kol jis pilnas, o kai jame nebėra laisvų stulpelių, pabaigos data pažymima viršelyje ir pradedama nauja kopija. Jei per registracijos laikotarpį pasikeitė įmonės duomenys (pavyzdžiui, organizacinė ir teisinė forma), visiškai nebūtina pradėti naujo žurnalo: pakanka atnaujinti viršelio duomenis.

Personalo užsakymų sisteminimas ir saugojimas

Personalo įrašai saugomi pagal „Standartinių administracinių archyvinių dokumentų, suformuotų vykdant valstybės institucijų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašą, nurodant saugojimo laikotarpius“ (patvirtintas Kultūros ministerijos sprendimu) Rusijos Federacijos 2010 m.).

Pagal įstatymų leidėjo reikalavimus įsakymai, įforminantys darbo santykius ir atspindintys svarbius darbuotojo darbo istorijos faktus, turi būti saugomi 75 metus. Tačiau yra ir kita administracinių dokumentų grupė, skirta darbuotojo darbo funkcijos vykdymo operatyviniam reguliavimui ir kuriai saugoti daug trumpiau (5 metai). Todėl prieš siunčiant dokumentus į archyvą, jie turi būti suskirstyti į dvi grupes - pagal saugojimo laiką.

HR užuomina. Personalo dokumentų saugojimo organizacijoje sąlygos

Ilgalaikio saugojimo grupė apima užsakymus:

• apie samdymą;
• apie perkėlimą į kitą darbą;
• skatinimas, apdovanojimas dovanomis ir premijomis;
• dėl darbo sutarties nutraukimo; dėl vaiko priežiūros atostogų suteikimo;
• dėl papildomų išmokų ir priedų prie oficialios algos (už darbo stažą, derinį, specialias darbo sąlygas ar darbo pobūdį) nustatymo, taip pat dėl ​​bet kokio kito atlyginimo dydžio pakeitimo, kaip vienos iš esminių darbo sutarties sąlygų. darbo sutartis;
• dėl nemokamų atostogų suteikimo;
• siunčiant į užsienio komandiruotę ar ilgą (daugiau nei vieną mėnesį) komandiruotę šalies viduje.

Ateityje gali prireikti originalų, kad būtų patenkinti socialiniai ir teisiniai piliečių prašymai dėl darbo patirties, gautų apdovanojimų, darbo užmokesčio ir kitų svarbių darbo aspektų. Todėl būtina griežtai laikytis jų laikymo sąlygų. Antroji grupė apima užsakymus:

• dėl kito ar studijų atostogos;
• dėl drausminių nuobaudų taikymo;
• trumpalaikės komandiruotės kryptimi;
• darbuotojo nurodymu persikvalifikuoti, atnaujinti kursus ir pan.

Šio tipo dokumentai suformuojami į bylas, kurių saugojimo laikotarpis yra penkeri metai, po to jie sunaikinami surašant atitinkamą aktą. Atminkite, kad organizacijoms, priklausančioms tam tikroms veiklos sritims, buvo patvirtinti departamentų dokumentų sąrašai su saugojimo laikotarpiais. Priedai saugomi kartu su užsakymais, priešingai nei pagrindiniai dokumentai (tarnyba ir memorandumai, pareiškimai, įmonės darbuotojų asmens dokumentų kopijos), kurie saugomi atskirai archyve.

Pateikiant užsakymus dažnai daromos klaidos

Nepaisant gana aiškių administracinių dokumentų vykdymo standartų, sekretoriai dažnai daro erzinančių klaidų - procedūrinių ar teisinių. Procesines klaidas sukelia tyčinis ar atsitiktinis nukrypimas nuo visuotinai priimtos darbo schemos ir dažniausiai kyla dėl to, kad nesilaikoma įstatymų leidėjo keliamų reikalavimų ir pačios organizacijos vietinių normų, susijusių su užsakymo turiniu ir forma.

Dažniausiai nurodytoje informacijoje (paso duomenys, struktūrinių padalinių ir pareigybių pavadinimai, įmonės duomenys) leidžiami netikslumai, neužpildomi formos kūrėjo pateikti privalomi punktai („Sudarymo data“, „Personalo numeris“) , „Surašymo vieta“, „Dokumento numeris“ ir atsisakymas naudoti darbdavio nustatytą formą arba nelogiškų, neaiškių formuluočių naudojimas taip pat laikomas klaida. Tekstas turi būti labai aiškus ir glaustas. Nepriimtina naudoti pasakojimo stiliui būdingas frazes, kurias galima interpretuoti dviem būdais.

Neįgalioto pareigūno pastebėjimas ar nuoroda į netinkamai įvykdytą steigimo dokumentą yra retesnė, tačiau vis tiek pripažįstama personalo praktikos klaida. Pavyzdžiui, bendrais atvejais įsakymas dėl darbuotojo įdarbinimo išduodamas nurodant darbo sutartį. Jei sutartis dėl kokių nors priežasčių pripažįstama negaliojančia, jos pagrindu išduotas administracinis dokumentas laikomas negaliojančiu, o joje esantis administracinis sprendimas nėra vykdytinas. Visi kiti įsakymai, kuriuos rengdamas darbdavys remiasi susitarimais, aktais ir kitais dokumentais, sudarytais pažeidžiant galiojančias teisės normas, taip pat praranda teisinę galią.

Deja, tikrinimų metu Valstybinės inspekcijos inspektoriai dažnai nustato pavedimus, neturinčius vizos teisinės ar personalo tarnybos vadovui, nors dokumento struktūra ir turinys suponuoja jo buvimą. Kartais darbdavys neturi laiko arba tiesiog nemano, kad būtina pasirašytinai supažindinti darbuotoją su įsakymu dėl personalo, kuris yra tiesiogiai susijęs su juo ir daro įtaką jo teisinėms teisėms. Tuo tarpu darbo teisės aktai apibrėžia konkretų administracinių dokumentų, į kuriuos turi būti atkreiptas darbuotojų dėmesys, sąrašą, nurodant susipažinimo datą - tai įsakymai įsidarbinti (Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsnis), drausminių nuobaudų taikymas sankcijos (Rusijos Federacijos darbo kodekso 193 straipsnis), atleidimas iš darbo (Rusijos Federacijos darbo kodekso 84 straipsnio 1 dalis). Registruojant nuolatinius ar laikinus perkėlimus į kitą darbą, nei pareiškimas, nei darbuotojo sutikimas dėl perkėlimo nėra nurodomas kaip pagrindinis dokumentas, o kartais net nenurodomos tokio personalo sprendimo priežastys.

Įsakymams nutraukti darbo sutartį būdingas neatitikimas tarp juose nurodytų atleidimo priežasčių ir Rusijos Federacijos darbo kodekso formuluotės bei nuorodų į konkrečius straipsnius, dalis ir pastraipas nebuvimo. Suteikdami darbuotojui atostogas, darbdaviai dažnai pamiršta nurodyti jų tipą (priežastį) ar trukmę.

Užsakymų atšaukimas ir taisymas

Ką daryti, jei pasikeitė gamybos situacija ir staiga atsirado poreikis atšaukti ar pakeisti jau įsigaliojusį personalo sprendimą? Tokiu atveju turėsite išduoti naują užsakymą, atšaukiantį ankstesnį užsakymą arba pakeitus jo atskiras sąlygas. Jame turi būti nurodyta:

• panaikinamo ar keičiamo dokumento numeris, data ir pavadinimas;
• sprendimo panaikinimo (pakeitimo) pagrindai su aplinkybių, kurios lėmė jo peržiūrą, santrauka;
• veiksmų, kurių atlikėjai turi imtis dėl naujų aplinkybių, tvarka;
• Asmens, įgalioto kontroliuoti pavedimo vykdymą, pavardė ir pareigos.

Antraštė gali atrodyti taip: „Dėl įsakymo dėl personalo pripažinimo negaliojančiu (pagrindinė veikla)“. Kai tik įsigalios nauja direktyva, ankstesnis dokumentas (arba jo atskiros sąlygos, jei kalbame apie dalinius pakeitimus) nebebus.

Visi organizacijos administraciniai dokumentai, išskyrus tuos, kurie skirti darbo santykiams reguliuoti, yra laikomi pagrindinės veiklos užsakymais. Pagrindinės veiklos užsakymai sudaromi pagal vieną algoritmą. Jie įsigalioja gavus įmonės vadovo patvirtinimą. Užsakymai, sprendžiantys administracinius ir ekonominius klausimus, saugomi 5 metus, kiti - nuolat.

Todėl labai svarbu žinoti, kaip teisingai parašyti užsakymą vienai ar kitai įmonės darbo sričiai. Remiantis statistika, įmonės sėkmė priklauso nuo teisingo įforminto administravimo veikimo. Tai, be kita ko, apima teisingą užsakymų ir kitų dokumentų surašymą.

Įsakymas yra oficialus vadovo ar įgaliotų išduoti dokumentą įsakymas, kuris yra privalomas visiems pavaldiniams.

Sudaryti šią formą yra sunku, nes joje turi būti aiškiai išdėstyti visi punktai: terminai, atsakingi asmenys, o jei tai nebus padaryta, dėl ko dažnai kalti vidaus lyderiai, paklausa negali būti.

Svarbu! Tokiame dokumente turėtų būti aiškiai nurodyta, kas, kam, per kokį laiką turi būti atlikta, užduotis konkretizuojama, taip pat aprašomi jos įgyvendinimo ištekliai. Jei taip nėra, negalima bausti už nesilaikymą.

Yra keletas užsakymų tipų, tarp jų:

• administracinis ir ekonominis;
• pagrindinė veikla, turinti įtakos pagrindinei bet kurios gamybos veiklos pozicijai;
• pagal personalą: darbuotojų samdymas, atleidimas, atostogos, komandiruotės ir kt.

Formų kūrimo taisyklės

Norint paskelbti bet kokio tipo tokį dokumentą, reikia tam tikro pasiruošimo, kurį sudaro šie veiksmai:

• paskelbimo inicijavimas;
• informacijos rinkimas;
• projektų kūrimas;
• koordinacija;
• registracijos teisingumas;
• pasirašymas;
• praneša vykdytojams ir atsakingiems asmenims.

Užsakymo tekste turi būti 2 pagrindiniai blokai.

1. Nustatymas - čia nurodoma dokumento esmė, tai yra, ką reikia padaryti. Jame taip pat aprašomos priežastys, dėl kurių jis buvo paskelbtas. Jei paskelbimo pagrindas yra naujai išleistas įstatymas, nurodoma jo paskelbimo data ir tikrasis pavadinimas. Kai kuriais atvejais šios dalies gali ir nebūti, jei nebūtina paaiškinti dokumento išdavimo priežasčių.
2. Administracinis - šiame bloke nustatomi atsakingi asmenys, terminai anksčiau suformuotai užduočiai atlikti. Kur yra ši dalis, galite suprasti pagal privalomą veiksmažodį „Aš užsisakau“. Ši dalis suskirstyta į išlygas ir papunkčius, nurodančius atsakingą asmenį ir vykdytoją. Vykdytojų vaidmenyje gali būti: visi struktūriniai padaliniai ir filialai, o nurodytos sąlygos turėtų būti realios ir pasiekiamos.

Sukūrimo taisyklės:

• užsakymas gali būti parašytas ranka arba sukurtas kompiuteryje ir atspausdintas;
• reikalingas dokumento formatas A4;
• turi būti pasirašytas patvirtinimui paruoštas projektas: „projektas“;
• koordinavimas atliekamas stebėjimo metodu. Jei projektas nebuvo patvirtintas, būtinai aprašoma atsisakymo priežastis.

Pastaba! Pagal nurodytus parametrus pagrindinės veiklos užsakymai ir administracinės bei ekonominės kryptys yra priversti.

Personalas

Ši grupė užima atskirą nišą. Ji turi savo rengimo taisykles, be to, yra vieningos tokių dokumentų formos, kurios dabar turėtų būti naudojamos visur. Jie gali būti išduoti vienam veiksmui ir susiję su: registracija dirbti, perkėlimas, atleidimas ir komandiruotės. Tuo pačiu metu žmonių, kuriuos paveikė šis veiksmas, skaičius neribojamas.

Tokio dokumento struktūra darbuotojams:

• Organizacijos pavadinimas;
• dokumento autorius;
• pavadinimas „Užsakymas“;
• sukūrimo data ir numeris;
• publikacijos vieta ir pavadinimas;
• tekstas dviem blokais;
• parašas;
• galvos vizos daugiausia yra personalo vadovo pavaduotojai;
• pažymėkite susipažinimą su užsakymu. Už tai atsakingas žmogiškųjų išteklių pareigūnas;
• ženklas apie atsakingą asmenį.

Jie būtinai yra sunumeruoti ištisus metus, skaičius nurodomas užrašu „k“ - tai reiškia personalą arba „l / s“, kurį galima iššifruoti kaip personalą.

Kitos funkcijos arba ką dar reikia žinoti , kaip teisingai parašyti užsakymą

Bet koks tokio pobūdžio dokumentas įsigalioja nuo jo paskelbimo dienos. Kai kuriais atvejais gali būti, kad įsigalioja vėliau nei paskelbimo data, kuri būtinai nurodyta pačiame tekste, pavyzdžiui: jis įsigalioja balandžio 30 d.

Visiškai visi užsakymai saugomi archyve. Jei klausimas susijęs su pagrindine veikla, jų išsaugojimo laikotarpis pažymimas kaip „nuolatinis“, personalo atveju - 75 metai, administracinis ir ekonominis - 5 metai.

Individualiems užsakymams sudaromi priedai, jų poreikis atsiranda, jei reikia įvesti daug informacijos. Jei jų yra keli, būtina juos sunumeruoti.

Išvestis

Jei žinote visas užsakymo sudarymo taisykles, jų skelbime nekils jokių problemų. Žinoma, labai svarbu išmokti teisingai suformuluoti pagrindinius dokumento blokus. Tik tokiu atveju atlikėjai ir atsakingi asmenys galės iš tikrųjų įvykdyti tai, ko iš jų reikalaujama.

Bet kokie valdymo veiksmai prasideda įsakymu. Įsakymas yra tam tikras administracinis dokumentas, kuris yra tarsi šūvis iš startinio pistoleto. Jis skelbiamas siekiant išspręsti organizacijos ar jos padalinio valdymo, administracines užduotis. Užsakymas yra standartinis dokumentas, todėl jis turi aiškiai reglamentuotą struktūrą, vykdymo taisykles pagal GOST R 6.30-2003.

Užsakymai gali būti susiję su organizacijos veikla, santykiais darbo kolektyve, darbo su dokumentais tvarka, nuobaudų, paskatų skyrimu. Paprastai visi užsakymai gali būti suskirstyti į dvi grupes: dėl raštvedybos procesų (pagrindiniai veiklos klausimai), dėl personalo (personalo klausimai). Priklausomai nuo pavedimo tikslo, atsakomybė už jo paskelbimą paskirta skirtingiems vykdytojams. Norėdami sudaryti užsakymą, jums reikia specialios nustatytos formos institucijos formos. Ant firminio blanko galima naudoti: Rusijos Federacijos herbą (federalinę instituciją), prekės ženklą, emblemą. Privalomi užsakymo duomenys: organizacijos organizacinė ir teisinė forma, visas jos pavadinimas, registracijos numeris - eilės numeris, kuriuo užsakymas registruojamas registracijos žurnale, paskelbimo data - vadovo pasirašymo data.

Galite atsisiųsti.

Remiantis verslo susirašinėjimo taisyklėmis, paraštės formos lape paliekamos paraštės dešinėje - 10 mm, viršuje ir apačioje - 20 mm. Jei užsakymo tekstas užima kelis lapus, tada jie sunumeruoti. Numeravimas prasideda nuo antro lapo. Skaičiai dedami viršutinės eilutės centre. Dokumento pavadinimas - „UŽSAKYMAS“ rašomas didžiosiomis raidėmis. Prieš įsakymo tekstą yra antraštė, jis trumpai atsako į klausimą „apie ką nutartis?“, Parašytas be kabučių. Kita įsakymo dalis yra jo pagrindo konstatavimas. Čia parašyta preambulė, tai yra priežastis, dėl kurios buvo paskelbtas įsakymas, įvykiai, buvę prieš jį. Dažniausiai pradžia skamba taip: „Pagal ...“, „Siekiant ...“, „Vykdant ...“, „Ryšium su ...“. Šioje dalyje galima nuoroda į oficialų dokumentą, kuris buvo užsakymo pagrindas. Pavyzdžiui, „Pagal Švietimo ministerijos 2014-05-05 įsakymą Nr. 711“ ... dokumento pavadinimas “. Preambulė baigiasi žodžiu „Aš užsisakau:“.

Administracinė dalis. Šioje dalyje svarbi specifika - nustatytų veiksmų aprašymas ir atlikimo atlikimo kontrolės priskyrimas. Jei administracinėje dalyje aprašyta veiksmų seka, juos galima sunumeruoti, tačiau tai nėra būtina. Vykdytojais gali būti konkretūs įmonės žmonės ar padaliniai. Jei nustatyti terminai, jie turi būti nurodyti. Jei užsakymas yra įprastas, sąlygos nenustatomos. Paskutinėje pastraipoje galite nurodyti asmenį, atsakingą už pavedimo vykdymą. Apibendrinant, galva yra pasirašyta: pareigybės pavadinimas, parašas, parašo iššifravimas.

Galite atsisiųsti iš mūsų:

Įsakyme nėra žodžių „atkreipti dėmesį ...“. Įsakymas pateikiamas kartu su platinimo sąrašu, jame pateikiama bet kokios formos užsakymo esmė ir išvardijami asmenys, kurie su juo turi būti susipažinę. Įsakymas nėra slaptas dokumentas, kurį reikia laikyti seife. Organizacijos biure dirba žmonės, kurių pareiga yra toliau dirbti su įsakymu po jo pasirašymo. Adresatų sąrašas nėra rengiamas, jei darbuotojai neprieštarauja, kad be formalumų reikia pasirašyti, jog jie buvo supažindinti su užsakymu.

- atsisiųsti čia.

Kartais prie užsakymo pridedami priedai. Tai daroma, kai prie užsakymo yra daug informacijos. Tai gali būti: personalo lentelės, schemos, tvarkaraščiai, taisyklės, instrukcijos. Kiekvienas priedas sunumeruotas. Paraiškos numeris įrašomas viršutiniame dešiniajame lapo kampe. Pavyzdžiui, „2 priedas“.

Užsakymų originalai saugomi penkerius metus. Įdarbinimo ir atleidimo įsakymai - 75 metai. Jei organizacija yra likviduojama, o dokumentų saugojimo laikas nesibaigė, jie perkeliami į miesto archyvą.