Bene dažniausiai pasitaikantys dokumentų registavimo trūkumų atvejai yra numeracijos spragos. Paprastai jie atsiranda dėl skaičių "rezervavimo". Kiekvienas, kuris tvarko tantanganamų / siunčiamų dokumentų ar užsakymų urnalus, turi būti susidūręs su rezervistais“, kurie maldavo palikti jiems eilutę su pažadaš, kadokai greitai jieį Jei pasiduosite tokiems prašymams, metų pabaigoje urnale gali likti kelios tuščios eilutės dėl pažadų neįvykdžiusių elgetų“. Gana sunku su tuo susitvarkyti.
I esmės dokumentus galima registruoti:
- informacinė sistema - niekas nesistengia "supaprastinti" jos vidinių skaitiklių, todėl tokia problema tiesiog nekyla;
- raštvedybos tarnybos specialistas arba atsakingas už raštvedybos darbą skyriuje:
- elektroniniame urnale (dažniausiai "Excel") arba
- popieriniame urnale ranka (dėl savo daug pastangų is metodes naudojamas vis rečiau - registruojant dokumentus, kurie yra ypač vertingi organizacijai, arba tiesiogiai nurodant esamą reguliavimo sistemą).
Taigi, jei registracijos urnalus tvarko asmuo (popierine ar elektronine forma), tada metų pabaigoje galite susidurti su trūkstamų skaičių problema ir ne tik dėl neįvykdyt vykdytojų pažadų (kai urnale atsiranda tuščia eilutė), bet ir dėl paprasto rapisargumo (kai tokia eilutė rapisiranda). Jei nustatoma problema:
- pabandykite užpildyti "tuščius" skaičius "perdarymu", jei manoma, pridėdami papildomą dokumentą;
- taruhan geriau pripažinti klaidą, juolab kad ji "techninė". Toliau pamatisime kaip tai padaryti teisingai, kad vėliau niekas negalvotų, jog toks dokumentas buvo sukurtas ir vėliau prarastas.
Atkreipkite dėmesį: jei susiduriate su situacija klaidingas leidimas Pavyzdžiui, užsakymas, tada jums reikia:
- pirma, kitu sakymu pripažinti aslią negaliojančiu,
- ir tada registracijos urnale, pradinio užsakymo eilutėje, stulpelyje “Pastaba” parašykite “Panakinta; užsakymas nuo ... Nr. ... "su antrojo užsakymo, atšaukusio pradinį, duomenimis (žr. 1 pavyzdžio" 2").
Esant tokiai situacijai, mes neturėsime tuščių skaičių! Pirminis užsakymas liks registruotas pirminiu numeriu (vėliau jis bus anuliuotas).
Jei dokumentas yra užregistruotas urnale taip, kad be numerio ir datos jis turi pavadinimą, o gal dar ką nors (bet paties dokumento nėra aplanke), paddėja tikimybė, kad jisas visvo dar paskel butas iuo atveju verta atlikti vidinį tyrimą, kai tik problema bus nustatyta. Jos rezultatai forminami aktu (šiuo atveju nėra patvirtintos formos), kuris gali būti vadinamas:
- Dėl vidinio tyrimo dėl dokumento praradimo rezultatų“ (jei jis tikrai pamestas: pavyzdžiui, jie netyčia supylė kavą arba numetė smulkintuvą);
- Dl vidinio tyrimo dėl to, kad dokumentas nerastas, rezultatų“ (galų gale gali būti, kad jis niekada nebuvo paskelbtas, nors buvo planuotas).
Tyrimo metu tokį dokumentą galima rasti, jei atlikėjas užregistravo numer, parengė projektą ir pasirašė jį su pačiu vadybininku, atau tada originalas nusėdo jo dokumentuose (iš pradžių taivo dokumentuose (itaivo dokumentuose . Ar tokią istoriją dokumentuoti veiksmu, ar tiesiog grąžinti rastą dokumentą savo viet - dažniausiai tai sprendžiama individualiai, atsižvelgiant nusikaltėlio praeities nuopelnus“.
Uždarykite registracijos urnalą
Jadilah urnalo formos, galima užsiregistruoti naudojant dokumentų registracijos korteles (RKD). Verta paminėti, kad dauguma program otomatisasi darbo eiga halaman kortelių apskaita: dokumento duomenys vedami atskiras ekrano korteles ir vedami duomenų bazę, iš kurios sudaromas urnalas. Metų pabaigoje daugelis EDMS tiesiog blokuoja tolesnių pakeitimų galimybę, o per metus sukauptą turtą“ urnalo pavidalu nepakitusio format faile leidžiama rašyti išorinę laikmeną. Tuo pačiu metu daugumoje registruotų dokumentų srautų esančių dokumentų eilės numerių skaitikliai atstatomi nulį, kad būtų galima pradėti skaičiuoti iš naujo nuo naujų metų.
Jei mes vadovavome apskaitos urnalas "Excel", tada metų pabaigoje galime ją atspausdanti, susiūti ir sudaryti suvestinę rašų apie per metus atliktų rašų skaičių (pagal 2 pavyzdyje pateiktą pavyzdį). Lihat registrasi dokumen format
1 pavyzdys
Sutraukti ou
2 pavyzdy
Sutraukti ou
Jei atlikta popierinis urnalas registraciją, tada mes tiesiog padarome jame rašą metams. Jį pasirašo raštinės vadovas ir patvirtina antspaudu.
Prieš registruodami, jie tiesiog patikrina registracijos urnalo teisingumą. Trūkstamus skaičius geriau atspindėti pastaboje atitinkamoje eilutėje ir raše metų pabaigoje.(1 ir 2 pavyzdžiuose pažymėta 1).
Archyvinis ir techninis bylos nagrinėjimas
Dokumentų urnalų uždarymas rankiniu būdu paprastai atliekamas paskutinės išeinančių metų darbo dienos pabaigoje arba kitų metų pirmą darbo dieną. EDMS tai galima padaryti automatiškai pagal iš anksto sukonfigūruotą algoritmą kiekvienų metų sausio 1 d. O archyvinis ir techninis bylų, uždarytų biuro darbe, tvarkymas atliekamas ne anksčiau kaip po 1 metų ir ne vėliau kaip per 3 metus nuo jų uždarymo.
Atvejai, kurių saugojimo laikotarpis yra "daugiau nei 10 metų", "visam laikui", taip pat darbuotojai turi būti visiškai užregistruoti. Likusi dalis turi būti registruojama iš dalies, o tai nereiškia:
- visų dėklo lapų numeravimas pieštuku viršutiniame dešiniajame kampe (jei susiduriate su kelių puslapių dokumentais, tada kiekviename puslapyje);
- bylos pažymos registravimas ir
- vidinis bylos dokumentų inventorius;
- baigti titulinių puslapių registraciją.
Taigi, jei byla, kurioje trūksta dokumentų registracijos numerių, vis dėlto yra visiškai archyvuojama ir techniškai apdorojama, geriau atspindėti trūkstamo registracijos numerio buvimą.
Bylos liudytojo lapo surašymas
Patvirtinimų sąrašas yra privalomas kiekvienos nuolatinės saugojimo bylos ir asmens bylos registravimo elementas.
Bylos liudijimo lapas surašomas ant atskiro lapo ir dedamas bylos pabaigoje. Kai knygos (žurnalai) pateikiamos archyvui, patvirtinimo užrašas surašomas tuščioje lapo kitoje pusėje, kortelių rodyklėse - atskirame tuščiame kortelės format lape.
Ant lapo sunumeruotų bylos lapų skaičius nurodomas skaičiais ir odžiais, o atskirai per enklą +“ (pliusas) - vidinio inventoryiaus lapų skaičius (jei yra).
Sertifikavimo lape nurodomos ios bylos dokumentų numeracijos ypatybės:
bylos lapo raidžių numerių buvimas;
trūkstamų dėklų lapų skaičiaus buvimas;
galimybė gauti lapų su klijuotomis nuotraukomis, dokumentais, laikraščių iškarpomis;
didelių lapų skaičius;
vokų su priedais skaičius ir prie jų pridėtų lapų skaičius.
Sertifikavimo lapą pasirašo jo sudarytojas, nurodydamas pareigas, parašo iššifravimą ir surašymo datą.
Draudžiama uždėti patvirtinimą ant dėklo viršelio arba paskutinio dokumento lapo tuščioje pusėje. Jei dėklas yra apsiūtas arba rištas be tuščio atestavimo lapo, jis priklijuojamas prie dėklo dangtelio vidinės pusės. Sertifikavimo lapas sudaromas tokia forma, kokia nustatyta Pagrindinėse organizacijų archyvų taisyklėse (1 priedas).
Vidinis bylos dokumentų aprašas
lihat dokumen dokumenter sudaromas siekiant apskaityti nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo dokumentus, kurių registravimą lemia ių dokument specifika (ypač vertingos, asmenins, dokumen dokumen.
Vidinis inventorius suraomas atskirą nustatytos formos lapą (2 priedas), kuriame pateikiama informacija apie bylos dokumentų eilės numerius, jų rodykles, datas, bylos pavadinimus ir lapų numerius. Vidaus inventoryiui surašomas suvestinis rašas, kuriame skaičiai ir odžiai nurodo jį trauktų dokumentų skaičių ir vidaus inventoryiaus lapų skaičių.
Vidinį inventorių pasirašo jo sudarytojas. Lihat selengkapnya
Bylos dokumentų sudėties pakeitimai (paėmimas, dokumentų traukimas, jų pakeitimas kopijomis ir kt.) Atsispindi stulpelyje "Pastabos" su nuorodomis atitinkamus aktus. Jei reikia, sudaromas naujas suvestinės rašas vidinį inventorių ir bylos sertifikavimo užrašas.
Dklo dangtelio dizainas
Byla laikoma iškelta traukus ją aplanką, kuriame saugomas pirmasis vykdytas dokumentas. Tuo pačiu metu kartu surašomas ir bylos medžiagos viršelis. Dėklo dangtelis sudarytas pagal nustatyt formą (3 priedas)
Ant failo viršelio thn i informacija:
Organizacijos pavadinimas;
organizacijos, kurioje ji buvo suformuota, struktūrinio padalinio pavadinimas;
atvejų indeksas pagal bylų nomenklatūrą;
bylos pavadinimas;
dėklo galiojimo laikas arba užrašas "Laikyti nuolat" (perkeltas iš bylų nomenklatūros).
Ant nuolatinio saugojimo olehlų viršelio numatyta vieta valstybės archyvo pavadinimui, kurį bus gaautos organizacijos bylos, valstybės archyvo ir organizacijos kodų ymėjimas.
Kai per bylos dokumentuose nurodytą laikotarpį keičiamas organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas arba kai byla perduodama Kitai organizacijai (kitam struktūriniam padaliniui), naujas SIOS organizacijos ar jos teisių perėmėjo pavadinimas YRA nurodyta semut korpuso viršelio, o skliausteliuose YRA ankstesnis organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas.
Bylos pavadinimas ant bylų viršelio perkeliamas iš organizacijos bylų nomenklatūros, suderinus su atitinkamos archyvinės institucijos ekspertų peržiūros komisija. Jei reikia, patikslinami pavadinimai (užsakymų skaičius, protokolai ir kt.). Tais atvejais, kai byla susideda iš kelių tomų (dalių), bendras bylos pavadinimas ir kiekvieno tomo (dalies) pavadinimas dedami ant kiekvieno tomo (dalies) viršelio. Bylų, kuriose yra dokumentų kopijos, antraštėse nurodomas jų kopijos numeris, antraštėje nenurodomas byloje esančių dokumentų autentiškumas.
Baigus bylą, jos viršelyje nurodyta i informacija:
byloje esančių lapų, kurie tvirtinami remiantis pažyma apie bylą, skaičius;
pirmojo ir paskutinio pagal bylą dokumentų datos arba pabaigos datos;
bylos archyvinis kodas pirmiausia pieštuku, o patvirtinus inventorių - rašalu.
Jei bylą traukiami dokumentai (priedai ir pan.), Kurių datos yra pasibaigusios bylos baigties datomis, tada po bylos datomis iš naujos eilutės apie tai daromas rašas: yra dokument atveju. Metai (-ai) ". Bylų, kuriose yra metiniai planai ir ataskaitos, viršelyje gali nebūti bylos datų, kaip jos yra bylos antraštėse.
dokumen
Jei byla yra užsakymų, užsakymų ir kt. Registrasi urnalas, bylos data bus tiksli pirmojo ir paskutinio urnalo rašų kalendorinė data.
Bylos, kurioje yra posėdžių protokolas, galutiniai terminai yra patvirtinimo datos (patvirtiniems dokumentams) arba pirmosios ir paskutinės bylą sudarančios minutės surašymas.
Asmens bylos terminai yra sakymo dėl asmens, kuriam buvo paduota i byla, priėmimo ir atleidimo data.
Bylos liudytojų sąrašas sudaryta atsižvelgiant nustatytos formos lapų skaičių byloje, kuri pateikta 9 priedėlyje
Bylos pažymos pildymo taisyklės
Kalbant apie personalą, pasibaigus kalendoriniams metams, kuriais jie buvo pristatyti, jie turi būti paruošti perdavimui archyvą. Rengimas byloms prieš archyvą apima dvi procedureūras: registraciją ir aprašymą.
Registraciją atlieka už darbą su dokumentais atsakingas asmuo. Projektas apima atestavimo lapo sudarymą.
Sertifikavimo lapas surašomas atskir lapą (A4, format A5) paskutinio tuščio lapo gale.
Draudžiama ant dėklo viršelio uždėti atestavimo lapą arba tuščią paskutinio dokumento lapo apyvartą. Jei dėklas yra siuvamas ar rišamas be tuščio atestavimo lapo, jis priklijuojamas prie lapo viršaus, esančio dėklo dangčio vidinėje pusėje.
Patvirtinimo lape sunumeruotų lapų skaičius nurodomas skaičiais ir odžiais, o atskirai, naudojant +“ enklą, vidinio inventoryiaus lapų skaičius (jei yra).
Patvirtinimo lape pažymėtos lapų numeracijos ypatybės, dokumentų fizinė būklė ir bylos dizainas:
- lapų raidžių skaičių buvimas;
- trūkstamų lapų buvimas;
- lapų su klijuotomis nuotraukomis skaičius;
- didelio format lapų skaičius;
- vokų su priedais skaičius ir juose esančių lapų skaičius;
- pažeisti lapų numeriai:
- brošiūrų, kuriose yra lapų skaičius, kopijų spausdinimas, jei jos nebuvo pažymėtos bendrame bendrame numeravimo byloje.
Reiktų atsižvelgti raidžių, praleistų lapų skaičių suvestiniuose duomenyse apie sunumeruotus lapus. Pavyzdžiui, paskutinis bylos lapas turi numerį 252, tačiau dėkle yra lapų su skaičiais 5a ir 30a bei trūkstamu skaičiumi 17. iuo atveju bendras lapų skaičius bus 252 + 2-1 = 253.
Sertifikavimo lapą pasirašo jo sudarytojas, nurodomos jo pareigos, parašo iššifravimas, sudarymo data.
Visi vėlesni bylos sudties pakeitimai (sugadinimas, originalių dokumentų pakeitimas) atmetami sertifikavimo lape su nuoroda atitinkamą aktą.
3.6.1. Daftarkan diri Anda untuk mengatur organisasi valdymo ar kitų struktūrinių padalinių dokumentų palaikymo tarnybos darbuotojai, kurių pareigos apima bylų nustatymą ir formavimą, padedant metodiškai ir kontroliuojant.
3.6.2. Priklausomai nuo saugojimo laikotarpio, registruojama visa ar dalinė bylų registracija.
3.6.3. Nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo atvejai turi būti visiškai užregistruoti.
Pilna bylų registracija apima:
bylos padavimas ar rišimas;
korpuso lapų numeracija;
atestavimo lapo surašymas;
prireikus vidinio dokumentų aprašo sudarymas;
būtinų patikslinimų bylos viršelio detalėse (organizacijos pavadinimo, bylos registracijos indekso, bylos nagrinėjimo termino, bylos pavadinimo paaiškinimas).
Laikino (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai turi būti iš dalies daftar: leidžiama nesisteminti byloje esančių dokumentų, neskaičiuoti bylos lapų, nerašyti pažymėjimų urašų.
3.6.4. Bylą sudarantys dokumentai paduodami ant keturių skylučių kietu viršeliu, pagamintu iš kartono arba perpinti, atsižvelgiant galimybę laisvai perskaityti visų dokument tekstą, datas, vizjas ir rezoliucių Ruošiant bylas padavimui (įrišimui), iš dokumentų pašalinamos metalinės tvirtinimo detalės (smeigtukai, sąvaržėlės).
3.6.5. Nuolatinio saugojimo atvejai, kuriuos sudaro ypač vertingi dokumentai arba neformatuoti dokumentai, saugomi uždarose kietose bylose su trimis atvartais su kaklaraiščiais arba dėžutėse.
3.6.6. Jei byloje yra neprašytų asmens dokumentų (asmens tapatybės kortelės, darbo knygos, karinės kortelės), ie dokumentai dedami voką, kuris paduodamas bylą. Esant daugybei tokių dokumentų, pastarieji išimami iš bylų ir surašomas atskiras inventorius.
3.6.7. Kiekvienos bylos pabaigoje užpildoma tuščia atestavimo lapo forma, o bylos pradžioje (ypač vertingų dokumentų apskaitai saugoti) - vidinė bylos dokument inventoriaus forma.
3.6.8. Siekiant užtikrinti bylą trauktų dokumentų tvarkymo tvarkos išsaugojimą ir konsolidavimą, visi ios bylos lapai (išskyrus sertifikavimo lapą ir vidinįori inventų) yra sunuumeruoti arabiškais skruuit Byloje esančių dokumentų vidinio inventoriaus lapai numeruojami atskirai.
3.6.9. Dklai, susidedantys iš kelių tomų ar dalių, yra sunumeruoti kiekvienam tūriui arba kiekvienai daliai atskirai.
3.6.10. Nuotraukos, brėžiniai, diagram ir kiti iliustruojantys dokumentai, vaizduojantys nepriklausomą lapą byloje, sunumeruoti kitoje lapo viršutinės paraštės pusėje.
3.6.11. Sulenktas lapas (A3, A2 formatas) yra išplėstas ir sunumeruotas dešinėje viršutinės lapo paraštės dalyje. iuo atveju bertaruh kokio format lapas, apsiūtas vienu kraštu, sunumeruojamas kaip vienas lapas; viduryje sulankstytas ir apsiūtas lapas turi būti iš naujo susiūtas ir sunumeruotas kaip vienas lapas.
3.6.12. Lapas su sandariai klijuotais dokumentais (nuotraukomis, iškarpomis, ištraukomis ir kt.) Sunumeruojamas kaip vienas lapas. Jei kiti dokumentai yra priklijuoti prie dokumento vienu kraštu (teksto intarpai, vertimai, iškarpai ir kt.), Tada kiekvienas dokumentas numeruojamas atskirai.
3.6.13. Pridedami vokai su priedais sunumeruoti; iuo atveju tepuk vokas pirmiausia sunumeruojamas, o po to kiekvienas priedas prie voko yra sunumeruojamas kitu numeriu.
3.6.14. Dokumentai, pridedami prie bylos su savo lapų numeracija (įskaitant spausdintinius leidimus), gali būti sunumeruoti bedra tvarka arba palikti savo numeraciją, jei ji atitinka lakštų išdėstymo tvarką byloje.
3.6.15. Jei aptinkama daug klaidų, susijusių su bylos lapų numeracija, jos pernumeruojamos. Lapus abadi, senieji skaičiai perbraukiami ir alia pateikiamas naujas lapo numeris; bylos pabaigoje surašomas naujas sertifikavimo lapas, atau senasis sertifikavimo lapas perbraukiamas, tačiau lieka byloje.
Esant atskiroms lapų numeravimo bylose klaidoms, kai jas organizacijos archyvas rengia perduoti valstybinei saugyklai, leidžiama naudoti raidžių lapų numerius, suderinus su valstybės archyvu.
3.6.16. Sertifikavimo lapas byloje surašomas atskirame lape, knygose - paskutinio tuščio lapo gale, kortelių rodyklėse - atskirame tuščiame kortelės format lape.
Bylos atestavimo lapas surašytas nustatyta forma (9 priedas), kuriame numeriais ir odžiais nurodomas bylos sunumeruotų bylos lapų skaičius, vidinio inventoryiaus lapų skaičius, numeracijos ypatumai. nurodomi bylos numeriai (bylos raidžių numeriai, trūkstami skaičiai, lapų su klijuotomis nuotraukomis skaičius, dideli lapai, vokai su priedais ir juose esančių lapų sjjjjius lapvo lewati jeujj skai
Bylos patvirtinimo lapą pasirašo jo sudarytojas. Lihat vėlesni bylos sudėties ir būklės pakeitimai (sugadinimas, originalių dokumentų pakeitimas) pažymimi sertifikavimo lape su nuoroda atitinkamą aktą.
Draudžiama ant dėklo viršelio uždėti atestavimo lapą arba tuščią paskutinio dokumento lapo apyvartą. Jei dėklas yra apsiūtas arba rištas be tuščio atestavimo lapo, jis yra priklijuotas prie lapo viršaus dėklo dangčio vidinėje pusėje.
3.6.17. lihat dokumen dokumenter sudaromas siekiant apskaityti nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo dokumentus, kurių registravimą lemia ių dokument specifika (ypač vertingos, asmenins, dokumen dokumen.
Vidinis inventorius suraomas atskirą nustatytos formos lapą (10 priedas), kuriame pateikiama informacija apie bylos dokumentų eilės numerius, jų rodykles, datas, bylos pavadinimus ir lapų numerius. Surašomas galutinis vidaus inventoryizacijos rašas, kuriame skaičiai ir odžiai nurodo jį trauktų dokumentų skaičių ir vidinės inventoryizacijos lapų skaičių.
Vidinį inventorių pasirašo jo sudarytojas. Lihat selengkapnya
Bylos dokumentų sudėties pakeitimai (paėmimas, dokumentų traukimas, jų pakeitimas kopijomis ir kt.) Atsispindi stulpelyje "Pastabos" su nuorodomis atitinkamus aktus. Jei reikia, sudaromas naujas suvestinės rašas vidinį inventorių ir bylos sertifikavimo užrašas.
3.6.18. Nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo bylos viršelis sudaromas ir forminamas nustatyta forma (11 priedas), kuriame nurodomas organizacijos pavadinimas, struktūrinis padalinis, bylų rodykll
Ant nuolatinio saugojimo olehlų viršelio numatyta vieta valstybės archyvo pavadinimui, kurį bus gaautos organizacijos bylos, valstybės archyvo ir organizacijos kodų ymėjimas.
Kai per bylos dokumentuose nurodytą laikotarpį keičiamas organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas arba kai byla perduodama Kitai organizacijai (kitam struktūriniam padaliniui), naujas SIOS organizacijos ar jos teisių perėmėjo pavadinimas YRA nurodyta semut korpuso viršelio, o skliausteliuose YRA ankstesnis organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas.
Naujas puslapis 1
Organizacijos dokumentų, skaitant personalą, užsakymas turėtų būti atliktas ne vėliau kaip per trejus metus nuo jų darbo biure pabaigos.
Jalan Pagal. 2004 m. Spalio 22 d. Federalinio statymo Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje“ Nr. 125-FZ 2, archyvinių dokument, užsakymas reiškia darbų, susijusių su archyvinių dokumentų formavimu dan saugyklas (bylas), gyvendinimą. , tokių saugojimo renginių (bylų) aprašymas ir registavimas pagal taisykles, kurias nustato federalinė vykdomoji institucija, specialiai galiota Rusijos Federacijos vyriausybės.
Organizacijos dokumentų užsakymo tvvarka yra nustatyta Organisasi halaman halaman archyvų taisyklės(toliau - organizacijų archyvų veiklos taisyklės), patvirtintos 2002 m. vasario 6 d. "Rosarkhiv" valdybos sprendimu Nr.
Saugojimo renginiai (bylos) turi būti aprašyti, susisteminti, traukti inventorių ir sudaryti taip, kad būtų užtikrinta jų apskaita, paieška ir naudojimas.
Personalo dokument paruošimą ilgalaikiam saugojimui atlieka organizacijos personalo tarnybos darbuotojai, kuriems metodiškai padeda organizacijos archyvo vadovas (atsakingas už archyvą). Jei organizacija yra valstybės ar savivaldybs archyvo sigijimo altinis, atitinkamos archyvinės institucijos darbuotojai gali būti traukti konsultantus.
Daugeliui susidaro spūdis, kad tvarkant dokumentus atliekami jų rišimo, lapų numeravimo, dėklų dangtelių dizaino ir jų aprašo sudarymo darbai. Toli nuo to. Prieš pradėdami nagrinėti bylas, turėtumėte atkreipti dėmesį dokumentų teisingumą ir jų sudėties išsamumą. Btina suderinti visus administracinius dokumentus, visų būtinų detalių buvimą: datas ir numerius, parašus. Reiktų prisiminti, kad dokumentai ilgalaikiam archyviniam saugojimui atrenkami tik originalų pavidalu. Nesant originali dokumentų, jie pakeičiami patvirtintomis kopijomis.
Dokumen-dokumen penting, galiojimo laik, reikia vadovautisTipikų valdymo dokumentų, sugeneruotų organizacijų veikloje, sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius(toliau - pavyzdinis srašas) (M., 2000), taip pat departmentų sąrašai.
Ilgalaikiam archyviniam saugojimui parenkami dokumentai, kurių saugojimo laikotarpis yra 10 metų (ir daugiau). Paprastai personalo bylų Sarase YRA SIU Tipu dokumentai, pateikti tam tikra seka: užsakymai (nurodymai) personalui, darbuotojų sąrašai, personalo įrašai, asmens bylos, asmeninės darbuotojų ir darbuotojų Darbo užmokesčio sąskaitos, nereikalauti darbuotojų asmens dokumentai (Darbo knygos, pažymos, pažymos ir kt .), nelaimingų atsitikimų, susijusių su tarnybinių pareigų atlikimu, aktai. Jadilah ių dokumentų saugojimui parenkamos darbo sutartys, neįtrauktos asmens bylas, darbo laiko apskaitos iniaraščius ar kenksmingų profesijų darbuotojų aprangą.
Dokumentai atrenkami tolesniam saugojimui, atliekant bylų peržiūrą po lapo. Neleidžiama dokumentų vertės nagrinėti tik pagal antraščius ant bylų viršelių. iuo atveju iš bylų atsiimamos nereikalingos dokumentų kopijos ar dokumentai, nesusiję su klausimais, dėl kurių buvo suformuota byla.
olehl registravimą Alamat: byloje esančių dokument susisteminimas, bylos padavimas ar rišimas, bylos lapų numeracija, bylos pažymos surašymas, (jei reikia) vidinio dokumentų aprašo surašymas.
Rengiant dokumentus bylai, reikia laikytis ių pagrindinių reikalavimų:
· bylas dėti tik formintus, teisingai formintus dokumentus, kurie savo turiniu atitinka bylos pavadinimą pagal bylų nomenklatūrą;
· pridėti prie bylos vieną dokumento kopiją;
· sugrupuoti vienų kalendorinių metų dokumentus bylą(išimtis yra asmeniniai failai);
· sudėti visus dokumentus, susijusius su vienu klausimu;
· dkle neturėtų būti daugiau kaip 250 lakštų, kurių storis ne didesnis kaip 4 cm.
Draudžiama sugrupuoti bylas dokumentų projektus ir jų kopijas, taip pat grąžinamus dokumentus.
Dokumentai yra sugrupuoti bylas, kad jie nuosekliai apimtų konkrečias problemas logiška tvarka. Paprastai dokumentai suskirstyti bylas chronologine tvarka.
Pavyzdžiui, apsvarstykite personalo administracinės dokumentacijos formavimą- sakimai.
Užsakymai darbuotojams formuojami atvejus, atsižvelgiant jų saugojimo sąlygas. Reiktų prisiminti, kad vieną bylą draudžiama sugrupuoti skirtingo saugojimo laikotarpio dokumentus.
Jalan Pagal. Modelių sąrašo 6b, užsakymai darbuotojams turi du saugojimo laikotarpius: 75 metus ir 5 metus.
Užsakymai, kurių galiojimo laikas thn 75 metai, yra nuoma, atleidimas, perkėlimas, premijos, paskatos, pailgintos slaugos atostogos, ilgos komandiruots. užsakymus, kurių galiojimo laikas yra 5 metai, eina sakymai dėl reguliarių ir mokomųjų atostogų, muitas, baudos, trumpalaikės Rusijos vidaus komandiruotės.
sakymai, nurodymai ir kiti administraciniai dokumentai dėl personalo per vienus kalendorinius metus suformuojami bylas, iš naujo susisteminami didėjančia jų skaičiaus tvarka, chronologine seka ir su susijusiais. Bylos pradžioje turėtų būti užsakymai, užsakymai iš pirmo numerio.
Panašiai, pagal chronologinį principą, atliekamas dokumentų sisteminimas bylose, kuriose yra nelaimingų atsitikimų.
Dokumentai, esantys asmeninėse bylose, yra tokie, kokie buvo gauti.
Asmenins darbo užmokesčio ir asmeninių kortelių sąskaitos, darbo sutartys (susitarimai), darbo laiko apskaitos iniaraščiai ir kenksmingų profesijų darbuotoėjų sakymai turėto būtiėcėtv
Suformuotų bylų padavimas atliekamas tik baikus dokumentų vertės tyrimą.
Byloje pateikiami bylos dokumentai, susipynę keturiais punktais su iurkščiais siūlais. Dokumentai yra susieti, surišti, kad tekstas būtų laisvai skaitomas.
Jei asmens byloje yra neprašytų asmens dokumentų (pažymos, pažymėjimai, darbo knygos, karinės kortelės ir kt.), Jie dedami voką, kuris kartu su kitais dokumentais paduodamas bylą. Tikslingiau parengti atskirą neprašytų asmens dokumentų aprašą, kuriame kiekvienas dokumentas rašomas nepriklausomu numeriu.
Kiekvieno atvejo pradžioje pridedamas tuščias popieriaus lapas, o pabaigoje - nustatytos formos atestavimo lapas.
Patvirtinimo lape skaičiais ir odžiais nurodomas byloje esančių numeruotų lapų skaičius, trūkstamų ir raidžių skaičių, bylos vidinio inventoryiaus lapų skaičius. Neleidžiama daryti patvirtinimo užrašo paskutinio bylos dokumento gale arba ant bylos viršelio.
Lihat lapo untuk melihat lebih banyak dokumen.
Nustatytos formos asmens byloms sudaromas vidinis inventorius.
Lakštų numeracija bylose atliekama siekiant užtikrinti saugumą ir konsoliduoti tvarką tvarkant dokumentus, trauktus bylą. iuo atveju visi dėklo lapai (išskyrus sertifikavimo užrašo lapus ir vidinį inventoryių) sunumeruoti išplėstine forma arabiškais skaitmenimis bendrosios eilės tvarka. Lapų numeriai užrašomi juodu grafiniu pieštuku viršutiniame dešiniajame lapo kampe vietoje, kurioje nėra teksto. Negalima naudoti rašiklių ir spalvotų pieštukų. Vidaus inventoriaus lapai sunumeruoti atskirai nuo bylos dokumentų.
Jei numeruojant korpuso lapus padaroma daug klaidų, būtina lapus iš naujo sunumeruoti. Tokiu atveju senieji skaičiai yra perbraukiami, atau alia jų uždedami nauji. Draudžiama senąnumer pakeisti nauju.
Jei lapų numeracijoje padaromos nedidelės klaidos, leidžiama pritvirtanti raidžių skaičius. Pavyzdžiui: 25, 25a, 25b, 26, 27 ir kt. Taip pat leidžiama, kad byloje būtų praleisti skaičiai. Pavyzdžiui: 25, 27, 28, 29 ir kt.
Visi ie bylos lapų numeracijos požymiai (raidžių ir trūkstamų skaičių buvimas) yra nustatyti bylos liudytoju.
Pavyzdžiui, paskutinis bylos lapo numeris- 122, bet tuo pačiu metu byloje yra du raidžių lapo numeriai: 25a, 25b ir vienas praleistas skaičius- 26. iuo atveju liudijimas apie bylą atrodys taip: Byloje yra paduoti ir sunumeruoti 123 (vienas imtas dvidešimt trys) lapai, skaitant: lapų raidžių numerius- 25a, 25b; trūksta lapo numerio- 26 ... ".
Baigę lapų numeraciją, pereiname prie korpuso dangčio dizaino.
Vadovaujantis organizacijų archyvų taisyklėmis privalomi dėklo viršelio aprašymo elementai yra ie:
· monės pavadinimas;
· struktūrinio padalinio pavadinimas;
· atvejų indeksas (pagal bylų nomenklatūrą);
Bylos pavadinimas;
Data Bylo;
· lakštų skaičius byloje;
· korpuso laikymo laika;
· archyvo failo ifras.
Visa bylos pavadinimas yra nurodytas ant bylos viršelio pagal jos steigiamuosius dokumentus, atau priimtas sutrumpintas pavadinimas nurodomas skliausteliuose. Kartu reikia turėti omenyje iuos dalykus: pavadinimas, kurį organizacija turėjo tuo metu, kai buvo sukurti ios bylos dokumentai, yra ant bylos viršelio. Tas pats pasakytina ir apie struktūrinio padalinio, kurio veikloje buvo suformuoti bylos dokumentai, pavadinimą.
Bylų indeksas perkeliamas viršelį iš bylų nomenklatūros.
Viena iš svarbiausių bylos dangtelio detalių yra bylos pavadinimas. Jame esančių dokumentų naudojimas priklauso nuo to, kaip teisingai jie surašyti.
Antraštė turėtų tiksliai ir apibendrinta forma atspindėti bylos dokument turinį ir pagrindinę struktūrą. Tulis susilaikyti nuo neaiškių formuluočių, anginių odžių ir sudėting, sintaksinių frazių.
Skydelių antraštėse turi būti ie elementai, išdėstyti tam tikra seka:
· bylos rūšies pavadinimas (žurnalas, knyga, asmens byla ir kt.) arba dokumentų rūšys (įsakymai, asmeninės sąskaitos, aktai ir kt.);
· organizacijos ar struktūrinio padalinio, kurio veikloje buvo suformuoti bylos dokumentai, pavadinimas (dokumentų autorius);
· bylos dokumentų santrauka;
· datos (laikotarpis), su kuriomis susiję bylos dokumentai.
Bylos pavadinimo elemen, sudėtį lemia bylos dokumentų pobūdis. Jei reikia, jis taip pat gali būti papildytas tokiais elementais kaip:
· vietovės (teritorijos), su kuria siejamas bylos dokumentų turinys, pavadinimas;
Pavadinimas nenurodo bylos dokumentų autentiškumo.
Jų numeriai pridedami prie administracinių dokumentų. Pavyzdžiui: "Rusijos" Sberbank "Tverio filialo darbuotojų personalo registavimo kortelės pavardžių abėcėlės tvarka nuo 2000 m. Raidės "A" iki "B" arba banko vadovo sakymai Nr. 1-130 m. premijos darbuotojams. Kopijo".
Asmeninių bylų antraštėse parašyta visa pavardė, vardas, pavardė. Pavyzdžiui: 2000 m. Atleisto Isajevo Viktoro Grigorjevičiaus asmeninė byla “.
Norėčiau atkreipti personalo tarnybų darbuotojų dėmesį dėklų, kuriuose yra asmeninės sąskaitos (darbo užmokestis) užmokesčiui, dizainą. Rengiant bylos pavadinimą būtina visiškai nurodyti struktūrinio padalinio, kurio darbuotojams buvo mokamas darbo užmokestis, pavadinimą. Informasi lebih lanjut: OGM, OM, ORP, OPO ir kt., Nes tai dar labiau apsunkina reikiamos dokumentuose esančios informacijos paiešką. Pavyzdžiui, negalite parašyti: "Asmeninės sąskaitos OPO darbuotojų atlyginimams". Turėtų parašyti: "Asmeninės organizacijos ir teisinio skyriaus darbuotojų atlyginimų sąskaitos".
Jei monėje yra kenksmingų darbo sąlygų, ilgalaikiam saugojimui (75 metai) parenkami alingų profesijų darbuotojų darbo laiko apskaitos iniaraščiai ir užsakymai. iuo atveju bylos pavadinime būtina nurodyti dirbtuvę, skyri, kuriame jie dirbo.
Privalomas dėklo dangčio priedas yra bylos dokumen data- bylos (-ų) kūrimo ir užbaigimo biuro darbe metai.
Prie administracinių ir informacinių bei informacinių dokumentų nurodomos galutinės bylų nustatymo ir užbaigimo datos.
Administraciniuose dokumentuose, skaitant personal, yra nurodymai ir nurodymai. Informacija ir nuoroda - asmeninės atlyginimų sąskaitos, aktai, knygos (žurnalai) ir kt.
Galutiniai bylos dokumentų terminai yra ankstyviausi ir paskutinių bylą trauktų dokumentų registravimo (surašymo) datos (data, mėnuo, metai).
Jei byla yra knyga (žurnalas), skirta registruoti užsakymus ar užsakymus personalui, tada bylos data bus tiksli pirmojo ir paskutinio knygos (žurnalo) rašo kalendorinė data.
Asmens bylos data yra sakymų dėl asmens, kuriam ji buvo steigta, priėmimo ir atleidimo pasirašymo data.
Nurodant dokumento datą, pirmiausia nurodoma diena, tada mėnuo ir metai. Skaičius ir metai nurodyti arabiškais skaitmenimis, mėnesio pavadinimas rašomas odžiais. Pavyzdžiui: 2003 m. Birželio 5 hari
Taip pat leidžiama sutrumpinta skaitmeninė dokumento datos rašyba. Pavyzdžiui: 2003-05-05.
Kitas bylos dangčio dizaino reikalavimas yra bylos lapų skaičius, perkeliamas iš bylos liudytojo lapo.
Bylos saugojimo laikotarpis pridedamas pagal modelių sąrašo straipsnį arba organizacijos reikalų nomenklatūrą, suderinus ją su modelių sąrašu.
archyvo failo kodą eina: fondo numeris, inventoriaus numeris, rinkmenos numeris, paketo numeris (langelis).
Fondo numerispriskirtas atitinkamo valstybs ar savivaldybi archyvo, kurio altinis yra organizacija. Jei organizacija nėra archyvinės staigos sigijimo altinis, fondo numeris priskiriamas pagal lėšų sąrašą. L sąrašas yra pagrindinis organizacijos archyvo apskaitos dokumentas. Jis saugomas organizacijos archyve, kuriame saugomi dokumentai iš dviejų ar daugiau fondų.
Jei organizacijos archyve saugomas tik vienas archyvo fondas, tada jam nereikia priskirti numerio.
Nomor inventarispriskirtas organizacijos archyve pagal fondo lapą (kuris taip pat yra pagrindinis archyvo apskaitos dokumentas).
Bylos numerisatitinka bylos numerį inventaris pagal.
Angka-angkapriskirtas formuojant ryšulius, dėžes bedra tvarka, kai visi darbai buvo atlikti siekiant supaprastinti personalo dokumentus, personalo dokument apra derinimas ir patvirtinimas.
Archiviniai ifraiant dėklų viršelių, kuriuose jie pritvirtinami rašalu (rašalu), po untuk, kai organizacijos ekspertų komisijos patvirtintas personalas įtraukė bylas į metinius suvestinių bylų sąrašų skyrius, susitarė su atitinkamo archyvo ekspertų komisija įstaiga (Jei organizacijos dokumentai priskiriami Rusijos Federacijos archyvų fondo sudėčiai) ir patvirtinti organizacijos vadovo. Prieš tai archyvinis ifras pritvirtinamas pieštuku.
Dklo dangteliai nupiešti viesos nepraleidžiančiu rašalu, aiškiai, skaitomai rašant. Neleidžiama taisyti dėklo viršelio detalių. Jei padaryta klaida, rašas atkuriamas. Puošiant dėklų dangtelį patartina naudoti juodą rašalą, nes jis yra atsparesnis išorinės aplinkos poveikiui ir ilgiau išlaiko savo savybes. Užrašai dedami tiesiai ant kieto korpuso dangtelio (kartono).
E.A. Koshelev, pavaduotoja. Maskvos srities centrinio valstyb's archyvo direktorius
