Paskutinis darbo su dokumentais etapas biure yra bylų apdorojimas tolesniam jų saugojimui ir naudojimui. Bylų saugojimui tvarkymas apima mokslinės ir praktinės dokumentų vertės tyrimą, bylų registravimą, inventoryizacijos sudarymą nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpių atvejais.
Vertybės ekspertizdokumen yra dokumentų atranka valstybs saugojimo arba nustatant jų saugojimo sąlygas pagal priimtus kriterijus.
Apibendrintai, dokument vertinimo užduotys thn ios:
Politins, ekonomi, mokslinės, kultūrins reikšmės dokumen parinkimas, kad jie vėliau būtų perduoti nuolatiniam saugojimui Rusijos Federacijos valstybinius archyvus;
Atranka laikinai saugoti dokumentus, kurie nėra mokslinės ir istorinės vertės, tačiau išlaiko praktinę vertę;
Skiriama sunaiknti dokumentus, kurie neturi mokslinės vertės ir prarado praktinę vertę;
Dokument saugojimo slygų nustatymas ar keitimas. Dokumentai vertinami remiantis istorizmo principais,
nuoseklumas, vientisumas. Dokumentų vertinimo kriterijai yra jų kilmė, turinys ir išorės ypatybės.
Ahli komisijos. Vertė biuro darbe tikrinama rengiant bylų nomenklatūrą, formuojant bylas ir tikrinant dokumentų priskyrimo byloms teisingumą, taip pat rengiant bylas vėlesniam saugojimui ir skiriant bylas sunaikinimui.
Organizuoti ir atlikti dokumentų vertės tyrimą, jų atrinkimą saugoti ir sunaiknti staigoje sukuriama nuolatinė ekspertų komisija (EK). Ministerijose ir departmentuose, centrinėse viešųjų organizacijų staigose, skirtose atrinkti ir perduoti dokumentus valstybiniam saugojimui, taip pat stebėti ir teikti metodinė pagalbą pavaldžioms kuriamiom perduoti, VR
VRK ir EK yra patariamieji organai. Jie nuolat palaiko ryšius su atitinkamos archyvinės institucijos ekspertų peržiūros komisijomis (EPC), iš kurių gauna organizacinio ir metodinio pobūdžio nurodymus.
Verts vertinimo atlikimas. Kiekvienais metais organizacijų biuro darbe jie atrenka dokumentus nuolatiniam ir laikinam saugojimui, taip pat naikinimui. ią atranką atlieka struktūrinių padalinių darbuotojai, dalyvaujant departmentamento, archyvo darbuotojams. Tai apima faktinio bylos dokumentų turinio analizę. Ne tik remiantis bylų antraštėmis, bet ir lapus po puslapio skenuojant dokumentus, nustatoma jų mokslinė ir praktinė vertė bei atitinkami saugojimo laikotarpiai.
Ekspert komisijos darbo metu sudaromos keturios dokumentų grups, turinčios skirtingą saugojimo laikotarpį:
1) nuolatinis saugojimas valstybės archyvuose;
2) arsip laikinas saugojimas departmentamento (daugiau nei 10 metų);
3) laikinas saugojimas (iki 10 met);
4) gali būti sunaiknti dėl pasibaigusio saugojimo laikotarpio.
Departamento archyve perduodamos nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo bylos. Jų perkėlimas vyksta tik pagal inventorių. Laikino (iki 10 metų) saugojimo atvejai nepristatomi departmento archyvą. Juos centralizuotai saugo dokumentų palaikymo tarnyba arba struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo laikotarpiui, jie gali būti sunaikini.
Patvirtinus nuolatinio saugojimo olehlų aprašus, archyvinė institucija leidžia staigai sunaikinti dokumentus, kuriems nustatytas laikinas saugojimo laikotarpis. Dokumentų sunaikinimas forminamas aktais. Dokumentų ir bylų skyrimo sunaiknti aktą pasirašo EK pirmininkas ir nariai, patvirtina institucijos vadovas.
Dokument vertės tyrimas atliekamas keliais etapais, pradedant dabartiniu biuro darbu ir baigiant valstybės archyvu. Pirmuoju etapu, nustatant dokumentų vertę, galima laikyti bylų nomenklatūros sudarymą, kai tarsi yra iš anksto nustatyti sukurtų dokumentų saugojimo laikotarpiai.
Antrą kartą pačių dokumentų vertės tyrimas atliekamas po dvejų metų, kai dokumentai paliko operatyvinį darbą, rengiant dokumentus ilgalaikiam saugojimui ar pateikimui staigos archyvui.
O trečią kartą dokumentų vertė vėl nurodoma, kai jie iš staigos archyvo perduodami nuolatiniam saugojimui valstybės archyvą.
Dokument vertės tyrimas staigose atliekamas vadovaujant ekspertų komisijai (EK), kuri veikia nuolat. Didelėse sudėtingos struktūros staigose veikia centrinės ekspertų komisijos (VRK), kurios vienija ir koordinuoja struktūrinių padalinių, pavaldžių ar pavaldžių institucijų ekspertų dkomisijų VRK (EK) darbo organizavimo tvarka ir jų funkcijos apibrėžtos Pagrindinėse departmentų archyvų darbo taisyklėse“. Ekspertų komisija sukurta vadovo sakymu iš labiausiai kvalifikuotų darbuotojų, turinčių didelę patirtį ir inias apie pramonę, taip pat biuro, departmento archyvo vadovo ir apskaitos skyriaus vedėjo Mažose staigose ir monėse ekspertų komitetą sudaro sekretorius ir buhalteris.
VRK taip pat yra už ią organizaciją atsakingos valstybinės archyvo tarnybos institucijos atstovas. Komisijai turėtų vadovauti vienas iš pagrindinių organizacijos darbuotojų. Paprastai komisiją sudaro 3-5 mons.
Iš pagrindinių ekspertų komisijos užduočių išskiriame:
institucijos ir jos struktūrinių padalinių reikalų nomenklatūrų projektų svarstymas;
kasmetinių dokumentų saugojimui ir sunaikinimui atrankos organizavimas;
dokumentų ir bylų, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigė, svarstymas.
Ekspert komisijos yra kolegialūs organai, jų posėdžiai protokoluojami. Protokolus pasirašo komisijos pirmininkas ir sekretorius, o patvirtina organizacijos vadovas.
Tai labai palengvina dokumentų vertės tyrimą, suskirstant juos tris grupes:
- - pagrindinius dokumentus, kurie geriausiai atspindi institucijos, įmonės, įmonės veiklą vykdant pagrindines funkcijas ir užduotis (nuostatai, įsakymai, Planai, ataskaitos, ataskaitos, apžvalgos, posėdžių ir konferencijų protokolai, susirašinėjimas institucijomis su valdžios, organizacijoms veiklos klausimais). yaitu dokumentai daugiausia saugomi nuolat;
- - operatyviniuose dokumentuose yra informacija, reikalinga dabartinei praktinei veiklai (apskaitos ir ataskaitų teikimo, tiekimo ir pardavimo, administraciniai ir ekonominiai klausimai ir kt.). ios kategorijos dokumentams nustatyti laikino saugojimo laikotarpiai;
- - personalo dokumentai (įsakymai, darbuotojų ir darbuotojų asmeninės kortelės, personalo apskaitos knygos, asmeninės darbuotojų ir darbuotojų darbo užmokesčio sąskaitos ir kt.). i dokumentacija turi ilgą saugojimo laikotarpį, ji dažnai konsultuojamasi, norint pateikti užklausų dėl piliečių pareiškimų apie darbo patirtį, darbo užmokestį ir kitus klaaugusimus
Tikrinimas turėtų prasidėti nuo biuro dan vadovybės sekretoriato dokumentų peržiūros, o paskui tokių funkcinių struktūrinių padalinių kaip gamybos padaliniai ir apskaita. Kiekviename skyriuje pirmiausia peržiūrima svarbiausia ir apibendrinanti medžiaga, o nuolatiniam saugojimui parenkami dokumentų, geriausiai apibūdinančių pagrindinę staigos veiklą, ilaikaiaaaikstaigos Jei dėl kokių nors priežasčių nėra originalų, patvirtintos ių dokumentų kopijos paliekamos saugoti.
Dvigubos dokumentacijos (padaugintos keliomis kopijomis ir išsiųstos informacijai vairiems struktūriniams padaliniams) gali būti sunaikintos. Tik originalas paliekamas nuolatiniam saugojimui struktūriniame vienete, kuriame jis buvo sudarytas. Tačiau jei dokumento dublikate yra kokių nors vertingų enklų, kurių nėra ant originalo, arba originalas yra prastos fizinės būklės, jis taip pat turėtų būti paliktas saugoti.
sisavinti dokumentai saugomi, kai jų turinys nėra tinkamai atspindėtas konsoliduotuose dokumentuose.
Antrasis verts vertinimo etapas prasideda struktūriniuose padaliniuose, skirstant metinį bylų rinkinį į grupes pagal saugojimo laikotarpius: nuolatinis, ilgalaikis (daugiau nei 10 metų), laikinas (iki 10).
Esminis tyrimo momentas yra dokumentų, kuriuose yra pasikartojančios informacijos, identifikavimas. Dokumentai, kuriuose yra visa informacija, paliekami nuolatiniam saugojimui.
Neleidžiama atrinkti dokumentų saugoti ir skirti sunaiknti tik remiantis bylos pavadinimu. Daftarkan diri Anda untuk melihat lebih lanjut tentang apa yang harus Anda lakukan. Tokie dokumentai turi būti skirti sunaiknti arba jų saugojimas turi būti pagrįstas.
Tiriant bylas, konfiskuoti juodraščiai, jų kopijos, klaidingai paliktos bylose.
dokumen konkretų saugojimo laikotarpiai nustatomi naudojant archyvinių institucijų specialiai parengtus ir patvirtintus dokumen medžiagos sąrašus, nurodant vairių kategori dokimomentų saugo.
Archyvinės institucijos sukūrė standartinius sąrašus. Jie nustato daugumai institucijų, organizacijų, monių būdingų dokumentų saugojimo laikotarpius ir atspindi bendras jų veiklos funkcijas ir klausimus (valdymas, kontrolė, planavimas, aps.aps. ).
Atliekant egzaminą, gali būti naudojami kelių tipų standartiniai sąrašai:
- - valstybinių komitetų, Ministerijų, department ir kitų institucijų, organizacijų ir monių veikloje sugeneruotų standartinių dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius;
- - dokumentų, kuriuos reikia gauti valstybės archyve, sąrašas;
- - mokslini ir techninių dokumentų sąrašas, kurį turi priimti valstybės archyvai.
inoma, modelių sąrašai negali visiškai apimti visų vairių pramonės akų dokumentų. Todėl, remdamiesi pavyzdiniais sąrašais, Ministerijos ir departmentamentai rengia sąrašus, apimančius jų sistemos institucijų dokumentus. Departament sąrašuose pateikiamas išsamiausias ir sistemingiausias departmentų sistemos veikloje sukauptų dokumentų sąrašas. Todl, jei yra departmentų sąrašas, jis pirmiausia turėtų būti naudojamas atliekant egzaminą ir tik tuo atveju, jei jo nėra, iūrėkite modelių sąrašus.
Visa dokument, sukurtų organizacijos veikloje, kompleksas yra vertinamas.
Tam tikrą grupę sudaro bylos su EPK enklu, nes nagrinėjant bus sprendžiamas jų saugojimo slygų klausimas.
Bylos, pažymėtos EPK, kuriose yra nuolatinio saugojimo dokumentų, gali būti pertvarkytos. Nuolatinio saugojimo dokumentai, atskirti nuo jų sudties, sujungiami vienalytes bylas arba forminami atskiras bylas.
Naujai suformuotos bylos pateikiamos tik baigus dokumentų vertės tyrimą.
Galutinį sprendimą, pagrįstą tyrimo rezultatais, priima organizacijos EK arba VRK.
Elektroninių dokumentų paruošimas renkantis juos perkelti organizacijos archyvą susideda iš ių etapų:
- - nuolatinio saugojimo, laikino saugojimo (daugiau nei 10 metų) ir personalo (atsižvelgiant Rusijos Federacijos archyvo fondo sudėtį ir sudėtį) apimčių sudarymas;
- - dokumentų fizinės būklės tikrinimas mašininėse laikmenose, skirtose perkelti archyvą;
- - ED rašymas kompiuterinę laikmeną;
- - rašymo kokybės tikrinimas;
- - ED aprašyma;
- - archyvinių ifrų tvirtinimas prie saugojimo renginių (dėžėse) pagal nuolatinio saugojimo ir personalo elektroninių dokumentų archyvinį inventorių;
- - lydimųjų dokumentų rinkinio parengimas.
Pridedamoje ED dokumentacijoje atsispindi i informacija: dokumento pavadinimas, jo sukūrimo data, turinio ypatybės (santrauka), elektroninis formatas, dokumento apimtis.
Struktriniame padalinyje esančių dokumentų vertės tyrimo rezultatas-kasmetiniai nuolatinio, ilgalaikio saugojimo ir personalo atvejų aprašo skyriai, taip pat aktai dėl io struktūrinioirst.
Sunaikinimo aktai apima tik tuos atvejus, kurių saugojimo laikotarpis jau pasibaigęs.
Aktas, kaip taisyklė, surašomas visos organizacijos reikalams ir tvirtinamas organizacijos vadovo po to, kai ių metų nuolatinio saugojimo atvejų aprašą patvirtina archyvinijas institucijos organiza
Jei akte nurodomi kelių struktūrinių padalinių atvejai, tai kiekvieno struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas prieš io padalinio bylų antraščių grupę. Panašių bylų, pasirinktų sunaiknti, antraštės rašomos aktą bendroje antraštėje, nurodant iai grupei priskirtų bylų skaičių.
Dokumentų naikinimo aktą galima surašyti tik po to, kai surašomi metiniai konsoliduotų nuolatinio saugojimo inventoryiaus ir skyriaus bylų aprašai atitinkamam laikotarpiui ir juos patvirtina vadovas.
1. BENDROSIOS NUOSTATOS ……………………………………………….… .2
2. DOKUMENT PRINCIPAI IR KRITERIJAI VERTĖS …… ..…
3. EKSPERTŲ KOMISIJA ……………………………………………… ... 10
4. DOKUMENT VERTĖS TYRIMO ORGANIZAVIMAS ………………………………………………… ..… .12
5 DOKUMENT VEIKLOS LAIKYMAS… .. ……………… ....… .19
NAUDOTOS LITERATŪROS SĄRAŠAS ……………………… ... 22
1. BENDROSIOS NUOSTATOS
dokument verts tyrimas yra dokument tyrimas, pagrįstas jų vertės kriterijais, siekiant nustatyti dokumentų saugojimo laikotarpius ir jų pasirinkimą nuolat saugoti.
vairių dokumentų vertė tiek organisasi, tiek visai valstybei yra nevienoda.
Taigi kai kuriuose dokumentuose yra informacijos, kuri būtina tik konkrečiai problemai išspręsti. Jis yra vienkartinis, atau panaudojus jį užduoties metu, dokumentai praranda prasmę. Kituose dokumentuose esanti informacija gali galioti kelet metų. Todl būtini dokumentai turi būti saugomi tam tikrą laiką. Taiau yra dokumentų, kurie turi didelę reikšmę ne tik praktinei veiklai, bet ir mokslo tikslams.
Juose yra vertingos informacijos apie politinį, mokslinį ar kultūrinį visuomenės gyvenimą, valstybės raidą, valstybs aparato darbą ir pan. Tokie dokumentai gali būti vairių valstybės ir viešojo gyvenimo sričių tyrimo altiniai. Tai lemia nuolatinio jų saugojimo Rusijos Federacijos valstybiniuose archyvuose poreikį. Taigi dokument saugojimo poreikį ir saugojimo laikotarpius pirmiausia lemia juose esančios informacijos svarba.
Todėl vertės tyrimo tikslas yra atrinkti dokumentus nuolatiniam ir laikinam saugojimui bei sunaiknti.
Dokumentams, atrinktiems vėlesniam saugojimui, svarbu nustatyti, kiek laiko gali prireikti juose esančios informacijos. Todėl galiojimo laiko nustatymas yra svarbi užduotis tiriant dokumentų vertę.
Pagal saugojimo laikotarpį dokumentai skirstomi tris grup:
Dokumentai su nuolatiniu saugojimo laikotarpiu;
Dokumentai, kurių saugojimo laikotarpis yra ilgesnis nei 10 metų;
Dokumentai, kurių saugojimo laikas yra iki 10 metų.
Verts tyrimas atliekamas organizacijų ir monių biuro darbe, organizacijų archyvuose ir valstybės archyvuose:
Sudarant bylų nomenklatūrą;
Bylų formavimas;
Bylų, skirtų perduoti organizacijos archyvą, paruošimas baigus biuro darbą.
Oleh nomenklatūros sudarymo etape nustatomi oleh saugojimo laikotarpiai, tai yra, pendahuluan vertinama konkrečioje byloje esančių dokument svarba. Formuojant bylas būtina patikrinti dokumentų priskyrimo tam tikriems kompleksams teisingumą pagal jų paskirtį, turinį, saugojimo laiką.
Dokument vertės tyrimas organizacijoje atliekamas:
Darbe biure - rengiant bylų nomenklatūras, formuojant bylas ir rengiant bylas perduoti archyvui;
Arsip - ruošiantis bylų perdavimui nuolatiniam saugojimui.
Dokument vertės tyrimas atliekamas remiantis:
Galiojantys Rusijos Federacijos statymai ir teisės aktai dėl archyvavimo ir valdymo dokumentų;
Standartiniai ir inybiniai dokumentų sąrašai, nurodant jų saugojimo laiką, standartinę ir apytikslę bylų nomenklatūrą;
Federalinės archyvo agentūros (Rosarkhiv) ir Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų archyvų valdymo organų reguliavimo ir metodiniai dokumentai archyvavimo srityje.
Dokument vertės tyrimą kasmet atlieka valdymo dokumentų tarnybos (DOU) darbuotojai kartu su organizacijos centrine ekspertų komisija (VRK) arba ekspertų komisija (EK), vadovaudamiesi mekomisija.
Rusijoje dokument vertės tyrimas buvo pradėtas plačiai naudoti XIX amžiaus pirmoje pusėje. dėl institucijų archyv perpildymo. io tipo darbai buvo vadinami "išspręstų bylų išardymu", siekiant sunaikinti "nereikalingus dokumentus", ir buvo atliekami atskiruose skyriuose, kai dokumentai buvo kaupiami. Verts tyrimas buvo grynai praktinio pobūdžio: buvo išsaugoti tik tie dokumentai, kurie turėjo praktinės reikšmės staigos veiklai, likusi dalis buvo sunaikinta. Dl vyriausybės reguliavimo stokos ir vienodų dokument vertinimo kriterijų prarasta daug vertingų dokumentų.
Pokyčių laikotarpiu dokumentų išsaugojimo, skaitant jų vertės tyrimą, klausimai sprendžiami vadovaujant valstybės archyvams.
Kuriant ekspertizės teoriją galima išskirti kelis pagrindinius laikotarpius. Iki 1920-ųjų vidurio. ini adalah kunci dari archyvuose esani dokumen analizė buvo atlikta remiantis tiesioginiu jų vertinimu. Nuo 1920-ųjų vidurio. kepala pelayan Didžiajam Tėvynės karui, departementuose ir staigose analizuojami dokumentai. Pagrindinis tikslas yra atrinkti makulatūrą vyriausybės reikmėms. Tuo pačiu laikotarpiu kriterijai, pagal kuriuos vertinama
Iki dešimtojo dešimtmečio pradžios. alyje sukurta reguliavimo ir metodinė bazė, susijusi su institucijų biuro darbo santykiais ir tęstinumu, departmentų ir valstybės archyvų veikla. Dešimtojo dešimtmečio Rusijos ekonominio ir socialinio politinio gyvenimo pokyčiai. negalėjo paveikti informasi dokumentins organizavimo ir naudojimo, Rusijos Federacijos archyvų fondo formavimo. Pasikeitė vairių viešojo gyvenimo sričių valdymo sistema, atsirado nevalstybinės nuosavybės formos monės. Lihat santykiai su archyvinėmis institucijomis grindžiami iš esmės naujais teisiniais pagrindais. Vietoj administracinių valstybs takos priemonių atsiranda sutartiniai santykiai. Jadilah, keiiasi tradicinių popierinių dokumentų sudėtis ir turinys, vis labiau plinta nauji informacijos nešėjai.
2. DOKUMENT VERTĖS PRINCIPAI IR KRITERIJAI
Dokumentų vertės tyrimas atliekamas remiantis istorizmo, visapusiškumo ir sudėtingumo principais.
Mode serangan
Išsamumo principas reikalauja, kad, vertinant vertę, būtų atsižvelgiama vairius kiekvieno dokumento aspektus, atsižvelgiama tiek jo turinį, tiek išorines ypatybes.
Remiantis sudėtingumo principu, dokumentai vertinami atsižvelgiant jų vietą bendrame organizacijos dokumentiniame fonde, nes jie yra susiję vienas su kitu, jie gali pakartoti, papildyti ar sisavintius kitus dokumentiniame
Remiantis nagrinėjimo principais, buvo sukurta kriterijų sistema, tai yra moksliškai pagrįsti požymiai, leidžiantys nustatyti dokumentų vertės laipsnį. Sistem sudaro trys kriterijų grup: dokumentų kilmė, jų turinys ir išorės ypatybės.
Dokumentų kilmės kriterijai thn ie: organizacijos vaidmuo ir vieta viešojo administravimo sistemoje ar konkrečioje pramonės akoje, reikšmė
jo atliekamos funkcijos, individo reikmė visuomenės gyvenime, dokumentų formavimo laika ir vieta.
Dokumento išorinių požymių kriterijai apima: dokumento patvirtinimo formą (parašų, datų, rezoliucijų, antspaudų buvimą), turinio rašymo ir perdavimo formą, dokumento dizaino ypatinimo.
Pažvelkime kai kuriuos iš jų.
Kilms kriterijus atsižvelgia organizacijos vietą valdymo sistemoje ir jos atliekamų funkcijų reikšmingumą, tikslingumą perduoti ios organizacijos dokumentus nuolatiniam saugojimui.
Valstybėje veikia vairios institucijos, organizacijos ir monės, kurios skiriasi funkcijomis, veiklos sritimi, dokumentų sudėtimi ir tt Dokumentus nuolatiniam saugojimui turėtų atrinkti organizacil alis.
Dokument formavimo laika ir vieta vaidina svarbų vaidmenį nagrinėjant tam tikrų istorinių laikotarpių dokumentus. Kiekvienas laikotarpis yra reikšmingas su kai kuriais vykiais. Jų tyrimui labai svarbūs dokumentai, suformuoti vykio ar reiškinio vietoje ir kilmės metu. Dėl ios priežasties sąvokos dokumento kilmės laikas“ ir dokumento kilmės vieta“ yra glaudžiai susijusios.
io kriterijaus taikymas yra svarbus ne tik dokumentams, atspindintiems rimtus alies gyvenimo vykius, bet ir nustatant atskirų organizacijų ir moni dokumentų vertę. Lihat taip pat yra labai svarbių laikotarpių: kūrimas, pertvarkymas, funkcijų keitimas, specialių užduočių vykdymas ir pan. Tokiu metu sukurti dokumentai dažnai reikalauja didesnio dėmesio juos vertinant.
Dilihat dari halaman dokumen, dokumen, dokumen, dan tahun baru mulai informasi. Turinio vertė tiesiogiai priklauso nuo dokumente atspindėto vykio, reiškinio, fakto reikšmingumo, taip pat nuo jų aprėpties išsamumo, naujovės ir informacijos unikalumo.
Valdymo dokumentus galima suskirstyti :
Dl dokumentų, atspindinčių pagrindinę visos staigos ar organizacijos veiklą, taip pat jos struktūrinius padalinius. Daugelio ių dokumentų galiojimo laika yra nuolatinis;
Dokumentai, atliekantys pagalbinį vaidmenį, reikalingi operatyvinei veiklai arba naudojami informaciniais tikslais. Tokie dokumentai saugomi nuo kelių menesių iki kelerių metų;
Dokumentai apie personalą, kuriuos galima saugoti kelis dešimtmečius (kai kurie saugomi nuolat).
Ini adalah kriterijus yra glaudžiai susijęs su dokumento tipo kriterijumi. Taigi pirmąją grupę daugiausia sudaro organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Antroji grupė apima, pavyzdžiui, veiklos ir apskaitos dokumentus. Tipo kriterijus turėtų būti taikomas tik kartu su kriterijais, rokais dokumento tikslui ir informacijos svarbai, nes to paties tipo valdymo dokumentų turinys gali atspindėti svarbius ir antraeilius klausimusimusi.
Tiriant dokumentų Verte Labai svarbu atsižvelgti į Toki kriterijų, Kaip dokumento informacijos kartojimas kituose dokumentuose, nes institucijų ir organizacijų veikloje nemažai dokumentų pasikartojančių dokumentų (originalo kopijos) arba dokumentų kai informacija vienaip ar kitaip kartojasi ... Dvigubi dokumentai dažniausiai skiriami sunaikinti jau formuojant bylas. Tačiau labai svarbu teisingai vertinti dokumentus, kurių duomenys kartojasi vairiomis formomis ir apimtimis.
Svarbus vaidmuo atrenkant dokumentus saugojimui ar sunaikinimui tenka nustatant dokumentų patvirtinimo formą. Kalbama apie teisinę dokumentų galią. Kunjungi dokumentai resmi, arsip utama organisasi, turi būti teisingai surašyti ir turėti atitinkamą pažymėjimo sudėtį. Tiek dokumentų originalai, tiek jų kopijos turi turėti teisinę galią. Tiriant vertę, pirmenybė teikiama dokumentų originalams, atau jų nesant - patvirtintoms kopijoms. Vertinant dokumentus reikia būti labai atsargiems dėl raštvedybos pastabų, skaitant dokumentų kopijas, nes jos dažnai papildo turinį. Vados gali būti domios ir dėl jų autorystės.
Dokumentų išorinių požymių kriterijai apima jų fizinę būklę. Biuro darbe adalah kriterijus taikomas atskirais atvejais. Pavyzdžiui, kai dokumento originalo kopija yra prastai išsaugota, kopija perkeliama saugyklą. Prie originalo galima pridėti kopiją. Pažeidus, vertingiausių dokumentų kopijos gali būti atkurtos.
Kaip jau minėta, atliekant dokument vertės tyrimą dokumentų su saugojimo terminais sąrašai leidžia nustatyti saugojimo laikotarpius arba galimybę sunaikinti daugelį valdymo dokumentų. Tačiau norint nustatyti saugojimo poreik ir trukmę, reikia atlikti daugybę dokumentų.
3. EKSPERTŲ KOMISIJA
(ėorganizacijose, skirtose iš išorės sukurtiems ir gautiems dokumentams nagrinėti, taip pat valdymo dokumentacijos tarnybų (DOU) norminiams ir metodiniams dokumentams, darbo su informacija aprašymams, dokument
Centrinės ekspertų komisijos (VRK) kuriamos menteriijose ir departementuose, kitose organizacijose, turinčiose pavaldų tinklą.
Centrinė ekspertų komisija (ekspertų komisija) yra sukurta organizacijos vadovo sakymu iš mažiausiai trijų monių kvalifikuotų darbuotojų. Organizacijos ekspertų komisijoje turi būti organizacijos archyvo vadovas arba asmuo, atsakingas už organizacijos archyvą. Paartina centrinės ekspertų komisijos sudėtį traukti archyvinės institucijos atstovą, kurio sigijimo altinis yra i organizacija.
Centrinės ekspertų komisijos (ekspertų komisijos) pirmininkas yra skiriamas vienu iš vadovaujančių organizacijos darbuotojų, kuris prižiūri biuro darbo ir organizacijos archyvų klausimus.
Pagrindinės centrinės ekspertų komisijos (ekspertų komisijos) užduotys yra ios:
1.dokumentų vertės organizavimas ir nagrinėjimas biuro darbo etape, rengiant bylų nomenklatūrą ir formuojant bylas;
2.dokumentų vertės organizavimas ir tyrimas jų rengimo perkelti organizacijos archyvą etape;
3.dokumentų, skirtų nuolatiniam saugojimui valstybės ar savivaldybių archyvus, atrankos ir parengimo organizavimas ir vykdymas.
Pagrindinės centrinės ekspertų komisijos (ekspertų komisijos) funkcijos yra ios:
1.kasmetinio failų, skirtų saugoti ir sunaiknti, atrankos organizavimas;
2. organizacijos bylų nomenklatūrų projektų, nuolatinio ir laikino (info lebih nei 10 metu), įskaitant personalą, saugojimo atvejų, įskaitant personalą, projektų archyvų archyvo institucijos svarstymas ir teikimas tvirtinti bei susitarimas su ekspertų peržiūros komisija (EPC) failų paskirstymas sunaikinimui, kurių negalima saugoti ;
3.spasiūlymų dl srašų nustatytų tam tikrų kategorijų dokument saugojimo laikotarpių keitimo ir srašuose nenumatytų dokumen saugojimo laikotarpių nustatymas ir srašuose nenumatyt dokumen
4.dalyvavimas rengiant ir svarstant norminių ir metodini dokumen projektus darbo su dokumentais organizacijoje klausimais.
Centrinė ekspertų komisija (ekspertų komisija) rengia posėdžius pagal darbo planą ir prireikus. Centrins ekspertų komisijos (ekspertų komisijos) posėdžiai rašomi. Protokolą pasirašo komisijos pirmininkas ir sekretorius. Centrinės ekspertų komisijos (ekspertų komisijos) sprendimai sigalioja juos patvirtinus organizacijos vadovui. Centrinės ekspertų komisijos (ekspertų komisijos) atitinkamos protokolas, kuriame pateikiami sprendimai del standartinio projekto pavyzdžių ir pavyzdinių bylų nomenklatūrų patvirtinimo, Del dokumentų, nustatytų pagal standartinius ir žinybinius dokumentų sąrašus, nustatymo, taip tepuk standartinio ir pavyzdines bylų nomenklatūras, organizacijos vadovas patvirtina tik jas išnagrinėjęs archyvinės institucijos EPK.
4. DOKUMENT VERTĖS TYRIMO ORGANIZAVIMAS
Dokumen-dokumen yang rumit, vertikal, terstruktur padaliniuose, atliekama:
o nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų atranka, skirta perkelti organizacijos archyvą;
o atrinkti atvejus su laikino saugojimo laikotarpiais, kurie bus saugomi struktūriniuose padaliniuose;
o paskirstymas byloms sunaiknti už ankstesnius metus, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigė.
Tuo pačiu metu tikrinama organizacijos bylų nomenklatūros kokybė ir išsamumas, failų saugojimo laikotarpių nustatymo teisingumas. 5
Dokumentai, skirti nuolatiniam ir laikinam (daugiau nei 10 metų) saugojimui, atrenkami peržiūrint bylas. Tuo pačiu metu neleidžiama atrinkti dokumentų saugoti ir sunaiknti tik pagal bylų antraštes.
Dėklai, pažymėti “EPK”, skenuojami per puslapius, kad būtų galima identifikuoti ir ištraukti iš kompozicijos dokumentus, kuriuos reikia nuolat saugoti. Bylos, pažymėtos "EPK", kuriose yra nuolatinio saugojimo dokumentų, gali būti pertvarkytos. Nuolatinio saugojimo dokumentai, atskirti nuo jų sudties, sujungiami vienalytes bylas arba forminami atskiras bylas. 7
Bylų, kuriose yra likę laikino saugojimo dokumentai, saugojimo laikotarpiai nustatomi pagal dokumentų sąrašą, kuriame nurodomos jų saugojimo sąlygos, arba pagal organizacijos bylų nomenklatū Naujai suformuotos bylos pateikiamos tik baigus dokumentų vertės tyrimą.
Organizuoti ir atlikti dokumentų vertės tyrimo, atrankos ir paruošimo perdavimui darbus
nuolatiniam organisasi veikloje sukurtų dokumentų saugojimui sukuriama nuolatinė ekspertų komisija (EK).
Ministerijose ir departmentuose, kitose didelėse organizacijose, turinčiose pavaldų tinklą, be ekspertų komisijų, sukuriamos centrinės ekspertų komisijos (VRK). iuo atveju ekspertų komisijos dirba struktūriniuose padaliniuose ir pavaldžiose organizacijose, o centrinė ekspertų komisija kontroliuoja jų veiklą. Viena iš VRK funkcijų - teikti metodinę pagalbą egzaminui.
VRK ir EK nuolat palaiko ryšius su atitinkamos archyvinės institucijos ekspertų peržiūros komisija (EPC). EIC yra lemiama institucija sprendžiant dokumen, vertės klausimus, jie kontroliuoja vertingų dokumentų saugumą, todėl ekspertų komisijos privalo su jomis derinti daugelį savo sprendimų. Pavyzdžiui, jei sąraše bylų saugojimo laikotarpiai pažymėti EPK“ enklu, galutinį sprendimą dėl terminų trukmės ir bylų priėmimo nuolatiniam valstybiniam saugojimui Nevalstybinių nuosavybės formų organizacijos savarankiškai priima sprendimus daugeliu dokumentų vertinimo klausimų. Taiau, remiantis Rusijos Federacijos teisės aktų dėl Rusijos Federacijos archyvų fondo ir archyvų halaman, jie privalo susitarti su archyvinėmis institucijomis dėl sprendimų, susijusių su dokument .
"Rosarkhiv" sukūrė apytikslius ekspertų ir centrini ekspertų komisijų reglamentus. ie dokumentai yra pagrindas rengiant nuostatas dėl konkrečių organizacijų ir monių ekspertų komisijų. Konkretų reglamentą dėl ekspertų komisijos tvirtina organizacijos vadovas.
Ahli komisijas skiria:
Organizuojant ir atliekant dokumentų vertės tyrimą biuro darbo etape, rengiant bylų nomenklatūrą ir formuojant bylas;
· Dokumentų vertės organizavimas ir tyrimas, rengiantis juos perkelti organizacijos archyvą;
Dokumentų, skirtų nuolatiniam saugojimui valstybės ar savivaldybių archyvus, atrankos ir paruošimo organizavimas ir vykdymas.
iuo tikslu organizacijų ekspertų tarnybos atlieka plačias funkcijas, apibrėžtas Halaman halaman organisasi archyvų veiklos taisyklėse. Jie traukia:
Kasmetinio failų, skirtų saugoti ir sunaiknti, atrankos organizavimas;
Organizacijos reikalų nomenklatūrų (konsoliduotų ir struktūrinių padalinių) projektų tvirtinimo (tvirtinimo) svarstymas ir sprendimų priėmimas;
Sąrašai apie nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejus, skaitant personalą, kurie bus perkelti organizacijos archyvą;
Sąrašai bylų, kurias galima perduoti valstybinei saugyklai pagal susitarimą, sudarytą su Valstybinės archyvų tarnybos institucija. Tada ie inventoryiai turėtų būti siunčiami tvirtanti atitinkamos archyvinės institucijos ekspertų komisijai;
Veiksmai dėl bylų, kurios nėra toliau saugomos, skyrimo sunaiknti;
Pasif untuk melihat lebih jauh ke dalam kategori kategori dokumen, saugojimo laikotarpi, keitimo ir s,uose nenumatyt, saugojimo laikotarpi dan nustatymas. iuos pasiūlymus teikia svarstyti archyvinės institucijos EPK;
Dalyvavimas rengiant ir svarstant norminių ir metodini dokumen projektus darbo su dokumentais organizacijoje klausimais. Be to, ekspertų komisijos kartu su biuro valdymo tarnyba ir archyvo vadovu kontroliuoja olehlų formavimąsi biuro darbe ir dokumentų, skirtų perkelti organizacijos archyvą, rengimo kokybę; teikti metodinę ir praktinę pagalbą organizacijos darbuotojams, nagrinėjant dokumentų vertę, rengiant bylų nomenklatūras, inventorių, aktus ir kt.
Ekspertų komisija sukuriama organizacijos vadovo sakymu. Paprastai jį eina mažiausiai trys labiausiai kvalifikuoti darbuotojai, turintys didelę darbo patirtį, gerai inantys ios organizacijos struktūrą, veiklą, darbą biure ir dokumentacijos komisiją eina archyvo vadovas arba už archyvą atsakingas pareigūnas. EK pirmininkas turėtų būti vienas iš organizacijos vadovų, prižiūrintis biuro darbo ir archyvų klausimus.
Ekspertų komisijos sprendimai priimami kolektyviai balsų dauguma posėdžiuose, kurie vyksta pagal patvirtintą EK darbo planą ir esant būtinybei.
EK posėdžiai protokoluojami. Posdžių protokolus pasirašo komisijos pirmininkas ir sekretorius. Komisijos sprendimai sigalioja tik juos patvirtinus organizacijos vadovui.
Jei EB protokole YRA sprendimų del standartinių ir pavyzdinių bylų nomenklatūrų projektų patvirtinimo ir del dokumentų, nustatytų pagal standartinius ir žinybinius sąrašus arba standartines ir pavyzdines bylų nomenklatūras, saugojimo laikotarpių pakeitimo, jie pirmiausia turėtų Buti pateikti EPK atitinkamos archyvinės institucijos ir tik po untuk juos turėtų patvirtinti organizacijos vadovas. ...
Remiantis dokument vertės tyrimo rezultatais, sudaromi keli dokumentai:
1.nuolatinio saugojimo atvejų aprašas;
2. Laikino (daugiau nei 10 metų) laikymo atvejų sąrašas;
3. Personalo bylų sąrašas;
4.imtis veiksmų, skirtų sunaiknti bylas, kurios nėra saugomos.
Remiantis inventoryiumi, atitinkamos bylos perduodamos organizacijos archyvą. Laikin (iki 10 metų) dokument negalima perkelti archyvą. Jie saugomi arba organizacijos dokumen aptarnavimo tarnyboje, arba struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo terminui, sunaikinami nustatyta tvarka.
Atsargos peržiūrimos EK posėdyje ir tvirtinamos organizacijos vadovo. Nuolatinio saugojimo atvejų aprašus tvirtina archyvinės institucijos EPK, personalo bylų aprašai yra suderinami su juo.
Bylų registravimo tvarka priklauso nuo jų saugojimo sąlygų. Laikino (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai, neperduodami organizacijos archyvą, yra iš dalies parengti. Dalin registraciją vykdo verslo dokumentacijos tarnybos darbuotojai, pradėdami verslą. Baigus bylą, nevykdomas papildomas dokumentų susisteminimas, bylos lapai nėra sunumeruoti, pažymėjimo užrašas nesurašomas.
Nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo atvejai, prieš perduodami organizacijos archyvą, turi būti visiškai užregistruoti, o tai numato:
Bylos padavimas ar rišimas;
Lakštų numeracija dėkle;
· Atestavimo lapo surašymas;
Prireikus vidinio dokumentų aprašo sudarymas;
Reikiamų paaiškinimų pateikimas bylos viršelio detalėse (organizacijos pavadinimo, bylos registracijos indekso, bylos pavadinimo, terminų patikslinimas).
Kai bylos dokumentai yra visiškai vykdyti, jie paduodami ant keturių skylučių kietu viršeliu iš kartono arba rišti, kad galėtumėte laisvai perskaityti visų dokument, datų, vizjų, rezoliuci. Bylos su ypač vertingais ar neformatuotais dokumen nėra susipynusios, o sudedamos uždarus kietus aplankus ar dėžutes. Jei byloje yra neprašytų asmens dokumentų, pvz., Asmens tapatybės kortelių, darbo knygų ir pan., Jie dedami voką, kuris vėliau keliamas bylą. Ruošiant dėklus rišimui, nuo jų nuimamos visos metalinės tvirtinimo detalės (sąvaržėlės, smeigtukai).
Lihat užtikrinti dokumentų išdėstymo tvarkos saugumą ir konsolidavimą, lihat bylos lapai yra sunumeruoti bruto numeracija arabiškais skaičiais viršutiniame dešiniajame lapo kampe. Norėdami tai padaryti, naudokite paprastą grafito pieštuką arba skaitiklį. Numeravimas atliekamas laikantis tam tikrų taisyklių.
Liudytojų lapas nėra sunumeruotas, vidinio inventoryiaus lapai numeruojami atskirai. Jei byla susideda iš kelių tomų, kiekvieno tomo puslapiai sunumeruojami atskirai. Nuotraukos, brėžiniai ir kita iliustracinė medžiaga, kurie yra nepriklausomi dėklo lapai, sunumeruoti viršutinėje lapo pusėje. Taruhan kokio dydžio lakštai, apsiūti vienu kraštu, sunumeruoti kaip vienas lapas. Jei lapas yra A3 arba A2 format ir yra sulankstytas, tada jis yra išplėstas ir sunumeruotas dešinėje viršutinės lapo paraštės pusėje. Lapas, sulankstytas ir apsiūtas viduryje, turi būti vėl apsiūtas ir sunumeruotas kaip vienas lapas. Bet jei prie dokumento priklijuojami kiti dokumentai (vertimai, iškarpai ir pan.), Kiekvienas jų sunumeruojamas atskirai. Jei dėklą dedamas vokas su priedais, vokas pirmiausia sunumeruojamas, tada kiekvienas priedas sunumeruojamas iais skaičiais.
Esant atskiroms lapų numeracijos klaidoms (pavyzdžiui, praleidžiant atskirus puslapius), leidžiama naudoti raidžių skaičius. Jei aptinkama daug klaidų, bylos lapai numeruojami iš naujo. Tokiu atveju senas numeris perbraukiamas, alia pateikiamas naujas lapo numeris. Taip pat sudaromas naujas sertifikavimo lapas. Senas lapas perbrauktas, taruhan paliekamas byloje.
Bylos pažyma surašoma atsižvelgiant lapų skaičių. Jadilah, jame fiksuojama byloje esančių dokumentų numeracijos specifika. Sertifikavimo lapas surašomas nustatyta forma ant atskiro lapo, kuris dedamas dėklo pabaigoje. Draudžiama ant dėklo viršelio uždėti atestavimo lapą arba jį sudaryti naudojant tuščią paskutinio dokumento lapo apyvartą. Jį turi pasirašyti jo sudarytojas.
Informacija apie sunumeruotus bylos lapų skaičių,
Ant korpuso viršelio nurodyta i informacija:
monės pavadinimas;
struktūrinio padalinio pavadinimas;
atvejų indeksas;
bylos numeris (apimtis, dalis) pagal metinį konsoliduoto bylų sąrašo skyrių;
pavadinimas;
bylos nagrinėjimo terminai;
lakštų skaičius byloje;
galiojimo laika;
archyvo failo ifras.
Kai kurios išvardytos detalės yra dedamos ant bylos dangtelio ją steigiant. Tačiau rengiant atvejus perdavimui tolesniam saugojimui, i informacija nurodoma ir, jei reikia, pataisoma.
Keiiant organizacijos ar struktūrinio padalinio pavadinimą, taip pat perduodant bylą kitai organizacijai ar struktūriniam padaliniui tais metais, kuriems byla buvo suformuota, naujas organizacijos) perdujos (teisimjos) Ankstesnis organizacijos pavadinimas yra skliausteliuose.
5. DOKUMENT VEIKLOS LAIKYMAS
Nuo steigimo momento iki perkėlimo padalinio archyvą dokumentai saugomi jų formavimo vietoje bylose (mažose organizacijose patartina centralizuotai saugoti failus dokumentų palaikymo tarnyboje).
Struktūrinių padalinių vadovai ir darbuotojai, atsakingi už dokumentaciją, užtikrina dokumentų ir bylų saugumą.
Dokument operatyvinio saugojimo priemonės pasižymi tokiomis savybėmis, kaip maksimalus jų naudojimo patogumas, optimalūs jas dėtų palyginti nedidelio dydžio ir svorio dokimo būdūgo.
Diklai laikomi darbo arba specialiai tam skirtose patalpose, esančiose rakinamose spintelėse ir staluose, liftų bylų spintelėse, užtikrinant visišką dokument saugumą. Siekiant padidanti dokumentų paieškos efektyvumą, bylos sutvarkytos pagal bylų nomenklatūrą, kurios kopija iš vidaus dedama ant kabineto durų. Bylų numeriai yra nurodyti ant korpuso dangtelio stuburo pagal nomenklatūrą. Draudžiama dokumentus laikyti nepritaikytuose staliniuose kompiuteriuose. Magnetines juostas su kolegialių organų posėdžių fonogramomis saugo atsakingasis sekretorius. Juostoje ir dėžutėje pažymėta susitikimo data ir rašymo laika. Už jų saugumą atsakingas kolegialaus organo sekretorius.
Didžioji dalis operacinėje saugykloje esančių dokumentų surašoma popieriaus pagrindu. Iš esmės jie saugomi valdymo darbuotojų darbo vietoje arba arti jų. Siekiant užtikrinti tokių dokumentų ir jų turinio saugumą tam tikra tvarka, naudojamos kelių tipų priemon teknis: padėklai, kasetės, stalinių failų spintos ir kt.
Veiksmingiausios biuro operacijoms yra mechanizuotos (automatizuotos) kartotekos. Jie reiškia kortelių (dokumentų) saugojimą ir mechaninį (automatinį) dokumentų padavimą darbo zoną arba operatoriaus prašymą. Toki kortelių bylų naudojimo tikslingumą lemia saugomų dokumentų apimtis ir prieigos prie jų dažnis.
Nuo steigimo momento iki pateikimo departamento archyvui bylos saugomos darbo arba specialiai tam skirtose patalpose. Dklai dedami spinteles, kurios turėtų užtikrinti dokumentų saugumą, ir dedamos su nugarėlėmis.
Raštvedybos metais nuo bylos pradžios staigos darbuotojams leidžiama išduoti dokumentus darbui. Išduodant dokumentą, jo vietą dedamas pakaitinis lapas, kuriame nurodoma, kuris dokumentas, kam ir kiek laiko jis buvo išduotas. Išimti ir išduoti dokumentus iš nuolatinių saugojimo bylų galima tik išimtiniais atvejais (pavyzdžiui, teismo tyrimo institucijų prašymu), gavus institucijos vadovo leidimą. Kartu į bylą turi būti traukta tiksli patvirtinta dokumento kopija ir aktas dėl originalo paėmimo priežasčių. Dokumentų kopijos ir ištraukos, skirtos naudoti institucijos darbe arba atskirų piliečių interesais, daromos gavus vadovybės ar pareigūnų, kuriems tokia teisė buvo suteikta pagal atituroti namus.
Bylų išdavimas trečiųjų alių organizacijoms vykdomas gavus organizacijos vadovo leidimą. Išduotam atvejui vedama pakaitinė bylos kortelė, joje nurodomas struktūrinis padalinys, kuriam byla buvo išrašyta, bylos numeris, išdavimo ir grąžinimo data, bylą gavusio asmens vardas, pavardė ir pareigos. stupelliai, skirti kvitams gauti ir priimti bylą.
dokumen-dokumen dokumen untuk dokumen-dokumen nuolatinio saugojimo laikotarpio bylų leidžiama išimtiniais atvejais ir tai atliekama gavus organizacijos vadovą, privalomai paruošiant patvirtintą ir tai atliekama gavus organizacijos vadovą, privalomai paruošiant patvirtintą dokument dokumen kopijlim ir oleh
Biuro vadovas, sekretorius, tarnautojas ir kt. Yra atsakingi už dokumentų, esančių biuro darbo stadijoje, saugumą. Jie turi užtikrinti dokument saugos kontrolę struktūriniuose padaliniuose ir pas atskirus atlikėjus, nedelsdami pranešti staigos vadovybei apie esamus pažeidimus.
6. NAUDOTOS LITERATŪROS SĄRAŠAS
1,2004 m. Spalio 22 d. Rusijos Federacijos federalinis statymas. 125-FZ "Dl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje".
2. Valstybinė valdymo dokumentų valdymo sistema. nuostatos halaman, bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentacijos palaikymo paslaugos. - M., VNIIDADAS, 1991 m.
3. GOST 17914-72. Ilgalaikio dėklo dangteliai. sąlygos Technin. M., 1984 m.
4. Kirsanova M.V. iuolaikinis biuro darbas: vadovėlis. pašalpa. - Leidimas 3 -asis. - M.: INFRA-M; Novosibirskas: Sibiro susitarimas, 2003 m.
5. Rogozhin M.Yu. Sekretoriaus vadovas: dokument rengimas: Praktika. Nauda. - M .: "TKVelby", leidykla "Prospek", 2004. S. 198.
Valstybin, valdymo dokumen, valdymo sistema. nuostatos halaman, bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentacijos palaikymo paslaugos. - M., VNIIDADAS, 1991 m.
Dokumento vertės tyrimas yra išsamus konkrečios institucijos darbo sudėties ir turinio tyrimas. Išvadas apie vertybinių popierių svarbą daro speciali komisija, remdamasi anksčiau priimtais kriterijais. Tokios ekspertizės tikslas - nustatyti dokumentų turinio laiką ir atrinkti konkrečias kopijas tolesniam archyviniam saugojimui.
Dokument vertės tyrimas vykdomas remiantis Rusijos Federacijos statymais ir teisės aktais, standartini is ir departmentų dokumentų sąrašais, nustatančiais Federalins archyvo agentūros ir archyv valdymo organų standartinių ir apytiks. Rusijos Federacijos steigiamieji subjektai.
Dokumentų vertė nustatoma biuro darbe ir archyvuose. Pirmuoju atveju tai daroma rengiant bylų nomenklatūrą ir ruošiant dokumentus archyvui, o antruoju - etape iki bylos perdavimo nuolatiniam saugojimui.
Halaman kompleksinės vertės nustatymo operacijos etapai
- Bylų nomenklatūros sudarymas. Ini adalah etapas yra dabartinių dokument dalis. gyvendinant jį, dokumen pendahuluan, arsip saugojimo laikotarpiai nustatomi atsižvelgiant jų vertę.
- Tiesiogiai dokument verts tyrimas... Jis atliekamas, kai dėklai yra nenaudojami ir ruošiami pristatymui archyvą. Paprastai adalah etapas atliekamas kalendorinių metų pabaigoje, bertaruh lebih dari 3 kali per 3 dokumen resmi atleidimo iš biuro darbo.
- Bylų vertės išaiškinimas. Ini adalah tyrimo etapas atliekamas tiesiogiai tuo metu, kai dokumentai perkeliami organizacijos archyvą. ios operacijos tikslas - sitikinti, kad atliekant ankstesnius veiksmus nebuvo padaryta klaidų nustatant konkrečios bylos svarbą.
Dokument vertės nustatymą prieš pateikiant dokumentus archyvui turėtų atlikti kvalifikuoti specialistai pagal iuos kriterijus: medžiagos kilmę, turinį ir išorines savybes. Jadilah, yra bendrieji vertinimo principai. Tai apima bylos reikšmę, organizacijos ir kuriai ji priklauso, sukūrimo laik ir vietą. Visi principai ir kriterijai atlieka lemiamą vaidmenį tiriant bet kokio pobūdžio dokumentus.
Dokument rūšiavimas kaip egzamino rezultatas
Kol nėra atliktas patikrinimas, draudžiama naikinti staigos dokumentus. Rezultatas bus rūšiavimas: dalis popieriaus bus sunaikinta kaip nereikalinga, kita darbui reikalinga dalis liks biure, o trečioji bus perkelta saugyklą.
Tiriant dokument vertę, reikia vadovautis sąrašu, kuriame nurodomi tam tikrų Rusijos Federacijos teritorijoje priimtų vertybinių popierių saugojimo laikotarpiai. Jadilah, federaliniai statymai ir kiti norminiai teisės aktai turėtų būti veiksmų vadovas, tarp kurių svarbią vietą užima Federalinės archyv agentūros CEPK sprendimai.
Minimal dokumen nustatytas saugojimo laikotarpis yra privalomas visoms valstybinėms dan nevalstybinėms organisasi dan institusi, nepriklausomai nuo jų nuosavybės formos.
Ahli komisijos sudėtis
Ekspert komisijoje turėtų būti aukštos kvalifikacijos pagrindinių staigos struktūrinių padalinių darbuotojai. Patyrę darbuotojai, inantys dokumentų turinį ir sudėtį, taip pat juose esančios informacijos prasmę ir vertę, tampa komisijos nariais. Jadilah abejo, komisijoje yra asmuo, atsakingas už tam tikros organizacijos archyvą.
Komisijos pirmininką dažniausiai skiria organizacijos vadovo pavaduotojas, kuris prižiūri archyvų ir darbo biure klausimus.
Komisijos darbo rezultatas - suvestiniai bylų, kurias nuolat, laikinai (daugiau nei 10 metų) saugoma, sąrašai personalo atžvilgiu. Be to, būtina surašyti aktus dėl dokumentų, kurie nėra saugomi, sunaikinimo.
Komisijos veikla yra gana sudėtingas ir atsakingas darbas, dažnai atliekant dokumentų vertės tyrimą supainiojama vadovų ir kyla sunkumų. Taiau dėl jo gyvendinimo būtinybės abejonių nekyla: nustačiusi dokumentų vertę, monė galės atsikratyti nereikalingų popierių, sutvarkyti reikiamus ir dirbti produktyviau.
Dokumento vertė priklauso nuo jo informacinių savybių, kurios lemia jo ekonominę, organizacinę ar kitokią reikšmę atspindėtų faktų požiūriu ir operatyvaus valdymo galimybę. Verts prioritetai yra halaman atrenkant dokumentus, skirtus perkelti saugyklą per skirtingus laikotarpius.
monės atlikta dokumentų verts tyrimo procedura leidžia vertinti tam tikros informacijos saugos poreikį monei arba rodyti jos sunaikinimo galimybę.
Užduotys, išspręstos tikrinant informacijos vertę
monės dokumentų vertinimo proceūra, kurią sudaro jos saugojimo laiko nustatymas, atsižvelgiant organizacijoje priimtas teisės normas ir sąlygas, išsprendžia ias užduotis:
- informacijos atranka, kurios reikšmė lemia jų nuolatinę saugą vėliau perduodant nacionalines saugyklas;
- objektų parinkimas išsaugoti per nurodytą laikotarpį;
- mėginių, neturinčių faktinės verts, identifikavimą bendrovei, kad jie būtų sunaikini kitą kartą;
- apibrėžti naujus arba pakeisti esamus teksto duomenų saugos terminus.
Dokument vertinimo tyrimas atliekamas:
- arsip departemento;
- valstybės archyvuose kaip savarankiškas darbas (tikslinis tyrimas) arba tvarkant fondų atsargas;
- staigų biuro darbe.
Pastarojoje versijoje informacija vertinama, kai:
- darbas rengiant dokumentacijos nomenklatūras, apibrėžiant bylos vertę pagal tantanganamus dokumentus ir svarbą gamybos veiklai;
- monės gautų duomenų pendaftaran kartu su formos rodyklės taikymu, nustatančiu tolesnį jos priskyrimą tam tikrai dokumentacijai ir saugojimo laiką;
- duomenų perkėlimas dokumentų rinkinį (darbuotojas, studijavęs dokumente išdėstytą temą, dokumentą klasifikuoja tiksliau nei darbuotojas, atliekantis tantanganamos informacijos registravimo); kesenangan
- patikrinti dokument teisingumo atskirus dokumentų rinkinius teisingumą, kuris atliekamas atskirai kiekvienam dokumentacijos lapui, kad būtų išvengta galimų klaidų;
- dokumentų rinkinio paruošimas saugojimui (pasibaigus dokumentų tvarkymo procedurai), kurį atlieka skirtingų padalinių darbuotojai ir kurį kontroliuoja monės ekspertų komisija (EB).
Procedros teisinis pagrindas
Tikrinant dokumen, vert, atsižvelgiama, dan nuostatas:
- Rusijos Federacijos statymų normos ir teisės aktai, susiję su valdymo proceso dokumentine parama (Federalinis statymas Nr. 125 (2004 10 22) dėl archyvinių reikalų, Rusijos Federacijos archyvinio fondo taisyklės (1994);
- reguliavimo sakymai ir regioninių valdymo struktūrų aktai, susiję su archyvais (pagrindinės organizacijų archyvų veiklos taisyklės (2002 m.), nuostata (apytikslė) dėl monės EB); (1995 m.) EB);
- standartinius ir sektorinius dokumentų sąrašus, nurodant jų saugojimo laiką, bylų nomenklatūrų rūšis.
monės veikloje naudojamų dokumentų svarbos ir reikšmės lygio vertinimas skiriasi priklausomai nuo daugelio aplinkybių. Kai kurie pavyzdžiai išsiskiria vienkartiniu poreikiu išspręsti vieną problemą, po to jie praranda savo reikšmę. vairios rūšies informacija nepraranda savo aktualumo ilgą laiką, todėl tokio tipo dokumentai turi būti išsaugoti visą laikotarpį.
Dimesio! Praradus svarbią informaciją, gali būti taikomos nuobaudos arba baudžiamosios nuobaudos (įmonės vadovams ar atsakingiems asmenims). Todl atsakingas ir kompetentingas požiūris dokumentų vertinimo proceūrą padės išvengti situacijų, kai bus sunaiknti ypač svarbūs duomenys.
Dokumento vertės vertinimo tvarka
Nepriklausomai nuo monės atliekamų funkcijų ar nuosavybės formos, vertinimo proceūrą atlieka speciali ekspertų komisija, kurią sudaro:
- monės vadovybės atstovas;
- organizacijos personalo struktūros ir biuro darbo darbuotojai;
- archyvo darbuotojai;
- pramons specialai (ne mažiau kaip 3 nariai);
- monės vyriausiasis buhalteris;
- skyriaus atstovas teis.
Komisijos sudėtis, nuostat dėl komisijos, nustatanti jos teises, funkcijas ir darbo tvark, tvirtinama monės vadovybės sakymu. Sukurta struktūra gali veikti nuolat arba būti kuriama kasmet, taip pat keičiant dalyvių sudėtį.
Vertinimo komisija, be kita ko, nagrinėja iuos klausimus:
- dokument tvarkymas biuro darbe, dokumentų rinkiniai, skirti perkelti vidinį saugojimą arba valstybės archyvą;
- dokumentų sąrašo tyrimas (ilgalaikis, nuolatinis saugojimas);
- duomenų, neskirtų tolesniam naudojimui, paruošimas ir perdavimas sunaikini;
- visam laikui išsaugot egzempliorių ala, kurios negalima ištaisyti;
- pirminis informacijos ir informacijos tekstinio išsaugojimo terminų pirminis nustatymas arba taisymas;
- teikiant metodin, pagalb, formuojant monės darbuotojų dokument, rinkinių, sąrašų, inventoryiaus, akt nomenklatūras;
- struktūrinių padalini dokumentacijos nomenklatūros projektų koordinavimas.
Tavo iniai! Komisijos posėdžiai rašomi protokolą, kurį tvirtina EK pirmininkas ir posėdžio sekretorius. Audit metu protokole ir sąrašuose atsispindintys sprendimai sigalioja patvirtinus monės vadovybei. Slaptų ir viešai prieinamų bylų atveju surašomi atskiri aktai.
Tekstin informaciją naikina pagal surinktus aktus monė savarankiškai (dalyvaujant EB nariams) arba pasinaudodama specializuotos struktūros, skirtos disponuoti dokumentais, paslaugomis.
Dokument atranka jų vertės nustatymo proceduūros metu
Valdymo dokumentai yra suskirstyti ias grup:
- Dl juridinio asmens veiklos, taip pat jo filialų ir kitų struktūrų (administracinė ir organizacinė dokumentacija, daugiausia su nuolatiniu saugojimo laikotarpiu).
- Pagalbinio vaidmens, kurio reikia vykdant operatyvinę veiklą arba referenciniais tikslais, atlikimas (apskaitos ar veiklos tipo duomenys teksto versijoje, užtikrinant jų prieinamumą nuo kelių dienų.)
- Informacija apie monės personalą, kuri turi būti prieinama ilgą laik. Užsakymai monės darbuotojams (apie darbinimą, atleidimą, perkėlimą monėje), darbo sutartys, asmens bylos, kortelės ir asmeninės sąskaitos nėra sunaikinami visam laikuit armečius dešius
Renkantis objektus talpinti (archyve) ar naikinti, didelis dėmesys skiriamas jų autentiškumo problemoms. Paskelbimui perduodama tekstinė informacija turi būti tinkamai suformatuota ir turi galiojančią teisinę galią. Ypatingais atvejais (pavyzdžiui, praradus ar prastos kokybės originalą) tekstų kopijos su reikiamu sertifikavimu ir patvirtinimu perduodamos archyvui.
Proses Atrankos prasideda nustatant dokumentus, kurie yra klasifikuojami kaip kopijos nuolatiniam saugojimui. Pagal juos rengiami sąrašai (inventoriai), kuriuos turi patvirtanti organizacijos vadovybė. Didesnis dėmesys skiriamas monės darbuotojų duomenims, nes kai kuriais atvejais (pavyzdžiui, likviduojant monę) i informacija perduodama valstybės archyvą.
Parengus ir patvirtinus ilgalaikio ar nuolatinio išsaugojimo objektų sąrašą, sudaromi dokumentų, kuriuos reikia sunaikini, srašai.
Tavo iniai! Remiantis EK darbo rezultatais, pažeisti mėginiai gali būti sunaiknti, o tai reiškia, kad didelė teksto dalis negali būti perskaityta ir negali būti atkurta. Jei manoma iš dalies atkurti informaciją, tekstas perkeliamas saugyklą atkurta versija arba pridedama kopija.
