Paskutiniame urnalo numeryje kalbėjome apie darbo su archyviniais dokumentais tvarką - pradedant dokumentų vertės tyrimu ir baigiant bylų paruošimu jų perkėlimui archyvą.
Archyviniam saugojimui perduoti failai gali buti saugomi specialiai tam skirtoje patalpoje. Toliau kalbėsime apie tai, kaip organizuoti dokumentų saugojimą, taip pat apie bylų priėmimo ir perdavimo archyviniam saugojimui tvarką.
ARCHYVO CAMBARIS
Taigi, kur organizacijoje turėtų būti archyvas, kokie yra pagrindiniai jo išdėstymo reikalavimai, taip pat dokumentų saugojimo sąlygos?
Reikalavimai pastatams, kuriuose yra archyvas
Reikalavimus archyvo pastatams ir patalpoms nustato Organizacijos archyvų eksploatavimo pagrindinių taisyklių 4.2 punktas (patvirtintas 2002 m. Vasario 6 d. Rosarkhivo kolegijos sprendimu).
Lihat pirma verta pagalvoti, kad archyvo talpinimas neleidžiamas apleistuose pastatuose, mediniuose pastatuose, pastetuose, kuriuose yra drėgna magistral, rūsiuose, palėpės kambariuose, krosnies ildyme.
Patalpos, skirtos archyviniams dokumentams laikyti pritaikytuose pastatuose, turėtų būti izoliuota nuo likusio pastato. Neleidžiama talpinti archyvinių dokumentų pastato patalpose, kuriose yra viešojo maitinimo paslaugos, maisto sandėliai, organizacijos, kuriose saugomos gaisrui pavojingos ir agresyvios medžiagos arba naudojamis
Organizacijos archyvas turėtų būti patalpintas specialiai pastatytame arba pritaikytame dokumentams saugoti pasta arba atskiroje pastato patalpoje.
Kamarys turi būti pašalintas iš pavojingo požiūriu priešgaisrinė sauga objektai. Tai, pavyzdžiui, degalinės, automobilių stovėjimo aikštelės, garažai.
Be to, prie organizacijos archyvo pastato (patalpų) neturėtų būti jokių objektų, oro teršalai.
Renkantis pastatą (kambar), tinkamą archyviniams dokumentams saugoti, verta pagalvoti, kad visaverčiam archyvo veikimui reikalingos ios atskiros patalpos:
1) archyvo saugykla;
2) patalpa dokumentams priimti, laikinai saugoti, dokumentams aklimatizuoti;
3) dokumen naudojimo patalpa;
4) archyvo darbuotojų darbo kambariai (kambarys).
Archyvo saugojimo ranga
Pats archyvas turėtų būti manomas ištrinta iš laboratorinių, pramonini, buitinių patalpų ir neturėtų turėti bendrų ventiliacijos kanalų. Jis yra atskirtas nuo kaimyninių kambarių ugniai atsparios sienos ir lubos, kurių atsparumo ugniai riba yra mažiausiai dvi valandos. Archyvo saugykloje vamzdžių klojimas neįtrauktas vandens tiekimo ir kanalizacijos, technologinio ar buitinio vandens išleidimo angos.
Planuojant archyvo saugyklos viet, verta pagalvoti, kad patalpos su langų orientacija iaurę.
Taip pat svarbu, kad Mediago dari Statybin naudojamas sienoms, grindims, luboms uždengti, archyvo saugyklos vidaus apdailai, neturėtų rinkti dulkių, būti jų altinis ar išskirti agresyvias chemines medžiagas.
Archyvo saugojimo patalpoje turėtų būti natūralus ar dirbtinis ventiliacija... Jei mes kalbame apie oro kondicionavimo sistemas, jos turi atitikti ias charakteristikas:
užtikrinti oro recirkuliaciją, kai kursas thn 2-3;
palaikyti stabilų temperatros ir drėgmės režimą;
išvalyti orą nuo dulkių ir agresyvių priemaišų;
atitinka iuolaikinius kompaktiškumo ir efektyvumo reikalavimus.
Archyvo aukštis ( Dokument iš Rusijos Federacijos archyvo fondo ir kitų archyvinių dokumentų, esančių valstybės ir savivaldybių archyvuose, muziejuose ir bibliotekose, Rusijos mokslų akademijos organizacijo, taugojim. Rusijos kultūros Ministerijos sakymu Nr. 19, su pakeitimais, padarytais 2009 m. išsikišusių konstrukcijų ir ne aukščiau kaip 4 m.
Arsip Draudžiama nadoti Ugnis, ildymo prietaisai, pašalinių daiktų išdėstymas.
Patalpų tinkamumo patalpinti archyvą tyrimas
Galutinis sprendimas dėl pastato (patalpos) tinkamumo organizacijos archyvui priimamas atsižvelgiant Valstybinės priešgaisrinės priežiūros ir sanitarinės bei epidemiologi stoties išvadas.
Tik atlikus atitinkamą tyrimą pritaikytuose organizacijos pastatuose ar patalpose, archyvas patalpinamas.
Ini adalah tyrimas yra būtinas norint nustatyti pastatų ar archyvo patalpų atsparumą ugniai, pagrindinių konstrukcijų patvarumą ir grindų grindų tvirtumą, atsižvelgiant galimas apkrovas, ildyimo irętem.
Jį atlieka pačios organizacijos atstovai (paprastai archyvo darbuotojai), ugniagesiai, apsaugos, statybos, sanitarines ir epidemiologinės bei kitos specialiosios tarnybos.
Remiantis tyrimo rezultatais, turi būti surašytas aktas.
DOKUMENT PERDAVIMAS VALSTYBINĮ ARCHYV
Dokumentai ne visada saugomi pačioje organizacijoje. Kai kurie iš jų perduodami valstybės (savivaldybių) archyvą po to, kai tarp alių sudaroma atitinkama sutartis.
Pagal Pagrindinių taisyklių 9.9 punktą dokumentai valstybės archyvą perduodami pagal archyvo institucijos ekspertų komisijos (EPK) patvirtintus olehlų sąrašus.
Bylų perdavimas atliekamas po vieną. Ant kiekvienos inventoryiaus kopijos daromos pastabos apie dokumentų gavimą valstybės archyve, surašomas bylų priėmimo ir perdavimo aktas.
Pradinio dokumentų perkėlimo valstybės archyvą atveju organizacija turi perkelti istorinę informaciją organizacijos archyvo fondą. Ateityje, dokumentus permanen, papildoma istorinė informacija apie pavadinimų, funkcijų, struktūros, organizacijos pavaldumo pasikeitimus, dokumentų sudėtį ir būklę (jei yra).
Jei aptinkamas perdavimo metu rapitikimai terpal galutinio rašo inventoriuje ir faktinio perduotų bylų buvimo, inventoriuje padaromas naujas suvestinės rašas, kuriame nurodomas faktinis trūkstamų bylų buvimas ir skaičius. Digusi oleh angka-angka taip pat nurodyti dokumentų priėmimo ir perdavimo valstybiniam saugojimui akte. Prie akto pridėtame organizacijos sertifikate nurodomos jų cleanvykimo priežastys.
Organizacijos archyvas taip pat yra atsakingas už dokumentų sekimą.
Nesant dokument, jei jų paieškos priemonės nedavė rezultatų, surašomas aktas dėl atvejų, kurių paieškos keliai buvo išnaudoti, rapiradimo.
Prarastus dokumentų originalus galima pakeisti jų kopijomis.
Iškart prieš perduodant organizacijos archyvinius dokumentus nuolatiniam saugojimui valstybės archyvą, kartu su valstybės archyvo atstovu patikrinamas mokslinio irinė bylų nagrinėjimo jimo irins.
Jei aptinkamos klaidos, defektai, trūkumai, taip pat surašomas atitinkamas aktas. Jadilah, aptiktus defektus organizacija pašalina (Pagrindinių taisyklių 9.10 punktas).
Turėdama archyvinius dokumentus, organizacija perkelia valstybės archyvą trys inventoryiaus egzemplioriai ir viena bylų priėmimo ir perdavimo akto kopija.
Lihat sedikit dokumen archyvini dokumen saugojimo organizavimo proceduūros reiškia, kad organizacijoje yra tinkamo kvalifikacijos ir išsilavinimo specialistų.
ARCHYVO DARBO ORGANIZAVIMAS
Archyvo struktūrinė struktūra priklauso nuo dokumentų apimties monėje. Kartais archyvas yra organizuojamas kaip nepriklausomas skyrius ar padalinys biure. Arsip organisasi, reikia laikytis daugybės privalomų taisyklių. Arsip Norint tinkamai veikti, rekomenduojama parengti ir priimti organizacijos archyvo reglamentą (instrukciją).
Archyvo vadovas arba už archyvą atsakingas asmuo (archyvistas) skiriami ir atleidžiami organizacijos vadovo sakymu.
Archyvaro veikla grindžiama:
archyvo organizavimas;
atsakomybė, skaitant baudžiamąją (pavyzdžiui, jei dokumentai iš archyvo yra pavogti, sunaiknti, sugadanti ar sąmoningai paslėpti (Rusijos Federacijos baudžiamojo kodeksoal. 325) straipsnio
Archyvistui reikia periodiškai informuoti, o kai kuriais atvejais (pavyzdžiui, diegti naujus darbo organizavimo metodus, pavyzdžiui, elektronines archyvinių dokumentų duomenų bazes) - atlikti.
BET BDU. Archyvaro instruktažą organizacijoje vykdo archyvų skyriaus vadovas arba ias funkcijas atliekantis asmuo. Praktika gali buti vykdoma kaip mokymo seminaras atitinkama tema vietimo staigoje, teikiančioje tokio tipo paslaugas.
Archyvaro pareigos turi atsispindėti organizacijos personalo lentelėje.
monės archyvas gali veikti taip:
1) savarankiškas struktūrinis vienetas. iuo atveju bendras organizacijos archyvo valdymas patikėtas jos vadovui, atau archyvo kasdienės veiklos valdymas - nepriklausomo struktūrinio padalinio vadovui;
2) struktūrinis padalinys kaip organizacijos biuro valdymo paslaugos dalis. iuo atveju valdymas pavestas biuro valdymo tarnybos vadovui ir struktūrinio padalinio vadovui.
Organisasi halaman archyvaro užduotys thn ios:
1) archyvo pildymas dokumentais, kurių sudėtį numato archyvo nuostatai;
2) apskaita ir dokumentų saugumo užtikrinimas;
3) mokslinio ir informacinio archyvo dokumentų aparato sukūrimas;
4) arsip saugomų dokumentų naudojima;
5) dokumentų, susijusių su Rusijos Federacijos archyvų fondu, rengimas ir perdavimas nuolatiniam saugojimui laikantis
Siekdamas vykdyti pagrindines užduotis, archyvaras atlieka ias funkcijas:
1) tvarkyti organizacijos struktūrinių padalinių, kurie yra archyvo sigijimo altiniai, sąrašus;
2) archyvinių bylų, sudarytų pagal organizacijos nomenklatūrą, priėmimas iš organizacijos struktūrinių padalinių;
3) archyve gautų dokumentų apskaita ir saugumo užtikrinimas;
4) archyvo dokumentų mokslinio ir informacinio aparato dabartinės būklės sukūrimas ir palaikymas;
5) informacinių paslaugų organizavimas organisasi vadovams ir struktūriniams padaliniams, susijusiems su archyvinių dokumentų turiniu;
6) organizuoti naudojimąsi dokumentais organizacijos ir asmenų struktūrinių padalini prašymu, vesti apskaitą ir analizuoti jų naudojimą;
7) dalyvavimas tikrinant dokument vertę, taip pat organizacinių ir metodinių priemoni, skirtų perduoti dokumentus nuolatiniam saugojimui, rinkinys;
8) organizacijų struktūrinių padalinių formavimo ir registravimo bylų teisingumo tikrinimas;
9) organizacijos ir jos struktūrinių padalinių reikalų nomenklatūros sudarymas;
10) metodinės ir praktins pagalbos teikimas organizacijos struktūriniams padaliniams darbo su dokumentais klausimais;
11) dalyvavimas kuriant reguliavimo ir metodinius dokumentus, susijusius su archyvavimu ir dokumentų palaikymu valdant organizaciją;
12) dalyvavimas archyvo darbuotojų kvalifikacij keliančiose priemonėse.
BYLŲ PERDAVIMAS ORGANIZACIJOS ARCHYVĄ IR DOKUMENT NAUDOJIMAS
Bylų perkėlimas organizacijos archyvą atliekamas pagal grafiką, kurį sudaro archyvas, suderintas su struktūrinių padalinių, perkeliančių dokumentus archyvą, vadovais ir patvirtintas organizacijos vadovo. (Pagrindinių taisyklių 3.7.25 punkta).
Kiekvieno atvejo priėmimas ir perkėlimas archyvą atliekamas dalyvaujant darbuotojui - struktūrinio padalinio atstovui.
Kadangi organizacijos archyvo buvimas reiškia ne tik dokumentų saugojimą, bet ir jų naudojimą, būtina parengti ir patvirtanti dokumentų išrašymo iš archyvo tvarką. i proceūra turėtų būti atliekama organizacijos darbuotojų prašymu.
Pavyzdžiui, archyvų eksploatavimo taisyklės nustato, kad dokument, išdavimas turi būti rašytas knygas, skirtas išduoti bylas organizacijos darbuotojams.
Pati išdavimas forminamas reikalavimais byloms išduoti organizacijos darbuotojams, aktais dėl bylų išdavimo laikinai naudoti kitoms organizacijoms.
Laikino naudojimo dokumentų išdavimo laikotarpis neturėtų būti ilgesnis viena mėnesis skirti organizacijos darbuotojams ir mencoba mėnesiai- laikinai naudoti kitoms organizacijoms.
Reiktų pažymėti, kad dokumentų archyvinio saugojimo organizacijoje organizavimas taip pat būtinas dėl to, kad yra nemažai reguliavimo institucijų, galiotų atlikti atitinkamus patikrinimus.
ARCHYVŲ KONTROLĖ
Kontrolę, Kaip laikomasi įstatymų del archyvavimo Rusijos Federacijoje, vykdo federalinės valstybės valdžios institucijos, įskaitant federalinę vykdomąją instituciją, specialiai įgaliotą Rusijos Federacijos vyriausybės, Rusijos Federacijos sudedamųjų subjektų valstybinės valdžios organus, įskaitant Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų įgaliotus vykdomuosius organus archyvavimo srityje, neviršijant Savo kompetencijos Ribu , nustatytų Rusijos Federacijos statymų ir Rusijos Federaciją sudarančių subjektų teisės aktų (Federalinio kodekso 16 straipsnis 2004 m. Spalio 22 d. statymas Nr. 125-FZ “Dėl archyvinių ;
Taigi organizacijos archyvą galima patikrinti:
1) Rusijos Federacijos mokesių inspekcija;
2) Rusijos Federacijos pensijų fondas.
Dl to, remiantis statymais, juridiniai asmenys, taip pat pareigūnai ir piliečiai, kalti pažeidę teisės aktus dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje, vadovaudamiesi str. 2004 m. Spalio 22 d. Federalinio statymo No. 125-FZ Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje“ 27 straipsnyje numatyta civilinė, administracinė ir baudžiamoji atsakomybė, nustatyta Rusijos Federacijos teisės aktuose.
Baigdamas norėčiau pažymėti, kad iandien daugelyje iuolaikinių organizacijų dokumentų saugumo užtikrinimo klausimai lieka neišspręsti, visų pirma, sukuriant materialines iramines technines jų fizinėsau irradas Kad archyvai veiktų efektyviai, reikalingos profesionalios rekomendacijos apskaičiuojant archyvų plotus, JU išdėstymą organizacijoje, optimaliausias temperatūros ir drėgmės sąlygas saugoti dokumentus su skirtingomis informacijos laikmenomis, užtikrinant priešgaisrinę Sauga, materialinę ir techninę archyvų įrangą ir racionalus dokumentų išdėstymas, siekiant užtikrinti greitą prieigą prie JU .. ...
M. V. Grishina, spesialis personalo, personalo vadovė, "Stelmon LLC"
Rugsėjo 21 d. Pradjo veikti Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, sigijimo, apskaitos ir naudojimo valstybės institucijose, savivaldybėse ir organizacijose (taisykls institucijose). Rusijos kultūra, 2015 m. Kovo 31 d. No. 526; toliau - naujos taisyklės).
Kuo vadovavotės prieš išleidžiant naujas taisykles?
patvirtinant naujas Taisykles, valstybes institucijų, vietos savivaldos institucijų, organizacijų (toliau-organizacijų archyvai) archyvai savo darbe vadovavosi Halaman organisasi vtaisia archyv organizacijos naudojo labai seną dokumentą - Departamentų archyvų eksploatavimo halaman taisykles. Abu dokumentai nebuvo norminiai dokumentai, tačiau apibrėžė jų, kaip norminio ir metodinio dokumento, statusą. Tuo pačiu metu 1985 m. Halaman taisyklės iš tikrųjų turėjo norminio dokumento statusą, nes jos buvo patvirtintos Glavarkhivo sakymu, o 2002 m. Pagrindin's taisyklės nebuvo patvirtintos Rosarkhiv. status norminio dokumento.
Dl kokios priežasties, esant pagrindinėms 2002 m. Taisyklėms, atsirado poreikis parengti naują, menjadi, norma dokument, roką organizuoti dokumentų saugojimą organizacijų archyvuose?
Fakta thn tas, kad 2004 m. Spalio 22 d. Federalinis statymas No. 125-FZ "Dėl archyvavimo reikalų Rusijos Federacijoje" (toliau-Federalinis statymas Nr. 125-FZ) priėmė daug naujovių archyvavimo organizavimo srityje. alyje .:
ganama
iš federalinio statymo Nr. 125-FZ
13 tali. Archyvų kūrimas
1. Valstybinės staigos, savivaldybių rajono ir miesto rajono vietos savivaldos organai reikalingi archyvams kurti jų veiklai suformuotų archyvinių dokumentų saugojimui, sigijimui, apskaitai ir naudojimui.
2. Organizacijos ir piliečiai turi teisę kurti archyvus lihat suformuotiems archyviniams dokumentams saugoti, skaitant valstybs ar savivaldybs turtui nepriklausančius archyvinius dokumentus saugoti ir naudoti.
17 strapsnis. Valstybinių staigų, vietos savivaldos institucijų, organizacijų ir piliečių, užsiimančių versline veikla nesudarius juridinio asmens, pareigos užtikrinti archyvinių dokumentų saugumą
1. Valstybinės staigos, vietos savivaldos institucijos, organizacijos ir piliečiai, užsiimantys versline veikla, nesudar juridinio asmens, privalo užtikrinti archyviniųkaitment, personal skaitant dokuti Rusijos Federacijos statymai, taip pat dokumentų sąrašai [...]
Be to, iame federaliniame statyme buvo vesta archyvinių dokumentų nuosavybės sąvoka (dokumentai gali būti valstybiniai (federaliniai, Rusijos Federaciją sudaranči subjektų nuosavybės), savatiivalės
Be to, Rusijos Kultūros Ministerijos 2007 m. Sausio 18 d. sakymu No. 19, dokument iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitų valstybini archyvinių dokumentų saugojimo, sigijimo, apskaitos ir naudojimo organizer avimo taisyklsorganisir ir savivaldybiis archyvai taisykvai taisykls.
ios dvi aplinkybės, taip pat tai, kad Halaman taisyklės neturėjo norminio dokumento statuso, privertė mus pereiti prie norminio dokumento, apibrėžiančio dokumentų saugojimo organizacijų archąyvuū
- Kokie bus komentarai?
Rengiant naujų taisyklių projektą, dokumentas buvo plačiai aptartas du kartus tarp archyvarų:
- pirmą kartą - Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų archyvų valdymo organų, valstybės ir savivaldybių archyvų darbuotojai;
- antrą kart - federalinių vykdomųjų organų darbuotojai.
Vien iš valstybės ir savivaldybių archyvų gauta daugiau nei 400 komentarų. Lihat gaautos pastabos buvo atidžiai išnagrinėtos, o paskutiniame etape - laikinojoje darbo grupėje, kurią jo Rosarkhivo ir VNIIDAD specialistai. Reiktų pažymėti, kad daug komentarų sukėlė archyvarų noras kuo išsamiau aprašyti atskirus archyvinių technologijų procesus, naudojamus užtikrinant dokumentų, esančių organizacijim. principo, tai negalėjo būti padaryta, atsižvelgiant naujų taisyklių kaip norminio dokumento statusą.
Tuo pat metu kai kurios pastabos buvo esminio pobūdžio, pavyzdžiui, pastaba, kad naujų taisyklių projekto skiltyje gijimas“ dokumen Atsižvelgiant į tai, kad šiuo metu organizacijos reikalų nomenklatūros forma ir jos kūrimo tvarka YRA išdėstytos tik metodiniame Dokumente - Metodinės rekomendacijos, Kaip parengti Darbo instrukcijas federalinėse vykdomosiose institucijose, baigdama rengti naujų taisyklių projektą, ji buvo nuspręsta į skyrių "Įgijimas" įtraukti pagrindines bylų nomenklatūros nuostatas, skaitant bylų nomenklatūros formą (santrauka ir struktūrinis vienetas).
Naujų Taisyklių skyrimas
Naujosios Taisyklės skirtos valdžios institucijoms, vietos savivaldos institucijoms, organizacijoms, kuriančioms archyvus, skirtus jų veiklai suformuotiems archyviniams dokumentams saugoti, sigyti ir apskaity
Jie netaikomi dokumen untuk Rusijos Federacijos archyvinio fondo ir kit archyvini dokumen, kuriuose yra valstybės paslaptį sudarančių dokumen, saugojimo, sigijimo, apskaitos organisir ir nauuijim.
Naujosios taisyklės yra normanis dokumentas. Jų reguliavimo status sebagai nustato griežtesnius jų turinio reikalavimus. Anksčiau paskelbtos taisyklės (žr. Aukščiau) apėmė ne tik normas (taisykles, reikalavimus), bet ir rekomendacijas, metodus, kaip ios normos turėtų būti taikomos. Lihat rekomendacinio, metodinio ir aprašomojo pobūdžio nuostatos neįtraukiamos naujas Taisykles. Btent ioje dalyje ių Taisyklių projektas diskusijos metu buvo kritikuojamas archyvarų, nuolat sakiusių, kad Taisyklės turi būti išsamios ir jose turi būti ne tik pačios taisyklės, betiz mechanin.
Naujųjų taisyklių struktūra ir turinys
Naujas taisykles sudaro septyni skyriai:
- bendrosio nuostatos.
- Dokument iš Rusijos Federacijos archyvo fondo ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo organizavimas organizacijoje.
- Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumen ir kit, organizacijos archyvini, dokumen apskaita.
- Archyvo sigijimas su dokumentais iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitais archyviniais dokumentais.
- Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumen ir kit, organisasi, archyvini, naudojimo organizavimas.
- Organizacijos dokumentų perdavimas saugoti valstybs (savivaldybs) archyvą.
- Dokumentų perdavimas organizacijos reorganizavimo ar likvidavimo atveju, pasikeitus organizacijos archyvo vadovui.
Naujųjų Taisyklių prieduose yra apskaitos ir kitų formų dokumentai, naudojami organizacijų archyvuose.
ių taisyklių pagrindinių skirsnių seka atitinka federalinį statymą Nr. 125-FZ ir 2007 m. Taisykles, nors, kaip daugelis ekspertų pažymėjo diskusijos etape, būtų logiškiau pradėti nuo sigijimo ir baigti naudojimą.
Naujųjų taisyklių skyriuose atsispindi halaman organisasi archyvo funkcijos:
- Rusijos Federacijos archyv, fondo ir kit, archyvini, dokumen, saugojimo organizavimas;
- pendaftaran dokumen;
- organizacijos archyvo pildymas dokumentais;
- archyvinių dokumentų naudojimo organizavimas;
- dokument perdavimas saugoti valstybs (savivaldybės) archyvą.
Jadilah, naujose Taisyklėse yra skyrius "Dokument perdavimas organizacijos reorganizavimo ar likvidavimo atveju, pasikeitus organizacijos archyvo vadovui".
pastab
Skirtingai nuo 2002 m. Pagrindinių taisyklių, taisyklėse Nr. 526 nėra nuostatų, susijusių su paties archyvo organizaciniais aspektais (neapibrėžti archyvo tikslai ir uždaviniai, jo funkcijos, teisės ir kt.). Halaman utama - nustatyti reikalavimus archyvinių dokumen, proses saugojimo, organizavimui nuo organisasi archyvo su dokumentais sigijimo iki dokumentų naudojimo organizavimo.
Panagrinėkime skyrius išsamiau.
saya skirnis. bendrosios nuostatos
Nustato teisinį dokumento rengimo pagrindą ir apimtį, taip pat yra nuostatų, nustatančių kai kuriuos organizacijos archyvo organizacinius pagrindus.
Naujosios taisyklės taikomos valdžios institucijoms, vietos valdžiai ir organizacijoms - valstybės ir savivaldybių archyvų sigijimo altiniams, kurių metu formuojami archyv sigijimo altiniams, kurių metu formuojami rusijos. Ini adalah Taisykli nuostatomis taip pat gali naudotis kitos valstybinės ir nevalstybinės organizacijos, kurių veikloje nesudaromi Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentai.
Remiantis federalinio statymo Nr. 125-FZ nuostatomis, naujose taisyklėse nurodyta, kad valstybės staigos, savivaldybių rajono, miesto rajono ir miesto mikrorajono vietos savivaldos staigos privalo sukurti archimvui Valstybės staigos, vietos savivaldos staigos, organizacijos - valstybės įsigijimo altinio, savivaldybės archyvo - archyvo (centrinio archyvo) - uždaviniai ir funkcijos nustaigos
pastab
Naujosios taisyklės netaikomos dokument iš Rusijos Federacijos archyvinio fondo ir kitų archyvinių dokumentų, kuriuose yra valstybės paslaptį sudarančių dokumentų, saugojimo, dosimkaimi.
II skirnis. Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo organizacijoje organizavimas
Apibrėžia organizacijos archyvinio fondo sampratą ir organizacijos archyvini fondų rūšis.
Organizacijos archyvinis fondas yra dokumentinio fondo dalis, kurią eina Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentai, dokumentai apie personalą ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo daugiau nei 10 metų. Arsip Archivinis fondas saugomas organizacijos.
Organizacijos archyvinių fondų tipai:
- organizacijos archyvinis fondas, kurį sudaro Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentai ir kiti archyviniai dokumentai;
- vieningas archyvinis fondas, susidedantis iš Rusijos Federacijos archyvų fondo dokument ir kitų archyvinių dokumentų, suformuotų vykdant dviejų ar daugiau organizacijų veiklą, kurios istoriškai ir (arba) nustio
- archyvinis rinkinys, susidedantis iš atskirų vairios kilmės archyvinių dokumentų, suvienytų pagal vieną ar kelias charakteristikas (temines, autoriaus, rūšies, objekto ir kt.).
Popierinių dokumentų saugojimas. Naujųjų taisyklių 2.9 punkte pabrėžiama: archyviniai dokumentai sistemingai saugomi archyvo fonde. Arsip organisasi esančių archyvinio fondo dokumentų sisteminimo vienetas yra saugojimo vienetas. Taisyklės taip pat nustato archyvo fondo saugojimo vienetų sisteminimo požymius:
- struktūrinis (saugyklų priklausymas organizacijos struktūriniams padaliniams);
- chronologinis (pagal laikotarpius ar datas, kurioms priklauso saugojimo vienetai);
- funkcinis, sektorinis, teminis, dalykinis klausimas (atsižvelgiant organizacijos funkcijas, temas ar klausimus, susijusius su saugyklų turiniu);
- vardinis (pagal dokumentus - dokumentų rūšys ir rūšys);
- korespondentas (organizacijų, susirašinėjimo metu, su kuriuo buvo suformuoti saugojimo padaliniai);
- geografinis (pagal tam tikras teritorijas, gyvenvietes ir kitus geografinius objektus, su kuriais siejamas dokumentų turinys, jų autoriai, korespondentai);
- autorių (pagal organizacijų pavadinimus arba piliečių, kurie yra dokumentų autoriai, pavardes).
Nustatomi reikalavimai, užtikrinantys dokumentų saugumą (standartinės (optimalios) dokumentų saugojimo sąlygos; racionalus dokument talpinimas archyve; dokumentų prieinamumo ir būklės tikrinimarkse) elektroninių dokumentų saugojimo ypatybės
Elektroninių dokumentų saugojimas. Taisyklės nustato privalomas tokių dokumentų saugojimo sąlygas:
- organizacijos archyve yra bent dvi kiekvieno elektroninių dokumentų saugojimo vieneto kopijos (pagrindinės ir darbo kopijos turi būti skirtinguose fiziniuose renginiuose);
- technins ir programins rangos, skirtos elektroniniams dokumentams atgaminti, kopijuoti, konvertuoti ir perkelti, prieinamumas, jų fizins ir technins būklės kontrolė;
- užtikrinti elektroninių dokumentų saugojimo būdą, išskyrus informacijos praradimą, neteisėtą platinimą, sunaikinimą ar iškraipym.
Teksto elektroninių dokumentų, perduotų saugoti organizacijos archyvą, formatas - valstybės ir savivaldybių archyvų sigijimo altinis - PDF / A.
Taisyklės numato, kad pasikeitus programinei ir aparatinei aplinkai ir praradus kompiuterinių formatų naudojimą, sugadinus laikmenas, organizacijos archyvas atlieka elektroninių dokumentų konvertavimo naujus) naudojim
Jadilah nagrinėjamų nuostatų, iame skyriuje nustatyta archyvinių dokumentų buvimo ir būklės tikrinimo tvarka (2.39-2.43 punktas), rapi dokumen, paieškos organizavima. -2.48), taip pat archyvinių dokumentų saugumą ekstremaliose situacijose užtikrinančią proceūrą (2.49 punktas).
Popierinių dokumentų prieinamumo ir būklės tikrinimas... Ją organizacijos archyve atlieka komisija ar ne mažiau kaip du darbuotojai ne rečiau kaip kart per 10 metų, elektroniniai dokumentai - ne rečiau kaip kart per 5 metus.
Pagal 2007 m. Prosedur 2.11.5 punkt untuk atliekami neeiliniai vienkartiniai visų organizacijos archyvo dokumen ar jų atskirų dalių (grupių) buvimo ir būklės patikrinimai:
- vykus stichinėms nelaimėms, masiniam perkėlimui ir kitoms aplinkybėms, dėl kurių archyviniai dokumentai gali būti pamesti ar sugadanti,
- keičiant archyvų vadovus.
Remiantis patikrinimo rezultatais, sudaromi ie aktai:
- archyvinių dokumentų prieinamumo ir būklės tikrinimas (priedas Nr. 3);
- apie buhalterinės apskaitos dokumentų technines klaidas (jei jos randamos) (priedas Nr. 4);
- dėl dokumentų (nesusijusių su iuo fondu, neapskaitytų) atradimo (priedas Nr. 5).
Dokumentų iš archyvo išdavimo tvarka. Dokumentai išduodami remiantis organizacijos archyvo vadovo arba jo pavaduotojo (jei archyvas yra institucija), organizacijos struktūrinio padalinio vadovo (jei archyvas yra struktūrinis padalinys) leidimu:
- organizacijos struktūrinių padalinių darbuotojai;
- teismo, teisėsaugos ir kitos galiotos institucijos nustatyta tvarka;
- kiti vartotojai, gavę raštišką prašymą.
Dokument iš archyvo išdavimo laikotarpis neturėtų viršyti:
- vienas mėnuo - skirtas organizacijos darbuotojams ir kitiems vartotojams;
- ešis mėnesius - teisminėms, teisėsaugos ir kitoms galiotoms institucijoms.
Suteikiama galimybė pratęsti dokumentų išdavimo terminą - gavus organizacijos vadovo leidimą, remiantis vartotojo rašytiniu patvirtinimu apie dokumentų išsaugojimą / užtikrinimą.
Elektroniniai dokumentai iš archyvų išduodami elektroninių kopijų arba kopijų popieriuje pavidalu.
Dokumentai iš archyvo neišduodami:
- jei yra naudojimo fondas;
- esant nepatenkinamai fizinei būklei.
III skirnis. Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų ir kitų organizacijos archyvinių dokumentų apskaita
rok klausimams iš pora dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kiti archyviniai dokumentai organisasi.
Kaip nustatyta naujų taisyklių 3.1 punkte, kunjungi arsip organisasi saugomi dokumentai yra apskaitomi, skaitant dokumentus apie personalą, naudojimo fondo dokumentų apijas (jei yra) ir bylų, dokument.
Halaman archyvinių dokumentų apskaitos vienetai thn ie:
Kiekvienam saugojimo renginiui priskiriamas sąskaitos numeris, kuris yra archyvo ifro dalis.
Ms odynas
Archyvo ifras- kiekviename saugojimo vienete apatiniame kairiajame kampe nurodytas pavadinimas, siekiant užtikrinti apskaitą ir identifikavimą, - sudaro: archyvo fondo numeris; bylų, dokument inventoryiaus numeriai; saugojimo renginių numeriai.
Elektroninių dokumentų, saugomų atskirose elektroninėse laikmenose, archyvinis ifras nurodytas ant laikmenos pridedamame intarpe. Archyvo informacinėje sistemoje saugomų elektroninių dokumentų archyvinis ifras yra elektroninio dokumento talpyklos metinio aprašymo (privalomas aprašymo elementas) dalis.
Informacija apie archyvo apskaitos vienetus atsispindi apskaitos dokumentuose. Nauja Taisyklių nuostata organizuojant dokumen, apskaitą yra nuostata dėl dviejų buhalterinių dokumentų grupių paskirstymo organizacijos archyve: pagrindinės (privalomos) ir pagalbinės.
Pagrindiniai (privalomi) organizacijos archyvo apskaitos dokumentai apima:
- knyga, skirta bylų, dokumentų gavimo ir disponavimo fiksavimui (priedas Nr. 11);
- lėšų sąrašas (priedas No. 12);
- fondo lapas (priedas No. 13);
- bylų sąrašas, dokumentai (priedas No. 14-16);
- atsargų registras (priedas No. 19).
Elektroninių olehlų inventorizacijos formos pateiktos naujų taisyklių 17, 18 prieduose.
Pagalbinių apskaitos dokumentų sudėtis nėra reglamentuota, kiekvienas archyvas turi teisę kaip pagalbinę naudoti tas apskaitos formas, kurios jam reikalingos, atsižvelgiant saugomų dokument.
Taisyklės taip pat numato, kad organizacijos archyvas gali saugoti rašus automatizuotu režimu, naudojant apskaitos duomenų bazes (DB) (atau 3.13 punktą). Organizacijos archyvo apskaitos duomenų bazės - valstybės (savivaldybs) archyvo sigijimo altinis turi būti suderinamas su atitinkamomis valstybs (savivaldybių) archyvų iry arch.
IV skirnis. Archyvo sigijimas su dokumentais iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitais archyviniais dokumentais
rok organizacijos archyvo papildymo dokumentais iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitais archyviniais dokumentais... Organizacijos archyvo sigijimas - tai sistemingas archyvo papildymas organizacijos struktūrinių padalinių dokumentais.
Nustatyta, kad Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentai ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpio dokumentai, t. dokumentai apie personalą perkeliami organisasi archyvą ne anksčiau kaip po vienerių metų ir ne vėliau kaip per trejus metus nuo biuro darbo pabaigos. Ini adalah tahun dokumentai apie valstybės tarnautojų ir savivaldybi darbuotojų, atleistų iš tarnybos, dokumentus - jie perkeliami organizacijos archyvą praėjus 10 metų nuo darbuotojų atleidimo dienos.
pastab
Atvejai su laikino saugojimo laikotarpiais (iki 10 metų imtinai), kaip jau seniai nustatyta organizacijų archyvų praktikoje, neperduodami archyvą, jie saugomi organizacijos struktūriniuose padaliminiu ss irparka
Naujosios taisyklės nurodo, kad bylos organizacijos archyvą perkeliamos ištyrus jų vertę. Del SIOS priežasties šiame skyriuje nustatyta dokumentų Vertes tyrimo procedūra, bylų, skirtų perkelti į organizacijos archyvą, rengimas, struktūrinių padalinių bylų, kuriomis remiantis bylos perduodamos, sąrašų sudarymas į organizacijos archyvą, taip pat pabrėžiama, kad Pries nustatant dokumentų Vertes tyrimą, sunaikinimo dokumentai YRA draudžiami.
io skyriaus nuostatose atkreipiamas dėmesys tai, kad nuolatiniam saugojimui ir personalui skirtos atsargos, dokumentų naikinimo aktai, kaip taisyklė, svarstomi organizacijos ekspertų komisijos (E. Remdamasi svarstymo rezultatais, EK tvirtina bylų, nuolatinio saugojimo dokumentų ir personalo aprašus bei aktus dėl dokumentų skyrimo sunaiknti.
Organizacijos - valstybės (savivaldybių) archyvo sigijimo altiniai pateikia archyvo institucijos ekspertų peržiūros komisijai (EPK) svarstyti nuolatinio saugojėjimo laikotarpio pribadi saukotarpiojimo
- nuolatinis galiojimo laika - patvirtinimui;
- personalui - tvvirtiti.
Kirim inventarisasi dokumen dokumen untuk pelanggan Anda EPC, aplikasi Anda untuk melakukan tindakan, dokumen, kurie na saugomi, paskirstymo patvirtina organizacijos vadovas. Be to, bylos, skirtos sunaiknti, gali būti sunaikintos.
Organizacijos, kurių veikloje nesudaromi Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentai, neturėtų derinti personalo inventory su archyvinės institucijos EPK.
pastab
Naujųjų Taisyklių 4.13 punkte nustatyta, kad elektronin bys bylos su pasibaigusiais saugojimo terminais turi būti bendrai skiriamos sunaiknti, o po to jos yra fiziškai sunaikintos arba sunaikinės diprogram
iame Taisyklių skyriuje ypatingas dėmesys skiriamas organizacijos reikalų nomenklatūrai. Pagal pagrindines nuostatas ji:
- nustato vykdomų dokumentų klasifikaciją (grupavimą) bylas (elektronines bylas) ir yra pagrindinis apskaitos dokumentas, atspindintis organizacijos dokumentinio fondoė sud ir organizavimą;
- yra pagrindas rengti bylų aprašus, nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpių dokumentus, taip pat apskaityti laikino (iki 10 metų imtinai) laikymo atvejų atvejus;
- yra parengtas remiantis standartiniais, inybiniais ir kitais dokumentų sąrašais, nurodančiais saugojimo terminus, kitais norminiais teisės aktais, taip pat standartinėmis ir apytikslėmis bylų nomenklatūromis;
- yra surašytas nustatyta forma (priedas Nr. 25), remiantis struktūrinių padalijimų bylų nomenklatūra (priedas Nr. 26).
Organizacijos - valstybės (savivaldybių) archyvų sigijimo altiniai, kartą per penkerius metus, susitaria dėl bylos nomenklatūros su organizacijos VRK (EB) ir pateikia ją tvirtanti atitinkamam EPK Organizacijos, kurių veikloje nesudaromi Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentai, savarankiškai tvirtina bylų nomenklatūrą.
Taisyklės nustato tvark Paruošimas perkelti elektroninių dokumentų organizavimo archyvą. Lihat pirma numatyta, kad atskiri inventoryiai sudaromi nuolatinio saugojimo elektroninių dokumentų, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpių, t. pribadi pagal. Elektroninių reikalų inventoriaus formos, kaip jau minėjome, pateiktos naujų taisyklių 17, 18 prieduose.
V. skyrius. Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų organizacijos archyvinių dokumentų naudojimo organizavimas
iame skyriuje nustatytos normos, susijusios su Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų organizacíjos archyvinių dokumentų naudojimo organizavimu. Halaman Awal Tahun Taisyklių nuostatos thn ios:
Tavo iniai
Naujosios taisyklės nustato archyvinių dokumentų naudojimo formas. Halaman awal tahun ini:
informacijos apie organizacijos darbuotojus palaikymas;
vartotojų užklausų vykdymas, sk. socialinio ir teisinio pobūdžio piliečių prašymai;
dokument ir bylų laikinam naudojimui išdavimas, archyvinių dokumentų kopijų teikimas vartotojų prašymu, sk. format elektronini dokument.
Ypatingas dėmesys naujosiose Taisyklėse skiriamas darbo su vartotojų užklausomis organizavimui. Atkaklus:
- prašymų rūšys (teminės ir socialinės-teisinės);
- reikalavimai rašytiniam prašymui (jo forma, informacijos, kuri turėtų būti pateikta prayme, sudėtis);
- darbo su užklausomis tvarka (registracijos sąlygos, svarstymas, nepagrindinių užklausų nukreipimas, atsakymų į naudotojų užklausas parengimas archyvinėsidal informacijos, archyvin iropes
- darbo organizavimo ypatybs, pateikiant užklausas internetu.
Naujosios taisyklės nustato atvejus, kai archyvas gali atsisakyti išduoti archyvinius dokumentus:
- galimyb naudotis fondu;
- bloga fizinė dokumentų būklė;
- dokumentai nepraėjo mokslinio aprašymo ir techninio projekto (iki ių darbų pabaigos);
- naudojimo apribojimai, nustatyti Rusijos Federacijos statymuose arba fondo kūrėjo.
R IV skirnis. Organizacijos dokumentų perdavimas saugoti valstybės (savivaldybės) archyvą
Nustato organisasi dokumentų perdavimo saugoti valstybės (savivaldybės) archyvą tvark. iame skyriuje teigiama, kad:
- organizacijos - valstybės (savivaldybių) archyvų sigijimo altiniai, pasibaigus Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų laikino saugojimo organizacijos archyve terminams, perduoda juyos nuolatiniam pagal taisykles No. 19;
- valstybinės ir nevalstybinės organizacijos, kurios nėra valstybs (savivaldybių) archyvų sigijimo altiniai, gali perduoti dokumentus iš Rusijos Federacijos archyvo fondo, suformbinuotus jų
Naujosios taisyklės nustato dokumentų perdavimo tvark. Jie pabrėžia, kad dokumentai perduodami nuolatiniam saugojimui tvarkingoje valstybėje su atitinkamu moksliniu ir informaciniu aparatu, o dokumentų perdavimas valstybės (savivaldybėoks)
VII skyrius. Dokumentų perdavimas organizacijos reorganizavimo ar likvidavimo atveju, pasikeitus organizacjos archyvo vadovui
Nustato tvark dokumen perdavimas reorganizuojant dan likviduojant organizaciją, keičiamas organizacijos archyvo vadovas... iame skyriuje nustatyta, kad už dokumentų perdavimą likviduojamai organizacijai yra atsakinga komisija, sudaryta siekiant perduoti reikalus ir turtą.
Likviduojant organizacijas, kurios yra valstybės (savivaldybių) archyvų sigijimo altiniai, likvidavimo komisiją traukiamas valstybės (savivaldybių) archyvo atstovas.
Keičiant organizacijos archyvo vadovą (asmenį, atsakingą už organizacijos archyvą), archyvo, apskaitos ir mokslinio informacinio aparato dokumentų priėmimas ir perdavimas jiems atliekamas pagal aktą.
Santrauka
1. Naujosios taisyklės yra taisyklių rinkinys, apimantis visus pagrindinius organizacijos archyvo atliekamus procesus:
- dokument saugojimo organizavimas,
- arsip saugoti esančius dokumentus,
- archyvo pildymas dokumentais
- archyvinių dokumentų naudojimas.
2. Kadangi ios Taisyklės yra norminis dokumentas, gali būti, kad taikant jas praktiškai gali prireikti metodinio dokumento papildymo (rekomendacijų, metodinių rekomendacijų, skirtų visoms taisykl)
3. Pagrindinis esminis skirtumas terpal naujų taisyklių ir kitų dokumen thn tas, kad ios taisykls yra norminis dokumentas. Halaman 2002 m. Taisyklės yra rekomendacinio pobūdžio, 1985 m. Halaman taisyklės buvo norminis ir metodinis dokumentas. Dl ios priežasties naujosios Taisyklės yra daug mažesnės apimties: jose yra tik tos nuostatos (taisyklės, reikalavimai), kurios turi būti taikomos be išlygų. Visa kita - tai yra, kaip tai padaryti - paliekama archyvarų gailetingumui.
4. Galime sakyti, kad reikalavimų yra mažiau. Sumažintas privalomų dokument formų skaičius. Anksčiau jų buvo daugiau nei 40: Halaman taisyklėse No. 263 - 44 formos, Pagrindinėse taisyklėse - 48, dabar, naujose taisyklėse - 30. Tai reiškia, kad prireikus archyvai gali taikyti savo formas. Praktiškai taip buvo.
5. Naujosios Taisyklės pirmiausia orientuotos organizacijas - valstybės ir savivaldybių archyvų sigijimo altinius, tačiau tai nėra tiesiogiai nurodyta dokumente, todėl kyatizu ti
Patvirtintas SSRS pagrindinio archyvo 1985 09 05 sakymu Nr. 263 (toliau - Pagrindin 1985 m. Taisyklės). Tiesą sakant, jie tapo negaliojantys paskelbus Rusijos kultūros Ministerijos 2015 m. Kovo 31 d. sakimą No. 526, kuriuo patvirtintos naujos taisyklės, kurias mes svarstome straipsnyje.
Jie saugomi tam tikrus laikotarpius, po to jie turi būti perduoti valstybės saugojimui valstybės ir savivaldybi archyvus. Federaliniai statymai nustato maksimalų dokumentų, trauktų Rusijos Federacijos archyvų fondą, saugojimo laikotarpį:
- dokumentai apie personalą, notarinių veiksmų rašai, nama kio knygos ir dokumentai, susiję su būsto fondo privatizavimu - 75 metai;
- projektinė dokumentacija kapitalinei statybai - 20 kali;
- technologinė ir projektinė dokumentacija - 20 pertemuan;
- išradimo, naudingo modelio, pramoninio dizaino patentai - 20 metų:
- mokslinė dokumentacija - 15 kali;
- filmams ir fotografijos dokumentams - 5 metai;
- vaizdo ir fotodokumentams - 3 metai.
Likvidavus organizaciją, nuolatinio saugojimo laikotarpio dokumentai ir visą darbo dieną dirbantys darbuotojai perduodami valstybės (savivaldybs) archyvui. Nevyriausybinms organizacijoms, kurių kai kurie dokumentai priskiriami Rusijos Federacijos archyvų fondo sudėčiai, tokiam perdavimui būtina sudaryti susitarimą dėl Rusijos Federacijos archyvinės tarnykos sūmistemos. Jei organizacija laiku nesudarė susitarimo su archyvu, tokiu atveju valstybės (savivaldybės) archyvas pareigotas priimti saugoti tik dokumentus apie organizacijos darbuotojų personalą. Likusių dokumentų saugojimo viet nustato likvidavimo komisijos pirmininkas arba bankroto komisaras.
Dokumentų paruošimas perdavimui archyvą
Kiekvienoje organizacijoje per metus susidaro tam tikras atvejų skaičius. Kai kurie iš jų, pasibaigus nustatytam saugojimo laikotarpiui, turi būti grąžinti archyvą. Tai atvejai, kai forminti nuolatinio laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo dokumentai. Bylos perduodamos archyvui praėjus metams po jų užbaigimo biuro darbe. Dokumentus, skirtus perkelti archyvą, rengia ikimokyklinio ugdymo staigos darbuotojai ir struktūrinių padalinių sekretoriai. Baigę bylas, jos perduodamos archyvui.
Bylų registravimą sudaro ios operacijos:
- dokumentų grupavimo bylas teisingumo tikrinimas;
- susiuvimas (padavima);
- lapų numeracija;
- atestavimo užrašo (atestavimo lapo) surašymas;
- prireikus vidinio bylos dokumentų sąrašo sudarymas;
- koreguoti bylos viršelio detales (patikslinti organizacijos pavadinimą, registracijos indeksą, bylos galutines datas, bylos pavadinimą);
- bylos aprašo surašymas ir registravimas.
Atvejai su laikinu saugojimo laikotarpiu (iki 10 metų imtinai) turi būti iš dalies registruojami, atau leidžiama:
- nesisteminti byloje esančių dokumen;
- neskaičiuokite bylos lapų;
- nesudarinėkite sertifikavimo užrašų;
- nesiūti (nesiūti).
Dokument grupavimo bylas teisingumas tikrinamas siekiant dar kartą patikrinti, ar byloje esantys dokumentai atitinka antraštę pagal nomenklatūrą, dokumentų išdėstymas byloje pagal tam Svar tikstomascipus: kronologis pagal; geografiškai; korespondent abėcėlės tvarka ir kt.
Ryžiai. 6.2. Bylos liudytojo lapo forma
Kai baigsite, būtina apvynioti arba susieti dėklą. Prieš tai iš dėklo pašalinami visi metaliniai daiktai: sąvaržėlės, smeigtukai ir kt. Dokumentai išimami iš segtuvo. Po paskutinio dokumento bylą dedamas atestavimo rašo lapas "bylos pradžioje, jei reikia, terpiamas vidinio inventoryiaus lapas arba lapai (jei yra, tada atspausdintos vidinio d padalyti kelis tomus.
Kunjungi dokumentai yra paduoti arba rišti kietu viršeliu. Kadangi bylą deponuojami vairaus formato dokumentai, juos reikia apsiūti 4 kartus. Tai užtikrins, kad visit dokumentai būtų saugiai priklijuoti.
Ryžiai. 6.3. Bylos dokumentų vidaus inventoryizacijos format
Jei galiojimo laikas yra ilgas, dėklą galite susiūti, skaitant dangtelio viršutinę ir apatinę dalis. Nuolatiniai failai pateikiami pradedant nuo viršelio esančio lapo. Viršutinė dangtelio dalis nėra apsiūta. Semut pirmojo lapo uždedamas plonas iki 1 cm pločio kartono pamušalas, per jį susiuvamas dėklas. Kadangi toks dėklas turėtų būti saugomas amžinai, toks padavimas apsaugo siūlus nuo dilimo ir suteikia korpusui estetiškesnę išvaizdą.
Pateikiant dokumentus reikia pasirūpinti, kad būtų galima perskaityti visą dokumentų tekst. Dokumentai, kurių galiojimo laikas yra trumpesnis nei 10 metų, gali būti nepateikiami, bet lieka aplanke.
Kunjungi lapai nuolatinio ir laikino saugojimo atvejais yra sunumeruoti, kad būtų užtikrintas dokumentų saugumas ir patogumas naudotis. Lapai sunumeruoti juodu grafito pieštuku arba skaitikliu viršutiniame dešiniajame kampe tik nuo priekinės lapo pusės, neliečiant dokumento teksto. Draudžiama naudoti rašalą ir spalvotus pieštukus. Didesnio format nei A4 format lapas yra apsiūtas vienu kraštu, išskleistas ir sunumeruotas kaip vienas lapas. Sulenktas ir apsiūtas lapas sunumeruotas kaip du lapai. Iliustruotos medžiagos, nuotraukos sunumeruotos kitoje pusėje viršutiniame kairiajame kampe. Vokai su užrašais ar priedais, kurie yra siuvami dėklą, numeruojami nepriklausomai. Voke esantis gaubtas sunumeruotas su kitu numeriu už voko. Kuriant kelis vienos bylos tomus, kiekvienas jų sunumeruojamas atskirai.
Ryžiai. 6.4. Viršelio forma, skirta nuolatiniam ir laikinam (daugiau nei 10 metų) saugojimui
Numeravimo rezultatai rašomi konfidencialų rašą paskutiniame specialiai jai pasitame dėklo lape. Jis skaičiais ir odžiais nurodo sunumeruotų dokumentų lapų skaičių ir atskirai per enklą +“ - vidinio inventoryiaus lapų skaičių, raides ir trūkstamus skaičius.
galiojimo rašą pasirašo jį surašęs asmuo, nurodydamas pareigas, asmeninį parašą, pavardę ir surašymo datą. Draudžiama ant dėklo viršelio arba paskutinio lapo nugarėlės surašyti atestavimo užrašą.
Bylos liudijimo formą nustato Pagerdins organisasi archyv taisykls.
Tuo atveju, kai byloje yra ypač vertingų dokumentų - asmeninėse bylose, akademinių laipsnių suteikimo ir suteikimo atvejai
Valstybinis standartas R 51141-98 tvirtina tokį vidinio inventoriaus apibrėžimą: Vidaus bylos dokumentų aprašas yra apskaitos dokumentas, kuriame yra bylos dokument sąnumeias, kuriaimai nurodomi dokumentas,
Lihat inventorizacija pateikiama prieš bylos dokumentus ir joje yra informacijos apie kiekvieną iš jų. Galutiniame vidin's inventoryizacijos raše nurodomas jį trauktų dokumentų ir paties inventoryiaus lapų skaičius.
Naudojant automatines dokumentų registavimo sistemas, vidin inventoryizacija gali būti sukurta ir atspausdinta automatiškai, remiantis informacija, vesta byloje esančių dokumentų registracijos korteles. Kirim ke, kai dokumentai yra paduoti, sunumeruoti, surašomas atestavimo užrašas ir vidinė bylos dokument inventoryizacija, atliekamas papildomas bylos dangčio dizainas.
Lihat lebih banyak dizainas atliekamas nustatant bylas biuro darbe ir atliekamas pagal valstybinio standarto GOST 17914-72 reikalavimus. Ilgalaikio laikymo dėklo dangteliai. Tipai, dydžiai, techniniai reikalavimai”. Pradėjus bylą pagal bylų nomenklatūrą, viršelyje jau buvo pateikta daug informacijos:
- institucijos (organizacijos) pavadinimas ir pavaldumas;
- struktūrinio padalinio pavadinimas;
- rašytinis bylos indeksas;
- bylos pavadinimas;
- dėklo galiojimo laika.
Ruošiant bylą pateikti archyvui, ie duomenys yra patikslinami ir papildomi. Pavyzdžiui, semut viršelio jie uždėjo:
- tūrio numeris, jei byloje yra keli tomai;
- bylos nagrinėjimo terminai;
- lakštų skaičius byloje;
- fondo numeriai, inventorius ir atvejai pagal inventorių.
Paskutiniai rekvizitai dedami archyv.
Ryžiai. 6.5. Nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų aprašo forma
Projektuojant dangtelį labai svarbu laikytis tam tikrų reikalavimų. Taigi, organizacijos pavadinimas rašomas vardžiu. Jei vardas pasikeitė per metus, abu pavadinimai pateikiami viršelyje, skliausteliuose rašomas ankstesnis vardas, atau po juo rašomas naujas.
Bylos pavadinimas perkeliamas viršelį metų pradžioje nuo. Tačiau išanalizavus dokumentų turinį, gali tekti iek tiek patikslinti pavadinimą. Jei atsiranda toks poreikis, reikėtų papildyti bylų nomenklatūrą, o pavadinimą ir rodyklę ant viršelio uždėti pagal papildymą. Pirma, pavadinime turėtų būti nurodyta bylos rūšis (byla, korespondencija, dokumentai ir kt.) Arba dokumentų rūšis (protokolai, sakymai, ataskaitos, aktai). Tada nurodomas autorius arba korespondentas (jei tai yra susirašinėjimas), o tada klausimas, atspindintis dokumentų turinį. Vienu atveju galima suformuoti kelių autorių ar korespondentų dokumentus, jei jie susiję su ta pačia problema. Pavadinimuose nenurodomas dokumentų autentiškumas, tačiau deramasi dėl dokumentų kopijų. Ant bylos dangtelio turi būti nurodytos ankstyviausių ir paskutinių dokumentų datos bei bylos saugojimo laikotarpis. Tose bylose, kuriose yra nuolatinio saugojimo dokumentų, nurodoma "laikyti visam laikui", kitoms - tam tikras saugojimo laikotarpis pagal sąrašą.
Nurodant lapų skaičių, rapivelgiama vidinio inventory ir sertifikavimo rašo lapus.
Srašas sudaromas visiems nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo atvejams. Inventorius yra archyvinė informacinė knyga, kurioje yra susistemintas saugojimo vienetų sąrašas, taip pat skirta jų apskaitai ir sisteminimui. Srašas yra pagrindinis apskaitos inynas biuro darbe ir archyvuose. Atsargos sudaromos atskirai dėl nuolatinio saugojimo, laikino (daugiau nei 10 metų) laikymo atvejų, personalo atvejų. Kai kuriais atvejais, atsižvelgiant organizacijos specifiką, tam tikrų kategorijų byloms (teisminėms ir tiriamosioms byloms, mokslinėms ataskaitoms temomis ir kt.) Gali būti sudaromos inventorizacijos.
Atvejai inventorizuojami pagal svarbos laipsnį. Pavyzdžiui, seka gali būti tokia: bendrovės statai, visuotinių akcininkų susirinkimų protokolai, direktorių valdybos posėdžių protokolai, direktoriaus sakymai dėl halaman veiklos Bylų aprašus kiekviename struktūriniame padalinyje rengia biuro darbo tarnybos darbuotojai.
Ryžiai. 6.6. Konsoliduoto nuolatinio saugojimo atvejų sąrašo metinio skyriaus forma
Inventorius susideda iš metinių skyrių. Metiniai skyriai sudaromi nustatyta forma. Informacija apie kiekvieną inventorių trauktą atvejį vadinama aprašomuoju rašu. Tai Ceina:
- korpuso serijos numeris (tomas) pagal inventorių;
- korpuso (tūrio) indeksas;
- bylos pavadinimas (tomas);
- bylos data (tomas);
- failo lapų skaičius (tūris);
- saugojimo laikotarpis (gagal, saugomiems daugiau nei 10 metų);
- pasta.
Kiekvienas inventoryiaus atvejis turi nepriklausomą serijos numerį.
Jei byla susideda iš kelių tom, kiekvienas tomas turi savo numerį. Organizuoja bylas inventoryiuje organizacijos archyvo tvarka. Jis taip tepuk priskiria numerius struktūrinio padalinio inventoryiui.
Perkeliant failus archyvą kelerius metus, jie turi būti susisteminti. prasta tvarkos organizavimo tvarka organizacijoje yra chronologinė-struktūrinė. Tai reiškia, kad, pirma, atvejai susisteminami pagal metus. Antra, bylos susisteminamos pagal struktūrinių padalinių, kuriuose jos saugomos, pavadinimus. Visi nuolatinio metų galiojimo atvejai yra suskirstyti pagal svarbą. Paprastai tai atitinka struktūrinių padalinių ir bylų antraščių tvarką bylų nomenklatūroje.
Ryžiai. 6.7. Galutinis rašas ir sertifikato parašo forma
Taigi gaunamas nuoseklus visų to paties galiojimo laiko vienerių metų atvejų sąrašas. Kad būtų patogiau ieškoti, inventoriuje prieš pirmąjį atitinkamo struktūrinio padalinio dalyką galima nurodyti struktūrinio padalinio pavadinimus.
Organizacijose, kuriose per metus suformuojama nedaug bylų, nepraktiška kasmet sudaryti naują inventory. Galima parengti vieną inventorių, skaitant atvejus keleriems metams.
Ryžiai. 6.8. Apibendrinto darbuotojų sąrašo metinio skyriaus forma
Ryžiai. 6.9. Nuolatinio saugojimo elektroninių dokumentų inventoriaus forma
Tokiose organizacijose kasmet sudaromas metinis inventoryiaus skyrius, nuolat skaičiuojant bylas. Kiekvienas metinis inventoryiaus skyrius prasideda nurodant atitinkamus metus, o tada atvejai išdėstomi pagal priimtą struktūrą.
Kiekvienas inventorius turi savo numer. Paprastai inventorius, skirtas nuolatiniam saugojimui, turi 1, tais atvejais, kai saugojimo laikotarpis yra ilgesnis nei 10 metų, - N & 2, personalui - No. 3, pridedant raidžių indeksą l / s“.
Penemu baigiamas galutiniu rašu. Jis skaičiais ir odžiais nurodo inventoryių trauktų bylų skaičių, pirmosios ir paskutinės bylos numerius pagal inventorių, nurodydamas numeracijos ypatybes (serangan ir trūkstamus skaičius). Inventorius turi būti pasirašytas kompiliatoriaus, nurodant jo pareigas ir pavardės stenogramą. Sąrašo sudarymo data antspauduojama.
Jadilah inventoriaus, skirto nuolatiniam saugojimui, laikino (daugiau nei 10 metų) laikymo atvejų, organizacijų personalo skyriai kasmet turi sudaryti personalo bylų aprašus. Personalo dokumentai tur ypatingą socialinę reikšmę - jie yra pagrindas patvirtanti darbo stažą, užimamas pareigas, darbo ioje organizacijoje trukmę ir kitus darbo santykių faktus. Siekiant išvengti ių dokument praradimo, dauguma dokumentų apie atleistus darbuotojus yra saugomi archyve ir saugomi 75 metus.
Teknologi kompiuterinėms kompiuterin, melakukan dokumen dokumen elektroninėje laikmenoje apimčiai, organisasi kyla poreikis saugoti garso ir vaizdo bei elektroninius dokumentus. Arsip organisasi, atsižvelgiant ED sudėtį ir apimtį, sudaromi nuolatinio saugojimo elektroninių dokumentų inventory. Elektroniniai dokumentai traukiami nepriklausomus inventorius.
Inventorius egzempliorių skaičius nustatomas pagal bylų saugojimo laiką. Srašas nuolatiniam saugojimui sudaromas keturiais egzemplioriais. Vienas egzempliorius lieka atitinkamame struktūriniame padalinyje, antrasis inventoryiaus egzempliorius perduodamas ikimokyklinio ugdymo staigai, trečiasis - organizacijos archyvui. Ketvirtasis egzempliorius siunčiamas atitinkamą valstybės ar savivaldybs archyvą.
Organizacijos, nepateikiančios dokument valstybiniam archyvui, sudaro dokumentų, skirtų nuolatiniam saugojimui, bylų, kurių saugojimo laikotarpis thn 10 dan daugiau metų, personalui trimis misalnya.
Atsargos nėra sudaromos byloms su laikinu saugojimo laikotarpiu “, jas pakeičia atvejų nomenklatūra, kai prieš kiekvieną antraštę rašoma pastaba apie saugojimo laikotarpį.
Struktur padalinys, rengdamas bylas perduoti organizacijos archyvui, archyvo darbuotojas iš anksto patikrina jų suformavimo teisingumą, registraciją ir bylų sąrašą trauktų bylų skaiiaalinus a titik bylų, pradėtų pagal organizacijos bylų nomenklatūrą, skaičių. Struktūrinio padalinio darbuotojai privalo pašalinti visus tikrinimo metu nustatytų bylų formavimo ir vykdymo trūkumus. Jei atvejų trūksta, surašomas atitinkamas pažymėjimas.
Kiekvieną atvejį gauna asmuo, atsakingas už organizacijos archyvą, dalyvaujant struktūrinio padalinio darbuotojui. iuo atveju abiejose struktūrinio padalinio bylų sąrašo kopijose prieš kiekvieną jį trauktą bylą daroma pastaba apie bylos egzistavimą. Kiekvienos inventoryiaus kopijos pabaigoje nurodomas faktiškai archyvą priimtų bylų skaičius, trūkstamų bylų skaičius, bylų priėmimo ir perdavimo data, taip pat už archyvą atsakingo as paraš irmens kas perdavė bylą, nurodomi skaičiais ir odžiais. Priimant ypač vertingus atvejus, patikrinamas lapų skaičius dėžėse.
Ryšiais susietas bylas organizacijos archyvą pristato struktūrinių padalinių darbuotojai. Kartu su bylomis archyvą perkeliamos dokumentų registracijos kortelės. Kiekvieno kortel's indekso pavadinimas trauktas inventorių.
Straipsnyje bus svarstomas vienas iš svarbiausių vietinių dokumen saugojimo taisyklių - olehlų rengimo ir perkėlimo organizacijos archyvą instrukcijos. i instrukcija vienodai reikalinga ir struktūrinių padalinių darbuotojams, ir ikimokyklinio ugdymo staigos darbuotojams. Pirmasis yra todėl, kad tai yra ingsnis po ingsnio vadovas, kaip tvarkyti dokumentus rengiant juos saugoti, o antrasis-todėl, kad ias pareigas paskiria organizaciniams padaliniams. Instruksikan pavyzdys pateikiamas straipsnyje.
Kadangi nėra vienodos ir privalomos visoms organizacijoms instrukcijų, skirtų rengti ir perduoti dokumentus organizacijos archyvą, kiekviena monė ją rengia savarankiškai, remdamasi savo tradicisijomis ir d Instrukcijų rengimo pagrindas yra Pagrindinės organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklės (patvirtintos 2002 m. Liepos 2 d. Rosarkhiv kolegijos sprendimu, toliau straipsnyje - Pagrindinės“ taisykls).
Nagrinėjama instrukcija eina prastu vietinio norminio akto keliu: archyvo darbuotojas parengia savo projektą, kuris suderinamas su suinteresuotais pareigūnais ir patvirtinamas organizacijos vadovo. Kunjungi struktūriniai padaliniai turėtų gauti instrukcijų kopijas.
Dokumentų rengimo ir perkėlimo archyvą instrukcijų pavyzdys
Pateikiame pavyzdinę instruksi, kaip parengti ir perduoti dokumentus paprastos nevyriausybin's organisasi archyvą. Kirimkan instruksi untuk instruksi, susijusias su trumpo saugojimo dokumentų priėmimo archyvą, taip pat elektroninių dokumentų saugojimo ir sunaikinimo klausimais.
už dokumentų parengimą ir perdavimą archyvą
- Pagrindinės organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklės (patvirtintos 2002 m. Vasario 6 d. Rosarkhivo kolegijos sprendimu) (toliau - Pagrindinės taisyklės).
- Tipiškų administracinių archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant valstybės organų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laiką (patvirtintas Russia.
- Tipikų archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant mokslinę, techninę ir gamybinę organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laiką (patvirtintas 2007 m. Liepos 31 d. Rusijos Federosijos)
- Draugijos reikalų nomenklatūra.
- Bendrovės ekspertų komisijos nuostatai (patvirtanti generalinio direktoriaus 2014 m. Spalio 30 d.).
- Bendrovės biuro darbo instrukcija (patvirtinta 2014 m. Sausio 17 d. sakymu No. 12).
- archyvą perkeliamų dokumentų sudėtis
- Draugijos archyvas papildytas laikino, nuolatinio saugojimo bylomis, taip pat personalo reikalais.
- Laikinosios saugojimo bylos, kurių saugojimo laikotarpis thn 5 metai ar daugiau, perkeliamos Draugijos archyvą. Dėklai, kurių saugojimo laikotarpis yra iki 5 metų, saugomi Bendrovės struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo terminams, nustatyta tvarka sunaikinami (žr. ios instrukcijos 4 skyriųcijos).
- Dokument vertės tyrimas
- Dokumentų vertės tyrimas (toliau - EB) - tai dokumentų tyrimas pagal jų vertės kriterijus, siekiant nustatyti dokumentų saugojimo laiką ir jų pasirinkimą nuolat saugoti.
- EK Bendrovėje vyksta kasmet.
- EB vykdoma remiantis Draugijos reikalų nomenklatūra.
- Atliekant EK, atliekami ie darbai:
- dokument attrinkimas perduoti Draugijos archyvą;
- dokumentų, kurie nėra saugomi archyvuose, atrinkimas ir atskyrimas nuo bylų (juodraščiai, kopijos, dokumentai, kurių negalima perkelti archyvą pagal ios instrukcijos 2 skirsnį);
- skirti byloms ir dokumentams, kurių saugojimo terminas pasibaigė, sunaiknti.
- Remiantis EK rezultatais, sudaroma:
- dokumentams, dėl kurių buvo nuspręsta perkelti archyvą - bylų pristatymo sąrašai (1 priedas);
- dokumentams, kurių saugojimo laikas pasibaigęs ir kurie pripažįstami neturintys jokios mokslinės ir istorinės vertės ir praradę savo praktinę reikšmę, - veiksmai dėl bylų ir dokument, skirtų sunaikin
- dl pamestų dokumentų - dokumentai, kurių paieškos keliai buvo išnaudoti, cleanrasti (3 priedas).
- Dokument sunaikinimas
- Dokumentų sunaikinimas yra dokumentų proses naikinimo menjadi galimybės susigrąžinti.
- Aktus dėl paskyrimo sunaikint bylas ir dokumentus, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigė (2 priedas), tvirtina Bendrov's generalinis direktorius.
- Dokumentai turėtų būti naikinami taip, kad būtų išsaugota bet kokios juose esančios informacijos konfidencialumas.
- Elektroninius dokumentus galima sunaiknti fiziškai sunaikinant iniasklaidą arba pertvarkant ar perrašant iniasklaidą. Prireikus elektroninių dokumentų prosedur naikinimoą traukiami monės informacinių technologijų skyriaus specialistai.
- Bylų ir dokumentų, skirtų perkelti archyv, sigijimas ir vykdymas
- Archyvinių gagalų sigijimas apima ias operacijas:
- dokument rūšiavimas, siekiant atskirti dokumentus nuo dokument, kurių saugojimo laikas pasibaigęs, dublikatai, kopijos ir kt.;
- tikrinti dokumentų sisteminimo bylose teisingumą;
- patikrinti bylų išsamumą;
- patikrinti byloje esančių dokumentų vykdymo teisingumą (visų būtinų duomenų, parašų, vizų buvimą).
- Jei byloje yra korespondencija, dokumentai sugrupuojami pagal chronologiją arba pagal prašymą-atsakymą. Jei byloje yra korespondencija keliais svarbiais klausimais, dokumentai sugrupuojami kiekvienam iš jų atskirai, o grupės yra atskirtos viena nuo kitos.
- Priedai pateikiami iškart po pagrindinių dokumentų. Priedai-elementai (kompaktiniai diskai, atminties kortelės ir kt.) Arba priedai, kurie gali būti pažeisti (nuotraukos, diagramos), dedami voką, kuris pridedamas po pagrindinio dokumento.
- Dokumentasi dokumentai yra išdėstyti taip, kad sausio mėnesio dokumentai būtų bylos pradžioje (tomas), atau gruodžio mėnesio dokumentai - pabaigoje.
- Gagal turi būti ne daugiau kaip 250 putaranų. Jei dėklas yra didesnis, jis yra padalintas tomus.
- Jei dėklo tūris yra mažas, leidžiama jį užpildyti kartu su kitais dėklais, jei visi rinkinio dėklai turi vienodą saugojimo laiką. Siuvant tokius dėklus, tarp jų terpiami skyrikliai, kurie nurodo kiekvieno dėklo indeksą ir pavadinimą.
- Elektroniniai dokumentai saugomi išorinėje laikmenoje.
- Elektroninio dokumento bylos pavadinimas turi visiškai atitikti bylos pavadinimą pagal nomenklatūrą.
- Elektroninių dokumentų failai, turintys to patį saugojimo laikotarpį, dedami vieną informacijos laikmeną.
- Informasi lengkap untuk dokumen elektronik bylomis pridedama prie voko. Voke yra kiekvieno atvejo indeksas ir pavadinimas.
- Archyvinių gagalų sigijimas apima ias operacijas:
- Bylos registravimas perduoti archyvinei saugyklai
- Priklausomai nuo saugojimo laikotarpio, registruojama visa ar dalinė bylų registracija. Atvejai, kurių saugojimo laikotarpis thn 10 ar daugiau metų, turi būti visiškai užregistruoti.
- Pilna bylų registracija apima:
- Byla arba bylos rišimas.
Bylą sudarantys dokumentai paduodami ant keturių skylučių kietu viršeliu, pagamintu iš kartono arba perpinti, atsižvelgiant galimybę laisvai perskaityti visų dokument tekstą, datas, vizjas ir rezoliuci Ruošiant bylas padavimui (įrišimui), iš dokumentų pašalinamos metalinės tvirtinimo detalės (smeigtukai, sąvaržėlės).
- Lakšt numeracija dėkle.
Laktų numeracija dėklo viduje atliekama kiekvieno lapo viršutiniame dešiniajame kampe paprastu pieštuku arabiškais skaitmenimis. Prie bylos pridedami dokumentai su savo lapų numeracija (įskaitant spausdintus leidimus) sunumeruojami bedra tvarka. Jei byla susideda iš kelių tom, kiekviena iš jų sunumeruojama atskirai. Jei yra vokas su neprisegtu priedu (diagrama, nuotrauka), numeruojamas tik vokas, rapivelgiant priede esančių lapų skaičių. Bylos, kuriose yra tos pačios rūšies dokumentų, turinčių bendrą numeravimą (pavyzdžiui, užsakymai), nėra sunumeruoti. Vidinis inventorius turi atskir numeraciją. Sertifikavimo lapas ir skyreliai korpuso viduje nėra sunumeruoti.
- Jei reikia, vidinio bylos dokumentų sąrašo sudarymas (4 priedas).
Vidaus inventorius sudaromas siekiant apskaityti nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo dokumentus, kurių apskaitą lemia ios dokumentacijos specifika, taip pat apskaitai bylų, sudarytų išim dokument
- Atestavimo užrašo (atestavimo lapo) surašymas byloje (5 priedas).
Bylos pabaigoje pridedamas patvirtinimo užrašo lapas. Patvirtinimo lape nurodomas bylų lapų ir vidinio inventoryiaus (jei yra) skaičius, deramasi dėl byloje esančių dokumentų būklės. Sertifikavimo užrašas datuojamas ir pasirašomas bylą pateikiančio struktūrinio padalinio vadovo.
- Bylos viršelio detalių registravimas (struktūrinio padalinio pavadinimas, bylos indeksas ir pavadinimas, bylos dokumentų pateikimo terminas, lapų skaičius).
Archyvo bylos pavadinimas turi griežtai atitikti bylų nomenklatūrą ir atspindėti byloje esančių dokumentų turinį. Atvejams, surinktiems pagal teminį principą, patartina sudaryti išsamią antraštę (su klausimų, kuriems skirta bylos dokumentacija, srašu). Prieigos prie bylos informacijos apribojimai taip pat atsispindi pavadinime. Antraštė surašoma ant firminio blanko ir klijuojama ant bylos viršelio.
Išsami antraštės informacija:
- monės pavadinimas;
- struktūrinio padalinio (vadovybs, skyriaus) pavadinimas;
- atvejų indeksas pagal nomenklatūrą;
- atvejo (tūrio) numeris, jei reikia;
- bylos pavadinimas
- anotacija prie bylos dokumentų (nuolatinio saugojimo byloms, kuriose yra ypač vertingų dokumentų);
- bylos nagrinėjimo terminai (apimtis);
- archyvinių bylų lapų skaičius (tomai);
- dėklo laikymo laikotarpis (tris).
- Laikino (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai turi būti iš dalies pendaftaran: leidžiama nesisteminti byloje esančių dokumentų, neskaičiuoti bylos lapų, nerašyti pažymėjimų urašų.
- Bylų perkėlimo archyvą tvarka
- Dėklai perkeliami archyvinę saugyklą pagal pristatymo srašą (1 priedas).
- Inventaris pildant, nuo kiekvienos bylos viršelio jį perkeliami ie duomenys:
7.2.1. bylos pavadinimas menjadi santrumpų;
7.2.3. bylos nagrinėjimo terminai;
7.2.4. bylos lapų skaičius.
- Jei byla susideda iš kelių tomų, kiekvienas tomas traukiamas inventoryių savo serijos numeriu.
- Struktūrinio padalinio parengtas olehlų perdavimo sąrašas, skirtas pateikti archyvui, sudaromas dviem egzemplioriais ir tvirtinamas struktūrinio padalinio vadovo. Abi inventoriaus kopijos kartu su dėžutėmis, paruoštomis pristatyti archyviniam saugojimui, perkeliamos archyvą.
- Bendrovės archyvo darbuotojas, priimdamas bylas, palygina perduotas bylas su pristatymo sąrašu ir daro priėmimo protokolą, po kurio vienas pristatymo sąrašo egzempliorius perduodamas struktūriniam padaliniuiam.
|
1 prieda Ribotos atsakomybs bendrovė Altair ("Altair LLC") __________________________________________________________________________ (poskirio pavadinimas) PRISTATYMO LAPAS atvejų ________________ metus "___" ___________ 201__ No. ____
______________________________________ vinet atvejų. xp. deponuota: (skaičiais ir odžiais) "___" ______________ 20___ Dėklai _____________________________ vinet. xp. saugojimui (skaičiais ir odžiais) "___" ______________ 20___ SUSITAR Protokolas EB, datuojamas "____" _________ 20 _____. № _____________ "___" ______________ 20___ |
|
2 priedlis prie Dokumentų rengimo ir perkėlimo archyvą instrukcijų (patvirtintas "Altair LLC" umum direktoriaus 2014 12 26) PATVIRTINTA "Altair LLC" generalinis direktorius NS. Rybakova "___" ______________ 20__ dl dokument skyrimo sunaikinti, toliau saugoti negalima "___" ___________ 201__ No. ____ Remiantis “Altair LLC” olehlų nomenklatūra, ie dokumentai buvo atrinkti sunaiknti kaip neturintys jokios mokslinės ir istorinės vertės ir praradę savo praktinę reikšmę _________________________________________ “Altair LLC”: (struktūrinio padalinio pavadinimas)
Iš viso: _____________________________________ vinet xp. _________ metam (skaičiais ir odžiais) "___" ______________ 20___ SUSITAR Organizacijos EB protokolas data "___" _____________ 20___ № ____________ Dokumentų kiekis: _________________________________________ (skaičiais ir odžiais) sunaikino __________________, apie kurį surašytas aktas iš ___“ ______________ 20___, Nr. ____________ (pridedama). "___" ______________ 20___ |
|
4 priedlis prie Dokumentų rengimo ir perkėlimo archyvą instrukcijų (patvirtintas "Altair LLC" umum direktoriaus 2014 12 26) VIDINIS APRAŠYMAS bylos dokumentai ________________________________________________________________ (bylos pavadinimas) ____________________________________________________________________________ (poskirio pavadinimas) per metus
Iš viso: ____________________________________________________________ dokumentai (skaičiais ir odžiais) Vidaus inventory _______________ dokumentų lapų skaičius "___" ______________ 20___ "___" ______________ 20___ |
"___" ______________ 20___
"___" ______________ 20___
Pateikta instrukcija yra universali ir ją gali pakeisti bet kuri organizacija savo poreikiams.
Instruksikan nuostatos, nukrypstančios nuo pagrindinių taisyklių nustatytų normaų
2.2 punk. instrukcijose yra informacijos, kad dėklai, kurių saugojimo laikotarpis yra penkeri ar daugiau metų, yra traukti archyvą. Remiantis Pagrindinėmis taisyklėmis, dokumentai, kurių saugojimo laikotarpis thn 10 dan daugiau metų, turėtų būti pateikti archyvui, o bylos su trumpesniu saugojimo laikotarpiu - struktiniuriniu. Taiau iuo metu komercinių organizacijų padaliniai stengiasi archyvuoti kuo daugiau dokumentų, retai atsižvelgdami jų saugojimo laiką.
Jei archyvo patalpos dydis leidžia priimti visus dokumentus, kuriuos monės struktūriniai padaliniai norėtų perduoti, ir archyve yra pakankamai monių, galinčių apdoroti gautus dokumentus ir laiko tyrimna. , tada problemų nėra. Taigi, mūs pavyzdyje nustatyta, kad organizacijos archyvas priima bylas, kurių saugojimo laikotarpis thn 5 ar daugiau metų.
4.4, 5.7 puntai. - 5.10. instrukcijose yra informacijos apie elektroninių dokumentų saugojimą ir sunaikinimą... Pastaraisiais metais kyla vis daugiau klausimų, kaip saugoti elektroninius dokumentus ir dokumentų kopijas elektronine forma.
Atminkite, kad elektroninis dokumentas ir elektroninė dokumento kopija nėra tas tepukan. Elektroninis dokumentas - “dokumentuota informacija, pateikta elektronine forma, tai yra, tinkama mogaus suvokimui naudojant elektroninius kompiuterius, taip pat perduodant per informacijos ir telekomunikacij. Paprasčiausias elektroninio dokumento pavyzdys yra urnalo failas, saugomas "Excel" arba "Access". Užbaigus jis nespausdinamas, bertaruh saugomas elektroniniu būdu.
Seni. 2, 2006 m. Lipo 27 d. Federalinis statymas No. 149-FZ "Dl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos"
Nepaisant to, kad Pagrindinės taisyklės numato originalias dokumentų kopijas dėti bylas, pastaruoju metu pastebima tendencija papildomai saugoti jų elektronines kopijas. Kitaip tariant, užpildyti biuro dokumentai nuskaitomi ir perduodami archyvą. Nuskaitymo metu gautiems failams priskiriami saugojimo laikotarpiai individu, kurie ymiai viršija popierinių originalų saugojimo laikotarpius. Paprastai nuskaitytos kopijos saugomos visam laikui. Jei kalbėsime apie elektroninių dokumentų kopijų saugojimo pranašumus, jie yra akivaizdūs: išorinės elektroninės laikmenos užima mažiausiai vietos ir tuo pačiu gali turėti terabait.
Organizacija turi teisę pati nuspręsti, kurie dokumentai bus nukopijuoti elektroniniu būdu, prieš perduodami archyvą. inoma, dokumentai turi būti nuskaityti prieš juos susegiant tomus. Dokumentus gali nuskaityti ir paties skyriaus specialistai, ir ikimokyklinio ugdymo staigos darbuotojai.
Informasi elektronik nešėjai saugomi vokuose, pasirašytuose pagal analogiją su popieriniais tomais. Patartina vienoje elektroninėje laikmenoje patalpinti dokumentus su tuo pačiu saugojimo laiku.
Dėmesingas skaitytojas, gerai susipažinęs su federaliniais biuro darbo ir archyvavimo reglamentais, pastebės tam tikrų nukrypimų nuo archyvų saugojimo tradicijų ir Pagrindinėse taisykl dse Tam yra kelios priežastys.
Pirma, dauguma nevyriausybinių organizacijų nėra valstybinių archyvų sigijimo altiniai, atau dokumentų saugojimo požiūriu jos “troškinamos savo sultyse“ likikidiamos su valstybės. Todl iš dokument formų gali būti neįtraukta tokia informacija, kaip i informacija: enklas, patvirtinantis EIC darbuotojų bylų sąrašų patvirtinimą akte dėl skyurrimo sunaikini dokuriedus, saug)
Antra, tos pačios nevalstybinės monės dažnai negali sau leisti saugoti bylų padaliniuose 10 ar daugiau metų. Kai kurie monės padaliniai archyvuoja tantanganamus dokumentus iškart po to, kai jie nebekontroliuojami, vien dėl to, kad nėra vietos jų laikyti biure ar registratūroje. Kunjungi ie dokumentai, patenkantys archyvą, turi būti priimti ir sutvarkyti, o ia nukrypimai nuo pagrindinių taisyklių yra neišvengiami.
Baigdamas straipsnį, norėčiau pasakyti, kad Halaman taisyklės išlieka pagrindinis dokumentas formuojant verslo tradicijas informacijos saugojimo požiūriu. Ir jei jūs apie juos nukrypstate, turite tai padaryti protingai. Galite perkelti bylos organizavimo archyvą, nes nėra kur jų saugoti, tačiau jokiu būdu neturėtumėte keisti dokumentų saugojimo laiko ir vesti tokius visuotinius koregavimus.
E.N. Kozhanova, ikimokyklinio ugdymo staigų ir personalo administravimo spesialisė
Organizacijos dokumentai, susiję su praėjusiais kalendoriniais laikotarpiais, yra saugomi. Halaman dokumentas, reglamentuojantis archyvų kūrimą ir veikimą, thn 2004 10 22 federalinis statymas Nr. 125. Jo nuostatos susijusios ne tik su archyvais kaip atskiromis organizacijomis, bet ir su organizacijos archyvais.
Jadilah, archyvo darbuotojas turi inoti kiekvieno tipo dokumentų, skirtų archyvuoti, reglamentavimo sistemą, jų saugojimo sąlygas. Paprastai i informacija nurodoma tituliniame bylos puslapyje. Pavyzdžiui, dokumentai apie personalą pagal federalinį statymą turėtų būti saugomi 50 metų, atau anksčiau sukurti 2003 m. - dar ilgiau, iki 75 metų. Valdymo dokumentai archyvuojami ir saugomi pagal "Srašą", patvirtintą. Rusijos Federacijos kultūros Ministerija (10.08.25 pr. No. 558). Terpal untuk dokumen, kurie turėtų būti saugomi nuolat.
Taip pat yra darbo su mokesčiais, apskaitos dokumentais ypatybių, kurios atsispindi federaliniame statyme Nr. 402, Rusijos Federacijos mokesių kodeksas).
Organizacijos archyvas
Archyvas kaip struktūrinis vienetas paprastai kuriamas vidutinio dydžio ir didelėse organizacijose, turinčiose didelę darbo eigą. Status josą lems priimta "Nuostata dėl archyvo" - vietinis monės aktas, atspindintis ir archyvavimo tvarką, ir asmeninę pareigūnų atsakomybę.
Proses archyvavimo turėtumėte apsvarstyti iuos organizacinius klausimus:
- dokumentai archyvą turi ateiti iš departmentų pagal inventoryi (arba jį pakeičiantį dokumentą);
- jei dokumentus bylą jau padėjo skyriaus darbuotojai, ji turi būti metodiškai teisingai surašyta;
- struktūriniai padaliniai privalo perduoti dokumentus saugojimui pagal federalinės teisės aktų nustatytas sąlygas;
- jei pažeidžiamas bylų perkėlimo archyvą grafikas, ios struktūros darbuotojai yra paregoti informuoti monės vadovybę apie pažeidimo faktą.
Archyvavimas atliekamas siekiant optimizuoti dokumentų saugojimo procedureūrą, todėl iuo metu vis daugiau monių pageidauja turėti elektroninę archyv versiją. Tačiau reikia nepamiršti, kad daugelis dokumentų galioja tik popierine forma, todėl elektroninis archyvavimas gali būti laikomas tik patogiu priedu prie prastų dokumentų.
Dokumentai archyvuojami etapais:
- Pasirengimas susideda iš turimos dokumentinės analizės mass, atskleidžiamos jos ypatybės. Pavyzdžiui, galite vizualiai nustatyti, ar reikia papildomai susiūti visus dokumentus, kok turi būti atliktas darbas ir pan.
- Lihat dokumen tuos, kurie gali būti teisėtai sunaiknti, kaip neturintys vertės, ir tuos, su kuriais reikia dirbti toliau.
- Jie sistemina ir siuva dokumentus pagal jų rūšis (apskaita, valdymas, personalas). Neužfiksuoti dokumentai sujungiami ir susiuvami failus. Paprastai prie susiuvimo dedamas monės antspaudas ir už siuvimą atsakingo asmens parašas.
- Sudaromas kiekvienos bylos turinio aprašas, aplanke esančių dokumentų sąrašas.
- Bylų katalogai sudaromi pagal tipą ir turi būti siunčiami saugoti.
- bylos rodyklė (bylai priskirtas sąlyginis numeris, kurio pirmoji dalis paprastai yra skyriaus, iš kurio jis buvo gautas, kodas);
- pavadinimas;
- saugojimo vienet skaičius;
- saugojimo trukmė ir ją nustatančios teisės normos nuoroda;
- užrašai (pavyzdžiui, vairūs planai: rekonstrukcija, reklaminė kampanija) gali būti tik elektroniniu formatu, apie tai daroma pastaba.
Įmonės "Nuostatai del archyvo", kitos LNA gali numatyti, kad darbas iki sisteminimo ir aplanko inventoriaus sudarymo YRA patikėtas padalinių darbuotojams, o archyvo darbuotojai imasi tik bylų pagal perkėlimo dokumentą, patikrinkite, ar jie teisingai surašyti, patikrinkite dokumentų sudėtį ir išvardykite juos aplanke. Tada dėklas grąžinamas peržiūrėti arba priimamas susiūti. Jei jums reikia nukopijuoti ar nuskaityti atskirus failų elementus, tai taip pat yra archyvo darbuotojo kompetencija. Perdavimas baigiamas parašu ant akto, kuriame nurodoma, kad dokumentai buvo perduoti saugoti.
Archyvavimas menjadi archyvo
Maos monės, organizacijos dažnai negali sau leisti turėti atskiro archyvo: patalpų, darbuotojų. Tada visi archyvavimo darbai nukrenta ant vieno mogaus pečių. Paprastai tai yra sekretor.
Tokias pareigas užimančiam darbuotojui, skirtingai nei archyvinių reikalų specialistams, gali būti nepažįstama visa ios srities norminių dokumentų vairovė (tai taip pat taikoma organizacijos darbuotojams.
- 859-05-05 dokumentas No. 263, paskelbtas SSRS pagrindinio archyvo, bet vis dar galioja kaip privalomas;
- 02/02/02 patvirtinta "Rosarkhiv" valdybos, organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklės, rekomendacinis dokumentas.
Jie nurodo, kaip archyvuoti ir saugoti monės dokumentus.
Sekretorius, tvarkantis kasdien, esam, dokumen, sraut, archyvavimo prad, ioje dokumen tur, suskirstyti dan dvi kategorijas:
- kurių archyvavimo laikotarpis jau atejo, jie buvo baigti biuro darbais;
- darbe naudojami dabartiniai dokumentai.
pagalbą gali ateiti vairių monės padalinių darbuotojai: buhalterija, ekonominė tarnyba ir kt. Kiekvienas iš jų gali teisingai suformuoti vieną ar kitą aplanką (dėklą), sutvarkyti jame esančią medžiagą tinkama seka, sudaryti jų sąrašą, ir pavadinkite bylą pagal turinį. Remdamasis atliktu darbu, sekretorius gali sudaryti atskir asmenų bylų sąrašą.
Ar man reikia traukti specialistus iš išorės?
Paartina traukti trečiųjų alių organizacijas, kurios archyvuoja už tam tikrą mokestį:
- archyvavimui reikalingos dokumentacijos apimtis yra didelė, hingga neįmanoma padaryti monės darbuotojų pastangomis, nepažeidžiant gamybos ir valdymo procesų;
- organizacija sukuria elektroninį archyvą, be didelio darbo kiekio problema gali būti darbuotojų prarastas laikas naujos programinės rangos kūrimui;
- dokumentai perduodami išorę, pavyzdžiui, saugoti valstybės archyve, ir reikia didesnio specialistų kompetencijos lygio.
Svarbu! Archyvavimo taisyklių pažeidimas yra administracinis nusižengimas. Administracinis kodeksas (13.25 straipsnis) jumlah baudas: atsakingam asmeniui - 2.5-5 tūkstančius rublių, juridiniam asmeniui - 200-300 tūkstančių rublių.
Rezultatai
- Dokumentų archyvavimą organizacijoje gali atlikti jos archyvo spesialisai. Jei organizacija yra maža, sekretorius ir monės padalinių atstovai užsiima archyvavimu.
- Perkeliant bylas trečiosios alies archyvą, didelį archyvuotų dokumentų kiekį, patartina naudotis specialios monės paslaugomis.
- Administracinių nusižengimų kodeksas numato baudas iki 300 tūkstančių rublių už federalinių archyvų teisės tindakan normaų nesilaikymą. organisasi.
