Atmintinė apie archyvo organizavimą. Kaip parašyti atmintinę - pavyzdys ir pavyzdinis rašymas

Beveik visus svarbius dalykus monės daro susirašinėdami;

todėl vien kalbėti neužtenka.

Lukas de Vauvenargue

Pakalbėkime apie atmintinę kaip pagrindinę vidinės komunikacijos priemonę, dokumentą, galintį supaprastinti vidinius santykius, užtikrinti greitą keitimąsi informacija ir išspręsti ginčyt

KODĖL ORGANIZACIJOS ABAIKAN PASLAUGŲ PASTABAS?

Memorandumas išlieka pašalinių asmenų privačių organizacijų verslo korespondencijoje. Kita vertus, vyriausybinse organizacijose dauguma vidaus dokument yra atmintinės.

Danai komersinėse organizacijose atmintinė traktuojama kaip beprasmis formalumas, tačiau is vidinis monės dokumentų srauto elementas, kaip cleansiejama verslo kultūros dalis, turi neįkainotjros potentios versloą

Kuo grindžiamas labai neigiamas daugelio eilinių komercini organizacijų vadovų požiūris vieną svarbiausių vidinių dokumentų, kuris yra pagrindas priimant valdymo sprendimus? Galimos priežastys:

emas verslo bedravimo kultūros lygis, korporatyvini standartų trūkumas, tv valios valdymo sprendimai vidinio dokumentų srauto srityje;

Oficialaus statuso stoka, nes atmintinė nėra traukta valdymo dokumentų klasifikator;

Galimybė naudotis elektroninėmis ryšio priemonėmis. Vadovai nenori gaišti laiko valdymo procesų forminimui, nori asmeniškai pasikeisti keliais odžiais, paskambinti mobiliuoju telefonu, parašyti el. Paštu ar "Skype" ir pan.

Taiau yra ir kita priežastis: kartais vadovai sabotuoja vidinių dokumentų sistemos forminimą. Sunku paneigti dokumentuotą informaciją apie organizacijos padėtį, nurodymus pareigūnui ar, tarkime, nurodymus dėl veiksmų konkrečiose situacijose. Darbas chaose suteikia tam tikrų pranašumų: nėra nieko lengviau, kaip atsisakyti odinės informacijos perdavimo fakto, taip pat nurodymų, duodamų vienas prieš vieną. Visi ino situaciją, kai darbuotojas reguliariai gauna odžiu vienas kitą paneigiančius nurodymus, kurių nesilaikymas užtraukia administracines sankcijas.

KAS YRA BIRO PASTABŲ NAUDOJIMAS?

Memorandumas yra vidinis verslo laiškas, kuriuo galima greitai ir efektyviai išspręsti esamas gamybos problemas.

Halaman awal dari tikslas yra keitimasis oficialia informacija terpal tos pačios organizacijos darbuotojų, lygiaverčių darbo statusui.

Paslaugų pastabų sudarymo tikslai gali būti skirtingi:

Horizontalus struktūrinių padalinių vadovų / pareigūnų bendravimas sprendžiant bendrus gamybos klausimus ir problemas;

Efektyvi komunikacija:

Keitimasis operatyvine informacija tarp struktūrinių / nepriklausomų padalinių ir padalinių;

Informacijos prašymas;

Instruktaža;

Pridedamas kitas pranešimas (viršelis);

Einamųjų administracinės, ekonomins, materialins ir technins, informacijos ir kitos paramos klausim sprendimas;

Prieštaringų ir konfliktini situacijų sprendimas.

Gebėjimas kompetentingai sudaryti vidinius dokumentus, skaitant atmintines, padeda labai sudėtingose ​​ir painiose situacijose.

Lihat pirma, atmintinė yra pagrindinis valdymo dokumentų palaikymo tarnybos (toliau - DOU) darbuotojų padėjėjas ginčytinose situacijose.

Deja, pagrindinių struktūrinių padalinių vadovai, dirbdami su dokumentais apie paramos skyrių darbuotojus, dažnai stengiasi nurašyti skyriaus trūkumus. Pavyzdžiui, struktūrinio padalinio vadovybė laiku neįvykdė aukštesniojo vadovo sakymo, tačiau atsakomybė už tai perkeliama ikimokyklinio ugdymo staigos tarnybai.

Atmintinė padės paneigti nepagrįstus kaltinimus. Pastaba, kurioje yra faktai, terminas, visa vardas. ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojai, kokybiškai ir laiku atlikę darbą su patvirtinimo priedais (registracijos kortelių kopijos, registracijos žurnalų ištraukos ir pan.), dažnai padeda išlaikyti objektyvumą, pripažinti pretenziją Kaip nepagrįstą, atkurti verslo reputaciją konkretaus darbuotojo ir visos ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslaugos (1 pavyzdys ).

Atmintinės tekste būtina aiškiai ir glaustai išdėstyti pranešimo tikslą. Beritahukan informasi perteklin untuk informasi lebih lanjut adresatui sunku suprasti problemos esmę ir gali kilti dviprasmiškas aiškinimas, o dėl to - norimo rezultato nebuvimas. rašo efektyvumas priklauso nuo to, kaip teisingai sukurta dokumento struktūra ir ar pateikti argumentai yra logiški.

Išrašome aptarnavimo pažymėjimą

JEI FORMA, KAS?

Tarnybin's pastabos paprastai surašomos ant tuščio A4 format popieriaus lapo. Taiau komercinės organizacijos dannai tam naudoja laiško formą, kuri, vadovaujantis GOST R 6.30-2003 Vieningos dokumentacijos sistemos 4.7 punktu. Vieninga organizacins ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “apima:

Organizacijos logotipas arba prekės enklas (paslaugos enklas);

monės pavadinimas;

Organizacijos kodas;

Pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris (OGRN);

Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas (NPWP/KPP);

Pamatiniai duomenys apie organizaciją;

Dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta.

Jadilah, kai kurie urnalų puslapių ir interneto specialistai kaip pavyzdžius nurodo tarnybinių pastabų, surašytų ant firminio blanko, pavyzdžius.

Tetap, panjang visus dokumentus menjadi atrankos surašyti ta pačia forma. Taiau nėra prasmės rašyti pastabą kaimyninio skyriaus vadovui formoje, kurioje yra nuorodos duomenys, TIN, OGRN ir kt. Be to, organizacijos firminiai blankai užima ne mažiau kaip 20 procentų viso pirmojo puslapio apimties, o dažnai reikalinga informacija netelpa vieną lapą. Atrodo smulkmena, tačiau didelėje organizacijoje tokios smulkmenos lemia neproduktyvias išlaidas, o ne išlaidas.

Mes išsiaiškinsime, kokioje formoje galite sudaryti atmintinę (jei norite).

Dokument formų tipai yra nustatyti GOST R 6.30-2003 4.6 punkte.

Tuo tarpu GOST R 7.0.97-2016 Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistem. Organisasi dan administrasi dokumentacija. Reikalavimai popierizmui “, kuris sigalioja nuo 2018 m. Liepos 1 d., Jau turi paaiškinimų dėl organizacijos formų dizaino (5.8 ir 6.6 punktai).

Iš to išplaukia, kad standartai nerekomenduoja surašyti atmintinės ant blanko. Bet jei noras atlikti vidinę korespondenciją formoje tikrai yra didelis, galima sukurti ir pataisyti LNA tam tikros rūšies dokumento formą - atmintinę.

PASLAUGOS PASTABOS FORMA: IŠSAMI INFORMACIJA

Tam tikros rūšies dokumento (mūsų atveju atmintinės) pavidalu pagal GOST R 6.30-2003 turi būti traukta i informacija (2 pavyzdys):

03 - “Organizacijos logotipas arba prekės enklas (paslaugos enklas)”;

08 - "Organizacijos pavadinimas";

10 - “Dokumento rūšies pavadinimas”;

11 - "Data dokumen";

12 - "Dokumento registracijos numeris";

14 - "Dokumento rengimo ar paskelbimo vieta";

15 - “Adresatas” (struktūrinio padalinio pavadinimas ir darbuotojo, kuriam siunčiama atmintinė, pareigos);

18 - "Antraštė tekstą";

20 - "Dokumento tekstas";

21 - "Pažymėti, ar yra paraiška";

22 - "Paraša";

27 - "Ženklas apie menininką".

DUOMEN REGISTRACIJOS REIKALAVIMAI

• "tikslas Kelion"... Jei pastaba siunčiama keliems struktūriniams padaliniams, "Adresato" rekvizitas viršutiniame dešiniajame kampe surašomas taip:

Jei bendras gavėjų skaičius yra didesnis nei keturi, turite sukurti platinimo sąrašą.

• "Dokumento teksta"... Atmintinė, kaip ir verslo laiškas, turėtų būti aiškiai struktūrizuota. Atmintinės tekstas pateikiamas vienaskaitos pirmuoju asmeniu ("prašau išvardyti", "Manau, kad tai būtina" ir pan.).

Tekstas, suskaidytas logiškai užbaigtas pastraipas, palengvina skaitymą ir supratimą, suteikia kiekvienai minčiai loginį išsamumą, leidžia adresatui geriau naršyti dokumento tekste.

rašo tekst, kaip taisykl, sudaro:

Iš preambulus (įžangin dalis);

halaman dalis;

Paskutinė dalis (išvados, pasiūlymai, prašymai ir kt.).

Preambulėje atskleidžiamas memo rašymo tikslas, pateikiamos nuorodos datas, dokumentus ir faktus, kurie buvo jo parengimo priežastis. Preambulėje pateikta informacija gali būti trumpa arba išplėsta. Preambulė sklandiai veda pagrindinę dalį.

Pagrindinio turinio dydis skiriasi priklausomai nuo atmintinės tikslų ir gali būti kelių eilučių arba kelių puslapių spausdinto teksto.

Pagrindinis pagrindinės dalies tikslas yra išsiaiškinti, tikinti, paskatinti veikti, tai yra pasiekti rezultatą. Btent i teksto dalis labiausiai atskleidžia atmintinės turinį. Lagrindinę dalį sudaro didžiausias faktinės medžiagos kiekis, kuris turėtų ne tik informuoti, bet ir tikinti. Program taip pat būtina paminėti, jei tokių yra.

Paskutinė arba apibendrinanti atmintinės dalis yra savotiškas rezultatas, patvirtinantis tai, kas išdėstyta pirmiau, jame pateikiamos išvados, prašymai, konkretūs pasiūlymai problemai ispręsti. Kuo aiškesnė ir aiškesnė gyvenimo aprašymo formuluotė, tuo didesnė tikimybė, kad sprendimai klausimais bus priimti laiku.

REGISTRASI IR RAŠŲ ORGANIZACIJOS MATŪRAI

Registracijos ir vėlesnio paslaugų pažymėjimų perdavimo adresatui klausimai dažnai sukelia ginčų. Kas turėtų pateikti failų tarnybos pastabas? Ikimokyklinio ugdymo paslauga? Struktūriniai vienetai? sekretaris? Ir ar būtina juos iš principo registruoti? Kas ir kaip turėtų perduoti atmintines, kad jos laiku pasiektų atitinkamus pareigūnus?

Jadilah abejo, ių klausimų sprendimas yra pačios organizacijos prerogatyva, kurios instrukcijose biuro darbui turėtų būti skyrius, skirtas darbui su vidiniais dokumentais. LNA taisyklės ir jų veiksm tvarka padės išvengti nesutarimų.

K daryti, jei tokio dokumento nėra? inoma, sukurkite jį formindami vidaus oficialių dokumen, rengimo, tvarkymo, perkėlimo tvark. Formalizavimas padeda racionalizuoti daugelį verslo procesų, o tai labai teigiamai veikia bendrą organizacijos tvarką.

Btina pradėti darbą analizuojant paslaugų pastabų srautą: nustatyti jo apimtis ir maršrutus, neįtraukiant akivaizdžiai nereikalingų segmentų dokumento kelyje. Norėdami nustatyti efektyviausią dokumentų maršrutą, nebijokite sulaužyti senų, nepatogių struktūrų, ištaisyti ir ištaisyti logistikos klaidas.

Paslaugų pastabų nukreipimo parinktys gali būti kelios - dalyvaujant DOE tarnybai (1 skema) ir be jos (2 skema). Isiaiškinkime, kuri iš ių schemų yra efektyviausia.

NEefektyvios registracijos schemos ir rašų maršrutas

• Registracija didelės organisasi ikimokyklinio ugdymo staigos tarnybą... Paslaugų pažymėjimų perdavimas ikimokyklinio ugdymo staigai registruoti ir vėliau nukreipimas adresatui lėtina informacijos perdavimo ir sprendimų priėmimo procesą. Tai ypač pastebima organizacijose, kuriose yra daug išorinio ir vidinio darbo eigos. Atsižvelgiant bendrą darbo krūvį, ne kiekviena ikimokyklinio ugdymo staiga gali skirti atskirą darbuotoją oficialiems, memorandumms ir kitiems užrašams registruoti. Vienaip ar kitaip, visų pirma, visada bus registruojami skubūs siunčiami laiškai, sakymai, nurodymai, gaunama aukštųjų institucijų korespondencija, o tarnybiniai užrašai - nuolankiai laukitenuolankiai.

• Registracija sekretore mažoje organizacijoje... Organizacijose, kurių darbo eiga nedidelė, tarnybos pažymėjimus registruoja vadovo sekretorius. Atmintin yra vidinis horizontalus dokumentas ir negali būti skirtas aukštesniam pareigūnui.

Norėdami pateikti informaciją vadovybei verslo korespondencijoje, naudojamos ataskaitos, analitinės ir aiškinamosios pastabos. Vadinasi, sekretorius tarnybinių pažymėjimų priėmimo ir perdavimo grandinėje terpal vienodo status pareigūnų yra papildoma grandis.

• Jadilah pendaftar, bertaruh su ikimokyklinio ugdymo staigos enklu apie perkėlimą... Lihat organisasi sebelumnya, daftarkan semua tarnybini užrašų, nėra prasmės juos be registracijos perduoti adresatui per ikimokyklinio ugdymo staigos tarnybą. Jei norite perkelti pastabą DOE tarnybą ir gauti pastabą apie perdavimą, o vėliau DOE tarnyba perduoda dokumentą adresatui ir prideda kitą pastabą apie perdavimą - visa tai apsunkina procesą, užtrunka ir padidina paved ladyų

Prosedur jei organizacija vis dar turi, kaip perduoti paslaugų pažymėjimus, gavus priėmimo enklą, gavėjas pasirašo gavimą, nurodo savo pareigas, dokumento gavimo datą ir laiką (jei reikia). Kvitas yra pritvirtintas prie atmintinės kopijos, kuri grąžinama adresavimo skyriui.

Gavimo raštelį galima pakeisti antspaudu Gautas“, kuriame yra laukai, nurodantys gavimo dat, pilnas vardas. ir pareigūno parašas (pav.).

Ryžiai. Gavimo raštą galima pakeisti antspaudu "Gautas"

Efektyvios registracijos schemos ir rašų maršrutas

• Registracija struktūriniame padalinyje, užrašų perdavimas tiesiogiai tarp padalinių... Paslaugų pažymėjimų registrarvimas struktūriniame padalinyje, taip pat jų perkėlimas iš vieno struktūrinio padalinio kitą, aplenkiant tarpininkus (ikimokyklinio ugdymo staigą ardo sekretori sekretori tarnyretori

Jei struktūrinis padalinys neturi raštininko (skyriaus / skyriaus / skyriaus sekretoriaus) pareigų, registruoti dokumentus, skaitant vidinius, būtina paskirti pareigūną, atsakingą už darbą biure. Už biuro darbą atsakingą asmenį nustato struktūrinių padalinių vadovai. Paprastai skiriamas darbuotojas, kuris nėra apkrautas tarnybinėmis pareigomis. Papildomų funkcijų paskyrimas patvirtinamas sakymu ar dekretu ir rašomas pareigybių aprašymus.

• Išeinančių užrašų registravimas... U raštinės darbą atsakingas pareigūnas struktūriniame padalinyje registruoja siunčiamą atmintinę.

Išeinančių paslaugų pastabos rašomos skyriaus vidinį (siunčiamą) korespondencijos urnalą (3 pavyzdys). Pendaftar siunčiamų paslaugų pastabas, nurodoma:

Dokumento registracijos numeris;

Adresatas (skyrius, kurį siunčiama atmintinė);

Puslapi skaičius;

Programų prieinamumas;

Terminal;

PILNAS VARDAS. atmintinę parengęs darbuotojas.

Atmintinę galima nuskaityti ir išsiųsti el.

Jei reikia perduoti originalą, pareigūnas, atsakingas už kanceliarinį darbą struktūriniame padalinyje, gali sudaryti grafiką, kaip persiųsti atmintines adresatams - vieną kartą per dieną, 2 kartu per dieną ir pan.

Skubios atmintinės (su aiškiai apibrėžtu terminu) turi būti perduotos nedelsiant. Paslaugų pastabas galite perkelti paskirties skyrių tiesiogiai arba per specialiai rengtas ikimokyklinio ugdymo tarnybos ląsteles su struktūrinių padalinių numeriais ir (arba) pavadinimais. Pelajari lebih lanjut DOE tarnyba nedalyvauja dokumen perdavimo proses.

einančių užrašų registravimas... Kai gavėjas gauna pranešimą, už jį atsakingas pareigūnas registruoja jį kaip vidinį gaunamą dokumentą vieneto vidiniame (gaunamame) korespondencijos urnale (4 pavy: informzdys), nuroądyadamas urnale

Gaunamo registracijos numeris;

Data Gavimo (registracija);

Puslapi skaičius;

Program;

Terminal;

Vykdytojas (pareigūnas, kuriam siunčiama atmintinė).

Atsakomybė už atmintinėje nurodyt terminų laikymąsi tenka pareigūnui, kuriam jis skirtas. Memorandumo iniciatorius ir (arba) aukštesnis pareigūnas gali pakeisti dokumento vykdymo sąlygas.

• Vis darbuotojų registracija... Jei organizacijoje ar jos struktūriniuose padaliniuose nėra darbuotojo, atsakingo už biuro darbą, galite rasti kitų paslaugų pastabų registravimo mechanizmų. Pvz., dėkite tarnybinių pastabų urnalą “Word” arba “Excel” formatu bendro naudojimo serverį. iuo atveju struktūrinio padalinio darbuotojo užrašas užregistruos ne ilgiau nei asmeniškai perduodamas dokumentą sekretoriui.

Tačiau specializuotų struktūrinių padalini specialistai dažnai sabotuoja tokius pasiūlymus. Bandymai jiems patikėti net smulkias raštvedybos operacijas yra aktyviai atmetami. Tam tikra prasme ekspertai yra teiss. Prisiminkit, I.A. Krylova: “Bėda ta, kad jei batsiuvys pradės pyragus, o pyragų gamintojas pradės avėti batus, ir viskas klostysis blogai“?

Galima išvengti atviro konflikto su specializuotų padalini specialis, jei duosite atitinkamą sakymą ar nurodymą, pasirašytą organizacijos vadovo. Tokiu atveju iniciatorius turėtų būti ikimokyklinio ugdymo staigos vadovas arba kitas asmuo, atsakingas už darbą biure. Jo interesai yra pašalinti iš savęs kai kurias archajiškas funkcijas, supaprastinti darbą su dokumentų srautais, sukurti veiksmingus jų judėjimo maršrutus, neįtraukti vidinių dokumentų.

Kai tik tokia schema pradės veikti, darbuotojų nepasitenkinimas sumažės, nes registracijos laikas ymiai sutrumpėja, o pati registracija tampa skaidri.

PASLAUGŲ RAŠŲ LAIKYMO LAIKAS

Užrašų saugojimo laikotarpiai YRA įtraukti į tipiškų administracinių archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant valstybės organų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, Sarasa, nurodant saugojimo laikotarpius (patvirtintas Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr. 2010 Agustus 25 Nr. 558, su pakeitimais, padarytais 2016 Februari 16 , toliau - 2010 m. Sąrašas) (lentelė).

Taruhan kuri sėkmingai veikianti organizacija yra gyvas, nuolat kintantis organizmas, o darbas biure yra veidrodinis io organizmo valdymo sistemos vaizdas. Ar norite rapisilikti nuo laiko, būti priešakyje? Pabandykite pradėti nuo atmintinių - tai bus pirmas ingsnis gerai organizuotą dokumentų srautą, o patikrinta vidinių dokumentų maršrutų logistika bus pirmasis kovos su valdymo chaosu etapas. rašų pavyzdžiai pateikti emiau (5-10 pavyzdžiai).

BIRO PASTABŲ PAVYZDŽIAI

Mes atsakysime, kokiu atveju jie surao atmintinę ir kaip teisingai parengti vidinį dokumentą. Atsisiųskite paruoštus pavyzdžius ir naudokite juos savo darbe.

Atsisiųskite ir naudokite paruoštus dokumentų pavyzdžius:

Kam sudaryti atmintin

Prieš rašant atmintinę, būtina aiškiai suprasti, kokiais atvejais tokio tipo dokumentai yra sudaryti ir kuo jie skiriasi nuo kitų rūšių užrašų, naudojamų monuteės vidiniame dokumentų s

Bendravimui organizasijoje naudojami keli biuro dokumen tipai:

• ataskaitos (personalas);
• aiškinamasi;
• aiškinamasi;
• paslauga.

Jie turi ne tik skirtingus pavadinimus, bet ir jų paskirtį.

Memoranduma jei darbuotojas pažeidžia nustatytą darbo režimą, vidaus darbo grafiko taisykles. Tai yra pagrindas skirti drausminę nuobaudą nubaustam darbuotojui.

Patarimas iš urnalo "Sekretoriaus vadovas". Detail Atmintin Vieta

Aiškinamasi raštas tahun darbuotojas, padaręs drausms, darbo apsaugos taisyklių, darbo sutarties sąlygų ir kt. Neturėdamas io dokumento, darbdavys neturi teisės spręsti dėl bausmės paskyrimo darbuotojui.

Aiškinamojo rašto pavyzdys

Atsisiųskite pavyzd

Aiškinamasi raštas sudaryti kaip pried, prie dokument, paketo. Jo tikslas - išsiaiškinti, kurie dokumentai yra pakuotėje ir kokių veiksmų tikimasi iš rangovo, apdorojus iuos dokumentus.

Atmintin- vieno skyriaus vadovybės ir darbuotojų arba skirtingų padalinių vadovybės operatyvios sąveikos pavyzdys. Dokumento tikslas - informuoti apie gamybos problemas, trukdančias efektyviai atlikti darbo pareigas. Atmintinės formos pavyzdys taip pat leidžia tekstinę pasiūlymo dalį traukti dabartinę situaciją, skaitant pasiūlymus dėl priemokų darbuotojams. Todėl atmintinė dažnai yra valdymo sprendimų, kuriais siekiama padidanti motyvaciją, našumą ir darbo efektyvumą, pagrindas.

Pendaftaran Atmintin

Nors atmintinė yra vidinės darbo eigos dalis, jai keliami reikalavimai. Atitiktis standarto reikalavimams ir visų būtinų duomenų užpildymas patvirtina io dokumento teisinę galią. Tai būtina sąlyga, nes valdymo sprendimai priimami remiantis atmintinėje pateikta informacija.

Todėl prieš rašydami atmintinę perskaitykite GOST reikalavimus. Standartas nustato privalomo tokio tipo dokumentų išsamios informacijos sąrašą. Jie apima:

• vieneto, kuriame yra užrašo autorius, pavadinimas;
• vidinio dokumento tipo pavadinimas - " Atmintin»;
• data Paruošimo;
• vidinis dokumento registracijos numeris;
• adresato pareigos, skyrius, pavardė ir inicialai;
• antraštė tekstą;
• teksto dalis;
• iniciatoriaus parašas, pavardė ir inicialai.

Patarimas iš urnalo "Sekretoriaus vadovas". Kaip parašyti atmintinės pavyzdį

Atsisiųskite pavyzd

Kai kuriais atvejais pavyzdiniame rašte gali būti susitaikymo viza. Paprastai to reikia, jei pastaboje yra pasiūlymų dėl darbo ar sąveikos su kitais padaliniais. Patvirtinimo viza taip pat bus reikalinga tuo atveju, kai atmintinė surašoma ne tiesioginio vadovo, atau aukštesnio vadovo vardu. Tai patvirtins, kad tiesioginis vadovas ino, kas vyksta, ir sutinka su darbuotojo pasiūlymais.

Paprastai jie rašo atmintinę darbuotojo, spesialis, skaitant skyriaus vadovą, vardu. Todl, pristatant esm, naudojamas vienaskaitos pirmasis asmuo. Jei yra keli autoriai, tekstas rašomas daugiskaitos pirmuoju asmeniu. Jis gali būti parašytas ant standartinio A4 format rašomojo popieriaus lapo ranka arba kompiuteriu, tačiau tokiu atveju darbuotojas būtinai turi dėti savo parašą.

Kaip parašyti pavyzdinę atmintinę

Jei nežinote, kaip parašyti atmintinę, galite atsisiųsti dizaino pavyzdį iš nuorodų straipsnio pradžioje. Tačiau ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas tekstinei dokumento daliai. Svarbu nustatyti, kokiu tikslu jis rengiamas. Pavyzdžiui, atmintinę galima parašyti:

1. Nurodykite sunkumus, su kuriais susiduriate dirbdami, pateikite ią informaciją vadovybei ir taip atleiskite save nuo atsakomybės.
2. Materi halaman ini, paskat, poreik, darbuotojams, kurie parod, aukštus darbo rezultatus.
3. Prašykite informacijos iš kito skyriaus.
4. Informasi galiotą pareigūną apie galimybę racionalizuoti darbą ir keisti technologinį prosesą, kad padidintumėte produktyvumą.
5. Halaman yang terbaca, sigyti papildomų rankių ar rangos, ir tokiu atveju atmintinė gali būti pagrindinis apskaitos dokumentas, kurio pagrindu vėliau bus patirtos išlaidos.

statymas nenustato, kaip rašomas memorandumas, tačiau monė gali savarankiškai sukurti ablonus, pagal kuriuos darbuotojai teisingai sudarys ir surašys tokius dokumentus.

Bendrasis teks untuk rengimo principas: problemos konstatavimas, nurodant visus susijusius asmenis ir siūlomas jos sprendimo galimybes. Problemos esmė turėtų būti trumpai ir logiškai išdėstyta. Norėdami būti tikinami, turėtumėte remtis skaičiais, faktais ir dokumentais, kurie gali patvirtanti autoriaus teisingumą.

Atsisiųskite pavyzd

Bendra atmintinės tekstinės dalies apimtis neturėtų viršyti 8-10 eilučių. Jei reikia, adresatas visada galės paprašyti papildomos informacijos iš dokumento rengėjo.

Registrasi dokumen khusus untuk Nepamirškite rašyti atmintin. Tai pašalins konfliktines situacijas, susijusias su praradimu ir nesavalaikiu informacijos pateikimu vadovybei.

Ini adalah tindakan normatif untuk dokumen resmi, catatan OKUD (visos Rusijos valdymo dokument klasifikatorius) apie tai neužsimenama.

Daftar ulang Rusijos standarto GOST R.30-2003, kuriame pateikiamos aiškios registracijos taisyklės, reikalavimai.

Atmintinės teisinę galią užtikrina aiškus ir teisingas visų detalių nurodymas. Jį surašo skyriaus ar kito struktūrinio gamybos (mokslo) padalinio vadovas, kai tai būtina siekiant tam tikro tikslo, atitinkančio monės interesus.

Tokios situacijos atsiranda, pavyzdžiui, kai reikia samdyti papildomą darbuotoją, o problema išsprendžiama tik dalyvaujant susijusiam skyriui ar jo pareigūnui.

Kas turėtų būti dokumente apie darbuotojo darbinimą?

Skirtingai nuo atmintinės, adalah dokumentas suteikia verslo ryšį terpal valdymo objektų horizontaliame lygyje. Jis nėra siunčiamas monės vadovui, nes adresatas yra gretimo lygiaverčio struktūrinio padalinio vadovas, kurio kompetencija yra išspręsti problemą.

Darbas kuriant resmi, dokumen, tur, apimti, dan catatan:

iandien vidurinio ir aukšto rango vadovai puikiai moka skaičių kalbą ir nelabai supranta miglotas spūsčių dejones.

Kompetentingas vadovas savo pastaboje vertins galimas papildomas personalo plėtros išlaidas ir palygins jas su nauda, ​​kuri bus gauta galų gale.

Kaip teisingai nupieštas popierius?

Atmintinėje apie darbuotojo darbinimą turėtų būti i informacija:

• asmens, kuriam siunčiamas popierius, vardas (dešiniajame kampe puslapio viršuje, datos atveju). Tokiu atveju adresatas gali būti personalo skyriaus vadovas;
• nuoroda autoriaus, kurio vardu pateikta pastaba, duomenis;
• pavadinimas - antraštė prieš tekstą (prielinksnio atveju);
• tiesioginis teksto turinys;
• data rašymo;
• autoriaus parašas (kairiajame kampe puslapio apačioje), nurodantis paregas ir pavardę su inicialais.

Tekstinėje dalyje nurodomos verslo popieriaus registravimo priežastys, kuriomis grindžiamas apeliacinis skundas.

Toliau autorius pereina prie logiškos užrašo išvados - prašymo, galimų veiksmų pareiškimo, pasiūlymo sudaryti darbo sutartį su papildomu darbuotoju.

Tokiu atveju būtina nurodyti, kokias pareigas darbuotojas turi būti priimtas. Mažai monei oficialus adresas gali būti nereikalingas formalumas.

Taruhan jei monėje dirba tūkstančiai darbuotojų ir yra struktūrinių padalinių, jų sąveikos priemonės thn tikslios dokumentą, kuris taip pat gali būti išsiųstas el.

Reikmingas "pliusas" bus greitas svarstymas ir greitas tikslo pasiekimas.

Rašyti atmintinę elektronine forma niekuo nesiskiria nuo rankinio rašymo popieriuje. Jums nereikia pildyti adreso dalies, gavėjas (adresatas) bus tas vartotojas, kurio asmeninė pašto dėžutė buvo išsiųsta.

Jie daro tą patį su parašu - taip pat galite identifikuoti siuntėją pagal pranešimo adresą.

Konkretus pavyzdys

Bochkovskaya A.V., LLC "TsTNI" personalo skyriaus vadovas

saya vyriausiojo buhalterio Shulga L.V

Atmintin

apie būtinybę samdyti naują darbuotoją

Per pastarąjį mėnesį monės apskaitos skyriuje susiklostė nuspėjama situacija, susijusi su gamybos plėtra - spaustuvės paleidimu. Pagrindinių darbuotojų perkrovimas turi takos apskaitos ir ataskaitų teikimo kokybei. Viena iš darbuotojų - M.G. Sadovskaya. - dirba ne visą darbo dieną ir darbo vietoje praleidžia ne daugiau kaip 4 valandas. iuo atžvilgiu ji negali susidoroti su padidėjusia apkrova.

Prašau priimti naują spesialisą pagrindiniam darbui apskaitos skyriuje ir nutraukti darbo santykius dirbant ne visą darbo dieną pagal Rusijos darbo kodekso 288 straipsnį. Ji buvo spėta apie tai, kad atsiranda poreikis ją atleisti, kai kreipiasi dėl darbo ne visą darbo dieną.

Vyriausia buhalterė Shulga L.V.

Vėlesni veiksmai - pranešimas M.G. Sadovskajai, sakymo atleisti iš darbo parengimas, o vėliau - dėl naujo asmens priėmimo apskaitos skyrių - yra išsiųstos atmintinės rezultatas.

Valdymo sprendimų inicijavimas yra pagrindinis informacijos ir informacinių dokumentų, kuriems taip pat priklauso atmintinė, tikslas. Dažniausiai jis rengiamas, kai kyla personalo problemų, sprendžiant ekonominio aprūpinimo problemas, teikiant informaciją kitiems departmentams, sprendžiant kitus organizacinius sunkumus.

Paprastai tai atsitinka dėl to, kad tas ar kitas materialinis išteklius jau eina pabaigą arba yra arti jo. Jadilah, altinis, kurio buvimas yra ne pats darbuotojas, o skyriaus ar visos monės vadovas.

Pavyzdžiui, baldai - jie linkę lūžti, susidėvėti. Tas pats pasakytina ir apie darbo drabužius - galbūt jums reikės pakeisti drabužį arba pridėti naują partiją, susijusią su darbo jėgos papildymu.

Kodėl melompat reikia io popieriaus perkant iš monės?

Tai aišku iš dokumento tikslo (informacinio ir informacinio). Padedamas atitinkamas asmuo praneša atsakingam asmeniui apie būtinybę pirkti tam tikras prekes ir paaiškina, kodėl tai būtina padaryti, dėl kurio vykio toks poreikis atsirado. Pavyzdžiui: sugedo spausdintuvas, papildomas personalas ir visiems reikia kompiuterių bei uniformų. Galite sužinoti, kaip parašyti atmintinę apie rangos pirkimą, ir sužinoti, kaip parengti dokumentą perkant dan keičiant kompiuterį.

Kas yra dokumento viduje?

Nra universalaus tokio dokumento standar. Nepaisant to, didelės monės tokiems užrašams turi specialius ablonus - juos galima rasti vietiniuose monės dokumentuose, tai taikoma ir popierinei“ dokumentacijai, ir el. Paštui (aplankas ablonai“). Skaitykite daugiau apie teisingą atmintinės rašyb.

Pastaruoju atveju prieš siųsdami turite suaktyvinti pranešimo apie skaitymą funkciją - taip tikrai inosite, ar atmintinė buvo perskaityta, ar ne.

Dimesio!"Popierinė" versija registruojama pas sekretorių tantanganamų dokumen urnale. Jadilah, popierių galima perkelti per personalo skyrių.

Pastaboje visada bus ie duomenys:

Parašykite atmintinę ant standartinio A-4 popieriaus lapo.
Turėtumėte pradėti nuo "antraštės" - ji paprastai parašyta viršutiniame dešiniajame dokumento kampe.

Jame nurodoma, kam ir iš ko skirtas dokumentas. Jadilah, tengah, lakukanžiosiomis raidėmis - BIRO PASTABA. emiau yra klausimo esmė ir prašymas. Paprastai jie rašo naudodami frazes "Aš tavęs klausiu ..." "Aš atkreipiu jūsų dėmesį tai, kad ...". Tai laikoma teisinga.

Paslauga turėtų būti parašyta kompetentinga, aiškia ir suprantama kalba.... Rašymo stilius yra verslas. Btina vengti pernelyg sudėtingų, sudėtingų ir ilgų frazių, taip pat emocinių spalvų. Visiškai nepriimtina leksinė prievarta, slengas ar liaudies odynas, ypač piktnaudžiavimas.

Tas pats pasakytina apie klaidas - gramatines, rašybos, leksikos ir kt. Jei autorius nežino, kaip parašyti tam tikrą odį ar fraz, turite jas pakeisti paprastesnėmis ir suprantamesnėmis. Sužinosite apie rašymo reikalavimus ir paslaugų pastabų rengimo taisykles.

Kaip teisingai rašyti ir rašyti?

Darbo apranga (AAP)

Tokiu atveju būtina nurodyti pirkimo vienet skaičių ir paaiškinti, kodėl to reikia. Reiktų nepamiršti, kad kombinezonų išleidimas visada yra standartizuotas - tai priklauso ir nuo individualios konkrečios monės politikos, ir nuo nustatytų kriterijų konkrečiai pramonei.

Pateiksim konkretų pavyzdį:

Geno pavaduotojas. UAB "Pizza-Energo" direktorius darbui su personalu

Vasiljevas I.V.

iš personalo skyriaus vadovo Ivanovo I.I.

PASTABA PASTABA #5

darbinant 2 mones ekspeditorių pareigoms, prašau sigyti 2 vyriškų kombinezonų komplektus su Pizza-Energo LLC“ logotipu.

Pagarbiai

Ivanovas Ivanas Ivanovičius (parašas)

Baldai

ia turėtumėte nurodyti, kuriuos baldus ir kuriame skyriuje norite sigyti.

Kaip ir kitur, turite aiškiai nurodyti priežastį. Pavyzdžiui.

AA Medžidovas, AXO LLC "Interpress" vadovas

iš personalo skyriaus vadovo Petrova M.I.

PASTABA PASTABA #4

Norėčiau paprašyti jūsų sigyti 10 salės salės kėdžių. iuo metu fojė yra viena sofa, atau lankytojai, atvykę pokalbį ar susitikimą su darbuotoju, turi laukti savo eilės stovėdami.

Pagarbiai,

Petrova Maria Ivanovna (parašas)

Raštinės reikmenys

Atrodytų smulkmena, tačiau ir ia reikia pateisinti gamybos būtinybę. Pavyzdžiui:

Logistikos skyriaus vedėjas

UAB "Sigma-Konsultasikan"

Sidorova S.S.

PASTABA PASTABA #3

Dl darbuotojų skaičiaus padidėjimo prašau papildomai sigyti klientų aptarnavimo skyrių:

• antspaudo rašalas Noris -Warna (juoda), 30 ml - 20 vnt;
• skylių perforatorius - 5 vienetai;
• daugiaspalvis blokas - 10 vnt.

Pagarbiai,

Ryšių su klientais skyriaus vadovas

Ivanova Irina Ivanovna (parašas)

Biuro ranga (skaitytuvas, spausdintuvas)

Tokiu atveju turite tiksliai nurodyti, kuris renginys (spausdintuvas, mini automatinė telefono stotis, skaitytuvas ir kt.) Ir kuris skyrius yra skirtas. Jei prekės enklas yra labai svarbus, tai taip pat turi būti nurodyta, pavyzdžiui:

Pirkim, direktorius,

UAB "Badai Sigma"

Savinas I.I.

adalah biuro vadovės Petrova E.E.

PASTABA PASTABA #5

Atkreipiu jūsų dėmesį būtinybę sigyti ią rangą:

• lazerinis spausdintuvas HP laserjet 1102 - 2 vnt;
• mini otomatis, telefon, stotis "Panasonic kx-teb308ru" -2 vnt.

Pagarbiai,

Petrova Elena Evgenievna (parašas)

Telepon

Nurodoma telefono markė ir paskirtis - kam tiksliai, kokiame skyriuje. Pavyzdžiui:

UAB "Altercom" pirkim, direktorius,

Matvejevas I.I.

iš personalo vadybinink's Kuznecovos E.V.

PASTABA PASTABA #8

Noriu jus informuoti, kad fojė registratūroje yra tik vienas telefonas, tuo tarpu yra dvi sekretorės, ir tai labai apsunkina bendravimą su klientais. Prašau jūsų sigyti Panasonic KX-HDV100“ telefoną sekretorei E. E. Michailovai, kuri buvo priimta antrąja sekretore 2017 m. Vasario 02 d.

Pagarbiai,

Kuznecova Elena Viktorovna (parašas)

Instrumen

ia viskas standartiška - nurodoma, kuris instrumentas ir kiek, pavyzdžiui:

AXO LLC "Sovremont" vadovas

Petrovas P.P.

saya brigado Ivanovo I.I.

PASTABA PASTABA #1

Prašau pirkti BOSCH GBH 2-28 perforatori 10 vnt.

Ivanovas Ivanas Ivanovičius (parašas).

Stalo lempa

Paprastai is prietaisas nurodomas kanceliarinių prekių sąraše, kurį vėliau biuro vadovas pristato direktoriui, tačiau tai galima padaryti ir privačiai, pavyzdžiui:

Aleksandrova A.A., LLC "Leibstandart" biuro vadovė

PASTABA PASTABA #5

Norėčiau paprašyti jūsų nusipirkti biuro stalinę lempą "Ursula 281 / 1T-LEDBlacksand".

Pagarbiai,

pavaduotoja. Generalinis direktorius Borisovas B.B. (paraša)

Padango

Tokiu atveju nurodoma padangų markė ir jų skaičius, pavyzdžiui:

"Kaira-Express LLC" secara umum adalah direktorius

Borisovas B.B.

nuo "AXO Smirnov" vadovo S.S.

PASTABA PASTABA #6

Norėčiau paprašyti, kad pirktumėte 20 pirelli scorpion verde viso sezono 265/60 r18 110h padangų monės automobiliams.

Pagarbiai,

Smirnovas Sergejus Sergejevičius (parašas)

Nuroda! Kaip paaiškėja, toks dokumentas nekelia jokių ypatingų sunkumų. Pilih yang tereikia prekės, kurios kategorijos, prekės enklo produk ir kokio kiekio (o svarbiausia - kodėl) reikia jūsų skyriui.

Tuomet viešųjų pirkimų klausimas apskritai nebus keliamas - suinteresuotas asmuo siunčia raštelį, gavėjas imasi konkrečių veiksmų prašymui vykdyti.

Neradote atsakymo savo klausimą? Išsiaiškinti, kaip išspręsti konkrečią problemą - skambinkite dabar:

Formalumas, reikalaujantis laiko ir pastangų - taip daugelis jų yra susiję su memorandumais, tarnybiniais ir aiškinamaisiais raštais ir dažnai nemato skirtumo tarp jų. Visuotinai pripažįstama, kad memorandumas ir paaiškinimai yra susiję su drausminių nuobaudų taikymu. Tiesą sakant, jie naudojami ne tik tam. Mes jums pasakysime, kokioje situacijoje tikslinga surašyti tam tikrą užrašą ir kaip tai padaryti teisingai.

Kodėl melompat reikia užrašų

Lihat pirma, visos pastabos yra informaciniai dokumentai operatyviniam valdymui. Jų pagalba keičiamasi informacija monėje (pavyzdžiui, terpal skirtingų padalinių arba tarp filialų, atstovybių ir pagrindinės buveinės). Pastabose esančioje informacijoje nėra nurodymų, tačiau ji gali tapti pagrindu priimant tam tikrus valdymo sprendimus arba ją galima tik atsižvelgti.

Tačiau juos parašyti nėra lengva. Juk norminiuose teisės aktuose nėra sąvokų apibrėžimų, pastabų surašymo taisyklių. Pabandykime juos suformuluoti patys.

Kuo užrašai skiriasi vienas nuo kito?

Aiškumo dėlei lentelėje parodysime pagrindinius skirtumus.

Mokesių tikslais atraižos yra svarbios

Kai kuriais atvejais bet kokia pastaba kartu su kitais dokumentais gali būti pagrindinis dokumentų pateisinimo ir dokumentinio patvirtinimo dokumentas mokesčių mokesčių apskaitoje. 1 jalur Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 252 str, pavyzdžiui:

• atmintinė savo reklamos paslauga, pagal kurią faktinis reklaminių vaizdo rašų naudojimas neviršijo 12 mėnesių, padėjo bendrovei rodyti, kad vaizdo rašai nėra nematerialusis turtas, irla nurašines 2012 03 16 FAS MO rezoliucija Nr. A40-100845 / 10-4-498;
• patvirtanti automobilio ridą su GPS navigatorius rodmenimis (vietoj odometro) ir atpažinti degalų sąnaudas atmintinė transporto skyriaus viršininkui iš kapitono, kad patikrinimas prieš kelionę parod odometro veikimo sutrikimą a 1 jalur 252, poskyris 5 str. 1 jalur Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 254 str... Remiantis ia atmintine (ar kitu dokumentu), bus išduotas nurodymas, kad automobilis turi dirbti su jungtu navigatoriumi ir fiksuoti jo rodmenis važtaraštyje. 2010 m. Lipo 16 d. Federalin's mokesčių tarnybos laiškas Nr. ShS-37-3 / 6848;
• aiškinamąjį raštą Tai gali būti naudinga:

• <или>gauti vaiko piyamaų mokesčio atskaitymą už vaik sub. 4 jalur 1 jalur 218 Mokesčių kodeksas jei nėra 2-NDFL pažymėjimo iš ankstesnės darbo vietos. Kai mogus ilgą laiką nedirba ir vėl gauna darbą, jam reikia aiškinamojo rašto apie pajamų trūkumą, darbo knygos ir raštiško prašymo dėl išskaitymo. 30-07-2009 Federalinės mokesčių tarnybos laiškas Nr. 3-5-04 / [apsaugotas el. pašta] ;
• <или>išspręsti kelionės išlaidų apmokėjimo atostogų metu klausimą. Jei darbuotojas nuveža jį kelias vietas arba eina per sustojimo vietas tranzitu, reikalingas darbuotojo paaiškinimas ir jo kelionės dokumentai Sveikatos ir socialinės plėtros Ministerijos 2009-02-20 raštas Nr. 194-13.

Akivaizdu, kad jei užrašas yra pagrindinis dokumentas, jame turi būti visa tokio dokumento informacija a 2 jalur 12.11-FZ statymo 9 Nr. 129-FZ.

Kaip teisingai rašyti pastabas

Daugeliui darbuotojų sunku rašyti užrašus, nes tai jiems neįprastas darbas. Norėdami palengvinti užduotį, vietiniame norminiame akte, pavyzdžiui, darbo biure instrukcijoje, pateikite parengimo taisykles, taip pat pastabų formas ir supažindinkite darbuotojus. Instrukcijos fragmentas gali atrodyti taip.

Patvirtinta "Alpha LLC" digunakan
2011-12-27 No. 123

LLC "Alpha" biuro darbo instrukcija

4.10. Pastabos (atmintinė, paslauga, paaiškinimas)

4.10.4. Kiekvienas užrašas sudarytas su iomis detalėmis:

• struktūrinio padalinio pavadinimas - užrašo autorius;
• dokumento ries pavadinimas - atmintinė, tarnyba ar aiškinamasis raštas;
• dokumento data - pasirašymo data (arabiškais skaitmenimis seka: diena, mėnuo, metai);
• adresatas - f. ir. O. ir asmens, kuriam skirta pastaba, pozicija (datos atveju);
• antraštė tekstą, kuris turi prasidėti prielinksniu "O" arba "Apie";
• enklas apie programos buvimą (jei yra), pavyzdžiui: Paraiška: 1 egzempliorius. už 3 liter “;
• sudarytojo parašas (kompiliatoriaus pareigos; asmeninis parašas ir jo nuorašas (visas vardas)).

4.10.5. Tekstas rašomas vienaskaitos pirmuoju asmeniu.

Pastabos tekste neturėtų būti sveikinimų ir paskutinių palinkėjimų.

4.10.6. rašų, paslaugų ir paaiškinimų formų formos pateiktos instrukcijos prieduose Nr. 15, 16, 17.

Kai darbuotojui reikia parašyti pastabą, duokite jam paruoštą formą arba geriau pavyzdį. Pateikiame vairių užrašų dizaino pavyzdžius.

Ribotos atsakomybės bendrovė "Alfa"

Apskaitos skyrius

generaliniam direktoriui
"Alfa LLC"
I.I. Stasovas

Personalo skyriaus vadovas
S.V. Klimova
Aiškinamajame rašte nurodytos priežastys,
laikyti nepagarbiu.
Taikyti drausmines nuobaudas
komentar untuk format T.I. Bogdanova

Vyriausiasis buhalteris
PRAGARA. Zharovoy
Keistimewaan Imkitų GTE atstatymui

30.08.2012

AIŠKINAMASIS RAŠTAS
2012-08-30 No. 12

Dėl pradinio GTE praradimo priežasčių

Rugpjūčio 29 d., Kopijuojant aliuosius irnelius (Gatčinsko muitinės postą), buvo prarasta pradinė muitinės deklaracijos dėl 2012 m. Balandžio 20 d. Sutarties su Bonduelle, Pranczija, Nr. 0007/5, tiekimas. dokument.

Biuro kopijavimo aparas nėra skirtas automatiniam lengvųjų dokumentų kopijavimui. CCD originalas su atsekamojo popieriaus storiu buvo automatiškai nukopijuotas kartu su kitais dokumentais, turinčiais didesnį popieriaus svorį. Dl to tarp kopijavimo ritinėlių buvo užstrigęs ir užstrigęs originalus GTE. Bandant jį išgauti, dokumentas buvo suplėšytas mažas, nepataisomas ir neįskaitomas dalis.

Susipažino su dokumentu:

30.08.2012