Vidinis dokumentų aprašas, pildymo pavyzdys. Bylos dokumentų vidinio inventoryiaus pavyzdys

Bylos dokumentų vidinis inventorius turi vieningą formą, numatytą Halaman organizacijų archyvų taisyklėse (patvirtintas 2002 m. Rugpjūčio 6 d. Rosarkhivo kolegijos sprendimu). Paprastai toks inventorius dedamas bylą, kurioje yra vertingiausi dokumentai, ruošiantis ją pateikti archyvą. Taiau asmens byla yra išimtis - dokumentų inventorizacija atliekama iš karto ją steigiant ir pateikiama pačioje pradžioje ( 2 priedlis). Tvarkant asmenin bylą, kunjungi ją traukti dokumentai rašomi vidinį inventorių.

Asmeninis lapas personalo rašuose

Asmeninis lapas personalo rašuose yra apskaitos dokumentas, kuriame atskleidžiama informacija apie darbuotojo asmens duomenis, jo darbo veiklą, paskatas ir pan. io dokumento turinys, kaip taisyklė, yra klausimynas“ su paruošta vieta vesti atsakymai ( 3 priedlis).

Asmeniniame lape pateikiamas klausimų apie darbuotojo biografinius duomenis, išsilavinimą, darbą, atliktą nuo darbo pradžios pradšios, eimyninės padties, buvimo užsienyje, dalyvavimo renkam.

Kreipdamasis dėl darbo tepuk darbuotojas ranka užpildo asmeninį lapą vienu egzemplioriumi be dėmių ir taisymų, pasirašo ir nurodo datą. Asmeninio lapo užpildymo išsamumą ir teisingumą tikrina personalo tarnybos darbuotojas, turintis rašus tokiuose dokumentuose kaip pasas, darbo knyga, diploma, karinis pažymėjimas ir kt.

Kitas registracjos dokumento tipas asmens byloje yra klausimynas, kuriame gali būti panašių klausimų.

Taigi kartais vietoj asmeninio personalo įrašo lapo naudojamas klausimynas, kuriame adalah esmės YRA tos Pacios skiltys Kaip ir asmeniniame Lape, tačiau Ji užpildo pareiškėjas Pries įdarbindamas ir jis įtraukiamas į asmens bylą tik tuo atveju, Jei SIS pareiškėjas tampa organizacijos darbuotojas. Asmeninėje byloje gali būti ir klausimynas, ir asmeninis lapas.

Halamanidautina, kad tokių dokumentų formas kaip asmeninis rašų lapas personalo rašams, klausimynas darbdavys patvirtintų savarankiškai, atsižvelgdamas jo veiklos specifiką.

Asmenin's bylos tvarkymas

Darbo metu darbuotojo asmens byla gali būti papildyta iais dokumen:

papildomų darbo sutarties sutarčių kopijos (arba jų kopijos);

pranešimai apie darbo sutarties sąlygų pakeitimus darbdavio iniciatyva;

sakymų perkelti kitą darbą kopijas, skatinti, taikyti ir panaiknti drausmines nuobaudas;

dokumentų, patvirtinančių biografinės informacijos apie darbuotoją, kopijas;

aiškinamųjų ir memorandumų kopijos, darbuotojo pareiškimai vairiais klausimais;

sertifikavimo medžiagos (jei jos atliekamos darbuotojo atžvilgiu);

privalomų periodinių sveikatos patikrinimų (apžiūrų) rezultatai;

dokumentai, kuriais remiantis buvo išduotas sakymas nutraukti (nutraukti) darbo sutartį;

sakymo nutraukti darbo sutartį kopija;

darbo knygos kopiją;

kitus su darbu susijusius dokumentus.

Atkreipkite dėmesį, kad asmens bylą patenkantys dokumentai yra išdėstyti chronologine tvarka.

Be ke, kas išdėstyta pirmiau, saya asmens bylą taip menepuk gali Buti įtraukti kai kurie Kiti dokumentai (pavyzdžiui, dokumentai, patvirtinantys, kad darbuotojas išlaikė konkursą laisvai Darbo vietai užimti, dokumentų apie darbuotojo apdovanojimą (jam suteikiami garbės vardai, apdovanojimas) kopijos Diploma ir panci.) ir tt).

Be to, darbuotojo nuotrauka organizacijoje nustatytu formatu (dažniausiai 4 x 6 cm) patalpinama asmens bylą (bet prie jos nepridedama). Nuotraukos gale pateikiama darbuotojo pavardė, vardas, pavard. Nuotraukas rekomenduojama atnaujinti bent kartą per penkerius metus arba darbuotojams sulaukus 20–45 metų.

Baca lebih lanjut tentang darbuotojas keičia tam tikrą informaciją, kuri buvo nurodyta asmeniniame lape personalo rašuose, kaip jums reikia pakeisti iuos duomenis asmens bylos dokumentuose? Galbūt turėtumėte iš naujo išduoti savo asmeninį lapą?

Personalo skyriaus darbuotojai, atsakingi už asmeninių reikalų tvarkymą, privalo nuolat stebėti savo būklę ir nedelsdami keisti apskaitos informaciją. Atkreipkite dėmesį: iuo atveju neprivaloma atlikti jokių pakeitimų ar papildymų asmeniniame lape, esančiame personalo rašuose ar anketoje, juo labiau, nereikia reikalauti.

Visi darbuotojo galiojimų pakeitimai turėtų būti atspindėti atskiruose papildomuose lapuose. Paprastai ie dokumentai vadinami "Personalo lapo priedas prie personalo rašų" ("Klausimyno priedas"). Paprastai jie pateikiami lentelėmis ( 4 priedlis) ir yra sukurtos darbdavio nuožiūra.

Personalo tarnybos darbuotojas, gavęs dokumentus, užpildo priedą prie asmeninio lapo apie personalo rašus, atspindėdamas pirmąjį asmeninio lapo enklų pasikeitimą personalo rašuose. Visi pakeitimai (teikiant vyriausybės apdovanojimus, suteikiant mokslininkus, karinius, garbės titulus ir akademinius laipsnius, išsilavinimą, kalbų inias, dalyvavimą renkamuoseuose statyma.

Kiekvieną kartą po kito pakeitimo personalo tarnybos darbuotojas pasirašo priedą prie asmeninio personalo rašo lapo.

Jei formoje nėra vietos vėlesniems pakeitimams atlikti, užpildykite ią panašią formą.

Privalomas reikalavimas, kad personalo rašai būtų traukti asmeninį rašų lapą, yra enklai, atliekami patikrinus asmeninių reikalų buvimą ir būklę. Asmeninio lapo gale, po visos kitos informacijos, jie pažymi: "asmens byla buvo patikrinta", data ir parašas.

Kitame “Personalo pareigūno vadovo“ numeryje mes analizuosime dabartinius darbuotojų asmeninių oleh saugojimo ypatumus, taip pat jų paruošimo ilgalaikiam saugojimui ir perkėlimo archyvą taisykles.

1 prieda

Asmeninių reikalų apskaitos knygos (žurnalo) registrasi pavyzdys

2 priedlis

Asmens dokumentų vidinio aprašo sudarymo pavyzdys

3 priedlis

Asmeninio lapo pildymo personalo rašuose pavyzdys

4 priedlis

Asmens rašų papildymo asmeninio rašo lape papildymo pavyzdys

Darbuotojo gagal

Asmeniniai failai priklauso bylų grupei, kurią organizacijoje pasirenka personalo skyrius. Asmeniniai failai formuojami per visą io asmens darbo organizacijoje laikotarpį. Išimtis gali būti atvejis, kai darbuotojas paliko organizaciją tais pačiais metais, kuriais stojo organizaciją dirbti.

Asmenin byla yra dokumentų apie darbuotoją rinkinys, kuriame, be kita ko, yra jo asmens duomenys.

Asmeninse bylose sugrupuojami dokumentai, kuriuos pateikia darbuotojai, kreipdamiesi dėl darbo, taip pat dokumentai, suformuoti jų profesinės veiklos ioje organizacijoje metu.

asmeninę olehlą paprastai eina:

- vidinė dokumentų inventorizacija;

- klausimynas, asmeninis lapas apie personalo rašus;

- gyvenimo aprašymas (arba autobiografija);

- vietimo dokumentų (įskaitant visus kvalifikacijos pažymėjimus), asmens tapatybės kortelių kopijas;

- pažymos ir kiti dokumentai, patvirtinantys darbuotojo asmens duomenų pasikeitimus (santuokos liudijimo, TIN, draudimo liudijimo, vaikų gimimo liudijimų kopijos);

- visų užsakymų dėl paskyrimo, perkėlimo, paskatinimų, komandiruočių, atostogų ir kt. kopijo;

- darbo sutartis;

- patvirtinimų duomenys;

- spesifikasi;

-karjeros plana.

Darbuotojo darbo organizacijoje laikotarpiu personalo skyrius atsižvelgia kiekvieną vidinės inventorizacijos asmens bylos dokumentą.

Vidaus inventoriuje išvardyti kunjungi dokumentai, kurie yra surašyti asmens bylą. Dokumentų pašalinimas iš asmens bylos, originalų pakeitimas kopijomis atsispindi vidiniame inventoryiuje stulpelyje Pastaba“. Darbuotojo darbo organizacijoje laikotarpiu vidinį inventorių atsižvelgiama kiekvieną asmens bylos dokumentą. Taip pat personalo skyriaus darbuotojai registrasi papildomą informaciją apie darbuotoją ir kartu su asmeniniu personalo rašų lapu pateikiami bylos pradžioje. Udarius asmens bylą, jam pateikiamas darbuotojo pareiškimas dėl atleidimo iš darbo savo noru ar kiti dokumentai, kuriais remiantis atleidžiama, ir sakymo kopija.

Vidaus inventorių pasirašo kompiliatorius, nurodydamas poziciją, parašo dekodavimą ir sudarymo datą.

Norint greitai ir be klaidų surasti asmeninius failus organizacijoje, rekomenduojama sudaryti darbuotojų asmeninių bylų bylą.

Korteli rodyklė thn informacinė knyga, kurioje informacija apie dokumentų turinį atsispindi kortelėse, išdėstytose pagal bylų nomenklatūrą ir specialiai sukurtą korteli rodyklės sudarymo schemą.

Poreik sukurti korteli rodyklę lemia organizacijos poreikis gauti informaciją apie dokumentų sudėtį ir turinį.

Darbuotojų asmeninių bylų byla sukurta yaituškant reikiamų dokumentų, kuriuose yra informacijos apie darbuotoją ir jo darbo veiklą.

Kortelės išdėstytos abėcėlės tvarka pagal pavardę, per tą pačią pavardę - pagal vardą ir pavardę.

Kortelių rodyklėje kortelės išdėstytos pagal priimtą skema sisteminimoą. Skyriai ir poskyriai yra atskirti vienas nuo kito atskyrimo kortelėmis ir pažymėti dėžėse su kartotekine.

Darbuotojų asmens olehlų saugojimo sąlygos turi užtikrinti patikimą asmens bylų ir jose esančių dokumentų (informacijos) saugumą nuo vagysčių (atskleidimo). iuo tikslu darbuotojų asmeninės bylos turėtų būti laikomos seifuose arba sandariai uždarytose metalinėse spintelėse.

Kada sudaryti darbuotojo asmens bylos pavyzdyje esančių dokumentų aprašą

Biuro darbe terminas byla“ reiškia dokumentų paketą, sujungtą bedra tema ir dedamą vieną aplanką. Personalo tarnyba, kurios pareigos apima dokumentų, susijusių su darbuotojų darbu, saugojimą, bylas ir saugo juos asmeninėse bylose.

Kiekvienam darbuotojui skiriamas atskiras aplankas - "Asmeninė byla". Viršelis yra priklijuotas prie aplanko priekinės nanah. Jame nurodomi bylos nomenklatūros aplanko registracijos duomenys, padalinio, kuriame yra darbuotojas, pavadinimas, jo pavardė, vardas ir pavardė.

Darbuotojo failo viršelis (pavyzdys)

Kurios organizacijos privalo saugoti asmeninius failus

Privaloma saugoti darbuotojų asmenines bylas, susijusias su kariškiais, valstybės ir savivaldybių tarnybų darbuotojais. Federaliniai statymai nustat dokumentus, kurie turi būti traukti išvardytų kategorijų darbuotojų asmenines bylas, pavyzdžiui:

• prašymo sidarbinti forma;
• konkurso dokumentai;
• karinio asmens tapatybės dokumento, paso ir darbo knyga saya kt.

Komercinėje organizacijoje personalo tarnybos pareiga tvarkyti asmeninius darbuotojų reikalus ir jų registravimo tvarka nustatoma vietiniame norminiame akte.

Dokument, kurie turėtų būti saugomi asmeninėje byloje, sąraše gali būti kelios dešimtys pavadinimų. Siekiant palengvinti jų sisteminimą ir paiešką, sudaromas vidinis asmens bylų sąrašas.

Kiekviename aplanke yra vidinė asmens bylų dokumentų inventoryizacija. Pasinaudokite tuoj pat, kai asmens bylą bus rašyti pirmieji dokumentai, kuriuos darbuotojas pateikė darbo metu. Priklijuokite jį prie dangtelio vidinės pusės arba prisiūkite pirmąjį lakštą. Padarykite rašus inventoryiuje, kai susidaro byla, iškart po to, kai jį pateikiami kiti dokumentai. Atnaujinant bylos sudėtį, inventoriui sudaromas naujas galutinis ir sertifikavimo užrašas.

Svarbu! Nebtina patvirtanti asmens bylose saugomų dokumentų kopijų. statymas tokių reikalavimų nenustato. Naudokite iš urnalo "Personalo verslas".

Kokius dokumentus reikia traukti darbuotojo asmens bylos inventorių

savo asmens bylą rašykite tik tuos dokumentus, kurie yra tiesiogiai susiję su darbo santykiais ir darbuotojo veikla. Dokumentus, kurie yra traukti darbuotojo asmens bylos inventoryių, r. Lentel:

Svarbu! Informacija, kuri saugoma asmens byloje net ir po to, kai darbuotojas yra atleistas, yra konfidenciali ir jai taikoma asmens duomenų teis. Prieigą prie asmens bylos turėtų turėti tik tie personalo tarnybos darbuotojai, kurie pasirašė cleanskleidimo sipareigojimą. "Personalo sistemų" ekspertas melompat pasakys, kaip formuojama darbuotojo asmens byla, kokius dokumentus galima saugoti asmens byloje, kuriuos draudžia teisės aktai dėl asmens duomenų.

Inventorius darbuotojo asmeninėje byloje: pavyzdys

statymas nenumato vieningos vidaus inventoryiaus formos. Organizacija turi teisę savarankiškai patvirtanti ir naudoti savo formą apskaitos politikoje ir personalo rašų valdyme. Kaip pavyzdį naudokitės darbuotojų asmeninje byloje esančių dokumen inventarisasi, kurio forma pateikiama kaip Organizacijų archyvų taisyklių priedas Nr. 27 (Rusijos Federacijos kultūros Ministerijos 2013 m. 2015 No. 526). bentuk Lentel. Privaloma informacija apima:

• bylos serijos ir registracijos numeris;
• indeksas, priskirtas pagal monės patvirtintą atvejų nomenklatūrą;
• data dokumen;
• vardas (pavadinimas);
• bylos lapų numeriai;
• pasta.

Vidinis asmeninių oleh inventorius

Po lentele padėkite suvestinį užrašą apie bendrą bylą pateiktų saugojimo vienetų skaičių, o po juo - garantiją. veskite jį informaciją:

• bendras lakštų skaičius byloje;
• asmuo, atsakingas už bylos nagrinėjimą;
• data inventoriaus atnaujinimo.

Patvirtinamas darbuotojo asmens bylos inventoryiaus rašas (pavyzdys)

Paskutinis asmeniniame reikale yra apsiūtas arba priklijuotas vidinėje galinio viršelio lapo pusėje, atestavimo lape. Jame yra informacija apie bendrą susiūtų ir sunumeruotų lapų skaičių, duomenis apie bylą pateiktų dokumentų fizinę būklę.

Video inventorizacija padės sukurti ir sinchronizuoti dokumentus asmeninėje byloje. Jadilah, tai pad sus sutvarkyti darbuotojo dokumentus ir greitai rasti reikiamą informaciją jūsų asmeninėje byloje. Mes paruošėme jums pavyzdinį inventorių ir paaiškinome, kaip ištaisyti klaidas.

Kaip užpildyti darbuotojo asmens bylos vidinės inventoryizacijos pavyzdį

Asmenini olehlų dokumentų vidinę inventorizaciją galima atlikti tiek rankiniu būdu, tiek kompiuteriu. Pildydami laikykitės ių rekomendacijų:

• Laiku užsirašykite pastabas apie dokumentacijos papildymą, nedelsdami užfiksuokite bet kokių dokumentų konfiskavimo faktus.
• Formuojant bylą, inventorius atnaujinamas naujais rašais. Jei viso sąrašo negalima sudėti vieną lapą, užpildykite papildomus lapus. Numeruokite juos atskirai nuo eilės failuose saugom dokumentų numeracijos.
• Selamat datang di darbuotojas atleidžiamas iš darbo, perkelkite bylą monės archyvą pagal inventory. Paskutinis rašas inventoriuje, kai registras uždaromas, bus išsami informacija apie atleidimo tvark. Perbraukite tuščias lentelės eilutes, kad jų nebūtų galima papildyti.
• Venkite klaidų ir netikslumų. Jei reikia atlikti pakeitimus, perbraukite neteisingą rašą ir veskite teisingą informaciją naujoje eilutėje.
• Laikykitės asmeninių failų saugojimo taisyklių. Kart bengkok per 3-5 metus atlikite asmens bylų auditą, patikrinkite priežiūros ir sisteminimo teisingumą. Patikrinimo rezultatai dokumentuojami savavališkai.

Surinkus ir teisingai atlikus vidinę darbuotojo asmens bylos inventorizaciją, prarandami personalo rašai ir užtikrinama informacijos apie jo darbo veiklą išsamumo kontrolė.

Vidinis bylų registras

Vidinis bylos dokumentų aprašas yra apskaitos dokumentas, kuriame yra bylos dokumentų sąrašas, kuriame nurodomi bylos dokumentų eilės numeriai, indeksai, datos, antraštės ir bylų lapa dokumentai, iris trivalai. monės.

Vidinis bylos aprašas turi vieningą formą ir užpildomas atskirame lape. Jei dėklas yra surištas arba apsiūtas be vidinio inventoriaus ruošinio, tada jis priklijuojamas prie korpuso priekinio dangčio vidinės pusės.

Vidaus dokument (bylų) inventoryiuje turi būti išsami informacija apie bylos dokumentus: jų eilės numeriai, dokumentų rodyklės, kiekvieno iš jų tieu datos, antraštės, bylos lapuų ir užraig ir inventory Vidaus dokumentų aprašą turi pasirašyti kompiliatorius (nurodydamas paregas).

Jei darbo metu pasikeičia bylos dokumentų sudėtis (pavyzdžiui, poėmis, pakeitimas kopijomis ar naujų dokumentų pridėjimas), tada atitinkami enklai pažymimi paskutiniame vidinio inventory. dokumentai - "užrašai". Taip pat nurodoma, pagal kokį dokumentą i operacija buvo atlikta.

olehlą jau trauktų dokumentų staigos ar organisasi darbuotojas gali pareikalauti per metus. Tokiu atveju juos pašalinti iš bylos gali tik už bylų formavimą ir saugojimą atsakingas darbuotojas. Jų vietoje dedamas pakaitinis lapas, kuriame nurodoma, kada, kam ir kiek laiko dokumentas buvo išduotas.

Pasibaigus raštvedybos metams, neleidžiama išduoti atskirų dokumentų iš bylos. Jei reikia, visa byla gali būti išduota laikinam naudojimui.

Jei reikia išduoti visą bylą, užpildoma pakaitinė kortelė, kurioje nurodomas išduotos bylos numeris, išdavimo data, kam byla buvo išduota, kiek laiko, atsakingų asmenų parašokai in primusimas. Pakaitinė kortelė padedama išduotos bylos vietoje.

Kompetentingų institucijų (pvz., Prokuratūros ir pan.) Prašymu dokumentus galima atsiimti iš bylų tik gavus raštišką ių institucijų nurodymą ir gavus vadovybės leidimą. Tokiu atveju turi būti surašytas dokumento originalo paėmimo aktas, o vietoje jo prie bylos pridedama patvirtinta kopija.

Vidaus inventorius sudaromas byloms, kuriose yra ypač vertingų dokumentų, ribotos prieigos dokumentų, asmens byloms, taip pat byloms, sudarytoms pagal dokumentų rūšis ir pridedamoms prie turinio. Jo paruošimo poreikį nustato staigos, organizacijos ar monės darbo biure instrukcijos.

Bylos pradžioje pateikiama vidinė inventorizacija ir ją vedama informacija apie kiekvieną pateiktą dokumentą. Atkuriant sugadintus archyvus, labai svarbi vidinė dokument inventorizacija.

Bylos dokumentų vidaus inventoryiaus pildymo taisyklės:

1. Korpuso vidinės inventorizacijos lapai yra atskirai sunumeruoti arabiškais skaitmenimis ir pažymėti sertifikavimo lape +“ enklu.

2. Turi būti nurodytas byloje esančio dokumento serijos numeris.

3. Pridedama dokumento rodyklė - tai dokumento registracijos numeris (jei jo nėra, tada vidinėje inventoryizacijoje daroma pastaba).

4. Stulpelyje "Data" rašoma dokumento registavimo data arba dokumento pasirašymo data (jei dokumentas nebuvo registruotas).

Biuro darbe dokumentų aprašas, kurio pavyzdį galima rasti emiau, naudojamas tais atvejais, kai reikia sudaryti išsamų tam tikro rinkinio sąrašą. Jo rengimas visada yra prasmingas, nes tai yra pagrindinis patvirtinimas, kad tam tikra suma perduodama adresatui.

Galite atsisiųsti firminio blanko pavyzdį straipsnio pabaigoje.

Jis visada surašomas tais atvejais, kai dokumentas juda ir už monės rib, ir už jos rib. Ini akan menjadi akhir dari perjalanan Anda ke suprantamas dan tik kaip tam tikro vertybinių popieri sąrašas, bet ir vienas dokumentas. Svarbu suprasti, kad iš tikrųjų bet koks judėjimas apima inventoryiaus, kuris vienu metu atlieka kelias funkcijas, sudarymą:

1. Lihat pirma, tai yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis 1 ar daugiau dokumentų siuntimo ir perdavimo iš konkretaus siuntėjo konkrečiam adresatui faktą.
2. Leidžia greitai sekti dabartinį dokumen sraut ir aptikti tam tikro popieriaus judėjimą.
3. Galiausiai jos dėka galima padaryti išvadas apie vidinę logistiką - t.y. tiksliai, kaip vyksta darbo eiga, kokiomis kryptimis, kokiomis dienomis ir kokiais taškais. Dl ios priežasties galima optimizuoti pristatymo procesus monės viduje, o tai sutaupys daug išteklių.

Dokument sąrašo pavyzdys 2020 m

Kompiliacija yra monės nuožiūra. Paprastai jis yra sukurtas monės apskaitos politikoje, o jo pavyzdys tvirtinamas visais dokumentų perdavimo atvejais.

Pagal numatytuosius nustatymus formos ablonas apima iuos skyrius:

1. Adresato vardas - t.y. monė, agen vyriausybinūros atstovas dan privatus asmuo, kuriam perduodamas dokumen rinkinys.
2. Organizacijos, kuri perduoda dokumentus, pavadinimas.
3. Data Paruošimo.
4. Lentelė su pačiu inventoryiumi, kurioje nurodyta:

• numeris eilės tvarka;
• visa dokumento pavadinimas;
• kopijų skaičius;
• lapų skaičius.

1. Toliau paprastai rašoma eilutė apie tai, kiek iš viso buvo perduota dokumentų lapų.
2. Kirim ke yra už perkėlimą atsakingo asmens parašas, taip pat dokumentų priėmimo enklas, nurodantis visą pavardę, priimančio darbuotojo pareigas ir priėmimo datą.

Jei reikia, taip pat galite papildomai parašyti, kokia forma perduodami dokumentai - originalas arba kopija (patvirtinta arba nepatvirtinta).

Raomas dokumentas 2 contoh- vienas lieka siuntėjui, atau kitas perduodamas adresatui. Jei reikia, galite surašyti dar 1 misalnya, kuris bus perduotas administracijos, apskaitos ir kitų suinteresuotų darbuotojų saugojimui.

PASTABA. Lentelės lapų skaičius nurodomas iš karto visoms dokumentų kopijoms - t.y. bendras kiekvienam dokumentui. Lihat semua lentelėje esančios eilutės perbraukiamos rašikliu.

Kompilavimo parinktis specializuotoje programoje parodyta vaizdo raše:

Kerudung pagindin

Skirtingos turi savo formas ir patvirtintus dokumentų aprašų pavyzdžius, kurie sudaromi pagal tas pačias taisykles. Priklausomai nuo dokumentų paskirties, yra kelios jų grupės:

1. Vidinis - skirtas dokumentų rinkiniui perkelti vienoje monėje, skyriuje, filiale arba tarp skirtingų filialų, didelės monės struktūrinių padalinių.
2. Dokumentų perdavimo trečiųjų alių bendrovėms atsargos - ie ablonai gali būti kuriami atsižvelgiant kitus aspektus, atsižvelgiant tai, kokia papildiės informacija turėt, kita

Pati plačiausia klasifikacija yra susijusi su tuo, kokie dokumentai yra aprašyti perdavimui kitai monei arba vidiniam naudojimui. Pavyzdžiui:

1. Penemu atestacijos bylai.
2. Pirminių apskaitos dokumentų aprašas.
3. Asmeniniai darbuotojų failai ir daugelis kitų.

Kaip tai padaryti teisingai

Inventorius yra viena iš labiausiai paplitusių rūšių. Jie ją kuria pagal tam tikras taisykles. Nurodomi ie ​​punktai:

1. Dokumento serijos numeris - tai reiškia, kad asmeniniame faile ar kitame aplanke, kuriame sugrupuojami failai, kiekvienas dokumentas visada sunumeruojamas priskiriant unikalų skaitmeninį ar raidinį ir skrinįit.
2. Indeksas - kai kuriais atvejais dokumentui taip pat priskiriamas unikalus indeksas. Tai ypač pasakytina, kai vienoje byloje yra labai daug dokumentų, todėl kartu su numeriu yra nustatytas abėcėlės derinys, leidžiantis greitai jį rasti bendrame sąraše. Jei indekso nėra, pažymimas "be indekso" arba "b / n".
3. Data - tai reiškia ne dokumento dat, o jo registavimo datą. Kartais ie rodikliai nesutampa, todėl juos reikėtų iš anksto patikrinti, kad vėliau rapitikimų nebūtų.
4. Dokumento pavadinimas visada sudaromas taip, kad pagal jo pavadinimą būtų lengva nustatyti ne tik esmę, bet ir priklausymą tam tikrai bylų kategorijai ar darbo skyriui.
5. Lakštų numeriai paprastai pritvirtinami viršuje ir center, tačiau visada paliekami organizacijos nuožiūrai. Patogumui monės apskaitos politikoje visada priimamas pirminis sprendimas, pagal kurį surašomi kunjungi dokumentai, skaitant jų puslapius.
6. Pastabos yra neprivalomas, tačiau gana dažnas skyrius, kuriame atsakingas asmuo gali pridėti savo pastabų dėl dokumentų ar bylų su bylomis judėjimo. Pavyzdžiui, byla buvo archyvuota arba dokumentas buvo atsiimtas perduoti sandorio aliai (arba, priešingai, grąžintas) ir pan.
7. Galutinis enklas yra rašas, atspindintis bendrą dokumentų, puslapi, kopijų, tipų (aslių, patvirtintų ir nepatvirtintų kopijų) skaičių. Tai numatyta patogumui, kad reikiamus dokumentus būtų galima rasti nedelsiant.

Jei dokumentai prarado savo aktualum ir pasibaigė jų saugojimo oficialiame dokumentų sraute laikas, jie perduodami archyvui. Tokiu atveju pervedimo inventorius visada sudaromas, net jei dokumentas perduodamas 1 vieneto sumai.

Tokio dokumentų sąrašo pavyzdyje išsaugota pagrindinė informacijos pateikimo lentelėje forma. Taiau vedamas papildomas stulpelis "Terminai", atau tai reiškia galutines dokumen saugojimo laikotarpio pabaigos datas. Paprastai ios datos nustatomos pagal norminius dokumentus (pavyzdžiui, maršrutų sąrašai saugomi mažiausiai 5 metus).

Terpal archyvinių dokumentų didelę grupę sudaro tie dokumentai, kurie turėtų būti nuolat saugomi. Rengiant tokių dokumentų aprašus, reikia atsižvelgti keletą savybių:

1. Stulpelio "Tinkamumo laikas" nėra, nes manoma, kad jis bus saugomas nuolat.
2. Visa numeracija atliekama paprasta chronologine tvarka, nes nauji dokumentai skaičiuojami tokia tvarka, kokia jie buvo gauti.
3. Dažnai sudaromas pratarmė arba aiškinamasis raštas, kuriame nurodomas dokumentų tikslas, jų klasifikavimo principai, integracija tam tikrą grupę ir kt.
4. Tokiu atveju surašomi 4 misalnya apimties inventoryiai, jei kalbame apie organizaciją, kuri tiekia dokumentus valstybės ar savivaldybių archyvams \ Privačių monių atveju sprendimą priima galioti asmenys.

Pavyzdys pateiktas emiau.

Formasi Atsisiųskite pavyzdžių:

(žodis) - perkelti kitą organizaciją

- archyvuoti

monių ir organizacijų darbuotojų registracija, priežiūra, asmeninių bylų saugojimas turėtų būti vykdomas griežtai nustatyta tvarka. Asmeniniuose failuose paprastai yra daugiau nei vienas svarbus dokumentas - kai kuriais atvejais jų sąrašas gali siekti iki dviejų dešimčių. Būtent dėl ​​​​dokumentų skaičiaus ir jų pavadinimų nustatymo darbuotojų asmeninėse bylose yra asmens byl inventorius“.

gagal

Kam rok penemu?

Ini adalah nesudėtingas popierius leidžia iš karto rašyti visus dokumentus, kuriuos darbuotojas pateikė darbo metu. Ateityje taip pat registruojami kunjungi dokumentai, kurie patenka asmens bylą, facti apie dokumentų paėmimą bet kokiems poreikiams ir jų grąžinimą.

Kaltė dėl inventoriuje esančių dokumentų praradimo ar sugadinimo perkeliama ant darbuotojo, atsakingo už asmens bylų laikymą, pečių, o tai yra gera priežastis labai atsargiai.

Kokiems asmeniniams reikalams reikėtų sudaryti inventorių

statymas nereikalauja privalomo vidinio dokumentų, saugomų darbuotojų asmens bylose, sąrašo. Tačiau yra atvejų, kai inventorius turi būti pridėtas (tai atsispindi atitinkamuose teisės aktuose). Jie apima

• tie aplankai, kurie perkeliami monės archyvą nuolatiniam ar ilgalaikiam saugojimui (daugiau nei 10 metų),
• taip pat tie, kurie turi paprastą pavadinimą asmeninė byla“ (tai yra, iš jų neaišku, kokius dokumentus ir kiek jie turi).

Kas turėtų surašyti dokument?

Asmeninių reikalų tvarkymas yra personalo specialistų kompetencija, todėl juose saugomų dokumentų aprašo sudarymas taip pat yra jų prerogatyva. Tačiau kai kuriais atvejais (pavyzdžiui, mažose monėse) inventorių gali sudaryti sekretorius arba monės vadovas - svarbiausia, kad darbuotojas turėtų pakankamą kvalifikaciją, kad galėti up teisinga tvarka ir formulir visa. Tai ypač aktualu dabar, kai anksčiau patvirtinta asmeninių reikalų tvarkymo tvarka buvo atšaukta, o monių darbuotojai iame procese turi pasikliauti tik savo patirtimi ir visuotinai priimta praktika.

Kaip sudaryti vidinį asmens dokumentų aprašą

Iki iol nėra vieno, vieningo, privalomo io dokumento pavyzdžio. Todėl monės gali pasinaudoti viena iš dviejų galimybių:

1. kiekvieną kartą, jei reikia, sudarykite ją savavališkai (tai nepatogu daugeliui asmeninių reikalų),
2. naudoti organizacijos sukurtą ir patvirtintą abloną (jis turi būti užregistruotas monės apskaitos politikoje).

Dokumente turi būti daug informacijos:

• monės pavadinimas,
• darbuotojo, kurio dokumentai yra aprašyti, pareigos ir pavardė,
• aprašytų dokumentų sąrašas,
• išsamų dokumentų, saugomų asmens byloje, sąrašą (taip pat jų kopijas).

Srašas apima ne tik darbo knygas, vietimo dokumentus ir pažangių mokymo kursų pažymėjimus, bet ir apdovanojimų sąrašus, sakymų ir nurodymų, susijusių su darbuotoju, kopijasius, mokslin

Halaman informasi, geriausia, rašyti, dokumen, lentel, pavidalu.

Taip pat reikėtų atkreipti dėmesį tai, kad plečiantis asmens bylai, visit nauji dokumentai, patekę ją, taip pat turėtų būti rašyti inventory, taip pat tie, kurie iš jos pa reikia .

Kaip sudaryti asmens bylos dokumentų aprašą

Dokumentą galima parengti ranka (naudojant liniuotę, pieštuką ir rašiklį) arba atspausdanti kompiuteryje (patogiausia, nes vienu metu galite atspausdanti reikiamą kopijų skaičių). Jį galima užpildyti ant tuščio format A4 popieriaus lapo arba monės firminio blanko (nesvarbu). Paprastai kiekvienu atveju daroma viena dokumento kopija, tačiau jei darbuotojas paprašo kopijos, darbdavio atstovas neturi teisės jo atsisakyti.

Srašą gali sudaryti vienas ar keli lapai (su daugybe dokumentų). Jei jame yra daug puslapių, jie turėtų būti sunumeruoti.

Pildant dokumentą reikėtų vengti netikslumų ir klaidų, o juo labiau jį vesti sąmoningai netikslios ar melagingos informacijos - jei tokie faktai bus rasti, tai gali užtraukti drausminę atsakotojobės

Dokumentas gali būti saugomas vairiais būdais, pavyzdžiui, priklijuotas prie asmeninių failų aplanko titulinio puslapio galo arba tiesiog uždarytas aplanke (jei inventoryiuje yra daug lapų).

Asmens dokumentų aprašo sudarymo pavyzdys

Pavadinimas nurodo inventoriaus pavadinimą ir darbuotojo, kurio asmens bylos dokumentai yra aprašyti, duomenis. Jame taip pat yra darbinančios monės pavadinimas.

• dokumento numeris,
• tada jo indeksas (arba skaičius pagal vidinį monės dokumentų srautą),
• surašymo ir pasirašymo data,
• titula, t.y. dokumento pavadinimas (čia parašytas originalas arba kopija),
• putaran angka,
• pastabos, kuriose paprastai nurodomas dokumento statusas, jo atsiėmimo ir grąžinimo datos bei priežastys ir kt. informasi.

Dokument skaičius asmens byloje yra nurodytas odžiais po lentele.

Pabaigoje inventorius patvirtinamas asmeniniu darbuotojo, atsakingo už darbuotojo asmens bylų turinį ir saugojimą, parašu (nurodant jo pareigas ir dekoduojant autografą).

Ką daryti su inventoryiumi po darbuotojo atleidimo

Kai darbuotojas palieka savo darbo viet, jo asmens byla nutraukiama. Draudžiama jį perduoti jam, todėl jis perkeliamas monės archyv. Sraše po paskutinio rašo visos tuščios tuščios eilutės perbraukiamos, kad niekam nekiltų pagunda ten vesti papildomos informacijos. Tada dokumentas, kaip visos asmeninės bylos dalis, siunčiamas archyvą saugoti.