Bene dažniausiai pasitaikantys dokumentų registravimo trūkumų atvejai yra numeracijos spragos. Paprastai jie atsiranda dėl skaičių „rezervavimo“. Kiekvienas, kuris tvarko gaunamų / siunčiamų dokumentų ar užsakymų žurnalus, turi būti susidūręs su „rezervistais“, kurie maldavo palikti jiems eilutę su pažadais, kad labai greitai jie atneš šį dokumentą pasirašyti. Jei pasiduosite tokiems prašymams, metų pabaigoje žurnale gali likti kelios tuščios eilutės dėl pažadų neįvykdžiusių „elgetų“. Gana sunku su tuo susitvarkyti.
Iš esmės dokumentus galima registruoti:
- informacinė sistema - niekas nesistengia „supaprastinti“ jos vidinių skaitiklių, todėl tokia problema tiesiog nekyla;
- raštvedybos tarnybos specialistas arba atsakingas už raštvedybos darbą skyriuje:
- elektroniniame žurnale (dažniausiai „Excel“) arba
- popieriniame žurnale ranka (dėl savo daug pastangų šis metodas naudojamas vis rečiau - registruojant dokumentus, kurie yra ypač vertingi organizacijai, arba tiesiogiai nurodant esamą reguliavimo sistemą).
Taigi, jei registracijos žurnalus tvarko asmuo (popierine ar elektronine forma), tada metų pabaigoje galite susidurti su trūkstamų skaičių problema ir ne tik dėl neįvykdytų vykdytojų pažadų (kai žurnale atsiranda tuščia eilutė), bet ir dėl paprasto neatsargumo (kai tokia eilutė neatsiranda). Jei nustatoma problema:
- pabandykite užpildyti „tuščius“ skaičius „perdarymu“, jei įmanoma, pridėdami papildomą dokumentą;
- bet geriau pripažinti klaidą, juolab kad ji „techninė“. Toliau pamatysime kaip tai padaryti teisingai, kad vėliau niekas negalvotų, jog toks dokumentas buvo sukurtas ir vėliau prarastas.
Atkreipkite dėmesį: jei susiduriate su situacija klaidingas leidimas Pavyzdžiui, užsakymas, tada jums reikia:
- pirma, kitu įsakymu pripažinti originalą negaliojančiu,
- ir tada registracijos žurnale, pradinio užsakymo eilutėje, stulpelyje „Pastaba“ parašykite „Panaikinta; užsakymas nuo ... Nr. ... “su antrojo užsakymo, atšaukusio pradinį, duomenimis (žr. 1 pavyzdžio„ 2 “).
Esant tokiai situacijai, mes neturėsime tuščių skaičių! Pirminis užsakymas liks registruotas pirminiu numeriu (vėliau jis bus anuliuotas).
Jei dokumentas yra užregistruotas žurnale taip, kad be numerio ir datos jis turi pavadinimą, o gal dar ką nors (bet paties dokumento nėra aplanke), padidėja tikimybė, kad jis buvo vis dar paskelbtas, bet vėliau prarastas. Šiuo atveju verta atlikti vidinį tyrimą, kai tik problema bus nustatyta. Jos rezultatai įforminami aktu (šiuo atveju nėra patvirtintos formos), kuris gali būti vadinamas:
- „Dėl vidinio tyrimo dėl dokumento praradimo rezultatų“ (jei jis tikrai pamestas: pavyzdžiui, jie netyčia supylė kavą arba numetė į smulkintuvą);
- „Dėl vidinio tyrimo dėl to, kad dokumentas nerastas, rezultatų“ (galų gale gali būti, kad jis niekada nebuvo paskelbtas, nors buvo planuotas).
Tyrimo metu tokį dokumentą galima rasti, jei atlikėjas užregistravo numerį, parengė projektą ir pasirašė jį su pačiu vadybininku, o tada originalas nusėdo jo dokumentuose (iš pradžių tai buvo labai reikalinga darbe, tada pamiršo duoti / investuoti ten, kur reikia). Ar tokią istoriją dokumentuoti veiksmu, ar tiesiog grąžinti rastą dokumentą į savo vietą - dažniausiai tai sprendžiama individualiai, atsižvelgiant į „nusikaltėlio praeities nuopelnus“.
Uždarykite registracijos žurnalą
Be žurnalo formos, galima užsiregistruoti naudojant dokumentų registracijos korteles (RKD). Verta paminėti, kad dauguma automatizavimo programos darbo eiga pagrįsta kortelių apskaita: dokumento duomenys įvedami į atskiras ekrano korteles ir įvedami į duomenų bazę, iš kurios sudaromas žurnalas. Metų pabaigoje daugelis EDMS tiesiog blokuoja tolesnių pakeitimų galimybę, o „per metus sukauptą turtą“ žurnalo pavidalu nepakitusio formato faile leidžiama įrašyti į išorinę laikmeną. Tuo pačiu metu daugumoje registruotų dokumentų srautų esančių dokumentų eilės numerių skaitikliai atstatomi į nulį, kad būtų galima pradėti skaičiuoti iš naujo nuo naujų metų.
Jei mes vadovavome apskaitos žurnalas „Excel“, tada metų pabaigoje galime ją atspausdinti, susiūti ir sudaryti suvestinę įrašų apie per metus atliktų įrašų skaičių (pagal 2 pavyzdyje pateiktą pavyzdį). Ne visi registracijos žurnalai turi būti atspausdinti, o tik tie dokumentai, kurie vėliau bus saugomi ilgą laiką arba nuolat (be to, elektroninė žurnalo forma archyve taip pat naudinga kaip patogi informacinė priemonė; be to, būtų lengviau sudaryti vidinius bylos dokumentų aprašus). Jei metų pabaigoje žurnalo spausdinti nereikia, galutinis įrašas į paskutines jo eilutes įrašomas elektronine forma (be ranka rašytų potėpių ir spausdinimo), tada failą galima konvertuoti į nepakeistą formatą (pvz. , .pdf), apsaugotas slaptažodžiu, pasirašytas elektroniniu parašu (tarnybos Įrašų tvarkymo skyriaus vadovas), kad būtų išvengta atgalinio pataisymo.
1 pavyzdys
Sutraukti šou
2 pavyzdys
Sutraukti šou
Jei atlikta popierinis žurnalas registraciją, tada mes tiesiog padarome jame įrašą metams. Jį pasirašo raštinės vadovas ir patvirtina antspaudu.
Prieš registruodami, jie tiesiog patikrina registracijos žurnalo teisingumą. Trūkstamus skaičius geriau atspindėti pastaboje atitinkamoje eilutėje ir įraše metų pabaigoje.(1 ir 2 pavyzdžiuose pažymėta 1).
Archyvinis ir techninis bylos nagrinėjimas
Dokumentų žurnalų uždarymas rankiniu būdu paprastai atliekamas paskutinės išeinančių metų darbo dienos pabaigoje arba kitų metų pirmą darbo dieną. EDMS tai galima padaryti automatiškai pagal iš anksto sukonfigūruotą algoritmą kiekvienų metų sausio 1 d. O archyvinis ir techninis bylų, uždarytų biuro darbe, tvarkymas atliekamas ne anksčiau kaip po 1 metų ir ne vėliau kaip per 3 metus nuo jų uždarymo.
Atvejai, kurių saugojimo laikotarpis yra „daugiau nei 10 metų“, „visam laikui“, taip pat darbuotojai turi būti visiškai užregistruoti. Likusi dalis turi būti registruojama iš dalies, o tai nereiškia:
- visų dėklo lapų numeravimas pieštuku viršutiniame dešiniajame kampe (jei susiduriate su kelių puslapių dokumentais, tada kiekviename puslapyje);
- bylos pažymos registravimas ir
- vidinis bylos dokumentų inventorius;
- baigti titulinių puslapių registraciją.
Taigi, jei byla, kurioje trūksta dokumentų registracijos numerių, vis dėlto yra visiškai archyvuojama ir techniškai apdorojama, geriau atspindėti trūkstamo registracijos numerio buvimą.
Bylos liudytojo lapo surašymas
Patvirtinimų sąrašas yra privalomas kiekvienos nuolatinės saugojimo bylos ir asmens bylos registravimo elementas.
Bylos liudijimo lapas surašomas ant atskiro lapo ir dedamas bylos pabaigoje. Kai knygos (žurnalai) pateikiamos archyvui, patvirtinimo užrašas surašomas tuščioje lapo kitoje pusėje, kortelių rodyklėse - atskirame tuščiame kortelės formato lape.
Ant lapo sunumeruotų bylos lapų skaičius nurodomas skaičiais ir žodžiais, o atskirai per ženklą „+“ (pliusas) - vidinio inventoriaus lapų skaičius (jei yra).
Sertifikavimo lape nurodomos šios bylos dokumentų numeracijos ypatybės:
bylos lapo raidžių numerių buvimas;
trūkstamų dėklų lapų skaičiaus buvimas;
galimybė gauti lapų su įklijuotomis nuotraukomis, dokumentais, laikraščių iškarpomis;
didelių lapų skaičius;
vokų su priedais skaičius ir prie jų pridėtų lapų skaičius.
Sertifikavimo lapą pasirašo jo sudarytojas, nurodydamas pareigas, parašo iššifravimą ir surašymo datą.
Draudžiama uždėti patvirtinimą ant dėklo viršelio arba paskutinio dokumento lapo tuščioje pusėje. Jei dėklas yra apsiūtas arba įrištas be tuščio atestavimo lapo, jis priklijuojamas prie dėklo dangtelio vidinės pusės. Sertifikavimo lapas sudaromas tokia forma, kokia nustatyta Pagrindinėse organizacijų archyvų taisyklėse (1 priedas).
Vidinis bylos dokumentų aprašas
Vidaus bylos aprašas sudaromas siekiant apskaityti nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo dokumentus, kurių registravimą lemia šių dokumentų specifika (ypač vertingos, asmeninės, teisminės, tyrimo bylos ir kt.), taip pat nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo apskaitai, suformuotai pagal dokumentų tipus, kurių pavadinimai neatskleidžia konkretaus dokumento turinio.
Vidinis inventorius surašomas į atskirą nustatytos formos lapą (2 priedas), kuriame pateikiama informacija apie bylos dokumentų eilės numerius, jų rodykles, datas, bylos pavadinimus ir lapų numerius. Vidaus inventoriui surašomas suvestinis įrašas, kuriame skaičiai ir žodžiai nurodo į jį įtrauktų dokumentų skaičių ir vidaus inventoriaus lapų skaičių.
Vidinį inventorių pasirašo jo sudarytojas. Jei byla yra įrišta arba paduota be vidinio dokumentų inventoriaus ruošinio, tuomet nustatytos formos surašytas inventorius priklijuojamas prie korpuso priekinio dangčio vidinės pusės.
Bylos dokumentų sudėties pakeitimai (paėmimas, dokumentų įtraukimas, jų pakeitimas kopijomis ir kt.) Atsispindi stulpelyje „Pastabos“ su nuorodomis į atitinkamus aktus. Jei reikia, sudaromas naujas suvestinės įrašas į vidinį inventorių ir bylos sertifikavimo užrašas.
Dėklo dangtelio dizainas
Byla laikoma iškelta įtraukus ją į aplanką, kuriame saugomas pirmasis įvykdytas dokumentas. Tuo pačiu metu kartu surašomas ir bylos medžiagos viršelis. Dėklo dangtelis sudarytas pagal nustatytą formą (3 priedas)
Ant failo viršelio yra ši informacija:
Organizacijos pavadinimas;
organizacijos, kurioje ji buvo suformuota, struktūrinio padalinio pavadinimas;
atvejų indeksas pagal bylų nomenklatūrą;
bylos pavadinimas;
dėklo galiojimo laikas arba užrašas „Laikyti nuolat“ (perkeltas iš bylų nomenklatūros).
Ant nuolatinio saugojimo bylų viršelio numatyta vieta valstybės archyvo pavadinimui, į kurį bus gautos organizacijos bylos, valstybės archyvo ir organizacijos kodų žymėjimas.
Kai per bylos dokumentuose nurodytą laikotarpį keičiamas organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas arba kai byla perduodama kitai organizacijai (kitam struktūriniam padaliniui), naujas šios organizacijos ar jos teisių perėmėjo pavadinimas yra nurodyta ant korpuso viršelio, o skliausteliuose yra ankstesnis organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas.
Bylos pavadinimas ant bylų viršelio perkeliamas iš organizacijos bylų nomenklatūros, suderinus su atitinkamos archyvinės institucijos ekspertų peržiūros komisija. Jei reikia, patikslinami pavadinimai (užsakymų skaičius, protokolai ir kt.). Tais atvejais, kai byla susideda iš kelių tomų (dalių), bendras bylos pavadinimas ir kiekvieno tomo (dalies) pavadinimas dedami ant kiekvieno tomo (dalies) viršelio. Bylų, kuriose yra dokumentų kopijos, antraštėse nurodomas jų kopijos numeris, antraštėje nenurodomas byloje esančių dokumentų autentiškumas.
Baigus bylą, jos viršelyje nurodyta ši informacija:
byloje esančių lapų, kurie tvirtinami remiantis pažyma apie bylą, skaičius;
pirmojo ir paskutinio pagal bylą dokumentų datos arba pabaigos datos;
bylos archyvinis kodas pirmiausia pieštuku, o patvirtinus inventorių - rašalu.
Jei į bylą įtraukiami dokumentai (priedai ir pan.), Kurių datos yra pasibaigusios bylos baigties datomis, tada po bylos datomis iš naujos eilutės apie tai daromas įrašas: „yra dokumentų atveju. Metai (-ai) ". Bylų, kuriose yra metiniai planai ir ataskaitos, viršelyje gali nebūti bylos datų, kaip jos yra bylos antraštėse.
Ekstremalios bylų, kuriose yra organizacinės, administracinės, kūrybinės ir kitos dokumentacijos (protokolai, stenogramos, laiškai, ataskaitos ir kt.), Datos, kurioms svarbu tiksliai nustatyti datas, taip pat bylos, susidedančios iš kelių tomų (dalių), pažymėtos labai bylos dokumentų datos, t ankstyviausių ir paskutinių į bylą įtrauktų dokumentų registravimo (surašymo) data.
Jei byla yra užsakymų, užsakymų ir kt. Registravimo žurnalas, bylos data bus tiksli pirmojo ir paskutinio žurnalo įrašų kalendorinė data.
Bylos, kurioje yra posėdžių protokolas, galutiniai terminai yra patvirtinimo datos (patvirtintiems dokumentams) arba pirmosios ir paskutinės bylą sudarančios minutės surašymas.
Asmens bylos terminai yra įsakymo dėl asmens, kuriam buvo paduota ši byla, priėmimo ir atleidimo data.
Bylos liudytojų sąrašas sudaryta atsižvelgiant į nustatytos formos lapų skaičių byloje, kuri pateikta 9 priedėlyje
Bylos pažymos pildymo taisyklės
Kalbant apie personalą, pasibaigus kalendoriniams metams, kuriais jie buvo pristatyti, jie turi būti paruošti perdavimui į archyvą. Rengimas byloms prieš archyvą apima dvi procedūras: registraciją ir aprašymą.
Registraciją atlieka už darbą su dokumentais atsakingas asmuo. Projektas apima atestavimo lapo sudarymą.
Sertifikavimo lapas surašomas į atskirą lapą (A4, A5 formatas) paskutinio tuščio lapo gale.
Draudžiama ant dėklo viršelio uždėti atestavimo lapą arba tuščią paskutinio dokumento lapo apyvartą. Jei dėklas yra siuvamas ar įrišamas be tuščio atestavimo lapo, jis priklijuojamas prie lapo viršaus, esančio dėklo dangčio vidinėje pusėje.
Patvirtinimo lape sunumeruotų lapų skaičius nurodomas skaičiais ir žodžiais, o atskirai, naudojant „+“ ženklą, vidinio inventoriaus lapų skaičius (jei yra).
Patvirtinimo lape pažymėtos lapų numeracijos ypatybės, dokumentų fizinė būklė ir bylos dizainas:
- lapų raidžių skaičių buvimas;
- trūkstamų lapų buvimas;
- lapų su įklijuotomis nuotraukomis skaičius;
- didelio formato lapų skaičius;
- vokų su priedais skaičius ir juose esančių lapų skaičius;
- pažeisti lapų numeriai:
- brošiūrų, kuriose yra lapų skaičius, kopijų spausdinimas, jei jos nebuvo pažymėtos bendrame bendrame numeravimo byloje.
Reikėtų atsižvelgti į raidžių, praleistų lapų skaičių suvestiniuose duomenyse apie sunumeruotus lapus. Pavyzdžiui, paskutinis bylos lapas turi numerį 252, tačiau dėkle yra lapų su skaičiais 5a ir 30a bei trūkstamu skaičiumi 17. Šiuo atveju bendras lapų skaičius bus 252 + 2-1 = 253.
Sertifikavimo lapą pasirašo jo sudarytojas, nurodomos jo pareigos, parašo iššifravimas, sudarymo data.
Visi vėlesni bylos sudėties pakeitimai (sugadinimas, originalių dokumentų pakeitimas) atmetami sertifikavimo lape su nuoroda į atitinkamą aktą.
3.6.1. Bylų registravimą atlieka organizacijos valdymo ar kitų struktūrinių padalinių dokumentų palaikymo tarnybos darbuotojai, kurių pareigos apima bylų nustatymą ir formavimą, padedant metodiškai ir kontroliuojant organizacijos archyvą.
3.6.2. Priklausomai nuo saugojimo laikotarpio, registruojama visa ar dalinė bylų registracija.
3.6.3. Nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo atvejai turi būti visiškai užregistruoti.
Pilna bylų registracija apima:
bylos padavimas ar įrišimas;
korpuso lapų numeracija;
atestavimo lapo surašymas;
prireikus vidinio dokumentų aprašo sudarymas;
būtinų patikslinimų bylos viršelio detalėse (organizacijos pavadinimo, bylos registracijos indekso, bylos nagrinėjimo termino, bylos pavadinimo paaiškinimas).
Laikino (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai turi būti iš dalies registruojami: leidžiama nesisteminti byloje esančių dokumentų, neskaičiuoti bylos lapų, nerašyti pažymėjimų užrašų.
3.6.4. Bylą sudarantys dokumentai paduodami ant keturių skylučių kietu viršeliu, pagamintu iš kartono arba perpinti, atsižvelgiant į galimybę laisvai perskaityti visų dokumentų tekstą, datas, vizas ir rezoliucijas dėl jų. Ruošiant bylas padavimui (įrišimui), iš dokumentų pašalinamos metalinės tvirtinimo detalės (smeigtukai, sąvaržėlės).
3.6.5. Nuolatinio saugojimo atvejai, kuriuos sudaro ypač vertingi dokumentai arba neformatuoti dokumentai, saugomi uždarose kietose bylose su trimis atvartais su kaklaraiščiais arba dėžutėse.
3.6.6. Jei byloje yra neprašytų asmens dokumentų (asmens tapatybės kortelės, darbo knygos, karinės kortelės), šie dokumentai dedami į voką, kuris paduodamas į bylą. Esant daugybei tokių dokumentų, pastarieji išimami iš bylų ir surašomas atskiras inventorius.
3.6.7. Kiekvienos bylos pabaigoje užpildoma tuščia atestavimo lapo forma, o bylos pradžioje (ypač vertingų dokumentų apskaitai saugoti) - vidinė bylos dokumentų inventoriaus forma.
3.6.8. Siekiant užtikrinti į bylą įtrauktų dokumentų tvarkymo tvarkos išsaugojimą ir konsolidavimą, visi šios bylos lapai (išskyrus sertifikavimo lapą ir vidinį inventorių) yra sunumeruoti arabiškais skaitmenimis bendruoju numeriu viršuje dešinėje lapo kampą paprastu pieštuku ar skaitikliu. Byloje esančių dokumentų vidinio inventoriaus lapai numeruojami atskirai.
3.6.9. Dėklai, susidedantys iš kelių tomų ar dalių, yra sunumeruoti kiekvienam tūriui arba kiekvienai daliai atskirai.
3.6.10. Nuotraukos, brėžiniai, diagramos ir kiti iliustruojantys dokumentai, vaizduojantys nepriklausomą lapą byloje, sunumeruoti kitoje lapo viršutinės paraštės pusėje.
3.6.11. Sulenktas lapas (A3, A2 formatas) yra išplėstas ir sunumeruotas dešinėje viršutinės lapo paraštės dalyje. Šiuo atveju bet kokio formato lapas, apsiūtas vienu kraštu, sunumeruojamas kaip vienas lapas; viduryje sulankstytas ir apsiūtas lapas turi būti iš naujo susiūtas ir sunumeruotas kaip vienas lapas.
3.6.12. Lapas su sandariai įklijuotais dokumentais (nuotraukomis, iškarpomis, ištraukomis ir kt.) Sunumeruojamas kaip vienas lapas. Jei kiti dokumentai yra priklijuoti prie dokumento vienu kraštu (teksto intarpai, vertimai, iškarpai ir kt.), Tada kiekvienas dokumentas numeruojamas atskirai.
3.6.13. Pridedami vokai su priedais sunumeruoti; šiuo atveju pats vokas pirmiausia sunumeruojamas, o po to kiekvienas priedas prie voko yra sunumeruojamas kitu numeriu.
3.6.14. Dokumentai, pridedami prie bylos su savo lapų numeracija (įskaitant spausdintinius leidimus), gali būti sunumeruoti bendra tvarka arba palikti savo numeraciją, jei ji atitinka lakštų išdėstymo tvarką byloje.
3.6.15. Jei aptinkama daug klaidų, susijusių su bylos lapų numeracija, jos pernumeruojamos. Pervadinant lapus, senieji skaičiai perbraukiami ir šalia pateikiamas naujas lapo numeris; bylos pabaigoje surašomas naujas sertifikavimo lapas, o senasis sertifikavimo lapas perbraukiamas, tačiau lieka byloje.
Esant atskiroms lapų numeravimo bylose klaidoms, kai jas organizacijos archyvas rengia perduoti valstybinei saugyklai, leidžiama naudoti raidžių lapų numerius, suderinus su valstybės archyvu.
3.6.16. Sertifikavimo lapas byloje surašomas atskirame lape, knygose - paskutinio tuščio lapo gale, kortelių rodyklėse - atskirame tuščiame kortelės formato lape.
Bylos atestavimo lapas surašytas nustatyta forma (9 priedas), kuriame numeriais ir žodžiais nurodomas bylos sunumeruotų bylos lapų skaičius, vidinio inventoriaus lapų skaičius, numeracijos ypatumai. nurodomi bylos numeriai (bylos raidžių numeriai, trūkstami skaičiai, lapų su įklijuotomis nuotraukomis skaičius, dideli lapai, vokai su priedais ir juose esančių lapų skaičius), taip pat buvimas byloje spausdintų brošiūrų kopijų su lapų skaičiumi, jei jos nebuvo pažymėtos bendrojoje bendroje numeracijoje.
Bylos patvirtinimo lapą pasirašo jo sudarytojas. Visi vėlesni bylos sudėties ir būklės pakeitimai (sugadinimas, originalių dokumentų pakeitimas) pažymimi sertifikavimo lape su nuoroda į atitinkamą aktą.
Draudžiama ant dėklo viršelio uždėti atestavimo lapą arba tuščią paskutinio dokumento lapo apyvartą. Jei dėklas yra apsiūtas arba įrištas be tuščio atestavimo lapo, jis yra priklijuotas prie lapo viršaus dėklo dangčio vidinėje pusėje.
3.6.17. Vidaus bylos aprašas sudaromas siekiant apskaityti nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo dokumentus, kurių registravimą lemia šių dokumentų specifika (ypač vertingos, asmeninės, teisminės, tyrimo bylos ir kt.), taip pat nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo apskaitai, suformuotai pagal dokumentų tipus, kurių pavadinimai neatskleidžia konkretaus dokumento turinio.
Vidinis inventorius surašomas į atskirą nustatytos formos lapą (10 priedas), kuriame pateikiama informacija apie bylos dokumentų eilės numerius, jų rodykles, datas, bylos pavadinimus ir lapų numerius. Surašomas galutinis vidaus inventorizacijos įrašas, kuriame skaičiai ir žodžiai nurodo į jį įtrauktų dokumentų skaičių ir vidinės inventorizacijos lapų skaičių.
Vidinį inventorių pasirašo jo sudarytojas. Jei byla yra įrišta arba paduota be vidinio dokumentų inventoriaus ruošinio, tuomet nustatytos formos surašytas inventorius priklijuojamas prie korpuso priekinio dangčio vidinės pusės.
Bylos dokumentų sudėties pakeitimai (paėmimas, dokumentų įtraukimas, jų pakeitimas kopijomis ir kt.) Atsispindi stulpelyje „Pastabos“ su nuorodomis į atitinkamus aktus. Jei reikia, sudaromas naujas suvestinės įrašas į vidinį inventorių ir bylos sertifikavimo užrašas.
3.6.18. Nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo bylos viršelis sudaromas ir įforminamas nustatyta forma (11 priedas), kuriame nurodomas organizacijos pavadinimas, struktūrinis padalinys, bylų rodyklė, bylos archyvo kodas, bylos numeris (apimtis, dalis) pagal metinį suvestinio bylų sąrašo skyrių, bylos pavadinimas.
Ant nuolatinio saugojimo bylų viršelio numatyta vieta valstybės archyvo pavadinimui, į kurį bus gautos organizacijos bylos, valstybės archyvo ir organizacijos kodų žymėjimas.
Kai per bylos dokumentuose nurodytą laikotarpį keičiamas organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas arba kai byla perduodama kitai organizacijai (kitam struktūriniam padaliniui), naujas šios organizacijos ar jos teisių perėmėjo pavadinimas yra nurodyta ant korpuso viršelio, o skliausteliuose yra ankstesnis organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas.
Naujas puslapis 1
Organizacijos dokumentų, įskaitant personalą, užsakymas turėtų būti atliktas ne vėliau kaip per trejus metus nuo jų darbo biure pabaigos.
Pagal str. 2004 m. Spalio 22 d. Federalinio įstatymo „Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje“ Nr. 125-FZ 2, archyvinių dokumentų užsakymas reiškia darbų, susijusių su archyvinių dokumentų formavimu į saugyklas (bylas), įgyvendinimą. , tokių saugojimo įrenginių (bylų) aprašymas ir registravimas pagal taisykles, kurias nustato federalinė vykdomoji institucija, specialiai įgaliota Rusijos Federacijos vyriausybės.
Organizacijos dokumentų užsakymo tvarka yra nustatyta Pagrindinės organizacijų archyvų taisyklės(toliau - organizacijų archyvų veiklos taisyklės), patvirtintos 2002 m. vasario 6 d. „Rosarkhiv“ valdybos sprendimu Nr.
Saugojimo įrenginiai (bylos) turi būti aprašyti, susisteminti, įtraukti į inventorių ir sudaryti taip, kad būtų užtikrinta jų apskaita, paieška ir naudojimas.
Personalo dokumentų paruošimą ilgalaikiam saugojimui atlieka organizacijos personalo tarnybos darbuotojai, kuriems metodiškai padeda organizacijos archyvo vadovas (atsakingas už archyvą). Jei organizacija yra valstybės ar savivaldybės archyvo įsigijimo šaltinis, atitinkamos archyvinės institucijos darbuotojai gali būti įtraukti į konsultantus.
Daugeliui susidaro įspūdis, kad tvarkant dokumentus atliekami jų įrišimo, lapų numeravimo, dėklų dangtelių dizaino ir jų aprašo sudarymo darbai. Toli nuo to. Prieš pradėdami nagrinėti bylas, turėtumėte atkreipti dėmesį į dokumentų teisingumą ir jų sudėties išsamumą. Būtina suderinti visus administracinius dokumentus, visų būtinų detalių buvimą: datas ir numerius, parašus. Reikėtų prisiminti, kad dokumentai ilgalaikiam archyviniam saugojimui atrenkami tik originalų pavidalu. Nesant originalių dokumentų, jie pakeičiami patvirtintomis kopijomis.
Nustatant dokumentų galiojimo laiką, reikia vadovautisTipiškų valdymo dokumentų, sugeneruotų organizacijų veikloje, sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius(toliau - pavyzdinis sąrašas) (M., 2000), taip pat departamentų sąrašai.
Ilgalaikiam archyviniam saugojimui parenkami dokumentai, kurių saugojimo laikotarpis yra 10 metų (ir daugiau). Paprastai personalo bylų sąraše yra šių tipų dokumentai, pateikti tam tikra seka: užsakymai (nurodymai) personalui, darbuotojų sąrašai, personalo įrašai, asmens bylos, asmeninės darbuotojų ir darbuotojų darbo užmokesčio sąskaitos , nereikalauti darbuotojų asmens dokumentai (darbo knygos, pažymos, pažymos ir kt.), nelaimingų atsitikimų, susijusių su tarnybinių pareigų atlikimu, aktai. Be šių dokumentų saugojimui parenkamos darbo sutartys, neįtrauktos į asmens bylas, darbo laiko apskaitos žiniaraščius ar kenksmingų profesijų darbuotojų aprangą.
Dokumentai atrenkami tolesniam saugojimui, atliekant bylų peržiūrą po lapo. Neleidžiama dokumentų vertės nagrinėti tik pagal antraščius ant bylų viršelių. Šiuo atveju iš bylų atsiimamos nereikalingos dokumentų kopijos ar dokumentai, nesusiję su klausimais, dėl kurių buvo suformuota byla.
Į bylų registravimą įeina: byloje esančių dokumentų susisteminimas, bylos padavimas ar įrišimas, bylos lapų numeracija, bylos pažymos surašymas, (jei reikia) vidinio dokumentų aprašo surašymas.
Rengiant dokumentus bylai, reikia laikytis šių pagrindinių reikalavimų:
· į bylas dėti tik įformintus, teisingai įformintus dokumentus, kurie savo turiniu atitinka bylos pavadinimą pagal bylų nomenklatūrą;
· pridėti prie bylos vieną dokumento kopiją;
· sugrupuoti vienų kalendorinių metų dokumentus į bylą(išimtis yra asmeniniai failai);
· sudėti visus dokumentus, susijusius su vienu klausimu;
· dėkle neturėtų būti daugiau kaip 250 lakštų, kurių storis ne didesnis kaip 4 cm.
Draudžiama sugrupuoti į bylas dokumentų projektus ir jų kopijas, taip pat grąžinamus dokumentus.
Dokumentai yra sugrupuoti į bylas, kad jie nuosekliai apimtų konkrečias problemas logiška tvarka. Paprastai dokumentai suskirstyti į bylas chronologine tvarka.
Pavyzdžiui, apsvarstykite personalo administracinės dokumentacijos formavimą- įsakymai.
Užsakymai darbuotojams formuojami į atvejus, atsižvelgiant į jų saugojimo sąlygas. Reikėtų prisiminti, kad į vieną bylą draudžiama sugrupuoti skirtingo saugojimo laikotarpio dokumentus.
Pagal str. Modelių sąrašo 6b, užsakymai darbuotojams turi du saugojimo laikotarpius: 75 metus ir 5 metus.
Užsakymai, kurių galiojimo laikas yra 75 metai, yra nuoma, atleidimas, perkėlimas, premijos, paskatos, pailgintos slaugos atostogos, ilgos komandiruotės. Į užsakymus, kurių galiojimo laikas yra 5 metai, įeina įsakymai dėl reguliarių ir mokomųjų atostogų, muitas, baudos, trumpalaikės Rusijos vidaus komandiruotės.
Įsakymai, nurodymai ir kiti administraciniai dokumentai dėl personalo per vienus kalendorinius metus suformuojami į bylas, iš naujo susisteminami didėjančia jų skaičiaus tvarka, chronologine seka ir su susijusiais priedais. Bylos pradžioje turėtų būti užsakymai, užsakymai iš pirmo numerio.
Panašiai, pagal chronologinį principą, atliekamas dokumentų sisteminimas bylose, kuriose yra nelaimingų atsitikimų.
Dokumentai, esantys asmeninėse bylose, yra tokie, kokie buvo gauti.
Asmeninės darbo užmokesčio ir asmeninių kortelių sąskaitos, darbo sutartys (susitarimai), darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir kenksmingų profesijų darbuotojų įsakymai turėtų būti suformuoti pavardžių abėcėlės tvarka.
Suformuotų bylų padavimas atliekamas tik baigus dokumentų vertės tyrimą.
Byloje pateikiami bylos dokumentai, susipynę keturiais punktais su šiurkščiais siūlais. Dokumentai yra susieti, surišti, kad tekstas būtų laisvai skaitomas.
Jei asmens byloje yra neprašytų asmens dokumentų (pažymos, pažymėjimai, darbo knygos, karinės kortelės ir kt.), Jie dedami į voką, kuris kartu su kitais dokumentais paduodamas į bylą. Tikslingiau parengti atskirą neprašytų asmens dokumentų aprašą, kuriame kiekvienas dokumentas įrašomas nepriklausomu numeriu.
Kiekvieno atvejo pradžioje pridedamas tuščias popieriaus lapas, o pabaigoje - nustatytos formos atestavimo lapas.
Patvirtinimo lape skaičiais ir žodžiais nurodomas byloje esančių numeruotų lapų skaičius, trūkstamų ir raidžių skaičių, bylos vidinio inventoriaus lapų skaičius. Neleidžiama daryti patvirtinimo užrašo paskutinio bylos dokumento gale arba ant bylos viršelio.
Po tuščio lapo bylos pradžioje pateikiamas vidinis bylos dokumentų aprašas.
Nustatytos formos asmens byloms sudaromas vidinis inventorius.
Lakštų numeracija bylose atliekama siekiant užtikrinti saugumą ir konsoliduoti tvarką tvarkant dokumentus, įtrauktus į bylą. Šiuo atveju visi dėklo lapai (išskyrus sertifikavimo užrašo lapus ir vidinį inventorių) sunumeruoti išplėstine forma arabiškais skaitmenimis bendrosios eilės tvarka. Lapų numeriai užrašomi juodu grafiniu pieštuku viršutiniame dešiniajame lapo kampe vietoje, kurioje nėra teksto. Negalima naudoti rašiklių ir spalvotų pieštukų. Vidaus inventoriaus lapai sunumeruoti atskirai nuo bylos dokumentų.
Jei numeruojant korpuso lapus padaroma daug klaidų, būtina lapus iš naujo sunumeruoti. Tokiu atveju senieji skaičiai yra perbraukiami, o šalia jų uždedami nauji. Draudžiama seną numerį pakeisti nauju.
Jei lapų numeracijoje padaromos nedidelės klaidos, leidžiama pritvirtinti raidžių skaičius. Pavyzdžiui: 25, 25a, 25b, 26, 27 ir kt. Taip pat leidžiama, kad byloje būtų praleisti skaičiai. Pavyzdžiui: 25, 27, 28, 29 ir kt.
Visi šie bylos lapų numeracijos požymiai (raidžių ir trūkstamų skaičių buvimas) yra nustatyti bylos liudytoju.
Pavyzdžiui, paskutinis bylos lapo numeris- 122, bet tuo pačiu metu byloje yra du raidžių lapo numeriai: 25a, 25b ir vienas praleistas skaičius- 26. Šiuo atveju liudijimas apie bylą atrodys taip: „Byloje yra paduoti ir sunumeruoti 123 (vienas šimtas dvidešimt trys) lapai, įskaitant: lapų raidžių numerius- 25a, 25b; trūksta lapo numerio- 26 ... ".
Baigę lapų numeraciją, pereiname prie korpuso dangčio dizaino.
Vadovaujantis organizacijų archyvų taisyklėmis privalomi dėklo viršelio aprašymo elementai yra šie:
· įmonės pavadinimas;
· struktūrinio padalinio pavadinimas;
· atvejų indeksas (pagal bylų nomenklatūrą);
· Bylos pavadinimas;
· Bylos data;
· lakštų skaičius byloje;
· korpuso laikymo laikas;
· archyvo failo šifras.
Visas bylos pavadinimas yra nurodytas ant bylos viršelio pagal jos steigiamuosius dokumentus, o priimtas sutrumpintas pavadinimas nurodomas skliausteliuose. Kartu reikia turėti omenyje šiuos dalykus: pavadinimas, kurį organizacija turėjo tuo metu, kai buvo sukurti šios bylos dokumentai, yra ant bylos viršelio. Tas pats pasakytina ir apie struktūrinio padalinio, kurio veikloje buvo suformuoti bylos dokumentai, pavadinimą.
Bylų indeksas perkeliamas į viršelį iš bylų nomenklatūros.
Viena iš svarbiausių bylos dangtelio detalių yra bylos pavadinimas. Jame esančių dokumentų naudojimas priklauso nuo to, kaip teisingai jie surašyti.
Antraštė turėtų tiksliai ir apibendrinta forma atspindėti bylos dokumentų turinį ir pagrindinę struktūrą. Būtina susilaikyti nuo neaiškių formuluočių, įžanginių žodžių ir sudėtingų sintaksinių frazių.
Skydelių antraštėse turi būti šie elementai, išdėstyti tam tikra seka:
· bylos rūšies pavadinimas (žurnalas, knyga, asmens byla ir kt.) arba dokumentų rūšys (įsakymai, asmeninės sąskaitos, aktai ir kt.);
· organizacijos ar struktūrinio padalinio, kurio veikloje buvo suformuoti bylos dokumentai, pavadinimas (dokumentų autorius);
· bylos dokumentų santrauka;
· datos (laikotarpis), su kuriomis susiję bylos dokumentai.
Bylos pavadinimo elementų sudėtį lemia bylos dokumentų pobūdis. Jei reikia, jis taip pat gali būti papildytas tokiais elementais kaip:
· vietovės (teritorijos), su kuria siejamas bylos dokumentų turinys, pavadinimas;
Pavadinimas nenurodo bylos dokumentų autentiškumo.
Jų numeriai pridedami prie administracinių dokumentų. Pavyzdžiui: „Rusijos„ Sberbank “Tverio filialo darbuotojų personalo registravimo kortelės pavardžių abėcėlės tvarka nuo 2000 m. Raidės„ A “iki„ B “arba banko vadovo įsakymai Nr. 1-130 m. premijos darbuotojams. Kopijos ".
Asmeninių bylų antraštėse parašyta visa pavardė, vardas, pavardė. Pavyzdžiui: „2000 m. Atleisto Isajevo Viktoro Grigorjevičiaus asmeninė byla“.
Norėčiau atkreipti personalo tarnybų darbuotojų dėmesį į dėklų, kuriuose yra asmeninės sąskaitos (darbo užmokestis) užmokesčiui, dizainą. Rengiant bylos pavadinimą būtina visiškai nurodyti struktūrinio padalinio, kurio darbuotojams buvo mokamas darbo užmokestis, pavadinimą. Neleidžiama naudoti įvairių santrumpų formoje: OGM, OM, ORP, OPO ir kt., Nes tai dar labiau apsunkina reikiamos dokumentuose esančios informacijos paiešką. Pavyzdžiui, negalite parašyti: „Asmeninės sąskaitos OPO darbuotojų atlyginimams“. Turėtų parašyti: „Asmeninės organizacijos ir teisinio skyriaus darbuotojų atlyginimų sąskaitos“.
Jei įmonėje yra kenksmingų darbo sąlygų, ilgalaikiam saugojimui (75 metai) parenkami žalingų profesijų darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir užsakymai. Šiuo atveju bylos pavadinime būtina nurodyti dirbtuvę, skyrių, kuriame jie dirbo.
Privalomas dėklo dangčio priedas yra bylos dokumentų data- bylos (-ų) įkūrimo ir užbaigimo biuro darbe metai.
Prie administracinių ir informacinių bei informacinių dokumentų nurodomos galutinės bylų nustatymo ir užbaigimo datos.
Administraciniuose dokumentuose, įskaitant personalą, yra nurodymai ir nurodymai. Informacija ir nuoroda - asmeninės atlyginimų sąskaitos, aktai, knygos (žurnalai) ir kt.
Galutiniai bylos dokumentų terminai yra ankstyviausių ir paskutinių į bylą įtrauktų dokumentų registravimo (surašymo) datos (data, mėnuo, metai).
Jei byla yra knyga (žurnalas), skirta registruoti užsakymus ar užsakymus personalui, tada bylos data bus tiksli pirmojo ir paskutinio knygos (žurnalo) įrašo kalendorinė data.
Asmens bylos data yra įsakymų dėl asmens, kuriam ji buvo įsteigta, priėmimo ir atleidimo pasirašymo data.
Nurodant dokumento datą, pirmiausia nurodoma diena, tada mėnuo ir metai. Skaičius ir metai nurodyti arabiškais skaitmenimis, mėnesio pavadinimas rašomas žodžiais. Pavyzdžiui: 2003 m. Birželio 5 d
Taip pat leidžiama sutrumpinta skaitmeninė dokumento datos rašyba. Pavyzdžiui: 2003-05-05.
Kitas bylos dangčio dizaino reikalavimas yra bylos lapų skaičius, perkeliamas iš bylos liudytojo lapo.
Bylos saugojimo laikotarpis pridedamas pagal modelių sąrašo straipsnį arba organizacijos reikalų nomenklatūrą, suderinus ją su modelių sąrašu.
Į archyvo failo kodą įeina: fondo numeris, inventoriaus numeris, rinkmenos numeris, paketo numeris (langelis).
Fondo numerispriskirtas atitinkamo valstybės ar savivaldybių archyvo, kurio šaltinis yra organizacija. Jei organizacija nėra archyvinės įstaigos įsigijimo šaltinis, fondo numeris priskiriamas pagal lėšų sąrašą. Lėšų sąrašas yra pagrindinis organizacijos archyvo apskaitos dokumentas. Jis saugomas organizacijos archyve, kuriame saugomi dokumentai iš dviejų ar daugiau fondų.
Jei organizacijos archyve saugomas tik vienas archyvo fondas, tada jam nereikia priskirti numerio.
Inventoriaus numerispriskirtas organizacijos archyve pagal fondo lapą (kuris taip pat yra pagrindinis archyvo apskaitos dokumentas).
Bylos numerisatitinka bylos numerį pagal inventorių.
Dėžutės numerispriskirtas formuojant ryšulius, dėžes bendra tvarka, kai visi darbai buvo atlikti siekiant supaprastinti personalo dokumentus, personalo dokumentų aprašų derinimas ir patvirtinimas.
Archyviniai šifraiant dėklų viršelių, kuriuose jie pritvirtinami rašalu (rašalu), po to, kai organizacijos ekspertų komisijos patvirtintas personalas įtraukė bylas į metinius suvestinių bylų sąrašų skyrius, susitarė su atitinkamo archyvo ekspertų komisija įstaiga (jei organizacijos dokumentai priskiriami Rusijos Federacijos archyvų fondo sudėčiai) ir patvirtinti organizacijos vadovo. Prieš tai archyvinis šifras pritvirtinamas pieštuku.
Dėklo dangteliai nupiešti šviesos nepraleidžiančiu rašalu, aiškiai, įskaitomai rašant. Neleidžiama taisyti dėklo viršelio detalių. Jei padaryta klaida, įrašas atkuriamas. Puošiant dėklų dangtelį patartina naudoti juodą rašalą, nes jis yra atsparesnis išorinės aplinkos poveikiui ir ilgiau išlaiko savo savybes. Užrašai dedami tiesiai ant kieto korpuso dangtelio (kartono).
E.A. Kosheleva, pavaduotoja. Maskvos srities centrinio valstybės archyvo direktorius
