Įvadas

„Valdymo, biuro darbo dokumentacijos palaikymas: veiklos šaka, teikianti dokumentaciją ir darbo su dokumentais organizavimą“.

Bet koks verslas baigiasi tokiu sprendimu, kuris turi būti patvirtintas dokumento forma. Tinkamas vykdymas, teisingas darbo su dokumentais organizavimas institucijose, organizacijose, įmonėse, firmose, archyvinių dokumentų saugojimo užtikrinimas yra būtinos sąlygos, užtikrinančios teisėtumą ir teisėtvarką visuomenėje, stabilumą ir viešųjų interesų, piliečių teisių ir laisvių apsaugą, ir pagaliau, normali valstybės veikla ... Nuo biuro darbo organizavimo priklauso vadovo darbo efektyvumas, patikimumas, efektyvumas, darbo kultūra, galimybė ateityje naudoti dokumentuose užfiksuotą informaciją. Būtent todėl valstybė reguliuoja šią veiklos šaką, išleisdama atitinkamus norminius teisės aktus ir metodinius dokumentus (instrukcijas, rekomendacijas).

Darbo biure norminė ir metodinė bazė yra įstatymų, norminių teisės aktų ir metodinių dokumentų, reglamentuojančių dokumentų kūrimo, apdorojimo, saugojimo ir naudojimo dabartinėje įstaigos veikloje technologiją, taip pat biuro darbą, visuma. , jo struktūra, funkcijos.

Disciplina „Vadovybės dokumentacijos palaikymas“ yra įtraukta į mokymo programos bendrųjų profesinių disciplinų ciklą.

Organizaciniai dokumentai

Organizaciniai dokumentai (kartais vadinami organizaciniais ir teisiniais dokumentais) yra būtini norint sukurti organizaciją, nustatyti jos struktūrą, nustatyti darbuotojų skaičių ir sudėtį pagal pareigas, nustatyti struktūrinių padalinių, patariamųjų, kolegialių organų funkcijas, įsteigti darbo grupę. režimą, organizuoti darbą ir pareigų paskirstymą tarp darbuotojų, nustatyti organizacijos reorganizavimo ir likvidavimo tvarką.

Tarp organizacinių dokumentų yra: steigimo sutartis; Asociacijos straipsniai; organizacijos nuostatai; organizacijos struktūrinių padalinių, kolegialių ir patariamųjų organų nuostatai; darbo reglamentas, vidaus darbo reglamentas, personalo nuostatai; struktūra ir personalas; personalo stalas; nurodymai tam tikroms veiklos sritims; darbuotojų pareigybių aprašymai; atmintinė.

Bet kuriame organizaciniame dokumente yra privalomų nuostatų. Iš tikrųjų organizaciniai dokumentai įgyvendina administracinės teisės normas ir yra teisinis organizacijos veiklos pagrindas.

Organizacinis dokumentas sudaromas pagal bendrą formą, nurodant konkretų tipą. Organizacinių dokumentų pasirašymo data yra data, nurodyta formoje reikiamoje vietoje 08. Organizacinį dokumentą paprastai pasirašo organizacijos vadovas (pavyzdžiui, chartija) arba struktūrinis padalinys (pvz., darbo aprašymas). Organizacinių dokumentų bruožas yra tas, kad jie įsigalioja tik juos patvirtinus.

Organizaciniai dokumentai, kaip taisyklė, turi sudėtingą teksto struktūrą, susidedančią iš skyrių (kartais poskyrių) su savo antraštėmis ir suskirstytų į arabiškais skaitmenimis sunumeruotas išlygas (poskyrius). Kiekvienos rūšies organizacinio dokumento skyrių pavadinimai yra skirtingi. Pavyzdžiui, instrukcijose skyrių pavadinimai priklauso nuo to, kuri veiklos sritis yra įtraukta į šią instrukciją. Organizacinių dokumentų teksto turinys turi atitikti galiojančius teisės aktus, todėl šioje organizacinių ir administracinių dokumentų grupėje dažniausiai naudojami tipiški ir pavyzdiniai organizaciniai dokumentai (pavyzdžiui, pavyzdiniai vidurinės specialiosios švietimo įstaigos nuostatai), kurios yra pagrindas rengiant konkrečius dokumentus.

Kuriant konkrečius dokumentus organizacijoje, dalyvauja kvalifikuoti specialistai ir struktūrinių padalinių vadovai. Organizaciniams dokumentams taikoma organizacijoje nustatyta patvirtinimo tvarka ir tikrinama, ar jie atitinka galiojančius teisės aktus.

Koordinuojama su visais suinteresuotais padaliniais ir asmenimis, su teisine tarnyba (patarėju teisės klausimais), organizacijos vadovo pavaduotojais ar vienu iš pavaduotojų, atsakingų už tam tikrą organizacijos veiklos kryptį.

Organizaciniai dokumentai galioja tol, kol jie nėra atšaukiami arba pakeičiami naujais. Organizacinių dokumentų ypatybė yra ta, kad juos galima keisti ir papildyti tuo atveju, jei nereikia perdirbti viso dokumento. Keitimų ir papildymų dažnumą lemia ir organizacijos veiklos sąlygų pasikeitimas, ir galiojančių teisės aktų pakeitimai. Organizacijos pertvarkymo atveju rengiami nauji organizaciniai dokumentai, kurie atitinka nustatytą koordinavimo ir patvirtinimo tvarką.

Pakeitimų ir papildymų atlikimo bei jų peržiūros procedūra priklauso nuo organizacinio dokumento tipo. Pavyzdžiui, organizacinio dokumento, kurį tvirtina organizacijos vadovas - struktūrinio padalinio reglamentas - pakeitimai ir papildymai atliekami šios vadovės įsakymu. Jei organizacinis dokumentas, pavyzdžiui, chartija, buvo patvirtintas aukštesnės organizacijos arba aukščiausio organizacijos valdymo organo (visuotinio akcininkų ar dalyvių susirinkimo ir pan.) Sprendimu, tada jie keičiami juos patvirtinus šias įstaigas ir privalomai pranešus valstybinę registraciją atliekančiai įstaigai.

Pagrindiniai organizaciniai dokumentai apima steigiamuosius dokumentus - steigimo memorandumą, chartiją ar reglamentą. Bendrosios nuostatos, apibrėžiančios steigiamojo dokumento rūšies pavadinimą, rengimo tvarką ir teksto turinį, pateiktos Civiliniame kodekse (I dalies 4 skyrius). Taigi organizacija, kuri yra juridinis asmuo, „veikia remdamasi įstatais, įstatais ir įstatais arba tik įstatais. Įstatymų nustatytais atvejais juridinis asmuo, kuris nėra komercinė organizacija, gali veikti remdamasis bendru reglamentu dėl tokio tipo organizacijų “(Rusijos Federacijos civilinio kodekso 52 straipsnis).

Steigiamųjų dokumentų tekste turi būti:

Juridinio asmens pavadinimas, nurodant jo organizacinę ir teisinę formą; pelno nesiekiančių organizacijų, taip pat vienetinių įmonių ir, įstatymų numatytais atvejais, kitų komercinių organizacijų pavadinimuose turi būti nurodytas juridinio asmens veiklos pobūdis;

Juridinio asmens buveinė, kurią nustato jo valstybinės registracijos vieta, jei juridinio asmens steigimo dokumentuose nenurodyta kitaip pagal įstatymą; juridinio asmens veiklos objektas ir tikslas (ne pelno ir vienetinėms įmonėms);

Juridinio asmens veiklos valdymo tvarka; kita informacija, kurią įstatymai suteikia atitinkamo tipo juridiniams asmenims.

Juridinis asmuo, kurį pagal Rusijos Federacijos civilinį kodeksą sukūrė vienas steigėjas, veikia remdamasis šio steigėjo patvirtinta chartija.

Įsteigimo sutartyje steigėjai įsipareigoja sukurti juridinį asmenį, nustatyti bendros jo sukūrimo veiklos tvarką, savo turto perdavimo jai ir dalyvavimo jos veikloje sąlygas. Sutartyje apibrėžiamos pelno paskirstymo tarp dalyvių sąlygos, tvarka, juridinio asmens veiklos valdymas, steigėjų (dalyvių) pasitraukimas iš jo sudėties ir sąlygos.

Chartija- teisės aktas, apibrėžiantis įmonės, organizacijos, institucijos susikūrimo tvarką, kompetenciją, struktūrą, funkcijas, užduotis, teises. Chartija reglamentuoja organizacijų, įmonių, institucijų veiklą, nepriklausomai nuo nuosavybės formos ir sferos.

Chartija taip pat gali reguliuoti tam tikrą valstybės veiklos sritį, vidaus vandenų transportą, karo tarnybą ir kt.

Pozicija- teisės aktas, kuris apibrėžia valstybės institucijų, organizacijų, institucijų, struktūrinių padalinių formavimo tvarką, teisinį statusą, teises, pareigas, veiklos organizavimą.

Organizacijos reglamentas yra teisės aktas, kurio pagrindu veikia valstybės biudžetinės organizacijos (visų pirma visų lygių valstybės institucijos ir administracijos bei kai kurios kitos).

Organizacijos reglamentas surašytas ant bendrojo firminio blanko, nurodančio dokumento tipą, pasirašytą organizacijos vadovo su oficialiu organizacijos antspaudu ir, kaip taisyklė, patvirtintas patronuojančios organizacijos administraciniu dokumentu. . Organizacijos reglamentą galima keisti tik aukštesnės organizacijos vadovo įsakymu.

Reglamentas dėl struktūrinių padalijimų gali būti klasifikuojamas taip:

Struktūrinių padalinių nuostatai;

Kolegialių organų nuostatai (direktorių valdyba, valdyba, akademinė taryba, mokslo ir technikos taryba, mokytojų taryba);

Nuostatos dėl laikinųjų įstaigų (posėdžiai, komisijos, tarybos).

Kolegialių ir patariamųjų organų nuostatos(Direktorių valdyba, Valdyba, Akademinė taryba, Mokslinė ir techninė taryba, Pedagoginė taryba) taip pat yra norminio pobūdžio ir nustato konkretaus valdymo organo sudėtį, sudarymo tvarką, kompetenciją, darbo tvarką, teises ir pareigas. Tokio pobūdžio nuostatų teksto struktūra taip pat nėra normatyviai nustatyta. Tačiau, remiantis darbo praktika ir šio tipo dokumentų paskirtimi, įstatymų reikalavimais, reglamentuojančiais kolegialių valdymo organų veiklą, yra numatyta stabili kolegialių ir svarstančių valdymo organų nuostatų teksto struktūra. sukurta.

Nuostata dėl laikinųjų organų(posėdžiai, komisijos, tarybos). Šis dokumentas sukuriamas, jei to reikia tokios įstaigos galiojimo laikotarpiui. Teksto struktūra nėra normatyviai fiksuota. Jį tvirtina įstaiga, kuri yra atsakinga už laikinos įstaigos sukūrimą, ir ji galioja iki šios įstaigos veiklos pabaigos.

Darbo taisyklės- teisės aktas, nustatantis organizacijos, kolegialaus ar patariamojo organo valdymo veiklos tvarką (jei darbo tvarka nėra aiškiai aprašyta reglamente dėl šios įstaigos). Darbo nuostatai nustato darbo planavimo tvarką, dokumentų rengimo ir pateikimo svarstyti tvarką, kolegialaus organo posėdžių sprendimų priėmimo ir įforminimo tvarką, apie tai pranešant atlikėjams.

Nuostatai surašomi ant bendrojo firminio blanko, nurodančio dokumento tipą, kurį patvirtina organizacijos vadovas arba kolegialaus organo vadovas.

Vidaus darbo taisyklės- teisės aktas, reglamentuojantis organizacijos darbo organizavimą, darbuotojų ir administracijos tarpusavio įsipareigojimus, atostogų suteikimą, darbuotojų komandiravimą, režimą vietoje ir kitus klausimus. Taisyklės surašytos ant bendrojo firminio blanko, nurodančio dokumento tipą, pasirašytą personalo tarnybos vadovo, suderinto darbo kolektyvo susirinkime ir patvirtinto organizacijos vadovo.

Nevyriausybinėse organizacijose kartu su vidaus darbo reglamentais Tarnybos nuostatai, kuriame atsispindi darbo jėgos profesinio ir socialinio tobulėjimo, santykių su administracija, administracijos ir personalo teisės ir pareigos, verslo elgesio taisyklės (verslo etika) ir kt.

Nuostatai dėl personalo yra surašyti ant bendrojo firminio blanko, nurodančio dokumento tipą, pasirašytą personalo valdymo tarnybos vadovo, suderinto visuotiniame personalo susirinkime, tačiau rekomenduojama patvirtinti nuostatus dėl personalo organizacijos direktorių valdyba.

Struktūra ir personalas- teisės aktas, nustatantis organizacijos struktūrą, struktūrinių padalinių ir pareigybių pavadinimus, kiekvienos pareigybės darbuotojų skaičių pagal darbo užmokesčio grupę. Dokumentas yra USORD dalis ir turi vieningą formą.

Dokumentas surašomas ant bendrojo firminio blanko, kuriame nurodomas dokumento tipas, pasirašytas personalo skyriaus vadovo, patvirtintas vyriausiojo buhalterio, organizacijos vadovo pavaduotojo ir patvirtintas organizacijos vadovo su oficialiu antspaudu. (arba jo pakaitalas). Dokumento tekstas sudarytas lentelės pavidalu, kuriame yra organizacijos struktūrinių padalinių pavadinimai, į šiuos skyrius įtrauktų pareigybių pavadinimai, taip pat jų skaičius pagal darbo užmokesčio lygį. atitinkamoms grupėms.

Personalo stalas- teisės aktas, nustatantis oficialią organizacijų darbuotojų struktūrą, nurodant oficialius atlyginimus (valstybės institucijose - kategorijos nuoroda pagal vieningą tarifų grafiką - UTS), reguliuojantis įvairių kategorijų specialistų santykį, nustatantis atlyginimą. viso organizacijos fondo mėnesiui.

Dokumentas surašytas ant bendrojo firminio blanko, kuriame nurodomas dokumento tipas, antraštėje prie teksto nurodomi metai, kuriais sudaroma personalo lentelė, patvirtinta vyriausiojo buhalterio, patarėjo teisės klausimais, struktūrinių padalinių vadovų, organizacijos vadovo pavaduotojas, atsakingas už šiuos klausimus, pasirašytas personalo skyriaus (personalo tarnybos) vadovo ir patvirtintas vadovo su oficialiu antspaudu (ar jo pavaduotoju). Nevyriausybinėse organizacijose dokumentą gali patvirtinti direktorių valdyba.

Instrukcijos- teisės aktas, kuriame yra taisyklės, reglamentuojančios organizacinius, mokslinius ir techninius, technologinius, finansinius ir kitus specialius institucijų, organizacijų, įmonių, jų padalinių, tarnybų, pareigūnų ir piliečių veiklos aspektus.

Nurodymai pateikiami ant bendrojo firminio blanko, nurodant dokumento tipą. Antraštėje turėtų būti aiškiai nurodytos problemos (veiklos sritis), kurioms taikomi instrukcijos reikalavimai.

Instrukcija yra patvarus dokumentas. Visi instrukcijos pakeitimai įvedami vadovo įsakymu ir galioja tol, kol jis atšaukiamas arba patvirtinama nauja instrukcija.

Darbo aprašymas- organizacijos išleistas teisės aktas, skirtas darbuotojo organizaciniam ir teisiniam statusui, jo pareigoms, teisėms, atsakomybei reglamentuoti.

Pareigų aprašymai yra tipiški (apytiksliai) ir konkretūs. Įprastas pareigybių aprašymas yra sukurtas pareigoms, kurios turi tas pačias pareigas, teises ir pareigas, nepriklausomai nuo pramonės, kurioje veikia organizacija. Tačiau įprastas pareigybės aprašymas nereiškia, kad nereikia rengti konkretaus pareigybės aprašymo. Tokie pareigybių aprašymai turėtų būti parengti visoms pareigoms, numatytoms organizacijos personalo lentelėje, o pavyzdiniai nurodymai gali būti jų kūrimo pagrindas.

Darbo aprašymas, kaip ir bet kuris oficialus dokumentas, turi būti surašytas ant bendrojo firminio blanko, nurodant dokumento tipą.

Pareigybės aprašymo tekstą sudaro šie tipiniai skyriai:

1. Bendrosios nuostatos.

2. Funkcijos.

3. Darbo pareigos.

5. Atsakomybė.

6. Santykiai (ryšiai pagal pareigas).

Atmintinė- dokumentas, reglamentuojantis darbą pasirinkta organizacijos veiklos kryptimi.

Atmintinė nėra USORD dalis, neturi vieningos formos, yra sudaryta savavališka forma, kurią pasirašo organizacijos vadovo pavaduotojas, atsakingas už šią kryptį, patvirtintas organizacijos vadovo. Į atmintinę įtraukta informacija taip pat gali būti pateikta instrukcijos skiltyje, pabrėžiant darbo pasirinktoje srityje taisykles.

Įstaigų veikla fiksuojama įvairių tipų dokumentuose. Pagal galiojančius teisės aktus organizacijos, įstaigos ir privačios įmonės išduoda chartijas, nuostatus, instrukcijas, personalo komplektavimą. Visi šie tipai sudaro organizacinių dokumentų grupę.

Organizaciniai dokumentai - tarpusavyje susijusių dokumentų rinkinys, reglamentuojantis įmonės struktūrą, užduotis, funkcijas, jos darbo organizavimą, įmonės vadovybės ir specialistų teises, pareigas ir atsakomybę.

Administracinis

Remiantis visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatoriumi, administracinių dokumentų grupė apima:

reglamentas;
sprendimai;
užsakymai;
užsakymų.

Kiekvienos rūšies administracinis dokumentas skirtas dokumentuoti įvairių vyriausybės ar vyriausybės lygių institucijų ir organizacijų, įmonių, nevalstybinių organizacinių ir teisinių formų organizacijų veiklą. Konkretaus tipo pasirinkimas administracinei veiklai dokumentuoti priklauso nuo pareigūno statuso ir kompetencijos, nuo valdymo sprendimų priėmimo tvarkos (individualiai ar kolektyviai).

Pirmasis vadovas duoda nurodymus ir nurodo.

Direktoriaus pavaduotojai, didelių struktūrinių padalinių vadovai išduoda įsakymus ir nurodymus.

Kolegialumo principu grindžiamo klausimo nagrinėjimo tvarka numato tokių dokumentų kaip sprendimų ir sprendimų paskelbimą.

Administracinių dokumentų rengimas gali būti patikėtas vienam ar keliems atlikėjams (pareigūnams, struktūriniams padaliniams). Norint parengti sudėtingus ir atsakingus administracinius dokumentus, praktikuojama kurti darbo grupes, komisijas, pritraukti daugybę specialistų iš praktikų ir mokslininkų. Pagrindinis reikalavimas atlikėjams yra pakankama kompetencija, aukštas profesionalumas, nuodugnus vadybos problemos išmanymas.

Teisėta

Organizaciniai ir teisiniai dokumentai yra teisinis organizacijos veiklos pagrindas, juose yra nuostatų, pagrįstų administracinės teisės normomis ir yra privalomos.

Įstaigos organizacinė veikla įrašoma į organizacinius ir teisinius dokumentus, kuriuose yra taisyklių, normų, nuostatų, nustatančių organizacijos statusą, jos kompetenciją, struktūrą, personalą ir oficialią sudėtį, visos organizacijos funkcinį turinį, jos padalinius ir darbuotojai, jų teisės, pareigos, atsakomybė ir kiti aspektai.2

Organizaciniai ir teisiniai dokumentai turi būti patvirtinti įgaliotos institucijos - aukštesnės organizacijos, šios organizacijos vadovo, kolegialaus organo (pavyzdžiui, visuotinio akcininkų susirinkimo, direktorių valdybos ir pan.) struktūrinis vienetas - priklausomai nuo dokumento rūšies ir rūšies. Organizacijos dokumentus gali patvirtinti tiesiogiai vadovas, administracinis vadovo dokumentas (įsakymu ar įsakymu) arba kolegialus organas. Organizacinio ir teisinio dokumento data yra jo patvirtinimo data.3

Galiojimo termino požiūriu organizaciniai ir teisiniai dokumentai yra nuolatiniai: jie galioja tol, kol nėra atšaukiami arba kol nepatvirtinami nauji dokumentai (išimtis yra personalo lentelė, kuri rengiama ir tvirtinama kasmet). Keičiantis įstaigos veiklos pobūdžiui ir darbo organizavimui, gali būti keičiami organizaciniai ir teisiniai dokumentai, dėl kurių vadovas išduoda administracinį dokumentą (įsakymą ar įsakymą). Veiklos pertvarkymo atveju rengiami ir tvirtinami nauji organizaciniai ir teisiniai dokumentai.4

Pakeitimų ar jų peržiūros procedūra priklauso nuo organizacinių ir teisinių dokumentų tipo.5

Įstaigos ar padalinio vadovybė rengia organizacinius ir teisinius dokumentus, kuriuose dalyvauja teisinė tarnyba ir kvalifikuoti specialistai, gerai žinantys institucijos darbą.

Daugumos organizacinių ir teisinių dokumentų tekstą sudaro skyriai su atskiromis antraštėmis ir suskirstyti į arabiškais skaitmenimis sunumeruotus punktus ir papunkčius.

Rengimo metu organizaciniai ir teisiniai dokumentai turi būti patvirtinti (patvirtinti) su visais suinteresuotais padaliniais ir asmenimis, teisine tarnyba (advokatu), organizacijos vadovo pavaduotojais arba vienu iš pavaduotojų, atsakingų už atitinkamą kryptį. organizacijos veiklos.

Organizaciniai ir teisiniai dokumentai apima chartiją, steigiamąjį susitarimą, nuostatą dėl organizacijos, reglamentą dėl struktūrinio padalinio, reglamentą dėl kolegialaus (patariamojo organo) organizacijos, nuostatus, personalą, instrukcijas, pareigybės aprašymą.

Peržiūrėjo

Organizacinius dokumentus vaizduoja chartijos, reglamentai, įskaitant struktūrinius padalinius, nurodymai, įskaitant pareigybių aprašymus, taisykles.

Organizacinio dokumento forma:

nuolatinė „vienos“ formos informacija:

- emblema (03);

- organizacijos pavadinimas (06);

- dokumento rūšies pavadinimas (08) (CHARTA arba NUOSTATOS, NURODYMAI ar TAISYKLĖS);

- kintama „vienos“ formos informacija:

- data (09);

- registracijos numeris (10);

- dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta (12);

- 17 antraštė 1;

- tekstas (19);

- paraiškos buvimo ženklas (20) 2;

- parašas (21);

- patvirtinimo antspaudas (22) arba viza (23);

- patvirtinimo antspaudas (15);

- sandariklis (24).

Chartija

Chartija - taisyklių rinkinys, reglamentuojantis organizacijų, institucijų, draugijų ir piliečių veiklą, jų santykius su kitomis organizacijomis ir piliečiais, teises ir pareigas tam tikroje valdymo, ekonominėje ar kitoje veiklos srityje. Įmonių, įstaigų, organizacijų įstatus tvirtina aukštesnės valdžios institucijos (ministerijos, federacijos subjektų administracijos), juridinio asmens chartiją tvirtina jo steigėjai (dalyviai) ir ji turi būti valstybės nustatyta tvarka įregistruota. Chartijoje nurodomi privalomi nevyriausybinių komercinių organizacijų steigimo dokumentai. Bendrieji jo rengimo, dizaino ir turinio procedūros reikalavimai pateikti Rusijos Federacijos civilinio kodekso pirmoje dalyje.
Chartijos teksto struktūra skiriasi priklausomai nuo jos tipo. Į organizacijos įstatus įeina: bendrosios nuostatos, tikslai ir uždaviniai, teisės, veikla, nuosavybė, valdymas, reorganizavimas ir likvidavimas.

Akcinės bendrovės įstatus sudaro skyriai: bendrosios nuostatos, įstatinis kapitalas, veiklos tvarka, teisės, valdymas, apskaita ir ataskaitų teikimas, pelno paskirstymas, kitos santaupos, veiklos nutraukimas.

Pozicija

Reglamentas - teisės aktas, nustatantis įstaigos, struktūrinio padalinio (tarnybos) sudarymo tvarką, teisinį statusą, teises, pareigas, darbo organizavimą.

Organizacijos reglamentas apima skyrius: bendrosios nuostatos; pagrindiniai tikslai; funkcijos; teises ir pareigas; valdymas; santykiai ir ryšiai; veiklos kontrolė, tikrinimas ir auditas; reorganizavimas ir likvidavimas.

Reglamento dėl struktūrinio padalinio (paslaugos) teksto struktūra nėra normatyviai apibrėžta. Gana stabili struktūra, sukurta praktikos, turi nuostatas dėl padalijimų, kuriuose yra šie skyriai: bendrosios nuostatos, pagrindinės užduotys, funkcijos, teisės ir pareigos, atsakomybė, santykiai.
Atskirą nuostatų grupę sudaro nuostatos, reglamentuojančios organizacinių, darbo ir kitų santykių visumą konkrečiu klausimu.

Instrukcijos

Instrukcija yra teisės aktas, kuriame yra taisyklės, reglamentuojančios organizacinius, mokslinius ir techninius, technologinius, finansinius ar kitus specialius institucijų, organizacijų, įmonių, jų padalinių, tarnybų, pareigūnų veiklos aspektus. Tokio tipo dokumentai, kaip taisyklės, nuostatos ir kt., Yra pamokomo pobūdžio.

Instrukcija paprastai prasideda skyriumi „Bendrosios nuostatos“, kuriame nurodomi jo paskelbimo tikslai, platinimas, naudojimo tvarka ir kita bendra informacija.

Instrukcijos tekste turėtų būti aiški formuluotė su komandiniais žodžiais, tokiais kaip „privalo“, „turėtų“, „būtina“, „turi teisę“, „neleidžiama“, „rekomenduojama“, „draudžiama“ ir kt. Instrukcijos tekstas pateikiamas iš trečiosios šalies („rangovas turi pateikti pasirašyti dokumentus kartu su medžiaga, kurios pagrindu jie buvo parengti“) arba asmenine forma („dokumentų saugojimo laikotarpis nustatomas pagal Sąrašas “).
Kiekvienam įstaigos (organizacijos) darbuotojui sudaromas pareigybės aprašymas.

Organizaciniai ir teisiniai dokumentai įgyvendina administracinės teisės normas ir yra teisinis organizacijos veiklos pagrindas. Organizaciniuose dokumentuose yra privalomų nuostatų.

Tarp organizacinių ir teisinių dokumentų yra:

• - Asociacijos straipsniai;
• - organizacijos nuostatai;
• - steigimo memorandumas;
• - struktūrinių padalinių, kolegialių ir patariamųjų organų nuostatai;
• - reglamentas;
• - struktūra ir personalas;
• - personalo stalas;
• - nurodymai tam tikroms veiklos sritims;
• - darbuotojų pareigybių aprašymai;
• - vidaus darbo reglamentas (nuostatai dėl personalo) ir kt.

Organizacijos dokumentai surašomi ant bendrojo firminio blanko arba ant standartinio popieriaus lapo su visa reikiama informacija. Organizacinių dokumentų data yra patvirtinimo data.

Organizacijos dokumentus tvirtina organizacijos vadovas arba jos struktūrinis padalinys arba aukštesnė organizacija. Patvirtinimas atliekamas arba ant paties dokumento uždedant patvirtinimo antspaudą, arba paskelbiant kitą dokumentą.

Organizacinių dokumentų teksto pavadinimas turėtų atitikti dokumento tipo pavadinimą, pavyzdžiui:

• - nuostatai dėl personalo skyriaus;
• - ministerijos aparato struktūra ir personalas;
• - buhalterinės apskaitos instrukcija;
• - padėjėjo pareigybės aprašymas.

Organizaciniai dokumentai turi sudėtingą teksto struktūrą. Nustatanti organizacinių dokumentų teksto dalis yra skyrius „Bendrosios nuostatos“, kuriame nurodomi kūrimo pagrindai, pagrindinis organizacinio dokumento tikslas, jo platinimo apimtis, atsakomybė už nustatytų taisyklių ir technologijų pažeidimą. Pagrindinis organizacinių dokumentų tekstas yra suskirstytas į skyrius, punktus ir papunkčius. Skyriai turi turėti pavadinimus. Skyriai sunumeruoti romėniškais skaitmenimis. Sąlygos ir poskyriai sunumeruoti arabiškais skaitmenimis. Organizaciniams dokumentams taikoma organizacijos nustatyta patvirtinimo tvarka. Koordinuojama su visais suinteresuotais padaliniais ir pareigūnais, su teisine tarnyba, kuri tikrina, ar šis organizacinis dokumentas atitinka galiojančius teisės aktus.

Galiojimo termino požiūriu organizaciniai ir teisiniai dokumentai yra nuolatiniai ir galioja tol, kol jie nėra atšaukiami arba kol nepakeičiami naujais.

Organizacinių ir teisinių dokumentų ypatybė yra galimybė juos keisti ir papildyti tais atvejais, kai nereikia iš naujo apdoroti viso dokumento.

Pirmieji ir pagrindiniai organizaciniai ir teisiniai dokumentai apima steigiamieji dokumentai: organizacijos įstatai ar įstatai, steigimo sutartis.

Bendrosios nuostatos, apibrėžiančios organizacinių dokumentų tipų pavadinimus ir jų vykdymo tvarką, pateiktos Rusijos Federacijos civiliniame kodekse (4 skyrius, I dalis).

Organizacija, kuri yra juridinis asmuo, „veikia remdamasi įstatais, steigimo memorandumu ir įstatu ar tik steigimo sutartimi. Įstatymų numatytais atvejais juridinis asmuo, kuris nėra komercinė organizacija, gali veikti bendros nuostatos dėl tokio tipo organizacijų pagrindas “(Rusijos Federacijos civilinio kodekso 52 straipsnis).

Vidiniai organizacijos dokumentai apima šiuos tipus: organizacinius, tarnybinius ir administracinius.

Įmonės organizaciniai dokumentai

Turi būti registruojama absoliučiai visa įmonių ir įmonių veikla. Tam pateikiami įvairių tipų dokumentai.

Remiantis galiojančiais teisės aktais, visos institucijos, firmos ir privačios įmonės veikia remdamosi paskelbtomis chartijomis, nuostatais, personalo lentelėmis ir instrukcijomis. Visi šie dokumentai sudaro dokumentų pogrupį, vadinamą organizaciniu. Visi jie yra esminiai bet kurios įmonės elementai.

Taigi įmonės organizaciniais dokumentais galima vadinti dokumentų grupę, kuri reglamentuoja įmonės ar firmos funkcijas, užduotis ir bendrą struktūrą. Jie reglamentuoja jo darbo organizavimą, pareigas ir teises, taip pat jo specialistų ir valdymo personalo atsakomybę. Tai yra vidiniai organizacijos nuostatai.

Chartija

Chartija yra teisės aktas, reglamentuojantis organizacijos steigimo tvarką, jos kompetenciją, pagrindines funkcijas, darbo sąlygas ir užduotis. Tiesą sakant, tai yra taisyklių rinkinys, reglamentuojantis bet kurios organizacijos, visuomenės ar piliečių veiklą.

Steigiant juridinį asmenį, chartiją turi patvirtinti jos steigėjų grupė ir ji turi būti įregistruota pagal įstatymus. Tai yra pagrindinis dokumentas absoliučiai bet kokios teisinės nuosavybės formos organizacijų veikloje ir reguliuoja jų santykius su kitomis organizacijomis ar asmenimis, taip pat nustato jų pareigas ir teises atsižvelgiant į veiklos kryptį. Įstatai nurodo privalomus vidinius organizacijos dokumentus.

• įmonės pavadinimas ir rūšis;
• jo pašto adresas;
• veiklos tikslas ir kryptis;
• įstatinio kapitalo formavimo ir pelno paskirstymo tvarka;
• kiti veiklos aspektai.

Nuostatos

Nuostatos apima norminius aktus, nustatančius įmonės formavimo ir darbo organizavimo tvarką. Jie gali reguliuoti įvairių pareigūnų veiklos apimtis. Tačiau praktiškai paprastai sudaromos nuostatos, reglamentuojančios bendrą darbo santykių rinkinį.

Dažniausia teikimo rūšis yra dokumentas, reglamentuojantis bendrą organizacijos veiklą arba ypač jos struktūrinio padalinio veiklą. Jei reglamentas susijęs su visa organizacija, tada jis nustato įmonės statusą, kompetenciją, taip pat likvidavimo ir reorganizavimo procedūras. Nuostatos dėl struktūrinių padalinių nustato jų funkcijų apibrėžimo tvarką. Kokie yra šių vidinių organizacijos dokumentų niuansai?

Visos nuostatos yra vieningos formos ir sudaromos ant bendro firminio blanko. Be abejo, juose turi būti informacija apie įmonės ar padalinio pavadinimą, patvirtinimo data ir antspaudas. Pats nuostatos tekstas apima tikslus, uždavinius, funkcijas, teises ir pareigas, bendras nuostatas, gaires.

Nuostatus turi patvirtinti direktorius, patvirtinti advokatas ir tiesiogiai pasirašyti juos parengę asmenys. Tai gali būti vadovų pavaduotojai arba struktūrinių padalinių vadovai.

Personalo stalas ir personalo komplektavimas

Dokumentas, užtikrinantis padalinių pavadinimą, turimas pareigas ir padalinių skaičių valstybėje, vadinamas personalo lygiu. Kaip ir nuostatos, personalo lygis yra vieningas organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemoje. Jis taip pat turi būti išduotas naudojant bendrą formą. Darbuotojai turi įmonės vyriausiojo buhalterio, personalo skyriaus inspektoriaus, tiesiogiai vadovo vizą ir turi būti patvirtinti antspaudu.

Kiti vidiniai ir išoriniai organizacijos dokumentai bus svarstomi toliau.

Dokumentas, užtikrinantis darbuotojų pareigas ir darbuotojų skaičių įmonėje, taip pat darbo užmokestį, vadinamas personalo lentele. Dokumento forma turi vieningą pavadinimą T-3 ir yra lentelė, kurioje yra pareigybių pavadinimai, tarifų normos, atlyginimų dydžiai, pašalpos ir kita informacija. Personalo lentelės sudarymas ir tvirtinimas yra įmonės vyriausiojo buhalterio kompetencija.

Kokie dar yra organizacijos vidaus dokumentai?

Darbo instrukcijos

Tai nuostatai, apibrėžiantys organizacijos darbuotojų teises ir pareigas, jų veiklos apimtį, atsakomybės rėmus. Jie užima ypatingą vietą įmonės vidinių dokumentų struktūroje. Būtent pagal pareigybių aprašymus sudaroma ir sudaroma sutartis su darbuotoju. Taigi būtent darbo sutartis ir personalo stalas yra naudojami sprendžiant konfliktinę situaciją tarp darbuotojo ir darbdavio.

Už pareigybės aprašymo rengimą atsakingas žmogiškųjų išteklių inspektorius, tada jis derinamas su teisės skyriumi ir patvirtinamas vadovo. Bet kokie reikšmingi pakeitimai turi būti padaryti remiantis direktoriaus įsakymu. To reikalauja organizacijos vidaus reguliavimo dokumentai.

Sutartys

Sutartis yra daugiafunkcinis dokumentas. Jis reguliuoja bet kokius ekonominių veiksnių santykius. Sutartis gali būti sudaryta perkant ar nuomojant patalpas, laiduojant ar nustatant kainas, parduodant prekes ar paslaugas, samdant darbuotojus ar rangovus, pritraukiant trečiųjų šalių organizacijas. Paprastai tai yra pagrindinis dokumentas, reguliuojantis įvairius ekonominio pobūdžio ryšius tarp piliečių kategorijų, juridinių asmenų.

Pagrindinė sutarties dalis yra nuostatos dėl šalių tarpusavio teisių ir pareigų, atsiskaitymo tvarkos ir sąlygų, išsamios informacijos. Darbo organizavimas su vidiniais dokumentais priklauso įmonės vadovui.

Tarnybos dokumentai

Tarnybos dokumentai - oficialūs dokumentai, naudojami dabartinėje įmonės organizacinėje veikloje. Pagrindinės paslaugų dokumentacijos rūšys yra aktai, protokolai, paslaugų pastabos ir sertifikatai.

Aktai

Tai vidiniai dokumentai, atspindintys tam tikrus įvykius ar faktus ir parengti kelių asmenų.

Šie dokumentai rengiami įvairiose situacijose, todėl jie turi daugybę variantų: tai yra priėmimo ir perdavimo aktai, nurašymo aktai, komerciniai aktai. Turėtų sudaryti nuolatinė komisija arba vadovo paskirta komisija. Jie surašyti ant bendro firminio blanko (jei jie yra vidiniai), turi turėti informaciją apie organizaciją (jei jie yra išoriniai).

Aktai susideda iš dviejų dalių. Pirmajame juose yra informacija apie temą ir sudarymo pagrindas - komisijos nariai. Antrame yra tiesioginė informacija apie komisijos atliktą darbą, jo rezultatus.

Pasirašė visi komisijos nariai. Jei veikai tenka kokia nors materialinė ar finansinė našta, ji turi būti patvirtinta vadovo ir patvirtinta antspaudu.

Jei aktas turi įtakos kitų struktūrinių padalinių ar pareigūnų veiklai, pastarieji turėtų būti su tuo susipažinę. Organizacijos vidaus taisyklių dažnai prašo tikrinimo įstaigos.

Įrašai, susiję su svarbiais organizacijos veiklos klausimais (reorganizavimas, tikrinimas, peržiūra), turėtų būti saugomi nuolat. Mažiau svarbūs turėtų būti saugomi penkerius metus.

Protokolai

Juose fiksuojama susitikimų ir konferencijų eiga, juose aptarti klausimai ir priimti sprendimai. Turi būti laikomasi vidaus dokumentų tvarkymo tvarkos.

Paprastai posėdžio ir sesijos protokolus saugo sekretorius, užsirašydamas pastabas ar trumpai. Apima pagrindines pranešėjų tezes, sprendimų projektus iškeltomis problemomis. Jis surašytas ant bendro firminio blanko, kuriame nurodomas registruojamo įvykio pavadinimas, jo surengimo data, dalyvių sąrašas ir serijos numeris.

Protokolą sudaro įvadinė dalis (pirmininkas, sekretorius ir pareigūnai, taip pat darbotvarkė) ir pagrindinė dalis (apima darbotvarkę atitinkančius skyrius, kalbų aprašymus ir rezoliuciją - sprendimą).

Į organizacijos vidinių dokumentų sąrašą taip pat įtraukti veiksmai dėl žalos turtui, trūkumo, žalos ar pažeidimų gabenant. Jie turėtų būti surašyti ant firminių blankų be jokių taisymų ar dėmių.

Memorandumas, paslauga, paaiškinimai

Paslauga ir memorandumai yra dokumentai, skirti įmonės ar bet kurio padalinio vadovui (retais atvejais - aukštesnei institucijai). Pateikiama informacija visais klausimais, susijusiais su įmonės ar pareigūnų veikla, pasiūlymai ar išvados.

Atmintinė yra vidinio susirašinėjimo elementas. Jis sudaromas tuo atveju, jei problema tarp departamentų negali būti išspręsta žodžiu. Jei reikia, tai patvirtina vadovas. Jis gali būti sudarytas ranka ir spausdintas.

Atmintinėje turėtų būti pavadinimas ir pagrindinis tekstas, atskleidžiantis renginio, dėl kurio jis buvo parengtas, esmę, taip pat išvados ir pasiūlymai. Data yra sudarymo data. Jį turi pasirašyti kompiliatorius, o nukreipus į aukštesnes institucijas - taip pat organizacijos vadovas.

Paslaugų pažymos, susijusios su įmonės veikla ir siunčiamos aukštesnėms institucijoms, saugomos nuolat, o organizacijos vidaus kontrolės dokumentai saugomi penkerius metus.

Aiškinamieji raštai yra parengti bet kokia forma ir juose pateikiama informacija apie darbo santykius. Paprastai juose yra informacijos apie priežastis, dėl kurių buvo padaryti pažeidimai. Priklausomai nuo svarbos, jie saugomi nuo vienerių iki penkerių metų.

Pagalba

Tai vidiniai dokumentai, apibūdinantys ir patvirtinantys faktus ir įvykius. Dažniausiai įmonėje naudojami pažymėjimai yra atlyginimo pažymėjimai ir patvirtinantys darbuotojo darbo konkrečioje įmonėje faktą. Jo prašymu organizacija privalo išduoti jam panašų pažymėjimą.

Dažnai įmonė naudoja įformintas sertifikatų formas, kad paspartintų jų rengimą ir vėlesnį išdavimą.

Pažymoje turi būti informacija apie darbuotoją, kuriam ji teikiama, jo pareigas ir atlyginimą. Privaloma turėti surašymo datą, vadovų parašus, įmonės antspaudą.

Atskira nuoroda yra nuoroda gamybos temomis, kurią gali pateikti vadovybė. Jie surašyti dviem egzemplioriais: vienas įteikiamas adresatui, antrasis pridedamas prie bylos.

Organizacijos vidinių dokumentų apskaita turi būti griežta.

Administraciniai organizacijos dokumentai

Yra šie administracinių dokumentų tipai:

• Įsakymas. Paskelbė organizacijos vadovybė, siekdama išspręsti gamybos problemas. Atskirkite užsakymus gamybos klausimams ir užsakymus personalui. Pirmasis apima finansavimo, tiekimo, prekių ar paslaugų pardavimo ir išteklių paskirstymo užsakymus. Antrasis - apie įdarbinimą ar atleidimą, apie atostogas ar darbuotojo siuntimą. Turi būti pasirašytas vadovo ir atkreiptas tų asmenų, kurių veiklą jis veikia, dėmesys.

• Sprendimai ir įsakymai. Aktai, išleisti siekiant operatyviai išspręsti gamybos problemas. Dažniausiai metodinis ir informacinis. Sprendimai ir įsakymai surašomi identiškai įsakymams ir išduodami vienu iš šių atvejų: kai reikia priskirti pareigas arba nustatyti konkrečios užduoties atlikimo laiką; nustatant transporto priemonių naudojimo tvarką ir pan. Įsakymus, kaip taisyklė, sudaro administracinė dalis ir pareiškimas, jie turi atskirą skyrių, skirtą kontroliuojančiai institucijai padalinio ar pareigūno pavidalu. Pasirašė direktorius, sunumeruotas kalendorinių metų ribose. Jei jie susiję su pagrindine įmonės veikla, jie saugomi nuolat, o ekonominiais ir administraciniais klausimais - penkerius metus.

Kredito įstaigos vidiniai dokumentai

Paprastai kredito organizacijos kuria ir tvirtina įvairius dokumentus, reglamentuojančius jų padalinių ir pareigūnų veiklą. Tai dokumentai apie bankinių operacijų atlikimą ir kitas operacijas (kai kurių tipų taisyklės, procedūros, nuostatai, pavedimai, sprendimai, pavedimai, metodai, pareigybių aprašymai ir kiti dokumentai, kurių formos patvirtintos tarptautinėje bankininkystės praktikoje).

Bet kurios organizacijos veiklą turėtų reglamentuoti administracinės ir teisinės normos. Darbo taisyklės, normos ir nuostatai, įmonės struktūra, darbuotojai ir jų darbo teisės bei pareigos visiškai atspindi organizacinius dokumentus. Jų buvimas garantuoja tam tikrą tvarką atskirų padalinių ir visos įmonės darbe. Organizacinių dokumentų registravimas yra pagrindinė įmonės valdymo komandos užduotis. Apie tai, kaip tai padaryti teisingai, skaitykite straipsnyje.

Pagrindinės nuostatos

Organizacijos dokumentai yra organizacijos veiklos pagrindas, jiems padedant įgyvendinamos civilinės ir administracinės teisės normos. Tokie dokumentai turi būti patvirtinti vadovo ir įsigalioti, kol jie nebus atšaukti arba priimti nauji. Tokiu atveju nauji organizaciniai ir teisiniai dokumentai turi būti parengti nesėkmingai. Daugiausia tai daro įmonės vadovybė, įtraukdama kvalifikuotus savo verslą išmanančius darbuotojus, taip pat teisinės tarnybos specialistus.

Į organizacinius dokumentus įeina: steigiamasis susitarimas, nuostatai (dėl organizacijos, dėl struktūrinių padalinių, dėl laikinųjų įstaigų ir kt.), Organizaciniai, metodiniai ir pareigybių aprašymai, personalo komplektavimas.

Organizacinius dokumentus dažniausiai sudaro skyriai, suskirstyti į pastraipas (pastraipas), surašyti ant standartinio popieriaus (A4) arba visuotinai priimtuose firminiuose blankuose (priklausomai nuo dokumento tipo). Privaloma informacija apie bet kurio organizacinio ir teisinio dokumento registraciją yra tokia: organizacijos pavadinimas, skyrius, dokumento pavadinimas, numeris, sukūrimo data, antraštė prie pagrindinio teksto, autoriaus parašas, patvirtinimo antspaudas.

ir pagrindinius jų sudarymo reikalavimus

Įstatai yra vienas iš sudėtingiausių ir sudėtingiausių nustatant įmonės teisinį statusą. Remiantis chartija, kuriama organizacijos struktūra, pagrindinės jos veiklos taisyklės, darbuotojų skaičius. Įstatai surašyti ant bendro firminio firminio blanko, kurį patvirtina steigėjas. Skyriai, kuriuos privaloma įtraukti į bet kurios įmonės įstatus: bendrosios nuostatos (valdymo tikslai, metodai ir formos; finansinė ir materialinė bazė; audito ir ataskaitų teikimo veikla; likvidavimo procedūra).

Asociacijos memorandumas - dokumentas, patvirtinantis dalyvių valią suburti organizaciją, siekiant verslumo tikslo.

Nuostatai yra organizaciniai dokumentai, nustatantys įmonės ir jos struktūrinių padalinių sudarymo ir veiklos tvarką, darbuotojų teises ir pareigas. Jie gali būti individualūs arba tipiški (pirmieji dažniausiai kuriami remiantis antraisiais). Remiantis taisyklėmis (dėl organizavimo, komunikacijos ir kt.), Veikia filialai, atstovybės ir įmonių filialai.

Instrukcijos - dokumentai, kuriuose yra pagrindinės taisyklės ir reglamentuojantys įvairius įmonės, jos struktūrinių padalinių aspektus. Jie yra parengti remiantis Rusijos Federacijos teisės aktais, yra sudaryti pagal bendrą formą, juose yra pagrindinės įmonės detalės ir juos tvirtina vadovas. Pareigybių aprašymuose aprašomas konkrečios įmonės pareigos, atsakomybės sritis, teisės ir pareigos.

Personalo lentelė yra organizacinis ir teisinis dokumentas, kuriame skaitinė ir oficiali organizacijos sudėtis yra nustatyta pagal Chartiją. Šiame dokumente yra visų struktūrinių padalinių (skyrių ir atskirų pareigybių) sąrašas, informacija apie darbuotojų skaičių ir darbo užmokestį. Personalo lentelę patvirtina vyriausiasis buhalteris ir teisininkas, taip pat pasirašo personalo skyriaus vadovas; dokumentas patvirtinamas galvos parašu ir antspaudu.