Kaip pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu (EDS)? Elektroninis dokumentų parašas. Kaip pasirašyti dokumentą naudojant EDS elektroninį parašą „Adobe Reader“

Elektroniniai dokumentai, kaip ir popieriniai, turi būti patvirtinti. Nepasirašyti dokumentai neturės teisinės galios, todėl jie negali būti naudojami atliekant jokius sandorius. Turite žinoti, kaip teisingai pasirašyti EDS dokumentą, tada verslo procesų dalyviai galės gauti daugybę privalumų.

Nepaisant to, kad skaitmeninis parašas yra labai patogus, ne visi gali tai suprasti. To priežastis yra skirtingi dokumentų formatai, kuriuos reikia tvarkyti. Pasirašant laiškus su EDS, dažniausiai tenka susidurti su failais, priklausančiais „Microsoft Office“ sistemai.

Kas yra EDS ir kaip jį naudoti

Elektroninis skaitmeninis parašas turėtų būti suprantamas kaip objektas, su kuriuo galite lengvai atpažinti autorystę ir suprasti, kas tiksliai sudarė dokumentą. Be to, naudodami EDS galite nustatyti failo vientisumą ir jo autentiškumą. Tuo pačiu metu failų kūrėjai turi žinoti, kaip teisingai pasirašyti EDS dokumentus, kad būtų išvengta klaidų.

Čia daug kas priklausys nuo to, koks skaitmeninis parašas naudojamas. Pasitelkus šiuolaikines informacijos apsaugos priemones, bus galima ne tik patvirtinti autorystę, bet ir patikslinti pakeitimus, kurie buvo padaryti jūsų dokumentuose po jų galutinio paskelbimo.

Mes pasirašome virtualiai: darbo tvarka

Norėdami pasirašyti dokumentą elektroniniu skaitmeniniu parašu, pirmiausia turėsite sugeneruoti bendrą informaciją, kuri bus nurodyta jame, o tada pridėti parašo eilutę ir EDS. Failo pasirašymo algoritmas gali labai skirtis. Paprastai tai priklauso nuo to, kaip programinė įranga naudojama darbe. Dažniausiai mes kalbame apie dokumentus, kurie yra apdorojami „Microsoft Office 2007“ leidime. Norėdami pridėti parašą šiuose failuose, turite atlikti šiuos veiksmus:

• perkelkite žymeklį ten, kur reikia pasirašyti dokumentą naudojant elektroninį skaitmeninį parašą;
• meniu raskite skirtuką „Įterpti“ ir jame pasirinkite „Tekstas“, tada suraskite „Parašo eilutė“, tada išskleidžiamuosiuose elementuose raskite „MSOffice Signature Line“;
• tada dialogo lange turite nustatyti parašą, kuris iškart pasirodys pasirinkus aukščiau esančią eilutę (turėsite nurodyti informaciją apie dokumentą pasirašantį asmenį);
• jei dokumentą turi pasirašyti keli žmonės vienu metu, sudarykite kiekvieno parašo eilutę, laikydamiesi aukščiau pateiktų punktų.

Jei jums reikia pasirašyti tik eilutę, o ne visą failą, turėsite pasirinkti šią eilutę, kurioje įvestas skaitmeninis parašas. Norėdami pasirašyti EDS dokumentą, turite atidaryti dialogo langą „Parašas“, tada atlikti bet kurį iš šių veiksmų:

• pasirinkite nuskaitytą parašo vaizdą, kurį kasdien dedate ant popierinių dokumentų;
• šalia X įveskite savo vardą - tada pamatysite spausdintą EDS versiją;
• jei naudojate planšetinį kompiuterį, galite įdėti ranka parašytą parašą;
• jei turite specialią programinę įrangą, užteks tik paspausti mygtuką „Pasirašyti“.

Visiškai įmanoma pasirašyti EDS nuskenavus dokumentą, svarbiausia, kad jūsų parašas būtų aiškiai matomas. Taip pat leidžiama sukurti nematomą parašą, kuris nebus rodomas dokumento turinyje. Tai galite pamatyti spustelėję eilutę „Parašas“, kuri yra būsenos juostoje (ji yra ekrano apačioje).

Kodėl skaitmeninis parašas

Dokumentas, pasirašytas EDS, turi tokią pat teisinę galią kaip ir įprastas popierius. Naudojant tokius dokumentus sutaupoma labai daug laiko, kurį paprastai tenka praleisti paštu bandant išsiųsti visas reikalingas ataskaitas. Be to, galite sutaupyti pinigų spausdindami dokumentus.

Visi dokumentų pasirašymo algoritmai yra labai panašūs. Jie buvo sukurti naudojant tą patį principą su kai kuriais pakeitimais. Norėdami pasirašyti dokumentą, kuris savo formatu reiškia HTML, turėsite sugeneruoti paslėpto tipo lauką naudodami atitinkamą formą. EDS vartotojams bus daug lengviau dirbti žiniatinklio naršyklėje. Svarbiausia yra teisingai užpildyti reikiamą formą, tada paspausti „Pasirašyti“ ir „Pateikti“. Po to laiškas bus automatiškai išsiųstas.

Jei reikia patvirtinti „XML“ formato failą, dokumento pasirašymas EDS gali būti atliekamas pagal algoritmą, naudojamą MSOffice formate. Jei mes kalbame apie darbą su XMLdsig formatu, turėsite naudoti papildomas programas ir programą „MSInfopath“, kuri yra kiekviename „Office“ rinkinyje.

EDS šifravimo apsauga yra jūsų ataskaitų saugumo garantija

Norėdami naudoti EDS dokumentams pasirašyti, turite įsigyti specialią programinę įrangą. Programinė įranga turi atlikti kriptovaliutos operacijas, kuriomis galima valdyti centruose išduotus skaitmeninius sertifikatus. Taigi galima žymiai supaprastinti dokumentų pasirašymo procedūrą.

Būtina pasirinkti optimaliausią programą, su kuria galima atlikti šifravimo operacijas buvusios NVS teritorijoje. Be duomenų apsaugos ir šifravimo, tokia programinė įranga suteikia daug galimybių jos savininkams, norintiems pasirašyti dokumentus naudojant elektroninį skaitmeninį parašą.

Tokios programinės įrangos pranašumai yra šie:

• EDS pagalba galima patvirtinti ištisus dokumentų paketus, taip pat archyvus.
• Leidžiama naudoti paprastą ir patobulintą EDS.
• Parašo savininkas turi teisę sudaryti pirminę ir papildomą versijas; kai kuriais atvejais taip pat naudojama patvirtinanti versija.
• Jei ketinate dirbti su MSOffice failais, taip pat galite naudoti nematomą elektroninį parašą. Jei reikia pridėti kelis parašus vienu metu, galite naudoti dvi parinktis vienu metu. Jei failą pasirašo tik vienas asmuo, taikomas nematomas parašas.
• Speciali programinė įranga leis jos savininkui pridėti komentarus kartu su parašu, taip pat pataisyti failo patvirtinimo datą.
• Pasirašytinų dokumentų apribojimus galima nustatyti tik dėl to, kad trūksta atminties tik kompiuteryje.
• Leidžiama vienu metu tvarkyti kelis dokumentus.

Jei žinote, kaip įdėti EDS į dokumentą, tačiau failas skiriasi nuo tų, kurie buvo naudojami anksčiau (pavyzdžiui, jų formatas yra PDF), turėsite pasirinkti kitą optimalią programą. Svarbu, kad su jo pagalba buvo galima patvirtinti failus, sukurtus „AdobeReader“ ir „AdobeAcrobat“ programose. Įsitikinkite, kad programa palaiko visas versijas.

Labai svarbu pasirinkti optimaliausią strategiją pasirašant esamus dokumentus, sukurtus elektroniniu formatu. Jei norite, galite pasikonsultuoti su specialistais - jie padės jums pasirinkti patogią strategiją, tačiau būkite pasirengę, kad už šį darbą reikia mokėti.

EDS versle

EDS dokumento pasirašymo tikslas yra oficialus jo patvirtinimas. Elektroninis failas, pasirašytas elektroniniu parašu, niekuo nesiskiria nuo popierinio; teisiškai jis turi tą pačią galią. Prieš pradėdami naudoti skaitmeninius parašus savo tiesioginiame darbe, turėsite sugeneruoti rakto ir sertifikato duomenis.

Jie bus naudojami skaitmeninio parašo autentiškumui patikrinti. Privatus raktas padės sukurti elektroninį parašą. Kurdami raktus ir sertifikatus, specialistai naudoja kriptografines struktūras, esančias visų šiuolaikinių kompiuterių operacinėje sistemoje. Sertifikavimo institucija užtikrina teisingą visų esamų sertifikatų naudojimą.

Turėsite pasirašyti specialią sutartį su sertifikavimo centru, o sutartis turi būti oficialiai patvirtinta padedant notarui. Kai kurios organizacijos atidaro savo centrus, tačiau šiuo atveju įmonės darbuotojų EDS negalioja už jos ribų. Štai kodėl būtina naudotis išorės sertifikavimo organizacijų paslaugomis.

Kai tik kuriamas skaitmeninio parašo sertifikatas, kiekvienas įmonės darbuotojas gauna privatų raktą. Raktų generavimo procedūra gali būti atliekama pagal visiškai skirtingus algoritmus, čia svarbiausia įsitikinti, kad jie visi yra aktualūs, kad ateityje nekiltų komplikacijų.

Paskutiniai etapai

Sukūrę absoliučiai visus raktus ir sertifikatus, turėsite įdiegti šifravimo teikėjus. Paprastai jie yra įdiegti operacinėse sistemose, todėl prieš diegdami turėsite patikrinti, ar jie yra kompiuteriuose. Galutinai užregistruoti raktus galima tik galutinai įdiegus šifravimo teikėjus.

Toliau turite įdiegti programinę įrangą, kuri galėtų dirbti su elektroniniais parašais. Visų pirma, mes kalbame apie „MicrosoftOffice“, su kuria jau galite kurti pasirašytus dokumentus. Kiekviename organizacijos kompiuteryje turi būti įdiegta tokia programinė įranga. Pageidautina, kad programinė įranga būtų universali ir galėtumėte naudoti įvairių tipų parašus.

Dabar jūs žinote, kaip pasirašyti dokumentą skaitmeniniu būdu, ir galite jį naudoti dirbdami su savo partneriais. Atminkite, kad kiekvienas EDS turi savo galiojimo laiką ir turi būti atnaujinamas kiekvienais metais. Jūs turite nuolat stebėti savo EDS. Jei pasirašysite dokumentus su netinkamu parašu, galite susidurti su didžiuliais sunkumais. Norėdami atnaujinti parašą, turėsite kreiptis į sertifikavimo centrus, kur jūsų bus paprašyta pateikti tuos pačius dokumentus, kaip ir išduodant EDS.

Kad verslas būtų sėkmingas, verslininkas turi sekti laikmečio tendencijas ir įsisavinti pažangos pasiekimą. Viena iš „paslapčių“, kurios yra būtinos šiuolaikinėje prekyboje, yra tai, kaip pasirašyti dokumentą elektroniniu parašu. Gebėjimas naudotis EDS bus reikalingas nuotoliniam atsiskaitymui mokesčių institucijoms, dokumentų dalyvavimui konkursuose pateikimui, paprastam dokumentų srautui su pirkėjais ir tiekėjais sukurti ir nuotolinės bankininkystės sistemoms sukurti.

Kas yra EDS?

Tobulėjant šiuolaikinėms technologijoms, EDS vis dažniau naudojamas. Tai virtualus „fizinio“ piliečio ar organizacijos įgalioto asmens parašo analogas. Tai būdas patvirtinti dokumentą, suteikti jam teisinę galią. Kaip elektroninis parašas atrodo dokumente? Galimi trys variantai:

• skaičių ar raidžių žymėjimų rinkinys, kuris gali atrodyti atsitiktinis, tačiau iš tikrųjų yra sukurtas pagal specialų kompiuterio algoritmą;
• grafinis paveikslėlis, primenantis antspaudą;
• jokių nuorodų nebuvimas: parašas pastebimas žiūrint dokumentą kompiuteryje lauke „Būsena“.

Žinodami, kaip EDS atrodo dokumente, sukčiai gali suklastoti popierių ir suinteresuotam asmeniui pateikti neteisingą informaciją, todėl nematomi parašai pripažįstami patikimiausiais.

Norint tapti EDS savininku, fizinis ar juridinis asmuo turi kreiptis į vieną iš Telekomunikacijų ir masinių ryšių ministerijos akredituotų sertifikavimo centrų ir pateikti reikiamų dokumentų rinkinį. Parašai kuriami mokamai. Gatavą vizą galima naudoti 12 mėnesių, tada turite išduoti naują.

Dokumentų patvirtinimo metodas

Apsvarstykite, kaip elektroniniu būdu pasirašyti dokumentą . Norėdami patvirtinti ataskaitą ar kitą popierių elektroniniu parašu, jums reikės:

• galutinė dokumento versija: po patvirtinimo jo pakeisti nebus įmanoma;
• galiojantis kvalifikuoto skaitmeninio parašo sertifikatas;
• specialios programinės įrangos priemonės (pavyzdžiui, „Crypto-Pro“).

EDS yra panaši į „fizinę“ vizą. Ji gali patvirtinti sąskaitas faktūras, aktus, sutartis ir kitus verslo dokumentus, asmenų vyriausybės įstaigoms pateiktas paraiškas (mokesčių inspekcija, nebiudžetinės lėšos, universitetai ir kt.), Dokumentų rinkinius dalyvauti konkursuose ir kt.

Taip pat skaitykite Jiems nebus leista išleisti motinystės kapitalo automobiliui pirkti

Kaip pritvirtinti EDS?

EDS dokumentų pasirašymo procesas prasideda nuo programinės įrangos įdiegimo kompiuteryje. Vartotojui reikės mažiausiai trijų paslaugų:

• šaknies sertifikatas;
• asmens pažymėjimas;
• „CryptoPro“, „CryptoARM“ ar kitos programos.

Jei jums reikia patvirtinti dokumentą „Word“ formatu, turite eiti į meniu elementą „Failas“, tada „Informacija“, tada „Pridėti EDS“. Jei vartotojas nemato paskutinio atidaryto meniu elemento, kompiuteryje trūksta reikiamos programinės įrangos.

Jei meniu atsidaro teisingai, vartotojas turi pasirinkti vizą iš galimų, spustelėkite mygtuką „Pasirašyti“. Tai užbaigia procedūrą.

EDS dokumentų pasirašymas atsispindi failo ypatybėse. Sistema rodo, kad ji yra sertifikuota elektroniniu būdu ir yra galutinė dokumento versija. Kai įklijuojama viza, keisti ir koreguoti draudžiama: jie automatiškai panaikins popieriaus galiojimą.

Kaip patvirtinti PDF naudojant „e-Visa“?

Dokumentų elektroninio pasirašymo PDF formatu procesas pagal veiksmų seką yra panašus į „Word“ failų metodiką. Skirtumas tik tas, kad reikia įdiegti specialią programą - „CryptoPro PDF“. Prie jos pritvirtinta viza turi grafinį vaizdą.

Mes nustatysime, kaip pasirašyti dokumentą naudojant EDS. Mes elgiamės pagal šį algoritmą:

• atidaryti PDF failą;
• meniu „Įrankiai“ (esančiame lango viršuje) randame elementą „Sertifikatai“;
• atsidariusiame meniu pasirinkite parinktį „Įdėti EDS“;
• pasirinkite dokumento sritį, kurioje bus grafinis vizos vaizdas;
• spustelėkite „Tęsti“;
• pažiūrėkite į parašo vaizdą, kuris pasirodys lange, jei nėra klaidų ar skundų, spustelėkite „Pasirašyti“.

Tai užbaigia PDF failo peržiūros procesą. Dabar dokumento turinys yra apsaugotas nuo išorinio klastojimo ir yra teisiškai vykdomas.

Straipsnyje aprašoma, kaip pasirašyti dokumentus (pdf, word, excel, xml, archyvas) naudojant EDS. Apsvarstykime, kokia programinė įranga reikalinga dokumentams pasirašyti naudojant EDS, jų privalumus ir trūkumus.

Kaip pasirašyti failą naudojant EDS

Yra dvi programos, su kuriomis galite pasirašyti failą naudodami EDS:

1. „ViPNet CryptoFile“;
2. CryptoARM.

„ViPNet CryptoFile“

Naudodami šią programą galite pasirašyti bet kurį failą, pavyzdžiui: doc, xls, jpg, xml, txt, pasirašyti EDS deklaraciją, archyvą. Po pasirašymo failas baigsis „sig“

Argumentai "už": nemokama programa, reikalaujanti registracijos svetainėje (raktą gausite el. paštu). Taip pat galima naudoti prie bylos pridėtą parašą pasirašant bylą EDS, t.y. failas ir raktas bus tame pačiame faile arba atskirai nuo failo.

Minusai: pasirašydami galite pridėti tik vieną elektroninį parašą;

Galite pasirašyti EDS dokumentą, dešiniuoju pelės klavišu spustelėdami failą meniu „ViPNet CryptoFile“ -> Pasirašyti.

CryptoARM

Minusai: mokama programinė įranga;

Argumentai "už": pasirašydami failą galite pridėti daug EDS parašų.

Galite pasirašyti EDS dokumentą dešiniuoju pelės klavišu spustelėdami failą, esantį meniu „CryptoARM -> Sign“.

Kaip pasirašyti pdf naudojant EDS

Jei jums reikia pasirašyti dokumentą, pavyzdžiui, mokesčių inspekcijai, perskaitykite aukščiau pateiktas instrukcijas „Kaip pasirašyti failą naudojant EDS“, jei jums reikia parašo su matoma dokumento dalimi, tada perskaitykite toliau pateiktas instrukcijas.

Norint pasirašyti pdf dokumentą naudojant EDS programinę įrangą.

Argumentai "už": Elektroninis parašas matomas dokumente.

Minusai: Programos kaina (90 dienų nemokamai).

taip pat turi būti įdiegta „Acrobat Reader DC“ arba „Adobe Acrobat Pro“.

Prieš įterpdami elektroninį parašą į pdf dokumentą, turite sukonfigūruoti „Acrobat Reader DC“, kad jis veiktų su „CryptoPro PDF“ programa, tam „Acrobat Reader DC“ paspauskite Ctrl + K arba eikite į meniu Redaguoti -> Nuostatos, kategorijose pasirinkite Parašai -> kur spustelėkite „Sukurti ir registruotis“ Norėdami gauti daugiau informacijos, žr. paveikslėlį:

„Numatytasis pasirašymo metodas“ pasirinkite „CryptoPro PDF“, kaip parodyta paveikslėlyje:

Pasirašome pdf dokumentą su EDS

Atidarykite pdf dokumentą -> dešinėje srityje spustelėkite užpildyti ir pasirašyti

Viršutiniame „Acrobat Reader“ programos skydelyje spustelėkite „Užpildyti ir pasirašyti“ -> „Papildomi įrankiai“

Turite pasirinkti sertifikatų įrankį, kurį norite pridėti prie skydelio.

Spustelėjus sertifikatus, skydelyje pasirodys įrankis „Įdėti skaitmeninį parašą“, spustelėkite jį, tada pasirinkite sritį, kurioje norime įdėti skaitmeninį parašą su žymekliu, pasirodys langas su sertifikato pasirinkimu.

Pasirinkite sertifikatą -> Gerai -> Pasirašyti.

Skaitmeninis parašas pdf formatu atrodo taip:

Mūsų pdf dokumentas yra pasirašytas, taip pat galite įdėti kelis parašus į vieną pdf failą.

Kaip pasirašyti „Word“ dokumentą naudojant EDS

Jei jums reikia pasirašyti dokumentą su matoma dokumento parašo dalimi, perskaitykite toliau pateiktas instrukcijas, bet jei jums reikia pasirašyti žodinį dokumentą ir nusiųsti jį, pavyzdžiui, mokesčių inspekcijai, tada aukščiau pateiktas instrukcijas " Kaip pasirašyti failą naudojant EDS “jums tiks.

Norėdami pasirašyti „Word“ dokumentą naudodami EDS, mums reikia „CryptoPro Office Signature“ programos.

- mokama programinė įranga, skirta pasirašyti dokumentus „Wort“, „Excel“.

Įdiegę galite nedelsdami pradėti pasirašyti „Word“ dokumentus naudodami EDS, norėdami tai padaryti, atidarykite „Word“ dokumentą, kuris turi būti pasirašytas naudojant EDS -> Įvertinimo meniu -> teksto bloke spustelėkite parašo eilutę ir pasirinkite parašo eilutę (CRYPTO- PRO).

Tarkime, kad į „Word“ dokumentą reikia įterpti du elektroninius parašus, tam mes du kartus atliekame aukščiau parodytą operaciją, nepasirašę. Kadangi pasirašius vienu parašu, dokumentas taps neredaguotas. Todėl įterpiame du elektroninio parašo laukus.

Po to galite pasirašyti spustelėję vieną parašą, pasirinkti EDS ir pasirašyti, tada atlikti tuos pačius veiksmus su antruoju parašu.

EDS pasirašytas „Word“ dokumentas atrodo taip:

Kaip pasirašyti „Excel“ dokumentą naudojant EDS

Aš nesikartosiu, kad pasirašytumėte „Excel“ dokumentą naudodami EDS, turite padaryti tą patį, ką ir „Word“, pamatyti šiek tiek aukščiau.

Dėmesio: Jei jums reikia pasirašyti „Excel“ dokumentą su matoma dokumento parašo dalimi, perskaitykite toliau pateiktas instrukcijas „Kaip pasirašyti„ Word “dokumentą naudojant EDS“, jei jums reikia pasirašyti „Excel“ dokumentą ir išsiųsti, pvz. , į mokesčių inspekciją, tada puslapio viršuje pateiktas instrukcijas „Kaip pasirašyti failą naudojant EDS“.

Kaip pasirašyti sutartį naudojant EDS

Atsižvelgdami į tai, kokiu formatu buvo sukurta sutartis, perskaitykite aukščiau esantį straipsnį Kaip pasirašyti „Word“ ar PDF dokumentą.

Kaip pasirašyti įgaliojimą naudojant EDS

Perskaitykite aukščiau esantį straipsnį ir pasirinkite tinkamą parinktį, kaip pasirašyti įgaliojimą naudojant EDS.

Klausimai:

Ar leidžiama redaguoti pasirašyto EDS failą?

- Ne, po pasirašymo failo redaguoti negalima, pavyzdžiui, jei bandote redaguoti „Word“ pasirašytą tekstą, visi parašai ištrinami.

Kaip atrodo EDS pasirašytas dokumentas?

- Viskas priklauso nuo to, kokiu būdu pasirašėte dokumentą. Jei pasirašėte dokumentą, kaip nurodyta instrukcijose pradžioje, failas bus su plėtiniu .sig. Be to, failas ir EDS gali būti atskiras failas, tai priklauso nuo failo pasirašymo metodo.

Jei pasirašėte pdf, „Word“ ar „Excel“ dokumentą naudodami specialias programas, tada jų atskirti neįmanoma. Būtina atidaryti dokumentą ir jau viduje įsitikinti, ar yra parašas, ar ne.

Mūsų kompiuterinių technologijų amžiuje dokumentams patvirtinti pradėtas naudoti vadinamasis elektroninis skaitmeninis parašas arba sutrumpintas EDS. Tačiau šiuo klausimu daugelis nelabai supranta, kam to reikia, nes dauguma yra įpratę dirbti senamadiškai, pasirašyti dokumentus ranka. Kaip pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu, bus aptarta toliau.

skaitmeninis parašas ar EDS?

EDS yra tam tikras elektroninės formos objektas, pagal kurį galite iš karto identifikuoti jį suformavusį asmenį, nustatyti autorystę, patikrinti dokumento autentiškumą ir kt.

Natūralu, kad vizualiai EDS gali atrodyti kaip įprastas parašas grafinio objekto pavidalu, įterptas į dokumentą. Tiesą sakant, čia veikia asimetriniai šifravimo ir kriptografijos algoritmai. Pati EDS naudoja privatų raktą ir rakto sertifikatą, kuris leidžia nustatyti įgaliotą asmenį ir jam priklausantį parašą, dokumento vientisumą ir jo pasirašymo fakto patvirtinimą.

Kodėl turėtumėte pasirašyti EDS dokumentus?

Daugelis žmonių yra šiek tiek sutrikę, ar reikia ir įmanoma pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu. Į šį klausimą galima atsakyti tik teigiamai. Kad būtų lengviau suprasti, apsvarstykite vieną pavyzdį.

Tarkime, įmonė, kuriai atstovauja jos generalinis direktorius, turi sudaryti dvišalę sutartį. Akivaizdu, kad bet kuriuo atveju jis turės būti patvirtintas, nes be jo jis neturės teisinės galios. Tačiau išsiųsti užbaigtą sutartį, tarkim, faksu, pasirodo neįmanoma. Siunčiant el. Paštu, nuskaityto dokumento grafinis formatas neskatinamas, nes parašas gali būti suklastotas. Taigi jūs turite siųsti tą patį „Word“ failą, tačiau toks dokumentas turi būti pasirašytas. Bet kaip pasirašyti „Word“ dokumentą elektroniniu parašu? Apskritai, čia nėra nieko ypač sunkaus. Toliau mes apsvarstysime kelis paprastus EDS kūrimo metodus. Kol kas sustosime ties teisiniais klausimais.

Ar reikia rankiniu būdu pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu?

Daugelis biuro darbuotojų ir vadovų mano, kad papildomai (rankiniu būdu) būtina patvirtinti dokumentus, kuriuose yra EDS (taip sakant, tik tuo atveju). Tai aiškus kliedesys. Tai visiškai neprivaloma.

Faktas yra tas, kad kuriant skaitmeninį parašą ir sertifikatą su sertifikavimo centru sudaromas specialus susitarimas ir patvirtinamas notaro, o sertifikato generavimo etape išduodamas privatus raktas. Teisiniu požiūriu tai yra EDS savininko patvirtinimas. Taigi išvada leidžia daryti išvadą: antrinio stebėjimo nereikia.

Darbo su EDS algoritmas

Išsiaiškinkime, kaip pasirašyti dokumentą ir pažiūrėkime, kaip visa tai veikia.

Tokie procesai grindžiami kriptogramos sukūrimu, kuri maišo failą, kuris yra sertifikuojamas, nustatant savininko duomenis, autorystę ir duomenų vientisumą. Kitame etape sukurta maiša užšifruojama naudojant privatų raktą, po to suformuojamas visas dokumentas su EDS arba atskiras parašo failas, susietas su dokumentu.

Gavėjas naudoja viešąjį raktą, kad iššifruotų, patvirtintų (patvirtintų) ir patikrintų dokumento vientisumą. Žinoma, apskritai dauguma algoritmų yra labai panašūs vienas į kitą. Skirtumas gali pasirodyti tik priklausomai nuo naudojamos programinės įrangos tipo.

Kaip pasirašyti „Word“ dokumentą elektroniniu parašu naudojant redaktorių?

Daugelis vartotojų net nesuvokia, kad EDS galima sukurti gana paprastai net naudojant biuro redaktorių „Word“. Kaip pasirašyti „Word“ dokumentą elektroniniu parašu? Lengvas kaip pyragas. Veiksmai skirtingose ​​redaktoriaus versijose šiek tiek skiriasi, tačiau apskritai esmė ta pati. Apsvarstykite galimybę sukurti parašą naudojant „Word 2007“ kaip pavyzdį.

Taigi, kaip elektroniniu būdu pasirašyti dokumentus naudojant tik „Word“? Norėdami tai padaryti, įdėjus žymeklį į tą vietą, kur turėtų būti parašas, naudojamas įterpimo meniu, kuriame pasirinktas teksto elementas. Tada turėtumėte rasti parašo eilutės elementą ir nustatyti MS Office parašo eilutę.

Nustatymų dialogo lange turite nurodyti dokumentą pasirašiusio asmens duomenis, tada pasirinkti originalo parašo nuskaitymą ir įvesti savo vardą lauke šalia piktogramos „x“. Tada bus rodoma atspausdinta parašo versija.

Planšetiniame kompiuteryje su rašysena galite jį pasirašyti patys. Jei jums reikia pasirašyti dokumentą kelių asmenų vardu, turėsite sukonfigūruoti kiekvieno asmens parašo laukus.

Galite padaryti paprastesnį dalyką, pasirinkę eilutę „Paruošti“ mygtuko „Biuras“ meniu, tada nurodyti parašo pridėjimą, tada naudoti dokumento pasirašymo tikslą, tada pasirinkti parašą ir, galiausiai, „Pasirašyti“ elementą. Parašą patvirtins raudona piktograma, rodoma skydelyje, ir užrašas, nurodantis, kad dokumente yra EDS.

Populiariausi skaitmeninio parašo kūrimo įrankiai

Dabar pažiūrėkime, koks galėtų būti problemos, kaip pasirašyti dokumentą, sprendimas. Tam patartina naudoti trečiųjų šalių programinę įrangą.

Iš rusų kalbos programinės įrangos populiariausi ir labiausiai paplitę yra šie programinės įrangos paketai:

• CryptoARM;
• Crypto PRO;
• CryptoThree.

Pirmoji programa atrodo paprasčiausia, todėl toliau bus svarstoma, kaip pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu, būtent jos pagalba.

EDS kūrimas naudojant „CryptoARM“ programos pavyzdį

Yra du būdai, kaip sukurti skaitmeninį parašą naudojant šią programą: naudojant kontekstinį meniu ir atliekant veiksmus per pagrindinę programos sąsają. Kad būtų lengviau suprasti procesą, mes sutelksime dėmesį į pirmąjį variantą, juolab kad antrasis yra beveik identiškas, tik pagrindinis veiksmas yra iškviečiamas tiesiai iš programos. Tarkime, jums reikia skaitmeniniu būdu pasirašyti „Word“ dokumentą.

Pirma, „Explorer“ turite pasirinkti mus dominantį dokumentą, o RMB meniu pasirinkite eilutę „Sign“. Po to pasirodys langas „Vedlys“, kuris padės atlikti visus tolesnius veiksmus. Paspauskite mygtuką Tęsti ir patikrinkite, ar failas pasirinktas. Jei reikia, galite pridėti dar kelis objektus, kad juos pasirašytumėte vienu metu.

Dar kartą paspauskite mygtuką „Kitas“ ir kitame lange pasirinkite kodavimo metodą. Iš esmės galite nieko nepalikti ir palikti numatytuosius nustatymus. Kitame žingsnyje galite įvesti papildomus duomenis (laiko žymą, vizą ir pan.). Pakeliui galite pažymėti laukelį laukelyje, kuriame parašas išsaugomas kaip atskiras objektas (vėliau patikrinus parašą dokumente, reikės abiejų failų). Jei langelis nepažymėtas, parašo failas bus sujungtas su dokumentu.

Tęsę turėsite pasirinkti sertifikatą, kurį išdavė atitinkama sertifikavimo institucija (jį galima rasti išoriniame „eToken“ arba užregistruoti sistemos registre). Po to likusius parametrus galima palikti nepakeistus. Baigus visus veiksmus, belieka tik spustelėti mygtuką „Baigti“.

Pastaba: jei pasirašyti buvo pasirinktas atskiras failas, jis paprastai bus tame pačiame kataloge kaip ir originalus pasirašytinas dokumentas ir turi plėtinį SIG.

PDF, HTML ir XML dokumentų pasirašymo ypatybės

Galiausiai keli žodžiai apie kitus formatus. Iš esmės PDF dokumentų atveju veiksmai bus vienodi, tačiau dėl kitų „Adobe“ programų specifikos patartina atskirti parašo failą nuo pagrindinio dokumento.

Galima situacija, kai dokumento gavėjas pirmiausia nori susipažinti su jo turiniu, tam naudodamas tą patį „Acrobat“ („Reader“), ir tik tada patikrins parašą. Beje, kai kurios „Adobe“ programos taip pat leidžia pasirašyti failus naudojant standartines priemones.

Jei dirbdami su plonaisiais klientais įterpsite parašą į HTML dokumentus, naršyklėje turėsite spustelėti „Pasirašyti ir siųsti“, po to bus suaktyvintas kūrėjo scenarijus, kuris sudarys eilutės kintamąjį su duomenimis apie dokumentų patvirtinimą, kuris įvedamas į specialų paslėptą lauką, pasirašomas ir siunčiamas į serverį POST metodu. Tada dokumentas ir parašas bus patikrinti, po to serveryje bus sugeneruota lentelė su paties pasirašyto dokumento laukais ir jo EDS.

Galite pasirašyti kaip įprastus dokumentus, naudoti „InfoPath Office“ įrankį arba sukurti tinkintos žymos atributą pačiame dokumente.

Trumpa santrauka

Čia yra trumpas vadovas, kaip elektroniniu būdu pasirašyti dokumentus. Žinoma, čia buvo pateikti toli gražu ne visi metodai, leidžiantys atlikti tokias operacijas, ir nebuvo atsižvelgta į visas EDS kūrimo programas. Tačiau net ir iš tokio trumpo aprašymo jau galima suprasti, kam skirtas elektroninis parašas ir kaip iš esmės veikia visi reikalingi algoritmai.

Jei pažvelgsite į tam tikros rūšies programinę įrangą, ypač į biuro programas ar populiariausius „Adobe“ produktus, galite naudoti jų pačių įrankius. Tačiau darbo supaprastinimo požiūriu, bent jau pradedančiam vartotojui, geriau naudoti „CryptoARM“ pavyzdžiu trečiųjų šalių komunalines paslaugas. Savaime suprantama, kad nereikėtų pamiršti teisinės problemos pusės. Kai kurios įmonės savarankiškai sukuria elektroninius parašus ir sertifikatus, tačiau galų gale jie nepasirodo visiškai negaliojantys, tačiau jie neturi teisinės galios.

Tiems, kurie tik pradeda susipažinti su elektroniniu dokumentų valdymu (EDM), kyla klausimų: kodėl mums reikalingas elektroninis parašas, kokios jo rūšys yra ir kaip pasirašyti PDF ar „Word“ dokumentą elektroniniu parašu.

Elektroninis skaitmeninis parašas yra ranka rašyto parašo internetinis analogas. Ant popieriaus jis atrodo kitaip: tai skaičių rinkinys, grafinis vaizdas, pavyzdžiui, spaudinys ar tekstas.

Elektroninis parašas apsaugo informaciją nuo klastojimo (neteisėto modifikavimo) ir leidžia nustatyti jos autorių, savininką.

Elektroninis dokumentas teisiškai prilygsta popieriniam dokumentui, jei jis pasirašytas sustiprintu kvalifikuotu elektroniniu parašu. Taip pat naudojamas paprastas ir sustiprintas nekvalifikuotas elektroninis parašas, tačiau jo naudojimas apyvartoje turi būti iš anksto aptartas su sandorio šalimis ar išoriniais informacijos vartotojais.

Įstatymas nustato tam tikras elektroninio parašo taikymo taisykles. Kuris iš trijų tipų reikalingas konkrečioje situacijoje, apibendrintas lentelėje:

Kur ir kaip gauti ES

Patobulintą kvalifikuotą elektroninį parašą išduoda tik sertifikavimo centrai, gavę atitinkamą Telekomunikacijų ir masinių ryšių ministerijos akreditaciją. Tokių organizacijų registras skelbiamas departamento svetainėje, kuris padės išsirinkti tinkamiausią variantą.

Norėdami gauti, jums reikės:

• prašymas, pasas, SNILS - asmenims (išskyrus individualius verslininkus);
• tas pats, plius USRIP išrašas ir registracijos pažymėjimas Federalinėje mokesčių tarnyboje (nuo 2017 m. sausio 1 d. tokios formos nėra išduodamos, todėl registro lapo kopija registre) - individualiems verslininkams;
• paraiška, pasas, steigiamųjų dokumentų kopijos, išrašas iš Vieningo valstybinio juridinių asmenų registro, registracijos liudijimas (nuo 2017 m. sausio 1 d. - įrašo lapo kopija registre) - juridiniam asmeniui;
• tie patys, plius duomenys apie valstybinę registraciją pagal užsienio valstybės taisykles, išversti į rusų kalbą ir patvirtinti - užsienio bendrovėms.

Jei į centrą kreipiasi pareiškėjo atstovas, jis turi turėti su savimi savo pasą ir įgaliojimą.

Mes pasirašome dokumentą

Gavę ir įdiegę parašą asmeniniame kompiuteryje, turėtumėte išsiaiškinti, kaip įvairiose situacijose pasirašyti EDS dokumentą. Pažvelkime į du populiariausius formatus - PDF ir „Word“.

Taigi, yra paruoštas tekstas, sukurtas „Microsoft Word 2010“ versijoje. Viršutiniame kairiajame kampe atidarykite skyrių „Failas“. Randame užrašą „Informacija“. Šiame skirtuke yra trys skirtingos galimybės: duoti kam nors leidimą keisti tekstą, patikrinti informacijos kokybę naudojant papildomas paslaugas, pamatyti vieną iš anksčiau išsaugotų versijų. Turime sutelkti dėmesį į skyrių „Apsaugoti dokumentą“. Pačiame apačioje yra mygtukas, leidžiantis įdėti elektroninį parašą.

Ši parinktis neveiks, jei turite „Word 2003“ ar 2007. „2003“ programoje turite pereiti prie tokio įrankio kaip „Įrankiai“, tada „Parinktys“ ir „Sauga“. Čia mes pasirenkame „Skaitmeniniai parašai“.

Apsvarstykime, kaip elektroniniu būdu pasirašyti „Word“ dokumentą, 2007 m. Mes einame į „Office“ (mygtukas viršutiniame kairiajame kampe), tada „Pasiruošti“ (Paruošti). Yra specialus skyrius su skaitmeniniais parašais.

Dar lengviau pasirašyti „Open Office“ programoje paruoštą informaciją. Įrankių juostos skirtuke „Failas“ iškart yra skyrius „Skaitmeniniai parašai“.

Panagrinėkime, kaip pasirašyti PDF dokumentą naudojant EDS „Adobe Acrobat Reader“. Atidarykite skyrių „Redagavimas“ ir skirtuką „Nustatymai“. Iškart atsiduriame „Kategorijose“, kur einame į „Skaitmeniniai parašai“ ir pasirenkame norimą.

Specialios programos

„CryptoPro“ CSP

Palaikomi algoritmai:

Palaikoma programinė įranga:

• „Microsoft Office“;
• „Microsoft Exchange“ ir „Microsoft Outlook“;
• „Adobe Systems Inc“ produktai;
• naršyklės „Yandex.Browser“, „Sputnik“, „Internet Explorer“, „Edge“;
• „Microsoft Authenticode“;
• „Microsoft IIS“, „nginx“, „Apache“;
• „Microsoft“ nuotolinio darbalaukio paslaugos;
• „Microsoft Active Directory“.

CryptoARM

Turi keletą versijų:

• „CryptoARM Start“ yra nemokama versija, kuriai nereikia įvesti licencijos rakto. Atlieka parašo ir šifravimo operacijas naudodami standartinius „Windows“ šifravimo teikėjus. Jei yra įdiegta „CryptoPro CSP CIPF“, EDS patikrinama dokumente (paties EDS negalima sukurti);
• „CryptoARM Standard“ - pagrindinė versija: skaitmeninio parašo teisingumo sukūrimas ir tikrinimas, visiškai palaiko kriptografinės informacijos sistemą „CryptoPro CSP“;
• „CryptoARM Standard PRO“ yra papildomi moduliai TSP ir OCSP, išplėstinis parašo modulis. Sukuria ir patikrina patobulinto CRYPTO-PRO parašo teisingumą;
• „CIPF CryptoARM 5“. Sertifikuota versija. Atitinka Nr. 63-FZ „Dėl elektroninių parašų“ reikalavimus. Be to, kompaktiniame diske reikia įsigyti platinimo rinkinį su „CryptoPro CSP 4.0“ forma ir kriptografinės informacijos apsaugos sistema.

„CryptoARM“ funkcijos:

• Atskirų failų, duomenų paketų ir archyvų EDS;
• parašo variantai: pirminis, papildomas (kelių asmenų) ir patvirtinantis (aukštesnio lygio darbuotojo);
• išplėstinių EDS savybių taikymas (sukūrimo laikas, vartotojo komentaras);
• klasikiniai ir pažangūs EDS formatai;
• dvi parašo parinktys (atskirtos nuo pradinių duomenų ir sujungtos su duomenimis);
• pasirašyto failo ištrynimas, įskaitant garantuotą ištrynimą;
• pasirašytinų duomenų dydį riboja tik failų sistema ir laisva vieta;
• vienu metu apdoroti neribotą skaičių failų;
• parašo spausdinimas ant popieriaus.

Tikslaus dokumentų pasirašymo laiko patvirtinimas:

• EDS su laiko žyma;
• pasirašyto dokumento laiko žymos peržiūra ir tikrinimas;
• peržiūrėti ir patikrinti parašo laiko žymę.

CryptoThree

Tai išsamus dokumentų šifravimo ir pasirašymo, skaitmeninių sertifikatų tvarkymo, autentifikavimo ir pan. Sprendimas. „CryptoTree“ įsigyti yra daug pigiau, nei pirkti produktus atskirai.

Vartotojo darbo vietoje yra įdiegtas „CryptoPro CSP“ šifravimo teikėjas ir „CryptoARM“ programa, skirta šifravimo ir skaitmeninio parašo operacijoms atlikti. Programa atitinka 2002-10-01 Rusijos Federacijos federalinio įstatymo Nr. 1-FZ „Dėl elektroninių skaitmeninių parašų“ reikalavimus.