Paskutinis darbo su dokumentais etapas biure yra bylų apdorojimas tolesniam jų saugojimui ir naudojimui. Bylų saugojimui tvarkymas apima mokslinės ir praktinės dokumentų vertės tyrimą, bylų registravimą, inventorizacijos sudarymą nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpių atvejais.
Vertybės ekspertizėdokumentus yra dokumentų atranka valstybės saugojimo arba nustatant jų saugojimo sąlygas pagal priimtus kriterijus.
Apibendrintai, dokumentų vertinimo užduotys yra šios:
Politinės, ekonominės, mokslinės, kultūrinės reikšmės dokumentų parinkimas, kad jie vėliau būtų perduoti nuolatiniam saugojimui į Rusijos Federacijos valstybinius archyvus;
Atranka laikinai saugoti dokumentus, kurie nėra mokslinės ir istorinės vertės, tačiau išlaiko praktinę vertę;
Skiriama sunaikinti dokumentus, kurie neturi mokslinės vertės ir prarado praktinę vertę;
Dokumentų saugojimo sąlygų nustatymas ar keitimas. Dokumentai vertinami remiantis istorizmo principais,
nuoseklumas, vientisumas. Dokumentų vertinimo kriterijai yra jų kilmė, turinys ir išorės ypatybės.
Ekspertų komisijos. Vertė biuro darbe tikrinama rengiant bylų nomenklatūrą, formuojant bylas ir tikrinant dokumentų priskyrimo byloms teisingumą, taip pat rengiant bylas vėlesniam saugojimui ir skiriant bylas sunaikinimui.
Organizuoti ir atlikti dokumentų vertės tyrimą, jų atrinkimą saugoti ir sunaikinti įstaigoje sukuriama nuolatinė ekspertų komisija (EK). Ministerijose ir departamentuose, centrinėse viešųjų organizacijų įstaigose, skirtose atrinkti ir perduoti dokumentus valstybiniam saugojimui, taip pat stebėti ir teikti metodinę pagalbą pavaldžioms organizacijoms, sukuriamos centrinės ekspertų komisijos (VRK).
VRK ir EK yra patariamieji organai. Jie nuolat palaiko ryšius su atitinkamos archyvinės institucijos ekspertų peržiūros komisijomis (EPC), iš kurių gauna organizacinio ir metodinio pobūdžio nurodymus.
Vertės vertinimo atlikimas. Kiekvienais metais organizacijų biuro darbe jie atrenka dokumentus nuolatiniam ir laikinam saugojimui, taip pat naikinimui. Šią atranką atlieka struktūrinių padalinių darbuotojai, dalyvaujant departamento, archyvo darbuotojams. Tai apima faktinio bylos dokumentų turinio analizę. Ne tik remiantis bylų antraštėmis, bet ir lapus po puslapio skenuojant dokumentus, nustatoma jų mokslinė ir praktinė vertė bei atitinkami saugojimo laikotarpiai.
Ekspertų komisijos darbo metu sudaromos keturios dokumentų grupės, turinčios skirtingą saugojimo laikotarpį:
1) nuolatinis saugojimas valstybės archyvuose;
2) laikinas saugojimas departamento archyve (daugiau nei 10 metų);
3) laikinas saugojimas (iki 10 metų);
4) gali būti sunaikinti dėl pasibaigusio saugojimo laikotarpio.
Departamento archyve perduodamos nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo bylos. Jų perkėlimas vyksta tik pagal inventorių. Laikino (iki 10 metų) saugojimo atvejai nepristatomi į departamento archyvą. Juos centralizuotai saugo dokumentų palaikymo tarnyba arba struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo laikotarpiui, jie gali būti sunaikinti.
Patvirtinus nuolatinio saugojimo bylų aprašus, archyvinė institucija leidžia įstaigai sunaikinti dokumentus, kuriems nustatytas laikinas saugojimo laikotarpis. Dokumentų sunaikinimas įforminamas aktais. Dokumentų ir bylų skyrimo sunaikinti aktą pasirašo EK pirmininkas ir nariai, patvirtina institucijos vadovas.
Dokumentų vertės tyrimas atliekamas keliais etapais, pradedant dabartiniu biuro darbu ir baigiant valstybės archyvu. Pirmuoju etapu, nustatant dokumentų vertę, galima laikyti bylų nomenklatūros sudarymą, kai tarsi yra iš anksto nustatyti sukurtų dokumentų saugojimo laikotarpiai.
Antrą kartą pačių dokumentų vertės tyrimas atliekamas po dvejų metų, kai dokumentai paliko operatyvinį darbą, rengiant dokumentus ilgalaikiam saugojimui ar pateikimui įstaigos archyvui.
O trečią kartą dokumentų vertė vėl nurodoma, kai jie iš įstaigos archyvo perduodami nuolatiniam saugojimui į valstybės archyvą.
Dokumentų vertės tyrimas įstaigose atliekamas vadovaujant ekspertų komisijai (EK), kuri veikia nuolat. Didelėse sudėtingos struktūros įstaigose veikia centrinės ekspertų komisijos (VRK), kurios vienija ir koordinuoja struktūrinių padalinių, pavaldžių ar pavaldžių institucijų ekspertų komisijų darbą. VRK (EK) darbo organizavimo tvarka ir jų funkcijos apibrėžtos „Pagrindinėse departamentų archyvų darbo taisyklėse“. Ekspertų komisija sukurta vadovo įsakymu iš labiausiai kvalifikuotų darbuotojų, turinčių didelę patirtį ir žinias apie pramonę, taip pat biuro, departamento archyvo vadovo ir apskaitos skyriaus vedėjo. Mažose įstaigose ir įmonėse ekspertų komitetą sudaro sekretorius ir buhalteris.
VRK taip pat yra už šią organizaciją atsakingos valstybinės archyvo tarnybos institucijos atstovas. Komisijai turėtų vadovauti vienas iš pagrindinių organizacijos darbuotojų. Paprastai komisiją sudaro 3-5 žmonės.
Iš pagrindinių ekspertų komisijos užduočių išskiriame:
institucijos ir jos struktūrinių padalinių reikalų nomenklatūrų projektų svarstymas;
kasmetinių dokumentų saugojimui ir sunaikinimui atrankos organizavimas;
dokumentų ir bylų, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigė, svarstymas.
Ekspertų komisijos yra kolegialūs organai, jų posėdžiai protokoluojami. Protokolus pasirašo komisijos pirmininkas ir sekretorius, o patvirtina organizacijos vadovas.
Tai labai palengvina dokumentų vertės tyrimą, suskirstant juos į tris grupes:
- - pagrindinius dokumentus, kurie geriausiai atspindi institucijos, įmonės, įmonės veiklą vykdant pagrindines funkcijas ir užduotis (nuostatai, įsakymai, planai, ataskaitos, ataskaitos, apžvalgos, posėdžių ir konferencijų protokolai, susirašinėjimas su valdžios institucijomis, organizacijoms veiklos klausimais). Šie dokumentai daugiausia saugomi nuolat;
- - operatyviniuose dokumentuose yra informacija, reikalinga dabartinei praktinei veiklai (apskaitos ir ataskaitų teikimo, tiekimo ir pardavimo, administraciniai ir ekonominiai klausimai ir kt.). Šios kategorijos dokumentams nustatyti laikino saugojimo laikotarpiai;
- - personalo dokumentai (įsakymai, darbuotojų ir darbuotojų asmeninės kortelės, personalo apskaitos knygos, asmeninės darbuotojų ir darbuotojų darbo užmokesčio sąskaitos ir kt.). Ši dokumentacija turi ilgą saugojimo laikotarpį, ji dažnai konsultuojamasi, norint pateikti užklausų dėl piliečių pareiškimų apie darbo patirtį, darbo užmokestį ir kitus klausimus, ji saugoma ilgą laiką (75 metus).
Tikrinimas turėtų prasidėti nuo biuro ar vadovybės sekretoriato dokumentų peržiūros, o paskui tokių funkcinių struktūrinių padalinių kaip gamybos padaliniai ir apskaita. Kiekviename skyriuje pirmiausia peržiūrima svarbiausia ir apibendrinanti medžiaga, o nuolatiniam saugojimui parenkami dokumentų, geriausiai apibūdinančių pagrindinę įstaigos veiklą, originalai: nuostatai, įsakymai, ilgalaikiai planai, ataskaitos, ataskaitos ir kt. Jei dėl kokių nors priežasčių nėra originalų, patvirtintos šių dokumentų kopijos paliekamos saugoti.
Dvigubos dokumentacijos (padaugintos keliomis kopijomis ir išsiųstos informacijai įvairiems struktūriniams padaliniams) gali būti sunaikintos. Tik originalas paliekamas nuolatiniam saugojimui struktūriniame vienete, kuriame jis buvo sudarytas. Tačiau jei dokumento dublikate yra kokių nors vertingų ženklų, kurių nėra ant originalo, arba originalas yra prastos fizinės būklės, jis taip pat turėtų būti paliktas saugoti.
Įsisavinti dokumentai saugomi, kai jų turinys nėra tinkamai atspindėtas konsoliduotuose dokumentuose.
Antrasis vertės vertinimo etapas prasideda struktūriniuose padaliniuose, skirstant metinį bylų rinkinį į grupes pagal saugojimo laikotarpius: nuolatinis, ilgalaikis (daugiau nei 10 metų), laikinas (iki 10 metų imtinai).
Esminis tyrimo momentas yra dokumentų, kuriuose yra pasikartojančios informacijos, identifikavimas. Dokumentai, kuriuose yra visa informacija, paliekami nuolatiniam saugojimui.
Neleidžiama atrinkti dokumentų saugoti ir skirti sunaikinti tik remiantis bylos pavadinimu. Būtina išnagrinėti visus nuolatinio saugojimo atvejus ir peržiūrėti juos su EPK ženklu, kad būtų galima nustatyti ir paimti mažos vertės dokumentus, kurie per klaidą pateko į bylą. Tokie dokumentai turi būti skirti sunaikinti arba jų saugojimas turi būti pagrįstas.
Tiriant bylas, konfiskuoti juodraščiai, jų kopijos, klaidingai paliktos bylose.
Konkretūs dokumentų saugojimo laikotarpiai nustatomi naudojant archyvinių institucijų specialiai parengtus ir patvirtintus dokumentinės medžiagos sąrašus, nurodant įvairių kategorijų dokumentų saugojimo terminus.
Archyvinės institucijos sukūrė standartinius sąrašus. Jie nustato daugumai institucijų, organizacijų, įmonių būdingų dokumentų saugojimo laikotarpius ir atspindi bendras jų veiklos funkcijas ir klausimus (valdymas, kontrolė, planavimas, apskaita, ataskaitų teikimas, finansavimas, darbo organizavimas, produktų tiekimas ir pardavimas ir kt.). ).
Atliekant egzaminą, gali būti naudojami kelių tipų standartiniai sąrašai:
- - valstybinių komitetų, ministerijų, departamentų ir kitų institucijų, organizacijų ir įmonių veikloje sugeneruotų standartinių dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius;
- - dokumentų, kuriuos reikia gauti valstybės archyve, sąrašas;
- - mokslinių ir techninių dokumentų sąrašas, kurį turi priimti valstybės archyvai.
Žinoma, modelių sąrašai negali visiškai apimti visų įvairių pramonės šakų dokumentų. Todėl, remdamiesi pavyzdiniais sąrašais, ministerijos ir departamentai rengia sąrašus, apimančius jų sistemos institucijų dokumentus. Departamentų sąrašuose pateikiamas išsamiausias ir sistemingiausias departamentų sistemos veikloje sukauptų dokumentų sąrašas. Todėl, jei yra departamentų sąrašas, jis pirmiausia turėtų būti naudojamas atliekant egzaminą ir tik tuo atveju, jei jo nėra, žiūrėkite modelių sąrašus.
Visas dokumentų, sukurtų organizacijos veikloje, kompleksas yra vertinamas.
Tam tikrą grupę sudaro bylos su EPK ženklu, nes nagrinėjant bus sprendžiamas jų saugojimo sąlygų klausimas.
Bylos, pažymėtos EPK, kuriose yra nuolatinio saugojimo dokumentų, gali būti pertvarkytos. Nuolatinio saugojimo dokumentai, atskirti nuo jų sudėties, sujungiami į vienalytes bylas arba įforminami į atskiras bylas.
Naujai suformuotos bylos pateikiamos tik baigus dokumentų vertės tyrimą.
Galutinį sprendimą, pagrįstą tyrimo rezultatais, priima organizacijos EK arba VRK.
Elektroninių dokumentų paruošimas renkantis juos perkelti į organizacijos archyvą susideda iš šių etapų:
- - nuolatinio saugojimo, laikino saugojimo (daugiau nei 10 metų) ir personalo (atsižvelgiant į Rusijos Federacijos archyvo fondo sudėtį ir sudėtį) apimčių sudarymas;
- - dokumentų fizinės būklės tikrinimas mašininėse laikmenose, skirtose perkelti į archyvą;
- - ED įrašymas į kompiuterinę laikmeną;
- - įrašymo kokybės tikrinimas;
- - ED aprašymas;
- - archyvinių šifrų tvirtinimas prie saugojimo įrenginių (dėžėse) pagal nuolatinio saugojimo ir personalo elektroninių dokumentų archyvinį inventorių;
- - lydimųjų dokumentų rinkinio parengimas.
Pridedamoje ED dokumentacijoje atsispindi ši informacija: dokumento pavadinimas, jo sukūrimo data, turinio ypatybės (santrauka), elektroninis formatas, dokumento apimtis.
Struktūriniame padalinyje esančių dokumentų vertės tyrimo rezultatas-kasmetiniai nuolatinio, ilgalaikio saugojimo ir personalo atvejų aprašo skyriai, taip pat aktai dėl šio struktūrinio padalinio bylų paskirstymo sunaikinimui.
Sunaikinimo aktai apima tik tuos atvejus, kurių saugojimo laikotarpis jau pasibaigęs.
Aktas, kaip taisyklė, surašomas visos organizacijos reikalams ir tvirtinamas organizacijos vadovo po to, kai šių metų nuolatinio saugojimo atvejų aprašą patvirtina archyvinės institucijos EPK (jei organizacija perduoda jo dokumentus saugoti valstybės archyve).
Jei akte nurodomi kelių struktūrinių padalinių atvejai, tai kiekvieno struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas prieš šio padalinio bylų antraščių grupę. Panašių bylų, pasirinktų sunaikinti, antraštės įrašomos į aktą bendroje antraštėje, nurodant šiai grupei priskirtų bylų skaičių.
Dokumentų naikinimo aktą galima surašyti tik po to, kai surašomi metiniai konsoliduotų nuolatinio saugojimo inventoriaus ir skyriaus bylų aprašai atitinkamam laikotarpiui ir juos patvirtina vadovas.
1. BENDROSIOS NUOSTATOS ……………………………………………….… .2
2. DOKUMENTŲ PRINCIPAI IR KRITERIJAI VERTĖS …… ..…
3. EKSPERTŲ KOMISIJA …………………………………………… ... 10
4. DOKUMENTŲ VERTĖS TYRIMO ORGANIZAVIMAS …………………………………………………………… ..… .12
5 DOKUMENTŲ VEIKLOS LAIKYMAS… .. ……………… ....… .19
NAUDOTOS LITERATŪROS SĄRAŠAS ……………………… ... 22
1. BENDROSIOS NUOSTATOS
Dokumentų vertės tyrimas yra dokumentų tyrimas, pagrįstas jų vertės kriterijais, siekiant nustatyti dokumentų saugojimo laikotarpius ir jų pasirinkimą nuolat saugoti.
Įvairių dokumentų vertė tiek organizacijoms, tiek visai valstybei yra nevienoda.
Taigi kai kuriuose dokumentuose yra informacijos, kuri būtina tik konkrečiai problemai išspręsti. Jis yra vienkartinis, o panaudojus jį užduoties metu, dokumentai praranda prasmę. Kituose dokumentuose esanti informacija gali galioti keletą metų. Todėl būtini dokumentai turi būti saugomi tam tikrą laiką. Tačiau yra dokumentų, kurie turi didelę reikšmę ne tik praktinei veiklai, bet ir mokslo tikslams.
Juose yra vertingos informacijos apie politinį, mokslinį ar kultūrinį visuomenės gyvenimą, valstybės raidą, valstybės aparato darbą ir pan. Tokie dokumentai gali būti įvairių valstybės ir viešojo gyvenimo sričių tyrimo šaltiniai. Tai lemia nuolatinio jų saugojimo Rusijos Federacijos valstybiniuose archyvuose poreikį. Taigi dokumentų saugojimo poreikį ir saugojimo laikotarpius pirmiausia lemia juose esančios informacijos svarba.
Todėl vertės tyrimo tikslas yra atrinkti dokumentus nuolatiniam ir laikinam saugojimui bei sunaikinti.
Dokumentams, atrinktiems vėlesniam saugojimui, svarbu nustatyti, kiek laiko gali prireikti juose esančios informacijos. Todėl galiojimo laiko nustatymas yra svarbi užduotis tiriant dokumentų vertę.
Pagal saugojimo laikotarpį dokumentai skirstomi į tris grupes:
· Dokumentai su nuolatiniu saugojimo laikotarpiu;
· Dokumentai, kurių saugojimo laikotarpis yra ilgesnis nei 10 metų;
· Dokumentai, kurių saugojimo laikas yra iki 10 metų.
Vertės tyrimas atliekamas organizacijų ir įmonių biuro darbe, organizacijų archyvuose ir valstybės archyvuose:
· Sudarant bylų nomenklatūrą;
· Bylų formavimas;
· Bylų, skirtų perduoti į organizacijos archyvą, paruošimas baigus biuro darbą.
Bylų nomenklatūros sudarymo etape nustatomi bylų saugojimo laikotarpiai, tai yra, preliminariai įvertinama konkrečioje byloje esančių dokumentų svarba. Formuojant bylas būtina patikrinti dokumentų priskyrimo tam tikriems kompleksams teisingumą pagal jų paskirtį, turinį, saugojimo laiką.
Dokumentų vertės tyrimas organizacijoje atliekamas:
· Darbe biure - rengiant bylų nomenklatūras, formuojant bylas ir rengiant bylas perduoti archyvui;
· Archyve - ruošiantis bylų perdavimui nuolatiniam saugojimui.
Dokumentų vertės tyrimas atliekamas remiantis:
· Galiojantys Rusijos Federacijos įstatymai ir teisės aktai dėl archyvavimo ir valdymo dokumentų;
· Standartiniai ir žinybiniai dokumentų sąrašai, nurodant jų saugojimo laiką, standartinę ir apytikslę bylų nomenklatūrą;
· Federalinės archyvo agentūros (Rosarkhiv) ir Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų archyvų valdymo organų reguliavimo ir metodiniai dokumentai archyvavimo srityje.
Dokumentų vertės tyrimą kasmet atlieka valdymo dokumentų tarnybos (DOU) darbuotojai kartu su organizacijos centrine ekspertų komisija (VRK) arba ekspertų komisija (EK), vadovaudamiesi organizacijos archyvo metodinėmis rekomendacijomis.
Rusijoje dokumentų vertės tyrimas buvo pradėtas plačiai naudoti XIX amžiaus pirmoje pusėje. dėl institucijų archyvų perpildymo. Šio tipo darbai buvo vadinami „išspręstų bylų išardymu“, siekiant sunaikinti „nereikalingus dokumentus“, ir buvo atliekami atskiruose skyriuose, kai dokumentai buvo kaupiami. Vertės tyrimas buvo grynai praktinio pobūdžio: buvo išsaugoti tik tie dokumentai, kurie turėjo praktinės reikšmės įstaigos veiklai, likusi dalis buvo sunaikinta. Dėl vyriausybės reguliavimo stokos ir vienodų dokumentų vertinimo kriterijų prarasta daug vertingų dokumentų.
Pokyčių laikotarpiu dokumentų išsaugojimo, įskaitant jų vertės tyrimą, klausimai sprendžiami vadovaujant valstybės archyvams.
Kuriant ekspertizės teoriją galima išskirti kelis pagrindinius laikotarpius. Iki 1920-ųjų vidurio. iš esmės valstybės archyvuose esančių dokumentų analizė buvo atlikta remiantis tiesioginiu jų vertinimu. Nuo 1920-ųjų vidurio. prieš prasidedant Didžiajam Tėvynės karui, departamentuose ir įstaigose analizuojami dokumentai. Pagrindinis tikslas yra atrinkti makulatūrą vyriausybės reikmėms. Tuo pačiu laikotarpiu kriterijai, pagal kuriuos vertinama
Iki dešimtojo dešimtmečio pradžios. šalyje sukurta reguliavimo ir metodinė bazė, susijusi su institucijų biuro darbo santykiais ir tęstinumu, departamentų ir valstybės archyvų veikla. Dešimtojo dešimtmečio Rusijos ekonominio ir socialinio politinio gyvenimo pokyčiai. negalėjo paveikti dokumentinės informacijos organizavimo ir naudojimo, Rusijos Federacijos archyvų fondo formavimo. Pasikeitė įvairių viešojo gyvenimo sričių valdymo sistema, atsirado nevalstybinės nuosavybės formos įmonės. Jų santykiai su archyvinėmis institucijomis grindžiami iš esmės naujais teisiniais pagrindais. Vietoj administracinių valstybės įtakos priemonių atsiranda sutartiniai santykiai. Be to, keičiasi tradicinių popierinių dokumentų sudėtis ir turinys, vis labiau plinta nauji informacijos nešėjai.
2. DOKUMENTŲ VERTĖS PRINCIPAI IR KRITERIJAI
Dokumentų vertės tyrimas atliekamas remiantis istorizmo, visapusiškumo ir sudėtingumo principais.
Istorizmo principas suponuoja kiekvieno dokumento vertinimą kaip tam tikros istorinės epochos produktą, socialinių reiškinių svarstymą jų vystymosi procese, atsižvelgiant į tam tikrus tokios raidos modelius.
Išsamumo principas reikalauja, kad, vertinant vertę, būtų atsižvelgiama į įvairius kiekvieno dokumento aspektus, atsižvelgiama tiek į jo turinį, tiek į išorines ypatybes.
Remiantis sudėtingumo principu, dokumentai vertinami atsižvelgiant į jų vietą bendrame organizacijos dokumentiniame fonde, nes jie yra susiję vienas su kitu, jie gali pakartoti, papildyti ar įsisavinti kitus dokumentus.
Remiantis nagrinėjimo principais, buvo sukurta kriterijų sistema, tai yra moksliškai pagrįsti požymiai, leidžiantys nustatyti dokumentų vertės laipsnį. Sistemą sudaro trys kriterijų grupės: dokumentų kilmė, jų turinys ir išorės ypatybės.
Dokumentų kilmės kriterijai yra šie: organizacijos vaidmuo ir vieta viešojo administravimo sistemoje ar konkrečioje pramonės šakoje, reikšmė
jo atliekamos funkcijos, individo reikšmė visuomenės gyvenime, dokumentų formavimo laikas ir vieta.
Dokumento išorinių požymių kriterijai apima: dokumento patvirtinimo formą (parašų, datų, rezoliucijų, antspaudų buvimą), turinio įrašymo ir perdavimo formą, dokumento dizaino ypatybes, jo fizinę būklę.
Pažvelkime į kai kuriuos iš jų.
Kilmės kriterijus atsižvelgia į organizacijos vietą valdymo sistemoje ir jos atliekamų funkcijų reikšmingumą, tikslingumą perduoti šios organizacijos dokumentus nuolatiniam saugojimui.
Valstybėje veikia įvairios institucijos, organizacijos ir įmonės, kurios skiriasi funkcijomis, veiklos sritimi, dokumentų sudėtimi ir tt Dokumentus nuolatiniam saugojimui turėtų atrinkti organizacijos, kurios atlieka svarbiausią vaidmenį šalies gyvenime. Šalis.
Dokumentų formavimo laikas ir vieta vaidina svarbų vaidmenį nagrinėjant tam tikrų istorinių laikotarpių dokumentus. Kiekvienas laikotarpis yra reikšmingas su kai kuriais įvykiais. Jų tyrimui labai svarbūs dokumentai, suformuoti įvykio ar reiškinio vietoje ir kilmės metu. Dėl šios priežasties sąvokos „dokumento kilmės laikas“ ir „dokumento kilmės vieta“ yra glaudžiai susijusios.
Šio kriterijaus taikymas yra svarbus ne tik dokumentams, atspindintiems rimtus šalies gyvenimo įvykius, bet ir nustatant atskirų organizacijų ir įmonių dokumentų vertę. Jų veikloje taip pat yra labai svarbių laikotarpių: kūrimas, pertvarkymas, funkcijų keitimas, specialių užduočių vykdymas ir pan. Tokiu metu sukurti dokumentai dažnai reikalauja didesnio dėmesio juos vertinant.
Vienas iš pagrindinių dokumentų vertės kriterijų yra juose esančios informacijos vertė. Turinio vertė tiesiogiai priklauso nuo dokumente atspindėto įvykio, reiškinio, fakto reikšmingumo, taip pat nuo jų aprėpties išsamumo, naujovės ir informacijos unikalumo.
Valdymo dokumentus galima suskirstyti į:
· Dėl dokumentų, atspindinčių pagrindinę visos įstaigos ar organizacijos veiklą, taip pat jos struktūrinius padalinius. Daugelio šių dokumentų galiojimo laikas yra nuolatinis;
· Dokumentai, atliekantys pagalbinį vaidmenį, reikalingi operatyvinei veiklai arba naudojami informaciniais tikslais. Tokie dokumentai saugomi nuo kelių mėnesių iki kelerių metų;
· Dokumentai apie personalą, kuriuos galima saugoti kelis dešimtmečius (kai kurie saugomi nuolat).
Šis kriterijus yra glaudžiai susijęs su dokumento tipo kriterijumi. Taigi pirmąją grupę daugiausia sudaro organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Antroji grupė apima, pavyzdžiui, veiklos ir apskaitos dokumentus. Tačiau tipo kriterijus turėtų būti taikomas tik kartu su kriterijais, skirtais dokumento tikslui ir informacijos svarbai, nes to paties tipo valdymo dokumentų turinys gali atspindėti svarbius ir antraeilius klausimus.
Tiriant dokumentų vertę labai svarbu atsižvelgti į tokį kriterijų, kaip dokumento informacijos kartojimas kituose dokumentuose, nes institucijų ir organizacijų veikloje nemažai dokumentų pasikartojančių dokumentų (originalo kopijos) arba dokumentų kai informacija vienaip ar kitaip kartojasi ... Dvigubi dokumentai dažniausiai skiriami sunaikinti jau formuojant bylas. Tačiau labai svarbu teisingai įvertinti dokumentus, kurių duomenys kartojasi įvairiomis formomis ir apimtimis.
Svarbus vaidmuo atrenkant dokumentus saugojimui ar sunaikinimui tenka nustatant dokumentų patvirtinimo formą. Kalbama apie teisinę dokumentų galią. Visi oficialūs dokumentai, priimti saugoti organizacijos archyve, turi būti teisingai surašyti ir turėti atitinkamą pažymėjimo sudėtį. Tiek dokumentų originalai, tiek jų kopijos turi turėti teisinę galią. Tiriant vertę, pirmenybė teikiama dokumentų originalams, o jų nesant - patvirtintoms kopijoms. Vertinant dokumentus reikia būti labai atsargiems dėl raštvedybos pastabų, įskaitant dokumentų kopijas, nes jos dažnai papildo turinį. Vados gali būti įdomios ir dėl jų autorystės.
Dokumentų išorinių požymių kriterijai apima jų fizinę būklę. Biuro darbe šis kriterijus taikomas atskirais atvejais. Pavyzdžiui, kai dokumento originalo kopija yra prastai išsaugota, kopija perkeliama į saugyklą. Prie originalo galima pridėti kopiją. Pažeidus, vertingiausių dokumentų kopijos gali būti atkurtos.
Kaip jau minėta, atliekant dokumentų vertės tyrimą dokumentų su saugojimo terminais sąrašai leidžia nustatyti saugojimo laikotarpius arba galimybę sunaikinti daugelį valdymo dokumentų. Tačiau norint nustatyti saugojimo poreikį ir trukmę, reikia atlikti daugybę dokumentų.
3. EKSPERTŲ KOMISIJA
Organizacijose, skirtose iš išorės sukurtiems ir gautiems dokumentams nagrinėti, taip pat valdymo dokumentacijos tarnybų (DOU) norminiams ir metodiniams dokumentams, darbo su informacija aprašymams, dokumentų formų darbo laiko apskaitos žiniaraščiams ir kitais klausimais sukuriamos nuolatinės ekspertų komisijos (EK).
Centrinės ekspertų komisijos (VRK) kuriamos ministerijose ir departamentuose, kitose organizacijose, turinčiose pavaldų tinklą.
Centrinė ekspertų komisija (ekspertų komisija) yra sukurta organizacijos vadovo įsakymu iš mažiausiai trijų žmonių kvalifikuotų darbuotojų. Organizacijos ekspertų komisijoje turi būti organizacijos archyvo vadovas arba asmuo, atsakingas už organizacijos archyvą. Patartina į centrinės ekspertų komisijos sudėtį įtraukti archyvinės institucijos atstovą, kurio įsigijimo šaltinis yra ši organizacija.
Centrinės ekspertų komisijos (ekspertų komisijos) pirmininkas yra skiriamas vienu iš vadovaujančių organizacijos darbuotojų, kuris prižiūri biuro darbo ir organizacijos archyvų klausimus.
Pagrindinės centrinės ekspertų komisijos (ekspertų komisijos) užduotys yra šios:
1. dokumentų vertės organizavimas ir nagrinėjimas biuro darbo etape, rengiant bylų nomenklatūrą ir formuojant bylas;
2. dokumentų vertės organizavimas ir tyrimas jų rengimo perkelti į organizacijos archyvą etape;
3. dokumentų, skirtų nuolatiniam saugojimui į valstybės ar savivaldybių archyvus, atrankos ir parengimo organizavimas ir vykdymas.
Pagrindinės centrinės ekspertų komisijos (ekspertų komisijos) funkcijos yra šios:
1. kasmetinio failų, skirtų saugoti ir sunaikinti, atrankos organizavimas;
2. organizacijos bylų nomenklatūrų projektų, nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų), įskaitant personalą, saugojimo atvejų, įskaitant personalą, projektų archyvų archyvo institucijos svarstymas ir teikimas tvirtinti bei susitarimas su ekspertų peržiūros komisija (EPC) failų paskirstymas sunaikinimui, kurių negalima saugoti;
3. pasiūlymų dėl sąrašų nustatytų tam tikrų kategorijų dokumentų saugojimo laikotarpių keitimo ir sąrašuose nenumatytų dokumentų saugojimo laikotarpių nustatymas ir pateikimas svarstyti archyvinės institucijos ekspertų tikrinimo komisijai;
4. dalyvavimas rengiant ir svarstant norminių ir metodinių dokumentų projektus darbo su dokumentais organizacijoje klausimais.
Centrinė ekspertų komisija (ekspertų komisija) rengia posėdžius pagal darbo planą ir prireikus. Centrinės ekspertų komisijos (ekspertų komisijos) posėdžiai įrašomi. Protokolą pasirašo komisijos pirmininkas ir sekretorius. Centrinės ekspertų komisijos (ekspertų komisijos) sprendimai įsigalioja juos patvirtinus organizacijos vadovui. Centrinės ekspertų komisijos (ekspertų komisijos) protokolas, kuriame pateikiami sprendimai dėl standartinio projekto pavyzdžių ir pavyzdinių bylų nomenklatūrų patvirtinimo, dėl dokumentų, nustatytų pagal standartinius ir žinybinius dokumentų sąrašus, nustatymo, taip pat standartinio ir pavyzdines bylų nomenklatūras, organizacijos vadovas patvirtina tik jas išnagrinėjęs atitinkamos archyvinės institucijos EPK.
4. DOKUMENTŲ VERTĖS TYRIMO ORGANIZAVIMAS
Tiriant dokumentų vertę struktūriniuose padaliniuose, atliekama:
o nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų atranka, skirta perkelti į organizacijos archyvą;
o atrinkti atvejus su laikino saugojimo laikotarpiais, kurie bus saugomi struktūriniuose padaliniuose;
o paskirstymas byloms sunaikinti už ankstesnius metus, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigė.
Tuo pačiu metu tikrinama organizacijos bylų nomenklatūros kokybė ir išsamumas, failų saugojimo laikotarpių nustatymo teisingumas. 5
Dokumentai, skirti nuolatiniam ir laikinam (daugiau nei 10 metų) saugojimui, atrenkami peržiūrint bylas. Tuo pačiu metu neleidžiama atrinkti dokumentų saugoti ir sunaikinti tik pagal bylų antraštes.
Dėklai, pažymėti „EPK“, skenuojami per puslapius, kad būtų galima identifikuoti ir ištraukti iš kompozicijos dokumentus, kuriuos reikia nuolat saugoti. Bylos, pažymėtos „EPK“, kuriose yra nuolatinio saugojimo dokumentų, gali būti pertvarkytos. Nuolatinio saugojimo dokumentai, atskirti nuo jų sudėties, sujungiami į vienalytes bylas arba įforminami į atskiras bylas. 7
Bylų, kuriose yra likę laikino saugojimo dokumentai, saugojimo laikotarpiai nustatomi pagal dokumentų sąrašą, kuriame nurodomos jų saugojimo sąlygos, arba pagal organizacijos bylų nomenklatūrą. Naujai suformuotos bylos pateikiamos tik baigus dokumentų vertės tyrimą.
Organizuoti ir atlikti dokumentų vertės tyrimo, atrankos ir paruošimo perdavimui darbus
nuolatiniam organizacijos veikloje sukurtų dokumentų saugojimui sukuriama nuolatinė ekspertų komisija (EK).
Ministerijose ir departamentuose, kitose didelėse organizacijose, turinčiose pavaldų tinklą, be ekspertų komisijų, sukuriamos centrinės ekspertų komisijos (VRK). Šiuo atveju ekspertų komisijos dirba struktūriniuose padaliniuose ir pavaldžiose organizacijose, o centrinė ekspertų komisija kontroliuoja jų veiklą. Viena iš VRK funkcijų - teikti metodinę pagalbą egzaminui.
VRK ir EK nuolat palaiko ryšius su atitinkamos archyvinės institucijos ekspertų peržiūros komisija (EPC). EIC yra lemiama institucija sprendžiant dokumentų vertės klausimus, jie kontroliuoja vertingų dokumentų saugumą, todėl ekspertų komisijos privalo su jomis derinti daugelį savo sprendimų. Pavyzdžiui, jei sąraše bylų saugojimo laikotarpiai pažymėti „EPK“ ženklu, galutinį sprendimą dėl terminų trukmės ir bylų priėmimo nuolatiniam valstybiniam saugojimui priima archyvo ekspertų komitetas. Nevalstybinių nuosavybės formų organizacijos savarankiškai priima sprendimus daugeliu dokumentų vertinimo klausimų. Tačiau, remiantis Rusijos Federacijos teisės aktų dėl Rusijos Federacijos archyvų fondo ir archyvų pagrindais, jie privalo susitarti su archyvinėmis institucijomis dėl sprendimų, susijusių su dokumentų naikinimu.
„Rosarkhiv“ sukūrė apytikslius ekspertų ir centrinių ekspertų komisijų reglamentus. Šie dokumentai yra pagrindas rengiant nuostatas dėl konkrečių organizacijų ir įmonių ekspertų komisijų. Konkretų reglamentą dėl ekspertų komisijos tvirtina organizacijos vadovas.
Ekspertų komisijas skiria:
· Organizuojant ir atliekant dokumentų vertės tyrimą biuro darbo etape, rengiant bylų nomenklatūrą ir formuojant bylas;
· Dokumentų vertės organizavimas ir tyrimas, rengiantis juos perkelti į organizacijos archyvą;
· Dokumentų, skirtų nuolatiniam saugojimui į valstybės ar savivaldybių archyvus, atrankos ir paruošimo organizavimas ir vykdymas.
Šiuo tikslu organizacijų ekspertų tarnybos atlieka plačias funkcijas, apibrėžtas Pagrindinėse organizacijų archyvų veiklos taisyklėse. Jie įtraukia:
· Kasmetinio failų, skirtų saugoti ir sunaikinti, atrankos organizavimas;
· Organizacijos reikalų nomenklatūrų (konsoliduotų ir struktūrinių padalinių) projektų tvirtinimo (tvirtinimo) svarstymas ir sprendimų priėmimas;
· Sąrašai apie nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejus, įskaitant personalą, kurie bus perkelti į organizacijos archyvą;
· Sąrašai bylų, kurias galima perduoti valstybinei saugyklai pagal susitarimą, sudarytą su Valstybinės archyvų tarnybos institucija. Tada šie inventoriai turėtų būti siunčiami tvirtinti atitinkamos archyvinės institucijos ekspertų komisijai;
· Veiksmai dėl bylų, kurios nėra toliau saugomos, skyrimo sunaikinti;
· Pasiūlymų dėl sąrašų nustatytų tam tikrų kategorijų dokumentų saugojimo laikotarpių keitimo ir sąrašuose nenumatytų dokumentų saugojimo laikotarpių nustatymas. Šiuos pasiūlymus teikia svarstyti archyvinės institucijos EPK;
· Dalyvavimas rengiant ir svarstant norminių ir metodinių dokumentų projektus darbo su dokumentais organizacijoje klausimais. Be to, ekspertų komisijos kartu su biuro valdymo tarnyba ir archyvo vadovu kontroliuoja bylų formavimąsi biuro darbe ir dokumentų, skirtų perkelti į organizacijos archyvą, rengimo kokybę; teikti metodinę ir praktinę pagalbą organizacijos darbuotojams, nagrinėjant dokumentų vertę, rengiant bylų nomenklatūras, inventorių, aktus ir kt.
Ekspertų komisija sukuriama organizacijos vadovo įsakymu. Paprastai į jį įeina mažiausiai trys labiausiai kvalifikuoti darbuotojai, turintys didelę darbo patirtį, gerai žinantys šios organizacijos struktūrą, veiklą, darbą biure ir dokumentacijos sudėtį. Į komisiją įeina archyvo vadovas arba už archyvą atsakingas pareigūnas. EK pirmininkas turėtų būti vienas iš organizacijos vadovų, prižiūrintis biuro darbo ir archyvų klausimus.
Ekspertų komisijos sprendimai priimami kolektyviai balsų dauguma posėdžiuose, kurie vyksta pagal patvirtintą EK darbo planą ir esant būtinybei.
EK posėdžiai protokoluojami. Posėdžių protokolus pasirašo komisijos pirmininkas ir sekretorius. Komisijos sprendimai įsigalioja tik juos patvirtinus organizacijos vadovui.
Jei EB protokole yra sprendimų dėl standartinių ir pavyzdinių bylų nomenklatūrų projektų patvirtinimo ir dėl dokumentų, nustatytų pagal standartinius ir žinybinius sąrašus arba standartines ir pavyzdines bylų nomenklatūras, saugojimo laikotarpių pakeitimo, jie pirmiausia turėtų būti pateikti EPK atitinkamos archyvinės institucijos ir tik po to juos turėtų patvirtinti organizacijos vadovas. ...
Remiantis dokumentų vertės tyrimo rezultatais, sudaromi keli dokumentai:
1. nuolatinio saugojimo atvejų aprašas;
2. Laikino (daugiau nei 10 metų) laikymo atvejų sąrašas;
3. Personalo bylų sąrašas;
4. imtis veiksmų, skirtų sunaikinti bylas, kurios nėra saugomos.
Remiantis inventoriumi, atitinkamos bylos perduodamos į organizacijos archyvą. Laikinų (iki 10 metų) dokumentų negalima perkelti į archyvą. Jie saugomi arba organizacijos dokumentų aptarnavimo tarnyboje, arba struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo terminui, sunaikinami nustatyta tvarka.
Atsargos peržiūrimos EK posėdyje ir tvirtinamos organizacijos vadovo. Nuolatinio saugojimo atvejų aprašus tvirtina archyvinės institucijos EPK, personalo bylų aprašai yra suderinami su juo.
Bylų registravimo tvarka priklauso nuo jų saugojimo sąlygų. Laikino (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai, neperduodami į organizacijos archyvą, yra iš dalies parengti. Dalinę registraciją vykdo verslo dokumentacijos tarnybos darbuotojai, pradėdami verslą. Baigus bylą, nevykdomas papildomas dokumentų susisteminimas, bylos lapai nėra sunumeruoti, pažymėjimo užrašas nesurašomas.
Nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo atvejai, prieš perduodami į organizacijos archyvą, turi būti visiškai užregistruoti, o tai numato:
· Bylos padavimas ar įrišimas;
· Lakštų numeracija dėkle;
· Atestavimo lapo surašymas;
· Prireikus vidinio dokumentų aprašo sudarymas;
· Reikiamų paaiškinimų pateikimas bylos viršelio detalėse (organizacijos pavadinimo, bylos registracijos indekso, bylos pavadinimo, terminų patikslinimas).
Kai bylos dokumentai yra visiškai įvykdyti, jie paduodami ant keturių skylučių kietu viršeliu iš kartono arba įrišti, kad galėtumėte laisvai perskaityti visų dokumentų, datų, vizų, rezoliucijų tekstą. Bylos su ypač vertingais ar neformatuotais dokumentais nėra susipynusios, o sudedamos į uždarus kietus aplankus ar dėžutes. Jei byloje yra neprašytų asmens dokumentų, pvz., Asmens tapatybės kortelių, darbo knygų ir pan., Jie dedami į voką, kuris vėliau įkeliamas į bylą. Ruošiant dėklus įrišimui, nuo jų nuimamos visos metalinės tvirtinimo detalės (sąvaržėlės, smeigtukai).
Siekiant užtikrinti dokumentų išdėstymo tvarkos saugumą ir konsolidavimą, visi bylos lapai yra sunumeruoti bruto numeracija arabiškais skaičiais viršutiniame dešiniajame lapo kampe. Norėdami tai padaryti, naudokite paprastą grafito pieštuką arba skaitiklį. Numeravimas atliekamas laikantis tam tikrų taisyklių.
Liudytojų lapas nėra sunumeruotas, vidinio inventoriaus lapai numeruojami atskirai. Jei byla susideda iš kelių tomų, kiekvieno tomo puslapiai sunumeruojami atskirai. Nuotraukos, brėžiniai ir kita iliustracinė medžiaga, kurie yra nepriklausomi dėklo lapai, sunumeruoti viršutinėje lapo pusėje. Bet kokio dydžio lakštai, apsiūti vienu kraštu, sunumeruoti kaip vienas lapas. Jei lapas yra A3 arba A2 formato ir yra sulankstytas, tada jis yra išplėstas ir sunumeruotas dešinėje viršutinės lapo paraštės pusėje. Lapas, sulankstytas ir apsiūtas viduryje, turi būti vėl apsiūtas ir sunumeruotas kaip vienas lapas. Bet jei prie dokumento priklijuojami kiti dokumentai (vertimai, iškarpai ir pan.), Kiekvienas jų sunumeruojamas atskirai. Jei į dėklą dedamas vokas su priedais, vokas pirmiausia sunumeruojamas, tada kiekvienas priedas sunumeruojamas šiais skaičiais.
Esant atskiroms lapų numeracijos klaidoms (pavyzdžiui, praleidžiant atskirus puslapius), leidžiama naudoti raidžių skaičius. Jei aptinkama daug klaidų, bylos lapai numeruojami iš naujo. Tokiu atveju senas numeris perbraukiamas, šalia pateikiamas naujas lapo numeris. Taip pat sudaromas naujas sertifikavimo lapas. Senas lapas perbrauktas, bet paliekamas byloje.
Bylos pažyma surašoma atsižvelgiant į lapų skaičių. Be to, jame fiksuojama byloje esančių dokumentų numeracijos specifika. Sertifikavimo lapas surašomas nustatyta forma ant atskiro lapo, kuris dedamas dėklo pabaigoje. Draudžiama ant dėklo viršelio uždėti atestavimo lapą arba jį sudaryti naudojant tuščią paskutinio dokumento lapo apyvartą. Jį turi pasirašyti jo sudarytojas.
Informacija apie sunumeruotus bylos lapų skaičių,
Ant korpuso viršelio nurodyta ši informacija:
įmonės pavadinimas;
struktūrinio padalinio pavadinimas;
atvejų indeksas;
bylos numeris (apimtis, dalis) pagal metinį konsoliduoto bylų sąrašo skyrių;
pavadinimas;
bylos nagrinėjimo terminai;
lakštų skaičius byloje;
galiojimo laikas;
archyvo failo šifras.
Kai kurios išvardytos detalės yra dedamos ant bylos dangtelio ją steigiant. Tačiau rengiant atvejus perdavimui tolesniam saugojimui, ši informacija nurodoma ir, jei reikia, pataisoma.
Keičiant organizacijos ar struktūrinio padalinio pavadinimą, taip pat perduodant bylą kitai organizacijai ar struktūriniam padaliniui tais metais, kuriems byla buvo suformuota, naujas organizacijos (arba organizacijos teisių perėmėjo) pavadinimas nurodomas viršelis. Ankstesnis organizacijos pavadinimas yra skliausteliuose.
5. DOKUMENTŲ VEIKLOS LAIKYMAS
Nuo įsteigimo momento iki perkėlimo į padalinio archyvą dokumentai saugomi jų formavimo vietoje bylose (mažose organizacijose patartina centralizuotai saugoti failus dokumentų palaikymo tarnyboje).
Struktūrinių padalinių vadovai ir darbuotojai, atsakingi už dokumentaciją, užtikrina dokumentų ir bylų saugumą.
Dokumentų operatyvinio saugojimo priemonės pasižymi tokiomis savybėmis, kaip maksimalus jų naudojimo patogumas, optimalūs į jas įdėtų palyginti nedidelio dydžio ir svorio dokumentų saugojimo būdai.
Dėklai laikomi darbo arba specialiai tam skirtose patalpose, esančiose rakinamose spintelėse ir staluose, liftų bylų spintelėse, užtikrinant visišką dokumentų saugumą. Siekiant padidinti dokumentų paieškos efektyvumą, bylos sutvarkytos pagal bylų nomenklatūrą, kurios kopija iš vidaus dedama ant kabineto durų. Bylų numeriai yra nurodyti ant korpuso dangtelio stuburo pagal nomenklatūrą. Draudžiama dokumentus laikyti nepritaikytuose staliniuose kompiuteriuose. Magnetines juostas su kolegialių organų posėdžių fonogramomis saugo atsakingasis sekretorius. Juostoje ir dėžutėje pažymėta susitikimo data ir įrašymo laikas. Už jų saugumą atsakingas kolegialaus organo sekretorius.
Didžioji dalis operacinėje saugykloje esančių dokumentų surašoma popieriaus pagrindu. Iš esmės jie saugomi valdymo darbuotojų darbo vietoje arba arti jų. Siekiant užtikrinti tokių dokumentų ir jų turinio saugumą tam tikra tvarka, naudojamos kelių tipų techninės priemonės: padėklai, kasetės, stalinių failų spintos ir kt.
Veiksmingiausios biuro operacijoms yra mechanizuotos (automatizuotos) kartotekos. Jie reiškia kortelių (dokumentų) saugojimą ir mechaninį (automatinį) dokumentų padavimą į darbo zoną arba operatoriaus prašymą. Tokių kortelių bylų naudojimo tikslingumą lemia saugomų dokumentų apimtis ir prieigos prie jų dažnis.
Nuo įsteigimo momento iki pateikimo departamento archyvui bylos saugomos darbo arba specialiai tam skirtose patalpose. Dėklai dedami į spinteles, kurios turėtų užtikrinti dokumentų saugumą, ir dedamos su nugarėlėmis.
Raštvedybos metais nuo bylos pradžios įstaigos darbuotojams leidžiama išduoti dokumentus darbui. Išduodant dokumentą, į jo vietą dedamas pakaitinis lapas, kuriame nurodoma, kuris dokumentas, kam ir kiek laiko jis buvo išduotas. Išimti ir išduoti dokumentus iš nuolatinių saugojimo bylų galima tik išimtiniais atvejais (pavyzdžiui, teismo tyrimo institucijų prašymu), gavus institucijos vadovo leidimą. Kartu į bylą turi būti įtraukta tiksli patvirtinta dokumento kopija ir aktas dėl originalo paėmimo priežasčių. Dokumentų kopijos ir ištraukos, skirtos naudoti institucijos darbe arba atskirų piliečių interesais, daromos gavus vadovybės ar pareigūnų, kuriems tokia teisė buvo suteikta pagal atitinkamus departamentų nurodymus, leidimą.
Bylų išdavimas trečiųjų šalių organizacijoms vykdomas gavus organizacijos vadovo leidimą. Išduotam atvejui įvedama pakaitinė bylos kortelė, joje nurodomas struktūrinis padalinys, kuriam byla buvo išrašyta, bylos numeris, išdavimo ir grąžinimo data, bylą gavusio asmens vardas, pavardė ir pareigos. stulpeliai, skirti kvitams gauti ir priimti bylą.
Išimti iš dokumentų iš nuolatinio saugojimo laikotarpio bylų leidžiama išimtiniais atvejais ir tai atliekama gavus organizacijos vadovą, privalomai paruošiant patvirtintą dokumento kopiją ir aktą dėl originalo panaikinimo byloje .
Biuro vadovas, sekretorius, tarnautojas ir kt. Yra atsakingi už dokumentų, esančių biuro darbo stadijoje, saugumą. Jie turi užtikrinti dokumentų saugos kontrolę struktūriniuose padaliniuose ir pas atskirus atlikėjus, nedelsdami pranešti įstaigos vadovybei apie esamus pažeidimus.
6. NAUDOTOS LITERATŪROS SĄRAŠAS
1. 2004 m. Spalio 22 d. Rusijos Federacijos federalinis įstatymas. 125-FZ „Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje“.
2. Valstybinė valdymo dokumentų valdymo sistema. Pagrindinės nuostatos, bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentacijos palaikymo paslaugos. - M., VNIIDADAS, 1991 m.
3. GOST 17914-72. Ilgalaikio dėklo dangteliai. Techninės sąlygos. M., 1984 m.
4. Kirsanova M.V. Šiuolaikinis biuro darbas: vadovėlis. pašalpa. - 3 -asis leidimas. - M.: INFRA-M; Novosibirskas: Sibiro susitarimas, 2003 m.
5. Rogozhin M.Yu. Sekretoriaus vadovas: dokumentų rengimas: Praktika. Nauda. - M.: „TKVelby“, leidykla „Prospect“, 2004. S. 198.
Valstybinė valdymo dokumentų valdymo sistema. Pagrindinės nuostatos, bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentacijos palaikymo paslaugos. - M., VNIIDADAS, 1991 m.
Dokumento vertės tyrimas yra išsamus konkrečios institucijos darbo sudėties ir turinio tyrimas. Išvadas apie vertybinių popierių svarbą daro speciali komisija, remdamasi anksčiau priimtais kriterijais. Tokios ekspertizės tikslas - nustatyti dokumentų turinio laiką ir atrinkti konkrečias kopijas tolesniam archyviniam saugojimui.
Dokumentų vertės tyrimas yra vykdomas remiantis Rusijos Federacijos įstatymais ir teisės aktais, standartiniais ir departamentų dokumentų sąrašais, nustatančiais Federalinės archyvo agentūros ir archyvų valdymo organų standartinių ir apytikslių bylų nomenklatūrų bei norminių ir metodinių dokumentų saugojimo terminus. Rusijos Federacijos steigiamieji subjektai.
Dokumentų vertė nustatoma biuro darbe ir archyvuose. Pirmuoju atveju tai daroma rengiant bylų nomenklatūrą ir ruošiant dokumentus archyvui, o antruoju - etape iki bylos perdavimo nuolatiniam saugojimui.
Pagrindiniai kompleksinės vertės nustatymo operacijos etapai
- Bylų nomenklatūros sudarymas.Šis etapas yra dabartinių dokumentų dalis. Įgyvendinant jį, preliminarūs dokumentų saugojimo archyve laikotarpiai nustatomi atsižvelgiant į jų vertę.
- Tiesiogiai dokumentų vertės tyrimas... Jis atliekamas, kai dėklai yra nenaudojami ir ruošiami pristatymui į archyvą. Paprastai šis etapas atliekamas kalendorinių metų pabaigoje, bet ne vėliau kaip per 3 metus nuo oficialių dokumentų atleidimo iš biuro darbo.
- Bylų vertės išaiškinimas.Šis tyrimo etapas atliekamas tiesiogiai tuo metu, kai dokumentai perkeliami į organizacijos archyvą. Šios operacijos tikslas - įsitikinti, kad atliekant ankstesnius veiksmus nebuvo padaryta klaidų nustatant konkrečios bylos svarbą.
Dokumentų vertės nustatymą prieš pateikiant dokumentus archyvui turėtų atlikti kvalifikuoti specialistai pagal šiuos kriterijus: medžiagos kilmę, turinį ir išorines savybes. Be to, yra bendrieji vertinimo principai. Tai apima bylos reikšmę, organizacijos ir kuriai ji priklauso, sukūrimo laiką ir vietą. Visi principai ir kriterijai atlieka lemiamą vaidmenį tiriant bet kokio pobūdžio dokumentus.
Dokumentų rūšiavimas kaip egzamino rezultatas
Kol nėra atliktas patikrinimas, draudžiama naikinti įstaigos dokumentus. Rezultatas bus rūšiavimas: dalis popieriaus bus sunaikinta kaip nereikalinga, kita darbui reikalinga dalis liks biure, o trečioji bus perkelta į saugyklą.
Tiriant dokumentų vertę, reikia vadovautis sąrašu, kuriame nurodomi tam tikrų Rusijos Federacijos teritorijoje priimtų vertybinių popierių saugojimo laikotarpiai. Be to, federaliniai įstatymai ir kiti norminiai teisės aktai turėtų būti veiksmų vadovas, tarp kurių svarbią vietą užima Federalinės archyvų agentūros CEPK sprendimai.
Minėtais dokumentais nustatytas saugojimo laikotarpis yra privalomas visoms valstybinėms ir nevalstybinėms organizacijoms ir institucijoms, nepriklausomai nuo jų nuosavybės formos.
Ekspertų komisijos sudėtis
Ekspertų komisijoje turėtų būti aukštos kvalifikacijos pagrindinių įstaigos struktūrinių padalinių darbuotojai. Patyrę darbuotojai, žinantys dokumentų turinį ir sudėtį, taip pat juose esančios informacijos prasmę ir vertę, tampa komisijos nariais. Be abejo, komisijoje yra asmuo, atsakingas už tam tikros organizacijos archyvą.
Komisijos pirmininką dažniausiai skiria organizacijos vadovo pavaduotojas, kuris prižiūri archyvų ir darbo biure klausimus.
Komisijos darbo rezultatas - suvestiniai bylų, kurias nuolat, laikinai (daugiau nei 10 metų) saugoma, sąrašai personalo atžvilgiu. Be to, būtina surašyti aktus dėl dokumentų, kurie nėra saugomi, sunaikinimo.
Komisijos veikla yra gana sudėtingas ir atsakingas darbas, dažnai atliekant dokumentų vertės tyrimą supainiojama vadovų ir kyla sunkumų. Tačiau dėl jo įgyvendinimo būtinybės abejonių nekyla: nustačiusi dokumentų vertę, įmonė galės atsikratyti nereikalingų popierių, sutvarkyti reikiamus ir dirbti produktyviau.
Dokumento vertė priklauso nuo jo informacinių savybių, kurios lemia jo ekonominę, organizacinę ar kitokią reikšmę atspindėtų faktų požiūriu ir operatyvaus valdymo galimybę. Vertės prioritetai yra pagrindas atrenkant dokumentus, skirtus perkelti į saugyklą per skirtingus laikotarpius.
Įmonės atlikta dokumentų vertės tyrimo procedūra leidžia įvertinti tam tikros informacijos saugos poreikį įmonei arba įrodyti jos sunaikinimo galimybę.
Užduotys, išspręstos tikrinant informacijos vertę
Įmonės dokumentų vertinimo procedūra, kurią sudaro jos saugojimo laiko nustatymas, atsižvelgiant į organizacijoje priimtas teisės normas ir sąlygas, išsprendžia šias užduotis:
- informacijos atranka, kurios reikšmė lemia jų nuolatinę saugą vėliau perduodant į nacionalines saugyklas;
- objektų parinkimas išsaugoti per nurodytą laikotarpį;
- mėginių, neturinčių faktinės vertės, identifikavimą bendrovei, kad jie būtų sunaikinti kitą kartą;
- apibrėžti naujus arba pakeisti esamus teksto duomenų saugos terminus.
Dokumentų vertinimo tyrimas atliekamas:
- departamento archyve;
- valstybės archyvuose kaip savarankiškas darbas (tikslinis tyrimas) arba tvarkant fondų atsargas;
- įstaigų biuro darbe.
Pastarojoje versijoje informacija vertinama, kai:
- darbas rengiant dokumentacijos nomenklatūras, apibrėžiant bylos vertę pagal gaunamus dokumentus ir svarbą gamybos veiklai;
- įmonės gautų duomenų registravimas kartu su formos rodyklės taikymu, nustatančiu tolesnį jos priskyrimą tam tikrai dokumentacijai ir saugojimo laiką;
- duomenų perkėlimas į dokumentų rinkinį (darbuotojas, studijavęs dokumente išdėstytą temą, dokumentą klasifikuoja tiksliau nei darbuotojas, atliekantis gaunamos informacijos registravimo funkcijas);
- patikrinti dokumentų teisingumo į atskirus dokumentų rinkinius teisingumą, kuris atliekamas atskirai kiekvienam dokumentacijos lapui, kad būtų išvengta galimų klaidų;
- dokumentų rinkinio paruošimas saugojimui (pasibaigus dokumentų tvarkymo procedūrai), kurį atlieka skirtingų padalinių darbuotojai ir kurį kontroliuoja įmonės ekspertų komisija (EB).
Procedūros teisinis pagrindas
Tikrinant dokumentų vertę atsižvelgiama į šias nuostatas:
- Rusijos Federacijos įstatymų normos ir teisės aktai, susiję su valdymo proceso dokumentine parama (Federalinis įstatymas Nr. 125 (2004 10 22) dėl archyvinių reikalų, Rusijos Federacijos archyvinio fondo taisyklės (1994));
- reguliavimo įsakymai ir regioninių valdymo struktūrų aktai, susiję su archyvais (pagrindinės organizacijų archyvų veiklos taisyklės (2002 m.), nuostata (apytikslė) dėl įmonės EB (1995 m.));
- standartinius ir sektorinius dokumentų sąrašus, nurodant jų saugojimo laiką, bylų nomenklatūrų rūšis.
Įmonės veikloje naudojamų dokumentų svarbos ir reikšmės lygio įvertinimas skiriasi priklausomai nuo daugelio aplinkybių. Kai kurie pavyzdžiai išsiskiria vienkartiniu poreikiu išspręsti vieną problemą, po to jie praranda savo reikšmę. Įvairios rūšies informacija nepraranda savo aktualumo ilgą laiką, todėl tokio tipo dokumentai turi būti išsaugoti visą laikotarpį.
Dėmesio! Praradus svarbią informaciją, gali būti taikomos nuobaudos arba baudžiamosios nuobaudos (įmonės vadovams ar atsakingiems asmenims). Todėl atsakingas ir kompetentingas požiūris į dokumentų vertinimo procedūrą padės išvengti situacijų, kai bus sunaikinti ypač svarbūs duomenys.
Dokumento vertės įvertinimo tvarka
Nepriklausomai nuo įmonės atliekamų funkcijų ar nuosavybės formos, vertinimo procedūrą atlieka speciali ekspertų komisija, kurią sudaro:
- įmonės vadovybės atstovas;
- organizacijos personalo struktūros ir biuro darbo darbuotojai;
- archyvo darbuotojai;
- pramonės specialistai (ne mažiau kaip 3 nariai);
- įmonės vyriausiasis buhalteris;
- teisės skyriaus atstovas.
Komisijos sudėtis, nuostata dėl komisijos, nustatanti jos teises, funkcijas ir darbo tvarką, tvirtinama įmonės vadovybės įsakymu. Sukurta struktūra gali veikti nuolat arba būti kuriama kasmet, taip pat keičiant dalyvių sudėtį.
Vertinimo komisija, be kita ko, nagrinėja šiuos klausimus:
- dokumentų tvarkymas biuro darbe, dokumentų rinkiniai, skirti perkelti į vidinį saugojimą arba į valstybės archyvą;
- dokumentų sąrašo tyrimas (ilgalaikis, nuolatinis saugojimas);
- duomenų, neskirtų tolesniam naudojimui, paruošimas ir perdavimas sunaikinti;
- visam laikui išsaugotų egzempliorių žala, kurios negalima ištaisyti;
- pirminis informacijos ir informacijos tekstinio išsaugojimo terminų pirminis nustatymas arba taisymas;
- teikiant metodinę pagalbą formuojant įmonės darbuotojų dokumentų rinkinių, sąrašų, inventoriaus, aktų nomenklatūras;
- struktūrinių padalinių dokumentacijos nomenklatūros projektų koordinavimas.
Tavo žiniai! Komisijos posėdžiai įrašomi į protokolą, kurį tvirtina EK pirmininkas ir posėdžio sekretorius. Audito metu protokole ir sąrašuose atsispindintys sprendimai įsigalioja patvirtinus įmonės vadovybei. Slaptų ir viešai prieinamų bylų atveju surašomi atskiri aktai.
Tekstinę informaciją naikina pagal surinktus aktus įmonė savarankiškai (dalyvaujant EB nariams) arba pasinaudodama specializuotos struktūros, skirtos disponuoti dokumentais, paslaugomis.
Dokumentų atranka jų vertės nustatymo procedūros metu
Valdymo dokumentai yra suskirstyti į šias grupes:
- Dėl juridinio asmens veiklos, taip pat jo filialų ir kitų struktūrų (administracinė ir organizacinė dokumentacija, daugiausia su nuolatiniu saugojimo laikotarpiu).
- Pagalbinio vaidmens, kurio reikia vykdant operatyvinę veiklą arba referenciniais tikslais, atlikimas (apskaitos ar veiklos tipo duomenys teksto versijoje, užtikrinant jų prieinamumą nuo kelių dienų, mėnesių, kelerių metų).
- Informacija apie įmonės personalą, kuri turi būti prieinama ilgą laiką. Užsakymai įmonės darbuotojams (apie įdarbinimą, atleidimą, perkėlimą įmonėje), darbo sutartys, asmens bylos, kortelės ir asmeninės sąskaitos nėra sunaikinami visam laikui ar kelis dešimtmečius.
Renkantis objektus talpinti (archyve) ar naikinti, didelis dėmesys skiriamas jų autentiškumo problemoms. Paskelbimui perduodama tekstinė informacija turi būti tinkamai suformatuota ir turi galiojančią teisinę galią. Ypatingais atvejais (pavyzdžiui, praradus ar prastos kokybės originalą) tekstų kopijos su reikiamu sertifikavimu ir patvirtinimu perduodamos archyvui.
Atrankos procesas prasideda nustatant dokumentus, kurie yra klasifikuojami kaip kopijos nuolatiniam saugojimui. Pagal juos rengiami sąrašai (inventoriai), kuriuos turi patvirtinti organizacijos vadovybė. Didesnis dėmesys skiriamas įmonės darbuotojų duomenims, nes kai kuriais atvejais (pavyzdžiui, likviduojant įmonę) ši informacija perduodama į valstybės archyvą.
Parengus ir patvirtinus ilgalaikio ar nuolatinio išsaugojimo objektų sąrašą, sudaromi dokumentų, kuriuos reikia sunaikinti, sąrašai.
Tavo žiniai! Remiantis EK darbo rezultatais, pažeisti mėginiai gali būti sunaikinti, o tai reiškia, kad didelė teksto dalis negali būti perskaityta ir negali būti atkurta. Jei įmanoma iš dalies atkurti informaciją, tekstas perkeliamas į saugyklą atkurta versija arba pridedama kopija.
