Tarp organizacinių užduočių, išspręstų raštinės tarnybos kūrimo procese, yra ir pačios tarnybos darbo norminio reguliavimo užduotis. Tarnybos struktūra, funkcijos, užduotys yra įtvirtintos daugelyje vidaus dokumentų - nuostatuose, instrukcijose, taisyklėse, struktūroje, personalo lygmenyje, personalo lentelėse, įsakymuose dėl pareigų paskirstymo.
Svarbiausias dokumentas yra Nuostatai dėl biuro darbo paslaugos ir pareigybių aprašymai.
Parengta remiantis teisės aktais, norminiais ir metodiniais dokumentais bei pačios organizacijos organizaciniais dokumentais.
Kuriant šiuos dokumentus siekiama paskirstyti funkcijas ir pareigas, taip pat reglamentuoti darbo su dokumentais technologiją.
Darbo biure paslaugos reglamentas nustato ikimokyklinio ugdymo įstaigos veiklos metu atliekamas užduotis ir funkcijas, teises ir pareigas. Be to, jame yra pagrindinių teisinių, norminių ir mokomųjų dokumentų, kuriais vadovaujasi ikimokyklinio ugdymo įstaiga, sąrašas. Mes išsamiai neanalizuojame ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslaugų nuostatų struktūros ir sudėties, nes jie nesiskiria nuo nuostatų dėl bet kurio struktūrinio padalinio (apie tai kalbėsime vėliau).
Pareigybės aprašyme nurodomos konkretaus darbuotojo darbo pareigos. Apie jos struktūrą taip pat kalbėsime vėliau, studijuodami temą „Įmonės organizacinė dokumentacija“.
Tipiškų valdymo situacijų dokumentų formų lentelė yra dokumentų, būtinų ir pakankamų konkrečiai valdymo struktūrai vykdyti, sąrašas, kuriame yra kiekvieno dokumento ypatybės, jo teisinis statusas ir dokumentacijos etapai. Darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra būdas normatyviai nustatyti dokumentų sudėtį ir jų rengimo tvarką.
Reguliavimo ir metodiniai dokumentai, nurodantys, kaip teisingai atlikti tam tikrą operaciją. Tai apima federalinius įstatymus, Rusijos Federacijos prezidento ir vyriausybės nuostatus, federalinių institucijų dokumentus (įvairias rezoliucijas), GOST ir kitus dokumentus.
Kam jie reikalingi? Visas sekretoriaus darbas gali būti suskirstytas į jo sudedamąsias dalis - paprasčiausias operacijas, kurių kiekviena turi būti organizuota taip, kad būtų atlikta kuo geriau ir už mažiausią kainą.
Šios paprastos operacijos sudarys visą moksliškai organizuoto darbo grandinę.
1. Valstybinė valdymo dokumentų valdymo sistema (GS DOU) - pagrindinės nuostatos. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentavimo paslaugoms (teisė sekretoriui).
2. Tipiniai nurodymai, kaip dirbti biure Rusijos Federacijos ministerijose ir departamentuose
3. Valstybiniai standartai (GOST) su reikalavimais dokumentų tvarkymui:
GOST R 6.30-2003. Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui
GOST R 51141-98. Darbas biure ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai
GOST R 50922-96. Informacijos apsauga. Pagrindiniai terminai ir apibrėžimai
GOST 6.10.4-84. Vieningos dokumentacijos sistemos. Suteikti teisinę galią dokumentams, esantiems mašininėje laikmenoje ir mašinų klasifikavimo mašinoje, sukurtiems naudojant kompiuterines technologijas. Pagrindinės nuostatos
GOST 6.10.5-87. Vieningos dokumentacijos sistemos. Išdėstymo rakto konstrukcijos reikalavimai
GOST 17914-72. Ilgalaikio dėklo dangteliai. Tipai, dydžiai ir specifikacijos
GOST R 34.10-2001. Informacinės technologijos. Kriptografinės informacijos apsauga. Elektroninio skaitmeninio parašo generavimo ir tikrinimo procesai
4. Pagrindinės departamentų archyvų darbo taisyklės (gali būti ne atskirai, bet knygoje)
5. Dokumentų, nurodančių saugojimo laikotarpius, sąrašas (tipiškas arba skyrius)
6. Pavyzdinis reglamentas dėl biuro darbo, susijusio su piliečių pasiūlymais, prašymais ir skundais, vykdymo vyriausybinėse agentūrose, įmonėse, įstaigose, organizacijose (institucijoms, nagrinėjančioms bet kokio tipo piliečių apeliacijas)
Jei sekretoriui tenka dirbti su apskaitos dokumentais, papildomai:
7. Federalinis apskaitos įstatymas
8. Reglamentas dėl apskaitos ir ataskaitų teikimo Rusijos Federacijoje
9. Nuostatai dėl dokumentų ir darbo eigos apskaitoje
Jei sekretorius tvarko personalo įrašus, papildomai:
10. Instrukcijos, kaip tvarkyti darbo knygas įmonėse, įstaigose, organizacijose
Šių dokumentų paketas atnaujinamas, nes norminiai ir metodiniai aktai keičiami naujais.
Tai nėra išsamus dokumentų, reglamentuojančių darbą biure, sąrašas, tačiau tai yra minimumas.
Norėdami teisingai pagrįsti savo perkrovą, parodyti, kad darbo apimtis viršija darbo dieną ir apskaičiuoti reikalingų darbuotojų skaičių, turite žinoti sekretoriaus atliekamų operacijų laiko normas.
DARBŲ VYKDYMO LAIKO NUOSTATAI
1. Tarpšakiniai konsoliduoti laiko standartai darbui su valdymo dokumentais
2. Laiko normos, susijusios su automatizuota archyvavimo technologija ir valdymo organų dokumentacija
- lankytojų priėmimas
- pokalbių telefonu vedimas
- paskambinęs abonentui į galvą
- galvos bendravimas su reikalingais asmenimis
- informacijos gavimas vadovo prašymu
- žodinis informacijos perdavimas galvai
- Susitikimo dalyvių skambinimas telefonu
- bilieto užsakymas telefonu
3. Vienodos laiko (gamybos) normos spausdinimo mašinėlėms darbui
spausdinant dokumentus yra trijų tipų tarpai:
1 tarpt. 58-61 p. 3630 simbolių 30-35 minučių 16 l. per pamainą
1.5 tarpt. 38-41 p. 2450 simbolių 20-25 minučių 23 l. per pamainą
2 tarpt. 29–31 p. 1860 simbolių 15-20 minučių 30 l. per pamainą
šie gamybos rodikliai yra apytiksliai, nes viskas priklauso nuo medžiagos sudėtingumo:
1 grupė - spausdintas arba įskaitomas ranka rašytas originalas
2 grupė - atspausdintas arba ranka rašytas originalas su taisymais ir įterpimais, todėl sunku perskaityti iki 50 proc.
3 grupė - neįskaitomas ranka rašytas originalas su daugybe taisymų, viršijančių 50% teksto; maža tipografija
Taip pat įtrauktas grafinis spausdinimas, negrafinis spausdinimas, balso spausdinimas ir kt.
4. Tarpšakiniai konsoliduoti laiko standartai darbui įdarbinti ir įrašyti personalo darbą dokumentuojant darbo teisinius santykius
Visuose šiuose dokumentuose yra nurodytos ne tik darbų rūšys, apibrėžiant jų įgyvendinimo laiko normas, BET DARBO TURINIS yra nuoseklus, tai yra, darbas suskaidomas į jo sudedamąsias dalis.
Be to, kolekcijos apima šiuos klausimus:
- darbo organizacija
- darbo ir poilsio režimas
- racionali darbo vietų įranga
- sanitariniai standartai
Be to, žinios apie tam tikrų darbų atlikimo normas padės teisingai suplanuoti darbo dieną ir laiku atlikti visas vadovo užduotis.
Dokumentų palaikymas valdymui (darbas biure) yra organizacijos valdymo palaikymo rūšis, apimanti informacijos apie organizacijos būklę nustatymą, perkėlimą ir saugojimą bei jos būsenos keitimo veiksmus. Veiklos šaka, kuri teikia dokumentus ir organizuoja darbą su oficialiais dokumentais, yra svarbus bet kurios įmonės darbo aspektas: dokumentai kuriami organizacijose, atspindinčiose gamybos veiklos rezultatus ir vykdymą, finansinę būklę, darbą su personalu, logistiką ir kt. . Būtent dokumentai užtikrina valdymo funkcijų įgyvendinimą, jie apibrėžia planus, fiksuoja apskaitos ir ataskaitų teikimo rodiklius ir kt. Šiuo atžvilgiu galime pasakyti, kad priimtų sprendimų efektyvumas ir kokybė, jų įgyvendinimo efektyvumas ir visos organizacijos veikla iš esmės priklauso nuo to, kaip organizuojamas darbas su dokumentais.
Darbo su dokumentais organizavimas yra svarbi valdymo procesų ir valdymo sprendimų priėmimo dalis, turinti didelę įtaką valdymo efektyvumui ir kokybei.
Vadovavimo sprendimo priėmimo procesas apima informacijos gavimą; jo apdorojimas; , pasirengimas ir sprendimų priėmimas.
Šie komponentai yra glaudžiai susiję su valdymo dokumentais. Norint gauti ekonominį efektą, visų pirma svarbi informacijos kokybė, kurią lemia jos kiekis, efektyvumas, sudėtingumas ir kaina. Jei įmonė neturi aiškaus darbo su dokumentais, dėl to ji blogėja, nes tai priklauso nuo kokybės ir patikimumo, informacijos gavimo ir perdavimo efektyvumo, teisingo informacinės ir informacijos paslaugos nustatymo, dokumentų paieškos, saugojimo ir naudojimo organizavimas.
Yra trys pagrindinės užduotys, išspręstos dirbant biure (DOE):
- Dokumentacija (dokumentų rengimas, vykdymas, tvirtinimas ir rengimas).
- Darbo su dokumentais organizavimas valdymo procese (judėjimo užtikrinimas, vykdymo kontrolė, dokumentų saugojimas ir naudojimas).
- Dokumentų archyvo sisteminimas.
Dokumentaciją administracijai teikia speciali tarnyba, veikianti kaip nepriklausomas struktūrinis padalinys. Tai gali būti: reikalų valdymas, bendras skyrius, biuras ar sekretoriatas.
Ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba sprendžia tris pagrindinius užduočių rinkinius:
- valdymo veiklos dokumentacijos teikimas;
- darbo su dokumentais organizavimas įstaigoje;
- tobulinti darbo su dokumentais formas ir metodus.
Ikimokyklinio ugdymo įstaigos užduotys lemia jos funkcijas
- Valdymo veiklos dokumentacijos užtikrinimo užduotis galima išspręsti atliekant šias funkcijas:
- formų kūrimas ir projektavimas, užtikrinant jų gamybą;
- dokumentų gamybos, kopijavimo ir dauginimo užtikrinimas;
- dokumentų rengimo ir vykdymo kokybės kontrolė, nustatytos tvirtinimo tvarkos laikymasis ir dokumentų patvirtinimas.
- Darbo su dokumentais organizavimo įstaigoje užduotys sprendžiamos atliekant šias funkcijas:
- Vieningos dokumentų perdavimo tvarkos nustatymas (institucijos dokumentų srautas);
- Įeinančių ir siunčiamų dokumentų persiuntimas;
- Įeinančių, siunčiamų ir vidinių dokumentų registravimas ir apskaita;
- Dokumentų vykdymo kontrolė;
- Dokumentų sisteminimas, jų saugojimo ir naudojimo užtikrinimas; darbo su piliečių apeliacijomis organizavimas.
- Informacijos apsaugos užtikrinimas.
- Darbo su dokumentais formų ir metodų tobulinimo užduotys apima šias funkcijas:
- reglamentuojančių, mokomųjų, metodinių dokumentų rengimas ir tvarkymas bei jų įtraukimas į organizacijos darbuotojų dėmesį;
- metodinius nurodymus ir kontrolę, kaip laikomasi nustatytų darbo su dokumentais taisyklių organizacijos struktūriniuose padaliniuose;
- tolesnis organizacijos darbuotojų mokymas ir patarimai dėl darbo su dokumentais;
- organizacijos dokumentų racionalizavimas, dokumentų derinimo darbas, organizacijos veikloje naudojamų dokumentų formų darbo laiko apskaitos žiniaraščio ir albumo kūrimas;
- naujų darbo su dokumentais formų ir metodų kūrimas ir diegimas, organizacijos darbo eigos gerinimas, vykdomosios drausmės didinimas;
- užduočių nustatymas automatizuotoms informacinėms sistemoms ir duomenų bazėms, skirtoms darbui su dokumentais, kurti ir tobulinti.
Įmonė, siekianti sukurti veiksmingą aplinką informacijai apdoroti ir pagerinti valdymo kokybę, turi šias užduotis:
- Visų darbų, susijusių su dokumentinės informacijos rengimu ir apdorojimu, tobulinimas sukuriant įmonės dokumentinės paramos mechanizmą (DOE).
- Tinkamos automatizavimo strategijos pasirinkimas, įskaitant tinkamų programinės įrangos produktų pasirinkimą.
Norėdami automatizuoti tokią iš pažiūros paprastą temą kaip darbas su dokumentais, turite pasinaudoti naujausia technologine pažanga:
- duomenų bazių valdymo sistemos;
- dokumentų paieškos ir teksto analizės sistemos;
- dokumentų nuskaitymo ir atpažinimo sistemos (spausdintos ir ranka);
- kliento-serverio aplinka;
- Internetas / intranetas.
Nepriklausomai nuo įmonės specifikos, galima išskirti šias pagrindines dokumentų grupes:
- organizacinius dokumentusįmonės (įstatai, nuostatai, steigimo memorandumas, struktūra ir personalas, personalo komplektas, pareigybių aprašymai, vidaus darbo taisyklės);
- administracinius dokumentusįmonės (pagrindinės veiklos užsakymai, užsakymai, sprendimai);
- personalo dokumentaiįmonės (užsakymai dėl personalo, darbo sutartys (sutartys), asmens bylos, asmeninės kortelės iš formos T-2, asmeninės atlyginimų sąskaitos, darbo knygos);
- finansiniai ir buhalteriniai dokumentaiįmonės (didžioji knyga, metinės ataskaitos, balansai, pelno ir nuostolių ataskaitos, audito aktai, atsargos, planai, ataskaitos, sąmatos, sąskaitos, kasos knygos ir kt.);
- fono dokumentaiįmonės (aktai, laiškai, faksai, sertifikatai, telefono žinutės, memorandumai, aiškinamieji raštai, protokolai ir kt.).
Iš valstybės ir savivaldybių organizacijų įmonė gali gauti dokumentus, reglamentuojančius įvairius jos veiklos klausimus (mokesčius, aplinkos apsaugą ir kt.). Šie dokumentai sudaro atskirą grupę - aukštesniųjų institucijų norminius dokumentus.
Komercines sutartis (susitarimus), kurie yra pagrindiniai verslumo veiklos dokumentai, galima išskirti į nepriklausomą grupę.
Visi šie dokumentai yra susiję su valdymo arba organizaciniais ir administraciniais dokumentais (ORD). Išimtis yra finansiniai ir apskaitos dokumentai, turintys specifinių rengimo ir apdorojimo ypatybių.
Rusijos valstybinė archyvo tarnyba (Rosarkhiv) ir jos organai renka ir saugo dokumentus, atspindinčius jos tautų materialinį ir dvasinį gyvenimą, turinčius istorinę, mokslinę, socialinę, ekonominę ar kultūrinę reikšmę. Jie kuria visuomenės „atmintį“, saugo informaciją apie šalies gyvenimą. Be to, Rosarkhivas, kaip centrinė federalinės vykdomosios valdžios institucija, yra atsakingas už biuro darbo organizavimą ir racionalizavimą šalyje. Jis rengia standartus ir rekomendacijas, kaip organizuoti darbą biure. „Rosarkhiv“ yra atsakinga už organizacinę ir administracinę dokumentaciją (ORD) kaip kūrėjų agentūrą, kuri apima bendrų OSA reikalavimų, konkrečių dokumentų formų, OSA naudojimo įvairiose veiklos srityse kontrolę, dokumentų formų suvienodinimą sukuriant Vieninga organizacinių ir administracinių dokumentų sistema (USORD). RF standartizacijos, metrologijos ir sertifikavimo komitetas (Rusijos „Gosstandart“) yra atsakingas už norminį konkrečių dokumentų ir suvienodinimo reikalavimų konsolidavimą kuriant GOST, taip pat dalyvavimą tarptautiniame dokumentų suvienodinime ir standartizavime. Darbo ministerija rengia dokumentus apie darbą ir darbo apsaugą. Taigi, jei valdžios institucijos yra aukščiausia institucija norminiam darbo biure reguliavimui, tai Valstybinė archyvo tarnyba,
Reguliuojant biuro darbo veiklą, didelę reikšmę turi organizacijos įstatai - teisės aktas, nustatantis steigimo tvarką, organizacijos kompetenciją, funkcijas, užduotis ir darbo tvarką. . Chartijos rengimas turi įtakos bendram biuro darbo organizavimui. Chartijoje nustatyta organizacinė struktūra leidžia nustatyti dokumentų rinkinius, kurie bus naudojami valdymo veikloje.
Pagrindiniai normatyviniai dokumentai, reglamentuojantys organizacijos ikimokyklinio ugdymo įstaigos veiklą:
Priešmokyklinio ugdymo įstaigos aptarnavimo nuostatai- Tai teisės aktas, nustatantis šio padalinio formavimo tvarką, pareigas ir darbo organizavimą, taip pat ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyboje dirbančių pareigūnų teisinį statusą ir kompetenciją. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos aptarnavimo reglamentą parengia ir pasirašo tarnybos vadovas, patvirtina organizacijos vadovas. Nuostatai suderinti su tų struktūrinių padalinių, su kuriais jame yra užmegzti santykiai, vadovais.
Darbo aprašymas- tai yra pagrindinė organizacija, reguliuojanti darbuotojų pareigų ir teisių apibrėžimą, kuri yra pagrindas pašalinti lygiagretumą ir dubliavimąsi atliekant atskiras operacijas.
Instrukcija darbui biure- tai yra pagrindinis reguliavimo dokumentas, reglamentuojantis dokumentų kūrimo taisykles, metodus, procesus, darbo su dokumentais technologiją. Siekiant veiksmingo ikimokyklinio ugdymo įstaigos ir visų organizacijos padalinių darbo, norint aiškiai suprasti ir pristatyti visus darbo etapus su dokumentais kiekvienoje organizacijoje, reikia parengti darbo biure instrukciją, atsižvelgiant į jos specifiką. veiklą.
Tipiškų valdymo situacijų dokumentų formų lentelė... Darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra vieningų dokumentų formų, būtinų ir pakankamų, kad būtų galima įgyvendinti dokumentaciją, skirtą įmonės sprendžiamoms funkcijoms ir užduotims, sąrašas. Jame yra kiekvieno dokumento aprašymas, jo teisinis statusas ir dokumentacijos etapai. Ataskaitų kortelė - tai norminio konsolidavimo metodas, apimantis aparate naudojamų dokumentų sudėtį ir jų rengimo tvarką.
Organizacijos dokumentų formų albumas... Kartu su dokumentų formų lentele bet kuri organizacija privalo turėti dokumentų formų albumą, kuris yra į lentelę įtrauktų dokumentų formų standartų rinkinys.
Šiandien atskirti keturios pagrindinės ikimokyklinio ugdymo įstaigos organizacinės struktūros:
- Reikalavimų valdymas.
- Bendras skyrius.
- Biuras.
- Sekretorė.
Reikalavimų valdymas savo ruožtu yra suskirstytas į šiuos struktūrinius standartinius skyrius:
- Sekretoriatas yra struktūrinis padalinys, sukurtas tarnauti organizacijos valdymui. Tai įeina:
- priimamasis;
- vadovo sekretorius ir pavaduotojų sekretoriatai;
- valdybos sekretoriatas;
- protokolo biuras.
- Ikimokyklinio ugdymo įstaigos racionalizavimo skyrius yra ikimokyklinio ugdymo įstaigos tobulinimo centras, metodinis centras. Jo funkcijos apima:
- priemonių biuro darbo technologijai tobulinti kūrimas ir įgyvendinimas;
- reguliavimo ir metodinės paramos biuro darbui kūrimas (nuostatai, instrukcijos, taisyklės, nuostatai, vieningų formų darbo laiko apskaitos žiniaraštis ir kt.);
- klasifikacijos informacinių knygų kūrimas (bylų nomenklatūra, klasifikatoriai, dokumentų sąrašai su saugojimo terminais).
- „Chancery“, kuri savo ruožtu yra suskirstyta į:
- ekspedicija;
- korespondencijos biuras;
- dokumentų registravimo ir registravimo biuras;
- kompiuterių centras, skirtas tekstiniams dokumentams apdoroti ir atgaminti.
- Laiškų skyrius.
- Centrinis archyvas.
- Inspekcija.
Įvadas
2 Ikimokyklinio ugdymo įstaigų sistemos reguliavimas įmonėse
Išvada
Įvadas
Šiuo metu ypatingas dėmesys skiriamas darbo biure procesų reguliavimui: kuriama teisinė bazė, rengiami norminiai dokumentai, kurių kūrėjai siekia kuo aiškiau atspindėti darbo su dokumentais principus, savo tikslu pasirinkdami vienodų įstaigos veiklos dokumentavimo taisyklių rinkinį.
Vadybos (darbo biure) dokumentacija yra svarbiausia funkcija bet kurios organizacijos, įstaigos, įmonės veikloje. Valdymo dokumentacijos palaikymas pagal GOST R 51141-98 Darbas biure ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai , yra veiklos šaka, kuri teikia dokumentus ir organizuoja darbą su oficialiais dokumentais.
Vadovybės dokumentacijos palaikymas grindžiamas reguliavimo ir metodine baze - organizacinio ir pamokomojo pobūdžio norminių teisės aktų visuma, taip pat metodiniais dokumentais, nustatančiais dokumentų kūrimo ir darbo su jais organizavimo tvarką. Norminis dokumentinio valdymo valdymo reglamentavimas apima visus valdymo lygius. Rusijos Federacijoje bendruosius darbo su informacija ir dokumentais organizavimo principus nustato federalinis įstatymas Apie informaciją, informavimą ir informacijos apsaugą vasario 20 d., Nr. 24-FZ. Visų pirma įstatymas numato:
dokumentavimas (t. y. informacijos įrašymas į materialią laikmeną pagal nustatytas taisykles) yra būtina sąlyga įtraukti informaciją į informacijos išteklius;
dokumentacija atliekama valstybės institucijų, atsakingų už biuro darbo organizavimą, dokumentų ir jų masyvų standartizavimą ir Rusijos Federacijos saugumą, nustatyta tvarka.
Įstaigose, skirtose tinkamai organizuoti dokumentų palaikymą, kuriama jų reguliavimo ir metodinė bazė - organizacinio, pamokomojo, metodinio pobūdžio dokumentai, naudojami ikimokyklinio ugdymo įstaigų, skyrių ir darbuotojų veikloje, įskaitant:
ikimokyklinio ugdymo įstaigos aptarnavimo nuostatai;
darbuotojų pareigybių aprašymai;
instrukcijos ikimokyklinio ugdymo įstaigoms (darbas biure);
darbo laiko apskaitos žiniaraštis ir vieningos formos dokumentų, naudojamų įstaigos veikloje, albumas;
valdymo dokumentų rengimo ir vykdymo taisyklės;
instrukcijos dėl darbo su piliečių apeliacijomis tvarkos, lankytojų priėmimo tvarkos, darbo su ribotos prieigos dokumentais ir kt.
Visi šie organizacinio, pamokomojo, metodinio pobūdžio dokumentai, naudojami ikimokyklinio ugdymo įstaigų, skyrių ir darbuotojų veikloje, reikalauja tolesnio svarstymo ir tyrimo.
Temos aktualumą lemia tai, kad kiekviena organizacija turi išlaikyti tiek vidinį, tiek išorinį dokumentų srautą. Kompetentingai organizacijai ir vietiniam valdymo dokumentų reguliavimui būtina sukurti efektyviausią dokumentų valdymo sistemą. Visų pirma jis turėtų būti grindžiamas teisės aktų ir norminių teisės aktų, reglamentuojančių valdymo dokumentaciją.
Šio kursinio darbo tyrimo objektas yra vietinio dokumentacijos valdymo valdymui reguliavimo organizavimas.
Tyrimo objektas - valdymo dokumentinės paramos principai ir metodai.
Šio kursinio darbo tikslas: Apsvarstykite dokumentų valdymo įmonėse vietinio reguliavimo sistemą.
Norint pasiekti šį tikslą, būtina atlikti keletą šių užduočių:
apsvarstyti valdymo dokumentus, reglamentuojančius valdymo dokumentus;
apsvarstyti ikimokyklinio ugdymo įstaigos organizavimo įmonėse principus ir metodus;
apsvarstykite pagrindinius įmonės valdymo dokumentus ir komponentus.
1 skyrius. Norminis teisinis dokumentų valdymo palaikymas
1 Dokumentacijos valdymo esmė įmonėse
Bet kurios įmonės sėkmė priklauso nuo daugelio veiksnių, tokių kaip finansinių klausimų sprendimas, gamybos proceso organizavimas, personalo įdarbinimas ir vadovavimo stilius. Tačiau ne mažiau svarbūs yra biuro darbai ir dokumentai, kuriais, galima sakyti, yra pagrįsta visa įmonės veikla, nes jokia oficiali organizacija negali egzistuoti be dokumentinės paramos.
Vykdydamas veiklą bet kurioje organizacijoje, susidaro nemažas kiekis įvairių valdymo dokumentų. Jų sudėtį lemia organizacijos kompetencija ir funkcijos, problemų sprendimo tvarka, santykių su kitomis organizacijomis apimtis ir pobūdis, ji fiksuojama ataskaitos kortelėje.
Kaip tos ar kitos informacijos nešėjai, dokumentai gyvena savo gyvenimą: jie atsiranda, veikia (naudojami), tada praranda savo reikšmę ir yra siunčiami į archyvą saugoti arba sunaikinami.
Šiandien vienoje konservatyviausių veiklos sričių darbas su oficialiais dokumentais patiria technologinį proveržį: elektroninis dokumentų valdymas pakeičia popierinį biuro darbą. teisinis dokumentų biuro darbo valdymas
Kad ir kokia įvairi būtų įstaigos veikla, nesvarbu, kokį faktinį darbą ji atlieka, esminę vietą joje užima dokumentų rengimas ir kiti biuro darbai. Tinkami dokumentai turėtų tiksliai užfiksuoti visas įstaigos operacijas. Popierius turi užbaigti savo ciklą greičiausiu greičiu ir su minimaliomis darbo ir laiko sąnaudomis. Popieriai turėtų būti saugomi tokia sistema, kad bet kokia informacija būtų atlikta kuo greičiau. Galiausiai, vidinė dokumentacijos sistema turėtų leisti greitai kontroliuoti.
Valdymo dokumentų tarnyba (DOU), kuri įmonėje gali būti atstovaujama kaip savarankiškas struktūrinis padalinys (biuras, generalinis departamentas, sekretoriatas) ir kaip atskiras darbuotojas (sekretorius-padėjėjas), turėtų priimti tvarkyti tik teisingai parengtus dokumentus, teisinė galia ir visas komplektas. Priešingu atveju dokumentai praranda savo reikšmę ir nebegali atlikti savo iš anksto nustatyto vaidmens, o tai kartais labai apsunkina įmonės darbą. Valdymo dokumentų sistema netobula bet kurioje šiuolaikinėje įmonėje. Didelėse organizacijose sutrinka darbas biure ir dokumentų srautas, jau nekalbant apie mažas įmones. Nuolat atsiranda kai kurios naujovės, kurios, viena vertus, gali supaprastinti darbą, tačiau sukeldamos nepatogumų jas pritaikydamos. Raktas į pagrįstą ir veiksmingą valdymo sprendimą, produktyvią ir tikslingą veiklą yra informacijos savalaikiškumas ir pakankamumas. Ekspertų teigimu, informacijos kiekis pasaulyje kas trejus metus padvigubėja, o tai atspindi aukštą žmonių bendruomenės vystymosi tempą visose srityse. Kiekvienais metais mūsų šalyje atsiranda daug įvairių įvairių nuosavybės formų įmonių, sukurtų įvairiems tikslams ir kurios tampa informacijos perdavimo objektais ir subjektais. Taigi žinių apie dokumentaciją klausimai yra svarbūs ir nuolat didėja.
Informacija yra svarbiausia prekė. Įnirtingos konkurencijos sąlygomis išgyvena tas, kuris žino, kaip laiku gauti reikiamą kiekį informacijos apie rinką, apie naują įrangą, technologijas ir kt. Informacijos materializavimo, fiksavimo erdvėje ir laike priemonė yra dokumentas, o dokumentų rengimo ir vykdymo veikla vadinama valdymo dokumentais.
Būtinas šiuolaikinio valdymo komponentas yra užtikrinti aukštą biuro darbo lygį. Jei įmonė neturi aiškaus darbo su dokumentais, blogėja pati vadovybė, nes tai priklauso nuo informacijos kokybės ir patikimumo, jos priėmimo ir perdavimo efektyvumo, aiškaus dokumentų paieškos, saugojimo ir naudojimo organizavimo.
Šiuolaikinėmis sąlygomis smarkiai išaugo informacijos apimtis, padidėjo produktų asortimentas, plečiasi tarptautiniai ekonominiai santykiai, organizuojamas dokumentų rengimo ir tvarkymo procesas, taip pat stebimas jų vykdymas. Padidėjo vieningos dokumentų rengimo ir darbo su jais procedūros svarba, padidėjo poreikis sudaryti specialias instrukcijas darbui biure įmonėse ir privalomas visų darbuotojų supažindinimas su jais.
Dokumentų palaikymas valdymo veiklai (valdymas) - tai veiklos sritis, kuri teikia dokumentaciją ir darbo su dokumentais organizavimą valdžios institucijose, vietos valdžios institucijose, organizacijose. Dokumentų dalis, tiesiogiai susijusi su dokumentų kūrimu, vadinama dokumentacija. Dokumentų judėjimo ir apskaitos klausimai yra susiję su dokumentų srauto samprata. Dokumentų saugojimo organizavimo veikla yra susijusi su archyvavimu.
Valdymo dokumentacija yra pagrindinė valdymo technologija, kurios pagrindinis tikslas yra suteikti vadovybei informaciją apie įmonės padėtį, kad būtų galima priimti pagrįstus valdymo sprendimus ir stebėti jų įgyvendinimą.
Ikimokyklinio ugdymo įstaigos objektas yra ir individualūs dokumentai, ir visas dokumentų rinkinys.
Ikimokyklinio ugdymo įstaigos dalykas yra teisingas dokumentų, atspindinčių visą įmonės valdymo veiklą, vykdymas; tinkamai organizuoti dokumentų srautą pagal GOST reikalavimus.
Gerai žinoma, kad bet koks valdymo sprendimas yra pagrįstas informacija, kurios pagrindiniai kriterijai yra: savalaikiškumas, objektyvumas, daugialypiškumas, pakankamumas. Greitas apdorojimas taip pat svarbus greitam valdymo sprendimų priėmimui.
Informacija dokumentuose fiksuojama įvairiose laikmenose, naudojant metodus, užtikrinančius efektyvų visos informacijos panaudojimą organizacijoje. Dokumentai reikalauja tam tikros dokumentacijos procedūros, kurią savo veikloje atlieka juridiniai asmenys, nepriklausomai nuo jų nuosavybės formos ir organizacinės bei teisinės formos. Nemažą dokumentų rinkinį sudaro valdymo dokumentai. Juose esančios informacijos pobūdis priklauso nuo funkcijų, kurios įgyvendinamos naudojant šią dokumentaciją. Dokumentai gali turėti tiek grynai socialinę paskirtį, turinčią įtakos siauram asmenų ratui ir santykiams, tiek bendrą tikslą, apimantį kelis ar visus valdymo dalykus ir objektus.
Neteisingai surašytas arba netinkamu laiku gautas ir apdorotas dokumentas dažnai sukelia neigiamas ekonomines pasekmes. Dokumentų saugumo užtikrinimo problema taip pat yra labai aktuali. Privalomas tam tikrų rūšių dokumentų išsaugojimas yra nustatytas teisės aktuose.
Kad galėtų atlikti savo funkcijas, bet kuriam valdymo organui reikia veiksmingos valdymo dokumentų sistemos (DOM) ir profesionaliai apmokytų šios srities specialistų.
Pagrindinės ikimokyklinio ugdymo įstaigos užduotys:
1.Įmonės valdymo, gamybos ir kitos veiklos atspindys atitinkamuose dokumentuose;
2.Racionalaus dokumentų naudojimo įmonės verslo praktikoje užtikrinimas.
Darbas su dokumentais turėtų turėti tokią nusistovėjusią tvarką, kad neatitrauktų darbuotojų nuo pagrindinių įmonės tikslų. Šiuo atžvilgiu kiekviena įmonė savarankiškai pasirenka biuro darbo organizavimo formą: centralizuotą, decentralizuotą ir mišrią.
Centralizuotai visos dokumentų tvarkymo operacijos yra sutelktos viename centriniame biure, generaliniame skyriuje ar sekretoriuje.
Decentralizuota forma numato biuro veiklos paskirstymą tarp struktūrinių padalinių.
Mišrios formos operacijos atliekamos centralizuotai (priėmimas, registravimas) ir decentralizuotos (saugojimas, bylų formavimas). Biuro darbo organizavimo forma pasirenkama atsižvelgiant į įmonės dydį, darbo eigos apimtį, struktūrinių padalinių sudėtį. (Mažose įmonėse dažniausiai naudojama centralizuota forma.)
Išvada: taigi matome, kad struktūrizuota ir gerai organizuota dokumentų apyvartos sistema gali pagerinti įmonės efektyvumą ir sukurti kuo patogesnę ir funkcionalesnę aplinką tolesniam visų organizacinės kultūros ir darbo srities lygių vystymui ir plėtrai.
1.2 Ikimokyklinio ugdymo įstaigų sistemos reguliavimas įmonėse
Bet kurios šiuolaikinės organizacijos veikla yra pusiau funkcinė ir reikalauja, kad jos vadovai suprastų veiklos vientisumą ir kartu veiklos įvairovę. Tačiau visais atvejais pagrindinė organizacijos vadovybės užduotis yra išteklių valdymas, vienas iš jų yra informacija, o su veikla, susijusia su valdymo dokumentų palaikymu, - dokumentacijos informacija. Akivaizdu, kad nė vienas valdymo sprendimas negali išsiversti be šio ištekliaus, kurį sudaro daugybė tarpusavyje susijusių dalių, glaudžiai susipynusių tarpusavyje ir su išoriniu pasauliu, ir tai nulems organizacijos informacinę aplinką. Kadangi taikoma dokumentacija, t.y. praktinę vertę, tada jos struktūra yra tiesiogiai susijusi su funkcine organizacijos struktūra.
Dokumentų aptarnavimo įmonėse paslaugą ir jos vietinį reglamentavimą visų pirma numato Rusijos Federacijos federalinis įstatymas „Dėl informacijos, informavimo ir apsaugos“, atsirandantis kuriant ir naudojant informacines technologijas, nustatęs pareigą teikti informaciją valstybei kūnai.
Be to, vienas iš ikimokyklinio ugdymo įstaigų reguliavimo vietos lygmeniu pamatų yra federalinis įstatymas „Dėl apskaitos“, nurodantis, kad apskaita vykdoma nuolat, nepertraukiamai ir dokumentuojant visų verslo sandorių apskaitą, specialus straipsnis (9 straipsnis). ) apibrėžė pirminių apskaitos dokumentų tvarkymo taisykles. Jame pabrėžiama, kad visos organizacijos vykdomos verslo operacijos turi būti įformintos patvirtinamaisiais dokumentais. Šie dokumentai yra pagrindiniai apskaitos dokumentai. Tuo pat metu įstatymai leidžia kurti pirminius ir konsoliduotus apskaitos dokumentus popieriuje ir kompiuterinėse laikmenose. Pastaruoju atveju organizacija turi pasidaryti tokių dokumentų kopijas popieriuje kitiems verslo operacijų dalyviams, taip pat kontrolę vykdančių institucijų prašymu.
Privalomi dokumentai taip pat minimi kituose teisės aktuose. Taigi Rusijos Federacijos civilinis kodeksas nustatė teisinį pagrindą ne tik juridinių asmenų veiklai, bet ir jos dokumentacijai. Pavyzdžiui, str. 184 ir 185 nustatyta, kad komercinis atstovavimas vykdomas remiantis rašytine sutartimi ir įgaliojimu, t.y. vieno asmens kitam išduotas rašytinis įgaliojimas.
Darbo biure norminę bazę sudaro: Rusijos Federacijos teisės aktai dokumentų ir informacijos srityje; Rusijos Federacijos prezidento dekretai ir įsakymai, Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretai biuro darbo srityje; federalinių vykdomųjų organų (ministerijų, komitetų, tarnybų, agentūrų ir kt.) norminiai teisės aktai, reglamentuojantys dokumentacijos palaikymo klausimus; techniniai reglamentai ir nacionaliniai standartai valdymo dokumentų srityje; visos Rusijos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatoriai; vieningos dokumentacijos sistemos; institucijų, organizacijų ir įmonių vadovybės išleisti norminiai teisės aktai.
Į biuro darbo reguliavimo sistemą taip pat įeina Rusijos Federaciją sudarančių subjektų teisės aktai ir teisės aktai, kuriuos priima Rusijos Federaciją sudarančių subjektų vykdomosios institucijos. Organizuodami biuro darbą į šiuos aktus turėtų atsižvelgti visų pirma Federacijos steigiamųjų subjektų atstovai ir vykdomosios valdžios institucijos, taip pat jų teritorijoje veikiančios organizacijos, institucijos ir įmonės. Biuro darbo ir archyvavimo srities teisės aktus, norminius ir metodinius dokumentus galima rasti naudojant: Archyvų pramonės informacinę ir informacinę sistemą (ISSAO); Rusijos archyvarų informacinė sistema (ISAR) - ISSAO priedas. „Archyvų pramonės informacinė ir informacinė sistema“ - oficiali Federalinės archyvų agentūros duomenų bazė (2003 m. Kovo 18 d. Rosarkhivo, VNIIDAD ir CJSC „TERMIKA“ susitarimas dėl mokslinio ir techninio bendradarbiavimo) yra unikali ir vienintelė informacinė sistema, kurioje yra reguliavimo ir metodinė bazė biuro darbas ir archyvavimas.
Kas įmonėje turėtų parengti norminius ir metodinius dokumentus dokumentų palaikymo (dokumentų valdymo) ir archyvavimo srityje? Atsakymą į šį klausimą rasite šiuose norminiuose ir metodiniuose dokumentuose. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos aptarnavimo pavyzdiniuose nuostatuose nustatyta, kad ikimokyklinio ugdymo įstaigos užduotis yra parengti ir įgyvendinti norminius ir metodinius dokumentus, siekiant pagerinti dokumentų palaikymą organizacijoje. Pagal paskirtą užduotį ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba vykdo vieningų organizacijos dokumentų darbo laiko apskaitos žiniaraščio ir albumo kūrimo, įvedimo ir tvarkymo funkcijas, jas keičia.
Ikimokyklinio ugdymo įstaiga taip pat turi teisę parengti nuostatas dėl ikimokyklinio ugdymo įstaigos struktūrinių padalinių ir darbuotojų pareigybių aprašymų. Vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių kvalifikacijos vadove (patvirtintame Rusijos darbo ministerijos 1998 m. Rugpjūčio 21 d. Potvarkiu Nr. 37, su pakeitimais, padarytais 2007 m. Rugsėjo 17 d.) Pažymima, kad sekretorius , kaip vadybos dokumentacijos srities specialistas, pagal savo darbo pareigas rengia normatyviai - metodinius dokumentus apie dokumentaciją, vieningas dokumentacijos sistemas ir įvairių tikslų bei valdymo lygių dokumentų lenteles, dokumentų informacijos klasifikatorius, taip pat kuria ir įgyvendina technologiniai procesai su dokumentais ir dokumentine informacija, pagrįsti organizacinių ir kompiuterinių technologijų naudojimu.
Biuro vadovas, vadovaudamasis savo darbo pareigomis, rengia nurodymus, kaip atlikti biuro darbą įmonėje, įstaigoje, organizacijoje ir užtikrina jų įgyvendinimą. Organizacijos archyvo vadovas dalyvauja rengiant biuro darbo atlikimo ir archyvinių reikalų organizavimo taisykles ir nurodymus. Taigi ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojai turėtų apimti atitinkamo profilio specialistus, galinčius užtikrinti norminių ir metodinių dokumentų rengimą ikimokyklinio ugdymo įstaigų ir archyvinių reikalų srityje. Ikimokyklinio ugdymo įstaigų įmonių reguliavimo ir metodinių dokumentų rengimas apima keletą nuoseklių veiksmų: ikimokyklinio ugdymo įstaigų diagnostika, ikimokyklinio ugdymo įstaigos dizainas ir jos procesų reguliavimas. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos diagnostikos etape: (jei yra) tiriami galiojantys įmonės norminiai ir metodiniai dokumentai (instrukcijos nuostatų standartai), reglamentuojantys dokumentų tvarkymo, judėjimo ir saugojimo tvarką; klasifikatoriai, žinynai ir dokumentų sudėties bei grupavimo, bylų nomenklatūros sąrašai; darbo eigos grafikos schemos, įsk. su atskirais struktūriniais įmonės padaliniais; dabartinė padalinio, užtikrinančio biuro darbą, struktūra ir funkcijos, jo sąveikos su kitais įmonės padaliniais tvarka, atliekama esamos įmonės biuro darbo sistemos diagnostika, įskaitant oficialių dokumentų rengimą ir vykdymą , dokumentų tvarkymas ir perdavimas svarstymui ir vykdymui, dokumentų registravimas ir registravimas apsvarstymas ir patvirtinimas dokumentų valdymo laiko kontrolė dokumentų vykdymas, užtikrinantis dokumentų saugojimą ir sunaikinimą, analizuojama dokumentų sudėtis ir nagrinėjami jų sisteminimo principai kiti dokumentuoti įmonės procesai ir procedūros, kurie yra kokybės vadybos sistemos dalis, analizuojama, ar tikroji darbo būklė atitinka įmonėje esančius dokumentus su vidaus taisyklių, reglamentuojančių darbo biure organizavimą, nuostatomis; įvertinami ikimokyklinio ugdymo įstaigos kūrimo principai ir metodika, įmonės darbo eigos organizavimo formos, svarstomos galimybės optimizuoti darbo eigą ir atlikti pakeitimus ar papildymus vietiniuose norminiuose dokumentuose, nustatomos ir nustatomos pagrindinės problemos ir jų galimi būdai. formuluojamas tirpalas.
Ikimokyklinio ugdymo įstaigos projektavimo etape: suformuluota įmonės strategija, politika ir principai dokumentų valdymo srityje; dokumentų valdymo reikalavimai; nustatyti vadovų ir specialistų įgaliojimai pasirašyti, patvirtinti dokumentus ir jų perdavimo tvarka; paskirstyta vadovų ir dokumentų valdymo srities specialistų atsakomybė; kuriamos įmonės padalinių (įskaitant geografiškai išskirstytų struktūrinių padalinių) sąveikos dokumentacijos procese procedūros; pasirenkamas dokumentų valdymo modelis (centralizuotas, decentralizuotas, mišrus); nustatoma prieigos prie dokumentų, jų paieškos ir naudojimo tvarka; suformuluoti reikalavimai valdymo veiklai dokumentuoti, dokumentų klasifikacijai ir suvienodinimui; kuriamos dokumentų srautų schemos (maršrutai) ir tam tikros rūšies dokumentai, t. įmonių dokumentų srautas tarp bendrovės ir atskirų jos struktūrinių padalinių (jei įmonė turi filialus, atstovybes, dukterines įmones ir kitus nepriklausomus verslo vienetus); kuriamos dokumentų registravimo, patvirtinimo, vykdymo kontrolės ir saugojimo apskaitos sistemos, optimizuojama dokumentacijos tarnybos struktūra, funkcijos, oficiali ir skaitinė sudėtis. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos reguliavimo etape: atnaujinami ikimokyklinio ugdymo įstaigų korporatyviniai ir metodiniai dokumentai, specialūs jų pakeitimai ar papildymai, išleidžiant papildomus organizacinius ir administracinius dokumentus, visiškai atnaujinamas ikimokyklinio ugdymo įstaigos reglamentavimo pagrindas švietimo įstaiga yra vykdoma ir rengiamos naujos dokumentų valdymo srities nuostatos, instrukcijos, taisyklės ir standartai, įskaitant būtinus klasifikatorius, bylų nomenklatūras, srautų schemas, konkrečių dokumentų tvarkaraščius ir kt.
Išvada: įmonės efektyvumas tiesiogiai priklauso nuo to, ar yra sukurta sukurta dokumentų palaikymo sistema. Tai ypač svarbu įmonėms, turinčioms daug padalinių arba dukterinių įmonių. Visų šios įmonės lygių ir padalinių koordinavimas tiesiogiai priklauso nuo kompetentingos dokumentų apyvartos organizavimo. O labiausiai koordinuotas visų struktūrų darbas pasiekiamas būtent naudojant paprasčiausią ir tiksliausią dokumentų valdymo sistemą, kuri yra patogiausia ir lengviausia naudoti.
2 skyrius. Vietos dokumentų valdymo palaikymas įmonėse
1 Ikimokyklinio ugdymo įstaigos funkcijos ir esmė įmonių ir organizacijų veikloje
Pagrindinis organizacijos ikimokyklinio ugdymo įstaigų sistemos elementas yra specialiai sukurta ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslauga, kurios pagrindinė užduotis yra organizuoti, valdyti veiklą, koordinuoti, kontroliuoti ir įgyvendinti dokumentus, susijusius su valdymo dokumentacija. Mažose organizacijose, kur neįmanoma sukurti specialaus struktūrinio padalinio, darbuotojai paskirstomi šių užduočių įgyvendinimui užtikrinti. Kuriant padalinius, atliekančius ikimokyklinio ugdymo įstaigos funkcijas, reikėtų atsižvelgti į darbo eigos apimtį, personalą, darbo sąnaudas konkrečioms darbo rūšims, informacinių technologijų prieinamumą ir pan. Šiuo metu tradiciškai vienetai, įgyvendinantys ikimokyklinio ugdymo įstaigos funkcijas organizacijoje, taip pat yra naujų informacinių technologijų taikymo šioje vadybos pramonėje kultūros nešėjai, o tai atsispindi įgyvendinamų užduočių ir funkcijų sąraše. nuostatas dėl šių struktūrinių padalinių.
Pagal Valstybinės valdymo dokumentų sistemos (GSDOU) nuostatas ikimokyklinio ugdymo įstaigos užduotys yra šios:
užtikrinti ir kontroliuoti, kaip organizacijoje laikomasi ikimokyklinio ugdymo įstaigų norminių ir metodinių dokumentų reikalavimų;
tobulinti darbo su dokumentais formas ir metodus;
vieningos dokumentacijos tvarkos užtikrinimas, darbo su dokumentais organizavimas;
informacijos paieškos sistemų veikimo organizavimas ir priežiūra;
veiklos valdymo sistemų organizavimas ir priežiūra;
organizacijos archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo užtikrinimas;
dokumentų apyvartos sumažėjimas, dokumentų formų skaičius;
vidaus reguliavimo ir metodinių dokumentų kūrimas ir įgyvendinimas, siekiant pagerinti organizacijos valdymo dokumentinę paramą;
ikimokyklinio ugdymo įstaigų kūrimas ir diegimas naudojant pažangias informacines technologijas.
Pagal pavestas užduotis ikimokyklinio ugdymo įstaiga atlieka šias funkcijas:
organizacijos vieningų formų darbo laiko apskaitos žiniaraščio ir albumo kūrimas, diegimas ir priežiūra, jų pakeitimai;
persiuntimo tvarkymo, dokumentų registravimo ir dokumentų registravimo bei informacinio darbo įgyvendinimas;
laiku apsvarstyti ir parengti ataskaitą įeinančių dokumentų vadovybei, kontroliuoti, kaip tinkamai įvykdyti vadovybei pasirašyti pateikti dokumentai;
dokumentų vykdymo eigos reguliavimas, dokumentų perdavimo, registravimo ir vykdymo per nustatytą laikotarpį kontrolė;
informacijos apie dokumentų vykdymo pažangą ir rezultatus apibendrinimas, sistemingas vadovybės informavimas šiais klausimais;
dokumentų ruošinių kūrimas ir projektavimas;
konsoliduotos organizacijos reikalų nomenklatūros kūrimas, užtikrinant bylų saugojimą ir operatyvų dokumentinės informacijos naudojimą;
darbo su dokumentais kontrolės struktūriniuose padaliniuose organizavimas;
plėtoti (kartu su atitinkamais organizacijos struktūriniais padaliniais) priemones, skirtas tobulinti darbo su dokumentais formas ir metodus, taip pat gerinti vykdomąją drausmę;
registravimo ir formavimo teisingumo kontrolė, kurią struktūriniai padaliniai organizuoja bylas, kurios turi būti pateiktos archyvui;
archyvo darbo organizavimas pagal federalinių teisės ir reguliavimo metodinių aktų reikalavimus;
ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojų ir archyvo kvalifikacijos kėlimas;
rengti susitikimus ir konsultuoti klausimais, susijusiais su ikimokyklinio ugdymo įstaigos kompetencija;
darbo vietų organizavimas, AWP, ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojų darbo sąlygos.
Ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos struktūrą organizacijoje turėtų sudaryti profesionalūs darbuotojai, žinantys šios veiklos srities specifiką ir galintys greitai atlikti savo funkcines pareigas, „nepripūtę“ biurokratijos.
Dokumentai, reglamentuojantys ikimokyklinio ugdymo įstaigą organizacijoje, turėtų būti rengiami remiantis Rusijos Federacijos įstatymais, norminiais teisės aktais informacijos, dokumentacijos, biuro darbo organizavimo ir archyvavimo srityje, atsižvelgiant į veiklos specifiką. konkrečios institucijos.
Organizuoti ikimokyklinio ugdymo įstaigą organizacijoje pavesta ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybai (reikalų tvarkymas, raštinė, bendrasis skyrius, sekretoriatas). Vidaus norminių ir metodinių dokumentų, reglamentuojančių visus organizacijos valdymo dokumentinio palaikymo aspektus, formavimas ir kūrimas priklauso šios konkrečios tarnybos kompetencijai.
Praktika ir galiojantys reguliavimo reikalavimai bei gairės, įgyvendinančios visas biuro valdymo užduotis ir funkcijas organizacijoje, nustato poreikį sukurti šiuos vidinius organizacinius ir teisinius dokumentus:
Priešmokyklinio ugdymo įstaigos aptarnavimo nuostatai;
Instrukcijos darbui biure;
Vieningų dokumentų formų lentelė;
Vieningos formos dokumentų albumas;
Dokumentų, kurių nereikia registruoti, sąrašas;
Paraiškų ir skundų valdymo reglamentas (instrukcija);
Dokumentų, sudarančių oficialią (komercinę) paslaptį, sąrašas;
Tvirtintinų dokumentų sąrašas;
Dokumentų, patvirtintų organizacijos antspaudu, sąrašas;
Pareigybių aprašymai;
Nuolatinės ekspertų komisijos nuostatai;
Konsoliduota organizacijos reikalų nomenklatūra.
Visi aukščiau išvardyti dokumentai turi būti parengti ir patvirtinti bet kurios organizacijos, nepriklausomai nuo nuosavybės formos.
Kiekvienam ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojui turi būti parengti pareigybių aprašymai ir jie turi atspindėti faktiškai atliekamas funkcijas ir pareigas. Darbo funkcijos reguliuoja organizacinį ir teisinį darbuotojų statusą ir sudaro sąlygas efektyviam darbui, jos leidžia objektyviai įvertinti darbuotojų veiklą ir yra norminis pagrindas administracinėms priemonėms taikyti darbuotojams. Pareigų aprašymai leidžia įgyvendinti pagrindinį racionalaus darbo organizavimo principą - darbo pasidalijimo ir bendradarbiavimo principą.
Viena iš ikimokyklinio ugdymo įstaigos funkcijų yra organizacijos biuro darbo instrukcijų rengimas, nustatant vienodas veiklos dokumentavimo taisykles, organizuojant dokumentų srautą, tvarkant įrašus, registruojant, stebint dokumentų vykdymą ir saugojimą. Instrukciją tvirtina organizacijos vadovas ir ji yra privaloma visiems darbuotojams. Darbo biure instrukcija turėtų būti parengta remiantis Valstybinės dokumentų paramos sistemos, Valstybinių dokumentų standartų, Departamentų archyvų pagrindinių taisyklių, Organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklių nuostatomis. Darbo biure instrukcijų nuostatos neturėtų prieštarauti galiojantiems informacijos ir dokumentacijos srities teisės aktams.
Dokumentų tvarkymo instrukcijų skyrių sudėtį, jų seką, programų prieinamumą nustato jos kūrėjai, tačiau būtina, kad instrukcijų nuostatos nuosekliai atspindėtų visus darbo su dokumentais etapus nuo jų sukūrimo ar gavimo iki vykdymo, išsiuntimo. ir (arba) pateikti archyvui.
Biuro darbo instrukcijos skiltyje „Bendrosios nuostatos“ turėtų atsispindėti tai, kad ikimokyklinio ugdymo įstaigos organizavimas, darbo biure kontrolė struktūriniuose padaliniuose, metodinis vadovavimas ir darbuotojų mokymas darbo su dokumentais pagrindų srityje yra paskirtos organizacijos ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybai, o atsakomybė už ikimokyklinio ugdymo įstaigos organizavimą struktūriniuose padaliniuose - skyrių vedėjams, kuriems vadovas paskiria asmenį, atsakingą už darbą biure skyriuose, kuris užtikrina dokumentų registravimas, dokumentų perėjimas laiku, supažindina darbuotojus su darbo biure norminiais ir metodiniais dokumentais.
Organizacijos darbuotojai yra asmeniškai atsakingi už tai, kad būtų laikomasi instrukcijos dėl darbo biure reikalavimų, laiku apsvarstyti ir įvykdyti dokumentus, teisingai juos įvykdyti ir užtikrinti saugumą.
Be to, ikimokyklinio ugdymo įstaiga parengia vienodų organizacijos dokumentų darbo laiko apskaitos žiniaraštį ir albumą - leidžiamų naudoti dokumentų formų sąrašą, būtiną ir pakankamą valdymo veiklos funkcijoms ir užduotims įgyvendinti, ir jų teisinio aprašo. statusą, pagrindinius pasiruošimo ir perėjimo etapus.
Dabartinėje organizacijos veikloje Dokumentų formų lentelė yra informacinė knyga, kurioje tvarkinga forma pateikiami organizacijos veikloje naudojamų dokumentų formų pavadinimai ir leidžiama operatyviai ieškoti reikalingų dokumentų formų. , taip pat atlikėjų veiklos stebėsena, atmetant galimybę atsirasti nenumatytoms dokumentų formoms.
Siekiant užtikrinti teisingą organizacijos reikalų formavimą ir apskaitą, turėtų būti sudaryta bylų nomenklatūra, kuri yra susistemintas bylų antraščių sąrašas su nurodymu saugojimo laikotarpiais, sudarytas nustatyta tvarka. Dokumentų sisteminimas yra viena iš svarbiausių ikimokyklinio ugdymo įstaigos užduočių. Į bylų nomenklatūrą bus įtraukti visi organizacijos veikloje sukurti dokumentai, išskyrus spausdintinius leidinius.
Organizacijos reikalų nomenklatūrą sudaro skyriai, atitinkantys struktūrinius padalinius, atspindi organizacijos organizacinę struktūrą.
Išvada: dokumentų valdymo sistemos funkcijos įmonėje vietos lygiu turėtų būti aiškiai suderintos su tiesioginiu įmonių padalinių veiklos tikslu. Funkcijos turi būti tarpusavyje suderintos ir aiškiai sinchronizuotos. Dokumentų srautas struktūriniuose padaliniuose neturėtų skirtis, nes dėl to dokumentas bus pristatytas laiku ir terminai vėluoja.
2 Vietos reguliavimo sistema, reglamentuojanti ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojų veiklą organizacijose
Pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 5 straipsniu ir metodinėmis vietinių norminių aktų rengimo rekomendacijomis, vietinis norminis aktas yra norminis aktas, kuriame yra darbo teisės normų, skirtų darbo santykiams reguliuoti, priimtas pagal savo kompetenciją ir darbdavio paskirstymą. laikantis įstatymų ir kitų norminių teisės aktų, kolektyvinės sutarties, sutarties.
Vietos taisyklės apima:
* personalo stalas;
* pareigybių aprašymai;
* norminio turinio įsakymai ir užsakymai.
Pažvelkime į personalo lentelę. Personalo stalas yra svarbus personalo dokumentas.
Personalo stalas paminėtas tik 1 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnis. Remiantis šiuo straipsniu, darbo sutartyje nurodomos pareigos, specialybė, profesija (su kvalifikacija) pagal organizacijos personalo lentelę arba konkrečią darbuotojo darbo funkciją.
Iš to išplaukia, kad jei darbo sutartyje yra nurodyta pareigybė, specialybė ar profesija (kaip dažniausiai būna), tai darbdavys, sudaręs su darbuotoju tokią darbo sutartį, privalo turėti personalo lentelę. Ir atvirkščiai, jei visos šio darbdavio su darbuotojais sudarytos darbo sutartys apibūdina darbo funkciją (t. Y. Apibūdina konkretų darbą, kurį darbuotojas privalo atlikti), tada personalo lentelės nereikia.
Be to, str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnis jokiu būdu neįpareigoja darbdavių, kurie yra fiziniai asmenys, turėti personalo lentelę, net jei jie, pavyzdžiui, yra individualūs verslininkai. Juk apie tai kalbama tiesiogiai ir nedviprasmiškai organizacijos personalo lentelę.
Atkreipiu dėmesį, kad federalinės darbo inspekcijos pareigūnai personalo lentelės nebuvimą gali laikyti darbo teisės aktų pažeidimu (net ir tais atvejais, kai to nereikia, kaip apibrėžta Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnyje). darbdavys pagal str. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 5.27.
Kartais į darbo sutartis su darbuotojais įtraukiami nurodymai dėl tam tikrų pareigų, specialybių ar profesijų, o personalo lentelės, kurioje būtų nurodytas šių pareigų, specialybių ir profesijų buvimas atitinkamoje organizacijoje, nėra.
Darbuotojų lentelė yra patvirtinta vietiniu organizacijos norminiu aktu. Vadinasi, jo buvimas ar nebuvimas ir turinys priklauso tik nuo darbdavio valios. Pareiga sudaryti ir patvirtinti personalo lentelę priklauso tik darbdaviui.
Tačiau personalo lentelės buvimas ar nebuvimas, taip pat jos neatitikimas darbo sutarčiai, kuri sudaroma abipusiu darbdavio ir darbuotojo susitarimu, negali trukdyti darbuotojui pasinaudoti savo darbo teisėmis. Jei darbdavys neįvykdo pareigos sudaryti ir patvirtinti personalo lentelę, tai neturi įtakos darbdavio ir darbuotojo sudarytos darbo sutarties sąlygoms.
Taigi darbo sutartis, kurioje nurodoma konkreti pareigybė, specialybė ar profesija, negali būti laikoma nesudaryta tik remiantis tuo, kad darbdavys neturi personalo lentelės. Darbuotojas atliks tokioje darbo sutartyje numatytą darbo funkciją (t. Y. Dirbs pagal sutartyje nurodytas pareigas, specialybę ar profesiją).
Kartais darbuotojai samdomi tokioms pareigoms, kurių nenumato esama personalo lentelė. Prieštaravimas tarp personalo lentelės ir darbo sutarties turėtų būti išspręstas pastarojo naudai (Rusijos Federacijos darbo kodekso 8 straipsnis), bent jau šio darbuotojo atžvilgiu. Darbuotojas laikomas priimtu užimti darbo sutartyje nurodytas pareigas, specialybę ar profesiją.
Jei nėra personalo stalo, gali kilti tam tikrų problemų. Darbdaviui, neturinčiam personalo stalo, atimama galimybė sumažinti darbuotojų skaičių ar personalą. Tiksliau, darbdavys gali sumažinti darbuotojų skaičių ar personalą, tačiau kilus ginčui, jis negalės dokumentuoti savo veiksmų teisėtumo.
Personalo lentelė yra vietinis darbdavio norminis aktas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 8 straipsnis). Darbo teisės aktuose nenumatyta, kad personalo lentelė būtų patvirtinta atsižvelgiant į darbuotojų atstovaujamojo organo nuomonę.
Darbdavys savarankiškai tvirtina personalo lentelę (pavyzdžiui, organizacijos vadovo įsakymu ar įsakymu), savarankiškai sprendžia dėl jos pakeitimų ir papildymų.
Darbdavys gali keisti personalo lentelę taip dažnai, kaip pageidauja. Kilus ginčui dėl darbuotojų atleidimo, siekiant sumažinti darbuotojų skaičių, teismai nesvarsto personalo lentelės keitimo tikslingumo.
Personalo forma - vieninga forma Nr. T -3 Personalo stalas - patvirtintas 2004 m. sausio 5 d. Rusijos Goskomstat dekretu Nr. 1 Dėl vieningų pirminės darbo apskaitos ir darbo apmokėjimo apskaitos dokumentų formų patvirtinimo ... Paprastai darbdaviai naudoja šią formą.
Kai kurie darbo teisės srities ekspertai mano, kad šios konkrečios formos naudojimas darbdaviams yra griežtai privalomas ir visa savivalė šiuo klausimu organizacija gali kelti nesuskaičiuojamų bėdų.
Tezė apie privalomą vieningos formos pobūdį Nr. T-3 Personalo stalas gimė pagal Art. 1996 11 21 federalinio įstatymo Nr. 129-FZ 9 Apie buhalteriją.
Pagal šį straipsnį pirminiai apskaitos dokumentai priimami apskaitai, jei jie surašyti tokia forma, kokia yra vieningos pirminės apskaitos dokumentacijos formų albumuose. Ir tik dokumentai, kurių forma šiuose albumuose nenumatyta, gali būti surašyti bet kokia forma, tačiau būtinai turi būti visa informacija, nurodyta str. Įstatymo 9 p Apie buhalteriją.
1997 m. Liepos 8 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas Nr. 835 Apie pirminius apskaitos dokumentus vieningos formos pirminės apskaitos dokumentacijos albumų kūrimas ir patvirtinimas buvo patikėtas Rusijos „Goskomstat“ (dabar Federalinė valstybinė statistikos tarnyba).
Taigi daroma išvada, kad jei Rusijos „Goskomstat“ patvirtino bet kurią vieningą formą, ji turi būti privalomai taikoma.
Tačiau čia neatsižvelgiama į svarbiausią dalyką - Rusijos Goskomstatą Rusijos Federacijos Vyriausybė įgaliojo patvirtinti vieningas pirminių dokumentų formas.
Pirminis dokumentas gali būti pripažintas tik dokumentu, įforminančiu bet kokį organizacijos verslo sandorį, kuris turi būti apsvarstytas apskaitoje.
Bet juk personalo lentelė neįformina jokių organizacijos verslo operacijų. Remiantis personalo lentele nėra atliekami jokie apskaitos įrašai (net ir dirbančiųjų darbo užmokestis skaičiuojamas ne pagal personalo lentelę, o pagal darbo laiko apskaitos žiniaraštį).
Vadinasi, darbdaviai turi teisę netaikyti vieningos personalo lentelės, bet susikurti savo.
Vieninga forma Nr. T-3 Personalo stalas galima laikyti tik rekomendacija.
Vieningos personalo lentelės nenaudojimas nėra darbo ar apskaitos įstatymų pažeidimas.
1999 m. Birželio 24 d. Rusijos Goskomstat dekrete Nr. 20 „Dėl vienodų pirminių apskaitos dokumentų formų taikymo tvarkos patvirtinimo“ pažymima, kad organizacija, jei reikia, gali įvesti papildomos informacijos. Šiuo atveju neleidžiama ištrinti tos informacijos, kuri jau yra šioje formoje (įskaitant kodą, formos numerį, dokumento pavadinimą).
Visi vieningos formos pakeitimai turi būti įforminti organizacijos administraciniais dokumentais. Be to, rekomenduojami patys formų formatai, nurodyti pirminių apskaitos dokumentų vieningos formos albumuose ir gali būti keičiami. Taigi, gaminant formas, pagrįstas vieningomis formomis, leidžiama keisti stulpelių ir linijų išplėtimo ir susiaurėjimo požiūriu, pridėti laisvų lapelių - kad būtų lengviau įdėti ir apdoroti reikiamą informaciją.
Anksčiau ar vėliau bet kuris personalo pareigūnas susiduria su personalo lentelėje pateiktos informacijos pasikeitimu. Pavyzdžiui, reikia įvesti naują personalo skyrių ar visą padalinį arba sumažinti esamą, pakeisti atlyginimus, tarifų tarifus, pervadinti padalinį ar pareigas ir pan.
Yra du būdai, kaip pakeisti patvirtintą personalo lentelę:
1 variantas. Pakeiskite patį personalo lentelę, tai yra, patvirtinkite naują personalo lentelę nauju (eilės tvarka) registracijos numeriu
2 variantas. Pakeiskite dabartinę personalo lentelę.
Šiuo atveju personalo lentelė išlieka ta pati, keičiasi tik keletas jos pozicijų (grafikų turinys). Pakeitimai atliekami pagal užsakymą, po to personalo lentelė koreguojama. Kaip atitinkamo įsakymo pavadinimai gali būti naudojami: „Dėl personalo lentelės keitimo“, „Dėl dalinių personalo lentelės pakeitimų“, „Dėl personalo lentelės pakeitimų“ ir kt. Užsakyme turėtų būti nurodyta priežastis personalo lentelės pakeitimai (pavyzdžiui, įmonės reorganizavimas, valdymo darbo optimizavimas, organizacijos struktūros tobulinimas ir kt.).
Jei organizacija turi sudėtingą struktūrą, rekomenduojame, keisdami esamą personalo lentelę, užsakyme nurodyti ne tik atitinkamas pareigas, bet ir struktūrinį padalinį, kurio personalo sudėtį daro pakeitimai. Taip yra dėl to, kad skirtinguose padaliniuose gali būti pareigybių tais pačiais pavadinimais.
Nėra standartų, kaip dažnai reikia atnaujinti personalo lentelę. Todėl tai galima padaryti pagal poreikį.
Nepamirškite, kad pagal nustatytą tvarką į organizacijos personalo lentelę padaryti pakeitimai ir papildymai yra informuojami apie darbuotojus, po to, remiantis užsakymu, atliekami atitinkami pakeitimai ir papildymai jų darbo knygose. ) ar kitu darbdavio sprendimu.
Atkreipkite dėmesį, kad nuolatinis ar laikinas darbuotojo darbo funkcijos ir (arba) struktūrinio padalinio, kuriame darbuotojas dirba, pasikeitimas (jei struktūrinis padalinys buvo nurodytas darbo sutartyje) yra ne kas kita, kaip perkėlimas į kitą darbą (dalis) Rusijos Federacijos darbo kodekso 72 straipsnio 1 dalis). Keičiantis darbuotojo darbo funkcijai, taip pat svarstomas šalių nustatyto ir darbo sutartyje įtvirtinto pareigų pavadinimo pakeitimas, neatsižvelgiant į tokio pakeitimo priežastis (pvz., Dėl personalo lentelės pakeitimas).
Darbuotojų skaičiaus ar personalo sumažėjimas yra viena iš priežasčių, dėl kurių reikia keisti personalo lentelę. Organizacijos mažinimas reiškia atskirų personalo padalinių pašalinimą iš personalo lentelės, o personalo mažinimas reiškia atskirų pareigų pašalinimą. Dėl vienokių ar kitokių priežasčių atleisti darbuotojai gali būti atleisti pagal 2 straipsnio 2 dalį. Rusijos Federacijos darbo kodekso 81 straipsnis.
Atsižvelgiant į tai, kad pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 180 straipsnį darbuotojai turi būti įspėti apie artėjantį atleidimą, kad būtų sumažintas darbuotojų skaičius arba bent du mėnesiai iki atleidimo, nauja personalo lentelė gali būti pradėta taikyti ne anksčiau kaip praėjus dviem mėnesiams po jo sudarymo. Darbuotojų lentelės buvimas gali patvirtinti, kad darbuotojų atleidimas buvo pagrįstas (tai yra, darbdavys turės galimybę vizualiai parodyti, kad nėra darbo).
Jei pašalinamos aplinkybės, dėl kurių personalo lentelė pasikeitė į personalo lygio mažėjimą, darbdavys gali atkurti sumažintas pareigas, pakeisdamas personalo lentelę arba patvirtindamas naują.
Išvada: DOE tarnyba vykdo savo tiesiogines pareigas atlikti biuro darbus ir yra vienas iš kiekvienos organizacijos pamatų. DOE paslauga gali apsiriboti keliais žmonėmis ir serveriais, arba ją gali atstovauti visi padaliniai organizacinių vienetų struktūroje. Šios paslaugos plėtra lemia visišką įmonės funkcionavimą ir laiku paskirstytą atsakomybę tarp padalinių ir darbuotojų, o tai yra raktas į sėkmingą organizacijos vystymąsi.
Išvada
Valdymo (biuro darbo) dokumentų palaikymas yra specifinė veiklos sritis, kurią sudaro dokumentų rengimas, vykdymas, jų tvarkymas ir saugojimas. Vadovavimo sprendimų priėmimo savalaikiškumas ir teisingumas daugiausia priklauso nuo to, kaip teisingai parengtas ir įvykdytas dokumentas, kaip organizuojamas darbas su juo. Dokumentai atspindi ir atsižvelgia į organizacijos, firmos, įmonės veiklą. Todėl daugelio dokumentų priežiūra yra nustatyta įstatyme. Tikrindami organizacijos darbą, atlikdami auditą, jie pirmiausia tikrina dokumentus, kuriuose užfiksuota organizacijos ar firmos veikla.
Darbo biure organizavimas ir valdymas reikalauja profesinių žinių ir įgūdžių, todėl šį darbą įstaigoje (įmonėje) atlieka specialūs padaliniai (biuro valdymo paslaugos), o mažose organizacijose ir firmose - sekretoriai -padėjėjai (sekretoriai).
Šiuo metu dokumentacijos reguliavimas, valdymo dokumentų valdymo palaikymas ir organizavimas vykdomas dviem kryptimis: teisinis reguliavimas; nacionalinių veiksmų norminių ir normatyvinių-metodinių dokumentų rengimas.
Valstybinis reguliavimas apima ne tik dokumentacijos sritį, bet ir darbo su dokumentais organizavimą, taigi jis apima visą dokumentacijos valdymo sritį.
Reguliavimo ir metodiniai dokumentai, skirti įstaigai dirbti įstaigoje, yra parengti remiantis atitinkamais valstybės lygmeniu priimtais teisės aktais ir norminiais teisės aktais, taip pat atitinkamų ministerijų ir departamentų.
Pagrindinis valdymo ir kitos informacijos įrašymo ir perkėlimo į valdymo sistemą metodas yra dokumentas, o priimamų sprendimų kokybė, taigi ir bendras įstaigos veiklos rezultatas, labai priklauso nuo to, kaip efektyviai organizuojama dokumentacija.
Naudotų šaltinių sąrašas
1. 2004 m. Sausio 5 d. Rusijos Goskomstat rezoliucija Nr. 1 „Dėl vieningos darbo apskaitos ir darbo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų formų patvirtinimo“.
GOST R6.30-2003. Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui. - M.: Standartų leidykla, 2012 m.
GOST R 51141-98 Darbas biure ir archyvavimas: terminai ir apibrėžimai. - M: Standartų leidykla, 2011 m.
DR-191-98. Valdymo dokumentų tekstų suvienodinimas. VNIIDAD FAS RF metodinės rekomendacijos. - M.: VNIKDAD, 2011 m.
Dėl vieningų pirminės darbo apskaitos ir darbo apmokėjimo apskaitos dokumentų formų patvirtinimo. 2010-01-05 Rusijos valstybinio statistikos komiteto nutarimas Nr.
Įprastos instrukcijos dėl darbo biure federalinėse vykdomosiose institucijose (patvirtintos Rusijos Federacijos archyvinės tarnybos 2000 m. Lapkričio 27 d. Įsakymu, Nr. 68). - M., 2011 m.
Federalinis įstatymas „Dėl informacijos, informavimo ir informacijos apsaugos“, priimtas 1995-02-20 Nr. 24-FZ.
Andreeva V.I. Darbas biure. - M.: „Intel -Sintez“, 2010–520 psl.
Andreeva V.I. Darbas biure. - 6 -asis leidimas, red. ir pridėkite. - Maskva: ZAO verslo mokykla „Intel -Sintez“, 2010. - 187 p.
Andreeva V.I. Personalo administravimas: praktika. vadovas su dokumentų pavyzdžiais. - M.: Verslo mokykla, 2011 m.- 224 psl.
Basakovas M. I., Zamytskova O. I. Darbas biure. -Rostovas prie Dono: Feniksas, 2010 390 p.
Vasiljeva L. M., Skvortsova R. E., Shkatova L. A. Dokumentų valdymas. - Čeliabinskas.: Knyga. Leidykla, 2010 600 psl.
Galakovas V.V. Darbas biure: pavyzdžiai, dokumentai, darbo organizavimas ir technologija. - M.: OOO „TK Welby“, 2008, 411 p.
Deminas Yu.M. Biuro darbas: Biuro dokumentų paruošimas. - SPb.: Petras, 2010 p. 420 s.
T. V. Kuznecova Biuro darbas apskaitos srityje. - 4 -asis leidimas, red. ir pridėkite. - M.: UAB „Apskaitos biuletenis“, 2009. - 256 p.
T. V. Kuznecova Sekretorinis verslas. - 8 -asis leidimas, red. ir pridėkite. - Maskva: ZAO verslo mokykla „Intel -Sintez“, 2009. - 288 p.
T. V. Kuznecova Biuro darbas: Valdymo dokumentų palaikymo organizavimas ir technologija. - M.: Unity-Dana, 2009 381s.
Lysenko N.A., Serbinovsky B.Yu. Valdymo veiklos dokumentai įmonėje: darbas biure ir korespondencija. - Rostovas prie Dono: kovo ITC, 2011- 561 p.
A. V. Okhotnikovas, E. A. Bulavina Dokumentų valdymas ir darbas biure: Dokumentų rūšys, funkcijos; Biuro technologija: M: ICC Mart, pakartotinis leidimas. 2010 609 m.
A. V. Pshenko Darbas biure ir pagrindiniai norminiai reikalavimai dokumentams. M.: Leidykla „Maskvos valstybinio universiteto Teisės kolegija“ 2010 385s.
Rogozhin M.Yu. Darbo biure vadovas - SPb.: PMter, 2009 - 810 p.
Spivak V.A. Darbas biure. - SPb., 2011 - 454 psl.
Spivak V.A. Valdymo veiklos dokumentacija: Biuro darbas - SPb.: Peter, 2008 - 501 p.
Taylor Claire. Biuro darbo pagrindai šiuolaikiniame versle: Per. iš anglų kalbos - M.: „SolSystem“; Finansai ir statistika, 2007.- 176 psl.
Mokymas
Reikia pagalbos tiriant temą?
Mūsų ekspertai patars ar suteiks mokymo paslaugas jus dominančiomis temomis.
Siųsti užklausą nurodydami temą dabar, kad sužinotumėte apie galimybę gauti konsultaciją.
Valstybiniai standartai, taisyklės, klasifikatoriai, sąrašai, instrukcijos ir kiti dokumentai, reglamentuojantys praktinį biuro valdymo tarnybos darbą, yra norminis ir metodinis dokumentų valdymo valdymo ir technologijos pagrindas.
Bendrosios instrukcijos, kaip organizuoti darbo biure paslaugas, yra pateiktos „Valstybinės dokumentų valdymo sistemos (GSDOU)“ nuostatose.
Informacijos ir dokumentų valdymo tarnybos darbuotojai, remdami valdymą, savo darbe naudoja vieningą organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemą (USORD). USORD apima: organizacijos sukūrimo dokumentus; organizacijos reorganizavimo dokumentacija; organizacijos likvidavimo dokumentai; valstybės ir savivaldybių organizacijų privatizavimo dokumentai; dokumentai apie organizacijos administracinę veiklą; dokumentai apie organizacijos veiklos organizacinį ir norminį reglamentavimą; dokumentai apie organizacijos veiklos operatyvinės informacijos reglamentavimą. USORD apima organizacinės ir administracinės dokumentacijos valstybinių standartų rinkinį, vieningas šių dokumentų formas, taip pat mokymo ir metodinę medžiagą apie šių formų naudojimą.
Federalinės techninio reguliavimo ir metrologijos agentūros įsakymu buvo paskelbtas nacionalinis standartas „GOST R 7.0.97-2016 Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Organizacinė ir administracinė dokumentacija. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “. Šis standartas taikomas organizaciniams ir administraciniams dokumentams, susijusiems su USORD (dekretai, įsakymai, įsakymai, sprendimai, protokolai, aktai, laiškai) ir įtraukti į OKUD. Standartas nustato: dokumentų rekvizitų sudėtį; dokumentų detalių registravimo reikalavimai; reikalavimai dokumentų formoms, įskaitant dokumentų formas su Rusijos Federacijos valstybės herbo kopija.
2007 metais buvo paskelbtas nacionalinis standartas „GOST R ISO 15489-1-2007 Informacijos, bibliotekų ir leidybos verslo standartų sistema. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai". Standartas apima šiuolaikinius darbo su dokumentais organizavimo institucijose reikalavimus ir „dokumentų valdymo sistemų projektavimo ir diegimo gaires, kurios bus būtinos visoms organizacijoms, sprendžiančioms administracinio personalo darbo gerinimo problemą, sekretoriato paslaugas ir biuro automatizavimo sistemų pristatymą “.
Konceptualiame biuro darbo ir archyvavimo aparate yra nacionalinis standartas „GOST R 7.0.8-2013 Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Darbas biure ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai “. Šiame standarte nustatytos sąlygos yra privalomos naudoti visų tipų dokumentuose ir literatūroje apie darbą biure ir archyvavimą.
Reikalavimai nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo dėkliukų dangčio dizainui, dokumentų, skirtų archyvui, parengimui, yra pateikti „GOST 17914-72. Ilgalaikio dėklo dangteliai. Tipai, dydžiai ir specifikacijos “.
Kaip norminį pagrindą kuriant biuro darbo sistemą bet kokios nuosavybės formos ir veiklos krypties organizacijoje, galite pasinaudoti „Metodinėmis rekomendacijomis, kaip parengti instrukcijas darbui biure federalinėse vykdomosiose institucijose“.
Svarbus reguliavimo ir metodinis dokumentas, nustatantis organizacijos archyvinio darbo normas ir technologijas, yra „Pagrindinės organizacijos archyvo taisyklės“. Taisyklėse yra keletas skyrių, kuriais siekiama reglamentuoti dokumentų ir bylų, skirtų vėlesniam saugojimui organizacijos archyve, rengimą.
„Dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvinio fondo ir kitų archyvinių dokumentų, esančių valstybės ir savivaldybių archyvuose, muziejuose ir bibliotekose, Rusijos mokslų akademijos organizacijose, saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklėse“ išliko tradicinis požiūris. nustatančias archyvinių dokumentų saugojimo organizavimo taisykles. Skyriuje „Vartotojų užklausų vykdymas“ pirmą kartą užfiksuota interneto užklausų svarstymo tvarka. Pirmą kartą buvo nustatyta, kad „atsakymas į vartotojo prašymą pateikiamas valstybine Rusijos Federacijos kalba“.
Saugojimo laikotarpiai yra būtini organizuojant dokumentų saugojimą. Pagrindinis norminis dokumentas, kurio pagrindu nustatomi dokumentų saugojimo laikotarpiai, yra „Standartinių administracinių archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant valstybės institucijų, savivaldybių ir organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius“.
„Laiko normos, susijusios su darbu su automatizuota archyvavimo technologija ir dokumentų palaikymu valdymo institucijoms“ ir „Laiko normos, susijusios su darbu, susijusiu su dokumentų palaikymu federalinių vykdomųjų organų valdymo struktūroms“, apima darbų tipų sąrašą, nurodant jų vykdymo laiko standartus ir jų seką. atliekant individualias darbo operacijas. Kolekcijose yra darbo organizavimo, darbo ir poilsio režimo, racionalaus darbo vietų įrengimo klausimų.
Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius (OK 011-93) (OKUD) yra „oficiali vieningų dokumentų sistemų ir vienodų dokumentų formų nomenklatūra, kurioje yra dokumentų tipų pavadinimai ir jų kodai, kurie yra dokumentų formų identifikatoriai. ir turi būti pritvirtintas prie dokumentų formų ir formų “.
Aiškus darbo su dokumentais reglamentavimas, vienodų dokumentų valdymo viešajame ir privačiame ekonomikos sektoriuose taisyklių sklaida prisidės prie vieningos dokumentų valdymo ir informacinės paramos valdymo Rusijoje sistemos sukūrimo.
Bibliografija
1. GOST 17914-72 Ilgalaikio dėklo dangteliai. Specifikacijos (įsigaliojo 1972 m. Liepos 17 d. SSRS Ministrų Tarybos valstybinio standartų komiteto rezoliucija N 1411) (su pakeitimais, padarytais 1982 10 13)
2. GOST R 7.0.2013 Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema.
Darbas biure ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai (patvirtinta 2013 m. Spalio 17 d. Federalinės techninių reglamentų ir metrologijos agentūros įsakymu N 1185-st)
3. GOST R 7.0.97-2016 Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema Organizacinė ir administracinė dokumentacija. Reikalavimai dokumentų tvarkymui (patvirtinta Federalinės techninių reglamentų ir metrologijos agentūros 2016 m. Gruodžio 8 d. Įsakymu N 2004 m.)
4. GOST R ISO 15489-1-2007 Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai (patvirtinta Federalinės techninių reglamentų ir metrologijos agentūros 2007 m. Kovo 12 d. Įsakymu Nr. 28)
5. Valstybinė valdymo dokumentų valdymo sistema. Pagrindinės nuostatos. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentų aptarnavimo paslaugoms (patvirtinti SSRS Glavarchive 1988 m. Gegužės 23 d. Įsakymu Nr. 33)
6. Kuznecovas S.L. Naujas standartas ikimokyklinio ugdymo įstaigų srityje // Darbas biure. 2007. Nr. 3. P. 36.
8. Laiko normos, susijusios su automatizuotų archyvavimo technologijų ir dokumentų palaikymu valdymo institucijoms “(patvirtintas 1993 m. Rugsėjo 10 d. Rusijos Federacijos darbo ministerijos dekretu Nr. 152)
9. Laiko normos, susijusios su federalinių vykdomųjų organų administracinių struktūrų dokumentacijos palaikymu (patvirtintos Darbo ministerijos 2002 m. Kovo 26 d. Nutarimu Nr. 23).
10. Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius OK 011-93 (patvirtintas 1993 m. Gruodžio 30 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu N 299)
11. Pagrindinės organizacijų archyvų taisyklės (patvirtintos 2002 m. Vasario 6 d. Rosarkhivo kolegijos sprendimu).
12. Standartinių administracinių archyvinių dokumentų, suformuotų vykdant valstybės institucijų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius (patvirtintas Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. Rugpjūčio 25 d. Įsakymu Nr. 558)
13. Dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitų archyvinių dokumentų, esančių valstybės ir savivaldybių archyvuose, muziejuose ir bibliotekose, Rusijos mokslų akademijos organizacijose, saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklės (patvirtintos 2006 m. 2007 m. sausio 18 d. Kultūros ir masinių ryšių ministerija Nr. 19)
Sėkmingam darbui ir palankioms ikimokyklinio ugdymo įstaigos plėtros perspektyvoms būtinas pačios ikimokyklinio ugdymo įstaigos reguliavimas. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos ir jos darbuotojų struktūra, funkcijos, užduotys, darbo su dokumentais technologija yra nustatyta daugelyje vidaus dokumentų: nuostatuose, instrukcijose ir taisyklėse.
Reguliuojant raštinės tarnybos veiklą, tenka svarbus vaidmuo Asociacijos straipsniai - teisės aktas, kuris apibrėžia steigimo tvarką, organizacijos kompetenciją, jos funkcijas, užduotis ir darbo tvarką. Chartijos rengimas turi įtakos bendram biuro darbo organizavimui. Chartijoje nustatyta organizacinė struktūra leidžia nustatyti dokumentų rinkinius, kurie bus naudojami valdymo veikloje.
Apsvarstykite pagrindinius norminius dokumentus, reglamentuojančius organizacijos ikimokyklinio ugdymo įstaigos veiklą.
Priešmokyklinio ugdymo įstaigos aptarnavimo nuostatai- Tai teisės aktas, nustatantis šio padalinio formavimo tvarką, pareigas ir darbo organizavimą, taip pat ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyboje dirbančių pareigūnų teisinį statusą ir kompetenciją. Nuostata, patvirtinta laikantis nustatytos tvarkos ir pagal galiojančius norminius dokumentus, yra teisiškai privaloma. Reglamentas dėl ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslaugų, kaip ir struktūrinio padalinio reglamentas, yra privalomas nagrinėjant ginčus teismuose, atliekant reguliavimo institucijų ir auditorių patikrinimus.
Darbo aprašymas- Tai yra pagrindinis organizacinis dokumentas, reglamentuojantis darbuotojų pareigų ir teisių apibrėžimą, kuris yra pagrindas pašalinti lygiagretumą ir dubliavimąsi atliekant atskiras operacijas.
Šaltiniai kuriant pareigybių aprašymus:
- Vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių kvalifikacijos žinynas, kuriame yra reglamentuotas įvairių kategorijų specialistų kvalifikacijai keliamų reikalavimų sąrašas.
- Vieninga ORD sistema (USORD), valstybinė ikimokyklinio ugdymo įstaigų sistema (GSDOU) ir kiti norminiai dokumentai, nustatantys pareigybės aprašymo teksto formą ir struktūrą.
- Įprasti darbo aprašymai. Jie skirti tam tikrų kategorijų to paties tipo įstaigų ar struktūrinių padalinių darbuotojams. Įprastos instrukcijos negali pakeisti atskirų nurodymų.
- Organizacijos struktūrinio padalinio nuostatai. Pareigos ir pareigybių aprašymai yra tarpusavyje susiję ir keičiami dokumentai, nes kiekvieno darbuotojo pareigos nustatomos atsižvelgiant į visas ikimokyklinio ugdymo įstaigos funkcijas.
Instrukcija darbui biure- tai yra pagrindinis reguliavimo dokumentas, reglamentuojantis dokumentų kūrimo taisykles, metodus, procesus, darbo su dokumentais technologiją. Kitaip tariant, instrukcija įtvirtina organizacijoje sukurtą darbo biure sistemą. Siekiant veiksmingo ikimokyklinio ugdymo įstaigos ir visų organizacijos padalinių darbo, norint aiškiai suprasti ir pristatyti visus darbo etapus su dokumentais kiekvienoje organizacijoje, reikia parengti darbo biure instrukciją, atsižvelgiant į jos specifiką. veiklą.
Apskritai instrukcija turėtų atspindėti visą darbo su dokumentais procesą, visas technologines operacijas jų logine seka. Instrukciją rengia ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba, dalyvaujant archyvui, teisinei tarnybai. Instrukciją, pasirašytą biuro valdymo tarnybos vadovo, patvirtina organizacijos vadovas ir ji įgyvendinama savo įsakymu, po to ji nukopijuojama ir siunčiama į visus struktūrinius padalinius darbui.
Tipiškų valdymo situacijų dokumentų formų lentelė. Ataskaitų kortelė - tai vieningos formos dokumentų, būtinų ir pakankamų, kad būtų galima įgyvendinti dokumentais paremti įmonės funkcijas ir užduotis, sąrašas. Jame yra kiekvieno dokumento aprašymas, jo teisinis statusas ir dokumentacijos etapai. Ataskaitų kortelė yra būdas normatyviai fiksuoti ir aparatu naudojamų dokumentų sudėtį, ir jų rengimo tvarką.
Darbo laiko apskaitos žiniaraščio naudojimas raštinės tarnybų darbe leidžia nustatyti vieningą organizacijos dokumentų klasifikaciją pagal valdymo funkcijas ir užduotis. Tai savo ruožtu pašalina galimybę nepagrįstai kurti naujas dokumentų formas. Galiausiai, naudojant darbo laiko apskaitos žiniaraštį, galima atsižvelgti į dokumentų tipų ir formų skaičių.
Organizacijos dokumentų formų albumas... Kartu su dokumentų formų lentele bet kuri organizacija privalo turėti dokumentų formų albumą, kuris yra į lentelę įtrauktų dokumentų formų standartų rinkinys.
Norint sukurti ir sukurti dokumentų formų albumą, būtina išrinkti kelis geriausius kiekvieno dokumento pavyzdžius (mažiausiai 3-5).
