Organizacijos dokumentų archyvavimo koncepcija ir tikslas. Organizacijos archyvas: užduotys, funkcijos, reikalavimai Pagrindinės departamentų archyvų darbo taisyklės

Paskutiniame žurnalo numeryje kalbėjome apie darbo su archyviniais dokumentais tvarką - pradedant dokumentų vertės tyrimu ir baigiant bylų paruošimu jų perkėlimui į archyvą.

Archyviniam saugojimui perduoti failai gali būti saugomi specialiai tam skirtoje patalpoje. Toliau kalbėsime apie tai, kaip organizuoti dokumentų saugojimą, taip pat apie bylų priėmimo ir perdavimo archyviniam saugojimui tvarką.

ARCHYVO KAMBARIS

Taigi, kur organizacijoje turėtų būti archyvas, kokie yra pagrindiniai jo išdėstymo reikalavimai, taip pat dokumentų saugojimo sąlygos?

Reikalavimai pastatams, kuriuose yra archyvas

Reikalavimus archyvo pastatams ir patalpoms nustato Organizacijos archyvų eksploatavimo pagrindinių taisyklių 4.2 punktas (patvirtintas 2002 m. Vasario 6 d. Rosarkhivo kolegijos sprendimu).

Visų pirma verta pagalvoti, kad archyvo talpinimas neleidžiamas apleistuose pastatuose, mediniuose pastatuose, pastatuose, kuriuose yra drėgna magistralė, rūsiuose, palėpės kambariuose, krosnies šildyme.

Patalpos, skirtos archyviniams dokumentams laikyti pritaikytuose pastatuose, turėtų būti izoliuotas nuo likusio pastato. Neleidžiama talpinti archyvinių dokumentų pastato patalpose, kuriose yra viešojo maitinimo paslaugos, maisto sandėliai, organizacijos, kuriose saugomos gaisrui pavojingos ir agresyvios medžiagos arba naudojamos gaisrui pavojingos ir cheminės technologijos.

Organizacijos archyvas turėtų būti patalpintas specialiai pastatytame arba pritaikytame dokumentams saugoti pastate arba atskiroje pastato patalpoje.

Kambarys turi būti pašalintas iš pavojingo požiūriu priešgaisrinė sauga objektai. Tai, pavyzdžiui, degalinės, automobilių stovėjimo aikštelės, garažai.

Be to, prie organizacijos archyvo pastato (patalpų) neturėtų būti jokių objektų, oro teršalai.

Renkantis pastatą (kambarį), tinkamą archyviniams dokumentams saugoti, verta pagalvoti, kad visaverčiam archyvo veikimui reikalingos šios atskiros patalpos:

1) archyvo saugykla;

2) patalpa dokumentams priimti, laikinai saugoti, dokumentams aklimatizuoti;

3) dokumentų naudojimo patalpa;

4) archyvo darbuotojų darbo kambariai (kambarys).

Archyvo saugojimo įranga

Pats archyvas turėtų būti įmanomas ištrinta iš laboratorinių, pramoninių, buitinių patalpų ir neturėtų turėti bendrų ventiliacijos kanalų. Jis yra atskirtas nuo kaimyninių kambarių ugniai atsparios sienos ir lubos, kurių atsparumo ugniai riba yra mažiausiai dvi valandos. Archyvo saugykloje vamzdžių klojimas neįtrauktas vandens tiekimo ir kanalizacijos, technologinio ar buitinio vandens išleidimo angos.

Planuojant archyvo saugyklos vietą, verta pagalvoti, kad patalpos su langų orientacija į šiaurę.

Taip pat svarbu, kad Statybinės medžiagos naudojamas sienoms, grindims, luboms uždengti, archyvo saugyklos vidaus apdailai, neturėtų rinkti dulkių, būti jų šaltinis ar išskirti agresyvias chemines medžiagas.

Archyvo saugojimo patalpoje turėtų būti natūralus ar dirbtinis ventiliacija... Jei mes kalbame apie oro kondicionavimo sistemas, jos turi atitikti šias charakteristikas:

užtikrinti oro recirkuliaciją, kai kursas yra 2-3;

palaikyti stabilų temperatūros ir drėgmės režimą;

išvalyti orą nuo dulkių ir agresyvių priemaišų;

atitinka šiuolaikinius kompaktiškumo ir efektyvumo reikalavimus.

Archyvo aukštis ( Dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvo fondo ir kitų archyvinių dokumentų, esančių valstybės ir savivaldybių archyvuose, muziejuose ir bibliotekose, Rusijos mokslų akademijos organizacijose, saugojimo, apskaitos ir naudojimo taisyklių 2.11.1.2 punktas (patvirtinta) sausio 18 d. Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr. 19, su pakeitimais, padarytais 2009 m. išsikišusių konstrukcijų ir ne aukščiau kaip 4 m.

Draudžiama naudoti archyve Ugnis, šildymo prietaisai, pašalinių daiktų išdėstymas.

Patalpų tinkamumo patalpinti archyvą tyrimas

Galutinis sprendimas dėl pastato (patalpos) tinkamumo organizacijos archyvui priimamas atsižvelgiant į Valstybinės priešgaisrinės priežiūros ir sanitarinės bei epidemiologinės stoties išvadas.

Tik atlikus atitinkamą tyrimą pritaikytuose organizacijos pastatuose ar patalpose, archyvas patalpinamas.

Šis tyrimas yra būtinas norint nustatyti pastatų ar archyvo patalpų atsparumą ugniai, pagrindinių konstrukcijų patvarumą ir grindų grindų tvirtumą, atsižvelgiant į galimas apkrovas, šildymo ir vėdinimo sistemų buvimą ir būklę.

Jį atlieka pačios organizacijos atstovai (paprastai archyvo darbuotojai), ugniagesiai, apsaugos, statybos, sanitarinės ir epidemiologinės bei kitos specialiosios tarnybos.

Remiantis tyrimo rezultatais, turi būti surašytas aktas.

DOKUMENTŲ PERDAVIMAS Į VALSTYBINĮ ARCHYVĄ

Dokumentai ne visada saugomi pačioje organizacijoje. Kai kurie iš jų perduodami į valstybės (savivaldybių) archyvą po to, kai tarp šalių sudaroma atitinkama sutartis.

Pagal Pagrindinių taisyklių 9.9 punktą dokumentai į valstybės archyvą perduodami pagal archyvo institucijos ekspertų komisijos (EPK) patvirtintus bylų sąrašus.

Bylų perdavimas atliekamas po vieną. Ant kiekvienos inventoriaus kopijos daromos pastabos apie dokumentų gavimą valstybės archyve, surašomas bylų priėmimo ir perdavimo aktas.

Pradinio dokumentų perkėlimo į valstybės archyvą atveju organizacija turi perkelti istorinę informaciją į organizacijos archyvo fondą. Ateityje, perduodant dokumentus, papildoma istorinė informacija apie pavadinimų, funkcijų, struktūros, organizacijos pavaldumo pasikeitimus, dokumentų sudėtį ir būklę (jei yra).

Jei aptinkamas perdavimo metu neatitikimai tarp galutinio įrašo inventoriuje ir faktinio perduotų bylų buvimo, inventoriuje padaromas naujas suvestinės įrašas, kuriame nurodomas faktinis trūkstamų bylų buvimas ir skaičius. Dingusių bylų numeriai taip pat nurodyti dokumentų priėmimo ir perdavimo valstybiniam saugojimui akte. Prie akto pridėtame organizacijos sertifikate nurodomos jų neatvykimo priežastys.

Organizacijos archyvas taip pat yra atsakingas už dokumentų sekimą.

Nesant dokumentų, jei jų paieškos priemonės nedavė rezultatų, surašomas aktas dėl atvejų, kurių paieškos keliai buvo išnaudoti, neatradimo.

Prarastus dokumentų originalus galima pakeisti jų kopijomis.

Iškart prieš perduodant organizacijos archyvinius dokumentus nuolatiniam saugojimui į valstybės archyvą, kartu su valstybės archyvo atstovu patikrinamas mokslinio ir techninio bylų nagrinėjimo teisingumas, dokumentų fizinė ir sanitarinė-higieninė būklė.

Jei aptinkamos klaidos, defektai, trūkumai, taip pat surašomas atitinkamas aktas. Be to, aptiktus defektus organizacija pašalina (Pagrindinių taisyklių 9.10 punktas).

Turėdama archyvinius dokumentus, organizacija perkelia į valstybės archyvą trys inventoriaus egzemplioriai ir viena bylų priėmimo ir perdavimo akto kopija.

Visos minėtos archyvinių dokumentų saugojimo organizavimo procedūros reiškia, kad organizacijoje yra tinkamo kvalifikacijos ir išsilavinimo specialistų.

ARCHYVO DARBO ORGANIZAVIMAS

Archyvo struktūrinė struktūra priklauso nuo dokumentų apimties įmonėje. Kartais archyvas yra organizuojamas kaip nepriklausomas skyrius ar padalinys biure. Organizuojant archyvą, reikia laikytis daugybės privalomų taisyklių. Norint tinkamai veikti archyve, rekomenduojama parengti ir priimti organizacijos archyvo reglamentą (instrukciją).

Archyvo vadovas arba už archyvą atsakingas asmuo (archyvistas) skiriami ir atleidžiami organizacijos vadovo įsakymu.

Archyvaro veikla grindžiama:

archyvo organizavimas;

atsakomybė, įskaitant baudžiamąją (pavyzdžiui, jei dokumentai iš archyvo yra pavogti, sunaikinti, sugadinti ar sąmoningai paslėpti (Rusijos Federacijos baudžiamojo kodekso 325 straipsnio 1 dalis)), už archyvui pavestų užduočių vykdymą.

Archyvistui reikia periodiškai informuoti, o kai kuriais atvejais (pavyzdžiui, įdiegti naujus darbo organizavimo metodus, pavyzdžiui, elektronines archyvinių dokumentų duomenų bazes) - atlikti praktiką.

BET BŪDU. Archyvaro instruktažą organizacijoje vykdo archyvų skyriaus vadovas arba šias funkcijas atliekantis asmuo. Praktika gali būti vykdoma kaip mokymo seminaras atitinkama tema švietimo įstaigoje, teikiančioje tokio tipo paslaugas.

Archyvaro pareigos turi atsispindėti organizacijos personalo lentelėje.

Įmonės archyvas gali veikti taip:

1) savarankiškas struktūrinis vienetas. Šiuo atveju bendras organizacijos archyvo valdymas patikėtas jos vadovui, o archyvo kasdienės veiklos valdymas - nepriklausomo struktūrinio padalinio vadovui;

2) struktūrinis padalinys kaip organizacijos biuro valdymo paslaugos dalis. Šiuo atveju valdymas pavestas biuro valdymo tarnybos vadovui ir struktūrinio padalinio vadovui.

Pagrindinės organizacijos archyvaro užduotys yra šios:

1) archyvo pildymas dokumentais, kurių sudėtį numato archyvo nuostatai;

2) apskaita ir dokumentų saugumo užtikrinimas;

3) mokslinio ir informacinio archyvo dokumentų aparato sukūrimas;

4) archyve saugomų dokumentų naudojimas;

5) dokumentų, susijusių su Rusijos Federacijos archyvų fondu, rengimas ir perdavimas nuolatiniam saugojimui laikantis Rusijos Federacijos archyvinės tarnybos ir Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų archyvų valdymo organų nustatytų sąlygų ir reikalavimų.

Siekdamas įvykdyti pagrindines užduotis, archyvaras atlieka šias funkcijas:

1) tvarkyti organizacijos struktūrinių padalinių, kurie yra archyvo įsigijimo šaltiniai, sąrašus;

2) archyvinių bylų, sudarytų pagal organizacijos nomenklatūrą, priėmimas iš organizacijos struktūrinių padalinių;

3) archyve gautų dokumentų apskaita ir saugumo užtikrinimas;

4) archyvo dokumentų mokslinio ir informacinio aparato dabartinės būklės sukūrimas ir palaikymas;

5) informacinių paslaugų organizavimas organizacijos vadovams ir struktūriniams padaliniams, susijusiems su archyvinių dokumentų turiniu;

6) organizuoti naudojimąsi dokumentais organizacijos ir asmenų struktūrinių padalinių prašymu, vesti apskaitą ir analizuoti jų naudojimą;

7) dalyvavimas tikrinant dokumentų vertę, taip pat organizacinių ir metodinių priemonių, skirtų perduoti dokumentus nuolatiniam saugojimui, rinkinys;

8) organizacijų struktūrinių padalinių formavimo ir registravimo bylų teisingumo tikrinimas;

9) organizacijos ir jos struktūrinių padalinių reikalų nomenklatūros sudarymas;

10) metodinės ir praktinės pagalbos teikimas organizacijos struktūriniams padaliniams darbo su dokumentais klausimais;

11) dalyvavimas kuriant reguliavimo ir metodinius dokumentus, susijusius su archyvavimu ir dokumentų palaikymu valdant organizaciją;

12) dalyvavimas archyvo darbuotojų kvalifikaciją keliančiose priemonėse.

BYLŲ PERDAVIMAS Į ORGANIZACIJOS ARCHYVĄ IR DOKUMENTŲ NAUDOJIMAS

Bylų perkėlimas į organizacijos archyvą atliekamas pagal grafiką, kurį sudaro archyvas, suderintas su struktūrinių padalinių, perkeliančių dokumentus į archyvą, vadovais ir patvirtintas organizacijos vadovo. (Pagrindinių taisyklių 3.7.25 punktas).

Kiekvieno atvejo priėmimas ir perkėlimas į archyvą atliekamas dalyvaujant darbuotojui - struktūrinio padalinio atstovui.

Kadangi organizacijos archyvo buvimas reiškia ne tik dokumentų saugojimą, bet ir jų naudojimą, būtina parengti ir patvirtinti dokumentų išrašymo iš archyvo tvarką. Ši procedūra turėtų būti atliekama organizacijos darbuotojų prašymu.

Pavyzdžiui, archyvų eksploatavimo taisyklės nustato, kad dokumentų išdavimas turi būti įrašytas į knygas, skirtas išduoti bylas organizacijos darbuotojams.

Pati išdavimas įforminamas reikalavimais byloms išduoti organizacijos darbuotojams, aktais dėl bylų išdavimo laikinai naudoti kitoms organizacijoms.

Laikino naudojimo dokumentų išdavimo laikotarpis neturėtų būti ilgesnis vienas mėnesis skirti organizacijos darbuotojams ir trys mėnesiai- laikinai naudoti kitoms organizacijoms.

Reikėtų pažymėti, kad dokumentų archyvinio saugojimo organizacijoje organizavimas taip pat būtinas dėl to, kad yra nemažai reguliavimo institucijų, įgaliotų atlikti atitinkamus patikrinimus.

ARCHYVŲ KONTROLĖ

Kontrolę, kaip laikomasi įstatymų dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje, vykdo federalinės valstybės valdžios institucijos, įskaitant federalinę vykdomąją instituciją, specialiai įgaliotą Rusijos Federacijos vyriausybės, Rusijos Federacijos sudedamųjų subjektų valstybinės valdžios organus, įskaitant Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų įgaliotus vykdomuosius organus archyvavimo srityje, neviršijant savo kompetencijos ribų, nustatytų Rusijos Federacijos įstatymų ir Rusijos Federaciją sudarančių subjektų teisės aktų (Federalinio kodekso 16 straipsnis 2004 m. Spalio 22 d. Įstatymas Nr. 125-FZ „Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje“; su pakeitimais, padarytais 2010 m. Liepos 27 d.).

Taigi organizacijos archyvą galima patikrinti:

1) Rusijos Federacijos mokesčių inspekcija;

2) Rusijos Federacijos pensijų fondas.

Dėl to, remiantis įstatymais, juridiniai asmenys, taip pat pareigūnai ir piliečiai, kalti pažeidę teisės aktus dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje, vadovaudamiesi str. 2004 m. Spalio 22 d. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ „Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje“ 27 straipsnyje numatyta civilinė, administracinė ir baudžiamoji atsakomybė, nustatyta Rusijos Federacijos teisės aktuose.

Baigdamas norėčiau pažymėti, kad šiandien daugelyje šiuolaikinių organizacijų dokumentų saugumo užtikrinimo klausimai lieka neišspręsti, visų pirma, sukuriant materialines ir technines jų fizinės saugos sąlygas ir tinkamą saugojimo režimą, neįskaitant žalos, praradimas, dokumentų vagystė. Kad archyvai veiktų efektyviai, reikalingos profesionalios rekomendacijos apskaičiuojant archyvų plotus, jų išdėstymą organizacijoje, optimaliausias temperatūros ir drėgmės sąlygas saugoti dokumentus su skirtingomis informacijos laikmenomis, užtikrinant priešgaisrinę saugą, materialinę ir techninę archyvų įrangą ir racionalus dokumentų išdėstymas, siekiant užtikrinti greitą prieigą prie jų ...

M. V. Grishina, personalo specialistė, personalo vadovė, „Stelmon LLC“

Rugsėjo 21 d. Pradėjo veikti Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo valstybės institucijose, savivaldybėse ir organizacijose taisyklės (patvirtintos ministerijos įsakymu). Rusijos kultūra, 2015 m. Kovo 31 d. Nr. 526; toliau - naujos taisyklės).

Kuo vadovavotės prieš išleidžiant naujas taisykles?

Prieš patvirtinant naujas Taisykles, valstybės institucijų, vietos savivaldos institucijų, organizacijų (toliau-organizacijų archyvai) archyvai savo darbe vadovavosi Pagrindinėmis organizacijų archyvų taisyklėmis ir kai kuriais archyvais. organizacijos naudojo labai seną dokumentą - Departamentų archyvų eksploatavimo pagrindines taisykles. Abu dokumentai nebuvo norminiai dokumentai, tačiau apibrėžė jų, kaip norminio ir metodinio dokumento, statusą. Tuo pačiu metu 1985 m. Pagrindinės taisyklės iš tikrųjų turėjo norminio dokumento statusą, nes jos buvo patvirtintos Glavarkhivo įsakymu, o 2002 m. Pagrindinės taisyklės nebuvo patvirtintos Rosarkhiv. norminio dokumento statusas.

Dėl kokios priežasties, esant pagrindinėms 2002 m. Taisyklėms, atsirado poreikis parengti naują, be to, norminį dokumentą, skirtą organizuoti dokumentų saugojimą organizacijų archyvuose?

Faktas yra tas, kad 2004 m. Spalio 22 d. Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo reikalų Rusijos Federacijoje“ (toliau-Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ) priėmė daug naujovių archyvavimo organizavimo srityje. šalyje.:

Gaunama

iš federalinio įstatymo Nr. 125-FZ

13 straipsnis. Archyvų kūrimas

1. Valstybinės įstaigos, savivaldybių rajono ir miesto rajono vietos savivaldos organai reikalingi archyvams kurti jų veiklai suformuotų archyvinių dokumentų saugojimui, įsigijimui, apskaitai ir naudojimui.

2. Organizacijos ir piliečiai turi teisę kurti archyvus jų veiklai suformuotiems archyviniams dokumentams saugoti, įskaitant valstybės ar savivaldybės turtui nepriklausančius archyvinius dokumentus saugoti ir naudoti.

17 straipsnis. Valstybinių įstaigų, vietos savivaldos institucijų, organizacijų ir piliečių, užsiimančių versline veikla nesudarius juridinio asmens, pareigos užtikrinti archyvinių dokumentų saugumą

1. Valstybinės įstaigos, vietos savivaldos institucijos, organizacijos ir piliečiai, užsiimantys versline veikla, nesudarę juridinio asmens, privalo užtikrinti archyvinių dokumentų, įskaitant dokumentus apie personalą, saugumą federalinių įstatymų, kitų teisės aktų nustatytų saugojimo laikotarpių metu. Rusijos Federacijos įstatymai, taip pat dokumentų sąrašai [...]

Be to, šiame federaliniame įstatyme buvo įvesta archyvinių dokumentų nuosavybės sąvoka (dokumentai gali būti valstybiniai (federaliniai, Rusijos Federaciją sudarančių subjektų nuosavybė), savivaldybių, privati ​​nuosavybė (nevyriausybinės organizacijos ir asmenys)).

Be to, Rusijos Kultūros ministerijos 2007 m. Sausio 18 d. Įsakymu Nr. 19, dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitų valstybinių archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklės ir savivaldybių archyvai, muziejai ir bibliotekos, Rusijos mokslų akademijos organizacijos (toliau - Taisyklės 2007).

Šios dvi aplinkybės, taip pat tai, kad Pagrindinės taisyklės neturėjo norminio dokumento statuso, privertė mus pereiti prie norminio dokumento, apibrėžiančio dokumentų saugojimo organizacijų archyvuose tvarką, kūrimo.

- Kokie bus komentarai?

Rengiant naujų taisyklių projektą, dokumentas buvo plačiai aptartas du kartus tarp archyvarų:

• pirmą kartą - Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų archyvų valdymo organų, valstybės ir savivaldybių archyvų darbuotojai;
• antrą kartą - federalinių vykdomųjų organų darbuotojai.

Vien iš valstybės ir savivaldybių archyvų gauta daugiau nei 400 komentarų. Visos gautos pastabos buvo atidžiai išnagrinėtos, o paskutiniame etape - laikinojoje darbo grupėje, į kurią įėjo Rosarkhivo ir VNIIDAD specialistai. Reikėtų pažymėti, kad daug komentarų sukėlė archyvarų noras kuo išsamiau aprašyti atskirus archyvinių technologijų procesus, naudojamus užtikrinant dokumentų, esančių organizacijų archyvuose, išsaugojimą, apskaitą, įsigijimą ir naudojimą. principo, tai negalėjo būti padaryta, atsižvelgiant į naujų taisyklių kaip norminio dokumento statusą.

Tuo pat metu kai kurios pastabos buvo esminio pobūdžio, pavyzdžiui, pastaba, kad naujų taisyklių projekto skiltyje „Įgijimas“ dokumentų vertės tyrimo klausimas nebuvo nuosekliai išdėstytas, visų pirma dėl į tai, kad nebuvo įtrauktos nuostatos, susijusios su bylų nomenklatūra. Atsižvelgiant į tai, kad šiuo metu organizacijos reikalų nomenklatūros forma ir jos kūrimo tvarka yra išdėstytos tik metodiniame dokumente - Metodinės rekomendacijos, kaip parengti darbo instrukcijas federalinėse vykdomosiose institucijose, baigdama rengti naujų taisyklių projektą, ji buvo nuspręsta į skyrių „Įgijimas“ įtraukti pagrindines bylų nomenklatūros nuostatas, įskaitant bylų nomenklatūros formą (santrauka ir struktūrinis vienetas).

Naujų Taisyklių skyrimas

Naujosios Taisyklės skirtos valdžios institucijoms, vietos savivaldos institucijoms, organizacijoms, kuriančioms archyvus, skirtus jų veiklai suformuotiems archyviniams dokumentams saugoti, įsigyti, apskaityti ir naudoti.

Jie netaikomi dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvinio fondo ir kitų archyvinių dokumentų, kuriuose yra valstybės paslaptį sudarančių dokumentų, saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimui.

Naujosios taisyklės yra norminis dokumentas. Jų reguliavimo statusas nustato griežtesnius jų turinio reikalavimus. Anksčiau paskelbtos taisyklės (žr. Aukščiau) apėmė ne tik normas (taisykles, reikalavimus), bet ir rekomendacijas, metodus, kaip šios normos turėtų būti taikomos. Visos rekomendacinio, metodinio ir aprašomojo pobūdžio nuostatos neįtraukiamos į naujas Taisykles. Būtent šioje dalyje šių Taisyklių projektas diskusijos metu buvo kritikuojamas archyvarų, nuolat sakiusių, kad Taisyklės turi būti išsamios ir jose turi būti ne tik pačios taisyklės, bet ir jų įgyvendinimo mechanizmas.

Naujųjų taisyklių struktūra ir turinys

Naujas taisykles sudaro septyni skyriai:

1. Bendrosios nuostatos.
2. Dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvo fondo ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo organizavimas organizacijoje.
3. Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų ir kitų organizacijos archyvinių dokumentų apskaita.
4. Archyvo įsigijimas su dokumentais iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitais archyviniais dokumentais.
5. Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų ir kitų organizacijos archyvinių dokumentų naudojimo organizavimas.
6. Organizacijos dokumentų perdavimas saugoti į valstybės (savivaldybės) archyvą.
7. Dokumentų perdavimas organizacijos reorganizavimo ar likvidavimo atveju, pasikeitus organizacijos archyvo vadovui.

Naujųjų Taisyklių prieduose yra apskaitos ir kitų formų dokumentai, naudojami organizacijų archyvuose.

Šių taisyklių pagrindinių skirsnių seka atitinka federalinį įstatymą Nr. 125-FZ ir 2007 m. Taisykles, nors, kaip daugelis ekspertų pažymėjo diskusijos etape, būtų logiškiau pradėti nuo įsigijimo ir baigti naudojimą.

Naujųjų taisyklių skyriuose atsispindi pagrindinės organizacijos archyvo funkcijos:

• Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo organizavimas;
• dokumentų registravimas;
• organizacijos archyvo pildymas dokumentais;
• archyvinių dokumentų naudojimo organizavimas;
• dokumentų perdavimas saugoti į valstybės (savivaldybės) archyvą.

Be to, naujose Taisyklėse yra skyrius „Dokumentų perdavimas organizacijos reorganizavimo ar likvidavimo atveju, pasikeitus organizacijos archyvo vadovui“.

pastabą

Skirtingai nuo 2002 m. Pagrindinių taisyklių, taisyklėse Nr. 526 nėra nuostatų, susijusių su paties archyvo organizaciniais aspektais (neapibrėžti archyvo tikslai ir uždaviniai, jo funkcijos, teisės ir kt.). Pagrindinis jų tikslas - nustatyti reikalavimus archyvinių dokumentų saugojimo procesų organizavimui nuo organizacijos archyvo su dokumentais įsigijimo iki dokumentų naudojimo organizavimo.

Panagrinėkime skyrius išsamiau.

I skirsnis. Bendrosios nuostatos

Nustato teisinį dokumento rengimo pagrindą ir apimtį, taip pat yra nuostatų, nustatančių kai kuriuos organizacijos archyvo organizacinius pagrindus.

Naujosios taisyklės taikomos valdžios institucijoms, vietos valdžiai ir organizacijoms - valstybės ir savivaldybių archyvų įsigijimo šaltiniams, kurių metu formuojami Rusijos Federacijos archyvų fondo (toliau - organizacijos) dokumentai. Šių Taisyklių nuostatomis taip pat gali naudotis kitos valstybinės ir nevalstybinės organizacijos, kurių veikloje nesudaromi Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentai.

Remiantis federalinio įstatymo Nr. 125-FZ nuostatomis, naujose taisyklėse nurodyta, kad valstybės įstaigos, savivaldybių rajono, miesto rajono ir miesto mikrorajono vietos savivaldos įstaigos privalo sukurti archyvus saugojimui, įsigijimui , archyvinių dokumentų, suformuotų vykdant jų veiklą, apskaita ir naudojimas. Valstybės įstaigos, vietos savivaldos įstaigos, organizacijos - valstybės įsigijimo šaltinio, savivaldybės archyvo - archyvo (centrinio archyvo) - uždaviniai ir funkcijos nustatomos pagal organizacijos vadovo patvirtintus nuostatus.

pastabą

Naujosios taisyklės netaikomos dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvinio fondo ir kitų archyvinių dokumentų, kuriuose yra valstybės paslaptį sudarančių dokumentų, saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimui.

II skirsnis. Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo organizacijoje organizavimas

Apibrėžia organizacijos archyvinio fondo sampratą ir organizacijos archyvinių fondų rūšis.

Organizacijos archyvinis fondas yra dokumentinio fondo dalis, į kurią įeina Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentai, dokumentai apie personalą ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpio dokumentai, įtraukti į archyvo apskaitos dokumentus. Archyvinis fondas saugomas organizacijos archyve.

Organizacijos archyvinių fondų tipai:

• organizacijos archyvinis fondas, kurį sudaro Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentai ir kiti archyviniai dokumentai;
• vieningas archyvinis fondas, susidedantis iš Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų, suformuotų vykdant dviejų ar daugiau organizacijų veiklą, kurios istoriškai ir (arba) logiškai nustatė tarpusavio ryšius;
• archyvinis rinkinys, susidedantis iš atskirų įvairios kilmės archyvinių dokumentų, suvienytų pagal vieną ar kelias charakteristikas (temines, autoriaus, rūšies, objekto ir kt.).

Popierinių dokumentų saugojimas. Naujųjų taisyklių 2.9 punkte pabrėžiama: archyviniai dokumentai sistemingai saugomi archyvo fonde. Organizacijos archyve esančių archyvinio fondo dokumentų sisteminimo vienetas yra saugojimo vienetas. Taisyklės taip pat nustato archyvo fondo saugojimo vienetų sisteminimo požymius:

• struktūrinis (saugyklų priklausymas organizacijos struktūriniams padaliniams);
• chronologinis (pagal laikotarpius ar datas, kurioms priklauso saugojimo vienetai);
• funkcinis, sektorinis, teminis, dalykinis klausimas (atsižvelgiant į organizacijos funkcijas, temas ar klausimus, susijusius su saugyklų turiniu);
• vardinis (pagal dokumentus - dokumentų rūšys ir rūšys);
• korespondentas (organizacijų, susirašinėjimo metu, su kuriuo buvo suformuoti saugojimo padaliniai);
• geografinis (pagal tam tikras teritorijas, gyvenvietes ir kitus geografinius objektus, su kuriais siejamas dokumentų turinys, jų autoriai, korespondentai);
• autorių (pagal organizacijų pavadinimus arba piliečių, kurie yra dokumentų autoriai, pavardes).

Nustatomi reikalavimai, užtikrinantys dokumentų saugumą (standartinės (optimalios) dokumentų saugojimo sąlygos; racionalus dokumentų talpinimas archyve; dokumentų prieinamumo ir būklės tikrinimas, dokumentų atsekimo tvarka), t. elektroninių dokumentų saugojimo ypatybės

Elektroninių dokumentų saugojimas. Taisyklės nustato privalomas tokių dokumentų saugojimo sąlygas:

• organizacijos archyve yra bent dvi kiekvieno elektroninių dokumentų saugojimo vieneto kopijos (pagrindinės ir darbo kopijos turi būti skirtinguose fiziniuose įrenginiuose);
• techninės ir programinės įrangos, skirtos elektroniniams dokumentams atgaminti, kopijuoti, konvertuoti ir perkelti, prieinamumas, jų fizinės ir techninės būklės kontrolė;
• užtikrinti elektroninių dokumentų saugojimo būdą, išskyrus informacijos praradimą, neteisėtą platinimą, sunaikinimą ar iškraipymą.

Teksto elektroninių dokumentų, perduotų saugoti į organizacijos archyvą, formatas - valstybės ir savivaldybių archyvų įsigijimo šaltinis - PDF / A.

Taisyklės numato, kad pasikeitus programinei ir aparatinei aplinkai ir praradus kompiuterinių formatų naudojimą, sugadinus laikmenas, organizacijos archyvas atlieka elektroninių dokumentų konvertavimo į naujus formatus ir (arba) naujas laikmenas priemones.

Be nagrinėjamų nuostatų, šiame skyriuje nustatyta archyvinių dokumentų buvimo ir būklės tikrinimo tvarka (2.39-2.43 punktas), neatrastų dokumentų paieškos organizavimas (2.44 punktas), dokumentų išrašymo iš archyvo tvarka (2.45 punktas). -2.48), taip pat archyvinių dokumentų saugumą ekstremaliose situacijose užtikrinančią procedūrą (2.49 punktas).

Popierinių dokumentų prieinamumo ir būklės tikrinimas... Ją organizacijos archyve atlieka komisija ar ne mažiau kaip du darbuotojai ne rečiau kaip kartą per 10 metų, elektroniniai dokumentai - ne rečiau kaip kartą per 5 metus.

Pagal 2007 m. Procedūros 2.11.5 punktą atliekami neeiliniai vienkartiniai visų organizacijos archyvo dokumentų ar jų atskirų dalių (grupių) buvimo ir būklės patikrinimai:

• įvykus stichinėms nelaimėms, masiniam perkėlimui ir kitoms aplinkybėms, dėl kurių archyviniai dokumentai gali būti pamesti ar sugadinti,
• keičiant archyvų vadovus.

Remiantis patikrinimo rezultatais, sudaromi šie aktai:

• archyvinių dokumentų prieinamumo ir būklės tikrinimas (priedas Nr. 3);
• apie buhalterinės apskaitos dokumentų technines klaidas (jei jos randamos) (priedas Nr. 4);
• dėl dokumentų (nesusijusių su šiuo fondu, neapskaitytų) atradimo (priedas Nr. 5).

Dokumentų iš archyvo išdavimo tvarka. Dokumentai išduodami remiantis organizacijos archyvo vadovo arba jo pavaduotojo (jei archyvas yra institucija), organizacijos struktūrinio padalinio vadovo (jei archyvas yra struktūrinis padalinys) raštišku leidimu:

• organizacijos struktūrinių padalinių darbuotojai;
• teismo, teisėsaugos ir kitos įgaliotos institucijos nustatyta tvarka;
• kiti vartotojai, gavę raštišką prašymą.

Dokumentų iš archyvo išdavimo laikotarpis neturėtų viršyti:

• vienas mėnuo - skirtas organizacijos darbuotojams ir kitiems vartotojams;
• šešis mėnesius - teisminėms, teisėsaugos ir kitoms įgaliotoms institucijoms.

Suteikiama galimybė pratęsti dokumentų išdavimo terminą - gavus organizacijos vadovo leidimą, remiantis vartotojo rašytiniu patvirtinimu apie dokumentų išsaugojimą / užtikrinimą.

Elektroniniai dokumentai iš archyvų išduodami elektroninių kopijų arba kopijų popieriuje pavidalu.

Dokumentai iš archyvo neišduodami:

1. jei yra naudojimo fondas;
2. esant nepatenkinamai fizinei būklei.

III skirsnis. Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų ir kitų organizacijos archyvinių dokumentų apskaita

Skirtas klausimams iš pora dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kiti archyviniai dokumentai organizacijos.

Kaip nustatyta naujų taisyklių 3.1 punkte, visi organizacijos archyve saugomi dokumentai yra apskaitomi, įskaitant dokumentus apie personalą, naudojimo fondo dokumentų kopijas (jei yra) ir bylų, dokumentų aprašą.

Pagrindiniai archyvinių dokumentų apskaitos vienetai yra šie:

Kiekvienam saugojimo įrenginiui priskiriamas sąskaitos numeris, kuris yra archyvo šifro dalis.

Mūsų žodynas

Archyvo šifras- kiekviename saugojimo vienete apatiniame kairiajame kampe nurodytas pavadinimas, siekiant užtikrinti apskaitą ir identifikavimą, - sudaro: archyvo fondo numeris; bylų, dokumentų inventoriaus numeriai; saugojimo įrenginių numeriai.

Elektroninių dokumentų, saugomų atskirose elektroninėse laikmenose, archyvinis šifras nurodytas ant laikmenos pridedamame intarpe. Archyvo informacinėje sistemoje saugomų elektroninių dokumentų archyvinis šifras yra elektroninio dokumento talpyklos metinio aprašymo (privalomas aprašymo elementas) dalis.

Informacija apie archyvo apskaitos vienetus atsispindi apskaitos dokumentuose. Nauja Taisyklių nuostata organizuojant dokumentų apskaitą yra nuostata dėl dviejų buhalterinių dokumentų grupių paskirstymo organizacijos archyve: pagrindinės (privalomos) ir pagalbinės.

Pagrindiniai (privalomi) organizacijos archyvo apskaitos dokumentai apima:

• knyga, skirta bylų, dokumentų gavimo ir disponavimo fiksavimui (priedas Nr. 11);
• lėšų sąrašas (priedas Nr. 12);
• fondo lapas (priedas Nr. 13);
• bylų sąrašas, dokumentai (priedas Nr. 14-16);
• atsargų registras (priedas Nr. 19).

Elektroninių bylų inventorizacijos formos pateiktos naujų taisyklių 17, 18 prieduose.

Pagalbinių apskaitos dokumentų sudėtis nėra reglamentuota, kiekvienas archyvas turi teisę kaip pagalbinę naudoti tas apskaitos formas, kurios jam reikalingos, atsižvelgiant į saugomų dokumentų specifiką arba dėl kitų priežasčių.

Taisyklės taip pat numato, kad organizacijos archyvas gali saugoti įrašus automatizuotu režimu, naudojant apskaitos duomenų bazes (DB) (žr. 3.13 punktą). Organizacijos archyvo apskaitos duomenų bazės - valstybės (savivaldybės) archyvo įsigijimo šaltinis turi būti suderinamas su atitinkamomis valstybės (savivaldybių) archyvų ir archyvų valdymo organų apskaitos duomenų bazėmis.

IV skirsnis. Archyvo įsigijimas su dokumentais iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitais archyviniais dokumentais

Skirta organizacijos archyvo papildymo dokumentais iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitais archyviniais dokumentais... Organizacijos archyvo įsigijimas - tai sistemingas archyvo papildymas organizacijos struktūrinių padalinių dokumentais.

Nustatyta, kad Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentai ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpio dokumentai, t. dokumentai apie personalą perkeliami į organizacijos archyvą ne anksčiau kaip po vienerių metų ir ne vėliau kaip per trejus metus nuo biuro darbo pabaigos. Išimtis yra dokumentai apie valstybės tarnautojų ir savivaldybių darbuotojų, atleistų iš tarnybos, dokumentus - jie perkeliami į organizacijos archyvą praėjus 10 metų nuo darbuotojų atleidimo dienos.

pastabą

Atvejai su laikino saugojimo laikotarpiais (iki 10 metų imtinai), kaip jau seniai nustatyta organizacijų archyvų praktikoje, neperduodami į archyvą, jie saugomi organizacijos struktūriniuose padaliniuose ir pasibaigus saugojimui laikotarpiai yra sunaikinami nustatyta tvarka.

Naujosios taisyklės nurodo, kad bylos į organizacijos archyvą perkeliamos ištyrus jų vertę. Dėl šios priežasties šiame skyriuje nustatyta dokumentų vertės tyrimo procedūra, bylų, skirtų perkelti į organizacijos archyvą, rengimas, struktūrinių padalinių bylų, kuriomis remiantis bylos perduodamos, sąrašų sudarymas į organizacijos archyvą, taip pat pabrėžiama, kad prieš nustatant dokumentų vertės tyrimą, sunaikinimo dokumentai yra draudžiami.

Šio skyriaus nuostatose atkreipiamas dėmesys į tai, kad nuolatiniam saugojimui ir personalui skirtos atsargos, dokumentų naikinimo aktai, kaip taisyklė, svarstomi organizacijos ekspertų komisijos (EK) posėdyje. Remdamasi svarstymo rezultatais, EK tvirtina bylų, nuolatinio saugojimo dokumentų ir personalo aprašus bei aktus dėl dokumentų skyrimo sunaikinti.

Organizacijos - valstybės (savivaldybių) archyvo įsigijimo šaltiniai pateikia archyvo institucijos ekspertų peržiūros komisijai (EPK) svarstyti nuolatinio saugojimo laikotarpio dokumentų ir personalo atvejų sąrašus (metiniai skyriai), dėl kurių susitarė organizacijos EK:

• nuolatinis galiojimo laikas - patvirtinimui;
• personalui - tvirtinti.

Po bylų inventorizacijos dokumentų patvirtina ir jiems pritaria EPC, šiuos aprašus ir aktą dėl dokumentų, kurie nėra saugomi, paskirstymo patvirtina organizacijos vadovas. Be to, bylos, skirtos sunaikinti, gali būti sunaikintos.

Organizacijos, kurių veikloje nesudaromi Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentai, neturėtų derinti personalo inventoriaus su archyvinės institucijos EPK.

pastabą

Naujųjų Taisyklių 4.13 punkte nustatyta, kad elektroninės bylos su pasibaigusiais saugojimo terminais turi būti bendrai skiriamos sunaikinti, o po to jos yra fiziškai sunaikintos arba sunaikintos programinės ir techninės įrangos su atitinkama pastaba akte.

Šiame Taisyklių skyriuje ypatingas dėmesys skiriamas organizacijos reikalų nomenklatūrai. Pagal pagrindines nuostatas ji:

• nustato vykdomų dokumentų klasifikaciją (grupavimą) į bylas (elektronines bylas) ir yra pagrindinis apskaitos dokumentas, atspindintis organizacijos dokumentinio fondo sudėtį ir organizavimą;
• yra pagrindas rengti bylų aprašus, nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpių dokumentus, taip pat apskaityti laikino (iki 10 metų imtinai) laikymo atvejų atvejus;
• yra parengtas remiantis standartiniais, žinybiniais ir kitais dokumentų sąrašais, nurodančiais saugojimo terminus, kitais norminiais teisės aktais, taip pat standartinėmis ir apytikslėmis bylų nomenklatūromis;
• yra surašytas nustatyta forma (priedas Nr. 25), remiantis struktūrinių padalijimų bylų nomenklatūra (priedas Nr. 26).

Organizacijos - valstybės (savivaldybių) archyvų įsigijimo šaltiniai, kartą per penkerius metus, susitaria dėl bylos nomenklatūros su organizacijos VRK (EB) ir pateikia ją tvirtinti atitinkamam EPK ar valstybės (savivaldybės) archyvui, su jai suteiktais įgaliojimais. Organizacijos, kurių veikloje nesudaromi Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentai, savarankiškai tvirtina bylų nomenklatūrą.

Taisyklės nustato tvarką Paruošimas perkelti į elektroninių dokumentų organizavimo archyvą. Visų pirma numatyta, kad atskiri inventoriai sudaromi nuolatinio saugojimo elektroninių dokumentų, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpių, t. pagal personalą. Elektroninių reikalų inventoriaus formos, kaip jau minėjome, pateiktos naujų taisyklių 17, 18 prieduose.

V. skyrius. Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų organizacijos archyvinių dokumentų naudojimo organizavimas

Šiame skyriuje nustatytos normos, susijusios su Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų organizacijos archyvinių dokumentų naudojimo organizavimu. Pagrindinės šios dalies Taisyklių nuostatos yra šios:

Tavo žiniai

Naujosios taisyklės nustato archyvinių dokumentų naudojimo formas. Pagrindiniai yra šie:

informacijos apie organizacijos darbuotojus palaikymas;

vartotojų užklausų vykdymas, įsk. socialinio ir teisinio pobūdžio piliečių prašymai;

dokumentų ir bylų laikinam naudojimui išdavimas, archyvinių dokumentų kopijų teikimas vartotojų prašymu, įsk. elektroninių dokumentų forma.

Ypatingas dėmesys naujosiose Taisyklėse skiriamas darbo su vartotojų užklausomis organizavimui. Atkaklus:

• prašymų rūšys (teminės ir socialinės-teisinės);
• reikalavimai rašytiniam prašymui (jo forma, informacijos, kuri turėtų būti pateikta prašyme, sudėtis);
• darbo su užklausomis tvarka (registracijos sąlygos, svarstymas, nepagrindinių užklausų nukreipimas, atsakymų į naudotojų užklausas parengimas archyvinės informacijos, archyvinės ištraukos ir archyvinės kopijos pavidalu);
• darbo organizavimo ypatybės, pateikiant užklausas internetu.

Naujosios taisyklės nustato atvejus, kai archyvas gali atsisakyti išduoti archyvinius dokumentus:

• galimybė naudotis fondu;
• bloga fizinė dokumentų būklė;
• dokumentai nepraėjo mokslinio aprašymo ir techninio projekto (iki šių darbų pabaigos);
• naudojimo apribojimai, nustatyti Rusijos Federacijos įstatymuose arba fondo kūrėjo.

R IV skirsnis. Organizacijos dokumentų perdavimas saugoti į valstybės (savivaldybės) archyvą

Nustato organizacijos dokumentų perdavimo saugoti į valstybės (savivaldybės) archyvą tvarką. Šiame skyriuje teigiama, kad:

• organizacijos - valstybės (savivaldybių) archyvų įsigijimo šaltiniai, pasibaigus Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų laikino saugojimo organizacijos archyve terminams, perduoda juos nuolatiniam saugojimui į atitinkamą valstybės (savivaldybės) archyvą. pagal taisykles Nr. 19;
• valstybinės ir nevalstybinės organizacijos, kurios nėra valstybės (savivaldybių) archyvų įsigijimo šaltiniai, gali perduoti dokumentus iš Rusijos Federacijos archyvo fondo, suformuotus jų veikloje, į valstybinius (savivaldybių) archyvus susitarimų pagrindu.

Naujosios taisyklės nustato dokumentų perdavimo tvarką. Jie pabrėžia, kad dokumentai perduodami nuolatiniam saugojimui tvarkingoje valstybėje su atitinkamu moksliniu ir informaciniu aparatu, o dokumentų perdavimas į valstybės (savivaldybės) archyvą įforminamas dokumentų priėmimo ir perdavimo saugoti aktu (priedas Nr. 30).

VII skyrius. Dokumentų perdavimas organizacijos reorganizavimo ar likvidavimo atveju, pasikeitus organizacijos archyvo vadovui

Nustato tvarką dokumentų perdavimas reorganizuojant ar likviduojant organizaciją, keičiamas organizacijos archyvo vadovas... Šiame skyriuje nustatyta, kad už dokumentų perdavimą likviduojamai organizacijai yra atsakinga komisija, sudaryta siekiant perduoti reikalus ir turtą.

Likviduojant organizacijas, kurios yra valstybės (savivaldybių) archyvų įsigijimo šaltiniai, į likvidavimo komisiją įtraukiamas valstybės (savivaldybių) archyvo atstovas.

Keičiant organizacijos archyvo vadovą (asmenį, atsakingą už organizacijos archyvą), archyvo, apskaitos ir mokslinio informacinio aparato dokumentų priėmimas ir perdavimas jiems atliekamas pagal aktą.

Santrauka

1. Naujosios taisyklės yra taisyklių rinkinys, apimantis visus pagrindinius organizacijos archyvo atliekamus procesus:

• dokumentų saugojimo organizavimas,
• saugoti archyve esančius dokumentus,
• archyvo pildymas dokumentais
• archyvinių dokumentų naudojimas.

2. Kadangi šios Taisyklės yra norminis dokumentas, gali būti, kad taikant jas praktiškai gali prireikti metodinio dokumento papildymo (rekomendacijų, metodinių rekomendacijų, skirtų visoms taisyklėms ar atskiriems asmenims, rengimas) Taisyklių skyrius).

3. Pagrindinis esminis skirtumas tarp naujų taisyklių ir kitų dokumentų yra tas, kad šios taisyklės yra norminis dokumentas. Pagrindinės 2002 m. Taisyklės yra rekomendacinio pobūdžio, 1985 m. Pagrindinės taisyklės buvo norminis ir metodinis dokumentas. Dėl šios priežasties naujosios Taisyklės yra daug mažesnės apimties: jose yra tik tos nuostatos (taisyklės, reikalavimai), kurios turi būti taikomos be išlygų. Visa kita - tai yra, kaip tai padaryti - paliekama archyvarų gailestingumui.

4. Galime sakyti, kad reikalavimų yra mažiau. Sumažintas privalomų dokumentų formų skaičius. Anksčiau jų buvo daugiau nei 40: Pagrindinėse taisyklėse Nr. 263 - 44 formos, Pagrindinėse taisyklėse - 48, dabar, naujose taisyklėse - 30. Tai reiškia, kad prireikus archyvai gali taikyti savo formas. Praktiškai taip buvo.

5. Naujosios Taisyklės pirmiausia orientuotos į organizacijas - valstybės ir savivaldybių archyvų įsigijimo šaltinius, tačiau tai nėra tiesiogiai nurodyta dokumente, todėl teisingiau teigti, kad taisyklės skirtos organizacijoms, turinčioms savo archyvą.

Patvirtintas SSRS pagrindinio archyvo 1985 09 05 įsakymu Nr. 263 (toliau - Pagrindinės 1985 m. Taisyklės). Tiesą sakant, jie tapo negaliojantys paskelbus Rusijos kultūros ministerijos 2015 m. Kovo 31 d. Įsakymą Nr. 526, kuriuo patvirtintos naujos taisyklės, kurias mes svarstome straipsnyje.

Jie saugomi tam tikrus laikotarpius, po to jie turi būti perduoti valstybės saugojimui į valstybės ir savivaldybių archyvus. Federaliniai įstatymai nustato maksimalų dokumentų, įtrauktų į Rusijos Federacijos archyvų fondą, saugojimo laikotarpį:

• dokumentai apie personalą, notarinių veiksmų įrašai, namų ūkio knygos ir dokumentai, susiję su būsto fondo privatizavimu - 75 metai;
• projektinė dokumentacija kapitalinei statybai - 20 metų;
• technologinė ir projektinė dokumentacija - 20 metų;
• išradimo, naudingo modelio, pramoninio dizaino patentai - 20 metų:
• mokslinė dokumentacija - 15 metų;
• filmams ir fotografijos dokumentams - 5 metai;
• vaizdo ir fotodokumentams - 3 metai.

Likvidavus organizaciją, nuolatinio saugojimo laikotarpio dokumentai ir visą darbo dieną dirbantys darbuotojai perduodami valstybės (savivaldybės) archyvui. Nevyriausybinėms organizacijoms, kurių kai kurie dokumentai priskiriami Rusijos Federacijos archyvų fondo sudėčiai, tokiam perdavimui būtina sudaryti susitarimą dėl Rusijos Federacijos archyvinės tarnybos sistemos sukūrimo. Jei organizacija laiku nesudarė susitarimo su archyvu, tokiu atveju valstybės (savivaldybės) archyvas įpareigotas priimti saugoti tik dokumentus apie organizacijos darbuotojų personalą. Likusių dokumentų saugojimo vietą nustato likvidavimo komisijos pirmininkas arba bankroto komisaras.

Dokumentų paruošimas perdavimui į archyvą

Kiekvienoje organizacijoje per metus susidaro tam tikras atvejų skaičius. Kai kurie iš jų, pasibaigus nustatytam saugojimo laikotarpiui, turi būti grąžinti į archyvą. Tai atvejai, kai įforminti nuolatinio „laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo dokumentai. Bylos perduodamos archyvui praėjus metams po jų užbaigimo biuro darbe. Dokumentus, skirtus perkelti į archyvą, rengia ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojai ir struktūrinių padalinių sekretoriai. Baigę bylas, jos perduodamos archyvui.

Bylų registravimą sudaro šios operacijos:

• dokumentų grupavimo į bylas teisingumo tikrinimas;
• susiuvimas (padavimas);
• lapų numeracija;
• atestavimo užrašo (atestavimo lapo) surašymas;
• prireikus vidinio bylos dokumentų sąrašo sudarymas;
• koreguoti bylos viršelio detales (patikslinti organizacijos pavadinimą, registracijos indeksą, bylos galutines datas, bylos pavadinimą);
• bylos aprašo surašymas ir registravimas.

Atvejai su laikinu saugojimo laikotarpiu (iki 10 metų imtinai) turi būti iš dalies registruojami, o leidžiama:

• nesisteminti byloje esančių dokumentų;
• neskaičiuokite bylos lapų;
• nesudarinėkite sertifikavimo užrašų;
• nesiūti (nesiūti).

Dokumentų grupavimo į bylas teisingumas tikrinamas siekiant dar kartą patikrinti, ar byloje esantys dokumentai atitinka antraštę pagal nomenklatūrą, dokumentų išdėstymas byloje pagal tam tikrus principus: Svarstomas; pagal chronologiją; geografiškai; korespondentų abėcėlės tvarka ir kt.

Ryžiai. 6.2. Bylos liudytojo lapo forma

Kai baigsite, būtina apvynioti arba susieti dėklą. Prieš tai iš dėklo pašalinami visi metaliniai daiktai: sąvaržėlės, smeigtukai ir kt. Dokumentai išimami iš segtuvo. Po paskutinio dokumento į bylą įdedamas atestavimo įrašo lapas "bylos pradžioje, jei reikia, įterpiamas vidinio inventoriaus lapas arba lapai (jei yra, tada atspausdintos vidinio inventoriaus formos) . Dėklas neturėtų viršyti 250 puslapių. Jei per metus byloje buvo deponuota daugiau dokumentų, juos reikia padalyti į kelis tomus.

Visi dokumentai yra paduoti arba įrišti kietu viršeliu. Kadangi į bylą deponuojami įvairaus formato dokumentai, juos reikia apsiūti 4 kartus. Tai užtikrins, kad visi dokumentai būtų saugiai priklijuoti.

Ryžiai. 6.3. Bylos dokumentų vidaus inventorizacijos forma

Jei galiojimo laikas yra ilgas, dėklą galite susiūti, įskaitant dangtelio viršutinę ir apatinę dalis. Nuolatiniai failai pateikiami pradedant nuo viršelio esančio lapo. Viršutinė dangtelio dalis nėra apsiūta. Ant pirmojo lapo uždedamas plonas iki 1 cm pločio kartono pamušalas, per jį susiuvamas dėklas. Kadangi toks dėklas turėtų būti saugomas amžinai, toks padavimas apsaugo siūlus nuo dilimo ir suteikia korpusui estetiškesnę išvaizdą.

Pateikiant dokumentus reikia pasirūpinti, kad būtų galima perskaityti visą dokumentų tekstą. Dokumentai, kurių galiojimo laikas yra trumpesnis nei 10 metų, gali būti nepateikiami, bet lieka aplanke.

Visi lapai nuolatinio ir laikino saugojimo atvejais yra sunumeruoti, kad būtų užtikrintas dokumentų saugumas ir patogumas naudotis. Lapai sunumeruoti juodu grafito pieštuku arba skaitikliu viršutiniame dešiniajame kampe tik nuo priekinės lapo pusės, neliečiant dokumento teksto. Draudžiama naudoti rašalą ir spalvotus pieštukus. Didesnio formato nei A4 formato lapas yra apsiūtas vienu kraštu, išskleistas ir sunumeruotas kaip vienas lapas. Sulenktas ir apsiūtas lapas sunumeruotas kaip du lapai. Iliustruotos medžiagos, nuotraukos sunumeruotos kitoje pusėje viršutiniame kairiajame kampe. Vokai su užrašais ar priedais, kurie yra siuvami į dėklą, numeruojami nepriklausomai. Voke esantis gaubtas sunumeruotas su kitu numeriu už voko. Kuriant kelis vienos bylos tomus, kiekvienas jų sunumeruojamas atskirai.

Ryžiai. 6.4. Viršelio forma, skirta nuolatiniam ir laikinam (daugiau nei 10 metų) saugojimui

Numeravimo rezultatai įrašomi į konfidencialų įrašą paskutiniame specialiai jai pasiūtame dėklo lape. Jis skaičiais ir žodžiais nurodo sunumeruotų dokumentų lapų skaičių ir atskirai per ženklą „+“ - vidinio inventoriaus lapų skaičių, raides ir trūkstamus skaičius.

Įgaliojimo įrašą pasirašo jį surašęs asmuo, nurodydamas pareigas, asmeninį parašą, pavardę ir surašymo datą. Draudžiama ant dėklo viršelio arba paskutinio lapo nugarėlės surašyti atestavimo užrašą.

Bylos liudijimo formą nustato Pagrindinės organizacijų archyvų taisyklės.

Tuo atveju, kai byloje yra ypač vertingų dokumentų - asmeninėse bylose, akademinių laipsnių suteikimo ir suteikimo atvejai

Valstybinis standartas R 51141-98 įtvirtina tokį vidinio inventoriaus apibrėžimą: „Vidaus bylos dokumentų aprašas yra apskaitos dokumentas, kuriame yra bylos dokumentų sąrašas, kuriame nurodomi dokumentų eilės numeriai, jų indeksai, pavadinimai, datos, lapų numeriai“ 1 .

Vidinė inventorizacija pateikiama prieš bylos dokumentus ir joje yra informacijos apie kiekvieną iš jų. Galutiniame vidinės inventorizacijos įraše nurodomas į jį įtrauktų dokumentų ir paties inventoriaus lapų skaičius.

Naudojant automatines dokumentų registravimo sistemas, vidinė inventorizacija gali būti sukurta ir atspausdinta automatiškai, remiantis informacija, įvesta į byloje esančių dokumentų registracijos korteles. Po to, kai dokumentai yra paduoti, sunumeruoti, surašomas atestavimo užrašas ir vidinė bylos dokumentų inventorizacija, atliekamas papildomas bylos dangčio dizainas.

Dėklo viršelio dizainas atliekamas nustatant bylas biuro darbe ir atliekamas pagal valstybinio standarto GOST 17914-72 reikalavimus. „Ilgalaikio laikymo dėklo dangteliai. Tipai, dydžiai, techniniai reikalavimai “. Pradėjus bylą pagal bylų nomenklatūrą, viršelyje jau buvo pateikta daug informacijos:

• institucijos (organizacijos) pavadinimas ir pavaldumas;
• struktūrinio padalinio pavadinimas;
• rašytinis bylos indeksas;
• bylos pavadinimas;
• dėklo galiojimo laikas.

Ruošiant bylą pateikti archyvui, šie duomenys yra patikslinami ir papildomi. Pavyzdžiui, ant viršelio jie uždėjo:

• tūrio numeris, jei byloje yra keli tomai;
• bylos nagrinėjimo terminai;
• lakštų skaičius byloje;
• fondo numeriai, inventorius ir atvejai pagal inventorių.

Paskutiniai rekvizitai įdedami į archyvą.

Ryžiai. 6.5. Nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų aprašo forma

Projektuojant dangtelį labai svarbu laikytis tam tikrų reikalavimų. Taigi, organizacijos pavadinimas rašomas įvardžiu. Jei vardas pasikeitė per metus, abu pavadinimai pateikiami viršelyje, skliausteliuose įrašomas ankstesnis vardas, o po juo rašomas naujas.

Bylos pavadinimas perkeliamas į viršelį metų pradžioje nuo. Tačiau išanalizavus dokumentų turinį, gali tekti šiek tiek patikslinti pavadinimą. Jei atsiranda toks poreikis, reikėtų papildyti bylų nomenklatūrą, o pavadinimą ir rodyklę ant viršelio uždėti pagal šį papildymą. Pirma, pavadinime turėtų būti nurodyta bylos rūšis (byla, korespondencija, dokumentai ir kt.) Arba dokumentų rūšis (protokolai, įsakymai, ataskaitos, aktai). Tada nurodomas autorius arba korespondentas (jei tai yra susirašinėjimas), o tada klausimas, atspindintis dokumentų turinį. Vienu atveju galima suformuoti kelių autorių ar korespondentų dokumentus, jei jie susiję su ta pačia problema. Pavadinimuose nenurodomas dokumentų autentiškumas, tačiau deramasi dėl dokumentų kopijų. Ant bylos dangtelio turi būti nurodytos ankstyviausių ir paskutinių dokumentų datos bei bylos saugojimo laikotarpis. Tose bylose, kuriose yra nuolatinio saugojimo dokumentų, nurodoma „laikyti visam laikui“, kitoms - tam tikras saugojimo laikotarpis pagal sąrašą.

Nurodant lapų skaičių, neatsižvelgiama į vidinio inventoriaus ir sertifikavimo įrašo lapus.

Sąrašas sudaromas visiems nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo atvejams. Inventorius yra archyvinė informacinė knyga, kurioje yra susistemintas saugojimo vienetų sąrašas, taip pat skirta jų apskaitai ir sisteminimui. Sąrašas yra pagrindinis apskaitos žinynas biuro darbe ir archyvuose. Atsargos sudaromos atskirai dėl nuolatinio saugojimo, laikino (daugiau nei 10 metų) laikymo atvejų, personalo atvejų. Kai kuriais atvejais, atsižvelgiant į organizacijos specifiką, tam tikrų kategorijų byloms (teisminėms ir tiriamosioms byloms, mokslinėms ataskaitoms temomis ir kt.) Gali būti sudaromos inventorizacijos.

Atvejai inventorizuojami pagal svarbos laipsnį. Pavyzdžiui, seka gali būti tokia: bendrovės įstatai, visuotinių akcininkų susirinkimų protokolai, direktorių valdybos posėdžių protokolai, direktoriaus įsakymai dėl pagrindinės veiklos, metiniai planai ir kt. Bylų aprašus kiekviename struktūriniame padalinyje rengia biuro darbo tarnybos darbuotojai.

Ryžiai. 6.6. Konsoliduoto nuolatinio saugojimo atvejų sąrašo metinio skyriaus forma

Inventorius susideda iš metinių skyrių. Metiniai skyriai sudaromi nustatyta forma. Informacija apie kiekvieną į inventorių įtrauktą atvejį vadinama aprašomuoju įrašu. Tai įeina:

• korpuso serijos numeris (tomas) pagal inventorių;
• korpuso (tūrio) indeksas;
• bylos pavadinimas (tomas);
• bylos data (tomas);
• failo lapų skaičius (tūris);
• saugojimo laikotarpis (failams, saugomiems daugiau nei 10 metų);
• pastabą.

Kiekvienas inventoriaus atvejis turi nepriklausomą serijos numerį.

Jei byla susideda iš kelių tomų, kiekvienas tomas turi savo numerį. Organizuoja bylas inventoriuje organizacijos archyvo tvarka. Jis taip pat priskiria numerius struktūrinio padalinio inventoriui.

Perkeliant failus į archyvą kelerius metus, jie turi būti susisteminti. Įprasta tvarkos organizavimo tvarka organizacijoje yra chronologinė-struktūrinė. Tai reiškia, kad, pirma, atvejai susisteminami pagal metus. Antra, bylos susisteminamos pagal struktūrinių padalinių, kuriuose jos saugomos, pavadinimus. Visi nuolatinio metų galiojimo atvejai yra suskirstyti pagal svarbą. Paprastai tai atitinka struktūrinių padalinių ir bylų antraščių tvarką bylų nomenklatūroje.

Ryžiai. 6.7. Galutinis įrašas ir sertifikato parašo forma

Taigi gaunamas nuoseklus visų to paties galiojimo laiko vienerių metų atvejų sąrašas. Kad būtų patogiau ieškoti, inventoriuje prieš pirmąjį atitinkamo struktūrinio padalinio dalyką galima nurodyti struktūrinio padalinio pavadinimus.

Organizacijose, kuriose per metus suformuojama nedaug bylų, nepraktiška kasmet sudaryti naują inventorių. Galima parengti vieną inventorių, įskaitant atvejus keleriems metams.

Ryžiai. 6.8. Apibendrinto darbuotojų sąrašo metinio skyriaus forma

Ryžiai. 6.9. Nuolatinio saugojimo elektroninių dokumentų inventoriaus forma

Tokiose organizacijose kasmet sudaromas metinis inventoriaus skyrius, nuolat skaičiuojant bylas. Kiekvienas metinis inventoriaus skyrius prasideda nurodant atitinkamus metus, o tada atvejai išdėstomi pagal priimtą struktūrą.

Kiekvienas inventorius turi savo numerį. Paprastai inventorius, skirtas nuolatiniam saugojimui, turi 1, tais atvejais, kai saugojimo laikotarpis yra ilgesnis nei 10 metų, - N & 2, personalui - № 3, pridedant raidžių indeksą „l / s“.

Inventorius baigiamas galutiniu įrašu. Jis skaičiais ir žodžiais nurodo į inventorių įtrauktų bylų skaičių, pirmosios ir paskutinės bylos numerius pagal inventorių, nurodydamas numeracijos ypatybes (raidę ir trūkstamus skaičius). Inventorius turi būti pasirašytas kompiliatoriaus, nurodant jo pareigas ir pavardės stenogramą. Sąrašo sudarymo data antspauduojama.

Be inventoriaus, skirto nuolatiniam saugojimui, laikino (daugiau nei 10 metų) laikymo atvejų, organizacijų personalo skyriai kasmet turi sudaryti personalo bylų aprašus. Personalo dokumentai turi ypatingą socialinę reikšmę - jie yra pagrindas patvirtinti darbo stažą, užimamas pareigas, darbo šioje organizacijoje trukmę ir kitus darbo santykių faktus. Siekiant išvengti šių dokumentų praradimo, dauguma dokumentų apie atleistus darbuotojus yra saugomi archyve ir saugomi 75 metus.

Plėtojantis kompiuterinėms technologijoms, didėjant dokumentų elektroninėje laikmenoje apimčiai, organizacijoms kyla poreikis saugoti garso ir vaizdo bei elektroninius dokumentus. Organizacijos archyve, atsižvelgiant į ED sudėtį ir apimtį, sudaromi nuolatinio saugojimo elektroninių dokumentų inventoriai. Elektroniniai dokumentai įtraukiami į nepriklausomus inventorius.

Inventoriaus egzempliorių skaičius nustatomas pagal bylų saugojimo laiką. Sąrašas nuolatiniam saugojimui sudaromas keturiais egzemplioriais. Vienas egzempliorius lieka atitinkamame struktūriniame padalinyje, antrasis inventoriaus egzempliorius perduodamas ikimokyklinio ugdymo įstaigai, trečiasis - organizacijos archyvui. Ketvirtasis egzempliorius siunčiamas į atitinkamą valstybės ar savivaldybės archyvą.

Organizacijos, nepateikiančios dokumentų valstybiniam archyvui, sudaro dokumentų, skirtų nuolatiniam saugojimui, bylų, kurių saugojimo laikotarpis yra 10 ar daugiau metų, personalui trimis egzemplioriais.

Atsargos nėra sudaromos byloms su laikinu saugojimo laikotarpiu “, jas pakeičia atvejų nomenklatūra, kai prieš kiekvieną antraštę įrašoma pastaba apie saugojimo laikotarpį.

Struktūrinis padalinys, rengdamas bylas perduoti organizacijos archyvui, archyvo darbuotojas iš anksto patikrina jų suformavimo teisingumą, registraciją ir į bylų sąrašą įtrauktų bylų skaičiaus atitikimą (struktūrinis padalinys). į bylų, pradėtų pagal organizacijos bylų nomenklatūrą, skaičių. Struktūrinio padalinio darbuotojai privalo pašalinti visus tikrinimo metu nustatytų bylų formavimo ir vykdymo trūkumus. Jei atvejų trūksta, surašomas atitinkamas pažymėjimas.

Kiekvieną atvejį gauna asmuo, atsakingas už organizacijos archyvą, dalyvaujant struktūrinio padalinio darbuotojui. Šiuo atveju abiejose struktūrinio padalinio bylų sąrašo kopijose prieš kiekvieną į jį įtrauktą bylą daroma pastaba apie bylos egzistavimą. Kiekvienos inventoriaus kopijos pabaigoje nurodomas faktiškai į archyvą priimtų bylų skaičius, trūkstamų bylų skaičius, bylų priėmimo ir perdavimo data, taip pat už archyvą atsakingo asmens ir asmens parašai. kas perdavė bylą, nurodomi skaičiais ir žodžiais. Priimant ypač vertingus atvejus, patikrinamas lapų skaičius dėžėse.

Ryšiais susietas bylas į organizacijos archyvą pristato struktūrinių padalinių darbuotojai. Kartu su bylomis į archyvą perkeliamos dokumentų registracijos kortelės. Kiekvieno kortelės indekso pavadinimas įtrauktas į inventorių.

Straipsnyje bus svarstomas vienas iš svarbiausių vietinių dokumentų saugojimo taisyklių - bylų rengimo ir perkėlimo į organizacijos archyvą instrukcijos. Ši instrukcija vienodai reikalinga ir struktūrinių padalinių darbuotojams, ir ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojams. Pirmasis yra todėl, kad tai yra žingsnis po žingsnio vadovas, kaip tvarkyti dokumentus rengiant juos saugoti, o antrasis-todėl, kad šias pareigas paskiria organizaciniams padaliniams ir suteikia teisę reikalauti, kad jie būtų perkelti į archyvą teisingai surinkti ir įvykdytos bylos. Instrukcijos pavyzdys pateikiamas straipsnyje.

Kadangi nėra vienodos ir privalomos visoms organizacijoms instrukcijų, skirtų rengti ir perduoti dokumentus į organizacijos archyvą, kiekviena įmonė ją rengia savarankiškai, remdamasi savo tradicijomis ir dokumentų saugojimo poreikiais. Instrukcijų rengimo pagrindas yra Pagrindinės organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklės (patvirtintos 2002 m. Liepos 2 d. Rosarkhiv kolegijos sprendimu, toliau straipsnyje - „Pagrindinės taisyklės“).

Nagrinėjama instrukcija eina įprastu vietinio norminio akto keliu: archyvo darbuotojas parengia savo projektą, kuris suderinamas su suinteresuotais pareigūnais ir patvirtinamas organizacijos vadovo. Visi struktūriniai padaliniai turėtų gauti instrukcijų kopijas.

Dokumentų rengimo ir perkėlimo į archyvą instrukcijų pavyzdys

Pateikiame pavyzdinę instrukciją, kaip parengti ir perduoti dokumentus į paprastos nevyriausybinės organizacijos archyvą. Po pavyzdžio pakomentuosime instrukcijos nuostatas, susijusias su trumpo saugojimo dokumentų priėmimo į archyvą, taip pat elektroninių dokumentų saugojimo ir sunaikinimo klausimais.

už dokumentų parengimą ir perdavimą į archyvą

• Pagrindinės organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklės (patvirtintos 2002 m. Vasario 6 d. Rosarkhivo kolegijos sprendimu) (toliau - Pagrindinės taisyklės).
• Tipiškų administracinių archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant valstybės organų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laiką (patvirtintas Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. Rugpjūčio 25 d. Įsakymu Nr. 558).
• Tipiškų archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant mokslinę, techninę ir gamybinę organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laiką (patvirtintas 2007 m. Liepos 31 d. Rusijos Federacijos kultūros ir masinių ryšių ministerijos įsakymu Nr. 1182).
• Draugijos reikalų nomenklatūra.
• Bendrovės ekspertų komisijos nuostatai (patvirtinti generalinio direktoriaus 2014 m. Spalio 30 d.).
• Bendrovės biuro darbo instrukcija (patvirtinta 2014 m. Sausio 17 d. Įsakymu Nr. 12).

1. Į archyvą perkeliamų dokumentų sudėtis
   1. Draugijos archyvas papildytas laikino, nuolatinio saugojimo bylomis, taip pat personalo reikalais.
   2. Laikinosios saugojimo bylos, kurių saugojimo laikotarpis yra 5 metai ar daugiau, perkeliamos į Draugijos archyvą. Dėklai, kurių saugojimo laikotarpis yra iki 5 metų, saugomi Bendrovės struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo terminams, nustatyta tvarka sunaikinami (žr. Šios instrukcijos 4 skyrių).

1. Dokumentų vertės tyrimas
   1. Dokumentų vertės tyrimas (toliau - EB) - tai dokumentų tyrimas pagal jų vertės kriterijus, siekiant nustatyti dokumentų saugojimo laiką ir jų pasirinkimą nuolat saugoti.
   2. EK Bendrovėje vyksta kasmet.
   3. EB vykdoma remiantis Draugijos reikalų nomenklatūra.
   4. Atliekant EK, atliekami šie darbai:
      1. dokumentų atrinkimas perduoti į Draugijos archyvą;
      2. dokumentų, kurie nėra saugomi archyvuose, atrinkimas ir atskyrimas nuo bylų (juodraščiai, kopijos, dokumentai, kurių negalima perkelti į archyvą pagal šios instrukcijos 2 skirsnį);
      3. skirti byloms ir dokumentams, kurių saugojimo terminas pasibaigė, sunaikinti.
   5. Remiantis EK rezultatais, sudaroma:
      1. dokumentams, dėl kurių buvo nuspręsta perkelti į archyvą - bylų pristatymo sąrašai (1 priedas);
      2. dokumentams, kurių saugojimo laikas pasibaigęs ir kurie pripažįstami neturintys jokios mokslinės ir istorinės vertės ir praradę savo praktinę reikšmę, - veiksmai dėl bylų ir dokumentų, skirtų sunaikinti, paskirstymo (2 priedas) ;
      3. dėl pamestų dokumentų - dokumentai, kurių paieškos keliai buvo išnaudoti, neatrasti (3 priedas).

1. Dokumentų sunaikinimas
   1. Dokumentų sunaikinimas yra dokumentų naikinimo procesas be galimybės susigrąžinti.
   2. Aktus dėl paskyrimo sunaikinti bylas ir dokumentus, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigė (2 priedas), tvirtina Bendrovės generalinis direktorius.
   3. Dokumentai turėtų būti naikinami taip, kad būtų išsaugota bet kokios juose esančios informacijos konfidencialumas.
   4. Elektroninius dokumentus galima sunaikinti fiziškai sunaikinant žiniasklaidą arba pertvarkant ar perrašant žiniasklaidą. Prireikus į elektroninių dokumentų naikinimo procedūrą įtraukiami Įmonės informacinių technologijų skyriaus specialistai.

1. Bylų ir dokumentų, skirtų perkelti į archyvą, įsigijimas ir vykdymas
   1. Archyvinių failų įsigijimas apima šias operacijas:
      1. dokumentų rūšiavimas, siekiant atskirti dokumentus nuo dokumentų, kurių saugojimo laikas pasibaigęs, dublikatai, kopijos ir kt .;
      2. tikrinti dokumentų sisteminimo bylose teisingumą;
      3. patikrinti bylų išsamumą;
      4. patikrinti byloje esančių dokumentų įvykdymo teisingumą (visų būtinų duomenų, parašų, vizų buvimą).
   2. Jei byloje yra korespondencija, dokumentai sugrupuojami pagal chronologiją arba pagal prašymą-atsakymą. Jei byloje yra korespondencija keliais svarbiais klausimais, dokumentai sugrupuojami kiekvienam iš jų atskirai, o grupės yra atskirtos viena nuo kitos.
   3. Priedai pateikiami iškart po pagrindinių dokumentų. Priedai-elementai (kompaktiniai diskai, atminties kortelės ir kt.) Arba priedai, kurie gali būti pažeisti (nuotraukos, diagramos), dedami į voką, kuris pridedamas po pagrindinio dokumento.
   4. Byloje esantys dokumentai yra išdėstyti taip, kad sausio mėnesio dokumentai būtų bylos pradžioje (tomas), o gruodžio mėnesio dokumentai - pabaigoje.
   5. Faile turi būti ne daugiau kaip 250 lapų. Jei dėklas yra didesnis, jis yra padalintas į tomus.
   6. Jei dėklo tūris yra mažas, leidžiama jį užpildyti kartu su kitais dėklais, jei visi rinkinio dėklai turi vienodą saugojimo laiką. Siuvant tokius dėklus, tarp jų įterpiami skyrikliai, kurie nurodo kiekvieno dėklo indeksą ir pavadinimą.
   7. Elektroniniai dokumentai saugomi išorinėje laikmenoje.
   8. Elektroninio dokumento bylos pavadinimas turi visiškai atitikti bylos pavadinimą pagal nomenklatūrą.
   9. Elektroninių dokumentų failai, turintys tą patį saugojimo laikotarpį, dedami į vieną informacijos laikmeną.
   10. Informacinė laikmena su elektroninėmis dokumentų bylomis pridedama prie voko. Voke yra kiekvieno atvejo indeksas ir pavadinimas.

1. Bylos registravimas perduoti archyvinei saugyklai
   1. Priklausomai nuo saugojimo laikotarpio, registruojama visa ar dalinė bylų registracija. Atvejai, kurių saugojimo laikotarpis yra 10 ar daugiau metų, turi būti visiškai užregistruoti.
   2. Pilna bylų registracija apima:
      1. Byla arba bylos įrišimas.

Bylą sudarantys dokumentai paduodami ant keturių skylučių kietu viršeliu, pagamintu iš kartono arba perpinti, atsižvelgiant į galimybę laisvai perskaityti visų dokumentų tekstą, datas, vizas ir rezoliucijas dėl jų. Ruošiant bylas padavimui (įrišimui), iš dokumentų pašalinamos metalinės tvirtinimo detalės (smeigtukai, sąvaržėlės).

1. Lakštų numeracija dėkle.

Lakštų numeracija dėklo viduje atliekama kiekvieno lapo viršutiniame dešiniajame kampe paprastu pieštuku arabiškais skaitmenimis. Prie bylos pridedami dokumentai su savo lapų numeracija (įskaitant spausdintus leidimus) sunumeruojami bendra tvarka. Jei byla susideda iš kelių tomų, kiekviena iš jų sunumeruojama atskirai. Jei yra vokas su neprisegtu priedu (diagrama, nuotrauka), numeruojamas tik vokas, neatsižvelgiant į priede esančių lapų skaičių. Bylos, kuriose yra tos pačios rūšies dokumentų, turinčių bendrą numeravimą (pavyzdžiui, užsakymai), nėra sunumeruoti. Vidinis inventorius turi atskirą numeraciją. Sertifikavimo lapas ir skyreliai korpuso viduje nėra sunumeruoti.

1. Jei reikia, vidinio bylos dokumentų sąrašo sudarymas (4 priedas).

Vidaus inventorius sudaromas siekiant apskaityti nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo dokumentus, kurių apskaitą lemia šios dokumentacijos specifika, taip pat apskaitai bylų, sudarytų iš dokumentų, kurių pavadinimuose neatskleidžiama jų specifika turinys.

1. Atestavimo užrašo (atestavimo lapo) surašymas byloje (5 priedas).

Bylos pabaigoje pridedamas patvirtinimo užrašo lapas. Patvirtinimo lape nurodomas bylų lapų ir vidinio inventoriaus (jei yra) skaičius, deramasi dėl byloje esančių dokumentų būklės. Sertifikavimo užrašas datuojamas ir pasirašomas bylą pateikiančio struktūrinio padalinio vadovo.

1. Bylos viršelio detalių registravimas (struktūrinio padalinio pavadinimas, bylos indeksas ir pavadinimas, bylos dokumentų pateikimo terminas, lapų skaičius).

Archyvo bylos pavadinimas turi griežtai atitikti bylų nomenklatūrą ir atspindėti byloje esančių dokumentų turinį. Atvejams, surinktiems pagal teminį principą, patartina sudaryti išsamią antraštę (su klausimų, kuriems skirta bylos dokumentacija, sąrašu). Prieigos prie bylos informacijos apribojimai taip pat atsispindi pavadinime. Antraštė surašoma ant firminio blanko ir įklijuojama ant bylos viršelio.

Išsami antraštės informacija:

• Įmonės pavadinimas;
• struktūrinio padalinio (vadovybės, skyriaus) pavadinimas;
• atvejų indeksas pagal nomenklatūrą;
• atvejo (tūrio) numeris, jei reikia;
• bylos pavadinimas
• anotacija prie bylos dokumentų (nuolatinio saugojimo byloms, kuriose yra ypač vertingų dokumentų);
• bylos nagrinėjimo terminai (apimtis);
• archyvinių bylų lapų skaičius (tomai);
• dėklo laikymo laikotarpis (tūris).
  1. Laikino (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai turi būti iš dalies registruojami: leidžiama nesisteminti byloje esančių dokumentų, neskaičiuoti bylos lapų, nerašyti pažymėjimų užrašų.

1. Bylų perkėlimo į archyvą tvarka
   1. Dėklai perkeliami į archyvinę saugyklą pagal pristatymo sąrašą (1 priedas).
   2. Pildant inventorių, nuo kiekvienos bylos viršelio į jį perkeliami šie duomenys:

7.2.1. bylos pavadinimas be santrumpų;

7.2.3. bylos nagrinėjimo terminai;

7.2.4. bylos lapų skaičius.

1. Jei byla susideda iš kelių tomų, kiekvienas tomas įtraukiamas į inventorių savo serijos numeriu.
2. Struktūrinio padalinio parengtas bylų perdavimo sąrašas, skirtas pateikti archyvui, sudaromas dviem egzemplioriais ir tvirtinamas struktūrinio padalinio vadovo. Abi inventoriaus kopijos kartu su dėžutėmis, paruoštomis pristatyti archyviniam saugojimui, perkeliamos į archyvą.
3. Bendrovės archyvo darbuotojas, priimdamas bylas, palygina perduotas bylas su pristatymo sąrašu ir daro priėmimo protokolą, po kurio vienas pristatymo sąrašo egzempliorius perduodamas struktūriniam padaliniui.

1 priedas Ribotos atsakomybės bendrovė Altair („Altair LLC“) __________________________________________________________________________ (poskyrio pavadinimas) PRISTATYMO LAPAS atvejų ________________ metus „___“ ___________ 201__ Nr. ____ P / p Nr. Atvejų indeksas pagal nomenklatūrą Bylos pavadinimas pagal nomenklatūrą Terminai Tinkamumo laikas Lapų skaičius Pastaba ______________________________________ vienetų atvejų. xp. deponuotas: (skaičiais ir žodžiais) "___" ______________ 20___ Dėklai __________________________________________ vienetų. xp. saugojimui (skaičiais ir žodžiais) "___" ______________ 20___ SUSITARĖ EB protokolas, datuojamas „____“ _________ 20 _____. № _____________ "___" ______________ 20___

2 priedėlis prie Dokumentų rengimo ir perkėlimo į archyvą instrukcijų (patvirtintas „Altair LLC“ generalinio direktoriaus 2014 12 26) PATVIRTINTA „Altair LLC“ generalinis direktorius NS. Rybakovas "___" ______________ 20__ dėl dokumentų skyrimo sunaikinti, toliau saugoti negalima „___“ ___________ 201__ Nr. ____ Remiantis „Altair LLC“ bylų nomenklatūra, šie dokumentai buvo atrinkti sunaikinti kaip neturintys jokios mokslinės ir istorinės vertės ir praradę savo praktinę reikšmę ________________________________________ „Altair LLC“: (struktūrinio padalinio pavadinimas) P / p Nr. Bylos pavadinimas Ekstremalus datas Inventoriaus numeriai Bylos indeksas pagal nomenklatūrą arba bylos numeris pagal inventorių Kiekis vienetų xp. Tinkamumo laikas ir straipsnių numeriai pagal sąrašą Pastaba Iš viso: _____________________________________ vienetų xp. _____________________ metams (skaičiais ir žodžiais) "___" ______________ 20___ SUSITARĖ Organizacijos EB protokolas data "___" ______________ 20___ № ____________ Dokumentų kiekis: _____________________________________________________ (skaičiais ir žodžiais) sunaikino _________________________________________, apie kurį surašytas aktas iš „___“ ______________ 20___, Nr. ____________ (pridedama). "___" ______________ 20___

4 priedėlis prie Dokumentų rengimo ir perkėlimo į archyvą instrukcijų (patvirtintas „Altair LLC“ generalinio direktoriaus 2014 12 26) VIDINIS APRAŠYMAS bylos dokumentai _______________________________________________________________ (bylos pavadinimas) ____________________________________________________________________________ (poskyrio pavadinimas) per metus P / p Nr. Dokumentų rodyklė Dokumento data Dokumento pavadinimas Lapų skaičių vienetas xp. Pastaba Iš viso: ___________________________________________________________ dokumentai (skaičiais ir žodžiais) Vidaus inventoriaus ____________________________ dokumentų lapų skaičius "___" ______________ 20___ "___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

Pateikta instrukcija yra universali ir ją gali pakeisti bet kuri organizacija savo poreikiams.

Instrukcijos nuostatos, nukrypstančios nuo pagrindinių taisyklių nustatytų normų

2.2 punktas. instrukcijose yra informacijos, kad dėklai, kurių saugojimo laikotarpis yra penkeri ar daugiau metų, yra įtraukti į archyvą. Remiantis Pagrindinėmis taisyklėmis, dokumentai, kurių saugojimo laikotarpis yra 10 ar daugiau metų, turėtų būti pateikti archyvui, o bylos su trumpesniu saugojimo laikotarpiu - struktūriniuose padaliniuose. Tačiau šiuo metu komercinių organizacijų padaliniai stengiasi archyvuoti kuo daugiau dokumentų, retai atsižvelgdami į jų saugojimo laiką.

Jei archyvo patalpos dydis leidžia priimti visus dokumentus, kuriuos įmonės struktūriniai padaliniai norėtų perduoti, ir archyve yra pakankamai žmonių, galinčių apdoroti gautus dokumentus ir laiku organizuoti jų tyrimą bei sunaikinimą. , tada problemų nėra. Taigi, mūsų pavyzdyje nustatyta, kad organizacijos archyvas priima bylas, kurių saugojimo laikotarpis yra 5 ar daugiau metų.

4.4, 5.7 punktai. - 5.10. instrukcijose yra informacijos apie elektroninių dokumentų saugojimą ir sunaikinimą... Pastaraisiais metais kyla vis daugiau klausimų, kaip saugoti elektroninius dokumentus ir dokumentų kopijas elektronine forma.

Atminkite, kad elektroninis dokumentas ir elektroninė dokumento kopija nėra tas pats. Elektroninis dokumentas - „dokumentuota informacija, pateikta elektronine forma, tai yra, tinkama žmogaus suvokimui naudojant elektroninius kompiuterius, taip pat perduodant per informacijos ir telekomunikacijų tinklus arba apdorojant informacinėse sistemose“. Paprasčiausias elektroninio dokumento pavyzdys yra žurnalo failas, saugomas „Excel“ arba „Access“. Užbaigus jis nespausdinamas, bet saugomas elektroniniu būdu.

Art. 2, 2006 m. Liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“

Nepaisant to, kad Pagrindinės taisyklės numato originalias dokumentų kopijas įdėti į bylas, pastaruoju metu pastebima tendencija papildomai saugoti jų elektronines kopijas. Kitaip tariant, užpildyti biuro dokumentai nuskaitomi ir perduodami į archyvą. Nuskaitymo metu gautiems failams priskiriami individualūs saugojimo laikotarpiai, kurie žymiai viršija popierinių originalų saugojimo laikotarpius. Paprastai nuskaitytos kopijos saugomos visam laikui. Jei kalbėsime apie elektroninių dokumentų kopijų saugojimo pranašumus, jie yra akivaizdūs: išorinės elektroninės laikmenos užima mažiausiai vietos ir tuo pačiu gali turėti terabaitų informacijos.

Organizacija turi teisę pati nuspręsti, kurie dokumentai bus nukopijuoti elektroniniu būdu, prieš perduodami į archyvą. Žinoma, dokumentai turi būti nuskaityti prieš juos susegiant į tomus. Dokumentus gali nuskaityti ir paties skyriaus specialistai, ir ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojai.

Elektroninės informacijos nešėjai saugomi vokuose, pasirašytuose pagal analogiją su popieriniais tomais. Patartina vienoje elektroninėje laikmenoje patalpinti dokumentus su tuo pačiu saugojimo laiku.

Dėmesingas skaitytojas, gerai susipažinęs su federaliniais biuro darbo ir archyvavimo reglamentais, pastebės tam tikrų nukrypimų nuo archyvų saugojimo tradicijų ir Pagrindinėse taisyklėse nustatytų dokumentų formų. Tam yra kelios priežastys.

Pirma, dauguma nevyriausybinių organizacijų nėra valstybinių archyvų įsigijimo šaltiniai, o dokumentų saugojimo požiūriu jos „troškinamos savo sultyse“, liečiamos su valstybės archyvais, pavyzdžiui, tik tada, kai perduodami dokumentai apie personalą organizacijos likvidavimo metu. Todėl iš dokumentų formų gali būti neįtraukta tokia informacija, kaip ši informacija: ženklas, patvirtinantis EIC darbuotojų bylų sąrašų patvirtinimą akte dėl skyrimo sunaikinti dokumentus, kurie nėra saugomi (priedas) 2).

Antra, tos pačios nevalstybinės įmonės dažnai negali sau leisti saugoti bylų padaliniuose 10 ar daugiau metų. Kai kurie įmonės padaliniai archyvuoja gaunamus dokumentus iškart po to, kai jie nebekontroliuojami, vien dėl to, kad nėra vietos jų laikyti biure ar registratūroje. Visi šie dokumentai, patenkantys į archyvą, turi būti priimti ir sutvarkyti, o čia nukrypimai nuo pagrindinių taisyklių yra neišvengiami.

Baigdamas straipsnį, norėčiau pasakyti, kad Pagrindinės taisyklės išlieka pagrindinis dokumentas formuojant verslo tradicijas informacijos saugojimo požiūriu. Ir jei jūs apie juos nukrypstate, turite tai padaryti protingai. Galite perkelti į bylos organizavimo archyvą, nes nėra kur jų saugoti, tačiau jokiu būdu neturėtumėte keisti dokumentų saugojimo laiko ir įvesti tokius visuotinius koregavimus.

E.N. Kozhanova, ikimokyklinio ugdymo įstaigų ir personalo administravimo specialistė

Organizacijos dokumentai, susiję su praėjusiais kalendoriniais laikotarpiais, yra saugomi. Pagrindinis dokumentas, reglamentuojantis archyvų kūrimą ir veikimą, yra 2004 10 22 federalinis įstatymas Nr. 125. Jo nuostatos susijusios ne tik su archyvais kaip atskiromis organizacijomis, bet ir su organizacijos archyvais.

Be to, archyvo darbuotojas turi žinoti kiekvieno tipo dokumentų, skirtų archyvuoti, reglamentavimo sistemą, jų saugojimo sąlygas. Paprastai ši informacija nurodoma tituliniame bylos puslapyje. Pavyzdžiui, dokumentai apie personalą pagal federalinį įstatymą turėtų būti saugomi 50 metų, o anksčiau sukurti 2003 m. - dar ilgiau, iki 75 metų. Valdymo dokumentai archyvuojami ir saugomi pagal „Sąrašą“, patvirtintą. Rusijos Federacijos kultūros ministerija (10.08.25 pr. Nr. 558). Tarp jų yra dokumentų, kurie turėtų būti saugomi nuolat.

Taip pat yra darbo su mokesčiais, apskaitos dokumentais ypatybių, kurios atsispindi federaliniame įstatyme Nr. 402, Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas).

Organizacijos archyvas

Archyvas kaip struktūrinis vienetas paprastai kuriamas vidutinio dydžio ir didelėse organizacijose, turinčiose didelę darbo eigą. Jos statusą lems priimta „Nuostata dėl archyvo“ - vietinis įmonės aktas, atspindintis ir archyvavimo tvarką, ir asmeninę pareigūnų atsakomybę.

Archyvavimo procese turėtumėte apsvarstyti šiuos organizacinius klausimus:

• dokumentai į archyvą turi ateiti iš departamentų pagal inventorių (arba jį pakeičiantį dokumentą);
• jei dokumentus į bylą jau padėjo skyriaus darbuotojai, ji turi būti metodiškai teisingai surašyta;
• struktūriniai padaliniai privalo perduoti dokumentus saugojimui pagal federalinės teisės aktų nustatytas sąlygas;
• jei pažeidžiamas bylų perkėlimo į archyvą grafikas, šios struktūros darbuotojai yra įpareigoti informuoti įmonės vadovybę apie pažeidimo faktą.

Archyvavimas atliekamas siekiant optimizuoti dokumentų saugojimo procedūrą, todėl šiuo metu vis daugiau įmonių pageidauja turėti elektroninę archyvų versiją. Tačiau reikia nepamiršti, kad daugelis dokumentų galioja tik popierine forma, todėl elektroninis archyvavimas gali būti laikomas tik patogiu priedu prie įprastų dokumentų.

Dokumentai archyvuojami etapais:

1. Pasirengimas susideda iš turimos dokumentinės masės analizės, atskleidžiamos jos ypatybės. Pavyzdžiui, galite vizualiai nustatyti, ar reikia papildomai susiūti visus dokumentus, koks turi būti atliktas darbas ir pan.
2. Rūšiuokite dokumentus į tuos, kurie gali būti teisėtai sunaikinti, kaip neturintys vertės, ir į tuos, su kuriais reikia dirbti toliau.
3. Jie sistemina ir siuva dokumentus pagal jų rūšis (apskaita, valdymas, personalas). Neužfiksuoti dokumentai sujungiami ir susiuvami į failus. Paprastai prie susiuvimo dedamas įmonės antspaudas ir už siuvimą atsakingo asmens parašas.
4. Sudaromas kiekvienos bylos turinio aprašas, aplanke esančių dokumentų sąrašas.
5. Bylų katalogai sudaromi pagal tipą ir turi būti siunčiami saugoti.

• bylos rodyklė (bylai priskirtas sąlyginis numeris, kurio pirmoji dalis paprastai yra skyriaus, iš kurio jis buvo gautas, kodas);
• pavadinimas;
• saugojimo vienetų skaičius;
• saugojimo trukmė ir ją nustatančios teisės normos nuoroda;
• užrašai (pavyzdžiui, įvairūs planai: rekonstrukcija, reklaminė kampanija) gali būti tik elektroniniu formatu, apie tai daroma pastaba.

Įmonės „Nuostatai dėl archyvo“, kitos LNA gali numatyti, kad darbas iki sisteminimo ir aplanko inventoriaus sudarymo yra patikėtas padalinių darbuotojams, o archyvo darbuotojai imasi tik bylų pagal perkėlimo dokumentą, patikrinkite, ar jie teisingai surašyti, patikrinkite dokumentų sudėtį ir išvardykite juos aplanke. Tada dėklas grąžinamas peržiūrėti arba priimamas susiūti. Jei jums reikia nukopijuoti ar nuskaityti atskirus failų elementus, tai taip pat yra archyvo darbuotojo kompetencija. Perdavimas baigiamas parašu ant akto, kuriame nurodoma, kad dokumentai buvo perduoti saugoti.

Archyvavimas be archyvo

Mažos įmonės, organizacijos dažnai negali sau leisti turėti atskiro archyvo: patalpų, darbuotojų. Tada visi archyvavimo darbai nukrenta ant vieno žmogaus pečių. Paprastai tai yra sekretorė.

Tokias pareigas užimančiam darbuotojui, skirtingai nei archyvinių reikalų specialistams, gali būti nepažįstama visa šios srities norminių dokumentų įvairovė (tai taip pat taikoma organizacijos darbuotojams, kuriems darbas archyviniame struktūriniame padalinyje yra naujas).

• 859-05-05 dokumentas Nr. 263, paskelbtas SSRS pagrindinio archyvo, bet vis dar galioja kaip privalomas;
• 02/02/02 patvirtinta „Rosarkhiv“ valdybos, organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklės, rekomendacinis dokumentas.

Jie nurodo, kaip archyvuoti ir saugoti įmonės dokumentus.

Sekretorius, tvarkantis kasdienį ir esamą dokumentų srautą, archyvavimo pradžioje dokumentus turėtų suskirstyti į dvi kategorijas:

• kurių archyvavimo laikotarpis jau atėjo, jie buvo baigti biuro darbais;
• darbe naudojami dabartiniai dokumentai.

Į pagalbą gali ateiti įvairių įmonės padalinių darbuotojai: buhalterija, ekonominė tarnyba ir kt. Kiekvienas iš jų gali teisingai suformuoti vieną ar kitą aplanką (dėklą), sutvarkyti jame esančią medžiagą tinkama seka, sudaryti jų sąrašą, ir pavadinkite bylą pagal turinį. Remdamasis atliktu darbu, sekretorius gali sudaryti atskirų asmenų bylų sąrašą.

Ar man reikia įtraukti specialistus iš išorės?

Patartina įtraukti trečiųjų šalių organizacijas, kurios archyvuoja už tam tikrą mokestį:

• archyvavimui reikalingos dokumentacijos apimtis yra didelė, to neįmanoma padaryti įmonės darbuotojų pastangomis, nepažeidžiant gamybos ir valdymo procesų;
• organizacija sukuria elektroninį archyvą, be didelio darbo kiekio problema gali būti darbuotojų prarastas laikas naujos programinės įrangos kūrimui;
• dokumentai perduodami į išorę, pavyzdžiui, saugoti valstybės archyve, ir reikia didesnio specialistų kompetencijos lygio.

Svarbu! Archyvavimo taisyklių pažeidimas yra administracinis nusižengimas. Administracinis kodeksas (13.25 straipsnis) numato baudas: atsakingam asmeniui - 2,5-5 tūkstančius rublių, juridiniam asmeniui - 200-300 tūkstančių rublių.

Rezultatai

1. Dokumentų archyvavimą organizacijoje gali atlikti jos archyvo specialistai. Jei organizacija yra maža, sekretorius ir įmonės padalinių atstovai užsiima archyvavimu.
2. Perkeliant bylas į trečiosios šalies archyvą, didelį archyvuotų dokumentų kiekį, patartina naudotis specialios įmonės paslaugomis.
3. Administracinių nusižengimų kodeksas numato baudas iki 300 tūkstančių rublių už federalinių archyvų teisės aktų normų nesilaikymą. organizacijai.