Tarnybinę pažymą darbuotojas surašo savo tiesioginio vadovo arba kito skyriaus vadovo vardu. Tai leidžia per trumpą laiką:
- pranešti vadovui apie problemą, kuri atsirado šiuo metu;
- teikti pasiūlymus dėl jo pašalinimo arba su kitu darbuotoju susitarti dėl veiksmų plano;
- paskatinti vadovą priimti sprendimą arba duoti įsakymą.
Užrašų rūšys
Apsvarstykite pagrindinius tarnybinių laiškų tipus:- apie informacijos prašymą;
- apie darbuotojo padarytus pažeidimus atliekant darbo pareigas;
- komandiruotės ar komandiruotės kryptimi;
- apie priedus darbuotojams.
Atmintinėje gali būti bet kokių klausimų, susijusių su darbo momentais.
Kompiliavimo taisyklės
Pagrindinė taisyklė, kurios reikia laikytis rengiant, yra trumpumas. Dokumente turėtų būti aiškiai nurodyta problemos esmė, taip pat jos sprendimo būdai. Paprastai tekstas neturėtų būti ilgesnis nei 6-7 eilutės. Popieriui nėra vieningos formos, naudojama savavališka.Atmintinės pavyzdys
Nepaisant to, rašant reikia atsižvelgti į GOST R 7.0.97-2016 nuostatas, kurioms reikalinga ši informacija:
- popieriuje turi būti dangtelis. Jame nurodomas, kam skirtas dokumentas (darbuotojo pareigos ir pilnas vardas ir pavardė);
- tada nurodomas dokumento pavadinimas;
- įrašoma jo sudarymo data ir numeris;
- esamos situacijos aprašymas, dėl kurio surašoma pastaba: „Aš atkreipiu jūsų dėmesį ...“, tada tekste turėtų būti konkretus prašymas;
- pareigos ir pilnas vardas yra nurodyti žemiau. kompiliatorius, pasirašytas nuorašu.
Kaip pateikti elektroniniu būdu
Daugelis įmonių priėmė elektroninį dokumentų valdymą. Todėl atmintinę, kurios pavyzdys buvo parašytas aukščiau, galima išduoti elektronine forma. Tokiu atveju jis persiunčiamas į įmonės korporacinį paštą. Sekretorė yra atsakinga už tolesnį laiškų rūšiavimą ir persiuntimą adresatams.Šis perdavimo būdas taupo popieriaus ir darbuotojų laiką. Šiuo atveju dokumentas surašomas taip pat, kaip ir popieriuje. Pageidautina, kad jį pasirašytų siuntėjas. Kad įsitikintumėte, jog išsiųstą dokumentą perskaitė vadovas, išsiuntę turėtumėte paprašyti „pranešimo apie laiško perskaitymą“, pažymėdami siuntimo formos langelį.
Dokumento pavyzdys
Dažnai, sprendžiant darbo klausimus, tampa būtina perduoti vadovui svarbią informaciją. Kartais aplinkybės reikalauja, kad situacijos paaiškinimas, įspėjimas dėl klaidų būtų pateiktas raštu.Šiuo atveju būtina ne tik teisingai nurodyti faktus, bet ir teisingai surašyti dokumentą. Jį dažnai sunku sudaryti, ypač neturint patirties. Tačiau tai padaryti nėra sunku, jei prieš akis turite pavyzdžių. Štai kodėl mes paruošėme pavyzdžius, su kuriais galite teisingai sudaryti dokumentą.Tarnybinė pastaba apie premijas yra pagrindas išduoti nurodymą paskatinti darbuotoją. Jį surašo tiesioginis darbuotojo vadovas organizacijos direktoriaus vardu. Dokumente nurodomi darbuotojo nuopelnai, padrąsinimo prašymas, darbuotojo ir iniciatoriaus duomenys. Apsvarstęs ir priėmęs teigiamą sprendimą, direktorius išleidžia premiją.
Atmintinės pavyzdys, kaip paprašyti direktoriaus apdovanoti darbuotoją
Jei darbo metu atsirado aplinkybių, dėl kurių darbuotojas negalėjo pilnai atlikti savo darbo funkcijos, naudojama aiškinamoji. Jame nurodomos priežastys.
Aiškinamasis pavyzdys
Atmintinė naudojama, jei darbuotojui reikia kreiptis į vadovą su prašymu skirti lėšų darbo reikmėms. Šiuo atveju dokumente išdėstomi faktai apie gamybos poreikį medžiagoms įsigyti.
Kaip parašyti atmintinę, pavyzdį
Tinkamumo laikas
Remiantis tipiškų administracinių archyvinių dokumentų, suformuotų vykdant valstybinių įstaigų, savivaldybių ir organizacijų veiklą, sąrašu, nurodant saugojimo laikotarpius, patvirtintus Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010-08-25 įsakymu Nr. 558 , atmintinės turi būti saugomos įmonės archyve mažiausiai penkerius metus. Jei reikia, organizacijos direktorius turi teisę pratęsti saugojimo laikotarpį. Elektroninės formos popieriaus saugojimo trukmę gali nustatyti bendrovės įstatai.Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad nėra reikšmingo skirtumo tarp paslaugų, memorandumo ir aiškinamųjų pastabų, nes šie dokumentai savo paskirtimi yra panašūs - visi jie yra informacinio pobūdžio. Nepaisant to, tai yra skirtingi dokumentai, kurie skiriasi turiniu, taikymu ir sudarymo tikslais. Be to, juose nėra nurodymų, bet pateikiama informacija, skatinanti adresatą priimti galutinį sprendimą svarstomu klausimu.
Kokios yra paslaugos, ataskaitos, aiškinamojo rašto ypatybės? Kaip teisingai sudaryti kiekvieną dokumentą ant popieriaus? Į šiuos ir kitus klausimus bandysime atsakyti praktiniu požiūriu.
VYKDOMA PASTABA
Memorandumas(kodas 0286041 pagal OKUD) - tai informacinis ir informacinis dokumentas, skirtas vadovui, skyriaus vedėjui ir kitiems įgaliotiems asmenims. Jame išsamiai išdėstytos visos problemos, susijusios su iniciatoriaus išvadomis ir pasiūlymais, ir siekiama paskatinti vadovybę priimti tam tikrą sprendimą.
Teisės aktuose nėra „memorandumo“ kaip savarankiškos sąvokos apibrėžimo.
Memorandumas sudaromas vadovo rašytiniais ar žodiniais nurodymais ir pačių darbuotojų iniciatyva (pavyzdžiui, tais atvejais, kai, norint išspręsti bet kokias gamybos ar ekonomines problemas, būtina pateikti informaciją raštu aukštesnei vadovybei). Naudodamiesi tokiu dokumentu, galite pateikti pasiūlymą tobulinti techninę gamybos procesų pusę, išreikšti nesutikimą su aukštesnio lygio vadovo sprendimu, taip pat išreikšti savo požiūrį, jei nesutariate su kolegomis. Todėl, rengiant memorandumą, pirmiausia svarbu, kad autorius prieinamai suformuluotų savo poziciją, o paskui pateiktų įtikinamų argumentų jos naudai.
Įrašų tipai
- iniciatyva;
- informacinis;
- ataskaitų teikimas.
Aktyvus memorandumas sudaromas siekiant paskatinti adresatą priimti tam tikrą sprendimą, todėl pastabos tekste išdėstomi faktai, pateikiami konkretūs pasiūlymai, rekomendacijos ar išvados.
Informacija atmintinė rengiama reguliariai ir joje yra informacijos apie darbo detales, rezultatus ar metodus.
Ataskaitų teikimas atmintinė informuoja apie darbo pabaigą, jo etapą, nurodymų, užsakymų vykdymą ir kt.
Priklausomai nuo iš adresato memorandumai yra suskirstyti į:
- į išorę;
- vidinis.
Išorinė atmintinė adresuotas konkrečios įstaigos vadovui, surašytas ant bendrojo firminio blanko, kurį pasirašo vadovas ir kuriame paprastai pateikiama ši informacija:
- įmonės pavadinimas;
- data;
- indeksas;
- sudarymo vieta;
- adresatas;
- antraštė į tekstą;
- tekstas;
- vadovo parašas;
- atlikėjo pavardė, jo telefono numeris.
Pagrindinės organizacijos vadovui pateikiamas išorinis pranešimas (1 pavyzdys).
1 pavyzdys
Išorinė atmintinė
VYKDOMA PASTABA
10.02.2014 № 12/05-14
Dėl papildomo pritraukimo
darbo išteklių
Gerbiamas Andrejus Vasiljevičius!
Kadangi Maskvos filialo administracinio aparato formavimo etape trūksta kandidatų, būtina iki 2014 m. Balandžio 14 d. Pritraukti darbo jėgos iš papildomų šaltinių. Pokalbiai su naujais kandidatais turėtų būti surengti iki 2014 04 21.
Išlaidos už papildomas paslaugas bus apmokėtos pagal 2014-04-02 Paslaugų sutarties Nr. 04/56 4.5 punktą.
Personalo skyriaus vadovas Semenovas IN. Semenovas
Į bylą Nr. 03-13
Odintsova 2014-10-02
Vidinė atmintinė išsiųstas už įstaigos ribų, pavyzdžiui, aukštesnei organizacijai, surašytas ant standartinio A4 formato popieriaus lapo, bet su visa reikiama informacija, esantis pagal GOST 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Dokumentų rengimo reikalavimai “(2 pavyzdys).
Privalomos vidinės atmintinės detalės:
- struktūrinio padalinio pavadinimas;
- dokumento rūšies pavadinimas (ATASKAITA);
- data;
- registracija (išeinantis numeris);
- antraštė į tekstą;
- tekstas;
- ženklas apie programos buvimą (jei yra);
- Kelionės tikslas;
- sudarytojo parašas (nurodant pareigas, inicialus, pavardę).
2 pavyzdys
Vidinė atmintinė
VYKDOMA PASTABA
07.04.2014 № 6
Vadovo pravaikštos
Pardavimų skyrius
Atkreipiu jūsų dėmesį, kad šiandien, 2014-07-04, pardavimo vadybininkė Petrova Valentina Ivanovna nebuvo darbo vietoje visą darbo dieną nuo 10.00 iki 18.30 val.
Nebuvo pateikta jokios informacijos ar dokumentų, patvirtinančių Petrova V. I. neatvykimo priežasties pagrįstumą.
Dėl pažeidimo siūlau atleisti V. I. už pravaikštas.
Pardavimų skyriaus vadovas Ignatjevas O.A. Ignatjevas
Bylos numeris 02-10
Sidorovas 2014-07-04
Atmintinės rekvizitų registracija
Rengiant atmintinę, naudojamas ir kampinis (3 pavyzdys), ir išilginis antraštės dalies detalių išdėstymas (4 pavyzdys).
3 pavyzdys
Rekvizitų kampinė vieta atmintinėje
vardas
struktūrinis vienetas Kelionės tikslas
VYKDOMA PASTABA
______________ № ________
Antraštė
4 pavyzdys
Išilginis rekvizitų išdėstymas atmintinėje
Struktūrinio padalinio pavadinimas
VYKDOMA PASTABA
_____________ № _________
Antraštė
Dokumento tipo pavadinimas parašyta didžiosiomis raidėmis (PRISTATYMAS) ir gali būti centre arba centre kairėje paraštėje.
data ir kambarys Memorandumo užrašai parašyti vienoje eilutėje. Data suformatuota arabiškais skaitmenimis ( 21.04.2014 ) arba raidiniu ir skaitmeniniu būdu ( 2014 m. Balandžio 21 d.).
pastabą
Išorinės atmintinės data yra jos patvirtinimo ir išsiuntimo adresatui data, vidinės atmintinės data - surašymo ir pasirašymo data.
Registracijos numeris ant vidinės atmintinės pritvirtinama arba rengimo, arba gavimo vietoje - priklausomai nuo organizacijoje veikiančios dokumentų registravimo sistemos.
Jei memorandumą turėtų apsvarstyti suinteresuoti asmenys, jie jį įdeda susitaikymo vizos ir priėmus sprendimą - rezoliucija vadovas.
Rezoliucijos priėmimas yra paskutinis memorandumo svarstymo etapas.
pastabą
Vidaus atmintinę svarstęs vadovo sprendimas bus pagrindas imtis bet kokių priemonių, išduoti dokumentus, rengti renginius.
Antraštė prie teksto trumpai atskleidžiamas dokumento turinys. Jis suformuluotas pagal bendrąsias dokumentų antraščių sudarymo taisykles: naudojant prielinksnį apie / apie ir, pavyzdžiui, žodinis daiktavardis prielinksnio atveju Apie pravaikštas Lazarenko O.O.
Tekstas atmintinę sudaro dvi ar trys semantinės dalys:
- pirmajame - teigdamasdalys- nurodo priežastis, faktus ar įvykius, dėl kurių jis buvo parašytas;
- antrame - analizuojanti dalis- apima esamos situacijos analizę ir pateikia galimus sprendimus;
- trečioje - apibendrinanti dalis- pateikiamos išvados ir pasiūlymai dėl konkrečių veiksmų, kurių, kompiliatoriaus nuomone, reikia imtis.
Atmintinėje gali nebūti antrosios dalies. Šiuo atveju atmintinės tekste yra kompiliatoriaus pagrindimas, išvados ir pasiūlymai.
Jei atmintinė turi priedą, pažymėti apiepriedas padaryta prieš pasirašant.
Pastaba apie pastabos tekste nurodytos programos buvimą pateikiama taip:
Priedas: 3 litrai. 1 egzemplioriuje.
Jei pastaboje yra priedas, neįvardytas tekste, nurodykite jo pavadinimą, lapų ir kopijų skaičių.
Priedas: Regioninio skolinimo tarnybos nuostatai, 5 psl. 1 egzemplioriuje.
Vidinė atmintinė ženklas sudarytojas (jei pateikiamas skyriaus vedėjui) ir skyriaus vadovas (jei pateikiamas organizacijos vadovui); išorinė atmintinė ženklai Organizacijos vadovas.
pastabą
Jei atmintinė sudaryta iš dviejų ar daugiau lapų, antrasis ir vėlesni puslapiai turi būti sunumeruoti. Nuoseklūs skaičiai arabiškais skaitmenimis pateikiami dešinėje viršutinės puslapio paraštės dalyje.
BIRO PASTABA
Atmintinė yra savotiška atmintinė. Tai rašytinė informacinė žinia, plačiai naudojama šiuolaikinio įvairių lygių ir organizacinių bei teisinių formų valdymo struktūrų praktikoje. Memorandumai suteikia tiesioginį ryšį tarp valdymo objektų horizontaliu lygmeniu.
beje
Memorandumas yra dokumentas, neturintis oficialaus statuso. Tai nėra numatyta OKUD.
Paslaugos pastabos rengiamos įvairiose situacijose. Į standartinius šio dokumento tikslus įeina:
- informacijos užklausa;
- nurodymų išdavimas;
- pridedant kitą pranešimą (viršelis);
- pranešimai (pranešimai).
Atmintinės tekste pateikiama informacija apie jo rengimo priežastis pasiūlymo, prašymo, paraiškos forma. Tai gali būti informacija apie darbuotojų judėjimą, susitikimus, įmonės korporacinės kultūros pokyčius ir kt. Techninės priežiūros pažymėjimai surašomi ant standartinio A4 formato popieriaus lapo.
Tarnybinę pažymą pasirašo specialistas arba skyriaus vedėjas. Atmintinės data yra jo parengimo ir pasirašymo data.
Teisės aktuose nėra numatyti griežti tarnybinių pažymėjimų rengimo ir vykdymo reikalavimai, todėl jų rengimo tvarka, atsižvelgiant į organizacijos specifiką, turėtų būti nustatyta vietiniame norminiame akte, pavyzdžiui, instrukcijose. darbas biure. Atmintinės formatas turėtų būti skirtas supaprastinti ir paspartinti vidinės komunikacijos procesus.
Memorandumo pavyzdys pateiktas 5 pavyzdyje .
5 pavyzdys
Atmintinė
2014-04-19, šeštadienį, nuo 9.00 iki 16.00 val., UAB „Sever“ personalo skyriuje bus atliekami montavimo darbai signalizacijai įrengti.
Prašau suteikti prieigą šiems bendrovės „Energoset“ darbuotojams atlikti darbus:
1. I.P. Simakinas
2. Ivanovas P.N.
AXO vadovas Sviridovas N.N. Sviridovas
02-14 byloje
Iljaina 2014-04-16
AIŠKINAMASIS RAŠTAS
Aiškinamasis laiškas- Tai vidinis dokumentas, paaiškinantis bet kokių veiksmų, faktų, incidentų, incidentų priežastis, parengtas organizacijos darbuotojo ir pateiktas aukštesniam pareigūnui.
Pagal pirmąją str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 193 straipsnyje nustatyta, kad prieš taikydamas drausminę nuobaudą darbdavys turi paprašyti darbuotojo raštiško paaiškinimo. Aiškinamajame rašte darbuotojas praneša apie drausminio nusižengimo priežastis ir aplinkybes. Vadovaujantis aiškinamuoju raštu, vadovas priima sprendimą dėl drausminės nuobaudos taikymo darbuotojui. Be to, šis dokumentas yra vienas iš priežasčių darbdaviui įvertinti pažeidimo sunkumą ir aplinkybes, kuriomis jis buvo padarytas.
OKUD OK 011-93 šis dokumentas minimas tik vieną kartą - aiškinamasis raštas dėl darbo drausmės pažeidimo (kodas 0286091), kuris priklauso 0286000 klasei „Drausminių nuobaudų vykdymo dokumentai“.
Aiškinamųjų pastabų tipai ir jų ypatybės
- tiems, kurie parengti siekiant paaiškinti atskiras atlikto darbo nuostatas (projektas, ataskaita, kūrimas);
- sudaromos įprastų situacijų, drausmės pažeidimų, netinkamo elgesio ir kt.
Aiškinamąjį raštą darbuotojas ranka surašo vienu egzemplioriumi ant standartinio A4 formato lapo ir adresuoja jo paprašiusiam asmeniui. Jį taip pat galima įvesti kompiuteryje naudojant organizacinį trafaretą. Aiškinamojo rašto forma, taip pat vykdymo būdas (ranka arba kompiuteryje) nėra teisiškai nustatyti.
Aiškinamąjį raštą gali sudaryti struktūrinis padalinys arba konkretus pareigūnas.
Pastaba kaip įrodymas
Darbdavys, reikalaudamas iš darbuotojo ranka parašyto aiškinamojo rašto, taip apsisaugo nuo neteisėtų darbuotojo veiksmų darbo ginče. Tai neleidžia pakeisti originalaus dokumento.
Jei įmonė naudoja šablonų formas, tada teksto pabaigoje galite pažymėti:Paaiškinimas buvo parengtas asmeniškai, naudojant asmeninį kompiuterį. Data. Parašas.
Atskirų atmintinės detalių registravimas
Siekiant suvienodinti informaciją ir informacinius dokumentus, turėtų būti parengtas ir įvykdytas aiškinamasis raštas pagal GOST 6.30-2003 reikalavimus.
Data aiškinamasis raštas yra jo surašymo data.
Tekstas aiškinamajame rašte turi būti:
Faktų, dėl kurių jis buvo parašytas, aprašymas;
Argumentai, paaiškinantys dabartinę situaciją.
Pastabos tekstas turi būti įtikinamas ir jame turi būti neginčijamų įrodymų.
Registruojantis parašų nurodytos pareigos, asmeninis parašas, inicialai ir pavardė.
Kaip programos gali būti pateikti dokumentai, pagrindžiantys dokumento rengėjo veiksmus ir patvirtinantys tam tikras aplinkybes.
Pagal teksto struktūrą aiškinamasis raštas nuo memorandumo skiriasi tuo, kad jame nėra išvadų ir pasiūlymų (6 pavyzdys).
pastabą
Jei bendrovė sukūrė ir patvirtino standartines aiškinamųjų pastabų formas, naudojamas įvairiose situacijose, tai nereiškia, kad darbuotojai privalo surašyti pastabas pagal patvirtintas formas. Taip pat gali galioti ne formos dokumentas.
6 pavyzdys
Aiškinamasis laiškas
Taikyti drausmines nuobaudas
papeikimo forma Aleksandrova I.AND.
Personalo skyrius išduoda įsakymą.
Smolkinas 2014-04-17
UAB "SV" direktorius
A.V. Smolkinas
AIŠKINAMASIS RAŠTAS
14.04.2014 № 14
Neatvykimas į darbo vietą
Aš, Aleksandrova Irina Igorevna, buhalterė, nebuvau darbovietėje 2013 m. Balandžio 14 d. Nuo 9.00 iki 15.30 val. Dėl asmeninių priežasčių.
Aš neturiu jokių patvirtinamųjų dokumentų.
Buhalterė Aleksandrova I.I. Aleksandrova
REGISTRACIJAATASKAITOS, BIRO, AIŠKINAMOSIOS PASTABOS
Viena iš organizacijos raštinės tarnybos funkcijų yra užtikrinti greitą reikiamos informacijos, susijusios su atliktojui perduotų dokumentų reklamavimu, paiešką. Kad būtų patogiau ieškoti šių duomenų, naudojamos įvairios registracijos formos.
Ataskaitos, paslaugos, paaiškinimai pagal savo funkcinę paskirtį yra tam tikros informacijos nešėjai. Kadangi pastaboje nurodytam klausimui reikalingas raštiškas organizacijos vadovo ar kito įgalioto pareigūno nutarimas, dokumentai turi būti užregistruoti.
Prisiminkite, kad yra trys dokumentų registravimo formos: žurnalas, kortelė ir automatizuotas... Organizacija turi teisę pasirinkti efektyviausią ir tinkamiausią registracijos formą.
▪ Žurnalo registracijos forma - dažniausiai, bet ne visada patogu, nes visų jame esančių dokumentų registracija vyksta chronologine tvarka, o ieškodamas konkretaus dokumento specialistas turi peržvelgti visus žurnalo puslapius. Informacijos paiešką dar labiau apsunkina tai, kad iniciatyvinis dokumentas gali būti registruojamas, pavyzdžiui, viename žurnale, o atsakymas į jį - kitame. Privalomos registracijos formos (žurnalai) nėra numatytos teisės aktuose. Rekomenduojama žurnalo forma parodyta 7 pavyzdyje.
7 pavyzdys
Memorandumo ir aiškinamųjų raštų registravimo žurnalo fragmentas
|
Dokumento data |
Registracijos numeris |
Dokumento tipas, santrauka |
Kas pasirašė dokumentą |
Vykdytojas |
Kur perkelta |
Kvitas (parašas, data) |
Žyma dokumento kryptimi byloje |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
Apie kasininkės O. R. Shvets atšaukimą iš atostogų |
Personalo skyriaus vadovas |
Žmogiškųjų išteklių skyriaus inspektorius |
žmogiškųjų išteklių skyrius |
Smirnova V.A. |
Byloje Nr 03-14 Smirnovas 2014-07-04 |
▪ Kortelės registracijos forma palyginti su žurnalu, vienas yra patogesnis ir pritaikytas. Sukurtos dokumentų registracijos ir kontrolės kortelės ieškant klasifikatoriuje leidžia optimizuoti dokumento paieškos procesą ir sutrumpinti registracijos proceso laiką. Akivaizdus kortelės registravimo pranašumas yra tas, kad keli darbuotojai gali registruotis vienu metu;
▪ Automatinė (elektroninė) registracijos forma numato specialios programinės įrangos naudojimą. Informacija apie dokumentą įvedama į elektroninę registracijos ir kontrolės kortelę, kuri išsaugoma duomenų bazėje. Kartu su registracija galima atsispausdinti registracijos kontrolės kortelę.
Paprastai memorandumas ir aiškinamasis raštas turi sudėtingą registracijos indeksą, kuris suformuluotas taip pat, kaip ir siunčiamo dokumento rodyklė. Registracijos numerį sudaro bylos indeksas pagal bylų nomenklatūrą (įskaitant struktūrinio padalinio indeksą ir bylos numerį pagal šio padalinio bylų nomenklatūrą) ir dokumento eilės numeris kalendoriuje metus.
pastabą
Dokumentų registravimo ir apskaitos klausimai organizacijoje turėtų atsispindėti darbo biure instrukcijose. Instrukcijose turėtų būti įrašyta:
1) neregistruotų dokumentų sąrašas.
2) registruojamų dokumentų grupių sąrašas, o kiekvienoje grupėje turi būti nurodyta:
Registracijos vieta;
Registracijos laikas ir tvarka;
Registracijos numerio formavimo taisyklė;
Registracijos forma;
Į formą įrašytų detalių sąrašas, jų pildymo taisyklės;
Dokumentų judėjimo po registracijos įrašymo taisyklės;
Registracijos principas (vienkartinė ar pakartotinė registracija perkeliant dokumentą į kitą skyrių);
3) pakartotinio dokumento gavimo organizacijoje tvarka (gaunamiems dokumentams).
Ataskaitų, paslaugų, aiškinamųjų pastabų saugojimo sąlygos
Saugojimo laikotarpiai yra nustatyti standartinių administracinių archyvinių dokumentų, suformuotų vykdant valstybės organų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąraše, nurodant saugojimo laikotarpius, patvirtintus Rusijos kultūros ministerijos rugpjūčio 25 d. , 2010 Nr. 558. Remiantis nurodytu sąrašu, memorandumų saugojimo laikotarpiai gali būti 1 metai, 3 metai, 5 metai, 75 metai, nuolat. Aiškinamosios pastabos turi būti saugomos visą laiką.
.Memorandumas yra dokumentas, dažnai naudojamas versle. Jei dar nenaudojote, verta išmokti visų popieriaus rengimo subtilybių. Mūsų straipsnyje mes išsamiai papasakosime, kaip parengti atmintinę, kokius duomenis turite jame nurodyti ir į kokias funkcijas reikia atsižvelgti.
○ Kas yra atmintinė?
Paslaugų pastaba yra dokumentas, naudojamas keičiantis informacija tarp darbuotojų. Jis gali būti vidinis (taikomas tik organizacijos viduje) arba išorinis (siunčiamas į kitas struktūras).
Priklausomai nuo reikšmės, tai gali būti ataskaita, aiškinamoji, analitinė ar aiškinamoji.
○ Kada to gali prireikti?
Tai yra vidinės darbo eigos dalis, skirta efektyviausiai išspręsti esamas gamybos situacijas.
Dokumento ypatumas yra tas, kad jame ne tik aprašoma iškilusi problema, bet ir siūlomi jos sprendimo būdai.
Be to, pastaba yra įrodymas, kad specialistas nustatė situaciją, kurią reikia išspręsti. Surašant šį dokumentą pripažįstamas darbuotojo nesugebėjimas savarankiškai susidoroti su problema ir nuo jo pašalinama atsakomybė.
○ Atmintinės sudarymo taisyklės.
Įstatymas nenumato specialios šio dokumento sudarymo formos. Tačiau kuriant jį reikia atsižvelgti į kai kurias taisykles.
✔ Turinys.
Galite parašyti bet kokios formos dokumentą, tačiau turite nurodyti visus esminius duomenis, dėl kurių pastaba galioja. Jie apima:
- Dokumento gavėjo nurodymas (vardas, pavardė, pareigos).
- Dokumento pavadinimas ir numeris.
- Problemos esmė, kurią reikia išspręsti.
- Pasiūlymai problemai išspręsti arba veiksmų, kurių iniciatorius tikisi iš gavėjo, sąrašas.
- Sudarytojo vardas, data ir parašas.
✔ Registracijos reikalavimai.
Užrašas surašytas ant standartinio A4 arba A5 formato popieriaus. Jei problemos aprašymas užtrunka daugiau nei vieną puslapį, likusi dalis būtinai sunumeruojama.
Leidžiama tiek popierinė, tiek elektroninė užrašo versija.
Privalomi registracijos reikalavimai:
- Parašas - pastaba negali būti anoniminė.
- Nešvankybių nebuvimas ir rusų kalbos normų laikymasis.
- Skaitomumas, jei užrašas rašomas ranka, būtinas įskaitomas rašysena, jei atspausdintas - naudojamas standartinis šriftas.
Be to, prieš rašydami turite patikrinti, ar anksčiau buvo gauti atsakymai į tokius prašymus.
✔ Atmintinės pavyzdys.
Kadangi nėra nustatytos dokumento formos, pastabą galite parašyti savavališkai. Tačiau tuo pat metu reikėtų atsižvelgti į reikalavimus, kurie turėtų atsispindėti dokumente.
Čia pateiktas pavyzdys gali būti naudojamas kaip pavyzdys.
Šaltinis: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html
✔ Elektroninio įrašo ypatybės.
Jei įmonė turi elektroninio dokumentų valdymo galimybę, galite naudoti elektroninę atmintinės versiją. Nėra didelių skirtumų nuo popierinio ekvivalento, todėl šiuo atveju taip pat galima naudoti aukščiau pateiktą parinktį.
Naudojami šriftai: Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Dydis nuo 12 iki 14 pagal pasirinktą šriftą. Tradicinis atstumas tarp eilučių yra 1-1,5; raidėms žodžiais - normalus; tarp atskirų žodžių - tarpas (vienas gabalas). Taip pat būtina įtraukti pastraipos įtrauką - 1,25 cm.
Vienintelis elektroninės versijos bruožas yra tas, kad nereikia nurodyti gavėjo. Užuot jį nurodę tekste, įvedamas el. Pašto adresas.
Pateikdami taip pat turėtumėte paprašyti skaitymo kvito, kad praneštumėte, jog jūsų pranešimas buvo perskaitytas.
○ Svarstymo tvarka.
Išsiuntus atmintinę, jį užregistruoja personalo darbuotojas, po to jis siunčiamas atsakingam asmeniui svarstyti (susipažinimo faktas pažymimas pritvirtinant atitinkamus ženklus), po to išsiunčiamas adresatui. Pastarasis pateikia dokumento rezoliuciją („Sutinku“, „Atmesta“, „Išpildyta“ ir pan.), Po to siuntėjas informuojamas apie jo prašymu priimtą sprendimą.
Memorandumas yra vidinė darbo eigos forma, leidžianti efektyviausiai ir greičiausiai išspręsti esamas gamybos situacijas.
Kaip parašyti atmintinę elektronine forma, aprašysime toliau.
Elektroninio dokumentų valdymo ypatybės
Jei organizacija leidžia keistis duomenimis naudojant elektroninius ryšius, įskaitant el. Paštą, atmintinės siuntimas yra paprastesnis. Tokios dokumentų apyvartos įmonėje pranašumai taip pat apima greitą skundų nagrinėjimą.
Kaip parašyti atmintinę elektroniniu būdu? Panašiai kaip ir klasikinėje versijoje ant popieriaus. Esminių skirtumų dokumentuose nėra. Šio formato pavyzdys praktiškai nesiskiria nuo ankstesnio pavyzdžio.
Pagrindinė jūsų atmintinės dalis (ty tiesioginis situacijos aprašymas ir svarstymui pateikti pasiūlymai) išlieka tokia pati kaip ir mūsų pavyzdyje.
Vienintelė išimtis yra ta, kad jums nereikia pažymėti adresato. Vartotojo, kuriam siunčiamas apeliacija, vardas bus įrašytas eilutėje „Adresas“. Jei kalbame apie keitimąsi dokumentais per bendrus išteklius (pavyzdžiui, po vieną el. Pašto adresą kiekvienam skyriui), eilutėje „Tema“ turite nurodyti, kam pranešimas skirtas.
Be to, naudojant elektroninį paštą (individualią pašto dėžutę), daugeliu atvejų jau yra parašas, kuris automatiškai įterpiamas į laiško tekstą. Tai leidžia žymiai sutaupyti laiko, įskaitant atmintinės rašymą. Jei jūsų laiškas neleidžia identifikuoti siuntėjo (pavyzdžiui, kai naudojatės bendra pašto dėžute), laiško pabaigoje būtinai nurodykite savo vardą ir pavardę.
Svarbu: siunčiant informaciją el. Paštu, nepamirškite paprašyti perskaityto kvito už išsiųstą pranešimą (tam reikia pažymėti atitinkamą langelį). Šis pranešimas yra įrodymas, kad pranešimą išsiuntėte konkrečiam adresatui tam tikru laiku.
