Orientaciniai dokumentai biuro darbui organizacijoje. Biuro darbo taisyklės federalinėse vykdomosiose institucijose

Darbo biure reguliavimo ir metodinė bazė

Atsižvelgiant į tai, kad 2018 m. Birželio 1 d. Įsigaliojo naujasis GOST R 7.0.97-2016, reikėtų apsvarstyti darbo biure norminį ir metodinį reglamentavimą.

Darbo biure reguliavimo ir metodinė bazė Ar įstatymų, norminių teisės aktų ir metodinių dokumentų visuma reglamentuoja dokumentų kūrimo technologiją, jų tvarkymą, saugojimą ir naudojimą dabartinėje įstaigos veikloje, taip pat biuro darbo veiklą: jos struktūrą, funkcijas, personalą , techninė pagalba ir kai kurie kiti aspektai.

Į biuro darbo reguliavimo ir metodologinę bazę įeina:

• Rusijos Federacijos teisės aktai dokumentų ir informacijos srityje;
• Rusijos Federacijos prezidento dekretai ir įsakymai, Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretai biuro darbo srityje;
• federalinių vykdomųjų organų norminiai teisės aktai, reglamentuojantys dokumentų paramos klausimus;
• techniniai reglamentai ir nacionaliniai standartai valdymo dokumentų srityje;
• visos Rusijos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatoriai;
• vieningos dokumentacijos sistemos; - institucijų, organizacijų ir įmonių vadovybės išleisti norminiai teisės aktai.

Reguliavimo sistema biuro darbui Rusijos Federacijoje yra pagrįsta federaliniais įstatymais ir GOST. Pastarosios yra biuro darbo organizacijose pagrindas.

Pradinis teisės aktas, nustatantis valstybės politiką informacijos ir keitimosi dokumentais srityje, yra Rusijos Federacijos konstitucija. Rusijos Federacijos konstitucija sako: „Kiekvienas žmogus turi teisę bet kokiu teisiniu būdu laisvai ieškoti, gauti, perduoti, gaminti ir platinti informaciją ...“. Ši nuostata išplėtota svarbiausiame teisės akte - 2006 m. Liepos 27 d. Federaliniame įstatyme „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ Nr. 149 -FZ. Ne mažiau svarbios yra ir 2015 m. Birželio 29 d. Federalinio įstatymo N 162-FZ „Dėl standartizacijos Rusijos Federacijoje“ nuostatos.

Rusijos Federacijos civilinis kodeksas nustatė teisinį pagrindą ne tik juridinių asmenų veiklai, bet ir jo dokumentacijai. Nemažai Civilinio kodekso straipsnių nustato chartijos ir steigimo sutarties turinio reikalavimus, kurių pagrindu veikia juridiniai asmenys. Rusijos Federacijos administracinių teisės pažeidimų kodeksas numato administracines sankcijas už archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo taisyklių pažeidimą.

Rusijos Federacijos baudžiamasis kodeksas nustatė baudžiamąją atsakomybę už neteisėtus veiksmus su dokumentais ir informacija. Nemažai Rusijos Federacijos teisės aktų (įstatymai „Dėl Rusijos Federacijos valstybės herbo“, „Dėl elektroninių skaitmeninių parašų“, „Dėl komercinių paslapčių“, „Dėl archyvavimo reikalų Rusijos Federacijoje“, „Dėl apskaitos“, ir kt.) yra normos, į kurias reikėtų atsižvelgti rengiant, vykdant ir saugojant verslo dokumentus.

Galiojantys teisės aktai reglamentuoja reikalavimus, keliamus dokumentams, siunčiamiems naudojant įvairias ryšio priemones, įskaitant el. Paštą, internetą, informacijos apsaugos reikalavimus, suteikiant dokumentams teisinę galią (oficialumą) ir kt.

Rusijos Federacijos prezidento dekretai yra vieni iš norminių aktų, reglamentuojančių darbą biure. Mes išvardijame pagrindinius dekretus, susijusius su darbo biure reguliavimu Rusijos Federacijoje:

• Potvarkis „Dėl Rusijos Federacijos archyvinio fondo nuostatų patvirtinimo“;
• Potvarkis „Dėl valstybės paslaptimi įslaptintos informacijos sąrašo patvirtinimo“.

Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimai, reglamentuojantys darbą biure, reglamentuoja įvairius dokumentų srauto aspektus. Svarbiausi Rusijos vyriausybės potvarkiai šioje srityje yra šie:

• „Dėl pašto paslaugų teikimo taisyklių patvirtinimo“;
• „Dėl informacijos, sudarančios valstybės paslaptį, klasifikavimo į įvairius slaptumo laipsnius taisyklių patvirtinimo“;
• „Dėl vieningos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikavimo ir kodavimo sistemos sukūrimo“.

GOST R 7.0.97-2016 ypatybės

GOST, įsigaliojęs 2018 m. Liepos 1 d., Turi daugybę funkcijų, kurias reikia išsamiai apsvarstyti. Naujasis GOST įsigaliojo vadovaujantis 2017 m. Rugpjūčio 5 d. „Rosstandart“ įsakymu N 435-asis „Dėl Federalinės techninių reglamentų ir metrologijos agentūros 2016 m. Gruodžio 8 d. Įsakymo pakeitimų N 2004-ųjų“ Dėl Rusijos Federacijos nacionalinio standarto patvirtinimas.

Naujasis GOST tikslas yra reguliuoti šiuos dokumentų srauto aspektus:

• dokumentų ir formų detalių sudėtis;
• dokumentų ir formų detalių registravimo taisyklės;
• formų tipai ir pavyzdžiai, detalių išdėstymas verslo dokumentuose;
• dokumentų kūrimo taisyklės.

GOST 7.0.97-2016 ypatybės

	Reikalavimai dokumentams ir darbas su jais pagal GOST 7.0.97-2016	Naujovės GOST 7.0.97-2016
	Kuriant dokumentą dviejuose ar daugiau puslapių, antrasis ir tolesni puslapiai sunumeruojami	Kai kurios detalės, kurios buvo ankstesniame GOST R 6.30-2003, nėra įtrauktos į naująjį GOST R 7.0.97-2016.
	Puslapių numeriai dedami dokumento viršutinės paraštės viduryje, mažiausiai 10 mm atstumu nuo viršutinio lapo krašto	Atsirado naujų detalių, įskaitant: struktūrinio padalinio pavadinimą - dokumento autorių ir asmens - dokumento autoriaus - pareigas.
	Leidžiama kurti dokumentus priekinėje ir galinėje lapo pusėse. Kuriant dvipusius dokumentus, kairioji paraštė priekinėje lapo pusėje ir dešinė paraštės galinėje pusėje turi būti lygi
	Pageidaujami dokumento šriftai ir šriftų dydžiai: Times New Roman N 13, 14; Arial Nr. 12,13; Verdana N 12,13; „Calibri N 14“ ir artimieji
	Dokumento teksto pastraipos įtraukos - 1,25 cm
	Dokumento tekstas atspausdinamas 1–1,5 eilučių atstumu. Jei dokumentas ruošiamas publikuoti sumažinus mastelį, tekstas spausdinamas dviem tarpais
	Dokumento tekstas sulygiuojamas pagal lapo plotį (išilgai kairės ir dešinės dokumento paraštės kraštų). Ilgiausio rekvizito linijos ilgis su rekvizitų kampu
	Galima numatyti, kad atributai „adresatas“, „antraštė prie teksto“ arba „parašas“, taip pat atskiri teksto fragmentai gali būti paryškinti pusjuodžiu šriftu.
	Norminiai organizacijos teisės aktai, taip pat kiti kelių puslapių dokumentai gali būti surašyti su tituliniu puslapiu.

Ikimokyklinio ugdymo įstaigų reguliavimo dokumentų rengimas

Kompetentingai dokumentuoti informaciją ir efektyviai dirbti su dokumentais galima tik esant norminiam darbo su dokumentais technologinių procesų reguliavimui organizacijos viduje.

Pagrindinis biuro darbo organizacijoje reguliavimo dokumentas yra darbo biure instrukcija (arba valdymo dokumentacija), kuri nustato vienodas dokumentų rengimo, tvarkymo ir darbo su jais taisykles. Remdamiesi tuo galime daryti išvadą, kad šis dokumentas turėtų būti parengtas kiekvienoje organizacijoje, įmonėje, institucijoje.

Instrukcija dirbti biure turėtų būti pagrįsta galiojančiais dokumentų ir informacijos srities teisės aktais (t. Y. Darbo biure normine ir metodine baze) ir atspindėti konkrečias darbo su dokumentais ypatybes, būdingas konkrečiai organizacijai. Kitaip tariant, galime pasakyti, kad organizacijos biuro darbo instrukcijos visada yra individualios ir atsižvelgiama į visas tiek dokumentų sudėties, tiek jų apdorojimo technologijos ypatybes.

Prieš rengiant šį vadovą, būtina išstudijuoti pagrindinius teisės aktus ir norminius dokumentus dokumentacijos ir informacijos srityje, iš jų išgauti naudingos informacijos, taip pat išanalizuoti darbo su dokumentais tvarką konkrečioje organizacijoje. Kurdami tokią instrukciją, galite naudoti pavyzdinę biuro darbo instrukciją federalinėse vykdomosiose institucijose ir paimti iš jos struktūrą ir tam tikrus bendrus punktus, kurie yra privalomi bet kuriai organizacijai. Palietę darbo biure instrukcijų struktūrą, galime pasakyti, kad ją turėtų sudaryti bent trys dalys: bendrosios nuostatos, valdymo veiklos dokumentai, darbo su dokumentais organizavimas, taip pat priedai.

Be nurodymų dirbti biure, organizacija taip pat turi patvirtinti valdymo dokumentų tarnybos reglamentą, kuriame nustatomas šio struktūrinio padalinio statusas, funkcijos, teisės, pareigos ir atsakomybė bei tinkami nurodymai.

Dokumentų sisteminimo tvarka yra fiksuota bylų nomenklatūroje, kuri naudojama formuojant bylas, tiriant jų vertę, perduodant į archyvinę saugyklą ir yra privalomas dokumentas bet kuriai organizacijai.

Be to, organizacija gali taikyti kitus dokumentus, reglamentuojančius darbą valdymo dokumentų srityje. Paprastai atskira instrukcija nustato darbo su ribotais dokumentais taisykles. Reikalavimus rengti ir vykdyti dokumentus, dokumentų tekstams galima nustatyti atskirais dokumentais - dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklėmis.

Literatūra

1. Basakovas M.I. Šiuolaikinis biuro darbas:-M.: Rostovas prie Dono Phoenix 2007 m
2. Rusijos Federacijos konstitucija
3. Nauja GOST R 7.0.97-2016: kaip patvirtinti darbo knygų kopijas nuo 2018 m. Liepos 1 d., Kaip išduoti užsakymus, kaip antspauduoti // „Consultant Plus“ - URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs /49855. Html /
4. Rosstandart 2017 05 25 įsakymas N 435-asis „Dėl Federalinės techninių reglamentų ir metrologijos agentūros 2016 m. Gruodžio 8 d. Įsakymo pakeitimų N 2004-asis„ Dėl Rusijos Federacijos nacionalinio standarto patvirtinimo “

"Personalo pareigūnas. Personalo apskaitos vedimas", 2013, N 5

VERSLO GAMYBOS ORGANIZAVIMAS MAŽOJE ĮMONĖJE

Straipsnyje aprašoma, kaip pradėti tvarkyti dokumentus naujai atidarytame smulkiajame versle. Autorius pateikia veiksmų planą, apytikslius nurodymus dirbti biure ir reikalingų dokumentų formas.

Rusijoje kasmet atsidaro nemažai smulkių įmonių. Taigi 2012 m. Verslininkų skaičius Rusijoje padidėjo 37%, daugiausia dėl naujai atidarytų smulkių įmonių. Ar šiose įmonėse yra tarnautojų, personalo skyriaus darbuotojų? Gerai, jei yra vienas asmuo, bet greičiausiai iš pradžių šios funkcijos yra patikėtos sekretoriui. Kaip sukurti biuro darbo sistemą? Pagrindiniai biuro darbo uždaviniai yra įmonės valdymo, gamybos ir kitos veiklos atspindėjimas atitinkamuose dokumentuose ir racionalaus dokumentų naudojimo įmonės verslo praktikoje užtikrinimas.

Dokumentai nustato gamybos santykius, kurie vystosi tiek įmonės viduje, tiek su kitomis organizacijomis. Be to, dokumentai dažnai naudojami kaip rašytinis įrodymas kilus nuosavybės, darbo ir kitiems ginčams, kuriuos nagrinėja civiliniai, arbitražo ir arbitražo teismai.

Dirbant su dokumentais, būtina vadovautis Rusijos Federacijos norminiais aktais, kurie numato dokumentų rengimą pagal tam tikras taisykles, tvarkant bylų nomenklatūrą (sąrašą), kuriant organizacijos archyvą, siekiant užtikrinti dokumentų saugumą. vertingiausi dokumentai.

Darbas su dokumentais turėtų būti vykdomas tokia nusistovėjusia tvarka, kad darbuotojams nereikėtų blaškytis nuo pagrindinių įmonės gamybos tikslų.

Jei darbas biure egzistuoja tik dėl biuro darbo, tai yra tas pats kraštutinumas, kaip ir visiško darbo su dokumentais sistemos nebuvimas. Galimybė yra pagrindinis biuro darbo organizavimo principas ir dokumentų srauto būklės vertinimo kriterijus. Nesvarbu, kaip jūsų įmonėje atliekami biuro darbai - tradiciniu būdu arba remiantis šiuolaikiniu elektroniniu keitimusi elektroniniais dokumentais, bet kuriuo atveju dokumentacija ir darbas su dokumentais turi būti atliekamas pagal nustatytas taisykles .

Mažoje įmonėje, ypač jos kūrimo laikotarpiu ir pirmaisiais veiklos metais, dažniausiai nėra struktūrinio padalinio, kuris būtų užsiėmęs biuro darbų valdymu. Šios funkcijos paprastai priskiriamos įmonės vadovo sekretoriui ar padėjėjui. Praktika rodo, kad, pradėję vykdyti savo pareigas, šie darbuotojai mano, kad būtina parengti apytikslį biuro darbo administravimo darbo planą, atsižvelgiant į konkrečios įmonės specifiką. Toks įmonės vadovo patvirtintas planas leidžia efektyviai organizuoti darbą, ypač naujai įsteigtose įmonėse ar įmonėse, kuriose nebuvo skiriamas tinkamas dėmesys biuro darbo valdymui ir būtina sutvarkyti dokumentus per trumpą laiką. laikas. Darbo planas, skirtas smulkiam verslui pagerinti biure, gali atrodyti taip.

Pavyzdinis pavyzdys

UAB "Maxima" PATVIRTINTA

Direktorius

PLANAS UAB „Maxima“

tobulinimo darbai Parašas D.I.Guryanov

biuro darbas UAB „Maxima“ 00.00.2013

1. Dokumentacija
	Pagrindinių įmonės dokumentų tipų, kurių reikia, nustatymas jo darbai. Sumažinti ir pašalinti iš apyvartos nereikalingus ir pasenusius dokumentų rūšys
	Pagrindinių dokumentų tipų užbaigimas
	Dviejų tipų blankų (firminių ir bendrųjų blankų) kūrimas
	Pagrindinių įmonės dokumentų tipų pavyzdžių rinkmenos sudarymas
	Įmonės darbuotojų mokymas laikytis dokumentų tvarkymo taisyklių naudojant surinktus pavyzdžius
2. Darbo su dokumentais organizavimas
	Bylų nomenklatūros sudarymas
	Dokumentų aplankų registravimas viena forma
	Dokumentų registravimo, perdavimo ir saugojimo tvarkos nustatymas
	Įvesta vieninga dokumentų vykdymo kontrolės tvarka
	Dokumentų, kuriuos turi patvirtinti vadovas, sąrašo sudarymas
	Dokumentų, kurių nereikia registruoti, sąrašo sudarymas
	Darbo biure instrukcijų kūrimas
	Įvedamos vienodos taisyklės, kaip dirbti su dokumentais, kurie sudaro prekybos paslaptis

Direktoriaus pavaduotojas E. K. Lipinas

Svarbų vaidmenį organizuojant darbą su dokumentais gali atlikti biuro darbo instrukcija, parengta atsižvelgiant į konkrečios įmonės specifiką.

Pavyzdinis pavyzdys

UAB „Maliy kadr“ PATVIRTINTA

Generalinis vadybininkas

INSTRUKCIJOS Parašas V.I.Draginas

dėl biuro darbo 00.00.2013

1. Bendrosios nuostatos

1.1. Ši instrukcija nustato vieningą dokumentų rengimo ir kokybiško vykdymo sistemą, racionalaus jų apskaitos organizavimo, paieškos, vykdymo ir saugojimo UAB „Maly Kadr“ taisykles.

1.2. Instrukcijos reikalavimų laikymasis yra privalomas visiems CJSC „Maliy kadr“ darbuotojams.

1.3. Instrukcija buvo sukurta atsižvelgiant į automatizuotos sistemos „XXXXX“ naudojimą visuose „Maly Kadr CJSC“ skyriuose, skirtus dokumentams rengti, jų registravimui, vykdymo kontrolei naudojant asmeninius kompiuterius.

1.4. Metodines biuro darbo organizavimo gaires ir Instrukcijos reikalavimų laikymosi kontrolę vykdo CJSC „Malyi Kadr“ generalinio direktoriaus sekretorius.

1.5. ZAO „Maly Kadr“ aprūpinimą įranga ir priemonėmis, reikiamomis formomis, antspaudais ir kanceliarinėmis prekėmis atlieka administracinis skyrius.

1.6. Informacinių technologijų sektorius teikia kompiuterines paslaugas biuro operacijoms.

1.7. Atsakomybė už biuro darbo organizavimą ir instrukcijose nustatytų taisyklių laikymąsi skyriuose tenka CJSC „Maly Kadr“ direktoriams, kurie prižiūri atitinkamus skyrius.

Direktoriai privalo:

Atsižvelkite į visus dokumentus jų gavimo dieną;

Reikalauti iš vykdytojų laiku ir kokybiškai vykdyti dokumentus ir užsakymus;

Laiku pranešti generaliniam direktoriui apie būtinybę pakeisti anksčiau nustatytą dokumentų įforminimo terminą;

Imkitės priemonių, kad sumažintumėte oficialų susirašinėjimą, ypač vidaus, neleiskite susirašinėti tokiais klausimais, kuriuos galima išspręsti asmeniniu bendravimu ar telefonu;

Supažindinti naujai samdomus darbuotojus su šioje instrukcijoje nustatyta darbo su dokumentais tvarka.

2. Įeinančių dokumentų priėmimas, registravimas ir svarstymas

2.1. Gaunamos korespondencijos priėmimą atlieka administracinio skyriaus vedėjo padėjėjas, o jo pristatymo teisingumas ir priedų buvimas yra tikrinami.

Visa korespondencija yra atidaryta, išskyrus korespondenciją, pažymėtą „Asmeniškai“, kuri pristatoma tiesiai adresatui.

2.2. Priimta korespondencija perduodama direktoratui tolesniam apdorojimui ir pranešama generaliniam direktoriui ar direktoriams, jei dokumente išdėstytas problemos sprendimas priklauso jų kompetencijai.

2.3. Dokumentų registravimas vykdomas centralizuotai direkcijoje, įvedant duomenis į kompiuterį (gautų dokumentų registre).

2.4. Ant gautų dokumentų apatinėje priekinės dokumento pusės dalyje yra antspaudas su UAB „Maliy Kadr“ pavadinimu ir dokumento gavimo data bei serijos numeriu (nuo metai).

2.5. Jei prie gauto dokumento yra priedas, tada prie gaunamo numerio padaromas atitinkamas ženklas: „+ priedas 2 puslapiuose“.

2.6. Dokumento registraciją vieną kartą atlieka generalinio direktoriaus sekretorius.

2.7. Po registracijos gaunami dokumentai pateikiami generaliniam direktoriui svarstyti. Jei reikia išsamiai išnagrinėti šį klausimą, sekretorius parengia papildomos informacinės medžiagos. Jei gaunamas atsakymo laiškas, prie jo pridedamas iniciatyvinis laiškas.

2.8. Generaliniam direktoriui apsvarsčius dokumentą, pateikiama rezoliucija, kurios turinys (rangovas, terminas) įrašomas į gautų dokumentų registrą.

2.9. Ne vėliau kaip iki rezoliucijoje nurodyto termino, vykdytojas yra įpareigotas direktoratui pateikti informaciją apie dokumento vykdymą, nurodydamas įvykdymo datą ir bylos, kurioje jis saugomas, numerį. Rengiant atsakymo dokumentą, nurodoma data, dokumento numeris ir bylos, kurioje jis buvo pateiktas, numeris.

2.10. Pirmame įvykdyto dokumento lape apatiniame kairiajame kampe vykdytojas pažymi „N atveju“, taip pat pažymi, kada ir kaip problema buvo išspręsta, patvirtina parašu ir nurodo datą. Tada dokumentas įrašomas į atitinkamą failą.

2.11. Užpildyti dokumentai ir laiškų-atsakymų kopijos turi būti pateikti bylose ne vėliau kaip kitą dieną po jų įvykdymo ar atsakymo išsiuntimo.

2.12. Vykdomi dokumentai vykdytojai saugo įsakymą, neįskaitant jų praradimo. Praradus dokumentą, vykdytojas nedelsdamas apie tai praneša direktoriui kuratoriui ir generalinio direktoriaus sekretoriui.

3. Dokumentų vykdymo kontrolė

3.1. UAB „Malyi Kadr“ yra nustatyta dokumentų ir vadovybės nurodymų vykdymo per nustatytus terminus kontrolė.

3.2. CJSC generalinis direktorius Malyi Kadr turi teisę kontroliuoti dokumentus.

3.3. Terminų kontrolė patikėta generalinio direktoriaus sekretoriui. Direktoriai atlieka selektyvią direktorių nurodymų vykdymo kontrolę.

3.4. Ant dokumentų, paimtų kontroliuoti, antspaudas „Kontrolė“ dedamas ant kairės paraštės šalia antraštės. Visą informaciją apie šiuos dokumentus generalinio direktoriaus sekretorius įrašo į audito žurnalą.

3.5. Užduotis pašalinama iš kontrolės tik gavus generalinio direktoriaus arba laikino direktoriaus pavaduotojo leidimą.

3.6. Rezoliucijoje keliami klausimai turi būti visiškai išspręsti per nurodytą laiką.

Jei į dokumentą reikia atsakyti raštu, dokumentas laikomas įvykdytu išsiuntus atsakymą į paskirties vietą.

Papildomų prašymų siuntimas vykdant dokumentą nesudaro pagrindo manyti, kad jis įvykdytas.

3.7. Rangovas privalo generalinio direktoriaus sekretoriui tiksliai atsakyti į visus klausimus, susijusius su dokumentų vykdymu.

3.8. Informaciją apie kontrolės užduoties vykdymą direktoratas turi gauti ne vėliau kaip vykdymo dieną, kad galėtų įvesti informaciją į audito žurnalą ir pašalinti dokumentą iš kontrolės.

3.9. Jei dokumentas nėra įvykdytas laiku, rangovas privalo pateikti informaciją apie vėlavimo priežastį iki termino pabaigos. Už dokumento (įsakymo) nevykdymą atsako vykdytojas ir už šį departamentą atsakingas direktorius.

3.10. Apie dokumento įvykdymo termino pakeitimą, dėl kurio buvo susitarta su generaliniu direktoriumi, reikia pranešti sekretoriui, kuris naują terminą įrašo į audito žurnalą.

3.11. Dokumentams vykdyti nustatomos standartinės ir individualios sąlygos.

Individualų terminą galima nustatyti dokumento tekste arba nustatyti UAB „Maly Kadr“ vadovybė. Nustatant terminą, būtina atsižvelgti į dokumente esančių klausimų sudėtingumą.

Jei terminas nenurodytas dokumente ar vadovybės nutarime, dokumentas turi būti įvykdytas per 5 dienas.

Terminas skaičiuojamas darbo dienomis nuo kitos dienos po vadovybės sprendimo.

3.12. Tais atvejais, kai dokumento parengimas patikėtas keliems atlikėjams, viza arba bendrai atlikėjų pastabos pateikiamos per dvi darbo dienas nuo pagrindinio atlikėjo gauto parengto dokumento projekto.

4. Oficialių dokumentų rengimo ir įforminimo tvarka

4.1. Dokumentai surašyti pagal exA byloje esančius UAB „Maliy kadr“ dokumentų pavyzdžius. doc.

4.2. CJSC „Maly Kadr“ dokumentai įgyja teisinę galią tik nuo to momento, kai juos pasirašo arba patvirtina generalinis direktorius, o jam nesant - pavaduotojas.

4.3. Patvirtinimo antspaudas dedamas pirmojo dokumento lapo viršutiniame dešiniajame kampe.

Patvirtinimo antspaudo elementai yra šie:

Žodis „PATVIRTINTA“;

Dokumentą patvirtinusio asmens pareigos;

Asmeninis parašas ir jo iššifravimas;

Patvirtinimo data.

Užsakymų ir užsakymų rengimas ir vykdymas.

4.4. Įsakymas yra teisės aktas, kurį išleido CJSC „Maly Kadr“ generalinis direktorius arba, jo nesant, jo pavaduotojas. Įsakymas išduodamas siekiant išspręsti pagrindines užduotis, su kuriomis susiduria UAB „Malyi kadr“. Generalinis direktorius įsakymu nustato pagrindines užduotis darbuotojams, nurodo būdus, kaip išspręsti svarbiausius klausimus.

4.5. Užsakymai yra dokumentai, susiję su konkrečia vienkartine byla, ir išleidžiami daugiausia dėl veiklos klausimų. Tiek generalinis direktorius, tiek direktoriai turi teisę pasirašyti įsakymus.

4.6. Užsakymai ir užsakymai spausdinami ant įprastų UAB „Malyi Kadr“ formų. Šių dokumentų tekstus sudaro dvi dalys: įvadinė ir administracinė.

Įvadinėje dalyje nurodomos dokumento paskelbimo priežastys.

Administracinė dalis prasideda žodžiais „Aš užsisakau“ (užsakyme) ir „Siūlyti“ (užsakyme).

4.7. Administracinėje dalyje turėtų būti nurodytos konkrečios užduotys, nurodymai ar veikla, nurodant vykdytojus ir terminus.

4.8. Įsakymo projektas ir nurodymai derinami su advokatu, o vykdymo atžvilgiu - su generalinio direktoriaus sekretoriumi.

4.9. Užsakymų ir užsakymų registracija vykdoma Direkcijoje.

4.10. Kitoje užsakymo lapo pusėje užsakyme yra asmenų, kuriuos reikia supažindinti, sąrašas, nurodantis savo pavardę ir parašą.

4.11. Pirmieji įsakymų ir įsakymų egzemplioriai suformuojami atitinkamose direktoriaus bylose, antrieji sekretorius paskelbia skelbimų lentoje, kad susipažintų su UAB „Malyi kadr“ darbuotojais.

5. Darbo su siunčiamais dokumentais tvarka

5.1. Siunčiami dokumentai ruošiami ant firminių blankų iš ZAO Maliy Kadr.

Tarnybiniai laiškai turėtų būti parašyti trumpai, aiškiai, pagrįstai. Laiškų formuluotės neturėtų leisti interpretuoti skirtingai.

5.2. Bet kokius papildymus ar pakeitimus pradiniame dokumente po jo pasirašymo gali atlikti tik jį pasirašęs asmuo.

5.3. Dokumentai turi būti pateikti generaliniam direktoriui pasirašyti per sekretorių, kuris turi teisę grąžinti dokumentus rangovui peržiūrėti, jei jie nėra tinkamai įvykdyti. Jei pasirašydamas dokumentą generalinis direktorius privalo pateikti paaiškinimus dėl parengto dokumento esmės, tai tokius dokumentus asmeniškai pateikia pasirašyti atsakingi direktoriai ar vadovai.

5.4. Adresato vardas ir pašto adresas įrašomi viršutinėje dešinėje dokumento dalyje, formoje pažymėti kampais. Dokumento data ir išeinantis numeris yra viršutinėje kairėje dalyje. Rašant atsakymo laišką, būtinas „On N ___ from _________“ turi būti užpildytas iniciatyvaus laiško (prašymo laiško) data ir numeris. Apatiniame kairiajame kampe nurodoma atlikėjo pavardė, vardas, pavardė ir telefono numeris (jei priekinėje pusėje nėra tarpo, jie nurodomi lapo gale).

5.5. Dokumente turi būti ne daugiau kaip 4 adresatai. Siunčiant dokumentą daugiau nei 4 adresais, sudaromas jų platinimo sąrašas, o kiekvienoje dokumento kopijoje nurodomas tik vienas adresas.

Žodis „Kopijuoti“ nededamas prieš 2, 3, 4 adresatus.

6. Siunčiamų dokumentų registravimas

6.1. Patikrinus dokumento teisingumą, pridedamas išeinantis numeris.

Išeinantį numerį sudaro: departamento rodyklė, bylos numeris pagal nomenklatūrą, į kurią bus įkeliama siunčiamo dokumento kopija, ir eilės numeris, pridedamas prie direktorato. Jei dokumentą pasirašo generalinis direktorius, jo kopija lieka direkcijos bylose. Jei reikia, atlikėjas gali paruošti darbinę dokumento kopiją saugojimui savo byloje.

6.2. Išsiunčiamo dokumento duomenis į išsiųstų dokumentų registrą įrašo generalinio direktoriaus sekretorius.

CJSC „Maliy kadr“ padalinių indeksavimas:

2 direktoratas

Rinkodaros skyrius 3

Techninis skyrius 4

Operacijų skyrius 5

Apskaita 6

Administracinis skyrius 1

Jei reikia papildomai indeksuoti siunčiamos raidės numerį, šis klausimas turi būti suderintas su darbo direkcija.

6.3. Vadovybės pasirašyti dokumentai turi būti išsiųsti ne vėliau kaip pirmos kitos dienos po pasirašymo dienos.

6.4. Siuntimo dieną išsiųstų dokumentų kopijos yra įtraukiamos į bylas. Jei išsiųstas dokumentas yra atsakymas, prie gaunamo dokumento turi būti pritvirtintas vykdymo ženklas, kuris atrodo taip:

„Versle N ___.

Laiškas buvo išsiųstas iš ___________ N ___.

Atlikėjo parašas, data “.

7. Bylų nomenklatūros sudarymas

7.1. Bylų nomenklatūra yra susistemintas bylų pavadinimų, suformuotų atliekant CJSC Malyi Kadr biuro darbą, sąrašas.

Suvestinė bylos nomenklatūra turėtų atspindėti visą visų ESTT „Malyi kadr“ padalinių bylų spektrą.

7.2. Spausdinti leidiniai, brošiūros, žinynai, informaciniai biuleteniai, biuleteniai, abstraktūs žurnalai, greita informacija ir kita panaši medžiaga nėra įtraukta į bylų nomenklatūrą.

7.3. Departamento bylų nomenklatūras rengia skyriaus darbuotojai, gerai išmanantys skyriaus užduotis ir dokumentaciją, ir jiems pritaria skyriaus vedėjai. Tada bylų nomenklatūra pateikiama tvirtinti generalinio direktoriaus sekretoriui, kad jos vėliau būtų įtrauktos į CJSC MALY KADR bylų konsoliduotąją nomenklatūrą ir patvirtintos. Generalinis direktorius tvirtina konsoliduotą bylų nomenklatūrą.

7.4. Nomenklatūros bylų antraštės turėtų trumpai, aiškiai ir konkrečiai atspindėti dokumentų, kurie turėtų būti sugrupuoti į bylas, sudėtį ir turinį.

Antraštėje yra:

Į bylą įtraukto dokumento tipo (tipų) pavadinimas (užsakymai, protokolai, korespondencija ir kt.);

Darbo vietos nustatymas arba veiklos klausimas, patikslinama informacija apie dokumento autorius, korespondentus, dokumentų autentiškumą ir kopijų skaičių ir kt.

Jei byloje yra korespondencija, turėtumėte nurodyti, su kuo ir kokiu klausimu ji vykdoma, korespondencijos tipą (išeinantis, gaunamas).

Formuojant pavadinimą, vartojamos sąvokos „byla“ ir „dokumentai“, jei byloje yra įvairaus pobūdžio dokumentų.

7.5. Neleidžiama rašyti antraščių „Įvairūs susirašinėjimai“, „Ataskaitų teikimo sandoris“, „Rekomendacinė medžiaga“, „Bendrųjų klausimų dokumentai“ ir kt.

7.6. Direkcijai pateiktų bylų nomenklatūros pavyzdys:

Pavyzdinė forma

BYLŲ NOMENKLATŪRA

(Departamento pavadinimas)

Skyriaus vedėjas Parašas Vardas Pavardė

7.7. Kitų metų departamentų bylų nomenklatūra direkcijai pateikiama ne vėliau kaip iki einamųjų metų gruodžio 15 d.

7.8. Neleidžiama verstis ne nomenklatūra UAB „Maliy Kadr“ padaliniuose.

8. Bylų formavimas

8.1. Įvykdyti dokumentai yra sugrupuoti į bylas, griežtai laikantis UAB „Malyi Kadr“ bylų nomenklatūros.

8.2. Į bylą pateikiami vienerių metų dokumentai, išskyrus asmeninius ir bylas, kurios perkeliamos į kitus metus. Jei į bylą įtraukiami skirtingų metų dokumentai, jie atskiriami skiriamuoju ženklu, nurodant metus. Bylos viršelyje taip pat turėtų būti nurodyta, kokiems metams buvo pateikti dokumentai.

8.3. Į bylą pateikiami tik įvykdyti dokumentai su vykdymo ženklu ir vykdytojo parašu, o tai rodo, kad darbas su dokumentu yra baigtas.

8.4. Į bylą neleidžiama įtraukti su juo nesusijusių dokumentų, taip pat juodraščių ir kopijų.

Dokumentai bylose išdėstomi atvirkštine chronologine tvarka (paskutiniai gauti dokumentai bus pirmieji byloje).

8.5. Darbuotojų užsakymai grupuojami atskirai nuo užsakymų pagal pagrindinę veiklą.

8.6. Dėžių formavimas ir saugojimas organizuojamas taip, kad būtų užtikrinta greita jų paieška ir naudojimas, taip pat visiškas saugumas. Dabartinėse bylų saugojimo vietose turėtų būti paskelbtas atitinkamo departamento konsoliduotos bylų nomenklatūros išrašas.

8.7. Dėklo dangtis suprojektuotas taip:

Organizacijos pavadinimas UAB „Maliy kadr“;

Departamento pavadinimas;

Bylos numeris pagal nomenklatūrą, susidedantis iš skyriaus indekso ir bylos serijos numerio;

Bylos pavadinimas;

Įkūrimo metai arba metų ketvirtis;

Verslo apimtis;

Tinkamumo laikas.

9. Dokumentų saugumo užtikrinimas

9.1. Biuro darbo užbaigtos bylos saugomos skyriuose, kuriuose jos buvo suformuotos. Departamentų vadovai ir direktoriai, atsakingi už šį skyrių, yra atsakingi už dokumentų saugumą.

9.2. Dėklai gali būti laikomi tiek darbo patalpose, tiek specialiai jiems saugoti skirtose patalpose, kurios užtikrina patikimą dokumentų išsaugojimą ir yra su signalizacija nuo neteisėtos prieigos.

9.3. Dėklai dedami spynais į išorę spintelėse ar seifuose.

9.4. Neleidžiama atsiimti ir išduoti jokių dokumentų iš bylų. Išimtiniais atvejais toks atšaukimas padaromas gavus departamentui atsakingo direktoriaus leidimą.

9.5. Raštvedybos metais pildoma pakaitinių bylų kortelė byloms, išduodamoms pagal poreikį žinoti. Jame nurodomas skyrius, bylos numeris, išdavimo data, kuriam byla buvo išduota, jos grąžinimo data ir stulpeliai, kuriuose pateikiami kvitai, kuriuos turi gauti atlikėjas ir priimti bylą dabartiniam saugojimui.

Pavyzdinė forma

Pakaitinės bylos kortelės forma

Skyrius _________

Byla N ________

9.6. Pametus bet kokią bylą ar dokumentą, atsakingas vykdytojas privalo nedelsdamas apie tai pranešti skyriaus vedėjui ir direktoriui kuratoriui.

9.7. Generalinio direktoriaus sekretorius kartą per ketvirtį pasirinktinai tikrina, ar skyriuose yra bylų ir dokumentų, ir informuoja skyriaus vadovą bei direktorių-kuratorių apie jo rezultatus.

9.8. Kasmet, baigiantis tarnybos metams (ne vėliau kaip sausio 20 d.), Skyriuose kasmet atliekamas išsamus dokumentų ir dokumentų patikrinimas.

10. Dokumentų praktinės vertės tyrimas

10.1. Dokumentų vertės tyrimas suprantamas kaip dokumentų vertės nustatymas, siekiant atrinkti juos toliau saugoti ar sunaikinti.

10.2. Norėdami organizuoti ir atlikti egzamino darbą, sukuriama CJSC „Maliy kadr“ ekspertų komisija (ne mažiau kaip 3 žmonės). Ekspertų komisijoje dirba labiausiai kvalifikuoti ir patyrę skyrių darbuotojai, teisininkas iš UAB „Maly Kadr“, taip pat direkcijos atstovas.

10.3. Jei atrenkant dokumentus saugoti aptinkamas atskirų dokumentų trūkumas, reikėtų imtis priemonių jų ieškoti.

10.4. Dokumentus saugojimui ir naikinimui turėtų atrinkti ekspertų komisija, peržiūrėjusi prieš trejus metus atliktas bylas.

10.5. Atvejai, atrinkti ilgalaikiam saugojimui dėl tyrimo, įrašomi į inventorių ir perkeliami į archyvą.

Pavyzdinė forma

UAB „Maliy kadr“ PATVIRTINTA

Ekspertų komisijos posėdžio protokolas

nuo ___________ N ___

APRAŠYMAS N _______

ilgalaikis saugojimas

per metus

N inventoriuje _________ yra ______________________________________ atvejų

(skaičiais ir žodžiais)

nuo N ___ iki N ___.

Parašas Vardas Pavardė

10.6. Patvirtinus ilgalaikio saugojimo dėklų aprašus, atrenkami sunaikinti dokumentai ir dėklai. Į aktą įtrauktos pasirinktos bylos.

Pavyzdinė forma

UAB „Maliy kadr“ PATVIRTINTA

ACT generalinis direktorius

dėl dokumentų skyrimo sunaikinti Parašas V.I.Draginas

CJSC „Malyi Kadr“ ekspertų komisija sunaikinti pasirinko šiuos dalykus

praktinės reikšmės praradę atvejai ir dokumentai:

Iš viso: _________ atvejų metų _______________________.

__________ metų bylų aprašus patvirtino ekspertų komisija.

Ekspertų komisijos pirmininkas Parašas I.O. Pavardė

Ekspertų komisijos nariai: parašas, vardas ir pavardė

Parašas Vardas Pavardė

Sunaikinimo aktą pasirašo ekspertų komisijos pirmininkas ir nariai, o patvirtina generalinis direktorius.

10.7. Dokumentų vertės tyrimo teisingumo kontrolę vykdo UAB „Maliy kadr“ direktoratas.

10.8. Archyviniam saugojimui paruoštose bylose turi būti antraštės, sunumeruoti lapai, tiesioginė chronologinė bylos dokumentų tvarka, patvirtinimo lapas, nurodantis lapų skaičių.

10.9. Dokumentai naikinami po to, kai atvežamos ir priimamos bylos archyviniam saugojimui. Dokumentų smulkinimas popieriaus smulkintuve atliekamas dalyvaujant ekspertų komiteto nariams.

10.10. Ekspertų komisija savo darbą kasmet atlieka pirmąjį sausio dešimtmetį. Inventoriai ir aktai pateikiami tvirtinti generaliniam direktoriui ne vėliau kaip sausio 20 d. Jei kuris nors ekspertų komisijos narys negali dalyvauti dokumentų vertės tyrime, jo funkcijas atlieka to paties skyriaus darbuotojas, įgaliotas direktoriaus kuratoriaus.

INSTRUKCIJA

VERSLO PROCEDŪRA

1. BENDROSIOS NUOSTATOS

1.1. Ši instrukcija (toliau - „Instrukcija“) buvo sukurta siekiant nustatyti vieningą dokumentų rengimo ir darbo su jais organizavimo procedūrą „_____________________“ ir jos filialuose (toliau - „Organizacija“) ir yra privaloma visiems organizacijos darbuotojai.

1.2. Organizacijos skyriuose biuro darbas atliekamas savarankiškai, laikantis šios instrukcijos reikalavimų.

Rengiant instrukciją buvo naudojami galiojantys Rusijos Federacijos norminiai aktai, numatantys dokumentų rengimą pagal tam tikras taisykles, tvarkant bylų nomenklatūrą (sąrašą), kuriant archyvus organizacijose, siekiant užtikrinti vertingiausių dokumentų saugumą , esamą praktiką, taip pat vidinius organizacijos dokumentus.

1.3. Instrukcijos nuostatos taikomos darbo su dokumentais organizavimui, neatsižvelgiant į laikmenos tipą, įskaitant jų rengimą, registravimą, apskaitą ir vykdymo kontrolę, atliekamą naudojant automatines (kompiuterines) technologijas.

Automatizuotos dokumentinės informacijos apdorojimo technologijos, naudojamos organizacijoje, turi atitikti Instrukcijos reikalavimus.

1.4. Atsakomybė už biuro darbo organizavimą, Instrukcijos nustatytų taisyklių laikymąsi ir darbo su dokumentais tvarką organizacijos padaliniuose ir padaliniuose tenka struktūrinių padalinių „______________“ vadovams.

1.5. Tiesioginį biuro darbo valdymą struktūriniame padalinyje vykdo sekretorius arba darbuotojas, paskirtas atitinkamo struktūrinio padalinio vadovo.

Naudoti žiniasklaidoje, viešai kalbėti ir pan. informacija, esanti oficialiuose dokumentuose, leidžiama tik gavus vadovybės leidimą „______________“.

2. GAVIMAS, APSKAITA, REGISTRACIJA, PERDAVIMAS IR SIUNTIMO ATITIKTIS

2.1. Dokumentų priėmimas.

2.1.1. Visa organizacijos gauta korespondencija yra priimama ir registruojama kanceliarijoje.

2.1.2. Gaunant korespondenciją, būtina patikrinti jos pristatymo teisingumą. Neteisingai pristatyta korespondencija persiunčiama jos priklausymui. Gauta korespondencija atidaroma (išskyrus susirašinėjimą, pažymėtą ant voko „asmeniškai“).

2.1.3. Korespondencija, pažymėta „Asmeniškai“, asmeniškai perduodama adresatui arba jo įgaliotam atstovui. Korespondenciją, pažymėtą „Konfidencialu“, tvarko darbuotojas, turintis prieigą prie jo.

2.1.4. Atplėšdami vokus, kanceliarijos darbuotojai patikrina adresato nuoseklumą, pakuotės vientisumą, pridėtų dokumentų ir jų priedų buvimą, taip pat parašo buvimą dokumente. Aptikus žalą, trūkstamus dokumentus ar priedus ir kt. apie tai būtina informuoti siuntėją.

2.1.5. Vokai iš gautos korespondencijos išsaugomi ir pridedami prie dokumentų tais atvejais, kai kalendorinis antspaudas ant voko turėtų būti šio dokumento siuntimo ar gavimo laiko įrodymas arba jei siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko. Būtinai laikykite vokus su ieškinio laiškais ir piliečių apeliacijomis.

2.2. Įeinančių dokumentų registravimo tvarka.

2.2.1. Visi dokumentai, skirti „______________“ vadovybei, turi būti registruojami Tarnyboje (išskyrus dokumentus, įtrauktus į apytikslį neregistruotų dokumentų sąrašą) (priedas Nr. 1).

2.2.2. Gauti dokumentai antspauduojami registracijos antspaudu, kuriame nurodoma gavimo data, įeinantis serijos numeris. Jei prie dokumento yra priedas, tada prie gaunamo numerio padaromas ženklas. Antspaudas dedamas pirmojo dokumento lapo priekinėje pusėje apatiniame dešiniajame kampe.

Serijos numeriai registruojami registracijos serijos numerių registre (N 2 priedas).

Dokumentai, kurie nėra registruojami, antspauduojami ir nurodoma tik dokumento gavimo data.

2.2.3. Registruojantis turi būti laikomasi vienkartinio įrašo principo: kiekvienas dokumentas registruojamas tik vieną kartą Organizacijos biure.

2.3. Dokumentų perdavimo tvarka.

2.3.1. Registruotas dokumentas perduodamas vadovui, kuriam jis buvo gautas. Dokumentai, kuriems nereikia vadovybės peržiūros, perduodami organizacijos struktūrinių padalinių ir padalinių vadovams, atsižvelgiant į dokumentuose iškeltus klausimus.

2.3.2. Nutarimo vadovas, jį apsvarstęs ir įvedęs (rezoliucijoje nurodomas vykdytojo vardas, pavardė, pavedimo turinys, terminas, parašas ir data), kurie gali būti pagrindas paimti dokumentą kontroliuoti, dokumentas perduodamas vykdytojui prieš gavimą įeinančių dokumentų registre su data, kurią vykdytojas gavo. Jei rezoliucijoje nurodyti keli atlikėjai, papildomos dokumento kopijos padaromos pagal nurodytą atlikėjų skaičių. Dokumento originalas siunčiamas pirmajam rezoliucijoje nurodytam atlikėjui.

2.3.3. Siunčiant dokumentą keliems atlikėjams, atsakomybę už medžiagos paruošimą prisiima pirmiausia rezoliucijoje nurodytas atlikėjas. Likę atlikėjai privalo pateikti reikiamą medžiagą atsakingam atlikėjui per su juo sutartą laiką.

Atsakymą turi patvirtinti visi rezoliucijoje išvardyti atlikėjai.

2.3.4. Iš kanceliarijos į struktūrinius padalinius gauti dokumentai antrą kartą neregistruojami.

2.3.5. Tarnyboje registruoti dokumentai iš vieno organizacijos struktūrinio padalinio į kitą perduodami tik per Tarnybą.

2.4. Išeinančių dokumentų registravimo ir siuntimo tvarka.

2.4.1. Tą pačią dieną vadovybės „______________“ pasirašyti dokumentai turi būti pateikti Tarnybai registruoti ir išsiųsti.

2.4.2. Prieš registruojant gabenimui gautą dokumentą, patikrinamas jo vykdymo teisingumas:

Galimybė gauti formą, parašą, datą, reikalingas vizas ir informaciją apie rangovą;

Teksto pavadinimo buvimas, dokumento, į kurį pateikiamas atsakymas, numeris ir data;

Gavėjo adreso teisingumas;

Dokumente nurodytų priedų buvimas, taip pat medžiagos, kuriomis remiantis buvo rengiamas siunčiamas dokumentas (jei tai atsakymas į gautą laišką);

Jei reikia, antspaudas.

Neteisingai įforminti dokumentai grąžinami atlikėjams.

2.4.3. Jei dokumentas siunčiamas keliais adresais, pasirašytino laiško kopijos perduodamos tiek, kiek reikia išsiųsti visiems adresatams, ir viena kopijos kopija.

2.4.4. Patikrinus registraciją, dokumentas užregistruojamas žurnale (priedas Nr. 3), o išeinantis numeris įrašomas į visas dokumento kopijas.

2.4.5. Išeinantį numerį sudaro atsakymą parengusio struktūrinio padalinio indeksas, bylos numeris pagal bylų nomenklatūrą ir eilės numeris.

2.4.6. Išeinančio dokumento kopijoje viršutiniame kairiajame kampe dedamas registracijos antspaudas.

Korespondencija pateikiama išsiųsti į paštą arba pristatoma per kurjerius.

2.4.7. Tą pačią dieną patvirtintos atsiųstų dokumentų kopijos perduodamos atitinkamiems skyriams vykdytojams, kad jie būtų pateikti byloje.

3. PASLAUGOS DOKUMENTŲ RENGIMAS IR REGISTRACIJA

3.1. Bendrieji reikalavimai.

Bet kurį dokumentą sudaro daugybė elementų (data, tekstas, parašas), kurie vadinami detalėmis.

Kiekviena dokumento rūšis (užsakymas, laiškas, aktas ir kt.) Turi tam tikrą informaciją. Dokumento detalių vieta ir jų registravimo taisyklės turi atitikti galiojančių norminių aktų reikalavimus.

Juridiškai reikšmingiausia (t. Y. Suteikti dokumentui teisinę galią) yra:

Parašas;

Dokumento data;

Dokumento patvirtinimo antspaudas;

Dokumento registracijos numeris.

Parašas yra privalomas bet kurio dokumento atributas. Pasirašymo teisė pareigūnams suteikiama pagal organizacijos organizacinius ir administracinius dokumentus (įstatus, pareigybių aprašymus ir kt.). Organizacijos vardu dokumentus paprastai pasirašo generalinis direktorius arba jo pavaduotojai. Struktūrinių padalinių dokumentus pasirašo jų vadovai. Organizacijos vyriausiasis buhalteris pagal kompetenciją pasirašo dokumentus, remdamasis federaliniu įstatymu „Dėl apskaitos“.

Parašas dedamas ant pirmojo dokumento egzemplioriaus, jei reikia (pavyzdžiui, pasirašant sutartį, susitarimą) ir kitose kopijose.

Dokumento data yra viena iš svarbiausių detalių. Jei dokumente nėra datos, dokumentas tampa negaliojantis (pvz., Įgaliojimas) arba gali sutrumpėti sutartinių įsipareigojimų senaties terminas.

Antspaudas naudojamas patvirtinti pareigūno parašą ant svarbiausių (įskaitant finansinius) dokumentus, patvirtinti dokumento autentiškumą ir pritvirtinti prie dokumentų, kurių paskelbimas sukelia teisines ar materialines pasekmes organizacijai (reorganizavimas, medžiagos perdavimas) vertybes, teisių sertifikavimą ir kt.) .NS.).

Patvirtinimo antspaudas rodo dokumento įsigaliojimą, jo veiksmų išplėtimą visiems organizacijos darbuotojams. Generalinis direktorius, visuotinis dalyvių susirinkimas arba direktorių valdyba pagal jų kompetenciją turi privalomai patvirtinti šiuos dalykus:

Organizacijos įstatai, filialų nuostatai;

Personalo stalai;

Tikrinimo pažymėjimai, priėmimo pažymėjimai;

Pareigybių aprašymai;

Sąmatos, verslo planai, ataskaitos ir kt. dokumentus.

Registracijos numeris rodo, kad dokumentas praėjo visus tvarkymo etapus, yra įregistruotas ir todėl yra oficialus organizacijos dokumentas.

3.1.1. Oficialių dokumentų tekstas turėtų būti trumpas ir tikslus, neleidžiant jų interpretuoti skirtingai. Dokumentuose neturėtų būti naudojamos mažai žinomos santrumpos ir pavadinimai.

3.1.3. Atsakymai į gautus dokumentus turėtų būti rengiami raštu tik tais atvejais, kai pateikti klausimai reikalauja privalomų dokumentų.

3.1.4. Bet kokius papildymus ar pataisymus pasirašytuose (patvirtintuose) dokumentuose, kurie keičia dokumento teiginio esmę, gali atlikti tik jį pasirašęs asmuo.

Bendra forma;

Firminiai blankai;

Tam tikros rūšies dokumento forma (išskyrus laišką).

Bendra forma gali būti naudojama rengiant bet kokius dokumentus, išskyrus laiškus. Į jį rekomenduojama įtraukti šią informaciją:

Įmonės pavadinimas;

Trafaretinės tokių detalių dalys, kaip dokumento data ir registracijos numeris.

Patvirtinimo kaklelis;

Teksto pavadinimas;

Kontrolinis ženklas.

Blanke yra išsami informacija:

Organizacijos emblema (logotipas);

Pagrindinės organizacijos pavadinimas;

Įmonės pavadinimas;

Pagrindiniai organizacijos duomenys (pašto adresas, telefono numeriai, fakso numeriai, el. Pašto adresas, interneto puslapiai internete).

Rekomenduojama į jį įtraukti trafaretines tokių detalių dalis, kaip data, dokumento registracijos numeris ir nuoroda į gaunamo dokumento datą ir registracijos numerį; taip pat uždėkite ribojančius kampus, kad gautumėte šios informacijos:

Kelionės tikslas;

Teksto pavadinimas;

Kontrolinis ženklas.

Tam tikros rūšies dokumento forma (išskyrus raštą) sudaroma remiantis bendra forma ir papildoma atitinkamo tipo dokumento pavadinimu, pavyzdžiui, „Užsakymas“, „Užsakymas“, ir kt.

3.2. Pagrindinės dokumentų tvarkymo taisyklės.

3.2.1. Ant dokumento teksto sudaroma antraštė, atspindinti dokumento santrauką, kuri parašyta prieš tekstą kairėje. Antraštė paprastai atsako į klausimą "Apie ką?"

Jei dokumente atsispindi kelios problemos, pavadinimą galima suformuluoti apibendrintai.

Pavadinimą rengėjas tiesiogiai suformuluoja vykdytojas.

Antraštė nėra sudaryta raidėms, kurių tekstas neviršija pusės puslapio, taip pat atsakymuose į piliečių laiškus.

3.2.2. Atsakant į organizacijų ir įmonių laiškus, nurodoma dokumento, į kurį buvo atsakyta, data ir numeris. Jei dokumentas spausdinamas ant firminio blanko, nuoroda nurodoma specialiai tam skirtoje vietoje, o dokumente, atspausdintame ne blanke, prieš laiško antraštę ar tekstą.

3.2.3. Kiekvienas dokumentas (išskyrus raidę) turi turėti rūšies, kuriai jis priklauso, pavadinimą (įsakymas, protokolas, aktas, atmintinė ir kt.).

3.2.4. Dokumento tekstą galima suskirstyti į skyrius, poskyrius, punktus ir papunkčius, kurie sunumeruoti arabiškais skaitmenimis. Skyriai sunumeruoti iš eilės, o likusios dokumento dalys sunumeruotos eilės tvarka kiekviename skyriuje.

Pavyzdžiui: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.

2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.

Pastraipos pastraipos nėra sunumeruotos.

Jei nėra skyrių, visą dokumento tekstą galima suskirstyti į pastraipas su eilės numeracija.

3.2.5. Darbo su ribotais dokumentais tvarka nustatyta darbo su konfidencialiais dokumentais instrukcijų projekte „___________“.

3.2.6. Gaminant dokumentus iš dviejų ar daugiau lapų, antrasis ir vėlesni puslapiai turi būti sunumeruoti.

Puslapio numeriai arabiškais skaitmenimis pateikiami lapo viršutinės paraštės viduryje be žodžio „puslapis“ arba santrumpa „puslapis“. ir skyrybos ženklai.

Leidžiama spausdinti dokumentus naudojant atvirkštinę lapo pusę.

3.2.7. Dokumento data yra jo pasirašymo ar patvirtinimo data, protokolui - susirinkimo data, aktui - įvykio data. Jei dokumento autoriai yra kelios organizacijos, tada dokumento data yra paskutinė pasirašymo data.

Dokumento data sudaroma skaitmeniniu būdu tokia seka: mėnesio diena ir mėnuo sudaromi dviem poromis arabiškų skaičių, atskirtų tašku, o metai nurodomi keturiais skaitmenimis, pavyzdžiui: 01/ 05/2003. Parašius datą skaitmeniniu būdu, raidė „g“ su tašku ar tiesiog tašku nededama, nebent sakinys baigiasi data.

Data gali būti suformatuota tokia seka: metai, mėnuo, mėnesio diena, pavyzdžiui: 2003.01.05.

Leidžiama yra žodinis-skaitmeninis datos formavimo būdas, kuriame po metus žyminčių skaičių būtinai dedama raidė „g“ su tašku arba žodis „metai“, pavyzdžiui: 2003 m. Kovo 1 d.

3.2.8. Jei dokumentas atspausdintas ant firminio blanko, data yra antspauduojama tam skirtoje vietoje. Toje pačioje vietoje (viršuje kairėje) data įrašoma ant vidinių dokumentų, kurie nėra atspausdinti ant formų.

Dokumente, kurį reikia patvirtinti, data nurodoma pačiame patvirtinimo dokumente.

3.2.9. Dokumento registracijos numeris, susidedantis iš padalijimo indekso numerio, bylos numerio pagal bylų nomenklatūrą ir registracijos serijos numerio, jei jis atspausdintas ant formos, dedamas į formos antspaudo nurodytą vietą. Jei dokumentas nėra atspausdintas ant firminio blanko, numeris priklijuojamas panašiai kaip datos žymėjimo taisyklė.

Dviejų ar daugiau organizacijų bendrai parengto dokumento registracijos numerį sudaro kiekvienos iš šių organizacijų dokumento registracijos numeriai, po to - pasviruoju brūkšniu dokumento autorių eilės tvarka.

3.2.10. Rengiant dokumentus kartu su keliomis organizacijomis, reikia nepamiršti, kad visos šių dokumentų kopijos turi būti originalios.

3.2.11. Adresatas gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai arba privatūs (fiziniai) asmenys. Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimai nurodomi vardine kalba, pavyzdžiui:

UAB „Romashka“ žmogiškųjų išteklių skyrius

Asmens, kuriam skirtas dokumentas, pareigos nurodomos datos atveju, pavyzdžiui:

Rusijos Federacijos finansų ministerijos administracinis departamentas

Vyriausioji specialistė A. B. Petrova

Jei dokumentas skirtas kelioms vienalytėms organizacijoms arba keliems vienos organizacijos struktūriniams padaliniams, jie turėtų būti nurodyti bendrai, pavyzdžiui:

UAB „Mashstroyexport“ padalinių ir padalinių vadovai

Kintamasis „Adresatas“ gali apimti pašto adresą. Adreso elementai nurodomi pašto paslaugų teikimo taisyklių nustatyta tvarka.

Dokumente turi būti ne daugiau kaip keturi adresatai. Žodis „Kopijuoti“ prieš antrąjį, trečiąjį, ketvirtąjį adresatus nenurodomas. Kai dokumentas adresuojamas daugiau nei keturiais adresais, rangovas sudaro adresatų sąrašą ir kiekvienoje dokumento kopijoje nurodomas tik vienas adresas.

3.2.12. Jei dokumentas skirtas organizacijai, nurodykite jos pavadinimą, tada pašto adresą, pavyzdžiui:

Žurnalo „Glavbukh“ redakcija

B. Sukharevsky juosta, 2/24 Maskva, 127051

Jei laiškas skirtas privačiam (fiziniam) asmeniui, pirmiausia nurodykite pašto adresą, tada gavėjo pavardę ir inicialus, pavyzdžiui:

121019, Maskva, Novy Arbat, 4, apt. 25

A.B. Ivanovas

3.2.13. Patvirtinimo antspaudas dedamas prie dokumentų, kuriems reikalingas papildomas jų autentiškumo ir patikimumo patvirtinimas. Dokumentus gali patvirtinti Organizacijos vadovas, jo pavaduotojai ir kiti pareigūnai, kuriems buvo perduoti atitinkami įgaliojimai.

Kai pareigūnas tvirtina dokumentą, dokumento patvirtinimo antspaudą turi sudaryti žodis PATVIRTINTAS (be kabučių), dokumentą tvirtinančio asmens pareigų pavadinimas, jo parašas, inicialai, pavardė ir patvirtinimo data ( nuleiskite rankomis), pavyzdžiui:

PATVIRTINTAS Generalinis direktorius ______________________ (organizacijos pavadinimas) parašas Visas vardas data

Kai dokumentą patvirtina keli pareigūnai, jų parašai dedami į tą patį lygį.

Kai dokumentas patvirtinamas įsakymu, protokolu, nutarimu, sprendimu, patvirtinimo antspaudą sudaro žodis PATVIRTINTAS (PATVIRTINTAS, PATVIRTINTAS be kabučių), patvirtinančio dokumento pavadinimas vardine kalba, jo data ir numeris, pvz. :

PATVIRTINTA

Visuotinio akcininkų susirinkimo protokolo Nr. _____

PATVIRTINTA

Generalinio direktoriaus įsakymas „______________“ Nr. ____________

Dokumento patvirtinimo antspaudas yra viršutiniame dešiniajame dokumento kampe.

3.2.14. Jei dokumente yra priedų, ženklas apie priedo buvimą padaromas taip:

Priedas: 3 litrai. 2 egzemplioriais.

Jei dokumente yra priedas, neįvardytas tekste, nurodykite jo pavadinimą, lapų ir kopijų skaičių. Jei yra kelios programos, jos sunumeruojamos, pavyzdžiui:

Priedas: 1. N 2 forma 2 lapams. 1 egzemplioriuje. 2. N 2 formos paaiškinimas 1 lapui. 1 egzemplioriuje.

Jei prie dokumento pridedamas kitas dokumentas, taip pat turintis priedą, priedo buvimo ženklas pažymimas taip:

Priedas: Rusijos Federacijos mokesčių ir mokesčių surinkimo ministerijos laiškas, 2004 m. Balandžio 04 d. N 03-58 / [apsaugotas el. paštas] ir priedas prie jo, tik 15 litrų.

Jei paraiška nėra išsiųsta visais dokumente nurodytais adresais, tada jos buvimo ženklas pažymimas taip:

Naudojimas: 5 litrai. 3 egzemplioriais. pirmuoju adresu

Jei priedai yra surišti, lapų skaičius nenurodomas.

3.2.15. Dokumento parašo antspaudą sudaro žodis SUSITARĖ (be kabučių), asmens, su kuriuo susitarta dėl dokumento, pareigos (įskaitant organizacijos pavadinimą), asmeninis parašas, parašo dekodavimas (inicialai, pavardės) ir susitarimo data, pavyzdžiui:

SUSITARĖ

Vadovas "_________"

Asmens parašo pilnas vardas data

Jei patvirtinimas atliekamas laišku, protokolu ir pan., Patvirtinimo antspaudas sudaromas tokia forma:

SUSITARĖ

Valdybos posėdžio protokolas nuo 00.00.00 val. N ____

Patvirtinimo antspaudas yra po kintamuoju „parašas“ arba atskirame patvirtinimo lape.

Patvirtinimo lapas sudaromas tais atvejais, kai dokumento turinys daro poveikį kelių organizacijų interesams, apie kuriuos patvirtinimo antspaudo vietoje pažymima, pavyzdžiui:

Patvirtinimo lapas pridedamas. Parašas, data.

Patvirtinimo lapas sudaromas tokia forma:

PATVIRTINIMO LAPAS dokumento pavadinimas

SUSITARĖ SUSITARĖ pareigybės pavadinimas, pareigybės pavadinimas, organizacijos parašo organizacija, inicialai, pavardė, parašas, inicialai, pavardė 00.00.00. (data) 00.00.00. (data)

3.2.16. Vidinis dokumento patvirtinimas surašomas su viza, į kurią įeina patvirtintojo parašas, parašo nuorašas (inicialai, pavardė) ir data; jei reikia - tvirtintojo pareigas.

Jei yra pastabų dėl dokumento, viza išduodama taip:

Pridedami komentarai. Asmens parašas, visas vardas. 00.00.00 val. (data)

Vizos priklijuojamos prie organizacijoje likusių dokumentų kopijų, po parašu paskutinio dokumento lapo priekinėje pusėje. Kolegialių organų nutarimų, įsakymų ir sprendimų projektai patvirtinami pirmoje kopijoje paskutinio dokumento lapo gale.

3.2.17. Reikalavimas „Parašas“ apima: dokumentą pasirašiusio asmens pareigas, jo asmeninį parašą ir parašo iššifravimą, sudarytą iš inicialų ir pavardžių.

Dokumentuose, surašytuose formose „______________“ (įsakymas, laiškas), pareigybė nurodoma sutrumpintai: generalinis direktorius, žodžiai „_____________“ nespausdinami.

Dokumentuose, kurie nėra išduoti „_____________“ firminiame blanke, parašas apima pareigas ir organizaciją.

Surašant dokumentą ant pareigūno firminio blanko (jei toks yra), paraše nenurodyta šio asmens pozicija.

Kai dokumentą pasirašo keli pareigūnai, jų parašai dedami vienas po kito tokia seka, kuri atitinka užimamas pareigas, pavyzdžiui:

Generalinio direktoriaus asmeninis parašas Visas vardas

Vyriausiosios buhalterės asmeninis parašas Visas vardas

Kai dokumentą pasirašo keli vienodo rango asmenys, jų parašai yra tame pačiame lygyje.

Komisijos surašytuose dokumentuose nurodomos ne dokumentą pasirašiusių asmenų pozicijos, bet jų pareigos kaip komisijos dalis pagal paskirstymą, pavyzdžiui:

Komisijos pirmininko asmeninis parašas Visas vardas

Komisijos narių asmeninis parašas pilnas asmeninis parašas pilnas asmeninis parašas

Dokumentą gali pasirašyti laikinai einantis pareigūnas, nurodydamas savo faktines pareigas ir pavardę. Šiuo atveju neleidžiama dėti prielinksnio „Už“, ranka rašyto užrašo „Zam“. arba pasviruoju brūkšniu prieš pareigybės pavadinimą.

3.2.18. Antspaudas patvirtina pareigūno parašo autentiškumą specialiuose reglamentuose numatytuose dokumentuose ir patvirtina asmenų, nustatančių su finansiniais ištekliais susijusius faktus, teises.

Dokumentai patvirtinti organizacijos antspaudu. Antspaudas turi būti pritvirtintas taip, kad užfiksuotų dalį dokumento pasirašiusio asmens pareigybės pavadinimo žodžių arba nurodytoje vietoje.

3.2.19. Patvirtinant dokumento kopijos atitikimą originalui, žemiau reikiamo parašo „Parašas“: pažymėjimo užrašas „Tiesa“; kopiją patvirtinusio asmens pareigos; asmeninis parašas; parašo iššifravimas (inicialai, pavardė); sertifikavimo data, pavyzdžiui:

Parašas

Teisingas žmogiškųjų išteklių inspektorius Asmeninis parašas Visas vardas data

3.2.20. Pastaboje apie vykdytoją nurodoma dokumento vykdytojo pavardė (arba pavardė, vardas, pavardė) ir jo telefono numeris. Menininko ženklas dedamas paskutinio dokumento lapo priekinėje arba galinėje pusėje apatiniame kairiajame kampe, pavyzdžiui:

Sidorovas arba Sidorovas Petras Ivanovičius 321 58 79 321 58 79

Dokumentuose su prieigos apribojimo antspaudu pridedamas ženklas apie atlikėją su informacija apie atspausdintų dokumento kopijų skaičių, nurodant adresatus, pavyzdžiui:

Isp. Sidorovas

Atspausdinta 2 egz.

Pvz. N 1 - adresatui

Pvz. N 2 - skyriaus atveju

Juodraštis ir variantai sunaikinti

Atspausdinta paskutinio dokumento lapo gale.

3.2.21. Pastaboje apie dokumento vykdymą ir jo kryptį byloje yra šie duomenys: nuoroda į dokumento, patvirtinančio jo vykdymą, datą ir numerį arba, jei tokio dokumento nėra, trumpa informacija apie vykdymą; žodžiai „versle“; bylos numeris, kuriame dokumentas bus saugomas.

Pastaba apie dokumento vykdymą ir jo kryptis byloje turi būti pasirašyta ir datuojama dokumento vykdytojo.

4. ORGANIZACIJŲ REGLAMENTUOJANČIŲ DOKUMENTŲ (UŽSAKYMŲ, PASLAUGŲ SUSITIKIMŲ PROTOKOLAS) RENGIMAS IR REGISTRACIJA

4.1. Užsakymo tekstas yra atspausdintas specialioje formoje ir paprastai susideda iš dviejų dalių: nustatantis ir pamokantis.

Nustatymo dalyje apibendrinami faktai ir įvykiai, kuriais remiantis buvo išduotas įsakymas.

Jei užsakymas išduotas remiantis kitu dokumentu, tekste nurodoma data, numeris, vardas ir pavardė bei šio dokumento turinys dalyje „______________“.

4.2. Administracinė užsakymo dalis prasideda žodžiu UŽSAKYTI, kuris spausdinamas didžiosiomis raidėmis atskiroje eilutėje.

Administracinėje dalyje turėtų būti nurodytos konkrečios užduotys, nurodančios atlikėjus ir terminus.

Terminai turėtų būti nurodyti realiai, atsižvelgiant į atliekamų darbų apimtį, taip pat atsižvelgiant į laiką, reikalingą pakartoti, paskirstyti dokumentus ir perduoti užduotį atlikėjui.

Neleidžiama keisti dokumentuose, kuriais remiantis išduodamas įsakymas, nustatytų terminų.

Administracinės dalies tekstas suskirstytas į išlygas ir papunkčius.

Kiekvienoje pastraipoje (pastraipoje) turėtų būti nurodyta tik viena užduotis su vienu konkrečiu terminu ir nurodyti konkretūs užduoties vykdytojai.

Paskutinėje įsakymo pastraipoje nurodomas struktūrinis padalinys arba pareigūnas, kuriam patikėta vykdyti pavedimo vykdymo kontrolę.

4.3. Surašant vykdytojus pagrindinės veiklos įsakymuose, pareigūnų pavardės rašomos be inicialų.

Įsakymuose dėl darbuotojų skyrimo, perkėlimo ir atleidimo, dėl paskatų, dėl administracinių nuobaudų skyrimo, dėl asmeninių atlyginimų skyrimo ir kt. nurodomos įsakymuose išvardytų asmenų pavardės, vardai ir pavardės.

Jei užsakymo užduotis skirta struktūriniam padaliniui, tada galvos pavardė rašoma įvardžiu ir rašoma skliausteliuose, pavyzdžiui:

Planavimas ir finansų valdymas (Sidorovas) parengti ...

Jei užduotis skirta konkrečiai galvai, tada pavardė rašoma skaitomąja skiltimi be skliaustų, pavyzdžiui:

Planavimo ir finansų skyriaus vedėja Sidorova rengti ...

4.4. Anksčiau išduoti pavedimai pripažįstami negaliojančiais visiškai arba iš dalies tuo pačiu metu, kai paskelbiamas naujas dokumentas ta pačia tema. Netinkamų dokumentų sąrašas gali būti pateiktas tiek tekste, tiek užsakymo priede.

Jei įsakymas gali būti iš dalies pakeistas, projekte pateikiama nauja pakeisto punkto versija arba anksčiau išduoto įsakymo dalis.

Užsakyme, kuris yra priedas prie anksčiau išduoto, tekste turi būti atitinkama nuoroda, pavyzdžiui:

Be generalinio direktoriaus įsakymo „______________“, paskelbto 25.02.00, N 321

4.5. Anksčiau išduoto įsakymo pakeitimai ir papildymai gali būti padaryti tik generalinio direktoriaus arba jį pakeičiančio asmens pasirašytu įsakymu.

4.6. Jei užsakyme yra priedas, pirmame lape viršutiniame dešiniajame kampe jie užrašo žodį „Priedas“, nurodantį administracinį dokumentą, jo datą ir registracijos numerį, pavyzdžiui:

Taikymas

generolo nurodymu

direktorius "______________"

Jei yra kelios paraiškos, nurodomas jų skaičius (be ženklo Nr.).

4.7. Užsakymo antraštė spausdinama specialioje formoje, kairėje.

Įsakymams personalui antraštės nėra sudaromos.

4.8. Prieš pateikiant pasirašyti, įsakymo projektą patvirtina generalinių direktorių pavaduotojai veiklos sritims, Teisės skyriaus vadovas ir kiti suinteresuoti struktūriniai padaliniai.

Tvirtindami dokumento projektą, teisininkai patikrina jo atitiktį galiojantiems teisės aktams, taip pat nuorodų į norminius dokumentus teisingumą.

4.9. Vizos yra pritvirtintos paskutinio pradinio užsakymo lapo gale tokia forma:

Įsakymo projektas parengtas (poskyrio struktūrinio struktūrinio padalinio vadovo vardas, pavardė, parašas)

SUSITARĖ:

Pavaduotojas Generalinio direktoriaus parašo data, pavardė

Teisės skyriaus vedėjas parašas, data, pavardė

Pastabos dėl įsakymo projekto pateikiamos paskutinio lapo gale arba atskirame lape, apie kurį atitinkamai pažymima juodraštyje.

Jei vykdytojas daro pakeitimus ir papildymus, įsakymo projektas turėtų būti derinamas su visais, kurie pasirašė dokumentą anksčiau.

4.10. Atlikėjo pavardė ir telefono numeris spausdinami paskutinio originalo lapo priekinėje pusėje kairėje apačioje, jei nėra vietos - paskutinio originalo lapo gale.

4.11. Užsakymai, išduoti kartu su kitomis organizacijomis, nėra spausdinami ant firminio blanko ir yra pasirašomi keliomis originalų kopijomis pagal dokumento autorių skaičių.

Struktūrinių padalinių vadovai patvirtina atitinkamai įsakymo kopiją, kuri saugoma atitinkamai organizacijoje.

4.12. Parašą užsakymuose sudaro sutrumpintas pareigybės pavadinimas, asmeninis parašas ir jo iššifravimas, pavyzdžiui:

Generalinio direktoriaus parašo inicialai, pavardė

4.13. Pasirašymo dieną vadovybės pasirašyti įsakymai perduodami Tarnybai registruoti specialiame žurnale ir pakartoti.

Užsakymai išduodami griežtai ribotu egzempliorių kiekiu ir siunčiami tik tiems struktūriniams padaliniams, kuriems jų reikia.

Už tiražo nustatymą ir dokumento paskirstymo teisingumą atsako užsakymą parengę struktūrinių padalinių vadovai.

4.14. Įsakymų projektus personalui rengia personalo valdymo personalo skyrius.

Užsakymuose personalui įvadinės dalies gali nebūti. Administracinė įsakymo dalis prasideda veiksmažodžiu, žyminčiu veiksmą: UŽSISAKYTI, IŠLEISTI, VERTTI, Siųsti, tada nurodoma asmens, kuriam pavedimas išduotas, pavardė, vardas, pavardė, pareigos ir struktūrinio padalinio pavadinimas . Tekstas baigiasi nurodant užsakymo išdavimo priežastis.

Personalo įsakymų formuluotė turi tiksliai atitikti Darbo kodeksą. Rusijos Federacijos įstatymų nustatytais atvejais darbo apskaitos dokumentai surašomi pagal vieningas formas.

Užsakymuose darbuotojams patvirtinimo vizos įrašomos dokumento priekinėje pusėje, po parašu.

4.15. Užsakymai darbuotojams registruojami, suformuojami į bylas atskirai nuo kitų užsakymų ir turi nepriklausomą numeraciją: prie registracijos numerio pridedama raidė „k“.

4.16. Pagrindinės veiklos užsakymų originalai saugomi kanceliarijoje, o personalui - personalo skyriaus personalo skyriuje.

4.17. Valdymo sprendimų priėmimas ir patys sprendimai dokumentuojami gamybos susitikimų su vadovybe protokolu.

Protokolo tekstą sudaro dvi dalys: įvadinė ir pagrindinė.

Įvadinėje dalyje pateikiama nuolatinė informacija (žodžiai: pirmininkas, sekretorius, dalyvavęs) ir kintama (pirmininko, sekretoriaus ir susirinkusiųjų inicialai ir pavardės). Jei susirinkime yra daug dalyvių, sudaromas dalyvių sąrašas, kuris pridedamas prie protokolo. Įvadinė protokolo dalis baigiama darbotvarke. Po žodžių „AGENDA“ dedama dvitaškis. Darbotvarkės klausimai sunumeruoti. Klausimų eiliškumą lemia jų svarbos laipsnis. Klausimai išvardyti vardininko atveju, pareigybės pavadinimas ir kalbėtojo pavardė - giminės atveju.

Pagrindinė dalis pastatyta pagal darbotvarkės klausimus pagal schemą: išklausyta - pasakyta - nuspręsta (nuspręsta).

Trumpos ir sutrumpintos protokolo formos naudojamos tada, kai nereikia išsamiai įrašyti klausimų aptarimo eigos. Trumpos formos protokole nurodomas tik dalyvių sąrašas, svarstomi klausimai ir priimti sprendimai.

4.18. Sutarčių rengimo, vykdymo, sudarymo, registravimo ir vykdymo kontrolės tvarką reglamentuoja generalinio direktoriaus įsakymas „______________“.

5. BYLŲ NOMENKLATŪRŲ SUDĖTIS IR BYLŲ FORMAVIMAS VERSLO GAMYBOJE

5.1. Bylų nomenklatūrų sudarymas.

5.1.1. Siekdami teisingai suformuoti bylas dabartiniame biuro darbe, jas užfiksuoti, užtikrinti saugumą ir greitai ieškoti dokumentų, organizacijos struktūriniai padaliniai kasmet parengia griežtai nustatytos formos bylų nomenklatūrą (priedas Nr. 4).

5.1.2. Bylų nomenklatūra yra susistemintas konkrečių kalendoriniams metams iškeltų bylų pavadinimų sąrašas, nurodant jų saugojimo sąlygas, sudarytas nustatyta tvarka.

5.1.3. Struktūrinio padalinio reikalų nomenklatūrą parengia už biuro darbą atsakingas asmuo, įtraukdamas specialistus. Struktūrinių padalinių vadovai yra atsakingi už bylų nomenklatūros teisingumą.

5.1.4. Remdamasi struktūrinių padalijimų bylų nomenklatūra, Tarnyba parengia konsoliduotą Organizacijos bylų nomenklatūrą, kuri laiku derinama su archyvinėmis institucijomis.

5.1.5. Suvestinė bylų nomenklatūra sudaroma pagal organizacijos struktūrą.

5.1.6. Struktūrinio padalinio bylų nomenklatūra turėtų apimti visus atvejus ir dokumentus, sugeneruotus padalinio veikloje. Į nomenklatūrą taip pat įtrauktos visos informacinės bylos, žurnalai ir kitos apskaitos formos.

5.1.7. Visi atvejai turi turėti indeksą, kurį sudaro įprastas skaitmeninis struktūrinio vieneto žymėjimas, korpuso serijos numeris pagal nomenklatūrą.

5.1.8. Nomenklatūroje yra bylų pavadinimai (pavadinimai).

Nomenklatūros bylos pavadinimas turėtų atspindėti joje esančių dokumentų turinį, būti trumpas ir konkretus.

Nomenklatūros bylų antraštės išdėstytos pagal jose esančių dokumentų svarbą: valstybės institucijų organizaciniai ir administraciniai dokumentai, „_____________“ vadovybės įsakymai, planai, ataskaitos, protokolai, pažymos ir kt. Bylos, susidedančios iš panašaus turinio dokumentų, dedamos greta: ketvirtinės ataskaitos seka metines ataskaitas, mėnesinės ataskaitos - ketvirtines ataskaitas.

Rengiant bylos pavadinimą, temos pavadinimas (tema, klausimas) papildomas nurodant pradėtos bylos tipą (medžiaga, susirašinėjimas ir kt.), Taip pat duomenys, nurodantys turinį apie korespondentus, įvykių datos, dokumentų autentiškumo ar kopijų nuoroda ir kt.

Sąvoka „Medžiagos“ pavadinime naudojama, kai ketinama sujungti įvairių tipų dokumentus, susijusius su viena problema. Sąvoka „Medžiagos“ turėtų būti atskleista išvardijant pagrindines bylas sudarančių dokumentų rūšis.

Sąvoka „Medžiagos“ taip pat naudojama, kai vienu atveju derinami dokumentai, kurie yra priedas prie kito dokumento, pavyzdžiui: „Direktorių valdybos posėdžių protokolų medžiaga“.

Sąvoka „byla“ pavadinime naudojama inicijuojant asmenines ar arbitražo bylas.

5.1.9. Bylų ir straipsnių numerių saugojimo laikotarpiai nurodyti pagal organizacijų veikloje sugeneruotų standartinių valdymo dokumentų sąrašą, nurodant dokumentų saugojimo laikotarpius (patvirtintas Rosarkhiv 2000 10 06).

Sąraše nenurodytų atvejų saugojimo laikotarpius nustato struktūrinių padalinių specialistai kartu su bendru archyvu.

5.1.10. Bylos, suformuotos per darbo metus, ir neįtrauktos į bylų nomenklatūrą, papildomai įtraukiamos į atitinkamą skyrių. Šiuo tikslu kiekviename nomenklatūros skyriuje paliekami keli rezervo numeriai.

5.1.11. Bylų nomenklatūra peržiūrima kasmet: nurodomos bylų antraštės ir saugojimo laikotarpiai, pristatomos naujos per metus pradėtos bylos. Tokiais atvejais bylų nomenklatūra perspausdinama ir įsigalioja nuo einamųjų metų sausio 1 d.

Pirmąjį bylų nomenklatūros egzempliorių turi patvirtinti struktūrinio padalinio vadovas.

5.1.12. Per visą bylų nomenklatūros galiojimo laiką laiku (stulpelyje „Pastabos“) pateikiamos pastabos apie bylų nustatymą, pereinamojo laikotarpio bylas (t. Y. Apie bylų tęsimą nuo praėjusių metų iki naujų) metai), dėl bylų su pasibaigusiomis datomis paskirstymo sunaikinimo saugyklai ir kt.

5.1.13. Struktūrinio padalinio apvirtimas (nebaigtas darbas) perkeliamas į kitų metų bylų nomenklatūrą, išlaikant pirminį raštvedybos indeksą. Pavyzdžiui, ilgalaikiai planai, statybos bylos ir kt.

5.1.14. Metų pabaigoje, pasibaigus bylų nomenklatūrai, sudaromas galutinis įrašas apie pradėtų bylų kategorijas ir skaičių, atskirai nuolatines, ilgalaikes (daugiau nei 10 metų) ir laikinas (iki 10 metų imtinai) ) saugojimo laikotarpiai. Galutinis įrašas yra patvirtintas ir ši informacija pateikiama archyvui (priedas Nr. 5).

5.2. Bylų formavimas.

5.2.1. Bylos dabartiniame biuro darbe formuojamos griežtai laikantis bylų nomenklatūros.

5.2.2. Visi dokumentai sugrupuojami į bylas ir saugomi prieš perduodant į archyvą organizacijos struktūriniuose padaliniuose.

Į bylą pateikiami tik įvykdyti dokumentai. Rangovas nurašo įformintus dokumentus „Byla Nr. ____“, taip patvirtindamas, kad laiške iškeltas klausimas išspręstas.

Byloje pateiktų dokumentų kopijos yra patvirtintos.

5.2.3. Įvykdyti dokumentai byloje pateikiami chronologijos, abėcėlės, indeksavimo (numeracijos) problemų sprendimo tvarka, o atsakymo dokumentas turi atitikti prašymo dokumentą.

5.2.4. Vienų raštvedybos metų dokumentai yra sugrupuoti į bylas, išskyrus perduodamus atvejus, poreikį suformuoti ilgiau nei vienerius metus lemia problemos sprendimo eiga (pavyzdžiui, ilgalaikiai planai, asmens bylos) ir kt.).

Nuolatinio ir laikino saugojimo dokumentai turėtų būti sugrupuoti į atskiras bylas.

5.2.5. Formuojant bylą neleidžiama:

Bylos pavadinimo ir jos saugojimo laikotarpio neatitikimas pavadinimui ir saugojimo laikotarpiui pagal nomenklatūrą;

Dokumentų turinio neatitikimas bylos pavadinimui;

Įvairių saugojimo laikotarpių dokumentų sujungimas vienoje byloje;

Įvykdyti neįvykdytų dokumentų bylas ir dokumentus be vykdytojo ženklo „Byloje Nr .____“, taip pat nepatvirtintas dokumentų kopijas arba išsklaidytas dokumentų kopijas;

Dviejų ar daugiau to paties dokumento egzempliorių failų pildymas, išskyrus tuos dokumentus, kurie turi rezoliucijas, vizas, ženklus, papildančius pirmųjų egzempliorių turinį;

Nesantaika prašymų ir atsakymų klausimais;

Motyvacinių laiškų pildymas be priedų arba be ženklų apie juos;

Dokumentų, pažymėtų „turi būti grąžintas“, padavimas (įvykdyti dokumentai su tokiu ženklu turi būti grąžinti atitinkamoms organizacijoms).

5.2.6. Kiekvienoje dėžutėje turi būti ne daugiau kaip 250 lapų (korpuso storis 30–40 mm). Esant dideliam dokumentų kiekiui, atliekamas chronologinis komplekso padalijimas į nepriklausomas bylas arba klausimo padalijimas į papildomus klausimus.

5.2.7. Pradedant verslą, dangtelis turėtų būti suprojektuotas pagal nustatytas taisykles.

5.3. Tam tikrų kategorijų dokumentų sisteminimas.

5.3.1. Valstybės institucijų nurodymai į bylas formuojami pagal dokumentų ir korespondentų rūšis. Byloje esantys dokumentai išdėstyti chronologine tvarka.

5.3.2. Užsakymai yra suskirstyti į bylas pagal skaičius ir chronologiją.

Užsakymai pagal pagrindinę veiklą grupuojami atskirai nuo personalo užsakymų.

5.3.3. Protokolai suformuojami į bylą chronologine tvarka ir skaičiais arba atskirai kiekvienu protokolu, atsižvelgiant į jo apimtį ir dokumentus.

Susitikimų dokumentai dedami po protokolo, nagrinėjant klausimus, arba sugrupuojami į atskirą bylą pagal posėdžių protokolų numerius.

5.3.4. Planai, ataskaitos, sąmatos sugrupuoti atskirai nuo šių dokumentų projektų.

Planai, ataskaitos, sąmatos turėtų būti atidėti tais metais, su kuriais jie susiję, neatsižvelgiant į jų parengimo laiką ar gavimo datą.

Pavyzdžiui, 1999 m. Ataskaita, parengta 2000 m., Turėtų būti pateikta 1999 m., O ne 2000 m.

2001 m. Planas, parengtas 2000 m., Yra suformuotas 2001 m., O ne 2000 m.

Ilgalaikiai planai, skaičiuojami keleriems metams, susidaro pirmaisiais jų veiklos metais. Ilgalaikio plano koregavimai susiję su tais metais, kuriais jie buvo sudaryti. Ataskaitos apie ilgalaikių planų įgyvendinimą suformuojamos paskutiniais šių planų metais.

5.3.5. Korespondencija kalendorinių metų laikotarpiui sugrupuojama į bylas.

Visi dokumentai, atsirandantys sprendžiant problemą, įrašomi į korespondencijos bylą. Korespondencija susisteminama chronologine tvarka, o atsakymo dokumentas dedamas už užklausos dokumento.

Prašymas ir atsakymas turėtų būti sujungti į vieną dalyką.

5.3.6. Dokumentai asmeninėse bylose išdėstomi tokia tvarka: vidinė dokumentų inventorizacija; prašymas dėl darbo ar darbo sutarties (susitarimas); kryptis ar pristatymas; klausimynas; personalo apskaitos lapas; švietimo dokumentai; įsakymų dėl paskyrimo, perkėlimo, atleidimo išrašai, asmeninio lapo pridėjimas prie personalo įrašų, papildymas asmens bylos dėl paskatų apskaitos, pažymos ir kiti su šiuo asmeniu susiję dokumentai.

Įsakymų dėl bausmės skyrimo, paskatų, pavadinimo pakeitimo ir kt. Kopijos. įvedant šiuos įrašus, be asmeninio lapo apie personalo įrašus, jie nėra įtraukiami į asmens bylą.

5.3.7. Gyvenamosios vietos pažymėjimai, sveikatos pažymos ir kiti antraeilės svarbos dokumentai sugeneruojami atskirai nuo asmens bylų.

5.3.8. Asmeninės darbuotojų ir darbuotojų sąskaitos per metus sugrupuojamos į nepriklausomus reikalus ir jose išdėstomos abėcėlės tvarka pagal pavardę.

5.3.9. Piliečių ir organizacijų pasiūlymai, paraiškos ir skundai formuojami atskirai.

Kiekvienas prašymas (skundas) ir jo svarstymui skirti dokumentai sudaro nepriklausomą bylos grupę. Tuo atveju, jei per vienerius darbo metus gaunamas pakartotinis prašymas (skundas) arba atsiranda papildomų dokumentų, jie pridedami prie šios dokumentų grupės.

5.4. Dokumentų naudojimas ir saugojimas dabartiniame biuro darbe.

5.4.1. Dokumentai ir bylos nuo jų įsteigimo biure iki jų išsiuntimo į archyvą saugomi struktūriniuose skyriuose, rakinamose spintelėse. Siekiant pagerinti reikiamų dokumentų paiešką, kabineto durų vidinėje pusėje yra dėžių nomenklatūra. Draudžiama laikyti dėklus lentelėse.

5.4.2. Dokumentų ištraukimas iš dabartinio biuro darbo bylų atliekamas gavus struktūrinio padalinio vadovybės leidimą. Dokumentai iš bylų išduodami pagal kvitą „pakaitiniame lape“, kurį saugo Tarnybos darbuotojas.

5.4.3. Asmenys, atsakingi už biuro darbą, užtikrina dokumentų apskaitą ir išsaugojimą. Draudžiama ištraukti dokumentus iš nuolatinės saugyklos bylų, baigus jų darbą biure.

6. DOKUMENTŲ PARENGIMAS VĖLIAU LAIKYTI IR NAUDOTI

6.1. Dokumentų mokslinės ir praktinės vertės tyrimas.

6.1.1. Dokumentų vertės tyrimas yra dokumentų politinės, nacionalinės-ekonominės, sociokultūrinės ir kitos reikšmės nustatymas, siekiant atrinkti juos saugoti ir nustatyti saugojimo terminus.

6.1.2. Dokumentų vertės tyrimą atlieka nuolatinė ekspertų komisija „______________“ (EB).

6.1.3. Asmeninė ekspertų komisijos sudėtis tvirtinama generalinio direktoriaus įsakymu. EK sudaro organizacijos struktūrinių padalinių specialistai.

Savo darbe EK vadovaujasi Rusijos Federacijos teisės aktų dėl Rusijos Federacijos archyvų fondo pagrindais, Rusijos Federacijos archyvų fondo nuostatais, Rosarkhivo norminiais ir metodiniais dokumentais, generolo įsakymais ir nurodymais. Režisierius „_______________“.

Organizacijos EK atlieka šias funkcijas:

Svarsto organizacijos struktūrinių padalinių bylų nomenklatūrų projektus;

Organizuoja kasmetinį dokumentų, skirtų saugojimui ir naikinimui, atranką;

Mano, kad inventorius, skirtas nuolatiniam saugojimui, personalui ir ilgalaikiam (daugiau nei 10 metų) saugojimui;

Svarsto ir tvirtina teisės aktus dėl bylų, kurios nėra toliau saugomos, skyrimo sunaikinti;

Svarsto pasiūlymus pakeisti tam tikrų kategorijų dokumentų saugojimo terminus, nustatytus pagal dabartinius dokumentinių medžiagų sąrašus su saugojimo terminais, ir priima sprendimus dėl šių pasiūlymų pateikimo svarstyti archyvinei institucijai;

Dalyvauja rengiant ir svarstant dokumentų sąrašų projektus, standartines ir apytiksles bylų nomenklatūras bei kitus metodinius vadovus darbui biure ir archyvo „______________“ darbui.

6.1.4. EK nariai, dalyvaujant kitiems specialistams, tikrina dokumentų atrinkimo saugoti ir sunaikinti teisingumą, žiūrėdami inventorių, aktus ir dokumentus. Tiesioginį dokumentų atranką atlieka struktūrinių padalinių darbuotojai, atsakingi už darbą biure, ir archyvo darbuotojai.

6.1.5. Dokumentų ir bylų, skirtų sunaikinti, atranka įforminama aktu (N 7 priedas). Aktus svarsto EK, pasirašo pirmininkas, jos nariai ir patvirtina „______________“ vadovybė.

6.1.6. Sunaikintinos bylos perduodamos archyvui tvarkyti organizuotai arba sunaikinamos naudojant specialias „Smulkintuvo“ tipo mašinas ne mažiau kaip du Organizacijos darbuotojai.

Organizacijos darbuotojai, be archyvo skyriaus, neteisėtai sunaikina bet kokios kategorijos dokumentus. Pagal str. 27 Federalinio įstatymo „Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje“ 27 straipsnyje už teisės pažeidimą, įskaitant dokumentų sunaikinimą pažeidžiant Sąraše nustatytus dokumentų saugojimo terminus, pareigūnai, atsakingi už dokumentų saugumą, yra nusikalstami, administracinė ar kita atsakomybė, nustatyta Rusijos Federacijos teisės aktuose.

6.2. Bylų registravimas.

6.2.1. Į bylos registraciją įeina rinkinys darbų aprašant bylą viršelyje, susiuvimas, lapų numeracija ir sertifikavimo užrašo sudarymas.

6.2.2. Nuolatinio ir ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) sandėliavimo atvejai yra uždengti kietu viršeliu, lapai sunumeruoti. Bylos pabaigoje sertifikavimo užrašas dedamas ant atskiro lapo (A4 formato lapas). Jis skaičiais ir žodžiais nurodo sunumeruotų lapų skaičių, nurodo numeracijos specifiką, dokumentų fizinę būklę. Sertifikavimo užrašą pasirašo jį surašęs asmuo, nurodydamas pareigas ir datą (N 8 priedas).

Laikino saugojimo dėklai (iki 10 metų imtinai) surašomi supaprastintai: jie nesusipynę, lapai juose neskaičiuoti, pažymėjimo užrašas nesurašytas.

6.2.3. Grupuojant dokumentus į nuolatines saugojimo bylas, rekomenduojama sudaryti vidinį bylos dokumentų sąrašą. Vidinė inventorizacija pateikiama bylos pradžioje. Jame nurodomos dokumentų datos ir indeksai, santrauka, bylos lapų skaičius. Vidaus inventoriaus lapai numeruojami atskirai, jų skaičius pažymėjimo pažymėjime nurodomas po bendro dėžutės lapų skaičiaus per ženklą „+“ (N priedas 9).

6.2.4. Lakštai, esant nuolatiniam ir ilgalaikiam (daugiau nei 10 metų) laikymui, yra sunumeruoti juodu švino pieštuku, laikantis šių taisyklių:

6.2.4.1. Lapo numeris dedamas viršutiniame dešiniajame kampe, neliečiant dokumento teksto (atvirkštinė lapo pusė nėra sunumeruota).

6.2.4.2. Nuotraukos ir kita iliustruota medžiaga sunumeruota ant nugaros viršutiniame kairiajame kampe.

6.2.4.3. Dokumentai, pridedami prie bylų ir turintys savo numeraciją, įskaitant spausdintus leidinius, sunumeruojami bendra tvarka.

6.2.4.4. Į tomus suskirstyti bylų lapai numeruojami atskirai kiekvienam tūriui.

6.2.4.5. Dėklai turi būti suprojektuoti pagal GOST 17914-72 (priedas Nr. 6).

6.2.4.6. Ant bylos dangtelio su nuolatinio ar ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) saugojimo dokumentais pateikiama ši informacija:

Direkcija „______________“;

Struktūrinio padalinio pavadinimas;

Struktūrinių vienetų indeksas;

Bylų indeksas pagal bylų nomenklatūrą;

Bylos pavadinimas;

Tomo numeris, jei byla susideda iš kelių tomų;

Galutinės bylos datos (bylos pradžios ir pabaigos datos);

Lakštų skaičius byloje;

Tinkamumo laikas.

Užrašai ant nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo dėklų dangtelių turi būti aiškiai su šviesai atspariu rašalu.

Laikino saugojimo dėklų dangteliai yra sudaryti taip pat, kaip ir nuolatiniam saugojimui, tik tuo atveju, kai ant dangtelio yra padėtas dėklo lapų skaičius ir nenurodomi bylos nustatymo ir užbaigimo terminai, bet nurodomi tik bylos formavimo metai.

6.3. Bylų perkėlimas į konsoliduotą archyvą „______________“.

6.3.1. Archyve „__________“ yra perduotos nuolatinio ir ilgalaikio (daugiau nei 10 metų), laikino saugojimo laikotarpio, ne trumpesnio kaip vieneri metai po jų užbaigimo dabartiniame biuro darbe. Bylos su laikinu saugojimo laikotarpiu (iki 10 metų) perkeliamos į archyvą vadovybės nuožiūra ir archyvo saugojimo apkrovos laipsniu.

6.3.2. Bylų pateikimas archyvui „______________“ atliekamas pagal patvirtintą grafiką.

6.3.3. Archyvas priima dokumentus saugoti pagal atskirų nuolatinio ir laikino saugojimo laikotarpių pristatymo sąrašus 2 egzemplioriais.

Jei atskirus atvejus reikia palikti biuro darbe einamiesiems darbams, archyvas įformina šių bylų išdavimą laikinai naudoti struktūriniam padaliniui.

Archyvo darbuotojas pasirašo už bylų priėmimą visose pristatymo sąrašų kopijose, nurodydamas priėmimo datą ir priimtų bylų skaičių.

Viena atsargų kopija grąžinama siuntėjui, likusi lieka archyve „______________“.

6.3.4. Laikino naudojimo atvejai organizacijos struktūrinių padalinių darbuotojams išduodami remiantis specialiu prašymu.

Bylų išdavimas surašomas iš organizacijos darbuotojo kvito ir atitinkamo įrašo buhalterinėje knygoje dėl bylų išdavimo iš archyvo.

Bylos išduodamos ne ilgesniam kaip vieno mėnesio laikotarpiui. Struktūrinių padalinių darbuotojai yra atsakingi už tai, kad laiku būtų grąžinti archyvo išduoti dokumentai laikinam naudojimui.

6.3.5. Organizacijų ir įmonių darbuotojams bei asmenims susipažinti su archyve saugomais dokumentais leidžia „______________“ vadovybė, susitarusi su atitinkamo struktūrinio padalinio vadovu ir tik gavus raštišką prašymą.

6.3.6. Archyvo pažymėjimus, dokumentų kopijas ir dokumentų išrašus archyvas išduoda raštišku institucijų ir piliečių prašymu.

6.3.7. Archyvo „______________“ darbuotojai privalo kontroliuoti laikinam naudojimui išduotų bylų būklę ir saugojimo tvarką.

6.4. Dokumentų saugumo užtikrinimas.

6.4.1. Už biuro darbą atsakingi darbuotojai privalo užtikrinti dokumentų saugumą.

Bylos nuo jų įkūrimo biure iki jų išsiuntimo į archyvą ar sunaikinimo gali būti saugomos tiek darbo patalpose, tiek specialiai tam skirtose tinkamose ir užrakintose patalpose. Dėžės su spygliais nukreiptos į spintas, kurios apsaugo dokumentus nuo dulkių ir saulės spindulių ir saugo.

6.4.2. Neleidžiama paimti ir pristatyti jokių dokumentų iš nuolatinės saugyklos bylų. Išskirtiniais atvejais toks paėmimas padaromas gavus „__________________“ vadovybės leidimą, privalomai paliekant, jei yra tiksli patvirtinta paimto dokumento kopija ir pridedamas aktas dėl originalo paėmimo priežasčių.

6.4.3. Raštvedybos metais pildoma pakaitinė kortelė bylai, išduodamai oficialiai esant būtinybei. Jame nurodomas struktūrinis padalinys, bylos numeris, jos išdavimo data, kam byla buvo išduota, jos grąžinimo data ir pateikiami stulpeliai, skirti kvitoms gauti ir priimti bylą.

7. FORMŲ APSKAITA, LAIKYMAS IR NAUDOJIMAS

7.1. Formas „__________“ (užsakymus, laiškus) centralizuotai gamina, saugo ir registruoja organizacijos administracinis skyrius.

7.2. Struktūriniuose padaliniuose formų gavimas, apskaita, išdavimas ir saugojimas yra priskirtas darbuotojui, atsakingam už darbą biure.

7.3. Struktūriniuose skyriuose blankai turi būti laikomi rakinamose spintelėse, draudžiama juos laikyti atvirose spintelėse ir darbo staluose.

7.4. Atsakomybė už teisingą užsakymo formų ir tarnybinių laiškų naudojimą struktūriniuose padaliniuose tenka jų vadovams.

8. Spausdinimo taikymo tvarka „______________“

8.1. Apvalus antspaudas „_____________“ patvirtina paskolos valdytojo ar asmenų, turinčių teisę vykdyti finansines ir ekonomines operacijas veiklos srityse, parašą ir patvirtina tam tikros rūšies dokumentus (priedas Nr. 10).

Taikymas. Privalomos informacijos apie dokumentus, naudojamus registruojant ir ieškant dokumentų federalinių vykdomųjų organų dokumentų valdymo sistemose, sąrašas

2009 m. Birželio 15 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimas N 477
„Dėl darbo biure federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklių patvirtinimo“

Su pakeitimais ir papildymais iš:

„elektroninė dokumentų valdymo sistema“- automatizuota informacinė sistema, užtikrinanti elektroninių dokumentų ir elektroninių dokumentų kopijų kūrimą, jų valdymą, saugojimą ir prieigą prie jų, taip pat dokumentų registravimą;

„elektroninis dokumentų valdymas“- dokumentų srautas naudojant informacinę sistemą.

Kitos šiose taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Rusijos Federacijos teisės aktuose apibrėžtas sąvokas.

III. Dokumentų kūrimas federalinėje vykdomojoje institucijoje

5. Dokumentai, sukurti federalinėje vykdomojoje institucijoje, surašomi ant formų, ant standartinių A4 (210 x 297 mm) arba A5 (148 x 210 mm) popieriaus lapų arba elektroninių dokumentų pavidalu ir turi turėti nustatytą informaciją. , jų buvimo vieta ir registracija.

6. Federalinio vykdomojo organo formos rengiamos remiantis kampiniu ar išilginiu rekvizitų vietos variantu. Kampinio varianto atveju formos rekvizitai yra viršutiniame kairiajame lapo kampe. Išilginėje versijoje formos rekvizitai yra lapo viduryje išilgai viršutinės paraštės.

Kuriant elektroninius dokumentus elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, naudojami elektroniniai dokumentų šablonai.

7. Kiekvienas dokumento lapas, pildomas tiek ant firminio blanko, tiek ant standartinio popieriaus lapo, turi turėti mažiausiai 20 mm paraštes - kairėje, 10 mm - dešinėje, 20 mm - viršuje ir 20 mm - apačioje.

9. Dokumentų, sukurtų vykdant federalinės vykdomosios valdžios veiklą, rekvizitai yra šie:

a) Rusijos Federacijos valstybės herbas;

b) federalinės vykdomosios institucijos pavadinimas;

c) federalinės vykdomosios institucijos struktūrinio padalinio pavadinimas;

d) pareigybės pavadinimas;

e) informaciniai duomenys apie federalinę vykdomąją instituciją;

f) dokumento rūšies pavadinimas;

g) dokumento data;

h) dokumento registracijos numeris;

j) dokumento sudarymo (paskelbimo) vieta;

k) antspaudas, ribojantis prieigą prie dokumento;

l) adresatas;

m) dokumento patvirtinimo antspaudas;

o) dokumento vykdymo nurodymai (rezoliucija);

o) antraštė į tekstą;

p) dokumento tekstas;

c) kontrolinis ženklas;

r) ženklas apie paraišką;

y) parašas;

x) dokumento patvirtinimo antspaudas;

h) spausdinimas;

w) kopijos patvirtinimo ženklas;

y) ženklas apie atlikėją;

e) dokumento vykdymo ir jo nurodymo byloje ženklas;

y) pažymėjimas apie dokumento gavimą;

10. Dokumento detalių sudėtį lemia jo tipas ir paskirtis.

11. Dokumento patvirtinimas federalinėje vykdomojoje institucijoje įforminamas su įgalioto federalinės vykdomosios institucijos pareigūno viza. Dokumento, sukurto federalinėje vykdomojoje institucijoje, patvirtinimas kartu su kitomis vyriausybės institucijomis ir organizacijomis įforminamas patvirtinimo antspaudu (lapu), protokolu ar patvirtinimo raštu.

IV. Dokumentų srauto organizavimo federalinėje vykdomojoje institucijoje reikalavimai

12. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentų sraute išskiriami šie dokumentų srautai:

a) gaunami dokumentai (gaunami);

b) išsiųsti dokumentai (siunčiami);

c) vidiniai dokumentai.

13. Federalinėje vykdomojoje institucijoje dokumentai pristatomi ir išsiunčiami naudojant pašto ryšius, kurjerių ir telekomunikacijų priemones.

14. Federacinės vykdomosios institucijos gauti dokumentai iš pradžių apdorojami, registruojami, iš anksto svarstomi, perduodami vadovybei svarstyti biuro valdymo tarnyboje, perduodami vykdytojams ir, juos įvykdžius, dedami į bylas.

15. Pirminis gautų dokumentų apdorojimas apima dokumentų pristatymo teisingumo ir dokumentų bei jų priedų prieinamumo tikrinimą, taip pat dokumentų platinimą registruotiems ir neprivalomiems registruoti.

16. Gautų ir sukurtų dokumentų registravimas atliekamas gavimo, sukūrimo (pasirašymo ar patvirtinimo) dieną arba kitą darbo dieną, nebent Rusijos Federacijos įstatymai numato kitaip.

18. Įregistruotus dokumentus biuro valdymo tarnyba perduoda svarstyti federalinės vykdomosios institucijos vadovui arba, federalinės vykdomosios institucijos vadovo sprendimu, kitiems federalinės vykdomosios institucijos pareigūnams.

Dokumentus ar jų kopijas su vykdymo instrukcijomis (rezoliucijomis) biuro valdymo tarnyba perduoda vykdytojams.

19. Dokumento originalas siunčiamas federalinės vykdomosios institucijos struktūriniam padaliniui, atsakingam už dokumento vykdymą. Jei yra keli atlikėjai, dokumento originalas perduodamas struktūriniam padaliniui, kuris yra atsakingas atlikėjas, likusieji padaliniai gauna dokumento kopiją.

Jei rangovas gali pasiekti elektroninę dokumento kopiją elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, dokumento originalas gali likti biuro valdymo tarnyboje, jei tai nustatyta federalinės vykdomosios įstaigos biuro valdymo instrukcijose.

20. Dokumentai, pasirašyti federalinės vykdomosios institucijos vadovo ar kito įgalioto asmens, yra perduodami biuro valdymo tarnybai registruoti ir išsiųsti.

21. Įrašų valdymo tarnyba patikrina dokumento teisingumą, dokumento išsamumą ir dokumento kopijų skaičiaus atitikimą adresatų sąrašui. Neteisingai įforminti dokumentai grąžinami rangovui.

22. Dokumentai turi būti išsiųsti jų registravimo dieną arba kitą darbo dieną.

23. Dokumentai perduodami tarp federalinės vykdomosios institucijos struktūrinių padalinių per biuro darbo tarnybą.

24. Federalinėje vykdomojoje įstaigoje biuro valdymo tarnyba saugo gaunamų, sukurtų ir išsiųstų dokumentų įrašus. Duomenys apie dokumentų skaičių yra apibendrinti, išanalizuoti biurų valdymo tarnybos ir jo nustatyta tvarka pateikti federalinės vykdomosios institucijos vadovui.

25. Siekiant įrašyti ir ieškoti dokumentų federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, privaloma informacija apie dokumentus naudojama pagal priedą. Federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje gali būti naudojama papildoma informacija apie dokumentus.

V. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentų rinkinys

26. Federalinė vykdomoji institucija:

a) sudaro dokumentinį fondą iš dokumentų, suformuotų vykdant veiklą;

b) susitaręs su federaline vykdomąja institucija archyvavimo srityje, parengia ir patvirtina dokumentų, sugeneruotų vykdant veiklą, taip pat pavaldžių organizacijų veiklos metu, sąrašą, nurodant saugojimo laikotarpius;

Informacija apie pakeitimus:

2016 m. Balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimas N 356, 26 dalis papildyta „c“ pastraipa

c) kuria ir tvirtina federalinės vykdomosios institucijos sukurtą vieningos formos dokumentų šablonų albumą.

27. Federalinio vykdomojo organo dokumentų fondo formavimą vykdo biurų valdymo tarnyba, sudarydama bylų nomenklatūrą, formuodama ir registruodama bylas, užtikrindama jų saugumą, įrašydama ir perduodama bylas į federalinės vykdomosios institucijos archyvą.

28. Federalinės vykdomosios institucijos bylų nomenklatūra:

a) sudarė biurų valdymo tarnyba, remdamasi struktūrinių padalinių bylų nomenklatūra;

b) federalinės vykdomosios įstaigos vadovas, ne vėliau kaip iki einamųjų metų pabaigos, yra patvirtintas jam pritarus su federalinės vykdomosios institucijos centrine ekspertų komisija ir įsigalioja nuo kitų metų sausio 1 d .;

c) kartą per 5 metus jis derinamas su federalinės valstybės archyvo ekspertų ir tikrinimo komisija, kuriai visam laikui perduodami Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentai, suformuoti vykdant federalinės vykdomosios institucijos veiklą. sandėliavimas;

d) pasikeitus federalinio vykdomojo organo funkcijoms ir struktūrai, jis turi būti suderintas su federalinės valstybės archyvo ekspertų komisija.

29. Federalinio vykdomojo organo reikalų nomenklatūros skyrių pavadinimai yra federalinio vykdomojo organo struktūrinių padalinių pavadinimai.

30. Bylos formuojamos vadovaujantis bylų nomenklatūra, taip pat laikantis dokumentų sisteminimo ir jų platinimo (grupavimo) principų nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejais, įskaitant bylas dėl personalo, ir laikino (iki 10 metų imtinai) laikymo atvejais.

31. Bylos nuo jų sudarymo dienos iki jų perdavimo federalinės vykdomosios institucijos archyvui arba sunaikinimo yra saugomos struktūriniuose skyriuose jų susidarymo vietoje.

32. Bylos išduodamos laikinai naudoti struktūrinių padalinių darbuotojams tam tikrą laiką, kurį nustato federalinės vykdomosios institucijos vadovas, ir pasibaigus jo galiojimo laikui grąžinamos.

Kitoms valstybinėms įstaigoms ir organizacijoms bylos išduodamos remiantis jų rašytiniais prašymais, gavus federalinės vykdomosios institucijos vadovo ar jo pavaduotojo, atsakingo už darbą biure, leidimą.

33. Išimti dokumentus iš nuolatinių saugojimo bylų leidžiama išimtiniais atvejais ir tai atliekama gavus federalinės vykdomosios institucijos vadovo leidimą, paliekant byloje bylos kopiją, patvirtintą nustatyta tvarka, ir veikti dėl originalo išdavimo priežasčių.

34. Nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpio atvejai perduodami į federalinės vykdomosios institucijos archyvą ne anksčiau kaip po 1 metų ir ne vėliau kaip per 3 metus nuo to, kai raštvedyba baigė bylas. Bylos perduodamos į federalinės vykdomosios institucijos archyvus, remiantis nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpio bylų aprašais ir bylomis apie personalą, suformuotomis federalinės vykdomosios institucijos struktūriniuose padaliniuose. Bylos su laikinu (iki 10 metų imtinai) saugojimu neperduodamos į federalinės vykdomosios institucijos archyvą ir pasibaigus jų saugojimo terminui, turi būti sunaikintos nustatyta tvarka.

35. Nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų aprašų sudarymo pagrindas yra bylų nomenklatūra.

36. Bylų nomenklatūros ir bylų aprašų sudarymo, bylų formavimo ir registravimo, taip pat laikino saugojimo federalinėje vykdomojoje institucijoje bylų naikinimo tvarką nustato federalinė vykdomoji institucija archyvinių reikalų srityje.

Vi. Darbo su elektroniniais dokumentais ypatumai federalinėje vykdomojoje institucijoje

37. Elektroniniai dokumentai kuriami, apdorojami ir saugomi federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

38. Elektroninis dokumentas turi būti surašytas pagal bendrąsias darbo biure taisykles ir turi turėti panašiam dokumentui reikalingus reikalavimus popieriuje, išskyrus būtiną „Rusijos Federacijos valstybės herbą“.

Federalinė vykdomoji institucija naudoja elektroninius dokumentus (be išankstinių dokumentų popieriuje) ir elektronines dokumentų kopijas.

39. Federalinėje vykdomojoje įstaigoje sukurtų elektroninių dokumentų sudėtį nustato dokumentų sąrašas, kurių kūrimas, saugojimas ir naudojimas atliekamas tik elektroninių dokumentų forma organizuojant federalinės vykdomosios institucijos vidaus veiklą, sukurtas remiantis Federalinės archyvų agentūros rekomendacijomis.

Dokumentų sąrašą, kurio kūrimas, saugojimas ir naudojimas vykdomas tik elektroninių dokumentų forma organizuojant federalinės vykdomosios valdžios vidaus veiklą, tvirtina šios federalinės vykdomosios institucijos vadovas, sutikęs su Federaliniu archyvu Agentūra.

40. Elektroniniai dokumentai, siunčiami valdžios institucijoms ir vietos valdžios institucijoms, yra pasirašyti su patobulintu federalinės vykdomosios institucijos pareigūno elektroniniu parašu pagal federalinį įstatymą „Dėl elektroninių parašų“.

41. Federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje gali būti naudojami veiksmų patvirtinimo elektroniniais dokumentais metodai, kuriuose naudojami kiti elektroninių parašų tipai pagal federalinį įstatymą „Dėl elektroninių parašų“.

42. Elektroninių dokumentų priėmimą ir siuntimą atlieka biuro valdymo tarnyba.

43. Gavusi elektroninius dokumentus, pasirašytus elektroniniu parašu, įstaigos įstaiga patikrina elektroninio parašo galiojimą.

44. Įtraukus elektroninius dokumentus į elektroninę dokumentų valdymo sistemą, sugeneruojami dokumento registracijos ir apskaitos duomenys, kurie užtikrina dokumento valdymą, įskaitant jo paiešką, prieigą prie dokumento, kontrolę, saugojimą, naudojimą ir kitus duomenis .

45. Dokumentai, sukurti federalinėje vykdomojoje institucijoje ir (arba) gauti federalinės vykdomosios įstaigos popierine forma, registruojami elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, sukuriant joje elektroninę tokio dokumento kopiją.

46. ​​Elektroninių dokumentų registravimas ir apskaita vykdoma federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

47. Elektroniniai dokumentai formuojami į elektronines bylas pagal bylų nomenklatūrą.

Bylų nomenklatūra rodo, kad byla vykdoma elektronine forma, kuri pažymėta bylos pavadinime arba stulpelyje „Pastaba“.

48. Po jų įvykdymo ar išsiuntimo elektroniniai dokumentai turi būti saugomi nustatyta tvarka federalinės vykdomosios institucijos informacinėse sistemose per panašiems popieriniams dokumentams nustatytus terminus.

49. Pasibaigus elektroninių dokumentų saugojimo terminams, jie turi būti sunaikinti remiantis federalinės vykdomosios institucijos vadovo patvirtintu aktu.

Nepriklausomai nuo organizacijos nuosavybės formos, jos veiklos rūšies, dokumentacijos pavadinimo, jos rengimo vietos, yra nustatyti bendrieji dokumentų vykdymo reikalavimai. Anksčiau klerkai, rengdami dokumentus, vadovavosi standartu 6.30-2003, tačiau palyginti neseniai buvo įvestas naujas GOST. Kokie reikalavimai keliami atliekant biuro darbą ir kaip šioje srityje buvo padaryti rimti pakeitimai pagal valstybinį standartą, kuris galioja mažiau nei metus, aprašyta straipsnyje.

Dokumentų tvarkymo taisyklės ir jų reikšmė

Dokumentų tvarkymas plačiąja prasme yra atitiktis teisės aktų, norminių dokumentų reikalavimams dokumentų rengimo, rengimo, kopijavimo, sutikimo, tvirtinimo, siuntimo procese.

Siauresne prasme - dokumento detalių vieta apčiuopiamose laikmenose: popierinė, elektroninė, laikantis galiojančių taisyklių.

Reikalavimus, pagal kuriuos dokumentas surašomas, federaliniu lygiu nustato GOST. Tai yra norminio ir techninio pobūdžio dokumentas, kurio pagrindu kiekviena organizacija, departamentas, institucija parengia savo taisykles dėl dokumentų vykdymo:

• dokumentų srauto taisyklės;
• instrukcijos;
• reglamentas;
• reglamentas.

Reikalavimai dokumentų tvarkymui pagal GOST, be kita ko, apima apie 30 detalių, skirtų įvairiems tikslams. Kiekviena dokumento rūšis turi savo reikalingų detalių rinkinį.

Būtina laikytis dokumentų kūrimo ir vykdymo reikalavimų:

• siekiant užtikrinti dokumento teisinę galią;
• operatyviniam dokumentų tvarkymui;
• greita dokumentų paieška;
• sukurti darbo sąlygas naudojant biuro įrangą.

Detalių išdėstymas pagal GOST leidžia ne tik greitai ir efektyviai dirbti su juo, negaištant laiko, bet ir sutaupyti naudingos vietos formoje, kad dokumentas atrodytų kokybiškai.

GOST reikalavimai

GOST R 7.0.97-2016 įsigaliojo 18.07.18, ir būtent jis nustato pagrindinius reikalavimus biuro darbui. Apžvelkime, kas yra šis dokumentas.

Ji gana plati, su išsamia informacija, skirta raštininkams, sekretoriams, vadovybei. Reikalavimai yra suskirstyti tokia tvarka:

1. Bendrieji reikalavimai kuriant dokumentą. Tai apima: dokumento materialinių laikmenų charakteristikas (popierines, elektronines), puslapių numeracijos tvarką, rekomenduojamus spausdinimo šriftus, įtraukas, tarpus, lygiavimą, eilutės ilgį - skaičiais, svarbių niuansų išryškinimą.
2. Rekvizitų sudėtis. Pirmoji 01-08 grupė apima herbą, prekės ženklą, paslaugų ženklą, dokumentinės formos kodą, organizacijos pavadinimą, jos padalinį, dokumento autoriaus pareigas ir informaciją apie organizaciją. Antroji grupė 09-16 vienija duomenis apie dokumentą: vardas, data, numeris, nuoroda į reg. numeris, kuriame jis buvo surašytas, pastaba apie prieigos apribojimą, kam jis buvo skirtas, antspaudas, patvirtinantis pareiškimą. Trečioji grupė 17-18 - tai teksto pavadinimo ir paties teksto detalės. Ketvirtoji grupė 19-30 - įvairūs patvirtinimai, rezoliucijos, kontrolė, patvirtinimo ženklai, parašas, antspaudas, duomenys apie atlikėją. Kiekvienam reikalavimui pateikiamos rekomendacijos, kaip jis sudaromas ir kur jis yra dokumente. Pavyzdžiui, pabrėžiama, kad dokumento rūšies pavadinimo galima praleisti tik tuo atveju, jei tai yra verslo laiškas, o sudarymo vietos galima praleisti, jei jos pavadinime jau yra nurodoma organizacijos vieta.
3. Formos. Atskirai įstatymų leidėjas apibūdina dokumentų formas, rekomenduojamą paprastų dokumentų formatą, rezoliucijas, paraštes. Toliau aprašoma, kaip reikmenys turi būti išdėstyti tam tikroje formoje, kokio tipo popierius turi būti naudojamas.

A, B prieduose nurodyta:

• dokumento detalių išdėstymas tituliniame puslapyje;
• organizacijos dokumentų formų pavyzdžiai su išsamia informacija.

Ant pastabos! GOST daug dėmesio skiriama elektroninių dokumentų valdymo problemoms dėl vis plačiau paplitusio jo platinimo.

Organizacijos dokumentai: atsižvelgiame į naująjį standartą

Į kokias dokumentų ir dizaino taisyklių detales pirmiausia turėtumėte atkreipti dėmesį naudodami GOST R 7.0.97-2016?

Tai yra svarbūs punktai:

1. Šriftai. Norėdami sukurti dokumentą, šrifto dydis yra ribotas, galite naudoti tik 12, 13, 14 skaičių. Leidžiamas mažesnis spausdinimas, bet tik lentelėse.
2. Herbas. Dabar dokumentuose galima atspindėti Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto, savivaldybės formavimo (10 mm nuo lapo viršaus) herbą.
3. Rekvizitai. Tokia informacija apie įmonę, kaip OKPO, OGRN, INN, KPP, nurodoma kaip būtinų „informacinių duomenų apie organizaciją“ dalis.
4. Pažymėkite apie prieigos prie dokumentų informacijos apribojimą. Jis tvirtinamas ant pirmo lapo, viršuje, kampe.
5. Kreipimasis į adresatą. Dabar galite naudoti adresus „lord“ ir „madam“, sutrumpindami juos: „ponas“, „ponia“. Jei adresatas turi el. Paštą ir laiškas buvo išsiųstas per šį kanalą, galite nurodyti el. Pašto adresą, kuriuo el. Laiškas buvo išsiųstas.
6. Organizacijos antspaudas. Jis neturėtų „sutapti“ su pareigūno parašu po dokumentu.
7. Parašas. Pilietis, turintis teisę pasirašyti dokumentus laikinai neatvykusiam vadovui, negali prieš vadovo pareigas spausdintine forma rašyti brūkšnio arba naudoti prielinksnio „už“. Pataisą galima atlikti ranka arba uždėti tam tikros rūšies antspaudą, nurodantį, kad dokumentą pasirašo kitas asmuo.

Išvada

Reikalavimus dokumentų tvarkymui biuro darbe šiuo metu nustato valstybinis standartas, kuris galioja nuo praėjusių metų vidurio pagal numerį Р 7.0.97-2016. Remdamosi GOST, organizacijos ir institucijos kuria savo dokumentacijos standartus. Būtina standartizuoti darbo eigą, nes tai leidžia greitai apdoroti, ieškoti ir kopijuoti dokumentus. Dokumentų vykdymo reikalavimų įvykdymas leidžia kalbėti apie juos kaip teisiškai reikšmingus.

Dabartiniame GOST įstatymų leidėjas siūlo rekomendacijas dėl rekvizitų, formų projektavimo, nustato dokumentų kūrimo reikalavimus. Lyginant su pasibaigusiu standartu, ypatingas dėmesys skiriamas kai kurioms prieštaringoms ir neaiškioms problemoms. Visų pirma paaiškinama, kokiu šriftu turėtų būti sukurtas dokumentas, kaip parašas parašytas kito atsakingo asmens direktoriui, ir sakoma, kad organizacijos antspaudas neturėtų būti dedamas ant atsakingų asmenų parašo.