18. Dėl kiekvienos pramoninės avarijos, dėl kurios darbuotoją pagal medicininę pažymą reikėjo perkelti į kitą darbą, darbuotojo negalią bent vienai dienai arba jo mirtį, surašomas pramoninės avarijos aktas. N-1 dviem egzemplioriais rusų arba rusų kalbomis ir Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto valstybine kalba pagal 2 priedą.
Įvykus grupės nelaimei darbe, N-1 formos aktas surašomas kiekvienai aukai atskirai.
Jei pramoninė avarija įvyko su trečiosios šalies organizacijos darbuotoju (individualiu verslininku), tada N-1 forma surašoma 3 egzemplioriais, iš kurių 2 kartu su avarijos tyrimo medžiaga ir tyrimo ataskaita darbdaviui, kurio darbuotojas yra (buvo) auka. Trečiasis N-1 formos egzempliorius ir tyrimo medžiaga lieka darbdaviui, kur įvyko nelaimė.
Įvykus nelaimingam atsitikimui darbe su apdraustaisiais, surašoma papildoma akto kopija N-1 pavidalu.
19. N-1 formos akte turi būti išsamiai aprašytos nelaimingo atsitikimo darbe aplinkybės ir priežastys, taip pat nurodyti asmenys, pažeidę darbo apsaugos reikalavimus. Nustačius didelio apdraustojo aplaidumo faktą, dėl kurio atsirado ar padidėjo jo sveikatai padaryta žala, N-1 formos veikos 8 punkte nustatomas jo kaltės laipsnis procentais. nurodo nelaimingų atsitikimų darbe tyrimo komisija.
20. Organizacijoje ir pas individualų verslininką N-1 formos aktą pasirašo komisijos nariai, patvirtina darbdavys arba jo įgaliotas asmuo ir patvirtina antspaudu.
Laive:
a) šių taisyklių 8 punkte nurodytais atvejais N-1 formos aktą pasirašo komisijos nariai, patvirtina laivo kapitonas ir patvirtina laivo antspaudas;
b) N-1 formos aktą šių taisyklių 9 punkte nurodytais atvejais pasirašo komisijos nariai ir laivo kapitonas ir kartu su tyrimo medžiaga išsiunčiamas darbdaviui (laivo savininkui) ). Galutinį veiksmo vykdymą atlieka darbdavys (laivo savininkas) kartu su valstybiniu darbo apsaugos inspektoriumi, išnagrinėjęs visą avarijos tyrimo medžiagą. Jei sutinkate su komisijos išvadomis, aktą patvirtina darbdavys ir patvirtina savo antspaudu.
21. Darbdavys per 3 dienas nuo N-1 formos akto patvirtinimo privalo įpareigoti vieną nurodytos veikos egzempliorių nukentėjusiajam, o įvykus pramoninei avarijai, kurios mirtinas rezultatas-artimiesiems. mirusiojo ar jo įgalioto atstovo (paprašius). Antrasis akto egzempliorius kartu su pramoninės avarijos tyrimo medžiaga 45 metus saugomas organizacijoje pagrindinėje (išskyrus ne visą darbo dieną) aukos darbo (tarnybos, studijų) vietoje. pramonės avarijos laikas. Draudžiamųjų įvykių atveju darbdavys trečią akto egzempliorių N-1 forma su tyrimo medžiaga siunčia Rusijos Federacijos socialinio draudimo fondo vykdomajai institucijai (registracijos kaip apdraustojo vietoje).
(su pakeitimais, padarytais 2000 m. birželio 24 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimu N 406)
(žr. ankstesnio leidimo tekstą)
Laivuose N-1 formos akto išdavimo terminas pratęsiamas atsižvelgiant į laikotarpį, per kurį darbdaviui (laivo savininkui) buvo gautos medžiagos nuo pramoninės avarijos tyrimo.
(pastraipa buvo įvesta 2000 m. gegužės 24 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 406)
22. N-1 formos aktus darbdavys registruoja nelaimingų atsitikimų darbe registre Rusijos Federacijos darbo ir socialinės plėtros ministerijos nustatyta forma.
23. Kiekviena pramoninė avarija, dokumentuota N-1 formos aktu, įtraukiama į laikinos negalios ir sužalojimų darbe statistinę ataskaitą.
24. Aktas dėl grupinio nelaimingo atsitikimo darbe, sunkaus nelaimingo atsitikimo darbe, nelaimingo atsitikimo darbe, kurio mirtina baigtis, tyrimo su dokumentais ir tyrimo medžiaga, pridėta prie atitinkamo akto dėl nelaimingo atsitikimo darbe tyrimo, kopijos komisijos pirmininkas (dėl nelaimingų atsitikimų, įvykusių laivuose - darbdavys, laivo savininkas), per 3 dienas nuo jų patvirtinimo nusiunčia į prokuratūrą, kuriai įvykusi pramoninė avarija buvo pranešta, o įvykus draudiminiam įvykiui, šie dokumentai ir dokumentai H -1 formos taip pat siunčiami į Rusijos Federacijos socialinio draudimo fondo vykdomąją instituciją (apdraustojo registracijos vietoje). Šių dokumentų kopijos taip pat siunčiamos atitinkamai valstybinei darbo inspekcijai (valstybinei darbo inspekcijai, esančiai Rusijos Federacijos steigiamajame subjekte, tarpregioninei valstybinei darbo inspekcijai) ir teritorinei valstybinės priežiūros įstaigai - dėl nelaimingų atsitikimų, įvykusių organizacijose (objektuose). jų kontrolė.
Aktas - dokumentas, sudarytas kolegialiai, siekiant patvirtinti juridinę reikšmę turinčius faktus, veiksmus ir įvykius.
Dažniausiai aktus rengia ir nuolatinės komisijos, ir įmonių vadovų paskirtos, arba aukštesnės organizacijos nurodymu. Aktai surašomi tikrinant ar peržiūrint finansinę ir ūkinę veiklą, keičiant vadovus, vyriausius buhalterius ir kitus atsakingus darbuotojus, nustatant prekybos taisyklių pažeidimo faktus, įvykus pramonės avarijoms, stichinėms nelaimėms, vagystėms, kovoms, žalai ir kt.
Kai kurie veiksmai yra apskaitos įrašų pagrindas. Jie yra susiję su apskaitos dokumentais, pavyzdžiui: pastatų, statinių, statinių, įrenginių, transporto priemonių ir kitų vertybių, apskaitytų kaip ilgalaikio turto dalis, priėmimo ir perdavimo aktai, išėjusio ilgalaikio turto likvidavimo aktai, inventorizacijos aktai.
Daugelis aktų yra naudojami ne tik apskaitos įrašams pagrįsti, bet ir turi nepriklausomą teisinę reikšmę, visų pirma, jie yra būtini norint pagrįsti pretenzijas ir pretenzijas (komerciniai aktai, sudaryti transporto organizacijoms praradus ar sugadinus prekes, neatitikimai kiekiu ir kokybe priimant prekes, veikia ant konteinerių uždangos, veikia dėl prekių nurašymo ir pan.).
Aktai surašomi pagal bendrą formą, jei jie yra vidinis įmonės dokumentas.
Jei aktas yra išorinis dokumentas, jame turi būti nurodytas įmonės teisinis adresas, padalinių pavaldumo duomenys (valstybinėms įmonėms).
Ši informacija yra privaloma atliekant visų tipų veiksmus:
įmonės pavadinimas (būtina forma);
dokumento rūšies pavadinimas, nurodantis faktą ir aplinkybes, dėl kurių buvo surašytas aktas, pavyzdžiui: kasos peržiūros aktas, įrangos priėmimo ir perdavimo aktas, neatitikimų nustatymo aktas kokybė priimant prekes ir pan .;
akto numeris (jį įregistravus);
sudarymo data ir vieta;
komisijos sudėtis, nurodant: pirmininko inicialus ir pavardę, komisijos narių inicialus ir pavardes abėcėlės tvarka. Jei reikia, nurodykite dalyvių pareigas, inicialus ir pavardes;
akto surašymo pagrindas. Tai gali būti nuoroda į dokumentą, žodinį vadovo nurodymą, bet kokius veiksmus, faktus, įvykius;
Aktą pasirašo komisijos pirmininkas ir nariai. Dokumentą atskirai pasirašo jo rengimo metu dalyvavę asmenys.
Kai kuriems veiksmams (materialiniais, finansiniais ir kitais svarbiais klausimais) reikalingas įmonės vadovo patvirtinimas ir patvirtinimas antspaudu, o po to jie tampa teisiškai privalomi.
Antspaudas „PATVIRTINTAS“ yra viršutiniame dešiniajame kampe ir jame yra pareigos, parašas su nuorašu ir patvirtinimo data, patvirtinta įstaigos antspaudu.
Specialią grupę sudaro komerciniai aktai, nustatantys krovinio sugadinimo, sugadinimo ar trūkumo faktus ir kitus gabenimo pažeidimus. Jų registravimas atliekamas nustatytos imties tipografinėmis formomis.
Surašant aktą, dokumento (teksto dalies) turiniui keliami specialūs reikalavimai. Akto turinys turi tiksliai atitikti komisijos narių asmeniškai nustatytus faktus. Todėl prieš tęsdami savo aprašymą komisijos nariai privalo atidžiai patikrinti ir nuodugniai ištirti tuos faktus, veiksmus ar įvykius, kurie turi būti aprašyti akte.
Komisijos nariai yra atsakingi už faktų, veiksmų ar įvykių, kuriuos jie patvirtina, teisingumą. Jei komisijos nario nuomonė nesutampa su akto turiniu, jis prieš ją pasirašydamas daro išlygą ir išsako savo nuomonę atskirame lape, pridedamame prie akto.
Akto egzempliorių skaičius nustatomas atsižvelgiant į jų paskirtį, ir juose atsižvelgiama į poreikį dokumentą pridėti prie apskaitos įrašų ir pateikti kitoms organizacijoms.
Aktas - informacinis ir informacinis dokumentas, fiksuojantis objekto būklę ir prireikus komisijos rekomendacijas.
Yra daugybė veikų rūšių: likvidavimo veiksmai (įstaigos, organizacijos, įmonės); priėmimas ir perdavimas (keičiant valdymą, perduodant atvejus, materialines vertybes ir pan.); priėmimo pažymėjimai (kai užsakovas ir rangovas įvykdo sutartinius įsipareigojimus); objektų priėmimas; testavimas; dokumentų ir bylų, sugadintų prekių ir kt. sunaikinimas; nurašymai; inventorius; avarijos; čekiai ir pan. 6.
Visų rūšių aktai surašomi pagal vieną schemą. Akto forma:
nuolatiniai „vieningos formos“ duomenys:
emblema (03);
organizacijos pavadinimas (06);
dokumento rūšies pavadinimas (08) (AKT);
kintama „vienos“ formos informacija:
registracijos numeris (10);
dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta (12);
antraštė (17);
tekstas (19);
paraiškos buvimo ženklas (20) 7;
komisijos narių parašai (21);
patvirtinimo antspaudas (15) 8.
Data (09) ir surašymo vieta (12), surašyti akto pavidalu, turi atitikti suaktyvinamo įvykio datą ir vietą.
Akto pavadinimas (17) atsako į klausimą "apie ką?" ir prasideda prielinksniu „O“ („Apie“) ir formuluojamas naudojant žodinius daiktavardžius. Pavyzdžiui:
Leidžiama, kad akto pavadinimas atsakytų į klausimą „kas?“. Pavyzdžiui:
Akto tekstas suskirstytas į tris dalis: įvadą, nustatymo dalį ir išvadas. Įžangos tekstas yra įformintas visuose aktuose. Jame nurodomas akto surašymo pagrindas, išvardijami komisijos nariai ir (jei reikia) dalyvaujantys asmenys.
Kaip pagrindas nurodomas administracinio dokumento pavadinimas, jo data, registracijos numeris ir pavadinimas. Paprastai komisijos darbo pagrindas yra įsakymas, nustatantis komisijos sudėtį, jos užduotis ir įgaliojimus. Pavyzdžiui:
Priežastis: 1999 m. Rugsėjo 19 d. Direktoriaus įsakymas Nr. 52 „Dėl dokumentų saugumo užtikrinimo priemonių“
Sąrašant komisijos narius, būtina nurodyti kiekvieno pareigas, pavardę ir inicialus pagal šią schemą:
Sudarė komisija:
Pirmininkas - pareigos Pavardė I.O.
Komisijos nariai:
Pareigos Pavardė I.O.
Pareigos Pavardė I.O.
Pareigos Pavardė I.O.
Komisijos narių pavardės išdėstomos mažėjančia oficialių rangų tvarka arba abėcėlės tvarka (jei oficialūs laipsniai yra lygūs).
Dalyvaudami nurodykite asmenis, kurių darbą patikrina komisija:
Dalyvavo: pareigos Pavardė, I.O., pareigos Pavardė, I.O.
Dalyvių pavardės išdėstytos mažėjančia pareigų rangų tvarka arba abėcėlės tvarka (jei darbo rangai yra lygūs).
Įkūrimo dalis prasideda pastraipa. Jame išdėstyti komisijos atlikto darbo tikslai, uždaviniai ir esmė bei jo rezultatai (kada komisija dirbo, ką veikė, kaip, kokie faktai buvo atskleisti).
Paskutinėje akto dalyje daromos išvados arba pateikiamos rekomendacijos. Paskutinės dalies gali nebūti, jei komisijos nariai nusprendžia apsiriboti faktų konstatavimu.
Jei reikia, pažymėkite, ar yra paraiška (20). Jei reikia, išsiųskite aktą, t.y. nurodykite padarytų kopijų skaičių ir jų vietą. Pavyzdžiui:
Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas tam, kad akto kopija būtų suprantama kaip jo originalas. Akto platinimas išduodamas tik tais atvejais, kai akto kopijos siunčiamos trečiųjų šalių organizacijoms, o ne jų įmonės darbuotojams.
Prireikus komisijos darbe dalyvavę asmenys savo asmeniniais parašais turi patvirtinti susipažinimą su akto turiniu tokia forma:
Aktą pasirašo visi komisijos nariai. Kuriant parašus, nenurodomos pozicijos, brūkšneliai ar dvitaškiai. Pavyzdžiui:
Tam tikros rūšies aktai (įstaigos likvidavimas, patikrinimai, auditai, dokumentų paskirstymas sunaikinti) turi būti patvirtinti, surašomi su atitinkamu antspaudu (15).
Veikti- kelių asmenų (mažiausiai dviejų) surašytas dokumentas, patvirtinantis nustatytus įvykius ir faktus. Paprastai pagal specialų administracinį dokumentą, kurį pasirašo įmonės vadovas, sudaroma speciali komisija, kuri surašo aktą.
Pagrindinis uždavinys surašant aktą yra teisingas faktinės padėties atspindys. Veiksmai yra labai skirtingo turinio ir tikslo. Norint parengti kai kurių tipų aktus, reikia užpildyti specialias vieningas formas, patvirtintas Rusijos „Goskomstat“. Kitais atvejais aktas surašomas ant bendrojo firminio blanko ir jame pateikiama ši pagrindinė informacija: įmonės (įstaigos, organizacijos) pavadinimas, patvirtinimo antspaudas, dokumento pavadinimas; dokumento data ir registracijos numeris; sudarymo vieta; antraštė į tekstą; tekstas; parašų.
Aktai surašomi atliekant įmonės ar atskirų pareigūnų auditą, esant trūkumui, nustatant defektus, priimant ir perduodant bylas, bandant naujus produktus ir pavyzdžius, priimant gatavus objektus, tikrinant, pateikiant dokumentus sunaikinimas, dėl netinkamo buitinio inventoriaus, įrangos, įrankių panaikinimo, nelaimingų atsitikimų atveju ir kt. Komerciniai aktai, nustatantys krovinio sugadinimo, sugadinimo ar trūkumo faktus ar kitus vežimo taisyklių pažeidimus, surašomi tipografinėje pavyzdinėje formoje, užpildant be dėmių, ištrynimų ar perbraukimų. Tokie veiksmai patvirtinami dviejų šalių parašais.
Akto tekstą sudaro dvi dalys: įžanginė ir nustatanti.
Įžanginėje akto dalyje nurodyti jos rengimo pagrindus (valdymo tvarka, norminis dokumentas ar kai kurie faktai, įvykiai ir pan.), taip pat komisijos sudėtį (pavardės (abėcėlės tvarka) ir inicialai).
Įžanginės akto dalies schema:
Bazė:
Sudarė komisija, kurią sudaro:
Pirmininkas:
Komisijos nariai:
Dalyvavo:
Nustatanti dalis yra nustatyti faktai ir atlikto darbo aprašymas, t. y. jo esmė, užduotys, metodai, terminai, rezultatai ir kt. Prireikus išvados, išvados, pasiūlymai surašomi atskiroje - galutinėje - dalyje. Pareiškimą galima suskirstyti į pastraipas arba pateikti lentelės pavidalu.
Po teksto ir priedų prieinamumo ženklo, jei reikia, nurodykite informaciją apie numerį (priklausomai nuo suinteresuotų šalių skaičiaus) ir nukopijuotų kopijų vietą.
Veiksmo data turi sutapti su fakto ar įvykio, dėl kurio buvo imtasi veiksmų, diena.
Parengusi aktą, komisija privalo susipažinti su akte nurodytais asmenimis su jo turiniu.
Aktų idėjos
· Pristatymas-priėmimas (darbai, materialinės vertybės, dokumentai);
· Apklausos (saugos būklė, priešgaisrinė sauga; darbo sąlygos; veiklos rezultatai);
· Bandymai (pavyzdžiai, sistemos, technologijos);
· Paskirstymas sunaikinimui (materialinės vertybės, dokumentai);
· Perkėlimas (struktūrinis padalinys iš vienos organizacijos į kitą);
· Nustatytų taisyklių pažeidimas;
· Peržiūros;
· Inventorius;
· Avarijų, nelaimingų atsitikimų tyrimas;
· Organizacijos likvidavimas;
· Betonavimas (reguliavimas);
· Leistinas (leistinas);
· Pripažinimo aktai;
· Registracija;
· Steigėjas (sudedamoji dalis);
· Draudžiantis (draudžiantis).
· Techninis (atliktas darbas, atsisakymas, patikrinimas, atsisakymo panaikinimas ir kt.).
Privalomos veikos detalės
Parengta pagal bendrą formą
· įmonės pavadinimas
Dokumento tipo pavadinimas
Data ir registracijos numeris
Surinkimo ar paskelbimo vieta
Eikite į tekstą
· Parašai
· Patvirtinimo antspaudas (aktai, kuriuos reikia patvirtinti, turi būti įtraukti į patvirtintinų dokumentų sąrašą).
Veiksmai, kuriems reikia patvirtinimo:
Patikrinimo ataskaita
Pataisymai
Apklausos
· Atliktų statybos projektų, įrangos priėmimas
Nusirašinėti
Ekspertizė
Bylų perdavimas ir kt.
Bendrosios aktų surašymo taisyklės
Aktai rengiami kolektyviai (turi būti bent du sudarytojai). Dažnai aktus rengia specialiai sukurtos komisijos, kurių sudėtį patvirtina tam tikros organizacijos vadovo, aukštesnės organizacijos ar valdymo, atliekančio kontrolės, priežiūros ar kitas funkcijas, administracinis dokumentas. Aktus nuolat gali sudaryti nuolatinės komisijos.
Rengiant aktą svarbiausia nustatyti faktinę situaciją ir teisingai atspindėti aktą. Jei prieš surašant aktą buvo atliktas parengiamasis darbas (patikrinimas, ekspertizė, testavimas), aktas surašomas remiantis įrašų projektais, kurie saugomi komisijos ar asmenų grupės darbo metu ir kuriuose yra kiekybiniai rodikliai, faktinę informaciją ir analitinius duomenis. Aktas surašomas ant bendrojo firminio blanko arba naudojant vieningą akto formą.
Privalomi veiksmo duomenys yra: organizacijos pavadinimas, dokumento rūšies pavadinimas (ACT), dokumento data ir registracijos numeris, sudarymo vieta, teksto pavadinimas, sudarytojų parašas (nurodant jų pareigas ir, jei reikia, darbo vietą). Kai kurios aktų formos numato tikslų akto surašymo laiką valandomis ir minutėmis. Tuo atveju, kai aktą patvirtina vadovas, sudaromas patvirtinimo antspaudas.
Akto antraštė turi gramatiškai atitikti žodį „aktas“, pavyzdžiui: Finansinės ir ekonominės veiklos audito aktas, Prekybos ir pirkimo kooperatyvo „Feniksas“ likvidavimo aktas, Materialinio turto nurašymo aktas arba formuluojama naudojant prielinksnį „apie“, pavyzdžiui: nebuvimo darbe aktas, nelaimingų atsitikimų darbe aktas.
Akto data yra jo sudarymo data. Jei prieš surašant aktą buvo imtasi kokių nors priemonių (patikrinimas ir pan.), Akto tekste nurodoma data ar laikotarpis, per kurį šis įvykis buvo įvykdytas, pavyzdžiui: Laikotarpiu nuo 09/15 2011 iki 2011 09 18 komisija tikrino materialinių vertybių saugojimą.
Akto tekstą sudaro dvi dalys: įžanginė ir pagrindinė (nustatanti). Įvadinėje akto dalyje nurodomas jo rengimo pagrindas (administracinis dokumentas, norminis dokumentas, susitarimas, nurodantis jo datą ir numerį), įvardijamas komisijos pirmininkas ir nariai. Pagrindinėje dalyje pateikiama atlikto darbo esmė, pobūdis, metodai ir laikas, nustatyti faktai, taip pat išvados, pasiūlymai ir išvados. Akto turinys gali būti nurodomas taškas po taško, medžiaga gali būti pateikta lentelės pavidalu.
Patikrinimų, apklausų, auditų ir kai kurių kitų rūšių veiksmuose ne tik fiksuojami nustatyti faktai ir įvykiai, bet ir pateikiamos išvados, rekomendacijos ir pasiūlymai, kurie sudaro paskutinę akto dalį.
Akto teksto pabaigoje nurodomas padarytų kopijų skaičius ir jų vieta. Akto egzempliorių skaičius priklauso nuo šalių, norinčių jį gauti, skaičiaus arba nustatomas norminiais dokumentais (dažniausiai 3 egzemplioriai). Po akto egzempliorių skaičiaus žymės yra ženklas, ar yra akto priedų (jei yra).
Audito ir apklausų aktų turinys derinamas su pareigūnais, kurių veikla yra atspindėta akte. Aktas laikomas priimtu ir įsigalioja po to, kai jį pasirašo visi komisijos nariai arba visi jį rengiantys asmenys. Asmuo, nesutinkantis su akto turiniu, privalo jį pasirašyti su sąlyga, kad nesutinka. Komisijos nario atskiroji nuomonė turėtų būti surašyta atskirame lape ir pridedama prie akto.
Prireikus, jei to reikalauja norminiai dokumentai, aktus tvirtina šios ar aukštesnės organizacijos vadovas, kurio įsakymu buvo atlikti veiksmai, kurie baigėsi surašant aktą.
Protokolas– dokumentas, kuriame fiksuojama klausimų svarstymo eiga ir sprendimų priėmimas kolegialių organų posėdžiuose, konferencijose, posėdžiuose.
Paprastai prieš susirinkimą reikia atlikti daug parengiamųjų darbų: rengti posėdžio darbotvarkę, informuoti kolegialaus organo narius ir kitas suinteresuotas šalis, paruošti medžiagą svarstymui posėdyje pagal darbotvarkę (paprastai , tai yra nuoroda į kalbos klausimą ar tezes ir sprendimo projektas), jų nukopijavimas ir išplatinimas visiems susirinkimo dalyviams iš anksto susipažinti, patalpų paruošimas susitikimui ir kt.
Protokolai gali būti trijų tipų:
Trumpai (surašyti aptarti klausimai (darbotvarkė), pranešėjų ir diskusijų dalyvių pavardės, taip pat priimti sprendimai);
Pažodžiui (visa susitikimo eiga įrašoma pažodžiui).
Sprendimą, kokio tipo protokolą saugoti susirinkime, priima kolegialaus organo vadovas arba organizacijos vadovas.
Sekretorė saugo posėdžio dalyvių kalbų protokolus, užsirašo, stenografuoja ar įrašo diktofonu.
Protokolas surašomas pagal bendras formas arba specialiai sukurtas formas.
Protokolo data yra posėdžio data.
Protokolas yra sunumeruotas per kalendorinius metus.
Protokolo tekstą sudaro dvi dalys: įvadinė ir pagrindinė.
Įvadinė dalis. Turi nuolatinę informaciją (pirmininkas, sekretorius, dalyvaujantys) ir kintamąją (pirmininko, sekretoriaus, dalyvių inicialai ir pavardės). Dalyvių ir pakviestųjų pavardės turėtų būti užrašytos abėcėlės tvarka, viena po kitos. Jei jų skaičius viršija 15, dalyvių sąrašas pridedamas prie protokolo, o bendras jų skaičius nurodomas įvadinėje protokolo dalyje: „Dalyvavo 130 žmonių“. Įvadinė protokolo dalis baigiama darbotvarke. Kiekvienas darbotvarkės punktas sunumeruotas ir parašytas raudona linija. Pirmiausia užduodami svarbiausi klausimai.
Pagrindinis protokolo teksto turinys yra padalintas į skyrius, atitinkančius darbotvarkės klausimus. Kiekvieno skyriaus tekstas sudarytas pagal šią schemą:
KALBĖ:
NUSPRENDĖ (NUSPRENDĖ):
Pagrindinis pranešimų ir kalbų turinys patalpintas protokolo tekste, rezoliucija (sprendimas) išspausdinta visa. Kalbų turinys pateikiamas vienaskaitos trečiuoju asmeniu. Užsakymo testas grindžiamas užsakymo teksto pavyzdžiu. Prie protokolo pridedamas kolegialaus organo patvirtintas dokumentas. Nesutikusios nuomonės turinys protokole įrašomas po atitinkamo protokolo sprendimo.
Posėdžio metu surašytas protokolas yra redaguojamas, jei yra stenograma, jie iššifruojami ir atspausdinami. Protokolą pasirašo pirmininkas ir sekretorius. Siekiant informuoti suinteresuotas organizacijas ir asmenis apie priimtus sprendimus ir juos patvirtinti, galima surašyti protokolo ištraukas.
Ištrauka iš protokolo- dokumentas, kuris yra protokolo dalies kopija. Ištraukoje pakartojama įvadinė protokolo dalis (formos detalės, informacija apie pirmininką, sekretorių, kurie dalyvavo), darbotvarkės klausimas, dėl kurio ruošiamas išrašas, ir teksto dalis, atspindinti klausimo svarstymą ir dėl jo priimtus sprendimus. Išrašas nėra patvirtintas susirinkimo pirmininko ir sekretoriaus parašais. Sertifikavimo užrašas padarytas rankomis ir sudarytas iš žodžio „tiesa“, kurį parengė sekretorė. Jei išrašas iš dokumento išduodamas kitai organizacijai, jis patvirtinamas organizacijos antspaudu.
Memorandumas
Memorandumas - dokumentas, informuojantis aukštesnę instituciją, organizacijos ar struktūrinio padalinio vadovą apie įvairius įvykius ar esamą situaciją. Atmintinė surašoma darbuotojo iniciatyva arba vadovybės prašymu. Pagal turinį DZ gali būti:
Iniciatyva - jie yra sudaryti siekiant paskatinti adresatą priimti tam tikrą sprendimą ir įtraukti ne tik faktus, bet ir konkrečius pasiūlymus;
Informacinis - jie yra reguliariai rengiami ir juose yra informacijos apie detales ar darbo rezultatus;
Ataskaitų teikimas - informuoti apie darbo pabaigą, jo etapą, užsakymo įvykdymą
DZ turi būti antraštė, prasidedanti prielinksniu „O“. "Apie".
DZ surašomas ant paprasto popieriaus lapo, kuriame nurodoma ši informacija: - struktūrinio padalinio pavadinimas; - dokumento tipas; - data; -Kelionės tikslas; -antraštė į tekstą; - tekstas; -parašas.
Didelėse organizacijose memorandumų registracija priimama jų sukūrimo vietoje (struktūriniuose padaliniuose). Atmintinė sukurta dviem egzemplioriais, iš kurių vienas perduodamas galvai, po svarstymo jį paduoda bylos sekretorius pagal bylų nomenklatūrą. Antrasis lieka byloje, kuri saugoma struktūriniame padalinyje. Bylos su atmintinėmis paprastai formuojamos chronologiškai. Memorandumų saugojimo laikas yra toks pat kaip ir susirašinėjimo ir yra 3–5 metai. Tų organizacijų, kurioms jos skirtos, biuro darbas su išoriniais memorandumais atliekamas panašiai kaip darbas su gaunamomis raidėmis.
Atmintinė yra savotiška atmintinė. Tiesą sakant, tai yra vienas ir tas pats dokumentas, tačiau SZ neturi oficialaus statuso. Šis dokumentas nėra numatytas jokiame norminiame ir metodiniame dokumente, reglamentuojančiame valdymo dokumentų tipo sudėtį. Tačiau praktikoje jis plačiai naudojamas.
Paaiškinimai yra dviejų tipų: 1.- sudarytas siekiant paaiškinti atskiras atlikto darbo nuostatas. 2 tipas - organizacijos darbuotojai rašo apie savo veiksmų priežastis arba komentuoja bet kokius įvykius.
Tokio pobūdžio aiškinamasis raštas paprastai rašomas ranka, adresuojamas jo paprašiusiam vadovui. Aiškinamojo rašto data bus jo surašymo diena. Aiškinamojo rašto tekste turėtų būti aprašyti faktai, dėl kurių jis buvo parašytas, ir argumentai, paaiškinantys incidentą, švelninantys darbuotojo netinkamą elgesį arba patvirtinantys kai kuriuos faktus. Skirtingai nuo memorandumų, aiškinamosiose pastabose nėra išvadų ir pasiūlymų. Teksto glaustumo ir aiškumo reikalavimas taip pat taikomas aiškinamosioms pastaboms. Registruojant parašą nurodomos pareigos, asmeninis parašas, inicialai ir pavardė.
Aiškinamieji raštai, kaip taisyklė, surašomi vienu egzemplioriumi ir lieka tais atvejais, kai yra dokumentai-užsakymo pagrindas. Organizacijose, kuriose tvarkomi asmeniniai reikalai, aiškinamasis raštas gali būti įrašytas į asmens bylą.
