Vidinis dokumentų aprašas, pildymo pavyzdys. Bylos dokumentų vidinio inventoriaus pavyzdys

Bylos dokumentų vidinis inventorius turi vieningą formą, numatytą Pagrindinėse organizacijų archyvų taisyklėse (patvirtintas 2002 m. Rugpjūčio 6 d. Rosarkhivo kolegijos sprendimu). Paprastai toks inventorius dedamas į bylą, kurioje yra vertingiausi dokumentai, ruošiantis ją pateikti į archyvą. Tačiau asmens byla yra išimtis - dokumentų inventorizacija atliekama iš karto ją steigiant ir pateikiama pačioje pradžioje ( 2 priedėlis). Tvarkant asmeninę bylą, visi į ją įtraukti dokumentai įrašomi į vidinį inventorių.

Asmeninis lapas personalo įrašuose

Asmeninis lapas personalo įrašuose yra apskaitos dokumentas, kuriame atskleidžiama informacija apie darbuotojo asmens duomenis, jo darbo veiklą, paskatas ir pan. Šio dokumento turinys, kaip taisyklė, yra „klausimynas“ su paruošta vieta įvesti atsakymai ( 3 priedėlis).

Asmeniniame lape pateikiamas klausimų apie darbuotojo biografinius duomenis, išsilavinimą, darbą, atliktą nuo darbo pradžios pradžios, šeimyninės padėties, buvimo užsienyje, dalyvavimo renkamuose organuose, sąrašas ir kt.

Kreipdamasis dėl darbo pats darbuotojas ranka užpildo asmeninį lapą vienu egzemplioriumi be dėmių ir taisymų, pasirašo ir nurodo datą. Asmeninio lapo užpildymo išsamumą ir teisingumą tikrina personalo tarnybos darbuotojas, turintis įrašus tokiuose dokumentuose kaip pasas, darbo knyga, diplomas, karinis pažymėjimas ir kt.

Kitas registracijos dokumento tipas asmens byloje yra klausimynas, kuriame gali būti panašių klausimų.

Taigi kartais vietoj asmeninio personalo įrašo lapo naudojamas klausimynas, kuriame iš esmės yra tos pačios skiltys kaip ir asmeniniame lape, tačiau jį užpildo pareiškėjas prieš įdarbindamas ir jis įtraukiamas į asmens bylą tik tuo atveju, jei šis pareiškėjas tampa organizacijos darbuotojas. Asmeninėje byloje gali būti ir klausimynas, ir asmeninis lapas.

Pageidautina, kad tokių dokumentų formas kaip asmeninis įrašų lapas personalo įrašams, klausimynas darbdavys patvirtintų savarankiškai, atsižvelgdamas į jo veiklos specifiką.

Asmeninės bylos tvarkymas

Darbo metu darbuotojo asmens byla gali būti papildyta šiais dokumentais:

papildomų darbo sutarties sutarčių kopijos (arba jų kopijos);

pranešimai apie darbo sutarties sąlygų pakeitimus darbdavio iniciatyva;

įsakymų perkelti į kitą darbą kopijas, skatinti, taikyti ir panaikinti drausmines nuobaudas;

dokumentų, patvirtinančių biografinės informacijos apie darbuotoją, kopijas;

aiškinamųjų ir memorandumų kopijos, darbuotojo pareiškimai įvairiais klausimais;

sertifikavimo medžiagos (jei jos atliekamos darbuotojo atžvilgiu);

privalomų periodinių sveikatos patikrinimų (apžiūrų) rezultatai;

dokumentai, kuriais remiantis buvo išduotas įsakymas nutraukti (nutraukti) darbo sutartį;

įsakymo nutraukti darbo sutartį kopija;

darbo knygos kopiją;

kitus su darbu susijusius dokumentus.

Atkreipkite dėmesį, kad į asmens bylą patenkantys dokumentai yra išdėstyti chronologine tvarka.

Be to, kas išdėstyta pirmiau, į asmens bylą taip pat gali būti įtraukti kai kurie kiti dokumentai (pavyzdžiui, dokumentai, patvirtinantys, kad darbuotojas išlaikė konkursą laisvai darbo vietai užimti, dokumentų apie darbuotojo apdovanojimą (jam suteikiami garbės vardai, apdovanojimas) kopijos diplomą ir pan.) ir tt).

Be to, darbuotojo nuotrauka organizacijoje nustatytu formatu (dažniausiai 4 x 6 cm) patalpinama į asmens bylą (bet prie jos nepridedama). Nuotraukos gale pateikiama darbuotojo pavardė, vardas, pavardė. Nuotraukas rekomenduojama atnaujinti bent kartą per penkerius metus arba darbuotojams sulaukus 20–45 metų.

Jei darbo metu darbuotojas keičia tam tikrą informaciją, kuri buvo nurodyta asmeniniame lape personalo įrašuose, kaip jums reikia pakeisti šiuos duomenis asmens bylos dokumentuose? Galbūt turėtumėte iš naujo išduoti savo asmeninį lapą?

Personalo skyriaus darbuotojai, atsakingi už asmeninių reikalų tvarkymą, privalo nuolat stebėti savo būklę ir nedelsdami keisti apskaitos informaciją. Atkreipkite dėmesį: šiuo atveju neprivaloma atlikti jokių pakeitimų ar papildymų asmeniniame lape, esančiame personalo įrašuose ar anketoje, juo labiau, nereikia reikalauti, kad darbuotojas iš naujo užpildytų šiuos dokumentus.

Visi darbuotojo įgaliojimų pakeitimai turėtų būti atspindėti atskiruose papildomuose lapuose. Paprastai šie dokumentai vadinami „Personalo lapo priedas prie personalo įrašų“ („Klausimyno priedas“). Paprastai jie pateikiami lentelėmis ( 4 priedėlis) ir yra sukurtos darbdavio nuožiūra.

Personalo tarnybos darbuotojas, gavęs dokumentus, užpildo priedą prie asmeninio lapo apie personalo įrašus, atspindėdamas pirmąjį asmeninio lapo ženklų pasikeitimą personalo įrašuose. Visi pakeitimai (teikiant vyriausybės apdovanojimus, suteikiant mokslininkus, karinius, garbės titulus ir akademinius laipsnius, išsilavinimą, kalbų žinias, dalyvavimą renkamuose įstatymų leidybos ir atstovaujamuosiuose organuose) atliekami remiantis atitinkamais dokumentais.

Kiekvieną kartą po kito pakeitimo personalo tarnybos darbuotojas pasirašo priedą prie asmeninio personalo įrašo lapo.

Jei formoje nėra vietos vėlesniems pakeitimams atlikti, užpildykite šią panašią formą.

Privalomas reikalavimas, kad personalo įrašai būtų įtraukti į asmeninį įrašų lapą, yra ženklai, atliekami patikrinus asmeninių reikalų buvimą ir būklę. Asmeninio lapo gale, po visos kitos informacijos, jie pažymi: „asmens byla buvo patikrinta“, data ir parašas.

Kitame „Personalo pareigūno vadovo“ numeryje mes analizuosime dabartinius darbuotojų asmeninių bylų saugojimo ypatumus, taip pat jų paruošimo ilgalaikiam saugojimui ir perkėlimo į archyvą taisykles.

1 priedas

Asmeninių reikalų apskaitos knygos (žurnalo) registravimo pavyzdys

2 priedėlis

Asmens dokumentų vidinio aprašo sudarymo pavyzdys

3 priedėlis

Asmeninio lapo pildymo personalo įrašuose pavyzdys

4 priedėlis

Asmens įrašų papildymo asmeninio įrašo lape papildymo pavyzdys

Darbuotojų failai

Asmeniniai failai priklauso bylų grupei, kurią organizacijoje pasirenka personalo skyrius. Asmeniniai failai formuojami per visą šio asmens darbo organizacijoje laikotarpį. Išimtis gali būti atvejis, kai darbuotojas paliko organizaciją tais pačiais metais, kuriais įstojo į organizaciją dirbti.

Asmeninė byla yra dokumentų apie darbuotoją rinkinys, kuriame, be kita ko, yra jo asmens duomenys.

Asmeninėse bylose sugrupuojami dokumentai, kuriuos pateikia darbuotojai, kreipdamiesi dėl darbo, taip pat dokumentai, suformuoti jų profesinės veiklos šioje organizacijoje metu.

Į asmeninę bylą paprastai įeina:

- vidinė dokumentų inventorizacija;

- klausimynas, asmeninis lapas apie personalo įrašus;

- gyvenimo aprašymas (arba autobiografija);

- švietimo dokumentų (įskaitant visus kvalifikacijos pažymėjimus), asmens tapatybės kortelių kopijas;

- pažymos ir kiti dokumentai, patvirtinantys darbuotojo asmens duomenų pasikeitimus (santuokos liudijimo, TIN, draudimo liudijimo, vaikų gimimo liudijimų kopijos);

- visų užsakymų dėl paskyrimo, perkėlimo, paskatinimų, komandiruočių, atostogų ir kt. kopijos;

- darbo sutartis;

- patvirtinimų duomenys;

- specifikacijos;

- karjeros planas.

Darbuotojo darbo organizacijoje laikotarpiu personalo skyrius atsižvelgia į kiekvieną vidinės inventorizacijos asmens bylos dokumentą.

Vidaus inventoriuje išvardyti visi dokumentai, kurie yra surašyti į asmens bylą. Dokumentų pašalinimas iš asmens bylos, originalų pakeitimas kopijomis atsispindi vidiniame inventoriuje stulpelyje „Pastaba“. Darbuotojo darbo organizacijoje laikotarpiu į vidinį inventorių atsižvelgiama į kiekvieną asmens bylos dokumentą. Taip pat personalo skyriaus darbuotojai registruoja papildomą informaciją apie darbuotoją ir kartu su asmeniniu personalo įrašų lapu pateikiami bylos pradžioje. Uždarius asmens bylą, jam pateikiamas darbuotojo pareiškimas dėl atleidimo iš darbo savo noru ar kiti dokumentai, kuriais remiantis atleidžiama, ir įsakymo kopija.

Vidaus inventorių pasirašo kompiliatorius, nurodydamas poziciją, parašo dekodavimą ir sudarymo datą.

Norint greitai ir be klaidų surasti asmeninius failus organizacijoje, rekomenduojama sudaryti darbuotojų asmeninių bylų bylą.

Kortelių rodyklė yra informacinė knyga, kurioje informacija apie dokumentų turinį atsispindi kortelėse, išdėstytose pagal bylų nomenklatūrą ir specialiai sukurtą kortelių rodyklės sudarymo schemą.

Poreikį sukurti kortelių rodyklę lemia organizacijos poreikis gauti informaciją apie dokumentų sudėtį ir turinį.

Darbuotojų asmeninių bylų byla sukurta ieškant reikiamų dokumentų, kuriuose yra informacijos apie darbuotoją ir jo darbo veiklą.

Kortelės išdėstytos abėcėlės tvarka pagal pavardę, per tą pačią pavardę - pagal vardą ir pavardę.

Kortelių rodyklėje kortelės išdėstytos pagal priimtą sisteminimo schemą. Skyriai ir poskyriai yra atskirti vienas nuo kito atskyrimo kortelėmis ir pažymėti dėžėse su kartotekine.

Darbuotojų asmens bylų saugojimo sąlygos turi užtikrinti patikimą asmens bylų ir jose esančių dokumentų (informacijos) saugumą nuo vagysčių (atskleidimo). Šiuo tikslu darbuotojų asmeninės bylos turėtų būti laikomos seifuose arba sandariai uždarytose metalinėse spintelėse.

Kada sudaryti darbuotojo asmens bylos pavyzdyje esančių dokumentų aprašą

Biuro darbe terminas „byla“ reiškia dokumentų paketą, sujungtą bendra tema ir dedamą į vieną aplanką. Personalo tarnyba, kurios pareigos apima dokumentų, susijusių su darbuotojų darbu, saugojimą, bylas ir saugo juos asmeninėse bylose.

Kiekvienam darbuotojui skiriamas atskiras aplankas - „Asmeninė byla“. Viršelis yra priklijuotas prie aplanko priekinės pusės. Jame nurodomi bylos nomenklatūros aplanko registracijos duomenys, padalinio, kuriame yra darbuotojas, pavadinimas, jo pavardė, vardas ir pavardė.

Darbuotojo failo viršelis (pavyzdys)

Kurios organizacijos privalo saugoti asmeninius failus

Privaloma saugoti darbuotojų asmenines bylas, susijusias su kariškiais, valstybės ir savivaldybių tarnybų darbuotojais. Federaliniai įstatymai nustato dokumentus, kurie turi būti įtraukti į išvardytų kategorijų darbuotojų asmenines bylas, pavyzdžiui:

• prašymo įsidarbinti forma;
• konkurso dokumentai;
• karinio asmens tapatybės dokumento, paso ir darbo knyga ir kt.

Komercinėje organizacijoje personalo tarnybos pareiga tvarkyti asmeninius darbuotojų reikalus ir jų registravimo tvarka nustatoma vietiniame norminiame akte.

Dokumentų, kurie turėtų būti saugomi asmeninėje byloje, sąraše gali būti kelios dešimtys pavadinimų. Siekiant palengvinti jų sisteminimą ir paiešką, sudaromas vidinis asmens bylų sąrašas.

Kiekviename aplanke yra vidinė asmens bylų dokumentų inventorizacija. Pasinaudokite tuoj pat, kai į asmens bylą bus įrašyti pirmieji dokumentai, kuriuos darbuotojas pateikė darbo metu. Priklijuokite jį prie dangtelio vidinės pusės arba prisiūkite pirmąjį lakštą. Padarykite įrašus inventoriuje, kai susidaro byla, iškart po to, kai į jį pateikiami kiti dokumentai. Atnaujinant bylos sudėtį, inventoriui sudaromas naujas galutinis ir sertifikavimo užrašas.

Svarbu! Nebūtina patvirtinti asmens bylose saugomų dokumentų kopijų. Įstatymas tokių reikalavimų nenustato. Naudokite iš žurnalo „Personalo verslas“.

Kokius dokumentus reikia įtraukti į darbuotojo asmens bylos inventorių

Į savo asmens bylą įrašykite tik tuos dokumentus, kurie yra tiesiogiai susiję su darbo santykiais ir darbuotojo veikla. Dokumentus, kurie yra įtraukti į darbuotojo asmens bylos inventorių, žr. Lentelę:

Svarbu! Informacija, kuri saugoma asmens byloje net ir po to, kai darbuotojas yra atleistas, yra konfidenciali ir jai taikoma asmens duomenų teisė. Prieigą prie asmens bylos turėtų turėti tik tie personalo tarnybos darbuotojai, kurie pasirašė neatskleidimo įsipareigojimą. „Personalo sistemų“ ekspertas jums pasakys, kaip formuojama darbuotojo asmens byla, kokius dokumentus galima saugoti asmens byloje, kuriuos draudžia teisės aktai dėl asmens duomenų.

Inventorius darbuotojo asmeninėje byloje: pavyzdys

Įstatymas nenumato vieningos vidaus inventoriaus formos. Organizacija turi teisę savarankiškai patvirtinti ir naudoti savo formą apskaitos politikoje ir personalo įrašų valdyme. Kaip pavyzdį naudokitės darbuotojų asmeninėje byloje esančių dokumentų inventoriumi, kurio forma pateikiama kaip Organizacijų archyvų taisyklių priedas Nr. 27 (Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2013 m. 2015 Nr. 526). Lentelės forma. Privaloma informacija apima:

• bylos serijos ir registracijos numeris;
• indeksas, priskirtas pagal įmonės patvirtintą atvejų nomenklatūrą;
• dokumento data;
• vardas (pavadinimas);
• bylos lapų numeriai;
• pastabą.

Vidinis asmeninių bylų inventorius

Po lentele padėkite suvestinį užrašą apie bendrą į bylą pateiktų saugojimo vienetų skaičių, o po juo - garantiją. Įveskite į jį informaciją:

• bendras lakštų skaičius byloje;
• asmuo, atsakingas už bylos nagrinėjimą;
• inventoriaus atnaujinimo data.

Patvirtinamas darbuotojo asmens bylos inventoriaus įrašas (pavyzdys)

Paskutinis asmeniniame reikale yra apsiūtas arba priklijuotas vidinėje galinio viršelio lapo pusėje, atestavimo lape. Jame yra informacija apie bendrą susiūtų ir sunumeruotų lapų skaičių, duomenis apie į bylą pateiktų dokumentų fizinę būklę.

Vidinė inventorizacija padės sukurti ir sinchronizuoti dokumentus asmeninėje byloje. Be to, tai padės sutvarkyti darbuotojo dokumentus ir greitai rasti reikiamą informaciją jūsų asmeninėje byloje. Mes paruošėme jums pavyzdinį inventorių ir paaiškinome, kaip ištaisyti klaidas.

Kaip užpildyti darbuotojo asmens bylos vidinės inventorizacijos pavyzdį

Asmeninių bylų dokumentų vidinę inventorizaciją galima atlikti tiek rankiniu būdu, tiek kompiuteriu. Pildydami laikykitės šių rekomendacijų:

• Laiku užsirašykite pastabas apie dokumentacijos papildymą, nedelsdami užfiksuokite bet kokių dokumentų konfiskavimo faktus.
• Formuojant bylą, inventorius atnaujinamas naujais įrašais. Jei viso sąrašo negalima sudėti į vieną lapą, užpildykite papildomus lapus. Numeruokite juos atskirai nuo eilės failuose saugomų dokumentų numeracijos.
• Metų pabaigoje darbuotojas atleidžiamas iš darbo, perkelkite bylą į įmonės archyvą pagal inventorių. Paskutinis įrašas inventoriuje, kai registras uždaromas, bus išsami informacija apie atleidimo tvarką. Perbraukite tuščias lentelės eilutes, kad jų nebūtų galima papildyti.
• Venkite klaidų ir netikslumų. Jei reikia atlikti pakeitimus, perbraukite neteisingą įrašą ir įveskite teisingą informaciją naujoje eilutėje.
• Laikykitės asmeninių failų saugojimo taisyklių. Bent kartą per 3-5 metus atlikite asmens bylų auditą, patikrinkite priežiūros ir sisteminimo teisingumą. Patikrinimo rezultatai dokumentuojami savavališkai.

Surinkus ir teisingai atlikus vidinę darbuotojo asmens bylos inventorizaciją, prarandami personalo įrašai ir užtikrinama informacijos apie jo darbo veiklą išsamumo kontrolė.

Vidinis bylų registras

Vidinis bylos dokumentų aprašas yra apskaitos dokumentas, kuriame yra bylos dokumentų sąrašas, kuriame nurodomi bylos dokumentų eilės numeriai, indeksai, datos, antraštės ir bylų lapų numeracija, ir tai yra privalomas dokumentas byloms, kuriose pateikiama ypač vertinga informacija. įmonės.

Vidinis bylos aprašas turi vieningą formą ir užpildomas atskirame lape. Jei dėklas yra surištas arba apsiūtas be vidinio inventoriaus ruošinio, tada jis priklijuojamas prie korpuso priekinio dangčio vidinės pusės.

Vidaus dokumentų (bylų) inventoriuje turi būti išsami informacija apie bylos dokumentus: jų eilės numeriai, dokumentų rodyklės, kiekvieno iš jų datos, antraštės, bylos lapų ir užrašų numeriai ir baigiamas galutiniu įrašu, kurioje turi būti nurodoma (tiek žodžiais, tiek skaičiais) vidaus inventoriaus numerių lapai ir jame aprašytų dokumentų skaičius. Vidaus dokumentų aprašą turi pasirašyti kompiliatorius (nurodydamas pareigas).

Jei darbo metu pasikeičia bylos dokumentų sudėtis (pavyzdžiui, poėmis, pakeitimas kopijomis ar naujų dokumentų pridėjimas), tada atitinkami ženklai pažymimi paskutiniame vidinio inventoriaus stulpelyje. dokumentai - „užrašai“. Taip pat nurodoma, pagal kokį dokumentą ši operacija buvo atlikta.

Į bylą jau įtrauktų dokumentų įstaigos ar organizacijos darbuotojas gali pareikalauti per metus. Tokiu atveju juos pašalinti iš bylos gali tik už bylų formavimą ir saugojimą atsakingas darbuotojas. Jų vietoje dedamas pakaitinis lapas, kuriame nurodoma, kada, kam ir kiek laiko dokumentas buvo išduotas.

Pasibaigus raštvedybos metams, neleidžiama išduoti atskirų dokumentų iš bylos. Jei reikia, visa byla gali būti išduota laikinam naudojimui.

Jei reikia išduoti visą bylą, užpildoma pakaitinė kortelė, kurioje nurodomas išduotos bylos numeris, išdavimo data, kam byla buvo išduota, kiek laiko, atsakingų asmenų parašai ir priėmimas grąžinus dokumentus. Pakaitinė kortelė padedama išduotos bylos vietoje.

Kompetentingų institucijų (pvz., Prokuratūros ir pan.) Prašymu dokumentus galima atsiimti iš bylų tik gavus raštišką šių institucijų nurodymą ir gavus vadovybės leidimą. Tokiu atveju turi būti surašytas dokumento originalo paėmimo aktas, o vietoje jo prie bylos pridedama patvirtinta kopija.

Vidaus inventorius sudaromas byloms, kuriose yra ypač vertingų dokumentų, ribotos prieigos dokumentų, asmens byloms, taip pat byloms, sudarytoms pagal dokumentų rūšis ir pridedamoms prie turinio. Jo paruošimo poreikį nustato įstaigos, organizacijos ar įmonės darbo biure instrukcijos.

Bylos pradžioje pateikiama vidinė inventorizacija ir į ją įvedama informacija apie kiekvieną pateiktą dokumentą. Atkuriant sugadintus archyvus, labai svarbi vidinė dokumentų inventorizacija.

Bylos dokumentų vidaus inventoriaus pildymo taisyklės:

1. Korpuso vidinės inventorizacijos lapai yra atskirai sunumeruoti arabiškais skaitmenimis ir pažymėti sertifikavimo lape „+“ ženklu.

2. Turi būti nurodytas byloje esančio dokumento serijos numeris.

3. Pridedama dokumento rodyklė - tai dokumento registracijos numeris (jei jo nėra, tada vidinėje inventorizacijoje daroma pastaba).

4. Stulpelyje "Data" įrašoma dokumento registravimo data arba dokumento pasirašymo data (jei dokumentas nebuvo įregistruotas).

Biuro darbe dokumentų aprašas, kurio pavyzdį galima rasti žemiau, naudojamas tais atvejais, kai reikia sudaryti išsamų tam tikro rinkinio sąrašą. Jo rengimas visada yra prasmingas, nes tai yra pagrindinis patvirtinimas, kad tam tikra suma perduodama adresatui.

Galite atsisiųsti firminio blanko pavyzdį straipsnio pabaigoje.

Jis visada surašomas tais atvejais, kai dokumentas juda ir už įmonės ribų, ir už jos ribų. Šiuo atveju terminas turėtų būti suprantamas ne tik kaip tam tikro vertybinių popierių sąrašas, bet ir vienas dokumentas. Svarbu suprasti, kad iš tikrųjų bet koks judėjimas apima inventoriaus, kuris vienu metu atlieka kelias funkcijas, sudarymą:

1. Visų pirma, tai yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis 1 ar daugiau dokumentų siuntimo ir perdavimo iš konkretaus siuntėjo konkrečiam adresatui faktą.
2. Leidžia greitai sekti dabartinį dokumentų srautą ir aptikti tam tikro popieriaus judėjimą.
3. Galiausiai jos dėka galima padaryti išvadas apie vidinę logistiką - t.y. tiksliai, kaip vyksta darbo eiga, kokiomis kryptimis, kokiomis dienomis ir kokiais taškais. Dėl šios priežasties galima optimizuoti pristatymo procesus įmonės viduje, o tai sutaupys daug išteklių.

Dokumentų sąrašo pavyzdys 2020 m

Kompiliacija yra įmonės nuožiūra. Paprastai jis yra sukurtas įmonės apskaitos politikoje, o jo pavyzdys tvirtinamas visais dokumentų perdavimo atvejais.

Pagal numatytuosius nustatymus formos šablonas apima šiuos skyrius:

1. Adresato vardas - t.y. įmonė, vyriausybinės agentūros atstovas ar privatus asmuo, kuriam perduodamas dokumentų rinkinys.
2. Organizacijos, kuri perduoda dokumentus, pavadinimas.
3. Paruošimo data.
4. Lentelė su pačiu inventoriumi, kurioje nurodyta:

• numeris eilės tvarka;
• visas dokumento pavadinimas;
• kopijų skaičius;
• lapų skaičius.

1. Toliau paprastai rašoma eilutė apie tai, kiek iš viso buvo perduota dokumentų lapų.
2. Po to yra už perkėlimą atsakingo asmens parašas, taip pat dokumentų priėmimo ženklas, nurodantis visą pavardę, priimančio darbuotojo pareigas ir priėmimo datą.

Jei reikia, taip pat galite papildomai parašyti, kokia forma perduodami dokumentai - originalas arba kopija (patvirtinta arba nepatvirtinta).

Rašomas dokumentas 2 egzemplioriais- vienas lieka siuntėjui, o kitas perduodamas adresatui. Jei reikia, galite surašyti dar 1 egzempliorių, kuris bus perduotas administracijos, apskaitos ir kitų suinteresuotų darbuotojų saugojimui.

PASTABA. Lentelės lapų skaičius nurodomas iš karto visoms dokumentų kopijoms - t.y. bendras kiekvienam dokumentui. Visos tuščios lentelėje esančios eilutės perbraukiamos rašikliu.

Kompiliavimo parinktis specializuotoje programoje parodyta vaizdo įraše:

Pagrindinės veislės

Skirtingos įmonės turi savo formas ir patvirtintus dokumentų aprašų pavyzdžius, kurie sudaromi pagal tas pačias taisykles. Priklausomai nuo dokumentų paskirties, yra kelios jų grupės:

1. Vidinis - skirtas dokumentų rinkiniui perkelti vienoje įmonėje, skyriuje, filiale arba tarp skirtingų filialų, didelės įmonės struktūrinių padalinių.
2. Dokumentų perdavimo trečiųjų šalių bendrovėms atsargos - šie šablonai gali būti kuriami atsižvelgiant į kitus aspektus, atsižvelgiant į tai, kokia papildoma informacija turėtų būti pateikta sandorio šalims, mokesčių atstovams ir kitiems vyriausybės departamentams.

Pati plačiausia klasifikacija yra susijusi su tuo, kokie dokumentai yra aprašyti perdavimui kitai įmonei arba vidiniam naudojimui. Pavyzdžiui:

1. Inventorius atestacijos bylai.
2. Pirminių apskaitos dokumentų aprašas.
3. Asmeniniai darbuotojų failai ir daugelis kitų.

Kaip tai padaryti teisingai

Inventorius yra viena iš labiausiai paplitusių rūšių. Jie ją kuria pagal tam tikras taisykles. Nurodomi šie punktai:

1. Dokumento serijos numeris - tai reiškia, kad asmeniniame faile ar kitame aplanke, kuriame sugrupuojami failai, kiekvienas dokumentas visada sunumeruojamas priskiriant unikalų skaitmeninį ar raidinį ir skaitmeninį derinį.
2. Indeksas - kai kuriais atvejais dokumentui taip pat priskiriamas unikalus indeksas. Tai ypač pasakytina, kai vienoje byloje yra labai daug dokumentų, todėl kartu su numeriu yra nustatytas abėcėlės derinys, leidžiantis greitai jį rasti bendrame sąraše. Jei indekso nėra, pažymimas „be indekso“ arba „b / n“.
3. Data - tai reiškia ne dokumento datą, o jo registravimo datą. Kartais šie rodikliai nesutampa, todėl juos reikėtų iš anksto patikrinti, kad vėliau neatitikimų nebūtų.
4. Dokumento pavadinimas visada sudaromas taip, kad pagal jo pavadinimą būtų lengva nustatyti ne tik esmę, bet ir priklausymą tam tikrai bylų kategorijai ar darbo skyriui.
5. Lakštų numeriai paprastai pritvirtinami viršuje ir centre, tačiau visada paliekami organizacijos nuožiūrai. Patogumui įmonės apskaitos politikoje visada priimamas pirminis sprendimas, pagal kurį surašomi visi dokumentai, įskaitant jų puslapius.
6. Pastabos yra neprivalomas, tačiau gana dažnas skyrius, kuriame atsakingas asmuo gali pridėti savo pastabų dėl dokumentų ar bylų su bylomis judėjimo. Pavyzdžiui, byla buvo archyvuota arba dokumentas buvo atsiimtas perduoti sandorio šaliai (arba, priešingai, grąžintas) ir pan.
7. Galutinis ženklas yra įrašas, atspindintis bendrą dokumentų, puslapių, kopijų, tipų (originalų, patvirtintų ir nepatvirtintų kopijų) skaičių. Tai numatyta patogumui, kad reikiamus dokumentus būtų galima rasti nedelsiant.

Jei dokumentai prarado savo aktualumą ir pasibaigė jų saugojimo oficialiame dokumentų sraute laikas, jie perduodami archyvui. Tokiu atveju pervedimo inventorius visada sudaromas, net jei dokumentas perduodamas 1 vieneto sumai.

Tokio dokumentų sąrašo pavyzdyje išsaugota pagrindinė informacijos pateikimo lentelėje forma. Tačiau įvedamas papildomas stulpelis „Terminai“, o tai reiškia galutines dokumentų saugojimo laikotarpio pabaigos datas. Paprastai šios datos nustatomos pagal norminius dokumentus (pavyzdžiui, maršrutų sąrašai saugomi mažiausiai 5 metus).

Tarp archyvinių dokumentų didelę grupę sudaro tie dokumentai, kurie turėtų būti nuolat saugomi. Rengiant tokių dokumentų aprašus, reikia atsižvelgti į keletą savybių:

1. Stulpelio „Tinkamumo laikas“ nėra, nes manoma, kad jis bus saugomas nuolat.
2. Visa numeracija atliekama paprasta chronologine tvarka, nes nauji dokumentai skaičiuojami tokia tvarka, kokia jie buvo gauti.
3. Dažnai sudaromas pratarmė arba aiškinamasis raštas, kuriame nurodomas dokumentų tikslas, jų klasifikavimo principai, integracija į tam tikrą grupę ir kt.
4. Tokiu atveju surašomi 4 egzempliorių apimties inventoriai, jei kalbame apie organizaciją, kuri tiekia dokumentus valstybės ar savivaldybių archyvams \ Privačių įmonių atveju sprendimą priima įgalioti asmenys.

Pavyzdys pateiktas žemiau.

Atsisiųskite pavyzdžių formas:

(žodis) - perkelti į kitą organizaciją

- archyvuoti

Įmonių ir organizacijų darbuotojų registracija, priežiūra, asmeninių bylų saugojimas turėtų būti vykdomas griežtai nustatyta tvarka. Asmeniniuose failuose paprastai yra daugiau nei vienas svarbus dokumentas - kai kuriais atvejais jų sąrašas gali siekti iki dviejų dešimčių. Būtent dėl ​​dokumentų skaičiaus ir jų pavadinimų nustatymo darbuotojų asmeninėse bylose yra „asmens bylų inventorius“.

Failai

Kam skirtas inventorius?

Šis nesudėtingas popierius leidžia iš karto įrašyti visus dokumentus, kuriuos darbuotojas pateikė darbo metu. Ateityje taip pat registruojami visi dokumentai, kurie patenka į asmens bylą, faktai apie dokumentų paėmimą bet kokiems poreikiams ir jų grąžinimą.

Kaltė dėl inventoriuje esančių dokumentų praradimo ar sugadinimo perkeliama ant darbuotojo, atsakingo už asmens bylų laikymą, pečių, o tai yra gera priežastis labai atsargiai registruoti inventorių, atsižvelgiant į tai, kad praktiškai buvo precedentų kreiptis į teismą dėl bendrovės prarastų dokumentų.

Kokiems asmeniniams reikalams reikėtų sudaryti inventorių

Įstatymas nereikalauja privalomo vidinio dokumentų, saugomų darbuotojų asmens bylose, sąrašo. Tačiau yra atvejų, kai inventorius turi būti pridėtas (tai atsispindi atitinkamuose teisės aktuose). Jie apima

• tie aplankai, kurie perkeliami į įmonės archyvą nuolatiniam ar ilgalaikiam saugojimui (daugiau nei 10 metų),
• taip pat tie, kurie turi paprastą pavadinimą „asmeninė byla“ (tai yra, iš jų neaišku, kokius dokumentus ir kiek jie turi).

Kas turėtų surašyti dokumentą?

Asmeninių reikalų tvarkymas yra personalo specialistų kompetencija, todėl juose saugomų dokumentų aprašo sudarymas taip pat yra jų prerogatyva. Tačiau kai kuriais atvejais (pavyzdžiui, mažose įmonėse) inventorių gali sudaryti sekretorius arba įmonės vadovas - svarbiausia, kad darbuotojas turėtų pakankamą kvalifikaciją, kad galėtų užpildyti dokumentą. teisinga tvarka ir visa forma. Tai ypač aktualu dabar, kai anksčiau patvirtinta asmeninių reikalų tvarkymo tvarka buvo atšaukta, o įmonių darbuotojai šiame procese turi pasikliauti tik savo patirtimi ir visuotinai priimta praktika.

Kaip sudaryti vidinį asmens dokumentų aprašą

Iki šiol nėra vieno, vieningo, privalomo šio dokumento pavyzdžio. Todėl įmonės gali pasinaudoti viena iš dviejų galimybių:

1. kiekvieną kartą, jei reikia, sudarykite ją savavališkai (tai nepatogu daugeliui asmeninių reikalų),
2. naudoti organizacijos sukurtą ir patvirtintą šabloną (jis turi būti užregistruotas įmonės apskaitos politikoje).

Dokumente turi būti daug informacijos:

• Įmonės pavadinimas,
• darbuotojo, kurio dokumentai yra aprašyti, pareigos ir pavardė,
• aprašytų dokumentų sąrašas,
• išsamų dokumentų, saugomų asmens byloje, sąrašą (taip pat jų kopijas).

Sąrašas apima ne tik darbo knygas, švietimo dokumentus ir pažangių mokymo kursų pažymėjimus, bet ir apdovanojimų sąrašus, įsakymų ir nurodymų, susijusių su darbuotoju, kopijas, mokslinių darbų sąrašus, informaciją apie akademinius laipsnius ir kt.

Pagrindinę informaciją geriausia įrašyti į dokumentą lentelės pavidalu.

Taip pat reikėtų atkreipti dėmesį į tai, kad plečiantis asmens bylai, visi nauji dokumentai, patekę į ją, taip pat turėtų būti įrašyti į inventorių, taip pat tie, kurie iš jos pašalinti arba, atvirkščiai, grąžinti į jį (nurodant asmenis ir priežastis, kodėl jie reikia).

Kaip sudaryti asmens bylos dokumentų aprašą

Dokumentą galima parengti ranka (naudojant liniuotę, pieštuką ir rašiklį) arba atspausdinti kompiuteryje (patogiausia, nes vienu metu galite atspausdinti reikiamą kopijų skaičių). Jį galima užpildyti ant tuščio A4 formato popieriaus lapo arba įmonės firminio blanko (nesvarbu). Paprastai kiekvienu atveju daroma viena dokumento kopija, tačiau jei darbuotojas paprašo kopijos, darbdavio atstovas neturi teisės jo atsisakyti.

Sąrašą gali sudaryti vienas ar keli lapai (su daugybe dokumentų). Jei jame yra daug puslapių, jie turėtų būti sunumeruoti.

Pildant dokumentą reikėtų vengti netikslumų ir klaidų, o juo labiau į jį įvesti sąmoningai netikslios ar melagingos informacijos - jei tokie faktai bus rasti, tai gali užtraukti drausminę atsakomybės darbuotojo bausmę.

Dokumentas gali būti saugomas įvairiais būdais, pavyzdžiui, priklijuotas prie asmeninių failų aplanko titulinio puslapio galo arba tiesiog uždarytas aplanke (jei inventoriuje yra daug lapų).

Asmens dokumentų aprašo sudarymo pavyzdys

Pavadinimas nurodo inventoriaus pavadinimą ir darbuotojo, kurio asmens bylos dokumentai yra aprašyti, duomenis. Jame taip pat yra įdarbinančios įmonės pavadinimas.

• dokumento numeris,
• tada jo indeksas (arba skaičius pagal vidinį įmonės dokumentų srautą),
• surašymo ir pasirašymo data,
• titulas, t.y. dokumento pavadinimas (čia parašytas originalas arba kopija),
• lapų numeriai,
• pastabos, kuriose paprastai nurodomas dokumento statusas, jo atsiėmimo ir grąžinimo datos bei priežastys ir kt. informacija.

Dokumentų skaičius asmens byloje yra nurodytas žodžiais po lentele.

Pabaigoje inventorius patvirtinamas asmeniniu darbuotojo, atsakingo už darbuotojo asmens bylų turinį ir saugojimą, parašu (nurodant jo pareigas ir dekoduojant autografą).

Ką daryti su inventoriumi po darbuotojo atleidimo

Kai darbuotojas palieka savo darbo vietą, jo asmens byla nutraukiama. Draudžiama jį perduoti jam, todėl jis perkeliamas į įmonės archyvą. Sąraše po paskutinio įrašo visos tuščios tuščios eilutės perbraukiamos, kad niekam nekiltų pagunda ten įvesti papildomos informacijos. Tada dokumentas, kaip visos asmeninės bylos dalis, siunčiamas į archyvą saugoti.