Bylos pavadinimas yra svarbiausias nomenklatūros elementas. Pagrindiniai jo rengimo reikalavimai yra aiškiai ir apibendrinta forma atspindėti pagrindinį bylos dokumentų turinį ir sudėtį. Antraštė turėtų būti konkreti ir be skirtingų interpretacijų. Būtina vengti nespecifinių formuluočių - „skirtingų dokumentų“, „bendros korespondencijos“ ir kt. Bylos pavadinimas suformuluotas remiantis elementais, išdėstytais tokia seka:

· Dokumento pavadinimas (užsakymai, protokolai ir kt.), Verslo rūšies pavadinimas (korespondencija, dokumentai, verslas);

· Korespondentas (organizacijos, kuriai adresuoti dokumentai ir iš kurios gauti dokumentai, pavadinimas);

· Klausimas ar bylos dokumentų santrauka; ,

· Vietovės (teritorijos), su kuria siejamas bylos dokumentų turinys, pavadinimas;

· Datos (laikotarpis), su kuriomis susiję bylos dokumentai;

· Bylos kopijos numerio nuoroda.

Antraštės elementų sudėtį lemia į bylą įdėtų dokumentų pobūdis.

Dokumento pavadinimas bylos pavadinime nurodomas vienaskaita arba daugiskaita (grupuojant to paties pavadinimo dokumentus byloje), pavyzdžiui:

„Diplomų išdavimo registracijos žurnalas“

„Įmonės akcininkų susirinkimų protokolas“

„Dokumentų vykdymo kontrolės suvestinės“.

Jei faile yra keli pavadinimai, jie pateikiami pavadinime, pavyzdžiui:

"Atsiliepimai ir nuomonės apie mokslinius straipsnius, išsiųsti ..."

„Akademinės tarybos posėdžių protokolai ir stenogramos ...“.

Jei skirtingų pavadinimų (daugiau nei dviejų ar trijų) dokumentai yra susiję su ta pačia problema ir nėra susieti su biuro darbų seka, tada formuluojant bylos pavadinimą vartojamas terminas „dokumentai“. Tokiu atveju dokumentų, iš kurių bus suformuota byla, pavadinimai yra pateikiami skliausteliuose antraštės pabaigoje, pavyzdžiui:

„Dokumentai, parengti pagal valdžios institucijų nurodymus (pažymos, apžvalgos, komentarai, informacija ir kt.)“

„Dokumentus, pateiktus teisminėms institucijoms ir policijai baudžiamosiose ir civilinėse bylose (veiksmai, memorandumai, pažymos, charakteristikos)“.

Sąvoka „dokumentai“ taip pat gali būti naudojama bylų, kuriose yra bet kurio dokumento priedai, antraštėse.

Teisminių, tiriamųjų, asmeninių (asmeninių), arbitražo ir kitų bylų antraštės, sujungtos vieno klausimo sprendimo seka, yra suformuluotos terminu „byla“:

„Švietimo pagalbos ir administracinio bei vadovaujančio personalo asmeninės bylos“.

Sąvoka „susirašinėjimas“ naudojama bylų, kurios sudaro susirašinėjimą su viena ar daugiau organizacijų, antraštėse:

„Susirašinėjimas su klientais dėl produktų pristatymo laiko“.

Dokumentuose, sukurtuose organizacijoje, trumpai nurodomas dokumento autorius - organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas arba nurodomas bendras jos pavadinimas:

„Direktorių valdybos posėdžio protokolas“.

Pavadinime nurodant korespondentą, konkretus organizacijos pavadinimas arba apibendrintas rūšies pavadinimas naudojamas be konkretaus sąrašo:

„Susirašinėjimas su Rosarkhivu apie ...“

„Susirašinėjimas su tarptautinėmis organizacijomis dėl mokslinio bendradarbiavimo“.

Jei dokumentai yra susiję su korespondencija su skirtingais korespondentais tuo pačiu klausimu, korespondentai nenurodomi:

„Susirašinėjimas mokslo ir organizaciniais klausimais“.

Jei dokumentai yra susiję su vieno administracinio teritorinio vieneto (gyvenvietės) korespondencija, tada jo (jo) pavadinimas nurodomas bylos pavadinime:

„Susirašinėjimas su gamybos asociacija„ Almaz “(„ Orel “) dėl produktų tiekimo sutarties įgyvendinimo“.

„Susirašinėjimas su Maskvos archyvų asociacijos organizacijomis dėl mokslinės ir praktinės konferencijos surengimo“.

Bylos pavadinime gali būti nurodytas laikotarpis, kuriam priklauso dokumento turinys:

„2003 metų pagrindinės veiklos užsakymai“.

Bylų, kuriose yra planavimo, ataskaitų dokumentai, pavadinime nurodyti ne tik metai, bet ir mėnuo, ketvirtis:

„Filialų verslo planai 1998 metams“

„Konsoliduotas 1 996 pajamų ir išlaidų balansas“.

Jei tuo atveju organizacijoje užpildytos statistinės formos yra sugrupuotos, pavadinime nurodomas jos numeris (kodas):

„Įmonių ataskaitos apie valstybės užsakymų tiekimą (1-PS forma)“.

Jei reikia, bylos antraštėse nurodomas dokumentų kopijų skaičius:

„Rektoriaus įsakymai dėl studentų įdarbinimo ir personalo keitimo. Kopijos “.

Jei byla susideda iš kelių dalių ar tomų, tada sudaroma bendra bylos antraštė ir prireikus galima paaiškinti tomų antraštes.

Kaip teisingai užpildyti pagrindinius bylų nomenklatūros skyrius, kad būtų išvengta klaidų ir skirtingų interpretacijų?

Atsakymas

6.1 Į bylų nomenklatūrą turėtų būti įtrauktos bylų antraštės, skirtos sugrupuoti dokumentus, atspindinčius visas organizacijos veiklos sritis, įskaitant tas, kurios suformuotos viešųjų organizacijų veikloje.

6.2 Į nomenklatūrą įtrauktos dokumentų grupių su antspaudu „Oficialiam naudojimui“ (DSP) ir informacinių kortelių, dokumentų ir publikacijų žurnalų su antspaudu „DSP“ antraštės.

6.2.1 Įvykdyti dokumentai, pažymėti „ДСП“, yra sugrupuoti į bylas atskirai

arba kartu su kitais neklasifikuotais dokumentais tuo pačiu klausimu. Ant korpuso, kuriame yra tokie dokumentai, viršelio yra pritvirtintas ženklas „naudojimo tikslais“.

6.3 Bylų nomenklatūra apima laikinai veikiančių įstaigų atvejus, kurių dokumentai yra teisinis pagrindas patvirtinti organizacijų įgaliojimus arba nutraukti veiklą (pavyzdžiui, organizacijos likvidavimo komisijos atvejai yra įtraukti į nomenklatūrą likviduojamos organizacijos atvejų).

6.4 Per vienerius metus neišspręstų klausimų bylų antraštės yra nuolatinės ir įtraukiamos į kitų metų organizacijos bylų nomenklatūrą su tuo pačiu indeksu.

6.5 Į organizacijos reikalų nomenklatūrą įtrauktos likviduotų organizacijų bylų antraštės, kurių nebaigė kanceliarinis darbas, kurio įpėdinis yra organizacija.

6.6 Spausdintų leidinių pavadinimai nėra įtraukti į bylų nomenklatūrą.

6.7 Bylos antraštė turėtų aiškiai ir apibendrintai atspindėti pagrindinį bylos dokumentų turinį ir sudėtį.

Antraštėse neleidžiama naudoti nespecifinių formuluočių („skirtingos korespondencijos“, „patikrinimų medžiagos“ ir kt.).

6.8 Antraštės pradžioje nurodomas bylos tipas (korespondencija, žurnalas, knyga ir kt.) Arba bylą sudarančių dokumentų rūšys (įsakymai, protokolai, aktai ir kt.).

Tada šie antraštės elementai dedami logine seka:

Dokumento adresatas arba korespondentas (organizacijos, kuriai dokumentas bus išsiųstas arba iš kurios dokumentas gautas, pavadinimas),

Vietovės (teritorijos), su kuria siejamas bylos dokumentų turinys, pavadinimas,

Datos (laikotarpis), kurioms priklauso bylos dokumentai,

Nurodymas byloje esančių dokumentų kopijų skaičius.

Pavyzdžiui: „Pagrindinės veiklos fondo regioninio skyriaus vadovo įsakymai“, „Tikslinė 2000–2005 m. Regiono bibliotekininkystės plėtros programa“, „Nuostatai, instrukcijos, gairės, išsiųstos informacijai“, “ Metinis leshozo planas miškų ūkio veiklos išlaidoms finansuoti. Kopijuoti ".

6.9 Teisminių, tiriamųjų, asmeninių (asmeninių), arbitražo ir bylų, susijusių su procedūrų seka konkrečiu klausimu, antraštėse kaip bylos tipas naudojamas terminas „byla“.

6.10. Bylų, kuriose yra dokumentai vienu klausimu, bet nesusijusių su biuro darbo seka, antraštėse kaip bylos tipas naudojamas terminas „dokumentai“, o antraštės pabaigoje arba iškart po žodžio „dokumentai“ “Skliausteliuose nurodytos pagrindinės byloje sugrupuotos dokumentų rūšys.

Pavyzdžiui: „Dokumentai (pasiūlymai, pažymos, prašymai, autobiografijos) dotacijoms gauti“, „Miško fondą apibūdinantys dokumentai (mokesčių aprašymai, miškų urėdijų schemos, apželdinimo planai, medžioklės plotų planai, planšetės)“.

Sąvoka „dokumentai“ taip pat naudojama bylų, kuriose yra dokumentai, priedai prie bet kurio dokumento.

Pavyzdžiui: „Instituto akademinės tarybos posėdžio protokolo dokumentai“.

6.11 Susirašinėjimo bylų antraštėse nurodoma, su kuo ir kokiu klausimu ji vykdoma.

Pavyzdžiui: „Susirašinėjimas su Rusijos Federaciją sudarančių subjektų administracijomis dėl socialinio draudimo biudžetų vykdymo“, „Susirašinėjimas su miškų valdyba finansavimo klausimais“.

6.12 Bylų, kuriose yra planavimo ar ataskaitų teikimo dokumentų, antraštėse nurodomas laikotarpis (mėnuo, ketvirtis, metai), kurio planai (ataskaitos) buvo parengti.

Pavyzdžiui: „Metinis skyriaus darbo planas“, „Ketvirčio apskaitos ataskaitos ir dokumentai jiems“.

6.13 Jei byla susideda iš kelių tomų ar dalių, sudaroma bendra bylos antraštė.

Bylos pavadinimas yra svarbiausias nomenklatūros elementas. Pagrindiniai jo rengimo reikalavimai yra aiškiai ir apibendrinta forma atspindėti pagrindinį bylos dokumentų turinį ir sudėtį. Antraštė turėtų būti konkreti ir be skirtingų interpretacijų. Būtina vengti nespecifinių formuluočių: „skirtingų dokumentų“, „bendros korespondencijos“ ir kt.

Bylos pavadinimas suformuluotas remiantis elementais, išdėstytais tokia seka:

• - dokumento pavadinimas (įsakymai, protokolai ir kt.), verslo rūšies pavadinimas (korespondencija, dokumentai, verslas);
• - dokumento autorius (organizacijos, struktūrinio padalinio pavadinimas);
• - korespondentas (organizacijos, kuriai adresuoti dokumentai ir iš kurios gauti dokumentai, pavadinimas);
• - klausimas arba bylos dokumentų santrauka;
• - vietovės (teritorijos), su kuria siejamas bylos dokumentų turinys, pavadinimas;
• - datos (laikotarpis), su kuriomis susiję bylos dokumentai;
• - bylos kopijos numeris.

Antraštės elementų sudėtį lemia į bylą įdėtų dokumentų pobūdis.

Dokumento pavadinimas bylos pavadinime nurodomas vienaskaita arba daugiskaita (grupuojant to paties pavadinimo dokumentus byloje), pavyzdžiui:

• - „Diplomų išdavimo registravimo žurnalas“;
• - „Įmonės akcininkų susirinkimų protokolas“;
• - „Dokumentų vykdymo kontrolės suvestinės“.

Jei faile yra keli pavadinimai, jie pateikiami pavadinime, pavyzdžiui:

• - „Atsiliepimai ir nuomonės apie mokslinius darbus, išsiųsti ...“;
• - „Akademinės tarybos posėdžių protokolai ir stenogramos ...“

Jei skirtingų pavadinimų (daugiau nei dviejų ar trijų) dokumentai yra susiję su ta pačia problema ir nėra susieti pagal dokumentų tvarkymo tvarką, tada, formuojant bylos pavadinimą, naudojamas terminas „dokumentai“.

Tokiu atveju dokumentų, iš kurių bus suformuota byla, pavadinimai yra pateikiami skliausteliuose antraštės pabaigoje, pavyzdžiui:

• - „Dokumentai, parengti valdžios institucijų nurodymu (nuorodos, apžvalgos, komentarai, informacija ir kt.)“;
• - „Dokumentai, pateikti teismams ir policijai baudžiamosiose ir civilinėse bylose (aktai, memorandumai, pažymos, charakteristikos)“.

Sąvoka „dokumentai“ taip pat gali būti naudojama bylų, kuriose yra bet kurio dokumento priedai, antraštėse.

Teisminių, tiriamųjų, asmeninių (asmeninių), arbitražo ir kitų bylų antraštės, sujungtos vieno klausimo sprendimo seka, suformuluotos naudojant terminą „byla“. Pavyzdžiui: „Švietimo pagalbos ir administracinio bei vadovaujančio personalo asmeninės bylos“.

Sąvoka „susirašinėjimas“ naudojama bylų, kurios sudaro susirašinėjimą su viena ar daugiau organizacijų, antraštėse. Pavyzdžiui: „Susirašinėjimas su klientais apie produktų pristatymo laiką“.

Dokumentai, sukurti organizacijoje, trumpai nurodomas dokumento autorius - organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas arba nurodomas bendras jos specifinis pavadinimas.

Pavyzdžiui: „Direktorių tarybos posėdžio protokolas“.

Pavadinime nurodant korespondentą, be konkretaus įrašo naudojamas konkretus organizacijos pavadinimas arba apibendrintas rūšies pavadinimas. Pavyzdžiui:

• - „Susirašinėjimas su Rozarkhivu apie ...“;
• - „Susirašinėjimas su tarptautinėmis organizacijomis dėl mokslinio bendradarbiavimo“.

Jei dokumentai yra susiję su susirašinėjimu su skirtingais korespondentais tuo pačiu klausimu, tada korespondentai nenurodomi. Pavyzdžiui: „Susirašinėjimas mokslo ir organizaciniais klausimais“.

Jei dokumentai yra susiję su vieno administracinio-teritorinio vieneto (gyvenvietės) korespondencija, tada jo (jo) pavadinimas nurodomas bylos pavadinime. Pavyzdžiui: „Susirašinėjimas su gamybos asociacija„ Almaz “(Brianskas) dėl produktų tiekimo sutarties įgyvendinimo“.

Bylos pavadinime gali būti nurodytas laikotarpis, kuriam priklauso dokumento turinys. Pavyzdžiui: „Pagrindinės veiklos užsakymai 2013 metams“.

Bylų, kuriose yra planavimo, ataskaitų dokumentai, pavadinimas nurodo ne tik metus, bet ir mėnesį, ketvirtį.

Pavyzdžiui: „Filialų verslo planai 2014 metams“; „Konsoliduotas 2013 metų pajamų ir išlaidų balansas“.

Jei tuo atveju organizacijoje užpildytos statistinės formos yra sugrupuotos, tai antraštėje nurodomas jos numeris (kodas). Pavyzdžiui: „Įmonių ataskaitos apie valstybės užsakymų tiekimą (1-PS forma)“.

Jei reikia, bylos antraštėse nurodomas dokumentų kopijų skaičius. Pavyzdžiui: "Rektoriaus įsakymai dėl studentų įdarbinimo ir personalo keitimo. Kopijos".

Jei byla susideda iš kelių dalių ar tomų, tada sudaroma bendra bylos antraštė ir prireikus galima paaiškinti tomų antraštes.

Byla yra atskiras dokumentas arba dokumentų rinkinys, susijęs su viena problema ir dedamas po vienu viršeliu. O atskirų dokumentų paskirstymo į bylas tvarką lemia bylų nomenklatūra. Biuro darbe dokumentų sisteminimo pagrindas yra teisinga jų klasifikacija, skirta atitinkamiems atvejams.

Kodėl man reikia bylų nomenklatūros?

Pagrindinis bylų nomenklatūros tikslas yra dokumentų apyvartos sisteminimas. Pagal „Pagrindines organizacijų archyvų eksploatavimo taisykles“ (patvirtintas 2002 m. Rugpjūčio 6 d. Rosarkhivo kolegijos sprendimu) 3.4 punktą, tai yra tam tikros formos įmonės biuro darbe sudarytas bylų pavadinimų sąrašas , nurodant jų saugojimo sąlygas. Žemiau pateikiame 2020 m. Bylų nomenklatūros pavyzdį.

Pagrindiniai dokumento tikslai:

• klasifikacija ir apskaita;
• palengvinti reikiamų dokumentų paiešką;
• pagalba perduodant bylas ir kaupiant inventorių;
• sistemingai parengti darbo dokumentus atrankai tolesniam saugojimui ar sunaikinimui.

Kam tai yra privaloma

Šiuolaikiniame pasaulyje biuro darbas yra sistemingas požiūris ir tikslumas. Jei bylų nomenklatūra yra kokybiška, tuomet galite greitai dirbti su dokumentais įstaigoje. Dabar bylų nomenklatūros buvimas yra privalomas bet kuriam juridiniam asmeniui, tai yra institucijai, organizacijai, įmonei. Vadinasi, ne tik tie darbuotojai, kurie yra atsakingi už vidinę darbo eigą, bet ir visų lygių vadovai turėtų žinoti, kokia yra bylų nomenklatūra.

Dabar pakalbėkime apie tai, kas turi sudaryti tokį sąrašą. Visų pirma tai turėtų padaryti įmonės, perkeliančios dokumentus į valstybinį archyvą (20 straipsnio 2 punktas, pagrindinių organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklių įvadas, patvirtintas 2002 m. Rugpjūčio 6 d. ):

• valstybės ir savivaldybių;
• nevalstybiniai dokumentai, priskiriami valstybės nuosavybei;
• nevalstybiniai, jei jie yra sudarę sutartį su valstybės archyvu.

Kitos įmonės to daryti neprivalo. Bet pageidautina. Geriau turėti organizacijos 2020 m. Reikalų nomenklatūros pavyzdį, nes tai padeda susisteminti darbą biure, taip pat užtikrina archyvinių dokumentų saugumą. Tai visų pirma dokumentai apie personalą, kurie yra sukurti bet kurioje įmonėje ir už kurių nesilaikymą bendrovei gresia bauda.

Peržiūrėjo

Yra trijų tipų atvejai:

• (tai yra norminis dokumentas, nustatantis panašių organizacijų bylų sudėtį);
• apytikslis (nustato apytikslę bylų sudėtį ir jų indeksus organizacijose, kurioms ji taikoma);
• individualus (kiekviena įmonė jį kuria savarankiškai, atsižvelgdama į apytikslį ir tipišką).

Įmonėse, kurios neturi struktūrinių padalinių, sudaroma viena nomenklatūra. Jame pateikiamos visų per kalendorinius metus įmonėje iškeltų bylų antraštės. Didžiosiose įmonėse kiekvienam struktūriniam padaliniui sudaromas atskiras skyrius, ateityje jie sujungiami.

Formavimo ir patvirtinimo procedūra

Pirmą kartą bylų nomenklatūra turėtų būti sukurta pačioje organizacijos veiklos pradžioje. Veikimo metu tai įmanoma, tačiau tai nėra visiškai patogu: kol bus priimtas šis sprendimas, bus sukaupta nemažai darbo dokumentų, kuriuos teks išardyti. Kiekvienų metų pabaigoje bylų sąrašą prireikus galima peržiūrėti. Tokiu atveju jame atliekami pakeitimai, papildymai ar išimtys, po to jis taikomas atnaujintoje versijoje nuo naujo laikotarpio pradžios (Pagrindinių archyvo tvarkymo taisyklių 3.4.6 punktas). Tai yra, pavyzdinė 2020 m. Bylų nomenklatūra su naujais saugojimo laikotarpiais turi būti patvirtinta praėjusių metų pabaigoje arba pačioje šių metų pradžioje.

Kūrimas paprastai patikimas dokumentų valdymo skyriui, įmonės biurui arba, jei įmonė yra maža, personalo pareigūnui, buhalteriui ar sekretoriui. Jei reikia, galite paprašyti pagalbos iš Rosarkhivo darbuotojų (Pagrindinių archyvų eksploatavimo taisyklių 3.4.2 punktas).

Nomenklatūra pagrįsta dokumentais, apibūdinančiais įmonės veiklos ir struktūros ypatybes, ankstesnėmis nomenklatūromis, taip pat įmonės veiklos metu sugeneruotų standartinių dokumentų sąrašais.

Kuriant bylų nomenklatūrą, būtina atsižvelgti į:

• dokumentai apie organizacijos sukūrimą (reglamentas, chartija);
• struktūrinių padalinių veiklą reglamentuojantys dokumentai;
• personalo stalas;
• ankstesnių metų bylų nomenklatūra;
• organizacijos registracijos forma;
• standartiniai ir žinybiniai dokumentų sąrašai su saugojimo laikotarpiais.

Išvardinkime pagrindinius jo patvirtinimo etapus:

• yra sukurtas organizacijos padalinio;
• pasirašo skyriaus vedėjas;
• patvirtintas įmonės vadovo įsakymu. Užsakymą galite atsisiųsti patvirtinę bylų nomenklatūrą (pavyzdys) žemiau.

Įsakymo pavyzdys bylų nomenklatūrai patvirtinti

Dokumento struktūra

Vieninga organizacijos reikalų nomenklatūros forma pateikta Rusijos kultūros ministerijos 2015 m. Sausio 31 d. Įsakymo Nr. 526 priede Nr. 24 (įregistruotas Rusijos teisingumo ministerijoje 2007 m. 2015 Nr. 38830).

Pagal pagrindines organizacijų archyvų taisykles, patvirtintas 2002 m. Rugpjūčio 6 d. Rosarkhivo kolegijos sprendimu, nomenklatūroje turėtų būti nurodyta:

1. Indeksas.
2. Vardas.
3. Saugyklų skaičius matuojamas tūriais, šis stulpelis pildomas pasibaigus kalendoriniams metams.
4. Saugojimo laikotarpis ir sąraše esančių straipsnių skaičius - nurodoma, kiek laiko byla turi būti saugoma, nurodant šį laikotarpį nustatantį norminį aktą.
5. Pastaba. Pildyti pagal poreikį.

Kaip užpildyti formą

Tai, kas buvo aukščiau, yra abstrakti informacija. Dabar konkrečiai parodysime, kaip turėtų atrodyti 2020 m. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos bylų nomenklatūra pagal federalinį valstijos švietimo standartą, kurio nemokamą pavyzdį galima atsisiųsti žemiau.

Pradėkime nuo to, kad FSES yra federalinės valstybės švietimo standartai. Kalbant apie ikimokyklinio ugdymo įstaigas, tai yra Rusijos švietimo ir mokslo ministerijos 2013 17 10 įsakymas Nr. 1155, kuriame šis standartas išsamiai atskleistas. Jei pažvelgsime į tai, pamatysime keturis skyrius, iš kurių pirmasis yra bendrosios nuostatos. Tai netaikoma mūsų klausimui. Tačiau kiti trys gali būti priimami dirbti pagal reikalavimą:

• į švietimo programos struktūrą;
• pardavimo sąlygos;
• programos kūrimo rezultatus.

Tai reiškia, kad mūsų nomenklatūrą sudarys bent trys elementai (iš tikrųjų daugiau, bet daugiau apie tai vėliau).

Kiekvienam atvejui priskiriame indeksą ir pavadinimą.

Bylų indeksas pagal atvejų nomenklatūrą (pavyzdys):

• 01 - švietimo programų struktūros;
• 02 - pažanga įgyvendinant švietimo programas;
• 03 - edukacinių programų įsisavinimo rezultatai.

Be to, jei tai darome konkrečiam vienetui, tada priskiriame kitą šio vieneto indeksą, pavyzdžiui, biuro indeksą - 01. Jis bus rodomas prieš bylos numerį, nes vieneto indekso svoris yra didesnis ( lengviau ieškoti). Dėl to mes gauname:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Dabar, užpildydami šiuos aplankus konkrečiais dokumentais, jiems paskirsime brūkšnį arba brūkšnį:

• 01-01 / ... pradedame nuo vieno iki metų pabaigos;
• 01-02/...;
• 01-03/....

2020 m. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos bylų nomenklatūra su naujais saugojimo laikotarpiais turi būti patvirtinta ne vėliau kaip iki naujų kalendorinių metų pradžios.

Pavyzdinė 2020 m. Bylų nomenklatūra

Saugojimo laikotarpių nustatymas

Tinkamumo laikas yra pagrindinis kriterijus, pagal kurį atskiriami dokumentai pagal atvejus. Formuojant dėklus, jie yra suskirstyti į tuos, kuriuos reikia saugoti pagal šias sąlygas:

• laikinai iki 10 metų;
• laikinas nuo 10 metų;
• nuolatinis.

Saugojimo laikotarpiai nustatomi pagal patvirtintus sąrašus:

• pagrindinis yra;
• techninės dokumentacijos saugojimo laikotarpiai yra nurodyti „Tipiškų archyvinių dokumentų sąraše ...“, patvirtintame Rusijos Federacijos kultūros ir masinių ryšių ministerijos 2007 m. liepos 31 d. įsakymu Nr. 1182.

Jei pateiktuose šaltiniuose neradote reikiamos informacijos, įmonė gali pati nustatyti saugojimo laikotarpį.

Kalbant apie apskaitos ir mokesčių dokumentus (2020 m. Apskaitos bylų nomenklatūra su naujais saugojimo laikotarpiais), jų saugojimo, sunaikinimo ir atsakomybės už pažeidimus tvarka yra nustatyta mokesčių kodekse, Rusijos Federacijos kultūros ministerijos įsakyme rugpjūčio 25 d. Nr. 558 ir toliau.

Personalo skyriaus dokumentų saugojimą taip pat reglamentuoja įstatymas. Žmogiškųjų išteklių skyriaus nomenklatūrą 2020 metams su naujais saugojimo laikotarpiais turi parengti specialiai paskirtas darbuotojas, išduoti įsakymu ir patvirtinti organizacijos vadovo.

Kur saugoma

Kiekvienas egzempliorius turi savo saugojimo vietą:

• pirmoji kopija dedama į bylą ir saugoma dokumentų tvarkytojų;
• antrasis naudojamas darbe;
• trečiasis yra apskaitos dokumentas, jei toks yra;
• ketvirtas, po patvirtinimo, lieka valstybės archyve (jei reikia, patvirtinimas);
• likusios kopijos siunčiamos struktūriniams padaliniams.

Suvestinė bylų nomenklatūra, pavyzdys

Dokumentų perkėlimas į archyvą

Atskirai pakalbėkime apie atvejį, kai dokumentai turi būti pateikti archyvui.

Tokie atvejai ruošiami pristatymui pagal Valstybės archyvo reikalavimus. Praėjus metams po biuro darbo pabaigos, nuolatinio ir laikino saugojimo bylos perkeliamos į organizacijos archyvą. Šis procesas vyksta pagal vadovybės patvirtintą grafiką. Bylos priimamos pagal inventorių ir nomenklatūras, pridedant dokumentų registracijos korteles. Jei atliekant dabartinį darbą reikia palikti kai kurias bylas, archyvas parengia šių bylų išdavimą laikinam naudojimui. Ruošiant bylas ir jas pateikiant archyvui, nagrinėjama mokslinė ir praktinė dokumentų vertė, bylų vykdymas, inventorizavimas byloms, kuriose saugomas nuolatinis ir ilgalaikis saugojimas.

Dokumentų vertės tyrimas

Paprastai informacija daugelyje dokumentų turi vienkartinę vertę ir po naudojimo ji praranda savo aktualumą. Ir dokumentai, kuriuose yra moksliškai ir praktiškai vertingos informacijos, turėtų būti saugomi nuolat. Siekiant optimaliai atrinkti vertingus dokumentus, atliekamas tyrimas, nustatant dokumentų būseną, socialinę-kultūrinę ir kitą reikšmę, siekiant juos atrinkti valstybiniam saugojimui arba nustatyti jų saugojimo sąlygas. Komisija sukuriama kvalifikuotų specialistų vadovo, taip pat biuro, departamentų archyvų ir vyriausiojo buhalterio įsakymu. Pagrindinės ekspertų komisijos užduotys yra: juodraščių klasifikatorių ir darbo biure nomenklatūrų svarstymas.