Statybos biuro darbo metodika. Biuro pagrindai

Verslo sėkmė labai priklauso nuo tinkamo jo organizavimo. Apskaitą turėtų vesti ir vadovai, ir paprasti darbuotojai. Kokios jo savybės, kokios rūšys yra ir į kokius norminius dokumentus reikėtų atsižvelgti organizuojant dokumentų srautą?

Kas yra biuro darbas

Bet kuri organizacija, nepaisant jos nuosavybės formos ir savybių, vykdydama savo veiklą kuria įvairius dokumentus. Tai gali būti įsakymai, laiškai ir protokolai. Visi jie susiję su organizacine ir administracine dokumentacija.

Biuro darbas – tai organizacinių dokumentų rengimo veikla, atliekama pagal tam tikras taisykles ir reikalavimus. Dažniausiai įmonės skiria specialius darbuotojus, dirbančius tik šioje srityje. Mažose įmonėse sekretoriaus funkciją galima priskirti beveik bet kuriam darbuotojui.

Jei suprasite terminijos esmę (kas yra biuro darbas), paaiškės žodžio kilmė. Tai visų pirma oficialios informacijos įrašymas į apčiuopiamą laikmeną. Šio proceso metu sukuriamas vartotojas, kuris vėliau pradeda tam tikrus veiksmus.

Pats terminas „biuro darbas“ atsirado gana seniai, tačiau tik praėjusio amžiaus viduryje jis įgavo oficialią formą, įtvirtintas valstybės lygmens norminiuose dokumentuose.

Biuro darbas ir dokumentų srautas – kas tai?

Organizacija negali egzistuoti nepriklausomai nuo teisės aktų. Jame visada yra biuro darbas ir dokumentų srautas. Kas tai yra, kokios yra popierių perdavimo ypatybės, kaip teisingai juos surašyti? Šiuos klausimus sprendžia specialistai: sekretoriai, archyvarai, personalo skyriaus darbuotojai.

Įrašų tvarkymas apima informacijos įrašymą į materialią laikmeną, popierinio ar elektroninio dokumento kūrimą. Jo pagrindu kuriamas organizacijos dokumentų srautas – įsakymo ar laiško judėjimas, pradedant nuo jo sukūrimo ir baigiant įvykdymu ir išsiuntimu į archyvą ar sunaikinimu.

Priklausomai nuo to, kur kuriami verslo dokumentai apie darbuotojus ir organizacijos valdymą, dokumentų srautas skirstomas į išorinį ir vidinį. Tolesnis įsakymo, nurodymo, laiško kelias priklausys nuo šaltinio.

Organizacijos vidaus dokumentų srautas apima šiuos etapus:

Išorinio dokumentų srauto etapai paprastai yra panašūs, tačiau yra keletas skirtumų:

• Dokumentai įmonei tiekiami iš išorės. Tai gali būti aukštesnių ir žemesnių organizacijų, filialų popieriai, oficialių institucijų nuostatai, teismo įsakymai, piliečių laiškai.
• Visi organizacijos gauti verslo dokumentai turi būti registruojami. Ji patvirtina, kad jie yra kontroliuojami.
• Kitas etapas – darbas su dokumentu, susipažinimas su instrukcijomis arba jų vykdymas.
• Jei reikia, išduodamas oficialus atsakymas.
• Paskutinis etapas – registracija ilgalaikiam ar archyviniam saugojimui ir galimas sunaikinimas.

Be to, kalbant apie organizacijos valdymą, išskiriami šie dokumentų srauto tipai:

Visi dokumentų judėjimo etapai būtinai registruojami specialiuose žurnaluose. Jie gali būti atliekami keliais variantais:

• dokumentų judėjimas;
• dokumentų kortelės;
• Elektroninis dokumentų valdymas yra labiausiai paplitęs daugumoje organizacijų.

Teismo dokumentų tvarkymo ypatumai

Daugelis žmonių stebisi, kas tai yra ir kuo jis skiriasi nuo bendro. Teismo byla yra kiek kitoks dokumentų ir daiktinių įrodymų paketas. Teisingas jo saugojimas ir judėjimas užtikrina teisėsaugos sistemos darbo skaidrumą. Teisminis darbas, skirtingai nei organizacinis, negali būti savanoriškas. Tai atlieka įgalioti asmenys ir yra griežtai kontroliuojama. Jam visi etapai yra normiškai ir griežtai apibrėžti iki sunaikinimo.

Sekretoriaus funkcijos

Dauguma įmonės darbuotojų labai miglotai įsivaizduoja, kas yra biuro darbas ir dokumentų srautas. Sekretoriui tai yra profesinė veikla.

Įmonės sekretoriatas atlieka pagrindinę funkciją: Pagal darbo formą ir požymius įmonės biuro darbo tarnybos organizavimas skirstomas į šiuos tipus:

• Centralizuotas – visi sekretoriai yra viename skyriuje ir atsiskaito vyriausiajam sekretoriui arba vyresniajam sekretoriui.
• Decentralizuotas – sekretoriai ir savo pareigas atliekantys darbuotojai yra paskirstyti po organizacijos padalinius ir atsiskaito skirtingiems vadovams.
• Mišrus – dažniausiai randamas didelėse organizacijose.

Dokumentų srauto ypatumai įmonėje tiesiogiai priklausys nuo to, kokia sekretoriato forma bus priimta.

Instrukcijos darbui biure

Nepriklausomai nuo nuosavybės dydžio ir formos, bet kuri organizacija turi turėti norminį aktą, reglamentuojantį dokumentų judėjimą. Kas tai yra ir kaip jį sudaryti? Šis klausimas neramina ne tik sekretores, bet ir vadovus.

Biuro darbo instrukcijos yra neriboto galiojimo organizacijos vidaus norminis aktas, patvirtintas vadovybės įsakymu ar nurodymu. Jame išdėstyti visi dokumento išdavimo etapai, pateikiami pareigybių, kurių parašai gali patvirtinti oficialių popierių tikrumą, sąrašai, pateikiami dizaino pavyzdžiai, blankai ir blankai.

Apskaita

Mažose organizacijose, kuriose dokumentų srautas mažas (mažiau nei 200 per metus), nekyla klausimas, kas yra apskaita. Viską sprendžia patys darbuotojai ar net vadovas.

Jeigu apskaitos tvarkymo pareigos nėra tiesioginės darbuotojui ir nenurodytos jo darbo sutartyje, tuomet turėtų būti priimtas potvarkis dėl šių funkcijų paskyrimo. Šiame dokumente turėtų būti nurodytos papildomos pareigos, atsakomybė ir kompensacijos.

Personalo dokumentų tvarkymo ypatumai

Jei organizacijoje yra bent vienas darbuotojas, bus sudaryti darbo dokumentai. Klausimas, kas yra personalo dokumentų tvarkymas, ypač aktualus įmonėms, kuriose dirba mažas darbuotojų skaičius.

Personalo dokumentų tvarkymas – tai konkrečių dokumentų, susijusių su įmonės darbuotojų darbo veikla, judėjimo užtikrinimas. Paprastai šias pareigas atlieka specialaus padalinio – personalo skyriaus – darbuotojai. Jų funkcijos apima personalo dokumentų priėmimą, apdorojimą ir saugojimą. Įskaitant asmens duomenų, kurie yra konfidencialūs, tvarkymą.

Personalo dokumentų srautas paprastai vykdomas atskirai nuo bendrojo dokumento, laikantis slaptumo ir saugojimo ypatybių taisyklių.

Biuro darbo optimizavimas

Nepaisant sparčios skaitmeninių technologijų plėtros, daugeliui organizacijų sunku optimizuoti dokumentų srautą. Jie ir toliau senamadiškai susirašinėja popieriniu būdu ir veda įprastus žurnalus.

Taip yra dėl dviejų veiksnių:

• įmonės darbuotojų atsparumas naujovėms;
• finansų trūkumas.

Vadovai turėtų atsiminti, kad dokumentų srauto optimizavimas su didelėmis investicijomis duoda pastebimą ekonominį efektą.

1. ĮVADAS Į BYLOS PROCESĄ

1. Dokumentas valdymo sistemoje.

2. Pagrindinės biuro darbo ir dokumentų srauto sąvokos.

3. Biuro darbo raidos istorija Rusijoje.

1.1. DOKUMENTAS VALDYMO SISTEMOJE

Pagrindinis valdymo ir kitos informacijos fiksavimo ir perdavimo valdymo sistemoje būdas yra dokumentas, o nuo to, kaip efektyviai veikia bet kurios institucijos priimamų sprendimų kokybė, taigi ir bendras veiklos rezultatas plačiąja to žodžio prasme. sutvarkyta dokumentacija. Teisinga dokumentacija darbui įstaigoje grindžiama atitinkama normine ir metodine baze – organizacinio, mokomojo ir metodinio pobūdžio teisinių dokumentų rinkiniu. Tarnybinio darbo norminiai ir metodiniai dokumentai kiekvienoje institucijoje rengiami atitinkamų teisės aktų ir norminių aktų pagrindu.

IN pagal federalinį įstatymą „Dėl informacijos, informatizacijos

Ir Informacijos apsauga“ 1995-02-20 Nr. 24-FZ (5 straipsnis) dokumentacija (ty dokumentų sukūrimas) yra privaloma informacijos įtraukimo į informacijos išteklius sąlyga. Taip pat nurodoma, kad dokumentacija vykdoma valdžios institucijų, atsakingų už biuro darbo organizavimą, dokumentų ir jų masyvų standartizavimą, nustatyta tvarka. Valstybinis reguliavimas apima ne tik dokumentacijos sritį, bet ir darbo su dokumentais organizavimą.

Valstybinį biuro darbo reglamentavimą vykdo Rusijos federalinė archyvų tarnyba (Rosar-Khiv), kuri pagal Rusijos Federacijos archyvų fondo nuostatus (patvirtintus Rusijos Federacijos prezidento kovo 17 d. dekretu) , 1994 Nr. 552) ir Rusijos Federacijos federalinės archyvų tarnybos nuostatuose (patvirtintuose Rusijos Federacijos Vyriausybės 1998 m. gruodžio 28 d. nutarimu Nr. 1562) pateikiami tarpsektoriniai organizaciniai ir metodiniai nurodymai bei organizacijos kontrolė. dokumentų tvarkymas federalinės valdžios organų raštinėje veikloje, koordinuoja valstybinės kanceliarinės sistemos ir vieningų dokumentų sistemų kūrimą.

Rusijos Federacijos standartizacijos, metrologijos ir sertifikavimo komitetas (Rusijos Gosstandart) vykdo valstybinį standartizacijos valdymą, įskaitant dokumentų ir dokumentų sistemų suvienodinimą ir standartizavimą, visos Rusijos techninių, ekonominių ir klasifikatorių kūrimą, diegimą ir priežiūrą. socialinė informacija.

Rusijos Federacijos Vyriausybė ir federalinės vykdomosios valdžios institucijos yra atsakingos už dokumentų paramos organizavimą vykdomosios valdžios institucijose, rengiant atitinkamus norminius teisės aktus.

1.2. PAGRINDINĖS BYLOS PROCESO IR DOKUMENTŲ SRAUTŲ SĄVOKOS.

Bet kurios įmonės valdymas yra informacinis procesas, kurio metu gaunama, apdorojama informacija, parengiamas sprendimas, o sprendimas perduodamas atlikėjams, kurių veiksmai yra kontroliuojami.

Visuose informacijos proceso etapuose yra kuriami dokumentai, kuriuose fiksuojama įvairi informacija.

Dokumentas yra informacijos visuma, esanti materialioje laikmenoje ir turinti teisinį pagrindą.

Vyresnieji

ataskaitų teikimas

Ryžiai. 1. Įmonės informaciniai procesai

Neatsiejama bet kokios organizacijos sistemos valdymo dalis yra biuro darbas.

Terminas „popierizmas“ atsirado XVIII amžiaus antroje pusėje ir reiškė ne tik aplanką su dokumentais, bet ir patį leidinį. Šiuo metu terminas reiškia informacinio palaikymo bylai organizavimą, t.y. įrašų valdymas.

Darbas biure– veiklos sritis, susijusi su dokumentų kūrimo procesu ir darbo su jais organizavimu.

Biuro darbo tikslas– informacinė pagalba valdymo procesui

Pagrindinės biuro darbo užduotys:

 dokumentų kūrimas, t.y. juos pritvirtinant bet kokia laikmena;

 dokumentų perdavimas vėlesniam jų vykdymui ar sprendimo priėmimui;

 dokumentų registravimas jų vykdymo kontrolei vykdyti;

 dokumentų sisteminimas ir saugojimas, greita dokumentų paieška

kaip reikia.

Biuro darbo organizavimo formos:

Centralizuota forma pasižymi tuo, kad visos dokumentų tvarkymo operacijos yra sutelktos (centralizuotos) į vieną centrą visai įstaigai – biure, bendrajame skyriuje ar sekretorėje. Ši forma būdinga mažoms įstaigoms.

Decentralizuota forma apima biuro veiklos paskirstymą tarp įstaigos struktūrinių padalinių; Be to, kiekvienas iš jų atlieka gana homogenišką biuro operacijų rinkinį. Retai naudotas.

Mišria forma operacijos atliekamos centralizuotai (dokumentų priėmimas, registravimas, kontrolė, dauginimas) ir decentralizuotai (dokumentų saugojimas, bylų kūrimas). Būdinga vidutinėms ir didelėms įstaigoms.

Biuro darbo samprata remiasi dokumentacijos samprata.

Dokumentacija yra reguliuojamas informacijos įrašymo į popierių ar kitas laikmenas procesas, užtikrinantis jos pagrįstumą.

Dokumentacijos įrankiai- įrankiai, kuriuos žmonės naudoja dokumentams kurti. Jie skirstomi į:

paprastos priemonės(rašikliai, pieštukai)

mechaninėmis ir elektromechaninėmis priemonėmis (rašomosios mašinėlės,

magnetofonai, foto, filmų ir vaizdo aparatūra)

automatizuoti įrankiai (Kompiuterinė technologija).

Dokumentacija suponuoja nustatytų įrašymo taisyklių laikymąsi

informacija apie kiekvieną dokumento tipą. Šių taisyklių laikymasis sukurtiems dokumentams suteikia juridinę galią.

Teisinė galia- oficialaus dokumento nuosavybė, kurią jam suteikia galiojantys teisės aktai, jį išdavusios institucijos kompetencija ir nustatyta įforminimo tvarka.

Rekvizitai yra privalomas dokumento registravimo elementas (dokumento rūšies pavadinimas, adresatas, data, parašas).

Dokumento forma– tai dokumento detalių rinkinys, išdėstytas standarto nustatyta tvarka.

Dokumentavimo sistema– dokumentų, susijusių pagal kilmę, paskirtį, rūšį, veiklos sritį, visuma, vienodi jų įforminimo reikalavimai.

Darbo su dokumentais organizavimas apima įstaigos dokumentų srauto, dokumentų saugojimo ir jų panaudojimo einamojoje įstaigos veikloje organizavimą.

Įstaigos dokumentų srautas – tai dokumentų judėjimo organizacijoje procesas nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki jų įforminimo užbaigimo ir perdavimo į archyvą.

Dokumentas reklamuojamas:

1. Erdvėje: įmonės viduje ir už jos ribų.

2. Laike: nuo dokumento sukūrimo ar gavimo momento iki jo išsiuntimo adresatui arba perdavimo saugoti.

Dokumentų srauto organizavimas įmonėje (žr. skaidrę)

Yra išoriniai ir vidiniai dokumentų srauto kontūrai.

Išorinis kontūras prasideda įeinančiais (išoriniais) dokumentais, kurie į įmonę patenka iš išorės. Gauti dokumentai registruojami sekretorių ir siunčiami vykdyti. Išorinė kilpa baigiasi siunčiamų dokumentų registravimu.

Jei dokumentas sukurtas pačioje organizacijoje, tada vidinė grandinė dokumento ištrauka (iniciacija - vykdymas - patvirtinimas - patvirtinimas)

laukimas – registracija). Būtent ant vidinio dokumento kontūro dažnai atsiranda jo versijų (tai yra, dokumentas egzistuoja skirtingomis versijomis). Pavyzdžiui, patvirtinimo etape, kai atsiranda įvairių žmonių komentarai. Svarbi biuro darbo užduotis – dokumentų versijų sekimas, kaupimas ir tvarkymas bei dokumentų pakeitimų stebėjimas.

1.4. BIURŲ PROCESO RAIDOS RUSIJOJE ISTORIJA

Iki 10 amžiaus daugiausia buvo dokumentuojami teisiniai piliečių santykiai. Jau tuo metu egzistavo dokumentų, tokių kaip kelionės dokumentai, rašytiniai testamentai ir kt., rengimo ir tvarkymo kultūra, taip pat specialioje mokykloje buvo rengiami raštininkai, teismo sekretoriai, spaustuvininkai (antspaudo saugotojai) kunigaikščiams ir stambūs feodalai, tačiau nebuvo vieningos valstybės tarnybos darbo sistemos.

1 etapas. Biuro valdymo sistemos atsiradimas (XI – XV a.).

Senosios Rusijos valstybės laikotarpis yra laipsniško biuro darbo sistemos tradicijų formavimosi, patirties kaupimo dokumentuojant, tvarkant ir saugojant dokumentus, užtikrinant jų saugumą, įskaitant apsaugą nuo neteisėtos prieigos ir klastojimo, laikotarpis.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. Atsirado profesionalūs raštininkai: bažnyčios psalmininkai

ir raštininkai (XIV a. raštininkai buvo visi raštinės darbą atliekantys žmonės).

2. Buvo sudaryti originalūs popierizmo vadovai – blankai, kuriuose buvo išdėstyti dokumentų rengimo etapai – projektas, redakcinis, baltas lapas.

3. Atsirado poreikis išlaikyti svarbios informacijos slaptumą, todėl atsirado įvairių kabės (parašai), antspaudai, tilteliai (parašai suklijuoti), t.elementai, apsaugantys informaciją nuo neteisėtos prieigos saugojimo ir naudojimo stadijoje.

Pirmieji dokumentų klastojimo atvejai siekia tuos laikus.

4. Sukurta dokumentų teisinės galios panaikinimo tvarka. Motina-

als iš specialios saugyklos išnešė „larnikas“ (skrynios prižiūrėtojas su do-

dokumentai) ir buvo sunaikinti dalyvaujant liudytojams. Ypač svarbius dokumentus miesto tarybos parinkta komisija, dažnai viešai, iškilmingoje atmosferoje sunaikino. Mažiau reikšmingi dokumentai buvo grąžinami autoriams arba tiesiog ištrinami iš pergamento, ant kurio buvo surašyti, o ištrinti lapai vėl panaudoti.

5. Saugiai dokumentų saugojimui ir apskaitos tvarkymui buvo skirtos vietos: svečių kiemai ir vienuolynai.

Beveik iki XIV amžiaus pabaigos. Rusijoje pagrindinė medžiaga rašymui tarnams yra

pergamentas (specialiai apdorota oda), dokumentuose vadinamas „charta“, o paprasti žmonės tiesiog „veršiena“ . Seniausia iš anksto

Dokumente buvo chartija – atskiras šiek tiek daugiau nei 15 cm pločio pergamento lapas

(3,5 colio). Dokumentai buvo rašomi ištisiniu tekstu, neskirstant į žodžius, o kaip skyrybos ženklai buvo naudojamas tik taškas sakinio pabaigoje.

2 etapas. Užsakyti popierius (XV – XVII a.).

Valstybinės įstaigos darbo formavimosi ir raidos laikotarpis paprastai vadinamas užsakymo laikotarpis, pirmųjų valdžios institucijų pavadinimais

- įsakymai. Šiuo laikotarpiu pamažu buvo kuriama kanceliarinio darbo centrinėse ir vietinėse įstaigose sistema, formuojamas kanceliarijos darbuotojų kadras, kuriamos stabilios dokumentų formos ir jų rengimo būdai.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. Biuro darbai buvo atliekami administracinėse trobelėse, kurios buvo ir lankytojų priėmimo vieta ( buvimas), biuras ir menas

Khiv. Dokumentai dažniausiai būdavo statomi ant stalų, suolų, o ypač vertingi dokumentai būdavo dedami į skrynias tose pačiose patalpose, kuriose vykdavo einamieji darbai ir lankytojų priėmimas. Užsakymuose buvo saugomų dokumentų inventorius,

A XVII amžiuje Dokumentų inventoriui buvo sudaryti ABC – specialūs rodyklės, skirtos užklausoms apie dokumentus pateikti.

2. Dokumentai buvo ruošiami popieriuje ir turėjo specifinę formą – stulpelį(stulpas, kolona), t.y. suklijuotų siaurų popieriaus lapų ritinys.

Stulpo komponentai buvo vadinami „postavais“. Vietos, kur suklijuojami lakštai, gavo tą patį pavadinimą. Stulpelyje iš tikrųjų buvo ne vienas dokumentas, o visas byloje esančių dokumentų rinkinys. Tekstas stulpeliuose buvo rašomas tik vienoje pusėje, nugarėlė skirta tik pastaboms, rezoliucijoms, adresams dėti. Dokumentai buvo laikomi susukti į ritinį arba ritinį; Ypač svarbiems dokumentams buvo gaminami specialūs dėklai, tačiau dažniau jie buvo tiesiog laikomi skryniose ar skryniose. Tokia dokumento forma buvo nepatogi, nes ieškant reikiamos informacijos prireikė daug laiko išplėsti ir sutraukti stulpelį. Pats klijavimas nebuvo pakankamai tvirtas, todėl dokumentas susidėvėjo ir susidėvėjo. Kartu su stulpeline dokumento forma gimė ir užsakymuose pradėta naudoti sąsiuvinio forma. Užrašų knygelė yra perlenktas popieriaus lapas. Sąsiuviniai buvo renkami kartu, pagal poreikį įrišami ir iš jų daromos knygos.

3. Teisinę galią dokumentui suteikė vadinamasis minties „priskyrimas“.

oficialus tarnautojas – raštininko parašas, dedamas skiemens po skiemens dokumento gale taip, kad jo raidės apimtų abu suklijuotų lapų galus.

(Nei caras, nei bojarai dokumentų nepasirašė, išskyrus sutarčių su užsienio valstybėmis dokumentus). Toks dokumentų pasirašymo būdas užtikrino informacijos apsaugą ir apsunkino jos klastojimą.

4. Rengiami įvairaus pobūdžio dokumentai, fiksuojantys valdžios institucijų valdymo veiklą: pavaldūs nuo aukščiausios valdžios

buvo išsiųsti į chartijas, dekretus ir nuosprendžius, iš vietos institucijų buvo siunčiami atsakymai į įsakymus, privačių asmenų rašytinio kreipimosi į valdžios institucijas forma – prašymai.

5. Dauguma detalių tekste dar neparyškintos,tie. apeliacija, velnias

6. Kiekvienas dokumentas buvo užregistruotas:Gavus dokumentą, ant dokumento buvo uždėta data, o tarnautojas padarė pastabą „Išrašyti“, o tai reiškia „Paklausti“. Tiesą sakant, tai reiškė bylos pradžią.

3 etapas. Kolegialus biuro darbas (XVIII a.).

Pagrindinis skirtumas tarp kolegialaus biuro darbo buvo tas, kad jo organizavimą reglamentavo įstatymai. Koleginių reikalų laikotarpis

gamyba koreliuoja su Petro I reformomis. Būtent jis sukūrė Rusijos biurokratinę sistemą, nulėmusią šiuolaikinį darbą su dokumentais. Petrą I pagrįstai galima vadinti „Rusijos biurokratijos tėvu“.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. Paskelbtas teisės aktas „Bendrieji nuostatai“, kuriame išsamiai išnagrinėti dokumentacijos klausimai. (dokumentų registravimo taisyklės,

jų vykdymo kontrolė, jų rengimo, sertifikavimo, saugojimo tvarka) ir

bylų judėjimas (dokumentų srautas). Nuostatuose net nustatyta, kaip turi būti išdėstyti rašomieji stalai (turėtų būti stalčiai su užraktais), kaip turi sėdėti tarnautojai (po du) ir pan. Darbo diena kolegijose truko 8 valandas. Darbai buvo atliekami ištisus metus, išskyrus tris vasaros mėnesius ir šventes. Už vieną nebuvimo darbe dieną buvo išskaičiuojamas raštvedybos darbuotojo mėnesio atlyginimas, už nedirbtą valandą – savaitės atlyginimas.

2. Ant dokumento įrašytas valdybos vadovo ir narių parašas.

3. Nustatyta plombų naudojimo tvarka.Spausdinti programą

įvyko dalyvaujant dviem liudytojams.

4. Stulpelinės dokumentų formos pakeistos sąsiuviniais - 4 popieriaus lapai, perlenkti per pusę ir susiūti siūlais. Keli įrišti sąsiuviniai sudarė knygą.

5. Dokumentuose atsirado naujų rekvizitų: registracijos įeinantys ir išsiunčiami numeriai, adresatas, parašas, parengimo data, dokumento rūšis ir kt.

keičiasi šiuolaikiniame biuro darbe.

6. Daugeliui dokumentų buvo nustatytos oficialios formos ir parengtos detalių išdėstymo popieriaus lape taisyklės.

7. Pradėjo kurtis įvairios dokumentavimo sistemos:

finansinis, kuriame terminai „debetas“, „kret.

dit“, „balansas“; kariškiai – pranešimai, pranešimai, nurodymai, dispozicijos;

tarptautinės sutartinės – pastabos, memorandumai, išsiuntimai;

teisminis – apklausos, priesaikos, parodymai, nuosprendžiai;

statistiniai – gyventojų surašymai, vadinami auditais, provincijos ataskaitomis.

4 etapas. Ministrų biuro darbas (XIX – XX a. pradžia).

Dabartinė dokumentų srauto sistema, vadinama vykdomosios įstaigos darbas. Valdymo sferoje atsirado ministerijos, kolegialumą pakeitė ministrų vadovavimo vienybė.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. Buvo nustatyti vienodi apskaitos principai mini-

Rusijos departamentai - nuo dokumentų sukūrimo iki jų archyvinio saugojimo. Ypatingas dėmesys buvo skiriamas ministerijų sąveikos su kitomis institucijomis ir imperatoriumi tvarkai, priklausomai nuo tuo metu egzistavusios hierarchijos.

2. Įvesta kelių etapų dokumentų registravimo ir apskaitos sistema.Visi dokumentai, įtraukti į ministeriją, buvo įrašyti į žurnalą. Kiekvienas skyrius turėjo panašų žurnalą, kuriame buvo registruojama pagrindinė informacija.

3. Atsirado dokumentų vykdymo kontrolės sistema. Mėnesio pro-

Buvo atliktas bylų auditas struktūriniuose padaliniuose, apskaita specialiuose išrašuose apie įformintų ir neįvykdytų dokumentų skaičių. Metų pabaigoje buvo parengtas bendras ministerijos pareiškimas.

4. Pasikeitė dokumentų formos. Oficialūs dokumentai buvo surašyti ant blankų, kurių kampuose įdėtos detalės.Informacija apie formą apima

dili: įstaigos pavadinimas, struktūrinių padalinių pavadinimai, data ir registracijos numeris, trumpas teksto pavadinimas, nuoroda į gautą dokumentą. Nuo praėjusio amžiaus 20-ųjų pabaigos formos buvo pradėtos gaminti spausdinant.

5. Atsirado naujų tipų dokumentai: telegramos ir telefoniniai pranešimai.

6. Buvo išleisti dokumentų pavyzdžių rinkiniai – raštininkai.

5 etapas. Tarybinis valstybės tarnybos laikotarpis (1917 m.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. 1917 – 1920 m Sumažintas valdymo dokumentų palaikymo lygis

lenija (darbininkai, kariai ir valstiečiai be specialaus išsilavinimo ėjo dirbti į naujai suformuotas sovietines institucijas).

2. 1925-1926 m Susikūrė dvi didelės organizacijos: Valdymo technologijos institutas (ITU) ir Valstybinis organizacijų statybos biuras

(Orgstroy). ITU užsiėmė teoriniais tyrimais vadybos srityje, o Orgstroi juos įgyvendino praktiškai, skatindama naujos biuro įrangos ir biuro įrangos diegimą. ITU buvo sukurtas Standartizacijos kabinetas, kuris dalyvavo kuriant visos Sąjungos standartus dokumentacijai (laiškai, telegramoms, telefono žinutėms, protokolams) ir raštinės reikmenims (rašalui, rašomųjų mašinėlių juostelėms).

3. 1932 metais ITU buvo likviduota ir nutrūko centralizuotas dokumentų valdymo klausimų metodinis tobulinimas.Nuo šio momento biuro darbo istorijoje prasidėjo ilgas „nepriklausomybės“ laikotarpis: kiekvienas skyrius savaip reglamentuotas darbas su oficialiais dokumentais.

4. 1963 m. buvo patvirtintos „Pagrindinės SSRS įstaigų, organizacijų, įmonių raštvedybos ir archyvų dokumentinės dalies organizavimo taisyklės“.

Šis dokumentas vis dar yra biuro valdymo vadovas.

5. 1973 metais buvo sukurta Vieninga valstybinių įrašų valdymo sistema (USSD).

Vieningas valstybinis duomenų lapas – tai moksliškai sutvarkytas taisyklių, nuostatų ir rekomendacijų rinkinys, tvarkantis ir tvarkant dokumentacijos palaikymą, pradedant nuo dokumento sukūrimo iki pateikimo archyvui.

6. 1970-1980 m Atsirado GOST standartų blokas valdymo dokumentams.

7. 1980 m. Sukurtos unifikuotos dokumentacijos sistemos (UDS), skirtos automatizuoti dokumentų formose esančių duomenų tvarkymą.

Sovietinio biuro darbo raida 1970-1980 m. padėjo pagrindą biuro darbui Rusijos Federacijoje. Daugelis šiuo laikotarpiu sukurtų norminių ir metodinių dokumentų galioja ir šiandien.

1.4. VERSLO GAMYBOS REGLAMENTAVIMAS

Biuro darbo reglamentavimo sistema yra įstatymų ir normų visuma

teisės aktai, reglamentuojantys dokumentų kūrimo, tvarkymo, saugojimo ir naudojimo organizacijos veiklos procese technologiją.

Biuro darbo reguliavimo sistemą sudaro šie komponentai:

 Rusijos Federacijos įstatymai ir teisės aktai;

 GOST standartai;

 Reglamentas;

 Klasifikatoriai;

 Valstybinė valdymo dokumentų palaikymo sistema.

Įstatymai ir teisės aktai informacijos ir dokumentacijos srityje:

 Rusijos Federacijos įstatymai: Rusijos Federacijos civilinis kodeksas, Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl standartizacijos“, Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl archyvų fondo ir archyvų“

 Prezidento dekretai ir įsakymai: „Dėl valstybės politikos informatizacijos srityje pagrindų“, „Dėl Rusijos Federacijos archyvų fondo nuostatų patvirtinimo“.

 Vyriausybės nutarimai ir įsakymai: „Dėl standartizacijos darbo organizavimo, matavimų vienodumo užtikrinimo, gaminių ir paslaugų sertifikavimo“, „Dėl informacinės paramos Rusijos Federacijos gyventojams tobulinimo“

 Rusijos Federacijos federaliniai įstatymai: „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“, „Dėl dalyvavimo tarptautiniuose informacijos mainuose“, „Dėl elektroninių kompiuterių ir duomenų bazių programų teisinės apsaugos“.

 Rusijos Federaciją sudarančių subjektų vyriausybės ir vykdomosios valdžios teisės aktai, reglamentuojantys biuro darbo klausimus.

Valstybiniai standartai (GOST) dokumentacijai

Oficialių dokumentų rengimą griežtai reglamentuoja standartai.

Standartas yra standartinis tipas, pavyzdys, kurį objektas turi atitikti savo charakteristikų, savybių ir savybių požiūriu.

1993 m. birželio 10 d. Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl standartizacijos“ apibrėžia standartizaciją kaip normų, taisyklių ir charakteristikų nustatymo veiklą. Standartų platinimo sritis, turinį, veikimo apimtį nustato valstybės valdymo organai.

Standartų nustatyti reikalavimai yra privalomi visoms valdžios institucijoms ir verslo subjektams. „Gosstandart“ ir kitos valdžios institucijos pagal savo kompetenciją stebi, kaip laikomasi GOST reikalavimų.

Reglamentas

1. Tarpsektoriniai darbo laiko standartai, skirti valdymo dokumentacijos palaikymui. Parengtas Rusijos Federacijos darbo ministerijos Centrinio darbo standartų biuro (CBNT) 1995 m. ir rekomenduojamas darbo intensyvumui ir darbuotojų skaičiui vyriausybinėse įstaigose, įstaigose ir visuomeninėse organizacijose nustatyti. Juose yra

 Laiko normos, skirtos dokumentacijos palaikymui tvarkymui (tvarkymui, registravimui, kiekių apskaitai ir dokumentų vykdymo kontrolei, kartotekų tvarkymui ir kt.)

 Laiko, skiriamo archyvavimo darbams (katalogavimui, archyvų informacinio aparato kūrimui ir kt.), normos.

2. Darbo laiko standartai, skirti gerinti ministerijų, departamentų, įmonių ir organizacijų vadovybės dokumentaciją. Sukurta VNIIDAD (visos Rusijos Dokumentacijos ir archyvavimo tyrimų institutas) 1992 m. ir pateikiami planų ir sutarčių sudarymo laiko standartai. Naudodamiesi jais galite apskaičiuoti darbo sąnaudas, analizuoti darbuotojų produktyvumą ir apskaičiuoti jų skaičių.

3. Laiko standartai dirbant su automatizuotomis archyvavimo technologijomis ir valdymo organų dokumentų palaikymu. Sukūrė Rusijos Federacijos darbo ministerijos Centrinis mokslo ir technologijų bankas 1993 m. ir skirtas nustatyti laiką, praleistą dirbant su valdymo dokumentais tradicinėmis sąlygomis ir valdymo procesų automatizavimo sąlygomis.

Laiko standartai taikomi visų tipų darbui su dokumentais ir yra suskirstyti į du blokus:

 Laiko standartai, skirti dirbti su valdymo dokumentacija (pareigų aprašymų rengimas, organizacijos reikalų nomenklatūra ir kt.)

 Automatizavimo procese atliekamų darbų laiko standartai

pažangios archyvavimo technologijos (statistinių ataskaitų rengimas, paieškos užklausų vykdymas ir kt.)

Klasifikatoriai

Norint naudoti rūšiuojant, ieškant ir tvarkant įvairius automatizuotų informacinių sistemų dokumentus, dokumentui turi būti priskirti specialūs kodai.

Klasifikatorius yra dokumentas, kuriame yra sisteminis objektų pavadinimų ir jų kodų sąrašas.

1. Informacijos apie valdymo dokumentus klasifikatoriai: OKUD.

2. Informacijos apie organizacines struktūras klasifikatoriai: OKPO.

3. Informacijos apie gyventojus ir personalą klasifikatoriai: Darbuotojų profesijų, darbuotojų pareigybių ir tarifų kategorijų OK (OKPDTR).

Valstybinių dokumentų valdymo sistema (GSDMOU)

Pradedant studijuoti kursą, pirmiausia reikėtų susipažinti su pagrindiniais profesiniais terminais ir apibrėžimais, su kuriais nuolat susiduriama dirbant su dokumentais.

Biuro darbas – tai veiklos šaka, teikianti dokumentaciją ir darbo su oficialiais dokumentais organizavimą.

Iš pradžių šis terminas atsirado žodinėje kalboje (manoma, XVII a.) ir reiškė bylos sprendimo (pagaminimo) procesą: „bylos pateikimas“ – problemos sprendimas. Priimant sprendimą iškilo poreikis konsoliduoti rezultatą, pavyzdžiui, pasiektą susitarimą. Nuo seniausių laikų tam buvo kuriami dokumentai, nes ištartas žodis yra trumpalaikis, gali būti pamirštas, persiduodant iškraipomas ar nesuprastas. Jau XVI a. vartojamas žodis atveju kaip su kokiu nors reikalu ar klausimu susijusių dokumentų rinkinys. Pirmą kartą šioje sąvokoje žodis „aktas“ dokumentuose buvo įrašytas 1584 m.

Šiuolaikinis biuro darbas apima:

Savalaikio ir teisingo dokumentų (dokumentacijos) sukūrimo užtikrinimas;

Darbo su dokumentais organizavimas (priėmimas, perdavimas, tvarkymas, apskaita, registravimas, kontrolė, saugojimas, sisteminimas, dokumentų paruošimas archyvavimui, sunaikinimas).

Pastaraisiais dešimtmečiais šis terminas buvo vartojamas kartu su terminu „biuro darbas“. valdymo dokumentacija(ŽEMYN). Jo atsiradimas siejamas su kompiuterinių sistemų įdiegimu į valdymą ir jų organizaciniu, programiniu ir informaciniu palaikymu, siekiant priartinti jį prie kompiuterinėse programose ir literatūroje vartojamos terminijos. Šiuo metu terminai „popierizmas“ ir „dokumentacijos tvarkymas“ yra sinonimai ir vartojami tai pačiai veiklai apibūdinti. Abu terminus galima rasti, pavyzdžiui, dokumentų, reglamentuojančių dokumentacijos procesų organizavimą, pavadinimuose: „Valstybinė valdymo dokumentų palaikymo sistema“ ir „Standartiniai nurodymai biuro darbui Rusijos Federacijos ministerijose ir departamentuose“.

Dokumentacija yra dokumento kūrimo ir apdorojimo procesas. Valstybinis standartas dokumentaciją apibrėžia kaip „informacijos įrašymą įvairiose laikmenose pagal nustatytas taisykles“.

Poreikis fiksuoti informaciją atsirado tarp žmonių senovėje. Iki šių dienų išliko įvairių epochų „dokumentai“, sukurti ant molio lentelių, beržo žievės, akmeninių stelų ir kt. Skirtingi buvo ir informacijos taikymo būdai: piešimas, grafika, rašymas. Šiuo metu vadybos praktikoje jie daugiausia naudoja dokumentus, sukurtus bet kokiu rašymo būdu – rašytus ranka, spausdinti, spausdinti, kompiuteriu, taip pat naudojant grafiką, piešinius, nuotraukas, garso ir vaizdo įrašus bei ant specialių medžiagų (popieriaus, juostos ir fotojuostos). , magnetinė juosta, diskas ir kt.). Mokslo disciplina, tirianti dokumentacijos ir laikmenų metodų kūrimą, yra dokumentų valdymas

Darbo su dokumentais organizavimas - dokumentų judėjimo valdymo aparate užtikrinimas, jų panaudojimas informaciniams tikslams ir saugojimas. Terminas valstybės standarte apibrėžiamas kaip „dokumentų srauto, saugojimo ir naudojimo organizavimas dabartinėje įstaigos veikloje“.

Dokumentų srautas standartiniai skambučiai dokumentų judėjimas organizacijoje nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki užbaigimo vykdymas ar išsiuntimas. Dokumentų apdorojimo technologija apima:

Dokumentų priėmimas ir pirminis tvarkymas;

Preliminarus jų svarstymas ir paskirstymas;

Dokumentų registravimas;

Dokumentų vykdymo kontrolė;

Informacija ir informaciniai darbai;

Dokumentų įforminimas;

Jų išsiuntimas;

Dokumentų sisteminimas (bylų formavimas) ir einamasis saugojimas.

Panagrinėkime kai kurias iš išvardytų sąvokų. Taigi, Registracija reiškia apskaitos duomenų apie dokumentą registravimas nustatyta forma, jo sukūrimo, išsiuntimo ar gavimo fakto fiksavimas, dokumentų įforminimo kontrolė - veiksmų, užtikrinančių savalaikį jų įvykdymą, visuma, bylos formavimas - vykdomų dokumentų grupavimas į grupes. byla pagal bylų nomenklatūrą (sisteminis organizacijoje pradėtų bylų pavadinimų sąrašas, nurodant jų saugojimo laikotarpius, surašytas nustatyta tvarka) ir dokumentų sisteminimas byloje.

Bet koks valdymo sprendimas visada yra pagrįstas informacija apie nagrinėjamą klausimą ar valdomą objektą. Informacija yra identiška sąvokoms: „duomenys“, „informacija“, „rodikliai“. Teisiškai nustatytas šis terminas:

„Informacija – tai informacija apie asmenis, objektus, faktus, įvykius, reiškinius ir procesus, nepriklausomai nuo jų pateikimo formos“.

Kiekvienoje žmogaus veiklos srityje informacija turi savo specifiką, todėl ji atitinkamai skirstoma į medicininę, mokslinę, techninę, technologinę ir kt. Federalinėse institucijose ir vadovybėje, institucijose, organizacijose ir įmonėse (nepriklausomai nuo veiklos krypties). ir nuosavybės forma) valdymo informacija, kuri naudojama bet kuriam objektui ar struktūroms valdyti. Valdymo informacijai keliami keli reikalavimai: išsamumas, efektyvumas, patikimumas, tikslumas, nukreipimas, prieinamumas žmogaus suvokimui.

Dokumentai naudojami įvairiose veiklos srityse, žinių šakose, gyvenimo srityse ir yra daugelio mokslo krypčių tyrimo objektas. Todėl sąvokos „dokumentas“ turinys yra daugiareikšmis ir priklauso nuo pramonės, kurioje jis naudojamas ir kokiais tikslais. Taigi teisininkams dokumentas – tai visų pirma būdas ką nors įrodyti ar paliudyti, istorikui – istorijos šaltinis, kibernetikos dokumentininkas – informacijos nešėjas, o vadybos srities specialistai jį laiko kaip dalyką. valdymo sprendimų fiksavimo ir perdavimo priemonės.

Federaliniame įstatyme „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“ pateikiamas toks sąvokos „dokumentas“ apibrėžimas:

dokumentas - Tai informacija, įrašyta į materialią laikmeną su duomenimis, leidžiančiais ją identifikuoti. Tas pats apibrėžimas pateiktas valstybiniame terminų ir apibrėžimų standarte „Biuro darbas ir archyvavimas“. Norint išsamiau apibūdinti „dokumento“ sąvoką, „rekvizitų“ sąvoka taip pat turėtų būti išplėsta.

Kiekvienas dokumentas susideda iš kelių jį sudarančių elementų, kurie vadinami rekvizitais (vardas, pavardė, autorius, adresatas, tekstas, data, parašas ir kt.). GOST nustato tokį apibrėžimą:

Dokumento detalės - reikalingas dizaino elementas oficialus dokumentas?

Įvairūs dokumentai susideda iš skirtingų detalių rinkinių. Rekvizitų skaičių lemia dokumento sukūrimo tikslai, paskirtis, reikalavimai šio dokumento turiniui ir formai. Daugelio dokumentų detalių skaičius yra griežtai ribojamas. Daugeliui dokumentų detalių skaičių ir sudėtį nustato teisės aktai ir norminiai aktai. Bet bet kuriuo atveju, kaip matyti iš apibrėžimo, materialioje laikmenoje įrašyta informacija turi būti įforminta įvedant reikiamus duomenis. Tik tada jis tampa dokumentu.

Dokumentų moksle dokumentas laikomas faktų, įvykių, objektyvios tikrovės reiškinių ir žmogaus psichinės veiklos bet kokiu patogiu būdu fiksavimo (parodymo) ant specialios medžiagos rezultatu.

Dokumentai, įrašę (rodomi) informaciją, tuo užtikrina jos išsaugojimą ir kaupimą, galimybę perduoti kitam asmeniui, pakartotinai naudoti, pakartotinai ir pakartotinai grąžinti į ją laikui bėgant. Jos veikia įvairias žmogaus veiklos sritis ir skirstomos į tekstines ir grafines, tradicines (ranka, spausdinimo mašinėle) ir kompiuterines laikmenas, mokslines, technines, asmenines ir tarnybines ir kt.

Oficialūs dokumentai - Tai juridinių ar fizinių asmenų sukurti, nustatyta tvarka įforminti ir patvirtinti dokumentai. Tarp jų yra speciali kategorija pareigūnas (vadovas) dokumentai, kurie valstybiniame standarte apibrėžiami kaip oficialūs dokumentai, naudojami dabartinėje organizacijos veikloje.

Kaip informacijos nešėjai, dokumentai yra nepakeičiamas bet kurios įstaigos, įmonės, bet kurios įmonės vidaus organizavimo elementas, užtikrinantis jų struktūrinių dalių ir atskirų darbuotojų sąveiką. Jie yra valdymo sprendimų priėmimo pagrindas, yra jų įgyvendinimo įrodymas ir apibendrinimų bei analizės šaltinis, taip pat medžiaga informaciniams ir paieškos darbams. Valdymo veikloje dokumentas veikia ir kaip darbo objektas, ir kaip darbo rezultatas.

Trumpa biuro darbo istorija.

Šiuolaikinis biuro darbas: paskirtis, funkcijos ir principai.

Įrašų tvarkymo sistema

Biuro technologijų koncepcijos

Terminas „biuro darbas“ iš pradžių pasirodo žodinėje kalboje (XVII a.) ir reiškia bylos sprendimo (parengimo) procesą - „bylos rengimą“ (problemos išsprendimą). Sprendžiant bet kokį klausimą, atsirado dokumentai, kurie įtvirtino pasiektą susitarimą, priimtą sprendimą (nes ištartas žodis yra trumpalaikis, gali būti pamirštas, iškraipytas perdavimo metu ar nesuprastas). Jau XVI a. žodis „byla“ vartojamas kaip „dokumentų, susijusių su bet kokiu verslu ar klausimu, rinkinys“. Pirmą kartą tai buvo užfiksuota dokumentuose 1584 m.

Rusijoje iki XVII amžiaus pradžios. atsitiko pirmas Užsisakykite dokumentus. Pagal užsakymustuo metu buvo vadinami valstybės valdžios organai. Dokumentai buvo ritinio pavidalo, kartais siekiančių keliasdešimt ar net šimtus metrų. Valdant Petrui I ji buvo pristatyta koleginis biuro darbas , progresyvesnis lyginant su tvarka. Kolegijomis buvo vadinamos centrinės institucijos, atsakingos už atskiras viešojo administravimo šakas. Buvo sukurti kolegijos biuras , egzistavo sekretoriaus pareigas , pasirodė žurnalo forma dokumentų registracijai. pradžioje – XIX a. buvo pakeistos lentos ministerijos, kolegialumą vadovybėje pakeitė vadovavimo vienybė. Tai atsitiko vykdomosios įstaigos darbas. Pasirodė formų oficialius dokumentus, pradėtas įvesti kanceliarinio darbo mechanizavimas.

Sovietų valdžios metais procesas darbas biure buvo pritaikytasį centralizuotą valdymąnacionalinė ekonomika. Buvo įdiegta vieninga dokumentavimo tvarka, įgyvendinta nustatyti standartiniai dokumentų formos ir struktūros reikalavimai, jų informacinių elementų standartinė sudėtis. buvo imtasi bandyti įdiegti Vieningą valstybės įrašų valdymo sistemą (EGSD). Tam, kad būtų galima naudoti kompiuterines technologijas daugelyje pramonės šakų, buvo įsisavintos vieningos dokumentacijos sistemos, tinka ir tradiciniams dokumentų apdorojimo būdams.

1.1. Šiuolaikinis biuro darbas: paskirtis, funkcijos ir principai

Šiuolaikinis biuro darbas apibrėžiamas kaip standartas „veiklos šaka, teikianti dokumentaciją ir darbo su dokumentais organizavimą“ tie. visas procesas nuo dokumento pasirodymo iki jo sunaikinimo arba perdavimo į archyvą.

Informacija ir dokumentacija valdymui Aš yra platesnis terminas, kuris reiškia be tradicinio darbo su dokumentais, informacinių paslaugų, duomenų bazių kūrimo, priežiūros ir darbo su jais.

Pagal GOST R 51141-98 biuro darbas (DOW) atstovauja veiklos šaka, teikianti „dokumentavimą ir darbo su oficialiais dokumentais organizavimą“ Ši koncepcija apima dvi glaudžiai susijusias ir viena kitą papildančias sritis:

Ø dokumentacija;

Ø darbo su dokumentais organizavimas

Todėl įmonės biuro darbas apima dokumentuojant įmonės valdymo veiklą Ir (1 diagrama)

Įmonės valdymo veiklos dokumentavimas – tai visuma veiksmų, atliekamų pagal tam tikras taisykles, siekiant įrašyti ir įforminti atitinkamą informaciją materialiose laikmenose popierinių ar elektroninių dokumentų pavidalu..

Pagal dokumentas reikėtų suprasti įrašytas (t. y. įrašyta ir tinkamai atlikta) “ apčiuopiamoje laikmenoje informacija su detalėmis – turinio ir dizaino elementų visuma, užtikrinanti tinkamą dokumento parengimą, atsižvelgiant į jo funkcinę paskirtį ir teisinę galią, leidžiančią jį identifikuoti“(GOST R 51141-98).

Savo ruožtu įmonės dokumentų tvarkymas- Tai veiksmų, atliekamų pagal tam tikras dokumentų fiksavimo, sisteminimo, saugojimo, taip pat jų perkėlimo taisykles, visuma(pristatymas ir priėmimas į sandėliavimo vietas).

Dokumentacija- Tai užsakyta(t.y. sugrupuoti pagal tam tikras taisykles) dokumentų rinkinys, sukurtas vykdant įmonės veiklą.

Taip pat yra "neoficialus" biuro darbo apibrėžimai.

1.) Darbas biure– tai struktūrinis padalinys, kurio kompetencijai priklauso bendras įmonės dokumentų valdymo veiklos dokumentavimo organizavimas.

2) Darbas biure– tai darbo sritis, skirta informacijos įrašymo ir formatavimo veiksmams materialiose laikmenose, taip pat dokumentuotos informacijos (popierinių ar elektroninių dokumentų pavidalu) vėlesniam įrašymui, sisteminimui, saugojimui ir judėjimui. Tie. tai - vieną ar daugiau spektakliui tinkamai pritaikytų patalpų išvardytus veiksmus, ir, svarbiausia, už dokumentų apskaita, sisteminimas, saugojimas ir judėjimas.

Schema 1. Biuro darbas kaip įmonės valdymo veiklos sritis

Organizuojant bet kokio tipo juridinį asmenį, naudojami biuro darbo pagrindai. Tai gana daug darbo reikalaujantis procesas, kuriame dalyvauja absoliučiai visi valdymo aparato darbuotojai. Juk vienas skyrius atsakingas už dokumentacijos pildymą ir tvarkymą, kitas – už savalaikį šių dokumentų judėjimą per institucijas, o tretiems skyriams ši informacija yra vaizdinis vadovas atliekant įprastus darbus.

Tarnybinio darbo pagrindai turi įstatyminę bazę, o kaip tokį pagrindą galime išskirti vieningą valstybinę biuro darbo sistemą, kuri aiškiai atspindi pagrindines taisykles, rekomendacijas ir gaires. Be to, kontroliuojamas visas dokumento kelias nuo jo sukūrimo iki jo pristatymo į archyvą. Turbūt kiekvienas dirbantis žmogus žino tokį dalyką kaip vienokio ar kitokio tipo valstybinis standartas. Šie standartai yra aiškus pagrindinių sistemos nuostatų pavyzdys.

Žinoma, prieš kurdami vieningą sistemą specialistai turėjo atlikti kruopštų darbą, kad išstudijavo svarbiausius darbo su popieriais principus. Ilgą laiką buvo studijuojami kanceliarinio darbo pagrindai, suskirstyti į registravimo, judėjimo per skyrius, prašymo, padavimo į archyvą etapus. Apdorojant gautą informaciją buvo galima nustatyti bendras tendencijas, atitinkančias bet kokios organizacinės ir teisinės formos įmonių gamybinę veiklą.

Biuro darbo pagrindais siekiama suvienodinti panašių dokumentų pildymo sistemą, siekiant užtikrinti duomenų palyginamumą vienos šalies viduje ir net tarptautiniu lygiu. Be to, standartizavimas ir suvienodinimas sutaupo ataskaitas teikiančių vartotojų laiko, nes jie pagreitina susipažinimo su dokumentu procesą. Pavyzdys būtų forma, ty dokumentas su iš anksto atspausdinta informacija. Jie gali būti kuriami ir naudojami individualioje įmonėje, nacionaliniu mastu arba tarptautinio pobūdžio. Be to, verta suprasti, kad forma yra ne tik patogus darbinis dokumentas, palengvinantis gamybinę veiklą, bet ir atspindintis įmonės reputaciją bei atsakomybės laipsnį. Prieš pateikdami jį masinei rinkai, turėtumėte atidžiai patikrinti kiekvienos detalės rašybą ir bendro dizaino teisingumą.

Dokumentų srauto pagrindai pažymi, kad gamybinės veiklos metu reikia registruoti kiekvieną dokumentą, einantį per tam tikrą sritį. Specialisto kompetencija – tinkamas visų dokumentų paskirstymas, savalaikis jų registravimas, taip pat racionalus informacijos grupavimas pagal parengtą schemą.

Šiuo metu vyksta daug seminarų, atskleidžiančių pagrindines šios veiklos technikas ir paslaptis. Personalo apskaitos pagrindai yra ypač populiarūs, nes darbuotojų ir pretendentų į pareigas apskaitos sritis pasižymi dideliu dokumentų kiekiu. Šiuo aspektu specialistai atlieka didelio masto darbus, numatydami laisvų darbo vietų skaičių būsimai, atsižvelgdami į darbuotojų kvalifikacijos kėlimą, atestavimo renginius ir kitus dalykus. Be to, visas analitinis darbas, susijęs su įmonės personalu, taip pat yra personalo įrašų tvarkymo elementas.

Personalo apskaitos skyriaus darbuotojai privalo kasmet rinkti, papildydami ir patikslindami esamą medžiagą. Kartu būtina užtikrinti, kad dokumentai atitiktų galiojančius teisinius standartus. Specialistai privalo laiku išsiųsti pasenusią dokumentaciją į archyvą, kur ji bus saugoma nustatytą laikotarpį, dažniausiai ne trumpiau kaip penkerius metus. Svarbiausios šio skyriaus užduotys yra specializuotų naudojamų klausimynų sudarymas, taip pat klausimų sąrašo, padėsiančio pokalbio metu, sudarymas.