Sveiki! Šiame straipsnyje kalbėsime apie savo darbo dienos planavimą.
Šiandien sužinosite:
- Kodėl planuoti savo darbo dieną;
- Kam to reikia?
- Kaip teisingai planuoti savo darbo dieną.
Darbo dienos planavimas
XXI amžiuje gyvenimo ritmas pastebimai paspartėjo ir toliau įgauna pagreitį. Jei anksčiau, norint sulaukti sėkmės, reikėjo atlikti vieną darbo kiekį, tai dabar norint pasiekti sėkmę reikia nuveikti daug daugiau. Ir žmonės pradeda susidurti su laiko trūkumu. Jei kasdien vejamės visų kasdienių darbų, kuriuos gyvenimas mums meta, laiko visai nelieka.
Darbo dienos planavimas – priemonė, padedanti ne tik efektyviai išnaudoti darbo laiką, bet ir jį sumažinti. Tai nėra trivialus darbų sąrašas, kurį reikia pildyti griežta tvarka. Planavimas – tai galimybė pasirinkti, ką, kodėl ir kada reikia daryti.
Štai kodėl tinkamas planavimas ne tik susistemina viską, ką darote per dieną, bet ir atlaisvina jūsų laiką. Visų pirma, reikia atlikti svarbiausius dalykus – tai pagrindinė taisyklė. Tai naudinga kiekvienam žmogui, turinčiam laisvo laiko darbe ir neturinčiam aiškaus grafiko teisingai paskirstyti laiką.
Kas apima planavimą?
Darbo laiko planavimas apima:
- Prioritetų nustatymas.
- Svarbių užduočių pasirinkimas.
- Ieškokite geriausių būdų juos išspręsti.
- Darbo paieška laisvalaikiu.
Prioritetų suteikimas padeda suprasti, į ką reikia atkreipti dėmesį, kas gali išsispręsti savaime, o į kokią problemą tiesiog reikėtų nekreipti dėmesio. Laikas ir informacija tapo daug vertingesni nei anksčiau, o jaudintis dėl to, kas neduoda rezultatų, yra beprasmiška.
Svarbių užduočių pasirinkimas- beveik tas pats, kas prioritetų nustatymas, tik vienos darbo dienos ribose. Jūs pasirenkate, kas atneš svarbų rezultatą, ką reikia padaryti skubiai, o ką galima atidėti.
Ieškokite geresnių problemų sprendimo būdų– labai svarbus momentas. Planuodami turite apsvarstyti ne tik tai, ką darysite, bet ir kaip geriausia tai padaryti. Kartu svarbu ne tik taupyti laiką, bet viską atlikti kuo greičiau ir efektyviau.
Darbas su laisvalaikiu taip pat turėtų būti įtraukta į darbo planą. Ar turite 2 valandas per dieną, kurias galite skirti kažkam? Galite pasakyti apie tai savo viršininkui ir jis jus apkraus darbu, galėsite lavintis arba įdėti pastangų kurdami savo projektą.
Kodėl svarbu planuoti savo darbo dieną?
Kiekvienas, kuris kada nors susidūrė su laisvai samdomu darbu, verslu ar „darbu pagal valią“ (pavyzdžiui, taksi), puikiai supranta, kaip svarbu organizuoti užduotis visą dieną. Tačiau, pavyzdžiui, dauguma biuro darbuotojų nemano, kad būtina planuoti savo darbo dieną.
Tiesą sakant, pagrindinė darbo dienos planavimo priežastis yra padidinti savo efektyvumą. Jei įsiklausysite į savo kūną, suprasite, kad vienu metu vieni dalykai jums tinka geriau, o kitu – kiti. Pavyzdžiui, po pietų jums patogiau skambinti į kitas įmones, nes jau pabudote, bet dar nesate pavargę, o monotoniškas darbas greičiau baigiamas vakare, todėl geriau atidėti informacijos įvedimą duomenų bazėje iki 5 - 6 val.
Planuojant darbo dieną atsižvelgiama ne tik į pagrindinius problemų sprendimo elementus, bet ir į kiekvieno žmogaus asmeninius pageidavimus. Laiko valdymas nebuvo sukurtas taip, kad visiems primestų tą patį labai efektyvaus darbo modelį. Turite pritaikyti savo užduotis prie savo kūno savybių.
Organizuodami ir planuodami savo darbo dieną galite nuveikti daugiau per trumpesnį laiką, paliekant laiko daryti tai, kas jums patinka.
Kas turėtų planuoti savo darbo dieną?
Kiekvienas žmogus turi turėti galimybę planuoti savo darbo dieną. Taip galite sutaupyti laiko ir dirbti efektyviau. Tačiau yra 3 kategorijos žmonių, kurie tiesiog privalo užsiimti asmeniniu planavimu.
. Labiausiai nedrausmingas darbuotojas yra laisvai samdomas darbuotojas. Jis neturi aiškaus grafiko, o tik terminas primena, kad laikas sėsti ką nors daryti. Būtent todėl laisvai samdomiems darbuotojams, dirbantiems su keliais klientais, labai svarbu susiplanuoti savo darbo dieną. Neretai paaiškėja, kad nauji užsakymai atsiranda su vienos ar dviejų dienų skirtumu, o jei lauksite iki paskutinės minutės, galite neturėti laiko dirbti prie dviejų projektų.
Verslininkai. Čia viskas beveik taip pat, kaip ir laisvai samdomame darbe. Ypač jei tai internetinis verslas. Viena vertus, galite atsipalaiduoti namuose, kol darbuotojai dirba, tačiau, kita vertus, toks požiūris neišvengiamai žlugs. Vakaruose tarp verslininkų klesti darboholizmo kultas. Jie mano, kad jei nedirbi 60 valandų per savaitę, vadinasi, esi tinginys ir neturi ką veikti versle.
Vadovai. Lyderis ne visada bus verslininkas. Įmonės savininkas negali aktyviai dalyvauti savo įmonės reikaluose, tačiau jos direktorius prisiima atsakomybę už viso mechanizmo veikimą. Būtent todėl vidutinių ir didelių įmonių vadovai turi efektyviai išnaudoti savo laiką, nes jų sprendimai lemia įmonės ateitį ilgalaikėje perspektyvoje. Vadovo darbo dienos planavimas yra būdas efektyviausiai paskirstyti savo laiką tarp strategiškai svarbių užduočių.
Darbo dienos planavimo metodai
Tinkamai planuoti darbo dieną gali būti daug būdų. Tačiau vienas iš efektyviausių yra Eizenhauerio matrica. Jo esmė yra tokia.
Yra 4 kvadratai:
- A kvadratas – skubūs ir svarbūs reikalai.
- B aikštė – neskubūs ir svarbūs reikalai.
- C kvadratas – skubūs ir nesvarbūs reikalai.
- D kvadratas – neskubūs ir nesvarbūs reikalai.
Aikštė beveik visada turėtų likti tuščias. Tinkamai planuojant, visos svarbios užduotys turėtų būti išdėstytos B langelyje ir baigtos artėjant prie A.
Kvadratas B yra svarbūs dalykai, kurie padės pasiekti savo tikslą. Tai apima visas užduotis, kurias reikia atlikti per 1 darbo dieną.
Kvadratas C reiškia skubias ir nesvarbias užduotis, kurias reikia pavesti kitiems. Puikus skubių, bet nesvarbių reikalų pavyzdys yra skambinimas potencialiam klientui. Darbuotojas gali tai padaryti, tu geriau susikoncentruok į kitus dalykus.
D kvadratas, reiškia, kad yra neskubių ir nesvarbių dalykų, kurie nepriartina tavęs prie tikslo, nesuteikia teigiamų emocijų ir iš esmės nereikalingi. Visos nenaudingos idėjos turėtų būti surašytos šioje aikštėje.
Toks užduočių skirstymas pagal jų svarbą ir skubumą leidžia suprasti, į ką reikia atkreipti dėmesį per darbo dieną, o ką galima drąsiai pamiršti. Matrica padeda ne tik darbo procesuose, bet ir kasdieniame gyvenime. Jei norite išmokti anglų kalbos, tai jums įdomu ir padės jūsų karjeroje - tai yra B kvadratas. Bet jei norite išmokti ispanų kalbą tik dėl to, kad ją žinotumėte, tai yra D, ir galite saugiai pamiršti apie tai.
Darbo laiko planavimo taisyklės
Yra keletas taisyklių, kaip efektyviai atlikti savo darbo dieną. Kad būtų patogiau, dieną suskirstysime į 3 dalis:
- Darbo dienos pradžia.
- Pagrindinė darbo eiga.
- Užbaigimas.
Rytas yra svarbiausias etapas. Priklausomai nuo to, kiek miegojote, kaip atsikėlėte ir ką veikėte, priklausys jūsų nuotaika, psichologinis požiūris ir pasirodymas.
„Teisingo“ ryto principai yra šie:
- Teigiamas požiūris. Jei kiekvieną dieną atsikelsite galvodami, kad nekenčiate savo darbo, jūsų produktyvumas sumažės. Pasistenkite rytą pradėti maloniomis mintimis.
- Stenkitės „nesiūbuoti“. Ar pastebėjote, kad atsikėlus ryte jums reikia dar 30–40 minučių, kad pagaliau susiprotėtumėte? Tai laikas, kurio neverta gaišti. Iš karto po pabudimo nusiprauskite po dušu, išsivirkite kavos ir užuot praleidę pusvalandį niekur nedingdami, galėsite ramiai pusryčiauti.
- Lengvi pusryčiai ir kelias į darbą. Labai svarbu pradėti dieną neskubant. Kai skubate, jūsų kūnas išleidžia papildomos energijos ir nervų, kuriuos būtų galima panaudoti produktyvesniam darbui. Jei negalite sau leisti sočių pusryčių ir ramios kelionės, eikite miegoti vėliau ir kelkitės anksčiau.
- Pagrindinės užduotys. Dauguma sėkmingų verslininkų linkę sakyti, kad svarbiausias užduotis reikia atlikti ryte. Kaip sakoma: „Jei nori padaryti viską, pusryčiams valgyk varlę“. Varlės vaidmuo yra užduotis, kurios visiškai nenorite imtis. Padarykite tai ryte, o teigiama nuotaika dėl to, kad „varlė suvalgyta“, išliks visą dieną.
Pagrindinė darbo eiga susideda iš šių užduočių:
- Išspręskite neatidėliotinas problemas. Svarbu suprasti, kad jei per darbo dieną jūsų keliu iškyla koks nors neatidėliotinas reikalas, jums nereikia viso dėmesio skirti išskirtinai. Pirmiausia turite suprasti, ar tai svarbu, ar ne. Jei tai svarbu, tuomet reikia nedelsiant pradėti dirbti. Jei ne, perkelkite atsakomybę už jo įgyvendinimą kitam asmeniui.
- Atlikti laiku. Kiekvieną dieną turėtumėte nusistatyti apytikslius terminus, per kuriuos turite susidoroti su visa užduočių apimtimi. Svarbu, kad būtų ne „Padaryk viską iki 18 val.“, o „14:00 - pradėk planuoti, 15:00 - analizuok rodiklius, 16:00 - Padaryk ataskaitą“ ir pan.
- Tvarka darbo vietoje. Tai netiesioginis, bet labai svarbus dalykas. Jei jūsų stalas yra netvarkingas, jūsų akys nuolat dings tarp jo. O jei jūsų darbovietėje yra koks nors svetimas dokumentas, galite pradėti jį studijuoti ir tiesiog prarasti 20 - 30 minučių.
- Nesekite impulsų. Tai svarbiausia. Yra keletas veiksnių, kurie verčia jus nukreipti dėmesį nuo darbo į ką nors mažiau svarbaus. Paskambinkite draugui, kol peržiūrite savo pardavimo planą? Geriau to nedaryti, tada prarasite koncentraciją ir galite lengvai prarasti darbingumą.
- Sugrupuokite savo rutiną. Tai labai svarbu. Jei per dieną reikia paskambinti 60 telefono skambučių, geriau juos suskirstyti į kelias mažas grupes, po 10 - 15 vienu metu. Paskambinę galite atlikti kitą užduotį. Nuolat keisdami rutiną prie aktyvios veiklos, galite nuveikti daug daugiau.
Darbo dienos pabaiga grindžiama šiais principais:
- Užbaikite tai, ko reikia. Yra grupė dalykų, kurie patenka į „svarbu, bet neskubu“ aikštę. Geriausia juos užpildyti per darbo dieną, o „svarbu ir skubu“ aikštę visada palikti tuščią.
- Patikrinkite savo rezultatus pagal savo planą. Viską, ką padarėte per dieną, reikia palyginti su tuo, ką planavote. Jei ką tik pradėjote planuoti savo darbo dieną, tada nedideli nukrypimai nuo plano bus tinkami. Stenkitės, kad jų būtų kuo mažiau.
- Sudarykite planą kitai dienai. Geriausia tai padaryti praėjusios darbo dienos pabaigoje. Taip išlaikysite darbingą dvasią, o kartu svarbu susidaryti tikrą reikalų programą.
Jei esate vadovas, darbo dieną turite glaudžiai bendradarbiauti su savo sekretore.
Atminkite, kad visa tai yra bendri patarimai. Jie neatsižvelgia į jūsų individualias savybes. Jei jums patogiau skubius darbus atlikti po pietų, o ne ryte, tai jūsų teisė. Jei norite, kad didelę, sunkią užduotį atliktumėte paskutinį kartą ir tai nepakenks jūsų nuotaikai vieną dieną, atlikite ją paskutinę.
Darbo dienos planavimas turėtų būti individualus.
Pagrindinės klaidos planuojant darbo dieną
Nepaisant to, kad laiko planavimo praktika yra tvirtai įsitvirtinusi mūsų gyvenime, dauguma žmonių daro dažnas klaidas planuodami savo darbo dieną. Štai keletas iš jų.
Klaida 1. Neteisingas prioritetų nustatymas.
Eizenhauerio matrica mums sako, kad turime daryti svarbius dalykus. Tačiau daugelis žmonių gali lengvai susipainioti dėl to, kas jiems svarbu. Aikštė A, kuri turėtų likti tuščia ir atsakinga už neatidėliotinus ir svarbius reikalus, dažnai painiojama su C aikšte, kurioje susikaupė nesvarbūs reikalai, kuriems reikia nedelsiant atkreipti dėmesį.
Svarbu atsiminti, kad savo energiją turėtumėte skirti tik tam, kas jums svarbu konkrečiu metu. Turėtumėte dirbti ateičiai, kai viską galima atidėti į šalį ir išmintingai planuoti.
2 klaida: per daug laiko praleidžiate smulkmenoms.
Norėdami paaiškinti, kodėl pirmiausia reikia padaryti „pagrindinį“, o tik tada smulkmenas, pasitelksime Pareto dėsnį. Sakoma, kad 20 % pastangų duoda 80 % rezultatų. Tai yra, kai dirbate ką nors svarbaus, išleidžiate 20% pastangų ir pasiekiate 80% rezultato. Kai dirbate su smulkmenomis, gaunate 4 kartus mažiau rezultatų ir įdedate 4 kartus daugiau pastangų.
Pažvelkime į nedidelį pavyzdį. Turite pradėti reklamos kampaniją. Jei sukursite 10 skelbimų, pasirinksite jiems raktinius žodžius ir frazes ir paleiskite juos paruoštose svetainėse, tai bus 20% darbo, kuris duos 80% rezultato. Tačiau jei skirsite laiko redaguodami šriftus ir vaizdus, atrinkdami ir šlifuodami frazes bei ieškodami papildomų platformų reklamai, sugaišite daug daugiau pastangų. Visa tai reikės padaryti, bet prasidėjus reklaminei kampanijai, kai pasieksite pirmąjį rezultatą.
Klaida 3. Trūksta laiko asmeniniams reikalams.
Kiekvienas žmogus turi turėti asmeninį gyvenimą ir laisvę pasirinkti profesiją. Jei turite daug ką veikti ir nerandate vienos ar dviejų valandų savo pomėgiui, tai yra prastas jūsų dienos planavimas. Planuoti savo darbo laiką svarbu ne tik todėl, kad tai leidžia nuveikti daugiau. Tai suteikia galimybę neskubant daryti tai, kas patinka.
koordinuojant vadovo laiką
Šiandien laikomi pagrindiniais laiko valdymo principais:
Tikslo nustatymas. Tikslo (-ų) apibrėžimas ir formulavimas
Tikslų nustatymas padeda orientuoti veiksmus ir veiksmus į šiuos tikslus ir jų įgyvendinimą. Norėdami tai padaryti, tikslas turi apibūdinti galutinį rezultatą, o ne veiksmus, kuriuos reikia atlikti. Net ir geriausias darbo būdas yra beviltiškas, jei vadovas iš anksto aiškiai nenubrėžė, ko siekia. Savo tikslų suvokimas labai dažnai reiškia reikšmingą savęs motyvaciją darbui, nes... tikslas suteikia aiškų supratimą apie kryptį, kuria reikia judėti.
Norėdami pasiekti sėkmės, turite pasirinkti tinkamus tikslus. Kiekviena įmonė, kiekvienas vadovas turi vieną pagrindinį, svarbiausią tikslą, kuris skirstomas į daugybę mažų žemesnio lygio tarpinių tikslų, kurių pasiekimas užtikrina aukštesnio lygio tikslo ir galiausiai aukštesnio tikslo pasiekimą. Būtina nusistatyti aiškius, abipusiai sutartus tikslus, kuriuos būtų galima paversti tiesioginiais veiksmais, kad juos būtų galima tiesiogiai planuoti. Aiškiai apibrėžti tikslai, įrašyti popieriuje, automatiškai tampa įpareigojančiais ir skatina nuolatinę analizę, pakartotinį patikrinimą ir peržiūrą.
Situacijų analizė – tai savotiškas asmeninių išteklių (priemonių tikslams pasiekti) registras, leidžiantis išsiaiškinti, ką reikėtų skatinti (stipriosios pusės), o su kuo dar reikia padirbėti (silpnybės).
Vadovas, analizuodamas savo gebėjimus, nustato, ką jis gali, t.y. kokį asmeninį potencialą jis turi savo tikslams pasiekti. Kita vertus, vadovas turi aiškiai suprasti savo silpnąsias vietas, kad išvengtų veiksmų, galinčių skatinti tokių „savybių“ pasireiškimą, arba imtųsi priemonių šioms silpnybėms atsikratyti. Tai gali padėti sudaryti didžiausių nesėkmių ir pralaimėjimų balansą ir pabrėžti, kokių savybių jie buvo stokos pasekmė. „Žinoti savo silpnybes reiškia stiprinti savo stipriąsias puses“.
Tikslų pasiekimo terminų nustatymas ir norimų rezultatų formulavimas. Tai paskutinis tikslų nustatymo žingsnis, kai suformuluojami konkretūs praktiniai tikslai tolesniam planavimo etapui.
Negalite prisiimti per daug, kad neįklimptumėte į neatliktas užduotis. Turi būti nustatyti trumpalaikiai tikslai, kurie derėtų su ilgalaikių pasaulinių tikslų siekimu.
Planavimas ir prioritetų nustatymas
Planavimas skirtas užtikrinti vertingiausio resurso – laiko ekonomišką panaudojimą. Kuo laikas geriau paskirstomas (t.y. suplanuotas), tuo geriau jį galima panaudoti vadovo asmeniniams ir profesiniams interesams. Planavimas – tai pasiruošimas tikslų įgyvendinimui ir laiko struktūrizavimas.
Pagrindinė darbo planavimo nauda yra ta, kad suplanavus laiką sutaupoma laiko. Bendra praktinė gamybos patirtis rodo, kad ilginant planavimui skiriamą laiką galiausiai sutaupoma laiko. Akivaizdu, kad planavimui skiriamas laikas negali ilgėti be galo, yra optimalus, po kurio tolesnis planavimo laiko ilginimas tampa neveiksmingas. Iš viso planavimo laikotarpio (metai, mėnuo, savaitė, diena) planavimui turėtų būti skiriama ne daugiau kaip 1 % laiko. Vadovas, norėdamas tinkamai atlikti savo funkcijas ir siekti užsibrėžtų tikslų, norėdamas deleguoti ne tokias svarbias užduotis, sumažinti jų skaičių ar nustumti juos vėlesniam laikui, vadovas turi būti aiškus savo laiko biudžetui ir užduočių rinkiniui. Planavimas – tai ateinančio laikotarpio darbo procesų projektas. Pagrindinės laiko planavimo taisyklės:
1. Santykis (60:40).
Patirtis rodo, kad planą geriausia sudaryti tik tam tikrai darbo laiko daliai (60 proc.).
Sunkiai nuspėjami įvykiai, blaškantys momentai („laikas nugrimzdo“) negali būti suplanuoti visiškai be rezervo
2. Užduočių sujungimas – veiksmų planas.
Norint sudaryti gerą laiko praleidimo planą, svarbu visada turėti idėją apie būsimas užduotis. Patartina juos suskirstyti į ilgalaikes, vidutinės trukmės ir trumpalaikes užduotis, nustatyti jų prioritetą ir veikti pagal jį.
3. Taisyklingumas – sistemingumas – nuoseklumas.
Turite reguliariai ir sistemingai dirbti pagal laiko planus, nuosekliai užbaigdami pradėtus darbus.
4. Realus planavimas.
Tie. Reikia planuoti tik tokią užduočių apimtį, su kuria vadovas galėtų realiai susidoroti.
5. Prarasto laiko papildymas.
Geriau kuo greičiau atsigriebti už prarastą laiką, pavyzdžiui, geriau ilgiau dirbti vakare, nei kompensuoti tai, kas buvo prarasta dieną prieš tai per visą kitą dieną.
6. Rezultatų fiksavimas vietoj veiksmų.
Į planus reikia įrašyti rezultatus ar tikslus, o ne bet kokius veiksmus, kad pastangos iš pradžių būtų nukreiptos tiesiogiai į tikslą. Tai padės išvengti neplanuotos veiklos.
7. Laikinųjų standartų nustatymas.
Patirtis rodo, kad paprastai darbui skiriama tiek laiko, kiek yra. Todėl būtina nusistatyti tikslius laiko standartus, numatyti plane tiksliai tiek laiko tam ar kitai užduočiai, kiek iš tikrųjų reikia.
8. Terminas.
Kad nevilkintumėte ir neatidėliotumėte, visoms veikloms turėtumėte nustatyti tikslius terminus.
9. Perdirbimas – pakartotinis patikrinimas.
Planas turi būti nuolat perdirbamas ir dar kartą tikrinamas, ar tam tikras užduotis galima atlikti iki galo.
10. Laikinųjų planų derinimas.
Norėdamas sėkmingiau įgyvendinti savo planus, vadovas turi juos derinti su kitų žmonių planais.
Įgyvendinimas – konkretūs žingsniai ir veiksmai pagal numatytą planą ir tikslą tikslui pasiekti.
Įgyvendinimas apima kasdienės rutinos sudarymą ir darbo proceso organizavimą, kad būtų pasiekti tikslai. Jūsų darbo dienos organizavimas turi atitikti pagrindinį principą: „Darbas turi man paklusti, o ne atvirkščiai“. Yra 23 taisyklės, kurias galima suskirstyti į 3 grupes: dienos pradžios, pagrindinės dienos dalies ir dienos pabaigos taisyklės.
Dienos pradžios taisyklės:
Pradėkite dieną su teigiama nuotaika;
Jei įmanoma, pradėti darbą tuo pačiu metu;
Dar kartą patikrinkite dienos planą, sudarytą prieš dieną
Pirma – pagrindinės užduotys;
Tęskite be supimo;
Dienos planą susitarkite su sekretore (jis dirbs efektyviau ir gebės apsaugoti vadovą nuo nereikalingų trukdžių);
Atlikite sudėtingus ir svarbius dalykus ryte, nes... tada - einamieji reikalai;
Pagrindinės dienos dalies taisyklės:
Geras pasiruošimas darbui;
Savo interesais įtakoti terminų fiksavimą;
Dar kartą patikrinkite visas akcijas pagal jų būtinumą;
Atmeskite papildomas iškilusias skubias problemas;
Venkite neplanuotų impulsyvių veiksmų;
Laiku darykite pertraukėles ir palaikykite išmatuotą tempą;
Atlikti nedideles vienarūšes užduotis nuosekliai (šiuo atveju pasiruošimas atliekamas tik vieną kartą ir tam tikrą laiką vadovas užsiima vienarūše veikla; proceso tęstinumo ir koncentracijos dėka sutaupoma laiko);
Racionaliai užbaikite tai, ką pradėjote (išsiblaškymas ir vėlesnis grįžimas į darbą užtrunka šiek tiek laiko, todėl pradėtas darbas turi būti baigtas arba nutrauktas tinkamoje vietoje)
Išnaudoti neplanuotus laiko tarpus parengiamiesiems ar įprastiems užsiėmimams;
Dirbkite anticikliškai (t. y. dienos pradžioje patartina užsiimti svarbiausiais darbais, o neramesniu laikotarpiu – su ne tokiais svarbiais darbais);
Raskite ramų laiką;
Kontroliuoti laiką ir planus;
Darbo dienos pabaigos taisyklės:
Pradėti atlikti nedideles užduotis;
Rezultatų stebėjimas ir savikontrolė;
Suplanuokite kitą dieną;
Kiekviena diena turi turėti savo kulminaciją.
Tikslų pasiekimo ir planų įgyvendinimo stebėjimas.
Rezultatų kontrolė padeda pagerinti, o geriausia – optimizuoti darbo procesą. Visos aukščiau nurodytos savivaldos funkcijos nebus tokios veiksmingos, jei nebus atlikta tinkama kontrolė. Kontrolė apima tris užduotis:
suprasti fizinę būklę
lyginant tai, kas buvo planuota, su tuo, kas buvo pasiekta
koregavimas pagal nustatytus nukrypimus
Būtina reguliariai, vienodais intervalais tikrinti savo planus ir darbo organizavimą, analizuoti savo veiklą ir laiką, sudaryti kasdienių pertraukų žiniaraštį.
Bet kokiu atveju darbo rezultatų kontrolė turėtų būti atliekama atlikus užduotį. Darbo dienos pabaigoje būtina stebėti ir atspindėti ne tik užsibrėžtų tikslų pasiekimą, bet ir asmeninę situaciją.
Be šių klasikinių asmeninio laiko organizavimo technologijų, orientuotų į specifinį, struktūrizuojantį, tvarkingą asmenybės tipą G.A. Archangelskis savo kūryboje daugiausia dėmesio skiria asmeninio laiko valdymo metodams, tinkantiems žmonėms, kurie nėra pernelyg linkę į tvarką.
Pirmas principas: žmogus tik pats gali sukurti kokybišką savo laiko organizavimo sistemą. Asmeninio laiko organizavimas yra gyvybiškai svarbus dalykas, labai priklausomas nuo žmogaus charakterio ypatybių ir veiklos pobūdžio.
Antras principas: nepasiduokite planavimo stereotipui. Europos žmogaus sąmonėje nuo Platono laikų su savo „idėjų pasauliu“, idealiais įvaizdžiais, yra tvirtai nusistovėjusi veiksmų seka: nubrėžkite norimą įvykių raidos vaizdą (planą, programą, projektą. .) ir tada įtraukti gyvą veiklą į šią iš anksto sukurtą schemą. Toks požiūris gana pritaikomas gana nuspėjamose veiklos srityse, pavyzdžiui, lėktuvnešių statyboje, tačiau labai dažnai nepavyksta organizuojant asmeninį darbą, kur dažnai tenka susidurti su netikėtomis aplinkybėmis, pasikeitimais ir pan. Paprastai didelę dalį žmogui siūlomų laiko organizavimo metodų sudaro planavimo metodai, apimantys dienos, savaitės ir kt. grafikų sudarymą. Neprognozuojamoje aplinkoje šie metodai yra praktiškai nenaudingi.
Darbas savo laiku duoda ne tik materialių rezultatų, bet, kas daug svarbiau, leidžia per laiko organizavimą pradėti nuolatinio kaitos ir tobulėjimo procesą.
Norėdami tinkamai atlikti savo funkcijas ir pasiekti savo tikslus, turite aiškiai suprasti, koks ribotas yra jūsų laiko biudžetas. Planavimas – tai ateinančio laikotarpio darbo procesų projektas.
Planuojame ne tik savo profesinius ir asmeninius tikslus, bet ir esamą su darbu susijusį krūvį, kad galėtume geriau susidoroti su naujų užduočių ir reikalavimų priėmimu, atmetimu ar atidėjimu.
Taigi, kuo geriau suprantame savo laiko biudžetą ir užduočių visumą, tuo labiau norime deleguoti ne tokias svarbias užduotis, sumažinti jų skaičių arba perkelti jas vėlesniam laikui.
Kad jūsų neatbaidytų toliau pateikiamos laiko planavimo taisyklių gausa, siūlome pasižymėti penkis svarbiausius savo požiūriu principus, kuriuos norėtumėte pritaikyti savo praktikoje.
Sunkiai nuspėjami įvykiai, blaškymasis („laikas nugrimzdo“), taip pat asmeniniai interesai ir poreikiai negali būti planuojami visiškai be atsargų. Atitinkamai, jūsų laikas turi būti paskirstytas trims blokams.
Pagrindinė laiko planavimo taisyklė
60% - planuojama veikla
20% - nenumatyta veikla (laiko rezervai ir neplanuoti veiksmai)
20% - spontaniška veikla (vadybinė veikla, kūrybiškumas)
Darbo laikas
60% suplanuoto laiko
20% netikėto laiko
20% spontaniško laiko
Priklausomai nuo jūsų profesijos tipo ir tipo, nurodytos reikšmės gali skirtis viena ar kita kryptimi. Juos tiksliau nustatyti galite remdamiesi individualios veiklos ir laiko sąnaudų analize, kuri yra viso laiko planavimo pagrindas.
Tokiu būdu gausite:
Nuolatinis suvokimas, kaip išleidžiamas jūsų laiko biudžetas;
Patirtis kaip pagrindas būsimiems laiko poreikiams;
Atspirties taškai tobulinant savo darbo metodiką ir laiko planavimą ir kt.
Norint sudaryti gerą laiko praleidimo planą, svarbu visada turėti idėją apie būsimas užduotis. Padalinkite juos, pavyzdžiui, į ilgalaikes, vidutinės trukmės ir trumpalaikes užduotis. Nustatykite jų prioritetą ir elkitės pagal jį, net jei ne tokie svarbūs dalykai, kaip dažnai būna, yra daug lengviau nei svarbesni. Šiems tikslams naudokite darbo formą „Užduočių sąrašas ir jų vykdymo kontrolė“ (pavyzdys žr. 3.3).
Darbas pagal sistemą ir laiko planų laikymasis yra svarbiau nei formų pildymas (pedantiškas apskaitos vedimas).
Vietoj to: „skambinkite ponui Mayeriui“
Geriau: „suderinkite kompiuterinę programą su ponu Mayeriu“.
Tokiu būdu jūsų veikla iš pradžių bus nukreipta tiesiogiai į kai kuriuos jūsų tikslus ir galėsite išvengti neplanuotų veiklų eskalavimo, pavyzdžiui, aptarti tai, kas spontaniškai ateina į galvą.
Nuolat užduokite sau klausimus:
Koks šio pokalbio, šio darbo ir pan. tikslas? Ką aš noriu pasiekti?
Patirtis rodo
Paprastai darbui skiriama tiek laiko, kiek yra.
Jei, pavyzdžiui, suplanavote susitikimą nuo 10 iki 12 valandos, tai jis truks lygiai dvi valandas, nors jo tikslą galima pasiekti daug greičiau.
Toks standartas kaip „Pardavimo strategijos aptarimas šių metų gegužę“. G." (trukmė – 90 min.) nustato tikslius rėmus ir verčia susikoncentruoti ties svarbiausiu (darbo susitikimas nėra diskusijų klubas), kad būtų pasiektas norimas rezultatas.
Iš savo kasdienio gyvenimo pašalinkite neaiškius, netikslius teiginius, pvz., „Kuo greičiau“. Ką tai tiksliai reiškia? Per vieną valandą? Per dieną? Kitą savaitę? Per 2-3 savaites?
Nenustatydami tikslių terminų susitardami su antrąja puse, sukuriate dirvą tokiam priekaištam ir konfliktui: „Žadėjote man tai atsiųsti kuo greičiau! Laukiu trečios dienos!" arba „Aš tau sakiau trečiadienį: „Kuo greičiau! „Ir tu man atneši ataskaitą tik šiandien!
Sudaryti konkrečias sutartis („mini susitarimus“ dėl darbų atlikimo datos). Paklauskite arba pasakykite iki kurios datos užduotis turi būti atlikta ir gaukite kitos šalies sutikimą. Jei jūsų idėjos nesutampa, galite susitarti dėl kito, realesnio susitarimo.
Skubiausias (skubiausias) dalykas ne visada yra svarbiausias, tačiau būtent skubūs ir „skubūs“ dalykai dažnai atima didžiąją dalį mūsų brangaus laiko. Skubėjimo „tironija“ kyla užmirštant prioritetus, teikiant pirmenybę nesvarbiems dalykams, o ne svarbiems, ir tik todėl, kad dėl nepakankamo planavimo nesvarbūs reikalai tampa neatidėliotini.
Retai nutinka taip, kad svarbiausią užduotį reikia išspręsti „šiandien“ ar net „šią savaitę“. Skubi užduotis reikalauja nedelsiant imtis veiksmų. Atrodo, kad neįmanoma atsispirti tiesioginei šių užduočių traukai, todėl jos eikvoja mūsų energiją. Tačiau atsižvelgiant į daugiau ar mažiau ilgalaikę perspektyvą, jų, atrodytų, didžiulė reikšmė išnyksta. Su praradimo jausmu prisimename svarbias užduotis, kurios buvo nustumtos į šalį.
|
21. Rutininis darbas |
Pastaba |
||||
|
Suplanuokite įprastas funkcijas, tokias kaip mėnesinių ataskaitų skaitymas, vaikščiojimas po gamyklą ir kt. |
|||||
|
22. Neproduktyvi veikla |
Pastaba |
||||
|
Įsitikinkite, kad kuo mažiau laiko skiriate neproduktyviai veiklai, pvz., kopijavimui, neesminiams susitikimams ir pan., apsiribodami tik tuo, kas tikrai būtina. Priešingu atveju negalėsite savo laiko skirti svarbesniems reikalams. |
|||||
Dabar užsirašykite tas penkias pagrindines taisykles ar principus, kurių ketinate laikytis artimiausioje ateityje.
Sėkmingo darbo laiko planavimo principai– tai pagrindinės taisyklės, kurių laikydamiesi galite efektyviai ir protingai paskirstyti savo darbo laiką, siekdami maksimalaus darbo rezultato.
Aktualumas
Gebėjimas planuoti savo darbo laiką – labai naudingas įgūdis, reikalingas daugeliui dirbančių žmonių, ypač tiems, kurie savarankiškai nustato užduočių apimtį savo tikslams pasiekti. Tinkamas energijos ir laiko paskirstymas leidžia išlaidauti pagrįstai, o galiausiai – pasiekti pačius teigiamiausius rezultatus. Kad nebūtų švaistomas brangus darbo laikas, reikia kruopščiai jį planuoti ir nustatyti svarbiausias veiklas, kurias reikia atlikti. Darbo dieną reikia planuoti kiekvieną dieną, darbo dienos pabaigoje, apibendrinant praėjusios dienos veiklą. Analizuodami, kas nuveikta per dieną, kas nepadaryta ar atlikta virš normos, galite kompetentingai planuoti kitą dieną, kad nuo pat ryto galėtumėte spręsti svarbiausius reikalus ir darbus. Tai teigiamas planavimo poveikis.
Norėdami išmokti efektyviai planuoti savo veiklą darbo dienos metu, turite įsisavinti keletą taisyklių, kurios padės pasiekti patogiausią darbo žygdarbių atlikimo režimą. Jie yra įtraukti į tam tikrus veikimo principus ir algoritmus, kurių laikydamiesi nesunkiai įvaldysite planavimo mokslą.
70/30 taisyklė
Šioje taisyklėje slypi darbo laiko paskirstymo išmintis. Pradėdami planuoti savo dieną, nesistenkite planuoti viso savo laiko minutė po minutės. Reikia turėti omenyje, kad visada iškyla netikėtų aplinkybių, kurioms teks skirti šiek tiek laiko. Visiškai paskirstant darbo dieną, labai dažnai atsiranda nukrypimų nuo plano, o tai galiausiai lemia jo neįvykdymą. Ir žmogus, kuris laikosi šio plano, turi jausmą, kad jis, kaip robotas, atlieka savo darbą, pats nesugebėdamas pakoreguoti proceso.
Todėl skirstydami laiką pagrindinėms užduotims atlikti, palikite sau maždaug 30% laisvo laiko įprastiems darbams, force majeure aplinkybėms spręsti ar atsipalaiduoti. Ir turėkite darbą, kuris gali užpildyti bet kokį netyčia atsiradusį laisvą laiką.
Suplanuokite savo dieną išvakarėse
Kitos dienos plano sudarymas kiekvieną dieną darbo dienos pabaigoje yra patikrintas būdas efektyviai valdyti savo laiką. Neatidėkite to daryti kitai dienai, nes ryte tai atims daug daugiau laiko nei vakare. Apibendrinant darbo dieną, jūs tiksliai žinote, ką pavyko padaryti, o ko nespėjote, kaip geriausiai atlikti tą ar kitą užduotį, su kuo dar galite susitikti ar paskambinti, kad pasiektumėte teigiamą rezultatą. Todėl efektyviausias yra planavimas kiekvieną vakarą. Be to, atėjęs į darbą ryte jau tiksliai žinai, nuo ko pradėti, negaišdamas papildomo laiko galvodamas apie ilgalaikes užduotis.
Suteikite pirmenybę
Pirmiausia reikia užsirašyti svarbiausius dalykus, taip paaiškinant jų prioritetą kitų užduočių atžvilgiu. Prioritetų nustatymas ir gebėjimas juos teisingai išryškinti yra vienas iš svarbių sėkmingo žmogaus bruožų. Labai dažnai, griebdamasis smulkių rutininių darbų, darbuotojas pamažu praranda energiją ir brangų laiką, nespėdamas atlikti svarbiausių dalykų.
Norint nurodyti svarbius dalykus, dienoraščio puslapį galima padalyti į dvi dalis. Viename iš jų nurodykite svarbiausias užduotis, o kitame tas, kurios gali palaukti.
Laikykite savo planus realistiškus
Neturėtumėte sudaryti dienos grafiko, kurio negalite susitvarkyti. Jei galvoje turi daug darbų ir suplanuoji juos vienai dienai, tikėdamasis sutelkti jėgas, gali susidaryti visiškai kitoks vaizdas. „Nepasiekus“ net mažos dalies užsibrėžto plano, jūsų sėkmės troškimas dings ir apims apatija. Todėl pasikliaukite savo tikra jėga. Geriau nesunkiai įgyvendini kiek žemesnį planą ir iš jo pasisemsi džiaugsmo bei pasitikėjimo, nei nusivilti savo veikla ir prarasti susidomėjimą darbu.
Pirmajai dienos pusei planuokite svarbius dalykus
Ryte esate kupinas jėgų ir veržlumo atlikti darbo žygdarbius. Daugeliui susidaro įspūdis, kad pirmoji dienos pusė užsitęsia ilgai, o antroji „praskrenda“ per kelias minutes. Todėl svarbu, neatmetant to ant nugaros, ryte imtis svarbių, prioritetinių darbų. Jei vidury dienos pajusite, kad didžioji dalis darbų jau atlikta, o jums liko tik šiek tiek, tada jūsų nuotaika tik pagerės. Ir galiausiai diena baigsis geros nuotaikos ir geros nuotaikos, pasiekimo jausmu.
Skirkite sau laiko poilsiui ir pertraukoms
Planuodami atlikti užduotis, į savo tvarkaraštį būtinai įtraukite 15 minučių poilsio pertraukėles, ypač jei jūsų darbas yra sėdimas arba susijęs su statiška laikysena darbo metu. Jūsų kūnas bus nepaprastai dėkingas už tokius poilsio laikotarpius ir reaguos su gera sveikata, o tai palengvins lengvą užduočių atlikimą.
Suskirstykite dideles užduotis ir tikslus į kelis etapus
Didelio projekto, kuriam reikia užimtumo per kelias dienas ar savaites, užbaigimas turi būti suskirstytas į kelis etapus. Taip galėsite lengviau planuoti darbų eigą, jų terminus ir pasitenkinimą eidami link užsibrėžto tikslo. Jei kasdien į savo planą įvedate duomenis apie būtinybę užbaigti didelį projektą, galiausiai jums bus sunku įvertinti savo veiklos rezultatą ir dienos darbo efektyvumą. Be to, plano punktas dėl šio projekto užbaigimo ir toliau bus atidedamas kiekvieną dieną, sumažinant jūsų susidomėjimą ir norą jį greičiau užbaigti. Triuškinimas į mažus etapus – paskata dirbti. Baigę kitą etapą, galėsite jausti pasitenkinimą atliktu darbu ir įvertinti, kaip greitai ir efektyviai dirbote, kiek priartėjote prie užsibrėžto tikslo. Be to, tai leidžia greitai tęsti darbą su projektu, nes pradėdami naują etapą jau žinote, kur tiksliai pradėti.
Planavimas skirtas racionaliai panaudoti bene vertingiausią turtą – laiką, būtent: arba turimą laiką panaudoti vaisingai ir sėkmingai veiklai, arba pasiekti savo tikslus sugaištant mažiausiai laiko. Kuo geriau paskirstysime (planuosime) savo laiką, tuo geriau galėsime jį panaudoti savo asmeniniams ir profesiniams interesams. Planavimas kaip neatskiriama savitvarkos uždavinių ir taisyklių dalis – tai pasirengimas tikslų įgyvendinimui ir laiko struktūrizavimas (sutvarkymas).
Kasdienių darbų planavimas, vidutinės trukmės ir ilgalaikiai veiksmai bei rezultatai leidžia sutaupyti laiko, pasiekti sėkmės ir didesnį pasitikėjimą savimi.
Vargu ar būtina įrodyti planavimo įmonėje pranašumus. Savivaldos požiūriu planavimas reiškia, kad savo verslo srities vadovas turi tapti savo verslininku ir planuoti savo laiko panaudojimą savo tikslams pasiekti. Kaip bet kuri organizacija planuoja ar turėtų planuoti savo gamybinę veiklą, kiekvienas žmogus turėtų galvoti ir dirbti, žvelgdamas į ateitį, o ne pasiduoti įvykių galiai.
Praktinė patirtis rodo, kad ilginant planavimui skiriamą laiką sutrumpėja laikas, per kurį reikia atlikti užduotį, ir galiausiai sutaupoma laiko apskritai. Tačiau pats planavimo procesas negali būti savavališkai pratęstas, tam tikru momentu atsiranda optimalus, o tolesnis planavimo laiko ilginimas tampa neveiksmingas. Iš viso planavimo laikotarpio (metai, mėnuo, savaitė, diena) planavimui turėtų būti skiriama ne daugiau kaip 1% laiko. Pavyzdžiui, dienos planui sudaryti turėtumėte skirti 5–10 minučių.
Gamybos veiklos dinamika ir dalinis nenuspėjamumas, kaip taisyklė, lemia tai, kad absoliutus optimalus niekada negali būti suplanuotas ir pasiektas, tačiau, jei planuojant pasiekiamas apie 30 minučių dienos pelnas, tai jau gali būti būti laikomas sėkme. Bendrąją taisyklę galima suformuluoti taip:
Kas reguliariai per 10 minučių savo darbo dieną susiruošia, kasdien gali sutaupyti ne vieną valandą, taip pat tiksliau ir geriau susitvarkyti su svarbiais reikalais.
Žemiau pateikiamas laiko planavimo savivaldos pranašumų sąrašas.
Tikslo pasiekimas:
· profesinių ir asmeninių tikslų nustatymas;
· profesinių ir asmeninių tikslų siekimas per trumpiausią įmanomą kelią;
· realus tikslų svarstymas iš laiko apribojimų perspektyvos.
Laimėkite laiką:
· laiko taupymas tikrai svarbiems reikalams ir tikslams, vadovavimo funkcijoms atlikti, darbui su darbuotojais, šeimai, laisvalaikiui;
· aiškus supratimas, kiek laiko reikia atlikti įvairiems projektams, užduotims ir veikloms atlikti (ką, kada, iki kada reikia padaryti);
· teisingas laiko įvertinimas ir jo poreikio nustatymas.
Prioritetai:
· susikoncentravimas į tikrai svarbias užduotis ir jų sprendimo užtikrinimas;
· tam tikrų veiklos rūšių svarbos laipsnio nustatymas;
· nustatyti kitas veiklas ir nustatyti atvejus, kuriuos galima deleguoti.
Datos:
· realistiškų terminų nustatymas ir jų laikymasis, atsižvelgiant į laiko reikalavimus;
· laiku atpažinti kliūtis ir imtis atitinkamų atsakomųjų priemonių.
Laiko rezervai:
· laiko rezervų kūrimas nenumatytiems reikalams, „langų“ kūrimas dienos metu.
Efektyvumas:
· preliminarus dienos struktūros nustatymas ir racionalus darbo laiko panaudojimas tuo pagrindu;
· greitesnis problemų sprendimas sujungiant juos į „blokus“ (vienalaikis problemų grupės sprendimas);
· „tuščiosios eigos“ atsikratymas.
Reikalų delegavimas (perskirstymas).:
· geras darbo sąlygas kolektyve;
· užduočių delegavimas darbuotojams;
· racionalus užsakymų paskirstymas įmonės viduje ir už jos ribų.
Streso mažinimas:
· mažiau šurmulio, daugiau apmąstymų;
· geresnis darbo pertraukų planavimas;
· mažiau streso, nes padaroma daugiau dalykų;
· daugiau pasitenkinimo darbu, mažiau susierzinimo ir nekantrumo.
Kiekvienas iš mūsų žino, kaip greitai prarandami tikslai, kaip jie sumalami kasdienybės girnose. Norėdami tinkamai atlikti savo funkcijas ir pasiekti užsibrėžtus tikslus, turime aiškiai suprasti, koks ribotas yra mūsų laiko biudžetas. Planavimas yra „darbo procesų projektas“ ateinančiam laikotarpiui.
Turėtumėte planuoti ne tik profesinius ir asmeninius tikslus, bet ir dabartinį su darbu susijusį darbo krūvį, kad geriau susidorotumėte su naujų užduočių ir reikalavimų priėmimu, atmetimu ar atidėjimu. Taigi, kuo geriau žmogus suvokia savo laiko biudžetą ir savo užduočių visumą, tuo labiau jis nori deleguoti ne tokias svarbias užduotis, sumažinti jų skaičių arba nukelti jų atlikimą vėlesniam laikui.
Žemiau pateikiamos pagrindinės laiko planavimo taisyklės. Neprivalote laikytis visų šių taisyklių kasdieniniame darbe. Galite patys nustatyti tinkamiausius, jūsų požiūriu svarbius principus, kuriais norėtumėte vadovautis savo praktikoje.
1. Pagrindinė laiko planavimo taisyklė: santykis 60:20:20
Tam tikrai darbo laiko daliai reikėtų sudaryti planą, kaip rodo patirtis, geriausia 60 proc. Sunku numatyti įvykius, blaškymąsi („laiko plėšikai“), asmeninius interesus ir poreikius negalima iki galo suplanuoti. Atitinkamai, jūsų laikas turėtų būti paskirstytas trims blokams:
60% - planuojama veikla,
20% - nenumatyta veikla (laiko rezervai ir neplanuoti veiksmai),
20% – spontaniška veikla (vadybinė veikla, kūrybiškumas).
Priklausomai nuo profesijos tipo ir tipo, šios vertės gali skirtis viena ar kita kryptimi. Juos galima tiksliau nustatyti remiantis individualios veiklos ir laiko sąnaudų analize, kuri yra bet kokio laiko planavimo pagrindas.
2. Veiklos ir laiko sąnaudų analizė. „Dienos trukdžių“ sąrašas
Būtina dokumentuoti ir dar kartą patikrinti, kaip ir kam buvo praleistas laikas. Tokiu būdu galite:
Gaukite nuolatinę savo laiko biudžeto apžvalgą;
Įgyti patirties kaip pagrindą būsimiems laiko poreikiams;
Nustatyti atspirties taškus, tobulinant taikomą darbo metodiką ir laiko paskirstymą ir kt.
3. Užduočių sujungimas – veiksmų planas
Norint sukurti gerą laiko praleidimo planą, svarbu visada turėti idėją apie būsimus darbus, suskirstant jas, pavyzdžiui, į ilgalaikes, vidutinės trukmės ir trumpalaikes užduotis. Tuomet reikėtų jiems susidėlioti prioritetus ir atitinkamai elgtis, net jei ne tokie svarbūs dalykai, kaip dažnai būna, ateina daug lengviau nei svarbesni.
Išvardykite visas būsimas užduotis atitinkamu planavimo laikotarpiu.
Neįvykdytos užduotys iš šio sąrašo gali būti naudojamos kaip pagrindas užpildyti „laisvą pajėgumą“ sudarant planą kitam laikotarpiui.
4. Taisyklingumas – sistemingumas – nuoseklumas
Turėtumėte reguliariai ir sistemingai dirbti pagal savo laiko planą ir nuosekliai užbaigti pradėtus darbus. Darbas pagal sistemą ir laiko planų laikymasis yra svarbiau nei kruopštus apskaitos vedimas.
5. Realus planavimas
Turėtumėte stengtis vengti per didelio planavimo, planuoti tik tiek užduočių, kurias galite realiai atlikti.
6. Prisitaikymas
Kurdami laiko planus turite būti lankstūs, nes jie sukurti ne tam, kad palengvintų gyvenimą, o tam, kad pasiektumėte tikslus.
7. Atsigriebimas už prarastą laiką
Reikia, jei įmanoma, stengtis iš karto atsigriebti už prarastą laiką, pavyzdžiui, geriau vakare dirbti ilgiau, nei per visą kitą dieną atsigriebti už tai, kas buvo prarasta dieną.
8. Rašytinė forma
Laikinus planus reikia sudaryti ant specialiai tam skirtų blankų ar kortelių. Tokiu atveju nieko neprarasite, o prieš akis visada turėsite pilną dalykų apžvalgą. Daugelis žmonių nepagrįstai nesieja laiko planavimo su įrašais savo dienoraštyje. Ir taip atsitinka, kad daliniai tikslai įtraukiami tik į kasdienį planavimą.
Norint nuosekliai savo veiksmus nukreipti į savo tikslus, reikia žvilgsniu aprėpti visą platų planavimo horizontą. Jūs turite išmokti savo dienoraštyje užsirašyti net kiekvieną atskirą ir tarpinį tikslą. Tai vienintelis būdas, leidžiantis palaipsniui, mažais žingsneliais įgyvendinti savo svajones. Tačiau neturėtumėte virsti šiais „laiko planavimo zombiais“.
9. To, kas nebuvo padaryta, pernešimas
Nebaigtos užduotys, kurias dar reikia atlikti, turėtų būti perkeltos į kito laikotarpio planą. Taip jie aptinkami ir į juos automatiškai atsižvelgiama kuriant naujus planus.
10. Rezultatų fiksavimas vietoj veiksmų
Planuose turi būti užfiksuoti rezultatai arba tikslai (pabaigos būsenos), o ne bet kokie veiksmai. Pavyzdžiui, vietoj: „paskambinkite ponui X“, geriau: „susitarkite su ponu X dėl naujos kompiuterinės programos versijos“. Tokiu būdu veikla iš pradžių bus tiesiogiai nukreipta į užsibrėžto tikslo siekimą, o tai leis išvengti neplanuotų veiklų eskalavimo, pavyzdžiui, spontaniškai kylančių idėjų aptarimo.
Dirbdami turėtumėte nuolat užduoti sau tokius klausimus: „Koks šio pokalbio, šio darbo ir pan. tikslas?“ "Ką su tuo galima pasiekti?"
11. Laikinųjų standartų nustatymas
Turėtumėte nustatyti tikslius laiko standartus, savo plane nurodydami tiksliai tiek laiko konkrečiai užduočiai, kiek iš tikrųjų reikia. Patirtis rodo, kad paprastai darbui skiriama tiek laiko, kiek yra. Jei, pavyzdžiui, susitikimui skiriamas laikas nuo 10 iki 12 valandų, tai jis truks lygiai dvi valandas, nors jo tikslą galima pasiekti daug greičiau. Tiksli darbotvarkės formuluotė ir susitikimo trukmė nustatys tikslius rėmus ir privers susikoncentruoti į tai, kas svarbiausia, norint pasiekti norimą rezultatą.
12. Terminas
Visoms veikloms turėtų būti nustatyti tikslūs terminai. Tokiu būdu galite įpratinti save prie savidisciplinos, išvengti neryžtingumo, vilkinimo ir vilkinimo.
Turime stengtis iš savo kasdienio gyvenimo pašalinti neaiškias, netikslias formuluotes, tokias kaip „kuo greičiau“. Ką tai tiksliai reiškia? Per vieną valandą? Per dieną? Kitą savaitę? Per 2-3 savaites? Nenustačius tikslių terminų, susitarimas su antrąja puse sukuria dirvą konfliktams ir tokiam priekaištam: „Žadėjote man tai kuo greičiau atsiųsti! Laukiu trečios dienos!" arba „Aš tau sakiau trečiadienį: „Kuo greičiau! „Ir tu man atneši ataskaitą tik šiandien!
Naudinga sudaryti konkrečias sutartis („mini susitarimus“) dėl darbų atlikimo datos, nurodant iki kada užduotis turi būti atlikta. Tada, sudarydami sutartį, galite pasirinkti abiem pusėms tinkamą variantą.
13. Prioritetų nustatymas. Atsikratyti skubėjimo „tironijos“.
Turite išmokti atskirti svarbiausius nuo skubių ir atsikratyti skubių dalykų „tironijos“. Skubiausias (skubiausias) dalykas ne visada yra svarbiausias, tačiau būtent skubūs ir „skubūs“ dalykai dažnai atima didžiąją dalį mūsų brangaus laiko. Skubėjimo „tironija“ kyla užmirštant prioritetus, teikiant pirmenybę nesvarbiam, o ne svarbiam. Taip nutinka dėl planavimo trūkumų, kai nesvarbūs reikalai tampa neatidėliotini.
Retai nutinka taip, kad svarbiausią užduotį reikia išspręsti „šiandien“ ar net „šią savaitę“. Skubi užduotis reikalauja nedelsiant imtis veiksmų. Atrodo, kad neįmanoma atsispirti tiesioginiam šių užduočių potraukiui, todėl jos sunaudoja visą mūsų energiją. Tačiau atsižvelgiant į daugiau ar mažiau ilgalaikę perspektyvą, jų, atrodytų, didžiulė reikšmė išnyksta. Kai kyla pagunda atlikti neatidėliotinas užduotis, vėliau su praradimo jausmu prisimename svarbias užduotis, kurios buvo nustumtos į šalį.
14. Delegavimas
Nuo pat pradžių savo planuose turėtumėte nusistatyti, kuriuos darbus reikia atlikti asmeniškai, o kuriuos galima deleguoti.
15. Laiko ir laiko rezervų „vagys“.
Tam tikrą procentą laiko reikėtų rezervuoti kaip rezervą netikėtiems lankytojams, pokalbiams telefonu, krizėms ar neįvertinus atskirų užduočių trukmės. Tuo pačiu metu būtina sumažinti „trukdžių“ („laiko vagių“) skaičių ir apimtį.
16. Perdirbimas – dvigubas patikrinimas
Parengtas planas reikalauja nuolatinio peržiūrėjimo ir pakartotinio tikrinimo, ar tam tikras iniciatyvas galima visiškai įgyvendinti.
17. Laisvas laikas
Laisvą laiką, taip pat laiką, praleistą keliaujant ir laukiant, taip pat reikia planuoti ir protingai išnaudoti (pavyzdžiui, apdirbant medžiagas ar konceptualiam mąstymui). Tam gali padėti dienoraštis, kuriame įrašomi visi svarbiausi dalykai.
18. Laiko blokai ir ramybės laikas („uždarytos valandos“)
Didelėms užduotims spręsti būtina skirti ilgus nenutrūkstamus laiko tarpus (tylos laikas, „uždarytos valandos“), o trumpesnius – kelių smulkių užduočių apdorojimui.
19. Laikas planavimui ir kūrybai
Tam tikrą savo laiko dalį turėtumėte skirti planingam, parengiamajam ir kūrybiniam darbui, taip pat pažangiems mokymams. Jei šis laikas prarandamas kasdienėje veikloje, turite pasirūpinti, kad kitą savaitę kompensuotumėte šį praradimą.
20. Rutininis darbas
Taip pat turėtumėte suplanuoti įprastas užduotis, tokias kaip mėnesinių ataskaitų skaitymas, pasivaikščiojimas po gamyklą ir kt.
21. Neproduktyvi veikla
Būtina užtikrinti, kad kuo mažiau laiko būtų skiriama neproduktyviai veiklai, pavyzdžiui, kopijų darymui, neesminiams susitikimams ir pan., apribojant tik tai, kas tikrai būtina. Priešingu atveju neliks laiko svarbesniems dalykams.
22. Alternatyvos
Planuodami turėtumėte pabandyti mąstyti alternatyviai pagal principą: „Visada yra kitas, geresnis būdas“.
23. Įvairovė
Būtina paįvairinti savo veiklą, kaitaliojant ilgalaikius ir trumpalaikius projektus, savarankišką darbą ir komandinį darbą.
24. Laikinųjų planų derinimas
Reikia stengtis, kad darbo dienos būtų turiningos ir įgyvendinti savo planus, dėl kurių jie turi būti derinami su kitų žmonių (sekretoriaus, vadovo, pavaldinių, kolegų) planais.
Planavimas apima laipsnišką ir sistemingą požiūrį, bendros užduoties skaidymą į konkrečias, siekiant paskirstyti įvairius veiksmus laikotarpiais (nuo veiksmų plano iki laiko plano). Kaip bendro planavimo dalis, laiko planavimas yra orientuotas į svarbius strateginius ilgalaikius tikslus, kurie savo ruožtu skirstomi į veiklos dalinius tikslus.
Tokį požiūrį galima iliustruoti pagrindiniais klasikinės amerikietiškos laiko valdymo sistemos principais, kurių idėja priskiriama Benjaminui Franklinui. Šie principai numato, kad bet kokia didelė užduotis, su kuria susiduria žmogus, yra padalinta į papildomas užduotis, o jos, savo ruožtu, į dar smulkesnes užduotis. Vizualiai tai galima pavaizduoti kaip kelių pakopų piramidę, o sistemos panaudojimą – kaip šios piramidės konstravimo procesą.
Pirmiausia klojamas masyvus piramidės pagrindas, kuris tarnauja kaip visų kitų aukštų atrama – žmogus nustato savo gyvenimo vertybes (kitaip tariant, ko jis nori iš gyvenimo). Vienam tai materialinis turtas ir pasitikėjimas ateitimi, kitam – klesti šeima, mylinti žmona ir laimingi vaikai, trečiam – šlovė ir aukštas socialinis statusas, ketvirtam – valdžia, penktam – galia. žinios, šeštam tai tarnystė vardan žmonijos... Sąrašą galima tęsti be galo, juolab kad kiekvienas žmogus turi tam tikras gyvenimo vertybes. Kuriant piramidę svarbiausias yra gyvenimo vertybių nustatymo etapas: jei šiame etape padaroma klaida (pavyzdžiui, pasirenkamas „pažinimas“ ir „tarnavimas žmonėms“, nors iš tikrųjų „šlovė“ ir „aukštas socialinis“). pirmenybė teikiama), tada vėliau žmogus neišvengiamai nusivils. Taigi, pirmas dalykas, kurį reikia padaryti, yra sudaryti gyvenimo vertybių sąrašą ir nebijoti tam skirti per daug laiko – svarbu sąrašą gerai apgalvoti. Taip pat būtina užtikrinti, kad pasirinktos vertybės neprieštarautų viena kitai.
Kitas etapas – antrojo piramidės aukšto statyba. Remdamasis sudarytu sąrašu, žmogus turi nuspręsti, ko jis nori pasiekti. Pavyzdžiui, jei kas nors mano, kad jam svarbiausi dalykai yra „šlovė“, „galia“ ir „aukštas socialinis statusas“, jis gali nuspręsti, kad nori tapti prezidentu. Turime išsikelti sau aukštą tikslą. Kartu svarbu įsitikinti, kad pasirinktas tikslas tikrai atitinka visas gyvenimo vertybes iš ankstesniame etape sudaryto sąrašo.
Trečiasis piramidės aukštas remiasi į antrąjį. Sudaromas bendrasis planas: ką reikia padaryti, kad būtų pasiektas tikslas. Pavyzdžiui, norint tapti JAV prezidentu, pirmiausia reikia tapti valstijos gubernatoriumi arba vieno iš didžiųjų šalies miestų meru, turėti solidžią partinę ir finansinę paramą bei nepriekaištingą reputaciją, būti žinomas visuomenei. , puikus kalbėtojas, klestintis vedęs vyras ir įgyti aukštąjį išsilavinimą prestižinėje mokymo įstaigoje ir pan.
Ketvirtasis piramidės aukštas – tai ilgalaikis (kelerių metų) tarpinis planas, nurodantis konkrečius tikslus ir konkrečius terminus. Labai svarbu nurodyti, kurį konkretų bendrojo plano tašką palengvina šio konkretaus tikslo pasiekimas. Dar svarbiau yra nustatyti konkretų terminą – jei žmogus pasakys sau: „Kada nors tikrai nusipirksiu automobilį (parašysiu knygą, eisiu į universitetą...),“ jis gali atidėti savo plano įvykdymą. metų ir dėl to niekuomet nepasieks tikslo, tačiau Jei jis nustato sau konkretų terminą, jis žymiai padidina savo galimybes pasiekti tai, ko nori. Pavyzdžiui, jei žmogus planuoja tapti prezidentu ir žino, kad tam reikalingas aukštasis išsilavinimas, į savo penkerių metų planą jis galėtų įtraukti tokį punktą: „Iki 2012 m. pabaigos su pagyrimu baigs Harvardo universitetą ir gauk sociologijos laipsnį. ir politikos mokslai“. Tai, pirma, suteiks man prestižinį aukštąjį išsilavinimą, antra, galėsiu užmegzti pažintis su man reikalingais žmonėmis. Taigi, jūs turėtumėte sudaryti planą ateinantiems 4-5 metams, užduodami klausimą: „Ką galiu padaryti šiais metais, kad pasiekčiau bendrajame plane numatytus tikslus? Plane svarbu kelių mėnesių tikslumu nurodyti konkrečius tikslus ir konkrečius terminus, taip pat pažymėti, kuris bendrojo plano punktas atitinka šio tikslo siekimą.
Penktas aukštas – trumpalaikis (nuo kelių savaičių iki kelių mėnesių) planas. Žvelgdamas į ilgalaikį planą, žmogus savęs klausia: „Ką galiu padaryti per ateinančias savaites ar mėnesius, kad pasiekčiau tą ar kitą tikslą? Taigi ilgalaikio plano punktai išskaidomi į konkretesnes užduotis. Pavyzdžiui, jei ilgalaikiame plane yra punktas: „Baigė Harvardą“, trumpalaikiame plane bus tokie punktai kaip „Pateikti paraišką universitetui“, „Išklausyti parengiamuosius kursus“ ir kt. Turėtumėte sudaryti planą laikotarpiui nuo 2–3 savaičių iki 2–3 mėnesių ir, kaip ir ankstesniame etape, nurodyti konkrečias datas, tačiau kelių dienų tikslumu.
Galiausiai, šeštas piramidės aukštas yra šios dienos planas. Jis sudarytas, kaip galima numanyti, remiantis trumpalaikiu planu: mažos užduotys išsprendžiamos visiškai per vieną dieną, stambesnės suskirstomos į dalis. Pavyzdžiui, užduotis „Pateikti dokumentus universitetui“ suskirstyta į tokias antrines užduotis kaip: „Sužinoti, kokius dokumentus ir kam reikia pateikti“, „Užpildyti reikiamus dokumentus“, „Siųsti dokumentus“ ir „Įsitikinti, kad dokumentai gaunami“, kurių kiekvieno sprendimas gali būti suplanuotas konkrečiai dienai. Paprastai dienos planas sudaromas ne tik išvakarėse, bet ir sudaromas iš įvairių užduočių, kurios buvo priskirtos tai dienai per pastarąsias kelias savaites, sąrašo, dažnai koreguojant per dieną. Kuriant dienos planą, patartina nurodyti kiekvienos užduoties atlikimo laiką.
Franklino sistemoje laiko planavimas nustoja būti tiesiog einamųjų reikalų sąrašo sudarymas. Ši sistema apima ilgalaikių ir trumpalaikių tikslų nustatymą ir detalizuojančius veiksmus jiems pasiekti, atsižvelgiant į laiko veiksnį. Tuo pačiu metu konkretūs trumpalaikiai tikslai būtinai dera su ilgalaikiais. Tokia sistema leidžia žmogui bet kuriuo metu tiksliai žinoti, kur jis eina ir kokį konkretų tikslą jam reikia pasiekti.
Visi šie planai jokiu būdu nėra kažkas nuolatinio – priešingai, juos rekomenduojama reguliariai peržiūrėti: dienos planas greičiausiai bus automatiškai keičiamas kelis kartus per dieną. Trumpalaikius planus rekomenduojama peržiūrėti kas vieną ar dvi savaites. Ilgalaikius planus reikėtų tikrinti (ir prireikus koreguoti) bent kartą per 4-6 mėnesius. Bendrasis planas turėtų būti peržiūrimas kartą per metus. Tuomet verta kritiškai pažvelgti į užsibrėžtą aukštą tikslą: ar jis vis dar patrauklus, ar reikia šiek tiek pakoreguoti ir net bandyti permąstyti nusistovėjusias gyvenimo vertybes.
Laikotarpių, reikalingų asmeniniams ir profesiniams tikslams pasiekti, nustatymas suteikia pasitikėjimo ir supratimo apie tinkamiausią laiko paskirstymą ir tinkamiausią užduočių tvarką.
Verslo gyvenime pasiteisino šie planavimo laikotarpiai:
Ilgalaikiai tikslai = 3-5 metai (ar daugiau) – planai keleriems metams;
Vidutinės trukmės tikslai = 1-3 metai – metiniai planai;
Dabartiniai tikslai = 1 savaitė - 3 mėnesiai - mėnesio, savaitės planai.
Žemiau esančioje schemoje (7 pav.) laiko planavimas pateikiamas kaip uždara sistema, kurioje aiškiai matomi ryšiai tarp atskirų planų tipų: ilgalaikiai planai nurodomi atitinkamuose vidutinės trukmės ir trumpalaikiuose planuose, taip pat 2012 m. einamojo laikotarpio planuose. Pastarieji galiausiai yra įtraukti į dienos planus. Pasibaigus atitinkamam planavimo laikotarpiui, „plano ir faktinio“ palyginimo būdu nustatomi laikotarpio rezultatai, į kuriuos galima atsižvelgti koreguojant vėlesnio laikotarpio planus.
Ryžiai. 7. Laiko planavimo sistema
Planuokite keleriems metams į priekį
Gyvenimo planas arba gyvenimo tikslai yra planavimo proceso pradžios taškas. Remiantis gyvenimo planu, išvedami ilgalaikiai tikslai ateinantiems metams ir sudaromas planas keleriems metams į priekį.
Metinis planas
Iš plano keleriems metams į priekį išvedamas metinis planas. Visos suplanuotos užduotys ir tikslai perkeliami į jį iš atitinkamos „metinės stulpelio“. Tuo pačiu reikia būti atsargiems ir nesiimti užduočių, susijusių su vėlesniais tikslais. Išeinančių metų pabaigoje (vėliausiai – kitų pradžioje) būtina išsikelti svarbiausius ateinančių 12 mėnesių uždavinius ir tikslus. Daugeliu atvejų pakanka padalinimo į ketvirčius. Bet kuriuo atveju galite planuoti tik darbo dienas, nes didžioji darbo laiko dalis skiriama įprastiniam darbui, susitikimams, komandiruotėms ir pan.
Ketvirčio planas
Ketvirčio planas yra metinio plano įgyvendinimo stebėsenos įrankis. Per metus, reguliariais laiko tarpais, turėtumėte apmąstyti praėjusio laikotarpio įvykius ir, jei reikia, atlikti pakeitimus ar perkelti tvarkaraštį (tarpinė kontrolė). Kiekvieno ketvirčio pabaigoje galite nustatyti gaires kitiems trims mėnesiams ir nustatyti, kurios kito ketvirčio užduotys turėtų būti perbrauktos, kurias perkelti, o kurias pridėti.
Mėnesio planas
Užduotys ir tikslai, į kuriuos atsižvelgiama mėnesio plane, perkeliami iš ketvirčio plano. Kadangi artėjant laiko horizontui planavimo tikslumas didėja, mėnesio plane į užduotis atsižvelgiama išsamiau (laiko sąnaudos fiksuojamos valandomis).
Būtina sąlyga norint sudaryti realius mėnesio ir savaitės planus, kad būtų nustatytas ir vadinamasis laisvai planuojamas laikas. Savo laiko plane taip pat turite numatyti laiko rezervus („buferius“) papildomoms užduotims spręsti, kad suplanuotų terminų būtų galima laikytis be streso ir laiko spaudimo.
Savaitės planas
Savaitės planas apima dar detalesnę, tikslesnę būsimo laikotarpio prognozę. Remiantis mėnesio planu, sudaromas visų savaitės užduočių ir užduočių grafikas, atsižvelgiant į jų apimtį ir joms atlikti reikalingą laiką. Planuodami savaitės darbus būtinai atsižvelkite į šiuos dalykus:
Pagrindinė užduotis (į ką pirmiausia turėtumėte susikoncentruoti);
Reikšmingiausia užduotis, reikalaujanti daugiausiai laiko;
Reikalingos užduotys (dalykai, kuriuos reikia atlikti, paruošti atlikti arba pradėti šią savaitę);
Įprastų darbų atlikimas (darbas raštu, pokalbiai telefonu, susitikimai ir kt.);
Galimos užduotys (neišspręstos problemos, kurias reikėtų spręsti);
Viskas, ką dar būtų patartina, pageidautina ar tikslinga daryti;
Įvykiai, kurių įvykį galima numatyti.
Dienos planas
Vienas iš svarbiausių efektyvaus darbo įrankių yra dienos planas, kuris sudaromas savaitės plano pagrindu. Jame nustatoma, kokias užduotis ir reikalus reikia atlikti per atitinkamą darbo dieną, o prie anksčiau suplanuotų pridedami nenumatyti. Dienos planas reprezentuoja paskutinį ir kartu svarbiausią žingsnį laiko planavimo sistemoje, konkretų užsibrėžtų tikslų įkūnijimą (realizaciją).
Realiame dienos plane iš esmės yra tik tai, ką tą dieną reikia ir galima padaryti. Kuo daugiau užsibrėžtų tikslų atrodo pasiekiama, tuo daugiau jėgų galima sutelkti ir sutelkti jų įgyvendinimui. Sudarę planą prieš pradedant darbą, t.y. einančios dienos vakare galite grįžti namo su didesniu pasitikėjimu ir atsipalaidavimu, o kitą rytą su didesne jėgų koncentracija galite pradėti naują dieną, nes jau pakeliui namo ir ryte pakeliui į darbą pasąmonė apdoroja dienos užduotis ir paruošia galimus sprendimus. Suformulavus pagrindinius uždavinius ir nubrėžus požiūrius į jų sprendimą, nauja įtempta darbo diena nebeatrodo pilka ir sunki, o nuspėjama, planuojama ir valdoma.
Reguliarus ir sistemingas planavimo darbas turėtų prasidėti nuo darbo dienos planavimo. Diena yra mažiausias, bet pastebimas bet kokio sistemingo tikslo ir laiko planavimo vienetas. Privalumas yra tas, kad kiekvieną dieną galite pradėti iš naujo, net jei ankstesnis bandymas buvo nesėkmingas. Ir po truputį įgyji reikalingų įgūdžių savaitės, mėnesio, metinio ar net gyvenimo planavimui.
Planavimas, kaip jau minėta, reiškia pasiruošimą tikslų įgyvendinimui. Šiuo atžvilgiu jie taip pat kalba apie tikslinius planus. Visai kitaip jus supantis pasaulis gali būti suvokiamas, jei žinote, ko reikia pasiekti, tai yra, jei turite konkretų laiko praleidimo planą.
Kam skirti dienos planai? Juose yra visos veiklos, kurias reikia atlikti per vieną dieną, taip pat suteikiama galimybė jas atlikti per turimą laiką. Juose pateikiama greita apžvalga ir nurodoma, kas dar nepadaryta, todėl galite susikoncentruoti ties tuo, kas svarbiausia. Taip įveikiamas jėgų išsklaidymo pavojus.
Iš esmės svarbu sudaryti rašytinį dienos planą, nes galvoje laikomi dienos planai lengvai atmetami. Surašyti dienos planai palengvina atmintį. Rašytinis planas turi ir psichologinį savęs motyvacijos dirbti poveikį, verslo veikla tampa labiau orientuota ir orientuota į griežtą parengtos programos laikymąsi. Rezultatas – mažiau blaškymosi ir daugiau motyvacijos susitelkti ties numatytomis užduotimis.
Dienos rezultatų stebėjimo dėka „neprarandamos“ neatliktos užduotys, kurių įgyvendinimą galima atidėti kitai dienai. Įrašant raštu, planavimo efektyvumas padidinamas geriau įvertinus laiko reikalavimus ir trukdžius bei leidžiant realiau planuoti laisvą laiką.
Nuoseklus dienos planavimas nulemia asmeninių darbo metodų tobulinimą, nes kai yra aiškumas, ką per dieną reikia nuveikti, automatiškai įsijungia darbo racionalizavimo ir atsvaros vidiniams ar išoriniams trukdžiams mechanizmai.
ALPEN metodas yra naudingas įrankis planuojant darbo dieną. Atlikę penkis metodo žingsnius, galite įgyti įgūdžių, kurie vėliau pravers planuojant savo laiką ir tikslus. Metodas yra gana paprastas, o po kai kurių pratimų dienos plano sudarymas vidutiniškai užtruks ne daugiau kaip 8 minutes, o tai žymiai atgaus laiko svarbiems dalykams.
Būtina sąlyga – nustatyti vietą ir laiką kasdieniniam planavimui, pavyzdžiui, tegul tai būna paskutinė darbo dienos užduotis. Metodas apima rašytinį užduočių fiksavimą; veiksmų trukmės įvertinimas; rezervinio laiko nustatymas; nedelsiant priimti sprendimus dėl prioritetų, bet kokios užduoties delegavimo ar atsisakymo ją atlikti; vėlesnė nebaigtų darbų kontrolė ir perdavimas arba atliktų darbų ištrynimas. Jį gana lengva įsiminti, nes jis pagrįstas memotechnika: kiekviena metodo pavadinimą sudaranti raidė atitinka vieną užduotį.
Pirmas lygmuo. Skelbiame ir įrašome užduotis
Darbo dienos pabaigoje savo dienoraštyje atitinkamomis antraštėmis užsirašykite viską, ką reikės padaryti kitą dieną. Taigi, išeinanti diena baigiasi ir įvyksta psichinis susiderinimas su artėjančia diena. Tik suplanavus dieną galėsite ramia širdimi atsiduoti užtarnautui poilsiui.
Į planą įeina: dalykai iš bendros savaitės ar mėnesio užduočių sąrašo, neišspręstos vakar dienos užduotys, naujos užduotys, susitikimai, kuriuose būtina dalyvauti, pokalbiai telefonu ir susirašinėjimas, taip pat periodiškai pasikartojančios užduotys. Tuo pačiu metu pabandykite naudoti santrumpas, kurios atitinka veiklos rūšį ar dienoraščio skyrių, pavyzdžiui:
B - vizitai, susitikimai;
A – reikalų delegavimas;
K - valdymas;
P - vyksta, veikia;
PC - kelionės, komandiruotės;
PR – rašto darbai, dalykiniai laiškai, diktantas;
S - sekretorius;
T - pokalbiai telefonu;
H - skaitymo procesas (ataskaitos, aplinkraščiai, laikraščiai ir kt.).
Taip sudarytas dienos užduočių sąrašas gali atrodyti, pavyzdžiui, taip:
B – ponas Melnikovas (kompiuterinė programa),
B - ponas Šutovas (ekspertizė),
P - rinkos tyrimų projektas,
PR – ponas Galkinas (laiškas),
Ch - specialus žurnalas,
T - Vladimiras (sporto salė).
Šiek tiek pasipraktikuodami galite išmokti sudaryti užduočių sąrašą, kad:
Pirmiausia paskirstykite juos pagal prioritetą;
Padalinkite juos į užsitęsusius ir „trumpalaikius“, trumpalaikius;
Dar kartą patikrinkite užduotis, susijusias su asmeniniais kontaktais, kad sužinotumėte, ar jas galima atlikti efektyviau.
P - rinkos tyrimų projektas,
B - ponas Šutovas (ekspertizė),
PC - naujų statybinių medžiagų parodos lankymas,
Ch - specialus žurnalas,
T – ponas Schmidtas (pardavimo statistika),
PR – ponas Galkinas (laiškas),
T – ponas Melnikovas (kompiuterinė programa),
T – ponia Milyavskaya (įdarbinimas),
T - Vladimiras (sporto salė),
T ir PR - trumpalaikis darbas,
T - telefono blokas.
Antrasis etapas. Apribojame ir nustatome veiklos trukmę
Kiekvienai užduočiai nustatykite realų laiką, kurio prireikė jai atlikti, sudėkite jį ir nustatykite apytikslį bendrą laiką.
Nepavadintas dokumentas
Nepaisant to, kad atskirų užduočių trukmė negali būti pakankamai tiksliai įvertinta, sukaupus tam tikrą patirtį, ji gali būti naudojama kaip pagrindas planuojant savo laiką.
Taip pat turėtumėte nepamiršti, kad darbas dažnai reikalauja tiek laiko, kiek turite savo žinioje. Todėl, nustatydami konkretų laikotarpį atskiroms užduotims atlikti, jūs prisiverčiate įsilieti į šį konkretų laiką. O jeigu konkrečiai užduočiai atlikti skiriamas tam tikras laikas, tuomet tenka dirbti daug labiau susikaupus ir nuosekliau atsikratyti trukdžių. Planuodami savo veiksmus turite būti realistiški.
Trečias etapas. Prisimename, kad turime palikti laiko rezervą
Į savo planą turėtumėte įtraukti tik 60 % savo darbo laiko, o ne visą dieną. Sudarant dienos planą reikėtų laikytis pagrindinės laiko planavimo taisyklės - 60:20:20, pagal kurią planas turi apimti ne daugiau kaip 60% laiko ir apie 40% turėtų būti paliktas kaip rezervinis laikas. 20% reikėtų palikti netikėtiems atvejams, tokiems kaip trukdžiai ir laiko gaišimas, likusieji 20% – spontaniškai socialinei veiklai (neplanuotiems telefono skambučiams, pokalbiams, gimtadieniams ir pan.). Jei darbo diena yra 8 valandos, tai planuojamas laikas turėtų būti maždaug 5 valandos.
Jei planuojama daugiau nei 60% laiko, tuomet turėtumėte nenumaldomai pervesti sudarytą užduočių sąrašą į nurodytus parametrus, nustatydami prioritetus, deleguodami užduotis ir sumažindami joms skirtą laiką. Likusios užduotys turi būti perkeltos į kitą dieną, perbrauktos arba atliktos per viršvalandžius.
Ketvirtasis etapas. Natūralu (vieniems) nustatome prioritetus, priimame sprendimus dėl plano mažinimo ir galimybės perduoti užduotį kitam asmeniui
Pirmiausia reikia realiai įvertinti savo planą, susidėlioti prioritetus; negailestingai sumažinkite ją ir viską, ko negalite padaryti patys, perleiskite kitiems, įvertindami kiekvieną dalį jos delegavimo ir racionalizavimo galimybės požiūriu. Kartu reikia sukaupti drąsos atlikti absoliučiai būtinus dalykus ir atsikratyti chaoso, išlaikant tikrovę. Galutinis dienos planas mūsų pavyzdyje atrodo taip:
Nepavadintas dokumentas
Galite dar lengviau sudaryti planą, jei kartu su raidžių santrumpos naudojate grafinius simbolius, kad nurodytumėte svarbiausius elementus, pavyzdžiui:
"?" - Skubiai
"!" – Svarbu
"?" - Išsiaiškinti
"*" - Misija įvykdyta
„**“ – užduotis buvo atlikta ypač gerai
„°“ – perkėlimas į vėlesnę datą
„x“ – neįmanomas arba savaime išspręstas reikalas
Penktas etapas. Reikalingi tolesni veiksmai
Kasdienis plano įgyvendinimo stebėjimas ir to, ko šiandien nepavyko padaryti, perkėlimas į kitą dieną yra geriausias būdas pagaliau imtis to, kas buvo atidėta, arba užbraukti bet kokią užduotį, nes dingo poreikis ją atlikti. Darbo dienos pabaigoje turėtumėte patikrinti rezultatus.
20 ALPEN metodo privalumų
Geriausia nuotaika artėjančiai darbo dienai.
Kitos dienos planavimas.
Aiškus dienos užduočių supratimas.
Dienos tėkmės organizavimas.
Užmaršumo įveikimas.
Koncentracija į būtiniausią.
Popieriaus darbo kiekio mažinimas.
Dienos tikslų siekimas.
Svarbesnių ir mažiau svarbių dalykų paryškinimas.
Priimti sprendimus dėl prioritetų nustatymo ir perskirstymo.
Racionalizavimas per užduočių grupavimą.
Sumažinkite netvarką ir nepageidaujamus trukdžius.
Savidrausmė atliekant užduotis.
Streso ir nervinės įtampos mažinimas.
Ramus nenumatytų įvykių suvokimas.
Pagerėjusi savikontrolė.
Sėkmės jausmas darbo dienos pabaigoje.
Padidėjęs pasitenkinimas ir motyvacija.
Asmeninių rezultatų padidėjimas.
Laimėti laiką dėl metodiško darbo organizavimo.
Sėkmingai naudojant laiko planavimo techniką ir mokslinio darbo organizavimo metodus, kasdien galite sutaupyti nuo 10 iki 20% savo laiko. Tam prireiks šiek tiek savidisciplinos, tačiau kasdieninio laiko planavimo nauda neabejotina.
Įvairūs savivaldos įrankiai kasdieninėje praktikoje naudojami kaip laiko planavimo ir valdymo įrankiai. Net ir įprasti stalai yra gera priemonė tolygiai paskirstyti apkrovą. Vidutinės trukmės planavimui naudokite lentelę, suskirstytą pagal 12 mėnesių. Tokios lentelės, kurios naudojamos tolygiai paskirstyti krūvį savaitės ar mėnesio laikotarpiams, gali padėti nustatyti problemines sritis ir pateikti bendrą vaizdą.
Atsižvelgiant į darbo pobūdį, galite naudoti kitus planavimo ir priminimo įrankius: duomenų bazes, Excel failus, sau adresuotus el. pašto pranešimus, žadintuvą ar pavojingą terminą primenantį laikrodį. Atkreipkite dėmesį, kad net geriausi įrankiai gali gaišti laiką, jei naudojami netinkamai. Pavyzdžiui, kasdien atnaujinti užduočių sąrašą gali būti naudinga, tačiau kasdien tvarkyti kelis sąrašus gali lengvai išvesti žmogų iš proto. Racionalesnis būdas yra nuolatinio sąrašo tvarkymas ir reguliarus atnaujinimas. Kortelių rodyklė arba el. pašto programa yra būdas išlaikyti tokį sąrašą.
Laiko planavimas, ar naudojant kompiuterį, ar dienoraštį, yra daugiau nei tik terminų kalendorius. Tai savotiškas vadovas. Laiko planavimas apima terminus, veiklos sąrašus, prioritetus, kasdienes rutinas, savaitės ir (arba) mėnesio apžvalgas, metų apžvalgas ir kitą svarbią informaciją.
Laiko planavimas turi būti sąmoningas, metodiškas ir sistemingas. Įprasti priminimo kalendoriai, kišeninio sąsiuvinio ar didelio, galbūt stacionaraus, kalendoriaus, naudojami tik terminams pažymėti, yra sėkmingo laiko planavimo kapai. Tokių užrašų kalendorių pranašumas yra tas, kad jie padeda naršyti terminus ir datas taip pat, kaip traukinių tvarkaraštis padeda orientuotis išvykimo ir atvykimo į stotį laiką. Tai, ką iš tikrųjų reikia užbaigti, dažnai nėra užrašoma, nors už kiekvieno veiksmo slypi tikslai, kuriuos norime ar turime pasiekti. Jei dabar atidžiau pažvelgsite į įprastus priminimų kalendorius laiko planavimo metodų požiūriu, galite atrasti šiuos trūkumus.
10 atmintinės kalendoriaus trūkumų
1. Fiksuojami tik terminai, bet ne tam tikrų veiksmų tikslai. Kas iš tiesų svarbu, kasdieniame plane neatsiranda.
2. Veiksmų trukmė ir rezervinis laikas užsitęsusiems byloms nenurodomi.
3. Nustatoma savavališka užduočių tvarka, priklausomai nuo išorinių veiksnių.
4. Diena kaip visuma neapsvarstyta, neplanuojama.
5. Bylos į blokus nejungiamos, o rezervinis laikas nenumatytoms veikloms nenustatomas.
6. Posėdžiai planuojami tiksliai neapibrėžus temos.
7. Prioritetai nenustatyti.
8. Atvejai nėra aiškiai apibrėžti.
9. Neplanuojamas laikas įprastiems ir užsitęsusiems uždaviniams spręsti.
10. Formos ir kitos planavimo ir sprendimų priėmimo priemonės nenaudojamos.
Norint viso to išvengti, reikia naudotis laiko dienoraščiu – svarbiausiu darbo įrankiu savitvarkai.
Kas yra laiko dienoraštis? Tai asmeninė darbo byla, susidedanti iš atskirų lapų, sujungtų kartu ir kuri dėl racionalaus reikiamos informacijos išdėstymo yra patogi savo aiškumu (matomumu). Jis iš esmės yra daugiafunkcis: tai vienu metu darbalaukis kalendorius, asmeninis dienoraštis, užrašų knygelė, planavimo įrankis, adresų knygelė, žinynas, idėjų saugojimo įrenginys ir valdymo įrankis. Laiko dienoraštis yra nuolatinis vadovo palydovas, jo, taip sakant, rašytinė atmintis, kuri visada ir visur bus po ranka.
Be to, laiko dienoraštis yra praktinis nuoseklaus laiko planavimo sistemos komponentas, ty visų kasdienėje praktikoje naudojamų kasdienių planų, formų ir lapų veikianti saugykla. Tai esminė pagalbinė laiko planavimo priemonė, skatina sėkmingą asmeninių tikslų planavimą, geresnį brangaus laiko panaudojimą. Laiko dienoraščio pagalba galite susidaryti pilną vaizdą ne tik apie visus trumpalaikius ir ilgalaikius terminus, bet ir apie visus planus, nuostatas, daugiau ar mažiau stambius projektus, lanksčiai reaguoti į bet kokį situacijos pasikeitimą ir bet kada atnaujinti savo planus.
Laiko dienoraščio struktūra
Kalendoriaus dalis
Šioje dalyje galite talpinti įvairias mėnesio, savaitės ir dienos planų formas su tarpiniais registrais. Ypatingas dėmesys skiriamas dienos planui, kurio pagrindinis principas: vienas lapas vienai dienai. Kalendoriaus dalyje turi būti atitinkamų mėnesių ir dešimtmečių užrašų lapai, kurie leis lengviau perkelti terminus ir tikslus į atskiras savaites ir dienas.
Panaudojus atskirus dienraščius galima susirišti atitinkama tvarka, o laikui bėgant turėsite laiko ir gyvenimo sėkmių archyvą – patikimą pagalbinę priemonę sąmoningam ateities planavimui. Naujuose „gaunamuosiuose“ dienoraščiuose turi būti pateikti visi terminai ir užduotys iš savaitės ir mėnesio žiniaraščių. Tokios datos kaip gimtadieniai, jubiliejai, atostogos, mokėjimo dienos ir kt. perkeliamos iš atitinkamų lapų, todėl galite integruoti visus savo asmeninius failus ir, jei jie bus reguliariai pildomi ir stebimi, nieko neprarasite.
Oficialių ir privačių datų skyrius
Čia, atitinkamuose lapuose ir blankuose, turėtumėte užsirašyti ir visada su savimi turėti svarbiausią informaciją, pavyzdžiui: projektų rengimo tvarką, mugių ir seminarų laiką, organizacinius mini planus, svarbiausias sąvokų santrumpas, atlyginimas ir pajamos, gimtadienių sąrašas, pašto tarifai, knygų sąrašai, lėktuvų tvarkaraščiai, viešbučių adresai, kelionės išlaidos, įvairių maisto produktų kaloringumo lentelės, futbolo rungtynių kalendorius, įvairių renginių datos, priminimų lapai, universalūs planavimo lapai , kortelės idėjoms įrašyti ir kt.
Adresų ir telefono numerių skiltis
Skyriuje pateikiami svarbiausi telefono numeriai ir adresai, kurių dažniausiai reikia.
bendra dalis
Įvairiuose į piniginę panašiuose skyriuose telpa pašto ženklai, nuotraukos, kredito ir čekių kortelės, verslo ID kortelės ir banknotai.
Laiko dienoraštis gerina darbo kokybę ir atneša sėkmę. Racionalizavimas, pasiektas naudojant 8 valandų darbo dieną, kasdien sutaupo visą valandą. Laiko dienoraštis yra svarbiausias pagalbinis savęs valdymo įrankis.
Amerikiečiai naudoja specialius dienoraščius, kad būtų lengviau naudotis aukščiau minėta Franklino sistema. Pirmieji dienoraščio puslapiai yra skirti gyvenimo vertybių sąrašui (piramidės 1 aukštas), pasaulinio tikslo aprašymui (2 aukštas) ir pagrindinio plano įrašymo lentelei (3 aukštas). Dienoraščio pradžioje keli atitinkamai pažymėti puslapiai yra skirti metų tikslų sąrašui (tiesą sakant, ilgalaikiam planui -
4 aukštas). Kiekvieno mėnesio ir kiekvienos savaitės pradžioje šio laikotarpio užduočių lentelei (trumpalaikis planas – 5 aukštas) skiriamas vienas puslapis. Galiausiai kiekviena diena turi savo puslapį, kuriame yra lentelė su tos dienos užduočių sąrašu (6 aukštas), o lentelėje yra stulpeliai, kuriuose nurodomas užduočių prioritetas. Šiuos stulpelius reikia užpildyti eidami ir būtinai patikrinkite dienos pabaigoje. Užbaigtas bylas rekomenduojama pažymėti „*“ piktograma. Atšauktas dėl vienokių ar kitokių priežasčių - su raide „x“ (taip pat patartina įvesti priežastį, kodėl užduotis buvo atšaukta). Atidėtos užduotys įrašomos į kitos dienos (dažniausiai kitos) planą, o atitinkamame einamosios dienos puslapio stulpelyje dedama piktograma „°“ ir įrašoma data, kada ši užduotis įtraukta į dienos planą. .
