Dirbu eiline analitike ir atsitiko taip, kad 2014 metų vasarą dalyvaudamas elektroninės prekybos projekte per 3 savaites ant kelių susitvarkiau valdymo apskaitą MS Excel programoje. Aš tai planavau ilgą laiką ir galiausiai nusprendžiau paskelbti Habr. Manau, tai bus naudinga smulkiesiems verslininkams, kurie supranta finansinių srautų valdymo svarbą, tačiau nenori skirti nemažos laiko ir pinigų sumos valdymo apskaitos tvarkymui. Nepretenduoju į galutinę tiesą ir man bus malonu matyti kitus bendruomenės narių pasiūlytus sprendimus.
Verslas, su kuriuo užsiėmiau vasarą, buvo eilinė internetinė drabužių parduotuvė aukščiausios klasės ir aukštesniame segmente, kurios apyvarta siekė apie 1 milijoną rublių per mėnesį. Verslas veikė, o ne labai sėkmingai, bet veikė ir veikia toliau. Savininkas suprato valdymo buhalterinės apskaitos poreikį ir su tokiu supratimu įdarbino mane finansų direktoriumi (analitiku/vadybininku...), kadangi ankstesnis iš verslo išėjo likus 3 mėnesiams iki mano atvykimo. Tiesą sakant, valdymo apskaitoje buvo tokios pat trukmės skylė. Žvelgiant į ateitį, pasakysiu, kad skylės ne panaikinau (praeitį nusprendėme nemaišyti), o sukūriau sistemą, kuri su minimaliu darbu sėkmingai veikia iki šiol.
Mano pirmtakas vadovavo administracijai Fingrade, kuri pasirodė esąs labai galingas įrankis. Pavyzdžiui, tai leido automatiškai atsisiųsti informaciją iš 1C ir skirtingų banko klientų ataskaitas, kuriant operacijas pagal iš anksto suformuluotas taisykles. Tai neabejotinai naudingas dalykas, tačiau jei buvo laikomasi dvigubo įėjimo sistemos, tai žymiai padidino darbo laiką. Siekiant išvengti didesnio darbo, šis įrankis leido generuoti „priklausomus sandorius“. Šuo buvo palaidotas kuriant šiuos papildomus laidus. Ir tada paaiškėjo, kad už visos Fingrado galios slypi unikalumas, nulėmęs visišką kompetencijos nebuvimą viešoje erdvėje. Paprasti vartotojai (kurie, beje, mokėjo 3000 rublių per mėnesį už prieigą prie sistemos) turėjo prieigą tik prie „Vartotojo vadovo“ oficialioje svetainėje ir 6 vaizdo pamokų. Youtube, kuri suteikė prieigą prie dar poros dešimčių vaizdo pamokų, taip pat nelabai padėjo. Iš esmės nebuvo forumų su „kaip...“ informacija. Parama, atsakant į konkrečius klausimus apie „priklausomų pranešimų“ kūrimo taisykles ir pagalbos prašymus būtent mano atveju, buvo įšaldyta frazėmis „tu ir aš neturime paramos sutarties, todėl nesame pasirengę atsakyti į tokius konkrečius klausimus“. Nors atrodytų – kas gi konkretaus tokiuose prašymuose ir net su ekrano kopijomis iš mano pusės? Aišku, kad viską galima padaryti savo rankomis, tačiau kyla klausimas, kam tada apskritai mokėti už įrankį, kuris labai padidina valdymo laiką ir neduoda jokios naudos smulkiajam verslui?
Įtikinęs savininką, kad netikslinga naudotis „Fingrad“ su tokiomis verslo apimtimis ir atsisiuntus visą informaciją iš sistemos, nustačiau jį į BIG ir riebus kirsti. Tuo pačiu metu sprendimas pereiti prie MS Excel nebuvo spontaniškas. Gera Google paieška valdymo apskaitos tema aptiko monstrų, panašių į Fingrad, arba nuorodų į žiniatinklio programas, skirtas asmeniniams finansams tvarkyti, o pagrindiniai reikalavimai sistemai buvo:
Galimybė prižiūrėti BDDS ir BDR pagal keičiamą sąskaitų planą;
- tolimesnės valdymo apskaitos paprastumas (įskaitant „finansiškai neraštingus“ naudotojus);
- lankstumas (galimybė išplėsti/pašalinti funkcionalumą skrendant);
- nėra įrankių / sąsajos perkrovos.
Pirmiausia išsiaiškinkime terminus: būdamas ne finansininkas, BDDS turiu omenyje „Pinigų srautų balansą“, BDR – „Pajamų ir išlaidų biudžetas“. BDDS laikome grynųjų pinigų pagrindu (sandorio diena – stulpelis „Operacijos data“) ir naudojame kasdieniniam veiklos planavimui, o BDDS – kaupimo principu (stulpelis „Kaupimo laikotarpis“) strateginį planavimą per metus ar daugiau.
Taigi, kaip viskas veikia ir kaip veikia (idealiu atveju):
1. Valdymo apskaita renkama pagal informaciją, kurią galutiniai vartotojai įveda naudodami formą Google dokumentuose. Laukų pavadinimai ir parinkčių koduotės galutiniame valdymo apskaitos faile pažymėti raudonai – tai savotiškas laukų atvaizdavimas.
2. Galų gale tai atrodo taip (kas buvo perkelta į galutinį valdymo failą, užpildoma žalia spalva).
3. Valdymo apskaita sukurta remiantis iš Fingrad atsisiųstais .xls failais (todėl trečiųjų šalių vartotojams keistoki pavadinimai ir apskritai per didelis stulpelių skaičius). Maloniai prašome stulpelių „Įeinantys“ ir „Išlaidos“ reikšmių nevertinti rimtai – daug kas buvo pakeista atsitiktinai.
Pildymo mechanizmas paprastas: atsargiai perkelkite jį į skirtuką „Didžioji knyga“ iš „Google“ dokumentų formos ir banko ataskaitų. Linijos, naudojamos generuoti BDR, yra paryškintos raudonai, o BDDS – žaliai, kurios yra suvestinės lentelės ir sukurtos remiantis tarpiniais skirtukais su savaime suprantamais pavadinimais. Vieninteliai stulpeliai, kuriuose informacija nesusijusi su kitais šaltiniais, yra „Original ID“ (unikalios eilutės reikšmės) ir „Sukūrimo data“ (=TDATE(), tada nukopijuokite ir įklijuokite kaip vertę)
4. DDS (pinigų srautų) elementai yra atskirame skirtuke „PS_service“ ir gali būti reguliariai peržiūrimi, atsižvelgiant į konkrečius poreikius (nepamirškite atnaujinti formulių lapuose „Data_BDDS“, „Data_BDR“).
5. Paveikslėlyje parodytas BDDS pavyzdys numatytuoju formatu, sumažintas iki savaitės „aktualumo“.
6. BDS pavyzdys (kas mėnesį). Atkreipkite dėmesį į jau minėtą tezę apie eilučių iš „Bendrosios knygos“ naudojimą: BDR biudžetas ir faktas, BDDS planas ir faktas.
7. Darbas su BDDS reiškia, kad „Plano“ eilutės turi būti kuo atnaujintos. Esu gana pedantiškas dirbdamas su pirmine informacija ir mano pateikti komentarai išsaugojo visą pakeitimų istoriją. Kaip bus tau - klausimas tau. Mano požiūris leido man užfiksuoti apie 1 reikšmingą klaidą per savaitę, kuri grėsė nuo dešimčių iki šimtų tūkstančių rublių. Beje, laikas buvo šiek tiek suvalgytas.
8. Iš tikrųjų jis pats
Šiuolaikinio buhalterio neįmanoma įsivaizduoti be kompiuterio. Tačiau norint dirbti užtikrintai, reikia mokėti naudotis ne tik buhalterinėmis programomis, bet ir daugybe kitų. Čia rasite daug naudingos informacijos, pateiktos lengva ir prieinama kalba bei paremta daugybe praktinių pavyzdžių, būdingų buhalterio darbui.
Excel buhalteriui
Šiame skyriuje sužinosime, kaip naudoti MS Excel skaičiuoklių rengyklę buhalterio profesinei veiklai. Skirtingai nuo Word teksto rengyklės, „Excel“ gali atlikti daug įvairaus specifiškumo ir sudėtingumo skaičiavimų. Tai leidžia generuoti apskaitos dokumentus, kuriuose rezultatai bus automatiškai perskaičiuojami, kai pasikeičia šaltinio duomenys (jie gali būti tiek esamame dokumente, tiek išoriniuose Excel failuose). Tokiu atveju galima konstruoti diagramas, grafikus, atlikti kitas skaičiavimo operacijas.
„Excel“ funkcijos ir pagrindinės funkcijos, susijusios su apskaita
Naudojant Excel skaičiuoklių rengyklę, galima generuoti ir spausdinti dokumentus, kurie turi lentelę, atlikti skaičiavimus pagal šaltinio duomenis ir tt Pagrindinius uždavinius, sprendžiamus naudojant programą, galima suformuluoti taip.
Įvairių skaičiuoklės dokumentų įvedimas, redagavimas ir projektavimas.
Skaičiavimų su pirminiais duomenimis atlikimas naudojant specialiai sukurtas priemones.
Sukurto dokumento išsaugojimas įvairiais formatais (Excel, tinklalapis, šablonas, tekstinis dokumentas ir kt.).
Lentelių duomenų įvedimas ir apdorojimas naudojant įmontuotus formulių, funkcijų, makrokomandų ir kt. mechanizmus.
Duomenų analizė ir valdymas (automatinis galutinių ir tarpinių duomenų skaičiavimas, duomenų struktūrizavimas ir konsolidavimas, suvestinių lentelių ir ataskaitų naudojimas ir kt.).
Įvairių objektų įterpimas į dokumentą (brėžinys, funkcija, užrašas, objektas ir kt.).
Rankinio ir automatinio dokumento ir jo komponentų formatavimo operacijų atlikimas; automatinis dokumento rašybos tikrinimas, greitas netikslumų pašalinimas naudojant automatinio taisymo mechanizmą.
Būtinų duomenų importas iš įvairių šaltinių (įskaitant OLAP duomenų bazes) ir tolesnis jų apdorojimas. XML formato palaikymas.
Skaičiuoklės dokumento pateikimo parametrų konfigūravimas, taip pat vartotojo sąsajos pritaikymas.
Prieiga prie duomenų kartu su kitomis programomis (pavyzdžiui, Word, Power Point, Access ir kt.).
Įvairių ataskaitų generavimas – analitinių, suvestinių, grafinių, diagramų pavidalu ir kt.
Atlikite standartines Microsoft Office funkcijas – dokumento spausdinimą, duomenų paiešką ir keitimą, klaidų tikrinimą ir kt.
Programų kūrimas naudojant VBA programavimo kalbą.
Skaičiuoklės dokumento apsauga nuo nekvalifikuotos ir neteisėtos prieigos.
„Excel“ skaičiuoklių rengyklės naudojimo apskaitos tikslais specifika gali priklausyti nuo konkrečios įmonės apskaitos ir valdymo procesų nustatymo specifikos.
Terminai ir apibrėžimai
„Excel“ vartotojas turėtų žinoti ir suprasti šiuos pagrindinius terminus ir apibrėžimus.
Automatinė forma– paruošta naudoti tam tikros formos figūrėlė, kurią galima pridėti prie darbalapio ar diagramos. „Excel“ turi integruotą „AutoShapes“ rinkinį.
Diagrama – vizualinis būdas pateikti skaitines reikšmes. „Excel“ palaiko darbą su įvairių tipų diagramomis: histogramomis, skritulinėmis diagramomis, burbulinėmis diagramomis, diagramomis ir kt.
Vardas - identifikatorius, suteikiantis galimybę nurodyti objektą (ląstelę, diapazoną, formulę ir kt.).
pastovus – pastovi (neapskaičiuota) reikšmė. Konstanta gali būti, pavyzdžiui, fiksuotas skaičius arba tam tikras tekstas.
Kontekstinis meniu – meniu, kuriame yra komandų, skirtų dirbti su konkrečiu objektu, sąrašas. Norėdami iškviesti kontekstinį meniu, turite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti objektą arba paspausti klavišų kombinaciją Shift + F10.
Masyvas – ląstelių arba verčių rinkinys, kuris naudojamas kaip visuma. Kitaip tariant, masyvas yra to paties tipo elementų, turinčių bendrą pavadinimą, grupė.
Nustatymai– esamų Excel veikimo parametrų keitimas naudojant standartinius įrankius, pasiekiamus iš MS Excel darbo sąsajos. Programos veikimo parametrus galima suskirstyti į du pagrindinius tipus:
- Bendrieji parametrai– redagavus šiuos parametrus, atitinkami pakeitimai bus atlikti visose darbaknygėse, įskaitant ir naujai sukurtas;
– vietiniai parametrai– redagavus šiuos parametrus, atitinkami pakeitimai bus atlikti tik dabartinėje darbaknygėje.
Operandas – skaičiavimo elementas (konstanta, funkcija arba nuoroda).
Operatorius -ženklas arba simbolis, apibrėžiantis skaičiavimo tipą formulėje prieš operandus. „Excel“ naudoja matematinius, teksto, palyginimo ir nuorodų operatorius.
Antspaudas– išvesti darbaknygės turinį (visą ar dalį) į popierių naudojant spausdintuvą. Galima spausdinti šiuos objektus: darbaknygę, kelias darbaknyges, darbalapį, kelis darbalapius, langelių diapazoną darbalapyje, langelių diapazoną keliuose darbalapiuose, grafinius objektus, diagramas. Tokiu atveju per vieną seansą galima atspausdinti kelias objekto kopijas.
Vartotojo sąsaja - vartotojo sąveikos su programa priemonė. Vartotojo sąsają sudaro meniu, įrankių juostos, dialogo langai, spartieji klavišai ir kt. „Excel“ naudoja standartinę „Windows“ vartotojo sąsają.
Pastaba – savavališko pobūdžio pagalbinė informacija, susijusi su konkrečia langeliu ir saugoma neatsižvelgiant į šios ląstelės turinį. Norėdami pridėti pastabą langelyje, turite jį pažymėti žymekliu ir vykdyti kontekstinio meniu komandą Pridėti užrašą, tada klaviatūra įveskite reikiamą tekstą.
Darbo knyga– failas, sukurtas, redaguojamas ir išsaugomas naudojant Excel. Pagrindinis darbo knygos struktūrinis vienetas yra darbalapis(žr. žemiau).
Darbalapis– pagrindinis darbaknygės elementas, skirtas duomenims įvesti, redaguoti ir saugoti, taip pat skaičiavimams atlikti. Pagal numatytuosius nustatymus darbaknygėje yra trys darbalapiai. Pagrindinis darbalapio struktūrinis vienetas yra ląstelė(žr. žemiau).
Formatavimas– ląstelės atvaizdavimo (jo „išvaizdos“) keitimas arba ląstelėje esančių duomenų pateikimo keitimas. Ląstelės formatavimo parinktys nepriklauso nuo jos turinio ir atvirkščiai. Nepamirškite, kad pritaikius formatavimą langelyje rodoma reikšmė gali neatitikti tikrosios reikšmės (dažniausias pavyzdys yra apvalinimas: langelis išsaugo reikšmę 0,24, tačiau pagal formatavimo parametrus ekrane rodoma reikšmė yra 0,2).
Formulė– specialus Excel įrankis, skirtas skaičiavimams, skaičiavimams ir duomenų analizei. Formulė gali apimti konstantą, operatorių, nuorodą, langelio (diapazono) pavadinimą ir funkcija. Yra trijų tipų operatoriai:
– aritmetinis operatorius– operatorius, skirtas atlikti aritmetines operacijas ir gauti skaitinę reikšmę;
– palyginimo operatorius– šis operatorius naudojamas duomenims palyginti ir dėl to sukuria loginę reikšmę TRUE arba FALSE;
– teksto operatorius– operatorius, naudojamas duomenims sujungti.
Funkcija– paruošta Excel formulė skaičiavimams, skaičiavimams ir duomenų analizei. Kiekviena funkcija gali apimti konstantą, operatorių, nuorodą, langelio (diapazono) pavadinimą ir formulę(pažiūrėkite aukščiau). Pasirinktinė funkcija yra funkcija, kurią vartotojas parašė VBA.
Skaičiuoklė – interaktyvi programa, susidedanti iš eilučių ir stulpelių rinkinio, kurie rodomi ekrane atskirame lange.
Ląstelė– mažiausia (elementari) skaičiuoklės dalis, skirta informacijai įvesti ir saugoti. Kiekviename langelyje gali būti tekstas, skaičius arba formulę(pažiūrėkite aukščiau). Be to, dirbant su ląstelėmis, naudojami šie elementai:
- adresas– tai ląstelės vieta (koordinatės); adresas susideda iš stulpelio raidės (numerio) ir eilutės, kurios sankirtoje yra šis langelis, numerio;
- nuoroda– langelio adreso nurodymas. Nuorodos gali būti absoliučios (ty jos nekinta, kai langelis perkeliamas ir kopijuojamas), santykinės (šios nuorodos keičiasi, kai langelis perkeliamas ir kopijuojamas) arba mišrios. Išorinė nuoroda yra nuoroda į langelį, esantį kitoje darbaknygėje.
Susipažinę su Excel terminija, pažvelkime į pagrindinius programos elementus ir įrankius.
„Excel“ įvadas: pagrindiniai elementai ir įrankiai
Šio skyriaus turinys skirtas vartotojams, kurie nėra gerai susipažinę su „Excel“ skaičiuoklių rengykle. Čia apžvelgsime pagrindines sąvokas, reikalingas darbui su programa. Todėl, jei turite praktinių įgūdžių dirbant su „Excel“, galite nedelsdami pereiti prie skyriaus, kuriame nagrinėjamas praktinis apskaitos dokumento kūrimo pavyzdys.
„Excel“ redaktoriaus vartotojo sąsaja parodyta pav. 3.1.
Ryžiai. 3.1. Excel skaičiuoklių rengyklė
Pagrindiniai vartotojo sąsajos elementai yra šie:
Meniu Failas – esančią skirtuko kairėje namai(apskritai dirbant su juo vadovaujamasi tomis pačiomis taisyklėmis kaip ir Word teksto rengyklėje);
Greitos prieigos įrankių juosta – yra virš meniu Failas ir skirtuką namai;
„Excel“ juosta – yra tarp formulės juostos ir greitosios prieigos įrankių juostos;
Darbaknygė, darbalapis, eilutė, stulpelis, langelis, formulių juosta – pagrindiniai Excel elementai (išsamesnis jų aprašymas pateikiamas žemiau);
Kontekstinis meniu – iškviečiamas dešiniuoju pelės klavišu spustelėjus bet kurioje darbo srities vietoje (apskritai dirbant su juo vadovaujamasi tomis pačiomis taisyklėmis kaip ir Word teksto rengyklėje);
Darbo sritis yra centrinė sąsajos dalis, kurioje atliekamas darbas su skaičiuoklės dokumentais;
Būsenos juosta yra informacinis-funkcinis elementas, esantis apatiniame programos lango krašte.
Vartotojas gali savarankiškai konfigūruoti kai kuriuos sąsajos elementus - tai daroma arba programos nustatymų režimu ( Failas → Parinktys) arba naudodami atitinkamus „Excel“ juostelės valdiklius.
Excel darbo sritis: aprašymas, darbo metodai ir metodai
„Excel“ darbo sritis yra vartotojo sąsajos elementas, apimantis dabartinės darbaknygės langelius, eilutes, stulpelius ir lapus, taip pat formulės juostą. Visi pagrindiniai apskaitos ir ataskaitų teikimo dokumentų kūrimo ir redagavimo veiksmai atliekami Excel darbo srityje.
Vienas pagrindinių darbo erdvės struktūrinių elementų yra langelis – mažiausia (elementari) skaičiuoklės dalis, skirta informacijai įvesti ir saugoti ir esanti eilutės ir stulpelio sankirtoje. Susidaro kelių ląstelių kolekcija diapazonas.
Bet kuri ląstelė turi unikalias koordinates (jos taip pat vadinamos ląstelės adresu). Ląstelės adresas nustatomas naudojant eilutes su raidėmis ir skaičiais, kurios yra atitinkamai darbo srities viršuje ir kairėje. Pavyzdžiui, pav. 3.2 žymeklis dedamas į langelį su adresu C4.
Ryžiai. 3.2. Ląstelė su koordinatėmis C4
Duomenys į langelį įvedami įvairiais būdais: iš klaviatūros, skaičiuojant (kai langelio reikšmė apskaičiuojama skaičiavimo formulėmis pagal duomenis iš kitų langelių), importuojant iš išorinių failų, naudojant makrokomandas, iš mainų srities ir kt.
Informacija langeliuose gali būti pateikiama įvairiais formatais – skaitiniais, tekstiniais ir kt. Formatas pasirenkamas lange Ląstelių formatas, kuri iškviečiama naudojant to paties pavadinimo kontekstinio meniu komandą. Šį langą taip pat galima iškviesti taip: skirtuke namai„Excel“ juostelė skydelyje Ląstelės reikia paspausti mygtuką Formatas ir atsidariusiame meniu pasirinkite komandą Ląstelių formatas.
Pastaba
Atkreipkite dėmesį, kad dirbant su skaitiniais duomenimis, numatytasis skyriklis yra kablelis, o dirbant su datomis naudojamas taškas. Kai įvedate skaitmeninius duomenis ir datas, jie pagal numatytuosius nustatymus lygiuojami dešiniajame langelio krašte, o įvestas tekstas – su kairiuoju kraštu.
Galite naudoti pelę, kad nutemptumėte bet kurį langelį į kitą vietą kartu su jo turiniu. Norėdami tai padaryti, perkelkite pelės žymeklį į bet kurį langelio kampą, išskyrus apatinį dešinįjį kampą – pasirodys kryžius su rodyklėmis. Dabar, paspaudę kairįjį pelės mygtuką, galite nutempti langelį su visu jos turiniu į norimą vietą. Beje, tokiu būdu galite perkelti iš anksto pasirinktus langelių diapazonus iš vienos vietos į kitą.
Įvadinio fragmento pabaiga.
Sveiki, mielas skaitytojau!
Šis straipsnis bus įdomus tokių profesijų atstovams kaip ekonomistai, buhalteriai ir bet kurios pramonės šakos ir nuosavybės formos finansininkai. Tiesą sakant, „Excel“ ekonomistams yra praktiškai pati svarbiausia efektyvaus darbo priemonė, nes retas įrankis turi tokį milžinišką funkcionalumą, tačiau buhalteriams jie yra gana svarbūs. Juk kiekvienam žmogui labai patinka, kai visi darbai atliekami greitai, tiksliai ir lengvai, o kartu ir teisingai. Būtent tokiems norams įgyvendinti ir tarnauja „Microsoft“ produktas. Su jo pagalba galite gerokai padidinti savo efektyvumą, taip pat gauti papildomo laiko įdomioms problemoms spręsti ir asmeniniam augimui. Dabar susipažinkime su įrankiais, kurie leis tai padaryti ir su kuriais pirmiausia turite sužinoti, kaip veikia „Excel“.
Šios funkcijos yra labai universalios ir naudingos:
Šios MS Excel funkcijos, skirtos ekonomistams ir buhalteriams, naudojamos beveik daugumoje Excel skaičiavimo operacijų ir gali žymiai supaprastinti bet kokius skaičiavimus bei atlikti duomenų analizę, skaičiavimus ar informacijos gavimą.
Šių funkcijų galimybes darbe sunku pervertinti, o jei dar jų neišmanote ir savo darbe nenaudojate, primygtinai rekomenduočiau šią žinių spragą ištaisyti. Taip pat juos išplėtė, naudodamas visas mano „“ žinias.
Pakalbėkime išsamiau apie tai, kodėl šios funkcijos yra tokios naudingos ekonomikos specialybėms:
Be šios funkcijos paprastai neįmanoma įsivaizduoti jokių matematinių skaičiavimų sumuojant reikšmes. Tai kertinė finansinių profesijų esmės funkcija, leidžianti apibendrinti ne tik, bet ir individualius argumentus, ir visa tai vienoje formulėje. Galite susipažinti su funkcija išsamiau.
Tai labiausiai paplitusi MS Excel programos loginė funkcija, leidžianti dirbti su daugybe reikšmių, jas lyginti ir pagal nurodytas sąlygas gauti teisingą rezultatą. Jis palaiko įvairius vidinius priedus ir yra labai panašus į „matriošką“, kuris vis dar nesumažina jo naudingumo ir universalumo. Ši funkcija aprašyta išsamiau.
Tačiau ši funkcija tam tikra prasme sujungia dvi ankstesnes funkcijas, tačiau jei pirmoji tik susumavo, o antroji veikė pagal kriterijus ir sąlygas, tada ši funkcija susumuoja reikšmes pagal tam tikrą kriterijų bet kuriame pateiktame diapazone. vertybes. Norėdami gauti daugiau informacijos apie šios funkcijos veikimą, galite perskaityti arba žiūrėti vaizdo įrašą.
Savo straipsniuose labai išsamiai aprašiau, kaip dirbti su šiomis funkcijomis, žinoma, nenoriu kartotis, bet vis tiek „Excel“ galimybių išmanymas padės žymiai supaprastinti darbą ir pagreitinti rezultatą. Labai rimtai išstudijuokite šias 3 ekonomistams ir buhalteriams skirtas funkcijas ir jūsų produktyvumas žymiai padidės.
Pažiūrėkite, mokykitės ir tegul jūsų darbas būna džiugus, lengvas ir įdomus! Būčiau labai dėkingas už jūsų komentarus, nes tai yra skaitomumo rodiklis ir įkvepia rašyti naujus straipsnius! Pasidalinkite tuo, ką perskaitėte, su draugais ir pamėgkite!
Iki pasimatymo puslapiuose! Nepamirškite padėkoti autoriui!
Infliacija yra tada, kai būti neturtingam kainuoja 20 procentų daugiau.
Jūsų išlaidų apskaitos ypatumas yra tas, kad tai yra ilgas procesas, o šio proceso rezultatai nebus pastebimi iš karto. Tačiau dėl trumpalaikių lūkesčių dauguma žmonių jau po poros savaičių atsisako namų apskaitos. Žmogus nemato savo naudos iš kasdienės savo išlaidų apskaitos. Iš pradžių, kai entuziazmas dar gyvas, žmogus atlieka visus reikiamus veiksmus, o entuziazmui išsekus „darbas“ atliekamas iš inercijos. Būtina atsiminti, kad iš šeimos apskaitos yra naudos... tiesiog to dar nepajutote. Jei nepasiduosite, per porą mėnesių pamatysite apčiuopiamus rezultatus, kurie leis sutaupyti išlaidų ir pavers realesnius finansinius tikslus.
Apklausa: ar anksčiau tvarkėte namų buhalteriją?
Kokie yra namų apskaitos tvarkymo pranašumai?
1. Žinodami savo mėnesines išlaidas, galite sumažinti nereikalingas išlaidas ir laikui bėgant sutaupyti nemažą sumą. Šios sumos gali pakakti įsigyti kokį nors naudingą daiktą (telefoną, dviratį, kostiumą).
Daugelis žmonių net nesuvokia, kas tiksliai suvalgo didelę jų biudžeto dalį. Po mėnesio laukimo ir pirmosios ataskaitos kai kurie žmonės susigriebia už galvos, pamatę tikrąjį savo išlaidų vaizdą. Pavyzdžiui, nekenksmingi pasisėdėjimai su draugais ar lankymasis viešose vietose gali išplėšti nemenkas pinigų sumas iš jūsų piniginės. Kai kurios moterys gali tapti labai susimąsčiusios, jei sužino, kiek pinigų kas mėnesį išleidžiama kosmetikai. Atskirai galime atkreipti dėmesį į „pinigų dulkių siurblio“ - prekybos centro darbą. Tai skatina nereikalingus pirkinius. Esame linkę manyti, kad išleidžiame mažiau, nei išleidžiame iš tikrųjų. Tačiau faktai (ataskaitos) sugrąžins jus į realybę ir galbūt privers ką nors pakeisti į gerąją pusę.
2. Turėdami informaciją apie visus savo pajamų šaltinius, galite ženkliai padidinti savo pajamas.
Pavyzdžiui, jūs turite kelis pajamų šaltinius. Turėdami visą kelių mėnesių ataskaitą, galite sekti kiekvieno šaltinio pokyčių dinamiką ir rasti perspektyviausią. Atsisakę „silpnų“ šaltinių, turėsite laiko sukurti perspektyvius.
Kaip susikurti namų biudžetą?
Šeimos biudžetą galima palyginti su įmonės biudžetu, todėl numatomas išlaidas ir pajamas reikia suskirstyti į atskiras grupes. Tačiau pirmiausia turėtumėte išanalizuoti savo praėjusio mėnesio išlaidas.
Jei tvarkote namų apskaitą, tuomet galite remtis praėjusio mėnesio išlaidų ataskaita. Išanalizavę informaciją, galite daryti išvadą, kad ne visi pirkimai buvo būtini. Dažnai žmonės po atlyginimo išleidžia nemenkas pinigų sumas pramogoms ir nenaudingoms smulkmenoms. Štai kodėl turėtumėte išsamiai registruoti visus pirkinius. Kiekvienas gali sudaryti visą sąrašą prekių, be kurių galite saugiai apsieiti. Labai retai žmogus gali planuoti šeimos biudžetą neanalizuodamas praeities išlaidų.
Kaip teisingai leisti pinigus?Žmonės turi skirtingas pajamas, todėl ir išlaidos gali labai skirtis – kiekvieno prioritetai, gyvenimo aplinkybės ir galimybės skiriasi.
Išanalizavę pirkinius, turite juos suskirstyti į vieną iš keturių grupių: būtiniausi, būtinosios išlaidos, norimi pirkiniai ir nereikalingi. Dabar, norint planuoti avarinį namų biudžetą, užtenka iš išlaidų išbraukti paskutines dvi grupes – norimas ir nereikalingas. Jei jūsų atlyginimas leidžia, galite sudaryti kitą biudžetą, kuriame bus atsižvelgta į trečią grupę - norimus pirkinius. Ketvirtą išlaidų grupę (nereikalingas) geriau iš viso išbraukti iš plano, o vietoj nereikalingų išlaidų verčiau pradėti taupyti.
Pirmos grupės išlaidų pavyzdžiai (pirminė būtinybė):
- Nuoma
- Maistas
- Vaistai
- Kreditas
- Transportas ir/ar automobilis
- internetas
- Higienos prekės
- sporto salė
- Nešiojamas kompiuteris
- Nauji batai
- Naujas telefonas
- Atostogų paketas
- Kavinės ir restoranai
- Loterija
- Nesveikas maistas
- Blogi įpročiai (alkoholis, cigaretės)
Maistas yra nemaža šeimos išlaidų dalis. Daugelis šeimų bakalėjos prekėms išleidžia 25–60 % savo pajamų. Štai kodėl reikia atidžiau pažvelgti į šią išlaidų kategoriją. Patartina vesti išsamų išlaidų sąrašą, pavyzdžiui, atskirai atsižvelgti į išlaidas dešroms, pieno ir konditerijos gaminiams, daržovėms, konservams ir kt. Laikui bėgant galėsite nustatyti brangiausio maisto kategoriją ir bandyti sutaupyti pinigų.
Taip pat skaitykite:
Šioje apžvalgoje pateikiame penkių namų apskaitai skirtų programų testavimo rezultatus. Visos šios programos veikia Windows OS. Kiekviena programa buvo įdiegta kompiuteryje ir išbandyta pagal kelis parametrus.
Kaip sutaupyti pinigų pirkiniams? Pirmiausia turėtumėte išstudijuoti visas jūsų prekybos centre vykdomas akcijas. Taip pat turėtumėte nustatyti, kurių „pigių“ produktų jums tikrai reikia. Antra, galite nusipirkti būsimam naudojimui. Pavyzdžiui, konservai, dribsniai ir makaronai turi ilgą galiojimo laiką, o perkant šiuos produktus dideliais kiekiais su nuolaida, vidutinė tokių prekių kaina bus mažesnė. Trečia, stenkitės nepirkti nereikalingų produktų – pyragų ir greito maisto. Jie neduos jums jokios naudos, tačiau šiems „malonumams“ galite išleisti daug pinigų. Atminkite, kad net ir kuklūs pietūs kavinėje kainuos daug brangiau nei „naminis“ maistas. Geriau atsinešti pietus į darbą iš namų, nei valgyti kavinėje ar restorane.
„Excel“ skaičiuoklė namų biudžetui
Pradedantys namų buhalteriai gali naudoti įprastą „Excel“ skaičiuoklę išlaidoms ir pajamoms stebėti – tai paprasta ir nemokama. Skaičiuoklių procesorius nesuteiks jums pilno finansinio vaizdo, tačiau įgysite neįkainojamos patirties, kuri vėliau pravers apskaitant finansus programose ar interneto paslaugose.
Galima atsisiųsti paprastą „Excel“ skaičiuoklę namų apskaitai. Visą Excel lentelių pasirinkimą rasite šioje nuorodoje. Rinkinyje rasite įvairių lentelių, kurios padės ne tik atsižvelgti į einamąsias išlaidas ir pajamas, bet ir planuoti šeimos biudžetą keliems mėnesiams iš anksto.
Išanalizuokime paprasčiausią lentelę home-buh.xls. Kol kas yra tik vienas lapas „Liepa“. Galite pridėti naujus lapus pagal mėnesį: „rugpjūtis“, „rugsėjis“ ir kt. „Liepos“ lapo turinį galite nukopijuoti į kiekvieną naują lapą (tai bus šablonas). Mūsų pavyzdyje viskas labai paprasta - yra du skyriai „Pajamos“ ir „Išlaidos“. Įvesdami duomenis į šias dalis, sukuriate lauką „iš viso“ ir ataskaitas. Į nurodytas skiltis galite įtraukti naujus laukus (kategorijas) – ataskaita ir laukas „iš viso“ bus atnaujinami automatiškai.
Taip pat skaitykite:
Ši apžvalga buvo sukurta siekiant padėti jums pasirinkti programą, kaip išlaikyti šeimos biudžetą. Išbandėme populiariausias „Windows“ programas, skirtas finansų kontrolei. Pagrindinis apžvalgos dėmesys skiriamas išlaidų ir pajamų įvertinimui šeimos mastu.
Netgi tokia primityvi ataskaita gali parodyti jums skyles šeimos biudžete. Jeigu kuri nors išlaidų kategorija suvalgo nemažą biudžeto dalį, tuomet ją reikia peržiūrėti. Tai daroma paprastai – reikia suskirstyti šią kategoriją į atskiras subkategorijas ir detaliau sekti išlaidas. Pavyzdžiui, toks išlaidų punktas kaip „Maistas“ yra gana platus. Tai apima dešras, vaisius ir kepinius.
- Paruoštas maistas
- Dešrelės
- Konditerijos gaminiai
- Saldainiai
- Ledai
- Daržovės
- Vaisiai
- Kepiniai
Po šio padalijimo turite sekti kiekvieną subkategoriją. Pavyzdžiui, laikui bėgant pastebėsite, kad dešrelių kaina yra nepagrįstai didelė. Tokiu atveju turėtumėte pabandyti sumažinti šį išlaidų elementą. Norėdami tai padaryti, turėtumėte visiškai atsisakyti dešros arba pakeisti ją pigesniu analogu - vištienos mėsa.
Internete galite rasti daugybę programų ir paslaugų, kurios leidžia tvarkyti namų apskaitą. Populiarėja ir mobiliosios aplikacijos, kurių pagalba galima susikurti visavertę asmeninių finansų apskaitą. Šioje apžvalgoje apžvelgsime kelis populiarius šios srities sprendimus.
Namų tvarkytoja – asmeninių finansų apskaita
yra paprasta programa su draugiška sąsaja. Dėl savo paprastumo Economy yra prieinama plačiam vartotojų ratui – nuo pradedančiųjų iki profesionalų. Kairėje lango pusėje yra pagrindinis meniu: Išlaidos, Pajamos, Skolos... Nuėjus į bet kurią skiltį, matosi, kad duomenys kaupiami lentelėse. Kiekvieną lentelę galima rūšiuoti pagal atskirą lauką. Norėdami tai padaryti, spustelėkite atitinkamo lauko pavadinimą. Pavyzdžiui, jei norite rūšiuoti išlaidas pagal sumas, tada spustelėkite stulpelį „Suma“, o jei norite pamatyti išlaidų chronologiją, spustelėkite antraštę „Data“.
Be išlaidų ir pajamų operacijų apskaitos, programa turi šias funkcijas: skolų apskaita (jie man skolingi, aš skolingi), paskolos (su grąžinimo istorija), vartotojų sąskaitų sistema (pasirenkama bazinė valiuta), taip pat žinynų sistema (išlaidų ir pajamų kategorijos). Programoje taip pat yra lentelė su mėnesio priminimais apie svarbius įvykius (nuoma, paskolos grąžinimas). Ataskaitas galima peržiūrėti atskirame skyriuje. Čia vartotojas galės pasirinkti ataskaitos tipą, vartotoją ir laiko intervalą. Dabartinėje „Housekeeper“ versijoje yra 17 ataskaitų – šio skaičiaus visiškai pakanka jūsų šeimos biudžetui analizuoti.
Išvada. Gera programa su ištobulintomis funkcijomis ir aiškia sąsaja. Idealus pasirinkimas pradedantiesiems „namų buhalteriams“ - čia viskas paprasta ir aišku. Jis veikia sistemoje „Windows“, yra mažo dydžio ir gali būti nešiojamas su savimi „flash drive“.
Šiukšlių pinigai
Drebedengi yra internetinė namų apskaitos paslauga. Tokios paslaugos pranašumas akivaizdus – prieiga prie sistemos galima iš bet kurio įrenginio ir iš bet kurios vietos, kur yra internetas. Mobilioji svetainės versija gerai atrodo net pigiuose išmaniuosiuose telefonuose su maža ekrano skiriamąja geba.
Ypatingas dėmesys čia skiriamas šeimos biudžeto planavimui. Sistema tam suteikia specialų skyrių, kuriame vartotojai gali planuoti savo išlaidas ir pajamas. Ši funkcija leis pažvelgti į savo finansinę ateitį – galėsite sužinoti, kiek pinigų sukaupsite per mėnesį ar metus. Labai patogu planuoti santaupas būsimiems dideliems pirkiniams. Planą galima sudaryti ne tik kiekvienam šeimos nariui, bet ir visiems iš karto. Jei sistema nustato nukrypimą nuo planuoto, ji automatiškai apie tai praneš ir parodys nukrypimo dydį.
Ši paslauga leidžia sujungti skirtingas paskyras į vieną segmentą. Tai labai patogu, jei vedate šeimos apskaitą (kiekvienas narys turi savo sąskaitą). Tokiu atveju vartotojus suvienys bendras biudžetas ir statistika. Sistemos „Drebedengi“ kūrėjai siūlo naudoti „iPhone“ ir „Android“ įrenginiams skirtas programas, kad galėtumėte valdyti išlaidas neprisijungę, toliau sinchronizuodami duomenis su pagrindine paslauga. Taip pat sukurtos programos, skirtos „Windows“ (įskaitant „Windows Phone“).
Išvada. Drebedengi žiniatinklio paslauga skirta debesų technologijų mėgėjams. Pagrindinis sistemos privalumas – prieiga iš bet kurio įrenginio ir bet kur (kur yra internetas). Funkcionalumas neblogas – namų apskaitai jo visiškai pakanka.
Asmeniniai finansai
Asmeniniai finansai yra galingas ir patogus šeimos apskaitos įrankis. Dėl aiškios ir spalvingos sąsajos vartotojas greitai suras bendrą kalbą su šia programa. Pagrindinis taikymo principas: mažiau veiksmų – daugiau rezultatų. Naudodami biudžeto planavimo funkciją galite neviršyti esamų finansinių ribų.
Programa gali veikti ne tik kompiuteryje, kuriame veikia Windows, bet ir išmaniuosiuose telefonuose bei planšetiniuose kompiuteriuose (Android, iOS). Bet kuris šeimos narys gali turėti išlaidų skaičiuoklę atskirai. Ataskaitos leis jums nustatyti, kas uždirba ir išleidžia daugiausiai. Privatumo apsaugos funkcija neleis neteisėtam redagavimui ir taip pat padės paslėpti kai kurias išlaidas ar pajamas nuo kitų vartotojų.
Norint greitai įvesti informaciją, numatytas automatinis žodžių keitimas pagal pirmąsias raides. Taip pat galima anuliuoti ankstesnius vartotojo veiksmus, pavyzdžiui, anuliuoti įrašo ištrynimą iš duomenų bazės.
Pagrindinės programos funkcijos: darbas su keliais vartotojais, greita asmeninių finansų apskaita, kelių valiutų, užduočių planuotojas, paskolos ir skolos, biudžeto planavimas.
Išvada. Geras pasirinkimas pažengusiems „namų buhalteriams“. Jei jūsų negąsdina funkcijų gausa ir norite labai nuodugniai išstudijuoti savo finansus, Asmeniniai finansai yra jums tinkamas įrankis. Gera sąsaja ir ataskaitų gausa patenkins reikliausių vartotojų poreikius.
Tai gana gerai žinoma programa internete. Išvardinkime pagrindinius „Namų apskaitos“ privalumus: paprastumas (nereikia papildomų žinių), nauda (savo situacijos suvokimas padės pasiekti finansinius tikslus), nauda (pajamų ir išlaidų analizė padės įgyti finansinį stabilumą), saugumas (duomenų apsauga slaptažodžiu ir duomenų bazės atsarginė kopija).
Programa gali sekti visos šeimos finansus. Kiekvienas šeimos narys gali susikurti sąskaitą ir įvesti pajamas bei išlaidas atskirai nuo kitų. Paskolų ir skolų stebėjimas padės stabilizuoti jūsų finansinę padėtį. Kaip bazinę valiutą galite pasirinkti bet kurią pasaulio valiutą (dolerius, eurus, rublius, grivinas ir kt.). Išlaidas ir pajamas galima sinchronizuoti su skirtingais įrenginiais – planšetiniais kompiuteriais, išmaniaisiais telefonais, asmeniniais kompiuteriais (yra versija iOS ir Android).
Ataskaitų teikimo sistema yra išbaigta ir apgalvota. Per kelias sekundes galite gauti ataskaitą apie savo sąskaitos būseną ar išlaidas. Namų apskaita suteiks galimybę analizuoti pajamas ir išlaidas, taip pat pagal ataskaitas galėsite sudaryti teisingą finansinį planą.
Duomenų importavimo ir eksportavimo funkcija žymiai sumažins duomenų įvedimo į programą laiką. Importuokite banko išrašus ir duomenis iš kitų duomenų bazių į programą. Jei jums reikia kam nors perkelti duomenis iš programos, šiems tikslams suteikiamas informacijos eksportas.
Išvada. „Keepsoft“ namų apskaita yra prieinamas įrankis, turintis gerą funkcionalumą. Mobiliosios versijos buvimas daro programą daugiaplatforme. Jei nebijote sudėtingų sąsajų, su šia programa tikrai susidraugausite.
MoneyTracker
MoneyTracker yra dar viena populiari šeimos apskaitos programa. Turi visą reikalingą įrankių rinkinį asmeniniams finansams kontroliuoti – išlaidų/pajamų, skolų, paskolų apskaitą, galingą ataskaitų teikimo sistemą, kalendorių ir daug daugiau.
Programa turi įdomią detalę – informacijos langą. Tai ekrano sritis, kurios turinį galite tinkinti patys. Čia galite rodyti atskirus blokus, pavyzdžiui, priminimus, valiutų kursus ir dabartinę biudžeto būklę. Dėl informacinio lango programos matomumas gerokai padidėja. Ši funkcija patiks valdiklių mėgėjams. Kalendoriaus modulis gali būti naudojamas svarbiems įvykiams planuoti. Čia lengva nustatyti bet kurio įvykio priminimą.
Reikėtų paminėti, kad MoneyTracker gali veikti vietiniame tinkle. Tai yra, bus viena duomenų bazė, bet keli vartotojai (programos). Ši funkcija bus paklausi šeimose, kuriose vienu metu naudojami keli kompiuteriai, pavyzdžiui, sūnus turi stacionarų kompiuterį, šeimos galva – nešiojamąjį kompiuterį, o žmona – planšetinį kompiuterį. Visi šie įrenginiai gali būti susieti su viena duomenų baze, o kiekvienam šeimos nariui bus patogu suvesti išlaidas ir pajamas į vieną MoneyTracker programos duomenų bazę.
Šiukšlių pinigai
Šiuo metu įvairių ataskaitų, kurias rengia visi organizacijų padaliniai, skaičius nuolat auga. Labai dažnai įmonės automatizuoja ataskaitų teikimą remdamosi įvairiais programinės įrangos produktais (SAP, 1C, Intalev ir kt.). Tačiau net ir tose organizacijose, kuriose sistema yra „automatizuota“, jie negali išsiversti be „Excel“. Kadangi automatizavimui naudojami programinės įrangos produktai turi bendrus ataskaitų sudarymo principus, o kiekviena įmonė yra unikali, suvienodinti visas ataskaitas specializuotuose programinės įrangos produktuose yra sudėtinga, o kartais ir neįmanoma. Ir čia gelbsti „Excel“ skaičiuoklės. Jie leidžia užbaigti ataskaitas, pateikti informaciją, gautą atsisiunčiant iš to paties 1C, reikiama forma, o kartais net tarnauja kaip pagrindinė valdymo ir kitų ataskaitų tvarkymo programa.
„Excel“ yra viena iš populiariausių pagrindinio „Microsoft Office“ paketo programų. Pardavimų vadybininkas, naudodamas lenteles, atlieka sistemingą darbą su klientais. Sekretorius registruoja visus vietinius reglamentus, susirašinėjimą arba rengia diagramas gamybiniam susirinkimui. Ekonomistas apdoroja pirminę informaciją ir skaičiuoja įmonės veiklos rodiklius. Skaičiuoklės – populiariausia programa, kuria naudojasi įvairių tarnybų ir įvairių veiklos sričių darbuotojai.
Programa ypač naudinga finansų ir ekonomikos padalinių bei apskaitos skyrių darbuotojams, jeigu jiems priskirtos valdymo apskaitos planavimo ir tvarkymo funkcijos. Buhalterio programa „Excel“ suteikia galimybę konsoliduoti duomenis, leidžiančią sujungti informaciją iš kelių failų į vieną. Leidžia pasirinkti reikiamą informaciją kuriant atskiras lenteles arba paslepiant duomenis pradinėje lentelėje. Leidžia susisteminti turimą informaciją pagal reikiamas charakteristikas ir apibendrinti rezultatus.
Vienaip ar kitaip, apskaita Excel programoje taps daug lengvesnė, jei įvaldysite keletą naudingų technikų, kurios gali pagreitinti darbą su duomenimis. Kuo „Excel“ gali būti naudinga buhalteriui, sužinokite iš mūsų parengtų pavyzdžių. Šie „Excel“ pratimai buhalterių darbui bus ne tik naudingi, bet ir tiesiog būtini.
Pagrindinis Excel įrankis
Be tiesioginių pareigų, buhalteriui gali būti suteiktos komercinių pasiūlymų rengimo, sutarčių kainų skaičiavimo ir kt. Norint atlikti skaičiavimus, reikia taikyti įvairius koeficientus ir patikslinimus, taip pat konvertuoti kainas. O svarbiausia – visus veiksmus atlikite greitai ir nepakenkiant pagrindinėms pareigoms.
Buhalterio programa „Excel“ padės paruošti pagrindinį dokumentą, kurį galima atlikti pagrindiniame lape, o papildomus skaičiavimus – atskiruose.
Taigi, perskaičiuodami kursą, viename langelyje galite nurodyti kainą, antrame kursą, o trečiame nustatyti konvertavimo formulę (= pirmas langelis * antras langelis), tada paspauskite Enter ir gaukite kainą rubliais. Pirmame lape į norimą langelį galite įdėti „=“, eiti į antrą lapą ir nurodyti trečią langelį su bendra suma. Dar kartą paspauskite Enter ir gaukite rezultatą.
Jei tokius skaičiavimus reikia atlikti daugybei taškų, kur keičiasi tik kaina, tuomet galite naudoti esminę Excel techniką – automatinio užpildymo formules arba vilkimą.
Galimybė braižyti formules yra viena iš pagrindinių programos funkcijų. Ji automatizuoja duomenų skaičiavimo lentelėje procesą, pakartotinai nerašant tos pačios formulės. Galite ištempti formules taip.
Formulės juostoje nustatykite lygybę ir nuorodą į langelį iš lentelės su šaltinio duomenimis (=A3). Po to mes tiesiog gauname vertės dubliavimą iš lentelės. Vilkdami šį langelį gausite lentelės kopiją su duomenimis, kurie atitinkamai keisis pasikeitus informacijai pradinėje lentelėje. Tai yra ląstelių tempimo be fiksavimo diapazonų pavyzdys.
Galite prisegti nuorodą, kad ji liktų tokia pati, nesvarbu, ar vilkite ją iki galo, pagal eilutę ar stulpelį. Taisymas atliekamas formulės juostoje naudojant $ ženklą. Šis ženklas dedamas prieš tą nuorodos koordinačių dalį, kurią reikia taisyti:
$ prieš raidę – fiksavimas stulpeliu - $С1
$ prieš skaičių – fiksavimas išilgai linijos - С$1
$ prieš raidę ir skaičių – pilnas ląstelės fiksavimas – $C$1.
Kalendorinių dienų skaičiavimas
„Excel“ gali būti nepakeičiamas asistentas atliekant net paprastas užduotis, pavyzdžiui, skaičiuojant kalendorines dienas. Buhalteris turi tiksliai žinoti, kiek dienų buvo tam tikru laikotarpiu, kad galėtų apskaičiuoti palūkanas, netesybas, netesybas, paskolas ir panašiai.
Jei tai trumpas laiko tarpas, tuomet jį nesunku apskaičiuoti naudojant kalendorių, tačiau atliekant įprastus skaičiavimus šis formatas yra gana nepatogus. Tokiose situacijose buhalteriui į pagalbą ateina „Excel“.
Norėdami atlikti skaičiavimus, lentelėje turite pasirinkti tris tuščius langelius. Vienoje turite užrašyti pradžios datą, antrajame pabaigos datą, o trečią palikti tuščią, kad gautumėte rezultatus.
Tada pasirinkite trečią langelį ir spustelėkite „Įterpti funkciją“, kurį rasite pagal ¶x piktogramą. Spustelėjus pasirodys langas „Funkcijų vedlys“. Sąraše „Kategorija“ pasirinkite „Data ir laikas“, o iš sąrašo „Funkcija“ pasirinkite „DAYS360“ ir paspauskite mygtuką Gerai. Pasirodžiusiame lange turite įterpti pradžios ir pabaigos datos reikšmes. Norėdami tai padaryti, jums tereikia spustelėti lentelės langelius su šiomis datomis, o eilutėje „Metodas“ įveskite vieną ir spustelėkite Gerai. Jei bendra reikšmė neatspindi skaitiniu formatu, turite patikrinti langelio formatą: dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir meniu pasirinkite "Cell Format", nustatykite "Number Format" ir spustelėkite Gerai.
Taip pat galite skaičiuoti dienas: trečiame langelyje įveskite = DIENOS 360 (B1; B2; 1). Skliausteliuose turite nurodyti pirmųjų dviejų langelių koordinates su datomis, o metodo reikšmę nustatykite į vieną. Skaičiuodami palūkanas už savaites, gautą dienų skaičių galite padalyti iš 7.
Taip pat prie datos galite pridėti arba atimti bet kokį dienų skaičių. Norėdami tai padaryti, viename langelyje turite įrašyti datą, antrame - lygybės ženklą, tada spustelėkite langelį su data ir įveskite „+“ arba „-“ ir reikiamą dienų skaičių.
Duomenų rūšiavimas
Labai patogi funkcija, leidžianti talpinti duomenis didėjančia/mažėjančia tvarka. Taip pat galite rūšiuoti duomenis, kad tvarkytumėte įrašus pagal datą.
Norėdami atlikti šį veiksmą, turite pasirinkti sritį, kurią reikia rūšiuoti. Tada viršutinėje meniu „Duomenys“ eilutėje galite spustelėti mygtuką „Rūšiuoti didėjančia tvarka“, jį rasite prie „AY“ ženklo. Jūsų duomenys bus išdėstyti nuo mažiausio iki didžiausio pirmame pasirinktame stulpelyje.
Buhalteriams skirtos Excel lentelės leidžia rūšiuoti duomenis pradedant nuo pirmo pasirinkto stulpelio. Jei pasirinkote langelius iš kairės į dešinę, seka bus atliekama kairiajame stulpelyje. Jei iš dešinės į kairę, tada į dešinę.
Jei reikia rūšiuoti duomenis pagal vidurinį stulpelį, galite naudoti meniu „Duomenys“ - „Rūšiavimas“ - „Rūšiavimas diapazone“. Skiltyje „Rūšiuoti pagal“ turite pasirinkti stulpelį ir rūšiavimo tipą.
Darbas su ilgais stalais
„Excel“ skaičiuoklės buhalteriui yra daugiafunkcinis darbo įrankis, kuriame yra daug informacijos ataskaitoms ruošti ir einamiesiems skaičiavimams atlikti. Spausdinant lentelę, kuri netelpa į vieną lapą, jos „antraštę“ galite patalpinti kiekviename atskirame puslapyje – taip bus lengviau rasti reikiamus duomenis. Norėdami tai padaryti, meniu pasirinkite „Failas“ - „Puslapio nustatymai“ ir skirtuką „Lapas“. Užveskite žymeklį ant „Eilutės nuo galo“ arba „Stulpeliai nuo galo“ ir lentelėje spustelėkite eilutes, kurias reikia įdėti kiekviename lape.
Taip pat galite naudoti antraštes ir poraštes dirbti su tokiais dokumentais. Jie pažymi reikiamus duomenis, tokius kaip data, lapų numeriai, sudarytojo pavadinimas ir kt. Antraštes ir poraštes galite nustatyti „Puslapio nustatymai“ - „Antraštė ir poraštės“. Yra paruoštų žymėjimo parinkčių arba galimybė pridėti savo.
Be naudingų darbo „Excel“ metodų, buhalteris turi įvaldyti greituosius klavišus.
„Excel“ sparčiųjų klavišų rinkinys, be kurio neapsieisite
Naudodami šiuos sparčiuosius klavišus programoje „Excel“ paspartinsite darbą ir galėsite atlikti duomenų analizę, kurti grafikus ir formatuoti lenteles.
- F4 – įvedant formulę koreguoja nuorodų tipą (santykinis, fiksuotas). Galima naudoti norint pakartoti paskutinį veiksmą.
- Shift+F2 – pastabų redagavimas
- Ctrl+; - įveskite dabartinę datą (kai kuriems kompiuteriams Ctrl+Shift+4)
- Ctrl+’ – virš dabartinio esančio langelio reikšmių kopijavimas (kai kuriuose kompiuteriuose veikia kombinacija Ctrl+Shift+2)
- Alt + F8 - atidarykite makrokomandų rengyklę
- Alt+= – susumuokite langelių diapazoną, esantį virš dabartinio langelio arba jo kairėje
- Ctrl+Shift+4 – nustato langelio valiutos formatą
- Ctrl+Shift+7 – nustato išorinę pasirinkto langelių diapazono kraštinę
- Ctrl+Shift+0 – apibrėžia bendrą langelio formatą
- Ctrl+Shift+F – derinys atidaro langelio formatavimo dialogo langą
- Ctrl+Shift+L – įjungti/išjungti filtrą
- Ctrl+S – išsaugokite failą (išsaugokite kuo dažniau, kad neprarastumėte vertingų duomenų).
Naudodami sparčiuosius klavišus ir naudingus metodus programoje „Excel“ supaprastinsite ir pagreitinsite darbą tik tuo atveju, jei jau turite pakankamai žinių apie šią programą. Jei norite pagerinti savo lygį ir efektyviau naudoti skaičiuokles apskaitai Excel programoje, knygą galite atsisiųsti nemokamai
