Paprastos taisyklės dirbant su paštu. Darbas su el

Šiandien internetas siūlo tiek daug įdomių dalykų, ir mes stengiamės neprarasti informacijos - prenumeruojame įvairius laiškus, susirašinėjame su draugais ir užmezgame naujas pažintis, naudojame paštą verslo korespondencija.

Kaip tinkamai sutvarkyti savo el. Šis klausimas jaudina daugelį.

Yra verslo susirašinėjimo taisyklės naudojant el. Jo naudojimo metu kai kurie pokyčiai atsirado pagal darbo taisykles ir elektroniniu paštu... Tai tapo būtina siekiant neatsilikti nuo įvykių, neprarasti gaunamos informacijos ir operatyviai į ją reaguoti. Manau, kad žinios, kaip dirbti su el. Paštu, bus naudingos daugeliui.

Kaip tinkamai organizuoti el. Pašto darbą?

♦ Patikrinkite savo paštą aiškiai nurodytu laiku

El. Paštas paprastai nėra skubios informacijos perdavimas, jis naudojamas neskubiems reikalams.

Yra telefonai skubiai informacijai gauti ir biure ją galima perduoti asmeniškai. Todėl, jei iš anksto nesusitariama, kad svarbų laišką dabar gausite paštu, tuomet savo pašto nuolat netikrinkite. Tiesiog uždarykite programą savo kompiuteryje pagrindinio darbo metu, kad naršyklės skirtuke ar iššokančiajame lange nematytumėte nuolat gaunamų raidžių. Tai nesiblaškys nuo svarbių dalykų.

Ir, kaip bebūtų keista, paštas bus sutvarkytas per trumpesnį laiką, nes mes su juo elgsimės tikslingai, skirdami laiką ryte ir vakare ir galbūt tik vieną kartą per dieną. Tai priklauso nuo aplinkybių ir jūsų veiklos pobūdžio.

Visa tai, žinoma, netaikoma tiems, kurių darbas yra atsakyti laiškus pavyzdžiui, parama.

♦ Kiekvieną vakarą ištuštinkite gautuosius

Gautieji yra surinkta visa gaunama informacija, kurią reikia išmokti greitai rūšiuoti.

Norėdami rūšiuoti raides pagal temą, turime papildomaisukurti keletą svarbių aplankų. Pavyzdžiui, atsakymas, asmeninis, darbas, įdomus, svarbus ir asmenybės.

Kiekviename aplanke sukurkite poaplankius. Aplanke „Asmenybės“ gali būti susirašinėjimas su jums svarbiais žmonėmis. Pavyzdžiui, šiame aplanke sukuriame poaplankį "Ivanovas I.I." ir pašto dėžutėje nustatome taisyklę (filtrą), kad visi Ivanovo I.I. bus nedelsiant išsiųstas į šį aplanką. Jūs neturite jaudintis, kad praleisite šią raidę, nes meniu šalia aplanko pavadinimo bus paryškinta piktograma, kad šiame aplanke yra neskaityta raidė.

Tai mes darome su visomis mums svarbiomis raidėmis.

♦ Pašaliname paštą nuo šlamšto

Rūšiuodami raides būtinai turite pažymėti nepageidaujamus pranešimus ir pažymėti tuos, kurių neprenumeravote kaip šlamštą.

Laiškas turi šlamšto filtro funkciją. Ji sugeba įsiminti tokius laiškus ir pakartotinai išsiųsta iš šios autorės, laiškas pateks tiesiai į šlamšto aplanką.

Jei patys neišvalėte šio aplanko, po 30 dienų visi pranešimai automatiškai ištrinami iš šlamšto aplanko ir jums nereikia dėl to jaudintis.

Niekada neatsakykite į nepageidaujamus el. Laiškus, nes jūsų el. Pašto adresu gali naudotis sukčiai.

Laikantis darbo su el. Štai keletas konkrečių patarimų:

Darbo su el

• Nustatykite konkretų el. Laiškų siuntimo laiką. Baigę šį darbą, atjunkite pašto dėžutę.
• Naršykite savo pašto dėžutės galimybes ir nustatymus. Tai padės greitai naršyti dirbant su raidėmis.
• Naudokite gautuosius kaip informacijos, kurią reikia sutvarkyti, rinkimo vietą. Tokiu atveju raidėms pažymėti naudokite etiketes. Šis aplankas turėtų būti tuščias kiekvieną naktį.
• Pašto dėžutėje nustatykite filtrus, kad svarbios raidės būtų tvarkomos tiesiai į temų aplankus
• Periodiškai išvalykite (atšaukite prenumeratą) naujienlaiškį, kad jis nebūtų įdomus ir nesvarbus. Norėdami tai padaryti, kalendoriuje nustatykite tvarkaraštį. Pavyzdžiui, kartą per ketvirtį. Kuo dažniau tai darysite, tuo mažiau laiko užtruks šis valymas.
• Rūšiuokite el. Laiškus gautuosiuose kiekvieną dieną ir kuo greičiau atsakykite į el. Laiškus.
• Paruoškite paruoštus atsakymų į laiškus šablonus. Į savo atsakymus įtraukite sveikinimo ir parašo šabloną. Tai žymiai sutaupys laiko rašant atsakymus į laiškus.
• Stenkitės būti kuo trumpesnis. Prie laiško pridėkite papildomos informacijos atskirame faile.
• Visada patikrinkite prie el. Laiškų pridėtus failus naudodami antivirusinę programą.
• Laikykitės taisyklės: „viena raidė - viena tema“. Tai palengvina gavėjo darbą su raidėmis.
• Jei susiduriate su tuo pačiu įvairių žmonių klausimu, prasminga viešai atsakyti į savo tinklaraštį ar svetainę ir savo laiške pateikti nuorodą į šį straipsnį. Taip sutaupysite laiko rašydami atsakymą ir suteiksite visą informaciją suinteresuotoms šalims.
• Prisiminkite taisyklę: kuo mažiau rašai, tuo mažiau laiškų gauni.
• Išsaugokite išsiųstų el. Laiškų archyvą.
• Neteikite trečiosioms šalims paskyros, kurioje yra jūsų paštas, slaptažodžio.
• Norėdami sužinoti daugiau apie laišką, naudokite funkciją „Pašto ypatybės“. Norėdami tai padaryti, raidžių skaitymo režimu spustelėkite dešinį pelės mygtuką.

Ar naudoti šias taisykles, ar ne, priklauso nuo jūsų. Tačiau organizuodami darbą su pašto dėžute turite prisiminti, kad susirašinėjimą turime tvarkyti mes, o ne ji mes. El. Paštas turėtų palengvinti mūsų gyvenimą, o ne labiau užimti.

Tai, kad gebėjimas dirbti kompiuteriu šiandien yra būtinas visiems ir nekelia abejonių net tarp skeptikų.

Knyga, kurią laikote rankose, bus tikras draugas ir pagalbininkas tiems, kurie nori savarankiškai ir per trumpą laiką įsisavinti darbo su asmeniniu kompiuteriu išmintį. Parašyta paprasta ir paprasta kalba, ji yra prieinama ir lengva net pradedantiesiems. Daugybė konkrečių pavyzdžių ir iliustracijų prisideda prie greito ir lengvo siūlomos medžiagos įsisavinimo.

Jos nuoseklus pristatymas, taip pat išsamus pagrindinių veiksmų ir procedūrų aprašymas žingsnis po žingsnio daro šios knygos studijas įdomiu procesu, kurio rezultatas bus galimybė gerai bendrauti su bet kokiu šiuolaikiniu kompiuteriu.

Aprašymas pagrįstas pavyzdžiu „Windows“ sistemos„XP Professional“.

Knyga:

Skiltys šiame puslapyje:

Šiais laikais nemokėjimas naudotis el. Paštu prilygsta skaitymui. Nusiųskite ataskaitą vadovybei arba gyvenimo aprašymą darbdaviui, susiraskite susirašinėjimus, bendraukite dalykiniu būdu, keiskiteis nuotraukomis ir pan. - visa tai neįmanoma neįvaldžius elektroninio pašto gudrybių. Štai kodėl tik tingūs žmonės šiandien neturi savo el. Čia aptarsime, kaip sukurti savo el. Pašto paskyrą, kaip siųsti ir gauti el. Laiškus, persiųsti failų priedus ir dar daugiau.

9.4.1. Kaip susikurti savo el. Pašto paskyrą?

Šiame skyriuje aptarsime pašto dėžutės atidarymo procedūrą, naudojant populiaraus portalo pašto paslaugos pavyzdį www.yandex.ru.

Bet kurio interneto šaltinio, kuriame teikiamos nemokamos el. Pašto paslaugos, pagrindiniame puslapyje yra nuoroda, skirta perjungti į pašto dėžutės kūrimo režimą. Ši nuoroda gali būti vadinama įvairiais pavadinimais; ant www.yandex.rušio rašymo metu jis vadinamas Pradėkite pašto dėžutę... Spustelėjus šią nuorodą, ekrane pasirodo dialogo langas, parodyta Fig. 9.22.

Ryžiai. 9.22. Pirmasis dėžutės kūrimo etapas

Pirmajame etape turite įvesti savo pavardę ir vardą, taip pat sukurtos pašto dėžutės pavadinimą ( Prisijungti). Visi šie duomenys įvedami iš klaviatūros. Įvesdami prisijungimo duomenis, galite naudoti angliškos abėcėlės raides, skaičius, pabraukimą ir brūkšnelį (tarpai pavadinime neleidžiami).

Įvesdami prisijungimo duomenis, pašto tarnyba automatiškai patikrina, ar ji užimta Šis momentas... Jei paaiškės, kad pašto dėžutė tuo pačiu pavadinimu jau yra, jums bus pasiūlytos kitos prisijungimo parinktys, artimos tai, kurią bandėte įvesti (jos siūlomos ir taip, žr. 9.22 pav.).

Užpildę nurodytą informaciją, spustelėkite mygtuką Toliau pereiti į kitą pašto dėžutės kūrimo etapą (9.23 pav.).

Ryžiai. 9.23. Antrasis dėžutės kūrimo etapas

Šiame etape turėtumėte įvesti slaptažodį, kuris vėliau bus naudojamas prieigai prie pašto dėžutės. Norėdami įvesti slaptažodį, galite naudoti tuos pačius simbolius, kaip ir įvesdami prisijungimo duomenis, taip pat specialius simbolius ( % , & , + ir kt.). Slaptažodį turi sudaryti mažiausiai 6 ir ne daugiau kaip 20 simbolių.

Norėdami pašalinti klaidą įvesdami slaptažodį, įveskite jį du kartus: lauke Slaptažodis ir lauke Patvirtinkite slaptažodį... Jei šiuose laukuose įvedamos identiškos vertės, tada po lauku Patvirtinkite slaptažodį bus rodomas užrašas įvesta teisingai(žr. 9.23 pav.). Jei įvedant slaptažodį padaroma klaida (bet koks skirtumas laukuose Slaptažodis ir Patvirtinkite slaptažodį), tada po lauku Patvirtinkite slaptažodį bus rodomas atitinkamas informacinis pranešimas, raginantis iš naujo įvesti slaptažodį. Nors skirtumai yra laukuose Slaptažodis ir Patvirtinkite slaptažodį nebus pašalintas, pašto dėžutės nebus galima sukurti.

Kartais vartotojai pamiršta arba praranda savo pašto dėžutės slaptažodį. Siekiant išspręsti tokias problemas, buvo įdiegtas specialus mechanizmas, leidžiantis vartotojui pasiekti savo pašto dėžutę neįvedus slaptažodžio. Šio mechanizmo idėja yra atsakyti į saugumo klausimą. Šis slaptas klausimas ir atsakymas į jį nurodomi antrajame pašto dėžutės formavimo laukuose etape apsaugos klausimas ir Atsakymas(žr. 9.23 pav.). Be to, pats klausimas pasirenkamas iš siūlomo išskleidžiamojo sąrašo, o atsakymas į jį įvedamas klaviatūra. Saugos klausimų pavyzdžiai: Motinos mergautinė pavardė(žr. 9.23 pav.), Mėgstamiausias patiekalas, Mano mokyklos slapyvardis ir tt Akivaizdu, kad kontroliniai klausimai yra suformuoti taip, kad tik konkretus asmuo gali žinoti tikslų atsakymą į juos. Jei slaptažodis pametamas, sistema užduos saugumo klausimą, nurodytą kuriant dėžutę, o jei atsakymas į jį bus teisingas, prieiga prie dėžutės bus atidaryta.

Lauke Kitas el. Laiškas (jei yra) galite įvesti anksčiau gautą el. pašto adresą, jei toks yra. Šis laukas yra neprivalomas. Jei jame yra el. Pašto adresas, registracijos informacija bus išsiųsta šiuo adresu iškart sukūrus pašto dėžutę. Be to, jei norite, galite nurodyti savo mobilųjį telefoną (nors tai nerekomenduojama)

Lauke Patikrinkite skaitmenis iš klaviatūros reikia įvesti skaičius (be skyriklių ir tarpų!), kurie rodomi aukščiau (žr. 9.23 pav.).

Užpildę nurodytą informaciją, turite spustelėti mygtuką Registruotis- dėl to ekrane bus rodoma informacija, kad registracija buvo sėkmingai baigta (9.24 pav.). Čia, jei norite, galite įvesti keletą papildomų duomenų apie save.

Ryžiai. 9.24. Registracijos užbaigimas

Galite juos įvesti arba tiesiog spustelėti nuorodą Pradėkite naudoti paštą- iškart po to ekrane atsidarys pašto dėžutės sąsaja (9.25 pav.). Norėdami vėliau įvesti savo pašto dėžutę, pagrindiniame portalo puslapyje (mūsų pavyzdyje www.yandex.ru) atitinkamuose laukuose turite įvesti savo vartotojo vardą ir slaptažodį ir spustelėkite mygtuką Įeiti.

Ryžiai. 9.25. Pašto dėžutės sąsaja

Kairėje sąsajos pusėje yra keli aplankai el. Pagal numatytuosius nustatymus siūlomi šie aplankai: Pašto dėžutę, Išsiųsta, Ištrinta, Šlamštas ir Juodraščiai.

Visi gaunami el. Laiškai, išskyrus laiškus, atpažintus kaip šlamštas, patenka į aplanką Pašto dėžutę... Šis aplankas yra atidarytas pagal numatytuosius nustatymus, kai prisijungiate prie savo pašto dėžutės.

Aplankas Išsiųsta yra skirta siunčiamai (siunčiamai) elektroninei korespondencijai saugoti. Kai siunčiama kiekviena raidė, jos kopija (su visais priedais, jei yra) pagal numatytuosius nustatymus dedama į aplanką Išsiųsta.

Aplanke Ištrinta laiškus, kurie buvo ištrinti naudojant nuorodą Ištrinti.

Į aplanką Šlamštas pateikiama visa gaunama korespondencija, kurią sistema atpažįsta kaip šlamštą. Šį aplanką galima greitai išvalyti naudojant nuorodą, esančią dešinėje aplanko pavadinimo pusėje (rodoma, jei aplanke yra bent viena raidė). Beje, aplankas valomas taip pat. Ištrinta.

Aplanke Juodraščiai galite saugoti raides, kurios dėl tam tikrų priežasčių nėra skirtos jokiam aukščiau išvardytam aplankui.

Norėdami perkelti raides iš aplanko į aplanką, pažymėkite jas sąraše naudodami atitinkamus žymimuosius laukelius, tada išskleidžiamajame sąraše Perkelti į aplanką(šis sąrašas yra dešinėje sąsajos pusėje virš raidžių sąrašo) pasirinkite reikiamą aplanką ir spustelėkite mygtuką dešinėje Gerai.

Virš raidžių sąrašo yra kelios nuorodos, skirtos perjungti į vieną ar kitą darbo režimą. Šių nuorodų sąrašas skirtinguose aplankuose gali atrodyti kitaip. Kadangi jų naudojimo tvarka paprasta, atsižvelgsime tik į aplanke esančias nuorodas Pašto dėžutę.

Naudojant nuorodą Rašykite žinutę pereinama prie naujo el. laiško kūrimo režimo. Tuo pačiu metu ekrane atsidaro sąsaja, kurioje nurodomas adresatas (arba keli adresatai), laiško tema, sudaromas laiško tekstas ir, jei reikia, pridedami failai, kuriuos reikia išsiųsti kartu su laišku.

Jei dabartinis pašto pranešimas (arba keli pranešimai, pažymėti vėliava) yra šlamštas, turėtumėte naudoti nuorodą Tai yra šlamštas... Naudodami šią nuorodą galite pranešti apie šlamštą pašto tarnybos administracijai, kad būtų imtasi atitinkamų priemonių prieš šiukšlių siuntėjus. Spustelėjus nuorodą Tai yra šlamštas ekrane atsidaro langas, kuriame turite patvirtinti šlamšto faktą.

Skyrius Adresų knyga yra skirtas adresatų, su kuriais turėtų būti palaikomas aktyviausias susirašinėjimas, sąrašui tvarkyti. Norėdami įtraukti naują adresatą į sąrašą, naudokite nuorodą Pridėti užrašą, po kurio atsidariusiame lange įveskite adresato vardą ir pavardę, jo el. pašto adresą, telefono numerį, savavališką komentarą ir gimimo datą. Vienintelė privalomas rekvizitas kiekvienam adresatui tai yra el. pašto adresas.

Skyriuje Tinkinimas pašto dėžutės parametrai yra sukonfigūruoti. Visų pirma, čia galite kurti, redaguoti ir ištrinti aplankus, skirtus el. Laiškams saugoti, pasirinkti laiškų rašymo stilių, tinkinti pašto sąsają ir tt Atskirai reikėtų pažymėti galimybę filtruoti gaunamus laiškus, siekiant kovoti su šlamštu (naudojant „juodus“ ir „baltus“ sąrašus). Taip pat atkreiptinas dėmesys į įdiegtą automatinio laiškų surinkimo mechanizmą, kurio konfigūracija leidžia automatiškai surinkti laiškus iš visų kitų vartotojui prieinamų pašto dėžučių ir pristatyti jas į šią pašto dėžutę.

Skyrius Paieška skirtas greitai ieškoti raidžių. Patartina pasinaudoti šio skyriaus galimybėmis dirbant su dideliais kiekiais el. Kaip paieškos parametrus galite nurodyti savavališką teksto fragmentą (kuris gali būti tiek tekste, tiek temos eilutėje) ir siuntėjo / gavėjo el. Pašto adresą. Taip pat turėtumėte nurodyti aplankus, kuriuose bus atliekama paieška.

Taigi mes išmokome savarankiškai sukurti savo pašto dėžutę. Tačiau, į Ši byla visi veiksmai, skirti dirbti su elektronine korespondencija, turi būti atliekami tiesiogiai serveryje, naudojant pašto tarnybos pateiktą sąsają. Daug patogiau naudoti specialias pašto programas darbui su el. Šioje knygoje apžvelgsime vieną iš populiariausių šių programų - „Outlook Express“.

9.4.2. „Outlook Express“ paskirtis ir galimybės

„Microsoft Corporation“ yra „Outlook Express“ pašto programos kūrėja, ir tai labai prisideda prie to, kad ši programa yra viena populiariausių pašto klientų. Visų pirma taip yra dėl to, kad „Outlook Express“ gerai veikia su kitais „Microsoft“ produktais ( Internet Explorer ir kt.). Be to, ši programa yra labai patogi namų vartotojams - skirtingai nei, pavyzdžiui, ta pati „Microsoft Outlook“, kurią taip pat kuria „Microsoft“, bet pirmiausia skirta biuro vartotojams.

Numatytoji programos sąsaja parodyta fig. 9.26.

Ryžiai. 9.26. „Outlook Express“

Kaip matote paveikslėlyje, programos langas turi tipinės „Windows“ programos struktūrą. Viršuje yra pagrindinis meniu, žemiau - įrankių juosta, o pagrindinę sąsajos dalį užima darbo sritis, padalinta į keturias plokštes. Viršutiniame kairiajame skydelyje yra el. Pašto aplankų sąrašas, o viršutiniame dešiniajame - aplanko, kuriame yra žymeklis, turinys. Apatinėje kairėje srityje yra adresatų sąrašas iš adresų knygos, o apatiniame dešiniajame - raidės, ant kurios yra žymeklis, tekstas.

Pašto programos „Outlook Express“ funkcionalumas leidžia išspręsti šias užduotis:

Elektroninės korespondencijos priėmimas, skaitymas, kūrimas, siuntimas ir saugojimas;

Darbas su „Windows Messenger“ momentinių pranešimų paslauga: prisijungimas, pranešimų siuntimas, parametrų nustatymas;

Kelių paskyrų naudojimas darbui su el.

Adresų knygos, kurioje saugomi el. Pašto adresai, tvarkymas;

Darbas su naujienų grupėmis (priėmimas, skaitymas, saugojimas, siuntimas);

Lankstus vartotojo sąsajos ir programos parametrų pritaikymas pagal konkretaus vartotojo poreikius;

Pašto pranešimų kūrimas naudojant įvairias formas, kurias galima pasirinkti tiek iš programos siūlomo sąrašo, tiek iš bet kurios disko vietos;

Apsaugos nuo virusų ir šlamšto nustatymas ir naudojimas;

Pašto importavimas iš kitų populiarių pašto programų naudojant integruotą importavimo vedlį;

Adresų knygos importavimas iš kitų populiarių el. Pašto programų;

Pašto ir adresų knygos eksportas;

El. Laiškų spausdinimas;

Laiško išsaugojimas kaip atskiras failas arba forma;

Laiškų priedų išsaugojimas kaip atskiras failas;

Daugelio kitų veiksmų atlikimas dėl programos naudojimo specifikos ir konkretaus vartotojo poreikių.

Tačiau prieš naudodami „Outlook Express“ turite sukurti el. Pašto paskyrą. Tai aptariama kitame skyriuje.

9.4.3. Sukurkite paskyrą „Outlook Express“

Norėdami pereiti prie darbo su „Outlook Express“ paskyromis režimo, vykdykite pagrindinio meniu komandą Paslauga? Sąskaitos- dėl to langas, parodytas fig. 9.27.

Ryžiai. 9.27. Pašto paskyros

Norėdami sukurti naują pašto paskyrą, vadovaukitės šiame skirtuko lange Paštas paspauskite mygtuką Papildyti(šis mygtukas yra viršutiniame dešiniajame lango kampe, žr. 9.27 pav.), o atsidariusiame meniu pasirinkite elementą Paštas... Dėl to ekrane atsidarys langas. Interneto ryšio vedlys; naudojant vedlį, žingsnis po žingsnio sukuriama nauja paskyra. Tai atliekama taip:

1. Pirmajame etape įveskite savavališką vartotojo vardą iš klaviatūros (tai gali būti, pavyzdžiui, vardas ir pavardė), tada paspauskite mygtuką Toliau.

2. Antrame etape taip pat turite įvesti el. Pašto adresą iš klaviatūros (pvz., [apsaugotas el. paštas] ), tada paspauskite mygtuką Toliau.

3. Trečiajame etape turėsite nurodyti gaunamų (POP3, IMAP arba HTTP, daugeliu atvejų - POP3 serverių) ir siunčiamų pranešimų serverius. Serverių pasirinkimas priklauso nuo vartotojo pašto dėžutės vietos; šių serverių adresus galite gauti iš savo el. pašto paslaugų teikėjo. Pavyzdžiui, jei pašto dėžutė įjungta www.yandex.ru, tada įeinantis serveris bus pop.yandex.ru ir išeinantys - smtp.yandex.ru... Įėję į serverius, spustelėkite mygtuką Toliau.

4. Ketvirtajame etape atitinkamuose klaviatūros laukuose įveskite sukurtos paskyros pavadinimą ir slaptažodį, tada paspauskite mygtuką Toliau.

5. Penktame žingsnyje paspausdami mygtuką Paruošta užbaigti naujos paskyros kūrimo procesą.

Atlikus atliktus veiksmus, sukurta paskyra bus rodoma lange Internetinės sąskaitos(žr. 9.27 pav.) skirtukuose Viskas ir Paštas.

Dabar galite pradėti dirbti su el.

9.4.4. Kaip gauti ir siųsti el. Laiškus?

Norėdami gauti el. Laišką, turite įvykdyti pagrindinio meniu komandą Paslauga? Pristatyti paštą? Pristatyti paštą(ši komanda taip pat iškviečiama paspaudus klavišų kombinaciją „Ctrl“ + M.), arba spustelėkite atitinkamą mygtuką įrankių juostoje (nepamirškite prieš tai prisijungti prie interneto).

Gauti laiškai bus patalpinti į aplanką Pašto dėžutę, o neskaitytų raidžių skaičius bus rodomas skliausteliuose (žr. 9.26 pav.).

Kai reikia siųsti el. Laiškus, tai galima padaryti dviem būdais. Pirmasis yra tas, kad laiškas išsiunčiamas iškart po parašymo - kaip tai padaryti, aprašysime žemiau. Naudojant antrąjį metodą, pranešimai siunčiami iš aplanko Siunčiamieji(vartotojai čia įdeda rašytas, bet ne išsiųstas raides) - tam reikia vykdyti pagrindinio meniu komandą Paslauga? Pristatyti paštą? Siųsti viską arba paspauskite mygtuką įrankių juostoje Pristatyti paštą(Šis mygtukas naudojamas el. Laiškams gauti ir siųsti).

9.4.5. Kaip rašyti ir siųsti el. Laišką?

Norėdami pereiti prie pašto pranešimo generavimo režimo, galite naudoti kelis metodus. Dažniausias iš jų yra vykdyti pagrindinio meniu komandą Failas? Sukurti? Pašto pranešimą... Dėl to ekrane bus atidarytas pašto pranešimo generavimo langas, kaip parodyta Fig. 9.28.

Ryžiai. 9.28. Sukurkite pašto pranešimą

Taip pat galite sukurti naują pranešimą skydelyje Kontaktai(šis skydelis yra apatinėje kairėje programos darbo sąsajos pusėje) dukart spustelėkite norimą adresatą arba kontaktų grupę. Tokiu atveju kontaktų kūrimo lange (žr. 9.28 pav.) Laukas bus užpildytas automatiškai Kam... Norėdami sukurti atsakymo pranešimą, pagrindiniame programos lange pasirinkite raidę, į kurią norite atsakyti naudodami žymeklį, ir paspauskite mygtuką įrankių juostoje Atsakyti arba vykdykite pagrindinio meniu komandą Pranešimas? Atsakyti siuntėjui(ši komanda taip pat iškviečiama paspaudus klavišų kombinaciją Ctrl+ R). Tokiu atveju kontaktų kūrimo lango laukai bus automatiškai užpildyti Kam ir Tema.

Pašto pranešimo generavimo lange lauke Kam nurodytas gavėjo el. pašto adresas. Jei reikia, šiame lauke galite įvesti kelis adresus - tokiu atveju atskirkite juos kableliu arba kabliataškiu.

Lauke Kopijuotiįvedami gavėjų adresai, kuriems turėtų būti išsiųsta šio laiško kopija. Jei nurodyti keli adresatai, jie atskiriami kableliu arba kabliataškiu.

Lauke Temašio pašto pranešimo tema įvedama iš klaviatūros, trumpai atspindint jos esmę; šio lauko vertybių pavyzdžiai - Susitikimas, Vakarinis kvietimas, Įsakymas, Atostogų planai, Atsiliepimai apie skelbimą ir tt Šis laukas yra neprivalomas; nepaisant to, vis tiek rekomenduojama nurodyti laiško temą - tai patogu pašto pranešimo gavėjui.

Pašto pranešimo tekstas įvedamas iš klaviatūros specialiai tam skirtame lauke, kuris užima pagrindinę sąsajos dalį (žr. 9.28 pav.). Beje, galite formatuoti laiško tekstą - tam skirtas formatavimo skydelis, esantis tarp lauko Tema ir laukas laiško tekstui įvesti.

Į laiško tekstą galite įterpti bet kokį vaizdą (paveikslėlį, nuotrauką ir pan.) - norėdami tai padaryti, formatavimo skydelyje spustelėkite paskutinį mygtuką, kuris vadinamas Įdėkite paveikslėlį.

Spustelėjus šį mygtuką, ekrane atsidaro langas, kuriame atliekami vaizdo įterpimo nustatymai. Darbo tvarka šiame lange yra intuityvi, todėl čia nesigilinsime.

Daugumos žmonių klaida yra ta, kad jie neįvertina el. Pašto pranešimų sistemos kūrimo svarbos.Vienas iš būdų yra įsivaizduoti darbą su el. Paštu kaip šių veiksmų seką.

1 - Prieiga prie el
2 - laiškų partija
3 - gaunamos korespondencijos tikrinimas
4 - pašalinimas
5 - vykdymas
6 - Sandėliavimas

1. Prieiga prie el. Pašto

Pirmasis žingsnis yra suplanuoti, kada kasdien tikrinsite savo el. Paprastai dauguma žmonių turėtų tikrinti savo el. Paštą keturis kartus per dieną:

1. Pirmas dalykas ryte. Daugelis žmonių dieną pradeda tikrindami savo el. Paštą, kad įsitikintų, jog nepraleido nieko skubiai.

2. Prieš pietų pertrauką. Pietūs yra natūrali jūsų verslo veiklos pauzė; kad šis laikas būtų produktyvesnis, galite patikrinti savo el.

3. Vidurdienio popietė. Tai dar viena natūrali pauzė, kai reikia padaryti pertrauką arba ketinate išvykti į verslo susitikimą.

4. Darbo dienos pabaiga. Jei prieš išeidami kiek įmanoma atlaisvinsite savo pašto dėžutę darbo vieta, tada kitą rytą iš karto eisite peržiūrėti naujų pranešimų. Jei esate įsitikinę, kad nėra skubių dalykų, kuriuos paskutinę minutę palikote, tai garantuos jums ir jūsų kolegoms ramesnį vakarą.

Daugumai žmonių geriausias pasirinkimas ir mažiausiai trukdantis jų darbo eigai yra patikrinti savo paštą keturis kartus per dieną ir kiekvienam el. Pašto „seansui“ skirti ne daugiau kaip 15 minučių.

2. DAUG raidžių

Svarbu suprasti, kad el. Pašto korespondenciją apdorojate keturis kartus per dieną. Tai nereiškia, kad turite nedelsdami atsakyti į visus pranešimus, į kuriuos reikia atsakyti, arba parašyti visus el. Laiškus, kuriuos planavote išsiųsti per 15 minučių. Turite sutikti su tuo, kad jūsų pašto dėžutė yra ne kas kita, kaip laiškų, laukiančių išardymo, partija.

3. ATSIŽVELGIANČIOS ATITIKTIES PATIKRINIMAS

Kitas žingsnis yra patikrinti visus pranešimus, o tai nereiškia, kad turėtumėte perskaityti kiekvieną pranešimą. Dažnai sprendimas el. Paštu gali būti priimtas atsižvelgiant į temos eilutę arba kelias pirmąsias eilutes. Laiškai ir naujienlaiškiai yra esminė mūsų korespondencijos dalis. Jei esate pramonės analitikas, galbūt naujienlaiškis -
svarbiausias dokumentas jums ir kiekvieną dieną atidžiai jį studijuojate. Tačiau likusiems mums taip nėra, ir mes galime greitai nustatyti, ar šis naujienlaiškis mums svarbus ar naudingas. Ne į visus el. Laiškus reikia atsakyti: pavyzdžiui, tos raidės, kuriose esate nurodyti kopijoje, arba pranešimo tema reiškia, kad jūs tiesiog turite susipažinti su šia informacija.

4. IŠTRINTI

Jei jūsų pagrindinis tikslas yra atlaisvinti gautųjų aplanką, tai yra vienas iš labiausiai paprasti būdai Norėdami tai padaryti, ištrinkite pranešimus. Jei perskaitę naujienlaiškį priėjote prie išvados, kad ši informacija jums nėra naudinga, atsisakykite šio naujienlaiškio. Nesigailėsite ir nereikės skirti daugiau laiko jo apdorojimui. Ištrinkite visus pranešimus, kuriems nereikia papildomų veiksmų.

Jei staiga pastebite, kad ištrinate visus pranešimus, gautus iš konkretaus adreso, pagalvokite, kodėl taip atsitinka.

5. VYKDYMAS

Kaip ir dirbant su popieriniais dokumentais, patartina negrįžti prie perskaitytų raidžių.

Jei jums reikia tik kelių minučių atsakyti į pranešimą arba persiųsti jį, nedelsdami tai padarykite. Jei įmanoma, turėtumėte nedelsdami atsakyti į pranešimus, patvirtinančius ar nustatantį susitikimo laiką, paprašyti informacijos apie savo kontaktus, pateikti bet kokių klausimų ar prašymų, nebent, žinoma, tai neužims daug laiko.

Jei suprasite, kad jums reikia daugiau informacijos, pritraukti kitų žmonių ar laiko pagalvoti, tuomet negalėsite iš karto atsakyti į tokį laišką. Vėliau turėsite imtis tam tikrų veiksmų: galbūt nuspręsti, ar tikrai turėtumėte atsakyti į šį laišką ir ką nors padaryti. Jei ne, galite nedelsdami išsiųsti laišką tinkamam žmogui... Prieš perduodant užduotį gali praeiti šiek tiek laiko, kol bus nustatyta, kas
turėtų būti Atsakingas asmuo... Jei laiškas reikalauja iš jūsų veiksmų, išsaugokite tik didelę informacijos dalį ir ištrinkite pačią raidę. Išlaisvinkite gautuosius iš tokių pranešimų ir išsaugokite reikiamą informaciją, pavyzdžiui, jūsų projektų darbo stebėjimo sistemoje, kalendoriuje ar planavimo sistemoje, kad būtumėte tikri, jog ją užpildysite. Tokia yra egzekucija - pasitikėjimas, kad viskas, ką reikia padaryti, bus padaryta.

6. SANDĖLIAVIMAS

Jei el. Laiško negalima ištrinti (arba negalite į jį atsakyti ir tada ištrinti), būtina jį išsaugoti.

Pagrindinė priežastis, dėl kurios jums to gali prireikti, yra ta, kad ateityje turėsite kreiptis į šį dokumentą (pavyzdžiui, tai yra informacija apie kažką, sprendimą, instrukcija, pažangos ataskaita ir kt.). Jei staiga neturite dokumento, į kurį galite kreiptis, tai turės neigiamų pasekmių jums.

Nėra vieno teisingo būdo saugoti el. Turite sugalvoti sistemą, kuri jums asmeniškai būtų veiksminga.

Viena iš galimybių yra pakatalogių sistema jūsų gautuosiuose. Poaplankius galite rūšiuoti pagal temą, kategoriją, klientą ar projektą, priklausomai nuo to, kokį pranešimą dažniausiai gaunate. Daugelis žmonių sukuria atskirą aplanką, pavadintą „Apdorotos raidės“, kuriame įdeda visus pažymėtus pranešimus ir pranešimus, kuriuos reikia toliau veikti.

Nepriklausomai nuo to, kurią el. Pašto saugojimo sistemą pasirinksite, atminkite, kad vienintelė vieta, kurios neturėtumėte saugoti, yra gautuosiuose. Taip pat atminkite, kad el. Laiškas neturėtų trukti 24 valandas per parą, septynias dienas per savaitę. Jei iš anksto nustatytu laiku tvarkysite el. Pašto dėžutę, sutaupysite kelias valandas per savaitę, sumažinsite stresą, kurį jaučiate bijodami praleisti, ir padidinsite efektyvumą sprendžiant tai, kas iš tikrųjų svarbu. Tai paprasti principai, kuriuos lengva prisiminti.

Šiais laikais gyvenimas be el. Pašto nustato daug apribojimų vartotojui, nes tai yra patogus būdas keistis failais ir pranešimais, greitai užsiregistruoti bet kokiuose šaltiniuose ir saugoti svarbią informaciją. Galite teikti pirmenybę bet kuriam domenui, kuris bus išvardytas šiame straipsnyje: jų sąsaja yra labai panaši ir intuityvi naujiems vartotojams. Net jei kai kurių funkcijų ir skirtukų pavadinimai skiriasi, galite suprasti, kas juose yra. Jei norite visada palaikyti ryšį, atsisiųskite el. Pašto programą į savo telefoną per „Play Market“ arba „App Store“. Perskaitę šį straipsnį, suprasite, kaip naudotis pašto dėžute.

Kaip siųsti laiškus iš el

Pirmiausia verta suprasti pagrindinę el. Pašto dėžutės funkciją - rašyti laiškus. Nepriklausomai nuo to, kurį domeną pasirinksite, jie yra labai panašūs. Šiuo metu populiariausios yra šios dėžutės:

• Laiškas iš „Google“ vadinamas „Gmail“;
• Daugelis garsių „Rambler“;
• „Yandex“ paslauga;
• Rusijos paslauga Mail.ru - Mail.ru.

Naudodami „Gmail“ kaip pavyzdį pamatysite, kaip veikia el.

• Prisijungę prie savo paskyros, bet kuriame laiške pamatysite nedidelį sąrašą su raidžių rūšiavimu: gaunamos, išsiųstos, juodraščiai ... Čia galite peržiūrėti visas išsaugotas raides ir jas ištrinti.

Norėdami pradėti rašyti laišką, spustelėkite mygtuką „Rašyti“. Galbūt būsite nukreipti į naują puslapį, tačiau „Gmail“ tiesiog atidarys nedidelį naują langą.

• Pirmiausia parašykite gavėjo el. Pašto adresą pirmoje eilutėje šalia stulpelio „Kam“.
• Tada užsirašykite temą. Tai nėra būtina, bet oficialūs laiškai geriau naudoti.

Dabar įveskite savo el. Pašto turinį. Atminkite, kad galite formatuoti naudodami integruotas pašto priemones. Visi jie yra apačioje: paryškinimas, kursyvas, šrifto dydis, sąrašai, kabučiai. Čia yra viskas tvarkingam jūsų raidžių dizainui.

• Jei prie laiško reikia pridėti kokį nors dokumentą, žiūrėkite atsisiuntimo eilutę, kuri yra dar žemiau.
• Galite atsisiųsti nuotraukas, nuorodas, dokumentus ir bet kokius failus iš savo kompiuterio. Jei failas per didelis, tai nesvarbu, pirmiausia jis bus įkeltas į „Google“ diską ir tik tada - į el.
• Užbaikite siuntimą spustelėdami mygtuką „Siųsti“. Dabar laukite pašnekovo atsakymo.

Kaip rūšiuoti ir ištrinti el

• Pasirinkę bet kurią savo laiškų skiltį, galite ištrinti nereikalingas, kad jos nesugestų išvaizda ir užsisakykite savo el.
• Tiesiog spustelėkite mažą kvadratą šalia raidės, o tada - šiukšliadėžės piktogramą ekrano viršuje. Laiškas bus ištrintas. Tai galite padaryti naudodami kelias raides vienu metu.
• Čia galite perkelti pranešimus, tiesiog pažymėdami juos kaip gaunamus.

Kur galiu nustatyti savo el

Kiekviename el. Laiške yra keletas nustatymų, kad vartotojas galėtų sinchronizuoti dėžutės turinį, pakeisti slaptažodį, dizainą ir kitas funkcijas.

• Laiške spustelėkite krumpliaračio piktogramą. Bus atidarytas nedidelis sąrašas, kuriame yra elementas „Nustatymai“.

• Kiekvienas skirtukas turi savo parametrų rinkinį, kurį galite pritaikyti sau.

• Pavyzdžiui, skiltyje „Paskyros ir importas“ rasite pagrindinius nustatymus: slaptažodžio keitimas, paskyrų ir telefono numerių susiejimas.
• Pabandykite rasti šiuos nustatymus ir savo el.