Internetas ir elektroninis susirašinėjimas pradėjo vaidinti didelį vaidmenį verslo gyvenime, kuriame atsirado tam tikros etiketo taisyklės, reglamentuotos netiketu arba „setiketu“, o tai yra taisyklių rinkinys, palengvinantis bendravimą internete.

Vienas iš jo skyrių susijęs su registracija ir išsiuntimu laiškus verslo turinys. Manome, kad žinios apie pagrindines šio proceso taisykles bus nepaprastai naudingos valstybės ir savivaldybės darbuotojui.

Reikėtų pažymėti, kad vykdydami susirašinėjimą el. Paštu galite praleisti apeliacijas ir sveikinimus ir eiti tiesiai į verslą. Tačiau, jei norite, kad jūsų el. Paštas būtų oficialus, rekomenduojama naudoti tokią apeliacijos formulę: „Laba diena, brangioji (gerbiama), taip pat adresato vardas, pavardė“. Ir tik po to turėtumėte pereiti prie savo apeliacijos tikslo.

Visam neformaliam bendravimui elektroniniais laiškais būtina prisiminti ir laikytis vienos svarbiausių jų sudarymo taisyklių - raštingumo ir nuoseklumo principų laikymosi. Tiesiog todėl, kad el. Paštas yra greitas bendravimo būdas, nereiškia, kad jis turi būti aplaistytas. Būtinai pradėkite sakinį didžiąja raide ir sudėkite taškus. Pavadinimai ir pavadinimai turi prasidėti didžiosiomis raidėmis. Tekstas, parašytas tik mažosiomis raidėmis be taškų ir kitų skyrybos ženklų, yra sunkiai įskaitomas. Vien didžiosiomis raidėmis parašytas tekstas paprastai suvokiamas skaitant kaip nuolatinis verksmas.

Tarpai (tuščios eilutės) arba elipsė turėtų būti naudojami atskiriant vieną mintį nuo kitos, nes jie linkę veikti kaip el. Laiško pastraipa.

Daugelyje organizacijų yra vieningas el. Laiškų dizaino standartas, įskaitant paties laiško struktūrą, susisiekimo su klientu taisykles, parašo duomenis (vardą, pavardę, darbo telefono numerius, el. Pašto adresą ir nuorodą į organizacijos svetainėje). Be to, šis standartas gali uždrausti naudoti šypsenėles, nesusijusias su verslo sfera.

Apskritai verslo el. Pašto struktūrą galima pavaizduoti taip:

1) firminio stiliaus „skrybėlė“;

2) pasisveikinimas;

4) atsisveikinimas;

5) asmeninis parašas su kontaktiniais duomenimis;

7) logotipas, jei reikia.

Pildant el. Laišką, laukai „Tema“ („Subjekt“), „Kam“ („Tas“), „Laiško svarba“ - jei reikia, turi būti užpildyti nesėkmingai.

Lauke „Kam“ įveskite gavėjo el. Pašto adresą. Kartais reikia išsiųsti laišką su vienu tekstu keliems gavėjams, tada jų adresus galima įvesti atskirtus kableliais. Būtinai užpildykite lauką „Tema“, kitaip jūsų laiškas gali būti ištrintas kaip svajonė. Čia turėtumėte įvesti keletą žodžių, apibūdinančių pranešimo temą.

Kai kuriose el. Pašto programose galite nurodyti pranešimo sunkumą. Tai tiesiog būtina, jei adresatas kiekvieną dieną gauna daug laiškų. Žinutės, pažymėtos „Svarbu“, yra prioritetinės tikrinant paštą. Tačiau neturėtumėte piktnaudžiauti šia funkcija, nes laikui bėgant ji gali prarasti savo pagrindinę kokybę.

El. Laiško dydį lemia tinklo taisyklės: jis turi būti dvigubai trumpesnis nei parašytas ant popieriaus. Jei jums reikia išsiųsti svarbią informaciją, apimančią didelį kiekį, geriau el. Laiške parašyti trumpą pridedamą tekstą ir pačią informaciją sutvarkyti kaip priedą.

Ruošdami didelio priedo, viršijančio 200–500 kilobaitų, perkėlimą, būtinai apie tai įspėkite respondentą. Vis dėlto geriausia nesiųsti didelių priedų el. Laiškais. Yra daug kitų būdų, kaip perkelti didelius tekstus, nuotraukas ar garsą neperžiūrint el. Pašto (pvz., Per ftp serverius arba žiniatinklio sąsają).

Tradicinėje korespondencijoje turite arba laikyti vokus su adresais, arba juos užsirašyti. Prisiminti visų respondentų el. Pašto adresus taip pat neįmanoma ir nereikalinga. Norėdami tai padaryti, bet kuri pašto programa turi funkciją „Adresų knyga“, kurioje galite saugoti adresatų el. Laiškus ir kitą kontaktinę informaciją. Naudojant šią funkciją el. Laiško siuntimas yra daug lengvesnis nei „popierinis“, tiesiog pasirinkite norimą vardą adresų knygoje ir spustelėkite mygtuką „siųsti laišką“.

Kai laiškas siunčiamas iš jūsų adresų knygoje įrašyto respondento, visada žinosite, iš ko gavote el. Laišką, nes įrašytas kontaktas bus rodomas lauke „Nuo“.

Norėdami atsakyti į gautą laišką, tiesiog spustelėkite pašto programos mygtuką „Atsakyti“. Tokiu atveju pasirodo naujo pranešimo forma, kurioje gavėjo adresas automatiškai įvedamas į lauką „Kam“ („Kam“), o originalaus laiško tema su „Re:“ ženklu pradžioje eilutė bus rodoma lauke „Tema“. Šiuo ženklu jūsų adresatas supras, kad išsiuntėte jam atsakymą į laišką konkrečia tema. Taigi gavėjas gali lengvai prisiminti susirašinėjimo prasmę.

Kai atsako į verslo laiškas turėtumėte palikti nepakeistą visą ankstesnį tekstą ir parašyti savo atsakymą viršuje.

Elektroninio parašo buvimas žinutėse yra gera forma verslo korespondencija... Tai specialiai sukurtas failas (parašas), kuriame yra teksto parašas.

Visada naudokite parašą - tai padės jūsų respondentui jus unikaliai identifikuoti. Ir būtinai įtraukite kelis galimus būdus, kaip su jumis susisiekti. Paprastai tai yra telefono numeriai, el. Paštas, faksas, ICQ.

Elektroninis parašas neturėtų viršyti penkių – šešių eilučių, o simbolių skaičius eilutėje - ne daugiau kaip 70.

Apibendrinant reikėtų pasakyti, kad siunčiant ir gaunant el. Laiškus, reikėtų apsvarstyti kai kurias tinklo funkcijas.

Išsiuntus el. Laišką išlieka tam tikras procentas abejonių, ar jis pasiekė adresatą. Todėl kitą kartą dėl savo ramybės jau siunčiate el. Laišką su pranešimu apie kvitą. Tačiau pagal tinklo taisykles toks ženklas yra nepagarbos ir nepasitikėjimo respondentu ženklas. Rekomenduojama, išsiuntus pranešimą el. Paštu, paskambinti adresatui ir išsiaiškinti, ar jūsų laiškas pasiektas, ar ne. Gana dažnai patvirtinimui naudojama tokia formuluotė: po pagrindinės raidės teksto, prieš jūsų Elektroninis parašas frazė parašyta: „Mes prašome patvirtinti laiško gavimą atsakymo laišku arba žemiau nurodytais telefono numeriais“.

Pagal tinklo taisykles į elektroninius laiškus turi būti atsakyta, atsakymo laikas neturėtų viršyti dviejų dienų. Jei jums reikia daugiau laiko atsakyti į el. Laišką, verta paaiškinti vėlavimo priežastis. Būtina atsakyti į raides sugadinta koduotė. Tokiu atveju geriau pridėti priedą su paaiškinimais, kad jūsų korespondentas galėtų jį perskaityti. Būtinai atsakykite į el. Laiškus, kuriuose yra priedas: turite patvirtinti, kad priedas atvyko ir atidarytas įprastai.

Elektroninio dialogo sesija baigiasi pagal telefono etiketo taisykles: kas pirmas pradėjo susirašinėjimą, pirmas jį užbaigia.

Reikėtų nepamiršti taisyklės: jei neatsakysite į el. Laišką per septynias dienas, tai patvirtins jūsų nenorą bendrauti. Todėl, stengdamiesi išlaikyti dalykinius santykius, būtinai turite paskambinti arba išsiųsti antrą laišką savo adresatui praėjus dviem ar trims dienoms po elektroninio laiško išsiuntimo, kad išsiaiškintumėte, ar informacija jį pasiekė.

Atminkite, kad verslo pasaulyje visada turėtumėte atsakyti į el. Laiškus, nesvarbu, ar jie būtų popieriniai, ar el. Priešingu atveju galite būti laikomas neatsakingu ir lengvabūdžiu žmogumi, o tai neturės geriausio poveikio jūsų verslo reputacijai ir karjerai.

3. Telefoninių pokalbių etiketas.

„Telefonas yra tai, kas gali padaryti žmogų visagaliu arba visiškai atimti iš jo valdžią. Jis gali būti nemalonus, kaip netikėtas svečias, jis gali atitraukti jus nuo pagrindinio darbo, tapti visaverčiu jūsų namų ar biuro savininku. Jis gali suvalgyti daug jūsų laiko. Atsiliepę į skambutį, plačiai atveriate savo namų duris, leisdami bet kam ten įsilaužti. Nenuostabu, kad esant tokiai arogancijai ir įkyrumui telefonas gali sukelti rimtą stresą, nesusipratimus, įvairias komplikacijas ir bėdas “,- taip prasideda Polly Bird knyga„ Sutramdyk telefoną! “.

Telefoniniai pokalbiai užima svarbią vietą verslo gyvenime. Pasak ekspertų, jie praleidžia iki 27% darbo laiko. Ir kiek verslo pokalbių turite vesti telefonu namuose, o kartais ir atostogų metu! Ir jei žmogus nežino bendravimo telefonu kultūros, nežino elementarių jo elgesio taisyklių arba jų nepaiso, tai gali žymiai pakenkti jo autoritetui, pakenkti jo karjerai ir sumažinti jo veiklos efektyvumą.

Profesionalūs gebėjimai vesti pokalbį telefonu daro palankų įspūdį pašnekovui ir visiems susirinkusiems, didina kalbėtojo reputaciją, prisideda prie jo verslo sėkmės ir leidžia jam spręsti pavestas užduotis.

Telefoninių pokalbių pagalba verslininkai keičiasi reikalinga informacija, dėl kažko susitaria (susitikimas, bendri renginiai, tolesnis bendradarbiavimas ir pan.), Konsultuojasi įvairiais klausimais, atlieka reikiamas užklausas. Telefonu galite išreikšti prašymą, duoti įsakymą ar įsakymą, stebėti kieno nors veiklą, pasveikinti jus su pasiekta sėkme, atostogomis, įsimintinomis datomis ir pan. Telefonas leidžia užmegzti ir palaikyti ryšius su reikiamais žmonėmis. Trumpai tariant, telefonas šiandien tampa nepakeičiama darbo priemone. Tačiau aktyviai naudojant telefoną verslo gyvenime, nereikėtų pamiršti apie labai svarbią sąlygą: pokalbiui skirtas laikas turėtų atitikti sprendžiamos problemos sudėtingumo laipsnį. Priešingu atveju telefonas gali virsti pabaisa, iš mūsų praleidžiantis daug naudingo laiko.

Kai kurie žmonės klaidingai mano, kad kuo dažniau žmogus naudojasi telefonu, kuo daugiau telefonų yra ant jo stalo, tuo svarbesnis ir tvirtesnis jis atrodo, kuo daugiau informacijos gauna, tuo sėkmingesnis jo verslas. Toli nuo to. Per didelis entuziazmas dėl telefono veikiau gali pakenkti darbui, todėl jo pagalbos reikia griebtis tik esant būtinybei.

Labai svarbu, kai tik įmanoma, organizuoti pokalbius telefonu dienos metu. Patartina nustatyti valandas, kada galite skambinti, tai atlaisvins laiko pagrindiniam darbui. Kolegos ir pavaldiniai turėtų žinoti, kad jūs negalite trukdyti skambučiams, kai esate užsiėmę skubiais reikalais. Jų gali būti paprašyta kalbėti jūsų vardu.

Norėdami tinkamai pasiruošti pokalbiui, turėtumėte išmokti nuspėti, kas ir kada jums skambins. Taip pat turite planuoti savo telefono skambučius. Darbo dienos pradžioje ant popieriaus lapo užrašote visų asmenų, su kuriais šiandien reikia susisiekti, vardus ir telefono numerius. Tada pradėsite skambinti iš sąrašo. Pokalbiams telefonu patartina naudoti specialias telefono užrašų knygeles, kuriose įrašomas pokalbio turinys, nurodoma skambučio data ir laikas, taip pat kas skambino, kas skambino, iš kur, ką reikėtų daryti atsiliepdamas į kvietimą.

Verslo asmeniui ant stalo visada turėtų būti po ranka savo organizacijos telefono katalogas vidiniam naudojimui, įstaigų ir įmonių, su kuriomis jis nuolat turi susisiekti, katalogas, dažniausiai naudojamų telefono numerių sąrašas ir skubios pagalbos tarnybos telefono numeriai.

Būtina pasigaminti patiems darbo vieta... Padėkite telefoną ten, kur juo lengviausia ir lengviausia naudotis. Ant stalo turėtų būti pakankamai laisvos vietos įrašui įrašyti pokalbio telefonu metu, kad būtų galima greitai rasti pokalbiui reikalingus dokumentus, dokumentus, formas ir pan.

Pokalbis telefonu yra tam tikras menas, kurio paslapčių įsisavinimas yra būtinas verslo žmogui.

Telefoninis pokalbis, kaip taisyklė, yra sukurtas pagal tam tikrą modelį, turi savo STRUKTŪRĄ:

1. Abipusiai vaizdai (20 ± 5 sekundės).

2. Pašnekovo atnaujinimas (40 ± 5 sekundės).

3. Situacijos aptarimas (100 ± 15 sekundžių). Turite turėti kruopščiai apgalvotą pagrindinių ir smulkių klausimų, į kuriuos reikia trumpai ir konkrečiai atsakyti, sąrašą.

4. Baigiamosios pastabos (20 ± 5 sekundės). Kaip ir susitikime akis į akį, pirmasis pašnekovo įspūdis yra labai svarbus pokalbyje telefonu, todėl toli gražu nėra abejinga, kokie žodžiai pokalbio pradžioje skambės imtuve, kokiu tonu būti ištartas.

Kai verslo susitikimas baigiasi, paprastai atliekama nedidelė uždarymo ceremonija: šilti atsisveikinimo žodžiai, rankų paspaudimai, draugiški apkabinimai. Telefono pokalbis taip pat turėtų baigtis teigiama optimistine nata. Ir nors pašnekovai negali vienas kitam paspausti rankos, jie turi rasti tinkamus žodžius, skatinančius tolesnį bendradarbiavimą.

Kalbant telefonu būtina elgtis oriai, t.y. elkitės su pašnekovu mandagiai ir teisingai, atidžiai klausykitės, nenutraukite, nenutraukite sakinio vidurio, nebūkite grubus, neatleiskite savo emocijų. Turite stebėti savo kalbą, atidžiai pasirinkti žodžius, apibūdinančius jūsų organizaciją ir joje dirbančius žmones. Dialogo telefonu nepriimtina naudoti šnekamuosius žodžius, tokius kaip „Labas“, kad ir kaip natūraliai jie skambėtų, pažįstamus ir įvairius neoficialius adresus (brangioji, brangioji, kačiukas ir pan.), Kurie gali įžeisti adresatą arba būti nesuprasti. juos.

Suformuluokime pagrindiniai reikalavimai kalbant telefonu:

Lakonizmas;

Nuoseklumas;

Nėra pakartojimų;

Draugiškas tonas;

Aiškus žodžių tarimas, ypač pavardės ir skaičiai;

Vidutinis kalbos dažnis;

/ Pradžia / Bendravimas / Netiketas (el. Paštas)

Netiketas (el. Paštas)

El. Pašto etiketas (iš „Pegasus Mail“ pagalbos)

Šiame dokumente aprašoma paprastos taisyklės etiketas bendraujant su vartotojais el.

Adresai ir asmenvardžiai

Asmeninis vardas(ne tas pats kaip parašas) - savavališka eilutė, kurią daugelis siuntėjų (el. pašto programos) leidžia pridėti prie savo pranešimų kaip teksto komentarą.

• Jei jūsų sistema leidžia, visada parašykite asmeninį vardą: tai jums geresnė „vizitinė kortelė“ nei el. Pašto adresas.
• Naudokite prasmingus vardus. Tokios išraiškos kaip „atspėk pats“ ne tik trukdo nustatyti laiško autorių, bet ir įžeidžia adresato intelektą.
• Jei jūsų pašto sistema leidžia siųsti laiškus kartu su adresatų vardais, pasinaudokite šia galimybe. Taigi tinklo administratoriui bus lengviau rasti adresatą pagal vardą, jei pats adresas pasirodys klaidingas.

Pavyzdys: adresas [apsaugotas el. paštas] yra mažiau informacijos nei [apsaugotas el. paštas](„Ford Prefect“).

Tema

• Nepamirškite pavadinti savo el. Beveik visi laiškai leidžia jums priskirti vardus pašto žinutėms, o dažnai vartotojas, vadovaudamasis savo laiškais, vadovaujasi vardais.
• Venkite beprasmių vardų. Pavyzdžiui, kai siunčiate el. Laišką „WordPerfect“ techninei pagalbai, neturėtumėte jam skambinti „WordPerfect“- su tokia pačia sėkme galėtumėte visai nieko neparašyti.
• Jei atsakydami į el. Laišką pakeisite pokalbio temą, nepamirškite pakeisti ir pavadinimo.
• Tikslus pavadinimas yra lengviausias būdas nustatyti pokalbio temą, o jei pakeisite temą palikdami tą patį pavadinimą, gavėjas gali būti supainiotas.

• Stenkitės, kad jūsų laiško ilgis atitiktų pokalbio stilių: jei tik atsakote į klausimą, darykite tai trumpai ir tiksliai.
• Būkite kuo arčiau temos. Jei norite kalbėti apie kažką naujo, geriau atsiųsti atskirą laišką. Tada jūsų adresatas gali jį laikyti atskirai.
• Nerašykite viso teksto didžiosiomis raidėmis - jį tampa sunku perskaityti (nors trumpas pasirinkimas gali būti naudojamas kaip papildomas elementas). Pabandykite suskaidyti savo laišką į logiškas pastraipas ir venkite pernelyg ilgų sakinių.
• Stenkitės išvengti gramatinių klaidų. Laišką, kuriame pilna klaidų ir rašybos klaidų, sunku perskaityti. Tiesiog todėl, kad el. Paštas yra greitas bendravimo būdas, nereiškia, kad galite atsipalaiduoti ir pamiršti rašybą (mano patirtis rodo, kad labiausiai neraštingas pranešimas yra el. Paštas). Jei manote, kad jūsų mintis verta išsakyti laiške, įsitikinkite, kad jos pateiktos teisingai.
• Venkite viešos liepsnos - emocijų įkvėptų el. Žinutės, išsiųstos emocinių kančių metu, dažniausiai tik pablogina situaciją. Galbūt vėliau pasigailėsite savo žodžių, todėl prieš pradėdami „liepsnos karą“, ramiai pagalvokite apie situaciją. (Pabandykite pasigaminti kavos - nuostabu, kaip greitai jūsų emocijos nuslūgs geriant puodelį kavos.)
• Jei jūsų laiškas palaiko skirtingas teksto stiliaus parinktis (paryškintas, kursyvas ir pan.), Įsitikinkite, kad gavėjo laiškas turi tas pačias galimybes. Iki to laiko, kai buvo parašytas šis dokumentas, dauguma elektroninio pašto programų internete galėjo veikti tik su tekstu, nors tai, žinoma, keičiasi.
• Prieš įtraukdami kredito kortelės numerį į el. Laiškus, pagalvokite tris kartus. El. Paštas gali būti perimtas ir jūsų banko sąskaita rizikuoja.

Atsakymai

• Į pranešimą įtraukite laiško, į kurį atsakote, dalis. Atminkite, kad el. Paštas nėra telefono skambutis realiuoju laiku, o jūsų gavėjas gali pamiršti ankstesnio el. Laiško turinį (ypač jei jis aktyviai susirašinėja). Į savo atsakymą įtraukite pradinio teksto dalis, ir adresatas lengviau supras, kas yra pavojuje.
• Cituojant ankstesnius pranešimus, nepersistenkite. Labai apmaudu sugrąžinti savo penkių puslapių laišką (kaip komentarą), kurio pabaigoje yra šiek tiek „sutinku“. Atskirkite savo pranešimo tekstą nuo cituojamų raidžių teksto, tada jūsų atsakymas bus lengviau skaitomas. Paprastai ženklas> naudojamas šiam tikslui, nors tai nėra vienintelė galimybė.
• Stenkitės savo pranešime nemaišyti bendros ir asmeninės informacijos.
• Paklauskite savęs: ar jūsų atsakymas tikrai reikalingas? Pavyzdžiui, jei gavote laišką dėl gerbėjų pašto, vargu ar verta informuoti kiekvieną adresatą apie savo požiūrį į jį - geriau išsiųsti laišką tiesiogiai autoriui.

Parašai

Parašas yra nedidelis teksto gabalas pranešimo pabaigoje, paprastai turintis informacijos apie kontaktus. Dauguma siuntėjų gali automatiškai „priklijuoti“ parašą prie siunčiamų pranešimų. Parašas yra įdomus dalykas, tačiau reikia žinoti, kada sustoti.

• Jei galite, naudokite parašą. Jis turi jus identifikuoti ir jame turi būti informacijos apie alternatyvius ryšio kanalus (įprastas telefonas, faksas). Daugelyje sistemų, ypač tose, kuriose paštas eina per šliuzus, jūsų parašas gali būti vienintelis identifikatorius.
• Sutrumpinkite parašą - pakanka 4-7 eilučių. Nepagrįstai ilgi parašai įkelia ryšio kanalus.
• Kai kurie siuntėjai leidžia prie savo parašo pridėti atsitiktines eilutes: būkite atsargūs. Bet kokiu atveju atminkite:
  • Trumpumas yra sąmojo siela. Cituojant šimtus žodžių iš Kanto grynojo proto kritikos kaip parašą vargu ar patiks jūsų adresatai.
  • „Įžeidimų“ sąvoka gali būti aiškinama labai plačiai, todėl stenkitės vengti išraiškų, kurios gali sukelti konfliktą religiniu, rasiniu, politiniu ar seksualiniu pagrindu.
  • Nenaudokite vietinių(suprantama tik jums ir nedideliam žmonių ratui) pastabos. Nerasite supratimo tarp kitų miestų, šalių ar kultūros bendruomenių vartotojų.
  • Parašų keitimas atrodo geriausiai, jei jie yra žaismingi. Pavyzdžiui, politiniai pareiškimai kai kuriuos žmones gali nuliūdinti, o trumpas pokštas tiesiog pakelia nuotaiką.

Paprastos mandagumo taisyklės

El. Paštas yra žmonių bendravimo priemonė, o mandagumas čia yra būtinas.

• Jei kam nors pateikiate prašymą, nepamirškite pasakyti prašau. Tuo pačiu metu, jei kas nors jums padeda, niekada neskauda pasakyti ačiū. Nors tai gali pasirodyti nereikšminga, būsite nustebinti, kiek žmonių yra mandagumo pavyzdžių realiame gyvenime ir atrodo, kad pamiršta apie savo elgesį el.
• Nesitikėkite, kad iš karto bus atsakyta. Tai, kad per dešimt minučių negavote atsakymo į savo klausimą, nereiškia, kad adresatas jūsų ignoruoja.
• Atminkite, kad nėra patikimos pašto sistemos. Neprotinga į el. Laišką įtraukti labai asmeninės informacijos, nebent ketinate ją užšifruoti stipria šifravimo programa. Prisiminkite adresatą. Jūs nesate vienintelis žmogus, kuriam skauda, ​​jei subtilus pranešimas patenka į netinkamas rankas.
• Į savo laišką įtraukite visą informaciją šia tema, ypač jei tikitės kvalifikuoto atsakymo. Pavyzdžiui, jei „Lotus“ techninei pagalbai siunčiate pranešimą „Skaičiuoklės programa neveikia“, vargu ar konsultantas galės jums padėti - jis paprasčiausiai neturi pakankamai informacijos. Turite įtraukti išsamų problemos aprašymą, nepamiršdami nurodyti naudojamos programos versijos.

"Šypsenėlės"

Nors el. Paštas yra tarsi pokalbis realiuoju laiku, jam trūksta gestų. Norėdami išspręsti šią problemą, internetas naudoja „šypsenėles“ - ASCII simbolių sekas, panašias į veidą, kai į jas žiūrite šonu.

Dažniausiai naudojami jaustukai:

:-) arba :) - šypsokis; paprastai naudojamas džiaugsmui, malonumui išreikšti (kartais randamas

:-( arba: (- nepatenkintas žmogus; reiškia apgailestavimą ar nusivylimą

;-) arba;) - mirksintis veidas; paprastai išreiškia ironiją ir reiškia, kad žodžiai neturėtų būti suprantami pernelyg pažodžiui.

Įvairių „šypsenėlių“ yra šimtai, vieni naudojami dažniau, kiti rečiau.

Tinkamas „šypsenėlių“ naudojimas gali suteikti jūsų rašymui gyvą charakterį ir netgi pakeisti gestus. Tačiau nepersistenkite.

Ir, galiausiai ...

prisiminkite, kad el. paštas yra bendravimo su gyvais žmonėmis priemonė. Prieš siųsdami laišką, dar kartą jį atidžiai perskaitykite ir atsistokite į gavėjo vietą.

Vidutinis biuro darbuotojas praleidžia apie ketvirtadalį savo darbo laiko peržiūrėdamas ir siųsdamas el. Tačiau nepaisant to, kad šis verslo būdas dabar yra visur, daugelis specialistų vis dar nežino, kaip protingai naudotis el.

Ir kuo daugiau laiškų gaunama ir siunčiama, tuo didesnė galimybė padaryti gėdingą klaidą svarbioje žinutėje, kuri gali turėti rimtų profesinių pasekmių. Barbara Pachter yra verslo etiketo ir komunikacijos ekspertė, o savo knygoje „Verslo etiketo pagrindai“ taip pat nagrinėja teisingo naudojimo klausimus elektroniniu paštu... Žemiau yra labiausiai būtinas taisykles nurodyta knygoje.

• Aiškiai ir glaustai parašykite temos eilutę

Sėkmingų pavadinimų pavyzdžiai: „Susitikimo data pakeista“, „Klausimai apie jūsų pristatymą“, „Verslo pasiūlymo papildymai“. Žmonės dažnai nusprendžia, ar skaityti el. Laišką, atsižvelgdami į temą. Kuo daugiau susirašinėjimo, tuo didesnė tikimybė, kad jūsų laiškas su svarbia informacija gali būti pamestas. Aiškiai ir kompetentingai pažymėta tema leis pritraukti adresato dėmesį.

• Naudokite oficialią pašto dėžutę

Didelės įmonės paprastai turi savo domeno pavadinimą ir serverį, skirtą darbuotojų pašto dėžutėms kurti. Tokiais atvejais mes nekalbame apie asmeninio pašto naudojimą verslo korespondencijai. Kitais atvejais visada turėtumėte turėti pašto adresą su savo vardu, kad gavėjas žinotų, iš ko gautas pranešimas. Lengvas ir neatsakingas žingsnis būtų naudoti tokias pašto dėžutes [apsaugotas el. paštas] arba [apsaugotas el. paštas]

• Prieš spustelėdami mygtuką „Atsakyti visiems“, gerai pagalvokite

Niekas nenori skaityti laiškų iš tų, kurie su juo neturi nieko bendra. Garso pranešimai išmaniuosiuose telefonuose ir iššokantys langai ekrane labai blaško dėmesį ir erzina. Jei gavote laišką iš masinio pašto (tai gali būti jūsų viršininko laiškas keliems darbuotojams arba laiškas iš organizacijos klientams), įsitikinkite, kad jūsų atsakymas yra svarbus visiems adresatams.

• Naudokite oficialius apeliacijas

Nepriklausomai nuo to, kaip artimai pažįstate adresatą ir kaip artimai bendraujate realybėje, verslo susirašinėjimo metu geriau vengti neoficialių pokalbių sveikinimų ir adresų. „Sveikinimai“, „Serega“, „susitarkime su vaikinais“ - šiuos posakius geriausia palikti už biuro ribų. Išimtis gali būti, jei, pavyzdžiui, adresatas paprašė jūsų kreiptis į jį trumpu vardu.

• Protingai naudokite šauktukus

Skyrybos ženklą, pvz., Šauktuką, geriausia naudoti verslo korespondencijoje tik tuo atveju skubus poreikis... Pavyzdžiui, norėdami parodyti savo didžiulį susijaudinimą arba pabrėžti tašką. Priešingu atveju per didelis „šauktuko“ naudojimas gali susidaryti įspūdį, kad esate pernelyg emocingas ar nesubrendęs.

• Būkite atsargūs su humoru

Problema akivaizdi - jūsų gali nesuprasti arba jūsų verslo požiūris gali būti laikomas lengvabūdžiu. Žinoma, kartais „žiupsnelis“ humoro oficialiame pokalbyje nepakenks, tačiau jei esate naujokas adresatui arba tiesiog abejojate, ar verta rašyti pokštą - nebūkite humoristiniai!

• Skirtingos kultūros, kitos taisyklės

Nesusipratimai gali lengvai įvykti dėl kultūrinių skirtumų, ypač susirašinėjimo metu, kai neįmanoma pamatyti gestų ir veido išraiškų bei išgirsti intonaciją. Jei dėl savo darbo pobūdžio turite bendrauti su skirtingų tautybių atstovais, tuomet verta skirti laiko ir išmokti jų kultūrų verslo etiketo subtilybių. Taigi aukšto konteksto kultūros (kinų, japonų, arabų) apima ilgą žmonių ir verslo tyrimą prieš sudarant sandorį. Žemo konteksto kultūrų (amerikiečių, vokiečių, skandinavų) atstovai nori greičiau pasiekti rezultatų.

• Stenkitės atsakyti į kiekvieną el

Aktyviai susirašinėjant, kai per dieną gaunate ir siunčiate daug laiškų, sunku atsakyti į kiekvieną pranešimą. Tačiau verta atkreipti dėmesį, net jei el. Laiškas jums atsiųstas per klaidą, ypač jei gavėjas tikisi atsakymo. Tai neužims daug laiko, tačiau tai bus pagarbaus elgesio ir gerų manierų pavyzdys. Tai padarysite, jei klaidingas siuntėjas dirbs su jumis toje pačioje įmonėje ar pramonėje.

• Patikrinkite kiekvieną pranešimą

Patikėkite, jūsų neraštingumas neliks nepastebėtas. Ir apie juos bus išsakyta nuomonė apie jus. Nepasitikėkite tik automatiniu rašybos tikrinimu. Todėl perskaitykite ir perskaitykite pranešimą keletą kartų prieš išsiunčiant, geriausia garsiai.

• Paskutinį kartą parašykite gavėjo adresą

Tikrai bent kartą susidūrėte su tuo, kas jums atėjo, arba jūs pats išsiuntėte nebaigtą žinutę. Net jei atsakote į laišką, ištrinkite gavėjo adresą ir įterpkite jį tik tada, kai pranešimo tekstas buvo parašytas ir pridedami visi reikalingi dokumentai.

• Patikrinkite adresą

Įvedant vardą iš adresų knygos lengva suklysti. Ypač jei kontaktuose yra daug vardų. Todėl dar kartą patikrinkite, ar gavėjo adresas yra teisingas.

• Naudokite klasikinį šriftą

Jei nesate komikas ar tipo dizaineris, geriau naudoti visuotinai priimtus šriftų dydžius, spalvas ir tipus. Verslo susirašinėjime svarbiausia, kad žinutė būtų lengvai ir lengvai skaitoma (tiek prasme, tiek vizualiai). Numatytieji nustatymai atrodo taip: šriftas Arial, Calibri arba Times New Roman; dydis (dydis) 10 arba 12; juoda spalva.

• Stebėkite savo toną

Iš pirmo žvilgsnio kitas asmuo gali skausmingai suvokti paprastą ir nekenksmingą pasiūlymą. Ypač susirašinėjimo metu, kai nėra kitų išraiškingų formų, išskyrus žodžius. Kad išvengtumėte nesusipratimų, prieš išsiunčiant pranešimą perskaitykite garsiai - garso formoje griežti teiginiai bus atpažįstami greičiau. Ir norint pasiekti didžiausią efektyvumą, geriau visiškai atsisakyti vienareikšmiškai neigiamų išraiškų („aplaidumas“, „neteisingas“, „nesėkmė“) ir visada naudoti „prašau“ ir „ačiū“.

• Atminkite - niekas nėra konfidencialu

Ar asmeninio ar dalykinio susirašinėjimo metu kada nors pagalvojote, kad jūsų žinutes gali perskaityti trečiosios šalys? Jei nesergate persekiojimo manija, greičiausiai ši mintis dažnai nekils. Tačiau tiesa ta, kad šimtmetyje Kompiuterinė technologija bet koks pradedantysis įsilaužėlis gali nulaužti korespondenciją. Todėl geriau nerašyti nieko, kas galėtų pakenkti jums ar kitam asmeniui.