Bendravimas tarp žmonių yra natūralus ir gyvybiškai svarbus procesas. Kadaise epistolinis žanras buvo vienintelis prieinamu būdužmonių bendravimas per atstumą vienas nuo kito. Paštas egzistuoja nuo tų laikų senovės Roma jei ne anksčiau. Žmonės susirašinėjo. Literatūroje žinomi net romanai ir istorijos laiškais.
Šiuolaikinė technologijų pažanga siūlo naujus, geresnius bendravimo būdus.
Tuo pačiu metu išsaugoma pašto korespondencija. Tai senas, bet patikimas bendravimo būdas, turintis savo unikalių savybių. Šiuolaikinis pašto korespondencijos formatas yra el. Paštas, kitaip el.
El. Paštas, skirtingai nei įprastas paštas, leidžia beveik akimirksniu bendrauti su adresatais. Paspaudžiau mygtuką „Siųsti“ (raidė), ir po kelių sekundžių gavėjas pamato šį laišką savo laiške, aplanke „Gautieji“.
Tapę prieinami ir plačiai paplitę tarp vartotojų, tam tikros korespondencijos taisyklės yra būdingos el. Tokios taisyklės leidžia organizuoti ir vykdyti korespondenciją pagal priimtus kultūrinius ir verslo normos... Susistemintų „el. Pašto“ susirašinėjimo taisyklių rinkinys buvo vadinamas neišsakytu „etiketu“ Paštu».
Etiketas paštu apima dizaino ypatybes, laiškų kūrimą, taip pat adresatų bendravimo principus. Norėdami pradėti, paskelbkime visą taisyklių sąrašą:
5 taisyklė. Paskutinį kartą įveskite gavėjo pašto adresą.
Taisyklė 7. Laiško tekstas turi atitikti tam tikrus reikalavimus.
O dabar daugiau apie kiekvieną iš dešimties taisyklių.
1 taisyklė. Užpildykite visus el. Laiško laukus.
Aiškumo dėlei naudosime (1 pav.), Kuris parodo, kaip atrodo naujas laiškas „Yandex“ pašte (spustelėjus mygtuką „Rašyti“):
Ryžiai. 1 El. Pašto etiketo pagrindai Beveik visose pašto paslaugose („Yandex“ paštas, „Mail ru“, „Google“, „Rambler“ ir kt.) El. Laiške yra ši informacija:
- Pašto adresas (el. Paštas) ir siuntėjo vardas (galbūt ir pavardė) - 1 pav. 1.
- Laiško gavėjo pašto adresas (el. Paštas) yra 2 pav. 1.
- Laiško tema (pavadinimas, pavadinimas) yra 3 pav. 1.
- Laiško turinys (4 pav. 1 pav.), Į kurį įeina:
- sveikinimai,
- pagrindinis tekstas,
- išvada,
- parašas.
- Priedas prie laiško (pridedami failai arba pridedami failai) - 5 pav. 1.
Reikalingi visi aukščiau išvardinti elementai, išskyrus paskutinį (5 pav. 1 pav.) - priedą prie raidės. Jei prie laiško nereikia pridėti jokių failų, paaiškinančių laiško tekstą, tuomet galite pamiršti apie tai.
2 taisyklė. Pašto adresas ir siuntėjo vardas turi būti aiškūs.
Susirašinėjime dalyvauja dvi šalys, todėl turėtumėte atkreipti dėmesį į asmens duomenis. Asmens duomenys turi būti suprantami ir, jei įmanoma, išsamūs, kad adresatas nesukeltų nesusipratimų, atsargumo ir paslaptingumo.
Patikimiausias yra pašto adresas, kuriame yra pavardė ir vardas, pvz. [apsaugotas el. paštas]
Jei siuntėjas turi tinklaraštį ar tinklaraštį, bus naudinga nurodyti adresą su svetainės domenu, pvz. [apsaugotas el. paštas] svetainėje. Faktas yra tas, kad eidami į svetainę (svetainę), nurodytą po @ ženklo, galite daug sužinoti apie svetainės autorių iš joje pateiktos medžiagos.
Jei pašto adresas atrodo taip [apsaugotas el. paštas], tada ne kiekvienas tokio adresato laiško gavėjas išdrįs atidaryti šį laišką. Ką daryti, jei yra virusas, dėl kurio užblokuojamas kompiuteris, ar šlamštas, kuris, atidarius tokį laišką, pateks į nesibaigiantį srautą?
Taisyklė 3. Laiško tema (pavadinimas, pavadinimas) visada turi būti nurodyta.
Laiško antraštė yra vienintelis dalykas, kurį laiško gavėjas mato kalbėdamas apie jį. Labai dažnai laiško likimas priklauso nuo laiško pavadinimo:
- gavėjas jį atidarys
- arba ištrinti nežiūrint.
Todėl su laiško antraštėmis reikėtų elgtis ypatingai (tai yra pagarbiai).
Gauto laiško likimo variantai, atsižvelgiant į jo pavadinimą:
- laiškas nebus pastebėtas tarp daugybės kitų raidžių,
- bus laikomas nenaudingu ir todėl net nebus atidarytas
- nedvejodami jie nedelsdami nusiųs jį į aplanką „“ arba „Ištrinti elementai“,
- skaityti iš dalies arba visiškai,
- gal jie net atsakys.
Laiško antraštė yra raktas į tai, kad gavėjas susidomėtų atidaryti laišką, tiksliau - „pagauti“, pritraukti dėmesį. Tai ypač svarbu, jei pirmą kartą kam nors rašote laišką. Perfrazuojant žodžius iš knygos „Kapitono Vrungelio nuotykiai“ („kaip pavadinsi laivą, taip jis plauks“), galime pasakyti, kad „kaip pavadinsi laišką, taip jis pasieks gavėją“.
Taigi laiško antraštė turėtų būti trumpa (ne daugiau kaip 50 simbolių), įdomi ir esminga (išreikšti laiško esmę).
Tuo pat metu susirašinėjimo metu, jei laiško gavėjas atsako autoriui, laiško pavadinimas neturėtų keistis. Ji taip pat neturėtų keistis pakartotinio susirašinėjimo metu, kai laiškas siunčiamas daug kartų viena ar kita kryptimi.
Jei susirašinėjimo metu diskusijos tema pasikeičia, tada prasminga pakeisti laiško temą arba, galbūt, sukurti naują laišką su nauja tema tolesniam susirašinėjimui.
4 taisyklė. Atsakydami į bet kurį laišką, pagalvokite, ar jums reikia pakeisti laiško temą.
Daugeliu atvejų laiško temos keisti nereikia, toliau paaiškinsiu priežastis. Tačiau, kaip žinote, yra keletas taisyklių išimčių. Tačiau pirmiausia - pirmieji dalykai.
Kaip parašyti atsakymo laišką
Daugelis pradedančių vartotojų atsako į laišką neteisingai, būtent, gavę laišką, perskaito jį ir paspaudžia mygtuką „Rašyti“, kad atsakytų. Tai iš esmės neteisinga.
Atsakydami į laišką, turėtumėte spustelėti mygtuką „Atsakyti“, kad suprastumėte, kur pradėjote susirašinėjimą ir kur atėjote. Tam:
- Jums reikia atidaryti laišką. Tokiu atveju mygtukas „Atsakyti“ bus rodomas viršuje arba apačioje atviras laiškas(skaičius 2 2 pav.).
- Spustelėkite „Atsakyti“.
- „Re:…“ automatiškai atsiras raidės temoje (antraštėje) (2 pav. 2 pav.). Raidės „Re“ yra ženklas, kad tai yra būtent atsakymas į laišką.
- Rašykite savo atsakymą laiško pradžioje, kad atsakymas būtų pirmas, o žemiau - ankstesnės raidės tekstas.
Ryžiai. 2 Kaip parašyti atsakymo laišką Daugelis techninės pagalbos tarnybų prašo paspausti mygtuką „Atsakyti“, kai siunčiate el. Laišką apie bet kokią problemą. Ir tuo pačiu metu korespondencijoje nieko nekeiskite ankstesniuose laiškuose. Tiksliau, bet kokia techninė pagalba prašo „atsakydami nuolat cituoti“. Nes lengviau suprasti, kur jie pradėjo spręsti problemą ir kur jie atėjo.
Daugelis pradedančių vartotojų negali rasti ankstesnės raidės arba dėl kokių nors kitų priežasčių dažnai NEatsakykite (tai yra, nenaudokite mygtuko „Atsakyti“), bet parašykite naują raidę (paspauskite mygtuką „Rašyti“ arba „Sukurti“). Kiekvieną kartą gavus naują laišką, naujo laiško gavėjui gali būti sunku nuo nulio prisiminti visas ankstesnio laiško detales, o tai labai apsunkina susirašinėjimą.
Profesionali techninė pagalba gali visai nereaguoti į neteisingai įvykdytus laiškus.
Atminkite, kad „Re:“ yra trumpas žodis „Reply:“ arba „Response:“, kuris reiškia „Mano atsakymas į:“. Jei temos eilutė pasikeitė, turėtumėte ištrinti tą „Re:“ ir parašyti naują temos eilutę, kuri atspindėtų naujo įvykių posūkio esmę.
Taisyklė 5. Gavėjo pašto adresą (Kam) užpildykite paskutinį.
Lauką „Kam“ geriausia užpildyti paskutinį, parašius laišką ir jį peržiūrėjus. Tai leis išvengti dažnai pasikartojančių klaidų, kai laiško siuntėjas siunčia jį adresatui, kuris nėra užpildytas atsitiktinai spustelėjus mygtuką „Atsakyti“.
Ir jei spustelėsite mygtuką „Atsakyti“, tada prieš spustelėdami pirmiausia patikrinkite, ar siunčiate laišką tinkamam adresatui. Tai gali būti labai liūdna, kai laiškas, ypač jei jame yra asmeninės ar konfidencialios informacijos, nukeliauja ne ten, kur ketinote jį išsiųsti.
Taisyklė 6. Prieš siųsdami laišką, išsaugokite laiško tekstą atskirame faile.
Deja, ši taisyklė prisimenama tik tada, kai
- siunčiant laišką įvyko netikėta nesėkmė,
- arba kai laiško prašoma išsiųsti dar kartą, nes jis dėl tam tikrų priežasčių nebuvo gautas.
Kai siunčiate svarbius el. Laiškus su ranka įvesta „teksto siena“, o ne nukopijuojate iš kažkur, tai yra labai gera nykščio taisyklė. Tai labai supaprastina gyvenimą.
7 taisyklė. Laiško tekstas turi atitikti šiuos reikalavimus:
1) Laiško tekste turi būti sveikinimas.
Bent jau „Labas“. arba „Laba diena“. Jei žinote vardą, tada „Mielas (-ų) vardas (galbūt patronimas)“. Sveikinimas „Laba diena“ dažnai naudojamas bendraujant internete, o ne „Labas rytas“, „Laba diena“ ar „Labas vakaras“. Taip yra dėl to, kad laiško siuntėjas niekada negali tiksliai žinoti, kada jo laišką atidarys gavėjas. Siuntėjas ir gavėjas gali būti skirtingose Žemės dalyse, skirtingose laiko juostose. Be to, siuntėjas niekada tiksliai nežino, kada gavėjas atsidarys ir perskaitys jo laišką.
2) Laiško tekstas turi būti teisingas ir jame neturi būti klaidų.
Kažkodėl raštingumui nėra teikiama didelė reikšmė. Klaidų galima rasti oficialiose rimtų įmonių svetainėse, jau nekalbant apie raides, kuriose kartais sunku suprasti ne tik atskirus žodžius, bet ir visas frazes, jos gali būti suformuluotos taip neraštingai ir su klaidomis. Svarbu prisiminti, kad neraštingos raidės yra bloga kultūra ir neturi vietos internete.
3) Laiško tekstas turėtų būti suprantamas turiniu.
Siuntėjas visada žino, apie ką rašo, tačiau gavėjas tai gali suprasti tik iš laiško teksto. Siuntėjas ne visada rašo apie savo problemą gavėjui suprantamu būdu. Turiniu nesuprantami pranešimai gali tik erzinti ir erzinti gavėją, nes jis praleido laiką skaitydamas laišką, bet nesuprato, ką siuntėjas norėjo jam pasakyti.
4) Laiško tekstas turėtų apimti vienos temos rėmus.
Jei siuntėjas turi ką pasakyti gavėjui skirtingomis temomis, tada geriau siųsti vieną laišką kiekvienai temai. Tai padės gavėjui lengviau suvokti informaciją ir leis jums tiksliai ir išsamiai atsakyti.
5) Laiško tekstas turėtų būti sudarytas pagal turinį ir išorinį suvokimą.
Struktūrizuotas tekstas yra lengvai skaitomas. Ir jis suvokiamas taip, kaip buvo numatęs laiško autorius. Nestruktūruotas tekstas su minčių šuoliais, kuriame vyrauja emocijos, o ne faktai, su nesuprantamais ryšiais ir pan. laiško gavėjas gali suvokti visiškai kitaip, nei buvo numatęs siuntėjas. Dėl to bendravimas el. Paštu neveiks. Tai visiškai neįvyks, arba jums reikės telefono, „Skype“ ir kitų ryšio priemonių.
6) Laiško tekstas turi būti optimalaus dydžio.
Labai trumpos 5-7 žodžių raidės, žinoma, malonios, tačiau norint suprasti šiuos žodžius, reikia suprasti labai talentingą rašytoją. Nepatyrusiam laiško rašytojui geriau parašyti kuo daugiau, kad būtų kuo tiksliau perduota adresatui išsiųsta informacija ar informacija.
Tuo pat metu be reikalo ilgas laiškas, kupinas pasikartojimų, papildomų paaiškinimų, nereikalingos informacijos, nukrypstančios nuo temos ir pan., Gavėjas suvokia kaip „teksto sieną“, jį vargina ir sukelia neigiamą reakciją. Visame reikia priemonės;
7) Laiško teksto šriftas turėtų būti įprasto tipo, kuris bus rodomas visose pašto paslaugose.
Egzotinių šriftų gerbėjai, pavyzdžiui, tie, kurie primena ranka rašytą tekstą su plunksnos rašikliu, turėtų prisiminti, kad gavėjas gali vietoj laiško teksto gauti neįskaitomą šlamštą. Egzotikos mėgėjai turėtų pasirūpinti, kad jų naudojamas egzotiškas šriftas būtų išsiųstas laišku kartu su tekstu.
8) Laiško tekste šrifto dydis turėtų būti vienodas.
Bet kokias smulkias pastabas galite parašyti mažu šriftu, visa kita turėtų būti padaryta tokio paties dydžio šriftu. Kai kurios el. Pašto paslaugos paprastai naudoja vieną universalų šriftą. Tai visada reikia atsiminti, nes visi siuntėjo malonumai dekoruojant tekstą įvairaus dydžio šriftais galiausiai gavėjui atrodys kaip monotoniškas tekstas. Taigi kodėl turėtumėte taip stengtis?
9) Laiško tekste neturėtumėte piktnaudžiauti didžiųjų ir mažųjų raidžių naudojimu.
Sunku skaityti raides, kuriose visos raidės yra mažos, net sakinio pradžioje arba atvirkščiai, kai visos raidės yra DIDELĖS. Atminkite, kad RAŠYTAS RAIDĖLIAI SU RAIDĖLĖMIS RAKTUOJAMAS IR SUDĖTIS DIDELIŲ RAIDIŲ INTERNETE SĄVOKIAI kaip šauksmas ir reiškia tik riksmą ir nieko kito.
10) Laiško tonas jokiu būdu neturėtų turėti agresyvumo, irzlumo bruožų.
Laiško tekste neturėtų būti keiksmų ir įžeidinėjimų. Laišką geriausia rašyti subalansuotai ir protingai. Jei adresatas išlaiko panašų bendravimo toną ir sugeba jį įvertinti, skatinamas lengvas žaismingumas ir tinkamas humoras.
11) Pabaigoje visada turėtumėte pašnekovui palikti parašą (vardą, pavardę, slapyvardį, pareigas verslo raidėms) su galimais pageidavimais.
Linkėjimai: Nuoširdžiausi linkėjimai, su dėkingumu ir kt.
Taisyklė 8. Į elektroninius laiškus turi būti atsakyta.
Visada įprasta atsakyti į laišką, todėl reikia rasti laiko ir galimybių abipusiai atkreipti dėmesį ir gerbti siuntėjus.
Paštas netoleruoja sąstingio. Darbas su el. Paštu labai priklauso nuo gavėjo disciplinos ir organizacijos. Tai apima reguliarų jūsų pašto dėžutės stebėjimą, susipažinimą su gaunama korespondencija, jos tyrimą, atsakymų organizavimą ir sudarymą.
Vienas iš svarbūs punktai yra laiku išsiųstas atsakymas, kuris savaime kalba apie gavėją iš teigiamos pusės ir apibūdina jo atsakomybės ir susidomėjimo laipsnį.
El. Paštas nėra įprastas popierinis paštas su paštininkais, automobiliais, lėktuvais, traukiniais. Laiškai pristatomi per kelias sekundes, o siuntėjai laukia greito atsakymo. Elektroniniame bendravime priimamas visiškai kitoks tempas, galime sakyti, kad „čia ir dabar“. Vėlavimas laiku gali prarasti aptariamos temos aktualumą.
9. taisyklė. Nesiųskite konfidencialios informacijos el. Paštu.
El. Paštą, deja, galima nulaužti, perimti. Tada elektroniniuose laiškuose įrašyti slaptažodžiai, banko kortelių numeriai, PIN kodai ir kt. gali tapti prieinami pašaliniams asmenims, kurie gali juos naudoti asmeninei naudai. Todėl tokia informacija nereikėtų pasitikėti el.
10 taisyklė. Neskelbkite informacijos iš asmeninių laiškų be jų siuntėjų sutikimo.
Gerbdami kitų žmonių konfidencialią informaciją, gerbiate ir save, ir savo teisę į privatumą.
Bendravimas elektroniniu paštu be abipusio vizualinio ir garsinio kontakto reikalauja laikytis etiketo taisyklių, o tai savo ruožtu prisideda prie raštingo ir kultūrinio dialogo tarp žmonių užmezgimo.
Viename iš savo laiškų Antoine'as Saint-Exupery pažymėjo:
- Ieškok manęs, ką rašau.
Tai labai tinkama išraiška, taip pat ir dėl aukščiau paminėtų etiketo principų bendraujant el.
"... Nenoriu, kad el. Paštas jums atrodytų kaip pabaisa. Daugumai žmonių patinka ši bendravimo forma - jums tiesiog reikia skirti jam tinkamą vietą kasdienybėje."
(K. Krampisch)
El. Pašto korespondencija yra palyginti nauja epistolinio žanro rūšis, turinti savų bruožų, skiriančių ją nuo tradicinio „popierinio“ bendravimo. Internete yra net toks dalykas kaip „netiket“ (netiketas) - taisyklių rinkinys, naudojamas bendravimui internete. Kai kurios iš šių taisyklių taikomos bendravimui el. Žinodami šias taisykles, galėsite kuo efektyviau bendrauti su draugais ir kolegomis. Pažvelkime į pagrindinius dalykus, kuriuos reikia žinoti naudojant el.
Neformalus bendravimo stilius.
Kai pradėsite kalbėtis el. Paštu, turėsite priprasti prie naujo bendravimo stiliaus. Kai kurios taisyklės, būdingos „popieriniam“ paštui, čia nenaudojamos. Taigi manoma, kad visiškai normalu neturėti įprastų sveikinimų, tokių kaip „labas“, „brangus“, „brangus“ ir tt praleiskite sveikinimą ar adresą ir nedelsdami pereikite prie reikalo esmės.
Laukų „Tema“ užpildymas (" Tema "), "Kam"(" Į ")," Laiško svarba ".
Siunčiant el. Laiškus, laukelyje „Kam“ įvedate gavėjo el. Pašto adresą. Jei norite išsiųsti vieną laišką vienu metu keliems gavėjams, galite įvesti adresus, atskirtus kableliais. Jei norite išsiųsti laišką vienu metu daugybei gavėjų, bet nenorite, kad jie galėtų matyti kitų pranešimo gavėjų adresus, tuomet įveskite el. Pašto adresus lauke „Bcc“. Lauke „Tema“ būtinai parašykite pranešimo temą. Laikoma bloga forma siųsti laiškus nenurodant temos.
Kai kuriose el. Pašto programose taip pat galite nurodyti savo pranešimo svarbą. Tai ypač pasakytina, jei asmuo, kuriam rašote, kiekvieną dieną gauna daug laiškų. Pažymėdami savo laišką kaip „svarbų“, pirmenybę teikiate jo skaitymui. Tačiau neturėtumėte pernelyg įsitraukti į šią funkciją. Gavėjai gali sukurti imunitetą jūsų žinutėms.
Adresų knyga.
Visiškai nebūtina prisiminti savo draugų ir kolegų el. Pašto adresų. Norėdami tai padaryti, bet kuri pašto programa turi vadinamąją „Adresų knygelę“, kurioje galite įvesti savo korespondentų vardus ir pavardes, taip pat jų el. Paštą ir kitą kontaktinę informaciją. Norėdami parašyti laišką jums reikalingam asmeniui, tiesiog pasirinkite jo vardą adresų knygoje ir paspauskite mygtuką „siųsti laišką“. Formoje, kuri rodoma naujam pranešimui, jo el. Pašto adresas bus automatiškai įvestas lauke „Kam“. Ką daryti, jei kas nors iš jūsų pažįstamų neprisimena jo el. Tokiu atveju tiesiog pasakykite jam savo adresą ir paprašykite jo atsiųsti jums bet kokią žinutę. Gavę iš jo laišką, jo adresą galite rasti lauke „Nuo“.
Atsakykite į gautą pranešimą.
Norėdami atsakyti į gautą laišką, paprastai pakanka paspausti mygtuką „Atsakyti“ savo pašto programoje. Bus rodoma naujo pranešimo forma, kurioje gavėjo adresas bus automatiškai įvestas lauke „Kam“, o pradinio pranešimo tekstas bus įtrauktas į pranešimo turinį. Rekomenduojama šio teksto neištrinti ir kartu atsiųsti atsakymą. Taigi jūsų pranešimo gavėjas gali lengvai prisiminti, kas buvo aptarta jūsų ankstesniame susirašinėjime. Kartais tam tikslui vienoje raidėje gali būti 3-5 ar daugiau ankstesnių pranešimų.
Citavimas.
Atsakant į laiškus, dažnai naudojamos laiško fragmentų citatos, siekiant priminti, kas yra pavojuje. Tai vienas esminių el. Pašto komunikacijos privalumų. Tuo pačiu metu daugumoje pašto programų cituojamas fragmentas pažymėtas didesniu nei ženklu (>). Pavyzdžiui:
Ar tu manęs klausi:
> Papasakokite artimiausių mūsų renginių tvarkaraštį
> įmonės kitą mėnesį.
Siunčiu tvarkaraštį kaip pridedamą failą ...
Įeinančių pranešimų rūšiavimas.
Rūšiuokite gaunamus el. Laiškus pagal sukurtus aplankus. Bet kuri šiuolaikinė el. Pašto programa leidžia lengvai tai padaryti. Kai kuriuos jums siunčiamus pranešimus ištrinsite. Tačiau kai kuriuos (ir, mano patirtimi, gana daug) reikia išsaugoti. Kad vėliau galėtumėte lengvai surasti jums reikalingą laišką, surūšiuokite visus gautus laiškus į aplankus. Pavyzdžiui, naudoju apie 20 skirtingų aplankų. Aplanke „verslas“ įdedu pranešimus, gautus iš rėmėjų ir iš įmonės, į „platintojų“ aplanką įdedu pranešimus iš savo platintojų, į „psichologijos“ aplanką išsaugoju adresatų sąrašus atitinkamomis temomis ir pan.
Šypsenėlės. „... Jausmai yra ne tik kvailinančio meno pavyzdžiai, menki vaizduotės simuliatoriai, bet ir nepakeičiami neverbalinio žmogaus bendravimo komponento pakaitalai, atsižvelgiant į bendrą klaviatūrą, technokratizavimą ir didėjantį atstumą tarp žmogaus ir žmogaus. ... "
Kai kalbame „gyvai“, be žodinio komponento, mes plačiai naudojame gestus, veido išraiškas, intonacijas, praturtinančias to, kas pasakyta, prasmę. Bendravimas elektroniniu paštu atima iš mūsų pagrindinį žmogaus bendravimo kozirį - galimybę keistis emocijomis. Tačiau šis trūkumas buvo iš dalies pašalintas. Šiandien internete virtualiam bendravimui, įskaitant el. Paštą, plačiai naudojami vadinamieji „jaustukai“-veidai, sudaryti iš taškų, kablelių, brūkšnelių ir kitų simbolių. sugebėti perteikti savo tekstams emocinę spalvą. Pavyzdžiui, pažvelkite į šį ženklų rinkinį :-) Mintyse pasukite šį piešinį 90 ° pagal laikrodžio rodyklę ir pamatysite linksmai besišypsantį veidą. Jei įvedėte šią šypsenėlę po frazės, ji iškart užpildoma gera nuotaika. Naudodamiesi įvairiomis šypsenėlėmis susirašinėjimui, dabar galite gyvai pašnekėti laiškais ir tuo pačiu perteikti ne tik mintis, bet ir jausmus. Štai dažniausiai pasitaikančios šypsenėlės:
Elektroninis parašas.
Elektroninis parašas yra specialiai sukurtas failas (parašas), atspindintis jūsų teksto parašą. Elektroninio parašo buvimas jūsų žinutėse yra ne tik geros formos taisyklė verslo korespondencija bet ir puikus būdas nepastebimai reklamuoti savo verslą. Faktas yra tas, kad tiesioginė reklama, įtraukta į laiško „kūną“, kaip taisyklė, yra suvokiama labai neigiamai, ypač nepažįstamų ir nepažįstamų žmonių. Kadangi kelios parašo eilutės yra suvokiamos kaip visiškai teisinga reklaminės informacijos pateikimo forma. Įsivaizduokite, jei paliksite savo pranešimą viename iš populiarių forumų. Tūkstančiai žmonių galės pamatyti jūsų parašą! Visos šiuolaikinės el. Pašto programos turi galimybę sukurti elektroninį parašą. Pašto paslaugai MAIL.RU ši funkcija pasiekiama skiltyje „Sąsajos nustatymai“. Apsvarstykite pagrindines elektroninio parašo sudarymo ir naudojimo taisykles:
Elektroninis parašas neturėtų viršyti 5-6 eilučių.
Simbolių skaičius eilutėje turi būti ne didesnis kaip 70.
Jame turėtų būti jūsų pavardė ir vardas, el. Pašto adresas, interneto puslapio adresas (jei yra), taip pat tekstas ar šūkis, leidžiantis suprasti jūsų verslą, (ar) produktus ar paslaugas). Kartais parašai apima jų mėgstamus aforizmus.
Jūsų el. Pašto adresas ir svetainės adresas turi būti aktyvūs. Tai reiškia, kad ne visos el. Pašto programos „atpažįsta“ el. Pašto ir interneto adresus, pvz [apsaugotas el. paštas] arba www.ivanov.ru. Ši problema lengvai išsprendžiama. El. Pašto adresu tereikia pasirašyti „mailto:“, o žiniatinklio adresu - „http: //“. Gauname: mailto: [apsaugotas el. paštas] ir http://www.ivanov.ru.
Norėdami atskirti parašą nuo pagrindinio pranešimo, naudokite skiriamąją liniją. Skiriamoji linija padeda atkreipti dėmesį į jūsų duomenis.
Naudinga turėti keletą parašo parinkčių, kurias galima lanksčiai naudoti, atsižvelgiant į susirašinėjimo pobūdį.
Dabar parenkame apytikslį elektroninį parašą, atsižvelgdami į aukščiau pateiktas taisykles:
Ivanovas Ivanas,
Didžiausias tinklų kūrėjas pasaulyje.
mailto: [apsaugotas el. paštas]
http://www.ivanov.ru
Dabar, kai parašas bus sukurtas, jis bus automatiškai įtrauktas į visus jūsų siunčiamus el.
Šiandien gana sunku rasti įmonę, kuri savo tarpasmeninio bendravimo praktikoje nesinaudotų NTP pasiekimais: el. Paštu, ICQ, faksu, mobiliuoju ryšiu. Ir jei iš esmės turime supratimą apie verslo susirašinėjimo, pokalbių telefonu taisykles, tai labai mažai žmonių turi idėją, kaip elgtis internete. Bet ir čia yra tam tikros etiketo taisyklės, kurias reglamentuoja „Setiket“ ( Netiketas).
Pagrindinė setiketo taisyklė yra tokia pati kaip ir bet kurio kito etiketo: elkitės taip, kad jus būtų lengva suprasti, nesukurkite problemų kitiems ir netrukdykite normaliam dialogui, net jei jis vyksta el. Paštas. Visada elkitės taip, kad neįžeistumėte žmogaus, su kuriuo kalbatės internete.
Savo straipsnyje „50 geriausių verslo tinklų (tinklo etiketo) praktikų“ Chuckas Martinas, Amerikos konsultacijų bendrovės „The Digital Estate Group“ prezidentas, rašo: „Netiketas“ reiškia elgesio ir elgesio taisyklių rinkinį, priimtą naudojant kompiuterių tinklus. Šių taisyklių laikymasis yra ypač svarbus: dėl elektroninės aplinkos neįmanoma atskirti verslo ir kliento pozicijos. Verslo tinklo taisyklės tapo vadovu, kaip užmegzti ir palaikyti sveikus ir laimingus santykius tarp įmonių ir jų klientų “.
Šiame skyriuje nenagrinėsime elgesio forumuose, tinklaraščiuose ir pokalbiuose taisyklių, o tik pasakysime, kaip tvarkyti verslo susirašinėjimą el. Paštu, kad bendravimas su partneriais, kolegomis ir draugais būtų patogesnis ir efektyvesnis.
Bendravimo stilius.
Bendraudami el. Paštu galite praleisti apeliacijas ir sveikinimus ir pradėti dirbti. Tačiau, jei norite, kad jūsų el. Laiškas būtų oficialesnis, autorius rekomenduoja naudoti tokią apeliacijos formulę: „Laba diena, mielas (gerbiamas) + vardo ir pavardės vardas“. Ir tik po to turėtumėte pereiti prie savo apeliacijos tikslo.
Visam neformaliam bendravimui turite prisiminti ir laikytis vienos svarbiausių laiškų rašymo taisyklių – raštingumo ir nuoseklumo principų laikymasis. Tiesiog todėl, kad el. Paštas yra greitas bendravimo būdas, nereiškia, kad jis turi būti aplaistytas. Būtinai pradėkite sakinį didžiąja raide ir sudėkite taškus. Pavadinimai ir pavadinimai turi prasidėti didžiosiomis raidėmis. Tekstas, parašytas mažosiomis raidėmis be taškų ir kitų skyrybos ženklų, yra sunkiai įskaitomas. Tekstas, parašytas vien didžiosiomis raidėmis, skaitant paprastai suvokiamas kaip IŠTINKAMAS RĖKIMAS.
Tarpai (tuščios eilutės) arba elipsės turėtų būti naudojami atskiriant vieną mintį nuo kitos, nes jie linkę veikti kaip el. Laiško pastraipa.
Registracija paštą.
Daugelis įmonių turi laiškų dizaino vienodas įmonės standartas, įskaitant paties laiško struktūrą, susisiekimo su klientu taisykles, parašo duomenis (vardas, pavardė, pareigos, darbo telefono numeriai, beveik elektroninis paštas ir nuoroda į įmonės svetainę). Be to, šis standartas gali uždrausti naudoti ne verslo šypsenėles.
Apskritai verslo el. Pašto struktūrą galima pavaizduoti taip:
1. „Skrybėlė“ firminiu stiliumi.
2. Sveikinimai
4. Atsisveikinimas
5. Asmeninis parašas su kontaktiniais duomenimis.
7. Logotipas, jei reikia.
Pildydami el. Laišką, būtinai užpildykite šiuos laukus:
- „Subjektas“.
- „Kam“ („Kam“)
- „Laiško svarba“, jei reikia.
Siunčiant el. Laiškus, laukelyje „Kam“ įvedamas gavėjo el. Pašto adresas. Kartais reikia išsiųsti laišką su vienu tekstu keliems gavėjams, tada jų adresus galima įvesti atskirtus kableliais. Būtinai užpildykite lauką „Tema“, nes kitaip jūsų laiškas gali būti šlamštas. Čia turėtumėte įvesti kelis žodžius, apibūdinančius pranešimo temą.
Kai kuriose el. Pašto programose galite nurodyti pranešimo sunkumą. Tai tiesiog būtina, jei adresatas kiekvieną dieną gauna daug laiškų. Žinutės, pažymėtos „Svarbu“, yra prioritetinės tikrinant paštą. Tačiau neturėtumėte piktnaudžiauti šia funkcija. Svarbus dalykas palaipsniui praras šią savybę.
El. Pašto dydis .
Tinklo dydį tiksliai nustato tinklo taisyklės: el. Laiškas turėtų būti perpus mažesnis už parašytą popieriuje. Jei jums reikia išsiųsti svarbią informaciją, kurioje yra didelis kiekis, tada el. Laiške geriau parašyti trumpą lydimąjį tekstą ir pačią informaciją sutvarkyti kaip priedą.
Ruošdami didelio priedo, viršijančio 200–500 kilobaitų, perkėlimą, būtinai apie tai įspėkite respondentą. Vis dėlto geriausia nesiųsti didelių priedų el. Laiškais. Yra daug kitų būdų, kaip siųsti didelius tekstus, nuotraukas ar garsą, nesiunčiant el. Pavyzdžiui, per ftp serverį arba per žiniatinklio sąsają.
Adresų knyga .
Tradicinėje korespondencijoje reikėjo arba sandėliuoti vokus su adresais, arba juos užsirašyti. Prisiminti visų savo draugų ir partnerių el. Pašto adresus taip pat neįmanoma ir nereikalinga. Norėdami tai padaryti, bet kuri pašto programa turi funkciją „Adresų knyga“, kurioje galite saugoti savo korespondentų el. Laiškus ir kitą kontaktinę informaciją. Naudojant šią funkciją el. Laiško siuntimas yra daug lengvesnis nei „popierinis“, tiesiog pasirinkite norimą vardą adresų knygoje ir spustelėkite mygtuką „siųsti laišką“.
Kai laiškas siunčiamas iš jūsų adresų knygoje įrašyto respondento, visada žinosite, iš ko gavote el. Laišką, nes įrašytas kontaktas bus rodomas lauke „Nuo“.
Atsakyti į el .
Norėdami atsakyti į gautą laišką, tiesiog spustelėkite pašto programos mygtuką „Atsakyti“. Tokiu atveju pasirodo naujo pranešimo forma, kurioje gavėjo adresas automatiškai įvedamas į lauką „Kam“, o originalaus laiško tema bus rodoma lauke „Tema“, pažymėta „Re:“ adresu eilutės pradžia. Šiuo ženklu jūsų adresatas supras, kad išsiuntėte jam atsakymą į laišką konkrečia tema. Taigi gavėjas gali lengvai prisiminti susirašinėjimo prasmę.
Jei rašote draugams ir norite, kad jūsų laiškas atitiktų „Setiket“ taisykles, redaguokite pradinio pranešimo tekstą, palikdami tik tas eilutes, kurios yra svarbios jūsų atsakymui suprasti (citata). Po įprastų sveikinimų ir įžanginių žodžių po kiekviena tokia citata įveskite savo atsakymą į pateiktą sakinį ar klausimą.
Jei tai atsakymas į verslo laišką, palikite visą ankstesnį tekstą nepakeistą ir parašykite savo atsakymą aukščiau.
Citavimas- pranešimo fragmentų įtraukimas į pradinį tekstą (in Ši byla, raidės), kad būtų atkurta turinio esmė. Atkreipkite dėmesį: daugumoje el. Pašto programų cituojamas fragmentas pažymėtas didesniu nei ženklu (>).
Šypsenėlės.
Įprasto bendravimo metu pašnekovus veikia ne tik ir ne tiek žodžiai, kiek balsas, intonacija, veido išraiška, gestai. Tai yra bendravimo elektroniniu paštu trūkumas - dėl to neįmanoma keistis emocijomis. Nepaisant to, buvo galima iš dalies įveikti šį trūkumą. Šiuo metu virtualiame bendravime, įskaitant el. Paštą, plačiai naudojami vadinamieji „jaustukai“ (grafinis jūsų jausmų vaizdavimas)-veidai, sudaryti iš taškų, kablelių, brūkšnelių ir kitų simbolių. Jie sugeba kažkaip emociškai nuspalvinti tekstus. Naudojant šypsenėles susirašinėjimas tampa gyvesnis - autorius perteikia ne tik savo mintis, bet ir jausmus. Štai dažniausiai pasitaikančios šypsenėlės:
:-) šypsosi
:-))) juokdamasis
:-D linksmai juokdamasi
:-| paniuręs, neutralus
:-( liūdnas
:-/ nepatenkintas ar sutrikęs
:-0 nustebęs (atvira burna)
Kartais nosies simbolis „-“ praleidžiamas, kad būtų lengviau rašyti. Pavyzdžiui, jie tiesiog spausdina :) arba :(. Pastaruoju metu dvitaškis dažnai pakeičiamas lygybės ženklu, pavyzdžiui, =), o ne :). Tokiais atvejais „nosis“ paprastai nededama. Be to, pokalbiuose dažnai naudojami tik atviri arba uždaryti skliausteliai. Pavyzdžiui,))))) arba (((((.. Simbolių skaičius šiuo atveju atitinka džiaugsmo ar sielvarto lygį).
Tačiau kurdami nesijaudinkite su šypsenėlėmis verslo laiškas priešingu atveju galite įgyti lengvabūdiško žmogaus reputaciją.
Elektroninis parašas .
Elektroninis parašas Tai specialiai sukurtas failas (parašas), kuris yra teksto parašas. Elektroninio parašo buvimas žinutėse yra geros korespondencijos taisyklė. Elektroninis parašas taip pat yra nepastebima verslo reklama. Tiesioginė reklama nepažįstamų žmonių ir nepažįstamų žmonių laiškuose paprastai suvokiama neigiamai, o kelios parašo eilutės bus priimamos ištikimai.
Visada naudokite parašą - tai padės jūsų respondentui jus unikaliai identifikuoti. Ir būtinai įtraukite kelis galimus būdus, kaip su jumis susisiekti. Paprastai tai yra telefono numeriai, el. Paštas, faksas, ICQ
Pagrindinės elektroninio parašo sudarymo taisyklės:
Elektroninis parašas neturėtų viršyti 5-6 eilučių.
Simbolių skaičius eilutėje turi būti ne didesnis kaip 70.
„Setiket“ ypatybės siunčiant ir gaunant el.
Taigi, išsiuntėte el. Laišką ir labai nerimaujate, ar jis pasiekė adresatą. O kitą kartą dėl savo ramybės jau siunčiate gavimo laišką. Tačiau pagal Setiketo taisykles toks ženklas yra nepagarbos ir nepasitikėjimo savo partneriu ženklas. Geriau, išsiuntus pranešimą el. Paštu, paskambinti adresatui ir išsiaiškinti, ar jūsų laiškas pasiektas, ar ne. Gana dažnai patvirtinimui naudojama tokia formuluotė: po pagrindinės raidės teksto, prieš jūsų Elektroninis parašas parašyta frazė: „ Laiško gavimą prašome patvirtinti atsakymo laišku arba žemiau nurodytais telefono numeriais.»
Pagal „Setiket“ taisykles į el. O atsakymo į el. Laišką laikas neturėtų viršyti dviejų dienų. Jei jums reikia daugiau laiko atsakyti į el. Laišką, verta paaiškinti vėlavimo priežastis. Į laiškus būtina atsakyti sugadinta koduotė. Tokiu atveju geriau pridėti priedą su paaiškinimais, kad jūsų korespondentas galėtų jį perskaityti. Ir būtina atsakyti į el. Laiškus, kuriuose yra priedas: turite patvirtinti, kad priedas atvyko ir atidarytas įprastai.
Elektroninio dialogo sesija baigiasi pagal telefono etiketo taisykles: kas pirmas pradėjo susirašinėjimą, tas pirmas ją užbaigia.
Atminkite, kad jei į jūsų el. Laišką neatsakoma per 7 dienas, tai aiškus atsisakymas bendrauti. Todėl, jei norite išlaikyti dalykinius santykius, turite paskambinti arba išsiųsti tolesnį laišką savo verslo partneriui praėjus 2-3 dienoms po elektroninio laiško išsiuntimo, kad paaiškintumėte, ar informacija jį pasiekė, ar ne.
Atminkite, kad verslo pasaulyje visada turėtumėte atsakyti į el. Laiškus, nesvarbu, ar jie būtų popieriniai, ar el. Priešingu atveju galite būti laikomas neatsakingu ir lengvabūdžiu asmeniu, o tai tikrai nėra geriausias būdas atspindėti savo verslo reputaciją.
Netiketas - (angl. Net - network + Etiquette - etiketas) - moralinės elgesio taisyklės kompiuterių tinkluose. Elgesio taisyklės internete, skirtos neapsunkinti kitų gyvenimo. Apytiksliai Autorius
Sma? Ylik, šypsokis(Anglųšypsenėlė) - tai yra
