prasti valdymo archyviniai dokumentai, sugeneruoti vykdant veiklą agen vyriausybinūros, kanai Vietinė valdžia ir organizacijos, nurodant saugojimo laikotarpius (toliau-Srašas), buvo parengtas pagal 2004 m. ruang 22 d. federalinį statymą N 125-FZ Dėl archyvavimo Rusijos Federacija"(Surinkti Rusijos Federacijos teisės aktai, 2004, N 43, 4169 straipsnis; 2006, N 50, 5280 straipsnis; 2008, N 20, 2253 straipsnis), atsižvelgiant kitų federalinių statymų ir kitų norminių teisės aktų tstatjatik saugojimo laikotarpius.

1.2. sąrašą traukiami standartiniai administraciniai archyviniai dokumentai (toliau - dokumentai), sugeneruoti vykdant valstybės institucijų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų (toliau - organizacilba tos) valdymo funkcijas, nepriklausomai nuo nuosavybės formos, nurodant saugojimo laikotarpius.

1.3. Srašą sudaro 12 skyrių:

- 1 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys administracines, organizacines valdymo funkcijas, kontrolės funkcijas, taip pat teisinė parama valdymas, organizavimas dokument palaikymas organizacijų dokumentų valdymas ir saugojimas;

- 2-4 skirsniuose pateikiami dokumentai, kuriuose nuosekliai atskleidžiamas planavimas, kainų nustatymas, finansavimas, skolinimas, apskaita ir ataskait teikimas;

- 5 skyriuje pateikiami dokumentai apie organizacijų ekonominių, mokslini, technini, kultūrini ir kitų santykių organizavimą ir gyvendinimą;

- 6 skyriuje pateikiami dokumentai apie organizacijų veiklai skirtas informacines paslaugas;

- 7 skyriuje pateikiami dokumentai apie darbo organizavimą, darbo normavimą, tarifus, darbo užmokestį, darbo apsaugą;

- 8 skyriuje pateikiami dokumentai apie darbą su personalu: darbuotojų samdymas, perkėlimas, atleidimas, jų kvalifikacijos tobulinimas, atestavimas ir atlygis;

- 9 skyriuje pateikiami dokumentai apie materialinę ir technin veiklos paramą bei turto ir materialinių vertybių saugojimo organizavimą;

- 10 skyriuje pateikiami dokumentai apie administracines ir ekonomines paslaugas organisasi: taisyklių laikymąsi vidau reglamentus, biurų pastatų eksploatavimas, transporto paslaugos, domofonas, organizacijų saugumas;

- 11 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys socialines ir buitines problemas, skaitant Socialinis draudimas, būsto ir buities klausimai, laisvalaikio organizavimas;

- 12 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys pirminės profesinės sąjungos veiklos organizavimą ir kt organisasi visuomenin(asociacijos).

1.4. Sraše thn 4 stupelliai.

Srašo 1 stulpelyje yra straipsnių numeriai. Sąrašo straipsniams priskiriama viena numeracija nuo galo iki galo.

Srašo 2 skiltyje pateikiamos dokument rūšys. Sraše nėra konkrečių straipsniuose esanči dokumentų pavadinimų, bertaruh nurodomas bendras kiekvienos rūšies dokument pavadinimas. Sujungus viename straipsnyje skirtingų tipų dokumentus vienu klausimu ir turintį tą patį saugojimo laikotarpį, naudojamas terminas dokumentai“, atau skliausteliuose pagrindinių straipsn dok tipįtraipsn tip

Srašo 3 stulpelyje nurodomi dokumentų popieriuje ir elektroninėje laikmenoje saugojimo laikotarpiai, kurie skaičiuojami nuo kitų metų, einanči po to, kai baigiamas jų raštinėsio 1 darbas.,

Srašo 4 stulpelyje yra pastabų, kuriose komentuojami ir nurodomi dokumentų saugojimo laikotarpiai.

1.5. Kad būtų patogiau naudotis sąrašu, jam buvo sudarytas indeksas, kuriame dokumentų tipai ir jų turinio klausimai surašyti abėcėlės tvarka su nuorodomis atitinkamų sąrašo straipsnių numerius.

RUSIJOS FEDERACIJOS KULTROS MENTERIJA

SAKYMAS

Dokumentas su atliktais pakeitimais:
vasario 16 d. Rusijos kultūros Ministerijos sakymu Nr. 403

(Oficialus teisinės informacijos interneto portalas www.pravo.gov.ru, 2016 03 17, Nr. 0001201603170030).

1.2. sąrašą traukiami standartiniai administraciniai archyviniai dokumentai (toliau - dokumentai), suformuoti vykdant valstybės institucijų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų (toliau - organizacii s) ve valdymo funkcijas, nepriklausomai nuo nuosavybės formos, nurodant saugojimo laikotarpius.

1.3. Srašą sudaro 12 skyrių:

1 skirsnis apima dokumentus, atspindinčius administracines, organizacines valdymo funkcijas, controlės funkcijas, taip pat teisinę pagalbą valdymui, dokumentų palaikymo organizavimą, skirtą organizacijoms valdyti ir saugoti dokumentus;

2-4 skirsniuose pateikiami dokumentai, kuriuose nuosekliai atskleidžiamas planavimas, kainų nustatymas, finansavimas, skolinimas, apskaita ir ataskait teikimas;

5 skirsnyje pateikiami dokumentai apie organizacijų ekonominių, mokslini, technini, kultūrini ir kitų santykių organizavimą ir gyvendinimą;

6 skyriuje pateikiami dokumentai apie organizacijų veiklai skirtas informacines paslaugas;

7 skyriuje pateikiami dokumentai apie darbo organizavimą, darbo normavimą, tarifus, darbo užmokestį, darbo apsaugą;

8 skyriuje pateikiami dokumentai apie darbą su personalu: darbuotojų samdymas, perkėlimas, atleidimas, jų kvalifikacijos tobulinimas, atestavimas ir atlygis;

9 skyriuje pateikiami dokumentai apie materialinę ir technin veiklos paramą bei turto ir materialinių vertybių saugojimo organizavimą;

10 skyriuje pateikiami dokumentai apie administracines ir ekonomines paslaugas organisasi: vidaus taisyklių laikymąsi, biurų pastatų eksploatavimą, transporto paslaugas, vidaus ryšius ir organizacijų saugumo užtikrinimą;

11 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys socialines ir buitines problemas, skaitant socialinio draudimo, būsto ir buities klausimus, laisvalaikio organizavimą;

12 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys pirminės profesinės sąjungos ir kitų visuomeninių organizacijų (asociacijų) veiklos organizavimą.

1.4. Sraše thn 4 stupelliai.

Srašo 1 stulpelyje yra straipsnių numeriai. Sąrašo straipsniams priskiriama viena numeracija nuo galo iki galo.

Srašo 2 skiltyje pateikiamos dokument rūšys. Sraše nėra konkrečių straipsniuose esanči dokumentų pavadinimų, bertaruh nurodomas bendras kiekvienos rūšies dokument pavadinimas. Sujungus viename straipsnyje skirtingų tipų dokumentus vienu klausimu ir turintį tą patį saugojimo laikotarpį, naudojamas terminas dokumentai“, atau skliausteliuose pagrindinių straipsn dok tipįtraipsn tip

Srašo 3 skiltyje nurodomi dokumentų popieriuje ir elektroninėje laikmenoje saugojimo laikotarpiai, kurie skaičiuojami nuo kitų metų, einančių po to, kai baigiasi jų raštinės dar.

Srašo 4 stulpelyje yra pastabų, kuriose komentuojami ir nurodomi dokumentų saugojimo laikotarpiai.

1.5. Kad būtų patogiau naudotis sąrašu, jam buvo sudarytas indeksas, kuriame dokumentų tipai ir jų turinio klausimai surašyti abėcėlės tvarka su nuorodomis atitinkamų sąrašo straipsnių numerius.

II. Standartinių administracinių archyvini dokumentų, sudarytų vykdant valstybės organų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius

Privaloma bylų nomenklatūros sudarymo proceso dalis yra dokumentų saugojimo laikotarpių nustatymas. I esmės sąlygos nustatomos pagal specialius sąrašus, kuriuos privaloma naudoti visų formų nuosavybėms ir veiklos rūšims. Kai ie tūriniai reglamentas patenka darbuotojų, kurie spręs savo padalinio nomenklatūrą, rankas, adresu ikimokyklinio ugdymo paslaugos prasideda sunkumai. Pamatę tūkstančio eilučių lentelę, monės pasimeta ir nežino, kaip su ja dirbti, sivaizduodami, kad teks išstudijuoti kiekvieną straipsn. Ir čia svarbu nepraleisti akimirkos ir kompetentingai paaiškinti kolegoms, kaip dirbti su sąrašais. Tai bus raktas norint gauti daugiau ar mažiau teisingai nustatytus padalinio reikalų saugojimo laikotarpius. Kaip naryti dokumentų sąrašus su saugojimo laikotarpiais? Kaip galite paaiškinti savo kolegoms, kad jums nereikia skaityti kiekvieno iš jų po straipsnio? iuos klausimus atsakysime straipsnyje.

Struktūrinių padalijimų atvejų nomenklatūra turėtų būti plėtojama skyriuose, kuriems vadovauja ikimokyklinio ugdymo staiga. Kad ir koks didelis būtų padalinių vadovų noras perkelti darbą ant jūsų pečių, jūs negalite su tuo sutikti. Halaman utama: net labiausiai kvalifikuotas ikimokyklinio ugdymo staigos darbuotojas, dirbęs monėje daugiau nei vienerius metus, negalės išsamiai išvardyti verusty visat suaranus veiklos. kompani. Ideal untuk ikimokyklinio ugdymo staiga turėtų:

• padaliniams pateikti io darbo atlikimo metodiką ir ypač patarti sunkių atvejų,
• patikrinti skyriaus reikalų nomenklatūros sudarymo rezultatus.

Kur nustatyti dokumentų saugojimo laikotarpiai?

Iki iol saugojimo laikotarpiai nustatomi pagal:

Dauguma organisasi komercin pasinaudokite iais tipiškas sąrašus, nepatekdami ir.

Akcins bendrovės taip pat naudoti Reglamentą dėl dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų akcins bendrovės(patvirtintas 2003 m. liepos 16 d. Rusijos Federacijos vertybini popierių rinkos federalinės komisijos dekretu Nr. 03-33 / ps). Tačiau net ir i nuostata, susijusi su daugeliu dokumentų, galiausiai nukreipia vartotoją PTUD, pavyzdžiui, kaip nurodyta 2.1.5 straipsnyje. Vidiniai dokumentai visuomen".

Srašo struktūra ir naršymas

Svarbiausias dalykas, kurį reikėtų perduoti kolegoms: dokumentų sąrašai nėra viena tęstinė tūkstančių eilučių lentelė. Kiekvienas iš jų turi, pirma, turin, antra, teminius skyrius, trečia, temų rodyklę. Tai labai supaprastina suvokimą ir susiaurina norimo dokumento paieškos diapazoną.

Apsvarstykite PTUD su kuria dirba dauguma organizacijų. Jis prasideda skyriumi bendrosios nuostatos“, Ko, inoma, daugelis praleis neperskait. Taruhan veltui, nes jie ia aprašo:

• teminius dokumento skyrius(Iš viso 12, atidžiai juos perskaitę, iškart suprantate, kuriuose skyriuose pirmiausia reikia ieškoti konkretaus skyriaus dokumentų, pavyzdžiui, personalo skyriui reikia pradaiėti nuo 8 skyriule reikia pradaiėti nuo 8 skyriule reikia pradaiėti nuo 8 skyriule reikia pradaiėti dokumen);
• lentel stupelliai perskaitęs jų aprašymą, mogus supranta, kad:
  • 2 skiltyje Dokumento rūšis“ iš tikrųjų nebūtinai nurodomas jo konkretus pavadinimas, ia pateikiamas apibendrintas dokumen kategorijos pavadinimas (pavyzdžiui, susiję su tam tikros) masalah;
  • ir terminal 3 skiltyje:
    • tas pats visiems straipsnio dokumentams, nepriklausomai nuo pateikimo formos (popierinis ar elektroninis);
    • Jis skaičiuojamas ne nuo dokumento paskelbimo / registravimo datos, o nuo kitų metų, einančių po jų darbo biure pabaigos metų, sausio 1 d.”, T. kai dokumentas buvo baigtas ir bytraątas
    • jei skliausteliuose yra išnaša, ji gali pakoreguoti terminą, kaip aprašyta jo stenogramoje 4 stulpelyje "Pastaba".

1 pavyzdys

Kaip suprasti pagrindinės PTUD lentelės stupelių turin

Sutraukti ou

2 pavyzdys

PTUD "Dokument tipų rodyklės" fragmentas

Sutraukti ou

Halaman PTUD dalis yra lentelė, kurios eilutėse išvardyti dokumentai ir jų saugojimo laikotarpiai, dažnai su vairiomis išlygomis (jie rodomi stulpelyje "Pastaba"). Užbaigia PTUD ... ia ne tik abėcėlės tvarka išvardijami visų rūšių kepenų dokumentai, bet ir jų atmainos su nuorodomis straipsnius (žr. 2 pavyzdžio pastabą 2“). Taip atsitinka, kad yra vieno tipo dokumentai skirtingi strapsniai ir net skirtinguose skyriuose (ty taikymo srityse), ir tik susipažinęs su visomis galimybėmis, galite pasirinkti tinkamiausią jūsų atvejui (žr. 2 pavyzdžio enklą 1“).

Dabar pakomentuosime, kaip juos suprasti 3 skiltyje nurodytus terminus, - jie nėra tokie paprasti, kaip atrodo:

• ia nurodoma ne sunki, o minimi reikalaujama galiojimo trukmė, t.y. organizacija savo nuožiūra gali ją padidanti;
• ir Jei CIA pasirodo nuolatinis saugojimo laikotarpis ( “Įrašas”), tai organizacijoms, kurios Nera valstybės ir savivaldybių archyvų įsigijimo šaltiniai, Tai tikrųjimo adalah tikrųj adalah tikrųj adalah tikrųj ištikrųj adalah tikrųj adalah tikrųj adalah tikrųj ištikrųj ištikrųj ištikrųj ištikrųj ištikrųj<*>emiau pagrindins lentels. Organizacijos likvidavimą galima dar sutrumpinti, nes tada nebus kam saugoti dokumentų;
• jei matote, pavyzdžiui, 5 l. EPK", tada po mažiausiai 5 metu saugojimo reikės atlikti ekspertizės ir patikros komisijos (EPK) Vertes tyrimą, kad kai kurie organizacijai vertingiausi dokumentai butu saugojimo reikės atlikti ekspertizės ir patikros komisijos (EPK) Vertes tyrimą, kad kai kurie organizacijai vertingiausi dokumentai butu saugojimo reikės atlikti. Panašiai reikėtų suprasti 5 liter. EC "ir" 5 liter. VRK “- tiesiog komisiniai gali būti skirtingi;
• terminas “kol poreikis nebus patenkintas” negali būti trumpesnis nei 1 metai.

Visa tai išplaukia iš išnašų teksto ir PTUD santrumpų sąrašo.

Mokslini ir techninių dokumentų sąrašas ( PNTD) bus reikalingos organizacijoms, užsiimančioms moksline, moksline ir technine, gamybos ir technine, projektavimo ir statybos veikla. Dokumentą atidaro išsamios “Kontrolinio sąrašo naudojimo gairės”, kuriose taip pat paaiškinta jo struktūra (yra 13 skyrių). Sąrašas baigiamas temos indeksu.

Lihat lebih dalam tentang PTUD tahun lalu skirting, saugojimo laikotarpi, nustatymas vienai dokumen, kategorijai (vienoje eilutėje), atsižvelgiant jų naudojimo metode“ organisasi:

• jei ji juos sukuria, r. akhir 4 skiltyje,
• jei tik sutinka / pritaria - 3 skiltyje,
• jei tai yra jų plėtros klientas - 5 skiltyje,
• jei ji eksploatuoja juose aprašytus objektus, bet nėra užsakovas - 6 skiltyje.

Taigi sąrašus, kuriuose nurodomi dokumentų saugojimo laikotarpiai, reikia naudoti apgalvotai. Lygiai taip pat alinga juos skaityti iš viršaus apačią ir be proto naudoti automatinę teksto paiešką.

Dvi galimybės dirbti su PTUD

Mes analizuosime dokumentų sąrašų naudojimo algoritmą, nurodydami saugojimo laikotarpius, naudodami PTUD pavyzdį, su kuriuo dirba dauguma mūs skaitytojų. Tai galima padaryti dviem būdais:

• 1 mes - pirmiausia naudokite temos indeksą, kur dokumentų tipai išvardyti abėcėlės tvarka (o jų potipiai“ gali būti nurodyti - r. 2 pavyzdžio enklą 2“). io metodo taikymą iliustruokime 3 pavyzdyje;
• 2 mes - pirmiausia sąraše raskite skyrių, atitinkantį jūsų struktūrinį padalinį... Nama utama: skyrių sąrašas pateiktas pačioje Bendrųjų nuostatų pradžioje. Jadilah ke, halaman pasirinkto skyriaus lentelėje (untuk 1 pavyzdį) apžvelgiame 2 stulpelio eilutes, kuriose pateikiamos dokumen kategorijos nuo svarbesnių iki mažiau svarbių. Terpal jų turite rasti tinkamiausią jūs verslui. r. 4 pavyzd.

3 pavyzdy

Nustatydami saugojimo laikotarpį, paiešką pradedame nuo PTUD temos rodyklės (pavyzdžiui, operatyvinių susitikimų su generaliniu direktoriumi protokolo)

Sutraukti ou

Apibrėžkime savaitės susitikimo susitikimo su generaliniu direktoriumi protokolo saugojimo laikotarpį.

ingsnis 1. Raskite Dokument tipų rodyklėje“ PROTOKOLUS“ (apie fragmen PTUDą r. 2 pavyzdį).

ingsnis 2. Terpal pateiktų protokolų tipų mums tinkamiausias varianas yra susitikimai, susitikimai“ (pažymėkite 3“ toje pačioje vietoje). Priešais "susitikimus, susitikimus" yra straipsnio numeris, kuriame yra jų saugojimo laikotarpis - 18. Eikime prie jo:

3 ingsnis. 18 strapsnyje matome dan punktą "susitikimas su organizacijos vadovu (2)". Taruhan ia matome išnašą (2)“ ir jos dekodavimą iūrime stulpelyje “Pastaba” - operatyvinių susitikimų protokolai saugomi 5 metus, po to jie išnagrinėja vertę ir yra sunaikinami s ... “taugoarba s

Taigi, bylos nomenklatūroje Generalinio direktoriaus operatyvinių susitikimų protokolai“ vedame saugojimo laikotarpį “5 metai EPK, str. 18 e) “PTUD kafir.

4 pavyzdy

Nustatant dokumentų / medžiagų, neįtrauktų Dokumentų tipų indeksą“ PTUD, saugojimo laikotarpį

Sutraukti ou

Dabar dan seterusnya generalinis direktorius... Dalykų rodyklėje nėra tokio tipo dokumentų / medžiagų. Mes galime tęsti taip:

1 ingsnis. Atidarykite PTUD "Bendrosios nuostatos" dan perskaitykite, kad 6 skirsnyje pateikiami dokumentai apie informacines paslaugas organizacijų veiklai.

2 ingsnis. Eikite halaman lentelės 6 skyrių ir išstudijuokite joje pateiktų dokumentų tipus.

ingsnis 3. Raskite 553 straipsnį Dokumentai (informacija, informacija, santraukos, ataskaitos, nuorodos) apie pagrindinę (pagrindinę) organizacijos veiklą, paruošti paskelbimui interneto svetainėje“. Akivaizdu, kad mūsų spaudos tarnybos straipsniai patenka ią kategoriją. Tada jų galiojimo laika tahun "5 metai EPA", t.y. po 5 metų saugojimo, patikrinus vertę, jie gali būti sunaiknti arba saugomi toliau.

Taigi spaudos tarnybos parengtų straipsnių, skirtų paskelbti svetainėje ir patvirtintų generalinio direktoriaus, saugojimo laikotarpis yra 5 metai (EIC) pagal str. 553 PTUD.

Akivaizdu, kad taikant abu aprašytus metodus nėra sunku nustatyti skyriaus dokumentų saugojimo laikotarpius. Tačiau pakeliui buvo keletas spąstų. Nurodant kolegoms naudotis sąrašais, reikia pasakyti du niuansus.

Negalite neapgalvotai naudoti paieškos. Sąrašas greičiausiai bus naudojamas format elektroniniu, atrodytų: atidarykite paieškos laukelį paspausdami Ctrl + F“ ir veskite pagrindinį dokumento ar bylos pavadinimo fragmentą. Mes jį surandame, nustatome galiojimo laik ir perkeliame nomenklatūrą. padaryta?

I tiesų, tokia paieška per sąrašų tekstą gali būti greita. Tačiau naudojant jį būtina nurodyti, kuriai skilties daliai priklauso rasta lentelės eilutė. Ir geriau vertinti visa kompiuterio rastas eilutes, kuriose yra norimas fragmentas, t.y. ne visada manoma sustoti ties pirmuoju pasitaikančiu varianu.

5 pavyzdy

Sutraukti ou

Maitinimo monės dispečerinės tarnybos darbuotojas turi nustatyti veikimo urnalo saugojimo laikotarpį. Nėra nieko paprastesnio: PTUD thn 843 straipsnis "Išsiuntimo urnalai". Juos rekomenduojama laikyti 3 metus. Tik dabar jis priklauso 10.3 skyriui Transporto paslaugos, vidiniai ryšiai“, todėl neturi nieko bedra su dispečerio urnalais, kuriuose tantanganama informacija apie vietinius elektros energijos tiekimo sutrikimus!

ia turėtumėte naudoti PTUD, kurio 1107 straipsnyje, 8.1 skirsnyje “Gamybos organizavimas”, “dispečerinės veiklos rašų urnalai, pamainos vadovų, inžinierių ir meistrų ataskaitos. ...

5 pavyzdyje mes kalbame apie netikslumus saugojimo laikotarpio pratęsimo kryptimi, kuri nėra tokia kupina, tarsi per klaidą ir rapisargumą būtų sutrumpintas dokumento saugojimo laikotarpis

Kitas argumentas už tai, kad jo darbuotojai turėtų spręsti padalinio reikalų nomenklatūrą (ir tai jiems turi būti perduota) - dokumen pavadinim, sąrašuose ir kiekvienoje konkrečioje organizacijoje nenuoseklumas, todėl reikia vertinti sąraše užrašyto prasmę (!) ir palyginti su turimais dokumentais.

Juk sąrašai yra universalūs, o formuluotės kiek manoma apibendrintos, kad visos organizacijos galėtų juose atpažinti“ savo dokumentus. Lihat monių gamybos ir valdymo veiklos atvejai vadinami taip vienareikšmiškai (tarkim, vietoj Darbo sutartys Kai kurie monės kažkodėl vartoja odžius„ sutartys “ir„ suitarimai “).

6 pavyzdy

Sutraukti ou

Pateiksim kaip pavyzdį PTUD 753 straipsnį Dokumentai (suvestiniai lapai, lentelės, skaičiavimai) apie medžiagų (žaliavų), rangos, gaminių poreikį“. Jei bendrovė neturi dokumentų su tokiais pavadinimais, tai nereiškia, kad nėra tokių funkcijų turinčių dokumentų, atau sąraše gali būti rodomas punktas Konsoliduotos metinės paraiškos. atvej. Akivaizdu, kad tiekimo skyriaus darbuotojas apibendrintame sąrašo straipsnyje dažniau atpažįsta savo dokumentą“ nei raštininkas.

Nepaisant to, kad darbas su dokumentų sąrašais nėra toks sunkus ir kruopštus, kaip atrodo iš pirmo vilgsnio, būtina patikrinti skyrių darbuotojus. Labai rekomenduojama ikimokyklinio ugdymo staigos specialistui, atsakingam už konsoliduotos organizacijos reikalų nomenklatūros sudarymą, pereikite prie kiekvieno atvejo ir patikrinkite 4 skiltyje nurodytas sąrašo elemento numeris. Klaidos bus rastos, ir jūs turėsite daug ką ištaisyti - tai neišvengiama. Taiau aiškus kolegų darbo su dokumentų sąrašais principų paaiškinimas padės sumažinti klaidų ir terminų bei nuo lubų paimtų straipsnių skaičių.

iūrėkite atsakymus klausimus Kokiai kategorijai priskiriami nurodymai padidanti mokytojo-mokytojo darbo krūvį ir paskirstyti papildomą krūvį naujam darbuotojui? "," Kokie dokumentai yra rezoliucijos / sakymo rengimo pagrindas, kuriuos reikia perkelti archyvą visam laikui? “Msų svetainėje

Kaip sudaryti IT darbų sąrašą? Kaip kontroliuojančioji bendrovė gali apsiribote struktūrinių padalijimų atvejų nomenklatūrų sudarymu, nesujungdama jų konsoliduotą? Atsakymus skaitykite straipsnyje "Atvejų sąrašo sudarymas: sudėtingos ir ypatingos bylos"

K ir kaip naudoti (pavyzdžiais) nustatant mokslinių ir techninių dokumentų saugojimo terminus, paaiškino valstybės archyvo sigijimo skyriaus vedėjas straipsnyje

Kokie yra laikino archyvinių dokumen saugojimo laikotarpiai, nustatyti 03-02 federaliniu statymu Nr. 43-FZ? Kuo skiriasi laikinas archyvinių dokumen saugojimas nuo laikino dokumentų saugojimo iš Rusijos Federacijos archyvų fondo?

Personalo dokumentai yra archyviniai dokumentai, atspindintys darbuotojo darbo santykius su darbdaviu. 2016-02-03 federalinis statymas Nr. 43-FZ Dėl federalinio statymo„ Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje “pakeitimų“ (toliau-Federalinis statymas Nr. 43-FZ) nustatė laikino tokių dokumentų saugojimo sąlygas. Kokie yra ie terminai? Kuo skiriasi laikinas archyvinių dokumen saugojimas nuo laikino dokumentų saugojimo iš Rusijos Federacijos archyvų fondo? Kokios yra dokument saugojimo staigos archyvuose ypatybs? Kokia tvarka dokumentai sunaikinami pasibaigus jų saugojimo terminui? Kaip dokumentai perkeliami valstybės ar savivaldybi archyvus? Atsakymus iuos klausimus rasite pateiktame straipsnyje.

Dl pareigos užtikrinti archyvinių dokumentų saugumą

Jalan Pagal. 3 Federalinis statymas 2004 m. ruang 22 d. No. 125-FZ "Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje" (toliau-Federalinis statymas Nr. 125-FZ), archyvinis dokumentas yra materiali laikmena, kurioje yra rašyta informacija, kurioje yra i tsamiacia. turi būti identifikuoti ir turi būti saugomi atsižvelgiant nurodytos terpės ir informacijos svarbą piliečiams, visuomenei ir valstybei. Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentai - archyviniai dokumentai, išlaikę dokumentų vertės tyrimą, dėti valstybs rašus ir nuolat saugomi.

Remiantis 1 straipsnio 1 dalimi. Federalinio statymo No. 125-FZ 17, pareiga užtikrinti archyvinių dokumentų, skaitant personalo dokumentus, saugą, taikoma:

• vyriausybinėms agenūroms;
• apie vietos valdžios institucijas;
• apie organizacijas;
• dalyvaujantiems piliečiams verslumo veikla nesudarius juridinio asmens.

Valstybins staigos, savivaldybių rajono, miesto rajono ir miestų rajono savivaldos institucijos privalo sukurti archyvus, skirtus saugoti, sigyti, apskaityti ir naudoti archyvinius dokumentus. Federalinis statymas No. 125-FZ).

Tavo iniai

Archyvas yra struktūrinis institucijos padalinys, kuris renka, rašo, saugo ir naudoja archyvinius dokumentus (GOST R 7.0.8-2013 "Rusijos Federacijos nacionalinis standartas. Informacijos, bibliotekos, bibliotekos ir le Norminis ir metodinis dokumentas, nulemiantis archyvo veiklą, yra Pagrindinės organizacijų archyvų eksploatavimo taisykls (patuvirtin dokumentos. 2002 m. Vaslegivo 6)

Siekiant užtikrinti vienodus archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo principus, valstybės institucijos, vietos valdžios institucijos ir organizacijos, dirbdamos su archyviniais dokumentais, turėtų vadovautis Rusijos Federacijos teisės aktais (įskaitant specialiai įgalioto asmens nustatytas taisykles). Rusijos Federacijos vyriausybs federalin institucija vykdomoji valdžia), Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų ir savivaldybių statymus teiss aktai(Federalinio statymo Nr. 125-FZ 5 straipsnio 14 dalis). ios taisyklės visų pirma apima dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, sigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisykles ir kitus archyviniusdok doku valstybės valdžia, vietos valdžios institucijos ir organizacijos.

Archivini dokumentų išsaugojimas užtikrinamas saugojimo laikotarpiais, nustatytais federaliniais statymais, kitais Rusijos Federacijos norminiais teisės aktais, taip pat dokumentų, numatio 3 straais. 6 ir 1 strapsnio 1 dalis. vardyto statymo 23 str.

3 dal. 125-FZ federalinio statymo 6 straipsnyje nustatyta, kad standartinių archyvinių dokumentų sąrašus su jų saugojimo terminais, taip pat ių sąrašų naudojimo instrukcijas tvirtina federalinė vykucidomoji institucidomoji. iuo metu veikia:

Sąrašas buvo parengtas vadovaujantis federaliniu statymu Nr. 125-FZ, atsižvelgiant kitų federalinių statymų ir kitų Rusijos Federacijos norminių teisės aktų, reglamentuojančių tam tikrų tip, dokumen, sudėtį ir saugojimo terminal, nuostatas. Galima daryti prielaidą, kad vedus federalinio statymo Nr. 125-FZ pakeitimus, iame sąraše taip pat bus atlikti pakeitimai.

Prisiminkite, kad personalo dokumentai Sąraše yra priskirti sek. 7" Darbo santykiai"Ir 8" etatai ". Jadilah, kai kurie dokumen pribadi rodomi kitur iame sraše. Pavyzdžiui, standartinis susitarimas, pareigybių aprašymai yra nurodyti 1.2 punk" Pengorganisasian, sistem, valdimas”. 1 “Valdymo sistemos organizavimas”.

Atsižvelgiant dokumentų svarbą, galimi ie ​​dalykai:

• nuolatinis dokumen, saugojimas dan Rusijos Federacijos archyvų fondo;
• laikinas archyvinių dokumentų saugojimas;
• laikinas dokumen, saugojimas dan Rusijos Federacijos archyvų fondo.

Nuolatinis Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų saugojimas apima tokių dokumentų saugojimą neribotą laiką (neribot laiką) (Federalinio statymo Nr. 125-FZ 12 straipsnio 3 straipsnis).

Laikinas archyvinių dokumentų saugojimas atliekamas iki jų sunaikinimo per norminiuose teisės aktuose nustatytus terminus (Federalinio statymo Nr. 125-FZ 13 straipsnio 3 straipsnis).

Kalbant apie laikin, dokumen, saugojim, dan Rusijos Federacijos archyvų fondo, pagal 14 str. Federalinio statymo No. 125-FZ 3 straipsnis thn ios kategorijos dokumen saugojimas, kol jie nebus perduoti nuolatiniam saugojimui. Tokio perdavimo tvarką nustato str. 125-FZ federalinio statymo 21 str.

Pagal 1 straipsnio 1 dalies taisykles. Rusijos Federacijos archyvinio fondo federalinio statymo Nr. 125-FZ dokumen 21, kurie yra valstybs ar savivaldybių nuosavybė, pasibaigus jų laikinam saugojimui valstybs staigose, vietos valdžios institucijose ar valstybinėse ir savivaldybių organizacijos perduodami nuolatiniam saugojimui atitinkamus valstybės ir savivaldybių archyvus.

Teisingai organizuokite dokumentų saugojimą biuro darbo metu, taip pat ruošiant juos archyviniam saugojimui, padės bylų nomenklatūra. Bylų nomenklatūra yra susistemintas bylų pavadinimų, kurie pradedami organizacijos biuro darbe, sąrašas, nurodant jų saugojimo sąlygas nustatyta forma (Organizacijų archyvo pagrindinių taisyklių 3.4.1. Bylų nomenklatūros forma pateikta taisyklių 7 priede.

Daftar nomenklatūra naudojama tiriant dokumentų vertę, taip pat nustatant bylų, kuriose yra laikinam saugojimui skirtų dokumentų, saugojimo laikotarpius (Organizacijų archyvų pagrindinių taisyklių) 2.3.

Remiantis Pagrindinių organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklių 3.4.3 punktu, bylų nomenklatura YRA pagrindas rengiant nuolatinio ir laikino (info lebih nei 10 metu) saugojimo atvejų aprašus ir pagrindinį apskaitos dokumentą Biuro darbe, o organizacijos archyve jis naudojamas laikiniems atvejams (iki 10 metu imtinai) saugoti. Nomenklatūroje užfiksuotų atvejų sisteminimo skema gali būti naudojama kuriant vykdomų dokumen kortelių rodyklės skemaą.

Dl laikino personalo dokumentų saugojimo sąlygų

Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų laikino saugojimo sąlygos prieš jų perdavimą nuolatiniam saugojimui yra nustatytos str. 125-FZ federalinio statymo 22 str. Prieš keisdami pastraipas. B“ io straipsnio 4 dalyje dėl dokumentų apie personalą buvo numatytas laikino saugojimo laikotarpis, kol jie buvo gauti valstybės ir savivaldybių archyvuose - 75 metai. Tačiau, remiantis federalinio statymo Nr. 43-FZ pakeitimais, i norma iš pastraipų teksto. 4 Straipsnio "B" punkta. 125-FZ federalinio statymo 22 straipsnis nebuvo trauktas. Dabar atskiras straipsnis skirtas laikino personalo dokumentų saugojimo sąlygoms - str. 22.1.

Atkreipkite dėmesį, kad federalinis statymas Nr. 43-FZ numato sutrumpinti personalo dokumentų saugojimo laikotarpį nuo 75 iki 50 metų.

Tiesa, naujovė netaikoma personalo dokumentams:

• sukurtas iki 2003 m.;
• susiformavo dėl piliečių išėjimo valstybs tarnyba ne valstybė Civilinė tarnyba.

Taigi, atsižvelgiant, sukūrimo datą, dokumentai saugomi:

Remiantis 3 straipsnio 3 dalimi. Pagal federalinio statymo Nr. 125-FZ 22.1 punktą saugomi personalo dokumentai, susiję su piliečių, kurie nėra valstybės tarnyba, tarnyba:

• valstybs staigose, kuriose piliečiams buvo atlikta valstybės tarnyba, kuri nėra valstybės tarnyba - per 75 metus nuo valstybės tarnybos pabaigos nutraukus dokumen vertę, pasibaigus nurojim;
• valstybės archyvuose, kurie gauna dokumentus apie likviduojamų valstybės organų personalą, nurodytą 3 dalies 1 punkte, - nuo gavimo dienos ir iki 75 metų nuo valstybės tarnybos pabaoki.

Dokument saugojimas staigos archyve

Nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo dokumentai, užpildyti biuro darbu, turi būti perduoti saugoti staigos archyvą.

Pagal staigų organizacijų archyvų darbo pagrindinių taisyklių 3.7.2 punktą kiekviename struktūriniame padalinyje inventoryi turėtų būti rengiami kasmet vadovaujantis tiesioginėmis metodinkviename. Remiantis iais inventoryiais, dokumentai perkeliami archyvą. Struktūrinių padalinių suformuoti inventoryiai yra pagrindas rengiant konsoliduotą staigos reikalų aprašą, kurį rengia archyvas ir pagal kurį jis perduoda bylas nuolatiniam saugojimui.

Tavo iniai

Archyvinis inventorius - archyvinis katalogas, kuriame yra susistemintas archyvinio fondo saugojimo vienetų sąrašas, surinkimas ir skirtas jų apskaitai bei turinio atskleidimui (Pagrindinių organizacijų tais. Atsargos sudaromos atskirai:

• nuolatiniam saugojimui;
• laikinam (daugiau nei 10 metų) saugojimui;
• reikalam pribadi;
• byloms, kurias sudaro tik tam tikrai institucijai būdingi dokumentai (teismo bylos, tyrimo bylos, mokslinės ataskaitos temomis ir kt.).

Struktūrinių padalijimų olehlų aprašai surašomi nustatyta forma (Organizacijų archyvo pagrindinių taisyklių 12 priedas) trimis egzemplioriais ir pateikiami staigos archyvui praėjus biams po to, kai baurei.

Dokumentų perkėlimas archyvą atliekamas pagal archyvo sudaryt grafiką, suderintą su struktūrinių padalinių, perkeliančių dokumentus archyvą, vadovais ir patvirtintas staigos vadovo.

Laikino saugojimo dokumentai (iki 10 metų) neturėtų būti perduodami saugoti staigos archyvą. Halaman pengorganisasian archyvų eksploatavimo taisyklių 3.3.2 punkte nustatyta, kad tokia dokumentacija saugoma poskyriuose ir, pasibaigus saugojimo terminui, turi būti sunaikinta.

Tavo iniai

staigos archyvo rinkimas vykdomas ekspertų komisijos atrinktų dokumentų sąskaita.

Ekspert komisija, remdamasi dokument vertės kriterijais, nuolat veikianti staigoje, atrenka juos saugoti staigos archyve (tiria jų vertę). Archyvas atlieka dokumentų vertės pasirinkimą nuolatiniam saugojimui, vadovaujantis atitinkamo valstybės ar savivaldybės archyvo metodinėmis rekomendacijomis (Organizacijų archyvų pagrindini).

Dokumentų sunaikinimas dėl jų saugojimo termino pabaigos

Aktai dėl bylų paskirstymo sunaikinimui rengiami po to, kai surašomi nuolatinio ir laikino saugojimo laikotarpių atvejų archyviniai aprašai. Bylos įrašus ir aktus turi nagrinėti ekspertų komisija viename komplekse ir patvirtanti staigos vadovui (Organizacijų archyvų pagrindinių taisyklių 3.7.24 punktas).

Patvirtinus staigos inventorių, sunaikintos bylos su laiko rėmus saugojimo laikotarpį, atitinkant patvirtintus inventorius.

Bylų naikinimas forminamas staigos vadovo patvirtintu aktu, skirtu saugoti bylų skyrimui sunaiknti. Akto forma pateikta Pagrindinių organizacijų archyvų taisyklių 4 priede.

Atrinktos sunaiknti bylos, trauktos aktus, perduodamos sunaiknti nustatyta tvarka... iuos dokumentus draudžiama naudoti verslo tikslais.

Pagal Pagrindini, organizacijų archyv, taisyklių 2.4.7 punktą sunaikintinos bylos perduodamos tvarkyti (šalinti). Pervedimas surašomas su važtaraščiu, kuriame nurodoma perdavimo data, pateikiamų bylų skaičius ir makulatūros svoris. Pakrovimas ir išvežimas alinimui turėtų būti atliekamas prižiūrint darbuotojui, atsakingam už archyvini dokumentų saugumą.

Dokument perdavimas valstybės ar savivaldybių archyvus

Pagal 2 straipsnio 2 dalį. 125-FZ federalinio statymo 23 straipsnį, institucijos privalo užtikrinti dokumentų atranką, parengimą ir perdavimą valstybės ar savivaldybi archyvus laikydamosi taisyklių.

Taigi institucijos dokumentai, susiję su Rusijs Federacijos archyvų fondo dokumentais, turi būti laiku pateikti valstybės ar savivaldybių archyvams. Pavadintus dokumentus iš institucijų priima valstybės ir savivaldybių archyvai, Rusijos mokslų akademijos organizacija pagal tvarkaraštį, kurį tvirtina archyvo vadovybė, susitarusi su institucija) 4.4.1 ). Neplanuotas dokumentų priėmimas iš Rusijos Federacijos archyvų fondo, taip pat archyviniai dokumentai, kurių laikino saugojimo terminai nesibaigė, priimamas, kai staiga likviduojama arba kyla grėui saugmė dokumen.

Archiviniai dokumentai priimami valstybės ir savivaldybi archyvuose, tvarkingoje Rusijos mokslų akademijos organizacijoje, turinčioje atitinkamą mokslinį informacinį aparatą ir ypač vertingų ir unikalių dokumentų draudim.

pastab

Darbai, susiję su archyvini dokumen atranka, paruošimu ir perdavimu nuolatiniam saugojimui, skaitant jų užsakymą ir gabenimą, atliekami iuos dokumentus perduodančios institucijos lėomis.

dokumen-dokumen dokumenter federacijos archyvų fondo dokumentai turi būti priimti valstybės ir savivaldybių archyvus, Rusijos mokslų akademijos organizacija pagal bylų sąrašus, ekspert peržiūros dokumen - pataigal apitinti dokumen pribadi, patvirtinti dokumen nesibaigusiu laiko saugojimu - pagal pristatymo sąrašus.

Archivinių dokumentų priėmimas forminamas dokumentų priėmimo ir perdavimo saugoti aktu, surašytu dviem egzemplioriais. Vienas egzempliorius lieka arsip, kitas - staigoje. Kartu su archyviniais dokumentais archyvą perkeliamos trys bylų ir dokumentų inventoryiaus kopijos. Tolesnį dokumentų saugojimą iš Rusijos Federacijos archyvo fondo vykdo valstybės ar savivaldybi archyvai.

Pabaigoje pažymime, kad remiantis str. 125-FZ federalinio statymo Nr. juridiniai asmenys, taip pat pareigūnai ir piliečiai turi civilinių, administracinių ir baudžiamoji atsakomyb, numato statymas rf.

Taigi, pagal str. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 13.20 straipsnis, pažeidus archyvinių dokumentų saugojimo, sigijimo, apskaitos ar naudojimo taisykles, užtraukiamas spėjimas arbaėiriama

• piliečiams - nuo 100 iki 300 rublių;
• semut pareigūnai- nuo 300 iki 500 rubel.

Patvirtintas Rusijos Federacijos Kultūros menteri 2015 m. Kovo 31 d. sakymu No. 526 pagal 2 straipsnio 1 dalį. 4 straipsnio 5 dalis. 125-FZ federalinio statymo 14 straipsnis, Rusijos Federacijos kultūros menteri reglamento 5.2.4 punktas, patvirtintas 2011 m. Lipo 20 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas Nr. 590.

Patvirtintas Rusijos Federacijos kultūros menteri 2010-08-25 sakymu Nr. 558.

Patvirtinta Rusijos Federacijos kultūros menteri 2007 m. Lipo 31 d. sakymu No. 1182.

Patvirtintas SSRS pagrindinio archyvo 1988-08-15.

Patvirtintos Rusijos Federacijos archyvų fondo dokument ir kitų archyvinių dokumentų, esančių valstybės ir savivaldybi archyvuose, muziejuose ir bibliotekose, Rusijos mokslų akademijos organizajim. 2007 m. Sausio 18 d. Rusijos Federacijos kultūros Ministerijos sakymu Nr.

61. Srašai dokumen pavyzdžiai ujung nurodant saugojimo, jų paskirt.

Dokumentų sąrašas su saugojimo terminais yra susistemintas dokumen tipų ir kategorijų sąrašas, kuriame pateikiamos normatyvinės instrukcijos apie jų saugojimo laikotarpius (GOST R 51141-98 “Biuro darbas ir archyvinis verslas. Terminai ir apibrėžimai“).

Dokument su saugojimo laikotarpiais sąrašai padeda:

Kuriant bylų nomenklatūras ir kitus klasifikatorius, susisteminti organizacíjos dokumentinį fondą pagal jos funkcijas ir veiklos sritis;

Atskleisti tam tikrų tipų dokumentų reikšmę organizacijos veiklai ir atlikti jų atranką archyviniam saugojimui dan skyrimui sunaiknti; - taikyti konkrečių organizacijos standarto dokumentų atžvilgiu / vieningai, normatyviai terminal sandėliavima;

Nustatyti konkreius organizacijos veikloje suformuotų tip dokumen, saugojimo terminus, jiems taikant sąraše nustatytą laikotarpį, susijus su dokumen kategorija ar rūšimi;

Laikykitės dokumentų formavimo bylas taisyklių, t.y. nesudėti vieną bylą dokumentų su skirtingu saugojimo laikotarpiu (jei i byla nėra dokumentacija);

Pagrįsti organizacijų ekspertų komisijų (EK) ir valstybės bei savivaldybių archyvų ekspertų peržiūros komisijų (EPK) sprendimus;

Utikrinkite dokumentų saugumą ir aukštos kokybės organizacijos archyvinio fondo formavimą ir, galiausiai, kokybišką Rusijos Federacijos archyvo fondo papildymą.

Srašų norminis pobūdis reiškia, kad sąrašą atitinkančių dokumentų saugojimo laikotarpis yra lemiamas renkantis saugoti ar sunaiknti valdymo dokumentus, atsiradusius vykdant konkrečios pengorganisasian Srašuose nustatytą saugojimo laiką sutrumpinti draudžiama. O sprendimą padidanti saugojimo laik, kurį lemia organizacijos veiklos ypatumai, organizacija priima savarankiškai. sprendimą turi teisę priimti organizacijos ekspertų komisija, jis nustatomas jos posėdžio protokole ir tvirtinamas pirmojo vadovo.

62. Dokumentų apskaita kaip cleansiejama jų saugumo dalis.

Archivistas, kaip lėšų saugotojas, kiekvienu atveju turi tiksliai inoti jam patikėtą dokumentinį turtą. Visa visuomenė turi inoti, kiek vertingų altinių saugoma jos archyvuose.

Atsižvelgti archyvinius dokumentus reiškia nustatyti jų skaičių, atspindint skaičių archyvų ir archyvinių staigų apskaitos dokumentuose. Taigi apskaitą sudaro ie etapai:

dokumen skaičiaus arsip skaičiavimas;

informacijos apie dokumentų skaičių pendaftaran archyvo "vidiniuose" apskaitos dokumentuose;

jų pagrindu užpildyti centralizuotos valstybės apskaitos dokumentus, kurie pateikiami federacijos steigiamųjų subjektų archyviniams valdymo organams;

parengti konsoliduotus centralizuotos valstybės apskaitos dokumentus archyvinių reikalų valdymo organuose ir pateikti juos Rosarkhivui.

Centralizuota valstybinė dokument registracija yra apskaitos sistema, pagrįsta informacijos apie archyvinių dokumen skaičių koncentracija archyvų valdymo organuose.

Mokslinė dokumentų registracija vykdoma remiantis iais principais:

apskaitos centralizavimas buhalterin- Federalinės archyvo tarnybos sąveikos su institucijomis, kurios kuria ir saugo AF RF valstybinės dalies dokumentus, ir AF RF nevalstybins dalies dokumentų savininkais reguliavimas;

apskaitos suvienodinimas- archyvinių dokumentų apskaitos tęstinumas visais darbo su jais etapais (apskaitos dokumentų vienybė);

dinamiška apskaita- bet koks archyvinių dokumentų judėjimas (gavimas, alinimas, aprašymas) turėtų būti laiku atsispindėjęs apskaitos formose;

valstybės apskaitos išsamumas ir patikimumas- dokumentai, kurie buvo sunaiknti seniai, taip pat tie, kurie, kaip teigiama, buvo gauti sigijimui, neturėtų būti laikomi saugomais.

Registrasi formų numeriai turi atspindėti tikrąjį archyve esančių dokumen skaičių, kitaip visa pramonės statistinis vaizdas bus iškreiptas.

Rusijos Federacijos archyvinio fondo apskaitos skyrius vadinamas dokumentų skaičiaus matavimo vienetu.

Rusijos Federacijos archyvinio fondo apskaitos vienetai tahun:

archyvinis fondas (taip pat selai prilyginamas archyvinis rinkinys);

saugojimo renginys;

atskiras atskiras dokumentas.

Pavyzdžiui: 1989 m. TsGADA (RGADA) dokumentų apimtis thn 1383 fondai ir 3 333 104 saugojimo vienetai.