Įsakymas yra poįstatyminio reguliavimo akto rūšis, kurią pagal savo kompetenciją leidžia vyriausybė ar administravimo institucija ir yra privalomas fiziniams ir juridiniams asmenims.

Užsakymai gali būti kuriami ilgam galiojimo laikotarpiui ir trumpalaikiams, dėl greito konkrečios problemos sprendimo.

Įsakymo tekstas susideda iš konstatuojamosios ir administracinės dalies. Pirmajame nurodomas įsakymo tikslas arba priežastis, antrajame, pradedant žodžiu PRIVALU, numatyti veiksmai. Nustatančioje dalyje patartina naudoti tokias stabilias formuluotes kaip „pagal“, „susijusią“, „tvarkingai“ ir kt.

UŽSAKYMO pavyzdinę formą sudaro išsami informacija:

• - organizacijos pavadinimas - dokumento autorius;
• - dokumento rūšies pavadinimas - UŽSAKYMAS;
• - data, numeris (kalendoriniais metais);
• - leidimo vieta;
• - titulas;
• - parašas;
• - tekstas;
• - patvirtinimo antspaudas;

Užsakymas išduodamas A4 formato blankuose.

Įsakymo projektas turi būti suderintas su organizacijomis ar pareigūnais, kurie domisi šiuo dokumentu.

Įsakymų vykdytojais gali būti įstaigos, struktūriniai padaliniai ar pareigūnai. Paskutinėje pastraipoje nurodomi asmenys, kuriems patikėta pavedimo vykdymo kontrolė.

Protokolas, jo charakteristikos ir detalės

Protokolas – dokumentas, kuriame užfiksuota klausimų svarstymo ir sprendimų priėmimo kolegialių organų posėdžiuose, konferencijose, posėdžiuose eiga.

Protokolai surašomi ant specialių blankų, kur dokumento pavadinimas iš anksto atspausdintas spaustuvėje arba ant įprastų A4 formato popieriaus lapų.

Protokolo tekstas susideda iš dviejų dalių: įvadinės ir pagrindinės.

Įžanginėje protokolo dalyje yra fiksuota ir kintama informacija.

Nuolatinė informacija siejama su stabilios terminijos vartojimu – „pirmininkas“, „sekretorius“, „dalyvavo“. Šie žodžiai rašomi didžiosiomis raidėmis nuo kairiosios paraštės pradžios.

Į kintamą informaciją įtraukiami pirmininko, sekretoriaus ir dalyvaujančiųjų inicialai ir pavardės. Jie rašomi iš 2-osios tabulatoriaus pozicijos (29 padalos eilutėje / mašinoje arba po 16 smūgių iš kairiojo lauko PC).

Kolegialaus organo narių vardai ir pavardės išdėstyti abėcėlės tvarka, atskirti kableliais, eilute. Eilutės atskirtos 1 tarpu. Jeigu kolegialaus organo narių yra daugiau nei 15, tada nurodykite bendrą skaičių ir toliau skliausteliuose - registracijos lapas pridedamas.

Prie pakviestųjų pavardžių pridedamas pareigų pavadinimas ir jų atstovaujamos organizacijos pavadinimas. Jų registravimo tvarka yra tokia pati kaip ir kolegialaus organo narių.

Įžanginė protokolo dalis baigiama darbotvarke. Išraiška „Darbotvarkė“ rašoma nuo kairiosios paraštės pradžios (0 tabulatoriaus p / mašina padėtis). Darbotvarkės punktai rašomi nuo raudonos linijos. Jie sunumeruoti arabiškais skaitmenimis. Klausimai suskirstyti pagal svarbą ir sunkumą. Pastraipos formuluotė su žodžiu „įvairūs“ neleidžiama. Kiekvienas klausimas turi būti konkretus.

Pagrindinė protokolo dalis sudaryta pagal schemą: klausėsi - kalbėjo - stovėjo (sprendė), ir kiekvienam klausimui atskirai. Žodžiai - KLAUSYTA, KALBĖTA, SPRENDĖ (NUSPRENDĖ) rašomi aprašomosiomis raidėmis, nuo pradinės (kairės) paraštės, be skyrybos (atvira skyryba).

Prieš žodį KLAUSYTA, į darbotvarkę įtraukite klausimo eilės numerį, jei svarstomi keli klausimai.

Iš raudonos linijos rašomi kalbėtojo inicialai ir pavardė (vardininko kalba). Jie uždeda brūkšnį ir didžiosiomis raidėmis rašo ataskaitos santrauką, pranešimą. Jei pranešimo tekstas pateikiamas kalbėtojo arba trumpai, tai vietoj pranešimo santraukos rašoma: Pranešimas pridedamas.

Po žodžio KALBĖTA, nuo raudonos linijos rašomi vardininko inicialai ir pavardės (skliausteliuose galima nurodyti pareigų pavadinimą), po brūkšnio kalbos turinys rašomas didžiosiomis raidėmis. Kalbos gali būti dėstomos pirmuoju asmeniu – „Įgyvendinu...“, trečiuoju asmeniu – „Petrovas sakė, kad...“, nepriklausomai nuo kalbėtojo veido – „Apskaita ir saugojimas įstaigoje nusistovėję“, beasmene forma - "Ivanovas buvo paprašytas ..." .

Jei kalbėtojas pateikia kalbos tekstą, tada po brūkšnelio nurodykite – „Kalba pridėta“.

Klausimai ir atsakymai įrašomi skiltyje KALBĖJIMAS. Žodžiai – klausimas ir atsakymas, nerašyk. Užsirašykite kalbėtojo inicialus ir pavardę, brūkšnelį, klausimo santrauką arba

Galutinė protokolo dalis yra rezoliucija (sprendimas). Šią dalį pradėkite žodžiu IŠSPRĘSTA arba NUSPRĘSTA (nuo 0 skirtuko pozicijos – kairysis laukas).

Rezoliucinė dalis statoma pagal schemą: veiksmas – atlikėjas – terminas. Vykdytojas gali būti organizacija, struktūrinis padalinys arba konkretus pareigūnas. Jei rezoliucijoje yra įvairių klausimų, ji suskirstyta į dalis, sunumeruotas arabiškais skaitmenimis. Kiekvienas elementas prasideda raudona linija.

Protokole gali būti fiksuojamas sprendimas dėl bet kurio dokumento patvirtinimo. Tokiu atveju protokole turi būti nuoroda į dokumento datą ir numerį, o pats dokumentas turi būti pridėtas prie protokolo.

Rinkimų metu kiekvieno kandidato balsavimo rezultatai nurodomi protokole.

Jei prie protokolo pridedamas nuorašas; tada tai įrašoma po to, kai pirmoji protokolo dalis – Susirinkimas... paimamas stenografiškai. Nuorašas pridedamas.

Protokolą pasirašo pirmininkas ir sekretorius. Sekretorė redaguoja tekstą, kiekvieną kalbėtoją supažindina su jo kalbos įrašu ir gauna kalbėtojo, kuris sutinka su jo kalbos įrašymu, parašą. Posėdžių, kuriems renkamas prezidiumas, protokolus pasirašo pirmininkas, sekretorius ir prezidiumo nariai.

Protokolo data yra susirinkimo data (93-03-12). Jeigu susirinkimas trunka kelias dienas, tuomet nurodykite posėdžio pradžios datą, o per brūkšnį – pabaigą (12-14.03.93).

Protokolo numeris – eilės numeris, užrašomas per kalendorinius metus.

Išsami informacija apie formą – PROTOKOLO pavyzdys:

• - organizacijos pavadinimas (struktūrinio padalinio pavadinimas) - dokumento autorius;
• - dokumento tipo pavadinimas - PROTOKOLAS;
• - susirinkimo data, numeris (kalendoriniais metais);
• - sudarymo vieta (miestas);
• - titulas (atspindi kolegialaus darbo pobūdį ir kolegialaus organo pavadinimą);
• - įvadinės ir pagrindinės dalies tekstas;
• - parašas;
• - patvirtinimo antspaudas (jei reikia);
• - patvirtinimo antspaudas (jei reikia);
• - pažyma apie dokumento įforminimą ir jo nurodymą byloje.

Susitikimuose, susirinkimuose, sesijose, konferencijose.

Protokoluose dokumentuojama nuolatinių kolegialių organų – komitetų ir ministerijų kolegijų, savivaldybių vyriausybių, taip pat mokslo, technikos, metodinių tarybų veikla. Be to, gali būti protokoluojami ir struktūrinių padalinių vadovų, generalinio direktoriaus pavaduotojų, direktorių posėdžiai.

Įprasta sudaryti laikinųjų kolegialių organų veiklos (konferencijų, posėdžių, seminarų ir kt.) veiklos protokolus.

Protokolą surašo sekretorius, remdamasis posėdžio metu saugomais užrašais. Tai gali būti trumpi užrašai, stenogramos arba diktofono įrašai. Protokolams rengti sekretorius prieš posėdį surenka pranešimų ir kalbų santraukas, sprendimų projektus.

protokolas išduotas pagal bendrą formą..

Pavadinimas, data ir protokolo numeris

Protokolo antraštė bus kolegialaus organo pavadinimas arba posėdžio tipas. Pavyzdžiui, pedagoginės tarybos posėdžio protokolas (ko?); struktūrinių padalinių vadovų susirinkimai ir kt.

Protokolo data yra susirinkimo data (protokolas paprastai surašomas po susirinkimo). Jei susirinkimas truko kelias dienas, į protokolo datą įtraukiamos pradžios ir pabaigos datos.

Pavyzdžiui: 21 — 24.07.2009 .

Protokolo numeris (rodyklė) – kolegialaus organo kalendoriniais metais arba kadencijos metu įvykusio susirinkimo eilės numeris.

Protokolo tekstas apima šias dalis:

• įvadinis;
• pagrindinis.

Įvadas

Protokolo įžanginėje dalyje po antraštės nurodomos posėdžio pirmininko ir sekretoriaus pavardės ir inicialai. Iš naujos eilutės po žodžio " dalyvavo» abėcėlės tvarka išvardyti posėdyje dalyvaujančių pareigūnų vardus ir inicialus.

Jei susirinkime buvo asmenų iš kitų, tada po žodžio „dalyvavo“ iš naujos eilutės įrašomas žodis „ Pakviestas“ ir yra nurodytas kviečiamų asmenų sąrašas, tokiu atveju prieš kiekvieną pavardę nurodomos pareigos ir organizacijos pavadinimas.

Įžanginėje protokolo dalyje nustatyta darbotvarkė.

Jį sudaro posėdyje svarstomų klausimų sąrašas, fiksuojama jų aptarimo seka ir pranešėjų (pranešėjų) vardai. Kiekvienas darbotvarkės klausimas numeruojamas arabišku skaitmeniu, formuluojamas naudojant prielinksnius „O“ arba „Apie“. Pavyzdžiui: „Dėl mokymo programų patvirtinimo“; „Dėl mokslo metų rezultatų sumavimo“.

Prie kiekvieno punkto nurodomas pranešėjas (šį numerį rengęs pareigūnas).

Pagrindinė dalis

Atsižvelgiant į darbotvarkės klausimų eiliškumą, surašomas pagrindinės protokolo dalies tekstas - joje turi būti tiek skyrių, kiek darbotvarkėje yra klausimų.

Taigi protokolo antraštės dalis visada formatuojama vienodai. Bet protokolo tekstas gali būti pateikiamas įvairiomis formomis: trumpas arba pilnas.

Trumpas protokolas- fiksuoja posėdyje svarstytus klausimus, pranešėjų pavardes ir priimtus sprendimus. Toks protokolas dažniausiai saugomas tais atvejais, kai susirinkimas yra operatyvinio pobūdžio (žr. 3.3 pav.).

Pilnas protokolas- pateikiama informacija ne tik apie svarstytus klausimus, priimtus sprendimus ir pranešėjų pavardes, bet ir pakankamai išsamios pastabos, perteikiančios susirinkimo dalyvių pranešimų ir pasisakymų turinį, visas išsakytas nuomones, klausimus ir pastabas, pastabas. , pozicijos. Visas protokolas leidžia dokumentuoti išsamų susitikimo vaizdą (žr. 3.4 pav.).

Naudojant bet kokią protokolo formą, jo tekstas bus padalintas į tiek skyrių, kiek yra darbotvarkės punktų.

Kiekvieną skyrių sudaro trys dalys: „IŠgirsta“, „KALBĖTA“, „IŠSpręsta“ („NUSPRĘSTA“), kurie spausdinami iš kairės paraštės didžiosiomis raidėmis. Šis dizainas leidžia tekste išryškinti pagrindinio kalbėtojo kalbą, klausimo diskusijos dalyvius ir rezoliucinę dalį, kurioje suformuluotas sprendimas.

dalyje " KLAUSĖ» pateikiamas kalbos tekstas. Teksto pradžioje iš naujos eilutės vardininko linksniu nurodomas kalbėtojo vardas. Kalbos įrašas nuo pavadinimo atskiriamas brūkšneliu. Kalba rašoma vienaskaitos trečiuoju asmeniu. Po pavardės leidžiama nurodyti, o ne užrašyti kalbą („Kalbos protokolas pridedamas“, „Pridedamas pranešimo tekstas“).

Pastaruoju atveju ataskaitos tampa protokolo priedu.

dalyje " ATLIKTA» iš naujos eilutės vardininko linksniu nurodykite kalbėtojo vardą, o po brūkšnio – kalbos ar klausimo tekstą (jei jis buvo užduotas kalbėtojui kalbos metu).

dalyje " IŠSPRĘSTA“ („NUSPRĘSTA“) atspindi sprendimą, priimtą aptariamu klausimu. Rezoliucinės dalies tekstas spausdinamas pilnas bet kokia protokolo forma.

Viso protokolo tekstas spausdinamas 1,5 eilučių tarpu.

Protokolą surašo posėdžio sekretorius. Protokolą pasirašo sekretorius ir per 3 (tris) darbo dienas po posėdžio pateikia jį pasirašyti pirmininkui.

Parašai nuo teksto atskiriami 3 eilučių tarpais. Pareigybės pavadinimas spausdinamas nuo kairiojo lauko kraštinės, paskutinė pavardės raidė ribojama dešiniajame laukelyje.

Tą dieną, kai protokolą pasirašo pirmininkas, jis turi būti užregistruotas.

Išrašas iš protokolo

Protokolo išrašas yra tiksli originalaus protokolo teksto dalies, susijusios su darbotvarkės klausimu, dėl kurio rengiamas išrašas, kopija. Išraše atkuriamos visos formos detalės, įžanginė teksto dalis, darbotvarkės klausimas, dėl kurio rengiamas išrašas, tekstas, atspindintis klausimo aptarimą ir priimtą sprendimą. Protokolo išrašą pasirašo tik sekretorė, kuri jį ir patvirtina. Liudijimo įrašas rašomas ranka, susideda iš žodžio „Tikra“, kopiją (išrašą) tvirtinančio asmens pareigų nuorodos, asmens parašo, pavardės, inicialų ir datos (žr. 3.5 pav.).

Protokolų išrašai kartais pakeičia tokį administracinį kaip sprendimą. Šiuo atveju išrašas tarnauja kaip priemonė, leidžianti informuoti vykdytojams priimtus sprendimus. Tokiu atveju sekretorius, pavyzdžiui, valdybos sekretorius, ne vėliau kaip per 2 (dvi) dienas nuo posėdžio protokolo pasirašymo, išplatina protokolo išrašus tam tikrais klausimais atsakingiems vykdytojams. Pareiškimus pasirašo sekretorius.

Kitai organizacijai siunčiamų protokolų išrašai privalomai plombuojami.

Protokolų originalus bylose pagal posėdžių rūšį sudaro sekretorius. Pavyzdžiui, „Visuotinių susirinkimų protokolai“, „Direktorių tarybos posėdžių protokolai“, „Susitikimų su direktoriumi protokolai“ ir kt. Korpuso viduje protokolai susisteminti skaičiais ir chronologija. Bylos formuojamos per kalendorinius metus.

protokolas- dokumentas, kuriame nuosekliai fiksuojamas klausimų aptarimas ir sprendimų priėmimas posėdžiuose, posėdžiuose, konferencijose ir kolegialių organų posėdžiuose.

Protokole atsispindi kolegialaus organo ar darbuotojų grupės bendro sprendimų priėmimo veikla. Iš organizacijų valdymo veikloje sukurtų susirinkimų protokolų reikėtų atskirti tyrimo, kai kurių administravimo įstaigų ir viešosios tvarkos įstaigų protokolus (pavyzdžiui, sanitarinio inspektoriaus protokolą, eismo įvykio protokolą ir kt.) , taip pat sutartinio tipo protokolai (nesutarimų protokolai, nesutarimo protokolai, susitarimo dėl kainos protokolai ir kt.).

Nuolatinių ir laikinųjų kolektyvinių organų posėdžiai (federalinių vykdomųjų organų valdybos, darbo kolektyvų susirinkimai, akcininkų susirinkimai, direktorių valdybų susirinkimai ir kt.) turi būti registruojami.

Protokolas surašomas pagal posėdžio (posėdžio) metu padarytas pastabas, pateiktų pranešimų ir kalbų santraukas, rekomendacijas, sprendimų projektus ir kitą medžiagą. Protokolą saugo sekretorius ar kitas paskirtas asmuo. Už įrašų protokole teisingumą atsako posėdžio pirmininkas ir posėdžiui vadovaujantis sekretorius.

Protokolai gali būti išduoti užbaigti arba trumpai forma, kuria klausimo svarstymo eiga praleidžiama ir fiksuojamas tik dėl to priimtas sprendimas.

Sprendimą, kokios formos protokolą saugoti susirinkime, priima kolegialaus organo vadovas arba organizacijos vadovas.

Protokolo pavadinimas – kolegialios veiklos rūšies pavadinimas (sesija, susirinkimas ir kt.) ir organo, kurio veikla fiksuojama, pavadinimas. (atestacijos komisijos posėdžio protokolas...; visuotinio akcininkų susirinkimo protokolas...).

Tekstas pilnas protokolas susideda iš dviejų dalių: įvadinis Ir pagrindinis .

IN įžanginė dalis nurodomi susirinkime dalyvaujančio pirmininko (pirmininko), sekretoriaus, prireikus į susirinkimą (susirinkimą) kviečiamų asmenų inicialai ir pavardės. Jeigu susirinkime (konferencijoje) dalyvauja įvairių institucijų ir organizacijų atstovai, nurodoma kiekvieno asmens darbo vieta ir pareigos.

Jeigu dalyvaujančiųjų skaičius viršija 15 žmonių, protokolo įžanginėje dalyje daroma nuoroda į sąrašą, kuris yra neatskiriama protokolo dalis, pvz.:

Dalyvauja: 25 žmonės. (sąrašas pridedamas).

Žodžiai „pirmininkas“, „sekretorius“, „dalyvavo“ spausdinami kairėje nuo nulinės skirtuko padėties (nuo lauko), atskirti dviem intervalais nuo antraštės ir vienas nuo kito.

Įžanginė protokolo dalis baigiama darbotvarke, kurioje pateikiamas svarstomų klausimų sąrašas, išvardintas pagal jų svarbą, nurodant kalbėtoją kiekvienu svarstomu klausimu. Darbotvarkės klausimai formuluojami prielinksniais „O“, „Apie“, spausdinami nuo kairiosios paraštės krašto ir sunumeruojami arabiškais skaitmenimis. Nerekomenduojama suformuluoti klausimo ar klausimų grupės su žodžiu „Įvairūs“.

Pagrindinė dalis protokolo tekstas susideda iš skyrių, atitinkančių darbotvarkės klausimus. Kiekvieno skyriaus tekstas sudarytas pagal schemą:

IŠGIRDO:...

ATLIKTA:...

IŠSPRĘSTA (IŠSPRĘSTA):...

Skiltyje „IŠGIRDE“ pateikiama pranešėjo pavardė ir inicialai, jo pranešimo (pranešimo, informacijos, pranešimo) turinys. Jei pranešimo tekstą pranešėjas pateikia raštu, nurodant pasisakymo temą leidžiama daryti pastabą: „pranešimo tekstas pridedamas“.

Skiltyje „KALBĖTA“ nurodomi diskusijoje kalbėjusių asmenų vardai ir inicialai, taip pat jų pasisakymai, įskaitant klausimus pranešėjui. Jei reikia, po kalbėtojo pavardės nurodoma jo pareigos.

Skiltyje „NUSPRĘSTA (NUSPRĘSTA)“ įrašomas priimtas sprendimas, kuris suformuluotas trumpai, tiksliai, glaustai, kad būtų išvengta Viso protokolo pavyzdys

dviguba interpretacija. Kartu su sprendimu nurodomas balsavusiųjų „už“, „prieš“, „susilaikiusių“ skaičius, taip pat balsavime nedalyvavusių asmenų sąrašas. Sprendime gali būti vienas ar keli punktai, jie išdėstyti pagal svarbą, kiekvienas iš jų yra sunumeruotas.

Prieš žodį „IŠgirdo“ rašomas skaičius pagal darbotvarkę. Iš kairės paraštės didžiosiomis raidėmis spausdinami žodžiai „IŠGIRDE“, „KALBĖTA“, „IŠSPRĘSTA (NUSPRĘSTA)“ ir baigiasi dvitaškiu. Skyrių „KLAUSYTA“, „TARPUS“, „NUSPRENDĖ (NUSPRENDĖ)“ tekstas spausdinamas 1,5 eilučių tarpu nuo naujos eilutės. Kiekviena kalbančiųjų pavardė ir inicialai spausdinami iš naujos eilutės vardininko linksniu, kalbos įrašas nuo pavardės atskiriamas brūkšneliu.

Tekstas suvestinis protokolas taip pat susideda iš dviejų dalių. Įžanginėje dalyje nurodomi pirmininko (pirmininko), sekretoriaus inicialai ir pavardės, taip pat dalyvaujančių asmenų inicialai ir pavardės. Žodis „Attended“ spausdinamas nuo kairiosios paraštės kraštinės, pabrauktas, po žodžio įdedamas dvitaškis. Žemiau spausdinami dalyvaujančiųjų pareigybių pavadinimai, o pareigų pavadinimų dešinėje - jų inicialai ir pavardės. Pareigybių pavadinimus galima nurodyti apibendrintai. Dalyvių kelių eilučių darbo pavadinimai spausdinami 1 eilučių tarpu.

Sąrašas nuo pagrindinės protokolo dalies atskirtas ištisine linija.

Pagrindinėje protokolo dalyje nurodomas klausimo numeris pagal darbotvarkę, klausimo turinys ir priimti sprendimai.

Klausimo pavadinimas sunumeruotas romėnišku skaitmeniu ir prasideda prielinksniu "O" ("Apie"), spausdinamas centruotu 15 dydžio šriftu ir yra pabrauktas viena eilute žemiau paskutinės eilutės atstumu Nr. daugiau nei vienas intervalas. Po eilute – per šio klausimo svarstymą pasisakiusių pareigūnų pavardės. Pavardės spausdinamos 1 eilučių tarpu. Tada nurodomas šiuo klausimu priimtas sprendimas.

Posėdžio protokolą pasirašo pirmininkas ir sekretorius. Ypač svarbiais atvejais protokolą turi patvirtinti kalbėtojai, vizos klijuojamos kairiojoje dokumento paraštėje kalbos įrašymo lygyje.

Protokolo data yra Renginio data (susitikimai, susirinkimai ir kt.). Jei tai truko kelias dienas, brūkšnelyje nurodykite susitikimo pradžios ir pabaigos datas. Pavyzdžiui: 2010-06-16-17 arba 2010-06-16-2010-06-17.

Protokolams kalendoriniais metais suteikiami eilės numeriai kiekvienai protokolų grupei: valdybos posėdžių protokolams, derinamųjų, ekspertų tarybų ir kitų organų protokolams. Bendrų posėdžių protokolai turi sudėtinius numerius, įskaitant susirinkime dalyvaujančių organizacijų protokolų eilės numerius.

Protokolų kopijos, jei reikia, išsiunčiamos suinteresuotoms organizacijoms ir pareigūnams pagal platinimo indeksą; indeksą sudaro ir pasirašo klausimo svarstymą parengusio padalinio atsakingas vykdytojas. Protokolų kopijos yra patvirtintos Įrašų tvarkymo tarnybos antspaudu.

Apie priimtus sprendimus vykdytojams pranešama protokolų išrašų forma, kurie surašomi atitinkamoje formoje ir patvirtinami Įrašų tvarkymo tarnybos antspaudu.

Išrašas iš protokolo yra tiksli originalaus protokolo teksto dalies, susijusios su darbotvarkės klausimu, dėl kurio rengiamas išrašas, kopija.

Protokolo išraše atkuriamos visos formos detalės, įžanginė teksto dalis, darbotvarkės klausimas, dėl kurio rengiamas išrašas, ir tekstas, atspindintis klausimo aptarimą ir priimtą sprendimą. Protokolo išrašą pasirašo tik sekretorius, jis taip pat jį patvirtina.

Protokolas surašomas ant bendrojo organizacijos firminio blanko, nurodant dokumento rūšies pavadinimą – „PROTO-COL“, specialioje protokolo formoje (konkretaus tipo dokumento forma) arba standartiniame A4 formato lape. iš popieriaus.

Privalomi protokolo duomenys:

organizacijos pavadinimas;

ü dokumento rūšies pavadinimas (PROTOKOLAS);

ü data ir registracijos numeris

ü teksto pavadinimas;

o parašai.

Protokolo pavyzdys

Aktas – dokumentas, sudarytas kelių asmenų ir patvirtinantis nustatytus faktus ar įvykius.

Kai kuriais atvejais aktuose ne tik fiksuojami nustatyti faktai ir įvykiai, bet ir pateikiamos išvados, rekomendacijos bei pasiūlymai (patikrinimo, apklausų, tikslinimų aktai ir kt.).

Aktai skiriasi savo paskirtimi ir turiniu:

pristatymas ir priėmimas (darbai, materialinės vertybės, dokumentai);

tyrimai (saugos būklė, priešgaisrinė sauga; darbo sąlygos; veiklos rezultatai);

Testai (mėginiai, sistemos, technologijos);

skyrimas sunaikinti (materialus turtas, dokumentai);

(struktūrinio padalinio perkėlimas iš vienos organizacijos į kitą);

Numatytų taisyklių pažeidimai;

auditai, inventorizacijos;

nelaimingų atsitikimų, avarijų tyrimas;

organizacijos likvidavimas ir kt.

Aktai rengiami bendrai (ne mažiau kaip du rengėjai). Dažnai aktus rengia specialiai sukurtos komisijos, kurių sudėtis tvirtinama organizacijos vadovo vykdomuoju dokumentu. Aktus taip pat gali reguliariai rengti nuolatinės komisijos.

Svarbiausia rengiant aktą- faktinės padėties nustatymas ir tinkamas jos aprašymas akte. Aktas surašomas remiantis įrašų juodraščiais, kurie yra tvarkomi komisijos ar asmenų grupės darbo metu ir kuriuose yra faktiniai duomenys, kiekybiniai rodikliai ir kita informacija.

Akto antraštė turi gramatiškai atitikti žodį „veiksmas“, pavyzdžiui:

Ø Instituto finansinės ir ūkinės veiklos patikrinimo aktas,

Ø Materialinio turto nurašymo aktas.

Akto data yra įvykio (patikrų, apžiūrų, apžiūrų ir kt.) data.

Akto tekstas susideda iš dviejų dalių:

įvadinė dalis;

pagrindinė (nurodanti) dalis.

Įvadas pastatytas pagal schemą: priežastis – surašyta komisijos – dalyvavo pirmininkas – komisijos nariai (jei aktas surašytas kam nors dalyvaujant).

Akto surašymo pagrindas yra susitarimas, administracinis dokumentas, norminis dokumentas, kuriame nurodomas numeris ir data.

Po žodžio „surašė“ nurodomas komisijos pavadinimas, pareigos, pavardės ir aktą surašiusių asmenų inicialai.

Išvardijant asmenis, dalyvavusius rengiant aktą, nurodomi pareigybių pavadinimai su organizacijos pavadinimu, pavardės ir inicialai (vardiniu atveju). Pirmiausia įvardijamas komisijos pirmininkas. Esant būtiniems atvejams, leidžiama pateikti informaciją apie akto rengime dalyvaujančių asmenų tapatybę ir įgaliojimus įrodančius dokumentus, jų adresus. Komiteto narių vardai ir pavardės pateikiami abėcėlės tvarka. Žodžiai „Fondas“, „Pirmininkas“, „Komisijos nariai“, „Dalyvavo“ rašomi didžiąja raide.

Pagrindinėje dalyje nurodoma atlikto darbo esmė, pobūdis, metodai ir terminai, nustatyti faktai, taip pat išvados, pasiūlymai ir išvados. Akto turinį galima suskirstyti į pastraipas, medžiagą pateikti lentelės forma. Prireikus aktas gali turėti baigiamąją dalį, tai yra aktą surašiusios komisijos sprendimai, išvados ar išvados.

Akto teksto pabaigoje nurodomas padarytų egzempliorių skaičius ir jų vieta. Akto egzempliorių skaičius nustatomas pagal juo suinteresuotų šalių skaičių arba norminius dokumentus.

Pavyzdžiui:

Sudaryta 3 egzemplioriais:

1 egzempliorius - apskaita,

2 egzempliorius - komercinis skyrius,

3 egzempliorius – pirkėjas.

Po pažymos apie akto egzempliorių skaičių seka pastaba apie akto priedų (jeigu yra) buvimą.

Surašant audito ir apklausų aktus, jų turinys derinamas su pareigūnais, kurių veikla akte atsispindi. Aktas laikomas priimtu ir įsigalioja po to, kai jį pasirašo visi komisijos nariai arba visi jį rengiant dalyvavę asmenys.

Parašai išdėstyti ta pačia seka kaip ir pavardės įžanginėje dalyje, tačiau nenurodant pareigų.

Asmuo, nesutinkantis su akto turiniu, privalo jį pasirašyti su išlyga dėl savo nesutikimo. Komisijos nario atskiroji nuomonė turėtų būti surašyta atskirame lape ir pridedama prie akto.

Esant būtiniems atvejams (jei to reikalauja norminiai dokumentai) aktus tvirtina šios ar aukštesnės organizacijos vadovas, kurio įsakymu buvo atlikti veiksmai, kurie baigiasi akto parengimu. Pvz.: įstaigos likvidavimo aktas, dokumentų ir bylų, kurių saugojimo terminai pasibaigę, paskyrimo sunaikinti.

Aktas surašomas ant bendrojo organizacijos firminio blanko arba specialios akto formos (konkretaus dokumento blanko). Veiksmams su nuolat pasikartojančia informacija turėtų būti naudojamos formos su ekrano tekstu.

Veiksmo pavyzdys

Privaloma informacija apie aktą yra:

organizacijos pavadinimas,

ü dokumento rūšies pavadinimas (ACT);

ü data ir registracijos numeris;

sudarymo ar publikavimo vieta;

ü teksto pavadinimas;

ü parašai;

ü reikalingais atvejais - patvirtinimo antspaudas (aktai, kuriems reikia patvirtinimo, turi būti įtraukti į tvirtinamų dokumentų sąrašą).

Įžanginėje protokolo teksto dalyje yra nuolatinė informacija(žodžiai: „Pirmininkas“, „Sekretorius“, „Dalyvau“, „Pakviestas ”, „Darbotvarkė“) ir kintamasis(pirmininko, sekretorės ir dalyvaujančiųjų pavardė ir inicialai). Iš kairės paraštės spausdinami žodžiai „pirmininkas“, „sekretorius“, „dalyvavo“, „darbotvarkė“.

Susirinkusiųjų sąraše pirmiausia išvardijami kolegialaus organo nariai, po to kviečiami, nurodant pareigas ir atstovaujamas organizacijas. Susirinkusiųjų vardai surašyti abėcėlės tvarka. Jei dalyvauja daugiau nei 15 žmonių, nurodomas bendras jų skaičius ir skliausteliuose - "sąrašas pridedamas". Kviestųjų sąrašas sudaromas atskirai ir pridedamas prie protokolo, jei pakviestų daugiau kaip dešimt.

Trumpos formos protokole darbotvarkės nėra.

Į darbotvarkę įtraukta susirinkime (sesijoje) svarstytų klausimų sąrašas, pranešimų (pranešimų, žinučių, informacijos) pavadinimas, pranešėjo pavadinimas, jo inicialai ir pavardė (gimtinio žodžio).

Pagrindinė trumposios formos dalis pristatymas pastatytas pagal schemą: „KLAUSĖME - SPRENDĖM (SPRENDĖM)“ - be kalbų tekstų.

Pagrindinė visos formos protokolo dalis pristatymas pastatytas pagal schemą: „KLAUSĖME - KALBĖME - SPRENDĖM (SPRENDĖM)“ - kiekvienam svarstomam klausimui atskirai pagal darbotvarkę. Šie žodžiai spausdinami didžiosiomis raidėmis nuo kairiosios paraštės krašto. Prieš žodį „IŠgirdo“ rašomas darbotvarkės punkto numeris, po kurio – dvitaškis.

Iškilus esminiams nesutarimams, trumposios formos protokoluose leidžiama įrašyti atskirus dalyvių pasirodymus.

Rezoliucinė protokolo dalis baigiama nurodant pareigūną, atsakingą už sprendimų (sprendimų) vykdymo kontrolę arba atskirus sprendimų punktus.

Protokolas pasirašomas posėdžio pirmininkas ir sekretorius.

Protokolai sunumeruoti serijos numerius per kalendorinius metus. Bendrų susirinkimų (sesijų) protokolai turi turėti sudėtinius numerius, įskaitant susirinkime dalyvaujančių organizacijų protokolų eilės numerius.

Tvirtinami atskiri protokolai; susirinkimų sprendimai klausimais, nepriklausantiems susirinkimo dalyvių kompetencijai, yra tvirtinami.

Pranešimo pastaba – informacinis dokumentas, skirtas aukštesniam vadovui tiesioginio pavaldumo tvarka ir kuriame detaliai pristatomas bet koks klausimas su rengėjo išvadomis ir pasiūlymais.

Memorandumas gali būti surašomas tiek jo autoriaus iniciatyva (teikiant pasiūlymus, nurodant prašymą, faktus, reiškinius), tiek atitinkamo vadovo nurodymu (pranešant memorandumus apie eigą, statusą, bet kokio darbo atlikimą, nurodymus, planai ir kt.)

Išorinis- memorandumai (skirti aukštesnio rango vadovams, surašomi ant firminių blankų, vidinis(organizacijos vadovo vardu) - ant paprasto A4 arba A5 formato popieriaus.

Memorandumo data yra jo pasirašymo data.

Iniciatyva registruojami memorandumai, reikalaujantys vykdyti (sprendimai); prireikus jų vykdymas stebimas pagal atitinkamo vadovo nutarimą.

Memorandumas turi turėti teksto antraštę, atskleidžiančią jo turinį. Pirmoje teksto dalyje išdėstyti faktai ar įvykiai, dėl kurių buvo parašytas memorandumas. Antroje dalyje turi būti pateiktos išvados ir pasiūlymai dėl konkrečių veiksmų, kurių, rengėjo nuomone, reikėtų imtis atsižvelgiant į pateiktus faktus.

Memorandumo tekstas neturėtų prasidėti žodžiais „atkreipiu jūsų dėmesį“, o greičiau taip: „Jūsų nurodymu aš įvykdžiau ...“ ir pan.