Aktą nustatė komisija. Bendra veikų samprata

Aktas yra informacinis dokumentas, kuriuo raštu patvirtinamas įvykęs įvykis ar veiksmas, taip pat nustatytas faktas, kuris turi būti teisingai surašytas. Dokumentą turi sudaryti ir pasirašyti keli asmenys. Priklausomai nuo turinio, jis yra padalintas į keletą variantų. Štai keletas iš jų:

Patikrinimo pažymėjimas (priešgaisrinė sauga, sauga, rezultatai);
Priėmimo pažymėjimas (objektai, dokumentai, teisės, materialinės vertybės ir kt.);
Bandymų ataskaita (technologijos, sistemos, pavyzdžiai);
Audito ar inventoriaus pažymėjimas;
Pažeidimų aktas (darbo drausmė ar vidaus taisyklės);
Tyrimo ataskaita (avarijos, avarijos);
Atsisakymas paaiškinti bet kokioje situacijoje;
Atsisakymo pasirašyti aktas susipažinus su įsakymu.

Yra daug aktų pavadinimų, tačiau visi jie, parašyti, turi atitikti tam tikras taisykles ir reikalavimus. Šiame straipsnyje bus aptarta, kaip tinkamai parengti aktą.

Kompiliacijos reikalavimai

Teisingai surašytas aktas yra kokybinis įvykio atspindys ir gali būti tolesnio technologinio proceso ar vadovo veiksmų pavaldinio atžvilgiu pagrindas. Nepriklausomai nuo veiksmo rūšies, jis turi atitikti šiuos reikalavimus:

Aktą surašo komisija. Bet koks tokio tipo dokumentas gali būti parašytas tik kaip kelių žmonių (mažiausiai dviejų) komisijos dalis. Paprastai komisija skiriama specialiai aktui surašyti arba bylai, dėl kurios šis aktas surašytas, ištirti. Komisija taip pat gali būti pastovi. Dokumentą pasirašo visi komisijos nariai;
Naudojama vieninga forma - pavyzdys. Jei tokia galimybė yra numatyta organizacijoje, tada visi veiksmai turi būti atliekami įmonės firminiame blanke;
Surašymo data - akto data. Tai yra privaloma taisyklė. Jei norint surašyti aktą buvo reikalingas išankstinis problemos tyrimas ar situacijos tyrimas, šis laikotarpis taip pat nurodomas dokumente;
Akto pradžioje turi būti atspindėtas dokumento surašymo pagrindas;
Tada abėcėlės tvarka nurodykite komisijos pirmininką ir visus jos narius;
Pagrindinėje akto dalyje yra aiškiai išdėstyti įvykiai ir faktai, dėl kurių buvo parengtas aktas, taip pat faktinė situacija dokumento rašymo metu;
Apibendrinant galima daryti išvadas ar pasiūlymus pateikti komisijos nariai;

Esminiai dokumentai gali būti pateikti lentelėse (jei reikia) arba suskirstyti į pastraipas ir pastraipas;
Kopijų skaičius sukuriamas vadovaujantis šio dokumento nuostatomis arba suinteresuotųjų šalių skaičiumi, kuris taip pat gali būti nurodytas dokumento pabaigoje;
Visi komisijos nariai privalo pasirašyti parengtą aktą, tačiau kiekvienas iš jų turi teisę tai padaryti su pakeitimu, jei kai kuriais klausimais nesutinka su dokumentu;
Būtina supažindinti akto turinį su tais, kurie yra tiesioginiai dokumente atsispindinčio įvykio dalyviai arba kurių interesams tai daro įtaką. Suinteresuotosios šalys pasirašo dokumentą po komisijos narių parašų su privalomu ženklu „Aš perskaičiau aktą“;
Tie aktai, kuriems būtinas vadovo pritarimas, po to, kai juos pasirašo visi suinteresuoti asmenys ir komisijos nariai, siunčiami stalo vadovui, kad jis gautų antspaudą „Patvirtinti“. Viza yra viršutiniame dešiniajame akto kampe.

Aktų surašymo pavyzdžiai

Siūlome keletą pavyzdžių, kad galėtumėte teisingai sudaryti reikiamus aktus.

Darbuotojo neatvykimo į darbą pavyzdys

Šis aktas surašytas siekiant patvirtinti darbuotojo neatvykimą, vėlavimą ar neatvykimą į darbą be pateisinamos priežasties. Dokumentas surašytas ant įmonės firminio blanko, nurodant jos pavadinimą ir duomenis. Teisiniu požiūriu konkrečios galimybės nėra, todėl dokumentas yra parašytas gana laisva forma, atsižvelgiant į tam tikrus punktus, arba įmonė šią formą kuria savo patogumui.

Dokumente nurodyta:

Data, dokumento numeris ir sudarymo vieta;
Akto pavadinimas ir pavadinimas;
Pareigos ir pavardės sudarytojas ir liudytojai;
Pažeidimo aprašymas, pilnas vardas ir pažeidėjo pareigos, nebuvimo darbovietėje data ir laikotarpis;
Iniciatoriaus ir liudytojų parašai;
Pažeidėjo parašas, pastaba apie susipažinimą ir vieno egzemplioriaus perdavimą jam. Jei darbuotojas nenori pasirašyti dokumento, jis pažymi atitinkamą ženklą, o liudytojai šį faktą patvirtina savo parašais.

Pavyzdinis veiksmas

25.08.2014 № 123

Pagrindinis sandėlis

Darbuotojo nebuvimas darbo vietoje

Aš, Ivanovas A.S. dalyvaujant V. V. Sergeevui ir Dmitrieva A.A. šis aktas surašytas dėl:

Darbuotojas Koshechkin D.D., pagrindinio sandėlio sandėlininkas, 2014-08-25 nuo 10-30 iki 12-30 be svarbios priežasties nebuvo darbovietėje.

Atsisako paaiškinti jo nebuvimą.

Rinkėjas (parašas) V. V. Sergejevas
Rinkiklis (parašas) Dmitriev A.A.

Šis veiksmas buvo toks:

Pagrindinio sandėlio vadovas (parašas) Ivanovas A.S.

Susipažinau su dokumentu ir gavau savo kopiją:

Pagrindinio sandėlio sandėlininkas (parašas) Koshechkin D.D.

Priėmimo sertifikato pavyzdys

Šis aktas skirtas patvirtinti faktinį prekių ar turto perdavimą iš vieno asmens ar organizacijos kitam. Šio dokumento forma nėra teisiškai nustatyta, tačiau rengiant aktą reikia atsižvelgti į:

Dokumento pavadinimas;
Surašymo data (būtinai sutampa su faktiniu prekių perdavimu) ir vieta;
Perduotų prekių pavadinimas, kaina ir kiekis;
Akto šalių pavadinimas - perduodantis ir gaunantis, jų duomenys;
Prekių perdavimo ir akto surašymo pagrindas yra sutarties ar skelbimo duomenys;
Šalių parašai ir antspaudai.

Aktas sudarytas iš 2 dalių, po vieną kiekvienai pusei.

Pavyzdys

1 priedas

128 susitarimui

Nuo 2014 05 14

Prekių priėmimas-perdavimas

LLC „StroyMir“, atstovaujama direktoriaus Viktorovo AA, veikianti remiantis organizacijos įstatu, toliau - „Pardavėjas“, ir UAB „Pobeda“, atstovaujama direktoriaus Michailovo VS .., veikiančios pagal įmonės įstatus, toliau - „Pirkėjas“, surašė šį aktą:

1. Pagal 2014 m. Gegužės 14 d. Sutartį Nr. 128 Pardavėjas perduoda Pirkėjui šias prekes:

Bendra prekių suma yra 7500 rublių 00 kapeikų su PVM.

2. Perduotos prekės yra tinkamos kokybės ir pristatomos laikantis sutartyje nustatytų sąlygų. Pirkėjas neturi priekaištų dėl priimtos prekės.

3. Dokumentas surašytas dviem vienodos teisinės galios egzemplioriais.

Pirkėjas: pavadinimas, parašas ir stenograma, antspaudas.

Pardavėjas: Pavadinimas, parašas ir stenograma, antspaudas.

Atliktų paslaugų (darbų) pavyzdinis veiksmas

Šį aktą surašo darbų (paslaugų) rangovas ir jis pateikiamas užsakovui, kad šalių susitarimu būtų patvirtintas aukštos kokybės paslaugų teikimo faktas. Tai atspindi atliktų darbų rūšis ir jų kainą.

Dokumentas sudaromas bet kokia forma (išskyrus statybos ir montavimo darbus), atsižvelgiant į šiuos dalykus:

Akto pavadinimas;
Dokumento numeris ir surašymo data;
Paslaugų teikimo pagrindas yra sutarties pavadinimas ir duomenys;
Darbų ar paslaugų aprašymas;
Paslaugų kainos nurodymas su PVM ir be jo;
Abiejų šalių duomenys;
Abiejų šalių atsakingų asmenų parašai ir antspaudai.

Būtina parašyti aktą dviem egzemplioriais - po vieną kiekvienai šaliai.

Atliekamo darbo aktas surašomas taip pat, kaip ir priėmimo -perdavimo aktas, pavadinime nurodomos tik paslaugos, o ne prekės.

Kaip matote, parašyti beveik bet kokį veiksmą nėra sunku, tereikia laikytis paprastų taisyklių, sukurtų specialiai tam.

Bet koks gamybos įvykis, faktas ar veiksmas gali būti įformintas aktu. Pagrindinis reikalavimas, kad dokumentas būtų pripažintas aktu, yra akto surašymo ir tolesnio teisingo jo vykdymo tvarkos laikymasis.

Šiame straipsnyje sužinosite:

kas yra veiksmas;
kokia yra aktų surašymo tvarka;
kaip teisingai surašyti aktą;
kokios egzistuoja aktų surašymo formos.

Kas yra veiksmas

Aktas yra dokumentas, patvirtinantis fakto nustatymą, įvykį, įvykusį praeityje arba vykstantį dabartyje. Jį sudaro keli asmenys.

Aktai pagal turinį ir paskirtį yra suskirstyti į keletą tipų:

Priėmimo ir perdavimo pažymėjimai (gali būti priimti ir perduoti atlikti darbai, objektai, materialinės vertybės, bylos ir dokumentai);
Tikrinimo sertifikatai (patikrinimas atliekamas siekiant patikrinti, ar laikomasi saugos taisyklių, priešgaisrinės saugos, darbo sąlygų, veiklos rezultatų);
Bandymų ataskaitos (mėginiai, sistemos, technologijos gali būti išbandytos);
Audito aktai ir inventorius;
Avarijų ir avarijų tyrimo ataskaitos;
Atsisakymo pasirašyti aktai (pavyzdžiui, parašas, patvirtinantis susipažinimą su įsakymu);
Įmonės likvidavimo aktai.

Neįmanoma pateikti viso galimų veiksmų sąrašo. Tiesą sakant, bet koks gamybos įvykis, faktas ar kitas veiksmas gali būti įformintas aktu. Pagrindinis reikalavimas, kad dokumentas būtų pripažintas aktu, yra jo parengimo ir vėlesnio teisingo įvykdymo tvarkos laikymasis.

Aktų surašymo tvarka

Pagrindinis akto tikslas - fiksuoti komisijos veiklą. Komisija gali būti nuolatinė arba ją galima sukurti tam tikrą laiką. Išvardinkime pagrindinius renginius, kuriuose kuriamos komisijos, kurių veikla įforminama šiuo dokumentu. Tai gali būti auditas, apklausa, inventorius, atsargų perdavimas, bylų perdavimas, bandymai, gatavų objektų paleidimas eksploatuoti ir daugelis kitų gamybos įvykių.

Taip pat skaitykite:

Prarastų dokumentų ataskaita: pagrindinis veiksmų algoritmas praradus dokumentus
Perėjimas prie elektroninių dokumentų: pastarųjų laikų norminiai ir teisės aktai

Akto surašymo taisyklės

Nepaisant daugybės galimų veiksmų, yra keletas vienodų standartinių taisyklių, kurių žinojimas ir laikymasis yra pagrindinė kompetentingo dokumento sudarymo sąlyga:

Bet kokį aktą, nepaisant jo tikslo ir tikslo, turi pasirašyti keli asmenys (mažiausiai du);
Į savo standartinį aktą turėtų būti įtraukta:
- antraštinė dalis, kurioje nurodytas jos pavadinimas (patikrinimas, bandymo sertifikatas ir kt.), sudarymo data ir vieta, registracijos numeris, kai kuriais atvejais - antspaudas, nurodantis įmonės vadovo patvirtinimą;
- patikrinimo dalis, kurioje yra paties dokumento tekstas, jei yra - prašymų sąrašas, kopijų skaičius, taip pat visų asmenų, dalyvaujančių renginyje, kuris buvo priežastis rengiant aktą, parašai, įskaitant parašą organizacijos vadovo, kuris tapo renginių objektu.
Atkreipkite dėmesį, kad akto data yra ne komisijos darbo laikas, o tikroji jo sudarymo data. Komisijos darbo valandos atskirai nurodomos nustatančioje teksto dalyje.
Aktą surašo vienas asmuo. Tekstas parašytas jo vardu. Pradžioje dokumento sudedamoji dalis nurodo jo pavardę, vėliau abėcėlės tvarka - visų įvykio dalyvių pavardes, inicialus ir pareigas, kurios buvo jo sudarymo priežastis. Toliau tekste yra chronologinis įvykių aprašymas. Paprastai akte išdėstomi tik faktai, iliustruojantys situacijos raidą. Kartais pabaigoje pateikiamos signatarų išvados ir pasiūlymai.

Viena iš galimų įvykių pateikimo formų yra lentelės forma. Tai taip pat gali būti pastraipos ir pastraipos.
Suinteresuotųjų šalių skaičius lems akto kopijų skaičių.
Esant aplinkybėms, kiekvienos kopijos saugojimo vieta nurodoma po pagrindinio teksto.
Prieš asmenų, dalyvaujančių rengiant aktą, parašus, pažymima, ar yra prašymų, jei tokių yra.
Visi asmenys, dalyvavę rengiant dokumentą, privalo pasirašyti dokumentą, net jei nesutinka su jo turiniu. Apie jų nesutikimą daroma ypatinga pastaba, kad šie asmenys turi pastabų, o patys komentarai turi būti išdėstyti atskirame lape bet kokia forma.
Kiekvienas, kurio interesams šis aktas daro poveikį, turi būti su juo pasirašytas. Po teksto rengime dalyvavusių asmenų parašų daroma pastaba „Mes esame susipažinę su aktu:“ ir pateikiamas suinteresuotų asmenų sąrašas bei jų sąrašas.
Jei įmonės vadovui reikia patvirtinti aktą, patvirtinimo antspaudas turi būti uždėtas viršutiniame dešiniajame akto pirmojo lapo kampe.

Organizacijos pavadinimas, struktūrinio padalinio pavadinimas, akto pavadinimas, publikacijos pagrindas, data, rodyklė, sudarymo vieta ir teksto pavadinimas, t. jo duomenys dedami pavadinimo dalyje.

Yra situacijų, kai aktas yra išorinis dokumentas ir skirtas perduoti trečiųjų šalių organizacijoms. Tokiais atvejais išsami informacija papildoma aktą sukūrusios organizacijos teisiniu adresu.

Įvykio data ir vieta, kurie yra nustatyti aktu, turi būti tapatūs rengimo datai ir vietai.

Akto pavadinime ir tekste yra pagrindinis jo turinys.

Kadangi dokumento tipo pavadinimas nesikeičia - „veikti“, keičiasi tik antroji pavadinimo dalis. Formaliai jis gali būti dviejų tipų:

Išeinantis komisijos veiklos formos atvejis: „revizijos ataskaita“, „patikrinimo ataskaita“, „bandymo ataskaita“ ir kt.
Žodinis daiktavardis iš komisijos veiklos rūšies: „priėmimo ir perdavimo aktas“, „nurašymo aktas“, „likvidavimo aktas“ ir kt.

Akto struktūra

Pati akto struktūra susideda iš trijų dalių: preambulės (įžangos), pareiškimo dalies, santraukos (išvados).

Preambulė

Preambulėje pateikiama informacija apie komisijos darbo tikslus ir uždavinius, taip pat apie šio darbo laiką. Be to, preambulėje pateikiama informacija apie komisijos darbo pradžios priežastis. Paprastai tai yra dokumentas su pavadinimu, autoriumi, data ir numeriu. Pavyzdžiui, vadovo įsakymas, sutartis, sprendimas, išvada ir kt. Kitas preambulės komponentas - informacija apie komisijos pirmininką, jo pavardė, inicialai ir pareigos. Toliau pateikiami visų komisijos narių vardai, inicialai ir pareigos. Jei komisijos darbe dalyvavo kitų organizacijų darbuotojai, jie taip pat turėtų būti nurodyti šiame sąraše. Šiems darbuotojams, be pavadinimo ir pareigų, būtina nurodyti organizacijos, kurią jie atstovauja, pavadinimą.

Nustatanti dalis

Tvirtinamoji dalis atskleidžia nustatytų faktų esmę, pateikia patikrinimui naudojamų metodų sąrašą, taip pat pateikia renginyje dalyvavusių komisijos narių išvadas, pastabas ir pasiūlymus, kurie buvo pagrindas už akto surašymą. Nustatymo dalis gali būti sudaryta iš kelių pastraipų, pastraipų arba sudaryta lentelės pavidalu.

Apibendrinanti dalis

Apibendrinančioje, paskutinėje dalyje pateikiami pirmininko ir visų komisijos narių parašai. Parašų tvarka atitinka komisijos narių sąrašo tvarką preambulėje. Komisijos narių pozicijos šioje dalyje nenurodytos. Kaip jau minėta aukščiau, jei vienas ar keli komisijos nariai nesutinka su akto išvadomis, prie jo parašo daroma pastaba „Priede pateikiama komisijos nario AE Yakovlev nesutarianti nuomonė“. Ši nesutarianti nuomonė surašyta kaip priedas.

Baigiamoji dalis

Paskutinėje dalyje taip pat pateikiama informacija, kiek yra šio dokumento kopijų ir kur yra kiekvienas iš jų. Paprastai egzempliorių skaičių lemia suinteresuotųjų šalių skaičius.

Aktų tvirtinimas

Yra daug teisės aktų, kurie įgyja teisinę galią jų patvirtinimo metu. Pavyzdžiui, prekių, kurių galiojimo laikas pasibaigęs, nurašymo aktą turi patvirtinti organizacijos vadovas. Kiti aktai (pirmiausia aktai, susiję su finansais ir materialine bei technine baze) įsigalioja tik patvirtinimo antspaudą patvirtinus antspaudu.

Svarbus dalykas: visi asmenys, kurių veikla atsispindi akte, būtinai turi su tuo susipažinti ir pasirašyti.

Aktai dažniausiai saugomi kartu su bylomis atitinkamose įmonės srityse ir tuose struktūriniuose padaliniuose, kuriuose buvo išsiųstos jų kopijos.

Akto surašymo pavyzdys

Aktas - informacinis ir informacinis dokumentas, fiksuojantis objekto būklę ir prireikus komisijos rekomendacijas.

Yra daugybė veikų rūšių: likvidavimo veiksmai (įstaigos, organizacijos, įmonės); priėmimas ir perdavimas (keičiant valdymą, perduodant atvejus, materialines vertybes ir pan.); priėmimo pažymėjimai (kai užsakovas ir rangovas įvykdo sutartinius įsipareigojimus); objektų priėmimas; testavimas; dokumentų ir bylų, sugadintų prekių ir kt. sunaikinimas; nurašymai; inventorius; avarijos; čekiai ir pan. 6.

Visų rūšių aktai surašomi pagal vieną schemą. Akto forma:

nuolatiniai „vieningos formos“ duomenys:

emblema (03);

organizacijos pavadinimas (06);

dokumento tipo pavadinimas (08) (ACT);

kintama „vienos“ formos informacija:

registracijos numeris (10);

dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta (12);

antraštė (17);

tekstas (19);

paraiškos buvimo ženklas (20) 7;

komisijos narių parašai (21);

patvirtinimo antspaudas (15) 8.

Data (09) ir surašymo vieta (12), surašyti akto pavidalu, turi atitikti suaktyvinamo įvykio datą ir vietą.

Akto pavadinimas (17) atsako į klausimą „apie ką?“. ir prasideda prielinksniu „O“ („Apie“) ir formuluojamas naudojant žodinius daiktavardžius. Pavyzdžiui:

Leidžiama, kad akto pavadinimas atsakytų į klausimą „kas?“. Pavyzdžiui:

Akto tekstas suskirstytas į tris dalis: įvadą, nustatymo dalį ir išvadas. Įžangos tekstas visuose aktuose yra įformintas. Jame nurodomas akto surašymo pagrindas, išvardijami komisijos nariai ir (jei reikia) dalyvaujantys asmenys.

Kaip pagrindas nurodomas administracinio dokumento pavadinimas, jo data, registracijos numeris ir pavadinimas. Paprastai komisijos darbo pagrindas yra įsakymas, nustatantis komisijos sudėtį, jos užduotis ir įgaliojimus. Pavyzdžiui:

Priežastis: 1999 m. Rugsėjo 19 d. Direktoriaus įsakymas Nr. 52 „Dėl dokumentų saugumo užtikrinimo priemonių“

Surašant komisijos narius, būtina nurodyti kiekvieno pareigas, pavardę ir inicialus pagal šią schemą:

Sudarė komisija:

Pirmininkas - pareigos Pavardė I.O.

Komisijos nariai:

Pareigos Pavardė I.O.

Komisijos narių pavardės išdėstomos mažėjančia oficialių rangų tvarka arba abėcėlės tvarka (jei oficialūs laipsniai yra lygūs).

Dalyvaudami nurodykite asmenis, kurių darbą patikrina komisija:

Dalyvavo: pareigos Pavardė, I.O., pareigos Pavardė, I.O.

Dalyvių pavardės išdėstytos mažėjančia pareigų rangų tvarka arba abėcėlės tvarka (jei darbo rangai yra lygūs).

Įkūrimo dalis prasideda pastraipa. Jame išdėstomi komisijos atlikto darbo tikslai, uždaviniai ir esmė bei jos rezultatai (kada komisija dirbo, ką veikė, kaip, kokie faktai buvo atskleisti).

Paskutinėje akto dalyje daromos išvados arba pateikiamos rekomendacijos. Paskutinės dalies gali nebūti, jei komisijos nariai nusprendžia apsiriboti faktų konstatavimu.

Jei reikia, pažymėkite, ar yra paraiška (20). Jei reikia, išsiųskite aktą, t.y. nurodykite padarytų kopijų skaičių ir jų vietą. Pavyzdžiui:

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas tam, kad akto kopija būtų suprantama kaip jo originalas. Akto platinimas išduodamas tik tais atvejais, kai akto kopijos siunčiamos trečiųjų šalių organizacijoms, o ne jų įmonės darbuotojams.

Prireikus komisijos darbe dalyvavę asmenys savo asmeniniais parašais turi patvirtinti susipažinimą su akto turiniu tokia forma:

Aktą pasirašo visi komisijos nariai. Kuriant parašus, nenurodomos pozicijos, brūkšneliai ar dvitaškiai. Pavyzdžiui:

Tam tikros rūšies aktai (įstaigos likvidavimas, patikrinimai, auditai, dokumentų paskirstymas sunaikinti) turi būti patvirtinti, surašomi su atitinkamu antspaudu (15).

Mūsų straipsnyje bus kalbama apie veiksmus. Skaitytojai atidžiau susipažins su šiais dokumentais ir jų paskirtimi. Jie mokysis, kaip tai padaryti teisingai, jiems taip pat siūlomi pagrindinių verslo dokumentų pildymo pavyzdžiai.

Istoriniai faktai

Terminas „aktas“ kilęs iš lotynų kalbos žodžių junginio actum est, kuris verčiamas kaip „tobulas“. Jis buvo naudojamas senovės Romos ir viduramžių Europos dokumentuose.

Rusų kalba šis terminas atsirado XVIII a. Tuo metu dokumentai (verslo, teisėkūros), kurie skyrėsi nuo pasakojimo šaltinių, buvo laikomi aktais. Akto kaip sutartinio dokumento samprata susiformavo XX amžiaus pradžioje.

Paskyrimas

Kiekvienoje organizacijoje gali tekti įrašyti tam tikrus įvykius, faktus, kurie nustato tikrąją padėtį. Šio tikslo siekiama vykdant veiksmus, turinčius tam tikrą reikšmę bet kurios institucijos darbe.

Kitaip tariant, veiksmai yra skirti dokumentuoti skirtingas situacijas, kad joms būtų suteiktas formalumas. Juose yra informacijos apie įvairių veiklų įgyvendinimą, užduotis, instrukcijas. Aktai nurodo informacinius ir analitinius verslo dokumentus.

Yra daug įvairių medžiagų: Atliktų darbų aktai (suteiktos paslaugos), Tikrinimo aktai, Dokumentų priėmimo ir perdavimo aktai, Tikrinimo aktai, Techninės dokumentacijos aktai (dokumentų pavyzdžiai aptariami toliau).

Šiuos verslo dokumentus rengia keli pareigūnai arba komisija. Kai kurių aktų formas nustato įstatymai, kitiems - griežtos pildymo taisyklės, kurių reikia laikytis rengiant visą medžiagą. Kai kurie aktai yra surašyti bet kokia forma, tačiau daugumai yra tam tikrų formų. Kaip teisingai surašyti aktą?

Bendrosios registracijos taisyklės

Norėdami parengti dokumentą, rekomenduojame naudoti pavyzdžius. Aktai skiriasi pagal dokumento paskirtį. Tačiau vis dar egzistuoja vienodi užpildymo reikalavimai. Jų reikia laikytis kuriant bet kokią medžiagą. Bendrosios aktų pildymo taisyklės:

Vykdant verslo dokumentus dažnai dalyvauja keli įgalioti asmenys, komisijos sudaromos iš tam tikro skaičiaus žmonių. Tai labai patogu atliekant inventoriaus veiklą,
Aktai surašomi pagal tam tikras formas su privalomu rekvizitų sąrašu (patogumo pavyzdys pateiktas žemiau).
Turi būti nurodytas dokumento pavadinimas.
Būtina nurodyti datą, registracijos numerį, surinkimo vietą.
Kiekvienas dokumentas yra dokumento sudarymo pagrindas.
Kiekviename verslo dokumente išvardyti komisijos nariai, jos pirmininkas, nurodyti visi reikalingi asmens duomenys.
Dokumento medžiaga turi būti padalyta į pastraipas ar pastraipas. Turėtų būti pateiktos lentelės. Tekstas turėtų baigtis išvadomis ir pasiūlymais.
Dokumentas sudaromas keliais egzemplioriais, atsižvelgiant į suinteresuotų šalių skaičių.
Verslo dokumentą visi esami asmenys pasirašo tam tikra seka.
Visi asmenys, organizacijos, kurių veiklą dokumentas veikia, turėtų susipažinti su dokumentu.
Kai kuriuos verslo dokumentus turi patvirtinti organizacijos vadovas, kuris yra įtvirtintas Rusijos Federacijos norminiuose teisės aktuose.

Darbų užbaigimo pažymėjimas (suteiktos paslaugos)

Verslo dokumentas sudaromas tarp juridinių ir fizinių asmenų, remiantis darbo atlikimu ar paslaugų teikimu. Tai patvirtina kliento sutikimą ir yra mokėjimo pagrindas.

Medžiaga turi būti išduota tam tikra forma ir atitikti 12 straipsnio reikalavimus. № 402 FZ RF, kurių yra nedaug. Išduoti verslo popierių nėra sunku. Kaip teisingai sudaryti paslaugas) "? Medžiagose turi būti šie rekvizitai:

Organizacijos pavadinimas;
tikslus dokumentų pavadinimas;
išsami informacija apie klientus ir atlikėjus;
tikslus darbų, paslaugų aprašymas, nurodant jų kainą;
visų dalyvaujančių asmenų sąrašas su reikalinga informacija;
antspaudai, visų aukščiau išvardytų asmenų parašai, asmens duomenų nurodymas, kurio reikia asmens tapatybei nustatyti.

Inspekcijos sertifikatas

Šio dokumento tikslas - įvertinti turto būklę, apibūdinti visus pažeidimus ir trūkumus. Jis susideda tokiais atvejais: parduodant nekilnojamąjį turtą, nuomojant, apskaičiuojant padarytą žalą ir tt Medžiaga surašoma pagal tam tikrą formą (pavyzdys aptariamas toliau). Kaip teisingai surašyti „Inspekcijos pažymėjimą“? Dokumentuose turi būti išsami informacija:

organizacijų pavadinimai;
dokumentų pavadinimas;
data, numeris, sudarymo vieta;
turto rūšis;
patikrinimo priežastis;
tikslius adresus;
bendri duomenys apie nekilnojamąjį turtą;
bendrosios nekilnojamojo turto charakteristikos, defektai, žala;
sutarties šalys, komisijos nariai, liudytojai;
visų susirinkusiųjų parašai, antspaudai.

Dokumentų priėmimo pažymėjimas

Verslo dokumentas patvirtina tam tikrų dokumentų perkėlimo iš vieno juridinio asmens į kitą organizacijoje faktą. Jis sudaromas atleidžiant, perduodant ir pan. Medžiaga surašoma tam tikromis formomis keliomis kopijomis. Kaip teisingai surašyti „Dokumentų priėmimo ir perdavimo aktą“? Verslo dokumentuose yra išsami informacija:

organizacijų pavadinimai;
dokumentų pavadinimas;
data, numeris, sudarymo vieta;
egzempliorių skaičius, tipas;
juridinių asmenų duomenys;
parašai, antspaudai.

Tikrinimo aktas

Galutinis tikrinimo veiklos dokumentas yra „Tikrinimo aktas“. Jis turi griežtai nustatytą formą, užpildymo tvarką. Patikrinimo ataskaitų formos nagrinėjamos str. Nr. 294 FZ RF. Dokumentas ginčijamas pateikiant administracinį ieškinį. Kaip teisingai surašyti „patikrinimo sertifikatą“?

Dokumentą sudaro speciali komisija. Gali prireikti galvos patvirtinimo antspaudo. Administraciniai aktai yra tikrinimo pagrindas. Pagrindinė verslo dokumentų rengimo informacija yra tokia:

Organizacijos pavadinimas;
dokumentų pavadinimas;
data, numeris, sudarymo vieta;
komisijos nariai, jų asmens duomenys;
dokumentai, kurie buvo tikrinimo pagrindas;
komisijos išvadas ir pasiūlymus;
parašai ir antspaudai.

Priėmimo pažymėjimas

Verslo dokumentai sudaromi tarp fizinių ir juridinių asmenų. Tai dokumentai, kurie yra parengti sprendžiant kiekybines, kainų ir kokybines užduotis. Dokumentai surašomi bet kokia forma keliais egzemplioriais. Tačiau pildant verslo dokumentus yra keletas reikalavimų. Kaip teisingai surašyti „Dokumentų priėmimo ir perdavimo aktą“? Norint užpildyti medžiagą, reikalingi šie reikalavimai:

organizacijų pavadinimai;
dokumentų pavadinimas;
data, numeris, sudarymo vieta;
asmeninė informacija apie organizacijų atstovus;
pagrindus, susijusius su dokumento pasirašymu.

Techninės komisijos įstatymas

Kai kurios veiklos, apklausų, patikrinimų rezultatai baigiami rengiant galutinius dokumentus. Vienas iš jų yra „Techninės komisijos įstatymas“. Jis užpildytas siekiant išspręsti visas prieštaringas problemas.

Medžiaga surašyta tam tikra forma keliais egzemplioriais. Kaip teisingai surašyti „Techninės komisijos aktą“? Verslo dokumentuose turi būti išsami informacija:

organizacijų pavadinimai;
dokumentų pavadinimas;
kliento duomenys;
data, numeris, sudarymo vieta;
darbų ar paslaugų sąrašas;
darbų priėmimo komisijos narių sąrašas, jų asmens duomenys ar duomenys;
pagrindai, kuriais remiantis buvo atliktas darbas ar paslaugos;
darbo etapai;
išleistos lėšos;
komisijos išvadas, kuriose atliekamas atliktų darbų vertinimas, teikiamos pastabos, apibendrinami renginio rezultatai;
išvados ir pasiūlymai;
komisijos narių parašai, antspaudai.

Norėdami darbuotojui taikyti bet kokią drausminę nuobaudą, turite dokumentuoti jo kaltę (Rusijos Federacijos Aukščiausiojo Teismo plenarinio posėdžio 2004 m. Kovo 17 d. Nutarimo Nr. 2 38 punktas „Dėl prašymo iki 2008 m. Rusijos Federacijos darbo kodekso teismai “). Patvirtinamasis dokumentas daugeliu atvejų yra tik veiksmas. Ir visai nesvarbu, kurią iš trijų drausminės atsakomybės rūšių darbdavys pasirinks nubausti darbuotoją: bet kokiu atveju viskas prasideda nuo veikos, kurioje užfiksuotas netinkamas elgesys. Aptarkime aktą biuro darbo požiūriu: koks tai dokumentas ir kokios detalės sudaromos jį rengiant, pateiksime pavyzdžių.

Veikti kaip dokumentas

Remiantis biuro darbo teorija, aktas yra informacinis ir informacinis dokumentas, kurio tikslas - dokumentuoti įvykį.

Biure ir kituose skyriuose aktai gali būti rengiami įvairiomis progomis. Vargu ar įmanoma išvardyti visus, taigi ir veikų rūšis. Taigi, pavyzdžiui, tik archyvuose ir tik oficialiai patvirtintose aktų formose spausdinama apie keliolika. Be archyvų taisyklių, yra daug kitų dokumentų, reglamentuojančių įvairius gamybos ir verslo procesus, kuriuose yra jų pačių aktų formos.

Personalo skyrius dažniausiai rengia aktus, kai reikia patvirtinti darbuotojo drausminančio veiksmo faktą.

Čia yra dokumento „Organizacinė ir administracinė dokumentacija. Reikalavimai dokumentų tvarkymui. Metodinės rekomendacijos įgyvendinimui “, patvirtintas„ Rosarkhiv “(toliau - metodinės rekomendacijos).

Dokumento fragmentas

Sutraukti šou

Aktą surašo keli asmenys (komisija) ir jis patvirtina nustatytus faktus ar įvykius. Akto tekstą sudaro dvi dalys: įžanginė ir pagrindinė (nustatanti).

Įžanginėje akto dalyje nurodomas administracinis dokumentas, kurio pagrindu suaktyvinamas faktas, įvykis ar veiksmas (vardiniu atveju), jo numeris ir data. Sąraše nurodant asmenis, dalyvavusius rengiant aktą, pareigybių pavadinimai nurodomi nurodant organizacijas, pavardes ir inicialus (vardo atveju). Pirmasis - komisijos pirmininkas. Reikalingais atvejais leidžiama pateikti informaciją apie asmens tapatybę patvirtinančius dokumentus ir asmenų, dalyvavusių rengiant aktą, įgaliojimus ir jų adresus. Komisijos narių pavardės išvardytos abėcėlės tvarka. Žodžiai „Fondas“, „Pirmininkas“, „Komisijos nariai“, „Dalyvavo“ rašomi didžiąja raide.

Pagrindinėje akto dalyje išdėstyti nustatyti faktai, taip pat išvados ir išvados. Akto tekstas baigiasi informacija apie akto egzempliorių skaičių ir jų vietą. Akto egzempliorių skaičius nustatomas pagal suinteresuotųjų šalių skaičių arba teisės akto rengimą reglamentuojančias nuostatas.

Pavyzdžiui:

Sudaryta 3 egzemplioriais:

1 egzempliorius - apskaita;

2 egzempliorius - komercinis skyrius;

3 egzempliorius - pirkėjas.

Tai yra bendrosios aktų rengimo taisyklės, kurių reikėtų imtis, jei nėra patvirtintos rengiamo dokumento formos (pvz., Aktas dėl pramoninės avarijos, patvirtintas Darbo ministerijos dekretu. ir 2002 m. spalio 24 d. Rusijos Federacijos socialinė raida Nr. 73).

Komisija

Nedelsiant surinkti komisiją drausminiam nusižengimui pradėti ir tirti nėra visiškai teisinga. Komisija yra patariamasis kolegialus organas, kuriam vadovauja speciali tvarka.

Tavo žiniai

Sutraukti šou

Jei įmonėje nėra nuolatinio komisinio mokesčio, jis turės būti sukurtas spontaniškai. Šio pažeidimo nebus. Tačiau dažnai nėra laiko sukurti komisiją už konkretų drausmės pažeidimą. Kol sukursite komisiją, ateis pavėlavęs darbuotojas ir jo vėlavimas nebus užfiksuotas. Išimtis yra komisija, kuri tiria nelaimingą atsitikimą arba jei pažeidimas yra masinis, pavyzdžiui, kai visa darbuotojų grupė buvo kalta. Tačiau net ir tada komisija, pasirodo, sukuriama po fakto: iš pradžių jie buvo kalti (tai turi būti padaryta iš karto, kitaip jie vėliau negali įrodyti savo netinkamo elgesio) ir tik tada sukuriama tyrimo komisija. Kartais žodis „komisija“ naudojamas žmonėms, kurie rengia aktą, bet iš tikrųjų nėra svarstantys organai.

Atminkite, kad atsitiktiniai darbuotojo liudytojai, pasirodantys į darbą girti, nėra komisinis. Aktą surašo tie organizacijos darbuotojai, kurie dalyvavo pažeidime, ir kadangi pažeidimas retai pasitaiko „tuo momentu“, dažniausiai lieka laiko surinkti aktą surašyti reikalingus kolegas. Taigi, norint surašyti aktą dėl drausminio nusižengimo, patartina pakviesti:

personalo skyriaus vadovas, kuris pasirūpins, kad dokumentas būtų surašytas teisingai;
tiesioginis „progos herojaus“ viršininkas, kuris privalo užtikrinti, kad jo pavaldiniai laikytųsi darbo drausmės;
kai kurie darbuotojai - tiesioginiai įvykio liudininkai.

Šiuo atveju aktas prasideda kalbos kliše „Mes, žemiau pasirašiusieji (išvardyti nurodant pareigas, profesijas), surašėme šį aktą, nurodydami, kad ...“.

Jei vis dėlto aktas sudarė specialiai sukurta komisija, veikianti pagal užsakymą, tada šis aktas prasideda žodžiais „Komisija, sudaryta iš ..., parengė šį aktą, kuriame nurodoma, kad ...“. Jei komisija vykdo vadovybės nurodymą, tada frazė išsiplečia: „Vykdydama nurodymą nuo ... Ne ... komisija, sudaryta iš ..., surašė šį aktą, kuriame nurodo, kad ...“.

Akto detalės

Tai, kad aktas surašytas personalo skyriuje, nereiškia, kad galite nepaisyti teisingos jo duomenų registracijos. Būtent jie galiausiai suteikia dokumentui teisinę galią.

Biuro aplinkoje aktas surašomas ant bendro įmonės firminio blanko dokumentams. Jame yra rekvizitai:

organizacijos pavadinimas: pilnas, kaip nurodyta chartijoje, ir sutrumpintas, jei įtrauktas į chartiją;
dokumento data (mūsų atveju akto surašymo data) ir, jei reikia, laikas (žr. 3 pavyzdį);
dokumento registracijos numeris;
dokumento rengimo vieta (leidžiama nenurodyti, ar gyvenvietės pavadinimas įtrauktas į organizacijos pavadinimą).

Tavo žiniai

Sutraukti šou

Metodiniuose dokumentuose nėra jokių reikalavimų akte nurodyti tikslų įvykio adresą. Paprastai nurodoma tiksli vieta, jei ji yra esminė svarba arba įvykis, įvykęs ne biure. Net nustatant neatvykimą į darbo vietą, tikslinga nurodyti tikslų adresą, jei yra dokumentas, kuriame tikslus darbuotojo darbo vietos adresas yra nustatytas iki biuro. Ir jei darbuotojo darbo vieta yra ABV LLC, pardavimo skyrius, tada akte pakanka nurodyti dokumento surašymo vietą pagal GOST. Tačiau jei nurodysite visą adresą, tai nebus klaida (žr. 3 ir 4 pavyzdžius, kur nurodytas visas adresas, ir 5 pavyzdį, kur nurodytas tik miestas).

„Lauko“ sąlygomis, kai aktai rašomi, dažnai pažodžiui, „ant kelio“, visos išvardytos bendrosios formos detalės turės būti atkurtos popieriuje ranka arba iš anksto užpildytos keliomis tuščiomis formomis.

Be nurodytų, pateikiama ši informacija:

dokumento rūšies pavadinimas: ACT;
dokumento teksto pavadinimas: tai informacija apie tai, kas surašytas aktas: apie drausminį nusižengimą, apie pasirodymą darbe neblaivioje būsenoje, apie pavėlavimą į darbą (žr. 3 ir 5 pavyzdžius, kur akto tekstas nurodomas skirtingai, abu variantai priimtini);
dokumento tekstas. Akto tekste turėtų būti nuosekliai nurodytas įvykis. Akte neturėtų būti jokių vertinimų, tik faktai. Taigi kolegos negali spręsti, koks „stiprus“ buvo darbuotojo apsvaigimas nuo alkoholio, tokius įvertinimus pateikia tik gydytojas ir tik atlikęs atitinkamus tyrimus. Antras neigiamas pavyzdys: jei darbovietėje nėra darbuotojo, parašykite frazę „be jokios priežasties“. Jei žmogus nepaskambino savo viršininkui žinute, kad jis bus atidėtas, tai nereiškia, kad jis piktybiškai ir ciniškai pažeidžia darbo drausmę. Todėl būkite atsargūs su būdvardžiais, nurodykite tik faktus. Tekstas parašytas trečiuoju asmeniu („darbuotojas pasirodė“, „laikas nenustatytas“), oficialiu dalykiniu kalbos stiliumi, tai yra aiškiai, trumpai ir aiškiai;
komisijos narių parašai, nurodantys pareigas (profesijas), parašų nuorašai ir pasirašymo data.

Galiausiai, jei prie akto pridedami patvirtinamieji dokumentai, taip pat galima surašyti reikiamą priedą, kaip parodyta 4 pavyzdyje. Tada tekste po pridėto dokumento pavadinimo skliausteliuose įrašomas žodis „pridedamas“ , o po tekstu po žodžio „Priedas“ (arba „Priedai“) nurodykite pridėtų dokumentų kopijų skaičių ir lapų skaičių kiekviename iš jų.

Aktas ir darbuotojas

Darbuotojas, kurio atžvilgiu buvo surašytas aktas, privalo būtinai susipažinti su dokumentu, kurio „herojumi“ jis tapo. Žinoma, su sąlyga, kad darbuotojas dalyvauja rengdamas jį ir gali perskaityti bei parašyti keletą žodžių.

Pažintis atliekama paruoštu aktu, kurį pasirašė visi sudarytojai.

Baustas darbuotojas rašo pastabą apie susipažinimą su veiksmu savo ranka (taip pat žr. 3-5 pavyzdžius).

1 pavyzdys

Sutraukti šou

Jei darbuotojas atsisako susipažinti su aktu, tada atitinkamą ženklą pažymi akto rengėjai arba komisijos nariai (taip pat žr. 4 pavyzdį).