Šios medžiagos idėja gimė klasėje, kurią šių eilučių autorius dėstė „Word“ vartotojams vienoje beveik valstybinėje organizacijoje. Darbuotojai buvo perkelti į naują programos versiją - tada 2007 m. Stiprų įspūdį man padarė tai, kad didelė pusė klausimų buvo susiję su naujos versijos numatytųjų nustatymų keitimu (šrifto pavadinimas ir dydis, tarpai tarp eilučių, raudonos eilutės įtraukos, paraštės, puslapių numeracija ir kt.). Paaiškėjo, kad šioje įstaigoje buvo drakoniškas biuro darbo vedimo vadovas, prie kurio pradiniai programos nustatymai visiškai netiko.
Kad įsitikintumėte šios problemos paplitimu, pakanka „Consultant Plus“ teisinės bazės paieškos juostoje įvesti žinomo šrifto pavadinimą - „Times New Roman“. Atsakydami gausite įvairių Rusijos valdžios institucijų nuostatų sąrašą - nuo Generalinės prokuratūros iki regioninių administracijų. Visi šie dokumentai griežtai nurodo: departamentų biuro darbams naudokite „Times New Roman“ ir nieko kito. Įdomu, ar apie tai žino „Microsoft“ rinkodaros specialistai, kurie paskutinėse dviejose versijose atsisakė mėgstamiausio šrifto Rusijoje kaip standartinio rusiško žodžio nustatymo?
Jei jūsų darbdavys reikalauja laikytis tam tikrų dokumentų tvarkymo reikalavimų, tikimės, kad ši medžiaga jums padės pereinant prie naujos programos versijos - „Microsoft Word 2010.“. Naudodamiesi šiomis rekomendacijomis, galite greitai rasti populiariausius nustatymus ir juos suderinti. pagal jūsų organizacijos normas ...
Naudodamiesi šiais patarimais, turite atsiminti du svarbius dalykus:
- Daugelį „Word“ problemų galima išspręsti keliais skirtingais būdais. Visai gali būti, kad kiti autoriai pasiūlys visiškai skirtingus receptus toms pačioms problemoms spręsti. Tai neturėtų būti gėda.
- Pageidautina atlikti čia aprašytus pakeitimus tokia tvarka, kokia jie išdėstyti šiame straipsnyje.
1. Nustatykite „Times New Roman“ kaip numatytąjį šriftą
Reikalavimas įvesti visus dokumentus tik „Times New Roman“ šriftu yra beveik visuose autoriaus žinomuose biuro darbo rusiškuose nurodymuose. Senyvo amžiaus biuro darbuotojai neatmeta galimybės, kad ši norma gimė senovėje, nes ankstesnės „Microsoft Word“ versijos siūlė šį šriftą kaip standartinį. Tačiau nuo 2007 m. Programos elgesys pasikeitė: paskutinėse dviejose „Word“ versijose numatytasis paprasto teksto šriftas yra „Calibri“.
Geriausias būdas pašalinti šią klaidą yra sukurti ir įdiegti naują šrifto temą kaip numatytąją. Tam:
-
- Pasirinkite juostos komandą Pagrindinis puslapis - Keisti stilių - Šriftai - Sukurkite naujų temų šriftus.
- Pasirodžiusiame dialogo lange nustatykite Times New Roman kaip antraščių šriftą ir įprasto teksto šriftą, nustatykite schemos pavadinimą (pavyzdžiui, 1 pav. Rusų) ir paspausdami mygtuką Sutaupyti prisiimti pakeitimus.
- Dar kartą įeikite į meniu Pagrindinis - Keisti stilių - Šriftai, įsitikinkite, kad sąraše rodoma nauja šriftų schema, ir pasirinkite ją. Tai ištaisys esamą dokumento schemą.
- Dar kartą paskambinkite meniu Pagrindinis puslapis - pakeisti stilių ir pasirinkite komandą Numatytas... Atlikdami šį veiksmą, įpareigosite „Word“ naudoti visuose vėlesniuose dokumentuose schemą, kurią sukūrėte ir nustatėte dabartiniam dokumentui atlikdami ankstesnius veiksmus.
Ryžiai. 1. Dialogas Sukurkite naujų temų šriftus
Dokumentuose, kuriuos jums pavyko sukurti „Word 2010“ prieš atliekant šiuos pakeitimus, šrifto schema turi būti pakeista rankiniu būdu, kaip tai padarėme atlikdami 4 veiksmą.
2. Ištaisykite šrifto dydį ir tarpą tarp teksto eilučių
Paprastai, be šrifto pavadinimo, jo dydis taip pat nurodomas instrukcijose. Dažniausiai dokumentus reikia spausdinti 14 dydžiu, rečiau - 13 ar 12, bet niekada - 11, kurį pagal numatytuosius nustatymus siūlo „Word 2010“.
Panaši situacija yra su tarpais tarp teksto eilučių. Biuro darbo normose paprastai atsiranda vienas ar pusantro eilučių tarpas. Ir naujausiose „Word“ versijose šis nustatymas nustatytas į 1.15. Be to, „Word 2007-2010“ atskiria standartines pastraipas su 10 balų intervalais - atrodo, kad Rusijos normos to neatmeta, tačiau jos taip pat nėra sveikintinos.
Kad būtų lengviau pakeisti šiuos numatytuosius nustatymus, „Word 2010“ autoriai prie skirtuko pridėjo naują komandą namai meniu Keisti stilius... Dialogas, į kurį mus atves ši komanda, egzistavo ir anksčiau, tačiau patogu jį pasiekti dabar. Pasinaudokime tuo:
- Sukurkite naują tuščią dokumentą su standartiniais nustatymais. Tai galima padaryti, pavyzdžiui, paspaudus spartųjį klavišą „Word“ lange
- Pasirinkite juostos komandą Pagrindinis puslapis - keisti stilių - pastraipų tarpai - pasirinktinis pastraipų tarpas... Bus atidarytas skirtukas Numatytas dialogą Stiliaus valdymas(2 pav.).
- Atsidariusiame skirtuke pagal savo organizacijos normas koreguokite šrifto dydį, atstumus prieš ir po pastraipos, atstumą tarp eilučių. Fig. 2 atitinkami parametrai pažymėti langeliais.
- Būtinai nustatykite jungiklį.
- Taikykite pakeitimus spustelėdami mygtuką Gerai.
Ryžiai. 2. Dialogo lango „Stiliaus valdymas“ skirtukas „Numatytasis“. Valdikliai, atsakingi už šrifto dydį, atstumą tarp pastraipų ir tarp pastraipos eilučių, yra paryškinti rėmeliais.
Jei esate pradinio lygio vartotojas ir pildote dokumentus tik „rankomis“ (tai yra, apsiribokite komandomis, susitelkusiomis į grupes Šriftas ir Pastraipa skirtukus namai), čia galite pereiti prie kito patarimo. Bet jei kurdami dokumentus naudojate „Word“ stilius, tada po aprašytų pakeitimų taip pat turėsite patikrinti stilius, naudojamus šriftų ir tarpų tarp eilučių teisingumui.
Jei įsigilinote į „Word“ stilių struktūrą, tikriausiai įsivaizduojate, kad jiems gali būti gana sunku bendrauti tarpusavyje. Kartais vieno stiliaus (tėvų) pakeitimai pakeis vaiko stilių, kitais atvejais - ne. Taip pat yra stilių, kurie visiškai neturi „tėvų“. Išstudijavę šiuos ryšius, nesunkiai suprasite, kodėl po aukščiau paminėtų kai kurių jūsų stilių pakeitimų šriftas ir tarpai buvo pataisyti „savaime“, kituose - ne. Jei neatsigavote, tai reikia padaryti rankiniu būdu. Pavyzdžiui, rankiniam „derinimui“ reikės įterptųjų „Word“ antraščių (stilių) 1 antraštė, 2 antraštė, 3 antraštė ir tt). Tai daroma taip:
- Bet kokiu jums patogiu būdu iš naujo sukurkite naują tuščią dokumentą su standartiniais nustatymais.
- Skirtuke namai stiliaus galerijoje raskite norimo taisyti stiliaus mygtuką. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį ir pasirinkite elementą Keisti... Bus atidarytas dialogas Stiliaus keitimas(3 pav.).
- Dialoge Stiliaus keitimas(3 pav.) sureguliuokite šrifto dydį. Koreguojant įterptas antraštes, taip pat verta pakeisti spalvą (padaryti spalvotą tekstą juodą) ir lygiavimą (Rusijoje antraštės dažnai yra centre, o ne lygiuotos į kairę, kaip iš pradžių daroma „Word“).
- Spustelėkite mygtuką Formatas apatiniame kairiajame dialogo lango kampe ir atsidariusiame meniu pasirinkite komandą Pastraipa... Atsidarys dialogo langas, kuriame pereisite prie skirtuko Įtraukos ir tarpai.
- Skirtuke Įtraukos ir tarpai atnešti grupės valdiklius Intervalas pagal darbdavio reikalavimus ir uždarykite dialogą mygtuku Gerai.
- Atgal į dialogą Stiliaus keitimas(3 pav.), būtinai įdėkite į jį jungiklį Nauji dokumentai naudojant šį šabloną ir paspauskite mygtuką Gerai.
Ryžiai. 3. Dialogas Keisti stilių.
Gali atrodyti, kad toks stilių „krapštymasis“ yra nereikalingos problemos. Tačiau jei sukursite daug standartinio išdėstymo dokumentų, pastangos suderinti stilius su jūsų organizacijos gairėmis greitai pasiteisins.
Pastaba... Kruopštūs programos žinovai tikriausiai pasakys, kad „Word 2010“ turi komandą, leidžiančią greitai perkelti stilius į formą, kuri buvo naudojama pagal numatytuosius nustatymus „Word 2003“. Šių eilučių autorius žino apie tokią komandą, bet nepataria pasikliauti tai. „Word 2003“ stiliai buvo artimesni tipiškoms Rusijos biuro darbo normoms, tačiau jie taip pat jų visiškai neatitiko. Todėl juos dar reikia patikrinti ir redaguoti.
3. Mes nustatome puslapio paraštes iki nustatytos normos
Pagal numatytuosius nustatymus „Word 2010“ sukuria dokumentus, kuriuose kairioji paraštė yra 3 cm, dešinė paraštė - 1,5 cm, o apatinė ir viršutinė paraštės - 2 cm, tačiau raštvedybos instrukcijose dažnai nurodomi kiti dydžiai. Pavyzdžiui, gali būti numerių, pasiskolintų iš GOST R 6.30-2003, kur kairioji, viršutinė, apatinė ir dešinė paraštės yra atitinkamai paskirstytos 2, 2, 2 ir 1 cm. Puslapio išdėstymas meniu Laukai yra keletas iš anksto nustatytų lauko parinkčių, tačiau šių verčių nėra.
Kad nereikėtų keisti kiekvieno naujo dokumento paraštės, atlikite šiuos veiksmus:
- Sukurkite naują tuščią dokumentą su standartiniais nustatymais. Tai galima padaryti, pavyzdžiui, paspaudus spartųjį klavišą Gerai be „Word“
- Eikite į juostos skirtuką Puslapio išdėstymas ir grupėje Puslapio nustatymai pasirinkti komandą Laukai - pasirinktiniai laukai... Bus atidarytas skirtukas Laukai dialogą Puslapio nustatymai(4 pav.).
- Atsidariusiame dialogo lange nustatykite reikiamą laukų dydį.
- Kai laukai nustatyti, būtinai spustelėkite mygtuką Numatytas dialogo lango apačioje. Jei tai nebus padaryta, laukai keisis tik dabartiniame dokumente, o ne šablone, iš kurio bus kuriami nauji dokumentai.
- Uždarykite dialogo langą spustelėdami mygtuką Gerai.
Ryžiai. 4. Puslapio sąrankos dialogo lango skirtukas Laukai.
Jei kuriate dokumentus pagal kitus šablonus, tą patį turite padaryti ir su jais.
4. Sukurkite standartinės pastraipos su raudona linija stilių
Rusijos organizacijose ir įstaigose įprasta suderinti įprastą dokumentų tekstą su puslapio pločiu ir pradėti kiekvienos pastraipos pirmąją eilutę su įtrauka („raudona linija“). Daugelyje instrukcijų tokios įtraukos dydis yra nustatytas - paprastai 1,25 cm.
Pradedantys vartotojai paprastai šį formatavimą atlieka rankiniu būdu. Norėdami suderinti plotį, naudokite grupės mygtuką Pastraipa skirtukus namai arba spartusis klavišas
Yra keletas būdų tai padaryti. Visų pirma galite suaktyvinti ir pataisyti jau esamą stiliaus lapą. raudona linija, kuris yra giliai palaidotas programos viduryje. Bet, ko gero, lengviau ir greičiau sukurti naują savo stilių. Štai kaip tai padaryti:
Ryžiai. 6. Išsaugotas stilius turėtų būti rodomas stiliaus galerijoje skirtuke Pagrindinis.
Dabar galime suderinti pastraipą pagal plotį ir pateikti jai raudoną liniją vienu mygtuko paspaudimu stiliaus galerijoje.
Čia aprašytas stilių kūrimo algoritmas, naudojant pastraipos su raudona linija pavyzdį, tačiau iš tikrųjų jis yra universalus. Panašiai galite sukurti bet kokį stilių, pavyzdžiui, norėdami greitai sukurti dokumento adresatą.
5. Pateikiame šabloną su teisinga puslapio tvarka
Rusijos biuro darbo taisyklės paprastai reikalauja, kad kai dokumentai būtų sudaryti iš dviejų ar daugiau puslapių, antrasis ir vėlesni puslapiai būtų sunumeruoti. Skaičius turi būti sudarytas tik iš skaičiaus, dedamas lapo viršutinės paraštės viduryje ir nubrėžtas tuo pačiu šriftu, kaip ir pagrindinis dokumento tekstas.
„Word 2007-2010“ šablonas yra arčiausiai šių reikalavimų. Paprastas skaičius 2 kuris pasiekiamas skirtuke Įdėti meniu Puslapio numeris - puslapio viršuje... Tačiau šiam šablonui reikia „patikslinti“: numeris pirmiausia įterpiamas visuose dokumento puslapiuose, įskaitant pirmąjį, o jo dizainas gali skirtis nuo pagrindinio teksto.
Kartą ir visiems laikams šablone suformuluosime numeravimo taisykles, kurių pagrindu kuriate dokumentus. Tada ateityje kartkartėmis reikiama antraščių ir poraštių versija bus sugeneruota „savaime“. Atlikite šiuos veiksmus:
Rekomenduojame nedelsiant sukurti naują dokumentą ir išbandyti jo antraščių ir poraštių darbą. Nors faile yra tik vienas puslapis, jame nėra antraštės ar poraštės. Bet kai tik šie dokumentai pridedami prie dokumento, jie turi automatiškai rodyti numerį.
6. „AutoCorrect“ ir „AutoFormat“ sutramdymas
Nustatymai, apie kuriuos kalbėsime šiame skyriuje, nėra aprašyti norminiuose dokumentuose. Tačiau problemos esmė ta pati: „Word“ numatytosios nuostatos visiškai neatitinka rusiškų dokumentų rengimo tradicijų.
Trumpai prisiminkime nagrinėjamų automatinio taisymo ir automatinio formatavimo funkcijų esmę. Redaktorius nuolat stebi jūsų veiksmus. Ir tai ne tik stebėti: įvestą tekstą galima pataisyti „savaime“, be jokių aiškių komandų iš jūsų pusės. Kai kuriais atvejais šis automatizmas palengvina gyvenimą, pavyzdžiui, programa gali ištaisyti daugybę klaidų. Dokumente įveskite „odanko“ ir įsitikinkite, kad „Word“ klaidingai parašytą žodį paverčia „vis dėlto“. Deja, programos „savivalė“ ne visada yra tokia naudinga. Nemaža dalis „Word“ vartotojų kiekvieną dieną eikvoja savo energiją taisydami tas pačias „AutoFormat“ ir „AutoCorrect“ klaidas, užuot keisdami savo nustatymus keliais pelės paspaudimais.
Norėdami pasiekti automatinio taisymo ir automatinio formato nustatymus, atlikite šiuos veiksmus:
- Skambinkite komandai Failas - parinktys ir atvirame dialoge „Word“ parinktys eikite į skyrių Tarimas.
- Skyriuje Tarimas Paspausk mygtuką Automatinis taisymas... Bus atidarytas dialogas Automatinis taisymas kuriame labiausiai domina du skirtukai - Automatinis taisymas ir Įvesties formatavimas automatiškai.
Išrankiems vartotojams patariama laisvalaikiu atidžiai ištirti visus (tiksliai visus) šių skirtukų nustatymus. Čia apsiribosime vienu pavyzdžiu, kuriame ypač aiškiai matomi Žodžio rusinimo apribojimai. Tai žymimasis laukelis skirtuke Automatinis taisymas(ryžiai.).
Ryžiai. 9. Automatinio taisymo dialogo lango skirtukas Automatinis taisymas. Pažymėtas žymimasis langelis, kuris yra atsakingas už raidžių konvertavimą į didžiąsias raides po skyrybos ženklo.
Jei pažymėtas šis žymės langelis, „Word“ stebi skyrybos ženklų atsiradimą tekste. Įvedus tašką, programa tikrina, ar žodis, einantis prieš šį laikotarpį, yra įtrauktas į išskyrimų sąrašą, o jei ne, automatiškai konvertuoja kito žodžio pirmąją raidę į didžiąsias raides. Viena vertus, toks automatizmas yra patogus, ypač vartotojams, kurie mažai išmano klaviatūrą. Kita vertus, netinkamos didžiosios raidės po santrumpų yra viena iš dažniausiai pasitaikančių klaidų, su kuriomis susiduria kiekvienas elektroninių dokumentų skaitytojas.
Problema ta, kad „Microsoft“ išimčių sąrašas yra neišsamus. Ryškiausias pavyzdys: Rusijoje įprasta žodį „rublis“ sutrumpinti trimis raidėmis (rubliais) ir viena (p.). Verslo ir profesionalų srautui antrasis variantas laikomas labiau pageidaujamu, būtent jis yra nurodytas „Microsoft Windows“ lokalizacijos nustatymuose. Deja, rusų kalba iš pradžių mano, kad naujo sakinio pradžia būtinai turi būti po raidės p su tašku.
Ištaisyti tokius nesusipratimus paprasta: prie išimčių skaičiaus pridėkite sutrumpinimą. Kai „Word“ klaidingai rašė didžiąją didžiąją žodžio raidę, atlikite šiuos veiksmus:
- Laikykite pelę virš klaidingai didžiosiomis raidėmis. Po raide atsiras mirksinti kontekstinė piktograma Automatinio taisymo parinktys.
- Spustelėkite šią kontekstinę piktogramą. Atsidarys automatinio taisymo valdymo iššokantis meniu (10 pav.).
- Pasirodžiusiame meniu pasirinkite tinkamą parinktį. Mūsų pavyzdyje geriausia sukurti išimtį raidei „p“ su tašku (atitinkama komanda 10 paveiksle pažymėta rodykle).
Ryžiai. 10. Automatinio taisymo klaidos pavyzdys ir jos taisymas naudojant automatinio taisymo parinkčių kontekstinį meniu. Speciali komanda, kuri išmes naują išimtį.
Visą sukurtų išimčių sąrašą galite peržiūrėti jau minėtame dialogo lange Automatinis taisymas... Norėdami tai padaryti, spustelėkite skirtuką Automatinis taisymas Paspausk mygtuką Išimtys.
Tačiau šių eilučių autorius nenori kentėti su išimtimis, bet paprastai išjungia nustatymą Pirmosios sakinio raidės rašomos didžiosiomis raidėmis... Baigėsi, tada reikia spausti
Išvada
Kaip matote, pradiniai „Microsoft Word“ nustatymai visiškai neatitinka vyraujančių Rusijos biuro darbo taisyklių. Tačiau dėl programos lankstumo ją tikrai galima pritaikyti beveik bet kokioms formatavimo parinktims.
Jei tarp šio straipsnio skaitytojų yra organizacijų ir įstaigų vadovų, turinčių aiškias dokumentų rengimo taisykles, išdrįsime jiems patarti. Nurodykite savo IT specialistams išspręsti centralizuoto „Microsoft Office“ vartotojo nustatymų koregavimo problemą pagal departamentų ar vietos taisykles. Galima ir būtina sukurti vidinį šabloną su kruopščiai sukalibruotu nustatymų rinkiniu, pateikti jam instrukcijas ir tada „išsklaidyti“ jį po darbo vietą. Tai leidžia jums sukurti geresnius, nuoseklesnius dokumentus per trumpesnį laiką.
Naujasis GOST R 7.0.97-2016 įsigaliojo 2018 m. Liepos 1 d. Paaiškinkime, kas jame pasikeitė, palyginti su pradine versija, patvirtinta dar 2016 m. Gruodžio mėn. Naudokite paruoštą organizacinių ir administracinių dokumentų dizaino pakeitimų analizę: kokios detalės pasirodė, kurios buvo panaikintos, kas pasikeitė likusių registravimo taisyklėse (ten yra daug pataisymų). Taip jums bus lengviau įvertinti, kokios naujovės turėtų būti įdiegtos darbe.
Taikymo sritis
2018 m. Liepos 1 d. Buvo įvestas naujas nacionalinis standartas organizaciniams ir administraciniams dokumentams registruoti- GOST R 7.0.97-2016 „Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Organizacinė ir administracinė dokumentacija. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “. Naujasis standartas buvo priimtas siekiant pakeisti GOST R 6.30-2003„Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “.
Sutraukti šou
GOST R 7.0.97-2016 buvo patvirtintas „Rosstandart“ 2016-12-08 įsakymu Nr. 2004 m., O iš pradžių standarto įvedimo data buvo 2017 m. Liepos 1 d.
„Rosstandart“ 2017 m. Gegužės 25 d. Įsakymu Nr. 435-oji, nacionalinio standarto GOST R 7.0.97-2016 įsigaliojimo data buvo atidėta metams-iki 2018 m. Liepos 1 d. Perkėlimo priežastis buvo paminėta nuosavybės teise naudojamų šriftų standarto 3.3 punkte, kurį naudoti galima tik įsigijus atitinkamą licenciją, kitaip tariant, vadinamą nemokama programine įranga. Šriftų, iš pradžių įvardytų standarte (Times New Roman # 13, 14; Arial # 12, 13; Verdana # 12, 13; Calibri # 14), autorių teisės priklauso užsienio savininkams.
Federalinis įstatymas „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ numato sukurti ir prižiūrėti Vieningas Rusijos programų, skirtų elektroniniams kompiuteriams ir duomenų bazėms, registras... Tuo pačiu metu Rusijos Federacijos vyriausybė buvo įvestas draudimas priimti užsienio šalių kilmės elektroninių kompiuterių ir duomenų bazių programas, naudoti valdžios institucijoms ir vietos valdžiai, taip pat patvirtintas pereinamasis planas 2016–2018 m. federalinės vykdomosios institucijos ir valstybės nebiudžetinės lėšos naudoti buitinę biuro programinę įrangą.
Šiuo atžvilgiu „Rosstandart“ patvirtino GOST R 7.0.97-2016 pakeitimą Nr. 1, kuriame numatyta naujojo leidimo standarto 3.3 punkto pristatymas:
„3.3. Norėdami kurti dokumentus, turite naudoti laisvai platinamus nemokamus šriftus.
Renkant lenteles, leidžiama naudoti mažesnius šriftus “.
GOST R 7.0.97-2016 kaip ir bet kuris kitas nacionalinis standartas, įvestas po 2002 m. kreipėsi savanoriškai... Savanoriškas nacionalinių standartų taikymas yra vienas svarbiausių standartizacijos principų. Praktiškai tai reiškia, kad:
- organizacija pati nusprendžia, ar taikyti nacionalinį standartą, ar ne. Jei ji nusprendžia taikyti nacionalinį standartą, tai jai įgyja norminio dokumento pobūdį;
- iš esmės negali būti taikoma administracinė atsakomybė už standarto netaikymą.
Žinoma, reikia nepamiršti, kad standarto naudojimas suteikia tam tikrų pranašumų:
- standarto taikymas yra ekonomiškai pagrįstas;
- leidžia neįtraukti galimų problemų bendraujant tarpusavyje per įvairių organizacijų dokumentus;
- standarto taikymas sustiprina darbo su dokumentais kultūrą.
Bet koks standartas visada grindžiamas geriausia praktika, standartas visada nustato optimaliausius sprendimus tam tikram laikotarpiui (taisyklės, normos, reikalavimai), susiję su standartizacijos objektu. Be to, dokumentų įforminimas pagal GOST garantuoja dokumento, kaip teisminio įrodymo, teisinę reikšmę. Svarstydami dokumentą procese, teismai jį vertina dizaino požiūriu, remdamiesi standarto nuostatomis.
Standartas skirtas visiems, kurie tam tikru ar kitu laipsniu dalyvauja rengiant organizacinius ir administracinius dokumentus, tuo tarpu:
- rangovas gauna paprastas ir suprantamas dokumentų tvarkymo taisykles;
- vadovas gauna priemonę, leidžiančią įvertinti atlikėjų vykdomą dokumentų teisingumą;
- biuras gauna dokumentų rengimo kokybės vertinimo priemonę.
Remiantis nusistovėjusia praktika, popieriaus standarto taikymas organizacijose vykdomas įtraukiant jo nuostatas į vietinius teisės aktus (toliau - LNA), nustatančius reikalavimus dokumentams, visų pirma į darbo biure instrukciją. Įsigaliojus standartui, pagrindinė užduotis, su kuria susiduria organizacija (darbuotojai, atsakingi už darbo su dokumentais organizavimą), yra suderinti LNA, kurioje yra dokumentų tvarkymo taisyklės, pagal GOST R 7.0.97-2016 nuostatas .
Palyginti su GOST R 6.30-2003, kurį pakeitė GOST R 7.0.97-2016, naujasis standartas šiek tiek pakeitė pavadinimą ir numerį.
Standarto pavadinimo pakeitimai atsirado dėl to, kad naujasis standartas neturi tvirto ryšio su vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema (USORD). Naujajame standarte ši sistema nėra paminėta nei pavadinime, nei 1 skirsnyje „Taikymo sritis“. Pagal GOST R 6.30-2003 standarto reikalavimai buvo taikomi tik dokumentams, įtrauktiems į visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatoriaus (OKUD) 02 skirsnį „Vieninga organizacinių ir administracinių dokumentų sistema“. Atsižvelgiant į tai, kad USORD nebuvo prižiūrimas nuo 1993 m., O OKUD 02 skirsnyje yra tik labai maža dalis vieningų organizacinių ir administracinių dokumentų formų, GOST R 7.0.97-2016 nėra susijęs su USORD ir taikoma visiems organizaciniams ir administraciniams dokumentams, įsk. įtrauktas į OKUD. Organizacinių ir administracinių dokumentų, kurie pateikti 1 skirsnyje „Taikymo sritis“ ir kuriems taikomas standartas, sąrašas, nėra uždaras ir gana iliustratyvus.
Standarto numerio pasikeitimas atsirado dėl to, kad buvo likviduotas Valstybinio standarto techninis komitetas (TC), per kurį vienu metu praėjo GOST R 6.30-2003. Todėl buvo nuspręsta peržiūrėti „Rosstandart“ TC 191 standartą, kuris yra atsakingas už informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistemą (SIBID). Dėl šios priežasties naujasis GOST turi skirtingą numerį ir yra įtrauktas į kitą standartų klasę.
GOST R 7.0.97-2016 apima skyrius:
1 naudojimo sritis;
3. Bendrieji dokumentų kūrimo reikalavimai;
4. Išsami dokumento informacija;
5. Dokumentų rekvizitų registravimas;
6. Dokumentų formos;
- Programos (nuoroda):
- А "Detalių vieta dokumento tituliniame puslapyje";
- B „Dokumentų rekvizitų buvimo vietos schemos“;
- Skiltyje „Tuščių dokumentų pavyzdžiai“.
GOST R 7.0.97-2016 yra du nauji skyriai: 2 „Norminės nuorodos“ ir 3 „Bendrieji dokumentų kūrimo reikalavimai“ ir vienas naujas priedas - su dokumento titulinio puslapio forma.
- GOST R 7.0.8 „Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Darbas biure ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai “;
- GOST R ISO 15489-1 „Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai".
Visiškai nauja standarto dalis yra 3 skirsnis „Bendrieji dokumentų kūrimo reikalavimai“, kuriame išdėstytos su dokumentų gamyba susijusios nuostatos (šriftai, tarpai, formatavimo elementai, puslapių numeracija ir kt.). Pagrindinės šio skyriaus nuostatos yra šios:
- dokumentai gali būti kuriami popieriuje ir elektronine forma, laikantis nustatytų dokumentų tvarkymo taisyklių;
- antrasis ir vėlesni dokumento puslapiai sunumeruoti (puslapio numeris pritvirtintas dokumento viršutinės paraštės viduryje, mažiausiai 10 mm atstumu nuo viršutinio lapo krašto);
- leidžiama kurti dokumentus priekinėje ir galinėje lapo pusėse;
- dokumento teksto pastraipos įtrauka yra 1,25 cm;
- dokumento tekstas spausdinamas 1–1,5 eilučių atstumu, kelių eilučių detalės spausdinamos 1 eilučių atstumu;
- dokumento tekstas sulygiuojamas pagal lapo plotį (išilgai kairės ir dešinės dokumento paraštės ribų);
- leidžiama paryškinti rekvizitus „adresatas“, „antraštė į tekstą“ arba „parašas“, taip pat atskiri teksto fragmentai paryškinti.
Naujajame standarto priede (A priedėlis) apibrėžiama dokumento titulinio lapo detalių sudėtis ir jų išdėstymo tvarka. Titulinis puslapis, kaip taisyklė, naudojamas rengiant kelių puslapių dokumentus, susijusius su organizacinės ir teisinės dokumentacijos sistema (taisyklės, nuostatai, instrukcijos, taisyklės, standartai ir kt.), Taip pat rengiant dokumentus programos, planai, ataskaitos ir kt. NS.
Dokumentų rekvizitų sudėtis ir jų registravimo taisyklės
Kalbant apie detalių skaičių, senasis ir naujasis GOST nesiskiria, tačiau jų sudėtis keičiasi: kai kurios detalės neįtrauktos į naująjį standartą, yra naujų ir yra tų, kurių redakciniai pakeitimai buvo atlikti.
Išsami informacija nėra įtraukta į GOST R 7.0.97-2016
Jie apima:
- organizacijos kodas(atributas 04 pagal senąjį GOST R 6.30-2003);
- pagrindinis valstybinis registracijos numeris ( OGRN) juridinis asmuo (reikalingas 05 pagal GOST R 6.30-2003);
- mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas ( INN / KPP) (06 atributas pagal GOST R 6.30-2003);
- Elektroninės dokumento kopijos ID(30 požymis pagal GOST R 6.30-2003).
Pirmieji trys iš čia išvardytų detalių pagal GOST R 6.30-2003 buvo nurodyti blankuose. Naujajame standarte jie prarado nepriklausomų detalių statusą, tačiau iš tikrųjų liko firminiuose blankuose, nors jau sudėtyje kintamasis 08 „Atskaitos duomenys apie organizaciją“. Todėl iš firminio blanko (jo detalių sudėties ir jų vietos) požiūriu niekas nepasikeitė. Pamatyti:
- artimiausias (kitame puslapyje) naujojo GOST fragmentas su blanko pavyzdžiu su kampiniu detalių išdėstymu, taip pat
- 1 pavyzdys su komercinės organizacijos blanku, kurio nereikia taisyti dėl naujo GOST R 7.0.97-2016 išleidimo.
Čia mes pažymėjome pačius rekvizitus savo numeriais iš senojo standarto.
Dokumento fragmentas
Sutraukti šou
1 pavyzdys
Sutraukti šou
Priedų pašalinimo priežastis „Elektroninės dokumento kopijos identifikatorius“(reikalingas 30 pagal GOST R 6.30-2003) - praktinės vertės praradimas. Šiuolaikinėmis sąlygomis, kai naudojamos elektroninės dokumentų valdymo sistemos (toliau - EDVS), dokumentas įtraukiamas į EDMS (pavyzdžiui, kaip nuskaityta popierinio originalo kopija) ir jo pagrindiniai duomenys aprašomi elektroninėje kortelėje šio dokumento. Tada galite juos rasti naudodami juos, t.y. EDMS naudojimo sąlygomis papildomo dokumento identifikatoriaus naudoti nereikia.
Išsami informacija įtraukta į GOST R 7.0.97-2016 (nauja informacija)
Tarp jų:
- struktūrinio padalinio pavadinimas - dokumento autorius (06 reikalavimas pagal GOST R 7.0.97-2016);
- asmens - dokumento autoriaus - pareigų pavadinimas (reikalaujamas 07 pagal GOST R 7.0.97-2016);
- antspaudas, ribojantis prieigą prie dokumento (14 reikalavimas pagal GOST R 7.0.97-2016);
- elektroninio parašo ženklas (23 požymis pagal GOST R 7.0.97-2016).
Įjungiamas struktūrinio padalinio pavadinimas ir asmens pareigos, kuris išdavė dokumentą kaip atskirą informaciją naujajame GOST, yra dėl to, kad ši informacija praktikoje naudojama struktūrinių padalinių dokumentų formose ir pareigūnų formose. Senasis GOST numatė galimybę gaminti tokias formas, tačiau neišryškino atitinkamų detalių. Tiesą sakant, naujasis GOST grąžino jiems teisingumą. Palyginkite formų pavyzdžius, pateiktus prieduose, su toliau pateiktais standartais.
GOST R 7.0.97-2016 buvo įvestas 14 reikalavimas „Prieigos prie dokumento apribojimo antspaudas“, kuris yra pritvirtintas viršutiniame dešiniajame dokumento pirmojo lapo kampe (dokumento projektas, motyvacinis laiškas prie dokumento) prie viršutinio lauko ribos, jei dokumente yra informacijos, prieiga prie jos yra ribota pagal įstatymą . Tokio ribojančio ženklo naudojimas dokumentuose, kuriuose yra konfidencialios informacijos, nėra nauja praktika. Tokie konfidencialumo ženklai (ženklai, antspaudai) buvo naudojami daugiau nei dešimtmetį, o anksčiau galiojusiuose standartuose (GOST 6.30-90, GOST R 6.30-97) šis reikalavimas buvo. Pavyzdžiui, GOST 6.30-97 apie jį buvo pasakyta:
Dokumento fragmentas
Sutraukti šou
GOST 6.30-97 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “(su pakeitimais, padarytais 2000 m. Sausio 21 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto rezoliucija Nr. 9)
3.13. Antspaudas, ribojantis prieigą prie dokumento (slaptas, konfidencialus ir pan.), Yra dedamas be kabučių ant pirmojo dokumento lapo ir gali būti papildytas duomenimis, numatytais teisės aktuose dėl informacijos, klasifikuojamos kaip valstybės paslaptis ir konfidenciali informacija. .
GOST R 7.0.97-2016 atkūrė šį atributą tuo pačiu pavadinimu - „prieigos prie dokumento apribojimo antspaudas“. Jame yra ribojantis užrašas („Oficialiam naudojimui“, „Konfidencialu“, „Komercinė paslaptis“ ar kt.), Kuris, kaip nurodyta standarte, gali būti papildytas dokumento kopijos numeriu ir kita informacija pagal įstatymus. Rusijos Federacija. Žr. 2 ir 17 pavyzdžius.
Dokumento fragmentas
Sutraukti šou
Dokumento fragmentas
Sutraukti šou
2 pavyzdys
Sutraukti šou
Organizacijoje naudojamos prieigos apribojimų etikečių rūšys turi atitikti Rusijos Federacijos įstatymų ir kitus norminius teisės aktus ir turi būti įtvirtintos organizacijos vietos taisyklėse.
Pažymėtina, kad teisės aktuose nėra sutarimo dėl šio turto pavadinimo. Jei įstatymuose šis reikalavimas vadinamas „antspaudu“, tai Rusijos Federacijos Vyriausybės dekrete - „ženklas“. Atitinkamai GOST R 7.0.97-2016 vartojamas teisės aktuose vartojamas terminas.
Dokumento fragmentas
Sutraukti šou
Rusijos Federacijos 1993-07-21 įstatymo Nr. 5485-1 "Dėl valstybės paslapčių" 8 straipsnis 1993-07-21 Rusijos Federacijos įstatymo Nr. 5485-1 "Dėl valstybės paslapčių" 8 straipsnis
Nustatomi trys valstybės paslaptį sudarančios informacijos slaptumo laipsniai grifai slaptumas nurodytos informacijos vežėjams: „ypatingos svarbos“, „itin slaptas“ ir „slaptas“ ...
Dokumento fragmentas
Sutraukti šou
2004 m. Liepos 29 d. Federalinio įstatymo Nr. 98-FZ „Dėl komercinių paslapčių“ 6 straipsnis
4. Dokumentai, pateikti šio straipsnio 1 ir 3 dalyse nurodytoms įstaigoms ir kuriuose yra komercinę paslaptį sudaranti informacija, turi būti pažymėti grifas„Komercinė paslaptis“ su jos savininko nuoroda (juridiniams asmenims - pilnas vardas ir vieta, individualiems verslininkams - piliečio, kuris yra individualus verslininkas, pavardė, vardas, pavardė ir gyvenamoji vieta).
Dokumento fragmentas
Sutraukti šou
1994 11 03 Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas Nr. 1233 „Dėl Reglamento dėl oficialios riboto platinimo informacijos tvarkymo federalinėse vykdomosiose institucijose, įgaliotoje institucijoje, valdančioje atominės energijos naudojimą ir įgaliotos institucijos, tvarkos patvirtinimo“ kosmoso veiklai “
2.1. Tvirtinimo būtinybė anotacijas„Oficialiam naudojimui“ dokumentuose ir leidiniuose, kuriuose yra ribotos platinimo oficialios informacijos, nustato vykdytojas ir dokumentą pasirašantis ar tvirtinantis pareigūnas. Nurodytas ženklas ir kopijos numeris yra pritvirtinti viršutiniame dešiniajame dokumento pirmojo kampo kampe, publikacijos viršelyje ir tituliniame lape, taip pat pirmajame tokių dokumentų motyvacinio lapo puslapyje.
Naudojant šį reikalavimą, reikia nepamiršti, kad įstatyme gali būti nustatyti papildomi jo dizaino reikalavimai. Pavyzdžiui, Komercinių paslapčių įstatymas numato, kad teikiant dokumentus valstybės institucijoms ir vietos valdžios institucijoms kartu su antspaudu „Komercinė paslaptis“ nurodomas visas juridinio asmens vardas ir pavardė ir buveinė arba individualaus verslininko pavardė, vardas, pavardė ir nurodyta jo gyvenamoji vieta.
Kitas naujas rekvizitas - „Elektroninio parašo ženklas“(GOST R 7.0.97-2016 numeris 23) - naudojamas elektroniniam parašui vizualizuoti elektroniniame dokumente. Tokį ženklą taip pat numatė Rusijos telekomunikacijų ir masinių ryšių ministerijos ir Rusijos FSO 2015-05-27 įsakymas Nr. 186/258 „Dėl valstybės institucijų organizacinės ir techninės sąveikos reikalavimų patvirtinimo“. ir valstybinėms organizacijoms keičiantis dokumentais elektronine forma “.
Vizualizuodama elektroninį dokumentą monitoriaus ekrane arba popieriuje, programinė įranga atkuria šį ženklą toje vietoje, kur būtų pritvirtintas pareigūno ranka parašytas parašas, jei dokumentas būtų surašytas popieriuje.
Dokumento fragmentas
Sutraukti šou
Reikėtų nepamiršti, kad šį ženklą sukuria programinė įranga, jis nepakeičia elektroninio parašo, o tik veikia kaip jo vizualizacija.
Sujungus kelis rekvizitus į vieną ir padalijus vieną į du
Mes parodysime, kas buvo sumaišyta lentelėje:
GOST R 6.30-2003 buvo tik dvi detalės: "Rusijos Federacijos valstybės emblema" ir „Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto herbas“, bet vietos valdžios organai taip pat turi teisę turėti savo oficialius simbolius (herbus, heraldinius ženklus).
Be to, herbų atvaizdų sujungimas į vieną rekvizitą pateisinamas tuo, kad viename dokumente galima atkurti tik vieną iš įvardytų herbų. Jis dedamas viduryje virš organizacijos nuorodos - dokumento autoriaus 10 mm atstumu nuo viršutinio lapo krašto.
Apibendrintas atributas „organizacijos logotipas arba prekės ženklas (paslaugos ženklas)“ iš senojo GOST R 6.30-2003 naujame standarte buvo padalintas į dvi detales: "emblema" ir „Prekės ženklas (paslaugų ženklas)“. Emblemų ir prekių ženklų naudojimas turi skirtingus tikslus ir yra reglamentuojamas skirtingų įstatymų.
Emblemos vaizdas, kaip ir herbas, dedamas dokumento formos viršutinės paraštės viduryje virš organizacijos - dokumento autoriaus 10 mm atstumu nuo viršutinio lapo krašto. Prekės ženklo (paslaugų ženklo) atvaizdą galima atkurti tuo pačiu būdu arba kairėje organizacijos pavadinimo lygyje - dokumento autorius (leidžiama užfiksuoti kairės paraštės dalį).
Dokumentų detalių dizaino pakeitimai
Dokumentų rekvizitų pildymo taisyklės išdėstytos naujojo standarto 5 skirsnyje. Čia pakeitimai yra minimalūs, nes kuriant kiekvieną naują standarto leidimą pagrindinė užduotis yra išlaikyti tęstinumą su ankstesniu standartu, į naująjį standartą įtraukti tik tuos pakeitimus, kurie tikrai yra svarbūs dokumentacijos praktikai. Reikšmingiausi yra šie:
1. Asmens inicialai pridedami prie reikiamo „adresato“. Prisiminkite, kad pagal GOST R 6.30-2003, adresuojant dokumentą pareigūnui, inicialai turi būti dedami prieš pavardę, o adresuojant asmeniui - po pavardės. GOST R 7.0.97-2016 nustato vieną taisyklę: nepriklausomai nuo to, kam dokumentas skirtas (pareigūnui ar asmeniui), inicialai dedami po pavardės.Žr. 3 ir 4 pavyzdžius.
Dokumento tekste, minint asmenį, jo pavardės taip pat visada nurodomos po pavardės, tai nurodyta naujo standarto 5.18 punkte, nustatančiame reikalavimus dokumentų tekstams.
3 pavyzdys
Sutraukti šou
4 pavyzdys
Sutraukti šou
2. „Adresato“ kintamojo registravimo taisyklės papildytos nuostata, pagal kurią leidžiama naudoti santrumpa "mr"(Viešpačiui), jei adresatas yra vyras, arba "ponia"(ponia), jei adresatas yra moteris.
5 pavyzdys
Sutraukti šou
6 pavyzdys
Sutraukti šou
3. Naujas kintamojo „adresatas“ konstrukcijos elementas yra nuoroda pašto adresus arba telefono / fakso numerius, jei laiškas siunčiamas tik elektroniniu paštu arba faksu (nesiunčiant paštu).
7 pavyzdys
Sutraukti šou
8 pavyzdys
Sutraukti šou
4. Naujojo standarto 5.18 punkte (kuriame aptariamos pagrindinės teksto rengimo taisyklės) buvo įtrauktos kelios naujos nuostatos.
Iš pradžių, kalbomis, kuriomis galima rengti dokumentus vyriausybinėse įstaigose ir organizacijose. Tai:
- valstybinė Rusijos Federacijos kalba arba
- Rusijos Federacijos respublikų valstybinė kalba (kalbos) pagal šių respublikų įstatymus.
Antra, jei dokumentas, kurį rengiate, yra paskelbtas remiantis kitu dokumentu, turi būti pateikti jo duomenys- remtis atitinkamu teisės aktu ar kitu norminiu teisės aktu, anksčiau išduotu administraciniu dokumentu. Ši praktika egzistuoja ilgą laiką, kaip tik dabar ši nuostata buvo įtraukta į naują GOST, skirtą ORD projektavimui.
Trečia, GOST R 7.0.97-2016 numato galimybę naudoti tekstuose etiketo frazės.Ši nuostata daugiausia taikoma verslo laiškams, vidinei organizacijos korespondencijai (ataskaitos, tarnybinės pastabos ir kt.).
Standartas visų pirma nustato, kad gali būti naudojamos verslo (paslaugų) raidės:
- įvadinis adresas:
- Gerbiamas pone pirmininke!
- Gerbiamas pone gubernatoriau!
- Gerbiamasis pone Prohorovai!
- Gerbiama ponia Zakharova!
- Mielas Nikolajus Petrovičius!
- Miela Olga Nikolaevna!
- Ponios ir ponai!
Atkreipkite dėmesį, kad adresu pagal pareigas pareigybės pavadinimas rašomas didžiąja raide, o adresu pavarde asmens inicialai nenurodomi.
- paskutinė etiketo frazė:
- Pagarbiai,…
Sutraukti šou
Natalija Saraeva, leidyklos „Business-Arsenal“ ekspertas
GOST R 7.0.97-2016 įtvirtino etiketo rėmo naudojimą, kai dokumente du kartus parodoma „pagarba“ - tai gana įprasta praktika.
Tačiau kruopščiai perskaičius naujojo standarto 5.18 punktą paaiškėja, kad galima naudoti ir pradinį adresą teksto pradžioje su žodžiu „Brangus“, ir paskutinę frazę šalia parašo su tuo pačiu žodžiu „galima“. Tai yra, nėra reikalavimo juos naudoti vienu metu. Todėl, jei manote, kad pakanka vieną kartą (laiško pradžioje ar pabaigoje) paskambinti gerbiamam asmeniui, to visiškai pakaks.
Konkrečias etiketo frazių naudojimo taisykles nustato organizacijos biuro darbo instrukcija.
5. Reikalavimo „taikymo ženklas“ dizaino taisyklės papildytos galimybe čia nurodyti elektroninę laikmeną (CD, USB atmintinę ir pan.), Jei tai yra programa.
9 pavyzdys
Sutraukti šou
O dokumentų sudėtis ir šioje laikmenoje įrašytų bylų pavadinimai turi būti nurodyti ant įdėklo (voko), į kurį jis dedamas.
6. „Parašo“ kintamojo dizainas (atributas 22 pagal GOST R 7.0.97-2016) paprastai grindžiamas GOST R 6.30-2003 taisyklėmis. Tuo pačiu metu yra naujovė: „Kai dokumentą pasirašo veikiantis asmuo vadovo, surašomas parašas, nurodantis pareigūno statusą pagal įsakymą (nurodymą) “. Galima naudoti tiek sutrumpintą, tiek pilną rašybą:
10 pavyzdys
Sutraukti šou
11 pavyzdys
Sutraukti šou
Pasirašant dokumentą asmens, turinčio teisę pasirašyti, laikinai nesant galvos, pareigybės pavadinimo pataisymai ir jau parengto ir sutarto dokumento projekto pavardės dekodavimas atliekami ranka arba naudojant atitinkamus antspaudus. Neleidžiama paraše įterpti pasvirojo brūkšnio, užrašo „už“ prieš asmens pareigas, jei dokumentą pasirašo kitas pareigūnas.
7. Patikslintos registracijos taisyklės pažymi apie administracinių dokumentų priedų priedus(nuostatai, sprendimai, įsakymai, įsakymai), jei programa yra norminį teisės aktą ar kitą dokumentas, patvirtintas šiuo administraciniu dokumentu. Remiantis naujuoju GOST, pirmame priedo lape yra:
- pažymėti apie prašymą (be nuorodos į administracinį dokumentą);
- patvirtinimo antspaudas, kuriame nurodomi administracinio dokumento, patvirtinusio paraiškos dokumentą, duomenys (taigi jo duomenys nėra dubliuojami).
12 pavyzdys
Sutraukti šou
8. Papildyta naujais elementais rekvizitai „ženklas apie atlikėją“. Kaip ir anksčiau, čia nurodyta dailininko pavardė, vardas, tėvavardis, jo telefono numeris, bet dabar čia galite pridėti pareigybės pavadinimą, struktūrinį padalinį ir atlikėjo el. pašto adresą. Konkrečią ženklo vykdymo versiją apie vykdytoją versiją nustato vietiniai organizacijos biuro darbo reglamentai (daugumai organizacijų tai yra darbo biure instrukcija).
13 pavyzdys
Sutraukti šou
Atlikėjo žymą galima suformatuoti kaip poraštę ir atspausdinti šriftu, kuris yra mažesnis už pagrindinį dokumento tekstą.
9. Registracijos taisyklės kopijuoti sertifikavimo ženklus papildyta nauja nuostata: jei kopija išduodama pateikti kitai organizacijai, šis ženklas papildomas dokumento, iš kurio buvo padaryta kopija, saugojimo vietos įrašu ir patvirtinamas organizacijos antspaudu.
14 pavyzdys
Sutraukti šou
Šios taisyklės buvo nustatytos SSRS Aukščiausiosios Tarybos Prezidiumo 1983-08-04 dekretu Nr. 9779-X „Dėl tvarkos, pagal kurią įmonės, įstaigos ir organizacijos išduoda ir patvirtina dokumentų, susijusių su piliečių teisėmis, kopijas“. , bet buvo atspindėti tik GOST R 7.0.97-2016 tekste ...
Dokumentų formos
Įvedus keletą naujų rekvizitų ir neįtraukus kai kurių kitų, buvo atlikti dokumentų formų rekvizitų sudėties pakeitimai, kurie atsispindėjo naujojo standarto B priede (rekvizitų išdėstymas) ir priede. C, kuriame yra dokumentų formų pavyzdžiai. Formų tipų (bendro pobūdžio, raidžių ir tam tikros rūšies dokumentų) sudėtis, taip pat jų dizaino taisyklės nepasikeitė.
„Lingvistinė“ tema, pradėta 5.18 punkte dėl dokumento teksto, buvo pakartota 6.8 punkte dėl formų:
Dokumento fragmentas
Sutraukti šou
GOST R 7.0.97-2016 „Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Organizacinė ir administracinė dokumentacija. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “
6.8.Rusijos Federaciją sudarančių subjektų institucijose ir organizacijose naudojant Rusijos Federacijos respublikų valstybinę kalbą (valstybines kalbas) kartu su rusų kalba kaip valstybine Rusijos Federacijos kalba, naudojamos dokumentų formos rusų kalba ir Rusijos Federacijos respublikų valstybinė kalba (kalbos):
kampas (formos duomenys yra tame pačiame lygyje: rusų kalba - kairėje, Rusijos Federacijos respublikų valstybine kalba (-omis) - dešinėje) arba
Atkreipkite dėmesį į naujojo GOST 6.8 punkto antrą pastraipą, kur atsirado nuostata, kuri nebuvo 2003 m. Standarte, bet buvo 1990 ir 1997 m. Jame rašoma, kad susirašinėjimui su užsienio korespondentais naudojama forma, kur „prie kairiojo stulpelio rusų kalba“ pridedamas „dešinysis stulpelis“ bet kokia užsienio kalba. Tie. tai vėl bus dvikalbė forma.
16 pavyzdys
Sutraukti šou
Taigi, mes bendrai apibūdinome naująjį standartą-GOST R 7.0.97-2016, kuriame nustatomi reikalavimai dokumentams ir priimti vietoj GOST R 6.30-2003, taip pat atsižvelgėme į pagrindinius naujojo standarto įvestus dokumentų pakeitimus. . Peržiūrėję šį nustatytą pakeitimų sąrašą, galite nuspręsti, kurį iš naujų produktų pradėsite diegti savo namuose. Tada jis vis tiek turės atsispindėti jūsų įrašų saugojimo instrukcijose (ar kitoje LNA) ir EDMS dokumentų šablonų nustatymuose.
GOST R 7.0.97-2016 turinio analizė rodo, kad, nepaisant detalių sudėties ir jų dizaino taisyklių pakeitimų, apskritai naujojo standarto tęstinumas su senuoju GOST R 6.30-2003, galioja iki 2018 m. liepos 1 d., yra išlaikomas., visų pirma, teisės aktų pakeitimai informacijos ir dokumentacijos srityje, taip pat informacinių technologijų, naudojamų darbo su dokumentais praktikoje.
Pabaigoje pateiksime visiškai įvykdyto naujo pavyzdžio „stiliaus“ dokumento pavyzdį - laišką ant struktūrinio padalinio blanko su prieigos apribojimo antspaudu.
17 pavyzdys
Sutraukti šou
Kurdami bet kokią dokumentaciją, remiamės valstybės standartais, kuriuose suformuluotos rekomendacijos įvairių tipų dokumentų kūrimui. Standartai reglamentuoja dokumentų sudarymo ypatybes tam tikrose biuro darbo srityse. Žemiau mes analizuosime, kokio tipo šriftas yra reguliuojamas įvairiuose dokumentuose pagal GOST, ir kokios yra jo naudojimo vienos ar kitos ypatybės sukurtoje verslo dokumentacijoje.
Bendrieji reikalavimai šriftui įmonės dokumentuose
Įmonės dokumentacijos vizualinio dizaino ypatybės tiesiogiai priklauso nuo jos galvos. Jis pasirenka vizualinį dokumentacijos stilių pagal įmonėje susiformavusią praktiką arba remiasi prekės ženklo knyga, kurią sukūrė profesionalūs dizaineriai šiai įmonei.
Dokumentuose naudojami šriftai yra šios įmonės įvaizdžio dalis ir negali būti parinkti pagal GOST. Jie turėtų būti lengvi, lengvai skaitomi, lengvai skaitomi, be pernelyg didelio pretenzijų ir įtaigumo.
Įmonės įvaizdžio kūrimas yra raktas į jos klestėjimą
Bendra nykščio taisyklė-kompiuterio ekrano skaitytuvams naudoti „sans-serif“ („Arial“) šriftus. Norint spausdinti tekstą ant popieriaus lapo, rekomenduojama naudoti „Serif“ šriftus (pavyzdžiui, gerai žinomą „Times New Roman“), nes tokiu būdu jie geriau suvokiami.
Biuro darbo ypatybes reglamentuoja keletas GOST-2.105-95, 7.32-2001, taip pat 6.30-2003, kurių rekomendacijos pakeistos 2016-07-07. Pastaroji reglamentuoja daugumos šiuo metu veikiančių įmonių organizacinių ir administracinių dokumentų vykdymą. Šriftų „priglobimas“ dokumentuose tikslas yra suvienodinti biuro darbo apimtį, suderinti jį su vienodais pavyzdžiais, o tai ne tik supaprastins darbo eigą, bet ir padarys taip sukurtus dokumentus kuo patogesnius darbui.
Pagal šiuose GOST nustatytus reikalavimus (ypač standartą 7.0.97-2016), šriftas dokumente parenkamas atsižvelgiant į taikymo sritį. Pasirinktas šriftas neturėtų būti pernelyg pretenzingas ar dekoratyvus (neatitinka dalykinės korespondencijos). Galite naudoti skirtingus šriftus (panašių šriftų kolekciją, kurią vienija vienas stilius), atsižvelgdami į jūsų pasirinkto verslo stiliaus ypatumus.
Atminkite, kad šrifto naudojimas pagal reglamentuojamą GOST yra patariamojo pobūdžio. „Gosstandart“ neįpareigoja kiekvienos įmonės kurti dokumentų su siūlomais standartais. Tačiau tuo pat metu pritaikytų rekomendacijų dėka galėsite sukurti tikrai aukštos kokybės dokumentus, su kuriais bus patogu dirbti.
Galbūt jus taip pat domina mūsų medžiaga apie.
Išvada
Savo medžiagoje mes išanalizavome, kokį šriftą rekomenduojama naudoti oficialiuose dokumentuose pagal GOST. Taisyklių laikymasis yra raktas į kokybišką jūsų įmonės biuro darbą, leidžiantį sukurti teisingai suplanuotą ir lengvai skaitomą dokumentaciją. Rekomenduojame išstudijuoti išvardytų GOST tekstus (ypatingą dėmesį skiriant 2016-07-07) ir toliau naudoti jų rekomendacijas tvarkant įvairių tipų verslo dokumentus.
INSTRUKCIJA
naudojant dokumentus
kompiuterinės technologijos respublikiniuose valstybės organuose
vadovybė ir kitos pavaldžios valstybinės organizacijos
Baltarusijos Respublikos vyriausybė
- Dokumentų, naudojamų kompiuterinėmis technologijomis, vykdymo respublikinėse vyriausybės įstaigose ir kitose Baltarusijos Respublikos vyriausybei pavaldžiose organizacijose nurodymai (toliau - ši instrukcija) nustato vieningą organizacinių ir administracinių dokumentų (toliau - dokumentai) vykdymo naudojant kompiuterį tvarką. technologijos, atsižvelgiant į Baltarusijos Respublikos valstybinio standarto (STB 6.38 - 95) "Baltarusijos Respublikos vieningos dokumentacijos sistemos. Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui" reikalavimus, patvirtintus Komiteto nutarimu. dėl standartizacijos, metrologijos Baltarusijos Respublikos švietimo ir mokslo ministerijos sertifikavimui, 1995 m. spalio 20 d. Nr. 11 „Dėl standartų patvirtinimo, įgyvendinimo, pakeitimo“ (toliau - STB 6.38 - 95).
- Dokumentų spausdinimas ir vykdymas respublikinėse vyriausybės įstaigose ir kitose Baltarusijos Respublikos vyriausybei pavaldžiose valstybinėse organizacijose atliekamas pagal šablonus, įdiegtus kompiuteriuose su šiais „Microsoft Word“ redaktoriaus nustatymais:
2.1. A4 formatas (210 x 297 mm) - minutėms, atmintinėms, pažymėjimams, telegramoms ir kitiems dokumentams, laiškams - A4 formato ir A 5 formato (148 x 210 mm):
- puslapio paraštės: viršuje ir apačioje - ne mažiau kaip 20 mm, kairėje - 30 mm, dešinėje - 10 mm. Lentelėse leidžiama kairę paraštę sumažinti iki 20 mm, dešinę - iki 8 mm (kai tekstas netelpa);
- šriftas Times New Roman (Times New Roman Cyr), normalus, dydis 15 balų * ... Lentelėse leidžiama sumažinti iki 13 pt (kai tekstas netelpa);
- tarpai tarp eilučių: A4 formato - vienas; adresuose, antraštėse ir parašuose, taip pat A5 formate - lygiai 14 pt, lentelėse leidžiama sumažinti iki 11 pt (kai tekstas netelpa);
- pagrįstas derinimas ir, paprastai, be žodžių įvyniojimo (lentelėse, derinimas pagal poreikį, su žodžių įvyniojimu);
- puslapių numeriai antraštės centre, 10–15 mm atstumu nuo viršutinio krašto, šrifto dydis 14 pt (pirmasis puslapis nėra sunumeruotas).
- A4 formatas (210x297 mm);
- puslapio paraštės: viršuje ir apačioje - ne mažiau kaip 20 mm, kairėje - 30 mm, dešinėje - 10 mm;
- šriftas Times New Roman (Times New Roman Cyr), normalus, dydis
16 pt (antraštės - paryškintas kursyvu pabrauktas ir paryškintas
kursyvas, 14 pt dydis); - tarpai tarp eilučių (su antraštėmis - lygiai 12 pt);
- pirmoji pastraipos eilutė yra įtraukta 12,5 mm;
- pagrįstas derinimas, be pastraipų pertraukų į kitą puslapį ir be žodžių įvyniojimo;
- puslapių numeriai antraštės centre, 10-15 mm atstumu nuo viršutinio krašto, šrifto dydis 14 pt (pirmasis puslapis nėra sunumeruotas).
- Išsami dokumento informacija (išskyrus tekstą), susidedanti iš kelių eilučių, spausdinama lygiai 14 pt intervalu. Rekvizitų sudedamosios dalys „Adresatas“, „Patvirtinimo antspaudas“, „Patvirtinimo antspaudas“, „Paraiškos buvimo ženklas“ yra atskirtos viena nuo kitos vienu intervalu. Dokumento detales viena nuo kitos skiria pusantro intervalo.
Pavyzdžiui:
Jei dokumentuose yra keli parašai, išdėstyti vienas po kito, pareigybių pavadinimai ir parašų dekodavimas yra atskirti pusantro arba dvigubu tarpeliu.
Maksimalus eilutės detalių eilutės ilgis yra 28 simboliai (70 mm). - Iš kairės paraštės krašto (neįtraukdami pirmosios eilutės) išspausdinkite šią informaciją: „Teksto pavadinimas“, „Tekstas“ (be pastraipų), „Programos buvimo ženklas“, „Pavardė menininkas ir jo telefono numeris “,„ Dokumento įvykdymo ženklas ir siuntimas į bylą “, pareigybės pavadinimas rekvizituose„ Parašas “ir„ Patvirtinimo parašas “, sertifikavimo užrašas„ Tiesa “, taip pat kaip žodžiai „išgirdo“, „KALBĖJO“, „NUSPRENDĖ“, „NUSPRENDĖ“, „UŽSAKYMAS“, „PASIŪLYTI“, „ĮSIPAREIGO“. Jei teksto pavadinimas viršija 5 eilutes, leidžiama jį prailginti 120 mm nuo kairės dokumento paraštės.
- Teksto pastraipų pradžia spausdinama su 12,5 mm pirmosios eilutės įtrauka.
- Reikalingas „Adresatas“ nubrėžtas su įlenkimu nuo 80 mm kairės paraštės.
- Rekvizitai „Patvirtinimo tipas“ ir „Prieigos prie dokumento apribojimo tipas“ sudaromi su įterpimu iš kairės 100 mm paraštės; teisės akto priedo viršutiniame dešiniajame poraštės kampe pažymėtas ženklas su įlenkimu nuo 140 mm kairės paraštės.
- Parašo dekodavimas kintamajame „Parašas“ sudaromas su įtrauka iš kairės 120 mm paraštės, paskutinės pozicijos pavadinimo eilutės lygyje.
Jei yra keli patvirtinimo ir sutikimo antspaudai, jie dedami tame pačiame lygyje vertikaliose eilutėse, pradedant nuo kairiosios paraštės be įtraukimo ir su įlenkimu iš kairės paraštės 100 mm. - Jei dokumento tekste yra pastabų ar nuorodos į dokumentą, kuris buvo jo paskelbimo pagrindas, žodžiai „Pastaba“ ir „Bazė“ sudaromi iš kairės paraštės be pirmosios eilutės įtraukos, o tekstas, susijęs su jie - ties atstumu tarp eilučių lygiai 14 pt ...
- Vykdant rezoliucijas atskiruose lapuose, laikomasi šių teksto spausdinimo taisyklių:
10.1. nedidelė santrauka:
- A6 formatas (105 x 148 mm);
- puslapio paraštės: viršuje - ne mažiau kaip 10 mm, apačioje - ne mažiau kaip 10 mm, kairėje - ne mažiau kaip 12 mm, dešinėje - ne mažiau kaip 8 mm;
- šriftas Times New Roman (Times New Roman Cyr), 14 pt dydis, paryškintas, paryškintas kursyvas;
- pirmoji pastraipos eilutė įtraukta 10 mm;
- A5 formatas (148 x 210 mm);
- puslapio paraštės: viršuje - ne mažiau kaip 15 mm, apačioje - ne mažiau kaip 10 mm, kairėje - 20 mm, dešinėje - ne mažiau kaip 8 mm;
- šriftas Times New Roman (Times New Roman Cyr), 14 pt dydis, paryškintas, paryškintas kursyvas
- tarpas tarp eilučių. Leidžiama sumažinti tarpą tarp eilučių (kai tekstas netinka);
- pirmoji pastraipos eilutė yra įtraukta 12,5 mm;
- pagrįstas derinimas su žodžių įvyniojimu;
- A4 formatas (210 x 297 mm);
- puslapio paraštės: viršuje - ne mažiau kaip 20 mm, apačioje - ne mažiau kaip 20 mm, kairėje - 30 mm, dešinėje - 10 mm;
- šriftas Times New Roman (Times New Roman Cyr), dydis 14-15 pt, paryškintas, paryškintas kursyvas;
- tarpas tarp eilučių. Leidžiama mažinti tarpą tarp eilučių (kai tekstas netinka)
- pirmoji pastraipos eilutė yra įtraukta 12,5 mm;
- pagrįstas derinimas su žodžių įvyniojimu.
- Lentelėms, atspausdintoms ant A3 formato lapų (297 x 420 mm):
- puslapio paraštės: viršuje ir apačioje - 20 mm, kairėje - 30 mm, dešinėje - 10 mm. Leidžiama kairę paraštę sumažinti iki 20 mm, dešinę - iki 8 mm (kai tekstas netelpa);
- šriftas Times New Roman (Times New Roman Cyr), įprastas, dydis 15 pt. Leidžiama sumažinti iki 13 pt (kai tekstas netinka);
- tarpas tarp eilučių. Leidžiama sumažinti iki 11 pt (kai tekstas netinka);
- puslapio numeris antraštės centre, 10-15 mm atstumu nuo viršutinio krašto, šrifto dydis 14 pt.
- Paskutinio dokumento puslapio priekinės pusės apatiniame kairiajame kampe (išskyrus santraukas) nurodomas struktūrinio padalinio, kuriame buvo parengtas dokumentas, indeksas, atlikėjo pavardė, jo biuro telefono numeris (pirmoje eilutėje) ) ir inicialai (mašinininkams), dokumento sukūrimo data, failo pavadinimas (antroje eilutėje);
- šriftas Times New Roman (Times New Roman Cyr) įprastas, dydis 9 pt;
- tarpas tarp eilučių yra lygiai 9 pt.
3. Ivanova 220 88 3 1
Tiksliai 9, penktadienis, 2003 05 05 cl-W ob-1
Sužinokite, kaip parengti dokumentą GOST... pagrindinius teksto verslo ir mokslinių darbų reikalavimus, galite perskaityti GOST 2.105-95. Tai tarpvalstybinis standartas, kuriame viskas, kas susiję su bandomaisiais dokumentais, pateikiama labai išsamiai ir nuodugniai. Jame pateikiamos bendrosios nuostatos, šios sąvokos apibrėžimas ir reikalavimai, keliami įvairių tipų dokumentams. Reikalavimai dokumentų tvarkymui taip pat yra nustatyti GOST R 6.30-2003.
Pats tekstas, pagal galiojančius GOST, atspausdinamas vienoje A4 rašomojo popieriaus lapo pusėje. Viršutinė ir apatinė paraštės turi būti 2 cm, kairioji - 3 cm, dešinė - 1,5 cm. Tekstas turi būti atspausdintas su pusantro eilučių atstumu, raudona linija - su 1,25 intervalu cm Naudokite „Times New Roman Cyr“ šriftą, 14 pt.
Skaičiuokite puslapius arabiškais skaitmenimis, įdėdami juos į poraštę, puslapio viduryje. Numeravimas turi būti tęstinis visame dokumente. Naudokite 10 pt šriftą. Skaičiuodami atsižvelkite į titulinį puslapį, bet jo nedėkite. Į atskiruose lapuose pateiktus paveikslėlius ir iliustracijas taip pat reikėtų atsižvelgti bendroje numeracijoje ir ant jų nurodyti puslapio numerį.
Paveikslai ir iliustracijos turi būti sunumeruoti. Įdėkite juos į tekstą iškart po to, kai jie pirmą kartą paminėti. Skaičiavimas arabiškais skaitmenimis pateikiamas po paveikslėliu, po žodžio „pav.“. arba „Paveikslėlis“, viduryje, jis turėtų būti ištisinis visame dokumente.
Taip pat nuolatos visame dokumente pateikiamos skaičių lentelės arabiškais skaitmenimis. Po kiekviena lentele užrašykite jos pavadinimą po žodžių „Lentelė“. arba „Lentelė“. Kiekviena lentelė tekste turi būti po nuoroda į ją. Lentelės stulpelių ir stulpelių antraštes pradėkite didžiosiomis raidėmis. Negalite pakeisti pasikartojančių lentelės verčių kabutėmis.
Įrašykite visus pavadinimus eilutės viduryje, po pavadinimo neturėkite taškų. Atskirkite juos nuo turinio su trimis tarpais viršuje ir apačioje. Žodžių antraštėse negalima brūkšniuoti. GOST rekomenduojama kiekvieną naują skyrių ar skyrių pradėti naujame puslapyje.
Tekstiniai dokumentai turi būti atspausdinti naudojant kompiuterį ir spausdintuvą ant standartinių A4 formato baltos spalvos vieno popieriaus lapų.
Bendrieji teksto dokumentų dizaino reikalavimai, taip pat formulių, paveikslų ir lentelių naudojimo juose reikalavimai yra nustatyti tarpvalstybinio standarto GOST 2.105-95. Be to, tie patys reikalavimai su paaiškinimais, kurie taikomi MTTP ataskaitoms, pateikti GOST 7.32-2001.
Ruošiant dokumento tekstą teksto rengyklėje MS Word, rekomenduojama nustatyti šiuos parametrus.
Puslapio parinktys („ Failas "):
- Popieriaus dydis - A4 210 × 297 mm ;
- Paraštės: viršuje - 2,0 cm... Apačioje - 2,0 cm... Kairė - 2,5 cm... Dešinėje - 2,0 cm;
- Įrišimo padėtis - kairėje ;
Šriftų parinktys („ Formatas "):
- Šriftas - Times New Roman ;
- Dydis - 14 balų (spausdinimo pramonėje ir teksto redaktoriuje „M S Word“ taip pat naudojamas kaip standartinis vienetas pastraipą... 1 pt = 1/72 colio);
- Teksto spalva - Automatinis arba Juoda ;
Pastraipos parinktys („ Formatas "):
- Derinimas - Pagal plotį ;
- Kairės ir dešinės įtraukos - 0 cm(t. y. nėra);
- Pirma eilutė (raudona linija) - 1,5 cm ;
- Tarpai prieš ir po pastraipų - 0 fr(t. y. nėra);
- Tarpai tarp eilučių - Pusantro(ar kita - duota).
Dokumento tekstas atspausdintas vienoje lapo pusėje.
Dokumento dalys turi būti sunumeruotos visame tekste, išskyrus priedus. Skyriai, poskyriai, punktai ir poskyriai turi būti sunumeruoti arabiškais skaitmenimis ir parašyti su pastraipos įtraukomis. Po skyriaus, poskirsnio, pastraipos ir pastraipos numerio nei antraštėse, nei tekste nėra taško. Skyrių antraštės, poskyriai ir pastraipos turi būti rašomos didžiosiomis raidėmis be taško pabaigoje, neparašant. Pavyzdžiui: „3 bandymo metodai“, „3.2 Bandymo paruošimas“.
Jei pavadinimą sudaro du sakiniai, atskirkite juos tašku.
Šių elementų antraštėms paryškinti gali būti naudojami skirtingi šriftų stiliai (paryškintas, paryškintas kursyvas, kursyvas), taip pat didžiosios ir mažosios raidės.
Dokumento skyrių, poskyrių, pastraipų ir pastraipų pavadinimai paprastai atskiriami viena eilute vienas nuo kito ir nuo pagrindinio teksto.
Sąrašai gali būti pateikiami straipsniuose ar poskirsniuose. Prieš kiekvieną surašymo vietą reikia įdėti brūkšnelį arba, jei reikia, dokumento tekste pateikti nuorodą į vieną iš išvardijimų, mažąsias raides (išskyrus - g, e, z, d, o, b, s, b), po to skliausteliuose. Norėdami išsamiau išvardyti sąrašus, turite naudoti arabiškus skaičius, po kurių įdedamas skliaustas ir įrašomas su pastraipos įterpimu. Pavyzdžiui:
Išnašos dedamos puslapio, kuriame jos nurodytos, pabaigoje, pastraipos įtraukos yra tokios pačios šrifto kaip ir pagrindinis tekstas, bet mažesnės (10 pt) ir atskiriamos nuo teksto trumpa plona horizontalia linija kairėje pusėje.
Išnašos ženklas dedamas iškart po žodžio, skaičiaus, simbolio, sakinio, kuriam pateikiamas paaiškinimas, ir prieš paaiškinimo tekstą.
Išnašos žymėjimas atliekamas arabiškais skaitmenimis su skliausteliais ir dedamas viršutinio šrifto krašto lygyje. Vietoj skaičių leidžiama naudoti žvaigždutes (*). Nerekomenduojama naudoti daugiau nei keturių žvaigždžių. Kiekvieno puslapio išnašos numeruojamos atskirai.
Visi dokumento puslapiai turi būti sunumeruoti arabiškais skaitmenimis, laikantis nuolatinio teksto numeracijos. Puslapio numeris įrašomas lapo apačios centre (" Puslapių numeriai ..."meniu" Įdėti") be jokių papildomų simbolių (kabučių, brūkšnelių, taškų ir pan.).
Titulinis puslapis yra įtrauktas į bendrą puslapių numeraciją, tačiau puslapio numeris ant jo (ir tik ant jo) nėra pritvirtintas.
Iliustracijos ir lentelės, esančios atskiruose lapuose, įtrauktos į bendrą ataskaitos puslapių numeraciją.
Kiekvienas struktūrinis dokumento elementas (įvadas, skyriai, išvada, panaudotų šaltinių sąrašas, priedai ir kt.) Turėtų būti pradedamas iš naujo lapo.
Kiekvienas priedėlis prasideda žodžiu „Priedas“ su didžiosiomis rusų abėcėlės raidėmis (išskyrus E, Z, Y, O, CH, b, Y, b), esančias puslapio viršuje. . Pavyzdžiui: A priedas.
Paraiška turi turėti pavadinimą, kuris vykdomas atskiroje eilutėje, horizontaliai centre ir didžiosiomis raidėmis.
Dokumentuose gali būti naudojami tik moksliniai ir techniniai terminai, pavadinimai ir apibrėžimai, nustatyti atitinkamuose standartuose, o jei jų nėra - jie visuotinai pripažįstami mokslinėje ir techninėje literatūroje.
Dokumento tekstas neleidžiamas.
- taikyti šnekamosios kalbos posūkius, techniką, profesionalumą;
Taip pat skaitykite: Gautinos sumos balanse yra tos sąskaitos
- taikyti tą pačią sąvoką įvairiems moksliniams ir techniniams terminams, kurių reikšmė artima (sinonimai), taip pat svetimiems žodžiams ir terminams, kai yra lygiaverčių žodžių ir terminų rusų kalba;
- taikyti savavališkus žodžių junginius;
- taikyti žodžių santrumpas, išskyrus tas, kurios nustatytos rusų rašybos taisyklėse, atitinkamuose valstybės standartuose, taip pat šiame dokumente;
- sutrumpinti fizinių dydžių vienetų žymėjimą, jei jie naudojami be skaičių, išskyrus fizinių dydžių vienetus lentelių galvutėse ir šonuose, taip pat dekoduojant raidžių žymes, įtrauktas į formules ir skaičius.
Siūlomų teorinių nuostatų matematiniam pagrindimui naudojamos formulės (lygtys).
Naudodami formules, turite laikytis šių rekomendacijų:
- formulėse kaip simboliai turėtų būti naudojami atitinkamuose valstybės standartuose nustatyti žymėjimai;
- simbolių ir skaitinių koeficientų, įtrauktų į formulę, paaiškinimai, jei jie nepaaiškinti anksčiau tekste, turėtų būti pateikiami tiesiai po formule. Kiekvieno simbolio paaiškinimai turėtų būti pateikiami naujoje eilutėje tokia tvarka, kokia simboliai pateikiami formulėje. Pirmoji paaiškinimo eilutė turi prasidėti žodžiu „kur“ be dvitaškio po jo;
- formulė turėtų būti atskiroje eilutėje su pastraipos įtraukomis;
- formulės turi būti sunumeruotos nenutrūkstamu numeracija arabiškais skaitmenimis, kurie rašomi formulės lygiu dešinėje skliausteliuose, pavyzdžiui, (1). Naudojamas tas pats šriftas kaip ir pagrindiniame tekste;
- viena eilutė paprastai praleidžiama prieš ir po formulės;
- formulės, einančios viena po kitos ir neatskirtos tekstu, atskiriamos kableliu;
- perkelti formules į kitą eilutę leidžiama tik ant atliktų operacijų ženklų, o kitos eilutės pradžioje esantis ženklas kartojamas;
Formulėms įvesti naudojama formulės redaktorė „Microsoft Equation 3.0“ iš „Microsoft Word“. Prieš įvesdami formules atidarytame formulių rengyklės lange, turite patikrinti ir, jei reikia, nustatyti šiuos parametrus.
Meniu " Stilius "(su komanda" Apibrėžkite… "):
Tekstas LaikaiNaujasRomanasCyr o o
Funkcija LaikaiNaujasRomanasCyr o o
Kintamasis Times New Roman Cyr o þ
P. graikų Simbolis o o
NS. graikų Simbolis o o
Simbolis Simbolis o o
Matrica - vektorius Times New Roman Cyrþ o
Numeriai Times New Roman Cyr o o
Meniu " Dydis "(komanda" Apibrėžkite… "):
- didelis indeksas, 8 fr ;
- Mažas indeksas - 6 fr ;
- didelis simbolis, 20 fr ;
- Mažas simbolis 12 fr.
Teksto pastraipoms, kuriose yra formulės, rekomenduojama nustatyti tuos pačius parametrus, kaip ir pagrindiniame tekste.
Skaitmeninė medžiaga paprastai pateikiama lentelių pavidalu, kad būtų geriau matomas ir lengviau palyginti rodiklius.
Naudodami lenteles, turite laikytis šių rekomendacijų:
- lentelės sunumeruotos arabiškais skaitmenimis;
- lentelės pavadinimas turi būti dedamas virš lentelės kairėje be įtraukos vienoje eilutėje, jos numeris atskirtas brūkšneliu, pavyzdžiui, „1 lentelė - pavadinimas“ (pabaigos taško nėra);
- stulpelio „Skaičius eilėje“ neleidžiama įtraukti į lentelę. Jei reikia numeruoti rodiklius, parametrus ar kitus duomenis, serijos numeriai turėtų būti nurodyti lentelės pirmajame stulpelyje (šoninėje juostoje) prieš pat jų pavadinimą;
- skaičiai lentelių stulpeliuose turėtų būti sudėti taip, kad skaičių stulpeliai visame stulpelyje būtų vienas po kito. Viename stulpelyje turėtų būti stebimas vienodas skaičius po kablelio visoms dydžių vertėms;
- lentelės langeliuose naudojamas tas pats šriftas, kaip ir pagrindiniame tekste, tačiau lentelėje leidžiama naudoti mažesnį šrifto dydį nei tekste;
- lentelės langeliuose neturėtų būti įdubimų;
- stalo pagrindinio tinklelio storis paprastai nustatomas lygus 0,75 pt;
- stalai yra horizontaliai centre;
- po lentelės visada praleidžiama viena eilutė.
Pateikiamam tekstui paaiškinti naudojami paveikslai (iliustracijos, diagramos, grafikai).
Naudodami paveikslėlius, turite laikytis šių rekomendacijų:
- Skaičiai turi būti dedami į dokumentą iškart po teksto, kuriame jie minimi pirmą kartą, arba kitame puslapyje;
- skaičiai sunumeruoti arabiškais skaitmenimis;
- figūros pavadinimas turėtų būti dedamas po juo, centre, palyginti su vaizdu, vienoje eilutėje, jo numeris atskirtas brūkšneliu, pavyzdžiui, „1 paveikslas - pavadinimas“ (pabaigos taško nėra);
- Figūros paprastai yra horizontaliai centre;
- viena eilutė visada praleidžiama prieš ir po paveikslo;
- jei paveikslėlis yra pakankamai mažas, jis gali būti dešinėje nuo teksto (t. y. paveikslėlis yra dešiniajame puslapio krašte su teksto įvyniojimu). Šiuo atveju teksto įtrauka iš visų pusių turi būti ne mažesnė kaip 0,5 cm.
Nuorodų sąraše yra tik tie darbai, kurie yra nurodyti dokumente; nuorodos į nepaskelbtus kūrinius neleidžiamos.
Naudotos literatūros sąrašo sudarymo taisyklės yra apibrėžtos GOST 7.1-84. Be to, GOST 7.32-2001 pateikiamos tos pačios taisyklės su paaiškinimais, kurios taikomos MTTP ataskaitoms. Vadovaujantis jais, literatūros sąrašas spausdinamas originalo kalba. Kiekvienos šio sąrašo pastraipos formatavimo reikalavimai yra tokie patys kaip ir pagrindinio dokumento teksto.
Šaltiniai bibliografijoje turėtų būti cituojami tokia tvarka, kokia jie yra pagrindiniame kūrinio tekste, sunumeruoti arabiškais skaitmenimis be taško ir turi būti įtraukti.
Aprašant literatūrą, pateikiama informacija apie visus autorius. Jei jų yra daugiau nei keturi, nurodykite tik trijų iš jų pavadinimus, pridėdami žodžius „ir tt“.
Nurodant informaciją apie kompiliatorius, redaktorius, vertėjus, iliustratorius ir kt. duoti ne daugiau kaip du vardus. Jei jų yra trys ar daugiau, kiekvienoje kategorijoje nurodykite tik vieno iš jų pavardę, pridėdami žodžius „ir tt“.
/ Kurso projekto registracija / Reikalavimai teksto dokumentų trumpam dizainui
1 Reikalavimai teksto dokumentų projektavimui asmeniniame kompiuteryje
Naudojant kompiuterį, nustatomos šios paraštės: viršutinė - 2 cm; apačia - 3,5 cm; dešinėje - 1,5 cm; kairė - 3 cm (paraštėms nustatyti naudokite komandą: File / Page Setup).
Tekstas turi būti įvestas teksto rengyklėje „Microsoft Word“ su pusantro tarpo (naudokite komandą Formatas / pastraipa / tarpinė linija / pusantro) vienoje A4 formato popieriaus pusėje. Pastraipos įtrauka - 1,5 cm. Lygiavimas - pločio.
Šrifto tipas: Times New Roman.
Šrifto dydis: tekstui - 14; antraštėms - 16; subpozicijoms - 14; formulėms - 14; lentelėms - 9, 10 arba 12.
Skyrių (skyrių), poskyrių antraštės spausdinamos didžiosiomis raidėmis (Stoties eksploatavimo techninės ir ekonominės charakteristikos), sunumeruotos arabiškais skaitmenimis be taško pabaigoje ir parašytos su pastraipos įtrauka.
Taip pat skaitykite: Federalinės antstolių tarnybos biuras Baltarusijos Respublikoje
Žodžių brūkšneliai antraštėse ir subpozicijose neleidžiami.
Tarpas tarp antraštės ir teksto turi būti lygus dviem tarpais (šrifto dydis 14). Tarpas tarp skirsnio ir poskirsnio antraščių yra vienas tarpas (šrifto dydis 14).
Rašydami nepamirškite teksto įvedimo taisyklių:
1 Po skyrybos ženklų turi būti tarpas, prieš skyrybos ženklus tarpas nededamas (disciplinos: istorija, matematika, fizika).
2 Po skliausteliuose ir kabutėse nėra tarpo, pavyzdžiui, „Karas ir taika“ (puikus Levo Tolstojaus darbas).
3 Prieš brūkšnelį ir po jo reikia vietos (Žemė yra mūsų namai). Prieš ir po brūkšnelio (pirmiausia bet kur) nėra vietos.
4 Po antraščių taškai nededami.
2 Skyriai ir poskyriai
Skiltys turi turėti serijos numerius visame dokumente (dalys, knygos), pažymėtos arabiškais skaitmenimis be taško ir parašytos su pastraipos įtraukomis. Skiltys turi būti sunumeruotos kiekviename skyriuje. Poskyrio numerį sudaro skyrių ir poskyrių numeriai, atskirti tašku. Pasibaigus poskirsnio numeriui, taškas nededamas. Skyrius, kaip ir poskyrius, gali sudaryti vienas ar daugiau elementų.
Jei dokumente nėra poskyrių, jame esančių punktų numeracija turėtų būti kiekvienoje skiltyje, o punkto numerį turėtų sudaryti skyrių ir punktų numeriai, atskirti tašku. Prekės numerio pabaigoje nėra taško, pavyzdžiui:
1 Tipai ir pagrindiniai matmenys
Pirmo dokumento skyriaus pastraipų numeracija
2 Techniniai reikalavimai
Antrojo dokumento skyriaus pastraipų numeracija
Jei dokumente yra poskyrių, tada punktų numeracija turėtų būti poskirsnyje, o straipsnio numerį turėtų sudaryti skyrių, poskyrių ir punktų numeriai, atskirti taškais, pavyzdžiui:
3 Bandymo metodai
3.1 Prietaisai, medžiagos ir reagentai
Dokumento trečiojo skirsnio pirmo poskirsnio punktų numeracija
3.2 Bandymo paruošimas
Dokumento trečio skyriaus antro poskirsnio punktų numeracija
Lentelės, išskyrus priedų lenteles, turi būti nuosekliai sunumeruotos arabiškais skaitmenimis.
Kiekvieno priedo lentelės pažymėtos atskiru numeracija arabiškais skaitmenimis, prieš skaitmenį pridedant programos pavadinimą. Jei dokumente yra viena lentelė, ji turėtų būti pažymėta kaip „1 lentelė“ arba „B.1 lentelė“, jei ji pateikta B priedėlyje.
Skiltyje leidžiama numeruoti lenteles. Šiuo atveju lentelės numerį sudaro skyriaus numeris ir lentelės eilės numeris, atskirti tašku.
Lentelės pavadinimas turi būti dedamas kairėje virš lentelės be įtraukų. Pavyzdžiui:
1 lentelė. Medžiagų lydymosi temperatūra
1 373 — 1 473 (1 100-1 200)
Lentelės stulpelių ir eilučių antraštės turėtų būti rašomos didžiosiomis raidėmis, o stulpelių paantraštės - mažosiomis raidėmis, jei jos sudaro vieną sakinį su antrašte, arba didžiosiomis raidėmis, jei yra nepriklausoma prasmė. Lentelių antraščių ir subpozicijų pabaigoje taškai neįrašomi. Grafiko antraštės ir subpozicijos nurodytos vienaskaita.
Į lentelę neleidžiama įtraukti stulpelio „Skaičius tvarka“.
Jei lentelės eilutės ar stulpeliai viršija puslapio formatą, ji padalijama į dalis
Žodis „Lentelė“ vieną kartą nurodomas kairėje virš pirmosios lentelės dalies, žodžiai „Lentelės tęsinys“ rašomi virš kitų dalių, nurodant lentelės numerį (žymėjimą).
Stalą leidžiama dėti išilgai dokumento lapo pusės.
4 iliustracijos (nuotraukos)
Iliustracijų turėtų pakakti, kad paaiškintų pateiktą tekstą. Iliustracijos gali būti ir dokumento tekste (galbūt arčiau atitinkamų teksto dalių), ir jo pabaigoje. Iliustracijos turi būti sudarytos pagal ESKD ir SPDS standartų reikalavimus. Iliustracijos, išskyrus programų iliustracijas, turi būti nuosekliai sunumeruotos arabiškais skaitmenimis. Jei yra tik vienas paveikslėlis, jis pažymėtas kaip „1 paveikslas“.
Kiekvienos programos iliustracijos žymimos atskiru numeracija arabiškais skaitmenimis, prieš numerį pridedant programos pavadinimą. Pavyzdžiui - A.3 pav.
Skyriuje leidžiama numeruoti iliustracijas. Šiuo atveju iliustracijos numerį sudaro sekcijos numeris ir iliustracijos eilės numeris, atskirti tašku. Pavyzdžiui - 1.1 pav.
Jei reikia, iliustracijos gali turėti pavadinimą ir aiškinamuosius duomenis (paveikslėlio tekstas). Žodis „paveikslas“ ir pavadinimas dedami po aiškinamaisiais duomenimis ir pateikiami lapo centre taip: 1 paveikslas - informacija apie įrenginį.
Formulės parašytos lapo centre.
Formulėse turėtų būti naudojami atitinkamų valstybės standartų nustatyti simboliai. Simbolių ir skaitinių koeficientų, įtrauktų į formulę, paaiškinimai, jei jie nepaaiškinti anksčiau tekste, turėtų būti pateikiami tiesiai po formule. Kiekvieno simbolio paaiškinimai turėtų būti pateikti naujoje eilutėje tokia tvarka, kokia simboliai pateikiami formulėje. Pirmoji paaiškinimo eilutė turi prasidėti žodžiu „kur“ be dvitaškio po jo.
PAVYZDYS Kiekvieno mėginio tankis, kg / m, apskaičiuojamas pagal formulę
kur m Ar mėginio masė, kg;
- mėginio tūris, m
Formulės, kurios seka viena po kitos ir nėra atskirtos tekstu, atskiriamos kableliu.
Į kitą eilutę leidžiama perkelti formules tik atliktų operacijų ženklais, o kitos eilutės pradžioje esantis ženklas kartojamas. Perkeliant formulę į daugybos ženklą, naudokite ženklą „“.
Formulės, išskyrus priedėlyje pateiktas formules, turėtų būti sunumeruotos nuoseklia numeracija arabiškais skaitmenimis, kurie formulės lygiu rašomi skliausteliuose dešinėje. Viena formulė žymima - (1).
Prieduose pateiktos formulės kiekviename priede turi būti atskirai sunumeruotos arabiškais skaitmenimis, prieš kiekvieną skaitmenį pridedant programos pavadinimą, pavyzdžiui, (B.1) formulę.
Skiltyje leidžiama skaičiuoti formules. Šiuo atveju formulės numerį sudaro sekcijos numeris ir formulės eilės numeris, atskirti tašku, pavyzdžiui (3.1).
Pateikimo tvarka matematinių lygčių dokumentuose yra tokia pati kaip ir formulių.
Paraiška turi būti pavadinta atskiroje eilutėje simetriškai, palyginti su didžiosiomis raidėmis.
Programos žymimos didžiosiomis rusų abėcėlės raidėmis, pradedant A, išskyrus raides E, 3, Y, O, H, L, Y, b. Po žodžio „Taikymas“ rašoma raidė, nurodanti jos seką.
Programas leidžiama nurodyti lotyniškos abėcėlės raidėmis, išskyrus I ir O raides.
Jei visiškai naudojamos rusų ir lotynų abėcėlės raidės, leidžiama programas pažymėti arabiškais skaitmenimis.
Jei dokumente yra vienas priedas, jis vadinamas „A priedu“.
Paraiškos paprastai atliekamos ant A4 formato lapų. Leidžiama rengti paraiškas A3, A43, A44, A2 ir A1 lapuose pagal GOST 2.301.
Kiekvieno priedo tekstą, jei reikia, galima suskirstyti į skyrius, poskyrius, punktus, papunkčius, kurie yra sunumeruoti kiekviename priede. Prieš skaičių nurodomas šios programos pavadinimas.
