Organizacijų archyvuose dokumentai saugomi tam tikrus laikotarpius, po to jie turi būti perduoti valstybės saugojimui valstybės ir savivaldybių archyvuose. Federaliniai įstatymai nustato maksimalų dokumentų, įrašytų į Rusijos Federacijos archyvų fondą, saugojimo laikotarpį:
- dokumentai apie personalą, notarinių veiksmų įrašai, namų ūkio knygos ir dokumentai, susiję su būsto fondo privatizavimu - 75 metai;
- projektinė dokumentacija kapitalinei statybai - 20 metų;
- technologinė ir projektinė dokumentacija - 20 metų;
- išradimo, naudingo modelio, pramoninio dizaino patentai - 20 metų:
- mokslinė dokumentacija - 15 metų;
- filmams ir fotografijos dokumentams - 5 metai;
- vaizdo ir fotodokumentams - 3 metai.
Likvidavus organizaciją, nuolatinio saugojimo laikotarpio dokumentai ir visą darbo dieną dirbantys darbuotojai perduodami valstybės (savivaldybės) archyvui. Verta paminėti, kad nevyriausybinėms organizacijoms, kurių kai kurie dokumentai priskiriami Rusijos Federacijos archyvų fondo sudėčiai, tokiam perdavimui labai svarbu sudaryti susitarimą dėl federalinės sistemos sukūrimo. Rusijos archyvo tarnyba. Jei organizacija laiku nesudarė sutarties su archyvu, tokiu atveju valstybės (savivaldybės) archyvas privalo priimti saugoti tik dokumentus apie organizacijos darbuotojus. Likusių dokumentų saugojimo vietą nustato likvidavimo komisijos pirmininkas arba bankroto komisaras.
Dokumentų paruošimas perdavimui į archyvą
Kiekvienoje organizacijoje per metus susidaro tam tikras atvejų skaičius. Kai kurie iš jų, pasibaigus nustatytam saugojimo laikotarpiui, turi būti grąžinti į archyvą. Tai atvejai, kai įforminti nuolatinio „laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo dokumentai. Bylos perduodamos archyvui praėjus metams po jų užbaigimo biuro darbe. Dokumentus, skirtus perkelti į archyvą, rengia ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojai ir struktūrinių padalinių sekretoriai. Baigę bylas, jos perduodamos archyvui.
Bylų registravimą sudaro šios operacijos:
- dokumentų grupavimo į bylas teisingumo tikrinimas;
- susiuvimas (padavimas);
- lapų numeracija;
- atestavimo užrašo (atestavimo lapo) surašymas;
- prireikus vidinio bylos dokumentų aprašo sudarymas;
- koreguoti bylos viršelio detales (patikslinti organizacijos pavadinimą, registracijos indeksą, bylos galutines datas, bylos pavadinimą);
- bylos aprašo surašymas ir registravimas.
Atvejai su laikinu saugojimo laikotarpiu (iki 10 metų imtinai) turi būti iš dalies registruojami, kai leidžiama:
- nesisteminti byloje esančių dokumentų;
- neskaičiuokite bylos lapų;
- nesudarinėkite sertifikavimo užrašų;
- nesiūti (nesiūti)
Dokumentų grupavimo į bylas teisingumas tikrinamas siekiant dar kartą patikrinti byloje esančius dokumentus, antraštę pagal nomenklatūrą, dokumentų išdėstymą byloje pagal tam tikrus principus: svarstomais klausimais ; pagal chronologiją; geografiškai; korespondentų abėcėlės tvarka ir kt.
6.2 pav. Bylos liudytojo lapo forma
Kai baigsite, labai svarbu apvynioti arba įrišti dėklą. Prieš tai iš dėklo pašalinami visi metaliniai daiktai: sąvaržėlės, smeigtukai ir kt. Dokumentai išimami iš segtuvo. Po paskutinio dokumento į bylą dedamas lapas, skirtas atestavimo įrašui "bylos pradžioje, jei reikia, įterpiamas vidinio inventoriaus lapas arba lapai (jei yra, tada atspausdintos vidinio inventoriaus formos) Dėklas neturėtų viršyti 250 lapų. Jei per metus byloje buvo deponuota daugiau dokumentų, jie turi būti suskirstyti į kelis tomus.
Visi dokumentai yra paduoti arba įrišti kietu viršeliu. Kadangi į bylą deponuojami įvairaus formato dokumentai, juos reikia apsiūti 4 kartus. Tai užtikrins, kad visi dokumentai būtų saugiai priklijuoti.
6.3 pav. Bylos dokumentų vidaus inventorizacijos forma
Jei galiojimo laikas yra ilgas, dėklą galite susiūti, įskaitant dangtelio viršutinę ir apatinę dalis. Nuolatiniai failai pateikiami pradedant nuo viršelio esančio lapo. Viršutinė dangtelio dalis nėra apsiūta. Ant pirmojo lapo uždedamas plonas iki 1 cm pločio kartono pamušalas, per jį susiuvamas dėklas. Kadangi toks dėklas turėtų būti saugomas amžinai, toks padavimas apsaugo siūlus nuo dilimo ir suteikia estetiškesnį dėklo vaizdą.
Pateikdami dokumentus turite užtikrinti, kad būtų galima perskaityti visą dokumentų tekstą. Dokumentai, kurių galiojimo laikas yra trumpesnis nei 10 metų, gali būti nepateikiami, bet lieka aplanke.
Visi lapai nuolatinio ir laikino saugojimo atvejais yra sunumeruoti, kad būtų užtikrintas dokumentų saugumas ir patogumas naudotis. Lapai sunumeruoti juodu grafito pieštuku arba skaitikliu viršutiniame dešiniajame kampe tik nuo priekinės lapo pusės, neliečiant dokumento teksto. Draudžiama naudoti rašalą ir spalvotus pieštukus. Didesnio formato nei A4 formato lapas yra apsiūtas vienu kraštu, išskleistas ir sunumeruotas kaip vienas lapas. Sulenktas ir apsiūtas lapas sunumeruotas kaip du lapai. Iliustruotos medžiagos, nuotraukos sunumeruotos kitoje pusėje viršutiniame kairiajame kampe. Vokai su užrašais ar priedais, kurie yra siuvami į dėklą, numeruojami nepriklausomai. Voke esantis gaubtas sunumeruotas su kitu numeriu už voko. Kuriant kelis vienos bylos tomus, kiekvienas jų sunumeruojamas atskirai.
6.4 pav. Viršelio forma, skirta nuolatiniam ir laikinam (daugiau nei 10 metų) saugojimui
Numeravimo rezultatai įrašomi į konfidencialų įrašą paskutiniame specialiai jai pasiūtame dėklo lape. Jis skaičiais ir žodžiais nurodo sunumeruotų dokumentų lapų skaičių ir atskirai per ženklą „+“ - vidaus inventoriaus lapų skaičių, raides ir trūkstamus skaičius.
Įgaliojimo įrašą pasirašo jį surašęs asmuo, nurodydamas pareigas, asmeninį parašą, pavardę ir surašymo datą. Ant korpuso viršelio arba paskutinio lapo nugarėlės draudžiama daryti patvirtinimo užrašą.
Bylos liudijimo formą nustato Pagrindinės organizacijų archyvų taisyklės.
Tuo atveju, kai byloje yra ypač vertingų dokumentų - asmens bylose, bylos dėl akademinių laipsnių suteikimo ir priėmimo
Valstybinis standartas R 51141-98 įtvirtina tokį vidinio inventoriaus apibrėžimą: „Vidinis bylos dokumentų aprašas - accounting apskaitos dokumentas, kuriame yra bylos dokumentų sąrašas, nurodantis dokumentų eilės numerius, jų indeksus, pavadinimus, datas, lapų numerius“. 1.
Vidinė inventorizacija pateikiama prieš bylos dokumentus ir joje yra informacijos apie kiekvieną iš jų. Galutiniame vidinės inventorizacijos įraše nurodomas į jį įtrauktų dokumentų ir paties inventoriaus lapų skaičius.
Naudojant automatines dokumentų registravimo sistemas, vidinė inventorizacija gali būti sukurta ir išspausdinta automatiškai, remiantis informacija, įvesta į byloje esančių dokumentų registracijos korteles. Po to, kai dokumentai yra paduoti, sunumeruoti, surašomas atestavimo užrašas ir vidinė bylos dokumentų inventorizacija, atliekamas papildomas bylos dangčio dizainas.
Dėklo viršelio dizainas atliekamas nustatant bylas biuro darbe ir atliekamas pagal valstybinio standarto GOST 17914-72 reikalavimus. „Ilgalaikio laikymo dėklo dangteliai. Tipai, dydžiai, techniniai reikalavimai “. Pradėjus bylą pagal bylų nomenklatūrą, ant viršelio jau buvo pateikta daug informacijos:
- institucijos (organizacijos) pavadinimas ir pavaldumas;
- struktūrinio padalinio pavadinimas;
- rašytinis bylos indeksas;
- bylos pavadinimas;
- dėklo galiojimo laikas.
Ruošiant bylą pateikti archyvui, šie duomenys yra patikslinami ir papildomi. Pavyzdžiui, ant viršelio jie uždėjo:
- tūrio numeris, jei byloje yra keli tomai;
- bylos nagrinėjimo terminai;
- lakštų skaičius byloje;
- fondų numeriai, inventorius ir atvejai pagal inventorių.
Paskutiniai rekvizitai įdedami į archyvą.
6.5 pav. Nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų aprašo forma
Projektuojant dangtelį labai svarbu laikytis tam tikrų reikalavimų. Taigi, organizacijos pavadinimas rašomas įvardžiu. Jei vardas pasikeitė per metus, tada abu pavadinimai pateikiami viršelyje, skliausteliuose įrašant buvusį pavadinimą, o po juo - naują.
Bylos pavadinimas perkeliamas į viršelį metų pradžioje iš bylos nomenklatūros. Tačiau išanalizavus dokumentų turinį, gali prireikti įvesti kai kuriuos pavadinimo paaiškinimus. Esant tokiam poreikiui, reikėtų papildyti bylų nomenklatūrą ir pavadinimą bei rodyklę kartu su šiuo priedu uždėti ant viršelio. Pirma, pavadinime turėtų būti nurodytas bylos tipas (byla, korespondencija, dokumentai ir kt.) Arba dokumentų tipas (protokolai, įsakymai, ataskaitos, aktai). Tada nurodomas autorius arba korespondentas (jei ϶ᴛᴏ korespondencija) ir tada klausimas, atspindintis dokumentų turinį ... Galima vienu atveju suformuoti kelių autorių ar korespondentų dokumentus, jei jie susiję su vienu klausimu. Pavadinimuose nenurodomas dokumentų autentiškumas, tačiau deramasi dėl dokumentų kopijų. Ant bylos dangtelio turi būti nurodytos ankstyviausių ir paskutinių dokumentų datos bei bylos saugojimo laikotarpis. Failuose su nuolatinio saugojimo dokumentais nurodoma „saugoti visam laikui“, kitiems - tam tikras saugojimo laikotarpis sąraše.
Nurodant lapų skaičių, neatsižvelgiama į vidinio inventoriaus ir sertifikavimo įrašo lapus.
Sąrašas sudaromas visiems nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo atvejams. Svarbu pažymėti, kad inventorius yra ival archyvinė informacinė knyga, kurioje yra susistemintas saugojimo vienetų sąrašas, taip pat skirta jų apskaitai ir sisteminimui. Svarbu pažymėti, kad inventorius yra pagrindinis apskaitos informacinis vadovas biuro darbe ir archyvuose. Atsargos sudaromos atskirai dėl nuolatinio saugojimo, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų, personalo atvejų. Kai kuriais atvejais, atsižvelgiant į organizacijos specifiką, tam tikrų kategorijų byloms (teisminėms ir tiriamosioms byloms, mokslinėms ataskaitoms temomis ir kt.) Gali būti sudaromos inventorizacijos.
Atvejai inventoriuje išdėstomi pagal svarbos laipsnį. Pavyzdžiui, seka gali būti tokia: įmonės įstatai, visuotinių akcininkų susirinkimų protokolai, direktorių valdybos posėdžių protokolai, direktoriaus įsakymai dėl pagrindinės veiklos, metiniai planai ir kt. Svarbu pažymėti, kad bylų aprašus kiekviename struktūriniame padalinyje renka biuro darbo tarnybos darbuotojai.
6.6 pav. Bendro nuolatinio saugojimo atvejų sąrašo metinio skyriaus forma
Inventorius susideda iš metinių skyrių. Metiniai skyriai sudaromi nustatyta forma. Informacija apie kiekvieną į inventorių įtrauktą atvejį vadinama aprašomuoju įrašu. Tai įeina:
- korpuso serijos numeris (tomas) pagal inventorių;
- korpuso (tūrio) indeksas;
- bylos pavadinimas (tomas);
- bylos data (tomas);
- failo lapų skaičius (tūris);
- saugojimo laikotarpis (failams, saugomiems daugiau nei 10 metų);
- pastabą.
Verta pasakyti, kad kiekvienas inventoriaus atvejis turi nepriklausomą serijos numerį.
Jei dėklas susideda iš kelių tomų, kiekvienas tomas turi skaičių. Organizuoja bylas inventoriuje organizacijos archyvo tvarka. Verta paminėti, kad jis taip pat priskiria numerius struktūrinio padalinio inventoriui.
Perkeliant failus į archyvą kelerius metus, labai svarbu juos susisteminti. Įprasta tvarkos organizavimo tvarka organizacijoje yra chronologinė-struktūrinė. Tai reiškia, kad, pirma, atvejai susisteminami pagal metus. Antra, bylos susisteminamos pagal struktūrinių padalinių, kuriuose jos saugomos, pavadinimus. Visi nuolatinio metų galiojimo atvejai yra suskirstyti pagal svarbą. Paprastai ϶ᴛᴏ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ nurodo struktūrinių padalinių išdėstymo tvarką ir bylų nomenklatūros bylų antraštes.
6.7 pav. Galutinis įrašas ir sertifikato parašo forma
Remdamiesi tuo, kas išdėstyta pirmiau, darome išvadą, kad gaunamas nuoseklus visų to paties saugojimo vienerių metų atvejų sąrašas. Verta pasakyti, kad paieškos patogumui, struktūrinio padalinio pavadinimai inventoriuje gali būti nurodyti prieš pirmąjį kito struktūrinio padalinio dalyką.
Organizacijose, kuriose per metus suformuojama nedaug bylų, nepraktiška kasmet sudaryti naują inventorių. Galima parengti vieną inventorių, įskaitant atvejus keleriems metams.
6.8 pav. Bendro personalo bylų sąrašo metinio skyriaus forma
6.9 pav. Nuolatinio saugojimo elektroninių dokumentų inventoriaus forma
Tokiose organizacijose kasmet sudaromas metinis inventoriaus skyrius, nuolat skaičiuojant bylas. Atkreipkite dėmesį, kad kiekvienas metinis inventoriaus skyrius prasideda nurodant kitus metus, o tada dėžės išdėstomos tame pačiame su priimta struktūra.
Verta pasakyti, kad kiekvienas inventorius turi ϲʙᴏ numerį. Paprastai inventorius, skirtas nuolatiniam saugojimui, turi 1, tais atvejais, kai saugojimo laikotarpis yra ilgesnis nei 10 metų, - N & 2, personalui - № 3, pridedant raidžių indeksą „l / s“.
Inventorius baigiamas galutiniu įrašu. Jis skaičiais ir žodžiais nurodo į inventorių įtrauktų bylų skaičių, pirmas ir paskutinis bylų numeriai pagal inventorių, nurodant numeravimo ypatybes (raidės ir trūkstami skaičiai) Sąrašo sudarymo data antspauduojama.
Be inventoriaus, skirto nuolatiniam saugojimui, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpio atvejų, organizacijų personalo skyriai kasmet turi sudaryti personalo bylų aprašus. Personalo dokumentai turi ypatingą socialinę reikšmę - jie bus pagrindas patvirtinti darbo stažą, užimamas pareigas, darbo šioje organizacijoje trukmę ir kitus darbo santykių faktus. Verta pasakyti, kad, siekiant išvengti šių dokumentų praradimo, dauguma dokumentų apie atleistus darbuotojus yra perduodami archyvui ir saugomi 75 metus.
Plėtojantis kompiuterinėms technologijoms, didėjant dokumentų elektroninėje laikmenoje apimčiai, organizacijoms kyla poreikis saugoti garso ir vaizdo bei elektroninę dokumentaciją. Organizacijos archyve, atsižvelgiant į ED sudėtį ir apimtį, sudaromi nuolatinio saugojimo elektroninių dokumentų inventoriai. Elektroniniai dokumentai įtraukiami į nepriklausomus inventorius.
Inventoriaus egzempliorių skaičius nustatomas pagal bylų saugojimo laiką. Svarbu pažymėti, kad nuolatinio saugojimo bylų inventorius sudaromas keturiomis kopijomis. Svarbu pažymėti, kad vienas egzempliorius lieka kitame struktūriniame padalinyje, antrasis inventoriaus egzempliorius perduodamas ikimokyklinio ugdymo įstaigai, trečiasis - organizacijos archyvui. Ketvirtasis egzempliorius siunčiamas į kitą valstybės ar savivaldybės archyvą.
Organizacijos, nepateikiančios dokumentų valstybiniam archyvui, sudaro dokumentų, skirtų nuolatiniam saugojimui, bylų, kurių saugojimo laikotarpis yra 10 ar daugiau metų, personalui trimis egzemplioriais.
Atsargos nėra sudaromos byloms su laikinu saugojimo laikotarpiu “, jas pakeičia bylų nomenklatūra, kai prieš kiekvieną antraštę įrašoma pastaba apie saugojimo laikotarpį.
Kai struktūrinis padalinys rengia bylas perduoti organizacijos archyvui, archyvo darbuotojas iš anksto patikrina jų suformavimo teisingumą, registraciją ir į bylų (struktūrinio padalinio) sąrašą įtrauktų bylų skaičių, bylos pradėtos ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii su organizacijos bylų nomenklatūra. Struktūrinio padalinio darbuotojai privalo pašalinti visus tikrinimo metu nustatytų bylų formavimo ir vykdymo trūkumus. Jei atvejų trūksta, surašomas papildomas pažymėjimas.
Kiekvieną atvejį gauna asmuo, atsakingas už organizacijos archyvą, dalyvaujant struktūrinio padalinio darbuotojui. Kai m, ant abiejų struktūrinio vieneto inventoriaus kopijų prieš kiekvieną į jį įtrauktą bylą, pažymima apie bylos egzistavimą. Kiekvienos inventoriaus kopijos pabaigoje nurodomas faktiškai archyve gautų bylų skaičius, trūkstamų bylų skaičius, bylų priėmimo ir perdavimo data, taip pat už archyvą atsakingo asmens ir asmens parašai. kas perdavė bylą, nurodomi skaičiais ir žodžiais. Priimant ypač vertingas bylas, patikrinamas lapų skaičius dėžėse.
Ryšiais susietas bylas į organizacijos archyvą pristato struktūrinių padalinių darbuotojai. Kartu su bylomis į archyvą perkeliamos dokumentų registracijos kortelės. Kiekvieno kortelės indekso pavadinimas įtrauktas į inventorių.
2015 m. Rugsėjo 21 d. Įsigaliojo Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2015 m. Kovo 31 d. Įsakymas Nr. 526. Jis patvirtino „Dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvinio fondo ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo bei kitų archyvinių dokumentų vyriausybinėse įstaigose, vietos valdžios institucijose ir organizacijose taisykles“. Toliau straipsnio tekste trumpumo dėlei mes juos vadinsime „Taisyklės-2015“.
Verta paminėti, kad paskelbiant „Taisykles-2015“ archyvavimo revoliucijos nebuvo. Ar naujosios taisyklės yra draugiškesnės elektroniniams dokumentams ... Apie naujų ir senų archyvavimo taisyklių statusą kalbame šiame straipsnyje. Taip pat čia galite atsisiųsti 2015 metų įmonių archyvų veiklos taisykles.
Prieš ir po
Prisiminkime, kaip buvo iki įsakymo įsigaliojimo: organizacijos dirbo prie dviejų dokumentų.
Pirmasis iš jų yra Departamentų archyvų eksploatavimo pagrindinės taisyklės (patvirtintos SSRS pagrindinio archyvo 1985 m. Rugsėjo 5 d. Įsakymu N 263). Tai buvo vienintelis norminis (tai yra privalomas) dokumentas dėl archyvavimo Rusijoje iki 2015-09-21.
Federalinės archyvų agentūros 2015 m. Rugsėjo 18 d. Laiške N 2/2133-A nurodyta, kad nuo įsakymo Nr. 526 „Pagrindinės departamentų archyvų darbo taisyklės“ įsigaliojimo netaikoma. " Jų nebegalima naudoti.
Antrasis - Pagrindinės organizacijų archyvų taisyklės (patvirtintos 2002 m. Vasario 6 d. Rosarkhivo kolegijos sprendimu). Tai yra metodinis (neprivalomas, bet informatyvus) dokumentas, kuris nebuvo atšauktas, bet jūs galite ir netgi turite jį naudoti, nes 2015 m. Taisyklėse daugelis klausimų apie praktinius dokumentų saugojimo organizacijose veiksmus buvo palikti užkulisiuose.
Taigi mums liko du darbo dokumentai: 2015 m. Taisyklės ir Pagrindinės taisyklės. Jie turi visiškai skirtingą statusą:
Taisyklės-2015 yra norminis dokumentas. Jis yra privalomas visoms organizacijoms, nepriklausomai nuo jų veiklos srities ir nuosavybės formos. Ji buvo patvirtinta Kultūros ministerijos įsakymu.
Pagrindinės taisyklės - metodinis dokumentas. Nebūtina jo naudoti, nors šiuo atveju sukurti archyvą organizacijoje yra labai sunku. Pagrindinės taisyklės ką tik patvirtintos Rosarkhiv kolegijos sprendimu, o tai reiškia, kad jų statusas yra daug žemesnis nei 2015 m.
Organizacija, kaip ir gyvas organizmas, nuolat sąveikauja su išoriniu pasauliu ir palaiko daugybę vidinių procesų: sudaro sutartis su sandorio šalimis, priima ar parduoda prekes ir paslaugas, moka įvairius mokėjimus, koordinuoja ir tvirtina vietos taisykles.
Tuo pačiu metu daug dokumentų, kurių dauguma anksčiau ar vėliau praranda savo aktualumą ir siunčiami į archyvą. Kiekviena organizacija laikosi savo dokumentų valdymo politikos, tačiau bendrų rekomendacijų, kurios sėkmingai taikomos praktikoje ir paremtos teisės normomis, laikymasis leidžia kiek įmanoma optimizuoti archyvavimą ir išvengti galimų problemų ateityje.
Visas dokumentų rinkinys, kurį organizacija sukaupė vykdydama savo veiklą ir saugoma, yra suskirstytas į kelias kategorijas:
- steigiamieji dokumentai- yra teisinis organizacijos egzistavimo pagrindas ir nustato pagrindines jos teisines savybes;
- administracinius dokumentus- yra imperatyvaus ar informacinio pobūdžio, paprastai jie yra sudaryti aukščiausios vadovybės vardu;
- personalo dokumentai- paveikti visus galimus santykius, kurie gali kilti tarp darbuotojo ir darbdavio;
- finansinės ataskaitos- apima pirminius dokumentus, atspindinčius, kaip organizacija įgyvendina prekių ir paslaugų pirkimą ir pardavimą;
- specializuota dokumentacija- vidaus taisykles, reglamentuojančias pagrindinius organizacijos veiklos aspektus ir užtikrinančias jos struktūrinių padalinių darbo nuoseklumą.
Plačiąja prasme visus organizacijos turimus dokumentus galima suskirstyti į dvi grupės: Užpildyti dokumentai ir dokumentai, vis dar susiję su bet kokiu svarbiu verslo procesu. Viena iš pagrindinių už archyvo priežiūrą atsakingo darbuotojo užduočių yra kompetentingas turimų dokumentų apie atitinkamas bylas paskirstymas ir jų savalaikis užpildymas naujai išduotais dokumentais.
Pasirengimas perdavimo ir laikymo reikalavimams
Siekiant maksimaliai sutvarkyti juridinio asmens turimus dokumentus, naudojama speciali konsoliduota nomenklatūra, kurioje atsispindi visų bylų pavadinimai ir nurodomas jų saugojimo laikas. Failai dokumentai paprastai yra sugrupuoti pagal tipą ir surūšiuoti į atskirus aplankus.
3.4 punktas. Iš pagrindinių organizacijų archyvų taisyklių, patvirtintų 2002 m. Ir turinčių rekomendacinį pobūdį, bylų nomenklatūros forma siūloma lentelės pavidalu, kurioje yra šie laukai:
- atvejų indeksas, kurį sudaro struktūrinio padalinio skaitmeninis kodas ir korpuso serijos numeris;
- bylos pavadinimas, parašytas trumpai ir tiksliai nurodant su juo susijusio proceso esmę, nenaudojant sudėtingų struktūrų ir įžanginių žodžių;
- laukas saugojimo vienetų skaičius atspindi bylos sudėtyje esančių tomų ar dalių skaičių ir yra baigtas metų pabaigoje;
- paskutiniame stulpelyje yra Pastabos susiję su operacijomis, atliekamomis reikalais - steigimu, judėjimu ir kt.
Failai, sutvarkyti pagal konsoliduotąją nomenklatūrą, archyvuojami tam tikrą laikotarpį, atsižvelgiant į juos sudarančių dokumentų tipą. Taigi steigiamieji dokumentai saugomi per visą juridinio asmens gyvavimo laikotarpį, o jo likvidavimo atveju jie turi būti perduoti valstybės ar savivaldybių archyvui.
Dalis finansinių ataskaitų taip pat gali būti saugoma neribotą laiką, o pirminiams dokumentams šis laikotarpis yra ribotas. 5 metai... Ilgiausias archyvavimo laikotarpis numatytas personalo dokumentams - pavyzdžiui, turėtų būti saugomi darbo užmokesčio pareiškimai 75 metai, toks pat laikotarpis nustatytas darbo sutartims ir darbuotojų asmeninėms kortelėms.
Nuostatai ir atsakomybė
Federaliniu lygmeniu bendruosius archyvavimo organizavimo principus reglamentuoja 2004 10 22 įstatymas Nr. 125-FZ, kurio kai kurios nuostatos yra privalomos visoms įmonėms, turinčioms nuolatinį dokumentų srautą.
Be teisės normų dėl archyvų priežiūros, įstatymai numato ir pareigūnų bei organizacijų atsakomybę už šioje srityje padarytus pažeidimus. Bauda šiuo atveju neviršija 500 RUB tačiau visiškas ar dalinis privalomų saugojimo dokumentų nebuvimas gali užtraukti daug rimtesnę baudą - iki 300 000 rublių.
Atskiros apskaitos dokumentų archyvavimo nuostatos nurodytos dar 1983 metais patvirtintame ir vis dar aktualiame SSRS finansų ministerijos įsakyme. Išsamus dokumentų, sudarytų per visą organizacijos gyvavimą, sąrašas ir jų saugojimo sąlygos yra pateiktos Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. Rugpjūčio 25 d. Įsakyme Nr. 558. Pirmiau minėtame organizacijų archyvų darbo taisyklių rinkinyje yra išsamus rekomendacijų, susijusių su visais tokios veiklos aspektais, sąrašas.
Galimybė susipažinti su dokumentais ir jų pateikimo sąlygos
Suformuotos bylos paprastai perkeliamos į archyvą ne vėliau kaip per 3 metus nuo jose atsispindinčių ekonominių procesų pabaigos. Dokumentų saugojimo ir išdavimo tvarka nustatoma pagal patvirtintus vidaus reglamentus, pagrįstus norminiais reikalavimais ir rekomendacijomis.
Vidaus reikmėms darbo su archyviniais dokumentais trukmė yra ribota 30 dienų, tačiau atsakingo darbuotojo prašymu, atsižvelgiant į atvejų saugumą, paskirtas laikas gali būti pratęstas dar vienam mėnesiui.
Žingsnis po žingsnio archyvavimo ir archyvavimo instrukcijos
Bylų registravimo ir perdavimo saugoti tvarką galima suskirstyti į keli pagrindiniai etapai:
Reikėtų pažymėti, kad dokumentai, turintys saugojimo laikotarpį, paprastai turi būti pateikti archyvui. mažiausiai 10 metų... Likusią dokumentaciją galima saugoti tiesiogiai skyriuose ir perduoti sunaikinti, kai tik pasibaigia įstatymų nustatytas laikotarpis.
Archyvo saugojimo įranga ir patalpų tinkamumo tyrimas
Dokumentų saugojimo vietų išdėstymo procedūra išsamiai aprašyta Pagrindinėse taisyklėse. Įrengiant organizacijos archyvą pagrindinis principas yra naudoti atskirą pastatą ar patalpas jo reikmėms.
Tuo pačiu metu neleidžiama eksploatuoti itin sunykusios būklės konstrukcijų, taip pat drėgnų ir nešildomų. Apribojimas taip pat taikomas patalpoms, esančioms tuose pačiuose pastatuose su maitinimo paslaugomis ir maisto atsargomis, taip pat esančioms šalia degių ar agresyvių medžiagų sandėlių.
Vidinė archyvo saugykla turi būti išdėstyta taip, kad būtų užtikrintas maksimalus jame esančių dokumentų saugumas. Tam reikia laikytis sąlygų sąrašą:
- archyvo patalpa turi būti apsaugota nuo potvynių, atitikti priešgaisrinės saugos standartus ir turėti produktyvią vėdinimo sistemą;
- visi elektros laidai ir lizdai turi būti kuo labiau izoliuoti;
- patalpų apdaila turėtų būti atliekama su nedegiomis ir neagresyviomis medžiagomis;
- per saugyklą neleidžiama tiesti vandens ir kanalizacijos vamzdžių.
Galutinį sprendimą dėl patalpų tinkamumo archyvo reikmėms priima kelios specializuotos tarnybos, remdamosi patirtimi. Taip atsižvelgiama į patalpų priešgaisrinę saugą, jos sanitarinę būklę ir kt. Remiantis kiekvieno tyrimo rezultatais, Veikti atspindinčius jo įgyvendinimo rezultatus.
Dokumentų naudojimo ir darbo organizavimo ypatybės
Archyvo darbo pagrindas yra vadovybės patvirtintas reglamentas arba instrukcija dėl organizacijos archyvo priežiūros. Remiantis tokiu dokumentu, paskiriamas darbuotojas, kuris atlieka archyvaro pareigas ir yra atsakingas už jam patikėtų dokumentų saugumą ir išsamumą.
Archyvas organizacijoje gali egzistuoti ir kaip nepriklausomas struktūrinis vienetas, ir yra administracinėje tarnyboje. Nepaisant jos formalios priklausomybės, pagrindinis jos veikimo tikslas yra organizacijos archyvuotų duomenų formavimas, apskaita ir vientisumo užtikrinimas.
Tai pasiekiama sistemingai vykdant archyvaro veiklą, išlaikant bylų nomenklatūrą, gaunant teisingai suformatuotus tomus, jų sisteminimą ir kt. Be to, į archyvo darbuotojų pareigas įeina savalaikis ir visiškas prašomų dokumentų pateikimas, taip pat dalyvavimas sunaikinant dokumentus, kurių saugojimo laikas pasibaigęs.
Kontrolės procedūra
Be vidaus taisyklių, archyvo darbą reglamentuoja teisės aktai, įskaitant priemones, skirtas kontroliuoti archyvo įrašų tvarkymą organizacijoje.
Taigi, pagal įstatymą Nr. 125-FZ, dokumentų saugojimo tvarkos laikymosi kontrolę vykdo specialios institucijos federaliniu ir Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų lygiu. Praktiškai šią funkciją dažniausiai atlieka Mokesčių inspekcija ir Pensijų fondas, kaip pagrindiniai išoriniai organizacijos dokumentų naudotojai. Tas pats įstatymas numato atsakomybę iki baudžiamosios atsakomybės už archyvinius reikalus reglamentuojančių teisės aktų pažeidimus.
Toliau pateikiama organizacijos biuro darbo eigos automatizavimo programos apžvalga.
Elektroninių laikmenų registracija
Plačiai paplitusių aukštųjų technologijų pasaulyje „klasikinė“ informacijos laikmena - popierius ir jo dariniai - lėtai, bet užtikrintai užleidžia vietą elektroninėms laikmenoms. Šiuo atžvilgiu archyvo darbuotojas anksčiau ar vėliau turės klausimą: kaip tokius dokumentus priimti saugoti? Atsakymas paprastas: ta pačia forma, kokia jie buvo iš pradžių sukurti.
Jei, pavyzdžiui, užsienio tiekėjo sąskaitos faktūros pateikiamos elektroniniu dokumentu, patvirtintu skaitmeniniu parašu, tai jos turėtų būti išsaugotos kompiuterio atmintyje - nieko daugiau nereikia atspausdinti ir patvirtinti. Tokie dokumentai paprastai įtraukiami į bylų nomenklatūrą, atsižvelgiant į nustatytą saugojimo laikotarpį.
Archyvinis biuro darbas organizacijoje - sudėtingas ir daugiapakopis procesas reikalauja iš dalyvių kruopštaus planavimo ir daugelio reikalavimų bei rekomendacijų laikymosi. Nepaisant to, gerai sukurta dokumentų rinkimo sistema ne tik liudija gerai koordinuotą ir produktyvų padalinių darbą, bet ir parodo organizacijos, kaip efektyvaus verslo vieneto, potencialą.
Išsamios dokumentų perkėlimo į archyvą instrukcijos pateikiamos vaizdo įraše.
Amūro regiono valstybinio archyvo įsigijimo skyriaus ir departamento archyvo vedėja Elena Shilova kalbėjo apie kai kuriuos teisingo dokumentų saugojimo klausimus.
Po Personalo klubo, kuris vyko laikraštyje "Dirbk!" praėjusį ketvirtadienį dalyviams tapo aišku, kad įmonės personalo pareigūnas ar archyvaras yra puikus žmogus. Būtent nuo jų priklauso organizacijos dokumentų srauto tvarka, kurią kartais labai sunku suprasti.
Kaip paaiškėjo, galima kalbėti apie tai, kaip tinkamai tvarkyti archyvą organizacijoje amžinai, sunku rasti tiek daug niuansų kitur. Mūsų pakviesta ekspertė Elena Shilova, Amūro regiono valstybinio archyvo įsigijimo skyriaus ir departamento archyvų vadovė, papasakojo apie kai kuriuos teisingo dokumentų saugojimo klausimus.
Archyvistų darbastalio dokumentai
1. Svarbiausias teisės aktas, reglamentuojantis visą archyvinių dokumentų judėjimą, yra federalinis įstatymas „Dėl archyvavimo reikalų“. Ji išplečia savo veiklą bet kuriai organizacijai ir jos archyviniams dokumentams, o visi jos reikalavimai yra privalomi.
2. Į klausimą, kaip išlaikyti bet kokius archyvinius dokumentus nuo numeracijos iki viršelio, padės pagrindinės departamentų archyvų darbo taisyklės 1985 m.
3. „Tipiškų administracinių archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant valstybės organų, savivaldybių ir organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laiką“.
4. Toms organizacijoms, kurios turi mokslinę ir techninę dokumentaciją - „Standartinių archyvinių dokumentų, sukurtų vykdant organizacijų mokslinę, techninę ir gamybinę veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laiką“.
Instrukcijos, kaip dirbti su dokumentais
Norėdami efektyviai dirbti su dokumentais, jums reikia popierinių nurodymų. Deja, ne kiekviena organizacija jų turi. Ji turėtų nustatyti darbo su visais įmonės dokumentais taisykles - vykdymo taisykles, vienodumą. Taip atsitinka, kad vienoje organizacijoje skirtingų vietų formų rekvizitai, pačios formos yra skirtingos. O dirbti nepatogu, o vėliau nieko neįmanoma rasti. Instrukcijose turėtų būti nurodyta ne tik tai, kaip sudaromos inventorizacijos ir nomenklatūros, bet ir kas atsakingas už archyvo darbą. Geriau, kad tai būtų ne vienas asmuo, kuriam visi reikalai bus išmesti, o kai kurias archyvines funkcijas patikėkite departamentams. Kad po tam tikro laiko atsakingas asmuo iš skyriaus paruoštų visus dokumentus ir perduotų už archyvą atsakingam asmeniui. Ir tik tada archyvatorius atlieka apibendrinamąjį darbą. Klausimų ir problemų su dokumentais nekils, jei visos instrukcijos bus išdėstytos žingsnis po žingsnio.
Į archyvą perkeliamų dokumentų sudėtis
Organizacijos archyvas, vadovaujantis jos nuostatomis, papildomas nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejais, taip pat personalo bylomis. Dokumentai, sugeneruoti organizacijos veikloje, pagal saugojimo laikotarpį skirstomi į:
- dokumentai su laikinu saugojimo laikotarpiu (iki 10 metų imtinai);
- ilgalaikio saugojimo dokumentai (daugiau nei 10 metų);
- nuolatinio (amžino) saugojimo dokumentai.
Laikino saugojimo atvejai, kurių saugojimo laikotarpis yra iki 10 metų, paprastai neperduodami į organizacijos archyvą. Jie saugomi organizacijos struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo laikotarpiui, sunaikinami.
Asmens dokumentai laikinai perduodami į organizacijos archyvą saugojimas jų savininko (savininko) prašymu, vėliau perduodamas į valstybės archyvą nuolatiniam saugojimui.
Į archyvą perkeliami pirmtakų organizacijų dokumentai, taip pat likviduotų pavaldžių organizacijų dokumentai.
Nomenklatūra
Privalomas dalykas kiekvienoje organizacijoje. Šis dokumentas leidžia jums sekti verslo atvejus, sudaryti inventorių ir sunaikinti dokumentus, kurių saugojimo laikas yra trumpas, kurie nėra įtraukti į inventorių. Jame turėtų būti visi dokumentai, įvesti į organizaciją. Bendrieji kompiliavimo reikalavimai yra išdėstyti departamentų archyvų eksploatavimo taisyklėse ir organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklėse, taip pat standartinėse federalinių organų darbo instrukcijose. Būtent nomenklatūroje numatomas įvykdytų dokumentų grupavimas į bylas, bylų sisteminimas, bylų indeksavimas ir saugojimo laikotarpiai. Tai yra pagrindas rengiant nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų aprašus ir pagrindinį buhalterinės apskaitos dokumentą dirbant biure, o departamento archyve jis naudojamas laikino (iki 10 metų) saugojimo atvejams fiksuoti.
Nomenklatūroje užfiksuotų atvejų sisteminimo schema gali būti naudojama kuriant vykdomų dokumentų kortelių rodyklės schemą. Nomenklatūra sudaroma remiantis personalo lentele ir organizacijos struktūra. Nomenklatūros bylų antraščių tvarka turėtų atitikti organizacijos struktūrą. Ateinančių kalendorinių metų organizacijos reikalų nomenklatūra sudaroma paskutinį einamųjų metų ketvirtį. Nomenklatūra, dėl kurios susitarta su archyvo institucija, nurodoma kiekvienų metų pabaigoje, patvirtinama organizacijos vadovo ir įsigalioja nuo kitų kalendorinių metų sausio 1 d.
Jis patvirtinamas archyvinėje įstaigoje ne rečiau kaip kartą per 5 metus. Radikaliai pasikeitus organizacijos funkcijoms ir struktūrai, sukuriama nauja bylų nomenklatūra. Daugiau apie tai, kas yra nomenklatūra ir kaip ją išlaikyti, galite sužinoti pagrindinėse departamentų archyvų veiklos taisyklėse ir organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklėse.
Archyvų išsaugojimas
Archyvas dedamas į pastatus, specialiai pastatytus ar pritaikytus dokumentams saugoti, arba atskirose pastato patalpose. Statant ar atnaujinant biurų pastatus turėtų būti numatytos specialios patalpos organizacijų archyvams. Jei nėra specialios patalpos organizacijų archyvams, tinkamas kambarys skiriamas administraciniame organizacijos pastate. Neleidžiama archyvinių dokumentų laikyti apleistose, drėgnose, nešildomose patalpose, kurios neatitinka sanitarinių ir higienos reikalavimų. Taip pat pastato, kurį užima maitinimo paslaugos, patalpose, maisto sandėliuose ir kt.
Tais atvejais, kai organizacijai neįmanoma skirti vietos archyvui, pageidautina, kad saugomi dokumentai būtų horizontalioje padėtyje, dėžėse, geležinėse spintelėse. Ir prieiga prie jų buvo ribota. Svarbu stengtis išlaikyti šviesos ir temperatūros sąlygas. Tamsa dokumentams yra tinkama.
Kokia organizacijos vadovybės ir personalo užduotis naujam archyvų tarnybos vadovui? Dažniausiai tai būna širdies šauksmas: „Daryk ką nors su šiais prakeiktais dokumentais!“. Iš pradžių būtent tai ir reikės padaryti, o šį darbą geriau atlikti pagal tam tikrą planą, prireikus jį pakoreguoti.
Štai keletas galimų tokio plano taškų.
■ Įvertinti dokumentų archyvinio saugojimo organizavimą iki specialaus archyvo padalinio sukūrimo.
■ Sukurkite vieningą standartinę dokumentų priėmimo iš organizacinių padalinių sistemą saugojimui.
■ Organizuokite priėmimą saugoti dokumentus, kurie nėra būtini operatyviniam darbui, išsibarstę palėpėse, rūsiuose, spintose, spintose ir kitose netikėtose vietose.
■ Inventorizuokite visus organizacijos dokumentus.
■ Sudarykite atvejų sąrašą.
■ Apriboti prieigą prie organizacijos dokumentų saugyklos, nustatyti dokumentų priėmimo ir išdavimo apskaitą.
■ Raskite trūkstamus failus ir dokumentus.
■ Išspręsti bylų įrišimo organizavimo klausimą.
■ Organizuoti visų archyvo atliktų darbų apskaitą.
Organizacijose, naudojančiose šiuolaikines informacines technologijas biuro darbe, be popieriaus šiukšlių rūšiavimo, gali tekti išspręsti dar sunkesnę užduotį - analizuoti elektroninės informacijos ir dokumentų šiukšles.
Taip pat svarbu gauti informacijos apie tai, kokios organizacijos informacinės sistemos naudojamos dirbant su dokumentais ir kokios jos yra. Galbūt labiausiai paplitęs iš jų, kurį turėsite įvaldyti, kad kuo labiau automatizuotumėte archyvo darbą.
Išsamiau apsvarstykime darbo plano punktus.
Dokumentų archyvinio saugojimo organizavimo įvertinimas iki specialaus archyvinio padalinio sukūrimo
Jei jūsų organizacija jau turi kambarį, išdidžiai vadinamą „archyvu“, būtinai atidžiai jį išnagrinėkite, ypač jei jis yra pastato rūsyje. Atlikdami tai, atkreipkite ypatingą dėmesį į šiuos dalykus:
● ar ant sienų yra šlapių dokumentų ar drėgmės;
● ar dokumentai yra sukrauti šalia plikų laidų ar prietaisų;
● ar yra kokių nors dokumentų, padengtų dulkėmis, išsklaidytomis iš dėžių;
● kokios yra durys skliaute, kaip jos užrakintos;
● ar yra priešgaisrinė signalizacija ir gaisro gesinimo įranga;
● kas yra patalpose, esančiose greta saugyklos (šiukšlės, dažų bakai, degalų bakai, propano balionai ir kt.);
● ar šalia sandėliavimo durų yra rūkymo kambarys.
Lankydamiesi darbo kambariuose turite pažvelgti į tai, kaip organizuojamas dokumentų saugojimas. Ar yra aplankų, kurie nėra saugomi spintose, o guli krūvomis ant grindų, gnybtų dėžėse? Ar yra krūvos popierių, kurie nebuvo surūšiuoti į aplankus, prisiglausti prie palangių, kėdžių ar net tiesiog kaupia dulkes ant grindų kampe?
Visos šios akimirkos pareikalaus operatyviausių veiksmų.
Sukurta vieninga standartinė dokumentų priėmimo iš organizacinių padalinių sistema saugojimui
Reikalavimai priėmimo sistemai ir archyvui skirtiems dokumentams yra tokie.
1. Dokumentų priėmimas vykdomas tik aktais.
2. Gautus dokumentus registruokite, pageidautina elektronine forma.
3. Kiekvienas atvejis įtraukiamas į aktą kaip nepriklausomas saugojimo įrenginys. Į aktą įrašomas tikslus kiekvienos bylos pavadinimas pagal nomenklatūrą. Jei bylų nomenklatūros dar nėra, naudojamas pavadinimas, kuris parašytas pačiame aplanke (tai būtina, kad vėliau būtų lengviau surašyti aktus, skirtus sunaikinti dokumentus su pasibaigusiais saugojimo terminais).
4. Priimant bylas, atliekamas dokumentų vertės tyrimas. Pvz., Jei aplanke yra skirtingų saugojimo laikotarpio dokumentų arba aplanke yra viena iš ataskaitų formų kelerius metus, turite nuspręsti, kiek ir kokių atvejų reikia sugeneruoti iš šio aplanko (pagal darbo standartus ir taisykles) ).
Pirmajame darbo etape verta pradėti savo darbo dieną apsilankymu viename iš organizacijos padalinių. Pagrindinės tokių vizitų užduotys:
■ Geriau pažinti organizacijos personalą.
■ Paaiškinkite, kokius dokumentus jie turi ir ką jie norėtų / galėtų pateikti archyvui.
■ Paaiškinkite savo sukurtą dokumentų priėmimo į archyvą sistemą. Į tokius klausimus: „Ar galima ryte - verslas, o vakare - vidinis inventorius?“ - drąsiai atsakykite: „Viskas įmanoma, bet vidinis inventorius - pirmyn“. Išimčių neturėtų būti, kitaip išimtis taps taisykle. Netgi tingiausi darbuotojai bus priversti elgtis pagal jūsų taisykles, susidūrę su lentynų griūties pavojumi.
■ Skaitykite mini paskaitą apie bylų nomenklatūrą. Galbūt dauguma darbuotojų apie tai girdėjo, tačiau koks tai žvėris ir kam jis skirtas, jie neįsivaizduoja. Pagrindinis akcentas yra tai, kad be jų pagalbos ir žinių apie organizacijos dokumentus jūs negalite susidoroti su užduotimi, kurią vadovybė jums iškėlė. Pasakykite, kaip planuojate atlikti šį darbą, ir įspėkite, kad su kiekvienu darbuotoju aptarsite dokumentus, už kuriuos jis yra atsakingas. Paklauskite, kada galite juos sutrikdyti. Visada turėtumėte su savimi turėti sąsiuvinį, kuriame galėtumėte pažymėti jums svarbius dalykus.
Operatyviniam darbui nereikalingų dokumentų priėmimas saugojimui
Reikia priimti viską, kas duota. Gautus dokumentus reikia suskirstyti pagal metus ir skyrių, įforminti priėmimo aktais.
Nebijokite, jei veiksmuose ne visai tiksliai nurodėte dokumentų sudėtį praėjusių metų atvejais. Bylos turi būti ištirtos dokumentų vertės ir gali tekti jas iš naujo suformuoti. Bet tai ateities planai. Dokumentai lauks savo eilės tvarkyti, nes svarbiausia yra nustatyti operatyvinį darbą su dabartiniais dokumentais.
Nusistovėjęs dokumentų priėmimas saugoti parodys visiems organizacijos darbuotojams, dirbantiems su dokumentais, kad atsirado tikrai veikianti paslauga, galinti išvalyti savo stalus ir spinteles nuo susikaupusio ir labai trukdančio „gėrio“.
Jei priimti dokumentai yra kruopščiai išdėstyti pagal skyrius ir metus, tada reikalingų dokumentų paieška archyve užtruks daug mažiau laiko ir dažniau bus sėkmingai užbaigta nei paieška krūvos dokumentų darbo vietose. Tuo įsitikinę darbuotojai aktyviau deponuos bylas. Tik asmenys laikysis savo dokumentų iki galo, tvirtai tikėdami, kad perdavę juos archyvui, jie su jais išsiskirs amžinai ir daugiau jų nebepamatys. Ir jei atvirai, jie yra visiškai teisūs! Patirtis rodo, kad senesnių nei dvejų metų organizacijos dokumentų patiems darbuotojams praktiškai nereikia, o informacinių darbų atlikimą geriau patikėti archyvo tarnybai.
Priimdami apskaitos dokumentus saugojimui, pirmiausia turite kaupti ankstesnių metų kalendorius (galite naudoti atitinkamas galimybes ir (arba) programinę įrangą). Turite tiksliai žinoti, kurios dienos buvo darbo dienos kiekvienais metais. Naudojant šiuos kalendorius, bus galima, pavyzdžiui, patikrinti kasmetinių siūlių komplektų išsamumą ir nustatyti, ko trūksta.
Jei kai kurie dokumentai jau yra saugykloje, jie taip pat turi būti priimti pagal aktą. Tik nuo šio momento jūs pradedate prisiimti visą atsakomybę už organizacijos dokumentus.
Visų organizacijos dokumentų inventorizavimas ir bylų nomenklatūros sudarymas
Dokumentų inventorizacija yra labai svarbus darbas, kurį reikia pradėti rengiant bylų nomenklatūrą. Sąrašas yra duomenų apie organizacijos dokumentus rinkinys. Norėdami tai valdyti, turite tiksliai žinoti, ką turite.
Dokumentų sąrašas turėtų atskleisti šiuos svarbius dalykus:
● kas saugo šį dokumentą (skyriaus ir atsakingo darbuotojo vardas, pavardė ir pareigos);
● kiek tokio tipo dokumentų sukuriama per metus (aplankų skaičius, bėgimo dokumentų skaičius);
● atvejo formavimo būdas (pagal datą, abėcėlę, temą ir pan.);
● kiek tokių dokumentų šiuo metu yra ir kur jie saugomi;
● ar dokumentas yra klasifikuojamas kaip konfidencialus, ir jei taip, pagal kokius kriterijus;
● ar dokumentas yra istoriškai vertingas organizacijai;
● ar dokumentas priskiriamas prie esminio;
● kiek laiko dokumentas turi būti saugomas;
● ar organizacija turi dokumentus, kurie egzistuoja tik elektronine forma, ir kokiose organizacijos informacinėse sistemose jie saugomi.
Nesijaudinkite, jei pirmasis bandymas sąrašas yra neišsamus. Tolesnio darbo metu turėsite galimybę jį žymiai išplėsti. Šis sąrašas leis tiksliau nustatyti bylų sudėtį, taip pat stebėti, kur tam tikros rūšies dokumentai „išgaravo“ iš bylos ir kur jie dabar gyvena. Šio darbo rezultatai ateityje gali tapti pagrindu rengiant organizacijos reikalų nomenklatūrą.
Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas elektroninių dokumentų inventoriui. Taip pat svarbu išsiaiškinti, kurie dokumentai, vadovaujantis įstatymų reikalavimais, neturi būti laikomi popieriuje, tačiau kurie vis dėlto yra atspausdinti jūsų organizacijoje, ir nepamirškite jų įtraukti į bylų sąrašą.
Prieigos prie organizacijos dokumentų saugyklos apribojimas
Nuo pat pirmos dienos įtvirtinkite taisyklę, kad nė vienas organizacijos darbuotojas negali įeiti į sandėlį be jūsų lydėjimo, negali pasiimti dokumentų be jūsų leidimo ir juo labiau nunešti juos į savo darbovietę neįregistravęs šio fakto. Tik griežta bylų perdavimo registracija padės greitai sužinoti, kas jas turi, o jei dokumentai nebuvo išduoti, nedelsdami organizuokite jų paiešką saugykloje.
Nė vienas iš darbuotojų neturėtų gauti dokumentų, nesusijusių su jų darbo sritimi. Jei vis dėlto atsiranda toks poreikis, darbuotojas turi pateikti tinkamai išduotą leidimą, kuris turi būti pridėtas prie bylų išdavimo akto.
Prieigos prie saugyklos apribojimas ir prieigos prie dokumentų kontrolė yra paprasta, bet labai veiksminga priemonė, skirta išlaikyti ribotos informacijos konfidencialumą.
Programuotojai paprastai yra susiję su prieigos prie elektroninių dokumentų ribojimu. Verta paklausti, kaip jie tai daro, ir tuo pačiu paklausti saugumo tarnybos nuomonės.
Ieškokite trūkstamų failų ir dokumentų
Perkeliant dokumentus iš departamentų, iš karto gali paaiškėti, kad kažko trūksta. Gaukite sau buhalterinę knygelę ir užsirašykite visus atvejus ir dokumentus, kurie jums dar nebuvo perduoti. Jei naudojate kompiuterį, geriau į jį nedelsiant įvesti trūkstamų atvejų duomenis. Nesijaudinkite, kai vietoj metams nustatytų 250 apskaitos dokumentų ar sutarčių atvejų departamentas jums perduos tik 240. Svarbiausia, kad jūs aiškiai įrašėte rengdami dokumentų priėmimo į archyvą, kokius dokumentus priėmėte ir kokiomis datomis. Didžiojoje daugumos organizacijų atvejai neišnyksta; kartais juos tiesiog labai sunku rasti. Jie greičiausiai yra kažkieno staliuke ar seife.
Mano praktikoje yra buvę atvejų, kai per šešis mėnesius pavyko surinkti visą „buhalterinės apskaitos“ siūlomų „prieš archyvavimą“ metų banko rinkinį. Tuo pačiu metu siūlės neatėjo į archyvą - turėjau asmeniškai kreiptis į kiekvieną potencialų šių dokumentų savininką ir įtikinti juos patikrinti visas jų branginamas vietas. Paskutinės siūlės buvo rastos (sekančio banko padalinių perkėlimo metu) vyriausiojo buhalterio pavaduotojo staliuke, apatiniame stalčiuje.
Visa tai, kas išdėstyta aukščiau, taikoma ir elektroniniams dokumentams, tik juos rasti yra daug sunkiau. Jei tai yra failai kompiuteryje, galite pagalbos iškviesti programuotojus. Bet jei jums reikia rasti atsarginę bet kurios duomenų bazės kopiją - kartais tai yra Šerloko Holmso darbas.
pastabą
Labai svarbu užmegzti gerus verslo santykius su organizacijos darbuotojais. Archyvistas neturi įgaliojimų nutraukti darbuotojų darbo ir priversti parodyti savo spinteles ir seifus. Jūsų užduotis yra įtikinti juos tai padaryti, aiškiai paaiškinant šių paieškų poreikį. Kartais nepakenks ir nedideli „kariniai triukai“. Kartais darbuotojams sakydavau: „Valdybos pirmininko pavaduotojas šiandien paklausė, kaip sekasi paduoti dokumentus į archyvą ir ar visi skyriai viską perdavė“. (Ir čia nebuvo jokios apgaulės. Aš tikrai aptariau su vyresniąja vadovybe archyvo darbo eigą, nors ir šiek tiek kitoje plotmėje.)
Sprendžiant bylų įrišimo organizavimo klausimą
Nors dauguma organizacijos archyvo dokumentų (iki 90%) yra dokumentai su laikinu saugojimo laikotarpiu ir pagal klasikinio darbo biure taisykles tokių dokumentų įrišti nereikia, primygtinai rekomenduoju atidžiai pasverti už ir prieš. Šiuo metu organizacijos naudoja dvi pagrindines popierinių dokumentų saugojimo galimybes:
1. Dokumentų įsigijimas ir saugojimas „Crown“ tipo aplankuose. Pagrindinis patogumas yra tas, kad bylos nereikia supinti. Esant įvairių tipų priepuoliams, iš bylos nesunku pasiimti reikiamus dokumentus. Tačiau yra daug daugiau trūkumų:
■ Jei kas nors matė, kaip atsitiktinai ir nesėkmingai numetus dokumentus iš šių aplankų suyra ir kiek laiko užtrunka vėl surinkti visus dokumentus ir sutvarkyti, jis supras, kodėl man labiau patinka susieti bylas.
■ Aplanko dydis paprastai gerokai viršija 150-200 lapų archyvo apimtį. Dokumentų aplanko svoris yra 3 kg. Dirbdami turėsite jį pakelti bent 4 kartus (išimti iš lentynos į vežimėlį, išimti iš vežimėlio į stalą, išimti iš stalo į vežimėlį, padėti ant lentynos), t.y. turėsite pakelti 12 kg - dvigubai daugiau nei dirbant su standartiniu segtuku, kurio tūris yra 250 lapų.
■ Archyvams saugoti aplankai užims žymiai daugiau vietos.
■ Jei archyvai bus saugomi spintose, nebus galima saugoti dokumentų krūvų ir sudėti ryšulių. Archyvinių saugojimo spintų skaičius negali būti sumažintas už šias išlaidas.
■ Klipai „Korona“ aplankuose nuolat nepavyksta, ir yra reali grėsmė prarasti dokumentus, kurie gali tiesiog išslysti iš aplanko net ir uždarius užraktą.
■ Išduodami bylą laikinam naudojimui, turėsite perskaityti dokumentus arba prisiimti atsakomybę už dokumentų praradimą, jei kas nors pamiršo juos įdėti.
2. Dokumentų surišimas ir saugojimas surištose bylose. Tai reiškia, kad dokumentus reikia sudėti į kartoninius dangčius ir susiūti į keturias skyles. Tokio saugojimo trūkumas yra tas, kad kažkas turi susieti bylas, o dokumentų paėmimas tampa daug sunkesnis. Vis dėlto, man atrodo, yra ir daugiau privalumų:
■ Net ir labiausiai svaiginantis kritimas, tikimybė sugadinti bylą ir „išsibarstyti“ po visą saugyklą yra labai maža.
■ 250 lapų dėklo svoris yra 1,25 kg.
■ Jei archyvuose laikysite spintas, į spintą galėsite įkišti dvigubai daugiau dėklų, taip pat sutaupysite vietos dėklų laikymui atvirose lentynose.
■ Išduodant bylas laikinam naudojimui, galimybė netyčia paimti dokumentą praktiškai sumažėja iki nulio. Savo praktikoje nesu mačiusi nė vieno, kuris išsiuvinėtų visą dėklą, kad padarytų dokumento kopiją: jį teks vėl susiūti, o kuris iš darbuotojų galės tai padaryti savarankiškai? Žinoma, tyčinio dokumentų paėmimo grėsmė išlieka, tačiau išgauti dokumentą iš susiūtos bylos yra daug sunkiau.
Žinoma, jūsų pasirinkimas ir jūsų organizacijos vadovybė. Man labiau patinka dirbti su įrištais dokumentais. Jei įrišimo darbai nebuvo atlikti ir vadovybė sutinka su jūsų argumentais, archyve reikės aprūpinti įrišimo įtaisais (rišimo mašina, galingais 4 skylių perforatoriais, didelėmis adatomis dėkliams susiūti) ir eksploatacinėmis medžiagomis (kartonu, klijai, popierius, špagatas). Vienas archyvo darbuotojas per dieną gali pasiūti 25–30 failų po 150–200 lapų. Be to, šiuo metu taip pat yra galimybė naudotis specializuotų organizacijų paslaugomis.
Visų archyvo atliktų darbų apskaitos organizavimas
Visi aukščiau išvardinti veiksmai turi būti atliekami beveik vienu metu. Tai sunku, bet profesionalui tai gana pajėgi. Svarbiausia yra nuolatinis ir nuolatinis progresas.
Tačiau reikia prisiminti dar vieną svarbų dalyką: jūs turite sugebėti ne tik kompetentingai ir sumaniai nustatyti darbą su organizacijos archyviniais dokumentais, bet ir „parduoti“ savo darbo rezultatus organizacijos vadovybei ir jos komandai, kuri bus sunkiausia užduotis. Norėdami tai padaryti, būtina pasirūpinti „daiktinių įrodymų“ surinkimu ir išsaugojimu nuo pirmos dienos.
Visų pirma, jei paveldėjote netvarkingą dokumentų saugyklą, atidžiai dokumentuokite šį faktą. Geras būdas yra nufotografuoti visą netvarką. Atlikdami bet kokius patobulinimus dirbdami su archyviniais dokumentais, nufotografuokite savo darbo rezultatus. Palyginkite dvi nuotraukas - „prieš“ ir „po“ - ir net kritiškiausias vadovas gali pamatyti skirtumą.
Nuo pirmos dienos atidžiai registruokite visus atliktus darbus: kiek bylų priimama saugoti, kiek išduodama, kiek įrišama ar apdorojama. Turėtumėte būti pasirengę bet kada pranešti apie savo darbą, o tokie žodžiai kaip „daug“, „daug“ jums nelabai padės. Galingiausi argumentai yra skaičiai ir faktai.
Net ir nedidelėje organizacijoje sunku organizuoti dokumentų saugojimą per vieną ar du mėnesius. Todėl jūs turite organizuoti savo darbą taip, kad per mėnesį laipsniška pažanga tobulumo link plika akimi būtų pastebima ne tik jums, bet ir visiems organizacijos darbuotojams, o svarbiausia - jos vadovams.
ĮJUNGTA. Chramcovskaja,
pirmaujanti bendrovės „EOS“ dokumentų valdymo ekspertė, Dokumentų valdytojų gildijos ir „ARMA International“ narė
