Bet kurio skyriaus ar organizacijos veikla yra susijusi su administracinių dokumentų, kuriuose fiksuojama visa jų veikla, kūrimu. Sąvoka „dokumentas“ išreiškia įrodymus ir veikia kaip teisiškai privalomos informacijos nešėja. Priklausomai nuo informacijos pobūdžio, dokumentas turi savo reikšmę ir yra suskirstytas į keletą tipų.
Organizaciniai - jie nustato struktūrą, pagrindinius principus ir veiklos būdą, nustato įmonės kūrimo ir likvidavimo principus, nustato įmonės sudėtį ir valdymo stilių. Administracinis - nustato vadovo ir darbuotojų sąveikos tvarką ir yra skirtas konkrečioms užduotims atlikti.
Informaciniai dokumentai atkreipia vadovų dėmesį į būtiną analitinę informaciją, kuri yra pagrindas rengiant užsakymą ar kitą organizacinį ir administracinį dokumentą.
Kokios grupės egzistuoja
Pagrindinė administracinių dokumentų funkcija yra įvesti tvarką į valdymo procesą, atspindint jo vertikalią orientaciją atliekant užduotis.
Nemaža dalis administracinių dokumentų yra teisinio pobūdžio, juose yra imperatyvių vyriausybinių agentūrų nurodymų, skirtų žemesnio lygio įmonėms, padaliniams ir vadovams. Tai apima teisės aktus (pavyzdžiui, Rusijos Federacijos prezidento pasirašyti dekretai, Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretai, vietos administracijos įsakymai).
Pagrindinė tokių dokumentų grupė yra:
- užsakymai;
- užsakymai;
- sprendimai;
- reglamentas;
- indikacija;
- protokolai. Tai yra ypatinga dokumento rūšis, kuri gali būti ir informacinės informacijos laikmena, ir kurioje gali būti rezoliucinė teksto dalis.
Administraciniai dokumentai išduodami kaip bendrai, t.y. kolektyviai ir individualiai. Vien tik vadovui pasirašius dokumentus, padidėja užduočių efektyvumas, o visa atsakomybė už priimtą sprendimą tenka jo pečiams. Administraciniai dokumentai yra ir išoriniai, t.y. atvykti vykdyti iš administracijos, o vidaus, t.y. gaminami šioje įmonėje.
Kada ir kas išduoda įsakymą
Pagrindinis teisės aktas administracinių dokumentų sistemoje yra įsakymas. Jis turi teisinį pagrindą, yra oficialus aktas ir yra skirtas greitai išspręsti pagrindinės veiklos srities problemas.
Pasirašymo teisė suteikiama įmonės vadovui arba jo įgaliotam darbuotojui. Šio tipo dokumentais yra patvirtinti metodai, planai, taisyklės, įmonių tvarkaraščiai ir kt. Užsakymai turi savo įvairovę ir, atsižvelgiant į jų saugojimo laikotarpį, išduodami personalui ir personalui bei pagrindinei veiklai.
Biuro valdymo tarnyba yra atsakinga už dokumentų, skirtų pagrindinei ir administracinei bei ekonominei veiklai, parengimą (pavyzdžiui, nurodymą atlikti inventorizaciją, patvirtinti verslo modelį, nuostatus ir personalo lenteles, paskyrimą ir kt.).
Personalo tarnyba rengia darbo užsakymų projektus (pavyzdžiui, dėl įvairių rūšių atostogų, komandiruočių, įvairių rūšių papildomų išmokų ir kt.). Tačiau pagrindinė sąlyga yra teisės aktą rengiančių ir išleidžiamų darbuotojų kompetencija.
Pats užsakymas gali būti paprastas ir spręsti konkrečią problemą arba jame gali būti sudėtingiausia teksto struktūra, turinti įtakos daugelio problemų sprendimui.
Dokumento projektą sudaro pareiškimas (preambulė) ir administracinės dalys. Preambulė prasideda žodžiais „Dėl tikslo“, „Ryšyje“, atspindinčioje dokumento sukūrimo priežastį, ir baigiasi žodžiu „Aš užsisakau“. Administracinėje dalyje tekstas pateikiamas imperatyvia forma ir yra skirtas pagrindiniams organizacijos funkcionavimo klausimams išspręsti.
Dėmesio: dėl didžiulės administracinių dokumentų įvairovės daugelis organizacijų registruodamos užsakymus naudoja indeksavimo sistemą, kuri labai supaprastina paiešką.
Po numerio priskyrimo dedama tam tikra raidė arba raidžių rinkinys, atitinkantis užsakymo ypatybes, atskirtas brūkšneliu. Pavyzdžiui, įsakymas dėl motinystės atostogų suteikimo yra personalo dokumentas, pagal kurį apskaitos skyrius apskaičiuoja motinystės pašalpas, turės skaičių 25-k.
Kada ir kas išduoda įsakymą
Įsakymas yra tam tikros rūšies teisės aktas, kurio paskelbimo tikslas yra įgyvendinti daugiau operatyvinių klausimų, turinčių įtakos nedideliam atlikėjų ratui. Reglamentas atnaujinamas kasmet.
Įsakymą gali pasirašyti ir pats vadovas, ir padalinių vadovai, atsižvelgdami į užduoties specifiką. Tokie dokumentai išduodami, pavyzdžiui, siekiant nustatyti atsakingų asmenų ratą, taikyti dokumentų indeksavimo tvarką ir pan.
Užsakymo vykdymo principas yra toks pat kaip pavedimo vykdymo principas. Yra tik vienas skirtumas - „aš užsisakau“ pakeičiamas žodžiu „aš įpareigoju“.
Kada ir kas rengia instrukciją
Nurodymas yra teisės aktas, kurį išduoda tik vadovas skyriaus ar organizacijos užduotims spręsti.
Prieš kelis dešimtmečius instrukcija buvo plačiai naudojama vyriausybinėse agentūrose, tačiau įgyvendinus administracinę reformą, kuri suteikė teisę aukštesniems vadovams duoti įsakymus, instrukcija, kaip dokumento rūšis, buvo išstumta iš viso srauto dokumentaciją.
Instrukcijos sudaromos taip pat, kaip ir įsakymas, tik žodis „įpareigoti“ gali būti pakeistas žodžiu „pasiūlymas“, nurodo galimybę vykdyti vykdytojo nurodymus, neįtrauktus į jo užduočių sritį.
Sprendimas - kaip dokumentas
Teisės aktas, kurį kolektyvinis organas svarsto ir priima svarbiausioms užduotims įmonėje ar vyriausybės įstaigoje atlikti, vadinamas sprendimu.
Pagal savo dizainą sprendimas yra panašus į pavedimo vykdymą, preambulės pabaigoje nurodomas tik kolektyvo pavadinimas, o po to žodis „nuspręsta“ (pavyzdžiui, nusprendė deputatų taryba).
Šio tipo teisės aktai yra teisinis dokumentas tik po to, kai juos pasirašo svarstymo organo pirmininkas ir sekretorius, o susirinkimo dalyviai juos patvirtina atskirame patvirtinimo lape, kuris pridedamas prie sprendimo, užregistruojamas ir perduodamas vykdytojai.
Deja, tokio tipo dokumentai praktikoje naudojami vis rečiau.
Dizaino elementai
Norėdami suteikti administraciniam dokumentui oficialų verslo stilių, turite laikytis kai kurių principų. Dokumentas turi būti parašytas glaustai, aiškiai ir nuosekliai. Valstybinis standartas yra norminis organizacinės ir administracinės dokumentacijos rengimo pagrindas. Jame išdėstyti pagrindiniai dokumentų rengimo reikalavimai ir principai.
Bet kurioje organizacijoje, siekiant išvengti įvairių nesusipratimų, būtina sukurti savo vietinį dokumentą, kuriame turite išsamiai aprašyti visą įmonės verslo procesą. Pateikite pavyzdžių, vietiniuose aktuose nurodykite administracinių dokumentų vykdymo pavyzdžius.
Patarimas: kad nesusipainiotumėte sudėtingoje darbo eigoje, patvirtinkite tik tos rūšies dokumentus, kurie tikrai reikalingi.
Visi administraciniai dokumentai yra sukurti pagal organizacijos patvirtintą formą pagal GOST, kurioje yra visa reikalinga informacija. Rekvizitų buvimas patvirtina dokumento teisėtumą, t.y. teisėtumas. Dokumentas turi būti patvirtintas visų suinteresuotų šalių, įskaitant teisinės tarnybos vadovą, tik po to vadovas pasirašo ir perduoda registruoti biuro valdymo tarnybai.
Kolektyviai priimti dokumentai pateikiami svarstyti ir bendrai aptariami posėdžiuose, jei priimamas teigiamas sprendimas, pasirašyti nustatyta tvarka. Kilus nesutarimams, dokumentas baigiamas rengti ir pasirašomas kituose posėdžiuose.
Būtina sąlyga - atnešti dokumentą atlikėjui ir susipažinti su juo po parašu. Šis procesas atliekamas per 3 dienas nuo dokumento pasirašymo ar patvirtinimo dienos pagal galiojančius įstatymus.
Taigi norėčiau pažymėti, kad dokumentas nėra tik popieriaus lapas, reikalingas akių nukreipimui. Nepaisant to, tai yra svarbios informacijos nešėjas, kuris padės išvengti daugelio rūpesčių ateityje, o vaisingas įmonės vystymasis priklauso nuo teisingo jos dizaino.
Kaip tinkamai parengti administracinį dokumentą, žiūrėkite šį vaizdo įrašą:
Tarp daugybės kiekvienoje organizacijoje platinamų dokumentų ypatingą vietą užima organizaciniai ir administraciniai dokumentai, kuriuose nustatomi administracinių ir organizacinių klausimų sprendimai, taip pat Rusijos Federacijos valstybinių institucijų sąveikos, paramos ir veiklos reguliavimo klausimai, Rusijos Federacijos steigiamieji subjektai, vietos valdžios institucijos, organizacijos, juridiniai ir fiziniai asmenys, nepriklausomai nuo nuosavybės.
Organizacinė ir administracinė dokumentacija apima organizacinius, administracinius, informacinius ir informacinius dokumentus, kolegialių organų dokumentus, dokumentus apie personalą. Iš viso šio sąrašo mus domins tik viena organizacinės ir administracinės dokumentacijos grupė - administraciniai dokumentai. Šiame straipsnyje mes stengsimės išsiaiškinti, kurie dokumentai yra administracinės dokumentacijos dalis, kuo jie skiriasi vienas nuo kito, kokiose situacijose būtina parengti užsakymą ar užsakymą ir kokioje, pavyzdžiui, instrukcijoje.
Administracinių dokumentų kūrimo teisiniai pagrindai organizacijos veikloje yra šie:
- norminiai teisės aktai, įskaitant Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretus, valdžios institucijų sprendimus;
- konkrečius aukštesnių institucijų nurodymus;
- vykdomosios ir administracinės veiklos įgyvendinimas, siekiant pagal organizacijos kompetenciją atlikti jai pavestas užduotis;
- valdymo aparato darbo teisinio reguliavimo poreikis.
Administracinių dokumentų sudėtis
Administraciniai dokumentai apima:
- reglamentas;
- sprendimai;
- užsakymai;
- užsakymai;
- nurodymus.
Rezoliucija- aukščiausiojo ir kai kurių centrinių priimtas teisės aktas kolegialūs valdymo organai siekiant išspręsti svarbiausias ir pagrindines užduotis susidurti su šiomis įstaigomis ir nustatyti stabilias elgesio normas ir taisykles.
Sprendimas- teisės aktas kolegialus ar patariamasis ministerijų, departamentų, komitetų, visuomeninių organizacijų, mokslinių tyrimų institutų akademinių tarybų, universitetų, taip pat įmonių direktorių tarybų svarbiausi jų veiklos klausimai.
Įsakymas- teisės aktą, kurį išduoda viešojo administravimo įstaigos (jos struktūrinio padalinio) vadovas vieno žmogaus valdymo pagrindu, siekiant išspręsti pagrindines ir operatyvines užduotis susiduria su šiuo kūnu. Kai kuriais atvejais tai gali būti susiję su įvairiomis organizacijomis ir pareigūnais, nepriklausomai nuo jų pavaldumo.
Įsakymas- išleistas teisės aktas vienas vadovui, daugiausia kolegialiam valstybės administracijos organui, siekiant išspręsti veiklos klausimais. Paprastai jis yra ribotos trukmės ir taikomas siauram organizacijų, pareigūnų ir piliečių ratui.
Indikacija- teisės aktas, kurį viešojo administravimo įstaiga išleido daugiausia dėl informaciniais ir metodiniais klausimais, taip pat klausimais, susijusiais su šios įstaigos ir aukštesnių valdymo organų pavedimų, nurodymų ir kitų veiksmų vykdymo organizavimu.
Išanalizavę kiekvieno dokumento, įtraukto į administracinės dokumentacijos rinkinį, funkcines savybes, pamatysite, kad pagrindiniai jų skirtumai yra susiję su:
1) juose svarstomų klausimų sprendimo tvarka;
2) juose svarstomų klausimų sąrašas.
Pažvelkime atidžiau į šiuos skirtumus.
■ Administracinių dokumentų, susijusių su juose nagrinėjamų klausimų sprendimo tvarka, skirtumai (kolegialumo ar vieno žmogaus valdymo pagrindu). Paaiškinkime, kad vykdomoji institucija atstovauja organizacijos interesams ir veikia jos vardu santykiuose su kitomis įmonėmis, taip pat su valstybės institucijomis. Jis įkūnija steigėjų (dalyvių) valią, vadovauja dabartinei juridinio asmens veiklai. Tačiau tai gali būti:
- viena ranka, kai valdymo organo (įmonės, įstaigos ar organizacijos) vadovas yra asmuo, įgaliotas priimti teisiškai privalomus sprendimus (pavyzdžiui, generalinis direktorius);
- kolegialus, kai valdymą vykdo grupė asmenų, turinčių vienodas pareigas ir teises sprendžiant šio organo kompetencijai priklausančius klausimus (pavyzdžiui, valdyba (direkcija)).
Organizacijos steigimo dokumentuose įrašoma, kokias teises turi generalinis direktorius (direktorius) arba valdyba (direktoratas), taip pat patvirtinimo (pasirašymo) tvarka, priklausanti atitinkamo vykdomojo organo kompetencijai. ten nurodyta. Todėl, norint suprasti teisę pasirašyti įsakymus įmonėje, būtina atidžiai perskaityti steigiamuosius dokumentus. Pavyzdžiui, iš Chartijos pateiksime tokią formuluotę:
8.5. Bendrovės generalinis direktorius:
duoda įsakymus ir nurodymus, kurie yra privalomi visiems Bendrovės darbuotojams ...
Be to, teisė pasirašyti organizacinius ir administracinius dokumentus, išduotus vienintelio vykdomojo organo, atsispindi įstatymuose dėl atitinkamų juridinių asmenų organizacinių ir teisinių formų.
Gaunama
iš 2005 12 26 federalinio įstatymo Nr. 208-FZ „Dėl akcinių bendrovių“
(peržiūrėta 2010 12 28)
69 straipsnis. Akcinės bendrovės vadovas
2. [...] Vienintelis bendrovės vykdomasis organas (direktorius, generalinis direktorius) bendrovės vardu veikia be įgaliojimo, įskaitant atstovavimą jos interesams, sudaro sandorius bendrovės vardu, tvirtina personalą, klausimus nurodymus ir nurodymus, kurie yra privalomi visiems įmonės darbuotojams ...
Gaunama
nuo 2002 11 14 federalinis įstatymas Nr. 161-FZ
„Dėl vienetinių valstybės ir savivaldybių įmonių“
(peržiūrėta 2010 07 02)
21 straipsnis. Vieningos įmonės vadovas
1. Unitarinės įmonės vadovas (direktorius, generalinis direktorius) yra vienintelis vieningos įmonės vykdomasis organas. […]
Vieningos įmonės vadovas veikia vieningos įmonės vardu be įgaliojimo, įskaitant atstovavimą jos interesams, nustatyta tvarka sudaro sandorius vieningos įmonės vardu, tvirtina vieningos įmonės struktūrą ir personalą, įdarbina tokios įmonės darbuotojai, su jais sudaro, keičia ir nutraukia darbo sutartis, išduoda įsakymus, išduoda įgaliojimus įstatymų nustatyta tvarka. […]
Bendra administracinių dokumentų klasifikavimo schema, atsižvelgiant į juose nagrinėjamų klausimų sprendimo tvarką.
■ Norminių dokumentų skirtumai, susiję su juose nagrinėjamų klausimų sąrašu.
Sprendimai, nuostatai ir įsakymai klausimas visais atvejais, kai reikia priimti norminį ar individualų aktą svarbiausiais klausimais organizacijos kompetencija (GSDOU 2.1.4 punktas). Pagrindiniai organizacijos kompetencijos klausimai apima klausimus, susijusius su pagrindine veiklos sritimi, nesvarbu, ar tai gamyba ar pardavimas, investicijos ar statyba, draudimas ar kitų paslaugų teikimas, klausimai, susiję su finansavimu, įmonių ataskaitų rengimu, planavimo funkcija, personalo valdymas, mokslinės ir techninės bazės kūrimas.
Užsakymai, instrukcijos paskelbtas operatyviniais klausimais ir organizuoti sprendimų, sprendimų ir įsakymų vykdymą(2.1.4 p. GSDOU ). Operaciniai klausimai apima einamųjų įvykių valdymo klausimus, būtent: veiklos planavimą, veiklos apskaitą, veiklos kontrolę, koordinavimą.
O kaip su administraciniais dokumentais praktiškai?
Komercinių organizacijų veikloje naudojami vienintelio vykdomojo organo priimti administraciniai dokumentai: įsakymai, nurodymai, nurodymai (paprastai nurodymus išduoda vyriausybinės institucijos, tačiau įmonių vadovai taip pat turi teisę paskelbti tokį dokumentą) . Kartais, nors ir labai retai, toks administracinis dokumentas išduodamas kaip kolegialaus vykdomojo organo priimtas sprendimas. Rezoliucija kaip valdymo aktas, išleistas aukščiausių valstybės valdžios vykdomųjų ir administracinių organų, komercinėms organizacijoms neįdomus. Nepaisant to, reikia nepamiršti, kad rezoliucijas pagrindiniais savo veiklos klausimais gali priimti ne tik valstybės, bet ir visuomeninių organizacijų kolegialių organų vadovai.
Kada išduodamas įsakymas?
Jei bendrovės prezidentas, generalinis direktorius, įmonės direktorius ar kitas vienintelis organizacijos vykdomasis organas nusprendžia išleisti teisės aktą dėl pagrindinės veiklos srities, tokiu atveju reikės parengti įsakymą . Įsakymas atspindi svarbiausius klausimus, susijusius su pagrindine organizacijos veikla. Užsakymo išdavimo tikslas yra išspręsti konkrečią organizacijos problemą.
Įsakymas patvirtina vietos taisykles, nomenklatūras, sąrašus (pavyzdžiui, asmenų, turinčių teisę naudotis mobiliuoju ryšiu, sąrašą, nurodant kiekvienos pozicijos ribas), gamybos plėtros planus, įvairių objektų paleidimo planus, kainoraščius, ataskaitas, organizacines struktūras ir personalo tvarkaraščiai, įmonės apskaitos politika, standartinės dokumentų formos.
Reikėtų prisiminti, kad dokumentą gali patvirtinti ne tik įsakymas, bet ir pareigūnas (t. Y. Vienintelis vykdomasis organas), valdyba, direkcija (kolegialus vykdomasis organas). Kartais dokumento (kolegialaus vykdomojo organo ar vienintelio vykdomojo organo) patvirtinimo metodą gali nustatyti teisės aktai. Pavyzdžiui, federalinis įstatymas „Dėl akcinių bendrovių“ numato, kad visuotinis akcininkų susirinkimas turi patvirtinti vidaus dokumentus, reglamentuojančius bendrovės organų veiklą, metines ataskaitas, metines finansines ataskaitas, įskaitant pelno (nuostolio) ataskaitas ), taip pat pelno paskirstymas (įskaitant dividendų mokėjimą (deklaravimą), išskyrus pelną, paskirstytą kaip dividendai, remiantis pirmojo ketvirčio, šešių mėnesių, devynių finansinių metų mėnesių rezultatais) ir bendrovės nuostolius dėl finansinių metų rezultatų.
Praktiškai yra du patvirtinimo tipai (pagal įsakymą ir vykdomosios institucijos), tačiau dažniau naudojamas patvirtinimas įsakymu, nes tai leidžia ne tik patvirtinti dokumentą, bet ir nurodyti, kada šis dokumentas įsigalioja.
Įsakymu patvirtinama įvairių komisijų (už inventorių, antspaudo sunaikinimą, ilgalaikio turto nurašymą ir kt.), Darbo grupių (pavyzdžiui, pagrindinių strateginės įmonės plėtros krypčių plėtojimas) sudėtis.
Įsakymu suteikiama teisė pasirašyti bet kokius dokumentus, atšaukiami (atšaukiami) įgaliojimai, sustabdomas (sustabdomas) bet kokio tipo gaminių, įrangos gamyba, pristatomi nauji gaminiai, nustatoma su civiline gynyba susijusi veikla (pvz. (rengiant civilinės gynybos personalo mokymus)), atliekant įvairius patikrinimus (įskaitant filialus), gaminant antspaudus, atliekant metinį įmonės auditą, pereinant prie centralizuoto tam tikrų rūšių žaliavų ir medžiagų pirkimo ir tiekimo, priešgaisrinės saugos priemonių ir stiprinant saugumą švenčių dienomis, planų rengimas ir pan. (1, 2 pavyzdžiai).
Kada išduodamas įsakymas?
Jei įmonės vadovas nuspręs išleisti teisės aktą organizacijos veiklos operatyviniais ir dabartiniais klausimais, tuomet reikės parengti užsakymą. Įsakymas, priešingai nei įsakymas, išleidžiamas siekiant išspręsti individualias (siauras, specifines) problemas, būtinas tam tikroms įmonės užduotims įgyvendinti. Taigi, jei įsakymu buvo patvirtintas įmonės gamybos cechų remonto planas (ty pagrindiniai etapai, įmonės gamybinių patalpų modernizavimo proceso laikas) (žr. 2 pavyzdį), cecho Nr.2 paruošimas remontui (3 pavyzdys), t.y. tai yra atskiras klausimas, susijęs su bendrąja užduotimi modernizuoti įmonės gamybos patalpas.
Įsakymas, kaip taisyklė, susijęs su siauru darbuotojų ratu ir nėra ilgalaikis dokumentas.
Įsakymas gali būti išduotas tokiais klausimais, kaip dokumentų kopijų (pavyzdžiui, sutarčių, sąskaitų, važtaraščių ir kt.) Pateikimas, atostogų grafiko, ataskaitų medžiagos pateikimas ir patvirtinimas.
Įsakymas taip pat gali būti rengiamas klausimais, susijusiais su pavedimų vykdymo organizavimu, nurodymais ir kitais šios įstaigos bei aukštesnių valdymo organų veiksmais.
Kada reikia paruošti instrukciją?
Paprastai direktyvas išduoda vyriausybinės įstaigos, tačiau tokį reguliavimo dokumentą gali išduoti ir komercinės organizacijos vadovas. Instrukcijos gali būti išduodamos operatyviniais, informaciniais ir metodiniais, administraciniais klausimais arba klausimais, susijusiais su pavedimų, nurodymų, nurodymų vykdymo organizavimu. Jei organizacija nusprendžia naudoti instrukciją, tada biuro darbo instrukcijose turėtų būti aiškiai apibrėžtas užsakymų, įsakymų ir nurodymų tikslas.
Tokio administracinio dokumento kaip instrukcijos dizaino ypatumas, ar vietoj žodžio „UŽSAKAU“ naudojami žodžiai „ĮSIPAREIGOJI“ arba „PASIŪLYMAS“ (4 pavyzdys).
Kada naudojamas tirpalas?
Jei reikia paskelbti kolegialaus organo (valdybos, direktorato, direktorių valdybos) sprendimą, naudojamas toks dokumentas kaip sprendimas (5 pavyzdys). Sprendimas susijęs su pagrindine įmonės problema, mūsų pavyzdyje - įrangos gamyba.
Būtina atsižvelgti į tokį sprendimo dizaino ypatumą: sprendimo tekstą, taip pat kitus administracinius dokumentus sudaro pareiškimas ir administracinė dalis. Administracinėje dalyje nurodykite kolegialaus organo, kuris priima sprendimą, pavadinimą, tada atskiroje eilutėje žodis „NUSPRENDĖ“ didžiosiomis raidėmis.
pastabą
Praktiškai organizacijos dažniausiai naudoja dviejų tipų administracinius dokumentus: įsakymą ir įsakymą. Be to, nėra jokių taisyklių, reglamentuojančių to ar kito tipo administracinių dokumentų naudojimą komercinėse organizacijose. Todėl bet kokio administracinio dokumento naudojimas turėtų būti numatytas organizacijos biuro darbo instrukcijose, tačiau tuo pat metu reikėtų atsižvelgti į jūsų organizacijos steigimo dokumentuose įtvirtintus reikalavimus.
Pavyzdžiui, Maskvos meras negali duoti įsakymų, o tik dekretus ir įsakymus.
Gaunama
nuoIš Maskvos vyriausybės nuostatų
3.1.2. Maskvos mero potvarkiai ir įsakymai
Maskvos meras savo kompetencijos klausimais leidžia dekretus ir įsakymus, kurie yra privalomi visai Maskvos miesto teritorijai. […]
Savo ruožtu įsakymus gali duoti mero ir Maskvos vyriausybės administracijos vadovas, Maskvos vyriausybės ministrai (Maskvos vyriausybės nuostatų 3.1.1 punktas).
Administracinių dokumentų rengimo ir vykdymo ypatybės
■ Teisė pasirašyti administracinius dokumentus turi vienintelį vykdomąjį organą - generalinį direktorių (direktorių, prezidentą) pagal steigimo dokumentus. Kai kuriais atvejais steigimo dokumentuose gali būti nurodytos vadovų, galinčių pasirašyti įsakymus kartu su vieninteliu vykdomuoju organu, pareigos. Tačiau praktikoje tai retai pasitaiko. Dažniausiai teisė pasirašyti pagrindinės veiklos įsakymus perduodama remiantis įsakymu dėl teisės pasirašyti konkrečiam pareigūnui arba įrašoma įsakyme dėl pareigų paskirstymo, o tai rodo ne tik atskirų vadovų įgaliojimus. , bet ir tuos dokumentus, kuriuos jie gali pasirašyti pagal savo įgaliojimus (6 pavyzdys).
Atkreipkite dėmesį: įgaliojimo rengimas yra susijęs tik su tais dokumentais, kurie bus siunčiami trečiųjų šalių organizacijoms; įgaliojimas vidiniams dokumentams pasirašyti neišduodamas. Taigi, mūsų pavyzdyje įgaliojimas bus paruoštas generalinio direktoriaus pavaduotojui bendrais klausimais S. K. Petrovui. su teise pasirašyti sutartis, susijusias su įmonės ekonomine parama. Administracinį kolegialaus valdžios organo dokumentą - sprendimą - pasirašo kolegialaus organo pirmininkas ir sekretorius.
■ Administraciniai dokumentai gali būti bendri, t.y. rengia organizacijos, kurios skelbia tos pačios formos dokumentus, kad išspręstų visus bendros veiklos klausimus.
■ Administracinį dokumentą sudaro pareiškimas ir administracinė dalis pastaruosius galima suskirstyti į išlygas, kuriose jie nurodo, kas ir ką daro, pvz.:
3. komercijos direktorius P.Ye.Abramovas parengti 2012 metų pardavimo planą ir pateikti jį svarstyti Direktorių valdybai iki 2011 m. spalio 01 d.
4. komercijos direktoriaus pavaduotojas A. K. Epifanovas parengti ataskaitą apie produktų pardavimą pagal sudarytas vyriausybės sutartis 2011 m. III ketvirtį ir pateikti generaliniam direktoriui iki 2011 m. spalio 15 d.
5. Generalinio direktoriaus pavaduotojas ekonomikai ir finansams Proshkin V.V. iki 2011 m. spalio 1 d. pateikti ataskaitą apie gautinas sumas pagal įmonės produktų tiekimo sutartis, sudarytas laikotarpiu nuo 2011-01-11 iki 2011-06-30.
■ Administracinis dokumentas įsigalioja nuo jo pasirašymo arba tiesiogiai pačiame dokumente nurodytos datos. Pavyzdžiui, įsakyme, patvirtinančiame gautinų sumų nurašymo reglamentą, gali būti tokia formuluotė:
2.1. Patvirtinti Reglamentą dėl gautinų sumų nurašymo „Sintez OJSC“ ir įsigalioti nuo 2011 m. Liepos 1 d.
Pats įsakymas bus datuojamas 2011 m. Birželio 20 d., Jis įsigalios nuo šios datos, tačiau šiuo įsakymu patvirtintos taisyklės įsigalios tik 2011 m. Liepos 1 d.
■ Užsakymo dokumentas gali būti ilgalaikis arba turėti vienkartinio užsakymo pobūdį, tie. susijusių su atskirų klausimų vykdymu.
■ Užsakymo dokumente turi būti išlyga dėl šio dokumento pristatymo atlikėjams, tie. kas ir per kiek laiko ir kam turi pateikti administracinį dokumentą. Pavyzdžiui, kalbant apie ilgalaikius administracinius dokumentus, pagrindinė jų perdavimo vykdytojams problema yra ta, kad administracinis dokumentas gali galioti keletą metų (pvz. , įsakymas sukurti ilgalaikio turto nurašymo komisiją), o tvarka, kaip pateikti užsakymą naujai samdomiems darbuotojams, nėra tinkamai išdėstyta. Taigi kartais paaiškėja, kad darbuotojas yra komisijos narys, pasirašo dokumentus, bet nėra susipažinęs su įsakymu, nes buvo priimtas į darbą praėjus metams po įsakymo pasirašymo.
6. Biuro darbo vadovui Avdejevai A.K. pateikti šį nurodymą visiems komisijos nariams per tris darbo dienas nuo jo pasirašymo dienos ir pranešti apie šį įsakymą naujai samdomiems darbuotojams, kurie yra ilgalaikio turto nurašymo komisijos nariai, per tris darbo dienas nuo buvo įdarbinti.
Paprastai organizacija sudaro atskirą aplanką su ilgalaikiais administraciniais dokumentais, su kuriais turėtų būti supažindinti naujai priimti darbuotojai. Be to, ilgalaikiuose užsakymuose galima rekomenduoti nurodyti tik darbuotojų pareigas, nenurodant pavardės, vardo, pavardės. Jei administracinis dokumentas perduodamas ribotam darbuotojų ratui, jie gali būti pateikti tiesiogiai pačiame užsakyme; jei sąraše yra daug darbuotojų, galima rekomenduoti sudaryti pašto registrą, o įmonėje jie gali būti standartiniai (pavyzdžiui, struktūrinių padalinių vadovų, filialų direktorių ir kt. pašto registras) arba individualūs (sudaryti atskirai kiekvienam administraciniam dokumentui).
■ Administracinio dokumento (jo atskirų sąlygų) įvykdymo terminas gali būti nurodomas tam tikromis kalendorinėmis dienomis, darbo dienomis arba toks dokumentas gali turėti konkrečią vykdymo datą. Ši taisyklė netaikoma ilgalaikiams dokumentams. Galimos šios formuluotės:
3. Teisės tarnybos vadovas parengia generalinio direktoriaus pavaduotojo Ivanovo A. V. įgaliojimą. iki 2011 metų rugpjūčio 1 d.
Ši formuluotė nekelia klausimų dėl termino.
4. Biuro darbo skyriaus vadovas Penkina A.D. pranešti apie šį įsakymą visiems Bendrovės darbuotojams per tris darbo dienas nuo įsakymo pasirašymo dienos.
Jei įsakymas buvo pasirašytas 2011 m. Birželio 17 d., Tai būtina jį atnešti vykdytojams iki 2011 m. Birželio 21 d., T.y. per tris darbo dienas, išskyrus savaitgalius - birželio 18 ir 19 d.
5. Biuro darbo skyriaus vadovas Penkina A.D. pranešti apie šį įsakymą visiems Bendrovės darbuotojams per tris dienas nuo įsakymo pasirašymo dienos.
Jei įsakymas buvo pasirašytas 2011 m. Birželio 17 d., Būtina jį atnešti vykdytojams nuo 2011 m. Birželio 17 d. Iki birželio 19 d., T.y. per tris kalendorines dienas, tačiau atsižvelgiant į tai, kad birželio 18 ir 19 d. yra poilsio dienos, įsakymas vykdytojams turi būti perduotas per vieną dieną - 2011 m. birželio 17 d.
■ Užsakymo dokumentą galima atšaukti (pakeisti)) kitas organizacijos administracinis dokumentas. Pavyzdžiui, užsakymo pakeitimas atliekamas rengiant atitinkamą įsakymą pakeisti anksčiau išduotą įsakymą. Jei bet kurio užsakymo veiksmas atšaukiamas, atitinkamame užsakyme atšaukti anksčiau galiojusį užsakymą būtina nurodyti, nuo kurios datos užsakymo veiksmas atšaukiamas, taip pat nurodyti jo numerį, datą, pavadinimą, pavyzdžiui:
1. Panaikinti UAB „Sintez“ 2010 m. Birželio 20 d. Įsakymą „Dėl ilgalaikio turto nurašymo komisijos sudarymo“ Nr. 365 nuo 2011 m. Liepos 1 d.
Reikėtų nepamiršti, kad atitinkamos kompetentingos institucijos gali sustabdyti administracinio dokumento veiksmus.
■ Siekiant apskaitos ir aiškaus darbo su administraciniais dokumentais organizavimo, jie turi būti užregistruoti. Registracijos numeris yra eilės numeris, priskirtas per kalendorinius metus, kurį kartais galima papildyti raidėmis ar skaičiais. Taigi užsakymai skirstomi į dvi grupes: pagal pagrindinę veiklą ir pagal personalą. Kiekvienai grupei gali būti naudojami atskiri raidžių pavadinimai: personalo užsakymo numeris - Nr. 267 l / s, pagrindinei veiklai - Nr. 534 o / d.
Toliau pateikiami apibrėžimai iš „Trumpo dokumentų tipų ir atmainų žodyno“ (Pagrindinė archyvo administracija prie SSRS Ministrų Tarybos, sąjunginis Dokumentų ir archyvinių reikalų mokslinių tyrimų institutas, Centrinis valstybinis senovinių aktų archyvas. Maskva, 1974 m. ) yra laikomi pagrindu.
Valstybinė valdymo dokumentų valdymo sistema. Pagrindinės nuostatos. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentų palaikymo paslaugoms (patvirtinta SSRS Glavarchive kolegijos 1988 m. Balandžio 27 d.; SSRS Glavarchiv 1988 m. Gegužės 25 d. Įsakymas Nr. 33).
Vienintelės vykdomosios institucijos patvirtintas dokumentas įsigalioja nuo jo patvirtinimo dienos. Bet jei organizacija yra pakankamai didelė, su filialų tinklu, tuomet užtruks laiko, kol šis dokumentas bus pristatytas atlikėjams. Be to, atlikėjams reikės laiko susipažinti su šiuo dokumentu, o jei šis dokumentas yra susijęs su kokia nors veiklos sritimi, taip pat reikės laiko pertvarkyti darbą. Laikas susipažinti su dokumentu pasirodys, jei jis bus patvirtintas įsakymu, nes būtent tokia tvarka galite nurodyti dokumento įsigaliojimo datą, kuri skirsis nuo užsakymo datos. Be to, įsakymas dėl dokumento patvirtinimo suteiks galimybę paskirti asmenį, atsakingą už užsakymo perdavimą vykdytojams, nurodykite terminą, per kurį tai turi būti padaryta.
Vadovo įsakymas yra pranešimas, kuriame yra nurodymas operatyvinio valdymo klausimais ir susijęs su ribotu pavaldinių skaičiumi. Priklausomai nuo atliekamos užduoties svarbos ir skubos, užsakymą galima perduoti:
- žodžiu;
- išduodamas rašytinį dokumentą;
- telefono žinutės forma.
Netinkamai dokumentuota direktyva gali būti susijusi su neatidėliotinomis vidutinės ar mažos svarbos užduotimis. Dažniausiai tokios instrukcijos pateikiamos komandose, kuriose dirba nedaug darbuotojų.
Jei problema, kurią reikia išspręsti, yra reikšminga, žodinė tvarka gali būti pagrįsta paskelbiant rašytinį dokumentą.
Kaip teisingai nustatyti užduotį
Kad galvos tvarka būtų kuo efektyvesnė, ji turi būti aiškiai ir konkrečiai suformuluota. Psichologinis užduoties suvokimas, nurodytas miglotai ir neribotą laiką, neleis darbuotojams efektyviai ir laiku vykdyti vadovo nurodymų.
Vadovo įsakymas, kaip valdymo įtakos forma, priklauso organizacinių ir administracinių metodų kategorijai. Atsižvelgiant į tai, kaip jie daro įtaką darbo jėgai, jie gali būti klasifikuojami:
- užsakymai, susiję su tam tikru laikotarpiu ir konkrečia verslo problema;
- ilgalaikius užsakymus.
Jei vadovybės nurodymas prisiima tam tikrą laikotarpį, per kurį būtina atlikti tam tikrą darbų kiekį, dokumente turėtų būti nurodyta data, iki kurios pavedimas turi būti įvykdytas. Tokiu atveju darbuotojai atlikdami užduotį galės tolygiai paskirstyti jėgas, o užduotis bus sėkmingai įgyvendinta.
Ilgalaikėse gairėse turėtų būti nurodytas tikslas, dėl kurio darbuotojai turi atlikti tam tikrus veiksmus, atsižvelgdami į vidaus taisykles.
Reikėtų pažymėti, kad neaiškus įmonėje išduoto administracinio dokumento reglamentavimas gali susilpninti vykdomąją darbuotojų drausmę. Tuo pat metu aiškiai apibrėžtas tikslas gali būti papildoma darbuotojų motyvacija.
Kuo skiriasi vadovo įsakymas nuo įmonės užsakymo?
Organizacijos vadovo įsakymas ir įsakymas yra tos pačios rūšies dokumentai, išreiškiantys vienintelio įmonės vykdomojo organo valią jos direktoriaus (generalinio direktoriaus, prezidento) asmenyje.
Įmonei pateikiamas įsakymas išspręsti klausimus, susijusius su pagrindine įmonės ar jos personalo veikla. Įsakymas yra kategoriškiausia administracinės įtakos forma, jame yra reikalavimas privalomai įvykdyti vadovo priimtą sprendimą. Neišsamus įsakymo reikalavimo įvykdymas arba paskirtos užduoties nevykdymas yra kupinas sankcijų darbuotojams.
Užsakymai, susiję su pagrindine veikla, gali apimti įvairias problemas:
- įmonės struktūros pakeitimas (reorganizavimas, likvidavimas);
- finansinės ir ekonominės problemos;
- logistikos užduotis.
Įsakymai įformina visus klausimus, susijusius su organizacijos personalu: įdarbinimas, perkėlimas į kitas pareigas ar kitą struktūrinį padalinį, atleidimas, atostogų suteikimas, darbuotojų surinkimas ir skatinimas.
Vadovo įsakymas nurodo labiau specializuotas ir siauras organizacijos veiklos sritis. Be operatyvinio valdymo, gali būti išduotas įsakymas dėl darbo, susijusio su pagrindinio užsakymo įgyvendinimu, organizavimo. Užsakyme nėra kategoriško reikalavimo atlikti priskirtą užduotį.
Šiuo metu nėra aiškių reglamentų ir norminių aktų dėl to ar kito tipo administracinių dokumentų taikymo. Organizacinis ir administracinis dokumentas (organizacinis ir administracinis dokumentas) turėtų būti pasirenkamas remiantis įmonės steigiamojo dokumento nuostatomis ir įmonės priimtais biuro darbo nurodymais.
Organizacijos vadovo įsakymo struktūra
Užsakymas arba užsakymas parengiamas specialioje formoje, kurioje nurodomas visas įmonės pavadinimas ir dokumento pavadinimas.
Pagrindinę informaciją ORD turėtų sudaryti:
- dokumento registracijos numeris ir išdavimo data, jo parengimo vieta;
- antraštė į pagrindinį užsakymo tekstą (santrauka);
- dokumento tekstas;
- pilnas galvos parašas;
- įsakyme išvardytų atsakingų asmenų patvirtinimo ir susipažinimo ženklas.
Taisyklingos pavedimų vykdymo taisyklės
Užsakymo registracijos numeris yra dokumento eilės numeris bendroje tokio tipo ORD masėje, išduotas nuo kalendorinių metų pradžios, pridedant mažąją raidę „p“ (pavyzdžiui, Nr. 10p).
Užsakymo antraštė nurodyta viršutiniame kairiajame dokumento kampe, joje pateikiama labai trumpa direktyvos esmė - atsakymas į klausimą „Apie ką?“. OSA pavadinimo (pavadinimo) pavyzdžiai - „Dėl pirmojo ketvirčio produktų tiekimo plano įvykdymo užtikrinimo“, „Dėl griežtų ataskaitų formų patvirtinimo“.
Pagrindinis įsakymo tekstas sąlygiškai suskirstytas į dvi dalis: nurodantis ir pamokantis.
Nurodomame įsakymo skyriuje (preambulėje) nurodomi dokumente nurodytų veiksmų motyvai. Tais atvejais, kai įsakymo sudarymo pagrindas yra norminis aktas arba anksčiau išleistas OSA, nustatymo dalis turėtų prasidėti nurodant šio akto numerį ir datą: „Vykdant įsakymą Nr. ...“, “ Remiantis federaliniu įstatymu Nr ... “.
Iniciatyviai sudaryta įsakymo dalis turėtų apimti veiksmų, kuriuos turi atlikti įmonės darbuotojai, tikslą ir užduotį. Čia taip pat gali būti išvardyti įvykiai ar faktai, kuriais grindžiamas tam tikro ORD paskelbimas. Tokiais atvejais užsakymas gali prasidėti frazėmis „Ryšium su“, „Dėl tikslų“.
Jei nurodytiems darbuotojų veiksmams nereikia pagrindimo ar papildomo paaiškinimo, gali būti, kad nėra OSA skirsnio.
Po sakinio, apimančio nustatančią užsakymo dalį, veiksmų motyvacija nurodoma žodžių „Pasiūlymas“ arba „Įpareigoti“ pavidalu. Po to eina administracinė dokumento dalis.
Šiame skyriuje išvardyti visi numatyti veiksmai ir funkcijos, priskirtos darbuotojams vykdyti šį įsakymą. Administracinė dalis gali būti suformuluota kelių punktų pavidalu, kiekvienam iš jų nurodomas konkretus atsakingas darbuotojas ir data, iki kurios būtina įvykdyti išvardytas direktyvas.
Jei užsakyme yra nurodymų, kaip panaikinti anksčiau išduotą OSA arba jos papunkčius, nuoroda į šį faktą atsispindi administracinėje dokumento dalyje kaip atskira sąlyga. Tokiais atvejais naudojami laikai, prasidedantys žodžiais „Siekiant pakeisti įsakymą Nr ...“, „Anuliuoti“, „Pakeisti ...“.
Paskutinėje įsakymo pastraipoje nurodoma darbuotojo, kuris stebės visų OSA nurodymų įgyvendinimą, pareigos ir pavardė.
Įmonės vadovo direktyvoje gali būti įvairių priedų, kurie paaiškina ar papildo direktyvą. Tai gali būti taisyklės, sąrašai, taisyklės, lentelės, grafikai. Visi priedai surašomi atskiruose lapuose, numeracija iš eilės.
Iš pradžių OSA yra parengta juodraščio forma ir būtinai turi turėti patvirtinimo lapą. Jame atskirų padalinių vadovai, kuriems pavesta atlikti užduotis, patvirtina parengtą projektą. Esant papildymams, nesutarimams ar prieštaravimams, pareigūnai turi teisę pateikti pagrįstą pažymą ir pridėti ją prie įsakymo projekto.
OSA derinama su visais skyrių vadovais ne vėliau kaip prieš penkias kalendorines dienas. Įsakymo projektą, visiškai suderintą su atsakingais asmenimis, pasirašo vadovas, po kurio OSA turi būti registruojama ir įsigalioja.
Į vadovo įsakymą dokumente išvardyti tiesioginiai vykdytojai atkreipiami replikuojant arba siunčiant paštu. Tai galima padaryti perduodant popierines užsakymo kopijas arba, automatinio dokumentų srauto atveju, el. Paštu.
Efektyvumas pranešant suinteresuotosioms šalims apie įmonės vadovo konkrečioms darbuotojams ar padaliniams nustatytas užduotis padeda efektyviai ir greitai jas atlikti.
Pagal nuostatus visi įmonės vadovo išduoti įsakymai turi būti saugomi įmonės archyve. Administraciniai dokumentai, į kuriuos orientuota administracinė ir ekonominė veikla, turi būti saugomi mažiausiai penkerius metus. Likę vadovo įsakymai, susiję su pagrindinėmis veiklos rūšimis, saugomi 10 metų, kol įmonė bus likviduota. Po to ORD perduodamas saugoti į miesto ar savivaldybės archyvą.
Sužinokite, kokie užsakymų tipai reguliuoja įmonės darbą. Ekspertai jums pasakys, kaip tinkamai sudaryti, patvirtinti ir saugoti užsakymus. Straipsnyje pateikiami dokumentų pavyzdžiai ir paruošta formuluotė.
Straipsnyje:
Atsisiųskite susijusius dokumentus:
Užsakymai: koncepcija ir tipai
Kai kurioms administracinių dokumentų rūšims pritaria ne tik generalinis direktorius, bet ir kiti pareigūnai. Įsakymai darbuotojų siuntimo į komandiruotę klausimais, premijos ar šaukimas iš atostogų gali būti pateikti pasirašyti vyriausiajai buhalterei, o įsakymai, susiję su atleidimu ar drausminių nuobaudų skyrimu - įmonės advokatui. Tai turi būti padaryta prieš pateikiant dokumentą direktoriui pasirašyti. Bendras sutarties laikotarpis neturėtų viršyti penkių darbo dienų, nebent rangovas nurodytų kitą laikotarpį.
Teksto struktūra gali būti paprasta (kai tai susiję su vienu klausimu ar asmeniu) arba sudėtinga, turinti keletą skirtingų administracinių punktų.
Užsakymai turi būti surašyti pagal Rusijos Federacijos darbo teisės normas:
- ne atleidimas darbuotojas turi nurodyti darbdavio sprendimo priežastį, remdamasis konkrečiu Darbo kodekso straipsniu, pastraipa ar pastraipa;
- skatinimas ar drausminės nuobaudos skyrimas turi būti glaustai, bet aiškiai pagrįstas, nurodant priežastį ir konkrečią taikomo poveikio rūšį (premijos skyrimas, papeikimas, vertingos dovanos įteikimas ir pan.);
- duodamas atostogas, turite nurodyti jo tipą, trukmę, taip pat tikslią pradžios ir pabaigos datą;
- pereinant į kitą darbą atsispindi jos priežastis ir tipas (laikinas ar nuolatinis), visas naujos darbuotojo ir struktūrinio padalinio, į kurį jis perkeltas, pavadinimas, informacija apie atlyginimo pasikeitimą;
- formalizavimas įdarbinimas, turite nurodyti pagrindines įdarbinimo sąlygas (bandymo terminas, galimybė ir trukmė, atlyginimo dydis);
- siunčiant į komandiruotę, nurodomas jos tikslas, trukmė, paskirties vieta, pradžios ir pabaigos datos. Dokumentų rengimas neturėtų prieštarauti GOST R6.30-2003 („Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui“) reikalavimams.
Įsitikinkite, kad kiekviename organizacijos išduotame užsakyme yra reikiamos informacijos:
- organizacijos ar įstaigos pavadinimas;
- dokumento rūšies pavadinimas;
- paskelbimo data ir vieta;
- antraštė į tekstą;
- Registracijos numeris;
- vadovo parašas;
- susitaikymo vizos.
Lovelė. Kaip išduoti „parašo“ rekvizitus
Jei administracinėje dalyje yra konkreti užduotis, turite nurodyti už jos įgyvendinimą atsakingo asmens vardą ir pavardę bei pareigas, taip pat vadovybės paskirtą laiką. Nuolatinio užsakymo įvykdymo tvarką lemia ne konkretūs terminai, o tam tikras veiklos vykdymo dažnis: pavyzdžiui, galite įpareigoti darbuotoją pateikti savaitės suvestinę arba mėnesinę darbo atlikimo ataskaitą. Atlikėjų skaičius šiuo atveju gali būti bet koks. Išsami informacija apie užsakymą (diagramos, grafikai, instrukcijos, lentelės) dažniausiai surašoma kaip priedas. Įsakymai įsigalioja jų išdavimo dieną (išskyrus dokumentus, kuriuose yra kitokia nuoroda).
Registracijos procedūra
Kiekvienam administraciniam dokumentui būtinai priskiriamas registracijos indeksas pagal darbdavio patvirtintą nomenklatūrą per kalendorinius metus. Daugeliu atvejų toks indeksas yra serijos numeris su trumpu raidės žymėjimu (pavyzdžiui, „112-L“, kur pirmoji dalis yra serijos numeris, o antrasis-tai dokumentas, priklausantis užsakymų personalui grupei. ). Registracijos metu kiekvieno dokumento duomenys perkeliami į specialią formą - kortelę, knygą, žurnalą, elektroninę duomenų bazę.
Užsakymų registravimą žurnalo forma plačiai naudoja darbdaviai (ypač mažos įmonės, kurių vidinė darbo eiga yra ribota), nes tai laikoma prieinamiausia, patogiausia ir paprasčiausia. Norint perduoti duomenis apie įmonėje išduotus užsakymus, pradedami bent du žurnalai (užsakymai personalui ir pagrindinei veiklai).
Personalo užsakymų registras
Informacija įrašoma į žurnalą chronologine tvarka, kad paskutiniu įrašu galėtumėte iš karto nustatyti bendrą darbdavio užregistruotą tam tikros rūšies dokumentų skaičių. Papildomas šios registracijos formos pliusas yra tai, kad neįmanoma pašalinti informacijos apie registruotą užsakymą arba įvesti jį „atgaline data“. Šiuo požiūriu net ir moderniausios elektroninės duomenų registravimo ir saugojimo sistemos yra laikomos mažiau saugiomis, nes jos leidžia visiškai ištrinti informaciją apie dokumentą.
Jei personalo darbo srautas nuolat auga, reikia išsamiau sisteminti registracijos duomenis. Tokiais atvejais rekomenduojama laikyti kelis papildomus žurnalus - pavyzdžiui, atskirus žurnalus, skirtus įsakymams dėl atostogų registruoti, darbo santykiams nutraukti ir pan. Ant kiekvieno žurnalo viršelio turi būti nurodyta data, nuo kurios jis buvo tvarkomas, ir organizacija. Žurnalas saugomas, kol jis pilnas, o kai jame nebėra laisvų stulpelių, pabaigos data pažymima viršelyje ir pradedama nauja kopija. Jei per registracijos laikotarpį pasikeitė įmonės duomenys (pavyzdžiui, organizacinė ir teisinė forma), visiškai nebūtina pradėti naujo žurnalo: pakanka atnaujinti viršelio duomenis.
Personalo užsakymų sisteminimas ir saugojimas
Personalo įrašai saugomi pagal „Standartinių administracinių archyvinių dokumentų, suformuotų vykdant valstybės institucijų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašą, nurodant saugojimo laikotarpius“ (patvirtintas Kultūros ministerijos sprendimu) Rusijos Federacijos 2010 m.).
Pagal įstatymų leidėjo reikalavimus įsakymai, įforminantys darbo santykius ir atspindintys svarbius darbuotojo darbo istorijos faktus, turi būti saugomi 75 metus. Tačiau yra ir kita administracinių dokumentų grupė, skirta darbuotojo darbo funkcijos vykdymo operatyviniam reguliavimui ir saugoma daug trumpiau (5 metai). Todėl prieš siunčiant dokumentus į archyvą, jie turi būti suskirstyti į dvi grupes - pagal saugojimo laiką.
HR užuomina. Personalo dokumentų saugojimo organizacijoje sąlygos
Ilgalaikio saugojimo grupė apima užsakymus:
- apie samdymą;
- apie perkėlimą į kitą darbą;
- skatinimas, apdovanojimas dovanomis ir premijomis;
- dėl darbo sutarties nutraukimo; dėl vaiko priežiūros atostogų suteikimo;
- dėl papildomų išmokų ir priedų prie oficialios algos (už darbo stažą, derinį, specialias darbo sąlygas ar darbo pobūdį) nustatymo, taip pat dėl bet kokio kito atlyginimo dydžio pakeitimo, kaip vienos iš esminių darbo sutarties sąlygų. darbo sutartis;
- dėl nemokamų atostogų suteikimo;
- dėl užsienio komandiruotės ar ilgos (daugiau nei vieno mėnesio) komandiruotės šalies viduje.
Ateityje gali prireikti originalų, kad būtų patenkinti socialiniai ir teisiniai piliečių prašymai dėl darbo patirties, gautų apdovanojimų, darbo užmokesčio ir kitų svarbių darbo aspektų. Todėl būtina griežtai laikytis jų laikymo sąlygų. Antroji grupė apima užsakymus:
- dėl kito ar studijų atostogos;
- dėl drausminių nuobaudų taikymo;
- trumpalaikės komandiruotės kryptimi;
- darbuotojo nurodymu persikvalifikuoti, atnaujinti kursus ir pan.
Šio tipo dokumentai suformuojami į bylas, kurių saugojimo laikotarpis yra penkeri metai, po to jie sunaikinami surašant atitinkamą aktą. Atminkite, kad organizacijoms, priklausančioms tam tikroms veiklos sritims, buvo patvirtinti departamentų dokumentų sąrašai su saugojimo laikotarpiais. Priedai saugomi kartu su užsakymais, priešingai nei pagrindiniai dokumentai (tarnyba ir memorandumai, pareiškimai, įmonės darbuotojų asmens dokumentų kopijos), kurie saugomi atskirai archyve.
Pateikiant užsakymus dažnai daromos klaidos
Nepaisant gana aiškių administracinių dokumentų vykdymo standartų, sekretoriai dažnai daro erzinančių klaidų - procedūrinių ar teisinių. Procesines klaidas sukelia tyčinis ar atsitiktinis nukrypimas nuo visuotinai priimtos darbo schemos ir dažniausiai kyla dėl to, kad nesilaikoma įstatymų leidėjo keliamų reikalavimų ir pačios organizacijos vietinių normų, susijusių su užsakymo turiniu ir forma.
Dažniausiai nurodomoje informacijoje (paso duomenys, struktūrinių padalinių ir pareigybių pavadinimai, įmonės duomenys) leidžiami netikslumai, neužpildomi formos kūrėjo pateikti privalomi punktai („Sudarymo data“, „Personalo numeris“) , „Surašymo vieta“, „Dokumento numeris“ ir atsisakymas naudoti darbdavio nustatytą formą arba nelogiškų, neaiškių formuluočių naudojimas taip pat laikomas klaida. Tekstas turi būti labai aiškus ir glaustas. Neleidžiama naudoti pasakojimo stiliui būdingų frazių, kurias galima interpretuoti dviem būdais.
Neįgalioto pareigūno pastebėjimas ar nuoroda į netinkamai įvykdytą steigimo dokumentą yra retesnė, tačiau vis tiek pripažįstama personalo praktikos klaidų. Pavyzdžiui, bendrais atvejais įsakymas dėl darbuotojo įdarbinimo išduodamas nurodant darbo sutartį. Jei sutartis dėl kokių nors priežasčių pripažįstama negaliojančia, jos pagrindu išduotas administracinis dokumentas laikomas negaliojančiu, o joje esantis administracinis sprendimas nėra vykdytinas. Visi kiti įsakymai, kuriuos rengdamas darbdavys remiasi susitarimais, aktais ir kitais dokumentais, sudarytais pažeidžiant galiojančias teisės normas, taip pat praranda teisinę galią.
Deja, tikrinimų metu Valstybinės inspekcijos inspektoriai dažnai nustato pavedimus, neturinčius vizos teisinės ar personalo tarnybos vadovui, nors dokumento struktūra ir turinys suponuoja jo buvimą. Kartais darbdavys neturi laiko arba tiesiog nemano, kad būtina pasirašytinai supažindinti darbuotoją su įsakymu dėl personalo, kuris yra tiesiogiai susijęs su juo ir daro įtaką jo teisinėms teisėms. Tuo tarpu darbo teisės aktai apibrėžia konkretų administracinių dokumentų, į kuriuos turi būti atkreiptas darbuotojų dėmesys, sąrašą, nurodant susipažinimo datą - tai įsakymai įsidarbinti (Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsnis), drausminių nuobaudų taikymas sankcijos (Rusijos Federacijos darbo kodekso 193 straipsnis), atleidimas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 84 straipsnio 1 dalis). Registruojant nuolatinį ar laikiną perkėlimą į kitą darbą, nei pareiškimas, nei darbuotojo sutikimas dėl perkėlimo nėra nurodomas kaip pagrindinis dokumentas, o kartais net nenurodomos tokio personalo sprendimo priežastys.
Įsakymams nutraukti darbo sutartį būdingas neatitikimas tarp juose nurodytų atleidimo priežasčių ir Rusijos Federacijos darbo kodekso formuluotės bei nuorodų į konkrečius straipsnius, dalis ir pastraipas nebuvimo. Suteikdami darbuotojui atostogas, darbdaviai dažnai pamiršta nurodyti jų tipą (pagrindą) ar trukmę.
Užsakymų atšaukimas ir taisymas
Ką daryti, jei pasikeitė gamybos situacija ir staiga atsirado poreikis atšaukti ar pakeisti jau įsigaliojusį personalo sprendimą? Tokiu atveju turėsite išduoti naują užsakymą, atšaukiantį ankstesnį užsakymą arba pakeitus jo atskiras sąlygas. Jame turi būti nurodyta:
- panaikinamo ar keičiamo dokumento numeris, data ir pavadinimas;
- sprendimo panaikinimo (pakeitimo) pagrindai su aplinkybių, kurios lėmė jo peržiūrą, santrauka;
- veiksmų, kurių atlikėjai turi imtis dėl naujų aplinkybių, tvarka;
- Asmens, įgalioto kontroliuoti pavedimo vykdymą, pavardė ir pareigos.
Visi organizacijos administraciniai dokumentai, išskyrus tuos, kurie skirti darbo santykiams reguliuoti, yra laikomi pagrindinės veiklos užsakymais. Pagrindinės veiklos užsakymai sudaromi pagal vieną algoritmą. Jie įsigalioja gavus įmonės vadovo patvirtinimą. Užsakymai, sprendžiantys administracinius ir ekonominius klausimus, saugomi 5 metus, kiti - nuolat.
Įsakymas- Tai yra teisės aktas, kurį sukuria tik organizacijos vadovas (asmuo, atliekantis savo pareigas), siekiant išspręsti pagrindinės veiklos ar personalo klausimus.
Įsakymas Ar tai yra teisės aktas, kurį organizacijos vadovas išleidžia daugiausia organizacijos veiklos operatyviniais klausimais, įskaitant klausimus, susijusius su organizacija vykdant pavedimus, nurodymus ir kitus norminius teisės aktus, perduodančius valdymo sprendimus struktūrinių padalinių darbuotojams .
Kuo skiriasi užsakymas nuo užsakymo?Įsakymas skiriasi nuo įsakymo tuo, kad jis nereiškia neabejotino paklusnumo ir vykdymo, o tik nurodo tinkamiausią veiksmų formą - sprendimą. Taigi, jei atsakysite dar suprantamesne ir paprastesne kalba, įsakymas reikalauja paklusnumo, o įsakymas reikalauja tik sutikimo.
Kad būtų pašalintas įvairus aiškinimas, organizacijose (įstaigose, įmonėse, visuomenėse) tvarka ir tvarka turi vienodą galią. Jais siekiama subordinuoti ir griežtai įgyvendinti tai, kas aprašyta ORD.
Užsakymų pildymo taisyklės, instrukcijos (pagrindinei veiklai)
OSA prasideda teksto antrašte, atspindinčia dokumento, kuris atsako į klausimą, santrauką "Apie ką?" ir prasideda žodiniu daiktavardžiu „Baigus ...“, „Sumokėjus ...“ ir kt. Antraštė išspausdinta paryškintu Times New Roman, 13-14 dydžio, centre, be taško antraštės pabaigoje.Tekstas susideda iš dviejų pagrindinių dalių: nustatymo ir administracinės.
V nustatanti dalis Kiek įmanoma trumpiau apibendrinami OSA išdavimo tikslai ir priežastys, pateikiama nuoroda į atitinkamą dokumentą, leidžiama cituoti atskirų valdžios organų sprendimų tekstus. Pateikiant ištraukas iš valdžios institucijų sprendimų, rašomas žodis „ypač“. Įsakyme, kuris išduodamas remiantis kitu dokumentu, nustatančioje dalyje nurodomas šio dokumento pavadinimas, data, numeris ir pavadinimas. Pavyzdžiui:
„Vykdydamas įsakymą …………, datuojamą 20__ m. Spalio 7 d. Nr.
Nustatanti ORD dalis gali prasidėti žodžiais „Atitinkamai“, „Tikslams“, „Vykdoma“ ir pan., O baigiama žodžiu „I order“, po kurio eina dvitaškis.
Jei užsakyme nėra nustatomosios dalies, tada atspausdinamas žodis „Aš užsakau“ su dvitaškiu, tada administracinė dalis. Žodis „Aš užsisakau“ spausdinamas naujoje eilutėje nuo nulinės tabuliatoriaus padėties mažosiomis raidėmis iš eilės paryškintu šriftu:
Aš užsisakau:
Bendra tvarka, priešais administracinę dalį, iš nulinės tabuliatoriaus padėties žodis rašomas raidėmis mes užsakome:
Įsakymo dalis baigiama dvitaškiu.
Administracinė dalis skirstomi į posakius ir posakius. Jie žymimi arabiškais skaitmenimis. Kiekviename elemente (papunktyje) turėtų būti tik viena instrukcija vienu klausimu ir prireikus.
Tais atvejais, kai vienam atsakingam atlikėjui reikia užrašyti kelias skirtingas užduotis, atsakingasis atlikėjas pagrindinėje pastraipoje nurodomas vieną kartą, o užsakymai skelbiami atskirose pastraipose. Kiekvienas papunktis yra atspausdintas raudona linija su didžiosiomis raidėmis ir yra atskirtas viena nuo kitos tašku.
Jei OSA numato komisijos (darbo grupės) sudarymą, tai komisijos pirmininkas (darbo grupės vadovas), tada jo pavaduotojas (pavaduotojai), o po to komisijos (darbo grupės) nariai abėcėlės tvarka nepriklausomai nuo jų padėties, yra nurodytos jo sudėtyje.
Jei OSA atšaukia ar pakeičia (papildo) anksčiau išduotą dokumentą (kai kurias jo nuostatas), tada administracinėje OSA dalyje yra atitinkama sąlyga, prasidedanti žodžiais „Anuliuoti ...“, „Priedas ... “,„ Prie ... pridėti šiuos pakeitimus: “, nurodant panaikinto ar pakeisto dokumento elementus (pastraipas, pastraipas), datą, numerį ir pavadinimą. Ši sąlyga paprastai pateikiama administracinės užsakymo dalies pabaigoje.
Paskutinėje administracinės teksto dalies pastraipoje turėtų būti pateikta informacija apie organizacijos pareigūną, kuriam patikėta kontroliuoti OSA ir kuris turi turėti pakankamai oficialių įgaliojimų, susijusių su OSA nurodymų adresatais atitinkamą organizacijos veiklos sritį ir yra vienas iš šių adresatų.
Ypatingais atvejais OSA įgyvendinimo kontrolė gali būti patikėta generaliniam direktoriui. Tada paskutinėje pastraipoje parašyta formuluotė: „Aš pasilieku užsakymo vykdymo kontrolę“.
Atskiros užduotys, paaiškinančios arba papildančios ORD turinį (įskaitant užduotis, įskaitant skaitmeninius duomenis), sudaromos kaip nutarties priedus, į kurią atitinkamose nutarties administracinės dalies dalyse turi būti nuoroda (paprastai „pagal priedą“). Pirmajame programos puslapyje, viršutiniame dešiniajame kampe, jie pažymi apie programą (numeracijos antraštė), kurioje nurodoma organizacijos užsakymo data ir numeris:
Taikymas
pagal užsakymą (užsakymą)
_____________ nuo
________№
Programos baigiasi centrine juosta, trijų eilučių atstumu nuo paskutinės teksto eilutės. Linijos ilgis yra 3-4 cm.
OSA puslapiai, kiekvienas jo priedas ir OSA patvirtintas dokumentas numeruojami atskirai.
Jei OSA patvirtintame dokumente (reglamente, procedūroje, taisyklėse, taisyklėse, instrukcijose ir kt.) Yra priedų, paaiškinančių ar papildančių šio dokumento turinį, tokio dokumento ir jo priedų puslapių numeracija turi būti išsami (uniforma).
Jei yra priedų, kiekvienam iš jų pritaria vykdytojas ir projektą rengęs korporacijos skyriaus vadovas, taip pat skyrių vadovai, atsakingi už priede numatytus klausimus ir užduotis.
Prie OSA projekto turėtų būti pridėtas Patvirtinimo lapas... Patvirtinimo lapą parengia OSA iniciatorius ir jis pridedamas prie patvirtinamo dokumento projekto. Patvirtinimo vizoje yra patvirtintojo pareigos, asmeninis parašas, parašo dekodavimas, taip pat dokumento projekto patvirtinimui gavimo data ir faktinė dokumento projekto patvirtinimo data.
Patvirtinti išsiųstas OSA projektas nuolat teikiamas tvirtinti asmenims patvirtinimo lape nurodyta tvarka. Darbuotojai, dalyvaujantys OSA patvirtinimo procedūroje, patvirtina gautą dokumentą arba, jei nesutinkate su tam tikromis dokumento projekto nuostatomis, per vieną darbo dieną pateikia savo pastabas / pasiūlymus.
Pastabos dėl būtinybės keisti OSA projektą yra pateiktos patvirtinimo lape arba jo priede.
Sertifikuotas OSA projektas pateikiamas patvirtinti kitam patvirtinimo lape esančiam asmeniui, o atsisakius patvirtinti, jis grąžinamas OSA projekto vykdytojui.
Padarius esminius OSA projekto pakeitimus, automatiškai sukuriama nauja OSA projekto versija (leidimas), todėl reikia iš naujo patvirtinti OSA projektą.
Jei tvirtinant OSA projektą kilo nesutarimų, kurie nebuvo išspręsti darbo tvarka, OSA projektą rengusios organizacijos skyriaus vadovas surengia taikinamąjį posėdį, kuriame dalyvauja organizacijos padalinių vadovai (arba jų atstovai, įgalioti priimti sprendimą dėl svarstomo dokumento), kurie turi pastabų dėl projekto, ir, jei reikia, teisės skyriaus (departamento) atstovas.
Organizacijos skyriaus vadovas, turintis pastabų dėl viso OSA projekto ar jo atskirų nuostatų, gali tinkamai motyvuodamas pareikšti savo nuomonę apie OSA projektą arba atskirą lapą. Tokiu atveju jis priklijuoja savo parašą (vizą), šalia kurio rašo: „Su komentarais“ arba „Pridedami komentarai“.
OSA projektas, išskyrus personalo įsakymus, patvirtintas visų pareigūnų pagal patvirtinimo lapą, perduodamas verslo valdymo skyriui patikrinti dizaino, semantinių akcentų, dokumento pateikimo logikos, redagavimo (pašalinimo) dėl galimų gramatinių ir stilistinių klaidų) ir dokumento perdavimas pasirašyti organizacijos vadovams ...
Bendras dokumento patvirtinimo laikas neturi viršyti 5 (penkių) darbo dienų nuo pateikimo tvirtinti dienos, nebent dokumento vykdytojas nenurodo kito laikotarpio.
Prie pasirašyti pateikto OSA projekto turi būti pridedami dokumentai, kurių vykdymui buvo parengtas projektas, ir, jei reikia, dokumentai (dokumentų kopijos), kurie yra nurodyti parengtame OSA projekte.
Jei OSA projektas rengiamas iniciatyviai (prireikus ir kitais atvejais), prie jo pridedamas aiškinamasis raštas, kuriame turėtų būti pateiktas jo priėmimo pagrįstumo pagrindimas, taip pat galimos projekto įgyvendinimo pasekmės. siūlomus sprendimus.
Pasirašant užsakymą vykdo organizacijos generalinis direktorius arba jo įgaliotas asmuo.
Pasirašant užsakymą neviršydami savo įgaliojimų, vykdo organizacijos generalinis direktorius ir generalinio direktoriaus pavaduotojai. Parašas apima OSA pasirašiusio asmens pareigas, asmeninį parašą ir parašo nuorašą (inicialai, pavardė).
ORD registracijos numeris yra jos serijos numeris tokio tipo dokumentų masyve per kalendorinius metus.
Užsakymo registracijos numeris yra jo numeris eilės tvarka tokio tipo dokumentų masyve per kalendorinius metus, prie kurių pridedama mažoji raidė „p“. Pavyzdžiui, Nr. 15r.
