Organizacijų archyvuose dokumentai saugomi tam tikrus laikotarpius, po to jie turi būti perduoti valstybės saugojimui valstybės ir savivaldybių archyvuose. Federaliniai statymai nustato maksimalų dokumentų, rašytų Rusijos Federacijos archyvų fondą, saugojimo laikotarpį:
- dokumentai apie personalą, notarinių veiksm rašai, nama kio knygos ir dokumentai, susiję su būsto fondo privatizavimu - 75 metai;
- projektinė dokumentacija kapitalinei statybai - 20 kali;
- technologinė ir projektinė dokumentacija - 20 pertemuan;
- išradimo, naudingo modelio, pramoninio dizaino patentai - 20 metų:
- mokslinė dokumentacija - 15 kali;
- filmams ir fotografijos dokumentams - 5 metai;
- vaizdo ir fotodokumentams - 3 metai.
Likvidavus organizaciją, nuolatinio saugojimo laikotarpio dokumentai ir visą darbo dieną dirbantys darbuotojai perduodami valstybės (savivaldybs) archyvui. Verta paminėti, kad nevyriausybinėms organizacijoms, kurių kai kurie dokumentai priskiriami Rusijos Federacijos archyvų fondo sudėčiai, tokiam perdavimui labai svarbu sudaryti susitarimą dėl federalinės sistemos sukū Rusijos archyvo tarnyba. Jei organizacija laiku nesudarė sutarties su archyvu, tokiu atveju valstybs (savivaldybs) archyvas privalo priimti saugoti tik dokumentus apie organizacijos darbuotojus. Likusių dokumentų saugojimo viet nustato likvidavimo komisijos pirmininkas arba bankroto komisaras.
Dokumentų paruošimas perdavimui archyvą
Kiekvienoje organizacijoje per metus susidaro tam tikras atvejų skaičius. Kai kurie iš jų, pasibaigus nustatytam saugojimo laikotarpiui, turi būti grąžinti archyvą. Tai atvejai, kai forminti nuolatinio laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo dokumentai. Bylos perduodamos archyvui praėjus metams po jų užbaigimo biuro darbe. Dokumentus, skirtus perkelti archyvą, rengia ikimokyklinio ugdymo staigos darbuotojai ir struktūrinių padalinių sekretoriai. Baigę bylas, jos perduodamos archyvui.
Bylų registravimą sudaro ios operacijos:
- dokumentų grupavimo bylas teisingumo tikrinimas;
- susiuvimas (padavima);
- lapų numeracija;
- atestavimo užrašo (atestavimo lapo) surašymas;
- prireikus vidinio bylos dokumentų aprašo sudarymas;
- koreguoti bylos viršelio detales (patikslinti organizacijos pavadinimą, registracijos indeksą, bylos galutines datas, bylos pavadinimą);
- bylos aprašo surašymas ir registravimas.
Atvejai su laikinu saugojimo laikotarpiu (iki 10 metų imtinai) turi būti iš dalies registruojami, kai leidžiama:
- nesisteminti byloje esančių dokumen;
- neskaičiuokite bylos lapų;
- nesudarinėkite sertifikavimo užrašų;
- nesiūti (nesiūti)
Dokumentų grupavimo bylas teisingumas tikrinamas siekiant dar kartą patikrinti byloje esančius dokumentus, antraštę pagal nomenklatūrą, dokumentų išdėstymą byloje pagal tam tikrusoma klaimstaisis; kronologis pagal; geografiškai; korespondent abėcėlės tvarka ir kt.
6.2 pav. Bylos liudytojo lapo forma
Kai baigsite, labai svarbu apvynioti arba rišti dėklą. Prieš tai iš dėklo pašalinami visi metaliniai daiktai: sąvaržėlės, smeigtukai ir kt. Dokumentai išimami iš segtuvo. Po paskutinio dokumento bylą dedamas lapas, skirtas atestavimo rašui "bylos pradžioje, jei reikia, terpiamas vidinio inventoryiaus lapas arba lapai (jei yra, tada atspausdintos vidinio. turi būti suskirstyti.
Kunjungi dokumentai yra paduoti arba rišti kietu viršeliu. Kadangi bylą deponuojami vairaus format dokumentai, juos reikia apsiūti 4 kartus. Tai užtikrins, kad visit dokumentai būtų saugiai priklijuoti.
6.3 pav. Bylos dokumentų vidaus inventoryizacijos format
Jei galiojimo laikas yra ilgas, dėklą galite susiūti, skaitant dangtelio viršutinę ir apatinę dalis. Nuolatiniai failai pateikiami pradedant nuo viršelio esančio lapo. Viršutinė dangtelio dalis nėra apsiūta. Semut pirmojo lapo uždedamas plonas iki 1 cm pločio kartono pamušalas, per jį susiuvamas dėklas. Kadangi toks dėklas turėtų būti saugomas amžinai, toks padavimas apsaugo siūlus nuo dilimo ir suteikia estetiškesnį dėklo vaizdą.
Pateikdami dokumentus turite užtikrinti, kad būtų galima perskaityti visą dokumentų tekstą. Dokumentai, kurių galiojimo laikas yra trumpesnis nei 10 metų, gali būti nepateikiami, bet lieka aplanke.
Kunjungi lapai nuolatinio ir laikino saugojimo atvejais yra sunumeruoti, kad būtų užtikrintas dokumentų saugumas ir patogumas naudotis. Lapai sunumeruoti juodu grafito pieštuku arba skaitikliu viršutiniame dešiniajame kampe tik nuo priekinės lapo pusės, neliečiant dokumento teksto. Draudžiama naudoti rašalą ir spalvotus pieštukus. Didesnio format nei A4 format lapas yra apsiūtas vienu kraštu, išskleistas ir sunumeruotas kaip vienas lapas. Sulenktas ir apsiūtas lapas sunumeruotas kaip du lapai. Iliustruotos medžiagos, nuotraukos sunumeruotos kitoje pusėje viršutiniame kairiajame kampe. Vokai su užrašais ar priedais, kurie yra siuvami dėklą, numeruojami nepriklausomai. Voke esantis gaubtas sunumeruotas su kitu numeriu už voko. Kuriant kelis vienos bylos tomus, kiekvienas jų sunumeruojamas atskirai.
6.4 pav. Viršelio forma, skirta nuolatiniam ir laikinam (daugiau nei 10 metų) saugojimui
Numeravimo rezultatai rašomi konfidencialų rašą paskutiniame specialiai jai pasitame dėklo lape. Jis skaičiais ir odžiais nurodo sunumeruotų dokumentų lapų skaičių ir atskirai per enklą +“ - vidaus inventoryiaus lapų skaičių, raides ir trūkstamus skaičius.
galiojimo rašą pasirašo jį surašęs asmuo, nurodydamas pareigas, asmeninį parašą, pavardę ir surašymo datą. Ant korpuso viršelio arba paskutinio lapo nugarėlės draudžiama daryti patvirtinimo užrašą.
Bylos liudijimo formą nustato Pagerdins organisasi archyv taisykls.
Tuo atveju, kai byloje yra ypač vertingų dokumentų - asmens bylose, bylos dėl akademinių laipsnių suteikimo ir priėmimo
Valstybinis standartas R 51141-98 tvirtina tokį vidinio inventoriaus apibrėžimą: “Vidinis bylos dokumentų aprašas - accounting apskaitos dokumentas, kuriame yra bylos dokument sąrašas, nurodantis dokument sąrašas, nurodantis dokument 1.
Lihat inventorizacija pateikiama prieš bylos dokumentus ir joje yra informacijos apie kiekvieną iš jų. Galutiniame vidinės inventoryizacijos raše nurodomas jį trauktų dokumentų ir paties inventoryiaus lapų skaičius.
Naudojant automatines dokumentų registavimo sistemas, vidinė inventoryizacija gali būti sukurta ir išspausdinta automatiškai, remiantis informacija, vesta byloje esančių dokumentų registracijos korteles. Kirim ke, kai dokumentai yra paduoti, sunumeruoti, surašomas atestavimo užrašas ir vidinė bylos dokument inventoryizacija, atliekamas papildomas bylos dangčio dizainas.
Lihat lebih lanjut dizainas atliekamas nustatant bylas biuro darbe ir atliekamas pagal valstybinio standarto GOST 17914-72 reikalavimus. Ilgalaikio laikymo dėklo dangteliai. Tipai, dydžiai, techniniai reikalavimai”. Pradėjus bylą pagal bylų nomenklatūrą, ant viršelio jau buvo pateikta daug informacijos:
- institucijos (organizacijos) pavadinimas ir pavaldumas;
- struktūrinio padalinio pavadinimas;
- rašytinis bylos indeksas;
- bylos pavadinimas;
- dėklo galiojimo laika.
Ruošiant bylą pateikti archyvui, ie duomenys yra patikslinami ir papildomi. Pavyzdžiui, semut viršelio jie uždėjo:
- tūrio numeris, jei byloje yra keli tomai;
- bylos nagrinėjimo terminai;
- lakštų skaičius byloje;
- fondų numeriai, inventorius ir atvejai pagal inventorių.
Paskutiniai rekvizitai dedami archyv.
6,5 pav. Nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų aprašo forma
Projektuojant dangtelį labai svarbu laikytis tam tikrų reikalavimų. Taigi, organizacijos pavadinimas rašomas vardžiu. Jei vardas pasikeitė per metus, tada abu pavadinimai pateikiami viršelyje, skliausteliuose rašant buvusį pavadinimą, o po juo - naują.
Bylos pavadinimas perkeliamas viršelį metų pradžioje iš bylos nomenklatūros. Tačiau išanalizavus dokumentų turinį, gali prireikti vesti kai kuriuos pavadinimo paaiškinimus. Esant tokiam poreikiui, reikėtų papildyti bylų nomenklatūrą ir pavadinimą bei rodyklę kartu su iuo priedu uždėti ant viršelio. Pirma, pavadinime turėtų būti nurodytas bylos tipas (byla, korespondencija, dokumentai ir kt.) Arba dokumentų tipas (protokolai, sakymai, ataskaitos, aktai). Tada nurodomas autorius arba korespondentas (jei korespondencija) ir tada klausimas, atspindintis dokumentų turinį ... Galima vienu atveju suformuoti kelių autorių ar korespondentų dokumentus, jei jie susijęus su vienu. Pavadinimuose nenurodomas dokumentų autentiškumas, tačiau deramasi dėl dokumentų kopijų. Ant bylos dangtelio turi būti nurodytos ankstyviausi ir paskutinių dokumentų datos bei bylos saugojimo laikotarpis. Gagal su nuolatinio saugojimo dokumentais nurodoma saugoti visam laikui“, kitiems - tam tikras saugojimo laikotarpis sąraše.
Nurodant lapų skaičių, rapivelgiama vidinio inventory ir sertifikavimo rašo lapus.
Srašas sudaromas visiems nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo atvejams. Svarbu pažymėti, kad inventorius yra ival archyvinė informacinė knyga, kurioje yra susistemintas saugojimo vienetų sąrašas, taip pat skirta jų apskaitai ir sisteminimui. Svarbu pažymėti, kad inventorius yra pagrindinis apskaitos informacinis vadovas biuro darbe ir archyvuose. Atsargos sudaromos atskirai dėl nuolatinio saugojimo, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų, personalo atvejų. Kai kuriais atvejais, atsižvelgiant organizacijos specifiką, tam tikrų kategorijų byloms (teisminėms ir tiriamosioms byloms, mokslinėms ataskaitoms temomis ir kt.) Gali būti sudaromos inventorizacijos.
Atvejai inventoriuje išdėstomi pagal svarbos laipsnį. Pavyzdžiui, seka gali būti tokia: monės statai, visuotinių akcininkų susirinkimų protokolai, direktorių valdybos posėdžių protokolai, direktoriaus sakymai dėl halaman veiklos, iridinės veiklos Svarbu pažymėti, kad bylų aprašus kiekviename struktūriniame padalinyje renka biuro darbo tarnybos darbuotojai.
6.6 halaman Bendro nuolatinio saugojimo atvejų sąrašo metinio skyriaus forma
Inventorius susideda iš metinių skyri. Metiniai skyriai sudaromi nustatyta forma. Informacija apie kiekvieną inventorių trauktą atvejį vadinama aprašomuoju rašu. Tai Ceina:
- korpuso serijos numeris (tomas) pagal inventorių;
- korpuso (tūrio) indeksas;
- bylos pavadinimas (tomas);
- bylos data (tomas);
- failo lapų skaičius (tūris);
- saugojimo laikotarpis (gagal, saugomiems daugiau nei 10 metų);
- pasta.
Verta pasakyti, kad kiekvienas inventoryiaus atvejis turi nepriklausomą serijos numberį.
Jei dėklas susideda iš kelių tom, kiekvienas tomas turi skaičių. Organizuoja bylas inventoryiuje organizacijos archyvo tvarka. Verta paminėti, kad jis taip pat priskiria numerius struktūrinio padalinio inventoryiui.
Perkeliant failus archyvą kelerius metus, labai svarbu juos susisteminti. prasta tvarkos organizavimo tvarka organizacijoje yra chronologinė-struktūrinė. Tai reiškia, kad, pirma, atvejai susisteminami pagal metus. Antra, bylos susisteminamos pagal struktūrinių padalini, kuriuose jos saugomos, pavadinimus. Visi nuolatinio metų galiojimo atvejai yra suskirstyti pagal svarbą. Paprastai nurodo struktūrinių padalinių išdėstymo tvark ir bylų nomenklatūros bylų antraštes.
6.7 pav. Galutinis rašas ir sertifikato parašo forma
Remdamiesi tuo, kas išdėstyta pirmiau, darome išvadą, kad tantanganamas nuoseklus visų to paties saugojimo vienerių metų atvejų sąrašas. Verta pasakyti, kad paieškos patogumui, struktūrinio padalinio pavadinimai inventoriuje gali būti nurodyti prieš pirmąjį kito struktūrinio padalinio dalyką.
Organizacijose, kuriose per metus suformuojama nedaug bylų, nepraktiška kasmet sudaryti naują inventory. Galima parengti vieną inventorių, skaitant atvejus keleriems metams.
6.8 pav. Bendro personalo bylų sąrašo metinio skyriaus forma
6.9 halaman Nuolatinio saugojimo elektroninių dokumentų inventoriaus forma
Tokiose organizacijose kasmet sudaromas metinis inventoryiaus skyrius, nuolat skaičiuojant bylas. Atkreipkite dėmesį, kad kiekvienas metinis inventoryiaus skyrius prasideda nurodant kitus metus, o tada dėžės išdėstomos tame pačiame su priimta struktūra.
Verta pasakyti, kad kiekvienas inventorius turi numer. Paprastai inventorius, skirtas nuolatiniam saugojimui, turi 1, tais atvejais, kai saugojimo laikotarpis yra ilgesnis nei 10 metų, - N & 2, personalui - No. 3, pridedant raidžių indeksą l / s“.
Penemu baigiamas galutiniu rašu. Jis skaičiais ir odžiais nurodo inventorių trauktų bylų skaičių, pirmas ir paskutinis bylų numeriai pagal inventoryių, nurodant numeravimo ypatybes (serangan ir trūkstami skaičia parymo) S data
Jadilah inventoriaus, skirto nuolatiniam saugojimui, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpio atvejų, organizacijų personalo skyriai kasmet turi sudaryti personalo bylų aprašus. Personalo dokumentai turi ypatingą socialinę reikšmę - jie bus pagrindas patvirtanti darbo stažą, užimamas pareigas, darbo ioje organizacijoje trukmę ir kitus darbo santykių faktus. Verta pasakyti, kad, siekiant išvengti ių dokumentų praradimo, dauguma dokumentų apie atleistus darbuotojus yra perduodami archyvui ir saugomi 75 metus.
Plėtojantis kompiuterinėms technologijoms, melakukan dokumen dokument elektroninėje laikmenoje apimčiai, organisasi kyla poreikis saugoti garso ir vaizdo bei elektroninę dokumentaciją. Arsip organisasi, atsižvelgiant ED sudėtį ir apimtį, sudaromi nuolatinio saugojimo elektroninių dokumentų inventory. Elektroniniai dokumentai traukiami nepriklausomus inventorius.
Inventorius egzempliorių skaičius nustatomas pagal bylų saugojimo laik. Svarbu pažymėti, kad nuolatinio saugojimo bylų inventorius sudaromas keturiomis kopijomis. Svarbu pažymėti, kad vienas egzempliorius lieka kitame struktūriniame padalinyje, antrasis inventoryiaus egzempliorius perduodamas ikimokyklinio ugdymo staigai, trečiasis - organizacijos archyvui. Ketvirtasis egzempliorius siunčiamas kitą valstybės ar savivaldybs archyvą.
Organizacijos, nepateikiančios dokument valstybiniam archyvui, sudaro dokumentų, skirtų nuolatiniam saugojimui, bylų, kurių saugojimo laikotarpis thn 10 dan daugiau metų, personalui trimis misalnya.
Atsargos nėra sudaromos byloms su laikinu saugojimo laikotarpiu “, jas pakeičia bylų nomenklatūra, kai prieš kiekvieną antraštę rašoma pastaba apie saugojimo laikotarpį.
Kai struktūrinis padalinys rengia bylas perduoti organizacijos archyvui, archyvo darbuotojas iš anksto patikrina jų suformavimo teisingumą, registraciją ir bylų (struktūrinio padalinė organiziio) sąra įtralai Struktūrinio padalinio darbuotojai privalo pašalinti visus tikrinimo metu nustatytų olehlų formavimo ir vykdymo trūkumus. Jei atvejų trūksta, surašomas papildomas pažymėjimas.
Kiekvieną atvejį gauna asmuo, atsakingas už organizacijos archyvą, dalyvaujant struktūrinio padalinio darbuotojui. Kai m, ant abiejų struktūrinio vieneto inventoryiaus kopijų prieš kiekvieną jį trauktą bylą, pažymima apie bylos egzistavimą. Kiekvienos inventoryiaus kopijos pabaigoje nurodomas faktiškai archyve gautų bylų skaičius, trūkstamų bylų skaičius, bylų priėmimo ir perdavimo data, taip pat už archyvą atsakingo asmens ir asmens parasai. kas perdavė bylą, nurodomi skaičiais ir odžiais. Priimant ypač vertingas bylas, patikrinamas lapų skaičius dėžėse.
Ryšiais susietas bylas organizacijos archyvą pristato struktūrinių padalinių darbuotojai. Kartu su bylomis archyvą perkeliamos dokumentų registracijos kortelės. Kiekvieno kortel's indekso pavadinimas trauktas inventorių.
2015 m. Rugsėjo 21 d. sigaliojo Rusijos Federacijos kultūros menteri 2015 m. Kovo 31 d. sakymas No. 526. Jis patvirtino “Dokument iš Rusijos Federacijos archyvinio fondo ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, sigijimo, apskaitos ir naudojimo bei kitų archyvini organiza vyria organiza val. Toliau straipsnio tekste trumpumo dėlei mes juos vadinsime Taisyklės-2015“.
Verta paminėti, kad paskelbiant "Taisykles-2015" archyvavimo revoliucijos nebuvo. Ar naujosios taisyklės thn draugiškesnės elektroniniams dokumentams ... Apie naujų ir senų archyvavimo taisyklių statusą kalbame iame straipsnyje. Taip tepuk ia galite atsisiųsti 2015 bertemu dengan monių archyvų veiklos taisykles.
Prieš ir po
Prisiminkime, kaip buvo iki sakymo sigaliojimo: organizacijos dirbo prie dviejų dokumentų.
Pirmasis iš jų yra Departamentų archyvų eksploatavimo pagrindinės taisyklės (patvirtintos SSRS pagrindinio archyvo 1985 m. Rugsėjo 5 d. sakymu N 263). Tai buvo vienintelis norminis (tai yra privalomas) dokumentas dėl archyvavimo Rusijoje iki 2015-09-21.
Agen arsip federalinros 2015 m. Rugsėjo 18 d. Laiške N 2/2133-A nurodyta, kad nuo sakymo Nr. 526 “Departemen Pagrindinų archyvų darbo taisyklės“ sigaliojimo netaikoma. "Jų nebegalima naudoti.
Antrasis - Pagrindinės organizacijų archyvų taisyklės (patvirtintos 2002 m. Vasario 6 d. Rosarkhivo kolegijos sprendimu). Tai yra metodinis (neprivalomas, bet informatyvus) dokumentas, kuris nebuvo atšauktas, bet jūs galite ir netgi turite jį naudoti, nes 2015 m. Taisyklėse daugelis klausimų apie praktinius dokumentų saugojimo organizacijose veiksmus buvo palikti užkulisiuose.
Taigi mums liko du darbo dokumentai: 2015 m. Taisyklės ir Pagerdins taisykls. Jie turi visiškai skirting statusą:
Taisyklės-2015 thn normanis dokumentas. Jis yra privalomas visoms organizacijoms, nepriklausomai nuo jų veiklos srities ir nuosavybės formos. Ji buvo patvirtinta Kultūros menterijos sakymu.
Halaman taisyklės - metodinis dokumentas. Nebūtina jo naudoti, nors iuo atveju sukurti archyvą organizacijoje yra labai sunku. Halaman taisyklės ką tik patvirtintos Rosarkhiv kolegijos sprendimu, o tai reiškia, kad jų statusas yra daug emesnis nei 2015 m.
Organizacija, kaip ir gyvas organizmas, nuolat sąveikauja su išoriniu pasauliu ir palaiko daugybę vidinių prosesų: sudaro sutartis su sandorio alimis, priima ar parduoda prekes ir paslaugas, moka vairius koordininajimus.
Tuo pačiu metu daug dokument, kurių dauguma anksčiau ar vėliau praranda savo aktualumą ir siunčiami archyvą. Kiekviena organizacija laikosi savo dokument valdymo politikos, tačiau bendrų rekomendacijų, kurios sėkmingai taikomos praktikoje ir paremtos teisės normomis, laikymasis leidžia kiek manoma optimavizuoti iy problem.
Visa dokument rinkinys, kurį organizacija sukaupė vykdydama savo veiklą ir saugoma, yra suskirstytas kelias kategorijas:
- steigiamieji dokumentai- yra teisinis organizacijos egzistavimo pagrindas ir nustato pagrindines jos teisines savybes;
- administrasi dokumentus- tahun imperatyvaus ar informacinio pobūdžio, paprastai jie yra sudaryti aukščiausios vadovybės vardu;
- dokumen pribadi- paveikti visus galimus santykius, kurie gali kilti terpal darbuotojo ir darbdavio;
- finansins ataskaitos- apima pirminius dokumentus, atspindinčius, kaip organizacija gyvendina prekių ir paslaugų pirkimą ir pardavimą;
- specializuota dokumentacija- vidaus taisykles, reglamentuojančias pagrindinius organizacijos veiklos aspektus ir užtikrinančias jos struktūrinių padalinių darbo nuoseklumą.
Plačiąja prasme visus organizacijos turimus dokumentus galima suskirstyti dvi grups: Užpildyti dokumentai ir dokumentai, vis dar susiję su bertaruh kokiu svarbiu verslo procesu. Viena iš pagrindinių už archyvo priežiūrą atsakingo darbuotojo užduočių yra kompetentingas turimų dokumentų apie atitinkamas bylas paskirstymas ir jų savalaikis užpildymas naujai išduotais dokumentais.
Pasirengimas perdavimo ir laikymo reikalavimams
Lihat maksimaliai sutvarkyti juridinio asmens turimus dokumentus, naudojama speciali konsoliduota nomenklatūra, kurioje atsispindi visų bylų pavadinimai ir nurodomas jų saugojimo laikas. Failai dokumentai paprastai yra sugrupuoti pagal tipą ir surūšiuoti atskirus aplankus.
3.4 punk. I pagrindinių organizacijų archyvų taisyklių, patvirtintų 2002 m. Ir turinčių rekomendacinį pobūdį, bylų nomenklatūros forma siūloma lentelės pavidalu, kurioje yra ie laukai:
- atvejų indeksas, kurį sudaro struktūrinio padalinio skaitmeninis kodas ir korpuso serijos numeris;
- bylos pavadinimas, parašytas trumpai ir tiksliai nurodant su juo susijusio proceso esmę, nenaudojant sudėtingų struktūrų ir anginių odžių;
- laukas saugojimo vienet skaičius atspindi bylos sudėtyje esančių tomų ar dalių skaičių ir yra baigtas metų pabaigoje;
- paskutiniame stulpelyje tahun pastabo susiję su operacijomis, atliekamomis reikalais - steigimu, judėjimu ir kt.
Failai, sutvarkyti pagal konsoliduotąją nomenklatūrą, archyvuojami tam tikrą laikotarpį, atsižvelgiant juos sudarančių dokument tipą. Taigi steigiamieji dokumentai saugomi per visą juridinio asmens gyvavimo laikotarpį, o jo likvidavimo atveju jie turi būti perduoti valstybės ar savivaldybi archyvui.
Dalis finansinių ataskaitų taip pat gali būti saugoma neribotą laiką, atau pirminiams dokumentams is laikotarpis yra ribotas. 5 meta... Ilgiausias archyvavimo laikotarpis numatytas personalo dokumentams - pavyzdžiui, turėtų būti saugomi darbo užmokesčio pareiškimai 75 metai, toks pat laikotarpis nustatytas darbo sutartims ir darbuotojų asmeninėms kortelėms.
Nuostatai ir atsakomyb
Federaliniu lygmeniu bendruosius archyvavimo organizavimo principus reglamentuoja 2004 10 22 statymas Nr. 125-FZ, kurio kai kurios nuostatos yra privalomos visoms monėms, turinčioms nuolatinį dokumentų srautą.
Jadilah norma yang berlaku dėl archyvų priežiūros, statymai numato ir pareigūnų bei organizacijų atsakomybę už ioje srityje padarytus pažeidimus. Bauda iuo atveju neviršija gosok 500 tačiau visiškas ar dalinis privalomų saugojimo dokumentų nebuvimas gali užtraukti daug rimtesnę baudą - iki 300.000 rubelų.
Atskiros apskaitos dokumen archyvavimo nuostatos nurodytos dar 1983 metais patvirtintame ir vis dar aktualiame SSRS finansų menterijos sakyme. Išsamus dokument, sudarytų per visą organizacijos gyvavimą, sąrašas ir jų saugojimo sąlygos yra pateiktos Rusijos kultūros Ministerijos 2010 m. Rugpjūčio 25 d. sakime No. 558. Pirmiau minetame organizacijų archyvų darbo taisyklių rinkinyje yra išsamus rekomendacijų, susijusių su visais tokios veiklos aspektais, sąrašas.
Galimybė susipažinti su dokumentais ir jų pateikimo sąlygos
Suformuotos bylos paprastai perkeliamos archyvą ne vėliau kaip per 3 metus nuo jose atsispindinčių proses ekonominių pabaigos. Dokument saugojimo ir išdavimo tvarka nustatoma pagal patvirtintus vidaus reglamentus, pagrįstus norminiais reikalavimais ir rekomendacijomis.
Vidaus reikmėms darbo su archyviniais dokumentais trukmė yra ribota 30 dienų, tačiau atsakingo darbuotojo prašymu, atsižvelgiant atvejų saugumą, paskirtas laikas gali būti pratęstas dar vienam mėnesiui.
ingsnis po ingsnio archyvavimo ir archyvavimo instrukcijos
Bylų registavimo ir perdavimo saugoti tvark galima suskirstyti keli pagrindinai etapai:
Reiktų pažymėti, kad dokumentai, turintys saugojimo laikotarpį, paprastai turi būti pateikti archyvui. mažiausiai 10 bertemu... Likusią dokumentaciją galima saugoti tiesiogiai skyriuose ir perduoti sunaikini, kai tik pasibaigia statymų nustatytas laikotarpis.
Archyvo saugojimo ranga ir patalpų tinkamumo tyrimas
Dokument saugojimo vietų išdėstymo procedura išsamiai aprašyta Pagrindinėse taisyklėse. rengiant organizacjos archyvą pagrindinis principas yra naudoti atskirą pastatą ar patalpas jo reikmėms.
Tuo pačiu metu neleidžiama eksploatuoti itin sunykusios būklės konstrukcijų, taip pat drėgnų ir nešildomų. Apribojima taip pat taikomas patalpoms, esančioms tuose pačiuose pastatuose su maitinimo paslaugomis ir maisto atsargomis, taip pat esančioms alia degių ar agresyvių medžiagų sandėlių.
Lihat archyvo saugykla turi būti išdėstyta taip, kad būtų užtikrintas maksimalus jame esančių dokumentų saugumas. Tam reikia laikytis slygų sąrašą:
- archyvo patalpa turi būti apsaugota nuo potvynių, atitikti priešgaisrinės saugos standartus ir turėti produktyvią vėdinimo sistemą;
- kunjungi elektros layai ir lizdai turi būti kuo labiau izoliuoti;
- patalpų apdaila turėtų būti atliekama su nedegiomis ir neagresyviomis medžiagomis;
- per saugyklą neleidžiama tieti vandens ir kanalizacijos vamzdžių.
Galutinį sprendimą dėl patalpų tinkamumo archyvo reikmėms priima kelios specializuotos tarnybos, remdamosi patirtimi. Taip atsižvelgiama patalpų priešgaisrinę saugą, jos sanitarinę būklę ir kt. Remiantis kiekvieno tyrimo rezultatais, Veikti atspindinčius jo gyvendinimo rezultatus.
Dokument naudojimo ir darbo organizavimo ypatybės
Archyvo darbo halaman yra vadovybės patvirtintas reglamentas arba instrukcija dėl organizacijos archyvo priežiūros. Remiantis tokiu dokumentu, paskiriamas darbuotojas, kuris atlieka archyvaro pareigas ir yra atsakingas už jam patikėtų dokumentų saugumą ir išsamumą.
Archyvas organizacijoje gali egzistuoti ir kaip nepriklausomas struktūrinis vienetas, ir yra administracinėje tarnyboje. Nepaisant jos formalios priklausomybės, pagrindinis jos veikimo tikslas yra organizacijos archyvuotų duomenų formavimas, apskaita ir vientisumo užtikrinimas.
Tai pasiekiama sistemingai vykdant archyvaro veiklą, išlaikant bylų nomenklatūrą, gaunant teisingai suformatuotus tomus, jų sisteminimą ir kt. Jadilah ke, archyvo darbuotojų paregas eina savalaikis ir visiškas prašomų dokumentų pateikimas, taip pat dalyvavimas sunaikinant dokumentus, kurių saugojimo laikas pasibaigęs.
prosedur kontrol
Jadilah vidaus taisyklių, archyvo darbą reglamentuoja teisės aktai, skaitant priemones, skirtas kontroliuoti archyvo rašų tvarkymą organizacijoje.
Taigi, pagal statym Nr. 125-FZ, dokumentų saugojimo tvarkos laikymosi kontrolę vykdo specialios institucijos federaliniu ir Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų lygiu. Praktiškai ią funkciją dažniausiai atlieka Mokesių inspekcija ir Pensijų fondas, kaip pagrindiniai išoriniai organizacijos dokumentų naudotojai. Tas tepuk statymas numato atsakomybę iki baudžiamosios atsakomybės už archyvinius reikalus reglamentuojančių teisės aktų pažeidimus.
Toliau pateikiama organizacijos biuro darbo eigos automatizavimo programos apžvalga.
Elektroninių laikmen registracija
Lihat paplitusių aukštųjų technologijų pasaulyje klasikinė“ informacijos laikmena - popierius ir jo dariniai - lėtai, bet užtikrintai užleidžia vietą elektroninėms laikmenoms. iuo atžvilgiu archyvo darbuotojas anksčiau ar vėliau turės klausimą: kaip tokius dokumentus priimti saugoti? Atsakymas paprastas: ta pačia forma, kokia jie buvo iš pradžių sukurti.
Jei, pavyzdžiui, užsienio tiekėjo sąskaitos faktūros pateikiamos elektroniniu dokumentu, patvirtintu skaitmeniniu parašu, tai jos turėtų būti išsaugotos kompiuterio atmintyje - neredikinia iraugiau. Tokie dokumentai paprastai traukiami bylų nomenklatūrą, atsižvelgiant nustatytą saugojimo laikotarpį.
Archyvinis biuro darbas organizacijoje - proses sudėtingas ir daugiapakopis reikalauja iš dalyvių kruopštaus planavimo ir daugelio reikalavimų bei rekomendacijų laikymosi. Nepaisant to, gerai sukurta dokumentų rinkimo sistema ne tik liudija gerai koordinuotą ir produktyvų padalinių darbą, bet ir parodo organizacijos, kaip efektyvaus verslo vieneto, potencialą.
Išsamios dokumentų perkėlimo archyvą instruksi pateikiamos vaizdo raše.
Amūro regiono valstybinio archyvo sigijimo skyriaus ir departmento archyvo vedėja Elena Shilova kalbėjo apie kai kuriuos teisingo dokumentų saugojimo klausimus.
Po Personalo klubo, kuris vyko laikraštyje "Dirbk!" praėjusį ketvirtadienį dalyviams tapo aišku, kad monės personalo pareigūnas ar archyvaras yra puikus mogus. Btent nuo jų priklauso organizacijos dokumentų srauto tvarka, kurią kartais labai sunku suprasti.
Kaip paaiškėjo, galima kalbėti apie tai, kaip tinkamai tvarkyti archyvą organizacijoje amžinai, sunku rasti tiek daug niuansų kitur. Pesan pakviesta ekspertė Elena Shilova, Amūro regiono valstybinio archyvo sigijimo skyriaus ir departmento archyvų vadovė, papasakojo apie kai kuriuos teisingo dokumentų saugojimo klausimus.
Archivistų darbastalio dokumentai
1. Svarbiausias teisės aktas, reglamentuojantis visą archyvinių dokumentų judėjimą, yra federalinis statymas Dėl archyvavimo reikalų“. Ji išplečia savo veiklą bet kuriai organizacijai ir jos archyviniams dokumentams, atau lihat jos reikalavimai yra privalomi.
2. klausimą, kaip išlaikyti bertaruh kokius archyvinius dokumentus nuo numeracijos iki viršelio, departemen halaman halaman utamaų archyvų darbo taisyklės 1985 m.
3. "Tipiškų administracinių archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant valstybės organų, savivaldybių ir organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laiką".
4. Toms organisasi, kurios turi mokslinę ir techninę dokumentaciją - “Standartinių archyvinių dokumentų, sukurtų vykdant organizacijų mokslinę, techninę ir gamybinę veiklą, sąrašas, nurodant sauąjimo la
Instruksi, kaip dirbti su dokumentais
Norėdami efektyviai dirbti su dokumentais, jums reikia popierinių nurodymų. Deja, ne kiekviena organizacija jų turi. Ji turėtų nustatyti darbo su visais monės dokumentais taisykles - vykdymo taisykles, vienodumą. Taip atsitinka, kad vienoje organizacijoje skirtingų viet formų rekvizitai, pačios formos yra skirtingos. O dirbti nepatogu, atau vėliau nieko neįmanoma rasti. Instrukcijose turėtų būti nurodyta ne tik tai, kaip sudaromos inventoryizacijos ir nomenklatūros, bet ir kas atsakingas už archyvo darbą. Geriau, kad tai būtų ne vienas asmuo, kuriam visi reikalai bus išmesti, o kai kurias archyvines funkcijas patikėkite departmentams. Kad po tam tikro laiko atsakingas asmuo iš skyriaus paruoštų visus dokumentus ir perduotų už archyvą atsakingam asmeniui. Ir tik tada archyvatorius atlieka apibendrinamąjį darbą. Klausimų ir masalahų su dokumentais nekils, jei visos instrukcijos bus išdėstytos ingsnis po ingsnio.
archyvą perkeliamų dokumentų sudėtis
Organizacijos archyvas, vadovaujantis jos nuostatomis, papildomas nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejais, taip pat personalo bylomis. Dokumentai, sugeneruoti organizacijos veikloje, pagal saugojimo laikotarpį skirstomi :
- dokumentai su laikinu saugojimo laikotarpiu (iki 10 metų imtinai);
- ilgalaikio saugojimo dokumentai (daugiau nei 10 metų);
- nuolatinio (amžino) saugojimo dokumentai.
Laikino saugojimo atvejai, kurių saugojimo laikotarpis yra iki 10 metų, paprastai neperduodami organizacijos archyvą. Jie saugomi organizacijos struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo laikotarpiui, sunaikinami.
Asmens dokumentai laikinai perduodami organizacijos archyvą saugojimas jų savininko (savininko) prašymu, vėliau perduodamas valstybės archyvą nuolatiniam saugojimui.
archyvą perkeliami pirmtakų organizacijų dokumentai, taip pat likviduotų pavaldžių organizacijų dokumentai.
Tatanama
Privalomas dalykas kiekvienoje organizacijoje. Ini adalah dokumentas leidžia jums sekti verslo atvejus, sudaryti inventory ir sunaiknti dokumentus, kurių saugojimo laikas yra trumpas, kurie nėra traukti inventory. Jame turėtų būti kunjungi dokumentai, vesti organizaciją. Bendrieji kompilavimo reikalavimai yra išdėstyti departmentų archyvų eksploatavimo taisyklėse ir organisasiizacijų archyvų eksploatavimo taisyklėse, taip pat standartinėse federalinių organų darbo instrukcijose. Btent nomenklatūroje nummatomas vykdytų dokumentų grupavimas bylas, bylų sisteminimas, bylų indeksavimas ir saugojimo laikotarpiai. Tai yra pagrindas rengiant nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų aprašus ir pagrindinį buhalterinės apskaitos dokumentą dirbant biure, atau arsip departemen jis naudojamas metų.
Nomenklatūroje užfiksuotų atvejų sisteminimo skema gali būti naudojama kuriant vykdomų dokumen kortelių rodyklės skemaą. Nomenklatūra sudaroma remiantis personalo lentele ir organizacijos struktūra. Nomenklatūros olehlų antraščių tvarka turėtų atitikti organizacijos struktūrą. Ateinančių kalendorinių metų organizacijos reikalų nomenklatūra sudaroma paskutinį einamųjų metų ketvirtį. Nomenklatūra, dėl kurios susitarta su archyvo institucija, nurodoma kiekvienų metų pabaigoje, patvirtinama organizacijos vadovo ir sigalioja nuo kitų kalendorinių metų sausio 1 d.
Jis patvirtinamas archyvinėje staigoje ne rečiau kaip kartą per 5 metus. Radikaliai pasikeitus organizacijos funkcijoms ir struktūrai, sukuriama nauja bylų nomenklatūra. Daugiau apie tai, kas yra nomenklatūra ir kaip ją išlaikyti, galite sužinoti pagrindinėse departmentų archyvų veiklos taisyklėse ir organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklėse.
Archyvų išsaugojimas
Archyvas dedamas pastatus, specialiai pastatytus dan pritaikytus dokumentams saugoti, arba atskirose pastato patalpose. Statant dan atnaujinant biurų pastatus turėtų būti numatytos specialios patalpos organizacijų archyvams. Jei nėra specialios patalpos organizacijų archyvams, tinkamas kambarys skiriamas administraciniame organizacijos pasta. Neleidžiama archyvinių dokumentų laikyti apleistose, drėgnose, nešildomose patalpose, kurios rapititinka sanitarinių ir higienos reikalavimų. Taip pat pastato, kurį užima maitinimo paslaugos, patalpose, maisto sandėliuose ir kt.
Tais atvejais, kai organizacijai neįmanoma skirti vietos archyvui, pageidautina, kad saugomi dokumentai būtų horizontalioje padėtyje, dėžėse, geležinėse spintelėse. Ir prieiga prie jų buvo ribota. Svarbu stengtis išlaikyti viesos ir temperatros sąlygas. Tamsa dokumentams yra tinkama.
Kokia organizacijos vadovybės ir personalo užduotis naujam archyvų tarnybos vadovui? Dažniausiai tai būna irdies auksmas: “Daryk ką nors su iais prakeiktais dokumentais!”. Iš pradžių būtent tai ir reikės padaryti, o darbą geriau atlikti pagal tam tikrą planą, prireikus jį pakoreguoti.
tai keletas galimų tokio plano taškų.
vertinti dokumentų archyvinio saugojimo organizavimą iki specialaus archyvo padalinio sukūrimo.
Sukurkite vieningą standartinę dokumentų priėmimo iš organizacinių padalinių sistemą saugojimui.
Organizuokite priėmimą saugoti dokumentus, kurie nėra būtini operatyviniam darbui, išsibarstę palėpėse, rūsiuose, spintose, spintose ir kitose netikėtose vietose.
Inventorizuokite visus organizacijos dokumentus.
Sudarykite atvejų sąrašą.
Apriboti prieigą prie organizacijos dokumentų saugyklos, nustatyti dokumentų priėmimo ir išdavimo apskaitą.
Raskite trūkstamus failus ir dokumentus.
Išspręsti bylų rišimo organizavimo klausimą.
Organizuoti visų archyvo atliktų darbų apskaitą.
Organizacijose, naudojančiose iuolaikines informacines technologijas biuro darbe, be popieriaus iukšlių rūšiavimo, gali tekti išspręsti dar sunkesnę užduotį - analizuoti elektroninėsok informdarbejos
Taip pat svarbu gauti informacijos apie tai, kokios organizacijos informacinės sistemos naudojamos dirbant su dokumentais ir kokios jos yra. Galbūt labiausiai paplitęs iš jų, kurį turėsite valdyti, kad kuo labiau automatizuotumėte archyvo darbą.
Išsamiau apsvarstykime darbo plano punktus.
Dokumentų archyvinio saugojimo organizavimo vertinimas iki specialaus archyvinio padalinio sukūrimo
Jei jūsų organizacija jau turi kambarį, išdidžiai vadinamą archyvu“, būtinai atidžiai jį išnagrinėkite, ypač jei jis yra pastato rūsyje. Atlikdami tai, atkreipkite ypatingą dėmesį iuos dalykus:
● ant sienų yra lapių dokument ar drėgmės;
● ar dokumentai yra sukrauti alia plikų diletakkanų ar prietaisų;
● ar yra kokių nors dokumentų, padengtų dulkėmis, išsklaidytomis iš dėžių;
● kokios yra durys skliaute, kaip jos užrakintos;
● ar yra priešgaisrinė signalizacija ir gaisro gesinimo ranga;
● kas yra patalpose, esančiose greta saugyklos (šiukšlės, dažų bakai, degalų bakai, propano balionai ir kt.);
● alia pasirėliavimo selama bertahun-tahun rūkymo kambarys.
Lankydamiesi darbo kambariuose turite pažvelgti tai, kaip organizuojamas dokumentų saugojimas. Ar yra aplankų, kurie nėra saugomi spintose, atau guli krūvomis ant grindų, gnybtų dėžėse? Ar yra krūvos popierių, kurie nebuvo surūšiuoti aplankus, prisiglausti prie palangių, kėdžių ar net tiesiog kaupia dulkes ant grindų kampe?
Visos ios akimirkos pareikalaus operatyviausių veiksmų.
Sukurta vieninga standart dokumentų priėmimo iš organizacinių padalinių sistem saugojimui
Reikalavimai utama sistemai ir archyvui skirtiems dokumentams yra tokie.
1. Dokument priėmimas vykdomas tik aktais.
2. Gautus dokumentus registruokite, pageidautina elektronine forma.
3. Kiekvienas atvejis traukiamas aktą kaip nepriklausomas saugojimo renginys. aktą rašomas tikslus kiekvienos bylos pavadinimas pagal nomenklatūrą. Jei bylų nomenklatūros dar nėra, naudojamas pavadinimas, kuris parašytas pačiame aplanke (tai būtina, kad vėliau būtų lengviau surašyti aktus, skirtus sunaiknti dokumentus sauibajaisimisis
4. Bylas utama, atliekamas dokument verts tyrimas. Pvz., Jei aplanke yra skirtingų saugojimo laikotarpio dokumentų arba aplanke yra viena iš ataskaitų formų kelerius metus, turite nuspręsti, kiek ir kokių atvejų reikia sugeneruoti tankarpio artiošus.
Pirmajame darbo etape verta pradėti savo darbo dieną apsilankymu viename iš organizacijos padalinių. Fitur halaman halaman:
Geriau pažinti organizacijos pribadią.
Paaiškinkite, kokius dokumentus jie turi ir ką jie norėtų / galėtų pateikti archyvui.
Paaiškinkite savo sukurtą dokumentų priėmimo archyvą sistemą. tokius klausimus: "Ar galima ryte - verslas, o vakare - vidinis inventorius?" - drąsiai atsakykite: "Viskas manoma, bet vidinis inventorius - pirmyn". Išimčių neturėtų būti, kitaip išimtis tap taisykle. Netgi tingiausi darbuotojai bus priversti elgtis pagal jūsų taisykles, susidūrę su lentynų griūties pavojumi.
Skaitykite mini paskaitą apie bylų nomenklatūrą. Galbūt dauguma darbuotojų apie tai girdėjo, tačiau koks tai vėris ir kam jis skirtas, jie neįsivaizduoja. Halaman awal dari tahun ke tahun, kad be jų pagalbos ir inių apie organizacijos dokumentus jūs negalite susidoroti su užduotimi, kurią vadovybė jums iškėlė. Pasakykite, kaip planuojate atlikti darbą, ir spėkite, kad su kiekvienu darbuotoju aptarsite dokumentus, už kuriuos jis yra atsakingas. Paklauskite, kada galite juos sutrikdyti. Visada turėtumėte su savimi turėti sąsiuvinį, kuriame galėtumėte pažymėti jums svarbius dalykus.
Operatyviniam darbui nereikalingų dokumen priėmimas saugojimui
Reikia priimti visko, kas duota. Gautus dokumentus reikia suskirstyti pagal metus ir skyrių, forminti priėmimo aktais.
Nebijokite, jei veiksmuose ne visai tiksliai nurodte dokumentų sudėtį praėjusių metų atvejais. Bylos turi būti ištirtos dokument vertės ir gali tekti jas iš naujo suformuoti. Taruhan tai ateities planai. Dokumentai lauks savo eilės tvarkyti, nes svarbiausia yra nustatyti operatyvinį darbą su dabartiniais dokumentais.
Nusistovėjęs dokumentų priėmimas saugoti parodi visiems organizacijos darbuotojams, dirbantiems su dokumentais, kad atsirado tikrai veikianti paslauga lab, galinti išvalyti savo stalus ir spinteles nuo “susikaukpusio irri.
Jei priimti dokumentai yra kruopščiai išdėstyti pagal skyrius ir metus, tada reikalingų dokumentų paieška archyve užtruks daug mažiau laiko ir dažniau bus sėkmingai užbaigta nei paieška krūvarbo Tuo sitikinę darbuotojai aktyviau deponuos bylas. Tik asmenys laikysis savo dokumentų iki galo, tvirtai tikėdami, kad perdavę juos archyvui, jie su jais išsiskirs amžinai ir daugiau jų nebepamatys. Ir jei atvirai, jie yra visiškai teiss! Patirtis rodo, kad senesni nei dvejų metų organizacijos dokumentų patiems darbuotojams praktiškai nereikia, atau informacinių darbų atlikimą geriau patikėti archyvo tarnybai.
Priimdami apskaitos dokumentus saugojimui, pirmiausia turite kaupti ankstesnių metų kalendorius (galite naudoti atitinkamas galimybes ir (arba) programinę rangą). Turite tiksliai inoti, kurios dienos buvo darbo dienos kiekvienais metais. Naudojant iuos kalendorius, bus galima, pavyzdžiui, patikrinti kasmetinių siūlių komplektų išsamumą ir nustatyti, ko trūksta.
Jei kai kurie dokumentai jau yra saugykloje, jie taip pat turi būti priimti pagal aktą. Tik nuo io momento jūs pradedate prisiimti visą atsakomybę už organizacíjos dokumentus.
Lihat organisasi dokumentų inventorizavimas ir bylų nomenklatūros sudarymas
Dokumentų inventorizacija yra labai svarbus darbas, kurį reikia pradėti rengiant bylų nomenklatūrą. Srašas yra duomenų apie organizacíjos dokumentus rinkinys. Norėdami tai valdyti, turite tiksliai inoti, ką turite.
Dokumentų sąrašas turėtų atskleisti iuos svarbius dalykus:
● kas saugo dokumentą (skyriaus ir atsakingo darbuotojo vardas, pavardė ir pareigos);
● kiek tokio tipo dokumentų sukuriama per metus (aplankų skaičius, bėgimo dokumentų skaičius);
● atvejo formavimo būdas (pagal datą, abėcėlę, temą ir pan.);
● kiek tokių dokumentų iuo metu yra ir kur jie saugomi;
● ar dokumentas yra klasifikuojamas kaip konfidencialus, ir jei taip, pagal kokius kriterijus;
● dokumentas yra istoriškai vertingas organizacijai;
● dokumentas priskiriamas prie esminio;
● kiek laiko dokumentas turi būti saugoma;
● ar organizacija turi dokumentus, kurie egzistuoja tik elektronine forma, ir kokiose organizacijos informacinėse sistemose jie saugomi.
Nesijaudinkite, jei pirmasis bandymas sąrašas yra neišsamus. Tolesnio darbo metu turėsite galimyb jį ymiai išplėsti. is sąrašas leis tiksliau nustatyti bylų sudėtį, taip pat stebėti, kur tam tikros rūšies dokumentai “išgaravo“ iš bylos ir kur jie dabar gyvena. io darbo rezultatai ateityje gali tapti pagrindu rengiant organizacijos reikalų nomenklatūrą.
Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas elektroninių dokumentų inventoriui. Taip pat svarbu išsiaiškinti, kurie dokumentai, vadovaujantis statymų reikalavimais, neturi būti laikomi popieriuje, tačiau kurie vis dėlto yra atspausdanti jūsų organizacijoje.
Prieigos prie organizacijos dokumentų saugyklos apribojimas
Anda harus melakukannya terlebih dahulu. Tik griežta bylų perdavimo registracija padės greitai sužinoti, kas jas turi, o jei dokumentai nebuvo išduoti, nedelsdami organizuokite jų paiešką saugykloje.
Tidak ada vienas iš darbuotojų neturėtų gauti dokumentų, nesusijusių su jų darbo sritimi. Jei vis dėlto atsiranda toks poreikis, darbuotojas turi pateikti tinkamai išduotą leidimą, kuris turi būti pridėtas prie bylų išdavimo akto.
Prieigos prie saugyklos apribojimas ir prieigos prie dokumen kontrolė yra paprasta, bet labai veiksminga priemonė, skirta išlaikyti ribotos informacijos konfidencialumą.
Programuotojai paprastai yra susiję su prieigos prie elektroninių dokumentų ribojimu. Verta paklausti, kaip jie tai daro, ir tuo pačiu paklausti saugumo tarnybos nuomonės.
Ieškokite trūkstamų gagalų ir dokumentų
Perkeliant dokumentus iš departmentų, iš karto gali paaiškėti, kad kažko trūksta. Gaukite sau buhalterinę knygelę ir užsirašykite visus atvejus ir dokumentus, kurie jums dar nebuvo perduoti. Jei naudojate kompiuterį, geriau jį nedelsiant vesti trūkstamų atvejų duomenis. Berkas dokumen Didžiojoje daugumos organizacijų atvejai neišnyksta; kartais juos tiesiog labai sunku rasti. Jie greičiausiai yra kažkieno staliuke ar seife.
Mano praktikoje yra buvę atvejų, kai per ešis mėnesius pavyko surinkti visą buhalterinės apskaitos“ siūlomų prieš archyvavimą“ metų banko rinkinį. Tuo pačiu metu siūlės rapiėjo archyvą - turėjau asmeniškai kreiptis kiekvieną potencialų ių dokumentų savininką ir tikinti juos patikrinti visas jų branginamas vietas. Paskutinės siūlės buvo rastos (sekančio banko padalinių perkėlimo metu) vyriausiojo buhalterio pavaduotojo staliuke, apatiniame stalčiuje.
Visa tai, kas išdėstyta aukščiau, taikoma ir elektroniniams dokumentams, tik juos rasti yra daug sunkiau. Jei tai yra failai kompiuteryje, galite pagalbos iškviesti programuotojus. Bet jei jums reikia rasti atsarginę bet kurios duomenų bazės kopiją - kartais tai yra erloko Holmso darbas.
pastab
Labai svarbu užmegzti gerus verslo santykius su organizacijos darbuotojais. Archyvistas neturi galiojimų nutraukti darbuotojų darbo ir priversti parodyti savo spinteles ir seifus. Jūsų užduotis yra tikinti juos tai padaryti, aiškiai paaiškinant ių paieškų poreikį. Kartais nepakenks ir nedideli "kariniai triukai". Kartais darbuotojams sakydavau: "Valdybos pirmininko pavaduotojas iandien paklausė, kaip sekasi paduoti dokumentus archyvą ir ar visi skyriai viską perdavė". (Ir ia nebuvo jokios apgaulės. Aš tikrai aptariau su vyresniąja vadovybe archyvo darbo eigą, nors ir iek tiek kitoje plotmėje.)
Sprendžiant bylų rišimo organizavimo klausimą
Nors dauguma organisasi archyvo dokumentų (iki 90%) yra dokumentai su laikinu saugojimo laikotarpiu ir pagal klasikinio darbo biure taisykles tokių dokumen rišti ureikia. iuo metu organizacijos naudoja dvi halaman popierinių dokumentų saugojimo galimybes:
1. Dokumentų sigijimas ir saugojimas "Crown" tipo aplankuose. Pagrindinis patogumas yra tas, kad bylos nereikia supinti. Esant vairių tipų priepuoliams, iš bylos nesunku pasiimti reikiamus dokumentus. Tačiau yra daug daugiau trūkumų:
Jei kas nors matė, kaip atsitiktinai ir nesėkmingai numetus dokumentus iš ių aplankų suyra ir kiek laiko užtrunka vėl surinkti visus dokumentus ir sutvarkyti, jis supras, kodėl susie labiau
Aplanko dydis paprastai gerokai viršija 150-200 lapų archyvo apimtį. Dokumentų aplanko svoris thn 3 kg. Dirbdami turėsite jį pakelti bent 4 kartu (išimti iš lentynos vežimėlį, išimti iš vežimėlio stalą, išimti iš stalo vežimėlį, padėti ant lentynos), t.y. turėsite pakelti 12 kg - dvigubai daugiau nei dirbant su standartiniu segtuku, kurio tūris yra 250 lapų.
Archyvams saugoti aplankai užims ymiai daugiau vietos.
Jei archyvai bus saugomi spintose, nebus galima saugoti dokumentų krūvų ir sudėti ryšulių. Archyvinių saugojimo spintų skaičius negali būti sumažintas už ias išlaidas.
Klipai "Korona" aplankuose nuolat nepavyksta, ir yra reali grėsmė prarasti dokumentus, kurie gali tiesiog išslysti iš aplanko net ir uždarius užraktą.
Išduodami oleh laikinam naudojimui, turėsite perskaityti dokumentus arba prisiimti atsakomybę už dokumentų praradimą, jei kas nors pamiršo juos dėti.
2. Dokumentų surišimas ir saugojimas surištose bylose. Tai reiškia, kad dokumentus reikia sudėti kartoninius dangčius ir susiūti keturias skyles. Tokio saugojimo trūkumas yra tas, kad kažkas turi susieti bylas, atau dokumen paėmimas tampa daug sunkesnis. Vis dėlto, man atrodo, yra ir daugiau privalumų:
Net ir labiausiai svaiginantis kritimas, tikimybė sugadanti bylą ir išsibarstyti“ po visą saugyklą yra labai maža.
250 lapų dėklo svoris thn 1,25 kg.
Jei archyvuose laikysite spintas, spintą galėsite kišti dvigubai daugiau dėklų, taip tepuk sutaupysite vietos dėklų laikymui atvirose lentynose.
Išduodant bylas laikinam naudojimui, galimybė netyčia paimti dokumentą praktiškai sumažėja iki nulio. Savo praktikoje nesu mačiusi nė vieno, kuris išsiuvinėtų visą dėklą, kad padarytų dokumento kopiją: jį teks vėl susiūti, o kuris iš darbuotojų galės tai padaryti savarankiškai? inoma, tyčinio dokument paėmimo grėsmė išlieka, tačiau išgauti dokumentą iš susiūtos bylos yra daug sunkiau.
inoma, jūsų pasirinkimas ir jūsų organizacijos vadovybė. Man labiau patinka dirbti su rištais dokumentais. Jei rišimo darbai nebuvo atlikti ir vadovybė sutinka su jūsų argumentais, arsip reikės aprūpinti rišimo taisais (rišimo mašina, galingais 4 skylių perforatoriais, didelėmis mediis adatomis dartlius) Vienas archyvo darbuotojas per dieną gali pasiūti 25–30 gagalų po 150–200 putaranų. Jadilah, iuo metu taip pat yra galimybė naudotis specializuotų organizacijų paslaugomis.
Vis archyvo atliktų darbų apskaitos organizavimas
Visi aukščiau išvardanti veiksmai turi būti atliekami beveik vienu metu. Tai sunku, bertaruh profesionalui tai gana pajėgi. Svarbiausia yra nuolatinis dan nuolatinis progresas.
Tačiau reikia prisiminti dar vieną svarbų dalyką: jūs turite sugebėti ne tik kompetentingai ir sumaniai nustatyti darbą su organizacijos archyviniais dokumentais, bet ir parduoti“. Norėdami tai padaryti, būtina pasirūpinti daiktinių rodymų“ surinkimu ir išsaugojimu nuo pirmos dienos.
Lihat pirma, jei paveldėjote netvarkingą dokumentų saugykl, atidžiai dokumentuokite fakt. Geras būdas yra nufotografuoti visą netvarką. Atlikdami bertaruh kokius patobulinimus dirbdami su archyviniais dokumentais, nufotografuokite savo darbo rezultatus. Palyginkite dvi nuotraukas - prieš“ ir po“ - ir net kritiškiausias vadovas gali pamatyti skirtumą.
Nuo pirmos dienos atidžiai registruokite visus atliktus darbus: kiek bylų priimama saugoti, kiek išduodama, kiek rišama ar apdorojama. Turėtumėte būti pasirengę bet kada pranešti apie savo darbą, o tokie odžiai kaip “daug”, “daug” jums nelabai padės. Galigiausi argumentai yra skaičiai ir faktai.
Net ir nedidelėje organizacijoje sunku organizuoti dokumentų saugojimą per vieną ar du mėnesius. Todėl jūs turite organizuoti savo darbą taip, kad per mėnesį laipsniška pažanga tobulumo link plika akimi būtų pastebima ne tik jums, bet ir visiems organizacijos darbuotojams, o svarbiausia - jos vadovams.
JUNGTA. Chramcovskaja,
pirmaujanti bendrovės EOS“ dokumentų valdymo ekspertė, Dokumentų valdytojų gildijos ir ARMA International“ narė
