Organizavimas Biuro darbo. Trumpas dokumentų, tvarkomų organizacijoje, staigoje, aprašymas

kiekvienoje organizacijoje sukuriami dokumentai, atspindintys vairius jos veiklos aspektus: valdymas (planavimas, reguliavimas, kontrolė ir kt.), Būtinų išteklių (žmogiškųj, mogiškųj, finankudimasstj, finankudimasstj, finankudimasstųj, transportoinkudimasstj). Kiekviena organizacija keičiasi informacija su kitomis organizacijamis ir gauna vairius dokumentus ( verslo laiškai, sutartys, protokolai, aktai ir kt.). Siekiant, kad organizacijos veikla būtų efektyvi, ir tvarkingai bei organizuotai dirbtų su dokumentais, organizacijoje sukuriama darbo biure sistema.

Ujung apibrėžkime

Tarnybos darbo sistemoje mes suprantame organizacinių, informacinių, techninių, technologinių priemonių visumą, užtikrinančią organizacijos veiklos dokumentaciją (dokumentų kūrimą), dokumentų gavimą jim ar siundoroj, dokument

Darbas biure yra sudėtinga sistema, todėl norint efektyviai organizuoti darbą, neužtenka sutvarkyti dokumentus aplankus dan laikyti juos spintose dan staluose. Dokumentai turi būti susisteminti, registruoti, stebėti, kaip jie vykdomi, nustatyti jų saugojimo sąlygas, suformuoti bylas, saugoti archyve arba sunaiknti praradus vertę ir pasibaigus nustatjim. Ir visa tai turi būti daroma vadovaujantis tam tikrais principais, laikantis tam tikrų taisyklių, kad bet kuriuo metu būtų galima rasti reikiamą dokument ir kad is dokumentas galėtų būti kaip naudojamas halaman teisinis valdymo sprendimams priimti, kaip rodymas teisme ar kitu tikslu.

Pagal apibrėžimą, tvirtintą GOST R 51141-98 2.1 punkte Darbas biure ir archyvavimas. Svokos ir apibrėžimai “, biuro darbas (valdymo dokumentacijos palaikymas) yra veiklos aka, kuri teikia dokumentus ir organizuoja darbą su oficialiais dokumentais. Praktiškai panašus apibrėžimas yra tvirtintas GOST R ISO 15489-1-2007 Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokument valdymas. Bendrieji reikalavimai: Dokumentų valdymas (įrašų valdymas) - sistemingų ir efektyvių dokumentų, skirtų organizacijoms kurti, naudoti, saugoti ir naikinti veiksmus, siekiant rodyti verslo (valdymo) operacijų atlikim .ą.” (

Organizacijos veiklos dokumentuojimas (dokumentų sukūrimas) yra veikla, kuria tam tikru ar kitu laipsniu užsiima praktiškai visi organizacijos darbuotojai. Darbo su dokumentais organizavimas (dokumentų apdorojimas, saugojimas, naudojimas) yra veikla, kurią atlieka specializuotas organizacijos padalinys arba, jei organizacija yra maža, darbuotojas (pengorganisasian dokumen, rasdaris)dokumentorganising

pastab Pesan nuomone, galima teigti, kad organizacija turi apskaitos sistemą, jei: dokumentų valdymo funkcijos (dokumentų kūrimas, apdorojimas, saugojimas ir naudojimas) paskirstomos organizacijos darbuotojams ir nustatoma atsakomybė už nesilaikymą; organizuojamas dokumentų srautas, t.y. dokument judėjimas nuo to momento, kai jie buvo sukurti ar gauti organizacijoje, iki vykdymo pabaigos, dokumento išsiuntimas ir (arba) perkėlimas bylą saugojimui; sukurta dokumentų (gaunamų, vidinių, siunčiamų) registravimo (apskaitos) sistema ir numatyta dokumentų paieška; vykdyti dokumentai saugomi bylose pagal bylų nomenklatūrą.

Biuro darbo organizavimas

Jei kalbėsime apie Biuro Darbo organizavimą Kaip veiksmų Seka, Kuria reikia atlikti organizacijoje, tada pirmiausia reikia sukurti atskirą padalinį (pavadinkime JI Biuro Darbo mengorganisir Darbo organizižaažaaaa Darbo mengorganisir Darbo Darbo, esant mažotoai Darbo tai gali Buti vadovo sekretorius, kuriam, menjadi informacijos, dokumentinių ir organizacinių bei techninių paslaugų funkcijų, patistos darbo su dokumentais organizavimo funkcijos.

Sukūrus specializuotą biuro darbo padalinį - biuro darbo skyrių - atliekami keli nuoseklūs veiksmai.

1 bahasa: biuro darbo skyriaus nuostatų ir skyriaus darbuotojų pareigybi aprašų sukūrimas ir patvirtinimas.

Tarnybos tarnybos nuostatai nustato io padalinio statusą (jo teisinį statusą), užduotis, funkcijas, teises, atsakomybę, taip pat santykių su kitais padaliniais pobūdį.

Pareigybių aprašymai nustato visos padalinio atliekamos darbo apimties pasiskirstymą terpal darbuotojų, atsižvelgiant jų kvalifikaciją, biuro darbų atlikimo technologijas ir jų apimtį.

2 bahasa: darbuotojų, atsakingų už biuro darbo administravimą organizacijos struktūriniuose padaliniuose, paskyrimas.

Btina sėkmingo darbo su dokumentais sąlyga yra darbuotojų, kurių pareigos apima biuro darbo palaikymą struktūriniuose padaliniuose, paskyrimas.

Ne kiekvienas organizacijos struktūrinis padalinys gali teigti, kad turi darbuotoją, kuris užsiims tik biuro darbu (sekretoriumi ar raštininku). Jei padalinio yra nedaug, o dokumen, apimtis taip pat nedidelė, struktūrinio padalinio kanceliarinis darbas gali būti patikėtas vienam iš padalinio darbuotojų, paprastai einantiems jauniausias specialisto pareigas. atliks apskaitos vedimo paregas kartu su savo pareigų vykdymu. Darbuotojai, atsakingi už biuro darbo palaikymą struktūriniuose padaliniuose, skiriami organizacijos vadovo sakymu.

3 Informasi: organizacijos dokumentacijos (darbo biure) instruksi (toliau - ikimokyklinio ugdymo staigos instrukcijos) parengimas ir patvirtinimas.

Instruksi ikimokyklinio ugdymo staigai yra pagrindinis norminis dokumentas, reglamentuojantis darbo su dokumentais tvarką ir technologiją nuo to momento, kai juos sukuria ar gauna organizadentacija, ir kol jie išsiponodbaci. Instruksikan ikimokyklinio ugdymo staigai turėtų būti apibrėžti dokumen, tvarkymo procesai ir proceduūros visuose jų etapuose gyvenimo ciklas... Instrukcija yra norminis organizacijos dokumentas, patvirtintas organisasi vadovo ir yra privalomas visiems darbuotojams.

iuo metu vinintelis metodinis dokumentas, kuri nustato ikimokyklinio ugdymo staigos instrukcijų rengimo tvark, yra metodinės rekomendacijos, kaip parengti instrukcijas darbui biure federalinėse vykdomosiose institucijose (patvirtodarkio 2009 m. Metodinės rekomendacijos yra skirtos federalinėms vykdomosioms institucijoms, tačiau dokumentą gali naudoti kitos institucijos, valstybinės ir nevalstybinės organizacijos, tačiau su atitinkamais pakeitimais.

Nepaisant to, kad egzistuoja metodinės rekomendacijos, instrukcijos rengėjas turi atlikti daug parengiamųjų darbų, kad pasirinktų konkrečią biuro darbo sistempatos konfigūraciin su.

Instruksikan panduan ikimokyklinio ugdymo staigai yra biuro valdymo skyriaus (darbuotojo, atsakingo už darbą su dokumentais) užduotis. Ikimokyklinio ugdymo staigos instrukcijų rengimo tikslas yra sukurti technologiją, kaip organizacijoje dirbti su dokumentais.

• Organizacijos valdymo veiklos dokumentavimo taisyklės(pagrindinių valdymo dokumentų kompleksų, skaitant formų reikalavimus, detalių sudėtį ir jų dizainą, parengimas ir vykdymas);
• Dokumentų valdymo organizacijos taisyklės(dokument judėjimas jų kūrimo ir vykdymo procese, dokumentų gavimas ir siuntimas, skaitant dokumentų registravimą, dokumentų vykdymo kontrolė, informacinių dokument atlikimas);
• Dokument saugojimo organizavimo taisyklės(įvykdytų dokumentų sisteminimas pagal bylų nomenklatūrą, bylų formavimas, bylų saugojimas, dokumentų perdavimas archyviniam saugojimui, dokument su pasibaigusiais saugojinimo) terminaisna.

Rengiant ikimokyklinio ugdymo įstaigos instrukcijas, Butina vadovautis teisės Aktu ir Kitu norminių teisės Aktu nuostatomis, reglamentuojančiomis dokumentaciją ir archyvavimą, organizacijos steigimo dokumentų nuostatomis, YPAC chartija ar nuostatais (ji ar šiuose dokumentuose YRA nustatyta vadovybės kompetencija, įtvirtinta vadovo teisė skelbti tam tikrus dokumentus), nustatyti ir analizuoti norminių teisės aktų rinkinį, administrasi dokumentus skirta vairiems valdymo veiklos ir darbo su dokumentais organizavimo klausimams (pavyzdžiui, organizacijos nurodymas dėl atsakomybės paskirstymo tarp vadovybės arba dėl parašo teisių perdavit. Sio dokumentų rinkinio identifikavimas YRA būtinas ne tik analizuojant tas normas ir taisykles dirbant su dokumentais, kurie jau buvo nustatyti organizacijoje, taruhan ir tam, kad patvirtinus instrukcijas (ir kai kurias Siu nuostatų nuostatas) dokumentai gali Buti įtraukti į ikimokyklinio ugdymo įstaigos instrukcijas) gali Buti paskelbtas sakymas, kuriuo kai kurie iš ių dokumentų pripažįstami negaliojančiais.

4 ingsnis: bylų nomenklatūros sukūrimas, kuris yra pagrindas sisteminant dokumentus bylas, formuojant bylas ir atliekant informacijos paieškos dokumentus.

Bylų nomenklatūra yra susistemintas organizacijoje sugeneruotų bylų antraščių sąrašas, nurodant jų saugojimo laiką. Bylų nomenklatūra būtina norint kokybiškai suformuoti organizacíjos dokumentinį fondą. Dokumentinį organizacijos fondą sudaro jos veikloje suformuoti dokumentai, sukurti organizacijoje ir gauti iš kitų organizacijų. Daftar nomenklatur untuk dokumen suformuoti dokumen bylas taip, kad ateityje galėtumėte efektyviai ieškoti dokumen, jei jų prireiks. Jadilah ke, olehlų nomenklatūra atlieka dar vieną svarbią funkciją - nustato dokumentų saugojimo terminus.

Kuriant bylų nomenklatūrą, be raštinės darbo skyriaus, dalyvauja visi organizacijos struktūriniai padaliniai. Tiksliau, iš pradžių organizacijos struktūriniai padaliniai kuria padalinių bylų nomenklatūrą, tada raštinės-darbo skyrius formuoja vadinamąją konsoliduotą bylų nomenklatūrą, t.y. organizacijos reikal nomenklatūra. Bylų nomenklatūrą geriau pradėti taikyti nuo einamųjų metų sausio 1 d., Nes biuro darbas organizacijose atliekamas kasmet.

Berdasarkan nomenklatūra yra halaman organizuoti dokumentus dan organizuoti jų vėlesnį saugojimą prieš perkeldami juos organisasi archyvą ar sunaikinus pasibaigus nustatytiems saugojimo laikotarpiams.

Kadangi parengti ikimokyklinio ugdymo staigos instrukcijas yra gana sudėtinga užduotis, ir pirmą kartą galbūt negausite visais atžvilgiais patenkinamos instrukcijos versijos, galite rekomenduoti pirmiausia awam Darbas su laikina instrukcija leis jums patikrinti jo nuostatas, nustatyti trūkumus, o atitinkamai peržiūrėjus, ikimokyklinio ugdymo staigos instrukcija gali būti patvirtinta kaip nuolatinė.

monė yra sudėtingas mechanizmas, reikalaujantis kontroliuoti kiekvieną jos sektori. rašų tvarkymas yra svarbi organizacijos valdymo dalis. Jadilah ios proceduros monėje kils painiavos ir chaosas, bus neįmanoma rasti reikiamų dokumentų, pateikti juos reguliavimo institucijoms ir tinkamai saugoti.

Norėdami tinkamai valdyti verslą, turite susipažinti su io proceso pagrindais. ie pagrindai leis jums suprasti, susisteminti duomenis. K reikia inoti pradedančiajam, kuris tik pradeda dirbti biure? Dažnai ios pareigos perduodamos sekretoriui, net neturint specialaus išsilavinimo. Manoma, kad sisavinti iuos gūdžius nėra sunku, tačiau iš tikrųjų i sritis turi daug niuansų, aspektų, kurių svarbu nepraleisti.

Biuro darbo organizavimo pagrindai prasideda nuo bylų nomenklatūros koncepcijos. Tai yra visų monės turimų dokumentų sąrašas. Sudėtinga sistema su daugybe pasekmių - taip galima apibūdanti ią koncepciją. Kiekvienai krypčiai priskiriamas atskiras kodas, kad būtų lengviau rasti norimą dokumentą.

Nomenklatūra leidžia archyvuoti medžiagą, sukurti vieningą sistemą. Kad būtų lengviau apdoroti informaciją, sukuriama lentelė, kurioje vedami dokumento kodai, vieta archyve ir saugojimo laikotarpis.

Patyrę sekretoriai rekomenduoja sugrupuoti dokumentus pagal tipą. Semua dokument rūšių. Srašas priklauso nuo gamybos specifikos, monės funkcijų, darbo krypties. Taruhan tahun dokument universal, kurį galima rasti tiek valstybinėse, tiek privačiose monėse.

Jie apima:

• gaunamos - tokios medžiagos, kurios patenka organizaciją iš išorės;
• išeinantis - siunčiamas monės vardu kitiems asmenims (įskaitant laiškus, atsakymus ir pan.);
• vidiniai - dokumentai, reguliuojantys vidinį monės darbą (nuostatai, sakymai, sakymai ir kt.).

Sekretorius kiekvieną veislę laiko atskirai. Tam pradedamas individualus urnalas, kuriame rašoma viskas, kas susiję su konkrečiu dokumentu.

Jei, pavyzdžiui, medžiaga buvo išduota vienam iš darbuotojų, urnale turi būti nurodyta, kas tai yra, atsakingo asmens parašas ir io dokumento kopija.

Darbas biure - tai ne tik pažįstamų dokumentų apskaita. Taip pat registruojamas raktų perdavimo, skambučių priėmimo, atvykimo darbą laikas ir kt. svarbius dokumentus tai gali padaryti monės gyvenimą“ geresnį ir produktyvesnį.

Kitas svarbus punkta dokument srauto pagrindai - Reglamento dėl konkrečios organizacíjos dokument srauto sudarymas. Ini adalah halaman dokumentas yra sukurtas kartu su monės direktoriumi ir atspindi visus verslo niuansus.

Kas turėtų būti rodoma pareiškime:

• dokumen regimo taisyklės;
• jo perdavimo ir alinimo tvarka;
• prosedur archyvavimo ir kt.

Tai leis jums sutvarkyti reikalus ir neleisti prarasti svarbios medžiagos, padės greitai rasti tai, ko jums reikia, ir sekti bet kokius dokumento "judesius".

Spesialis sekretoriui svarbu išsiaiškinti, kokiais atvejais antspaudas ar antspaudas dedamas ant dokumento. ia viskas paprasta - antspaudas uždedamas ant siunčiamų blankų, atau vidiniai dokumentai patvirtinami vadovo parašu. einančios medžiagos, peržiūrėtos vadovo, taip pat yra sertifikuotos antspaudu.

Antspaudas yra pagalbinė priemon, padedanti sekretoriui vertinti informaciją, tačiau ji neturi teisinės galios.

Darbo biure organizavimo taisyklės

Kad monėje vyraujančiai tvarkai ir darbo procesams netrukdytų dokumentai, turėtumėte sisavinti darbo biure organizavimo taisykles. Jie padės jums nuspręsti, kaip tinkamai sekti gaunamus ir siunčiamus dokumentus, tiekėjų ir klientų korteles, skambučių urnalus ir kitą svarbią dokumentaciją.

Galima išskirti iuos pagrindinius dalykus:

1. Halamanidautina vesti kompiuterizuot biuro darbo organizavimą. Tai reiškia, kad galima naudoti speciali programą, kuri pati organizuoja informaciją, priskiria kodus ir archyvuoja duomenis. Tačiau tuo pačiu metu neturėtumėte išmesti popieriaus laikiklio.
2. Taip pat geriau užpildyti dokumentus kompiuteryje. Kad ir kokia graži rašysena būtų juos užpildžiusio mogaus, bet atspausdintas tipas sukurs tvarkingą spūdį.
3. Darbuotojai turi būti apmokyti būti atsakingi ir gerbti dokumentus.
4. Svarbius laiškus reikia siųsti tik su gyvu“ antspaudu, o ne kopija.
5. El. Paštas, nors ir greitas būdas siųsti dokumentus, ne visada yra veiksmingas. Taip yra todėl, kad sekretor dažnai pirmiausia peržiūri informaciją ir nusprendžia, ką spausdanti ir perduoti vadovui. Dl ios priežasties kai kurie duomenys tiesiog nepasiekia adresato.
6. Visada turėtumėte atsakyti verslo el. Atsakymas skubų laišką turi būti parašytas per 24 valanda, likusieji - per savaitę. tai svarbi taisykl verslo etika, kurios gyvendinimas apibūdins monę iš geriausios pusės.

Tai tik pagrindinis pagrindinių biuro darbo organizavimo taisyklių sąrašas. Kiekviena monė gali sukurti savo individualias taisykles, atsižvelgdama gamybos specifiką, darbuotojų skaičių ir kt.

Biuro darbo taisyklės ir darbo eiga organizacijoje

Darbas biure yra glaudžiai susijęs su darbo eigos“ sąvoka. Pastarasis yra dokumentų judėjimas monėje nuo jų sukūrimo ar gavimo momento, kol jie išsiunčiami kitiems, pateikiami archyve dan perdirbami.

Krypt ioje srityje lemia biuro darbo taisyklės ir darbo eiga organizacijoje:

1. Dokumentus galima surašyti specialioje formoje, paprastame A4 format lape format elektroniniu.
2. Turi būti nurodyti visi rekvizitai, uždėti antspaudai, taip pat vadovo parašas.
3. Kuriant elektroninį dokumentą svarbu jį užpildyti pagal esamą abloną.
4. Turi būti sukurta bylų nomenklatūra. Jadilah jo nebus manoma greitai sekti reikiamo dokumento.
5. Dokumentai turi būti perkelti archyvą. Svarbūs saugomi daugiau nei 10 metų, mažiau svarbs - iki 10 metų.
6. Bylos gali būti išduotos prieš darbuotojų parašą tam tikrą laikotarpį, pasibaigus jo galiojimui, dokumentai turi būti vėl grąžinti sekretoriui. Ini adalah judėjimas turi būti rodomas specialiame urnale.
7. Retais atvejais originalus dokumentas gali būti pašalintas iš bylos. Taruhan tada reikia pridėti kopiją.

Halaman reikalavimai biuro darbo organizavimui

Jadilah taisyklių, taip pat yra pagrindiniai biuro darbo organizavimo reikalavimai.

Jie susideda iš ių pagrindinių aspektų:

• turėtų būti saugomi tantanganamų, siunčiamų ir vidinių dokumentų rašai;
• operacinei organizacijai Teknologi Kompiuterin, pašto komunikacija ir kitos techninės galimybės, kurios leis greičiau pristatyti informaciją adresatui;
• kiekvienas dokumentas turi būti iš pradžių apdorotas, užregistruotas, iš anksto apsvarstytas, patvirtintas vadovo, tada perduodamas atlikėjams ir pateikiamas bylai;
• registracija turi būti atlikta laiku (priėmimo dieną, terminal- kitą dieną);
• turi būti sudarytas atvejų sąrašas;
• idealus varianas yra dokumento kopija elektronine forma. Elektroninis dokumentų valdymas labai supaprastins informacijos registravimą, apdorojimą, perdavimą ir archyvavimą.

Kaip ir kitose monės "gyvenimo" srityse, turite rimtai iūrėti darbą biure, laiku užpildyti korteles ir urnalus, atidžiai ir atidžiai tvarkyti dokumentus.

Dokument saugojimas organizacijos biuro darbe

Dokument saugojimas organizacijos biure yra svarbus ir būtinas etapas... Jadilah jo nebus manoma greitai rasti reikiamo dokumento arba jo gali būti nerasta. Tai priešpaskutinis ingsnis prieš alinant dokumentus. Arsip informasi gali būti saugoma dešimtis metų, todėl ji turėtų būti tinkamai suformatuota.

Pirmiausia reikia susisteminti informaciją ir suformuoti atvejus. Kirim ke sukuriama bylų nomenklatūra, apimanti visus monėje esančius dokumentus. Jis laikomas biuro biure. Paprastai už jos formavimą ir išsaugojimą atsakingas sekretorius ar kitas asmuo, kuriam patikėtos raštininko pareigos.

Baigtos bylos perkeliamos archyv. Tačiau pirmiausia jie kaupia dėžutes, kad jas klasifikuot pagal galiojimo laik.

Kai tam tikro dokumento galiojimo laika baigiasi, jis pašalinamas. Tai taip pat nėra lengva padaryti. Pirmiausia surašomas adalahšto aktas, jį turi pasirašyti vadovas, kad staiga nebūtų disponuojama jam svarbiu dokumentu.

Apytikslės instrukcijos biuro darbui organizacijoje

Kiekviena organizacija turi parengti ir patvirtanti individualią darbo biure instrukciją organizacijoje. Joje esantys elementai gali skirtis priklausomai nuo monės krypties. Tačiau galite pateikti apytikslę standartinę instrukciją, kuri gali tapti ablonu kuriant savo versiją.

Pradėkite nuo "antraštės", kurioje turėtumėte nurodyti instrukciją patvirtinusio asmens datą, dokumento numerį ir duomenis. Tada jie eina" bendrosios nuostatos».

1. Bendrosios nuostatos

1.1 Sukurta tip instrukcija, skirta užtikrinti dokument, sraut monėje, paddinti efektyvumą ir normalizuoti gamybos, finansinius dan kitus procesus.

1.2 Dokumentas taikomas visų tipų dokumentų organizavimui, nesvarbu, kokioje laikmenoje jie pateikiami.

1.3 monės vadovybės tikslas - pagerinti biuro darbo organizavimą, diegiant technin ir programinę rangą.

2. Dokument srauto organizavimo ir darbo biure reikalavimai

2.1. Sukurti bylų nomenklatūrą ir kiekvienam atvejui priskirti unikalų numer.

2.2 Kiekvieno dokumento svarstymas, analisis, informasi sisteminimas.

2.3 Privalomas atsakymas verslo laiškus verslo etikos pagrindu.

2.4 Laiku registruoti bylas, jas perkelti archyvą ir ilgainiui sunaikinti.

3. Kai kurių tipų dokument dizaino ypatybės

3.1.

3.2 Dokumentai yra atspausdanti ant specialios formos ir turi turėti pavadinimą, pasirašymo dat, numerį.

3.3 reglamentą trauktos taisyklės, kurių reikia laikytis monės veiklai

3.4 Protokolą sudaro pastabos, padarytos susirinkimo, susirinkimo metu

3.5 Tarnybos laiškai turi būti susisteminti ir rašyti specialų urnalą.

4. Dokumentų priėmimas ir tvarkymas

4.1 Mengunjungi sukurti ar gauti dokumentai iš pradžių apdorojami, iš pradžių peržiūrimi, registruojami, pateikiami svarstyti vadovybei, atau paskui - vykdytojams.

4.2 Jei dokumentas nėra skirtas konkrečiai vadovybei, atau nurodytas monės pavadinime, sekretorius pirmiausia jį išnagrinėja ir tik po to perduoda direktoriui svarstyti.

4.3 Jei dokumentas patenka elektroninę laikmeną, prie jo turi būti pridėtas motyvacinis laiškas su dokumente parašytu tekstu.

5. Gagal saugojimo organizavimas

5.1.

5.2 monės vadovas ir padalini vadovai yra atsakingi už informacijos saugumą.

5.3 Bylos išduodamos tik gavus tam tikrą laikotarpį.

5.4 Pasibaigus saugojimo laikotarpiui, failai perkeliami archyvą.

Instrukciją galite papildyti dokumen bentukų ablonais.

Ne paslapties biuro darbo organizavimas

Daniausiai jie susiduria su neslaptų biuro darbų organizavimu. di atsakomybė tenka sekretoriui arba biuro vadovui.

Dl to, kad medžiagos nėra klasifikuojamos, tokio proceso organizavimas yra labai panašus standartinį.

Veiksmų algoritme bus toks:

• gauti ar parengti dokumen;
• vadovybės apdorojimas ir peržiūra;
• perdavimas atlikėjams;
• saugoti dokumentą ir perkelti jį archyvą.

Asmenų, galinčių tam tikrą laiką pasiskolinti dokumentus, prieiga neribojama.

Slaptų biuro darb organizavimas

Sunkiau organizuoti slaptą biuro darbą. Informasi lebih lanjut tentang tahun lalu dan visikai uždaryta pašaliniams asmenims, todėl būtina nedelsiant aiškiai atskirti, kas gali susipažinti su dokumentais.

Taip pat turite atkreipti dėmesį iuos niuansus:

• turėtų būti sukurta komisija procesui kontroliuoti;
• kunjungi teisingo paprastos dokumentacijos organizavimo taškai iuo atveju turėtų būti, bet labiau pažengę;
• kontrol khususė duomenų perdavimo metu (naudojant paštą, internetą, telefoną ir pan.);
• tokiai informacijai saugoti turėtų būti paruošta speciali patalpa su seifais ir ugniai atspariomis spintelėmis;
• dokumentacija išduodama patalpoje su specialiu langu išduoti arba užtvara, kuri ribos erdvę;
• jimo durys turi būti su užraktais ir gerai užrakintos;
• pati patalpa turi turėti visa priemones, jei reikia, evakuoti dokumentus;
• iš patalpų, kuriose planuojama saugoti slaptą informaciją, turi būti antras raktų rinkinys;
• apsaugos sistema padės išvenngti svarbių medžiagų vagysčių.

Darbo biure federalinėse staigose organizavimo taisyklės

Biuro darbo organisasi federalinėse staigose taisyklės yra pagrįstos statymais, dekretais ir Rusijos Federacijos Vyriausybės sakymais. Todėl jie yra aiškiai apibrėžti ir atsispindi standartinėje darbo biure instrukcijoje.

ios taisyklės yra labai panašios kitas panašias darbo eigos organizavimo monėje taisykles.

Taiau taip pat yra keletas specifinių niuansų, kuriuos reikia atkreipti dėmesį:

1. Dokument cirkuliacija neįmanoma be federalinio organo, valdymo organ ir monės administracijos sąveikos.
2. Dokumentus turi pasirašyti federalinės institucijos vadovas arba jo pavaduotojas.
3. Patvirtinimas yra privalomas dokumen srauto organizavimo etapas.
4. Dokumentai turi būti registruojami gavimo arba pasirašymo dieną.
5. Kuriamos specialios paieškos sistemos norimam dokumentui rasti.
6. Jei jums reikia pakeisti dokumento vykdymo laik, galite parašyti sakym, adresuotą federalinės institucijos vadovui.
7. vykdžius dokumentą, jis pašalinamas iš valdymo. Tai taip pat galima padaryti prieš jo vykdymą, tačiau tik gavus federalinės valdžios leidimą.
8. Federalinio organo reikalų nomenklatūrą sudaro padalinio reikal nomenklatūra ir suvestinė nomenklatūra.
9. Bylų formavimas yra desentralisasi kiekviename atskirame padalinyje.

Visais kitais atžvilgiais dokumentų valdymo principai yra labai panašūs.

Biuro darbo organizavimas piliečių prašymu

Piliečiai dažnai kreipiasi pagalbos valstybės institucijas. Tokius apeliacijas taip tepuk reikia sisteminti ir koreguoti biuro darbo organizavimą ioje srityje.

Piliečiai danniau kreipiasi raštu.

Tada veiksmų tvvarka bus tokia:

• raštiško prašymo gavimas;
• jo svarstimas;
• asmeninio piliečių priėmimo organizavimas;
• sipareigojimų piliečiams vykdymo kontrolė.

Rašytinis prašymas turi būti užregistruotas per 3 diena. Data registracijos numeris yra pažymėti dokumen.

Organizaciją geriau organizuoti tiek naudojant korteles, tiek naudojant kompiuterines technologijas.

Jei apeliaciniame skunde yra klausimų, kurie nepriklauso vykdomosios valdžios kompetencijai, tada per savaitę turite jį nukreipti paskirties vietą.

Rašytinį atsakymą turi pasirašyti vykdomoji institucija.

Yra tokių priežasčių, dėl kurių negalite atsakyti piliečiui:

• jei tiraže buvo vartojama nešvanki kalba;
• nėra siuntėjo atsiliepimų;
• tekstas neįskaitomas;
• paaiškinime yra slaptintos informacijos.

Tokių laiškų pagrindu formuojamos bylos.

iuolaikinio biuro darbo organizavimas, naujas darbas biure

iuolaikinio biuro darbo organizavimas nestovi vietoje. Nuolatinis vystymasis ioje srityje yra raktas sveiką“ monės funkcionavimą. Naujų formų, formų, dokumentų, naujų registravimo, perdavimo ir saugojimo taisyklių atsiradimas Atsakingas asmuo nuolat tobulėti, mokytis naujų dalykų.

Kas naujo biuro darbe Praeitais metais? Halaman naujovė - nuo 2018 m. Lipo 1 d. vedamas naujas organizacinių ir administracinių dokumentų vykdymo standartas. Lihat pirma ji paliet, svarbi, rift, naudojimo tem, dokumen yang kuat. Taigi anksčiau buvo galima naudoti tik "Times New Roman", "Arial", "Verdana" ar "Calibri". Naujasis standartas leidžia bet kokius nemokamus riftus. J dydis: 12, 13, 14.

Jei reikia užpildyti lentelę, turėtumėte naudoti mažesnius riftus.

Kunjungi, naujame dokumente atsirado naujų detalių:

• struktūrinio padalinio pavadinimas;
• nurodomas dokumento autorius;
• prieigos apribojimo enklas (jei yra);
• Elektroninis parašas.

Atsirado nemažai naujų bentukų ir program ranga, kurio tikslas - padėti sekretoriui susidoroti su užduotimi.

Biuro darbo organizavimas ir valdymas monėje yra prioritetinė užduotis. Toks duomenų sisteminimas, apdorojimas ir saugojimas reikalauja daug pastangų ir pinigų. Tačiau iuolaikinės technologijos labai supaprastina spesialisų darbą. Dabar vienu spustelėjimu galite sužinoti apie dokumento būseną, jo saugojimo vietą ir naudojimo laiką dokumentų apyvartoje.

"Personalo pareigūnas. Personalo apskaitos vedimas", 2013, N 5

VERSLO GAMYBOS ORGANIZAVIMAS MAŽOJE MONĖJE

Straipsnyje aprašoma, kaip pradėti tvarkyti dokumentus naujai atidarytame smulkiajame versle. Autorius pateikia veiksmų planą, apytikslius nurodymus dirbti biure ir reikalingų dokumen format.

Rusijoje kasmet atsidaro nemažai smulkių moni. Taigi 2012 m. Verslininkų skaičius Rusijoje padidėjo 37%, daugiausia dėl naujai atidarytų mažų monių. Ar iose monėse yra tarnautojų, personalo skyriaus darbuotojų? Gerai, jei yra vienas asmuo, bet greičiausiai iš pradžių ios funkcijos yra patikėtos sekretoriui. Kaip sukurti biuro darbo sistemą? Halaman awal dari tahun baru Andadaviniai thn monės valdymo, gamybos ir kitos veiklos atspindėjimas atitinkamuose dokumentuose ir racionalaus dokumentų naudojimo monės verslo praktikoje užtikrinimas.

Dokumentai nustato gamybos santykius, kurie vystosi tiek monės viduje, tiek su kitomis organizacijomis. Be to, dokumentai dažnai yra rašytinis rodymas kilus nuosavybės, darbo ir kitiems ginčams, kuriuos nagrinėja civiliniai, arbitrao ir arbitražo teismai.

Dirbant su dokumentais, butina vadovautis Rusijos Federacijos norminiais aktais, kurie numato dokumentų rengimą pagal tam tikras taisykles, tvarkant bylų nomenklatūrą (srašąu. vertingiausi dokumentai.

Darbas su dokumentais turėtų būti vykdomas tokia nusistovėjusia tvarka, kad darbuotojams nereikėtų blaškytis nuo pagrindinių monės gamybos tikslų.

Jei darbas biure egzistuoja tik dėl biuro darbo, tai yra tas pats kraštutinumas, kaip ir visiško darbo su dokumentais sistemos nebuvimas. Galimybė yra pagrindinis biuro darbo organisingavimo principas ir dokumentų srauto būklės vertinimo kriterijus. Nesvarbu, kaip biure dirbama jūsų monėje - tradiciniu būdu ar iuolaikinio elektroninio mainų pagrindu elektroninius dokumentus taruhan kokiu atveju dokumentacija ir darbas su dokumentais turėtų būti atliekamas pagal nustatytas taisykles.

Maoje monėje, ypač jos kūrimo laikotarpiu ir pirmaisiais veiklos metais, dažniausiai nėra struktūrinio padalinio, kuris būtų užsiėmęs biuro darbų valdymu. ios funkcijos paprastai priskiriamos monės vadovo sekretoriui ar padėjėjui. Praktika rodo, kad, pradėję vykdyti savo pareigas, ie darbuotojai mano, kad būtina parengti apytikslį darbo planą biuro darbui atlikti, atsižvelgiant konkrečios monės specifiką. Toks monės vadovo patvirtintas planas leidžia efektyviai organizuoti darbą, ypač naujai steigtose monėse ar monėse, kuriose nebuvo skiriamas tinkamas dėmesys biuro darbo valdymutv ir būtina laika. Darbo planas, skirtas smulkiam verslui pagerinti biure, gali atrodyti taip.

Pavyzdinis pavyzdys

UAB "Maxima" PATVIRTINTA

Direktur

PLANAS UAB "Maxima"

tobulinimo darbai Parašas D.I. Guryanov

biuro darbas UAB "Maxima" 00.00.2013

1. Dokumentasi
	Pagrindinių monės dokument tipų, kurių reikia, nustatymas jo darbai. Sumažinti ir pašalinti iš apyvartos nereikalingus ir pasenusius dokument rūšys
	Halaman awal, dokumen, tip, užbaigimas
	Dviejų tipų blankų (firminių ir bendrųjų blankų) kūrimas
	Pagrindinių monės dokument tipų pavyzdžių rinkmenos sudarymas
	monės darbuotojų mokymas dėl dokumentų tvarkymo taisyklių naudojant surinktus pavyzdžius
2.Darbo su dokumentais organizavimas
	Bylų nomenklatūros sudarymas
	Dokument aplankų registravimas viena forma
	Dokument registavimo, perdavimo ir saugojimo tvarkos nustatymas
	vesta vieninga dokumentų vykdymo kontrolės tvarka
	Dokument, kuriuos turi patvirtanti vadovas, sąrašo sudarymas
	Dokument, kurių nereikia registruoti, sąrašo sudarymas
	Darbo biure instrukcijų kūrimas
	vedamos vienodos darbo su dokumentais, sudarančiais dokumentus, taisyklės prekybos paslaptis

Direktoriaus pavaduotojas E. K. Lipinas

Svarbų vaidmenį organizuojant darbą su dokumentais gali atlikti biuro darbo instrukcija, parengta atsižvelgiant konkrečios monės specifiką.

Pavyzdinis pavyzdys

UAB "Maliy kadr" PATVIRTINTA

Generalinis vadybininkas

INSTRUKCIJOS Parašas V.I.Draginas

dl biuro darbo 00.00.2013

1. Bendrosios nuostatos

1.1. i instruksikan nustato vieningą dokumenų rengimo ir kokybiško vykdymo sistemą, racionalaus jų apskaitos organizavimo, paieškos, vykdymo ir saugojimo UAB "Maly Kadr" taisykles.

1.2. Instruksi untuk mempelajari lebih lanjut laikymasis yra privalomas visiems CJSC "Maliy kadr" darbuotojams.

1.3. Instrukcija buvo sukurta atsižvelgiant naudojimą visuose CJSC Malyi kadr“ padaliniuose sistem otomatis"XXXXX", skirtas dokumentams rengti, jų registavimui, vykdymo kontrolei naudojant asmeninius kompiuterius.

1.4. Metodines biuro darbo organizavimo gaires ir Instrukcijos reikalavimų laikymosi kontrolę vykdo CJSC "Malyi Kadr" generalinio direktoriaus sekretorius.

1.5. ZAO "Malyi kadr" aprūpinimą ranga ir priemonėmis, reikiamomis formomis, antspaudais ir kanceliarinėmis prekėmis atlieka administracinis skyrius.

1.6. Teknologi informasi sektorius teikia kompiuterines paslaugas biuro operacijoms.

1.7. Atsakomybė už biuro darbo organizavimą ir instrukcijose nustatytų taisyklių laikymąsi skyriuose tenka CJSC Maly Kadr“direktorams, kurie prižiūri atitinkamus skyrius.

Direktoriai privalo:

Atsižvelkite visus dokumentus jų gavimo dieną;

Reikalauti iš vykdytojų laiku ir kokybiškai vykdyti dokumentus ir užsakymus;

Praneškite laiku generaliniam direktoriui dl būtinybės pakeisti anksčiau nustatytą dokumentų forminimo terminą;

Imkits priemonių, kad sumažintumėte oficialų susirašinėjimą, ypač vidaus, neleiskite susirašinėti tokiais klausimais, kuriuos galima išspręsti asmeniniu bedravimu ar telefonu;

Supažindanti naujai samdomus darbuotojus su ia instrukcija nustatyta darbo su dokumentais tvarka.

2.Įeinančių dokumentų priėmimas, registavimas dan svarstymas

2.1. Gaunamos korespondencijos priėmimą atlieka administracinio skyriaus vedėjo padėjėjas, o jo pristatymo teisingumas ir priedų buvimas yra tikrinami.

Visa korespondencija yra atidaryta, išskyrus korespondenciją, pažymėtą "Asmeniškai", kuri pristatoma tiesiai adresatui.

2.2. Priimta korespondencija perduodama direktoratui tolesniam apdorojimui ir pranešama generaliniam direktoriui ar direktoriams, jei dokumente išdėstytas problemos sprendimas priklauso jų kompetencijai.

2.3. Dokumentų registracija vykdoma centralizuotai direkcijoje, vedant duomenis kompiuterį (gautų dokumentų registre).

2.4. Ant gaut dokumentų apatinėje priekinės dokumen-dokumen pusės dalyje yra antspaudas su UAB "Maliy Kadr" pavadinimu ir dokumento gavimo data bei serijos numeriu (nuo metai).

2.5. Jei prie gauto dokumento yra priedas, tada prie gaunamo numerio padaromas atitinkamas enklas: + priedas 2 puslapiuose“.

2.6. Dokumen untuk mendaftar ke direktori atau direktori sekretorius.

2.7. Daftarkan diri Anda dan temukan alamat direktoriui direktoriui svarstyti. Jei reikia išsamiai išnagrinėti klausimą, sekretorius parengia papildomos informacinės medžiagos. Jei gaunamas atsakymo laikas, prie jo pridedamas iniciatyvinis laiškas.

2.8. Generaliniam direktoriui apsvarsčius dokument, pateikiama rezoliucija, kurios turinys (rangovas, terminals) rašomas gautų dokumentų registrar.

2.9. Lihat kembali kaip iki rezoliucijoje nurodyto termino, vykdytojas thn pareigotas direktoratui pateikti informaciją apie dokumento vykdymą, nurodydamas vykdymo datą ir bylos, kurioje jis saugomas, numer Rengiant atsakymo dokumentą, nurodoma data, dokumento numeris ir bylos, kurioje jis buvo pateiktas, numeris.

2.10. Pirmame vykdyto dokumento lape apatiniame kairiajame kampe vykdytojas pažymi N atveju“, taip pat pažymi, kada ir kaip problema buvo išspręsta, patvirtina parašu ir nurodo datą. Tada dokumentas rašomas atitinkamą failą.

2.11. Upildyti dokumentai ir laiškų-atsakymų kopijos turi būti pateikti bylose ne vėliau kaip kitą dieną po jų vykdymo ar atsakymo išsiuntimo.

2.12. Vykdomi dokumentai vykdytojai saugo sakymą, neįskaitant jų praradimo. Praradus dokumen, vykdytojas nedelsdamas apie tai praneša direktoriui kuratoriui ir generalinio direktoriaus sekretoriui.

3. Dokument vykdymo kontrolė

3.1. UAB "Malyi Kadr" yra nustatyta dokumen ir vadovybės nurodymų vykdymo per nustatytus terminus kontrolė.

3.2. ZAO generaliniss direktorius Malyi Kadr turi kontroliuoti dokumen.

3.3. Termin kontrolė patitikėta generaliniio direktoriaus sekretoriui. Vadovauja direktoriai mėginių mimo kontrolė dan direktori direktoriaus nurodymų vykdymo esms.

3.4. Ant dokumentų, paimtų kontroliuoti, antspaudas "Kontrolė" dedamas ant kairės paraštės alia antraštės. Lihat informasi yang tersedia untuk dokumen audit dan direktori umum direktoriaus sekretorius.

3.5. Pilih direktori mana yang akan Anda gunakan.

3.6. Per terminal rezoliucijoje iškeltų klausimų gyvendinimas turi būti visiškai išspręstas.

Jei dokumentą reikia atsakyti raštu, dokumentas laikomas vykdytu išsiuntus atsakymą paskirties viet.

Papildomų prašymų siuntimas vykdant dokumentą nesudaro pagrindo manyti, kad jis vykdytas.

3.7. Rangovas privalo generalinio direktoriaus sekretoriui tiksliai atsakyti visus klausimus, susijusius su dokumentų vykdymu.

3.8. Informaciją apie kontrolės užduoties vykdymą direktoratas turi gauti ne vėliau kaip vykdymo dieną, kad galėtų vesti informaciją audito urnalą ir pašalinti dokumentą iš kontrolės.

3.9. Jei dokumentas nėra vykdytas laiku, rangovas privalo pateikti informaciją apie vėlavimo priežastį iki termino pabaigos. U dokumento (įsakymo) nevykdymą atsako vykdytojas ir už departmentą atsakingas direktorius.

3.10. Apie dokumento vykdymo termino pakeitimą, dėl kurio buvo susitarta su generaliniu direktoriumi, reikia pranešti sekretoriui, kuris naują terminą rašo audito urnalą.

3.11. Dokumentams vykdyti nustatomos standartinės ir individualios sąlygos.

Individuų terminą galima nustatyti dokumento tekste arba nustatyti UAB "Maly Kadr" vadovybė. Akhir yang penting, būtina atsižvelgti dokumente esančių klausimų sudėtingumą.

Jei terminas nenurodytas dokumen dan vadovybės nutarime, dokumentas turi būti vykdytas per 5 diena.

Terminas skaičiuojamas darbo dinomis nuo kitos dienos po vadovybės sprendimo.

3.12. Tais atvejais, kai dokumento parengimas patikėtas keliems atlikėjams, viza arba bendrai atlikėjų pastabos pateikiamos per dvi darbo dienas nuo pagrindinio atlikėjo gauto parengto dokumento projekto.

4. Oficialių dokumentų regimo ir forminimo tvarka

4.1. Dokumentai surašyti pagal exA byloje esančius UAB "Maliy kadr" dokumentų pavyzdžius. dokter.

4.2. CJSC "Maly Kadr" dokumentai gyja teisinę galią tik nuo to momento, kai juos pasirašo arba patvirtina generalinis direktorius, atau jam nesant - pavaduotojas.

4.3. Patvirtinimo antspaudas dedamas pirmojo dokumento lapo viršutiniame dešiniajame kampe.

Patvirtinimo antspaudo elementai thn ie:

odis "PATVIRTINTAS";

Dokument patvirtinusio asmens pareigos;

Asmeninis parašas ir jo iššifravimas;

Data Patvirtinimo.

Užsakymų ir užsakym rengimas ir vykdymas.

4.4. Lihat semua aktivitas, kurį išleido CJSC "Maly Kadr" generalinis direktorius arba, jo nesant, jo pavaduotojas. sakymas išduodamas siekiant išspręsti pagrindines užduotis, su kuriomis susiduria UAB "Malyi kadr". Generalinis direktorius sakymu nustato halaman užduotis darbuotojams, nurodo būdus, kaip išspręsti svarbiausius klausimus.

4.5. Užsakymai yra dokumentai, susiję su konkrečia vienkartine byla, ir išleidžiami daugiausia dėl veiklos klausimų. Tiek generalinis direktorius, tiek direktoriai turi teisę pasirašyti sakymus.

4.6. Užsakymai ir užsakymai spausdinami ant prastų UAB "Malyi Kadr" formų. ių dokumentų tekstus sudaro dvi dalys: vadinė ir administracinė.

vadinėje dalyje nurodomos dokumento paskelbimo priežastys.

Administracinė dalis prasideda odžiais Aš užsisakau“ (užsakyme) ir Siūlyti“ (užsakyme).

4.7. Administracinėje dalyje turėtų būti nurodytos konkrečios užduotys, nurodymai ar veikla, nurodant vykdytojus ir terminus.

4.8. Pilih projektas ir nurodymai derinami su advokatu, atau vykdymo atžvilgiu - su generalinio direktoriaus sekretoriumi.

4.9. Užsakymų ir užsakymų registracija vykdoma Direkcijoje.

4.10. jungta išvirkščia nanahė peržiūrai pateikiamas sakymo lapas, nurodymas, sąrašas asmenų, kurie alia savo pavardės uždeda parašą ir datą.

4.11. Pirmieji sakymų ir sakymų egzemplioriai suformuojami atitinkamose direktoriaus bylose, antrieji sekretorius paskelbia skelbimų lentoje, kad susipažintų su UAB Malyi kadr“ darbuotojais.

5.Darbo su siunčiamais dokumentais tvvarka

5.1. Siunčiami dokumentai ruošiami ant firminių blankų iš ZAO Maliy Kadr.

Tarnybiniai laiškai turėtų būti parašyti trumpai, aiškiai, pagrįstai. Laiškų formuluotės neturėtų leisti interpretuoti skirtingai.

5.2. Taruhan kokius papildymus ar pakeitimus pradiniame dokumente po jo pasirašymo gali atlikti tik jį pasirašęs asmuo.

5.3. Dokumentai turi būti pateikti generaliniam direktori direktori pasirašyti per sekretorių, kuris turi teisę grąžinti dokumentus rangovui peržiūrėti, jei jie nėra tinkamai vykdyti. Jei pasirašydamas dokument generalinis direktorius privalo pateikti paaiškinimus dėl parengto dokumento esmės, tai tokius dokumen asmeniškai pateikia pasirašyti atsakingi direktoriai ar vadovai.

5.4. Adresato vardas ir pašto adresas rašomi viršutinėje dešinėje dokumento dalyje, formoje pažymėti kampais. Dokumento data ir išeinantis numeris yra viršutinėje kairėje dalyje. Rašant atsakymo laišką, būtinas On N ___ from _________“ turi būti užpildytas iniciatyvaus laiško (prašymo laiško) data ir numeris. Apatiniame kairiajame kampe nurodoma atlikėjo pavardė, vardas, pavardė ir telefono numeris (jei priekinėje pusėje nėra tarpo, jie nurodomi lapo gale).

5.5. Dokumente turi būti ne daugiau kaip 4 adresatai. Dokumen penting daugiau nei 4 adresais, sudaromas jų platinimo sąrašas, o kiekvienoje dokumento kopijoje nurodomas tik vienas adresas.

odis "Kopijuoti" nededamas prieš 2, 3, 4 adresatus.

6.Siunčiamų dokumen, pendaftaran

6.1. Patikrinus dokumento teisingumą, pridedamas išeinantis numeris.

Ieinantį numberį sudaro: departmento rodyklė, bylos numeris pagal nomenklatūrą, kurią bus keliama siunčiamo dokumento kopija, ir eilės numeris, pridedamas prie direktorato. Jei dokumentą pasirašo generalinis direktorius, jo kopija lieka direkcijos bylose. Jei reikia, atlikėjas gali paruošti darbinę dokumento kopiją saugojimui savo byloje.

6.2. Isiunčiamo dokumento duomenis išsiųstų dokumen registrar rašo generalinio direktoriaus sekretorius.

CJSC "Maliy kadr" padalinių indeksavimas:

2 direktorat

Rinkodaros skyrius 3

Techninis skyrius 4

Operacijų skyrius 5

Apskaita 6

Administracinis skyrius 1

Jei reikia papildomai indeksuoti siunčiamos raidės numerį, is klausimas turi būti suderintas su darbo direkcija.

6.3. Vadovybės pasirašyti dokumentai turi būti išsiųsti ne vėliau kaip pirmos kitos dienos po pasirašymo dienos.

6.4. Siuntimo dieną išsiųstų dokumentų kopijos thn traukiamos bylas. Jei pateiktas dokumentas yra atsakymas, gaunamą dokumentą turi būti pritvirtintas vykdymo enklas, kurio forma thn tokia:

Versle N ___.

Laiškas buvo išsiųstas iš _____________ N ___.

Atlikėjo parašas, data “.

7. Bylų nomenklatūros sudarymas

7.1. Bylų nomenklatūra yra susistemintas bylų pavadinimų, suformuotų atliekant CJSC Malyi Kadr biuro darbą, sąrašas.

Reiktų atspindėti bylos santraukos nomenklatūrą pilnas kompleksas melihat CJSC "Maliy kadr" padalini bylos.

7.2. Spausdanti leidiniai, brošiūros, inynai, informaciniai biuleteniai, biuleteniai, abstraktūs urnalai, greita informacija ir kita panaši medžiaga nėra traukta bylų nomenklatūrą.

7.3. Departamento bylų nomenklatūras rengia skyriaus darbuotojai, gerai išmanantys skyriaus užduotis ir dokumentaciją, ir jiems pritaria skyriaus vedėjai. Tada bylų nomenklatūra pateikiama tvirtanti generalinio direktoriaus sekretoriui, kad jos vėliau būtų trauktos konsoliduotą MALY KADR CJSC olehlų nomenklatūrą ir patvirtintos. Generalinis direktorius tvirtina konsoliduotą olehlų nomenklatūrą.

7.4. Nomenklatūros oleh antraštės turėtų trumpai, aiškiai ir konkrečiai atspindėti dokumen, kurie turėtų būti sugrupuoti bylas, sudėtį ir turinį.

Antraštėje tahun:

bylą traukto dokumento tipo (tipų) pavadinimas (užsakymai, protokolai, korespondencija ir kt.);

Darbo vietos nustatymas arba veiklos klausimas, patikslinama informacija apie dokumento autorius, korespondentus, dokumentų autentiškumą ir kopijų skaičių ir kt.

Jei byloje yra korespondencija, turėtų būti nurodyta - su kuo ir kokiu klausimu ji vykdoma, korespondencijos tipas (išeinantis, gaunamas).

Formuojant pavadinimą, vartojamos sąvokos byla“ ir dokumentai“, jei dokumentai yra traukti bylą. skirtingi tipai.

7.5. Surašyti antraštes "Įvairūs susirašinėjimai", "Verslas su ataskaitomis", "Orientavimo medžiaga", "Dokumentai apie bendrus klausimus“Ikt. neleidžiama.

7.6. Direkcijai pateiktų olehlų nomenklatūros pavyzdys:

Formos pavyzdys

BYLŲ NOMENKLATŪRA

(Departamento pavadinimas)

Skyriaus vedėjas Parašas Vardas Pavardė

7.7. Kitų metų departmentų bylų nomenklatūra direkcijai pateikiama ne vėliau kaip iki einamųjų metų gruodžio 15 d.

7.8. Lihat kembali nomenklatūra CJSC "Maliy Kadr" padaliniuose.

8. Bylų formavimas

8.1. vykdyti dokumentai yra sugrupuoti bylas, griežtai laikantis UAB "Malyi Kadr" olehlų nomenklatūros.

8.2. olehlą pateikiami vienerių metų dokumentai, išskyrus asmeninius ir bylas, kurios perkeliamos kitus metus. Jei bylą traukiami vairių metų dokumentai, jie atskiriami skiriamuoju enklu, nurodant metus. Bylos viršelyje taip pat turėtų būti nurodyta, kokiems metams buvo pateikti dokumentai.

8.3. olehlą pateikiami tik vykdyti dokumentai su vykdymo enklu ir vykdytojo parašu, o tai rodo, kad darbas su dokumentu yra baigtas.

8.4. olehlą neleidžiama traukti su juo nesusijusių dokumentų, taip pat juodraščių ir kopijų.

Dokumentai bylose išdėstomi atvirkštine chronologine tvarka (paskutiniai gauti dokumentai bus pirmieji byloje).

8.5. Darbuotojų užsakymai grupuojami atskirai nuo užsakymų pagal pagrindinę veiklą.

8.6. Lakukan formavimas ir saugojimas organizuojamas taip, kad būtų užtikrinta greita jų paieška ir naudojimas, taip pat visiškas saugumas. Dabartinėse bylų saugojimo vietose turėtų būti paskelbtas atitinkamo departmento bylų suvestinės nomenklatūros ištrauka.

8.7. Dklo dangtis suprojektuotas taip:

Organizacijos pavadinimas UAB "Maliy kadr";

Departamento pavadinimas;

Bylos numeris pagal nomenklatūrą, susidedantis iš skyriaus indekso ir bylos serijos numerio;

Bylos pavadinimas;

kūrimo metai arba metų ketvirtis;

Verslo apimtis;

Tinkamumo laika.

9. Dokumentų saugumo užtikrinimas

9.1. Biuro darbo užbaigtos bylos saugomos skyriuose, kuriuose jos buvo suformuotos. Departament vadovai ir direktoriai, atsakingi už skyri, yra atsakingi už dokumentų saugumą.

9.2. Diklai gali būti laikomi ir darbo patalpose, ir specialiai jiems laikyti skirtose patalpose, kurios užtikrina patikimą dokumentų išsaugojimą ir yra su signalizacija nuo neteisėtos prieigos.

9.3. Dklai dedami spynais išorę spintelėse ar seifuose.

9.4. Neleidžiama atsiimti ir išduoti jokių dokumentų iš bylų. Saya akan segera pergi ke direktori lain.

9.5. Raštvedybos metais pildoma pakaitinių bylų kortelė byloms, išduodamoms pagal poreikį inoti. Jame nurodomas skyrius, bylos numeris, išdavimo data, kuriam byla buvo išduota, jos grąžinimo data, pateikiami stulpeliai, skirti kvitoms, kurias turi gauti atlikėjas, ir bylos priėmimui dabartiniam.

Formos pavyzdys

pakaitinės bylos kortelės forma

Skyrius _________

Byla N ________

9.6. Praradus kokią nors bylą ar dokumentą, atsakingas vykdytojas privalo nedelsdamas apie tai pranešti skyriaus vedėjui ir direktoriui kuratoriui.

9.7. Generalinio direktoriaus sekretorius kartą per ketvirt pasirinktinai tikrina, ar skyriuose yra bylų ir dokumentų, ir informuoja skyriaus vadovą bei direktorių-kuratorių apie jo rezultatus.

9.8. Lihat fail, ir dokumen, prieinamumo tikrinim, skyriuose kasmet, baigiantis biuro metams (ne vėliau kaip sausio 20 d.).

10. Dokument praktis vertės tyrimas

10.1. dokumen

10.2. Norėdami organizuoti ir atlikti egzamino darbą, sukuriama CJSC Maliy kadr“ ekspertų komisija (ne mažiau kaip 3 monės). Ekspert komisijoje dirba labiausiai kvalifikuoti ir patyrę padalinių darbuotojai, teisininkas iš UAB "Maly Kadr", taip pat direkcijos atstovas.

10.3. Jei atrenkant dokumentus saugoti aptinkamas atskir dokumentų trūkumas, reikėtų imtis priemonių jų ieškoti.

10.4. Dokumentus saugojimui ir naikinimui turėtų atrinkti ekspertų komisija, peržiūrėjusi prieš trejus metus atliktas bylas.

10.5. Atvejai, atrinkti ilgalaikiam saugojimui dėl tyrimo, rašomi inventoryių ir perkeliami archyvą.

Formos pavyzdys

UAB "Maliy kadr" PATVIRTINTA

Ekspertų komisijos posėdžio protokolas

nuo ___________ N ___

APRAŠYMAS N _______

ilgalaikis saugojimas

per metus

N inventoriuje _________ thn ______________________________________ atvejų

(skaičiais ir odžiais)

nuo N ___ iki N ___.

Parašas Vardas Pavardė

10.6. Patvirtinus ilgalaikio saugojimo dėklų aprašus, atrenkami sunaiknti dokumentai ir dėklai. aktą trauktos pasirinktos bylos.

Formos pavyzdys

UAB "Maliy kadr" PATVIRTINTA

ACT generalinis direktorius

dl dokumentų skyrimo sunaikinimui Parašas V.I.Draginas

CJSC "Malyi Kadr" ekspertų komisija sunaiknti pasirinko iuos dalykus

praktins reikšmės prarad atvejai ir dokumentai:

Iš viso: _________ atvejų bertemuų ____________.

__________ metų bylų aprašus patvirtino ekspertų komisija.

Ekspertų komisijos pirmininkas Parašas I.O. Pavard

Ekspert komisijos nariai: parašas, vardas, vardas, pavardė

Parašas Vardas Pavardė

Sunaikinimo aktą pasirašo ekspertų komisijos pirmininkas ir nariai, atau patvirtina generalinis direktorius.

10.7. Dokument vertės tyrimo teisingumo kontrolę vykdo UAB "Maliy kadr" direktoratas.

10.8. Archyviniam saugojimui paruoštose bylose turi būti antraštės, sunumeruoti lapai, tiesioginė chronologinė bylos dokumentų tvarka, patvirtinimo lapas, nurodantis lapų skaičių.

10.9. Dokumentai naikinami po to, kai atvežamos ir priimamos bylos archyviniam saugojimui. Dokumentų smulkinimas popieriaus smulkintuve atliekamas dalyvaujant ekspertų komiteto nariams.

10.10. Ekspert komisija savo darbą kasmet atlieka pirmąjį sausio dešimtmetį. Inventori dan aktai pateikiami tvirtanti generaliniam direktoriui ne vėliau kaip sausio 20 d. Jei kuris nors ekspertų komisijos narys negali dalyvauti dokumentų vertės tyrime, jo funkcijas atlieka to paties skyriaus darbuotojas, galiotas direktoriaus kuratoriaus.

Dokument srautas arba dokumentų palaikymas yra dokument, perkėlimas nuo jų sukūrimo dan gavimo iki vykdymo dan siuntimo kitą instituciją. vairūs altiniai apibrėžia darbo eigos santykį, atau biuro darbas aprašomas skirtingai. Kai kurie altiniai teigia, kad darbo eiga yra darbo eigos dalis, kituose, atvirkščiai, darbo eiga yra darbo eigos dalis. Aplikasi darbas biure- Tai staigos raštvedybos reikalų tvarkymas. Ir jei atsižvelgsime darbo eigą ir darbą biure, galime daryti išvadą, kad kai kuriais atvejais kai kurie organizacijos darbo eigos procesai gali rapitikti biuro darbo organizavimo reikalavimų (pvz. paštu terpal monės darbuotojų). Darbe autoriai siūlo biuro darbą laikyti sistem reguliavimo dokument valdymas, galimai gyvendinant desentralisasi dokumentų proses apskaitosą.

Halaman veikla yra dokument, palaikymas staigoje. Darbo eigos tikslas yra gyvendanti informacijos valdymą priimant valdymo sprendimus. Informacija gali būti kitokia, ji gali būti el. Laiškuose, dokumentuose, gautuose iš kito struktūrinio padalinio, valdymo sakymuose ir kt. Tokia informacija gali apimti sakymus, nurodymus, pranešimus apie tam tikrus staigos pakeitimus. Informacija, kuri ateina staigą, yra apdorojama, o po to forminama pagal standartų reikalavimus, kurie gali būti tvirtanti dokumentacijos instrukcijose ar taisyklėse.

Aplikasi dokumentas- tai informacija, rašyta apčiuopiamą laikmeną su detalėmis, leidžiančiomis ją atpažinti. Anda dapat melihat dokumen dan klasifikacija. Kunjungi dokumentai yra suskirstyti iuos dokumentų srautus:

Gaunami dokumentai

Ieinantys dokumentai;

Vidiniai dokumentai.

Gaunami dokumentai- tai dokumentai, gauti iš aukštesnių valdymo organų, iš pavaldžių organizacijų, iš kitų departmentų, iš kitų organizacijų ir, inoma, iš piliečių. Tokie dokumentai gali būti sakymai, sakymai, laiškai, piliečių ir kitų asmenų skundai. Gaunami dokumentai paprastai registruojami ir rašomi gaunamų dokumentų urnalą.

Ieinantys dokumentai- tai dokumentai, kurie siunčiami iš institucijos. Tokie dokumentai gali apimti sakymus, nurodymus pavaldžioms organizacijoms, ataskaitas, pavyzdžiui, aukštesnėms valdymo institucijoms, laiškus ir kitus. Siunčiami ir gaunami rašomi ir registruojami siunčiamų dokumentų urnale.

Vidiniai dokumentai- tai dokumentai, kurie neišeina iš staigos. Tokie dokumentai gali apimti sakymą, viršininko nurodymą pavaldiniui, paaiškinimus, ataskaitas ir kt.

iame dokumente aptariama dokumentų klasifikacija, atsižvelgiant dokument srautą. emiau mes analizuosime kiekvieno srauto veisles.

Pirma, bus atsižvelgiama gaunamų dokumentų klasifikaciją:

Dokumentai, kuriuos nereikalaujama atsakyti;

Dokumentai, kuriuos reikia atsakyti;

Dokumentai, gauti iš pavaldžių institucijų ir organizacijų;

Asmeninis susirašinėjimas;

Piliečių apeliacijos.

Dabar turėtumėte išanalizuoti siunčiamus dokumentus. Siunčiamų dokumenų klasifikacija apima iuos komponentus:

Atsakymai piliečių apeliacijas;

Atsakymai gaunamus dokumentus, kurie buvo išsiųsti iš kitų institucijų.

Paskutin untuk dokumen-dokumen yang diperlukan untuk dilihat dan dilihat dokumentai. SAYA vidinius dokumentus apima ias veisles:

· Užsakymai;

· Užsakymai;

· biuro užrašai;

· Užduotys.

Bentuk pagal pateikimoą galima laikyti ią klasifikacij:

· Elektroninėse laikmenose, ypač el. Paštu siunčiamuose laiškuose;

· Semut lapo;

Dokumentai, siunčiami su elektroniniu skaitmeniniu parašu. Elektroninis skaitmeninis parašas leidžia patikrinti, ar parašas priklauso rakto sertifikato savininkui.

Pagal svarstymo ir vykdymo sąlygas dokumentus galima suskirstyti ias dalis:

· Reguliavimo;

· Nereguliuojama.

Reguliavimo dokumentai yra dokumentai, kurie turi būti vykdyti per tam tikrą laikotarpį.

Nereguliavimo dokumentai yra dokumentai, kuriems netaikomos svarstymo ir vykdymo sąlygos.

i dokument klasifikacija pagal apimtį:

Organizacinis ir administracinis dokumentas;

· fono dokumentas;

Mokslinis ir techninis dokumentas;

· finansinis dokumentas;

Ataskaitinis ir statistinis dokumentas.

Priklausomai nuo struktūros, thn ie dokumentai:

· Sudėtingos struktūros dokumentas;

dokumentas paprastas.

Pagal priėmimo dokumentus laipsnį yra ie dokumentai:

Atviri dokumentai;

Dokumentai su prieigos apribojimo antspaudu.

Priklausomai nuo kilmės, yra ie dokumentai:

Paslauga arba dokumen resmi;

· Asmen dokumentai.

Dokumentasi resmi arba yra dokumentai, kuriuos fizinis ar juridinis asmuo surašo tam tikra tvarka, atspindėdamas institucijos interesus.

Asmens dokumentai yra dokumentai, atspindintys konkretaus asmens interesus. Jie taip pat vadinami asmeniniais dokumentais.

ie dokumentai yra teisiškai galiojantys:

· Dokumentai asli;

· Atostogos;

· Kopijo Patvirtintos;

Dublikati

Ekstraktai.

Dokumentai asli yra dokumentai, kurie buvo sukurti pirmiausia arba pagaminti vienu egzemplioriumi, pasirašyti autoriaus.

Dokument kopija yra dokumentai, kuriuose yra visa informacija apie originalų dokumentą ir jo tipą, tačiau tokio tipo dokumentai neturi teisinės galios.

Dokumentų išleidimas - dokumento kopija, kuri, padarius originalų dokumentą, yra pagaminta kaip kopija, ir lieka institucijoje.

Patvirtintos kopijos yra teisiškai privalomos kopijos.

Dublikatai yra originalo dokumento kopijos, turinčios tokią pat teisinę galią kaip ir originalus dokumentas.

Išrašai yra dokumento, patvirtinto pareigūno, dalis ir antspaudas, nurodantis dokumentą, iš kurio jis buvo išduotas.

Pateikimo formoje thn ie dokumentai:

· Individualus;

· Trafaretas;

· Tipiška;

Apitikslis;

Wina.

dokumen individu yra bet kokios formos dokumentai.

Trafaretiniai dokumentai - dokumentai, kuriuose struktūra ir dalis turinio buvo paruošta iš anksto, o kitos dalys užpildomos rengiant.

Tipiški dokumentai yra dokumentai, apibūdinantys tam tikrus reiškinius ir procesus. Tai apima tipiškas instrukcijas.

Dokument pavyzdžiai - dokumentai, kurie naudojami rengiant panašių dokumentų dokumentus.

Suvienyti dokumentai yra dokumentai, kurie yra vieningos sistemos dalis.

Pagal vykdymo sąlygas yra ie dokumentai:

Nenurodant atlikimo termino;

· Skubus.

Atsižvelgiant dan saugojimo laikotarpį, yra ie dokumentai:

Laikino saugojimo dokumentai (iki 10 metų);

Nuolatinio saugojimo dokumentai

Dokumentai ilgalaikiam saugojimui (daugiau nei 10 metų).

Aukščiau pateikta informacija yra išsami dokumen dan klasifikacija.

Aukščiau aptarti dokumentai, judėjimas vadinamas dokument srautu.

Technologinėje dokumentų tvarkymo ir judėjimo grandinėje išskiriami ie ​​etapai:

Organizacijos gautų dokumentų priėmimas ir pirminis apdorojimas;

Išankstini dokumentų svarstymas ir platinimas;

Dokument registravimas;

· Vykdymo kontrolė;

· Informacinis ir informacinis darbas;

Dokument vykdymas, jų rengimas, tvirtinimas, vykdymas;

Siuntimas arba siuntimas verslui.

Dabar patartina išsamiau apsvarstyti kiekvieną etapą.

Organizacijos tantanganamus dokumentus priima ir pirminį tvarkymą atlieka biuro darbuotojai. Laiškai paprastai siunčiami kiekvienam darbuotojui, todėl apdorojimą atlieka ne tik biuro darbuotojai, bet ir pavieniai darbuotojai.

Išankstinio dokument svarstymo dan platinimo etapas. iame etape numatoma paskirstyti dokumentus pavieniams darbuotojams, kurie yra atsakingi už tą ar tą klausimą arba kuriems dokumentas yra skirtas.

Svarb, vaidmen, vaidina dokumen, registrasi. Ini adalah etapas yra būtinas, kad bet koks dokumentas nebūtų prarastas ir būtų galima sekti io dokumento vykdymą.

Vykdymo kontrolė tahun kitas ingsnis. Tai reiškia dokumentų savalaikiškumo ir kokybiško vykdymo kontrolę.

Informasi lengkap reiškia dokumento viet, kas turi dokument ir kuriuose dokumentuose yra informacija bet kokiu klausimu.

Dokument vykdymas, jų rengimas, tvirtinimas ir vykdymas yra priešpaskutinis dokumentų tvarkymo etapas.

Pateikimas ar persiuntimas yra paskutinis ingsnis. vykdę dokumentą, jie iūri dokumento galiojimo laiką ir siunčia jį kartu su pridėtais dokumentais iuo klausimu bylą.

Dokument klasifikacija buvo aptarta aukščiau. iuo atžvilgiu išskiriami ie ​​darbo eigos tipai:

Išorinis;

· Vidini.

Iorin darbo eiga yra darbo eiga, kai dokumentai gaunami iš kitų institucijų.

Vidinė darbo eiga yra darbo eiga, kai dokumentai juda tik tam tikroje institucijoje.

Priklausomai nuo organizacijos tipo, išskiriamos ios darbo eigos:

Centralizuotas - tai darbo eiga, kurioje veikia vieninga dokumen pendaftaran ir apskaitos sistema;

Decentralizuota - tai darbo eiga, kurioje nėra sistem vieninga pendaftaran dokument ir apskaita;

Mišrus yra darbo eiga, kurioje vyksta ir desentralisasi, ir centralizuotos darbo eigos. io tipo dokumentų srautas naudojamas didelėse monėse, kuriose yra daug dokumentų.

Dokumentų srautas iuo metu nėra idealus, nors apie tai daug kalbama ir rašoma literatūroje. Daugelyje organizacijų yra neišspręstų problemų, trukdančių tobulinti institucijų valdymą. Todl dokument judėjimas staigoje nėra pakankamai efektyviai apgalvotas, kai kurie dokumentai adresatui nueina ilgą kelią, operacijos su iuo dokumentu dubliuojamos. Dažnai kelias, kuriuo eina dokumentas, yra daug ilgesnis nei laikas, kurį reikia dirbti su juo.

Dokumentų vykdymas pagal standartus yra esminė susirašinėjimo su kitomis organizacijomis, institucijomis, monėmis dalis. Rok tik biuro darbas teisinga rašyba vairaus pobūdžio dokumentus skirtingas priėmimo vietas. Dokumentasi valstybiniai dokument tvarkymo standartai:

GOST R 7.0.8 - 2013. Biuro darbas ir archyvinis darbas. Terminai ir apibrėžimai;

GOST R ISO 15489-1-2007. Informasi, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokument valdymas. Bendrieji reikalavimai;

GOST R 6.30-2003. Vieninga organizacins ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui;

GOST 7.70-2003. Informasi, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Duomen bazių ir mašininio skaitymo informacijos masyv aprašymas. Savybės ir sudėtis.

Standartas GOST R 7.0.8 - 2013.Darbas biure ir archyvavimas. Svokos ir apibrėžimai pateikia terminus ir apibrėžimus archyvavimo ir rašų tvarkymo srityje. iame valstybiniame standarte rašytos svokos ir apibrėžimai turėtų atsispindėti visų tipų dokumentuose dan literatūroje apie darbą biure ir archyviniai reikalai.

GOST R ISO 15489-1-2007. Informasi, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokument valdymas. Bendrieji reikalavimai taikomi rašų tvarkymui visose organizacijose. Tai daro taką visiems dokument formatams ir visoms laikmenoms. Standart yra nuostatos dėl procesų, susijusių su staigos dokumentais, nuostatos dėl atsakomybės, prosedur, politikos Gairs dl dokumen, valdymo sistem, diegimo ir projektavimo.

Rusijos Federacijos valstybinis standartas GOST 6.30-2003 "Vieningos dokumentų sistemos. Vieninga organizacins ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui "(priimtas ir sigaliojo 2003 m. Kovo 3 d. Rusijos Federacijos" Gosstandart "dekretu N 65-oji). vieningą organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemą eina sakymai, sakymai, laiškai, aktai, protokolai, valstybės standartas numato: reikalavimus dokumentų formoms. standar valstyb rekomenduojama, bet kartu ir privaloma, nes neteisingai formintas dokumentas gali užtrukti organizacijos, valstybės institucijos darbe, nes neteisingai formmintas dokumentas gali būti neteisingai suprastųas ir išutiės Teisingas dizainas dokumentai yra svarbi organizacijos, institucijos, turinčios kitų struktūrinių padalinių, darbo dalis, ypač kai tai susiję su agen vyriausybinūros su kuo dirbate ar ketinate dirbti.

GOST 7.70-2003. Informasi, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Duomen bazių ir mašininio skaitymo informacijos masyv aprašymas. Savybių sudėtis ir ymėjimas yra tarpvalstybinis. alys, priėmusios standartą: Armėnija, Azerbaidžanas, Baltarusija, Gruzija, Kazachstanas, Kirgizija, Moldova, Rusijos Federacija, Tadžikistanas, Turkmnistanas, Uzbekistanas ir Ukraina. is standartas nustato rekvizitus, tai yra jų turinį, pateikimą, sudėtį, elektroniniai ištekliai kurios yra duomenų baz.

Biuro darbas organizacijoje ar staigoje yra informacijos srautas, kuris turi būti teisingai sudarytas, jį atsižvelgta ir reglamentuotas.

Kiekviena veikla turi ir privalumų, ir trūkumų.

Biuro darbo privalumai, visų pirma, yra greita prieiga prie reikiamus dokumentus... Prieiga prie reikiamų dokumentų internete apibrėžia organizaciją kaip gerai organizuotą, struktūruotą organizaciją, su kuria lengva bendradarbiauti. Yra ie biuro darbo privalumai:

Dokument judėjimo valdymo efektyvumas;

Vienos rusies veiklos dokumentų saugojimas vienoje vietoje;

Dokumentų archyvo formavimas.

Darbe biure yra ir privalumų, ir trūkumų. Dabar patartina apsvarstyti iuos biuro darbo trūkumus:

Pasenusi norminių dokumentų, reglamentuojanči dokumentų palaikymo ir apskaitos veiklą, bazė;

Prastas sisteminimas standartini procedureūrų gyvendinimo metoduose, kuris neleidžia greitai vykdyti ar sukurti dokumentų;

Departemen Nepakankamaų ranga su iuolaikinėmis kompiuterinėmis technologijomis, susijusiomis su organizaciniu ir personalo darbu;

Vieno ryšių ir transporto tinklo, jungiančio dokumentų saugyklas, nepakanka arba jo nėra skirtingi skyriai organizacijos ar institucijos;

Nepakankamai suderinamų elektroninių technologijų naudojimas, dėl kurio atliekami neteisingi sprendimai atliekant vairias dokumentų operacijas (sukūrimas, apdorojimas, saugojimas ir vykdymo kontrolė);

Silpnas kontrolės sistemos efektyvumas ir greitas reagavimas besikeičiančią dokumentacijos paramos reguliavimo sistemą.

Dokumentų klasifikacija yra vairi ir laikoma didele apimtimi. Dokument srauto tarpusavio ryšys yra savitas ir daugelis altinių tai nurodo skirtingai. Dokument srautas ir darbas biure yra nepriklausomos institucijos dalys. Dokument srautas - tai dokumentų judėjimas institucijoje, o darbas biure - dokumentų sukūrimas ar vykdymas pagal reikalavimus arba, kitaip tariant, standartus. Kiekviena veikla turi ir privalumų, ir trūkumų. Kalbant apie darbo eigą, nėra idealo, tačiau yra keletas patobulinim, kaip greitai pereiti kelią iki adresato. Svarstomi biuro darbo privalumai ir trūkumai.

(dokument palaikymas kontrolė) - pagrindinis vietinis normanis aktas, reglamentuojanti darbo su organizacija (įstaiga, monė, monė) technologiją.

Darbo biure instrukcija nustato dokumentų kūrimo taisykles, būdus, procesus, darbo su jais tvarką. Praktinis nurodimas tvirtina darbo biure sistemą diegta konkrečioje organizacijoje.

Instrukcijos rengiamos atsižvelgiant organizacijos darbo specifiką. Jų sudarymo pagrindas yra apytikslis ir Tipiškos instrukcijos, taip pat dabartiniai reguliavimo ir metodiniai tarpšakinių veiksmų biuro darbe dokumentai.

Darbo biure instrukcijų kūrimas

normatyvus pagal teiss aktai RF ofiso darbo instrukcija yra privalomas dokumentas, reglamentuojantis darbiure biure. Federalinse vykdomosiose institucijose, vadovaujantis pavyzdinėmis federalinių vykdomųjų organų sąveikos taisyklėmis ir biuro darbo taisyklėmis, parengiamos darbo biure instrukcijos, dėl kurių susit federalin institucija vykdomoji valdžia archyvavimo srityje. GOST R ISO 15489-1-2007 nustat, kad bet kuri organizacija turi apibrėžti ir dokumentuoti savo rašų valdymo politikos principus. ios politikos tikslas turėtų būti sukurti ir prižiūrėti rašų valdymo sistemą, kuri būtų autentiška, patikima ir tinkama naudoti ir galėtų palaikyti verslą reikiamą laikotarpį. Taruhan kuri organizacija gali atlikti ią užduotį, vadovaudamasi kanceliarinėmis instrukcijomis.

Popierinių nurodymų turinys

Darbo biure instrukcijų teks untuk struktūra nėra reguliuojama terpalšakinių veiksmų norminiais ir metodiniais dokumentais. Paprastai instrukcijoje yra bendrų nuostatų, teminių skyrių ir priedų.

Skyriuje " bendrosios nuostatos"Nustatykite:

• instrukcijos apimtis (pavyzdžiui, "instrukcija taikoma visiems organizacijos dokumentams", "instrukcija taikoma visiems dokumentams, išskyrus konfidencialius" ir pan.);
• atsakomyb už nesilaikymą;
• padalinys, atsakingas už vieningą darbo su dokumentais dokumentavimo ir organizavimo prosedural organizacijoje (firmoje) dan struktūriniuose padaliniuose;
• reguliavimo ir metodologinė bazė.

Teminiai skyriai, kaip taisyklė, prasideda skyriumi Dokumentų rengimo ir forminimo taisyklės“, Kur apibrėžta:

• dokument rūšys ir rūšys, naudojamos administracinei, organizacinei, informacinei veiklai dokumentuoti;
• bendrosios dokumen rengimo ir vykdymo taisyklės;
• tam tikrų tipų administracinių dokumentų rengimo taisyklės, skaitant stebėjimo, derinimo, patvirtinimo ir pasirašymo tvarką;
• dokumen rengimo ir dauginimo tvarka;
• kopijų ir priedų dizaino ir sertifikavimo taisyklės;
• formų, antspaudų, antspaudų naudojimo ir saugojimo tvarka;
• atlikėjų darbo su dokumentais tvarka.

Skyrius “ apima:

• gaunamų dokumentų priėmimo, apdorojimo, platinimo tvarka;
• jų gabenimo ir perkėlimo iš vieno struktūrinio padalinio kitą taisyklės;
• halaman dokumentų judėjimo atvejai;
• siuniamų dokumentų rengimo ir siuntimo tvarka;
• darbo eigos apimties apskaitos tvarka.

Skyriuje “ tahun:

• gaunamų, siunčiamų ir vidinių dokumentų pendaftaran tvarka;
• registracijos sąlygos, formos ir būdai;
• dokumen indeksavimo taisykls.

Skyrius " Informacinio darbo organizavimas"(IPS) pataisymai:

• informacijos ir informacinio darbo organizacijoje (firmoje) kūrimo principai;
• apima nuorodų masyv (nuorodų kortelių, elektroninių duomenų bazių ir kt.) aprašymą;
• informacinės informacijos sisteminimo ir klasifikavimo tvarka;
• informacijos paieškos technologija.

Darbo biure instrukcijų skyriuje " Dokument vykdymo kontrolė"Įdiegta:

• dokument kategorijos, kurioms taikoma privaloma kontrolė;
• jų kontrolės tvarka;
• valdymo technologija (kontrolės korteli formos, enklų taikymas dokumentuose ir kt.);
• atlikėjų pareigos;
• tipiškos vykdymo sąlygos;
• duomenų apie dokument vykdymo kontrolę apibendrinimo tvarka;
• vadovų informavimo apie drausmės vykdymo tvark.

Skyrius " Operatyvus»Sudėtyje tahun:

• dokumen saugojimo biuro darbo tarnyboje ir organizacijos (firmos) struktūriniuose padaliniuose taisyklės;
• nustato tam tikrų pareigas pareigūnai dl dokumentų saugumo;
• formavimo taisyklės byloje pasirinktos kategorijos dokumentai;
• olehlų nomenklatūros kūrimo ir naudojimo tvarka;
• bylų sisteminimo ir indeksavimo tvarka.

skyrių " Dokumentų, skirtų pateikti archyvui, paruošimas"Įtraukti:

• tyrimo tvarka (dokumentų atrinkimas saugoti ir sunaikini);
• dėžių paruošimo saugojimui taisyklės;
• reikalavimai olehlų aprašymui ir vykdymui;
• olehlų perdavimo archyvui tvarka.

Teminių skyrių sudėtis gali būti keičiama ir papildoma priklausomai nuo darbo sąlygų ir priimtos technologijos. Darbo biure instrukcijose gali būti skyrių apie darbą su piliečių apeliacijomis, su dokumentais, kurių platinimo ribotumas (DSP), Technin pagalba dokumentų rengimas (spausdinimas, garso rašymas, stenografija, faksimilinis bendravimas ir kt.).

Raštvedybos instrukcijos paprastai papildomos priedais, kuriuose turėtų būti daugiausia informacinės ir iliustracinės medžiagos, susistemintos skyrių tvarka. kebanggaan dokumen skema eigos, antspaud ir antspaud atspaudai , formulir pavyzd iai, dokument blank pildymo pavyzdžiai, tam tikr tip dokumen registravimo pavyzd ument pavyzdument pavyregistravimo pavyregistravimo pavyregistravimo

Darbo biure instrukcija turėtų atspindėti visą darbo su dokumentais procesą, visa technologines operacijas jų logine seka. Instruksi yra norminis dokumentas ne tik biuro darbo tarnybai, bertaruh ir visiems valdymo aparato specialistams.

Instruksikan rengia biuro darbo tarnyba, dalyvaujant archyvui, teisinė tarnyba... Instrukciją patvirtina organizacijos vadovas ir ji gyvendinama jo sakymu. Strukturkan padaliniuose jis naudojamas kaip normanis dokumentas, kurių pagrindu valdymo aparato specialistai turi rengti ir vykdyti dokumentus.