vykdyti dokumentai turi turėti ymę apie dokumento vykdymą ir jo krypt byloje (28 reikalavimas) ir būti padėti bylą vykdymo užbaigimo dieną. Griežtas ios paprastos taisyklės gyvendinimas pašalins dokumentų praradimą ir užtikrins jų saugumą.
Formuojant bylą, ją dedami dokumentai, kurie savo turiniu atitinka bylos pavadinimą, tuo tarpu draudžiama grupuoti juodraščius ir dvigubas dokumentų kopijas (išskyrus ypač dokumentus), taip. grąžinti bylas.
Bylos formuojamos organizacijose, turinčiose centralizuotą apskaitos tarnybą dokument palaikymas organizacijos vadovybė (ikimokyklinio ugdymo staiga), turinti desentralisasizuotą - tiek struktūrinius padalinius (asmenis, atsakingus už ikimokyklinio ugdymo staigą), tiek tarnybą Ikimokyklinio ugdymo organizacijos... Tuo pačiu metu bylų formavimas atliekamas vadovaujantis tiesioginiu metodiniu organizacijos archyvo, o prireikus ir atitinkamo valstybės archyvo, vadovavimu.
Formuojant dėklus, reikia laikytis ių pagrindinių reikalavimų:
· nuolatinio ir laikino saugojimo dokumentai turi būti sugrupuoti atskiras bylas;
· olehlą traukti po vieną kiekvieno dokumento egzempliorių;
· dokumen grup kalendoriniai metai; išimtis yra: perkėlimo atvejai; teismo bylos; asmeninės bylos, susidarančios per visą io asmens darbo organizacijoje laikotarpį; išrinktų organų ir jų nuolatinių komisijų, pavaduotojų grupių dokumentai, susibūrę jų aukimo laikotarpiu; mokslo staigų dokumentai, suformuoti per mokslo metus; teatro dokumentai, apibūdinantys scenos veiklą teatro sezono metu; filmų failai, rankraščiai, bylų istorijos ir kt .;
· dėkle turėtų būti ne daugiau kaip 250 lapų, kurių storis ne didesnis kaip 4 cm (jei dėklas yra didesnis, tada jis yra padalintas du ar daugiau tomų). Dklo storis, kurio laikymo trukmė ne ilgesnė kaip 10 metų, neturėtų viršyti 10 cm. Jei dėžutėje yra keli tūriai (dalys), prie kiekvieno tomo pridedamas indeksas ir bylos pavadinimas, pridedant T. 1 "," T.2 "ir kt.
Viduje dokumentai turėtų būti išdėstyti taip, kad jie nuosekliai apimtų tam tikrus turinio klausimus. iuo atveju dokumentai yra rasti kronologis tvarka (gaunami - data pagal gavimo, išeinantys - data pagal išvykimo) arba abėcėlės tvarka pagal autorius ir korespondentus.
Priedai prie dokumentų, nepriklausomai nuo jų patvirtinimo ar parengimo datos, pridedami prie dokumentų, su kuriais jie susiję. Priedai, kuriuose yra daugiau nei 250 lapų, sudaro atskir tomą , apie kurį dokumente daroma pastaba.
Organizaciniai ir administraciniai dokumentai yra suskirstyti bylas pagal tipą ir chronologiją su susijusiais priedais, atsižvelgiant ias taisykles:
Chartijos, nuostatai, instrukcijos, patvirtintos administraciniais dokumentais, yra jų priedai ir sugrupuoti kartu su iuos dokumentus... Jei jie patvirtinami kaip nepriklausomas dokumentas, jie sugrupuojami atskiras bylas;
Užsakymai pagrindinei veiklai sugrupuoti atskirai nuo užsakymų personalui;
Uzsakymai personalui yra suskirstyti atvejus pagal terminal ju saugojimo. Paartina su dideliais dokumentų kiekiais sugrupuoti užsakymus darbuotojams, susijusius su vairiais organizacijos veiklos aspektais (įdarbinimas, atleidimas ir perkėlimas, komandiruotės a by kt.)
Aukštesniųjų organizacijų sakymai ir jų vykdymo dokumentai sugrupuojami bylas pagal organisasi veiklos kryptis;
Patvirtanti planai, ataskaitos, sąmatos, apribojimai, pavadinimų sąrašai ir kiti dokumentai yra sugrupuoti atskirai nuo jų projektų;
Asmeninse bylose esantys dokumentai išdėstomi chronologine tvarka, kai jie gaunami;
Asmeninės darbuotojų ir darbuotojų sąskaitos darbo užmokestis yra sugrupuoti atskirus atvejus ir juose išdėstyti abėcėlės tvarka pagal pavardę;
Piliečių pasiūlymai, prašymai ir skundai dėl organizacijos darbo ir kunjungan dokumentai, skirti jų svarstymui ir vykdymui, yra sugrupuoti atskirai nuo piliečių pareiškimų asmeniniais klausimais;
Korespondencija paprastai sugrupuojama kalendoriniams metams ir susisteminama chronologine tvarka, atau atsakymo dokumentas dedamas už užklausos dokumento. Tsiant susirašinėjimą konkrečiu klausimu, kuris prasidėjo ankstesniais metais, dokumentai traukiami einamųjų metų bylą, nurodant praėjusių metų bylos indeksą. Atsižvelgiant organizacijos veiklos specifiką, korespondencija taip pat gali būti grupuojama mokslo metams, išrinktų organų sušaukimo terminas ir kt.
Dokumentai, kurie buvo užsakymų išdavimo pagrindas (pareiškimai, pažymos, aktai, pastabos), gali būti sugrupuoti atskirai nuo sakymų.
Planuojama ir ataskaitų teikimo dokumentacija (planai, paraiškos, sąmatos, ataskaitos) pateikiama tais metais, kuriems ji priklauso pagal turinį, rapivelgiant jų parengimo laiką ar gavimo datą. Pavyzdžiui, 2008 m. Ataskaita būtų sudaryta 2009 m., Tačiau ji tiktų 2008 m. Priešingai, 2009 m. Planas sudarytas 2008 m. Ir trauktas 2009 m. Ilgalaikiai planai turi būti priskirti pradiniams jų veiklos metams.
Bylų registravimas
dokumentų grupavimas bylas
* dokument pateikimo reikalavimai teisinė jėga
* instruksi personalui
* personalo paslaugų olehlų paruošimas perkelti organizacijos archyvą,
* atsakomybė už personalo dokumentų tvarkymą
Personalo dokumentų formavimas byloje ir dabartinio jų saugojimo organizavimas
Kunjungi dokumentai, sugeneruoti organizacijos veikloje, suformuojami bylas. Ir mogiškųjų išteklių dokumentai nėra išimtis. Kaip organizuoti saugojimą dokumen pribadi? Personalo tarnybos sukurti personalo dokumentai yra ypač svarbūs, nes juose yra darbuotojų asmens duomenys, patvirtinantys jų darbo stažą su visomis jo ypatybėmis. Atsižvelgiant Gera vertė tokiuose dokumentuose esančią informaciją, jie turi būti saugomi tokiomis sąlygomis, kurios užtikrintų jų apsaugą nuo alingas poveikis aplinka, ala ir nuostoliai. Personalo dokumentai turi būti suformuoti bylas ir tinkamai saugomi. Jadilah ke: 17 straipsnio pirmoje dalyje Federalinis statymas 2004-10-22 No. 125-FZ "Įjungta archyviniai reikalai v Rusijos Federacija»Dokumentai apie personalą thn isskirti tarp tų archyvinių dokumentų, kurių saugumas turi būti užtikrintas valdžios organai, kanai Vietinė valdžia, organisasi ir piliečiai, dalyvaujantys verslumo veikla jadilah išsilavinimo juridinis asmuo... Dokumentų saugumas yra užtikrintas viduje ujung numatytus saugykla.Aiškinamesis odynas
Dokumentasi Pribadi- atspindintys archyviniai dokumentai darbo santykiai darbuotojas su darbdaviu (Archyvo reikalų statymo 3 straipsnio 1 dalies 3 straipsnis).Verslas- dokumentų rinkinys (arba dokumentas), susijęs su vienu klausimu ar veiklos sritimi, patalpintas atskirą viršelį (GOST R 51141 - 98 "Biuro darbas ir archyvinis verslas. Terminai ir apibrėžimai").
Bylos formavimas- vykdytų dokumentų grupavimas bylą pagal bylų nomenklatūrą ir dokumentų sisteminimas byloje (GOST R 51141 -98).
Halaman bylų formavimo taisykls.
Prasidėjus naujiems kalendoriniams metams, kiekviena organizacija pradeda formuoti savo dokumentus bylas pagal patvirtintą bylų nomenklatūrą. Paprastai tai vyksta desentralisasi, tai yra ne visai organizacijai, atau atskiriems struktūriniams padaliniams. Taigi personalo tarnyba savarankiškai formuoja personalo dokumentus byloje. iuo atveju tarnyba gali turėti darbuotoją, atsakingą už bylų formavimą.
Kodėl jums reikia formuoti dokumentus byloje?
Lihat pirma, prosedur suteikia tolesnę greitą dokumentų paiešką ir jų naudojimą. Sutinku: daug lengviau rasti dokumentą, kronologis pateikiamas chronologine tvarka, aplanke su konkrečia antrašte, nei tuo atveju, jei tas pats dokumentas daugelį metų buvo saugomas dideliame masyve suais su kais dokumentais kitais visla
Be to, kompetentinga esamų saugojimo failų registracija palengvina būsimą darbą rengiant dokumentus, skirtus perkelti archyvą. Paprastai personalo dokumentai turi ilgą saugojimo laikotarpį - 75 metus, o tai reiškia, kad tam tikru momentum reikės paruošti juos archyviniam saugojimui. Ir kuo geriau bus atliekami dabartinių reikalų registravimo darbai, tuo mažiau laiko bus skirta jų paruošimui ilgalaikiam saugojimui.
Kad perkeldami archyvą jums nereikėtų pertvarkyti ir perregistruoti bylų, suformuokite jas pagal nustatytas taisykles jau biuro darbe.
Formuojant personalo tarnybos bylas ir organizuojant jų saugojimą, būtina vadovautis Pagrindinėmis organizacijų archyvų taisyklėmis (patvirtintomis Rosarkhiv kolegijos 2002-06-02 sprendimu). Tačiau is dokumentas nėra privalomas reglamentas. Jadilah, halaman taisyklės visiškai rapitspindi personalo dokumentų formavimo byloje specifikos. Todėl, atsižvelgiant darbo su personalo dokumentais technologiją, tenka iš esmės pasikliauti metodeis, kurie buvo sukurti dirbant su dokumentais, skaitant archyvus, kuriuose saugomi personalo dokumentai.
Dokumentai, sugeneruoti personalo tarnybos veikloje, saugomi bylose, urnalų (knygų), dokumentų spintelių pavidalu.
Semua keletas olehlų formavimo taisyklių.
1 taisykl. Dokumentai formuojami bylas griežtai laikantis organizacijos reikalų nomenklatūros.
Nama utama, kad rengiant bylos nomenklatūrą ir traukiant ją bylų antraštes, galima vadovautis skirtingais kriterijais. Pavyzdžiui:
| enklas bylų formavimui | Dokumentų formavimo byloje principas | Bylos pavadinimo dizaino pavyzdys |
| nominal | Dokumen pagal, tipo pavadinimą | |
| Dalykas-klausimas | Dokumentasi pagal turį | Dokumentai apie personalo atranką ir darbinimą (pažymėjimai, skelbimai, sąrašai) |
| Autoriaus | Dokumento autoriaus. Darant prielaidą, kad vieno autoriaus dokumentai yra sugrupuoti bylą | Atestavimo komisijos posėdžių protokolas |
| Korespondentas | Naudojamas korespondencijai grupuoti. Bylos pavadinimas nurodo korespondentą, su kuriuo vyksta susirašinėjimas, ir atskleidžiamas klausimo turinys. | Susirašinėjimas su vietimo staigomis apie studentų pramoninę praktiką |
| geografi | Tarnauja kelių korespondent sujungimui vienu atveju | Susirašinėjimas su Rytų Sibiro organizacijomis dėl darbo organizavimo rotacijos principu |
| kronologis | Naudojamas grupuoti dokumentus tam tikram laikotarpiui | Ketvirtins ataskaitos apie personalo skyriaus darbą 2010 m |
2 taisykl. Byla laikoma paduota nuo to momento, kai ją pateikiamas bent vienas dokumentas.
3 taisykl. Kartu su dokumentų traukimu bylą sudaromas jos viršelis.
Korpuso dangtelio dizainas apima tam tikros informacijos taikymą:
- monės pavadinimas;
- struktūrinio padalinio pavadinimas;
- bylos indeksas (skaičius);
- bylos pavadinimas;
- bylos dokumentų saugojimo laikotarpis.
Organizacijos pavadinimas ir struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomi griežtai laikantis oficialiai nustatyto pavadinimo.
Bylų indeksas perkeliamas viršelį iš bylų nomenklatūros. Antraštė užrašyta ant bylos viršelio griežtai laikantis personalo tarnybos bylų nomenklatūros.
Dokument saugojimo laikotarpis taip pat nurodomas pagal bylų nomenklatūrą.
Klausima.
Ankstyv roughnį organizacija pakeitė pavadinim. Dabartinime biuro darbe yra daug atvejų, skaitant bylas su dokumentais apie personalą. Tuo pačiu metu ant visų viršelių nurodomas ankstesnis organizacijos pavadinimas. Ar reikia perregistruoti visus atvejus (pakeisti bylų viršelius), kurie yra prieinami organizacijos biuro darbe?
Atsakymas: Nagrinėjamoje situacijoje nereikia iš naujo išduoti bylos dangtelio. Kai organizacijos pavadinimas pasikeičia per bylos dokumentus, naujas ios organizacijos pavadinimas nurodomas ant bylos viršelio, atau ankstesnis pavadinimas yra skliausteliuose.
4 taisykl. bylas dedami tik vykdyti, teisingai forminti dokumentai, kuriuose yra visa reikalinga informacija.
5 taisykl. Byloje yra po vieną kiekvieno dokumento kopiją.
6 taisykl. bylas traukiami dokumentai asli, išskyrus kai kuriuos atvejus.
Byloje gali būti dokumento kopija, kai originalas siunčiamas kitai organizacijai (ar piliečiui), o autorius pasilieka antrą kopiją (kopiją). Tai daugiausia susiję su korespondencija. Jei organizacija tvarko darbuotojų asmenines bylas, jas dedamos ių dokumentų kopijos:
- sakymai personalui (dėl priėmimo, perkėlimo, atleidimo, paskatinimo ir kt.);
- dokumentai apie išsilavinimą, kvalifikacijos kėlimą, kategorijos dan antrosios profesijos paskyrimą ir kt.
Dauguma personalo dokumentų yra saugomi tiksliai originaluose: užsakymai personalui ir kiti administraciniai dokumentai, vietos taisyklės (taisyklės, nuostatai, instrukcijos ir kt.), Darbuotojų asmenin registra biuro užrašai, darbo sutartys saya kt. 7 taisykl. Dokument projektai, jų kopijos ir jų grąžinami dokumentai bylas neįtraukiami.
8 taisykl. Kai kurios dokumentų rūšys turi būti sugrupuotos atskirai bylas.
Atskirai sugrupuoti:
nuolatinio ir laikino saugojimo dokumentai;
vairių tipų administraciniai dokumentai;
dokumen asli dan kopijos;
metiniai, ketvirčio ir menesio planai ir ataskaitos;
patvirtintus dokumentus ir jų projektus.
9 taisykl. Byloje yra vienų kalendorini metų dokumentai.
ios taisyklės išimtys yra: perduodamos bylos, asmens bylos, susidarančios per visą konkretaus darbuotojo darbo laikotarpį, komisijų dokumentai, sugrupuoti bylą jų veument laikotarpiieu, iri ki
10 taisykl. dėklą telpa ne daugiau kaip 250 lapų (dėklo storis ne didesnis kaip 4 cm). Turint daug dokumentų, susidaro bylų tomai (dalys).
11 taisykl Korpuso viduje dokumentai yra išdėstyti tam tikra tvarka.
Bylose esantys dokumentai sugrupuoti pagal chronologinius ar teminius kriterijus arba jų derinį.
Dokumentų grupavimas bylas.
| Dokumentasi | Dokumentų grupavimo bylas taisyklės |
| Gaunami dokumentai | Sujungta bylas pagal gavimo datą |
| Ieinantys dokumentai | Grupuojami atvejus pagal išvykimo datą arba abėcėlės tvarka pagal autorius ir korespondentus |
| Vietos taisyklės patvirtintos kaip nepriklausomi dokumentai | Suskirstyti atvejus pagal tipą ir chronologiją su susijusiomis programomis per vienerius kalendorinius metus |
| Vietos taisyklės, patvirtintos administraciniais dokumentais | Jie yra administracinių dokumentų (įsakymų, sakymų, sprendimų, potvarkių) priedai ir sugrupuoti bylas kartu su nurodytais dokumentais |
| Užsakymai pagrindinei veiklai | Grupuojama atskirai nuo personalo užsakymų. Autentiškos kopijos yra susistemintos ir surašomos bylas kartu su priedais pagal jų skaičių |
| halaman web veiklos užsakymų dokumentai | Jie sugrupuojami ir pateikiami atskirai nuo pagrindinės veiklos užsakymų ir saugomi jų projektus parengusio asmens |
| Užsakymai personalui | Yra suskirstyti bylas pagal nustatytus saugojimo laikotarpius |
| Susirašinėjimas | Lihat sugrupuotas pagal kalendorinius metus ir susistemintas chronologine tvarka: atsakymo dokumentas dedamas bylą po prašymo dokumento. Tsiant susirašinėjimą konkrečiu klausimu, kuris prasidėjo praėjusiais metais, dokumentai traukiami einamųjų metų bylą, nurodant praėjusių metų bylos indeksą. Atsižvelgiant organizacijos veiklos specifiką, korespondencija taip pat gali būti grupuojama mokslo metams, išrinktų organų sušaukimo terminas ir kt. |
| Protokolai | Išdėstyta chronologiškai pagal jų sudarymo datas |
| Aukštesniųjų organizacijų sakymai ir dokumentai jų vykdymui | Suskirstyti atvejus pagal organizacijos veiklos sritis |
| Patvirtanti planai, ataskaitos, smatos, pavadinimų sąrašai | Yra sugrupuoti atskirai nuo savo projektų |
| Planavimo ir ataskaitų teikimo dokumentai | Yra saugomi tų metų bylose, su kuriomis jos susijusios, nepaisant jų sudarymo ar gavimo datos |
| Ilgalaikiai planai keleriems metams | Jie formuojami pirmųjų metų atveju, atau ataskaitos apie ių planų gyvendinimą - praėjusių metų atveju |
| Dokumentai asmens bylose | Jie išdėstyti chronologiškai, kai jie atvyksta |
| Asmeninės darbuotojų kortelės | Suformuota bylą pavardžių abėcėlės tvarka |
| sąskaitos . Asmenin dėl darbuotojų darbo užmokesio | Jie sugrupuoti nepriklausomas bylas ir juose išdėstyti pavardžių abėcėlės tvarka |
Po vykdymo dokumentai sugrupuojami bylas. Jų grupavimo tvarką numato neklasifikuoto darbo biure atvejų nomenklatūra. Oleh nomenklatūra neabejotinai apima visa dokumentų ir publikacijų IRS. Dokumentai, atsižvelgiant gamybos poreikį ir prieigos apribojimo laipsnį, gali būti sugrupuoti bylas atskirai arba kartu su kitais dokumentais tuo pačiu klausimu.
Tais atvejais, kai organizacija sugeneruoja daug tos pačios rūšies dokumentų ir bylų (įsakymų, nurodymų, ataskaitų ir kt.) Informasi tambahan untuk antspaudu ir be io antspaudo. Tokiu atveju nomenklatūros skiltyje "Bylos indeksas" prie bylos su dokumentais numerio pridedamas nurodytas enklas apie prieigos apribojimą. Pavyzdžiui (10.1 pav.).
Kai traukiate dokument ribotas priėjimas olehloje su neklasifikuotais dokumentais, neturinčiais panašaus antspaudo, i byla gauna prieigos apribojimo zenklą, o atitinkamas paaiškinimas rašomas organizacijos (įstaigos) reikalų nomen.
Organizacijose, kurių veikloje yra suformuotas nedidelis kiekis ribotos prieigos dokumentų, bylų nomenklatūroje gali būti numatyta nustatyti vieną bylą. Pavyzdžiui: "Dokumentai" Oficialiam naudojimui ".
10.1 pav. Bylos nomenklatūros tipas
Vieno tokio atvejo saugojimo laikotarpis nenustatytas, o atitinkamoje bylų sąrašo skiltyje rašomas enklas "EB" (ekspertų komisija). Kanceliarinių metų pabaigoje ribota byla peržiūrima ekspert komisija organizacijos (įstaigos) po lapą ir, jei reikia, priimamas sprendimas pertvarkyti dokumentus. Byloje esantys ilgalaikio ir nuolatinio saugojimo dokumentai yra sugrupuoti atskirą bylą, kuri gauna nepriklausomą pavadinimą ir papildomai traukta bylų nomenklatūrą. Jei byloje yra tik laikino saugojimo laikotarpio dokumentai, ji negali būti suformuota iš naujo. Tokio failo saugojimo laikotarpį nustato terminal maksimalus joje esanius dokumentus.
Tais atvejais, kai yra atviro biuro darbo dokumentai. kur kaupiantis medžiagai sutelkta riboto platinimo informacija, turųtų būti priskiriama panašiai kategorijai. ių dėklų viršeliai taip pat pažymėti prieigos apribojimo antspaudu. Atitinkami paaiškinimai pateikiami bylų nomenklatūroje.
Dokument, bylų ir publikacijų naudojimas, pašalinimas iš prieigos apribojimo antspaudo bylų
Lihat lebih banyak informasi dari ribotos prieigos dokumen atvirose kalbose, publikacijose atviroje spaudoje, radijo dan televizijos programose, eksponuoti tokius dokumen dan publikacijas atvirose steadose kitimose, demonotiose Atvejai ir publikacijos išduodami vartotojams ir priimami iš jų gavus kvitą RKF "Ileistų bylų ir publikacijų apskaita".
Kopijos trečiųjų alių organizacijoms iš dokumentų daromos remiantis rašytiniais prašymais, gavus iuos dokumentus parengusios organizacijos (struktūrinio padalinio) vadovo leidimą. Trečiųjų alių organizacijoms dokumentų, gautų iš kitų organizacijų, kopijavimas atliekamas susitarus su rengiančiomis organizacijomis.
Nuolatinio ir laikino saugojimo laikotarpiai su prieigos apribojimo antspaudu yra periodiškai peržiūrimi, siekiant galimai pašalinti antspaudą. iūrėjimas atliekamas perkeliant bylas iš struktūrinių padalinių organizacijos archyvą, taip pat rengiant bylas nuolatiniam ir ilgalaikiam saugojimui (daugiau nei 10 metų), kad būt perduotas organisasi komercin juos pašalinus). Sprendimas pašalinti kaklą priklauso nustatyta tvarka speciali komisija, kurią eina už iuos klausimus atsakingas organizacijos vadovo pavaduotojas, biuro valdymo tarnybos atstovai. Komisijos sprendimas forminamas savavališka forma surašytu aktu, kuriam pritaria organizacijos vadovas. Viena akto kopija kartu su bylomis perkeliama organizacijos archyvą, o nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo atvejais - valstybės archyvą.
Ant ribotai prieinamų olehlų viršelių antspaudas panaikinamas antspaudu arba ranka rašyta pastaba, nurodant veiksmo, kuris buvo jo panaikinimo pagrindas, datą ir numerį. Panašios pastabos daromos bylų inventoryiuje ir nomenklatūroje.
Riboti atvejai, kuriuos nurodo organizacijos valstybės archyvai, naudojamas kaip dokumentai ribotas naudojimas pagal Komarhivo reikalavimus.
Kontroliniai 10 temo klausimai
1. Kokiame norminiame akte tvirtinta Valstybės paslapčių“ sąvoka?
2. Pateikite "konfidencialios informacijos" sąvokos apibrėžimą.
3. vardinkite tris slaptumo laipsnius, kurie buvo nustatyti statyme "Dėl valstybės paslapčių".
4. K reglamentas reglamentuota dokumentų priskyrimo valstybs paslaptims tvarka.
5. Kokių pagrindinių princip reikėtų laikytis organizuojant darbą su ribotais dokumentais.
Atvejus organizacijose formuoja ikimokyklinio ugdymo staigos tarnyba ir struktūriniai padaliniai (asmenys, atsakingi už darbą biure), padedant archyvui.
Formuojant dėklus, reikia laikytis ių pagrindinių reikalavimų:
bylą dėkite tik formintus dokumentus pagal bylų antraštes pagal nomenklatūrą;
Surinkite visus dokumentus, susijusius su vieno klausimo sprendimu;
Grupuoti dokumentus nuolatiniam ir laikinam saugojimui atskiras bylas;
Vienų kalendorinių metų dokumentus sugrupuoti bylą, išskyrus perkėlimo atvejus ir kai kurias kitas specifines dokumentų grupes, kurių sudarymo laikotarpis nesutampa su kalendoriniais metais;
gagalą traukite po vien kiekvieno dokumento kopiją;
Dje turi būti ne daugiau kaip 250 lapų, kurių storis ne didesnis kaip 4 cm 1 "," t. 2" kt.
Formavimas prasideda kalendorinių metų pradžioje.
Bylų formavimo darbas susideda iš ių operacijų:
vykdytų dokumentų paskirstymas ir išdėstymas aplankuose (dėklai);
Dokumentų išdėstymas bylose tam tikra seka;
Dėklo dangtelio dizainas.
Teisingas dokumentų išdėstymas byloje yra labai svarbus.
Dokumentai sisteminami tam tikrais principais. Dažniausiai tai yra: klausimų logika, chronologija, abėcėlė, numeracija (juos galima derinti ir keisti).
Danniausiai naudojamas klausinėjant principas, pagal kurį dokumentai yra išdėstyti bylose logine seka. i sistematika sutampa su kronologis dokument viet.
Pada abėcėlės tvarka dokumentai susisteminami naudojant autorių pavardes, institucijų pavadinimus ir kt.
V skaitine tvarka sugrupuoti vienarūšiai dokumentai su serijos numeracija (protokolai, užsakymai, kvitai ir kt.)
Administrasi dokumentai(įsakymai, nurodymai ir kt.) formuojami bylas pagal dokumentų rūšis ir chronologiją. Užsakymai pagal pagrindinę veiklą ir personalą grupuojami atskirai;
Protokolai sugrupuoti chronologine tvarka ir pagal skaičių;
Korespondencija grupuojama kalendorinių metų laikotarpiui ir susisteminama chronologine tvarka (atsakymo dokumentas dedamas už užklausos dokumento);
Planavimo ir ataskaitų teikimo dokumentai turėtų būti saugomi tų metų, su kuriais jie susiję, turiniu, rapižvelgiant jų parengimo laiką ar gavimo datą;
Metiniai planai ir ataskaitos atskiriami nuo ketvirčio ir menesio planų;
Finansiniai piniginiai dokumentai (kasos pavedimai, išankstinės ataskaitos ir kt.) Sugrupuoti pagal skaičių.
Dokumentai, esantys asmens bylose, išdėstomi Tokia seka: vidinis dokumentų sąrašas, prašymas įsidarbinti, klausimynas, personalo įrašo lapas, autobiografija, dokumentai apie išsilavinimą, išrašai adalah įsakymų del paskyrimo, perkėlimo, atleidimo, priedas asmeninį Lapa apie personalo įrašus, pažymėjimus ir kitus dokumentus , susijusius su asmuo.
Asmenins darbuotojų ir darbuotojų sąskaitos per kalendorinius metus abėcėlės tvarka sugrupuojamos nepriklausomas bylas.
Piliečių apeliacijos suformuojamos atskiras bylas pagal abėcėlės grupavimo tvarką.
Kartu su dokumen sisteminimo principais, formuojant bylas, reikėtų laikytis pagrindinių taisyklių, bendrų visoms dokumen kategorijoms.
bylas vedami tik vykdyti dokumentai;
Kiekvienas dokumentas turi būti formmintas laikantis reikalavimų valstybinius standartus;
Byloje yra dokumentai vienu egzemplioriumi;
Nuolatinio ir laikino saugojimo dokumentai yra sugrupuoti atskiras bylas;
Vien kalendorinių metų dokumentai yra sugrupuoti dan bylas. (studijų vadovas - mokslo metams);
Dokumentai dedami bylą su visais susijusiais priedais ir papildoma medžiaga.
Kiekvieno dėklo storis neturi viršyti 30–40 mm, tai yra maždaug 250 lapų.
Gagalų saugojima
Nuo steigimo momento iki perdavimo organisasi archyvą ar sunaikinimo bylos yra saugomos jų sudarymo vietoje.
Des reikia laikyti spintelėse arba seifuose, kad jos būtų saugios ir apsaugotos nuo dulkių ir viesos. Jie išdėstyti vertikaliai lentynose pagal nomenklatūrą.
Norėdami sekti dokumentus tam tikros kategorijos nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejais sudaromas vidinis inventorius.
Vidinis inventorius bylos dokumentai yra apskaitos dokumentas, kuriame yra bylos dokument sąrašas, kuriame nurodomi dokumentų eilės numeriai, jų indeksai, pavadinimai, datos, lapų numeriai.
Bylos pradžioje pateikiama vidinė inventorizacija ir ją vedama informacija apie kiekvieną pateiktą dokumentą. Pasibaigus bylos formavimui, surašomas galutinis vidinės inventorizacijos protokolas.
Pasibaigus raštvedybos metams, išduotas atskirus dokumentus iš bylos neleidžiama.
Prieigos prie bylų suteikimas operatyvus saugojimas, jų išdavimą darbuotojams už darbą atlieka už biuro darbą atsakingas asmuo struktūriniame padalinyje. Bylų išdavimas kitiems skyriams atliekamas gavus struktūrinio padalinio, kuriame yra byla, vadovą. Tokiu atveju išduotos bylos viet dedama kortelė - bylos pavaduotojas (15 prieda).
Dokumentų ir bylų prieinamumą ir būseną privaloma tikrinti perkeliant bylas, grąžinant bylas, keičiant struktūrinio padalinio vadovą, vyr. ikimokyklinio ugdymo paslaugos, organisasi dan struktūrinio padalinio reorganizavimo ir likvidavimo metu.
Pasiekiamumo tikrinimas atliekamas tikrinant bylų nomenklatūros straipsnius su atvejų aprašymais viršelyje, o fizinė padėtis nustatoma vizualiai. Kunjungi aptikti trūkumai registruojami tikrinant esamą padėtį ir padėtį.
Praradus dokumentus ir bylas, atliekamas oficialus tyrimas, kurio rezultatai rodo, kad dėl jų praradimo kaltas asmuo atsako nustatyta tvarka pagal Rusijos Federacijos kodeksą. administracinius nusižengimus(13,20 ton).
Klausimai savitikrai:
1. Kas tiria organisasi dokument vertę?
2. Ar spausdanti leidiniai yra traukti bylų sąrašą?
3. Kaip nustatomas dokumentų saugojimo laikotarpis kuriant bylų nomenklatūrą?
4. Kas nustato dokumentų saugojimo laikotarpį, jei jo (saugojimo laikotarpio) negalima nustatyti pagal standarto sąrašą valdymo dokumentai untuk, kad sąraše nėra ios kategorijos dokumentų?
5. Kas tvirtina organizacijos reikalų nomenklatūrą, dokumentų sąrašus ir aktus dėl dokumentų skyrimo sunaiknti?
6. Yra traukti bylų nomenklatūrą elektroninius dokumentus?
7. Ar galima laikino ir nuolatinio saugojimo laikotarpio dokumentus sudėti vieną bylą?
Savarankiško darbo užduotys:
Parašyta testas apimtis 7-10 puslapi.
Bylos formavimas vadinamas vykdytų dokumentų grupavimu bylą pagal bylų nomenklatūrą ir dokumentų susisteminimu byloje. *
* GOST R 51141-98 Biuro darbas ir archyvavimas. Svokos ir apibrėžimai, hal.
vykdžius dokumentus, jie dedami atitinkamas bylas ir susisteminami. Byla laikoma iškelta nuo to momento, kai joje atsiranda pirmasis vykdytas dokumentas.
Teisingas dokumentų paskirstymas bylose yra labai svarbus, nes tai leidžia greitai rasti reikiamus dokumentus ir jų saugumą.
iuo metu yra sukurti vienodi reikalavimai byloms formuoti ir vykdyti. Jie išdėstyti Valstybinėje valdymo dokumentų sistemoje ir pagrindinėse veiklos taisyklėse departemenų archyvai... Remiantis esamais standartais, bylų formavimo, saugojimo ir apdorojimo tvarka turėtų būti nustatyta konkrečių organizacijų biuro darbo instrukcijose, nes tai leidžia atsižvelgti jų darbo specifiką.
Maose organizacijose bylas centralizuotai formuoja ir saugo darbuotojas, atsakingas už darbą biure (pavyzdžiui, sekretorius). Didelse institucijose ir organizacijose bylos formuojamos struktūriniuose padaliniuose dokumen, sukūrimo dan vykdymo vietoje. Administraciniai dokumentai, vadovų korespondencija ir svarbiausi vidiniai dokumentai formuojami ir saugomi vadovybės biure ar sekretoriate.
Formavimas prasideda nuo kalendorinių metų pradžios, kai kiekvienam nomenklatūroje nurodytam atvejui sukuriamas atskiras aplankas (aplankų segtuvas arba aplankų registras).
Darbas su bylų formavimu susideda iš ių operacijų: vykdytų dokumentų paskirstymas ir išdėstymas aplankuose (bylos); dokument išdėstymas bylose tam tikra seka; korpuso dangtelio dizainas.
Bylos turi būti formintos pagal galiojančias taisykles. Ant viršelio pateikiama nemažai duomenų, leidžiančių suprasti, kaip dokumentai priklauso organizacijai, jų sudėtį ir turinį bei galiojimo laiką. Ant kiekvienos pateiktos bylos viršelio pateikiamas visa organizacijos pavadinimas ir (arba) sutrumpinamas, jei ji oficialiai pripažįstama, pavyzdžiui: Rusijos valstybinis humanitarinis universitetas - RSUH. Po juo rašomas struktūrinio padalinio pavadinimas: Finansų skyrius, mogiškųjų išteklių skyrius.
Po struktūrinio padalinio pavadinimu nurodomas bylos indeksas pagal nomenklatūrą, pavyzdžiui: Byla Nr. 01-05, kur 01 thn struktūrinio vieneto indeksas, 05 thn bylos eilės numeris. nomenklatur.
olehlą gali būti pateikti tik tie dokumentai, kuriuos numato nomenklatūra. Jei atsiranda naujų dokumentų, iš jų suformuojama nepriklausoma byla ir jos pavadinimas (pavadinimas) rašomas bylų nomenklatūrą pagal atsarginį numerį.
Teisingas dokumentų išdėstymas byloje yra labai svarbus. Jų išdėstymo seka labai priklauso nuo reikiamos informacijos paieškos laiko.
Dokumentai sisteminami tam tikrais principais. Patys būtiniausi ir praktiškai patogiausi yra ie: klausimų logika, chronologija, abėcėlė, numeracija. Jie gali būti vairūs ir derinami.
Danniausiai naudojamas klausinėjant(klausiminis-loginis) principas, pagal kurį dokumentai dedami bylas logiška seka tam tikrai problemai išspręsti. i sistematika sutampa su kronologis dokument viet.
Pada abėcėlės tvarka sisteminant dokumentus naudojami jų autorių vardai, atitinkamų institucijų pavadinimai, administracinių-teritorinių vienetų pavadinimai ir kt.
V berhitung užsakymų grupės vienarūšiai dokumentai su serijos numeracija (protokolai, užsakymai, kvitai, sąskaitos faktūros ir kt.).
Administraciniai dokumentai (įsakymai, sakymai, nutarimai ir kt.) Formuojami bylas pagal dokumentų rūšis ir pagal chronologiją (kartu su priedais). Užsakymai pagrindinei veiklai ir personalui sugrupuoti atskirai;
Protokolai sugrupuoti bylas chronologine tvarka ir pagal skaičių;
Korespondencija sugrupuojama kalendorinių metų laikotarpiui ir susisteminama chronologine tvarka: atsakymo dokumentas dedamas už užklausos dokumento;
Planavimo ir ataskaitų teikimo dokumentai turėtų būti saugomi tų metų, su kuriais jie susiję, turiniu, rapižvelgiant jų parengimo laiką ar gavimo datą;
Ataskaitose esantys dokumentai turėtų būti išdėstyti tokia seka: aiškinamasis raštas, ataskaita, priedai;
Metiniai planai ir ataskaitos atskiriami nuo ketvirčio ir menesio planų;
Finansiniai piniginiai dokumentai (kasos pavedimai, išankstinės ataskaitos, banko ataskaitos ir kt.) Sugrupuoti pagal skaičius. Kvitai, važtaraščiai ir kt.;
Dokumentai, esantys asmens bylose, išdėstomi tokia seka: vidinė dokumentų, esančių asmens byloje, inventorizacija; prašymas dėl darbo; klausimynas, personalo apskaitos lapas; otobiografi; vietimo dokumentai; išrašai iš sakymų dėl paskyrimo, perkėlimo, atleidimo; asmeninio rašo lapo papildimas; asmeninio atlygio rašo lapo papildimas; pažymos ir kiti su iuo asmeniu susiję dokumentai (išskyrus pažymas iš gyvenamosios vietos, sveikatos būklės ir kitus antraeilės svarbos dokumentus, kurie sugrupuoti atskirai nuomens bylų)
iose grupėse dokumentai išdėstomi chronologine tvarka. sakymų dėl nuobaudų, paskatų, pavadinimo pakeitimo ir kt. kopijo. jie nepateikia jos asmeninę bylą, nes i informacija rašoma kartu su asmeniniu rašų lapu.
Darbuotojų ir darbuotojų asmeninės sąskaitos per kalendorinius metus sugrupuojamos nepriklausomas bylas abėcėlės tvarka.
Piliečių apeliacijos suformuojamos atskiras bylas pagal abėcėlės grupavimo tvarką.
Kartu su dokumen sisteminimo principais, formuojant bylas, reikia laikytis pagrindini, taisyklių, bendrų visoms dokumen kategorijoms:
bylas traukiami tik vykdyti dokumentai. Draudžiama pateikti neužpildytus dokumentus, taip pat grąžintinus dokumentus;
Kiekvienas bylą trauktas dokumentas turi būti surašytas laikantis valstybinių standartų ir kitų teisės aktų reikalavimų. * Todėl prieš paduodant dokumentą bylą būtina patikrinti jo vykdymo teisingumą: būtinų parašų buvimą. , vizos, rodykl, datos, enklai ir kt.;
* halaman departemen, archyv, veiklos taisykls, 2.2.3 punktas.
Byloje yra dokumentai vienu egzemplioriumi. Juodraščiai, pasikartojančios kopijos kartu su originalais nepateikiami. Išimtis gali būti tik ypač vertingų dokumentų juodraščiai arba kopijos, turinčios enklus, vizas ir pan., Papildančios pirmųjų egzempliorių turinį;
Nuolatinis ir laiko terpal saugojimas yra sugrupuotas atskirus atvejus;
Vien kalendorinių metų dokumentai yra sugrupuoti bylas, išskyrus perkėlimo atvejus. Be to, tam tikros bylų kategorijos turi savo formavimo ypatybes. Taigi, asmens bylos formuojamos per visą mogaus darbo organizacijoje laikotarpį; aukiamam laikotarpiui sudaromi išrinktų organų ir jų nuolatinių komisijų reikalai; vietimo staigų dokumentacija iki mokslo metų suformuojama bylas;
Dokumentai dedami bylą su visais susijusiais priedais ir papildoma medžiaga. Jei paraiškos yra didelės, jos sudaro nepriklausomą verslą.
Kiekvieno korpuso storis neturi viršyti 30–40 mm, tai yra maždaug 250 lapų. Jei yra daugiau dokumentų, byla suskirstyta tomus. Kiekvieno atvejo tomų skaičius metų pabaigoje nurodomas bylų nomenklatūroje.
Teisingas dokument grupavimas bylas ir jų sisteminimas byloje labai palengvina dokumentų vertės tyrimą, dokumentų paruošimą vėlesniam saugojimui ir naudojimui.
Taip pat iūrėkite:
