Dokumentų vertės tyrimas yra procedura, pagal kurią nustatoma dokumento istorinė, mokslinė, kultūrinė ar kita reikšmė nustatytus kriterijus... Tai atliekama, kai reikia nustatyti dokumento saugojimo laikotarpį. Kaip tinkamai atlikti dokument vertės tyrimą, skaitykite mūs straipsnyje.
Iš straipsnio sužinosite:
Kodl reikia atlikti dokument vertės tyrimą?
Visa monės veikla, kiekviena verslo sandoris, kiekvienas organizacinis technologinio proceso pakeitimas dan koregavimas atliekamas remiantis dokumentais. Tinkamai formintas dokumentas su visais standartinėje formoje nustatytais rekvizitais patvirtina jo turinio teisinę reikšmę. Todl kalendorini metų pabaigoje kunjungi organisasi dokumentai pagal patvirtintą nomenklatūrą suformuojami bylas ir saugomi monės archyve.
Tokiu atveju kiekvienas dokumentas rašomas vidinį inventory, klijuojamas dėklą su privaloma nuoroda jo saugojimo sąlygas. laikotarpį lemia dokumento tikslas, jo turinys, jame pateikiamos informacijos vertė, praktinė reikšmė. Atsižvelgiant tai, dokumentai pagal saugojimo laikotarpius yra suskirstyti :
- trumpalaikis saugojimas (mažiau nei 10 metų);
- ilgalaikis saugojimas (daugiau nei 10 metų);
- nuolatinis saugojimas (amžinai).
Popieriaus tvarkymas atliekamas kelis kartus. Iš pradžių jų vertė nustatoma rengiant bylų sąrašą ir jų formavimą kalendorinių metų pabaigoje. Be to, po to, kai dokumentai bus pašalinti iš biuro darbo, kai baigiasi saugojimo laikotarpis, taip pat turėtų būti atliktas ekspertinis vertinimas, rengiantis juos perkelti monės archyvą.
Pirmiausia atliekamas dokument vertės tyrimas, siekiant nustatyti, kiek laiko reiks saugoti tam tikrą verslo dokumentą. Vertinimas atliekamas remiantis standartiniais arba konkrečiai pramonei skirtų dokumentų sąrašais, nustatančiais saugojimo laikotarpį. Modelių sąrašai- tarpšakinės reikšmės nuostatai, jų nuostatos galioja visoms institucijoms ir organizacijoms. Sektorinius sąrašus naudoja vieno padalinio pavaldumo monės. Taigi, pavyzdžiui, yra tokie vietimo staigų, medicinos ir tt sąrašai. Taiau tokios taisyklės nėra dogma, ir paprastai sprendimas tęsti saugojimą arba būtinybė sunaiknti vieną ar kitą dokument individualiai- atliekant dokument vertės tyrimą.
Pasibaigus dokument saugojimo laikotarpiui, prieš juos siunčiant alinti, taip pat atliekamas archyve esančių dokument vertės tyrimas. i procedura yra privaloma ir skirta užtikrinti, kad negrįžtamai būtų sunaiknti tie dokumentai, kurie nebeatitinka jokios praktis, istorinės, mokslinės ar kitos vertės.
Halaman-halaman dokumen-dokumen awal tahun lalu:
- tų dokument, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigęs, atranka;
- peržiūrėti dokumentus, kuriuos reikia sunaikinti, siekiant nustatyti jų vertę ir išspręsti klausimą, ar tikslinga juos perduoti saugoti savivaldybės, valstybės ar bet kurį kitą special
- atrinkti tuos dokumentus, kurie neturi ekonominės, politins ar istorins vertės ir kurie vis tiek bus laikinai saugomi;
- dokumentų, kuriuos reikia perdirbti, perdavimas ir perdavimas rangov organizacijai, kurios specializacija yra perdirbamų medžiagų naikinimas ir perdirbimas;
- ekspertų atliktų dokumentų saugojimą, siekiant nustatyti ir pataisyti anksčiau nustatytus saugojimo laikotarpius.
Archivo dokumentų vertės tyrimas
Archyvuose atliekamas ekspertinis saugyklų svarbos vertinimas, pavyzdžiui:
- kai kai kurios medžiagos ruošiamos publikacijai;
- kuriant teminius registrus, katalogus, inynus;
- priimti sprendimą dėl mikrofilmo poreikio arba dokumento konvertavimo elektroninę skaitmenin formą;
- dokumentus menarik kitus archyvus.
Tokiais atvejais vertinimas atliekamas remiantis kriterijais dokument verts tyrimas, kurių sudėtis ir savybės priklauso nuo atrankos tikslų ir uždavinių. Tuo pat metu jame dalyvauja ne tik archyvo darbuotojai, bet ir kitų sričių specialistai. Pagrindiniai atrankos kriterijai perkėlimui valstybės archyvus yra ie: nuoseklumas, vientisumas, istorinė ar kultūrinė reikšmė.
Dokument vertės tyrimo kriterijų sudėtis priklauso nuo:
kilmės skaitant informaciją apie tai, kur, kada ir kas sukūrė dokumentą, jo socialinę-politinę reikšmę ir funkcinę paskirtį, priklausymo tipą ir vaidmenį;
išorins savybs, skaitant išsaugojimo laipsnį, bentuk perdavimoą, registraciją ir autentiškumo patvirtinimą.
Be to, dokumento vertei takos turi tokie veiksniai:
teisinė ir istorinė reikšmė;
otobiografi;
kalbines, kultūrines ir menines savybes.
Kadangi ekspertų vertinimo kriterijų pasirinkimas priklauso nuo jo tikslų, jų reikšmė kiekvienu konkrečiu atveju bus skirtinga.
1. vadas …………………………………………………… .2
2. Ekspertų staigų sistema ……………………………………… .4
3. Verts vertinimo kriterijai …………………………………… .7
4. Dokumentų vertės tikrinimo tvarka ………… 10
5. Sastra …………………………………………… .13
1. vada
Valdymo veikla būdinga visoms institucijoms, monėms ir organisasi.
Tai apima organizacinius klausimus, planavimą, finansavimą, pramon gamybos darbai, personalo atranka ir darbinimas, kontrolė ir kt. Valdymo memproses renkamas, apdorojamas ir perduodamas didžiulis informacijos kiekis.
Remiantis informacija, priimami valdymo sprendimai, informacija yra jų gyvendinimo rodymas ir apibendrinimo altinis. Valdymo efektyvumas priklauso nuo dokumentuose užfiksuotos informacijos apimties, efektyvumo ir patikimumo.
Dokumentas, užfiksavęs informaciją, taip užtikrina jos išsaugojimą ir kaupimą, galimybę ją perduoti kitam asmeniui, taip pat pakartotinį informacijos naudojimą.
Taigi valdymo veiklos dokumentacija susideda iš tam, kad nustatyta forma būtų rašyta valdymui reikalinga informacija, tai yra, kuriant dokumentus. Be to, dokumentai daugliu atvejų yra privalomi, kaip nustatyta statymuose ir kituose teisės aktuose valdžia kontroliuojama.
Dokumentai kaip informacijos altiniai yra nevienodi.
svarbūs yra "asmeniniai" dokumentai, kuriuose yra informacijos apie iškilius valstybės veikėjus ir visuomenės veikėjus, literatūros ir meno veikėjus, kurie turi mokslinę vertik, istorin. Jie turėtų būti saugomi amžinai.
Dokumentai "bet personalui", kuriuose yra informacijos apie darbo veikla piliečiai, jų mokymasis ir kiti gyvenimo vykiai yra vertingi konkretiems monėms. Tokie dokumentai turi ilgą saugojimo laiką, atau ke sunaikinami.
Pagal saugojimo laikotarpį dokumentai skirstomi dan tris grup:
Nuolatinio saugojimo dokumentai;
Ilgalaikis (daugiau nei 10 metų) dokument saugojimas;
Laikino saugojimo dokumentai (iki 10 metų imtinai).
Tikrinant dokument vertę, išsprendžiamos dvi užduotys:
Vertingų dokumentų atranka amžinam saugojimui ir ilgalaikių dokument atranka praktinė reikšmė, ilgalaikiam saugojimui (daugiau nei 10 metų);
Skiriama sunaikinti dokumentus, kurių saugojimo laikas pasibaigęs, juodraščiai, pasikartojantys dokumentai.
dokumentų vertės tyrimas yra dokumentų atranka valstybiniam saugojimui arba jų saugojimo sąlygų nustatymas remiantis priimtus kriterijus.
Atlikus vertybių tyrimą:
Nustatomas dokumentų rinkinys nuolatiniam saugojimui;
Dokumentai, kurių saugojimo laika pasibaigęs, parenkami sunaiknti;
Nustatomi unikals ir ypač vertingi atvejai;
Vykdomas visavertis organizacijos ir valstybinio archyvo archyvo su mokslu ir istorija dominančiais dokumen sigijimas.
2. Ekspertų staigų sistema
Organizuoti ir vykdyti bet kurios organisasi veikloje sukauptų dokumentų vertės, nepriklausomai nuo nuosavybės formos ar funkcijų, tikrinimo darbus direktoriaus (prezidento, vadovo) sakymu ekspert komisija(EK), kurią įeina kvalifikuoti pagrindinių struktūrinių padalinių specialis (ne mažiau kaip 3–9 monės).
EK pirmininkas skiriamas vienu iš organizacijos vadovų, kuris prižiūri darbo biure ir archyvų klausimus, sekretorius yra tarnybos darbuotojas dokument palaikymas valdimas (DOW).
Ekspert komisijos funkcijas ir teises, jos darbo organizavimą nustato nuostatai dėl ekspertų komisijos. Rengiant reglamentą reikia vadovautis pavyzdiniu organizacijos ekspertų komisijos (EK) reglamentu, patvirtintu "Rosarchiv" 1995 m.
Organizacijose, turinčiose pavaldų tinklą, sukuriamos centrinės ekspertų komisijos (VRK), atau prireikus - struktūrinių padalinių ekspertų komisijos.
EK ir VRK apima:
Ekonomistas ar buhalterinės apskaitos darbuotojas (buhalterinė ir finansinė dokumentacija sudaro didelę procentą visos dokumentų masės);
Ofiso darbuotoja;
Organizacijos archyvo vadovas arba vykdomasi atsakingas už archyvą;
Mokslinio, pramoninio ir kitokio pobūdžio dokumentų specialis;
Informacijos saugumo spesialis.
Patartina VRK traukti archyvinės institucijos atstovą, kurio sigijimo altinis yra i organizacija.
EB ir VRK nuostatos nustato teisinia adalah aspektais, komisijų funkcijas ir darbo tvark.
EK ir VRK yra patariamieji organai, vadovaujami organizacijos, jų posėdžiai vyksta pagal poreikį.
Visi ekspertų komisijos sprendimai rašomi protokolą, kurį pasirašo komisijos pirmininkas ir sekretorius. ie sprendimai sigalioja organizacijos vadovui patvirtinus EK ir VRK protokolus.
VRK vykdo struktūrinių padalinių ir pavaldžių organizacijų ekspertinių komisijų darbo metodines gaires. Protokolus, kuriuose yra sprendimai dėl standartinių ir apytikslių bylų nomenklatūrų, tvirtina organizacijos vadovas, juos apsvarstęs atitinkamos archyvinės institucijos ekspertų peržiūros komisija (EPC).
Ekspert komisijų darbo metodines gaires vykdo ekspertų peržiūros komisijos (EPC), sukurtos archyvų valdymo organuose, valdomuose regiono, regiono, miesto, taip pat federalinėse valstybs archyvai.
Jei EK ir CEC yra pirmieji, tai EIC yra antrasis dokumen atrankos saugoti ir sunaiknti kontrol's atvejis.
Rozarhive ir archyviniuose skyriuose buvo sukurtos centrinės ekspertų peržiūros komisijos (CECC) - tai aukščiausia institucija, tirianti dokumentų vertę. CEPC veikia remdamasi Centrinės ekspertų peržiūros komisijos reglamentu Federalinė agenūra, patvirtintas Rozarhovo ordinu 2007 m.
Valstybės archyvuose veikia ekspertų metodinės komisijos (EMS); jie yra atsakingi už:
Valstybs archyve esančių dokumentų vertės tyrimas;
Svarstymas išsivystė archyve mokymo priemons;
Darbas prie valstybs archyvo sigijimo.
Taigi ekspert, aptarnavimo sistem, sudaro:
Archyvinės institucijos - CEPK, EPK, EMK;
Kitos institucijos - EK, VRK. VRK halaman ir EK funkcijos tahun ios:
Organizacijos reikalų konsoliduotos nomenklatūros projektų svarstymas, teikimas tvirtanti ir susitarimas su ekspertų komisija (EPC), jei organizacijos archyvas yra Archyvinio fondo sigijimo šaltinis Rusijos Federacija;
Kasmetinių bylų, skirtų tolesniam saugojimui ar paskirstymui sunaikinti, organizavimas ir tvarkymas kartu su raštinės ir archyvavimo tarnybomis;
Nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų aprašų svarstymas, pateikimas tvirtanti organizacijos vadovui ir EPK patvirtanti ir veiksmai dėl bylų, kurios nėra saugomos, sunaktiirmasstymo
dokumentų perkėlimo iš struktūrinių padalinių organizacijos archyvą tvarkaraščių ir nuolatinio saugojimo atvejų perkėlimo iš organizacijos archyvo valstybės archyvą grafikų svarstymasyv
Asmens kilmės dokumentų priėmimo departmentą saugojimo klausimų svarstymas.
3. Vertės ekspertizės kriterijai
Dokumentai priskiriami Rusijos Federacijos archyvinio fondo sudėčiai, remiantis vertės tyrimo rezultatais, visapusiškai taikant dokumentų kilmės, turinio ir išorinių požymių kriterijus. Verts tyrimo kriterijus yra moksliškai pagrįstų požymių sistema, pagal kurią nustatoma dokumentų vertė.
Nagrinėjant dokumentų vertę, visi kriterijai taikomi visumoje. Tai yra viena iš dokumentų vertinimo visapusiškumo ir sudėtingumo apraiškų.
Kilms kriterijai apima:
Organizacijos ar asmens vaidmuo ir vieta viešojo administravimo sistemoje arba konkrečioje pramonės akoje, dėl kurios veiklos buvo sukurti dokumentai;
Jų atliekamų funkcijų reikšmė;
Dokumentų formavimo laika ir vieta.
Kilmės kriterijus leidžia visas organizacijas, staigas ir mones suskirstyti maždaug tris grupes.
Pirmajai grupei priklauso organizacijos, kurių dokumentai turi didelę mokslinę, istorinę ir ekonominę vertę. Tai yra centriniai ir vietos valdžia valdžios institucijos ir administracijos, jų sektoriniai struktūriniai padaliniai, teismai ir prokurorai, mokslo ir pramonės asociacijos, didelės gamyklos ir gamyklos ir kt.
Antrąją grupę sudaro organizacijos vietinė reikmė... Tai yra daugybė organizacijų, vienalyčių funkcijų ir numatytą paskirtį... ios grupės dokumentai turi prakti ir neabejotiną mokslinę reikšmę, tačiau valstybės archyvą jie paprastai priimami pasirinktinai, nes tokių institucijų veikla atsispindoki aacitųjų pengorganisasian Svarbūs dokumentai ios grupės organizacijas, kurios nepatenka aukštesnio lygio organizacijas, turi būti identifikuotos ir pridėtos prie aukštesnio lygio organizacijos dokumentų.
Trečiąją grupę daugiausia sudaro pagalbinio ir paslaugų pobūdžio organizacijos. organisasi grup ios dokumentai tahun aktual praktinis darbas.
Dokument vertės tyrimas vykdomas kasmet valdymo dokumentacijos tarnybos darbuotojai kartu su organizacijos VRK (EK) vadovaudamiesi archyvo metodinėmis rekomendacijomis.
Atliekant vertės tyrimą struktūrinių padalinių dokumentai atrenkami nuolatiniam ir laikinam (daugiau nei 10 metų) saugojimui, kad būtų perduoti archyvui; atrinkti atvejus su laikino saugojimo laikotarpiais, kurie bus saugomi struktūriniuose padaliniuose; paskirstymas byloms sunaiknti už ankstesnius metus, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigė.
Tuo pačiu metu tikrinama organizacijos bylų nomenklatūros kokybė ir išsamumas, failų saugojimo laikotarpių nustatymo teisingumas.
Dokumentai, skirti nuolatiniam ir laikinam (daugiau nei 10 metų) saugojimui, atrenkami peržiūrint bylas. Neleidžiama atrinkti dokumentų saugojimui ir sunaikinimui tik pagal bylų antraštes.
Dėklai, pažymėti “EPK”, skenuojami per puslapius, kad būtų galima identifikuoti ir ištraukti iš kompozicijos dokumentus, kuriuos reikia nuolat saugoti.
Bylos, pažymėtos "EPK", kuriose yra nuolatinio saugojimo dokumentų, gali būti pertvarkytos. Nuolatinio saugojimo dokumentai, atskirti nuo jų sudties, sujungiami vienalytes bylas arba forminami atskiras bylas.
Bylų, kuriose yra likę laikino saugojimo dokumentai, saugojimo laikotarpiai nustatomi pagal dokumentų sąrašą, kuriame nurodomos jų saugojimo sąlygos, arba pagal organizacijos bylą nomenklatū
Naujai suformuotos bylos pateikiamos tik baigus dokumentų vertės tyrimą.
2.3.4. Archyvas atlieka dokumentų vertės pasirinkimą nuolatiniam saugojimui, vadovaujantis atitinkamo valstybės ar savivaldybės archyvo metodinėmis rekomendacijomis.
Elektroninių dokumentų verts tyrimo ypatybs.
Pasirinkimas elektroninius dokumentus archyviniam saugojimui atliekamas kaip elektroninių dokumentų vertės ekspertizės rezultatas, kurį atlieka organizacijos ekspertų komisija.
Pirmajame elektroninių dokumentų tyrimo etape archyvas kartu su raštinės tarnyba ar tarnyba, atsakinga už informacinių technologijų funkcionavimą organizacijoje, nustato sistemų, temų ir projektų, kurių dokumentai gali būti vertingi pagal bendruosius egzaminoą kriterijus.
Pagal sąrašą elektroniniai dokumentai atrenkami nuolatiniam ir laikinam saugojimui; sąrašą tvirtina organizacijos ekspertų komisija.
elektroninių dokumentų tyrimą atlieka ekspertų komisija kartu su organizacijos dokumentais apie tradicines laikmenas (bendrųjų ir specialiųjų kriterijų sistema naudojama kompleksiškai: dokumento reikšmingumas, išsamusamumas (išsautentimas);
Arsip utama saugoti elektroninius dokumentus, atsižvelgiama iuos veiksnius: apribojimai gauti elektroninius dokumentus; elektroninių dokumentų kūrimo proceso išsamumas; išlaidos už galimą elektroninių dokumentų vertimą kitą formatą, patekus archyvą; tindakan nyata, proses perduoti elektronini dokumen, buvimas; būtinų lydimųjų dokumentų prieinamumas; elektronin rangos tipo atitikimas vairiems elektroninių dokumentų saugojimo būdams, saugojimo suteikimo kaina.
Remianti dokument vertės tyrimo rezultatais organizacija sudaro bylos rašai nuolatinis (1 priedlis), laikinas (daugiau nei 10 metų) saugojimas (2 priedlis) ir personalas (3 priedas), taip pat aktai dėl bylų, kurios nėra saugomos, skyrimo sunaikini (4 priedas).
Arsip organisasi, atsižvelgiant elektroninių dokumentų, priskirtų Rusijos Federacijos archyvų fondui, sudėtį ir apimtį, elektronini, dokumen, inventorius, nuolatinis saugojimas, personalo bylų sąrašas (5 priedas). Valdymas, mokslinė ir technin dokumentacija, atskiri elektroninių dokumentų rinkiniai yra traukti nepriklausomus inventorius.
Daftarkan diri Anda dengan benar.
Archyvinės institucijos EPK tvirtina nuolatinio saugojimo atvejų aprašus ir derina personalo bylų aprašus (įskaitant elektroninių dokument inventorius).
Nurodyti (2.4.1 punktas) inventorius ir aktai svarstomi organizacijos VRK (EB) posėdyje tuo pačiu metu.
VRK (EK) patvirtintus aktus ir inventorių organizacijos vadovas tvirtina tik po to, kai archyvinės institucijos EPK patvirtina nuolatinio saugojimo atvejų aprašus; po to organizacija turi teisę sunaiknti iuos aktus trauktas bylas.
Bylos traukiamos aktą, jei joms numatytas saugojimo laikotarpis pasibaigė iki tų metų, kuriais aktas surašytas, sausio 1 d. Pavyzdžiui, baigtos bylos, kurių galiojimo laikas treji metai 1991 m., Gali būti trauktos aktą, kuris bus surašytas ne anksčiau kaip 1995 m. Sausio 1 d.
statymas dėl bylų sunaikinimo nėra saugomas, yra sudarytas visos organizacijos reikalams. Jei akte nurodomi kelių padalinių atvejai, tai kiekvieno skyriaus pavadinimas nurodomas prieš io padalinio bylų antraščių grupę. Panašių bylų, pasirinktų sunaikini, antraštės traukiamos aktą bendroje antraštėje, nurodant iai grupei priskirtų bylų skaičių.
staigoje, firmoje yra daug formintų dokumentų. Kad jie būtų lengvai suprantami ir greitai rastų reikiamą informaciją, dokumentai po jų vykdymo yra sugrupuoti bylas, t.y. išdėstyti atskiruose aplankuose.
Formavima byla apibrėžiama kaip vykdytų dokumentų grupavimas bylą pagal bylų nomenklatūrą ir dokumentų susisteminimas byloje“.
Dokumentai skirstomi bylas pagal bylų nomenklatūrą.
Bylų formavimas turi atitikti iuos pagrindinius reikalavimus:
dokument apdorojimo ir paieškos efektyvumas;
dokumentacijos paslaugų patikimumas;
dokument saugumą.
Todl iam darbo su dokumentais etapui visada buvo teikiama didelė reikšmė, buvo sukurti vienodi bylų formavimo ir vykdymo reikalavimai.
Pagrindiniai norminiai dokumentai, kuriuos iandien reikia naudoti organizuojant bylų formavimo, registravimo ir saugojimo darbus, yra “Pagrindinės organizacijų.
Oleh formavimo, saugojimo ir vykdymo tvarka turėtų būti nustatyta remiantis nurodytais norminiais aktais konkrečios institucijos, monės raštinės darbo instrukcijose, nurodant form tam j) kategori atvej.
staigos darbuotojai, atsakingi už bylų formavimą ir saugojimą, turėtų vadovautis ia instrukcija.
Bylos formuojamos centralizuotai (biure) dan desentralisasi (struktūriniuose padaliniuose).
Reguliavimo dokumentai, vadovybės korespondencija ir svarbiausi vidinius dokumentus forma ir saugoma vadovybės biure ar sekretoriate.
Maose staigose ir firmose sekretorius formuoja ir saugo verslą centralizuotai.
Strukturkan padaliniuose skiriami asmenys, atsakingi už dokumentų saugumą ir formavimą bylas.
Tinkamo bylų formavimo kontrolę ir io darbo metodines gaires atlieka departmentų archyvas ir atitinkamas valstybės archyvas.
Bylos formavimas prasideda iš karto nuo metų pradžios. Todl kiekvienam nomenklatūroje nurodytam atvejui iki metų pradžios turėtų būti sukurtas aplankas. Tai gali būti segtuvų aplankas arba failų aplankas.
staigos, monės pavadinimas nurodomas ant kiekvienos pradėtos bylos viršelio. Jei staiga turi oficialiai pripažintą sutrumpintą pavadinimą, geriau jį naudoti. Pavyzdžiui: MGIMO ir kt.
Tada naujoje eilutėje užrašomas struktūrinio padalinio pavadinimas. Pavyzdžiui, apskaita ar mogiškieji ištekliai.
Po struktūrinio padalinio pavadinimu, viršelio viduryje nurodomas bylos indeksas pagal nomenklatūrą. Pavyzdžiui, byla Nr. 02-24, kur 02 reiškia struktūrinio vieneto indeksą, o 24-bylos eilės numeris pagal nomenklatūrą.
Antraštės pavadinimas paprastai perkeliamas iš nomenklatūros. Dėklo dangtelio apačioje nurodomas saugojimo laikotarpis (jei dėklas turi nuolatinį saugojimo laiką, rašoma "laikyti nuolat").
Dokumentus bylas priskiria sekretorius arba asmenys, atsakingi už darbą struktūriniuose padaliniuose sistemingai, kiekvieną dieną ištisus metus.
vykdyti dokumentai turi turėti vykdymo enkl ir tą pačią dieną iki darbo dienos pabaigos turi būti patalpinti bylose. Griežtas ios paprastos taisyklės gyvendinimas pašalins dokumentų praradimą ir užtikrins jų saugumą.
olehlą gali būti pateikti tik tie dokumentai, kurie numatyti nomenklatūroje. Jei atsiranda dokumentų, kurių nenumato nomenklatūra, pradedama savarankiška byla ir jos pavadinimas pridedamas prie bylų nomenklatūros pagal atsarginį numerį.
Prieš pateikdami dokumentą byloje, turėtumėte patikrinti, ar jis buvo vykdytas (apie tai turėtų būti pastaba).
Draudžiama pateikti dokumentus, kurie nėra vykdyti, taip pat grąžintinus dokumentus.
Dokumentai bylą traukiami tik vienu egzemplioriumi. Juodraščiai, pasikartojančios kopijos bylą neįtraukiami. Iimtis gali būti ypač vertingų dokumentų juodraščiai ir pasikartojančios medžiagos, taip pat kopijos, kuriose yra visų rezoliucijų, pastabų, vizų, papildančių pirmųjų egzempliorių turin.
Kiekvieno korpuso storis neturi viršyti 30-40 mm, apie 250 lapų. Jei dokumentas yra didesnis, byla yra padalinta du ar daugiau tomų.
Formuojant dėklus, reikia laikytis daugybs reikalavimų. Svarbiausias iš jų yra nuolatinio ir laikino saugojimo dokumentų grupavimas atskiras bylas.
Tik išimtiniais atvejais skirtingo saugojimo laikotarpio dokumentai, bet susiję su vieno klausimo svarstymu, dedami vieną aplanką, tačiau priėmus sprendimą ir užbaigus bylą, dokamijo i formai.
Dokumentai suformuojami bylą tik viename kalendoriniai metai... ios taisyklės išimtis yra perkėlimo atvejai; teismo bylos; asmens bylos, kurios suformuojamos per visą asmens darbo institucijoje laikotarpį, taip pat išrinkti organai ir jų nuolatinės komisijos, suformuotos bylose jų aukimo laikotarpiu.
Ypatingas formavimo bruožas yra vietimo staigų atvejis, suformuotas per mokslo metus, teatrų dokumentai, apibūdinantys scenos veiklą ir sugrupuoti teatro sezono metu, filmų atvejai, atvejėčia isau.
Dokumentai dedami bylą su visais susijusiais priedais ir papildoma medžiaga, kuri atsirado sprendiant problemą. Tačiau tais atvejais, kai paraiškos yra didelės, patartina jas suformuoti atskirus tomus.
Pavyzdžiui, užsakymai dažnai derinami su vairiais pareiškimais, pažymėjimais, aktais, pastabomis, kurios buvo jų paskelbimo pagrindas. Juos galima sugrupuoti atskirai: "Užsakymai 1999 metams" - vienas atvejis ir "Dokumentai (pažymos, pareiškimai, memorandumai) užsakymams už 1999 m." - antrasis.
Taip pat dažnai formuojami protokolai ir dokumentai jiems.
Planuojama ir ataskaitų teikimo dokumentacija (planai, paraiškos, sąmatos, ataskaitos ir skaičiavimai jiems) pateikiama tais metais, kuriems ji priklauso pagal turinį, rapivelgiant jos parengavo la datik. Pavyzdžiui, 1999 m. Bus Ataskaita parengta 2000 m., Tačiau ji traukta 1999 m. Bylą, o priešingai - 2000 m. Planas parengtas 1999 m. Ir trauktas 2000 m. Byl.
Ilgalaikiai planai turėtų būti priskirti jų patvirtinimo metams. Reiktų prisiminti, kad planai, sąmatos ir ataskaitos yra sugrupuoti atskirai nuo ių dokumentų projektų.
Bylos viduje dokumentai sisteminami klausimų login, chronologine, abėcėlės ir skaitine tvarka, tačiau galimi deriniai ir deriniai.
Paprastai byloje esantys dokumentai yra sugrupuoti pagal klausimų logikos principą, kuris numato dokumentų išdėstym problemos sprendimo seka. ini adalah grupavimas sutampa su chronologinio grupavimo principu.
Abėcėlės tvarka susisteminant dokumentus, naudojami jų autorių vardai, institucijų - korespondentų pavadinimai, administracinių -teritorinių vienetų, objektų, objektų pavadinimai.
Vienarūšiai dokumentai su serijos numeracija (kvitai, sąskaitos faktūros ir kt.) Sugrupuojami skaitine tvarka.
Lihat kategorijų dokumen untuk sisteminimas turi savo spesifikasi khusus.
Administraciniai dokumentai (įsakymai, sakymai, nutarimai ir kt.) Formuojami pagal dokumentų rūšis ir chronologiją. iuo atveju halaman veiklos užsakymai sugrupuojami atskirai nuo užsakymų personalui.
Kolegijos dokumentai yra sugrupuoti dvi bylas:
valdybos protokolai ir sprendimai;
valdybos posėdžių dokumentai (darbotvarkė, ataskaitos, pažymos, išvados, sprendimų projektai ir kt.).
Korespondencija susisteminama chronologine tvarka: atsakymo dokumentas pateikiamas už užklausos dokumento. Chronologija laikomasi pagal iniciatyvinius dokumentus.
Asmens bylų, apskaitos dokumentų ir piliečių apeliacijų formavimas turi savo specifiką.
Dokumentai, esantys asmens bylose, išdėstomi tokia seka: vidinė dokumentų, esančių asmens byloje, inventorizacija; darbo paraiška, siuntimas ar atstovavimas; klausimynas, personalo apskaitos lapas; autobiografija, vietimo dokumentai, išrašas iš sakymų dėl paskyrimo, perkėlimo, atleidimo (pastabų apie darbinimą, perkėlimą, atleidimą kopijos); asmeninio rašo lapo papildimas; asmeninio skatinimo lapo papildimas.
Paymos apie gyvenamąją vietą, sveikatos būklę ir kiti antraeilės svarbos dokumentai sugrupuoti atskirai nuo asmens bylų. iose grupėse dokumentai išdėstomi chronologine tvarka.
sakymų dėl nuobaudų skyrimo, paskatų, pavadinimo pakeitimo ir kt. kopijo. vedant iuos rašus, be asmeninio lapo apie personalo rašus, jie nėra dedami asmens bylą.
Formavimo vietoje dabartiniame sandėlyje bylos laikomos 2 metus. Dklai laikomi spintelėse arba seifuose, kad būtų saugūs ir apsaugoti nuo dulkių ir viesos.
Dklai laikomi vertikaliai lentynose pagal jų išdėstymo eiliškumą bylų nomenklatūroje. ND pritvirtintas prie vidinių spintelės durelių Kiekvieno korpuso stubure nurodomas jo indeksas pagal nomenklatūrą, kad būtų galima greitai ieškoti dokument.
Bylos registracija- tai darbų, susijusių su perskaičiavimu, lapų numeracija, atestavimo užrašo sudarymas, vidinis dokumentų aprašas, kompleksas;
Ji prasideda nuo to momento, kai byla patvirtinama biuro darbe, ir baigiasi rengiant ją perduoti inybų archyvą pasibaigus kalendoriniams metams, kuriais byla buvo pradėta.
Bylų registravimą atlieka biuro darbo tarnybos darbuotojai.
Priklausomai nuo saugojimo laikotarpio, registruojama visa ar dalinė bylų registracija.
Nuolatinio, ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo atvejai turi būti visiškai užregistruoti.
Laikino (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai turi būti iš dalies registruojami, juos leidžiama laikyti segtuvuose, neperdirbus dokumentų iš vidaus, be numeracijos lapų, taip pat nesuraimant paymė
Registruojant nuolatinio, ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) sandėliavimo ir personalo viršelius, turi būti nurodyta i informacija:
staigos pavadinimas ir tiesioginis jos pavaldumas;
struktūrinio padalinio pavadinimas,
atvejų indeksas;
anotacija prie bylos dokumentų (nuolatinio saugojimo byloms, kuriose yra ypač vertingų dokumentų);
data bylos (tomas, dalis);
lakštų skaičius byloje;
korpuso galiojimo laika;
archyvo failo ifras.
Jadilah, semut nuolatinių saugojimo bylų viršelių numatyta vieta valstybės archyvui ir institucijai.
Ypač reikėtų pažymėti, kad archyvo kodas ant nuolatinių saugojimo failų viršelių tahun įklijuotas rašalu departmento archyvas tik traukus bylas atitinkamų valstybinės archyvinės tarnybos institucijos EPK patvirtintų olehlų suvestinių sąrašų metinius skirsnius (prieš tai jis priklijuojamas pieštuku).
Archyviniai kodai ant failų viršelių, skirtų ilgalaikiam (daugiau nei 10 metų) saugojimui ir personalui, pritvirtinami rašalu po to, kai dėklai traukiami metinius skyriaus VRK (EB) patvirtintų oleh metrius. su atitinkamos valstybinės archyvinės tarnybos institucijos EPK (dėl bylų sąrašų pagal personalą) dan patvirtintas staigos vadovo.
Pildant korpuso dangtelio detales, reikia laikytis ių reikalavimų:
staigos pavadinimas surašomas visiškai nurodant pavaldumą vardo atveju arba nurodomas jos oficialiai priimtas sutrumpintas pavadinimas;
bylos pavadinimas ir numeris perkeliami viršelį iš nomenklatūros (pastarąją patartina uždėti ant korpuso stuburo, kad būtų patogiau ieškoti bylų vertikaliu jų laikymo būdu).
Pasibaigus raštvedybos metams, reikalingi paaiškinimai, susiję su nuolatinio ar ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) sandėliavimo korpuso dangtelio dizainu.
Jei pasikeitė institucijos (aukštesnis skyrius, struktūrinis padalinys) pavadinimas arba byla buvo perduota kitai institucijai (struktūriniam padaliniui), ant viršelio pridedamas ios staigos (struktū parinvaindinimaslinio)
Viršelio bylos pavadinimas perkeliamas iš organizacijos bylų nomenklatūros, suderinus su atitinkamos valstybės archyvo tarnybos EPK.
Jei reikia (pavyzdžiui, jei viršelio pavadinimas cleanspindi bylos dokumentų turinio), prie jo pridedama papildoma informacija ir paaiškinimai.
Bylų, kuriose yra dokumentų kopijos, antraštėse turi būti nurodytas jų kopijų numeris.
Pavadinimas nenurodo bylos dokumentų autentiškumo. (jei duomenys apie dokumentų kopijų skaičių yra susiję su visais bylos dokumentais, tada jie rašomi už antraštės (eilutėje, po tam tikro laiko, su didžiąja raide) ir jei duomeniomis yra susiję stey
Jei byloje yra keli tomai (dalys), ant kiekvieno tomo (dalies) viršelio dedamas bendras bylos pavadinimas ir kiekvieno tomo (dalies) pavadinimas.
Svarbus reikalavimas ant bylos viršelio yra bylos data, t.y. metų steigimo ir bylos užbaigimo biuro darbe.
Teisingas bylų nagrinėjimas priklauso nuo visapusiško jų formuojamų dokumentų pobūdžio ir tipo vertinimo.
Bylos, kurioje yra administracinė, kūrybinė ir kita dokumentacija (ataskaitos, stenogramos, laiškai ir kt.), Kurios svarbios yra tikslios datos, data, taip pat bylos, susidedančios iš kelių tom d anksčiausiai ir vėliausiai bylą trauktų dokumentų registravimo (surašymo) data, mėnuo, metai.
Bylos, kurioje yra kolegialių organų, komisijų ir kt. Posdžių protokolai, data yra pirmojo ir paskutinio protokolo surašymo datos arba jų patvirtinimo data (jei jie yra patvirtini).
Asmens bylos data yra sakymų dėl asmens, kuriam ji buvo steigta, priėmimo ir atleidimo pasirašymo data.
nuolatiniam Pasibaigus, ilgalaikiam (info lebih nei 10 metu) saugojimui, kad butu Galima atsižvelgti į skaičių ir nustatyti Lapu numeravimo ypatumus atskirame Lape, sudaromas patvirtinimo užrašas, kuriame nurodomas numerių skaičius Lapai nurodomi skaičiais ir žodžiais, o atskirai per ženklą "+" (pliusas) - vidinio inventoryiaus lapų skaičius (jei yra).
Sertifikavimo užrašas parašytas skaitomai, nurodant kompiliatoriaus pareigas, sudarymo datą ir sudarytojo pasirašytas iššifruotu parašu.
Vėlesni bylos sudėties ir būklės pasikeitimai (dokumentų trūkumas, naujų priedų pridėjimas, originalių dokumentų pakeitimas kopijomis ir kt.) Pažymimi pažymėjimo užrašuose su nuorą atit.
Tam tikrų kategorijų nuolatinio ir ilgalaikio (info lebih nei 10 metu) saugojimo laikotarpių atvejais, kurių apskaitą lemia jose esančių dokumentų ypatumai (YPAC vertingi, asmeniniai, teisminiai ir išradimai ir kt.) Formuojant pagal dokumentų tipus, kurių pavadinimuose neatskleidžiamas ju specifinis turinys, sudaromas vidinis dokument aprašas.
Raštvedybos metų pabaigoje visi baigti nuolatinio ir laikino saugojimo atvejai, išlaikę vertės patikrinimą, rašomi inventory.
Bylų aprašas yra susistemintas bylų antraščių sąrašas, atskleidžiantis jų sudėtį ir turinį, užtikrinantis bylų sisteminimą fonde ir jų apskaitą. Jadilah, inventorius kartu yra apskaitos dokumentas ir halaman, mokslinio orientacinio standarto rūšis, numatanti operatyvinę bylų ir atsargų apskaitą.
Dokument vertės tyrimas atliekamas dviem atvejais: rengiantis bylų perdavimui archyvui ir atrenkant bylas sunaiknti. ios prepūros subtilybės ir niuansai išsamiai aprašyti iame straipsnyje.
Iš straipsnio sužinosite:
Kokiais atvejais atliekamas dokument vertės tyrimas?
Pagal GOST R 7.0.8–2013 SIBID. Darbas biure ir archyvavimas. Svokos ir apibrėžimai “, dokumentų verts tyrimas yra apibrėžiamas kaip verslo dokumentų tikrinimo pagal vertę tvarka pagal kriterijų sąrašą. Halaman ios prosedur tikslas yra parengti verslo dokumentus. Jei monės dokumentinis fondas yra valstybs ir savivaldybių archyvų altinis, tada egzamino tikslas i byla tahun Rusijos Federacijos archyvo fondo vertingų verslo dokument atranka.
Dokumentų vertės patikrinimas monėje paprastai atliekamas dviem pagrindiniais atvejais:
- v tarnybinis ikimokyklinis- regiant bylų nomenklatūrą, formuojant bylas, taip pat registruojant jas perduoti monės archyvą;
- laikiniems reikalams galiojimo laika(daugiau nei 10 metų) - sudarydamas ištrinamų atvejų sąrašą;
- nuolatinio saugojimo atvejams - rengiant valstybės ar savivaldybių archyvą perduodamų bylų sąrašą.
Ekspert komisijų sudarymo ir veikimo tvarka
Dokumentų vertės tyrimo darbą galima suskirstyti etapus:
1 etapas.
Ekspert komisijos sukūrimas
Sukurta khusus ekspert komisija(EB). Gunakan apima metodinio ir praktiniio darbo, susijusio su monės veiklos metu sukurtų valdymo, mokslini ir techninių bei kitų speciali dokument atranką ir perdavimą saugoti valstybės ir.
Jei monė yra didelė, kiekviename jos padalinyje sukuriama atskira EK, o jų veiklą koordinuoja Centrinė ekspertų komisija (VRK).
EB tahun patariamasis organas, vadovaujantis monei. ią procedureūrą nustato Laikinojo reglamento 2 punktas, patvirtintas 1995 m. Sausio 19 d. Rosarkhivo sakymu No. 2. Atitinkama tvarka vadovas nustato EB sudėtį. Pagal visuotinai priimtą praktiką ioje komisijoje yra pavaduotojas generalinis direktorius, vyriausiasis buhalteris ir personalo tarnybos vadovas. EK narių užduotis yra nustatyti verslo dokument saugojimo terminus, apsvarstyti teisės aktus dėl bylų paskirstymo sunaiknti, taip pat pailginti pasikartojančių verslo dokumentau.
2 etapas.
Dokumentų būklę tikriname pagal inventoryų
Jei personalo skyriuje neradote olehlų sąrašo, suraskite ištrauką iš suvestinio olehlų sąrašo iš asmens, atsakingo už rašų tvarkymą.
Uduotis rasti verslo dokumentus palengvins jų inventorius, jei jie išliks. Personalo skyriuje galite rasti atsargų:
salam pribadi;
darbuotojų, vadovų asmeninės sąskaitos;
darbuotojų, vadovų asmeninės bylos.
Atvejų sąrašas padės jums naršyti, kurie dokumentai buvo apdoroti ir perduoti saugoti dan toliau saugomi personalo skyriuje specialiose spintelėse. Jei inventoriaus nebuvo personalo skyriuje, paprašykite išrašo iš organizacijos reikalų santraukos. Dažniausiai tokį inventorių laiko už archyvą atsakingas darbuotojas.
Tada turite ištirti inventorių ir pradėti tiesioginį verslo dokumentų patikrinimą. sitikinkite, kad lentynų aplankų tvarka yra tokia pati. Jei dokumentai nėra tinkamai paskirstyti, padėkite juos tinkamas saugojimo vietas. Reikia pasirūpinti, kad aplankai su popieriumi ar kitais kenkėjais būtų greitai izoliuoti nuo kitų aplankų.
Suderinus inventoryiaus straipsnių sąrašus su atvejų aprašymu viršelyje, galėsite patikrinti, ar aplankuose yra dokumentų, o fizinė padėtis nustatoma tik nuodugniai ištyrus. Po to, kai inventorius buvo peržiūrėtas, jo pabaigoje turite padaryti užrašą Peržiūrėta“, nurodyti verslo dokumentų buvimo ir fizinės būklės tikrinimo akto numerį ir datą.
Turkite omenyje, kad griežtai draudžiama daryti pastabas ar rašus apskaitos dokumentuose, taip pat traukti inventoryių neįrašytus patikrinimo metu atskleistus atvejus. Darbas su dokumentais, kurių kilmė nenustatyta, turėtų būti pradėtas tik patikrinus.
Remdamiesi darbo rezultatais, paruoškite archyvini verslo dokumentų buvimo ir būklės patikrinimo aktą. Kaip halaman, naudokite dokumen, saugojimo organizavimo taisyklių priede Nr. 3 bentuk pateikt (pavyzdys emiau).
3 etapas.
Mes tiriame bylų nomenklatūrą
Vadinamas susistemintas monės verslo dokumentų sąrašas, nurodant kiekvieno iš jų saugojimo laikotarpius bylų nomenklatūra... Ji suteiks jums neįkainojamą pagalbą tvarkant reikalus versle. Su jo pagalba galite sugrupuoti verslo dokumentus pagal rūšis (įsakymai, rezoliucijos, sprendimai, sakymai ir kt.), Taip pat pagal saugojimo laiką.
Personalo skyriaus reikalų nomenklatūra yra rapiskiriama bendrosios monės reikalų nomenklatūros dalis. Jis sudarytas pagal tuos pačius standartus ir taisykles.
Nomenklatūra sukurta siekiant susisteminti organizacijoje pradėtas bylas. Jis nustato jų registavimo dokumentų indeksą (skaičių). Nomenklatūra padeda nagrinėti bylas ir sudaryti archyvo saugojimo inventorių.
4 etapas.
Mes sudarome atvejų sąrašą, jei jo nebuvo
Gali nebūti atvej sąrašo. Tokiu atveju sudarykite ke verslo dokument, kurie yra spintelių lentynose, registr. Kad ir ką rastumėte, nurodykite jį su pirmo ir paskutinio dokumentų data.
Radę netinkamai suformuotų bylų (pavyzdžiui, užsakymai ir užsakymai saugomi vienoje byloje), nedelsdami juos užregistruokite. Padalinkite bylą dvi skirtingas ir nurodykite teisingus pavadinimus. Apsvarstykite dokumentų saugojimo laikotarpį. Pavyzdžiui, užsakymai apie atostogos savo lėšomis saugomi 75 metus, o užsakymai apie kasmetinis Išvykimas- 5 meta.
Pagal taisykles, dokumentai su skirtingais saugojimo laikotarpiais negali būti dedami vieną bylą. Sukurkite atskirus kiekvieno tipo atostogų užsakymų atvejus. Pradėkite rengti nomenklatūrą nuo paskutinio ketvirčio. Ateityje kasmet nurodykite nomenklatūrą, patvirtinkite su vadovu ir vėl veskite ją kalendoriniams metams, nuo sausio 1 d. Kas penkerius metus pasitarkite su archyvine institucija apie organizacijos reikalus.
Pagal visuotinai priimtas normas, bylų nomenklatūrą sudaro penkios stupelliai. Paprastai bylų indeksą (1 stulpelis) sudaro dvi dalys: skaitmeninis skyriaus pavadinimas ir bylos serijos numeris pagal atitinkamo skyriaus bylų nomenklatūrą. Indeksai paprastai ymimi arabiškais skaitmenimis.
Pavyzdys
Bylos indeksas 02-03, antraštė - Užsakymai, užsakymai; dokumentai jiems apie priėmimą, perkėlimą, perkėlimą, atleidim. Kur 02 thn struktūrinio vieneto indeksas, 03 thn bylos antraštės eilės numeris.
Bylų antraštės (taip pat apimtys ir dalys) turėtų būti trauktos bylos nomenklatūros 2 skiltį. Verslo dokument, sudarančių bylą, svarbos laipsnis ir jų santykiai lemia bylų antraščių tvarką kiekviename skyriuje. Bylos pavadinimas turi atitikti jį traukt verslo dokumentų turinį ir sudėtį, aiškiai perteikti jų pagrindinį turinį. Jei bylos sudėtyje yra keli tomai (dalys), ji turi turėti vieną bendrąją antraštę ir atskirą kiekvienos tomo ar dalies antraštę.
Bylų nomenklatūros 3 skiltyje nurodykite bylų skaičių (tomus, dalis). Prašome užpildyti kalendorinių metų pabaigoje.
4 stulpelyje nurodykite dėklo saugojimo laiką, gaminių skaičių pagal sąrašą Nr. 558. Pirmiausia nurodykite saugojimo laik, tada enklą ant EPC (jei yra) ir gaminio numerį pagal Srašas.
Patvirtinus bylų nomenklatūrą, sukurkite naujus aplankus su kiekvienos bylos tituliniu puslapiu ir pateikite dokumentus bylą chronologiškai, pagal dokumento numerį arba abėcėlės tvarka. Aplanke suriša iki 250 putaranų. Jei jų yra daugiau, sukurkite naują aplanką tuo pačiu pavadinimu su yma 2 tomas.
Biuro darbas: dokumentų vertės tyrimas. Kiekviena organizacija kiekvieną dieną gauna daugybę dokumentų.
Kiekvienas sukurtas dokumentas galioja organizacijoje tam tikrą laiką, laikantis saugojimo laikotarpio. tam tikra organizacijos reikalų nomenklatūra, po to perkelta archyvų saugyklą. Pendeta. kaip perkelti dokumentą archyvinę saugykl, nustato jo vertę organizacijai.
dokument vertės tyrimas yra dokumentų attrinkimas valstybiniam saugojimui arba jų saugojimo sąlygų nustatymas pagal priimtus kriterijus.
vertinus dokumento vertę organizacijai, būtina atlikti nemažai organizacinių ir techninius darbus dl dokumentų paruošimo tolesniam saugojimui ir jų naudojimo.
ie darbai apima:
- dokument vertės tyrimas, siekiant nustatyti jų tolesnio praktiniio ir mokslinio naudojimo galimybę;
- tolesnio (archyvinio) saugojimo bylų registravimas;
- nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpių ir personalo aprašų sudarymas;
- olehlų perkėlimas organisasi archyvą;
- dokument, kurių saugojimo laikas pasibaigęs ir kurie nėra praktis ar mokslinės vertės, sunaikinimas.
dokument verts tyrimas yra dokumentų tyrimas pagal jų vertės kriterijus, siekiant nustatyti dokumentų saugojimo laiką ir pasirinkti juos traukti Rusijos Federacijos archyvų fondą.
Konkretaus dokumento vertė konkrečiai organizacijai yra nevienoda ir priklauso nuo kelių veiksnių.
Kai kuriuose organizacijos dokumentuose yra informacijos, kuri būtina tik konkrečiai užduočiai ar procedurai išspręsti. Tokia informacija yra vienkartinio pobūdžio, o po jos panaudojimo atliekant užduotį dokumentai praranda prasmę. Pavyzdžiui, organizacijos partnerių laiškai konkretiems renginiams.
Kituose organizacijos dokumentuose gali būti informacijos, kuri išsaugo savo vertę kelerius metus. Dl ios priežasties visų rūšių korespondencijai buvo nustatytas penkerių metų saugojimo laikotarpis.
Tačiau, pavyzdžiui, kai kurios raidės išlaiko reikšmę visam laikui (ilgam), nes jose yra informacijos, kuri ateityje gali būti naudojama ne tik praktiniais, bet ir mokslo tikslais.
Dokumentai, kuriuose yra vertingos informacijos apie visuomenės politinį, mokslinį ar kultūrinį gyvenimą, valstybės raidą, valstybės aparato darbą, organizacijos veiklą ir kt., Gali būti kaomenindo.jami kaomenindo. gyvenima.
Pavyzdžiui: arsip mūsų KSPU im. V.P. Astafjevas, mūs mokinių ir mokytojų laiškai, Didžiojo dalyviai tėvynės karas... iomis raidėmis galima papasakoti mokiniams apie vykius. karo epizod. Tai lemia nuolatinio jų saugojimo Rusijos Federacijos valstybiniuose archyvuose poreikį. Taigi dokumentų saugojimo poreikį ir saugojimo laikotarpius pirmiausia lemia juose esančios informacijos svarba.
Vertybės ekspertizės tikslas - atrinkti dokumentus nuolatiniam ir laikinam saugojimui, taip pat atrinkti bylas su laiko rėmus saugojimą (iki 10 metų) ir pažymėtą “Kol pasibaigs poreikis“, atsižvelgiant tolesnį saugojimą organizacijos struktūriniuose padaliniuose, taip pat bylų skyrimą sunaiknti ankstesniems metams. Dokumentams, atrinktiems vėlesniam saugojimui, svarbu nustatyti, kiek laiko juose esanti informacija turi praktinę ar mokslinę vertę.
Dokument vertės tyrimas atliekamas keliais etapais:
- organizacijų ir monių biuro darbe,
- organizacijų archyvuose,
- archyvuose valstyb.
Dokument vertės tyrimas atliekamas remiantis:
- galiojantys Rusijos Federacijos statymai ir teisės aktai archyvavimo klausimais:
- standartiniai ir departmentiniai dokumentų sąrašai su jų saugojimo laiku - Rosarkhivo ir valdymo organų norminiai ir metodiniai dokumentai archyviniai reikalai Rusijos Federacijos subjektai archyvavimo srityje;
- organizacijos reikal nomenklatūra.
Lihat halaman dokumen, dokumen, kunci dokumen, dan informasi tambahan, kuri priklauso nuo dokumente atspindėto vykio, reiškinio, fakto reikšmingumo, taip patum. informasi.
Svarbų vaidmenį atrenkant saugoti ar sunaikini dokumentus atlieka jų autentiškumas. Viska dokumen resmi, arsip priimtas saugoti organizacijos, turi būti tinkamai suformatuotas ir turėti teisinė jėga... Išimtiniais atvejais (pavyzdžiui, praradus originalus) dokumentų kopijos perduodamos saugoti. Tokiu atveju kiekvienas dokumentas turi būti patvirtintas nustatyta tvarka.
Organizuojant ir atliekant dokumentus, susijusius su dokumentų vertės tyrimu, atranka ir pasirengimu perduoti nuolatiniam organizacijos veikloje sukurtų dokumentų saugojimui, sukuriama nuolatinė ekspert komisija (ekspert komisija)
Jei informacija pasirodė naudinga, palikite komentarus, pasidalykite nuoroda straipsnį mūsų sosialiniai tinklai... Dokoju!
