Ar man reikia pašalinti dokumentus iš aplankų prieš sunaikinimą?
Nėra reikalo! Kol dokumentai nepatenka į smulkintuvą, jie praeina per rūšiavimo punktą, kur dokumentai išimami iš bylų ir atskiriami nuo „corona“ aplankų.

Koks yra dokumentų smulkinimo greitis?
Mūsų smulkintuvai sunaudoja nuo 3 tonų dokumentų per valandą!

Kiek laiko reikia pateikti prašymą sunaikinti dokumentus?
Patartina atsiųsti mums prašymą sunaikinti dokumentus ne vėliau kaip per 1 darbo dieną, taip yra dėl logistikos planavimo.

Ar mūsų organizacijos atstovas gali stebėti dokumentų naikinimo procesą?
Jokiu problemu!

Kas organizacijoje yra atsakingas už įrašų sunaikinimo organizavimą?
Atsakomybė už organizacijos dokumentų sunaikinimo organizavimą tenka jos vadovui.

Kokiais dokumentais galima nurašyti dokumentus sunaikinimui?
Dokumentai sunaikinami remiantis aktu dėl dokumentų skyrimo sunaikinti, šį veiksmą gali parengti mūsų specialistai.

Ar galime patys pristatyti dokumentus į jūsų sunaikinimo punktą?
Žinoma, tai sumažins dokumentų naikinimo išlaidas.

Kaip vyksta dokumentų deginimas?
Dokumentų deginimas atliekamas krosnyse, kuriose yra sūkurinė besisukanti lova iš inertiškos medžiagos - kvarcinio smėlio, esant aukštesnei nei 800 laipsnių temperatūrai.

Ką daryti su organizacijos dokumentais po jos likvidavimo?
Likvidavus organizaciją, dokumentai apie personalą (75 metų saugojimo metai) turi būti perkelti į archyvą valstybiniam saugojimui.

Kas yra atsakingas už dokumentų organizavimą ir perkėlimą į archyvą valstybės saugojimui įmonės bankroto atveju?
Įmonės bankroto atveju atsakomybė už dokumentų pateikimą archyvui valstybiniam saugojimui tenka bankroto administratoriui. Bankroto komisaras gali pasitelkti archyvinę įmonę, kad ji tvarkytų archyvus ir perduotų dokumentus į archyvus valstybiniam saugojimui.

Koks dokumentas patvirtina dokumentų perdavimą į archyvą valstybiniam saugojimui?
Sutartis su valstybės archyvu dėl dokumentų perdavimo saugoti ir dokumentų perdavimo valstybiniam saugojimui priėmimo aktas. Per bankroto bylos, pateikiamas dokumentų perdavimo valstybiniam saugojimui priėmimo aktas.

Kas turėtų išduoti dokumentų priėmimo valstybiniam saugojimui aktą?
Dokumentų perdavimo saugoti valstybės archyve priėmimo aktas išduodamas tiesiogiai tame valstybės archyve, kuriame buvo deponuoti dokumentai.

Kada reikia pradėti rengti dokumentus perdavimui į valstybės archyvą?
Dokumentų perkėlimo į valstybinę saugyklą procesas nėra greitas ir kartais gali trukti nuo vieno mėnesio iki metų, todėl pageidautina kasmet atlikti archyvinį dokumentų tvarkymą, tačiau jei taip atsitiko, kad niekas nedalyvavo organizacijos archyvą, turėtumėte kreiptis į archyvo įmonę pačioje likvidavimo ar bankroto proceso pradžioje. Be to, nepamirškite išmintingos patarlės - tvarkos dokumentuose, tvarkos reikaluose!

Norime pateikti dokumentus valstybiniam saugojimui, kokius dokumentus turime paruošti jūsų specialistams?
Mūsų specialistai atliks dokumentų vertės tyrimą po kiekvieno lapo, po to parinks dokumentus, kuriuos privaloma perduoti į archyvą valstybiniam saugojimui.

Dokumentų vertės tyrimas

- svarbiausias archyvo elementas. Tuo pačiu metu neįmanoma sunaikinti dokumentų neišnagrinėjus dokumentų vertės. Tuo pat metu rekomenduojama archyvų eksploatavimo taisyklėse, net ir mažose organizacijose, neatlikti vieno darbuotojo dokumentų vertės tyrimo, nes tai gali lemti neigiamas pasekmes: dokumentai gali būti sunaikinti nepasibaigus jų saugojimo terminui. Todėl ekspertizei atlikti turi būti sudaryta ekspertų komisija.
Ką įtraukti į komisiją, patvirtinančią dokumentų sunaikinimą individualus verslininkas kas neturi darbuotojų?

Siekiant išsamiai įvertinti sunaikinti skirtus dokumentus, sudaryti ekspertų komisija pageidautina įtraukti šiuos darbuotojus:
- organizacijos vadovybės atstovas;
- archyvaro;
- organizacijos vyriausiasis buhalteris;
- organizacijos personalo tarnybos atstovas;
- atstovas teisinė tarnyba organizacijos;
- aptarnaujantis darbuotojas dokumentų palaikymas arba organizacijos sekretorius.

Ekspertų komisijos sudėtis tvirtinama įmonės vadovo įsakymu. Organizacija gali sukurti nuolatinę ekspertų komisiją, tačiau ji gali būti kuriama kasmet. Ekspertų komisija (EK) nustato dokumentų saugojimo termino pasibaigimo faktą, surašo aktą dėl dokumentų paskirstymo sunaikinimui ir pagal jį (aktą) rengia sunaikinti dokumentus.

Dokumentų vertės tyrimas yra dokumentų tyrimas, pagrįstas jų vertės kriterijais, siekiant nustatyti dokumentų saugojimo laiką ir jų pasirinkimą nuolat saugoti.

Dokumentų vertės tyrimas atliekamas visais etapais gyvenimo ciklas dokumentas:
- dabartiniame biuro darbe:
- rengiant bylų nomenklatūrą,
- formuojant dokumentus į bylas,
- ruošiant dėžes vėlesniam saugojimui;
- organizacijos archyve:
- rengiant bylas perduoti į centrinius archyvus;
- skiriant sunaikinti dokumentus ir bylas, kurių saugojimo laikas pasibaigęs.

Pagrindinės ekspertų komisijų funkcijos yra šios:
- dokumentų, skirtų nuolatiniam ir laikinam saugojimui, atrinkimas perduoti į archyvus;
- dokumentų pasirinkimas iš laiko rėmus saugojimas tolesniam saugojimui;
- skirti sunaikinti bylas, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigęs;
- apsvarstyti nuolatinio saugojimo laikotarpio atvejų aprašus ir veiksmus dėl atrinktų sunaikinti atvejų;
- veiksmų, susijusių su bylomis, atrinktomis sunaikinti dėl nepataisomos žalos, svarstymas ir veiksmai dėl bylų, kurios turi būti perkeltos į archyvus, neaptikimo;
- dalyvavimas naikinant bylas.

Vadovaujantis įsakymu dėl dokumentų vertės tyrimo nustatytais terminais, organizacijos archyvo tarnybos ir ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojai kartu su EK kasmet atlieka veikloje sukauptų dokumentų vertės tyrimą. organizacijos struktūrinių padalinių ir saugomi organizacijos archyve.
Dokumento fragmentas
Sutraukti
Pagrindinės organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklės (patvirtintos 2002 m. Vasario 6 d. Rosarkhivo kolegijos sprendimu)
2.3.2. Atliekant struktūrinių padalinių dokumentų vertės tyrimą, atrenkami nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejai, skirti perduoti archyvui; atrinkti atvejus su laikino saugojimo laikotarpiais, kurie bus saugomi struktūriniuose padaliniuose; paskirstymas byloms sunaikinti už ankstesnius metus, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigė. Tuo pačiu metu tikrinama organizacijos bylų nomenklatūros kokybė ir išsamumas, failų saugojimo laikotarpių nustatymo teisingumas.

Paprastai organizacijos archyvų darbuotojai iš pradžių atrenka nuolat saugomus dokumentus, kurie aprašomi pagal nustatytas organizacijų archyvų eksploatavimo taisykles. Šiuo atveju sudarytoms atsargoms turi pritarti organizacijos vadovas; jei organizacija yra valstybės archyvo lėšų kūrėja, tai naujai surašytiems inventoriams taip pat turi būti pritarta su valstybės archyvo EPK, kuriam ateityje failai bus perduoti nuolatiniam saugojimui. Ypatingas dėmesys tuo pat metu būtina mokėti ir už personalo dokumentus, nes šie dokumentai yra perkeliami į valstybės saugyklą organizacijos likvidavimo atveju.

Siekiant užtikrinti dokumentinės informacijos išsaugojimą, dokumentai dėl dokumentų skyrimo sunaikinti surašomi tik po to, kai sudaromi ir patvirtinami nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo laikotarpių atvejų sąrašai.

Dokumentai, sugadinti tiek, kad dauguma teksto yra nepasiekiami skaityti ir jų atkurti neįmanoma, taip pat gali būti atrinkti sunaikinti. Tais atvejais, kai įmanoma bent iš dalies atkurti pažeistų dokumentų tekstą, jie saugomi, restauruojami arba kopijuojami.

Ekspertų komisija nustato tikslų dokumentų kiekį, kurį reikia pašalinti, be to, jis pasveria disponuojamus dokumentus (jei organizacija turi tokią galimybę). Paprastai dokumentai (pakuotės, ryšuliai, dokumentų maišai) sveriami tik perdirbimo centre, kuriame yra atitinkama įranga. Pasibaigus darbui, surašomas aktas dėl dokumentų skyrimo sunaikinti. Atkreipkite dėmesį, kad mechaninis archyvinių bylų (dokumentų) apdorojimas ar deginimas turi būti atliktas prieš juos visiškai apdorojant (sudeginant) dalyvaujant komisijos nariams. Norėdami disponuoti dokumentais, galite pritraukti specializuotą organizaciją.

9.1.1. Bendrosios nuostatos

Dokumentų vertės tyrimas yra dokumentų tyrimas, pagrįstas jų vertės kriterijais, siekiant nustatyti dokumentų saugojimo laikotarpius ir jų pasirinkimą nuolat saugoti.

Įvairių dokumentų vertė tiek organizacijoms, tiek visai valstybei yra nevienoda. Dokumentų saugojimo poreikį ir saugojimo laikotarpius pirmiausia lemia juose esančios informacijos svarba.

Todėl vertės tyrimo tikslas yra atrinkti dokumentus nuolatiniam ir laikinam saugojimui bei sunaikinti.

Dokumentams, atrinktiems vėlesniam saugojimui, svarbu nustatyti, kiek laiko gali prireikti juose esančios informacijos. Todėl galiojimo laiko nustatymas yra svarbi užduotis tiriant dokumentų vertę.

Pagal saugojimo laikotarpį dokumentai skirstomi į tris grupes:

dokumentai su nuolatiniu saugojimo laikotarpiu;

dokumentai, kurių saugojimo laikas viršija 10 metų;

dokumentus, kurių saugojimo laikas yra iki 10 metų.

Vertės tyrimas atliekamas organizacijų ir įmonių biuro darbe, organizacijų archyvuose ir valstybės archyvai.

Biuro darbe atliekama vertybių ekspertizė:

rengiant bylų nomenklatūrą;

bylų formavimas;

bylų paruošimas perdavimui į organizacijos archyvą, baigus jų dokumentus.

Bylų nomenklatūros sudarymo etape nustatomi bylų saugojimo laikotarpiai, tai yra, preliminariai įvertinama konkrečioje byloje esančių dokumentų svarba. Formuojant bylas būtina patikrinti dokumentų priskyrimo tam tikriems kompleksams teisingumą pagal jų paskirtį, turinį, saugojimo laiką.

Šiuo metu dokumentų vertė tikrinama remiantis:

galiojančius teisės aktus ir teisės aktai Rusijos Federacija dėl archyvinių reikalų ir valdymo dokumentų palaikymo (2004 m. spalio 22 d. federalinis įstatymas Nr. 125-FZ „Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje“, Rusijos Federacijos archyvinio fondo nuostatai, patvirtinti Rusijos prezidento dekretu 1994 m. Kovo 17 d. Federacija Nr. 552 (su pakeitimais, padarytais 2003 m. Lapkričio 19 d.) Ir kt.);

standartiniai ir žinybiniai dokumentų sąrašai, nurodant jų saugojimo sąlygas, standartinė ir apytikslė bylų nomenklatūra;

normatyvinis metodiniai dokumentai Rusijos federalinė archyvų tarnyba ir Rusijos Federaciją sudarančių subjektų administracinės institucijos archyvinių reikalų srityje ( Valstybinė sistema valdymo dokumentacijos palaikymas (1988 m.), Apytiksliai institucijos, organizacijos, įmonės nuolatinės ekspertų komisijos nuostatai (1995 m.), Pagrindinės organizacijų archyvų veiklos taisyklės (2002 m. ir kt.).

9.1.2. Dokumentų vertės tyrimo principai ir kriterijai

Dokumentų vertės tyrimas atliekamas remiantis istorizmo, visapusiškumo ir sudėtingumo principais.

Istorizmo principas suponuoja kiekvieno dokumento vertinimą kaip tam tikros istorinės epochos produktą, socialinių reiškinių svarstymą jų vystymosi procese, atsižvelgiant į tam tikrus tokios raidos modelius.

Išsamumo principas reikalauja, kad, vertinant vertę, būtų atsižvelgiama į įvairius kiekvieno dokumento aspektus, atsižvelgiama tiek į jo turinį, tiek į išorines ypatybes.

Remiantis sudėtingumo principu, dokumentai vertinami atsižvelgiant į jų vietą bendrame organizacijos dokumentiniame fonde, nes jie yra susiję vienas su kitu, jie gali pakartoti, papildyti ar įsisavinti kitus dokumentus.

Remiantis nagrinėjimo principais, buvo sukurta kriterijų sistema, t.y. moksliškai pagrįsti požymiai, leidžiantys nustatyti dokumentų vertės laipsnį. Sistemą sudaro trys kriterijų grupės: dokumentų kilmė, jų turinys ir išorės ypatybės.

Dokumentų kilmės kriterijai apima: organizacijos vaidmenį ir vietą sistemoje valdžia kontroliuojama ar konkrečią pramonės šaką, jos atliekamų funkcijų reikšmingumą, vertę fizinis asmuo visuomenės gyvenime - dokumentų formavimo laikas ir vieta.

Dokumento išorinių požymių kriterijai apima: dokumento patvirtinimo formą (parašų, datų, rezoliucijų, antspaudų buvimą), turinio įrašymo ir perdavimo formą, dokumento dizaino ypatybes, jo fizinę būklę. Pažvelkime į kai kuriuos iš jų.

Vienas iš pagrindinių dokumentų vertės kriterijų yra juose esančios informacijos vertė. Turinio vertė tiesiogiai priklauso nuo dokumente atspindėto įvykio, reiškinio, fakto reikšmingumo, taip pat nuo jų aprėpties išsamumo, naujovės ir informacijos unikalumo.

Tiriant dokumentų vertę labai svarbu atsižvelgti į tokį kriterijų, kaip dokumento informacijos kartojimas kituose dokumentuose, nes institucijų ir organizacijų veikloje nemažai dokumentų pasikartojančių dokumentų (originalo kopijos) arba dokumentų susidaro, kai informacija vienaip ar kitaip kartojasi ... Dvigubi dokumentai dažniausiai skiriami sunaikinti jau formuojant bylas. Tačiau labai svarbu teisingai įvertinti dokumentus, kurių duomenys kartojasi įvairiomis formomis ir apimtimis.

Svarbus vaidmuo atrenkant dokumentus saugojimui ar sunaikinimui tenka nustatant dokumentų patvirtinimo formą. Kalbama apie teisinę dokumentų galią. Viskas oficialūs dokumentai, priimtas saugoti organizacijos archyve, turi būti teisingai įvykdytas ir turėti atitinkamą sertifikato sudėtį. Tiek dokumentų originalai, tiek jų kopijos turi turėti teisinę galią. Tiriant vertę, pirmenybė teikiama dokumentų originalams, o jų nesant - patvirtintoms kopijoms. Vertinant dokumentus, reikia būti labai atsargiems dėl raštvedybos pastabų, įskaitant tas, kurios yra ant dokumentų kopijų, nes jos dažnai papildo turinį. Vados gali būti įdomios ir dėl jų autorystės.

Dokumentų išorinių požymių kriterijai apima jų fizinę būklę. Biuro darbe šis kriterijus taikomas atskirais atvejais. Pavyzdžiui, kai dokumento originalo kopija yra prastai išsaugota, kopija perkeliama į saugyklą. Prie originalo galima pridėti kopiją. Pažeidus, vertingiausių dokumentų kopijos gali būti atkurtos.

Kaip jau minėta, tikrinant dokumentų vertę, dokumentų sąrašai su saugojimo terminais leidžia nustatyti saugojimo laikotarpius arba galimybę sunaikinti daugelį valdymo dokumentai... Tačiau norint nustatyti saugojimo poreikį ir trukmę, reikia atlikti daugybę dokumentų.

9.1.3. Dokumentų vertės tyrimo organizavimas

Norint organizuoti ir vykdyti dokumentų vertės tyrimo, dokumentų atrankos ir pasirengimo perduoti nuolatiniam saugojimui darbus, sukuriama nuolatinė ekspertų komisija (EK).

Ministerijose ir departamentuose, kitose didelėse organizacijose, turinčiose pavaldų tinklą, be ekspertų komisijų, sukuriamos centrinės ekspertų komisijos (VRK). Šiuo atveju ekspertų komisijos dirba struktūriniuose padaliniuose ir pavaldžiose organizacijose, o centrinė ekspertų komisija kontroliuoja jų veiklą. Viena iš VRK funkcijų - teikti metodinę pagalbą egzaminui.

VRK ir EK nuolat palaiko ryšius su atitinkamos archyvinės institucijos ekspertų peržiūros komisija (EPC). EPC yra lemiama institucija sprendžiant dokumentų vertės klausimus, jie kontroliuoja vertingų dokumentų saugumą, todėl daugelis jų sprendimų, kuriuos priima EK, turi būti su jais suderinti. Pavyzdžiui, jei sąraše bylų saugojimo laikotarpiai pažymėti „EPK“ ženklu, galutinį sprendimą dėl terminų trukmės ir bylų priėmimo nuolatiniam valstybiniam saugojimui priima archyvo EPK. Nevalstybinių nuosavybės formų organizacijos savarankiškai priima sprendimus daugeliu dokumentų vertinimo klausimų. Tačiau, remiantis federaliniu įstatymu „Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje“, jie privalo susitarti su archyvo institucijomis dėl sprendimų, susijusių su dokumentų naikinimu.

„Rosarkhiv“ parengė apytikslius ekspertų ir centrinių ekspertų komisijų reglamentus. Šie dokumentai yra pagrindas rengiant nuostatas dėl konkrečių organizacijų ir įmonių ekspertų komisijų. Konkretų reglamentą dėl ekspertų komisijos tvirtina organizacijos vadovas.

EK tikslas yra:

organizuojant ir atliekant dokumentų vertės tyrimą biuro darbo etape, rengiant bylų nomenklatūrą ir formuojant bylas;

dokumentų vertės tyrimo organizavimas ir vykdymas rengiantis juos perkelti į organizacijos archyvą;

dokumentų atrinkimo ir paruošimo nuolatiniam saugojimui į valstybės ar savivaldybių archyvus organizavimas ir vykdymas.

Organizacijų ekspertinių tarnybų funkcijas nustato Pagrindinės organizacijų archyvų veiklos taisyklės. Jie įtraukia:

kasmetinio failų, skirtų saugoti ir sunaikinti, atrankos organizavimas;

svarstymas ir sprendimų dėl patvirtinimo (patvirtinimo) priėmimas:

organizacijos reikalų nomenklatūrų projektai (konsoliduoti ir pagal struktūrinius skyrius);

nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų, įskaitant personalą, aprašai, kurie turi būti perduoti organizacijos archyvui;

bylų, kurias galima perduoti valstybinei saugyklai pagal su Valstybinės archyvo tarnybos institucija sudarytą sutartį, inventorių. Tada šie inventoriai turėtų būti siunčiami patvirtinti EPQ atitinkamai archyvo institucijai;

veiksmai dėl bylų, kurios nėra toliau saugomos, skyrimo sunaikinti;

pasiūlymų dėl saugojimo laikotarpių keitimo rengimas pasirinktos kategorijos dokumentus, sudarytus pagal sąrašus, ir dėl sąrašuose nenumatytų dokumentų saugojimo laikotarpių nustatymo;

dalyvavimas rengiant ir svarstant darbo norminių ir metodinių dokumentų projektus su dokumentais organizacijoje.

Be to, EK kartu su biurų valdymo tarnyba ir archyvo vadovu kontroliuoja bylų formavimąsi biure ir dokumentų, skirtų perkelti į organizacijos archyvą, rengimo kokybę; teikti metodinę ir praktinę pagalbą organizacijos darbuotojams, nagrinėjant dokumentų vertę, rengiant bylų nomenklatūras, inventorių, aktus ir kt.

Ekspertų komisija sukuriama organizacijos vadovo įsakymu. Paprastai į jį įeina bent trys labiausiai kvalifikuoti darbuotojai, turintys didelę darbo patirtį, gerai žinantys šios organizacijos struktūrą, veiklą, darbą biure ir dokumentacijos sudėtį. Į komisiją įeina archyvo vadovas arba už archyvą atsakingas pareigūnas. EK pirmininkas turėtų būti vienas iš organizacijos vadovų, prižiūrintis biuro darbo ir archyvų klausimus.

EK sprendimai priimami bendrai balsų dauguma posėdžiuose, kurie vyksta pagal patvirtintą EK darbo planą ir prireikus.

EK posėdžiai protokoluojami. Posėdžių protokolus pasirašo komisijos pirmininkas ir sekretorius. Komisijos sprendimai įsigalioja tik juos patvirtinus organizacijos vadovui.

Jei EB protokole yra sprendimų dėl standartinių ir pavyzdinių bylų nomenklatūrų projektų patvirtinimo ir dėl dokumentų, nustatytų pagal standartinius ir žinybinius sąrašus arba standartines ir pavyzdines bylų nomenklatūras, saugojimo laikotarpių pakeitimo, jie pirmiausia turėtų būti pateikti EPK atitinkamos archyvinės institucijos ir tik po to juos turėtų patvirtinti organizacijos vadovas. ...

9.1.4. Egzamino rezultatų atlikimo ir įforminimo tvarka

dokumentų vertės

Dokumentų vertės patikrinimas atliekamas kasmet. Jį vykdo darbuotojai ikimokyklinio ugdymo paslaugos kartu su EK vadovaujant organizacijos archyvo darbuotojų metodiniams nurodymams.

Egzamino metu atliekama:

nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų atrinkimas perduoti archyvui;

struktūrinių padalinių laikinai saugomų bylų pasirinkimas;

paskirstymas byloms sunaikinti už ankstesnius metus, kurių saugojimo laikotarpis baigėsi.

Tuo pačiu metu tikrinama bylų nomenklatūros kokybė, dokumentų saugojimo laikotarpių nustatymo teisingumas.

Taigi, įvertinus vertę, išskiriamos keturios dokumentų grupės, turinčios skirtingą saugojimo laikotarpį:

dokumentai, kurie nuolat saugomi valstybės archyvuose;

dokumentai, kurie laikinai saugomi (daugiau nei 10 metų) organizacijos archyve;

dokumentai, kurie laikinai saugomi (iki 10 metų) struktūriniuose padaliniuose;

dokumentus, kurie gali būti sunaikinti dėl pasibaigusio saugojimo laikotarpio.

Renkantis įvardytas bylų kategorijas, analizuojamas faktinis bylos dokumentų turinys. Dokumentų vertės ir jų saugojimo terminų neleidžiama nustatyti tik pagal nomenklatūrą įtrauktų bylų antraštes.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpio dokumentams. Jų pasirinkimas atliekamas peržiūrint dokumentus po puslapio. Tai vienintelis būdas nustatyti klaidas, padarytas formuojant bylas, ir atskirti dokumentus, kuriems nustatytas nuolatinis saugojimas, nuo laikino saugojimo dokumentų.

Dėžės su ženklu „EPK“ taip pat peržiūrimos per lakštus. Tai leidžia nustatyti dokumentus, kurie yra nuolat saugomi. Bylos, kuriose yra tokių dokumentų, turi būti pertvarkytos: dokumentai, turintys nuolatinį ir laikiną saugojimo laikotarpį, suformuojami į atskiras bylas arba pridedami prie jau suformuotų bylų su vienalyčiais dokumentais. Laikino saugojimo dokumentų terminai nurodomi pagal dokumentų sąrašus arba pagal organizacijos reikalų nomenklatūrą. Galutinį sprendimą dėl „EPK“ pažymėtų bylų saugojimo laiko priima archyvinės institucijos ekspertų peržiūros komisija.

Remiantis dokumentų vertės tyrimo rezultatais, sudaromi keli dokumentai:

nuolatinio saugojimo atvejų aprašas;

laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų aprašas;

personalo bylų sąrašas;

aktas dėl bylų, kurios nėra saugomos, skyrimo sunaikinti.

Remiantis inventoriumi, atitinkamos bylos perduodamos organizacijos archyvui. Laikinų (iki 10 metų) dokumentų negalima perkelti į archyvą. Jie saugomi arba organizacijos dokumentų aptarnavimo tarnyboje, arba struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo laikotarpiui, sunaikinami nustatyta tvarka.

Atsargos peržiūrimos EK posėdyje ir tvirtinamos organizacijos vadovo. Nuolatinio saugojimo atvejų aprašus tvirtina archyvinės institucijos EPK, personalo bylų aprašai yra suderinami su juo.

Kartu su bylų sąrašais EK posėdyje svarstomi sunaikinimo aktai dėl bylų pasibaigimo pasibaigus laikymo terminui. Organizacija turi teisę sunaikinti į aktą įtrauktas bylas tik po to, kai EPK patvirtina nuolatinio saugojimo laikotarpio bylų aprašą. Į aktą įtrauktos bylos, kurių saugojimo laikotarpis baigėsi tų metų, kuriais aktas surašytas, sausio 1 d. Aktas surašytas visos organizacijos reikalams. Jei jis apima kelių struktūrinių padalinių bylas, tada jo pavadinimas nurodomas prieš kiekvieno skyriaus bylų antraščių grupę. Panašios bylos įrašomos į aktą su viena bendra antrašte, nurodančia bylų skaičių. Aktas dėl skyrimo byloms naikinti surašytas pagal vieninga forma... Jis prenumeruoja pareigūnas, kuris atliko dokumentų vertės tyrimą, o patvirtinus archyvinės institucijos EPK, nuolatinio saugojimo atvejų aprašą tvirtina organizacijos vadovas. Akte dėl dokumentų paskirstymo sunaikinti yra pažymėta, kad dokumentai pateikiami tvarkyti atitinkamai organizacijai, užsiimančiai disponavimu dokumentais. Dokumentai pateikiami važtaraščiuose, kurie kartu su aktais ir inventoriumi surašomi į bylą ir saugomi organizacijos archyve. Visi šie dokumentai turi nuolatinį saugojimo laikotarpį.

Dokumento vertė priklauso nuo jo informacinių savybių, kurios lemia jo ekonominę, organizacinę ar kitokią reikšmę atspindėtų faktų požiūriu ir operatyvaus valdymo galimybę. Vertės prioritetai yra pagrindas atrenkant dokumentus, skirtus perkelti į saugyklą per skirtingus laikotarpius.

Įmonės atlikta dokumentų vertės tyrimo procedūra leidžia įvertinti, ar reikia išsaugoti tam tikrą informaciją įmonei, ar įrodyti jos sunaikinimo galimybę.

Užduotys, išspręstos tikrinant informacijos vertę

Įmonės dokumentų vertinimo procedūra, kurią sudaro jos saugojimo laiko nustatymas, atsižvelgiant į organizacijoje priimtas teisės normas ir sąlygas, išsprendžia šias užduotis:

informacijos atranka, kurios reikšmė lemia jų nuolatinę saugą vėliau perduodant į nacionalines saugyklas;
objektų parinkimas išsaugoti per nurodytą laikotarpį;
mėginių, neturinčių faktinės vertės, identifikavimą bendrovei, kad jie būtų sunaikinti kitą kartą;
apibrėžti naujus arba pakeisti esamus teksto duomenų saugos terminus.

Dokumentų vertinimo tyrimas atliekamas:

departamento archyve;
valstybės archyvuose kaip savarankiškas darbas (tikslinis tyrimas) arba tvarkant fondų atsargas;
įstaigų biuro darbe.

Pastarojoje versijoje informacija vertinama, kai:

darbas rengiant dokumentacijos nomenklatūras, apibrėžiant bylos vertę pagal gaunamus dokumentus ir svarbą gamybos veiklai;
įmonės gautų duomenų registravimas kartu su formos rodyklės taikymu, nustatančiu tolesnį jos priskyrimą tam tikrai dokumentacijai ir saugojimo laiką;
duomenų perkėlimas į dokumentų rinkinį (darbuotojas, studijavęs dokumente nurodytą temą, dokumentą klasifikuoja tiksliau nei darbuotojas, atliekantis gaunamos informacijos registravimo funkcijas);
patikrinti dokumentų teisingumo į atskirus dokumentų rinkinius teisingumą, kuris atliekamas atskirai kiekvienam dokumentacijos lapui, kad būtų išvengta galimų klaidų;
dokumentų ruošimas saugojimui (pasibaigus dokumentų tvarkymo procedūrai), kurį atlieka darbuotojai skirtingi skyriai ir prižiūrimas bendrovės ekspertų komitetas (EK).

Procedūros teisinis pagrindas

Tikrinant dokumentų vertę atsižvelgiama į šias nuostatas:

Rusijos Federacijos įstatymų normos ir teisės aktai, susiję su valdymo proceso dokumentine parama (Federalinis įstatymas Nr. 125 (2004 10 22) dėl archyvinių reikalų, Rusijos Federacijos archyvinio fondo taisyklės (1994));
reguliavimo įsakymai ir regioninių valdymo struktūrų aktai, susiję su archyvais (pagrindinės organizacijų archyvų veiklos taisyklės (2002 m.), nuostata (apytikslė) dėl įmonės EB (1995 m.));
standartinius ir sektorinius dokumentų sąrašus, nurodant jų saugojimo laiką, bylų nomenklatūrų rūšis.

Įmonės veikloje naudojamų dokumentų svarbos ir reikšmės lygio įvertinimas skiriasi priklausomai nuo daugelio aplinkybių. Kai kurie pavyzdžiai išsiskiria vienkartiniu poreikiu išspręsti vieną problemą, po to jie praranda savo reikšmę. Įvairios rūšies informacija nepraranda savo aktualumo ilgą laiką, todėl tokio tipo dokumentai turi būti išsaugoti visą laikotarpį.

Dėmesio! Praradus neskelbtiną informaciją, įmonėms gali būti taikomos baudos arba baudžiamoji nuobauda(vadovų atžvilgiu arba atsakingi asmenys bendrovė). Todėl atsakingas ir kompetentingas požiūris į dokumentų vertinimo procedūrą padės išvengti situacijų, kai bus sunaikinti ypač svarbūs duomenys.

Dokumento vertės įvertinimo tvarka

Nepriklausomai nuo įmonės atliekamų funkcijų ar nuosavybės formos, vertinimo procedūrą atlieka speciali ekspertų komisija, kurią sudaro:

įmonės vadovybės atstovas;
organizacijos personalo struktūros ir biuro darbo darbuotojai;
archyvo darbuotojai;
pramonės specialistai (ne mažiau kaip 3 nariai);
įmonės vyriausiasis buhalteris;
teisės skyriaus atstovas.

Komisijos sudėtis, nuostata dėl komisijos, nustatanti jos teises, funkcijas ir darbo tvarką, tvirtinama įmonės vadovybės įsakymu. Sukurta struktūra gali veikti nuolatiniam pagrindui arba bus kuriami kasmet, taip pat keičiant narystę.

Vertinimo komisija, be kita ko, nagrinėja šiuos klausimus:

dokumentų tvarkymas biuro darbe, dokumentų rinkiniai, skirti perkelti į vidinį saugojimą arba į valstybės archyvą;
dokumentų sąrašo tyrimas (ilgalaikis, nuolatinis saugojimas);
duomenų, neskirtų tolesniam naudojimui, paruošimas ir perdavimas sunaikinti;
visam laikui išsaugotų egzempliorių žala, kurios negalima ištaisyti;
pirminis informacijos ir informacijos tekstinio išsaugojimo terminų pirminis nustatymas arba taisymas;
teikiant metodinę pagalbą formuojant įmonės darbuotojų dokumentų rinkinių, sąrašų, inventoriaus, aktų nomenklatūras;
struktūrinių padalinių dokumentacijos nomenklatūros projektų koordinavimas.

Tavo žiniai! Komisijos posėdžiai įrašomi į protokolą, kurį tvirtina EK pirmininkas ir posėdžio sekretorius. Protokole ir patikrinimo metu sudarytuose sąrašuose atsispindintys sprendimai įgyjami teisinė jėga gavus įmonės vadovybės pritarimą. Slaptų ir viešai prieinamų bylų atveju surašomi atskiri aktai.

Tekstinę informaciją naikina pagal surinktus aktus įmonė savarankiškai (dalyvaujant EB nariams) arba pasinaudodama specializuotos struktūros, skirtos disponuoti dokumentais, paslaugomis.

Dokumentų atranka jų vertės nustatymo procedūros metu

Valdymo dokumentai yra suskirstyti į šias grupes:

Susijusi veikla juridinis asmuo, taip pat jos filialai ir kitos struktūros (administracinė ir organizacinė dokumentacija, daugiausia su nuolatiniu saugojimo laikotarpiu).
Pagalbinio vaidmens, kurio reikia vykdant operatyvinę veiklą arba referenciniais tikslais, atlikimas (apskaitos ar veiklos tipo duomenys teksto versijoje, užtikrinant jų prieinamumą nuo kelių dienų, mėnesių, kelerių metų).
Informacija apie įmonės personalą, kuri turi būti prieinama ilgą laiką. Užsakymai įmonės darbuotojams (dėl įdarbinimo, atleidimo, perkėlimo į įmonę) negali būti sunaikinti visam laikui ar kelis dešimtmečius, darbo sutartys, asmeninius failus, korteles ir asmenines paskyras.

Renkantis objektus, skirtus talpinti (archyve) ar sunaikinti, labai svarbi jų autentiškumo problema. Paskelbimui perduodama tekstinė informacija turi būti tinkamai suformatuota ir turi teisėtą teisinę galią. Ypatingais atvejais (pavyzdžiui, praradus ar prastos kokybės originalą) tekstų kopijos su reikiamu sertifikavimu ir patvirtinimu perduodamos archyvui.

Atrankos procesas prasideda nustatant dokumentus, kurie yra klasifikuojami kaip kopijos nuolatiniam saugojimui. Pagal juos rengiami sąrašai (inventoriai), kuriuos turi patvirtinti organizacijos vadovybė. Didesnis dėmesys skiriamas įmonės darbuotojų duomenims, nes kai kuriais atvejais (pavyzdžiui, likviduojant įmonę) ši informacija perduodama į valstybės archyvą.

Parengus ir patvirtinus ilgalaikio ar nuolatinio išsaugojimo objektų sąrašą, sudaromi dokumentų, kuriuos reikia sunaikinti, sąrašai.

Tavo žiniai! Remiantis EK darbo rezultatais, pažeisti mėginiai gali būti sunaikinti, o tai reiškia, kad didelė teksto dalis negali būti perskaityta ir negali būti atkurta. Jei įmanoma iš dalies atkurti informaciją, tekstas perkeliamas į saugyklą atkurta versija arba pridedama kopija.

Paskutinis darbo su dokumentais etapas biure yra bylų apdorojimas tolesniam jų saugojimui ir naudojimui. Bylų saugojimui tvarkymas apima mokslinės ir praktinės dokumentų vertės tyrimą, bylų registravimą, inventorizacijos sudarymą nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpių atvejais.

Vertybės ekspertizėdokumentus yra dokumentų atranka saugoti valstybėje arba nustatyti jų saugojimo sąlygas pagal priimtus kriterijus.

Apibendrintai, dokumentų vertinimo užduotys yra šios:

Politinės, ekonominės, mokslinės, kultūrinės reikšmės dokumentų parinkimas, kad jie vėliau būtų perduoti nuolatiniam saugojimui į Rusijos Federacijos valstybinius archyvus;

Atranka laikinai saugoti dokumentus, kurie nėra mokslinės ir istorinės vertės, tačiau išlaiko praktinę vertę;

Dokumentai, neturintys mokslinės vertės ir praradę praktinę vertę, skirti sunaikinti;

Dokumentų saugojimo sąlygų nustatymas ar keitimas. Dokumentai vertinami remiantis istorizmo principais,

nuoseklumas, vientisumas. Dokumentų vertinimo kriterijai yra jų kilmė, turinys ir išorės ypatybės.

Ekspertų komisijos. Vertė biuro darbe tikrinama rengiant bylų nomenklatūrą, formuojant bylas ir tikrinant dokumentų priskyrimo byloms teisingumą, taip pat rengiant bylas vėlesniam saugojimui ir skiriant bylas sunaikinimui.

Organizuoti ir atlikti dokumentų vertės tyrimą, jų atrinkimą saugoti ir sunaikinti įstaigoje sukuriama nuolatinė ekspertų komisija (EK). Ministerijose ir departamentuose, centrinėse viešųjų organizacijų įstaigose, skirtose atrinkti ir perduoti dokumentus valstybiniam saugojimui, taip pat stebėti ir teikti metodinę pagalbą pavaldžioms organizacijoms, sukuriamos centrinės ekspertų komisijos (VRK).

VRK ir EK yra patariamieji organai. Jie nuolat palaiko ryšius su atitinkamos archyvinės institucijos ekspertų peržiūros komisijomis (EPC), iš kurių gauna organizacinio ir metodinio pobūdžio nurodymus.

Vertės vertinimo atlikimas. Kiekvienais metais organizacijų biuro darbe jie atrenka dokumentus nuolatiniam ir laikinam saugojimui, taip pat naikinimui. Šią atranką atlieka struktūrinių padalinių darbuotojai, dalyvaujant departamento, archyvo darbuotojams. Tai apima faktinio bylos dokumentų turinio analizę. Ne tik remiantis bylų antraštėmis, bet ir peržiūrėjus dokumentus puslapiuose, nustatoma jų mokslinė ir praktinė vertė bei atitinkami saugojimo laikotarpiai.

Dėl ekspertų komisijos darbo susidaro keturios dokumentų grupės su skirtingu saugojimo laikotarpiu:

1) nuolatinis saugojimas valstybės archyvuose;

2) laikinas saugojimas departamento archyve (daugiau nei 10 metų);

3) laikinas saugojimas (iki 10 metų);

4) gali būti sunaikinti dėl pasibaigusio saugojimo laikotarpio.

Nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo bylos perkeliamos į departamento archyvą. Jų perkėlimas vyksta tik pagal inventorių. Laikino (iki 10 metų) saugojimo atvejai nepristatomi departamento archyvas... Juos centralizuotai saugo dokumentų palaikymo tarnyba arba struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo laikotarpiui, jie gali būti sunaikinti.

Patvirtinus nuolatinio saugojimo bylų inventorių, archyvinė institucija įgalioja instituciją sunaikinti dokumentus, kuriems nustatytas laikinas saugojimo laikotarpis. Dokumentų sunaikinimas įforminamas aktais. Dokumentų ir bylų skyrimo sunaikinti aktą pasirašo EK pirmininkas ir nariai, patvirtina institucijos vadovas.

Dokumento vertės tyrimas yra išsamus konkrečios institucijos darbo sudėties ir turinio tyrimas. Išvadas apie vertybinių popierių svarbą daro speciali komisija, remdamasi anksčiau priimtais kriterijais. Tokios ekspertizės tikslas - nustatyti dokumentų turinio laiką ir atrinkti konkrečias kopijas tolesniam archyviniam saugojimui.

Dokumentų vertės tyrimas atliekami remiantis Rusijos Federacijos įstatymais ir teisės aktais, standartiniais ir departamentų dokumentų sąrašais, nustatančiais Federalinės archyvo agentūros ir valdymo organų standartinių ir apytikslių bylų nomenklatūrų bei norminių ir metodinių dokumentų saugojimo laikotarpius archyviniai reikalai Rusijos Federacijos subjektai.

Dokumentų vertė nustatoma biuro darbe ir archyvuose. Pirmuoju atveju tai daroma rengiant bylų nomenklatūras ir ruošiant dokumentus archyvui, o antruoju - etape iki bylos perdavimo nuolatiniam saugojimui.

Pagrindiniai kompleksinės vertės nustatymo operacijos etapai

Bylų nomenklatūros sudarymas.Šis etapas yra dabartinių dokumentų dalis. Įgyvendinant ją, preliminarios datos saugoti dokumentus archyve pagal jų vertę.
Tiesiogiai dokumentų vertės tyrimas... Jis atliekamas, kai dėklai yra nenaudojami ir ruošiami pristatymui į archyvą. Paprastai šis etapas atliekamas pabaigoje kalendoriniai metai, bet ne vėliau kaip per 3 metus nuo išleidimo oficialūs dokumentai nuo darbo biure.
Bylų vertės išaiškinimas.Šis tyrimo etapas atliekamas tiesiogiai tuo metu, kai dokumentai perkeliami į organizacijos archyvą. Šios operacijos tikslas - įsitikinti, kad atliekant ankstesnius veiksmus nebuvo padaryta klaidų nustatant konkrečios bylos svarbą.

Dokumentų vertės nustatymą prieš pateikiant dokumentus archyvui turėtų atlikti kvalifikuoti specialistai pagal šiuos kriterijus: medžiagos kilmę, turinį ir išorines savybes. Be to, yra bendrieji vertinimo principai. Tai apima bylos reikšmę, organizacijos ir kuriai ji priklauso, sukūrimo laiką ir vietą. Visi principai ir kriterijai atlieka lemiamą vaidmenį tiriant bet kokio pobūdžio dokumentus.

Dokumentų rūšiavimas kaip egzamino rezultatas

Kol nėra atliktas patikrinimas, draudžiama naikinti įstaigos dokumentus. Rezultatas bus rūšiavimas: dalis popieriaus bus sunaikinta kaip nereikalinga, kita darbui reikalinga dalis liks biure, o trečioji bus perkelta į saugyklą.

Tiriant dokumentų vertę, reikia vadovautis sąrašu, kuriame nurodomi tam tikrų Rusijos Federacijos teritorijoje priimtų vertybinių popierių saugojimo laikotarpiai. Be to, jie turėtų būti veiksmų vadovas. federaliniai įstatymai kitas reglamentas, tarp kurių svarbią vietą užima Federalinės archyvų agentūros CEPK sprendimai.

Minėtais dokumentais nustatytas saugojimo laikotarpis yra privalomas visoms valstybinėms ir nevalstybinėms organizacijoms ir institucijoms, nepriklausomai nuo jų nuosavybės formos.

Ekspertų komisijos sudėtis

Ekspertų komisijoje turėtų būti aukštos kvalifikacijos pagrindinių įstaigos struktūrinių padalinių darbuotojai. Patyrę darbuotojai, žinantys dokumentų turinį ir sudėtį, taip pat juose esančios informacijos prasmę ir vertę, tampa komisijos nariais. Be abejo, komisijoje yra asmuo, atsakingas už tam tikros organizacijos archyvą.

Komisijos pirmininką dažniausiai skiria organizacijos vadovo pavaduotojas, kuris prižiūri archyvų ir darbo biure klausimus.

Komisijos darbo rezultatas - apibendrinti atvejų, kuriuos nuolat, laikinai (daugiau nei 10 metų) saugoma, sąrašai, atsižvelgiant į personalą. Be to, būtina surašyti aktus dėl dokumentų, kurie nėra saugomi, sunaikinimo.

Komisijos veikla yra gana sunkus ir atsakingas darbas, dažnai atliekant dokumentų vertės tyrimą supainiojama vadovų ir kyla sunkumų. Tačiau dėl jo poreikio abejonių nekyla: nustačiusi dokumentų vertę, įmonė galės atsikratyti nereikalingų popierių, supaprastinti reikalingus dokumentus ir dirbti produktyviau.