Siųsti savo gerą darbą žinių bazėje yra paprasta. Naudokite žemiau esančią formą

Studentai, magistrantai, jaunieji mokslininkai, kurie naudoja žinių bazę savo studijose ir darbe, bus jums labai dėkingi.

Publikuotas http://www.allbest.ru/

Švietimo komitetas Sankt Peterburge

Valstybinė švietimo įstaiga SPO

Sankt Peterburgo vadybos ir ekonomikos kolegija „Aleksandrovskio licėjus“

Valdymo dokumentacija

Pamoka

Serova L.I.,

Markovskaja L. N.

Sankt Peterburgas 2010 m

Aiškinamasis raštas

Įvadas

1 skyrius. Trumpa darbo biure raidos istorija

1.1 Užsakykite biuro darbą XV - XVII a

1.2 Kolegialus apskaitos tvarkymas

1.3 Ministro kanceliarijos darbas XIX - XX amžiaus pradžioje.

1.4 Darbas biure po 1917 m

2 skyrius. Dokumentacija

2.1 Dokumentų sąvoka, dokumentacijos metodai, laikmenos ir dokumentų funkcijos

2.2 Dokumento ženklai ir struktūra

2.3 Dokumentų klasifikacija

2.4 Dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas

2.5 Ikimokyklinio ugdymo įstaigos norminė ir metodinė bazė

2.6 Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema (USORD). Formos pavyzdys

2.7 Organizacinė ir administracinė dokumentacija

2.8 Dokumentų detalių sąrašas. Formos pavyzdys

2.9 Rekvizitų registravimo taisyklės

2.10 Oficialių dokumentų registravimas

3 skyrius. Darbo su dokumentais organizavimas

3.1 Valdymo dokumentacijos aptarnavimas. Dokumentų srauto organizavimo reikalavimai

3.2 Dokumentų priėmimo ir registravimo organizavimas

3.3 Dokumentų svarstymo organizavimas

3.4 Dokumentų registravimas

3.5 Pamatinis darbas

3.6 Dokumentų vykdymo kontrolė

3.7 Dokumentų operatyvinio saugojimo organizavimas

3.8 Reikalavimai bylų formavimui biuro darbe

3.9 Dokumentų vertės tyrimas

3.10 Failų paruošimas archyviniam saugojimui

3.11 Biuro darbo procesų automatizavimas

Bibliografija

Programos

Aiškinamasis raštas

Pamoka apima biuro darbo kūrimą, dokumentaciją ir darbo su dokumentais organizavimą remiantis šiuolaikiniais teisės aktais ir taisyklėmis.

Skyriuje „Biuro darbo raidos istorija“ išdėstyti pagrindiniai buitinio darbo biure raidos etapai.

Skyriuje „Dokumentacija“ išsamiai aptariamos oficialių dokumentų detalių įforminimo pagal dabartinį standartą taisyklės, išdėstyti pagrindiniai oficialių dokumentų dizaino reikalavimai.

Skyriuje „Darbo su dokumentais organizavimas“ pateikiami biuro darbo organizavimo, organizacijos darbo eigos organizavimo, registravimo technologijos, apskaitos ir dokumentų saugojimo klausimai.

Kontroliniai klausimai pateikiami kiekvienos skyriaus temos pabaigoje.

Šis vadovėlis skirtas vidurinio profesinio išsilavinimo studentams, jis gali būti naudojamas studijuojant discipliną „Vadybos dokumentacijos palaikymas“ kaip bendrasis specialistas.

Vadovėlio prieduose pateikiami pagrindiniai norminiai dokumentai, būtini disciplinos „Vadovavimas dokumentacijai palaikyti“ studijoms, ir formos-pavyzdiniai dokumentai.

Įvadas

Darbas biure - žmogaus veiklos šaka kuriant ir vykdant dokumentus, organizuojant jų judėjimą, apskaitą ir saugojimą. Iš pradžių šis terminas atsirado žodinėje kalboje (greičiausiai XVII a.) Ir reiškė bylos sprendimo (gamybos) procesą, „verslo kūrimą“ - problemos sprendimą. Priimant sprendimą, reikėjo konsoliduoti rezultatą, pavyzdžiui, pasiektą susitarimą. Tam dokumentai buvo kuriami nuo seniausių laikų, kadangi pasakytas žodis yra trumpalaikis, jį galima pamiršti, perdavimo metu jis gali būti iškreiptas arba ne toks aiškus. Jau XVI a. žodis aktas naudojamas kaip dokumentų rinkinys, susijęs su bet kokiu atveju, problema. Pirmą kartą šioje koncepcijoje žodis „verslas“ dokumentuose užfiksuotas 1584 m. Šiuolaikinis biuro darbas apima:

· Užtikrinti savalaikį ir teisingą dokumentų sukūrimą;

· Darbo su dokumentais organizavimas (gavimas, perdavimas, tvarkymas, apskaita, registravimas, kontrolė, saugojimas, sisteminimas, dokumentų paruošimas paduoti, sunaikinimas).

Pastarąjį dešimtmetį lygiagrečiai su terminu „darbas biure“ šis terminas valdymo dokumentacija (DOE). Jos išvaizda yra susijusi su įvedimu į valdymą kompiuterines sistemas ir jų organizacinė, programinė įranga ir informacija padeda apytiksliai suderinti kompiuterių programose ir literatūroje naudojamą terminiją. Šiuo metu sąvokos „darbas biure“ ir „valdymo dokumentacija“ yra sinonimai ir vartojami tai pačiai veiklai apibūdinti.

Dokumentacija - tai yra dokumento kūrimo ir formatavimo procesas. Valstybinis standartas GOST 51141-98 „Darbas biure ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai „apibrėžia dokumentaciją kaip„ informacijos įrašymą įvairiose laikmenose pagal nustatytas taisykles.

Darbo su dokumentais organizavimas - taip siekiama užtikrinti dokumentų judėjimą administracijoje, jų naudojimą informaciniais tikslais ir saugojimą. Terminą valstybės standartas apibrėžia kaip darbo eigos organizavimą, dokumentų saugojimą ir naudojimą dabartinėje įstaigos veikloje.

Dokumentų srautas - tai yra dokumentų judėjimas organizacijoje nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki dokumentų vykdymo ar siuntimo pabaigos. Darbo su dokumentais technologija apima:

· Dokumentų priėmimas ir pirminis tvarkymas;

· Išankstinis dokumentų svarstymas ir platinimas;

· Dokumentų registravimas;

· Dokumentų vykdymo kontrolė;

· Informacinis ir informacinis darbas;

· Dokumentų vykdymas;

· Dokumentų siuntimas;

· Susisteminimas, bylų formavimas ir dabartinis dokumentų saugojimas.

Dokumentas - tai informacija, įrašyta į medžiagos nešiklį su informacija, leidžiančia ją identifikuoti.

Išsami dokumento informacija - privalomas oficialaus dokumento registravimo elementas.

Dokumentų sistema yra dokumentų rinkinys, sujungtas pagal kilmės ypatybes, rūšies paskirtį, veiklos sritį, vienodus jų registravimo reikalavimus.

Vieninga dokumentacijos sistema (USD) - dokumentų sistema, sukurta pagal vienodas taisykles ir reikalavimus, kurioje yra informacija, reikalinga valdymui tam tikroje veiklos srityje.

biuro darbo rekvizitai dokumentų srautas

1 skyrius. Trumpa biuro darbo raidos istorija

1.1 Įsakymo nagrinėjimas XV- XVII amžius

Valstybinio kanceliarijos darbo sistema pradėjo formuotis formuojant Rusijos centralizuotą valstybę, nuo XV amžiaus vidurio. Įsakymų kilmė siejama su didžiojo kunigaikščio asmeninių pavedimų (įsakymų) praktika artimiausiam jo ratui - kunigaikščiams ir bojarams išspręsti tam tikras problemas. valdžia kontroliuojama... Jų veiklą suvienijo aukščiausia valdžios institucija - Bojaro Dūma. Maskvos didiesiems kunigaikščiams pavyko sukurti stiprią centralizuotą valdymo sistemą, kurioje visas svarbiausias administracinio valdymo funkcijas atliko Bojaro Dūma ir įsakymai. Todėl valstybinio kanceliarijos darbo formavimosi ir vystymosi laikotarpis dažniausiai vadinamas tvarkos periodu - pirmųjų valstybės institucijų pavadinimu - įsakymais. Šis laikotarpis apima laiką nuo XV iki XVII a.

Šis valdymo laikotarpis nesudarė darnios sistemos ir buvo grindžiamas „įsakymų“ sistema, pagal didžiojo kunigaikščio pasitikėjimą juo buvo perduotas vieno asmens jurisdikcijai. Bendras Rusijoje egzistavusių užsakymų skaičius nėra tiksliai žinomas, XVII a. skirtingi tyrinėtojai savo numerį vadina nuo 40 iki 70. Atskiro įsakymo viršūnėje buvo ordino teisėjas (kai kuriuose įsakymuose buvo du ar daugiau teisėjų; jie buvo vadinami vyriausiojo teisėjo bendražygiais). Jis vadovavo tarnautojams - nuo vieno iki trijų, o XVII amžiaus pabaigoje dideliais užsakymais - nuo 6 iki 10 žmonių. Raštininkai vadovavo tarnautojams, kurie pagal savo patirtį buvo suskirstyti į „senus“ (vyresnius), „vidutinius“ ir „jaunus“ (jaunesnius).

Įgyvendinant įvairius įsakymus buvo numatytos specialios pareigos - vertėjai žodžiu, pypkių gamintojai, kas savaitę dirbantys darbuotojai ir kt. Jų pareigos taip pat apėmė užsakymų korespondencijos pristatymą pagal jų priklausomybę, šaukimą į teismą ir kt. Per savo rankas, peticijas, ataskaitas, vietiniai valdovai buvo išsiųsti į ordiną; jie tęsė verslą ir rašė. Vyresniajam raštininkui, labiausiai patyrusiam ir gerbiamam „vidutinės rankos“ raštininkui, buvo patikėtas sunkus darbas, susijęs su sprendimų dėl bylų rengimu, bylų saugojimu, archyvinių skrynių antspaudavimu. Jaunesniais tarnautojais nebuvo ypač pasitikima. Daugelis XVII amžiaus karališkųjų dekretų atkreipia dėmesį į būtinybę griežtai kontroliuoti darbą. Už oficialiuose dokumentuose padarytas klaidas klerkai buvo griežtai baudžiami: mušdavo juos batogu, atimdavo atlyginimus.

Dokumentai dažniausiai būdavo dedami ant stalų, ant suolų, ypač vertingi - prie skrynių - skrynios tose pačiose patalpose, kuriose buvo atliekami dabartiniai darbai ir kur buvo priimami lankytojai. XV amžiuje. brangus pergamentas buvo pakeistas popieriumi, kuris iš pradžių taip pat buvo atvežtas iš Vakarų Europos šalių, o nuo XVII amžiaus antrosios pusės. naudotas popierius, buitinis. Pirmasis popieriaus „malūnas“ (gamykla) buvo pastatytas ant Pakhros upės patriarcho Nikono įsakymu, tada Maskvoje prie Yauza upės. Tačiau tik XVIII a. pastačius kelias popieriaus gamyklas, buvo įmanoma patenkinti vidaus popieriaus paklausą Rusijoje. Iš pradžių popierius buvo gaminamas iš skudurų, o rašalas - iš geležies druskų ir taninų, išgautų iš rašalo riešutų - ąžuolo lapų išaugų. Juodojo rašalo ir skudurinio popieriaus derinys padarė tekstą ypač patvarų, jis beveik neišbluko. Todėl šio laikotarpio dokumentai, saugomi archyvuose, yra gana įskaitomi. Rašymo įrankiai buvo žąsų plunksnos, specialiu būdu pagaląsti pieštuku. Geriausi, kaip pastebi istorikai, buvo laikomi plunksnomis iš kairiojo žąsies sparno, o pats taškas pareikalavo nemažai įgūdžių. Žąsų plunksnos buvo naudojamos iki XIX amžiaus antrosios pusės, nors metalinės plunksnos atsirado jau amžiaus pradžioje. Tekstas, parašytas žąsų plunksna, buvo apibarstytas smulkiu kvarciniu smėliu. Maskvos ordinai naudojo iš Sparrow Hills atvežtą smėlį, kuris buvo laikomas ypač lengvu ir švariu. Atsiradus vadinamam kursyviniam rašymui (suapvalintų raidžių kontūras ir grafinių žodžių bei žodžių dalių santrumpų naudojimas pašalinus - jos yra virš raidės eilutės), tapo gana sunku laisvai skaityti tokius tekstus , buvo reikalingos žinios ir įgūdžiai.

Kanceliariniame darbe ir toliau buvo naudojama labai specifinė dokumentų forma - stulpelis (stulpas, stulpas), kitaip tariant, siaurų popieriaus lapų ritinys, priklijuotas vienas prie kito. Svarbu valstybės aktai gali būti ypač didelis. Pavyzdžiui, caro Aleksejaus Michailovičiaus chartija į Pyskorsky vienuolyną žemėje yra daugiau nei metro ilgio, o 1949 m. Katedros kodeksas - 309 metrai!

Stulpo sudedamosios dalys buvo vadinamos „postavi“. Stulpelinę biuro darbo formą panaikino Petras I.

Apskritai užsakymo laikotarpiu palaipsniui kuriama centrinių ir vietinių institucijų raštinės darbo sistema, formuojami biuro darbuotojų kadrai, sukuriamos stabilios dokumentų formos ir jų rengimo būdai. Tačiau valstybė, veikdama fragmentiškai ir privačiai, nesuvokdama bendrųjų administracinių taisyklių, dar negalėjo įvesti sistemingos įstaigų organizavimo ir jų darbo biure tvarkos.

1.2 Kolegialus apskaitos tvarkymas

Administracinis chaosas, kurį sukėlė teisiškai nustatytos tvarkos nebuvimas, bendros rašytinės dokumentų formos ir nuolatiniai bylų vykdymo terminai ankstesnėse institucijose, paskatino vyriausybę ieškoti naujų valstybės struktūros formų. Šio laikotarpio pradžia buitinio biuro darbo istorijoje yra susijusi su Petro I reformomis. vykdomoji valdžia... XVIII amžiaus pradžioje Rusijoje buvo vykdoma administracinio darbo reforma. Vietoj pasenusios įsakymų sistemos 1717 - 1718 m. Buvo sukurta 12 kolegijų, kurių kiekviena buvo atsakinga už tam tikrą valdymo šaką ar sferą ir buvo pavaldi Senatui.

Kolegijos tampa pagrindinėmis Rusijos sektoriaus valdymo institucijomis. 1720 metais Petras Didysis parengė ir pasirašė Bendruosius nuostatus, kuriuose buvo apibrėžtos kolegijų darbo užduotys, funkcijos, struktūra ir tvarka. Šiame dokumente buvo pateiktos bendros dokumentų rengimo taisyklės, nustatyti atskirų detalių rašymo reikalavimai. Iš dokumento teksto buvo paryškinta data ir parašas, dokumentuose rodomas pavadinimas. Atsirado naujų tipų dokumentai: laiškai, ataskaitos, aplinkraščiai, ataskaitos. Pasikeitė ir dokumentų forma. Stulpeliai buvo panaikinti, juos pakeitė sąsiuviniai. Atsirado „antspaudo popieriaus“ sąvoka, ant kurios buvo parengti aukščiausioms valdymo institucijoms skirti dokumentai.

Koleginis raštvedybos darbas buvo pažangesnis, palyginti su raštvedybos darbu. Atsirado supaprastintos dokumentų registravimo sistemos. Taigi „Bendrieji nuostatai“ įstatyme nustatė darbo su dokumentais tvarką nuo jų sukūrimo iki archyvinio saugojimo. Būtent šiuo laikotarpiu atsirado pavadinimas „archyvas“. Apskritai, XVIII amžiaus pirmojo ketvirčio valstybinio aparato reformos Rusijoje įtvirtino vienodą valstybės institucijų organizacinės struktūros ir biuro darbo sistemą, pagrįstą biurokratiniu centralizmu. Kitas Rusijos valstybinio biuro darbo reformos etapas prasideda XIX amžiaus pradžioje valdant Aleksandrui I.

1.3 Ministro kanceliarijos darbas XIX - XX amžiaus pradžioje.

XIX amžiaus pradžia buvo pažymėta nauja viešojo administravimo ir biuro darbo reforma, kuri daugiausia paveikė aukštesnį valdžios lygį - aukštąsias ir centrines institucijas. Naujoji valdymo sistema - ministrinė, pagrįsta vieno žmogaus valdymo principu, atsirado senosios kolegialios sistemos gelmėse. Norint sukurti lankstesnę ir efektyvesnę valdymo sistemą, reikėjo sukurti ministerijas, kuriose būtų tik vadovaujantys ministrai.

1802 m. Rugsėjo 8 d. Manifestu sukurtos pirmosios ministerijos buvo jūrų pajėgos, užsienio reikalai, vidaus reikalai, prekyba, finansai, visuomenės švietimas ir teisingumas. Kiekvienam ministrui buvo pavesta sukurti biurą. Kartu su ministerijomis 1802 m. Buvo įsteigtas Ministrų komitetas - aukščiausia administracinė institucija, kuri veikė kolegialiai ir svarstė bylas, kurios viršijo atskiro ministro kompetenciją ir reikalavo bendro sutarto sprendimo. Šiek tiek vėliau, 1810 m. Sausio 1 d., Buvo sukurta Valstybės taryba - aukščiausias įstatymų leidžiamasis organas.

Ministrus paskyrė pats imperatorius ir buvo atsakingi tik jam. Ministerijos buvo suskirstytos į departamentus, kuriems vadovavo skyriaus raštinės valdovas ir kuriuose buvo pareigūnai - žurnalistas, vykdytojas, iždininkas, raštininkai ir kt., Jų pareigos ir kiekybinė sudėtis priklausė nuo bylų apimties ir turinio. .

Šiuo laikotarpiu ministerijų raštvedybos sistema buvo vienoda: nuo dokumentų sukūrimo iki archyvinio saugojimo. Kurdami dokumentus, jie pirmą kartą pradeda naudoti formas, sukurtas ranka arba tipografiniu būdu. Pati biuro darbo samprata reiškė veiklą, kuria užsiėmė ne tik ir ne tiek biuras, bet ir visas institucijos aparatas. Sąvoka „darbas biure“ kilęs iš žodžių „bylos nagrinėjimas“ derinio, ir tuo metu terminas „byla“ buvo suprantamas ne kaip aplankas su dokumentais, kaip šiuolaikiniame biuro darbe reiškia šį žodį, bet svarstomas ir išspręstas klausimas: dėklo gamyba yra ne kas kita, kaip bylos sprendimas.

Ministerijai išsiųstos bylos galėtų būti perduotos ministro kanceliarijai arba tiesiogiai departamentams. Tiesiogiai departamentai gavo susirašinėjimą su kitomis institucijomis ir vienodo statuso asmenimis bei pavaldiniais, pavaldžių institucijų pateiktus dokumentus, ministro įsakymus ir bylas iš jo tarnybos su ministro nutarimu. Visos ministerijai pateiktos bylos buvo suskirstytos į tris kategorijas:

· Einamieji reikalai - ataskaitos, pareiškimai, pristatymai, susirašinėjimas ir kt .;

• avariniai atvejai - juos sprendžiant reikėjo priimti naujas rezoliucijas arba atvejus dėl nustatytų piktnaudžiavimų;

· Verslas, „nekantrus laikas“ arba skubus.

Pirmiausia buvo svarstomi skubūs ir skubūs reikalai. Biuro darbo organizavimo ypatumas šiuo laikotarpiu buvo ne tik aiškus jo teisinis reguliavimas, bet ir gana plati biuro darbo literatūra, įskaitant teorinio pobūdžio darbus. Tačiau darbą gerinant biurą 1917 metais nutraukė pirmiausia vasario buržuazinė-demokratinė, o vėliau spalio socialistinė revoliucija. Dėl to buvo visiškai nugriautas valstybės aparatas ir sukurtas naujas, kuris, nors ir priėmė daugelį senųjų tradicijų, gimė iš esmės nauju pagrindu.

1.4 Darbas biure po 1917 m

Tarybų valstybingumo formavimosi laikotarpio raštvedybos dokumentai atspindėjo naujų valstybės valdymo formų ir metodų kūrimo stadijos specifiką, pradinį sovietinio valstybės aparato kūrimo etapą, jo sujungimą su partinėmis struktūromis ir visuomeninių organizacijų nacionalizavimą. Istorija Rusijos darbas biure 1920 -ieji nepakankamai ištirta, visų pirma, vietos valdžios ir administravimo organų veiklos dokumentavimo klausimai yra prastai nagrinėjami, tačiau, kaip ir apskritai, vietos valdžios institucijų istorija.

Sunki karo nuniokotos ekonomikos būklė ir nacionalinės ekonomikos atkūrimo problemos pasibaigus 1941–1945 m. Karui. nustūmė į šalį dokumentų valdymo valdymo klausimus. Padidėjusį susidomėjimą technologijų ir valdymo metodų racionalizavimo problemų vystymu galima priskirti antrajai XX amžiaus pusei. Nuo 1960 -ųjų. mūsų šalyje buvo sėkmingai plėtojamos dokumentų standartizavimo ir suvienodinimo, raštingumo raštingumo sovietinėse institucijose problemos.

1970 m. Buvo sukurtas pagrindinių USSD nuostatų - vieningos valstybinės įrašų valdymo sistemos - projektas. Po diskusijų ir persvarstymo 1973 m. Rugsėjo mėn. SSRS Mokslo ir technologijų ministrų tarybos valstybinis komitetas patvirtino „pagrindines EGSD nuostatas“. EGSD autorius apibendrino savo laikmečio geriausią praktiką ir pasiūlė optimalią valdymo operacijų atlikimo ir jų dokumentavimo technologiją. EGSD buvo sudėtingo pobūdžio, t.y. apėmė ne tik darbo biure klausimus, bet ir rekomendacijas dėl mokslinio darbuotojų darbo organizavimo, biuro valdymo paslaugų struktūros ir jų techninės įrangos. Įgyvendinus jos nuostatas padidėjo bendra valdymo kultūra ir priimamų sprendimų kokybė, atsirado galimybė optimizuoti valdymo aparato struktūrą ir personalą. Tačiau naujų informacinių technologijų elementai, iš dalies realizuoti pirmaujančių užsienio firmų praktikoje, nebuvo atstovaujami Jungtinėje valstybinėje statistikos tarnyboje, nes trūko literatūros šiais klausimais ir finansavimo jų praktiniam tyrimui.

Ryškus reiškinys aštuntojo ir devintojo dešimtmečių biuro darbo istorijoje. valstybinių standartų - GOST, skirtų valdymo dokumentams, visos sąjungos klasifikatorių (OKUD, OKPO, OKONKh ir kt.) - techninės, ekonominės ir socialinės informacijos paskelbimas, vieningos dokumentacijos sistemos (SDS) ir šių vieningų sistemų valstybinių standartų serija. Įdiegus šias medžiagas į valdymo praktiką, gerokai patobulėjo dokumentacijos dizainas, racionalizuotos įvairios informacijos paieškos, įrašymo ir saugojimo procedūros, atvertas kelias valdymo funkcijų automatizavimui.

1993 m. Buvo paskelbtas visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius (OKUD), kuriame buvo nurodytos šiuolaikinėms sąlygoms pritaikytų vieningų sistemų (JAV) dokumentų firmų pavadinimai ir pagrindinės SDS klasifikatorių sistemų priežiūros nuostatos. Deja, nuo devintojo dešimtmečio pradžios. masinėje apyvartoje nebuvo paskelbta nė viena vieninga dokumentacijos sistema, o tai labai apsunkina jų įgyvendinimą. Kompiuterinės programos dokumentams rengti, kurios tapo labai plačiai paplitusios, paprastai apima dokumentų šablonų rinkinius, pritaikytus rusų kalba, ir visiškai ignoruoja vidaus standartus ir tradicijas dokumentų kūrimo ir apdorojimo srityje.

Kontroliniai klausimai

1. Kokie dokumentai buvo sukurti kanceliarijos darbo laikotarpiu?

2. Kaip buvo tvarkomi dokumentai raštvedybos metu?

3. Kas naujo, progresyvaus atsirado kolegialaus biuro darbo laikotarpiu dirbant su dokumentais?

4. Kada pirmą kartą pasirodė archyvai?

5. Kokiu raštvedybos raidos laikotarpiu atsirado oficialių dokumentų formos?

2 skyrius. Dokumentacija

2.1 Dokumentų samprata, dokumentacijos metodai, laikmenos ir dokumentų funkcijos

Bet kurios organizacijos veikla neįsivaizduojama be informacijos rinkimo, apdorojimo, kaupimo, saugojimo, paieškos ir skleidimo. Tuo pačiu metu informacija vis dažniau įgyja fiksuotą, dokumentinį pobūdį. Pagal GOST R 51141-98 « dokumentas, dokumentuota informacija - tai informacija, įrašyta į materialųjį nešiklį su informacija, leidžiančia ją identifikuoti “.

Poreikis įrašyti informaciją tarp žmonių atsirado senovėje. Jei atsižvelgsime į tai istoriniu aspektu, galime atsekti, kaip pasikeitė informacijos įrašymo į materialųjį nešiklį metodai ir atitinkamai patys nešėjai. Norėdami įrašyti ir perduoti informaciją laike ir erdvėje, mes naudojome Skirtingi keliai- nuo rašymo iki knygų spausdinimo, nuo litografijos iki garso įrašymo, kopijavimo, filmų įrašymo, mikrofilmo, holografijos, lazerio ir kompiuterinių technologijų naudojimo. Taip atsitiko todėl, kad pasikeitė informacijos laikmenos - iš pradžių tai buvo beržo žievė, papirusas, tada popierius, fotoplėvelės (fotopopierius), magnetinės disketės, lazeriniai diskai ir kt.

Vadinama informacijos įrašymas įvairiose laikmenose pagal nustatytas taisykles dokumentavimas ir vaizduoja dokumentų kūrimo ir apdorojimo procesą.

Dokumentai gali būti atliekami natūralia kalba (rankraštis, mašinraštis) arba dirbtinėmis kalbomis, naudojant atitinkamas laikmenas (magnetines juostas, diskus, lazerinius diskus, diskelius ir kt.).

Daugeliu atvejų dokumentai yra privalomi, numatyti įstatymuose ir kituose teisės aktuose. federalinis įstatymas Rusijos Federacija vasario 20 d. Nr. 24-FZ „Dėl informacijos ir informacijos apsaugos“ (su pakeitimais, padarytais 2003 m. sausio 10 d.) nustato, kad informacijos ištekliai, t.y. dokumentai ir dokumentų masyvai yra fizinių, juridinių asmenų, valstybės santykių objektai ir yra saugomi įstatymų kartu su kitais ištekliais. Įstatymas nustato teisinį informacinių išteklių kūrimo, saugojimo ir naudojimo režimą, visų pirma: informacijos įforminimo tvarką; nuosavybės teisės į atskirus dokumentus ir atskirus dokumentų rinkinius, dokumentus ir dokumentų masyvus informacinėse sistemose; informacijos kategorijas pagal prieigos prie jos lygį; informacijos teisinės apsaugos tvarka.

Šiame įstatyme (5 straipsnis) taip pat nustatyta, kad „informacijos dokumentuojimas yra būtina sąlyga, kad informacija būtų įtraukta į informacijos išteklius. Informacijos dokumentuojimas atliekamas valstybės institucijų, atsakingų už biuro darbo organizavimą, dokumentų ir jų masyvų standartizavimą ir Rusijos Federacijos saugumą, nustatyta tvarka “.

Dokumentacija, t.y. dokumento kūrimo ir įforminimo procesą gali atlikti tiek fiziniai, tiek juridiniai asmenys, kurie veiks kaip dokumento autoriai. Šiuo atžvilgiu įprasta atskirti asmeninės kilmės dokumentą nuo oficialaus dokumento.

Asmeninis dokumentas yra dokumentas, sukurtas asmens, nepriklausančio jo oficialiai veiklai ar viešųjų pareigų vykdymui.

Oficialus dokumentas yra juridinio ar fizinio asmens sukurtas dokumentas, parengtas ir patvirtintas nustatyta tvarka.

Oficialiame dokumente yra valdymo veiklai būtinas turtas - teisinė jėga, o tai reiškia, kad dokumentas gali būti tikras jame esančios informacijos įrodymas. Oficialiojo dokumento teisinė galia reiškia, kad jis yra privalomas tiems, kuriems jis yra tiesiogiai skirtas, arba visiems valdymo veiksmų dalyviams (valdymo organams, jų struktūriniams padaliniams, visuomeninėms organizacijoms, pareigūnams ir piliečiams), kurie vadovaujasi dokumentu ir pagrindu. savo veiklą.

Pagal GOST R 51141-98 « dokumento teisinė galia yra jam perduoto oficialaus dokumento nuosavybė galiojančius teisės aktus, juos išdavusios institucijos kompetenciją ir nustatytą registracijos tvarką “. .

Dokumentai veikia kaip būtinas valdymo veiklos elementas, kuris yra ir darbo priemonė, ir jo rezultatas. Dokumentai tokią vietą užima dėl savo daugiafunkciškumo, t.y. įvairių funkcijų buvimas.

Dokumentai gali atlikti šias funkcijas, kurias sąlygiškai galima suskirstyti į tris blokus:

Informacinės funkcijos (informacinis, socialinis, politinis ir komunikacinis);

Funkcijos, užtikrinančios valdymo procesą ( vadybinė, teisinė, buhalterinė);

Kultūrinio ir istorinio pobūdžio funkcijos ( kultūrinis, istorinio šaltinio funkcija).

Informacijos funkcija dėl to, kad dokumente įvyksta informacijos materializacija ir ji būdinga visiems be išimties dokumentams, neatsižvelgiant į jų parengimo būdą ir informacijos laikmeną, nes poreikis įrašyti informaciją yra bet kurio dokumento atsiradimo priežastis.

Taigi informacijos fiksavimas ir perdavimas laike ir erdvėje, taigi ir įrašytos informacijos išsaugojimas, galimybė ją naudoti (prieinamumas) yra pagrindinis informacijos funkcijos turinys.

Dokumento informacijos talpą lemia tokie rodikliai kaip informacijos išsamumas, optimalumas ir aktualumas.

Svarbiausia informacija, kuri yra dokumente, yra socialinė, t.y. informacija apie visuomenėje vykstančius procesus. Tai leidžia pabrėžti socialinė funkcija dokumentą kaip savarankišką funkciją. Tokie mokslai kaip istorija, šaltinių studijos ir kt. Yra pagrįsti socialinės informacijos tyrimu.

Iš esmės kiekvienas dokumentas gali atlikti socialinę funkciją, nes jis atsiranda dėl tam tikro socialinio poreikio. Tačiau to ar kito socialinę funkciją atliekančio dokumento prasmė gali būti kitokia. Administraciniai dokumentai(pavyzdžiui, vyriausybės nuostatai) yra svarbesni už piliečiui išduotą darbo pažymėjimą.

Valstybiniai dokumentų tvarkymo standartai taip pat atlieka socialinę funkciją, nes jie yra orientuoti į tam tikrų dokumentų tvarkymo priemonių naudojimą, nurodant tam tikrą šalies (pramonės) techninės plėtros etapą. Dokumentai gali ne tik atspindėti visuomenėje vykstančius procesus, bet ir turėti įtakos socialinei raidai.

Socialinė dokumento funkcija gali pasireikšti ir individo charakteristikomis jo socialiniais aspektais, t.y. atspindint konkretaus asmens veiklą, vietą, vaidmenį tam tikroje socialinėje struktūroje.

Politinė funkcija dokumentas yra glaudžiai susijęs su socialine funkcija. Taigi pirmieji sovietų valdžios dekretai atliko ne tik socialinę, bet ir politinę funkciją, nes jie turėjo įtakos ir politiniams, ir socialiniams procesams. Dokumentai, informacijos apie politinį procesą fiksavimas ir saugojimas, t.y. apie valstybės vidaus ir užsienio politiką, apie politinių partijų, opozicijos, lyderių veiklą, atlieka savo politinę funkciją.

Komunikacinė funkcija dokumentą sudaro informacijos perdavimas laike ir erdvėje. Tai taip pat gali būti laikoma ypatinga informacijos byla, nes jos turinys yra informacinės komunikacijos tarp individų visuomenėje organizavimas ir palaikymas. įvairių elementų socialinė struktūra. Naudojant šią dokumento funkciją, keičiamasi idėjomis, informacija, emocijomis, ir šis keitimasis gali būti vienpusis, dvipusis, daugiašalis.

Vienpusis keitimasis gali atsirasti pasitelkus dokumentus, nukreiptus viena kryptimi - iš viršaus į apačią (nuo įstatymų leidėjo iki vykdytojo).

Dvišaliai mainai atsiranda pasitelkus dokumentus, glaudžiai susijusius vienas su kitu (sutarties dokumentai, oficiali korespondencija ir kt.).

Daugiašaliai mainai informacija atsiranda naudojant dokumentus, skirtus informuoti visą visuomenę (deklaracijos, kodeksai, įstatymai ir kt.).

Šiuo metu labai padidėjo dokumento komunikacinės galimybės, nes informacijos perdavimo greitis ir jo vartotojų, besinaudojančių internetu, el. Paštu Ateityje komunikacinės funkcijos vaidmuo tik didės, nes informacijos apimtis ir vartotojų skaičius kasmet didėja, o valdymo dokumentacija keičiasi.

V valdymo funkcija dokumentas veikia kaip valdymo veiklos priemonė. Šią funkciją atlieka dokumentai, sukurti valdymo tikslais ir jo įgyvendinimo procese, siekiant paremti sprendimų priėmimo procesą. Dokumentai, turintys valdymo funkciją, yra pagrindinis informacijos šaltinis ir atlieka svarbų vaidmenį palaikant valdymą. Su jų pagalba renkami pirminiai duomenys, informacija apie faktinę situaciją. Tada šie duomenys susisteminami ir apibendrinami, o tai įgyvendinama įvairiose suvestinėse, užklausose, ataskaitose. Rezultatas - dokumentai, kuriuose yra padėties analizė ir įvertinimas, galimų sprendimų variantai. Konkrečios formos valdymo dokumentai atspindi valdymo etapus, sąsajas ir ciklus ir patys turi įtakos valdymo sričiai.

V teisinė funkcija dokumentas veikia kaip įvairių visuomenės, valstybės, institucijos, įmonės, organizacijos veiklos aspektų reguliatorius. Dokumento teisinė funkcija išreiškiama teisės normų ir teisinių santykių fiksavimu, įtvirtinimu ir taikymu.

Yra dvi dokumentų grupės, turinčios teisinę funkciją:

· Iš pradžių jį turėti;

· Kurį laiką jį įsigyti.

Į pirmąją grupę gali būti įtraukti dokumentai, įtvirtinantys, užtikrinantys, keičiantys teisės normas ir teisinius santykius arba nutraukiantys jų poveikį, taip pat dokumentai, turintys teisinių pasekmių. Tai visi valdžios institucijų teisės aktai (įstatymai, potvarkiai, nuostatai ir kt.); institucijų, organizacijų, įmonių išleisti teisminiai, prokuratūriniai, notariniai ir arbitražo valdymo aktai, sukeliantys tam tikras teisines pasekmes (įsakymai, nutarimai, nuostatai, įstatai, nurodymai, taisyklės ir kt.)

Antroji grupė apima dokumentus, kurie gali būti pateikti kaip įrodymai teisme, tyrimo įstaigose, prokurorai, notarai, arbitražo ir vyriausybės institucijos. Pavyzdžiui, remiantis atestacijos komisijos posėdžio protokolu, išduodamas įsakymas dėl darbuotojo darbo užmokesčio kategorijos patvirtinimo pagal vieningą tarifų grafiką (ETC). Dėl tam tikrų aplinkybių dokumentas gali būti įrodymu, t.y. laikinai atlieka teisinę funkciją.

Apskaitos funkcija dokumentai pirmiausia apibūdina kiekybinį dokumente esančios informacijos aspektą. Pasitelkus formaliai skaitmeniniu būdu pateikiamą apskaitos informaciją, susisteminami ir atspindimi visi valstybės, jos institucijų ir administracijos ūkinės veiklos reiškiniai. Dokumentai, turintys apskaitos funkciją, paprastai turi vienodos formos, patvirtintas valstybės institucijų, kuriose iš anksto buvo sukurta tam tikra informacijos pateikimo struktūra.

Kultūrinė funkcija dokumentas pasireiškia tuo atveju, kai dokumentas veikia kaip kultūros tradicijos, kultūros paveldo įtvirtinimo ir perdavimo priemonė. Dokumentai atspindi informaciją apie žinias, tradicijas, papročius, ritualus, įgūdžius, moralines normas, mentalitetą (mąstymo būdą), vertybines orientacijas ir tt Šia prasme dokumentą galima apibrėžti kaip kultūrinį modelį, kuriame fiksuojama informacija.

Kultūrinę dokumento funkciją geriausiai atlieka dokumentų kompleksas, apibūdinantis konkrečią veiklos sritį (technologijos, mokslas, tapyba ir kt.). Analizuojant tokį dokumentų rinkinį, galima atsekti mokslinės ir meninės kūrybos specifiką, moralinius ir estetinius principus tam tikru etapu, tradicijų, papročių, elgesio normų raidą ir kaitą.

F istorinio šaltinio funkcija, šią dokumento funkciją tiria tokie mokslai kaip šaltinių studijos ir diplomatija, kurie tiria dokumentą, analizuodami jo formą ir turinį, kilmę, autorystę, kalbą, medžiagą, kuria dokumentas sudarytas. Dokumento kokybę istorijos mokslui lems informacijos tikslumas, konkretumas, naujumas ir išsamumas, taip pat teisinė, politinė ir kultūrinė dokumento reikšmė.

Dokumente vienu metu sujungiamos kelios funkcijos, kurios yra tarpusavyje susijusios, tačiau kiekvienos iš jų vaidmuo yra skirtingas.

Valdymo dokumentuose vyrauja valdymo funkcija, tačiau kartu šie dokumentai atlieka ir kitas informacijos, teisinio, komunikacinio ir socialinio, istorinio šaltinio, funkcijas. Dokumento funkcijų vaidmuo laikui bėgant gali keistis, kai jame esanti informacija praranda savo efektyvumą ir aktualumą ir virsta retrospektyvia, o prarandamas veiksmingumas, norminė ir reguliavimo reikšmė. Yra tam tikrų funkcijų pakeitimas kitomis.

Operacinio pobūdžio funkcijas, kurių trukmė yra ribota (politinės, komunikacinės, vadybinės, teisinės, apskaitos), išstumia nuolatinio pobūdžio funkcijos (informacinis, kultūrinis, socialinis, istorinis šaltinis).

Kontroliniai klausimai

1. Koks norminis dokumentas reglamentuoja pagrindinius biuro darbo srities terminus?

2. Ką apima „dokumento“ sąvoka?

3. Kokius dokumentacijos metodus žinote?

4. Kuo skiriasi asmens dokumentas nuo oficialaus dokumento?

5. Kas lemia oficialaus dokumento teisinę galią?

6. Ką reiškia dokumento daugiafunkciškumas?

7. Kokie yra pagrindiniai dokumentų funkcijų blokai. Kas apibūdina kiekvieną funkcijų bloką?

2.2 Dokumento ženklai ir struktūra

Dokumentas - tai informacija, užfiksuota ant materialios laikmenos teksto, garso įrašų ar vaizdų su detalėmis, leidžiančiomis ją identifikuoti, forma, skirta perduoti laiku ir erdvėje saugojimui ir naudojimui, įskaitant įrodymus. Taigi dokumentas yra sudėtingas objektas, kuris yra informacijos ir materialinės (materialinės) terpės vienybė. Dokumento, kaip sudėtingo objekto, tyrimas apima visų jo skiriamųjų savybių ir ypatybių nustatymą.

Pagrindinės dokumento savybės:

Atributiškumas yra dviejų pagrindinių tarpusavyje susijusių terminų buvimas dokumente kaip vientisoje sistemoje, be kurių jis negali egzistuoti: informacinis ir materialinis. Informacinis dokumento komponentas yra turinys (mintys, idėjos), medžiaga yra forma, skirta konsoliduoti ir perduoti informaciją. Į dokumento formą paprastai atsižvelgiama medžiagos (fiksuotos informacijos laikmenos) požiūriu.

Funkcionalumas - tai dokumento tikslas perduoti laiką ir erdvę. Dokumento gebėjimas atlikti įvairias funkcijas leidžia mums jį laikyti informacijos šaltiniu ir socialinio dokumentinio bendravimo priemone.

Dokumento struktūra - tai glaudus jos sudedamųjų elementų ir posistemių ryšys, užtikrinantis jo vientisumą ir tapatumą sau, t.y. pagrindinių savybių išsaugojimas su įvairiais vidiniais ir išoriniais pokyčiais. Kiekvienas dokumentas turi tam tikrą struktūrą, o tos pačios rūšies dokumentai turi standartinę struktūrą (standartinę formą). Standartinė forma nustatoma pagal atitinkamas taisykles, instrukcijas, taisykles ir tt Dokumentas turi atitikti nustatytus reikalavimus, būti tinkamai įvykdytas, kad būtų galima jį naudoti ir saugoti.

Pagrindinės dokumento savybės yra šios:

Semantinio turinio buvimas. Dokumento turinyje yra informacija, paskirta konkrečiam tikslui arba konkrečiam tikslui, su išsamia informacija, leidžiančia jį identifikuoti ir identifikuoti su konkrečiais dalykais. Su šia informacija susiję santykiai ar teisinės pasekmės.

Stabili medžiagos forma, kuris užtikrina ilgalaikį dokumento išsaugojimą, galimybę pakartotinai naudoti ir perkelti informaciją erdvėje ir laike. Dokumento forma yra vienas derinys fizinė forma materialioji laikmena, informacijos duomenų ar atributų fiksavimo ir pateikimo metodas (išorinė forma) ir organizacinė pateikimo struktūros forma, užfiksuota materialinėje informacijos laikmenoje (vidinė forma). Taigi dokumento forma gali būti apibrėžiama kaip prasmingos informacijos ir detalių rinkinys, nustatytas pagal tikslinę orientaciją ir teisinių santykių pobūdį ir esantis tam tikra tvarka ir formatu materialioje laikmenoje.

Skirtas naudoti socialinėje komunikacijoje , tie. dokumentai iš pradžių buvo skirti saugoti ir perduoti laikui ir erdvei.

Zpranešimo išsamumas, kuris yra dėl dokumento apimties. Nebaigtas pranešimas, pvz., Juodraštis, negali būti visas dokumentas. Išsamumo reikalavimai yra santykiniai, nes yra daug neužbaigtų pranešimų, kurie ypač svarbūs moksliniams tyrimams.

Kontroliniai klausimai

1. Kas yra dokumentas?

2. Kokie yra pagrindiniai dokumento bruožai ir apibūdinkite kiekvieną iš jų?

3. Kokios yra pagrindinės dokumento savybės ir apibūdina kiekvieną iš jų?

2.3 Dokumentų klasifikacija

Bet kuri klasifikacija yra susijusi su vieno ar kelių požymių apibrėžimu, pagal kurį grupės atskiriamos nuo bendros objektų masės.

Dokumentai gali būti klasifikuojami pagal įvairius kriterijus:

· pagal kilmę: aptarnavimas, asmeninis;

· pagal sudėtingumą: paprastas, sudėtingas;

· skubos tvarka: skubus, neskubus;

· pagal viešumą: slaptas, oficialiam naudojimui, neklasifikuojamas;

· informuoti: standartinis, individualus;

· pagal galiojimo laiką: laikinas, ilgalaikis saugojimas, nuolatinis.

Galite išvardyti daug kitų klasifikacijų savybių. Apsvarstykite dažniausiai pasitaikančius klasifikavimo tipus.

Dokumentų klasifikacija pagal informacijos nuorodų pobūdįįmonės skiria išorės ir vidinius dokumentus.

Į išoriniai dokumentai įtraukti aukštesniųjų organizacijų norminius dokumentus. Šie dokumentai gaunami iš mokesčių institucijų (mokesčių tarnybos), aplinkos apsaugos institucijų, institucijų socialinė apsauga ir daugelis kitų. Išoriniais dokumentais taip pat laikomi dokumentai, gauti iš kitų organizacijų arba skirti kitoms organizacijoms.

Vidiniai dokumentai galite įvardyti sukurtus ir platinamus tik įmonėje ar įstaigoje.

Įmonėje esantys dokumentai gali būti klasifikuojami pagal susikaupimą dokumentų srautas: įeinantys, vidiniai ir išeinantys dokumentus.

Įeinantys yra dokumentai, kuriuos įmonė gavo iš kitų organizacijų.

Siunčiamieji dokumentai yra dokumentai, kuriuos įmonė (organizacija) siunčia kitoms įmonėms.

Vidinis dokumentai cirkuliuoja įmonėje ir juose yra informacijos, leidžiančios išspręsti vidines gamybos problemas.

Valdymo dokumentų klasifikacija funkcinis tikslas išskiria organizacinė, administracinė, informacija ir nuoroda ir dokumentus personalo .

Į organizacinius dokumentus Įmonės apima įmonės įstatus, jos struktūros aprašymą, personalą, vidaus taisykles ir darbuotojų pareigybių aprašymus.

Į administracinius dokumentus apima pagrindinės veiklos užsakymus, įsakymus ir sprendimus.

Į personalo dokumentai įtraukti dokumentus, nustatančius piliečio ir įmonės santykius. Tai įsakymai personalui (dėl priėmimo, atleidimo, perkėlimo į kitas pareigas ir pan.), Darbo knygos, darbo sutartys su darbuotojais, jų asmeninės bylos ir asmeninės sąskaitos dėl darbo užmokesčio.

Į fono dokumentai apima laiškus, faksogramas, atmintines, užrašus, telefono pranešimus ir kt.

Taip pat yra dokumentų klasifikacija pagal turinį... Ši klasifikacija pabrėžia pirminis, antrinis ir konsoliduotas dokumentus.

Pirminis - tai dokumentai, kuriuose įrašomi pradiniai duomenys.

Antrinis - tai dokumentai, sukurti remiantis pirminiais.

Santrauka - dokumentai, kurie renka duomenis iš kelių pirminių ir antrinių dokumentų.

Tobulėjant kompiuterinėms technologijoms ir special programinė įranga pradėta naudoti dokumentų klasifikacija pagal laikmenos tipą: popierinis ir elektroninis dokumentus.

Frazė „elektroninis dokumentas“ yra popierinių biuro technologijų pagrindas. Elektroninis dokumentas, palyginti su „popierine kopija“ (kartais vadinamas popieriniu dokumentu), turi daug privalumų:

· Lengva atlikti pakeitimus;

· Iš anksto paruoštų dokumentų formų naudojimas ne tik su jose nurodytomis pagrindinėmis detalėmis, bet ir su išspausdintomis standartinėmis frazėmis pagal dokumento tipą;

· Taupomos išlaidos skaitant dokumento informaciją tiesiai iš monitoriaus ekrano, nespausdinant ant popieriaus;

· Efektyvumas (nuo kelių minučių iki kelių valandų) perkeliant į kitą įstaigą el. Paštu;

· Galimybė siųsti dokumentą el. Paštu bet kokiam adresatų skaičiui;

· Galimybė archyvuoti dokumentus ir apsaugoti juos nuo neteisėtos prieigos.

Dar visai neseniai vyriausybinių agentūrų išleistos taisyklės tarp institucijų buvo platinamos popierine forma: kaip laiškai, brošiūros ir pan. Tam reikėjo naudoti spausdinimo įrangą, įtraukti pašto darbuotojus, o tai sukėlė milžiniškas materialines išlaidas nacionaliniu mastu. Dabar užtenka paskelbti ribotą kiekį popierinių (popierinių) dokumento kopijų, o medžiagą institucijoms siųsti el.

Vienos organizacijos mastu, net jei ji turi keletą filialų, naudojamos elektroninės dokumentų valdymo sistemos. Ši forma sumažina valdymo personalo skaičių.

Įvedus elektroninį dokumentų valdymą, padidinami personalo kvalifikacijos reikalavimai. Jau dabar, kai kreipiasi dėl darbo daugelyje įmonių, pareiškėjai privalo mokėti dirbti asmeniniu kompiuteriu. Rašyti ir spausdinti tekstą užsiima ne sekretorė-mašinininkė, o pats darbuotojas rengia dokumentus pagal savo veiklos profilį, o sekretoriaus pareigos yra tik pavesta kontroliuoti jų vykdymo ir registravimo teisingumą.

Tačiau visiškas popierinių dokumentų pašalinimas iš biuro darbo neįvyks greitai. Norėdami tai padaryti, būtina išspręsti daugybę klausimų, susijusių su elektroninio dokumento teisinės galios pripažinimu. Tai apima formų kūrimą, elektroninių dokumentų judėjimo apskaitą, jų registracijos užtikrinimą. Sunkiausia šiuo keliu bus sukurti elektroninio parašo mechanizmą, kuris turėtų tokią pat teisinę galią kaip ranka parašytas parašas.

Kontroliniai klausimai

1. Kas yra dokumentų klasifikacija?

2. Kokie dokumentai yra pagal saugojimo laiką?

3. Kokia yra dokumentų klasifikacija pagal informacijos nuorodų pobūdį.

4. Kas yra elektroninis dokumentas?

5. Kokie yra elektroninio dokumento privalumai.

2.4 Dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas

Mokslo ir technologijų plėtra, naujų nuosavybės formų atsiradimas, ekonominių ir kultūrinių ryšių plėtimasis, socialinių procesų suaktyvėjimas smarkiai padidino valdymo veiklai reikalingos informacijos kiekį. Pradedant rankiniu dokumentuose esančios informacijos apdorojimu, kuris buvo naudojamas XX amžiaus pradžioje, baigiant mechanizuotu, o paskui automatizuotu - taip vyko darbo racionalizavimas su dokumentais procesas. Tačiau jūs negalite automatizuoti netvarkos, pirmiausia turite sutvarkyti tvarkomus ir naudojamus dokumentus.

Pagrindinė darbo su dokumentais tobulinimo kryptis yra suvienodinimas ir standartizavimas. Pagal suvienijimas reiškia kažko suvedimą į vieną sistemą, formą, vienodumą. Dokumentai suvienodinami siekiant sumažinti valdymo veikloje naudojamų dokumentų skaičių, suvienodinti jų formas, nustatyti vienodus dokumentų, sukurtų sprendžiant tos pačios rūšies valdymo užduotis, rengimo reikalavimus, sumažinti darbo, laiko ir materialinės išlaidos, susijusios su dokumentų rengimu ir tvarkymu, siekiant duomenų bazių, sukurtų įvairiose veiklos srityse, suderinamumo su informacija.

Bet kurios organizacijos valdymo veiklai būdingas funkcijų rinkinys, kurį ji atlieka. Yra keletas tipiškų funkcijų, būdingų bet kuriai organizacijai - organizacinė ir administracinė veikla, planavimas, apskaita ir ataskaitų teikimas ir kt. Yra tam tikrų (sektorių) funkcijų, kurių organizacijoje gali nebūti: pavyzdžiui, švietimo veikla nėra būdinga kiekvienoje organizacijoje.

Kiekviena valdymo funkcija įgyvendinama per sudėtingą dokumentų, būdingų tik šiai funkcijai, sistemą. Dokumentų rinkinys, sujungtas pagal praėjimo ženklus, paskirtį, tipą, veiklos sritį, vienodus registracijos reikalavimus, vadinamas dokumentacijos sistema.

Dokumentų sistemos gali būti funkcinis ir būdingas konkrečiai pramonei. Sektorių dokumentacijos sistemose atitinkama veikla dokumentuojama ir jos specifika atsispindi. Pavyzdžiui, į švietimo dokumentų sistemą (bendrojo, vidurinio profesinio, aukštojo, antrosios pakopos ir kt.) Bus įtraukti dokumentai, apibūdinantys švietimo veiklos ypatybes, priklausomai nuo švietimo organizacijos tipo. Funkcinių ir sektorinių dokumentų sistemų santykis organizacijos veikloje priklauso nuo veiklos pobūdžio, organizacijos kompetencijos ir kitų veiksnių.

Bet visada bet kurioje organizacijoje yra organizacinė, vykdomoji ir administracinė veikla, kuri įgyvendinama per organizacinės ir administracinės dokumentacijos (ORD) sistemą. Organizacinė ir administracinė dokumentacija, kurioje registruojami sprendimai administraciniais ir organizaciniais klausimais, taip pat valdžios, institucijų, įmonių, organizacijų, jų padalinių ir pareigūnų valdymo, sąveikos ir veiklos reguliavimo klausimai, yra glaudžiai susiję tiek su pramone, tiek su funkcinėmis sistemomis .

Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema suteikia teisinį pagrindą kitoms sistemoms, todėl labai svarbu ir būtina suvienodinti šią dokumentacijos sistemą. Dokumentų suvienijimas daro prielaidą:

· Sistemoje veikiančių vieningų dokumentų formų asortimento sukūrimas;

· Sukurti vieningą sistemos dokumentų sudarymo modelį (schemą), paprastai naudojant pavyzdinę formą; dokumentų struktūrų kūrimas;

· Bendrųjų statybos dokumentų sintaksės taisyklių sukūrimas.

Sujungiant dokumentus, buvo atsižvelgiama į visus reikalavimus dokumentams visuose jų kūrimo, pildymo, apdorojimo ir saugojimo etapuose, taip pat į žmogaus psichofiziologines galimybes ir techninių priemonių parametrus.

Dokumentų suvienijimo rezultatai priartinami prie privalomos teisinės formos standarto (ar kitų standartizacijos dokumentų) lygio.

Standartai yra sukurti produktams, darbams, paslaugoms. Pagal 2002 m. Gruodžio 27 d. Federalinį įstatymą Nr. 184-FZ „Dėl techninio reglamento“ pagal standartizavimas reiškia veiklą, kuria nustatomos savanoriško pakartotinio naudojimo taisyklės ir charakteristikos, kuriomis siekiama užtikrinti produktų gamybos ir apyvartos tvarkingumą ir padidinti produktų, darbų ar paslaugų konkurencingumą. Vienas iš standartizacijos tikslų yra pasiekti techninį ir informacijos suderinamumą.

Priėmus šį įstatymą, pasikeitė pati „standarto“ sąvoka.

Jei anksčiau tai buvo norminis dokumentas, tai dabar Įstatymas įtvirtino savanoriško taikymo principą. su standartus, o valstybinius standartus pakeitė nacionalinius standartus . Kiti standartizacijos dokumentai liko tie patys - taisyklės, normos ir rekomendacijos standartizavimo srityje, įmonių standartai, taip pat visos Rusijos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatoriai (OK), užtikrinantys integruotą automatizuotą duomenų, esančių vieninguose dokumentuose, apdorojimą. ir dokumentų sistemos (šiuo metu šalyje sukurta 37 visos Rusijos klasifikatoriai).

Tačiau valstybės standartai, priimti iki 2003 m. Liepos 1 d., Įskaitant GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui “ir toliau taikomi.

2003 m. Birželio 2 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu Nr. 316 „Dėl federalinio įstatymo„ Dėl techninio reglamento “įgyvendinimo priemonių“ Rusijos Federacijos valstybinis standartizacijos ir metrologijos komitetas buvo įgaliotas atlieka Rusijos Federacijos nacionalinės standartizacijos institucijos funkcijas (Rusijos „Gosstandart“).

Panašūs dokumentai

Dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas. GOST R6.30-2003: standarto taikymo sritis, formų tipai. Organizacinių ir administracinių dokumentų rekvizitų registravimas. Darbo biure reguliavimo ir metodinis pagrindas. Sutartiniai ir teisiniai dokumentai.

pamoka pridėta 2011-07-04


XIX amžiaus pradžia - viešojo administravimo ir darbo biure reforma. Kanceliarinis darbas „Generaliniame ministerijų biure“. Dokumentų ir bylų judėjimas. Dokumentų srauto organizavimas. Dokumentų formų suvienodinimas. Darbo biure teisinis reguliavimas.

santrauka, pridėta 2009-02-26


Biuro darbo sistemos ypatybės ir dokumentų suvienodinimas. Klerikalų, kolezhsky ir ministrų rašto sistema skirtingais istoriniais laikotarpiais. XVIII-XX amžiaus rusų rašytojai. Pavyzdinių tekstų samprata. Sovietų kanceliarijos era.

disertacija, pridėta 2011-09-02


Valdymo dokumentų suvienodinimo ir standartizavimo problemos, kaip vadovo darbo našumą didinančio veiksnio, pagrindimas. Vieningų dokumentų sistemų tyrimas. Pagrindinių dokumento detalių sudėties ir vietos tyrimas.

santrauka pridėta 2014-07-04


Teorinis pagrindas dokumentų srautas ir organizacijos biuro darbas. Pagrindinių valdymo dokumentų rengimas krovinių gabenimo organizacija... Reikalavimai dokumentų tvarkymui. Informacija ir nuoroda, administraciniai ir organizaciniai dokumentai.

kursinis darbas pridėtas 2014-05-10


Biuro darbo kaip veiklos šakos samprata, dalykas ir metodai, jo įgyvendinimo tvarka. Dokumentų tipai, ypatybės ir jų praktinio taikymo sritis. Biuro darbo valstybinio reguliavimo sritys ir už tai atsakingos institucijos.

paskaita pridėta 2011-11-01


Dokumento teisinė galia. Dokumento funkcijos. Pagrindinės dokumentų rengimo ir vykdymo taisyklės. Dokumentų rengimo ir vykdymo reikalavimai. Dokumentų detalių registravimo reikalavimai. Reikalavimai dokumentų formoms.

kursinis darbas, pridėtas 2004 12 14


Ligoninės vietinių norminių teisinių dokumentų analizė. Organizacinių ir administracinių bei informacinių ir informacinių dokumentų rengimo ir vykdymo taisyklės. Personalo dokumentų registravimo tvarka. Darbo su vidiniais dokumentais organizavimas.

disertacija, pridėta 2013-10-16


Darbo eigos organizavimas ir jo charakteristikos, darbo eigos tobulinimo būdai. Dokumentų detalių paskyrimas ir registravimas. Asmeninių bylų, pareiškimų, įsakymų, protokolų registravimas. Dokumentų tvarkymo procedūra, kai kreipiamasi dėl darbo.

testas, pridėtas 2012-05-01


Pagrindinė valdymo įmonės veikla, įmonės organizaciniai dokumentai. Dokumentų srauto organizavimas: dokumentų priėmimas, siuntimas ir registravimas, vykdymo kontrolė. Dokumentų klasifikavimas ir sisteminimas, bylų formavimas.

Valdymo dokumentacijos palaikymas. Praktinis vadovas

Knygoje nagrinėjami svarbiausi organizacijos dokumentinio valdymo klausimai. Dokumentacijos palaikymo problemos pateikiamos išsamiai, remiantis naujausių rekomendacinių dokumentų reikalavimais. Knyga sudaryta iš keturių dalių.

Pirmajame iš jų aptariami bendrieji reikalavimai detalių turiniui ir dizainui, taip pat verslo komunikacijos dokumentų pateikimo stilius. Antrasis skyrius skirtas svarbiausių verslo komunikacijos dokumentų charakteristikoms. Trečiojo skyriaus turinys suteikia skaitytojams galimybę išstudijuoti dokumentų valdymo pagalbos tarnybos (DOU) organizavimo pagrindus įmonėje (įstaigoje).

Ketvirtajame skyriuje aprašomi pagrindiniai verslo komunikacijos dokumentų kūrimo, apdorojimo, perdavimo ir saugojimo technologijos etapai. Visuose knygos skyriuose pateikiama daugybė pavyzdžių, taip pat pateikiami dokumentų pavyzdžiai. Knyga palyginama su kitais panašiais leidiniais, turinčiais ryškią praktinę turinio orientaciją kartu su apšviestos medžiagos platumu ir šia prasme neturi analogų.

Rekomenduojamas kaip praktinis ir informacinis metodinis vadovas visiems, studijuojantiems dokumentų valdymo klausimus ugdymo įstaigose ar susiduriantiems su poreikiu juos organizuoti kasdienės veiklos procese.

Knyga rekomenduojama sekretoriams, vadybininkų padėjėjams, personalo tarnybų ir ikimokyklinio ugdymo įstaigų darbuotojams, taip pat specializuotų biuro darbo kursų studentams, sekretoriato reikalams ir švietimo įstaigų studentams, besimokantiems specialybėse „Dokumentų tvarkymas ir vadybos dokumentų palaikymas“. , „Organizacijos valdymas“ ir „Personalo valdymas“.

Trečiasis leidimas, papildytas ir pataisytas.

Įmonės personalo darbo organizavimas

Svarstomi svarbiausi personalo darbo organizavimo, dokumentacijos ir teisinės paramos šiuolaikinėje įmonėje klausimai. Knygos problemos pateikiamos išsamiai, remiantis galiojančių norminių ir kitų gairių, susijusių su nagrinėjamomis problemomis, reikalavimais.

Knyga sudaryta iš penkių dalių. Pirmasis susijęs su organizacinė sistema personalo darbą, atskleidė jo ryšį su personalo politika. Apibūdinami pagrindiniai personalo strategijų variantai, atskleidžiami personalo darbo principai, kryptys ir užduotys.

Antrasis skyrius skirtas praktiniam įmonės personalo organo darbo organizavimui. Skaitytojai susipažins su jos paskirtimi, funkcijomis ir užduotimis, personalo tarnybos ir įmonės personalo skyriaus struktūros ir personalo skaičiaus ypatumais, šių padalinių valdymo technologija.

Trečiame skyriuje pateikiami pagrindiniai dokumentai, susiję su personalo darbu įmonėje. Pateikiamas išsamus įmonės personalo dokumentų aprašymas. Aprašyta darbuotojų darbo knygų ir asmeninių bylų tvarkymo tvarka. Vadovo ketvirtame ir penktame skyriuose aprašoma tam tikro personalo darbo klausimų teisinio reguliavimo tvarka pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso normas, įsigaliojusias 2002 m. Vasario 1 d.

Ypatingas dėmesys skiriamas darbo sutartims. Knyga pateikiama su daugybe pavyzdžių, diagramų, taip pat dokumentų pavyzdžių. Vadovas turi ryškią praktinę turinio orientaciją kartu su apšviestos medžiagos pločiu ir šia prasme neturi analogų.

Kaip edukacinis, metodinis ir praktinis vadovas rekomenduojamas visiems, kurie studijuoja personalo darbo organizacinės, dokumentinės ir teisinės paramos klausimus arba susiduria su poreikiu juos planuoti ir įgyvendinti kasdienėje veikloje.

Anglų kalbos gramatikos vadovas su pratimais

Šio vadovo tikslas - padėti studentams, kurie prieš studijuojant universitete nesimokė anglų kalbos, įsisavinti anglų kalbos gramatikos pagrindus (morfologiją ir sintaksę). Vadovo pranašumas yra pateikimo paprastumas, patogiausia medžiagos pateikimo forma - lentelės.

Praktiniai pratimai vadovo pabaigoje padės įgyti vertimo iš rusų į anglų kalbą įgūdžių. Užduočių teisingumą galima patikrinti klavišais. Vadovas rekomenduojamas tiek klasėje, tiek savarankiškam darbui.

Korespondencijos skyrių I-II kursų studentams, besimokantiems pagal specialybes: Valstybės ir savivaldybių vadyba, Ekonomika ir vadyba įmonėje, Finansai ir kreditai, Vadybos dokumentacija ir dokumentacija.

Įmonės užsakymai ir užsakymai

Šiame vadove aprašoma įmonės (organizacijos, įstaigos) užsakymų ir užsakymų įvairiais jos veiklos klausimais rengimo tvarka. Vadovo medžiaga pateikiama išsamiai, remiantis teisės aktų, norminių teisės aktų ir organizacinių bei administracinių dokumentų reikalavimais dokumentų valdymo ir valdymo dokumentų klausimais.

Vadove yra daugiau nei 50 užsakymų ir instrukcijų pavyzdžių, standartinės dokumentų formos, rekomendacijos, kaip parengti jų turinį ir dizainą, atsižvelgiant į pavyzdinio darbo biure instrukcijos (2005), valstybinio standarto GOST R6 nuostatas. 30–2003 USD.

USORD. Dokumentų rengimo reikalavimai “ir VNIIDAD metodinės rekomendacijos. Įmonių (organizacijų, įstaigų) vadovams, jų pavaduotojams valdymo klausimais, ikimokyklinio ugdymo įstaigų darbuotojams, personalo tarnyboms, taip pat studentams pagal specialybę 350800 "Dokumentų tvarkymas ir valdymo pagalba."

Įmonės biuro darbo organizavimas

Knygoje išdėstyti pagrindiniai veiksmingo biuro darbo organizavimo šiuolaikinės įmonės veikimo sąlygomis klausimai. Detaliai išryškinama valdymo dokumentinio valdymo organizacinio reguliavimo (DOU) specifika ir jos teisinis pagrindas.

Įmonės ikimokyklinio ugdymo įstaigos kūrimo technologija „nuo nulio“ yra aprašyta prieinama forma, kurią patvirtina daugybė pavyzdžių ir įmonės dokumentų pavyzdžių. Knygoje pateikiamos rekomendacijos, kaip organizuoti ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojų darbą, taip pat pavyzdiniai jos darbuotojų oficialių pareigų tekstai.

Vadovas parengtas atsižvelgiant į GOST R6 reikalavimus. 30-2003, GSDOU, Darbo biure pavyzdinės instrukcijos ir kiti norminiai ir metodiniai dokumentai, reglamentuojantys dokumentų valdymo palaikymą valdymui įmonėje. Kreipėsi į įmonių (organizacijų, įstaigų) vadovus, vadovų pavaduotojus administracijai, administracijos ir sekretoriatų dokumentacijos palaikymo tarnybų (departamentų) darbuotojams, taip pat studentams specializuotuose ikimokyklinio ugdymo įstaigų kursuose, sekretoriato reikaluose ir švietimo įstaigose. specialybė 350800 „Valdymo dokumentacija ir dokumentacijos palaikymas“ ...

Verslo dokumentai pavyzdžiuose ir pavyzdžiuose

Pirmasis įmonės standartinių dokumentų rinkinys, atsižvelgiant į naująjį GOST R6. 30-2003 „Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “. Knygoje išdėstyti organizaciniai darbo su dokumentais pagrindai, pateikiami išsamūs paaiškinimai ir pastabos dėl visų išvardytų dokumentų tipų.

Jis skirtas organizacijų vadovams, jų pavaduotojams vadovybei, dokumentacijos palaikymo tarnybų darbuotojams, personalo skyriams, verslininkams, vadovams, taip pat studentams pagal specialybes „Vadyba“ ir „Vadovavimo dokumentacija“.

Darbo organizavimas su piliečių apeliacijomis Rusijos istorijoje. Pamoka

Vadove atskleidžiama darbo su piliečių apeliacijomis tvarka, kuri Rusijos valstybėje pasikeitė per 500 metų. Vadovas gali būti naudojamas studijuojant disciplinas „Darbo su piliečių apeliacijomis organizavimas“, „Dokumentacija“, „Dokumentų valdymo organizavimas ir technologija“, „Valstybės institucijų istorija“.

Vadove, be pagrindinės mokomosios medžiagos, yra išsami chronologinė faktų, įvykių rodyklė, teisės aktų, susijusių su apeliacinių skundų nagrinėjimo tvarkos kūrimu, priėmimo datos, platus dalykinis terminologinis žodynas, diagramų rinkinys istorinį ir šiuolaikinį darbo su apeliacijomis organizavimą, taip pat užduotis ir klausimus savarankiškam darbui.

Studentams, istorijos, sociologijos, politikos mokslų, vadybos specialybių magistrantams, universitetų dėstytojams, mokslo ir archyvų darbuotojams bei tiems, kurie domisi valstybinių institucijų plėtra ir biuro darbu valdžios institucijose.

Darbas biure. Pamoka apie atviro kodo programinę įrangą

Biuro darbas ir dokumentų srautas. Praktinis vadovas

A. B. Barikhinas Mokomoji literatūra Nėra

Šiame leidinyje apibendrinami, analizuojami ir pateikiami profesionalūs patarimai apie šiuolaikinio biuro darbo ir darbo eigos teoriją ir praktiką. Knyga buvo sukurta remiantis Rusijos Federacijos teritorijoje veikiančia nacionaline reguliavimo ir metodine medžiaga, reglamentuojančia valdymo veiklos dokumentaciją.

Nurodomi reikalavimai dokumentams, užtikrinantiems įvairių nuosavybės formų ir veiklos rūšių įmonių veiklą, jų sudarymui, sisteminimui, saugojimui. Atskiri skyriai skirti organizaciniams ir administraciniams dokumentams, tarnybiniams raštams, apskaitos dokumentams, finansinių ir atsiskaitymų sandorių dokumentams, sutartims, dokumentams, kuriuose yra komercinių paslapčių.

Prieduose yra daugiau nei šimtas svarbiausių organizacinių, administracinių, apskaitos, personalo ir kitų dokumentų pavyzdžių (formų). Įmonių ir padalinių vadovams, sekretoriams-padėjėjams, biurų vadovams, personalo skyrių, apskaitos skyrių, archyvų darbuotojams ir kitiems darbuotojams, dirbantiems su dokumentų srautu.

Šis darbas labai domina mokytojus, magistrantus ir universiteto studentus.

Kaip teisingai ir greitai parengti įmonės dokumentus

Jurijus Michailovas Mokomoji literatūra Nėra

Vadove aptariami reikalavimai rengiant svarbiausius juridinius asmenis ir individualius verslininkus išleistus vietinius reglamentus. Be dešimties vietinių taisyklių (įskaitant Vidaus darbo reglamentą) pavyzdinių tekstų, knygoje taip pat yra kolektyvinės sutarties pavyzdys.

Federalinės darbo inspekcijos tikrinimo, kaip darbdaviai laikosi darbo teisės aktų ir kitų teisės aktų, kuriuose yra darbo teisės normų, laikymosi klausimai išdėstyti Federalinio įstatymo „Dėl juridinių asmenų ir individualių verslininkų teisių apsaugos vykdant valstybę“ kontekste. (Savivaldybės) kontrolė (priežiūra) “, kuri įsigalioja 2009 m. Liepos 1 d.).

Knyga skirta įmonių (organizacijų, įstaigų) vadovams, jų pavaduotojams, personalo skyrių vadovams ir specialistams, taip pat specialybių „Organizacijų valdymas“, „Personalo valdymas“ ir „Įrašų valdymas“ (Dokumentacija ir dokumentacija) studentams. valdymas) “.

Ikiteisminiai, norminiai ir teisės aktai ikimokyklinio ugdymo įstaigų srityje yra išsamiai išnagrinėti. Knyga skirta universitetų studentams, studijuojantiems pagal specialybę „Dokumentacija ir archyvinis mokslas“, plačiam specialistų spektrui - įvairių lygių vadovams, dalyvaujantiems rengiant ir dokumentų vykdymas, biuro darbuotojai, sekretoriai-padėjėjai.

Taip pat knyga bus naudinga specialistams, organizuojantiems elektroninių dokumentų valdymo sistemų diegimą.

Tipiškos klaidos HR administravimas

Michailas Jurievich Rogozhin Apie populiarų verslą Nėra N / A

Knygoje nagrinėjamos tipiškiausios klaidos, padarytos sudarant, keičiant ir nutraukiant (nutraukiant) darbo sutartį, išduodant pagrindinius įsakymus (įsakymus) personalui, taip pat tvarkant darbo knygas. Tai bus naudinga įmonių (organizacijų, įstaigų) vadovams, individualiems verslininkams, personalo skyrių darbuotojams (personalo vadovams), taip pat studentams ir asmenims, keliantiems kvalifikaciją pagal specialybes „Personalo valdymas“, „Dokumentų ir dokumentų tvarkymas“, "Darbo teisė".

Teisės aktai galioja 2015 m. Birželio mėn.

Įrašų tvarkymas ir archyvavimas terminais ir apibrėžimais

S. Yu. Kabašovas Darbas biure Nėra N / A

Leidinyje pateikiami terminai ir apibrėžimai biuro darbo ir archyvavimo klausimais. Skirta aukštojo ir vidurinio profesinio mokymo įstaigų mokytojams, tyrinėtojai, universitetų ir kolegijų studentai, studijuojantys dokumentų valdymą ir archyvavimo mokslą, taip pat praktikams, įvairaus lygio valdžios pareigūnams, valstybės tarnautojams, valdžios institucijų darbuotojams, atstovaujamųjų organų pavaduotojams, savivaldybių vadovams, vietos administracijų vadovams, savivaldybių darbuotojams , taip pat skaitytojams, besidomintiems valdymo ir archyvavimo reikalų dokumentacijos klausimais.

Vadove yra ir pagrindinių personalo dokumentų pavyzdžių, ir konkrečių rekomendacijų, kaip parengti ir vykdyti darbo santykius įmonėje: samdyti, atleisti, sudaryti darbo knygas, komandiruotes, atostogas, sudaryti personalo lentelę, pareigybių aprašymus ir daugelį kitų .

Vadovėlis skirtas įmonių ir organizacijų vadovams, personalo skyrių darbuotojams, personalo vadybininkams ir kitiems darbuotojams, organizuojantiems personalo skyriaus dokumentaciją. Šios knygos informacinė medžiaga gali padėti buhalteriams, auditoriams, teisininkams, mokesčių pareigūnams ir kitiems specialistams, kurie dėl savo darbo pobūdžio susiduria su dokumentų srautu ir žmogiškųjų išteklių problemomis.

Knygoje pristatomas paskaitų kursas, kuriame pateikiami atsakymai į visus pagrindinius įmonės (organizacijos, įstaigos) verslo valdymo klausimus. Paskaitos medžiaga pateikiama išsamiai, remiantis teisės aktais ir norminiais teisės aktais dėl darbo biure.

Pagrindinė darbo vieta yra dokumentų valdymo (dokumentų valdymo) ir veiklos dokumentacijos klausimų, taip pat įmonės (organizacijos, įstaigos) personalo tarnybos apskaitos ir apskaitos ypatumų svarstymas.

Vadovėlis skirtas 350800 „Dokumentų tvarkymas ir dokumentų tvarkymas“ specialybės studentams, taip pat specializuotų kursų apie darbą biure ir archyvo verslui studentams.

Dokumentinė lingvistika. Dirbtuvės

T. V. Leontjeva Kalbotyra Nėra

Vadovas yra užduočių ir pratimų rinkinys, kuris suteikia praktinį kalbos mokymą specialistams, dalyvaujantiems kuriant ir taisant dokumentų tekstus. Specialybės studentams 032001 Vadybos dokumentacija ir dokumentacijos palaikymas, taip pat ekonomikos, vadybos ir teisės specialybių studentams; gali būti naudinga praktikams, kurių veikla susijusi su dokumentų kūrimu ir redagavimu.

Darbo biure pagrindai. Atvirojo kodo programinės įrangos vadovėlis ir seminaras

Anna Jurievna Ivanova Mokomoji literatūra Profesinis išsilavinimas

Dokumentas yra pagrindinis valdymo įrankis ir bet kurio vadovo profesinės veiklos produktas. Todėl valstybės ir savivaldybių valdymo srities specialistui svarbu: žinios apie darbo biure pagrindus, gebėjimas naršyti norminių dokumentų jūroje, reglamentuojančioje valdymo palaikymą, kalbos raštingumas, pareigūno žinios verslo kalbos stilius ir įgūdžiai dirbant su dokumentais.

Išskirtinis šio vadovėlio bruožas yra tarpdisciplininis požiūris į dokumento tyrimą ir kūrimą. Todėl daug dėmesio skiriama ne tik technologiniams dokumentų kūrimo, rengimo ir darbo su jais organizavimo klausimams, bet ir tarnybinio dokumento kalbai.

Biuro darbo vadovas

Michailas Rogozhin Nuorodos Nėra

Antrasis vienos geriausių rusiškų knygų apie darbą biure leidimas. Dokumentų palaikymo sistema nacionalinio standarto R ISO 15489-1-2007 „Dokumentų valdymas“ kontekste yra visapusiška ir prieinama forma. Medžiaga pateikiama remiantis dabartine darbo biure praktika ir naujausiais reglamentais.

Buvo ištirti dokumentų saugojimo organizavimo pokyčiai. Kreipėsi į sekretoriatų, biurų valdymo paslaugų specialistus, archyvų valdytojus, teismų darbuotojus, notarus, įmonių savininkus ir vadovus, taip pat specialybių „Valdymo dokumentai ir parama“ ir „Organizacijos valdymas“ studentams.

Sekretoriaus vadovas: Dokumentų rengimas

Michailas Rogozhin Nuorodos: kita Nėra

Sekretoriaus vadovas yra nestandartinis praktinis vadovas, kuriame yra svarbiausių verslo dokumentų viso teksto versijos. Pateikia atsakymus į pagrindinius sekretoriato veiklos organizavimo šiuolaikinėje įmonėje klausimus. Parengta pagal GOST R6 reikalavimus.

30-2003 ir Darbo knygų tvarkymo ir saugojimo taisyklės (2003). Kreipėsi į visų kategorijų sekretorius, jų vadovus, vadovų pavaduotojus, ikimokyklinio ugdymo įstaigų darbuotojus, sekretoriatus, studentus, studijuojančius pagal specialybę 350800 „Vadybos verslo ir dokumentacijos palaikymas“, specializuotų kursų studentus.

Be daugybės dokumentų, kurie turi būti įtraukti į asmenines bylas, pavyzdžių, vadove pateikiamos dokumentų formos, lydinčios asmens bylų tvarkymą nuo jų sukūrimo momento iki perkėlimo į archyvą. Knyga skirta įmonių, organizacijų ir įstaigų personalo tarnybų vadovams ir specialistams, asmenims, besimokantiems profesinio mokymo švietimo įstaigose pagal specialybes „Vadybos dokumentacija“ ir „Personalo valdymas“, specializuotų personalo valdymo kursų klausytojams. taip pat visi, kurie domisi asmeninių bylų ir asmens duomenų tvarkymo problemomis.

Šis vadovėlis, paremtas galiojančia nacionaline reguliavimo sistema, labiausiai atspindi dokumentinės paramos patirtį šiuolaikinių valstybinių ir nevyriausybinių organizacijų valdymo veiklai, taip pat kompiuterinės įrangos ir technologijų naudojimą šiame procese. Leidinyje atsižvelgiama į ypatumus, susijusius su darbu su dokumentais įvairių nuosavybės formų organizacijose. Ypatingas dėmesys skiriamas oficialių dokumentų tvarkymo taisyklėms pagal GOST R 6.30-2003 reikalavimus.

Žingsnis 1. Pasirinkite knygas kataloge ir paspauskite mygtuką „Pirkti“;

2 veiksmas. Eikite į skyrių „Krepšelis“;

Žingsnis 3. Nurodykite reikiamą kiekį, užpildykite duomenis gavėjo ir pristatymo blokuose;

Žingsnis 4. Paspauskite mygtuką „Eiti į mokėjimą“.

Šiuo metu EBS svetainėje galima įsigyti spausdintų knygų, elektroninių prieigų ar knygų dovanų bibliotekai tik už šimto procentų avansą. Po apmokėjimo jums bus suteikta prieiga prie viso vadovėlio teksto elektroninėje bibliotekoje arba mes pradėsime jums paruošti užsakymą spaustuvėje.

Dėmesio! Nepakeiskite užsakymo mokėjimo būdo. Jei jau pasirinkote mokėjimo būdą ir nepavyko sumokėti, turite iš naujo užsisakyti užsakymą ir sumokėti už jį kitu patogiu būdu.

Už užsakymą galite sumokėti vienu iš šių būdų:

1. Grynųjų pinigų būdas:
   • Banko kortelė: turite užpildyti visus formos laukus. Kai kurie bankai prašo patvirtinti mokėjimą - tam jūsų telefono numeriu bus išsiųstas SMS kodas.
   • Internetinė bankininkystė: su mokėjimo paslauga bendradarbiaujantys bankai pasiūlys užpildyti savo formą. Prašome teisingai įvesti duomenis visuose laukuose.
     Pavyzdžiui, už "class =" text-Primary ">„ Sberbank Online “ reikalingas mobiliojo telefono numeris ir el. Dėl "class =" text-Primary ">„ Alfa-bank “ jums reikės prisijungimo prie „Alfa-Click“ paslaugos ir el.
   • Elektroninė piniginė: jei turite „Yandex“ piniginę arba „Qiwi“ piniginę, galite sumokėti už užsakymą per jas. Norėdami tai padaryti, pasirinkite tinkamą mokėjimo metodą ir užpildykite siūlomus laukus, tada sistema nukreips jus į sąskaitos faktūros patvirtinimo puslapį.

Paskaitos kursas

„Valdymo dokumentacijos palaikymas“


2 Valdymo veiklos dokumentavimo reglamentavimas

2 Norminė ir metodinė bazė, reglamentuojanti darbą su dokumentais šiuolaikinėmis sąlygomis

4 Techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatoriai

1 Dokumentų valdymo pagrindai. „Dokumentų srauto“ sąvoka

6.2 Administraciniai dokumentai

7.2 Dokumentų vykdymo kontrolės organizavimas

7.3 Dokumentų saugojimas, bylų nomenklatūros sudarymas

8 Komercinio susirašinėjimo su užsienio partneriais taisyklės ir formos

8.1 Tarptautinės standartizacijos organizacijos (ISO) korespondencijos standartai

8.2 Išsami informacija apie tarptautinį laišką

9 Darbo su dokumentais, kuriuose yra konfidencialios informacijos, organizavimas

9.1 Informacija, susijusi su komercinėmis paslaptimis

9.2 Dokumentų, kuriuose yra komercinių paslapčių, apsauga

9.3 Darbo su dokumentais, kuriuose yra konfidencialios informacijos, organizavimas

4 skyrius. Valdymo dokumentacijos procesų automatizavimas

1 Biuro darbo automatizavimo ir kompiuterizavimo istorija

2 Asmeninio kompiuterio užduotys

3 Sistemos programos

4 Taikymo programos. Bendrosios nuostatos

5 Pristatymo programos ir skaičiuoklių procesoriai

6 Kitos biuro programos

7 Duomenų apsaugos ir kompiuterių saugumo pagrindai

1 skyrius. Valdymo veiklos dokumentuojimas

.1 Pagrindinės valdymo veiklos dokumentacijos sąvokos ir apibrėžimai

Dokumentas yra informacija, įrašyta popieriuje ar bet kurioje kitoje laikmenoje su išsamia informacija.

Rekvizitai yra dokumento identifikavimo elementai, lemiantys jo teisinius santykius su įmonės subjektais ir objektais.

Dokumento duomenys yra suskirstyti į pastovius ir kintamus.

Nuolatiniai rekvizitai yra simboliai ir indeksai, taikomi standartiniams dokumentų (formų ir formų) ruošiniams spausdinimo ar kitomis priemonėmis.

Kintamos detalės yra simboliai ir indeksai, įvedami į dokumentą jo rengimo ir dizaino metu.

Dokumentacija - tai informacijos apie procesus, faktus ir įvykius įrašymas į konkrečią laikmeną ir jos identifikavimo elementų, identifikatorių, vadinamų rekvizitais, pateikimas.

Dokumentuojant procesus, įvykius, veiksmus ir faktus atsispindi jų tarpusavio ryšys, užtikrinamas jų palyginamumas, tęstinumas ir galimybė nedelsiant ištaisyti padėtį. Faktas, surašytas dokumentu, yra juridinis faktas. Įvairių situacijų dokumentuojimas sukuria pagrindą valdyti gamybos procesus ir organizacijų ūkinę veiklą, siekiant užtikrinti jų vystymosi dinamiką. Nuolatinis ir sistemingas gamybos ir ūkinės veiklos dokumentacija yra valdymo kokybės, tęstinumo ir įmonės vystymosi tęstinumo garantija.

Dokumentacija yra dokumentų rinkinys, sugrupuotas pagal tam tikrą kriterijų. Dokumentų rinkinius galima sugrupuoti pagal pavadinimus ir pavadinimus (vardinius), dalykus, pramonės, geografinius, chronologinius ar kitus kriterijus. Tai gali būti oficialios korespondencijos, planavimo ir administracinių dokumentų rinkiniai, statistinės ir apskaitos ataskaitų dokumentai, techninės dokumentacijos rinkiniai: projekto brėžiniai ir schemos, techninės specifikacijos, sudėtingos įrangos naudojimo instrukcijos, paslaugų teikimo taisyklės, lydimieji dokumentai produktams ar kroviniams. Įrašų grupavimas, tvarkymas ir saugojimas yra susijęs su veikla, vadinama įrašų saugojimu.

Failas yra aplankas su dokumentais, turintis numerį, pavadinimą, nuosavybės teisę, priežiūros pradžios metus ir saugojimo laikotarpį. Norėdami įrašyti bylas, sudaromas bylų sąrašas, vadinamas nomenklatūra.

Įmonės bylų nomenklatūra yra susistemintas bylų numerių ir pavadinimų sąrašas, nurodant jų apimčių skaičių, saugojimo laikotarpius.

Daugybė dokumentų kaip korespondencija juda ir sudaro darbo eigą.

Dokumentų srautas - tai dokumentų judėjimas įmonėje ir tarp įmonių nuo jų sukūrimo iki jų išsiuntimo saugoti ar sunaikinti.

Svarbi biuro darbo dalis yra įvykdytų, bet laikiną ar istorinę vertę turinčių dokumentų saugojimo organizavimas. Dokumentai saugomi archyvuose.

Archyvas yra vieta ilgalaikiam dokumentų saugojimui su specialia dokumentų masyvo organizacija, kuri garantuoja galimybę prieiti prie jų pagal tam tikras taisykles.

Archyvavimas yra neatskiriama biuro darbo dalis, užtikrinanti sistemingą ilgalaikį dokumentų saugojimą.

1.2 Valdymo veiklos dokumentavimo reglamentavimas

Gerai nusistovėjęs biuro darbas iš praktikos neįtraukia atvejų, kai gamyba gali būti sustabdyta dėl dokumento praradimo. Biuro darbo organizavimą ir valdymą įmonėse reglamentuoja galiojančių teisės aktų, standartų ir instrukcijų reikalavimai. Tuo pačiu metu biuro darbas prisitaiko prie vietinių ir federalinių sąlygų, prisitaiko prie kiekvienos konkrečios įmonės specifikos. Biuro darbo praktikoje galimi nukrypimai nuo bendrųjų reikalavimų ir jų pažeidimas. Todėl valstybės institucijos reikalauja nuolat tobulinti darbą su dokumentais ir tobulinti biuro darbą įmonėse. Įmonių vadovai yra asmeniškai atsakingi už įmonės dokumentinį fondą ir privalo žinoti Rusijos teisės aktų „Dėl Rusijos Federacijos archyvų fondo ir archyvų“ pagrindus, „Dėl informacijos, informavimo ir informacijos apsaugos“, „Dėl Apskaita ir ataskaitos “ir kt., Standartai ir departamentų nurodymai.

Bendrąjį darbą biure Rusijoje reglamentuoja šios taisyklės ir gairės:

GOST R 51141-98. Darbas biure ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai.

GOST 6.10.4-84. Suteikti teisinę galią dokumentams, esantiems mašininėje laikmenoje ir mašinų klasifikavimo mašinoje, sukurtiems naudojant kompiuterines technologijas. Pagrindinės nuostatos.

GOST 6.10.5-87. Vieningos dokumentacijos sistemos. Išdėstymo rakto konstrukcijos reikalavimai.

GOST R 6.30-97. Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui (su pakeitimais, padarytais 2000 m. Sausio 21 d. Rusijos Federacijos „Gosstandart“ rezoliucija Nr. 9-a ir pakeitimais Nr. 1 su įvedimo data 2000-01-04).

5. Valstybinė valdymo dokumentų valdymo sistema (GSDOU). Bendrosios nuostatos. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentų tarnyboms.

Valstybinė valdymo dokumentų valdymo sistema. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentavimo paslaugoms.

Valstybinė standartizacijos sistema (GOST R 1.0-92, GOST R 1.2-92. GOST R 1.5-92).

1993 m. Birželio 10 d. Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl standartizacijos“ Nr. 5154-1 (su pakeitimais, padarytais 1995 m. Gruodžio 27 d. Federaliniu įstatymu Nr. 211-FZ).

Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl informacijos, informavimo ir informacijos apsaugos“, 1995-02-20, Nr. 24-FZ.

Rusijos Federacijos įstatymas, liepos 21 d., Nr. 5485-1 (su pakeitimais, padarytais 1997 m. Birželio 10 d. Federaliniu įstatymu, Nr. 131-FZ) „Dėl valstybės paslapčių“.

Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius. Gerai 011-93.

2001 m. Balandžio 6 d. Valstybinio statistikos komiteto nutarimas Nr. 26 „Dėl vieningų pirminės darbo apskaitos ir darbo užmokesčio apskaitos dokumentų formų patvirtinimo“.

Rusijos Federacijos Vyriausybės 1998 m. Gruodžio 28 d. Nutarimas, M 1562, „Dėl Rusijos Federacijos archyvinės tarnybos nuostatų patvirtinimo“.

PR 50-733-93. Pagrindinės nuostatos Vieninga sistema techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikavimas ir kodavimas bei vieningos Rusijos Federacijos dokumentacijos sistemos.

2000 m. Lapkričio 27 d. Rusijos archyvų tarnybos įsakymas Nr. 68 „Dėl standartinių biuro darbo instrukcijų patvirtinimo federaliniai organai vykdomoji valdžia "pagal Rusijos Federacijos Vyriausybės 2000 m. spalio 31 d. įsakymą Nr. 1547-r.

.3 Dokumentų valdymo pagalba

Tradiciškai vadovybės dokumentacijos ir informacijos palaikymo procesas susideda iš šių etapų:

· Dokumentų kūrimas ir jų vykdymas;

· Priėmimas - dokumentų perdavimas;

· Dokumentų judėjimo organizacijoje organizavimas;

· Registracija ir vykdymo kontrolė;

· Informacinis ir informacinis darbas;

· Dokumentų saugojimas.

Norint išspręsti aukščiau nurodytas užduotis naudojant kompiuterį visose organizacijose, įstaigose, įmonėse, naudojama šių tipų programinė įranga:

Operacinė sistema (OS), t.y. pagrindinė programa, pagal kurią veikia kompiuteris;

· Teksto redaktorius;

· Skaičiuoklė;

· Duomenų bazių valdymo sistema (DBVS);

· Komunikacijos programos darbui su faksogramomis, pranešimų siuntimu ir prieiga prie interneto;

· Priemonės (pagalbinės programos, optimizuojančios kompiuterio našumą ir užkertančios kelią gedimams).

Paprastai naudojamos ir šios programos:

OCR (optinė simbolių atpažinimo sistema - spausdinimo mašinėlėje popierinio dokumento vaizdas paverčiamas simboliniu atvaizdavimu), t.y. optinės simbolių atpažinimo programos, skirtos įvesti dokumentus į kompiuterį naudojant skaitytuvą;

· Elektroniniai žodynai ir vertėjai - dirbant su tekstais užsienio kalbomis.

.4 Biuro darbo atsiradimas ir vystymosi istorija Rusijoje

Stulpelio (užsakymo) darbas biure. Ankstyvojoje Senosios Rusijos valstybės raidos stadijoje ir feodalinio susiskaldymo laikotarpiu (iki XV a. Pabaigos) valstybės institucijų dar nebuvo. Prieš steigiant institucijas ir darbo biure sistemą jose, prasidėjo dokumentavimo atsiradimo ir tobulėjimo laikotarpis, t.y. žmonių privataus ir viešojo gyvenimo reiškinių dokumentacija. Valdymo funkcijas dažniausiai vykdė pavieniai pareigūnai ar įstaigos, vykdydami savo veiklą arba visai neturėdami darbuotojų, arba turėdami labai ribotą pareigūnų personalą. Esant tokioms sąlygoms, vieningos darbo biure sistemos dar visiškai nereikalavo pati valdymo sistema.

Palaipsniui kaupiant tradicijas dokumentacijos srityje, susiformavo profesionalių specialistų ratas dokumentų kūrimo ir tvarkymo srityje. Iš pradžių jų kompoziciją papildė bažnyčios psalmininkai ir diakonai. Lygiagrečiai, stabilūs nuorodų modeliai dokumentuose, formose, t.y. tipiškos stabilios kai kurių dažniausiai pasitaikančių dokumentų formos, kurios tapo savotiškais biuro darbo „vadovais“.

Nustatomi dokumentų patvirtinimo ir jų rengimo būdai. Dokumentai pradeda pereiti į rašymo etapus - juodą rašymą, redagavimą ir baltą popierių. Įrengiami tokie elementai kaip spaustukai, sandarikliai, tiltai (parašai ant klijų) »informacijos apsaugos nuo neteisėtos prieigos elementai jos saugojimo ir naudojimo etape,

Susikūrus centralizuotai valstybei, kurios centru tapo Maskvos kunigaikštystė, pradėjo formuotis jos valstybinio administravimo aparatas, kuris yra būtinas bet kurios valstybės ekonominiame ir politiniame gyvenime. Tuo pat metu formuojama šio aparato dokumentacijos paramos sistema, pagrįsta papročiais.

Aukščiausia valstybinė institucija buvo bojarų duma, susikūrusi iš bojarų ir „artimų žmonių“ susitikimų, į kuriuos kunigaikštis kartkartėmis rinkdavosi spręsti valstybinės svarbos klausimų. Apskritai Dūmos įgaliojimai buvo neriboti ir neriboti.

To meto „biurai“, vadinami raštinės trobelėmis, arba įsakymai, buvo formuojami praktiniams poreikiams spręsti tam tikrus viešojo administravimo klausimus. Štai kodėl valstybės tarnybinio darbo formavimo ir vystymosi laikotarpis paprastai vadinamas tvarkos laikotarpiu - pirmųjų valstybės institucijų pavadinimu - įsakymais. Šis laikotarpis apima laikotarpį nuo XV iki XVII a.

Užsakymų biuro darbe buvo naudojama gana sena „stulpeliais pagrįsta biuro darbo technika“ - ritinys buvo surinktas iš lakštų, priklijuotų vienas prie kito - stulpelio, kolonos. Stulpelio sudedamosios dalys buvo vadinamos „postavi“, o vietos, kuriose lakštai buvo klijuoti, taip pat vadinami tiltais. Stulpelis gali būti vienas kelių puslapių dokumentas arba jame gali būti dokumentų rinkinys, pagrįstas kokiu nors atributu - geografiniu, korespondencijos, klausimo.

Dokumentų rengimo užsakymų biure procedūra apėmė šiuos pagrindinius etapus:

dokumento gavimas svarstyti;

bylos parengimas „ataskaitai“;

bylos nagrinėjimas ir sprendimas;

dokumento, kuriame yra sprendimas, vykdymas.

Konkreti raštvedybos darbo dokumentų sudėtis nebuvo ypač įvairi, visi tuo metu egzistavę dokumentai yra sugrupuoti į keletą pagrindinių tipų: laiškai, sakiniai, įsakymai, ataskaitos, memorialai, oficialūs atsakymai, peticijos. Tačiau kiekvienoje rūšyje buvo daug veislių.

Taigi, kanceliarijos darbo istorija XVI-XV a. rodo, kad kuriant centrinių ir vietinių institucijų sistemą, taip pat formuojama darbo biure sistema, formuojamas darbuotojų kadras, atsiranda stabilios dokumentų formos, jų sudarymo, saugojimo ir apskaitos metodai.

Kolegialus darbas biure. Vyriausybę paskatino įstatymų nustatytos vienodos tvarkos trūkumas tvarkant užsakymus, tikslios rašytinių dokumentų formos, konkretūs jų vykdymo terminai, didžiulis institucijų skaičius, jų santykių tarpusavio ir teritorijų tvarkymo sumaištis. ieškoti naujų valstybės struktūros formų.

Apdorojus užsienio (švedų) pavyzdžius, atsiranda naujo tipo įstaigos ir reguliavimo parama, kuri tiksliai nustato jų sudėtį, organizavimą, kompetenciją ir darbą biure. Buvusias įstaigas - užsakymus - pakeitė kolegijos, kanceliarijos, biurai, rotušės.

Iš pradžių kiekviena kolegija vadovavosi savo taisyklėmis, paskui „Bendrosios taisyklės“, patvirtintos Petro I 1720 m., Tapo reformos teisiniu pagrindu. Šiose institucijose dominuoja kolektyvinis sprendimų priėmimas dalyvaujant kolegijoms.

Reikėtų pažymėti dokumentų registravimo kolegialioje kanceliarinėje sistemoje ypatumą, kurį sudarė tai, kad registracija lydėjo dokumentus per visą proceso procesą, o vėliau - archyve. Visos valdybai skirtos pakuotės buvo perduotos budinčiam pareigūnui, kuris pasirašė dėl gavimo ir, jo neatspausdinęs, perdavė buvusiam.

Kolegialiame biuro darbe reikšmingų pokyčių atlikti dokumentų formas. Daugeliui jų kuriamos „bendrosios formos“ - šablonai, pagal kuriuos jie turėtų būti parengti. Taip pat kolegialiame biuro darbe data išryškinama iš teksto ir tampa nepriklausomu dokumento formos elementu; daugelyje dokumentų ji dabar parašyta po tekstu kairėje lapo pusėje: „1746 m. ​​Rugsėjo 16 d.“. Pati data iš tų pačių 1700 metų buvo perkelta į chronologiją ne nuo pasaulio sukūrimo, o po 5508 metų, iš Kristaus gimimo.

Biuro darbe atsirado visiškai nauji dokumentų pavadinimai: vekseliai, obligacijos, ataskaitos, žurnalai, protokolai, korespondencija ir kt. Kolegijos tarpusavyje susirašinėjo iškyšuliais, siuntė dekretus į pavaldžias vietas, gaudavo iš jų ataskaitas.

Apskritai kolegijoms būdingas žymiai padidėjęs rašymas ir formalumai. Tačiau net ir raštvedžių darbuotojų skaičius gerokai padidėjo, palyginti su įsakymais, nesugebėjo susidoroti su bylų gausa. plėtojant biuro darbą - tai visų biuro ir visos institucijos veiklos aspektų reguliavimo stiprinimas teisėkūros lygmeniu, bendrųjų institucijų veiklos administracinių principų, jų veiklos formavimas ir įtvirtinimas. struktūra ir personalas.

Vykdomojo biuro darbas. 1811 m. Birželio 25 d. „Generalinis ministerijų įsteigimas“ tapo pagrindiniu įstatyminis aktas, kuris daugiau nei šimtmetį lėmė centrinių institucijų darbo organizavimą ir tvarką. Jis aiškiai nustatė ministerijų „valstybės reikalų subjektą“. Jis apibrėžė vienodą ministerijų struktūrą, jų santykių su kitomis institucijomis tvarką.

Ministerijai vadovavo ministras, o jam nesant - vienintelis pavaduotojas (viceministras). Ministrai ir kolegos ministrai buvo paskirti imperatoriaus ir buvo atsakingi tik jam.

Ministerijų darbo aparatą sudarė departamentai. Jie buvo suskirstyti į skyrius, skyriai - ant stalų. Kiekviename skyriuje taip pat buvo sukurtas patariamasis organas iš departamento direktoriaus ir padalinių vadovų - bendras buvimas,

Gavo galutinę ir vienodą biuro struktūrą kaip specialų padalinį, kuriame buvo sutelktas visas „rašymas“ (ty biuro darbas).

„Bendroji ministerijų institucija“ nustatė vienodą „bylų valdymo“ tvarką visose institucijose ir jų struktūriniuose padaliniuose. Visas biuro darbo procesas buvo suskirstytas į šiuos etapus:

· Bylų įrašymo tvarka;

· Jų judėjimas, arba iš tikrųjų vadinamoji gamyba;

· Bylų išsiuntimas;

· Auditas;

· Ataskaitos.

Taigi buvo nustatyti pagrindiniai darbo su dokumentais etapai: dokumentų gavimo organizavimas, siuntimas vykdyti ir vykdyti, dokumentų registravimas ir jų vykdymo stebėjimas, dokumentų siuntimas.

Vykdomojoje įstaigoje taip pat sukurta tam tikra dokumentų rengimo tvarka. Daugeliu atžvilgių tai taip pat buvo reglamentuota įstatymais.

Iki 60 -ųjų. XIX amžius. buvo išplitusi kolegiali dokumentų rengimo tvarka. Tai buvo ypač griežtai laikomasi (ir dabar laikomasi) teisminėse institucijose. Kolegiali dokumentacijos procedūra yra ta, kad dokumento pradžioje pakartojamas visas problemos fonas. Vėliau šią procedūrą pakeitė pažymėjimo parengimas, kuriame buvo pateikti trumpi išrašai iš visų dokumentų, nurodant jų datą ir numerį. Šis sertifikatas vadinamas išrašu.

Įstatymai nustatė tam tikras visų rūšių dokumentų rengimo taisykles. Dokumentas išsiskyrė: pavadinimas, turinys arba „bylos aplinkybių vieta“, parašas, klipas, specialios pastabos, blankų ir vokų užrašai. Kiekviena dalis turėjo būti tinkamai įrėminta.

XIX amžiuje. dokumentai pradėti gaminti blankuose. Blankas buvo vadinamas lapu, kurio kairiajame kampe buvo padaryti „tušti užrašai“: skyriaus, įstaigos, institucijos, iš kurios kilo dokumentas, pavadinimas, dokumento išsiuntimo data, jo numeris pagal siunčiamų dokumentų žurnalas, dokumento pavadinimas. Formos iš pradžių buvo rašomos ranka, tačiau netrukus jas pakeitė spausdinimo formos ir antspaudai su tuščiais užrašais.

Vykdomojoje tarnyboje bylų auditas buvo paskelbtas ypatingu etapu, t.y. dokumentų vykdymo patikrinimas.

Vykdomojo biuro darbe nustatoma aiškesnė dokumentų saugojimo organizacija. Pagrindinis dokumentų grupavimo į bylas bruožas liko klausimas; Formuojant korespondencijos bylas buvo naudojami korespondentiniai ir geografiniai požymiai. Vidiniai dokumentai buvo sugrupuoti pagal vardines ir autoriaus savybes.

Biuro darbas Rusijoje XX amžiuje. Šiuolaikinės Rusijos valdymo dokumentų technologijos vystėsi palaipsniui, įsišaknijusios ankstesnių laikotarpių tradicijose.

Po 1917 metų spalio perversmo dirbti įstaigose buvo verbuojami profesionalūs revoliucionieriai, darbininkai, kariai ir kiti kadrai be specialaus išsilavinimo. Dokumentinės paramos valdymui lygis sumažėjo, ir bet kuri vyriausybė objektyviai turi sustiprinti ir supaprastinti savo pozicijas. Jis negali stabiliai egzistuoti netvarkingo valdymo sąlygomis su nepasiruošusiais valdymo aparato darbuotojais. Reikėjo supaprastinti dokumentacijos procesus.

Norėdami tai padaryti, jie pradėjo naudotis savo pirmtakų patirtimi, nes daugelis caro pareigūnų liko šalia naujų vadovų savo darbo vietose. Taigi, kuriant „Rašymo ir raštvedybos nuostatus“, kaip pagrindas ir turinys buvo paimtas 1911 m. Karinio skyriaus dokumentas ir pan., Tačiau darbas nebuvo baigtas.

Siekiant pagerinti dokumentų tvarkymo kokybę, 1918 m. Kovo 2 d. Buvo priimtas dekretas „Dėl valstybės institucijų formų“. Jame buvo išvardytos būtinos dokumentų formų detalės, daug dėmesio skirta biuro darbo supaprastinimui ir racionalizavimui. 1918 m. Gruodžio 8 d. Buvo išleistas dekretas „Dėl tikslaus ir greito centrinės valdžios įsakymų vykdymo ir kanceliarinės biurokratijos panaikinimo“.

Valstybiniame vadybos technologijų institute (1926 m.) Taip pat buvo atlikti įdomūs ir daug žadantys biuro darbo pokyčiai. Problemos buvo tiriamos šiose pagrindinėse srityse:

dokumentuoti institucijų srautą ir jo optimizavimo metodus;

dokumentų registravimo metodai, racionalių dokumentų apskaitos metodų kūrimas;

dokumentų vykdymo kontrolė;

dokumentų saugojimas.

Siūloma nauja biuro darbo sistema buvo pagrįsta bendrais principais, kurie vis dar aktualūs ir šiandien:

biuro darbo organizavimas turėtų būti vienodas visoje įstaigoje;

dokumentų registravimas turėtų būti vienkartinis ir sudarytas kuo paprastesne forma;

jei įmanoma, atsisakymas registruotis;

atvejų, per kuriuos perduodamas kiekvienas dokumentas, skaičius sumažinamas iki minimumo;

informacinis darbas skiriamas mažiausiai laiko;

Vykdymo kontrolė turėtų būti esminė patikra, o ne oficiali;

priežiūra, vadovavimas ir atsakomybė už biuro darbo organizavimą yra pavesta konkrečiam asmeniui.

1928 m. Valstybinis vadybos technologijų institutas kartu su archyvo tarnyba išleido „Biuro darbo archyvinės dalies organizavimo taisyklės RSFSR valstybinėse, profesinėse ir kooperatinėse institucijose ir įmonėse“, kurioje buvo pateiktos rekomendacijos dėl dokumentų, bylų, cirkuliuojančių įstaigose, sąrašų sudarymas ir jų taisyklių naikinimas (dokumentams, kurių saugojimo laikas pasibaigęs).

1931 m. Buvo paskelbtas „Bendrųjų dokumentacijos ir dokumentų valdymo taisyklių“ projektas. Jame buvo sukaupta pažangi praktinė patirtis, sukaupta iki to laiko įvairių departamentų ir organizacijų, apibendrinti šalies ir užsienio mokslininkų tyrimai.

1963 m. Archyvo tarnyba išleido „Pagrindines taisykles, reglamentuojančias dokumentinę biuro darbo dalį ir SSRS institucijų, organizacijų, įmonių archyvų darbą“, kurios daugelį metų buvo (vienintelė) orientacinė medžiaga. supaprastinti dokumentų ir archyvavimo paslaugų veiklą.

1966 m., Vykdant archyvavimo tarnybą, buvo įsteigtas sąjunginis Įrašų valdymo ir archyvavimo reikalų mokslinis tyrimų institutas (VNIIDAD), kuriam buvo pavesta sukurti Vieningą valstybinę įrašų valdymo sistemą (EGSD). Rengiant EGSD „Pagrindinių nuostatų“ projektą, dalyvavo: Darbo tyrimų institutas, Visos Rusijos biuro įrangos tyrimų institutas, SSRS mokslų akademijos Valstybės ir teisės institutas, Visos Rusijos tyrimų institutas standartizacijos. 1973 m. SSSD „pagrindines nuostatas“ patvirtino TSRS valstybinis mokslo ir technologijų komitetas ir rekomendavo naudoti ministerijoms, departamentams ir organizacijoms.

1988 m. Patvirtino Pagrindinio archyvo skyriaus vedėjas „Valstybinė valdymo dokumentų valdymo sistema (GSDOU). Pagrindinės nuostatos. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentacijos paslaugoms “iki šiol išlieka pagrindiniu biuro darbo organizavimo norminiu dokumentu mūsų šalyje. Reikėtų pažymėti, kad pakartotinai perspausdinus, GSDOU buvo redaguojamas, atnaujinamas, o kai kurios nuostatos buvo pašalintos ir pridėtos.

Devintojo dešimtmečio pabaigoje. valstybinis standartas įveda kuriamų dokumentų sudėties centralizuotos kontrolės technologiją, įrašant juos į organizacijos (ministerijos, departamento) vadovo patvirtintą formų lentelę, tačiau jos praktinis pritaikymas dar nėra plačiai paplitęs.

Taigi tradicinė Rusijos valdymo dokumentų procesų technologija nuo XVIII a. turi šias funkcijas:

aiškiai išreikštas vertikalus dokumentų judėjimo pobūdis (vadovas - vykdytojas - vadovas) organizacijoje;

viso darbo su dokumentais komplekso stebėjimas registracijos žurnaluose arba spausdinimo mašinėlėse kortelių bylose, kur įvedama visa informacija apie dokumentus, jų judėjimą, valdžios institucijų nutarimus, terminų kontrolę, ataskaitas ir kt .;

centralizuotų registravimo, kontrolės ir ataskaitų rinkinių (bylų, kortelių bylų ar žurnalų) priežiūra;

siekiant užtikrinti vieningą dokumentų tvarkymo tvarką, numatoma sukurti specializuotas paslaugas: verslo skyrius, sekretoriatus, biurus;

palyginti nedidelė biuro darbo ir darbo eigos procesų įvairovė, didelis jų standartizavimo laipsnis;

dokumentų valdymo valdymo pagrindai valdymui yra įtvirtinti valstybiniuose norminiuose ir metodiniuose dokumentuose.

Pagrindinė šios technologijos problema yra centralizuotas operatyvus dokumentų sekimas, nes ši technologija reikalauja ir laiku gauti informaciją, ir tvarkyti didelius registracijos ir kontrolės failus. Tuo pačiu metu biuro darbas iš tikrųjų yra atskirtas nuo darbo su pačiais dokumentais: vadovai ir vykdytojai tiesiogiai dirba su dokumentais (ar jų kopijomis), o biuro darbuotojai stebi jų veiksmus naudodamiesi registracijos ir kontrolės kortelėmis.




2 skyrius. Valstybinė ikimokyklinio ugdymo įstaigų sistema

.1 Biuro darbas sovietmečiu. Vieninga valstybinė biuro darbo sistema

Po Didžiosios spalio socialistinės revoliucijos V.I. Leninas iškėlė klausimą apie radikalų tarnybos įrašų tvarkymo pertvarkymą ir oficialių laiškų rengimo praktiką.

1922 m. Rugsėjo mėn. Įvykusioje 1 -ojoje Maskvos iniciatyvinėje konferencijoje dėl valdymo metodų normalizavimo buvo iškeltas verslo susirašinėjimo standartizavimo klausimas. 20 -aisiais. vadybos inžinerijos instituto specialistai suformulavo dokumentų formų ir procesų suvienijimo ir standartizavimo užduotį.

60–80 -aisiais. atsižvelgiant į visos Sąjungos masto darbą kuriant ACS ir ASNTI, buvo atnaujintas darbas suvienodinant oficialių laiškų kalbą ir stilių. Buvo sukurti valstybiniai standartai ir gairės oficialių dokumentų tekstams suvienodinti, atsižvelgiant į jų mašininio apdorojimo perspektyvas. Tapo akivaizdu, kad oficialių dokumentų tekstų normalizavimas (suvienodinimas) turėtų būti atliekamas atsižvelgiant į oficialių dokumentų tipus ir atmainas, nes daugelio tipų dokumentai turi savo kalbų formules, žodžių derinių modelius, standartinį sąrašą ir taisykles sakinių konstravimui.

V sovietmečiu buvo sukurtas biuro darbas, būdingas centralizuotam šalies ūkio valdymui. Dar 1970 metais buvo paskelbtas Valstybinis sąjunginis standartas (GOST) 16487-70 „Darbas biure ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai “, apimantis 18 terminų apibrėžtis (dokumentas, dokumento originalas, dokumento projektas, kopija, dokumento išrašas, forma, rekvizitas, darbas biure, dokumentavimas, dokumentų srautas, registracija, bylos formavimas, bylų nomenklatūra, bylos registravimas, įrašų valdymas ir kt.) ... Standartas nustatė vieningą terminiją ir yra privaloma naudoti visų rūšių mokslinės, techninės, mokomosios, informacinės literatūros dokumentuose. Dėl šio standarto specialistai gavo vieną terminologinę kalbą, tam tikrų sąvokų aiškinimas tapo nedviprasmiškas, nes buvo uždrausta vartoti sinonimus.

Tolesnis darbas šioje srityje paskatino sukurti vieningą valstybinę biuro darbo sistemą (EGSD). Nepaisant to, kad nuo jo sukūrimo praėjo daugiau nei ketvirtis amžiaus, jo nuostatos daugeliu atžvilgių naudojamos iki šiol.

EGSD tikslas buvo sukurti ir praktiškai įdiegti patvirtintas racionalias biuro darbo formas ir metodus. Pagrindinių USSD nuostatų įvedimas į šalies institucijų praktiką, nors ir neturėjo norminio dokumento teisinės galios, leidžiamas 1974-1987 m. tobulinti valdymo veiklos dokumentaciją, sudaryti sąlygas automatizuotų valdymo sistemų (ACS) ir atskirų jų posistemių informacijos pagrindų kūrimui.

Pagrindines USSD nuostatas sudaro bendroji dalis ir aštuoni teminiai skyriai bei nuostatos. Jame suformuluotos bendrosios valdymo veiklos dokumentavimo taisyklės, nubrėžtas dokumentų suvienodinimo principas, reikalavimai organizacinių ir administracinių dokumentų formoms, dokumentų tekstų konstravimas, jų kalba ir stilius.

Pagrindinis EGSD reikalavimas dokumentų apyvartos organizavimui yra maksimalus įmanomas dokumentų tvarkymo operacijų centralizavimas, jų judėjimo institucijoje reguliavimas. Darbo eigos supaprastinimas yra viena iš sėkmingo automatinio dokumentų apdorojimo sąlygų.

Svarbiausi reikalavimai registracijai ir dokumentų paieškai vieningoje valstybinėje registracijos sistemoje yra šie: viena registracija, vienos bendros registracijos kortelės įvedimas, vienas iniciatyvos ir atsakymo dokumentų įrašas, jų indeksų santykis, organizavimas remiantis informacinės ir informacinės tarnybos registracijos kortelės.

Pagrindinis vykdymo kontrolės tikslas yra laiku ir kokybiškai išspręsti dokumentuose esančius klausimus. EGSD priede yra apytikslis dokumentų, kuriuos galima kontroliuoti vykdant, sąrašas, nurodant jų vykdymo terminus ir vykdymo įrašymo formą.

EGSD nustatomi vykdytų dokumentų grupavimo į bylas ir dokumentų sisteminimo bylos principai. Pagrindinė apskaitos ir informacinė informacinė knyga apie įvykdytų dokumentų sudėtį ir turinį turėtų būti bylų nomenklatūra.

EGSD nuostatos, susijusios su dokumentų paruošimu vėlesniam saugojimui ir naudojimui, apima rekomendacijas, kaip organizuoti ekspertų komisijos darbą, teisingą dėklų dangų dizainą, inventoriaus sudarymą ir bylų perkėlimo į archyvą tvarką. institucija.

EGSD rekomendacijose dėl maksimalaus darbo našumo užtikrinimo numatomas vienodas darbo biure paslaugų teikimas, aiškus jų funkcijų apibrėžimas, pareigūnų ir biuro darbuotojų skaičiaus reguliavimas.

Taigi pagrindinėse EGSD nuostatose nurodomos racionalaus biuro darbo organizavimo kryptys. Vykdydamas Vieningą valstybinę statistikos tarnybą 1975–1990 m. Buvo priimti ir peržiūrėti valstybiniai standartai, susiję su vieningomis dokumentų sistemomis ir organizaciniais bei administraciniais dokumentais.

2.2 Norminė ir metodinė bazė, reglamentuojanti darbą su dokumentais šiuolaikinėmis sąlygomis

Technologinė pažanga lemia naujus oficialios dokumentacijos rengimo ir vykdymo reikalavimus.

Žmonių veiklos sritis, susijusi su dokumentų rengimu ir vykdymu, jų judėjimo organizavimu, apskaita ir saugojimu, vadinama biuro darbu. Jam prilygsta terminas „valdymo dokumentai“ (DOU).

Valdymo dokumentų sistemą sudaro trys tarpusavyje susiję komponentai:

· Valdymo dokumentų rengimas;

Darbo su dokumentais technologija, dokumentų sisteminimas jų metu kalendoriniai metai;

· Jų archyvinio saugojimo organizavimas.

Sprendžiant kiekvieną iš šių problemų, specialistai turėtų vadovautis galiojančiais reguliavimo ir metodiniais dokumentais biuro darbo srityje, patvirtintais Rusijos Federacijos valstybinio standartizacijos komiteto ir Rusijos federalinės archyvo tarnybos.

Biuro darbo reguliavimo ir metodinė bazė - tai visuma įstatymų, norminių teisės aktų ir metodinių dokumentų, reglamentuojančių dokumentų kūrimo, apdorojimo, saugojimo ir naudojimo technologijas dabartinėje įstaigos veikloje ir biuro valdymo tarnybos darbe.

Pagrindiniai organizacinių ir administracinių dokumentų vykdymo reikalavimai yra nustatyti GOST R 6.30-97, patvirtinti 1997 m. Liepos 31 d. Rusijos „Gosstandart“ rezoliucija.

Rusijos Federacijos valstybiniai standartai yra norminiai aktai, nustatantys vienodas taisykles tam tikroje mūsų valstybės veiklos srityje.

Standartas taikomas organizaciniams ir administraciniams dokumentams, susijusiems su vieninga organizacinių ir administracinių dokumentų sistema (USORD) - dekretais, įsakymais, įsakymais, sprendimais, protokolais, aktais, laiškais ir kitais, įtrauktais į visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD). (klasė 0200000) ir naudojama veikloje:

Federaliniai valstybės valdžios organai, Rusijos Federaciją sudarančių subjektų valstybinės valdžios organai, įskaitant Rusijos Federaciją sudarančius subjektus, kurie kartu su rusų kalba kaip valstybine kalba turi vietos valdžios institucijas;

Įmonės, organizacijos ir jų asociacijos, nepriklausomai nuo nuosavybės formos ir organizacinės bei teisinės formos.

Standartas nurodo:

· Dokumentų detalių sudėtis;

· Dokumentų detalių registravimo reikalavimai;

· Reikalavimai formoms ir dokumentams;

· Formų su Rusijos Federacijos valstybine emblema, Rusijos Federacijos sudedamųjų dalių emblemomis, gamybos, apskaitos, naudojimo ir saugojimo reikalavimai.

2000 m. Balandžio 1 d. Buvo įvesta GOST R 6.30-97 pataisa, priimta 2000 m. Nr. 9-oji.

GOST R 6.30-97 taikymo ir įgyvendinimo tvarka paaiškinta ir patikslinta Visos Rusijos įrašų valdymo ir archyvavimo tyrimų instituto metodinėse rekomendacijose. Metodinės rekomendacijos skirtos įgyvendinti organizacijose:

Vienodos dokumentų detalių rengimo taisyklės ir jų buvimo vietos parinktys, remiantis šiuolaikine dokumentacijos reguliavimo sistema;

Naujos dokumentų rengimo ir dokumentinės informacijos perdavimo informacinės technologijos;

Dokumentų verslo stilius, pagrindiniai dokumentų tekstų rengimo ir suvienodinimo reikalavimai;

Dokumentų gamybos naudojant spausdinimo įrenginius, įskaitant kompiuterinį teksto apdorojimą, taisyklės;

Dokumentų ruošinių projektavimo taisyklės;

Formų ir antspaudų apskaitos, naudojimo ir saugojimo taisyklės;

Telekomunikacijų kanalais perduodamų dokumentų vykdymo taisyklės.

Vertinga praktinė priemonė rengiant oficialius dokumentus yra metodinės rekomendacijos, kaip suvienodinti dokumentų tekstus, kurių naudojimas padės praktikams sėkmingai išspręsti šias užduotis:

Efektyvinti organizacijos dokumentų, kuriuose fiksuojamas to paties tipo funkcijų ir užduočių įgyvendinimas, sudėtį;

Suvienodinti valdymo dokumentų formas ir tekstus, daugiausia dėmesio skiriant automatizuotam rengimui pagal Rusijos valstybinius standartus;

Sumažinkite dokumentų kūrimo išlaidas naudodami struktūrizuotą informaciją;

Naudoti vieningus tekstinių dokumentų šablonus kompiuterinėms automatizuotoms biuro sistemoms;

Paspartinti valdymo sprendimų priėmimo procesus.

Bendrieji reikalavimai, keliami dokumentams ir paslaugoms valdymo dokumentuose, yra išdėstyti Valstybinės valdymo dokumentų sistemos (GSDOU) pagrindinėse nuostatose, patvirtintose SSRS Glavarchiv valdybos 88.04.27 (SSRS Glavarchivs įsakymas 05 d.). /25/88. Nr. 33). GSDOU, iš tikrųjų, yra nacionalinė darbo biure instrukcija, yra reguliavimo ir metodinė bazė, leidžianti vienu metu pagerinti dokumentų valdymo palaikymą ir padidinti jo efektyvumą, suvienodinant dokumentų sudėtį ir formas, gerinant jų kokybę, darbo ir dokumentų aptarnavimo tarnyba, pagrįsta moksliniu darbo organizavimu ir naujausių techninių priemonių diegimu.

Neatsiejama GSDOU dalis yra formų pavyzdžių ir organizacinių bei administracinių dokumentų pavyzdžių albumas. Scheminių plakatų albumas skirtas administracinio aparato darbuotojams, ministerijų (departamentų), įvairių nuosavybės formų įmonių dokumentavimo tarnybų specialistams.

Vieningos kai kurių ORD formos buvo sukurtos devintojo dešimtmečio pradžioje, peržiūrėtos 1993 m. Ir dabar yra vieningos organizacinės ir administracinės dokumentacijos formų albumo (USORD) dalis, kurioje taip pat yra pamokomos ir metodinės medžiagos apie šių formų naudojimą. Rengiant ir vykdant ORD, reikėtų atsižvelgti į USORD rekomendacijas.

Darbo su dokumentais organizavimo klausimai, tai yra racionali jų registravimo, paieškos, vykdymo kontrolės ir kt. Sistema, aprašyti GSDOU pagrindinėse nuostatose. Techniniai sprendimai pagrindinėms biuro užduotims, esantiems GSDOU, gali būti naudojami tradicinėse (rankinėse) ir automatinėse (naudojant kompiuterį) informacijos apdorojimo sistemose.

Šiuo metu Valstybinė švietimo įstaiga, žinoma, reikalauja tam tikrų pakeitimų, kad būtų susieta su šiuolaikinėmis institucijų, organizacijų ir įmonių veiklos sąlygomis. Tuo pačiu metu pagrindinės SSSOU nuostatos šiuo metu neprarado savo aktualumo ir turėtų būti naudojamos valdymo dokumentacijos paslaugų specialistų kasdienėje praktikoje. Reikėtų pabrėžti, kad GSDOU yra: apytikslė nuostata dėl valdymo dokumentų paslaugos ir apytikslė ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojų pareigybės aprašymo teksto struktūra.

Vadovaujantis Rusijos Federacijos valstybinės archyvų tarnybos pagrindinėmis nuostatomis, 1992 m. Liepos 7 d. Buvo patvirtinta Rusijos Federacijos ministerijų ir departamentų darbo standartinė instrukcija, nustatanti vieningą darbo biure organizavimo federalinėje procedūroje tvarką. vykdomosios institucijos, siekdamos užtikrinti, kad laiku būtų įgyvendinti federaliniai įstatymai, Rusijos Federacijos prezidento dekretai ir įsakymai, Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimai ir įsakymai, taip pat pagerinta ministerijų ir departamentų struktūrinių padalinių veiklos dokumentacija ir federalinės vykdomosios valdžios teritorinės institucijos.

Organizacijų bylų nomenklatūros sudarymo ir patvirtinimo, dokumentų vertės tyrimo, bylų įforminimo ir perkėlimo į archyvų saugyklą tvarka nustatyta Pagrindinėse departamentų archyvų darbo taisyklėse. Taisyklėse yra vieningos dokumentų formos, sukurtos organizuojant operatyvų įeinančių, siunčiamų ir vidinių dokumentų saugojimą, tai yra, bylų nomenklatūros formos, inventorius, bylos patvirtinimo lapas ir kt.

Dokumentų apdorojimas prieš archyvavimą apima svarbų darbą kuriant nuolatinio ir ilgo galiojimo laiko dėklų dangčius, pagamintus pagal GOST 17914-72.

Nustatant organizacijos dokumentų saugojimo laikotarpius, informaciniai vadovai yra standartinių dokumentų, sugeneruotų valstybinių komitetų, ministerijų, departamentų ir kitų institucijų, organizacijų, įmonių veikloje, sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius ir apytikslis nuolatinių valdymo dokumentų sąrašas. nevalstybinių komercinių organizacijų veikloje sukurtas saugojimo laikotarpis ...

Visi organizacinės ir valdymo veiklos aspektai įmonėse, įstaigose atsispindi dokumentuose. Gamybos situacijos, viena vertus, yra įvairios, kita vertus, jos kartojasi ir reikalauja konkrečių, dokumentuotų sprendimų. Daugybė dokumentų reikalauja jų standartizavimo ir suvienodinimo.

Standartizacija - tai normų, taisyklių nustatymo veikla.

Standartizavimas - tai taisyklių nustatymo ir taikymo procesas, kurio tikslas - supaprastinti veiklą tam tikroje srityje, siekiant naudos ir dalyvaujant visoms suinteresuotoms šalims, visų pirma siekiant pasiekti optimalių santaupų, kartu laikantis funkcinių sąlygų ir saugos reikalavimų. Standartizavimas grindžiamas mokslo, technologijų ir praktinės patirties rezultatais.

Biuro darbo srityje standartizavimo esmė yra įtraukti į normą, privalomą naudoti, optimalias taisykles ir reikalavimus, keliamus rengiant ir vykdant dokumentus, priimtus nustatyta tvarka jų visuotiniam ir pakartotiniam naudojimui.

Mūsų šalies teritorijoje galiojantys normatyviniai dokumentai apima:

Tarpvalstybiniai (regioniniai) standartai (GOST), taikomi nustatyta tvarka;

Rusijos Federacijos valstybiniai standartai (GOST R);

Pramonės standartai (OST);

Įmonių standartai (STP);

Visos Rusijos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatoriai. Valstybiniai standartai yra sukurti tarpšakinės svarbos produktams, darbui ir paslaugoms. Valstybinius standartus ir visos Rusijos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatorius patvirtina Rusijos valstybinis standartas. Jų reikalavimai yra privalomi visoms valdžios institucijoms ir verslo subjektams.

.3 Vieningos dokumentacijos sistemos

Visi mūsų šalies teritorijoje galiojantys valstybiniai standartai yra sujungti į Valstybinę standartizacijos sistemą. Valstybiniu lygmeniu vyksta darbas, siekiant suvienodinti dokumentus ir sukurti vieningas dokumentacijos sistemas (SDS).

Suvienijimas - tai nepagrįstos dokumentų rūšių įvairovės sumažinimas, priartinant jas prie formų, struktūros, kalbos konstrukcijų, jų sudarymo, apdorojimo, apskaitos, saugojimo operacijų vienodumo. Suvienijimas - tai vienodo detalių rinkinio, popieriaus formato ir fiksavimo detalių nustatymas popieriuje.

USD yra tarpusavyje sujungtų vieningų dokumentų formų rinkinys, kuriame pateikiamas dokumentais pagrįstas tam tikros rūšies ūkinės veiklos duomenų pateikimas, jų priežiūros priemonės, reguliavimo ir metodinė medžiaga, skirta jų kūrimui ir taikymui.

Tuo pat metu kuriami techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatoriai, kurie užtikrina integruotą automatinį USD pateiktų duomenų apdorojimą.

Šiuo metu veikia šios vieningos valdymo dokumentacijos sistemos:

Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema

Įmonės, organizacijos steigimo, reorganizavimo, likvidavimo dokumentai;

Valstybės ir savivaldybių įmonių, organizacijų privatizavimo dokumentacija;

Administracinės organizacijos veiklos dokumentacija;

Organizacijos, įmonės veiklos organizacinio ir norminio reglamentavimo dokumentacija;

Įmonės, organizacijos veiklos operatyvinio ir informacinio reguliavimo dokumentacija;

Įdarbinimo dokumentai;

Dokumentai, skirti perkelti į kitą darbą;

Atleidimo dokumentai;

Atostogų dokumentai;

Dokumentai, skirti registruoti paskatas;

Registracijos dokumentacija drausminė nuobauda.

Vieninga bankinių dokumentų sistema

Mokėjimo dokumentai, skirti mokėjimams negrynaisiais pinigais per bankus;

Bankų skolinimo operacijų dokumentai;

Lėšų, skirtų darbo užmokesčiui ir socialiniams bei darbo ištekliams apmokėti, kontrolės dokumentai;

Bankinių operacijų, susijusių su tarptautiniais atsiskaitymais, dokumentai;

Bankų išvesties dokumentai;

Bankų depozitoriumo operacijų dokumentai;

Atsiskaitymų negrynaisiais pinigais per bankus mokėjimo dokumentai - dokumentų formos banke;

Bankų išleidimo grynųjų pinigų ir biudžeto operacijų dokumentai - dokumentų formos banke;

Lėšų, skirtų darbo užmokesčiui ir socialinių bei darbo išmokų mokėjimo (vartojimui), kontrolės dokumentai - dokumentų formos banke;

Bankų išvestiniai dokumentai - dokumentų formos banke;

Pinigų apyvartos dokumentai - dokumentų formos banke;

Bankų kredito operacijų dokumentai - dokumentų formos banke;

Buhalterinė dokumentacija - dokumentų formos banke.

Vieninga biudžetinių įstaigų ir organizacijų finansinės apskaitos ir atskaitomybės apskaitos dokumentų sistema

Finansiniai dokumentai;

Biudžetinių įstaigų ir organizacijų apskaitos dokumentų ataskaitų teikimas.

Vieninga ataskaitų teikimo ir statistinės dokumentacijos sistema

Nacionalinių sąskaitų ir ekonominių likučių statistikos dokumentai;

Mokslinio ir techninio potencialo bei naujovių pažangos statistikos dokumentacija;

Darbo statistikos dokumentai;

Medžiagos išteklių statistikos dokumentacija;

Finansų statistikos dokumentacija;

Socialinės statistikos dokumentai;

Pramonės statistikos dokumentai;

Žemės ūkio ir žemės ūkio produktų pirkimo statistikos dokumentai;

Kapitalo statybos statistikos dokumentai;

Užsienio ekonominių santykių statistikos dokumentacija;

Vartotojų rinkos ir jos infrastruktūros statistikos dokumentai;

Transporto ir ryšių statistikos dokumentai;

Kainų ir tarifų pokyčių stebėjimo ir registravimo statistikos dokumentai.

Vieninga įmonių apskaitos ir atskaitomybės apskaitos dokumentų sistema

Atskaitomybės apskaitos dokumentacija;

Apskaitos registrai;

Pirminė apskaitos dokumentacija.

Vieninga darbo dokumentų sistema

Darbo rinkos dokumentacija;

Darbo santykių dokumentacija;

Darbo įstaigų darbuotojų kvalifikacijos kėlimo dokumentai;

Darbo apsaugos dokumentacija;

Minimalus vartotojų biudžeto dokumentai;

Dokumentai apie kreipimąsi į darbo institucijas.

Vieninga Rusijos Federacijos pensijų fondo dokumentacijos sistema

Lėšų apskaitos ir paskirstymo dokumentai;

Ekonominio planavimo dokumentai;

Kontrolės ir tikrinimo veiklos dokumentai.

Vieninga užsienio prekybos dokumentų sistema

Operatyvinė ir komercinė dokumentacija;

Siuntimo dokumentai;

Užsienio atsiskaitymų dokumentai;

Importuojant (eksportuojant) prekes surašomi dokumentai;

Transporto užsienio prekybos dokumentacija;

Užsienio prekybos dokumentų persiuntimas.

USD plėtrą vykdo atitinkamos ministerijos ir departamentai.

Kuriant dokumentus būtina vadovautis standartizavimo ir suvienodinimo principais.

Dokumentų standartizavimo ir suvienijimo tikslas yra racionalizuoti dokumentų rengimo, vykdymo, paieškos procesus, sumažinti dokumentų srautus ir sukurti optimalias sąlygas mašininiam informacijos apdorojimui, padidinti įmonės ir organizacijos valdymo lygį. Valdymo dokumentų standartizavimas ir suvienodinimas leidžia pasiekti informacijos struktūros ir apdorojimo vienodumą. Standartizavimas ir suvienijimas taip pat prisideda prie pažangių darbo su dokumentais metodų kūrimo.

Kartu su dokumentų standartizavimu ir suvienodinimu (jų kūrimo metu) plačiai naudojamas ir trafareto principas, leidžiantis tiek pagreitinti tos pačios rūšies dokumentų kūrimą, tiek išvengti nereikalingų klaidų. Trafaretas yra būdas suvienodinti dokumentų tekstus, kurį sudaro tai, kad visa dokumentams būdinga informacija yra sąlygiškai suskirstyta į trafaretą, arba pastovi, ir individuali, arba kintama. Trafaretas ypač aktualus dirbant su korespondencija. Verslo korespondencija biuro darbe suprantama kaip tarnybinių laiškų, telegramų (telefoninių pranešimų) rinkinys, kuriuo keičiasi įmonės.

Įvairaus turinio verslo korespondencija siunčiama paštu, įskaitant elektroninį paštą, ir yra komunikacijos priemonė tarp įmonių, organizacijų ir asmenų. Susirašinėjimas užima iki 80% įmonės dokumentų. Siekiant organizuoti efektyvesnį įmonės darbą, kuriamos trafaretinių tekstų kolekcijos. Tuo pačiu metu daugelis tekstų dažnai turi keletą trūkumų. Norėdami parašyti, pavyzdžiui, raidę, turėtumėte pasirinkti norimą teksto versiją, įvesti skaičius ar pavardes ir pasirašyti.

Trafaretas leidžia padidinti atlikėjų produktyvumą, prisideda prie biuro darbo kultūros didinimo.

2.4 Techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatoriai

Svarbios informacijos palaikymo priemonės, visų pirma tokiose srityse kaip ekonomika, statistika, bankininkystė ir muitai, užsienio ekonominė veikla, yra techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatoriai. Jie teikia integruotą duomenų apdorojimą automatizuotose informacinėse sistemose.

Techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatoriai - norminiai dokumentai, kuriuose yra susistemintas objektų pavadinimų rinkinys, pateikiamas kaip klasifikavimo grupės, ir jiems priskirti kodai.

Socialiniai ir ekonominiai objektai ir jų savybės yra klasifikuojami ir koduojami, informacija apie juos naudojama valdžios institucijų ir administracijos veikloje ir yra suvienodinta dokumentų forma. Konkrečių valdymo dokumentų formų klasifikaciją ir jų kodus nustato Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius (OKUD). Klasifikatorius skirtas:

Dokumentų formų kodavimo ir registravimo, jų apskaitos ir sisteminimo problemų sprendimai,

Informacijos srautų supaprastinimas;

Naudojamų formų skaičiaus mažinimas ir nestandartinių dokumentų formų pašalinimas iš apyvartos;

Dokumentų formų sudėties kontrolė ir valdymo srityje naudojamos informacijos dubliavimo pašalinimas;

Vieningos formos dokumentų naudojimo kontrolės organizavimas.

Vieningų dokumentų formų kūrimas yra pavestas Rusijos Federacijos ministerijoms, o jų registravimas ir įtraukimas į OKUD yra priskirtas Rusijos „Gosstandart“ VNIIKI.

Vieningos dokumento formos aštuonių skaitmenų kodo žymėjimas atspindi šiuos klasifikacijos požymius:

Pirmasis ir antrasis simboliai (formų klasė) - vieninga dokumento forma priklauso atitinkamai vieningai dokumentų sistemai (pavyzdžiui, 09 - vieninga pensijų fondo dokumentacijos sistema);

Trečias ir ketvirtas ženklai (formų poklasis) - daugelio formų dokumentų turinio bendrumas ir jų naudojimo kryptis (pavyzdžiui, 01 - dokumentacija apie lėšų apskaitą ir paskirstymą);

Penktasis, šeštasis ir septintasis simboliai yra vieningos dokumento formos, esančios poklasyje, registracijos numeris (pavyzdžiui, 004 yra darbo užmokestis už draudimo įmokas);

Aštuntasis skaitmuo yra čekio numeris. Taigi OKUD priėmė trijų lygių hierarchinę klasifikavimo sistemą ir serijinį-serijinį kodavimo numerį. OKUD objektų kodų žymėjimai gali būti dedami į visas vieningas dokumentų formas.

3 skyrius. Darbo su dokumentais organizavimas

.1 Dokumentų valdymo pagrindai. „Dokumentų srauto“ sąvoka.

Dokumentų judėjimas federalinėse vykdomosiose institucijose nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki jų vykdymo ar išsiuntimo pabaigos sudaro dokumentų srautą.

Organizacija turėtų turėti tik vieną kanalą gaunamiems dokumentams. Net jei dokumentų priėmimas yra sukurtas pagal paskirstytą schemą, tai daroma tik siekiant padidinti dokumentų apdorojimo greitį.

Didelės įmonės biuras yra dokumentų apyvartos centras, tačiau dokumentų apyvarta tuo nesibaigia. Tai glaudžiai susijusi su įmonių padalinių darbo eiga, sprendimų palaikymo sistemomis ir įmonės archyvu.

Dokumentų ir operacijų perdavimo tvarka turėtų būti reglamentuojama įmonės biuro darbo instrukcijomis, vienodų dokumentų formų lentele, nuostatomis dėl struktūrinių padalinių ir jų darbuotojų pareigybių aprašymais.

Įmonėse, kuriose naudojamas elektroninis dokumentų valdymas, DOE tarnyba kartu su automatikos tarnyba kuria dokumentų judėjimo maršrutus. Maršrutų naudojimas leidžia nustatyti operacijų, atliekamų su dokumentu, seką ir jo judėjimo kelią jau pradiniame projekto rengimo etape arba kai dokumentas atkeliauja į įmones, organizacijas, akcines bendroves, koncernus ir kt. Apskritai organizacijos darbo eigos automatizavimo sistema gali būti laikoma centrine, kuri koordinuoja likusius darbo eigos posistemius.

Dokumentai, atkeliaujantys į įmonę, organizacijoje popieriuje, iš pradžių tvarkomi, iš anksto peržiūrimi, registruojami, peržiūrimi vadovybės ir pristatomi atlikėjams.

Dokumentų priėmimą ir pirminį apdorojimą atlieka dokumentų valdymo tarnybos (DOU) darbuotojai. Atplėšiami vokai su dokumentais (išskyrus vokus, pažymėtus „asmeniškai“), tikrinamas pristatymo teisingumas, dokumentų pakuočių vientisumas.

Dokumentai, skirti įmonės - organizacijos vadovybei, taip pat nenurodant konkretaus asmens ar struktūrinio padalinio, iš anksto svarstomi ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyboje, o po to siunčiami vadovybei ar padaliniui.

Vadovybės svarstomi dokumentai grąžinami į ikimokyklinio ugdymo įstaigą, kur įvedamas nutarimo turinys, ir dokumentas pateikiamas vykdyti.

Dokumento originalą, kurį vykdo keli struktūriniai padaliniai, gauna atsakingas vykdytojas, likusiems vykdytojams - kopijos.

Gautos telegramos priimamos gavus nurodant gavimo datą ir laiką, jos registruojamos pagal tas pačias taisykles kaip ir laiškai, o tada persiunčiamos vadovybei svarstyti ir vykdyti.

Gautojo telefono pranešimo tekstą gavėjas įrašo (atspausdina) specialioje formoje arba žurnale ir nedelsdamas perduoda vadovui, kuriam jis skirtas.

Gaunami originalūs dokumentai su elektronine kopija turi turėti motyvacinį laišką. Magnetinėje laikmenoje esantis kopijos tekstas turi atitikti originalo tekstą.

Pagrindinis biuro tikslas yra perduoti įėjimo dokumentus per įmonę. Kanceliarija yra atsakinga už įvesties ir išvesties dokumentų vykdymo terminus - tikrina, kas ir kada atidėliojo dokumento vykdymą. Tuo pačiu metu yra du pagrindiniai dokumento perdavimo būdai: tiesiogiai vykdytojui ir sprendimui priimti centrinėje įstaigoje.


Šio proceso įvestis yra gaunamas dokumentas. Prie išėjimo - išeinantis projektas, kuris eina per biurą ir po registracijos tampa tikru išeinančiu.

Antrasis būdas reiškia, kad šis dokumentas beveik neabejotinai bus kontroliuojamas. Tuo pačiu metu nereikėtų painioti su antrojo maršruto dokumentais, kurie siunčiami vykdyti į įmonės centrinę įstaigą (pavyzdžiui, jei apskritame laiške rašoma „Įmonių direktoriai ...“). Tokiems dokumentams būdinga tai, kad už juos atsakingas vykdytojas yra vienas iš įmonės direktorių (arba jų pavaduotojų).

Nemaža dalis biuro problemų kyla dėl to, kad ji privalo kontroliuoti tik atsakingus vykdytojus, o ne visą dokumentų tvarkymo grandinę. Visa grandinė yra kontroliuojama skyriaus dokumentų valdymo sistemų lygiu arba specialių biuro darbų lygiu. Tik tokia visiška kontrolė užtikrina tvarų organizacijos valdymą. Sukurti visapusiškos veiklos drausmės kontrolės sistemą neįmanoma be dokumentų apdorojimo ir vykdymo kontrolės automatizavimo įrankių.

Dokumentų tekstai biuro archyvo skyriuje saugomi iki einamųjų metų pabaigos, vėliau jie perkeliami į archyvą ilgalaikiam saugojimui. Dokumentus archyviniam saugojimui galima perduoti mažesnėmis dalimis, kelis kartus per metus.

Darbo su dokumentais organizavimas yra racionalių sąlygų darbui su dokumentais suteikimas nuo dokumento gavimo (sukūrimo) momento iki pateikimo archyvui.

Įmonė turi turėti vieningą dokumentų rengimo ir darbo su jais tvarką, už kurią asmeniškai atsakingas įmonės (įstaigos) vadovas.

Organizuojant darbo eigą, galima išskirti tris dokumentų grupes: gaunamus (gaunamus), siunčiamus (siunčiamus) ir vidinius dokumentus. Kiekviena iš šių grupių turi savo apdorojimo ir perdavimo ypatybes.

Įmonės biuro darbo instrukcija parengta siekiant nustatyti vieningą dokumentų rengimo ir darbo su jais organizavimo konkrečioje įmonėje tvarką. Organizuojant darbą su dokumentais ir darbo biure instrukcijose būtina pateikti:

gerai suformuotų dokumentų pavyzdžiai su failų pavadinimais. Tuo pačiu metu turėtų būti nustatytos įvairių įmonės dokumentų formos su jų užpildymo pavyzdžiais;

įmonės reikalų nomenklatūra (sąrašas) ir jos rengimo, patvirtinimo ir peržiūros tvarka;

failų saugojimo taisyklės (kuriame kompiuteryje, kuriame aplanke turėtų būti saugomi konkrečių dokumentų failai);

dokumentų ir bylų saugojimo sąlygos;

dokumentų registravimo tvarka;

darbo su dokumentų versijomis taisyklės, pagal kurias visos bylos su ankstesnėmis versijomis būtų sunaikintos, o byla su paskutine pasirašyta (patvirtinta) dokumento versija būtų palikta saugoti;

terminai, tvarka ir asmenys, atsakingi už dokumentų vykdymą ir platinimą;

bylų formavimo ir registravimo taisyklės;

dokumentų mokslinio ir techninio apdorojimo taisyklės, perkeliant juos į archyvinę saugyklą;

Dokumentų naikinimo procedūra, kai juos apsvarsto ekspertų komisija;

Failų sunaikinimo tvarka;

metodinį darbo su dokumentais gaires, informuojant vadovybę apie dokumentų vykdymo būklę.

Tame pačiame lygyje su biuru yra įmonės archyvas, skirtas ilgalaikiam saugojimui skirtų dokumentų kaupimui ir paieškai.

.2 Įmonių dokumentų valdymo sistemos

Visų informacinių technologijų pasiekimų suma lėmė įmonių dokumentų valdymo sistemų atsiradimą. Norint sukurti tokią sistemą, būtina, kad įmonės darbuotojai turėtų prieigą prie kompiuterių, aprūpintų elektroniniais ryšiais ir specialia programine įranga. Įmonių darbo eigos sistema leidžia daryti su dokumentais viską, kas su jais daroma bet kurioje biuro darbo ir darbo eigos sistemoje, ir papildomai apima iš esmės naujas funkcijas, prieinamas tik kompiuteriams.

Pavyzdžiui, tokioje dokumentų valdymo sistemoje galite įdėti į dokumentą elektroninį parašą, apriboti prieigą prie dokumento, nusiųsti jį tam tikram darbuotojui tam tikra tvarka, bet kuriuo metu nustatyti, kur ir kokiame dokumento tvarkymo etape ir peržiūrėti savo darbuotojų pastabas, susijusias su dokumentu. Galite sukurti dokumento pavyzdys(gaunamas arba siunčiamas) ir aprašyti jos tvarkymo tvarką bei tokio proceso dalyvių teises, kurių bus automatiškai laikomasi griežtai ir tiksliai. Tokiose sistemose dokumentas tampa ne tik pats dokumentas, lentelė, diagrama, bet ir bet koks vaizdas (statinis ar dinaminis), garso įrašas ir apskritai viskas, ką kompiuteris sugeba apdoroti. Statinio vaizdo pavyzdys gali būti bet kokio sudėtingumo brėžinys arba vieneto, gaminio ar struktūros elektroninis modelis. Dinamiškas vaizdas gali būti paprastas reklaminis pristatymas arba tikras vaizdo įrašas. Prisiminkite, kad įmonės dokumentų valdymo sistema yra nejautri atstumams ir leidžia, remiantis viena sistema, dirbti pagal vienodas taisykles visuose įmonės padaliniuose (įskaitant, pavyzdžiui, Australijos ir Magadano skyrius), tarsi visi sėdėjo gretimuose kambariuose. Be to, darbas bus atliekamas realiu laiku, t.y. pakanka kelių minučių, kad dokumentas būtų išsiųstas už tūkstančių kilometrų.

Neabejotinas įmonių dokumentų valdymo sistemų programinės įrangos rinkos lyderis yra „Lotus Notes“ sistema ir įvairios sistemos bei programinės įrangos produktai, pagrįsti jos tipiniais sprendimais.

„Domino.Doc“ yra programinės įrangos, sukurtos naudojant „Lotus Notes“ technologijas, pavyzdys ir teikiantis paramą įmonės dokumentų srautui.

„Domino.Doc“ turi labai plačias galimybes kurti ir valdyti dokumentus paskirstytoje kompiuterinėje aplinkoje, užtikrinant šiuolaikiniams pramoniniams sprendimams būdingą patikimumą, ir apima šias funkcijas:

· Dokumentų kūrimas naudojant bet kokius programinės įrangos produktus „Windows“;

· Parama kolektyviniam darbui su dokumentais;

· Įeinančių ir siunčiamų dokumentų registravimas;

· Remti dokumentų forma bet kokius duomenis, kurie gali būti saugomi elektronine forma;

· Dokumentų versijų išsaugojimas;

· Visapusiškos teksto paieškos ir dokumentų paieškos priemonės;

· Standartinių dokumentų kūrimas;

· Pramoninių dokumentų apsaugos ir šifravimo priemonių palaikymas;

· Vartotojų ir darbo grupių identifikavimo užtikrinimas pagal organizacijos hierarchinę struktūrą;

· Parama darbui su mobiliaisiais ir atsijungusiais vartotojais (pavyzdžiui, su pardavėjais, kurie turi nešiojamuosius kompiuterius ir periodiškai juos jungia prie tinklo).

.3 Verslo ir komercinis laiškas

Oficialus laiškas yra vienas iš svarbiausių įmonės, organizacijos, institucijos bendravimo su išoriniu pasauliu kanalų. Išankstinės sutartys vedamos laiškais, aiškinami įmonių santykiai, pateikiami pretenzijos. Laiškai lydi materialines vertybes kelyje ir pan.

Svarbi užduotis kuriant laišką yra jos informacijos prisotinimas, t.y. į jį įtraukti pagrįstą informacijos kiekį. Laiškai yra vieno ir kelių aspektų. Dažnai vienas aspektas gali sudaryti viso laiško turinį, o dažniausiai tai yra laiškai, į kuriuos nereikia atsakyti. Daugialypėms raidėms jau sukurtos tam tikros stabilios sintaksinės konstrukcijos, išreiškiančios vieną ar kitą turinio aspektą. Daugialypio laiško tekstą paprastai sudaro skyriai, poskyriai, pastraipos, pastraipos. Kiekvienas aspektas turi prasidėti pastraipa. Tačiau šiuolaikinei verslo korespondencijai būdinga tendencija sudaryti daugiausia vieno aspekto laiškus.

Paprasčiausia rašymo struktūra yra dvi dalys. Pirmajame išdėstomi faktai ir įvykiai (motyvai, argumentai), kuriais remiantis buvo rengiamas laiškas, antrajame - išvados, prašymai, pasiūlymai. Kurdami bet kurį laišką, pirmiausia turite apibūdinti loginę jo turinio schemą. Štai raidžių, sudarytų iš dviejų ar trijų dalių, struktūros pavyzdžiai.

Paslaugos užklausa:

1) prašymo tinkamumo pagrindimas;

) laukiamas rezultatas, jei prašymas bus įvykdytas.

Persiuntimo laiškas:

1) pranešimas apie išsiųstą medžiagą;

) patikslinanti informacija.

Prašymo laiškas:

) priežastis, dėl kurių atsirado prašymas;

) prašymo pareiškimas;

) laukiamas rezultatas, jei prašymas bus patenkintas, pasirengimo tolesniam bendradarbiavimui išraiška.

Atsakymo laiškas (prašymas atmesti arba pasiūlymas atmesti):

) prašymo pareiškimo kartojimas;

) prašymo nepatenkinimo priežasties pagrindimas;

) pareiškimas dėl atsisakymo arba pasiūlymo atmetimo.

Nepaisant prieinamų šiuolaikinių ryšio formų: telefono, telegrafo, fakso, modemo ryšio ir kt., Susirašinėjimo apimtis net mažoje įmonėje yra gana didelė. Tačiau įvairios valdymo situacijos, dėl kurių atsiranda verslo laiškų, yra toli gražu neribotos ir jas galima palyginti aiškiai klasifikuoti. Daugybė laiškų su tokio paties tipo valdymo situacijomis, reikalaujančiomis juos parengti, reikalauja skubiai suvienodinti verslo laišką. Deja, šiuolaikinės verslo korespondencijos analizė rodo, kad daugeliui vadovų trūksta laiškų rašymo įgūdžių. Tuo tarpu netinkamas laiško dizainas apsunkina darbą su juo. Ekspertai sutinka, kad verslo laiškas turėtų būti ne ilgesnis kaip puslapis. Kolekcija „Paprasti laiškai“, išleista Jungtinėse Valstijose aštuntajame dešimtmetyje vadovaujant Baltųjų rūmų biurui, mano, kad žodžių švaistymas lemia pinigų švaistymą. Negalima neatsižvelgti į tai, kad verslo dokumentai apskritai nėra medžiaga „skaitymui“, o informacija, kuri turėtų paskatinti tam tikrus veiksmus.

Labai svarbu, kad oficialaus laiško tekstas neleistų įvairių interpretacijų. Dėl teisinės oficialių laiškų priklausomybės jų kalba ir stilius turi atitikti tuos pačius reikalavimus kaip ir įstatymų kalba. „Visada, visais šimtmečiais, verslo popieriaus unikalumas, griežtas jo įforminimas žmonių buvo laikomas valdžios institucijų savivalės apribojimo priemone. Dar V amžiuje. Kr. senovės Romos plebsas reikalavo įvesti aiškius „rašytinius“ įstatymus. Popieriaus taisyklių ir taisyklių sukūrimas taip pat buvo pagrindinis daugelio viduramžių sukilimų reikalavimas. Atsiradus tokiems įstatymams, raštininkai privalėjo būti visiškai tikslūs ir kruopščiai laikytis formos. Priešingu atveju dokumentas neteko galios “.

Šiandien daugelyje šalių aktyviai vyksta verslo laiškų suvienijimo procesas. Taigi Anglijoje buvo sukurtas kodifikuotas oficialaus bendravimo stilius, žinomas kaip pašto kodas, pažodžiui išverstas kaip „žaibo kodas“. Tačiau tendencija suvienodinti biuro darbą JAV yra ypač stipri, o tai lemia plačiai paplitęs valdymo procesų automatizavimas. Dabar, kai kompiuterizavimas apima visas naujas institucijų, įmonių, organizacijų informacinės veiklos sritis, sąmoningas Amerikos verslo rašymo evoliucijos faktas yra įtikinamas argumentas už tai, kad visa informacija oficialiuose dokumentuose yra tokia standartinė kad jos išraiška per individualią atlikimo techniką yra visiškai nepagrįsta. ...

Vienijimasis veikia visus kalbos lygius ir aspektus: jos žodyną, morfologiją, sintaksę, grafiką, skyrybos ženklus ir stilių. Visų pirma, kadangi verslo laiškai daugiausia atspindi ne individualius, o grupinius interesus - vyriausybinių agentūrų, firmų, įmonių ir pan. Interesus, beveik visose šalyse šiandien laiškai dažniausiai rengiami kolektyvinio subjekto vardu. Kitaip tariant, vieningas pateikimo stilius verslo korespondencija pramonės ir prekybos srityje turi savo socialinę bazę - kolektyvinį gamybos santykių pobūdį. Jos techninė bazė, kaip jau minėta, yra kompiuterizavimas.

.4 Verslo laiško tvarkymo taisyklės

Oficialūs laiškai rašomi ant specialių formų, atitinkančių standartą. Tokioms formoms buvo nustatytas atskirų elementų (detalių) rinkinys, kuris turi būti išdėstytas tam tikra tvarka.

Oficialiojo laiško forma yra popieriaus lapas su nuolatiniais elementais, atgamintais tipografiniu būdu. Galime sakyti, kad oficialus laiškas susideda iš laiško ir pagrindinio teksto „rėmo“ ir jame, be pagrindinio teksto, yra informacija apie adresatą: visas ir sutrumpintas siunčiančios organizacijos pavadinimas, jos pašto ir telegrafo adresas , telefono, fakso ir telekomunikacijų numerį, to laiško ar telegramos numerį, kuris buvo korespondencijos pretekstas, ir daug daugiau. Formos gali būti kampinės arba išilginės.

Formos dizainas, vadovaujantis techninės estetikos principais, teigiamai veikia jos turinio suvokimą. Pavyzdžiui, atsižvelgiant į tai, kad žmogaus akiai lengviau pritvirtinti viršutinę bet kurio objekto dalį, rengiant dokumentus, viršutinė jų dalis turėtų būti labiau prisotinta, o apatinė - „stabilesnė“.

Pavyzdinių formų standartai nustato dokumentų, kurie yra vieningos dokumentacijos sistemos dalis, formų ir dydžių laukus, taip pat pavyzdinius formos struktūrinio tinklelio konstrukcijos reikalavimus, detalių rinkinį ir taisykles. dėl jų buvimo vietos. Dokumentus, sudarančius vieningas dokumentacijos sistemas, sudaro trys pagrindinės dalys, esančios aiškiai apibrėžtose srityse. Ši dokumento „geometrija“ suteikia reikiamą dokumento teksto suvokimo greitį.

Rekvizitai yra privalomi ženklai, nustatyti įstatymuose ar taisyklėse tam tikrų tipų dokumentams. Organizacinių ir administracinių dokumentų formų detalių sudėtis ir vieta turi atitikti GOST R 6.30-97.

Formos pavyzdžio standarto, kuris savo ruožtu nustato oficialaus laiško formos reikalavimus, nustatymą lemia poreikis suvienodinti jo registravimo procesą, kuris leidžia:

· Organizuoti centralizuotą blankų gamybą;

· Sumažinti spausdinto darbo išlaidas;

· Sumažinti darbo sąnaudas rašant ir formuojant laiškus;

· Palengvinti vizualinę reikalingos informacijos paiešką;

· Plėsti skaičiavimo ir organizavimo technologijų panaudojimo galimybes apdorojant laiškus.

Šablonas yra visų tipų valdymo dokumentų formų ir formų kūrimo pagrindas. Kiekvieno atributo buvimo vietos formoms atrinktas plotas atitinka optimalų šio atributo tūrį spausdintomis raidėmis.

Forma yra dokumento detalių rinkinys. Pagal GOST R 6.30-97 dokumentuose gali būti iki 29 detalių. Tačiau ne vienas dokumentas sudaromas su visu jų rinkiniu. Kiekvienam dokumento tipui, atsižvelgiant į jo paskirtį, nustatoma rekvizitų sudėtis. Taigi oficialiam laiškui rekomenduojama tokia rekvizitų sudėtis:

) Rusijos Federacijos valstybės emblema;

) organizacijos kodas pagal OKPO, jei toks yra (vidinei Rusijos korespondencijai);

) organizacijos pavadinimas (pilnas arba sutrumpintas);

) informaciniai duomenys apie organizaciją;

) dokumento data;

) dokumento registracijos numeris;

) adresatas;

) antraštė į tekstą;

) parašas;

) atlikėjo pavardė (arba pavardė, vardas ir pavardė) ir telefono numeris.

Galima nurodyti mašinraščio inicialus ir kopijų skaičių, tačiau jie neįtraukti į reikiamą informaciją. Galima įtraukti rekvizitus: el. Pašto ID (jei reikia).

Oficialus laiškas yra vienintelis dokumentas, kuriame nėra tokio tipo pavadinimo. Visi kiti dokumentai turi pavadinimus, pavyzdžiui, „Įsakymas“, „Aktas“, „Sprendimas“, „Memorandumas“ ir kt.

Pagal GOST R 6.30-97 Rusijos Federacijos valstybės herbo atvaizdas dedamas ant valstybinių institucijų laiškų blankų.

Organizacijos pavadinimas - dokumento adresatas pateikiamas visa sutrumpinta forma, pavyzdžiui, Visos Rusijos dokumentinių ir archyvinių reikalų mokslinių tyrimų institutas - NIIDAD.

Reikėtų prisiminti, kad negalite savavališkai sutrumpinti organizacijų pavadinimų. Sutrumpinti organizacijų pavadinimai formuojami trimis būdais;

pirmosiomis į pavadinimą įtrauktų žodžių raidėmis, pavyzdžiui, Vidaus reikalų ministerija (Vidaus reikalų ministerija). Santrumpos rašomos kartu, o raidės jose nėra atskirtos taškais;

pagal pavadinime esančių žodžių pradinius skiemenis, pavyzdžiui: „Uralmash“ (Uralo mašinų gamykla);

Kai mišrūs sutrumpinti pavadinimai sudaromi iš dalies iš pradinių raidžių, iš dalies iš sutrumpintų žodžių ir rašomi pirmoje dalyje didžiosiomis raidėmis, antroje - mažosiomis, pavyzdžiui, VNIIDormash. Tokie žodžiai taip pat parašyti kartu. Institucijų pavadinimai sutrumpinami tik tuo atveju, jei sutrumpintas pavadinimas yra oficialiame dokumente.

Pagrindiniai organizacijos duomenys apima, pirma, pašto ir telegrafo adresus. Informacijos apie organizacijos pašto ir telegrafo adresus įrašymo tvarka ir forma turi atitikti Pašto taisykles. Antra, atskaitos duomenys apima telefono, fakso numerius, banko sąskaitos numerį. Juos taip pat reikia nurodyti blanke.

Privalomas laiško rekvizitas yra data, pritvirtinta viršutiniame kairiajame kampe. Pasirašymo data laikoma laiško data. Jis naudojamas kaip paieškos funkcija ir naudojamas susiejant su laišku. Laiške nurodytos datos turi būti suskaitmenintos. Datos elementai pateikiami vienoje eilutėje arabiškais skaitmenimis tokia seka: diena, mėnuo, metai. Diena, mėnuo ir metai yra parašyti trimis dviženkliais skaitmenimis. Pavyzdžiui, data 2000 m. Spalio 25 d. Turėtų būti parašyta taip: 2000-10-25. Jei diena ar mėnuo yra pažymėti vienu skaitmeniu, tada prieš jį dedamas nulis. Pavyzdžiui, data 2000 m. Sausio 12 d. Parašyta taip: 2000-12-01. Po dviejų skaitmenų, žyminčių dieną ir mėnesį, dedami taškai, o po keturių skaitmenis, žyminčių metus, laikotarpis neįrašomas (pavyzdžiui, 2000-02-20).

Siunčiamo dokumento registracijos numeris - raidės numeris ir jo simbolis - paprastai susideda iš kelių dalių. Pirma, gali būti parašytas struktūrinio padalinio indeksas, indeksas pagal korespondentų, atlikėjų klasifikatoriaus atvejų nomenklatūrą, o paskutinė dalis bus siunčiamo laiško eilės numeris, pavyzdžiui, Nr. -2955 arba 18/275.

Nuoroda į gaunamo dokumento registracijos numerį ir datą apima registracijos numerį ir laiško, į kurį atsakoma, datą ir yra po registracijos numeriu ir siunčiamo dokumento data. Šis reikalavimas yra tik firminiame blanke. Palyginus laiškų siuntimo ir gavimo datas, susidaro įspūdis apie įstaigos darbo su korespondencija efektyvumą.

Nr. _____________ su _____________

Šie duomenys jokiu būdu neturėtų būti dedami į paties laiško tekstą. Šio rekvizito tipas laiške turėtų būti toks: „Dėl Nr. 4520/144, 2000 05 17“.

Adresatas - laiško gavėjo vardas ir adresas (organizacijos pavadinimas, adresas, organizacijos struktūrinė dalis, įmonė arba asmens, kuriam laiškas siunčiamas, pavadinimas ir adresas) - nurodomas viršutinėje dešinėje pusėje laiško formos. Tai yra laiško vidinis adresas. Adresate įvardijamąja raide rašomas gavėjos organizacijos pavadinimas. Pavyzdžiui:

UAB "Oksidas"

Tai daroma iš dalies, atsižvelgiant į apdirbimą. Siekiant pagreitinti laiško įvykdymą, jei yra žinoma jį svarstančio asmens pavardė, rekomenduojama nurodyti ir šią pavardę. Pagal GOST R 6.30-97, siunčiant laišką pareigūnui, vardo ir vardo raidėje nurodomas organizacijos pavadinimas, o datoje-pareigos ir pavardė. Pavyzdžiui:

Kemerovo UAB „Granit“

Vyriausiasis specialistas

A.N. Smirnovas

Jei laiškas skirtas Organizacijos vadovui, organizacijos pavadinimas turi būti įtrauktas į adresato pareigas. Pavyzdžiui:

Novosibirskas

valstybinė akademija

ekonomika ir vadyba

prof. Yu.V. Gusevas

Skyrybos ženklų vidiniame adrese galima praleisti. Organizacijos pavadinimas, asmens, kuriam skirtas laiškas, vardas ir pavardė turėtų būti užrašyti taip, kaip jie nurodomi siunčiamoje tos organizacijos korespondencijoje arba žinyne. Kintamasis „adresatas“ gali apimti pašto adresą. Pašto adresas nėra antspauduojamas dokumentuose, siunčiamuose valdžios institucijoms ir nuolatiniams korespondentams - tokiais atvejais patartina naudoti vokus su iš anksto atspausdintais adresais.

Jei laiškas skirtas pareigūnui, pirmiausia nurodomos pareigos, tada pavardė ir inicialai, tada organizacijos adresas. Pavyzdžiui:

UAB „Crystal“ direktorius

G.N. Nekrasovas

103030, Maskva,

Skatertny juosta, 22

Jei laiškas skirtas privačiam asmeniui, pirmiausia nurodomas pašto kodas ir adresas, po to - gavėjo inicialai ir pavardė. Pavyzdžiui:

Novosibirskas-102,

st. Kirovas, 76 m., Apt. 12

P.I. Grigorjevas

Jei asmuo, kurio vardu laiškas parašytas, turi akademinį vardą (akademinį laipsnį), tai prieš pavardę reikia nurodyti:

akad. A.G. Ivanovas

prof. N.G. Kirsanovas

Teksto santrumpa „gr“. (iš žodžio „pilietis“) vartojamas, kai asmuo, kuriam skirtas laiškas, laikomas civilinių teisinių santykių subjektu. Susirašinėdami su kitų šalių organizacijomis ir firmomis, žodžiai „ponas“, „ponas“ pateikiami santrumpomis „g.“, „P.“

Teksto pavadinimas turėtų atspindėti pagrindinę laiške iškeltą problemą ir būti trumpas bei glaustas, suformuluotas viena fraze. Antraštė dedama prieš laiško tekstą. Laiško turinys išreiškiamas prielinksnio raidės forma su prielinksniu „o“ („apie“). Pavadinimas nėra paryškintas kabutėse, jis rašomas didžiąja raide ir prasideda iš karto iš kairės lapo paraštės. Pavyzdžiui:

Dėl prekybos ne vietoje organizavimo

Dėl anglies tiekimo pagal sutartį Nr. 33-02 / 567

Apie plytų gamyklos pirkimą

Pageidautina, kad pavadinimas neviršytų dviejų eilučių; jei yra dvi eilutės, naudojama pastraipa.

Antraštę turėtų parašyti tiesioginis atlikėjas, kuris geriau nei bet kas kitas žino dokumento turinį. Pašto analizuojantis darbuotojas turėtų pakakti perskaityti antraštę, kad nustatytų, kuriai raidžių kategorijai šis laiškas priklauso ir kur jis turėtų būti išsiųstas, o tai ypač svarbu tais atvejais, kai adresas nenurodo konkretaus asmens, kuriam laiškas kreipiamasi. Be to, greitas žvilgsnis į antraštę gali išgelbėti darbuotoją nuo poreikio perskaityti visą laišką.

Nerekomenduojama pavadinime naudoti žodžių „susiję“, „rūpi“. Taip pat nereikėtų rašyti „ant bylos“, nes ši išraiška yra priimta teisinėje praktikoje. Tai visiškai tinkama, pavyzdžiui, laiške, adresuotame policijos nuovadai:

Viršininkui

policijos nuovados

Kirovskio rajonas

Novosibirskas

G.V. Sidorovas

Kalbant apie gr. A.A. Kruglova

Pagrindinis verslo laiško reikalavimas yra tekstas. Maksimalus standartinės oficialios raidės eilutės ilgis yra 64 spausdinti simboliai, tai yra apie 17 cm. Paprastai eilutėje yra 60–62 simboliai. Šios eilutės ilgio pasirinkimas paaiškinamas dažniausiai naudojamu A4 formatu, taip pat tuo, kad skaitydami tekstą mes paprastai laikome jį 30–35 cm atstumu nuo akių, o geriausio žmogaus akies jautrumo sektoriaus kampas yra 30 laipsnių.

Pastaba apie priedo buvimą daroma, jei prie laiško pridedami kokie nors dokumentai. Apatiniame kairiajame raidės kampe, iškart iš lauko, įrašykite žodį „Priedas“, tada pridėtų dokumentų pavadinimai išdėstomi skaitine seka, nurodant kopijų ir lapų skaičių. Kiekvienas vardas yra atskiroje eilutėje. Įrašas nedaromas po žodžiu „Programa“. Pavyzdžiui:

Priedai: 1. Sutarties su „Keller“ kompanija 3 puslapių kopija. 1 egzemplioriuje.

Laiško tekste nurodytą priedą galima nurodyti tokia forma:

Taikymas: įjungta _ l. _____ egzemplioriais.

Šį reikalavimą galima paruošti ant firminio blanko. Sujungtame priede lapų skaičius nenurodytas. Pavyzdžiui:

Priedas: informacinė medžiaga apie tarptautinį

paroda „SIB 2000“ 3 egzemplioriais.

Patys dokumentai, kurie yra paraiškų dalis, turi turėti visą reikiamą informaciją: dokumento rūšies pavadinimą, pavadinimą, datą, parašą. Be to, ant priedų viršutiniame dešiniajame kampe yra pažymėta, kad priedas yra susietas su pagrindiniu dokumentu. Jei priedas yra atskiras dokumentas, jis turi būti išsiųstas kartu su lydraščiu.

„Parašo“ atributas dedamas kairėje po raidės tekstu iš karto iš lauko. Parašas apima laišką pasirašiusio asmens pareigas, asmeninį parašą ir jo nuorašą. Kadangi verslo laiškai rašomi ant įstaigų firminio blanko, paraše nėra nurodytas įstaigos pavadinimas. Pavyzdžiui:

Direktoriaus parašas N.K. Sidorovas

Du parašai dedami į bylą, kai reikia patvirtinti pirmojo parašo galiojimą, taip pat ypač svarbiuose dokumentuose, pavyzdžiui, laiškuose finansų ir kredito klausimais, siunčiamuose finansų ir bankų institucijoms. Tokius raštus visada pasirašo įmonės vyriausiasis (vyresnysis) buhalteris.

Pasirašydami kelių pareigūnų laišką, jų parašai dedami vienas po kito tokia seka, kuri atitinka užimamas pareigas:

Instituto direktorius pasirašė A. N. Marčenko

Vyriausiosios buhalterės parašas Yu.P. Volkovas

Kai laišką pasirašo keli asmenys, einantys tas pačias pareigas, jų parašai yra tame pačiame lygyje:

„Karelia OJSC“ direktorius, UAB „Korsar“ direktorius

Parašas I.V. Petrovo parašas G.A. Fominas

Visose organizacijų bylose likusiose laiškų kopijose turi būti originalūs pareigūnų parašai.

Jei pareigūno, kurio parašas parengtas ant laiško projekto, nėra, raštą pasirašo savo pareigas einantis asmuo arba jo pavaduotojas. Tokiu atveju turi būti nurodyta tikroji laišką pasirašiusio asmens (pavyzdžiui, „veikiančio“, „pavaduotojo“) padėtis ir jo pavardė. Negalite pasirašyti raidžių su prielinksniu „už“ arba uždėti brūkšnį prieš pozicijos pavadinimą.

Dokumento pasirašymas yra vienas iš jo autentiškumo patvirtinimo būdų. Oficialus laiškas be parašo neturi teisinės galios.

Pastaboje apie atlikėją (laiško sudarytoją) yra atlikėjo pavardė ir jo biuro telefono numeris, jis pateikiamas priekinėje laiško pusėje.

.5 Tam tikros kitos raidžių rūšys

Prašymų laiškai. Situacijų, dėl kurių įmonių, organizacijų, institucijų vardu pateikiami prašymai, yra beveik neribota. Pateikiant prašymą būtina pabrėžti įmonės suinteresuotumą ją vykdyti. Paprasčiausia ir labiausiai paplitusi prašymo laiško versija yra tokia pati kaip asmeninio ar kolektyvinio pareiškimo forma.

Prašymo laiškas gali būti pateiktas vienaskaitos pirmuoju asmeniu („Prašau ...“), daugiskaitos pirmuoju asmeniu „Prašau ...“), trečiuoju asmeniu (šiuo atveju daiktavardžiai, turintys kolektyvinę reikšmę) naudojamas: „Direkcija prašo ...“, „Administracija prašo ...“, „Darbo kolektyvo taryba prašo ...“ ir kt.), iš trečiojo asmens daugiskaitos, jei keli daiktavardžiai turi kolektyvinę reikšmę yra naudojami. Štai pavyzdinis prašymo laiškas privačios įmonės firminiame blanke:

Organizacijos pavadinimas Direktorius

Apie sutarties sudarymą

Ši organizacija daugelį metų buvo pagrindinė įmonių ir organizacijų trikotažo tiekėja .......... apie ... ....... rub.

Šiuo metu organizacija nėra / nėra aprūpinama žaliavomis ir yra priversta nustoti tiekti produktus ............ Siekdama išlaikyti esamus ryšius, maloniai prašome rasti galimybę užbaigti susitarimas iš ........... procentinio fondo dėl organizacijos paskirstymo ......... tonų žaliavos.

Prašymų laiškų teksto variantai gali būti tokie:

Gamybos kooperatyvo direktorius

Ribotos atsakomybės bendrovė ... maloniai prašo pateikti profesionalų telefakso modelį, prieinamą jūsų įmonėje.

Grąžinimą garantuojame per mėnesį nuo pristatymo dienos.

Dėkojame už jūsų norą palaikyti mus šiuo klausimu.

Direktorius Parašo inicialai, pavardė

Atsakykite į laiškus (atsisakymai). Loginė atsakymo (atsisakymo) schema yra tokia:

) prašymo, į kurį rengiamas atsakymas, kartojimas;

) atsisakymo priežasties pagrindimas (jei tai yra atsisakymo laiškas);

) pareiškimas dėl atsisakymo.

Štai pavyzdinis atsisakymo laiškas privačios įmonės ar organizacijos pavidalu:

Vardas koncerno direktoriui

UAB „Yatran“ organizacijos

Antraštė

Jūsų prašymas padėti komandai išeinant iš CJSC ... ir registracija kaip valstybinė įmonė buvo apsvarstytas. Susijungimas ... pagal dekretą <...> yra priskirtas tik federaliniam turtui, priimami sprendimai dėl veiklos nutraukimo ar tokių įmonių reorganizavimo ...

Remiantis tuo, kas išdėstyta, jūsų prašymas atmetamas.

Pareigos Parašas Inicialai, pavardė

Menininko pavardė, telefono numeris

Motyvaciniai laiškai. Motyvacinis laiškas surašomas siunčiant adresatui bet kokius dokumentus ar materialines vertybes. Jis pateisina save tik tais atvejais, kai jame pateikiami papildomi prie jo pridėtų dokumentų paaiškinimai arba jei siūlomuose dokumentuose yra keli lapai. Visais kitais atvejais galite apsieiti be lydraščio, o laiško adresą, datą ir registracijos numerį galima nurodyti pačiame dokumente. Kadangi tokių laiškų skaičiaus sumažinimas supaprastina dokumentų tvarkymą, turite užtikrinti, kad organizacijos kreiptųsi į motyvacinius laiškus tik tada, kai to tikrai reikia.

Patvirtinant faktą, kad bet kokie dokumentai buvo išsiųsti per tam tikrą laikotarpį, lydraštis yra patikima priemonė, skirta stebėti siunčiamų dokumentų drausmę ir saugumą.

Motyvacinis laiškas paprastai išduodamas A5 forma. Motyvacinių laiškų parinktys gali būti tokios:

Siunčiame prašymą ... būtiną jūsų gamyklai 2000 m.

Siunčiame grynais pristatymo metu ...

Mes grąžiname projektą ... į ... puslapį su šiomis pastabomis ...

Pateikiu tvirtinti plano projektą ...

Bandymų ataskaitų teikimas ... Bandymas parodė šiuos rezultatus ...

Pagal mūsų susitarimą (jūsų prašymą) mes siunčiame (siunčiame, siunčiame) ...

Sutarties raštai. Motyvacinio laiško rūšis yra sutarties laiškas, patvirtinantis, kad sutartis buvo išsiųsta. Čia yra sutarties laiško pavyzdys:

Siunčiame iš mūsų pusės pasirašytą sutarties Nr. Datą ... bus išsiųstas finansavimo pažymėjimas ...

Priedas: susitarimas dėl ... Ne ... už 3 puslapius. 3 egzemplioriais.

Sutarties laiškų teksto variantai gali būti, pavyzdžiui, šie:

Grąžiname pasirašytą ir antspauduotą sutartį Nr. ..., datuotą ..., taip pat ..., kurią prašome laikyti neatskiriama dalimi.

Siunčiame ... mūsų pasirašytą sutarties dėl tiekimo kopiją ...

Mes prašome ... ir vieną sutarties Nr. ..... egzempliorių grąžinkite mums.

Priminimo laiškas. Priminimo laiškas turėtų būti išsiųstas, kai neįmanoma gauti reikiamo atsakymo per pokalbius telefonu ar asmeniškai. Priminimo laišką paprastai sudaro du loginiai elementai: priminimas atlikti veiksmus ir nurodymas, kokių priemonių reikia imtis, jei jų nesilaikoma. Pagrindiniai priminimo laiško žodžiai yra veiksmažodžio „priminti“ formos.

Ženklas „antrinis“, esantis raidės lauke, jau pabrėžia priminimo faktą. Toks ženklas žymimas tais atvejais, kai siuntėjas pripažįsta galimybę, kad adresatas dėl jam nepriklausančių priežasčių dar negavo anksčiau jam atsiųsto laiško. Tokiais atvejais ankstesnės raidės tekstas kartojamas pažodžiui.

Tame pačiame laiške dažnai išreiškiamas ne tik priminimas, bet ir reikalavimas įvykdyti tam tikrus įsipareigojimus.

Pavyzdžiui:

Bendrovės direktorius

2000-02-12 raštu Nr. 207 informavome, kad dėl padidėjusios 1ZHK „Electron“ nuomos įmonės gamybos pajėgumų turime galimybę papildomai pagaminti ir tiekti jūsų įmonei 2000 plytų. iki ... rublių už anksčiau patvirtintą produktų pristatymą ... Tačiau iki šiol jokio atsakymo negauta.

Prisimindami tai, prašome patvirtinti sutikimą gauti papildomų produktų per 10 dienų. Jei jūsų atsakymas nebus gautas per 10 dienų, nurodytus papildomus produktus pristatysime kitiems vartotojams.

Šios frazės dažnai randamos priminimo raidėse:

„Primename, kad ...“

„Norėdami atlikti bendrą statybos projektą, turite ...“

"Pagal ... jūs turite ..."

„Primename, kad ...“

„Jūsų neapmokėtas mokėjimas ... yra ...“

„Pasibaigia sutarties sąlygų pateikimo terminas ...“

„Nepaisant pakartotinių priminimų ...“

„Jūsų įmonė dar nepateikė ...“

"Mes vis dar negavome ..."

Informaciniai laiškai. Tokio laiško tikslas yra laiku informuoti kitą organizaciją ar suinteresuotą asmenį apie faktą. Informaciniam laiškui pakanka padėjėjo ar sekretoriaus parašo. Tačiau, atsižvelgiant į įvykių ar praneštų faktų reikšmingumą, laišką gali pasirašyti atitinkamas pareigūnas. Paprastai pripažįstama, kad informacinius laiškus pasirašo įmonės, organizacijos, įstaigos vadovas.

Naujienlaiškio trukmė gali svyruoti nuo paprasto vieno sakinio pagalbos laiško dydžio iki kelių puslapių apimančios žinutės. Dažnai informaciniai laiškai naudojami atskirų organizacijų veiklai skatinti,

Štai informacinio biuletenio teksto pavyzdys:

Apie straipsnių publikavimą

Vadovaujantis paskelbimo planu, 2000 m. Institutas išleis rinkinį „Vario litavimo ir litavimo siūlių savybės“. Prašome siųsti straipsnius ne daugiau kaip ... puslapių iki ... 2000.

Kvietimo laiškai. Kvietimo laiškai gali būti adresuoti konkrečiam asmeniui ar keliems asmenims arba masiniam adresatui. Kai oficialiai pakviečiamas didelis skaičius žmonių, dabar naudojami ir paruošti, atspausdinti kvietimų tekstai, ir trafaretai.

Kvietimo laiškas ant firminio blanko gali būti, pavyzdžiui:

Kvietimas

Mielas Aleksandras Vasiljevičius!

Šių metų balandžio mėn 12 valandą mūsų akademijos konferencijų salėje vyks naujos šilumos perdavimo linijos projekto aptarimas.

Atsižvelgdami į jūsų didelį indėlį plėtojant techninę pramonės pažangą, siunčiame jums projektą ir prašome dalyvauti jo diskusijoje.

Jei negalite dalyvauti diskusijoje, siųskite savo pastabas ir pasiūlymus ...

Taikymas:

32 litrų šilumos perdavimo linijos dizainas. 1 egzemplioriuje.

Akademijos akademinės tarybos pirmininkas Parašas P.N. Sergejevas

Akademinės tarybos sekretoriaus parašas L.D. Sukhovas

Pasiūlymų laiškai. Pasiūlymo laiškas gali būti, pavyzdžiui, pardavėjo įmonės pareiškimas apie norą sudaryti sandorį su konkrečiomis sąlygomis. Arba tai gali būti organizacijos atsakas į jos prašymą. Pavyzdžiui:

Bendrovės direktorius

Jūsų pateiktos paraiškos ir įstatai dėl sutikimo įregistruoti asociaciją ... buvo peržiūrėti. Jūsų prašymas atmestas, nes buvo pažeista įstatymų nustatyta valstybės įmonių asociacijos steigimo tvarka ... Siūlome peržiūrėti steigiamuosius dokumentus ir pateikti juos ...

Novosibirsko Oktjabrsko rajono administracija apsvarstė steigiamuosius dokumentus ..., prašymą dėl sutikimo įregistruoti šią įmonę ir mano, kad būtina rekomenduoti peržiūrėti 1.5, 1.9 punktus. Be to, visuotinio kolektyvo susirinkimo protokole nėra balsavimo rezultatų svarstomu klausimu.

Remdamiesi tuo, kas išdėstyta, siūlome jums iki šių metų gegužės 15 d. peržiūrėti steigimo dokumentus ir apie tai informuoti ...

Leidimo laiškai. Yra atskiras laiškų tipas, kuriame yra leidimas įvykdyti tam tikrą užklausą. Štai keletas leidimo laiškų tekstų pavyzdžių:

[Organizacijos pavadinimas] leidžia eksportuoti į ... medieną ... kiekiui ... dėl privalomo pristatymo tarpregioninių mainų būdu.

[Organizacijos pavadinimas] peržiūrėjo gamintojų asociacijos steigimo dokumentus ir neprieštarauja šios asociacijos registracijai. [Organizacijos pavadinimas] peržiūrėjo paraišką ir pridėtus Tarptautinės elektrotechnikos prekių biržos dokumentus ir mano, kad jai galima išduoti licenciją keistis veikla.

Patvirtinimo laiškai. Patvirtinimo laiške yra pranešimas apie bet kurios prekės (laiško, telegramos, pervedimo, siuntinio, prekių, vertybių ir pan.) Gavimą arba kad anksčiau parengtas dokumentas (pvz., Sutartis, nurodymas ir kt.) Lieka planu. yra priimami. Laiškas gali patvirtinti bet kokį faktą, veiksmą, pokalbį telefonu. Pavyzdžiui:

Įmonė „Hadron“ patvirtina savo pasirengimą užmegzti abipusiai naudingą ir ilgalaikį bendradarbiavimą su įmone ... ir yra pasirengusi pasirašyti atitinkamus dokumentus, atsižvelgdama į jūsų pusės pasiūlymus.

... buvo gautas apeliacinis skundas iš kelių parduotuvių dėl jų privalomo įtraukimo į akcinę bendrovę ...

Iš pateiktų dokumentų matyti, kad šie kolektyvai buvo įtraukti į šią akcinę bendrovę pažeidžiant galiojančius teisės aktus. Todėl sprendimas įregistruoti CJSC laikomas negaliojančiu ir gali būti skundžiamas teisme.

Prekybos įmonės turi teisę įgyti nepriklausomos valstybės įmonės, turinčios juridinio asmens teises, statusą.

Respublikinio prekybos centro ODO ... peržiūrėjo laišką

įmonės direktorius ... nuo ... ir praneša:

smulkusis verslas ... du sunkvežimiai, skirti 2000 m .;

patvirtinus sutikimą, autobusas „Ikarus“ gali būti skiriamas už sutartą kainą ... rublių.

Asociacija ... neprieštarauja palydovinės televizijos ir radijo ryšio stoties sukūrimui ir bendrai veiklai.

Asociacijos padalinių vadovai siunčiami vesti derybas ...

Patvirtinimo raidėse dažnai yra, pavyzdžiui, šios frazės:

"Patvirtinama ..."

„Gaunami dokumentai ...“

„Jūsų įrangos pristatymo sąlygos ...“

„Su dėkingumu patvirtiname ...“ „gavome jūsų laišką iš ...“

„Priimamas jūsų užsakymas ir pradedamas jį vykdyti ...“

"PT Comcon patvirtina ..."

„Jūsų prašymas pastatyti tiltą ...“

„Vaizdo įrašymo įrenginių pristatymo sąlygos ...“

.6 Organizacinės ir administracinės veiklos dokumentai

Visų institucijų veikla fiksuojama įvairių rūšių dokumentuose. Dokumentų rūšys, įskaitant organizacinius ir administracinius dokumentus, buvo bandytos nustatyti Vieningos valstybinės biuro darbo sistemos pagrindinių nuostatų prieduose, o administracinių dokumentų rūšys nagrinėjamos Teisės enciklopediniame žodyne. Savo veikloje institucijos kartu su valstybės institucijų ir valstybės administracijos aktais vadovaujasi nuostatais, chartijomis, taisyklėmis. Pagal galiojančius teisės aktus Rusijos Federacijos įstatymų leidybos ir vykdomosios valdžios institucijos išduoda šiuos dokumentus: sprendimus, potvarkius, įsakymus, nutarimus, įsakymus, nurodymus, nurodymus. Teritorijų ir regionų teritorijose išleidžiami dekretai, administracijos vadovo ir jo pavaduotojų įsakymai. Tie patys dokumentai skelbiami rajono (miesto) administracijose. Atstovaujamosios valdžios organai priima sprendimus.


6.1 Organizacinė dokumentacija

Visos valstybės, savivaldybių, privačios įmonės, visuomeninės asociacijos veikia pagal chartiją.

Chartija yra „taisyklių rinkinys, registruojantis organizacijų, institucijų, draugijų ir piliečių veiklą, jų santykius su kitomis organizacijomis ir piliečiais, teises ir pareigas tam tikroje valstybės ar ekonominės veiklos srityje“. Yra, pavyzdžiui, savanoriškos sporto bendrovės įstatai, akcinės bendrovės įstatai, ribotos atsakomybės bendrijos chartija ir kt. Atskirai būtina pabrėžti chartijas, kurios nustato konkrečios Rusijos Federacijos ginkluotųjų pajėgų veiklos srities organizavimą (kariniai nuostatai, drausmės nuostatai ir kt.).

Bendras chartijas tvirtina aukščiausios valstybės valdžios ir administravimo institucijos, o visuomeninių organizacijų chartijas priima ir tvirtina jų kongresai. Valstybės įmonių ir institucijų įstatus tvirtina jų aukštesnės institucijos (ministerijos, departamentai). Savivaldybių įmonių įstatus tvirtina rajono (miesto) administracijos, privačias - atitinkami savininkai, kolektyvai ir jie registruojami regioninėse, teritorinėse, miestų ir rajonų administracijose.

Įregistruojant chartijas turi būti šie duomenys: ministerijos pavadinimas, organizacijos pavadinimas, dokumento rūšis, registracijos numeris, data; paskelbimo vieta, patvirtinimo antspaudas (privačios įmonės atveju nurodykite, kas ją įregistravo). Privalomame „tekste“ būtina numatyti tokius skirsnius kaip bendrosios nuostatos, pagrindinės funkcijos, teisės ir pareigos, vadovavimas, santykiai ir ryšiai, gamyba ir ekonomika, komercinė veikla, turtas ir lėšos, kontrolė, tikrinimas ir peržiūrėjimas, reorganizavimas ar likvidavimas. Priklausomai nuo formos Privatus turtas(ribotos atsakomybės bendrija, uždarojo ar atvirojo tipo akcinė bendrovė ir kt.) teksto skyriai keičiami, pridedami. Apima, pavyzdžiui, tokius skyrius kaip akcinis kapitalas, akcijos ir vertybinius popierius, pelno paskirstymas, lėšų formavimas ir kt. Po teksto yra galvos parašas.

Reglamentas yra norminis aktas, nustatantis valstybės organų sistemos formavimo tvarką, struktūrą, funkcijas, kompetenciją, pareigas ir darbo organizavimą (tai yra bendrosios nuostatos dėl Rusijos Federacijos ministerijų), viena institucija (pvz. , reglamentas dėl valstybinės automobilių techninės apžiūros, Reglamentas dėl regioninės administracijos bendro skyriaus ir kt.) arba struktūrinis padalinys (komisijos, grupės). Atskira grupė turėtų būti paskirta nuostatoms, reglamentuojančioms organizacinių, darbo ir kitų santykių visumą konkrečiu klausimu (pavyzdžiui, pavyzdinės taisyklės dėl biuro darbo dėl piliečių pasiūlymų, prašymų ir skundų valstybinėse įstaigose, įmonėse) , institucijose; daugiausiai nuostatų dėl konkursų rengimo, peržiūrų ir pan.).

Nuostatos yra tipiškos ir individualios. Įprasti yra sukurti institucijų ir įmonių sistemai. Į reglamento tekstą būtina įtraukti tokius skyrius kaip bendroji dalis (preambulė), pagrindinės funkcijos, teisės, darbo formavimo ir organizavimo tvarka ir kt., Atsižvelgiant į situacijos pobūdį.

Reglamento formos pavyzdyje pateikiama ši informacija: ministerijos pavadinimas, departamentas, organizacijos pavadinimas, struktūrinio padalinio pavadinimas, data, registracijos numeris, dokumento rūšies pavadinimas, paskelbimo vieta, patvirtinimo antspaudas, teksto pavadinimas, tekstas, parašas, patvirtinimo ženklas. Nuostatų pavyzdžiai pateikti priedėlyje. 3.7-3.8. Įstatai ir taisyklės yra sudėtingi dokumentai. Jų struktūrą ir turinį dažniausiai lemia besivystančios institucijos.

Instrukcija yra teisės aktas, kurią paskelbė vyriausybės institucija (arba patvirtino jos vadovas), siekdamas nustatyti taisykles, reglamentuojančias organizacinius, mokslinius, techninius, technologinius, finansinius ir kitus specialius institucijų, organizacijų, įmonių (jų padalinių ir paslaugų), pareigūnų ir piliečių. Taip pat pateikiamos instrukcijos, siekiant išaiškinti ir nustatyti teisės aktų ir administracinių dokumentų (pavyzdžiui, įsakymų) taikymo tvarką.

Instrukcijos antraštėje turėtų būti aiškiai išdėstytos įvairios problemos, objektai ir asmenys, kuriems taikomi jos reikalavimai (pavyzdžiui, „Instrukcija dėl biuro darbo Novosibirsko srities administracijoje“, „Kontrolės inspektoriaus darbo aprašymas“. ...).

Instrukcijos tekstas yra suskirstytas pagal tam tikrą loginę schemą į skyrius, punktus ir papunkčius. Paprastai instrukcija prasideda skyriumi „Bendrosios nuostatos“, kuriame nurodomas jo paskelbimo tikslas, apimtis, taikymo tvarka ir kita bendra informacija. Instrukcija yra nuolatinis arba ilgalaikis dokumentas (kol jis nebus pakeistas nauju).

Kadangi instrukcijų tekstas yra nuorodos pobūdžio, jame rekomenduojama aiškiai formuluoti žodžius, turinčius reguliavimo reikšmę, pvz., „Privalo“, „turėtų“, „būtina“, „turi teisę“, „neleidžiama“ , „rekomenduojama“, „draudžiama“ ir pan. Instrukcijos tekstas pateiktas iš trečiosios šalies (pavyzdžiui: „Vadovai arba jų vardu kiti valstybės institucijų, įmonių, įstaigų ir organizacijų pareigūnai turi sistemingai analizuoti, apibendrinti pasiūlymus, pareiškimus, piliečių skundus, praktines pastabas. juose ... “) arba beasmeniu pavidalu (pavyzdžiui:„ Pakartotiniams pasiūlymams, paraiškoms, piliečių skundams, kai jie gaunami, priskiriamas kitas registracijos numeris, pirmojo pasiūlymo, paraiškos, skundo registracijos numeriai nurodyti atitinkamą registracijos ir kontrolės kortelės stulpelį ... “).

Instrukcija parengta pagal bendrą formą. Jį tvirtina specialus administracinis aktas arba tiesiogiai vadovas. Instrukcijose galima pažymėti, kad tai yra administracinio dokumento priedas. Kai nurodymas patvirtinamas administraciniu dokumentu (įsakymu, įsakymu ir pan.), Jame nustatomas instrukcijos įvedimo terminas, išvardijami būtini organizaciniai susitarimai, nurodyti atsakingi vykdytojai. Jei instrukcijos įvedimo terminas nėra nurodytas administracinio dokumento tekste, tokia laikoma dokumento pasirašymo ir registravimo data.

Taigi, pavyzdžiui, 1993 m. Sausio 3 d. Novosibirsko srities administracijos vadovo įsakyme Nr. 90-r „Dėl darbo biure instrukcijos patvirtinimo“ yra toks tekstas:

„Siekiant supaprastinti darbą su dokumentais, pagerinti biuro darbą regiono administracijoje:

Patvirtinti regioninės administracijos darbuotojų darbo biure instrukciją.

Bendrasis administravimo skyrius (Kirsanova MV) teikia metodines gaires, kaip organizuoti biuro darbą administravimo aparate ir nustato Instrukcijos reikalavimų laikymosi kontrolę “.


3.6.2 Administraciniai dokumentai

Viena iš organizacijų, įstaigų, įmonių vykdomosios ir administracinės veiklos formų yra administracinių dokumentų, per kuriuos sprendžiami svarbiausi valdymo klausimai, publikavimas. Pagal galiojančius teisės aktus ir kompetenciją valdymo organai išduoda šiuos administracinius dokumentus: įmonių (asociacijų), įstaigų, organizacijų administracijos - įsakymai, nurodymai, nurodymai; kooperatinės organizacijos - sprendimai; visuomeninės organizacijos, sprendimai, įsakymai.

Sprendimai, potvarkiai ir įsakymai priimami visais atvejais, kai būtina priimti norminį ar individualų aktą pagrindiniais organizacijos kompetencijos klausimais. Įsakymai, nurodymai leidžiami operatyviniais klausimais ir organizuoti sprendimų, sprendimų ir įsakymų vykdymą.

Rezoliucija paprastai apibrėžiama kaip teisės aktas, priimtas aukščiausių ir kai kurių centrinių kolegialaus valdymo organų, siekiant išspręsti svarbiausias ir pagrindines šių organų užduotis. Tačiau įstatymuose „Dėl regioninės regioninės tarybos ir regioninės regioninės administracijos“ ir „Dėl vietos savivaldos“ dekretas yra apibrėžtas kaip administracijos vadovo išleistas teisės aktas (turintis vieno žmogaus valdymo teises). . Būtent gyvenimas pakoregavo šio dokumento esmės ir tipų apibrėžimą.

Sprendimas kaip administracinis dokumentas yra teisės aktas, kurį priima ministerijos ar departamento kolegija, mokslinė taryba ir kt.

Įsakymas yra valstybės institucijos valdymo aktas, turintis autoritetingą pobūdį, išduotas pagal pareigūnui priskirtą kompetenciją, valstybės įstaiga, privalomas piliečiams ir organizacijoms, kurioms šis įsakymas skirtas. Įsakymai yra įstatai ir yra suskirstyti į dvi grupes: bendrieji, ilgalaikiai įsakymai ir įsakymai, susiję su konkrečia problema, atskiras atvejis. Įsakymus išduoda vyriausybė, ministerijos, departamentai, teritorijų, regionų, miestų, rajonų administracijos, įmonių administracijos, institucijos, neviršydamos Rusijos Federacijos įstatymų jiems suteiktų teisių.

Kryptis - ministerijų, departamentų, organizacijų išduotas administracinis dokumentas, daugiausia informaciniais ir metodiniais klausimais, taip pat klausimais, susijusiais su pavedimų, nurodymų ir kitų aktų vykdymo organizavimu. Teisę pasirašyti nurodymus vadovas perduoda savo kompetencijai priklausantiems pavaduotojams ar padalinių vadovams. Instrukcijų rengimas ir vykdymas atliekamas pagal nustatytą užsakymų rengimo ir vykdymo tvarką.

Administracinė instrukcijos dalis prasideda žodžiais „siūlau“ („įpareigoju“). Instrukcijos sunumeruotos eilės tvarka per kalendorinius metus.

Įsakymas yra teisės aktas, kurį išduoda ministerijų, departamentų, departamentų, departamentų, įstaigų, asociacijų, organizacijų, įmonių, veikiančių vieno žmogaus valdymo pagrindu, vadovai. Įsakymas išduodamas siekiant išspręsti pagrindines šios įstaigos veiklos užduotis. Pagal savo teisinį pobūdį tvarka gali būti reglamentavimas valdymas, kuriame yra teisės normos, įgyvendinančios tam tikras viešųjų ryšių sritis, ir teisės normų taikymo aktas (pavyzdžiui, įsakymas skirti pareigas).

Įsakymas yra labiausiai paplitęs administracinio dokumento tipas, naudojamas valdymo praktikoje. Jis skelbiamas apie įstaigų ar jų struktūrinių padalinių kūrimą, likvidavimą, reorganizavimą, nuostatų, nurodymų, taisyklių ir panašių dokumentų, kuriems reikia organizacijos, įmonės patvirtinimo, patvirtinimą, taip pat apie personalo priėmimo, perkėlimo, atleidimo iš darbo klausimus. ir kt. Vadovas įsakymu nustato darbuotojams pagrindines užduotis, nurodo esminių klausimų sprendimo būdus. Užsakymas yra privalomas visiems tam tikros organizacijos ar pramonės darbuotojams. Kai kuriais atvejais įsakymas gali būti susijęs su įvairiomis organizacijomis ir pareigūnais, nepriklausomai nuo jų pavaldumo.

Visi administraciniai dokumentai turi griežtai atitikti įstatymus, nė viename iš jų negali būti įstatymui prieštaraujančių nuostatų.

Pagrindinės administracinių dokumentų rūšys paprastai rengiamos vienodai. Tai gana sudėtingas procesas, tačiau paskutiniame dokumentų tvarkymo etape atsiranda skirtumų, atspindinčių kolegialios veiklos (sprendimų ir sprendimų atveju) ir vieno žmogaus valdymo (sprendimų, įsakymų, įsakymų, nurodymų) rezultatą. .

Yra trys administracinio dokumento rengimo etapai. Tai yra klausimo esmės tyrimas ir dokumento projekto rengimas; dokumento aptarimas ir priėmimas kolegialaus organo posėdžiuose (nutarimų, sprendimų atveju); dokumento patvirtinimas ir jo pasirašymas.

Konkrečios institucijos administracinio dokumento surašymo ir išdavimo tvarka gali būti aprašyta darbo biure instrukcijose arba instrukcijose, nustatančiose darbo su dokumentais tvarką.

Administracinio dokumento projekto rengimas gali būti patikėtas vienam ar keliems struktūriniams padaliniams arba pavieniams pareigūnams. Kuriant sudėtingų ir didelių administracinių dokumentų projektus, galima sukurti darbo grupes. Pagrindinė sąlyga, užtikrinanti aukštą dokumento kokybę, yra pakankama jį rengiančių asmenų kompetencija. Kuo aukštesnis parengto dokumento lygis, tuo aukštesni reikalavimai jo rengėjams (profesionalumas, klausimo išmanymo gylis, bendras kultūrinis lygis, gebėjimas aiškiai reikšti mintis). Teisinis pagrindas administracinio dokumento rengimas gali būti valdžios institucijų ir administracijos paskelbtas dokumentas, konkretus aukštesnės valdžios nurodymas, būtinybė vykdyti vykdomąją ir administracinę veiklą institucijai pavestoms užduotims spręsti.

Rengiant administracinio dokumento projektą reikia surinkti reikiamą informaciją apie pateikto klausimo esmę. Norėdami tai padaryti, naudokite įvairius informacinius ir informacinius dokumentus: ataskaitas, pažymėjimus, ataskaitas ir aiškinamuosius raštus, aktus, oficialią korespondenciją. Surinkę ir išstudijavę reikiamą medžiagą, visiškai išsiaiškinę problemos esmę ir aiškiai apibrėžę administracinio dokumento išdavimo tikslą, jie pradeda rengti jo projektą. Visų pirma dėmesys turėtų būti sutelktas į pagrindinių konkretaus sprendimo nuostatų formulavimą. Iš pradžių tai daroma juodraštyje, o tada dalys redaguojamos ir patikslinamos patvirtinimo tvarka.

Administracinio dokumento tekstą dažniausiai sudaro dvi tarpusavyje susijusios dalys: pareiškimas ir administracinis. Nustatanti dalis yra įžanga į nagrinėjamos problemos esmę ir skirta paaiškinti, kas lėmė nurodymą. Jame galima išvardyti faktus, įvykius ir juos įvertinti. Dažnai tikrinimo dalyje pateikiamas aukštesnės valdžios institucijos akto perpasakojimas, kurio vykdant išduodamas šis administracinis dokumentas. Tokiu atveju nurodomas akto tipas, jo autorius, visas vardas (pavadinimas), numeris ir data, t.y. pateikti visi paieškos (nuorodos) duomenys. Nustatanti dalis nėra privaloma, jos gali nebūti, jei nereikia pateikti paaiškinimų. Pagrindinė našta administraciniuose dokumentuose tenka administracinei daliai, kuri pateikiama pasakojimo forma. Priklausomai nuo dokumento tipo, jis prasideda žodžiais „nusprendžia“ kolegialiame nutarime, „nusprendžia“ („nusprendžia“) - sprendime, „aš siūlau“ - įsakyme, „aš užsisakau“ - įsakyme .

Administracinio dokumento tipas taip pat lemia jo teksto pateikimo pobūdį. Žodžiai „nusprendžia“, „nusprendžia“ („nusprendžiau“), „siūlau“, „užsisakau“ spausdinami didžiosiomis arba mažosiomis raidėmis, jie vizualiai išsiskiria ir taip atskiria nustatančią dokumento dalį nuo administracinės dalis. Šie žodžiai yra atskiroje eilutėje, pradedant nuo nulinės tabuliatoriaus padėties. Kolegialaus organo sprendimuose ar sprendimuose prieš žodžius „nusprendžia“, „nusprendžia“ nurodykite jo pavadinimą, pavyzdžiui:

Kolegija NUSPRENDŽIA

Vyriausybė NUSPRENDŽIA

Tada operatyvinis tekstas seka nauja pastraipos eilute. Šios dokumento dalies formuluotei keliami ypač griežti reikalavimai. Formuluotė turėtų būti konkreti, neprieštarauti anksčiau išduotų administracinių dokumentų prasmei, aiški, aiški, neleidžianti skirtingai interpretuoti. Juose reikėtų vengti neaiškių posakių, tokių kaip „pakelti“, „padidinti“, „sustiprinti“, „patobulinti“, „imtis veiksmų“, „suaktyvinti“ ir pan., Nes taip suformuluotos instrukcijos yra neaiškios ir tai sunku patikrinti jų įgyvendinimą. Jei administracinė dalis apima įvairaus pobūdžio veiksmus ir kelis atlikėjus, ji suskirstyta į pastraipas, kurios sunumeruotos arabiškais skaitmenimis. Kiekvienoje pastraipoje nurodomas vykdytojas (organizacija, struktūrinis padalinys, konkretus pareigūnas, pavyzdžiui, įsakymuose), numatytas veiksmas ir vykdymo terminas. Atlikėjas nurodomas datos atveju. Galima bendrai nurodyti, pavyzdžiui, „gamyklų direktoriai“, „archyvų direktoriai“. Nustatytas veiksmas neapibrėžta forma išreiškiamas veiksmažodžiu: „paruošti“, „užregistruoti“, „organizuoti“, „suteikti“, „patikėti“, „vystyti“ ir kt. Vykdymo terminas turi būti tikras, atitikti siūlomo darbo apimtį.

Būtina atsižvelgti į informacijos pateikimo konkrečiam atlikėjui laiką. Užsakymo dokumento vykdymo terminas gali būti bendras visiems elementams. Tačiau dažniau terminas nustatomas kiekvienai užduočiai atskirai. Administracinio dokumento teksto pabaigoje yra sąrašas dokumentų, kurie paskelbus šį aktą tapo negaliojantys arba gali būti pakeisti. Paskutinis nurodymų, sprendimų, nurodymų punktas nurodo asmenį, kuriam patikėta kontroliuoti dokumento vykdymą. Administraciniuose dokumentuose gali būti priedų, kurių nuorodos pateikiamos atitinkamose teksto pastraipose, atributas „priedas“ po administracinių dokumentų teksto nėra sudaromas atskirai.

Administracinio dokumento tekstas turi turėti pavadinimą. Antraštė prasideda prielinksniu „apie“ („apie“) ir formuojama naudojant žodinius daiktavardžius (pavyzdžiui, „Apie paskyrimą ...“, „Apie teiginį ...“, „Apie įvadą ...“) , „Apie kūrybą ...“) Arba daiktavardžiai, nurodantys temą (pavyzdžiui, „Apie rezultatus ..“, „Apie priemones ...“). Tipiškoms valdymo situacijoms, kai reikia išduoti įsakymą: dėl įstaigų, organizacijų ir įmonių steigimo, reorganizavimo, likvidavimo, atsakomybės paskirstymo tarp vadovybės, dėl pozicijos (chartijos) pakeitimo, struktūros, vadovybės personalo ir personalo aparatas, pareigybių aprašymuose, dėl perėjimo prie naujo režimo (darbo) - sukurtos vieningos dokumentų formos, kuriose iš anksto nustatyta ne tik sudėtis, bet ir informacijos tvarka. Personalo įsakymai taip pat turi vieningą formą įdarbinti, perkelti, perkelti į kitą darbą, atleisti, paskatinti, skirti drausmines nuobaudas, pakeisti pavadinimą.

Paruošę administracinio dokumento tekstą, jie pradeda jį rengti. Administraciniai dokumentai surašomi naudojant bendrą A4 formą. Išsami informacija apima Rusijos Federacijos herbą, departamento pavadinimą, institucijos pavadinimą, dokumento rūšies pavadinimą, datą, registracijos numerį, sudarymo vietą, pavadinimą, tekstą, parašą (-us), patvirtinimo ženklai.

Paskutinis darbo su administracinių dokumentų projektais etapas yra jų patvirtinimas ir pasirašymas. Prieš pasirašant projektą, reikia susitarti su suinteresuotomis institucijomis, taip pat su atitinkamais struktūriniais padaliniais ar pareigūnais. Patvirtinimas atliekamas pastebėjus arba uždedant patvirtinimo antspaudą. Taigi įsakymo, sprendimo, įsakymo projektą patvirtina rengėjas ir projektą pristatančio struktūrinio padalinio vadovas, visi projekte nurodyti atlikėjai, pareigūnai, atsakingi už viso dokumento vykdymą, patarėjas teisės klausimais. Su dokumentų projektais, kurių vykdymas reikalauja finansinio saugumo, reikia susitarti finansų institucijos ar paslaugas. Teisės patarėjo viza patvirtina dokumento atitiktį teisės aktams ir norminiams aktams, taip pat tam tikrų formuluočių atitikimą Specialūs reikalavimai kai kurios institucijos (pavyzdžiui, teismai, prokurorai, sveikatos priežiūros institucijos).

Koordinavimą atlieka struktūrinis padalinys arba asmuo, parengęs administracinio dokumento projektą. Vizos arba patvirtinimo antspaudas paprastai dedami ant pirmojo projekto egzemplioriaus. Jei nesutinkate su projektu, jie rašo pagrįstą išvadą. Prieš pasirašant, projektas dar kartą kruopščiai tikrinamas. Šiuo atveju ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas skaitmeninių duomenų, pavardžių, vardų, patronimų tikrinimui.

Kolegialių organų priimti administracinių dokumentų (sprendimų ir sprendimų) projektai aptariami ir pašalinami posėdžiuose. Diskusijos metu galima juos papildyti ir papildyti. Pakeisti projektai teikiami tvirtinti kitame posėdyje.

Visiškai parengti dokumentų projektai pateikiami pasirašyti. Įsakymus ir įsakymus pasirašo vadovas arba jo pavaduotojas. Nutarimai ir sprendimai turi būti dviejų parašų: kolegialaus organo pirmininko ir sekretoriaus (vadovo). Pirmoji dokumento kopija, padaryta formoje, yra pasirašyta. Administraciniai dokumentai įsigalioja nuo jų pasirašymo ar vykdytojo dėmesio. Kai kuriais atvejais įsigaliojimo data ir valdymo akto trukmė nurodoma pačiame dokumente.

.7 Darbo su dokumentais organizavimas

7.1 Dokumentų registravimas ir apskaita

Dokumentų judėjimas nuo jų gavimo ar sukūrimo momento iki sprendimų dėl jų vykdymo pabaigos, išsiuntimo ar pateikimo į bylą formuoja organizacijų dokumentų srautą. Dokumentų judėjimo organizacijoje tvarka yra nustatyta dokumentų perdavimo schemose, kurias parengia dokumentų aptarnavimo tarnyba ir patvirtina organizacijos vadovybė. Kai veikia automatizuota informacijos apdorojimo sistema, į schemas turi būti įtraukti skaičiavimo centrai ir visi dokumentų apdorojimo taškai naudojant kompiuterines technologijas.

Dokumentų apyvartos organizavimas naudojant kompiuterines technologijas turėtų užtikrinti rankinio ir automatinio dokumentų apdorojimo suderinamumą.

Įeinančių dokumentų tvarkymo tvarka. Organizacijos gauti dokumentai, įskaitant tuos, kurie sukurti naudojant kompiuterines technologijas, iš pradžių apdorojami, preliminariai peržiūrimi, registruojami, tvarkomi ir pristatomi atlikėjams.

Prie gauto dokumento uždedamas registracijos antspaudas.

Dokumentai, pažymėti „asmeniškai“ arba skirti viešosioms organizacijoms, ekspedicijos metu neatveriami, o perduodami į paskirties vietą.

Išankstinis dokumentų svarstymas atliekamas siekiant išdalyti gautus dokumentus tiems, kuriuos būtina privalomai apsvarstyti vadovybei ir išsiųsti tiesiogiai struktūriniams padaliniams ir atsakingiems vykdytojams. Preliminari peržiūra atliekama remiantis dokumentų turinio įvertinimu, remiantis organizacijoje nustatytų pareigų paskirstymu. Dokumentai, tiesiogiai skirti struktūriniams padaliniams ar pareigūnams, perduodami be išankstinio svarstymo.

Piliečių pasiūlymai, prašymai ir skundai persiunčiami į skyrius piliečių laiškams išnagrinėti.

Dokumentai, skirti organizacijos vadovybei arba neturintys konkretaus pareigūno ar struktūrinio padalinio nurodymų, iš anksto svarstomi dokumentų palaikymo tarnyboje.

Dokumentai, gauti iš vyriausybės ir aukštesniųjų institucijų, kuriuose yra informacijos apie esminius organizacijos veiklos klausimus ir reikalauja vadovybės sprendimo, perduodami vadovybei svarstyti. Likę dokumentai, iš anksto apsvarstę dokumentacijos palaikymo tarnybos, siunčiami vykdytojams.

Dokumentai turi būti tvarkomi ir perduodami atlikėjams tą dieną, kai dokumentus gauna dokumentų aptarnavimo tarnyba, arba pirmą darbo dieną, kai jie gaunami ne darbo valandomis.

Dokumentai, kurių sprendimus vykdo keli struktūriniai padaliniai, jiems perduodami po vieną arba vienu metu egzemplioriais. Originalas perduodamas pirmajam rezoliucijoje nurodytam vykdytojui. Dokumentų dubliavimo poreikį ir kopijų skaičių nustato vykdymą organizuojantis asmuo.

Jei reikia skubiai priimti sprendimą dėl gauto dokumento, leidžiama supažindinti rangovą su jo turiniu, kol dokumentas nebus svarstomas organizacijos vadovybės.

Išsiųstų dokumentų tvarkymo tvarka. Organizacijos siunčiami dokumentai, įskaitant tuos, kurie sukurti naudojant kompiuterines technologijas, rūšiuojami, supakuojami, apdorojami kaip pašto siunta ir perduodami paštui. Dokumentus apdoroja ir siunčia centralizuotai ekspedicija arba dokumentus palaikančios tarnybos darbuotojai, laikydamiesi Pašto taisyklių.

Dokumentų perdavimas organizacijos viduje. Dokumentų perkėlimas tarp struktūrinių padalinių atliekamas per struktūrinių padalinių inspektorius (sekretorius) arba asmenis, atsakingus už dokumentinę paramą. Dokumentai pateikiami su atitinkamu ženklu registracijos formoje.

Dokumentų perdavimas KT apdoroti, taip pat dokumentų (mašinų) priėmimas iš KT atliekamas per struktūrinio padalinio sekretorių arba už dokumentą atsakingą asmenį.

Dokumentų skaičiaus apskaita. Apskaita turėtų būti vykdoma kartu su kitomis priemonėmis, skirtomis pagerinti darbą su dokumentais.

Atliekama ir visa, ir pasirinktinė organizacijos dokumentų apskaita (pagal struktūrinius padalinius ar dokumentų grupes). Į piliečių pasiūlymus, prašymus ir skundus atsižvelgiama atskirai. Apskaičiuojant dokumentų skaičių vienam apskaitos vienetui, imamas kiekvienas egzempliorius, įskaitant pasikartojančius ir spausdintinius.

Operatyvinio dauginimo ir rašomųjų mašinėlių biurai tvarko sukurtų dokumentų kopijų įrašus. Mašininio skaitymo dokumentų skaičius skaičiuojamas remiantis registracijos kortelėmis ir skaičiavimo centro darbo žurnalais. Dokumentų apskaitos rezultatus apibendrina dokumentinio palaikymo tarnyba ir jie pateikiami organizacijos vadovybei, siekiant parengti priemones, skirtas pagerinti darbą su dokumentais.

Pagal GOST R 6.30-97 taip pat turi būti registruojamos spausdintos dokumentų formos su Rusijos Federacijos valstybinio herbo kopija ir Rusijos Federaciją sudarančių subjektų emblemomis. Nuoseklūs numeriai ant antspauduotų blankų dedami spausdinimo metodu arba skaitikliu. Formos apskaitomos visų tipų (kortelėje ar žurnale). Registruodami formas, turite nurodyti šiuos duomenis:

· Priėmus - antspauduotos formos tipo pavadinimas; gavimo data; lydinčio dokumento numeris; organizacijos pavadinimas - antspauduotų formų tiekėjas;

· Išduodant - antspauduotos formos tipo pavadinimas; kopijų skaičius; antspauduotų formų serijos ir numeriai; struktūrinio padalinio pavadinimas, organizacija, pareigūno - antspauduotų formų gavėjo pavardė ir inicialai; kvito kvitas; pastabos (pastaba apie sunaikinimą ir kt.).

Antspauduotų formų gamybos ir naudojimo kontrolė paskirta vadovybės dokumentų aptarnavimo tarnybai. Registracijos ir apskaitos formos yra įtrauktos į organizacijos reikalų nomenklatūrą.

Leidžiama kopijuoti dokumentus ant firminių blankų paštu, jei kiekviena kopija yra patvirtinta organizacijos antspaudu.

Informacijos paieškos sistema (TKS), skirta dirbti su organizacijos dokumentais. Organizacijose kuriamos rankinio tipo, mechanizuotos, automatizuotos informacinės sistemos. TKS apima dokumentų registravimą ir indeksavimą, informacijos paieškos masyvų (kortelių rodyklių, masyvo popieriuje) sukūrimą jų pagrindu ir operatyvus saugojimas dokumentus.

Norint pasiekti pramonės organizacijų paieškos masyvų informacijos suderinamumą, būtina centralizuotai kurti klasifikatorius: standartinę bylų nomenklatūrą, korespondentų klasifikatorių, struktūrinių padalinių klasifikatorių (jei yra standartinės struktūros), pavadinimų klasifikatorių. dokumentų rūšis, organizacijos veiklos aspektų klasifikatorių, pasiūlymuose, pareiškimuose ir skunduose esančių klausimų piliečiams klasifikatorių ir kt.

Dokumentų registravimo ir indeksavimo taisyklės. Dokumentų registravimas - dokumento sukūrimo ar gavimo fakto nustatymas, įdedant į jį indeksą, po to įrašant reikiamą informaciją apie dokumentą registracijos formos.

Dokumentų indeksą sudaro serijos numeris registruotame dokumentų masyve, kuris, remiantis paieškos užduotimis, papildomas indeksais pagal bylų nomenklatūrą, korespondentų, atlikėjų ir tt klasifikatoriumi. Sekanti (arba atvirkštinė) seka jo sudedamųjų dalių pastebima dokumentų indekse: bylų nomenklatūros indeksas, naudojamo klasifikatoriaus indeksas. Sudedamosios indekso dalys yra atskirtos viena nuo kitos brūkšniu į priekį.

Visi dokumentai, kuriems reikalinga apskaita, vykdymas ir naudojimas informaciniais tikslais (administracinis, planavimo, ataskaitų teikimo, apskaitos ir statistikos, apskaitos, finansinis ir kt.), Turi būti registruojami, sukuriami ir naudojami organizacijose, siunčiami kitoms organizacijoms ir gaunami iš aukštesnės, pavaldžios ir kitos organizacijos bei asmenys. Tiek tradiciniai rašomosios mašinėlės (ranka rašyti) dokumentai, tiek sukurti naudojant kompiuterines technologijas (mašininio skaitymo, rašomosios mašinėlės) turi būti registruojami.

Dokumentai organizacijoje registruojami vieną kartą: gaunami - gavimo dieną, sukurti - pasirašymo ar patvirtinimo dieną. Kai registruotas dokumentas perkeliamas iš vieno padalinio į kitą, jis neperregistruojamas.

Dokumentų registravimas atliekamas grupėse, atsižvelgiant į dokumento tipo pavadinimą, jo autorių ir turinį. Pavyzdžiui, pagrindinės veiklos vadovo įsakymai, personalo vadovo įsakymai, aukštesnės organizacijos vadovo įsakymai pagrindinėms organizacijoms, prašymai dėl materialinių ir techninių, tiekimo ir kt. Serijiniai registracijos numeriai priskiriami kiekvienos registruotos grupės dokumentams.

Įeinantys ir sukurti dokumentai registruojami daugiausia decentralizuotai: dokumentų kūrimo ir vykdymo vietose. Pavyzdžiui, planavimo dokumentai registruojami planavimo skyriuje, pirkimo dokumentai - pirkimų skyriuje, protokolai ir valdybos sprendimai - sekretoriate, administraciniai pagrindinės veiklos dokumentai, pasirašyti organizacijos vadovo, dokumentai iš aukštųjų organizacijų ar jam išsiųstas - dokumentų palaikymo tarnyboje ir pan. Dokumento registracijos vieta yra nustatyta valdymo dokumentacijos instrukcijose ir organizacijos dokumentų lentelėje.

Dokumentai registruojami kortelėse. Siekiant užtikrinti registracijos duomenų suderinamumą su informacija ir sudaryti sąlygas pereiti prie automatinės registracijos, buvo nustatyta privaloma registracijos duomenų sudėtis: autorius (korespondentas), dokumento tipo pavadinimas, dokumento data, dokumento indeksas (data ir indeksas dokumento gavimas), dokumento pavadinimas arba jo santrauka, sprendimas (vykdytojas, pavedimo turinys, autorius, data), terminas, vykdymo ženklas (trumpas sprendimo dėl esmės įrašas, faktinio įvykdymo data ir atsakymo dokumento indeksas, byla) skaičius). Privalomų duomenų sudėtis, jei reikia, gali būti papildyta: atlikėjais, atlikėjo parašu, patvirtinančiu dokumento gavimą, vykdymo eiga, paraiškų ženklu ir kt. išsamią informaciją apie registracijos formas ir registracijos bei kontrolės kortelių atvirkštinės pusės naudojimą nustato pati organizacija.

Registracijos ir kontrolės kortelių kopijų skaičius nustatomas pagal struktūrinių padalinių, kuriuose dokumentas bus vykdomas ir kontroliuojamas, nuorodų ir kontrolės kortelių skaičių.

Atsakymo dokumentai registruojami naudojant iniciatyvinių dokumentų registravimo formas. Atsakymo dokumentui priskiriamas nepriklausomas registracijos numeris atitinkamame registruotame masyve.

Piliečių pasiūlymai, prašymai ir skundai registruojami nustatytos formos registracijos ir kontrolės kortelėse.

Dokumentams registruoti galima naudoti kopijavimo aparatus ir kompiuterius.

Automatizuotame IPS dokumentai registruojami naudojant mašininę registracijos ir valdymo kortelę, sukurtą remiantis privalomais registracijos duomenimis, arba tiesiogiai įvedant juos iš dokumento.

Informacinės kortelės sudaromos iš registracijos ir kontrolės kortelių, atsižvelgiant į konkrečių IRS užduotis pagal naudojamus klasifikatorius. Surašomos šios kortelių rodyklės: nuoroda; kontrolė ir nuoroda; apie gaunamų dokumentų geografiją; dėl piliečių pasiūlymų, prašymų ir skundų; teminiai (įsakymai, sprendimai) ir tt Automatizuotų informacinių sistemų informacijos paieškos masyvai formuojami remiantis informacija apie dokumentus, įrašytus kompiuterinėje laikmenoje.

3.7.2 Dokumentų vykdymo kontrolės organizavimas

Dokumentai, kuriuos reikia vykdyti, yra kontroliuojami. Vykdymo kontrolė apima dokumento kontroliavimą, dokumento pristatymo rangovui savalaikį patikrinimą, vykdymo kontrolės rezultatų fiksavimą ir apibendrinimą. Kontrolę vykdo vadovai, dokumentų palaikymo tarnyba ir atsakingi vykdytojai. Organizacinių ir administracinių dokumentų vykdymo kontrolę organizacijos vadovybės vardu atlieka speciali tarnyba, kuri yra administracijos, biuro, bendrojo skyriaus ir kt. Dalis, arba specialiai paskirtas asmuo. Kitų dokumentacijos sistemų (planuojamų, materialinių ir techninių tiekimų ir kt.) Dokumentų vykdymo kontrolė vykdoma atitinkamų struktūrinių padalinių vadovų vardu.

Dokumentų vykdymo terminai skaičiuojami kalendorinėmis dienomis nuo dokumento pasirašymo (patvirtinimo), o iš kitų organizacijų gautų dokumentų - nuo jų gavimo dienos. Dokumentų įforminimo terminai yra nustatyti Rusijos Federacijos ministerijų ir departamentų darbo biure standartinėje instrukcijoje, patvirtintoje 1992 m. Birželio 24 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės įsakymu Nr. 1118-r. Archyvų komitetas. Individualias sąlygas nustato vadovai. Galutinė vykdymo data nurodyta dokumento tekste arba vadovo rezoliucijoje.

Termino pakeitimas atliekamas tik vadovo nurodymu tokia tvarka: standartinės sąlygos - priimant naują aktą, individualus - jas nustatančio vadovo įsakymu.

Dokumentas laikomas įvykdytu ir pašalinamas iš kontrolės po to, kai yra atliktos užduotys, prašymai, pranešta apie rezultatus suinteresuotoms organizacijoms ir asmenims arba pateikiamas kitas dokumentais patvirtintas vykdymo patvirtinimas. Vykdymo rezultatai pažymimi dokumente, registracijos ir kontrolės kortelėje bei atsakymo kopijoje, kuri lieka organizacijoje. Stebint vykdymą naudojamos RKK kopijos, kurios pildomos registruojant dokumentus.

Kontrolės tarnyba atlieka šias operacijas: suformuoja kontroliuojamų dokumentų kortelės rodyklę; valdomo dokumento kortelės siuntimas vykdančiajam padaliniui; struktūriniame padalinyje sužinoti konkretaus atlikėjo pavardę, vardą, pavardę ir telefono numerį; priminimas vykdančiajam padaliniui apie terminą; gauti informaciją apie vykdymo eigą ir rezultatus; vykdymo eigos ir rezultatų įrašymas į kontroliuojamo dokumento kortelę; reguliariai informuoti vadovus apie įgyvendinimo būklę ir rezultatus; ataskaitas apie dokumentų vykdymo pažangą ir rezultatus operatyviniuose posėdžiuose, kolegialių organų posėdžiuose; dokumentų pašalinimas iš kontrolės vadovų nurodymu; vykdomų dokumentų bylos formavimas.

Kontroliuojamų dokumentų kortelės (kontrolinių kortelių rodyklė) yra susistemintos pagal dokumentų vykdymo sąlygas, pagal vykdytojus, dokumentų grupes (ministro įsakymai, valdybos sprendimai ir kt.).

Vykdymo eiga tikrinama visais etapais iki laikotarpio pabaigos tokia tvarka: vėlesnių metų užduotys - bent kartą per metus, einamųjų metų vėlesnių mėnesių užduotys - ne rečiau kaip kartą per mėnesį, užduotys, einamojo mėnesio nurodymus - kas dešimt dienų ir penkias dienas prieš galiojimo datą.

Jei dokumentas siunčiamas vykdyti pavaldžiai organizacijai ir vėliau informuojamas apie svarstymo rezultatus, kartu su dokumentu siunčiamos dvi registracijos ir kontrolės kortelės kopijos. Po vykdymo grąžinama viena kortelės kopija, nurodant vykdymo datą ir atitinkamų įvykių turinį. Struktūriniuose padaliniuose dokumentų vykdymo kontrolė vykdoma bendrai.

Dokumentų palaikymo tarnyba arba už dokumentus atsakingas asmuo atsižvelgia ir apibendrina duomenis apie dokumentų vykdymo eigą ir rezultatus per vadovo nustatytą laikotarpį, bet ne rečiau kaip kartą per mėnesį.

Bylų formavimas - įvykdytų dokumentų grupavimas į bylas pagal bylų nomenklatūrą. Bylos organizacijose formuojamos centralizuotai arba decentralizuotai. Bylų formavimą struktūriniuose padaliniuose atlieka už dokumentus atsakingi asmenys. Kontrolę, kaip teisingai formuoti bylas organizacijoje ir jos struktūriniuose padaliniuose, atlieka dokumentų palaikymo tarnyba arba už dokumentus atsakingas asmuo.

Formuojant bylas būtina laikytis šių bendrųjų taisyklių: į bylą įdėti tik įformintus, teisingai įformintus dokumentus pagal bylų antraštes pagal nomenklatūrą; sudėti visus dokumentus, susijusius su vieno klausimo sprendimu; pridėti priedus kartu su pagrindiniais dokumentais; sugrupuoti vienų kalendorinių metų dokumentus į bylą, išskyrus perkėlimo atvejus; Atskirai sugrupuoti nuolatinio ir laikino saugojimo laikotarpio dokumentus į bylas; bendrai išdėstyti mašinas versle. Byloje neturėtų būti dokumentų, kuriuos reikia grąžinti, papildomų kopijų, juodraščių; byla neturėtų viršyti 250 puslapių.


7.3 Dokumentų saugojimas, bylų nomenklatūros sudarymas

Bylų nomenklatūra yra susistemintas organizacijoje pradėtų bylų sąrašas, nurodant jų saugojimo sąlygas, sudarytas nustatyta tvarka. Bylų nomenklatūra sudaroma siekiant pateisinti dokumentų platinimą ir bylų formavimą, užtikrinti dokumentų paiešką ir bylų apskaitos tvarkymą. Tai yra klasifikacijos informacinė knyga ir naudojama kuriant informacijos paieškos sistemą.

Yra trys bylų nomenklatūros tipai: standartinė, apytikslė ir organizacijos bylų nomenklatūra.

Organizacijoms, kurios yra vienodos pagal savo veiklos pobūdį ir struktūrą, sudaroma tipinė bylų nomenklatūra. Jame nustatyta standartinė bylų sudėtis su vieninga pramonės indeksavimo sistema ir yra norminis dokumentas.

Apytikslė bylų nomenklatūra nustato apytikslę panašaus pobūdžio, tačiau skirtingos struktūros organizacijų bylų sudėtį, nurodydama jų indeksą ir yra rekomendacinio pobūdžio.

Tipiškas ir apytiksles bylų nomenklatūras rengia Rusijos Federacijos ministerijų ir departamentų dokumentų aptarnavimo tarnybos, patvirtintos jų vadovų. Prieš patvirtinant, standartinė ir apytikslė bylų nomenklatūra suderinama su ministerijos (departamento) centrine ekspertų (ekspertų) komisija (VRK, EB) arba organizacijomis, turinčiomis pavaldų tinklą, kuriam taikoma standartinė (apytikslė) bylų nomenklatūra. Tada jie turi būti suderinti su valstybinės archyvo tarnybos organizacijomis.