Įprasti valdymo archyviniai dokumentai, sugeneruoti vykdant veiklą vyriausybinės agentūros, kūnai Vietinė valdžia ir organizacijos, nurodant saugojimo laikotarpius (toliau-Sąrašas), buvo parengtas pagal 2004 m. spalio 22 d. federalinį įstatymą N 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacija"(Surinkti Rusijos Federacijos teisės aktai, 2004, N 43, 4169 straipsnis; 2006, N 50, 5280 straipsnis; 2008, N 20, 2253 straipsnis), atsižvelgiant į kitų federalinių įstatymų ir kitų norminių teisės aktų nuostatas Rusijos Federacijos įstatymai, reglamentuojantys tam tikrų tipų dokumentų sudėtį ir saugojimo laikotarpius.

1.2. Į sąrašą įtraukiami standartiniai administraciniai archyviniai dokumentai (toliau - dokumentai), sugeneruoti vykdant valstybės institucijų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų (toliau - organizacijos) veiklą įgyvendinant to paties tipo (bendrus visiems arba daugumai). valdymo funkcijas, nepriklausomai nuo nuosavybės formos, nurodant saugojimo laikotarpius.

1.3. Sąrašą sudaro 12 skyrių:

- 1 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys administracines, organizacines valdymo funkcijas, kontrolės funkcijas, taip pat teisinė parama valdymas, organizavimas dokumentų palaikymas organizacijų dokumentų valdymas ir saugojimas;

- 2-4 skirsniuose pateikiami dokumentai, kuriuose nuosekliai atskleidžiamas planavimas, kainų nustatymas, finansavimas, skolinimas, apskaita ir ataskaitų teikimas;

- 5 skyriuje pateikiami dokumentai apie organizacijų ekonominių, mokslinių, techninių, kultūrinių ir kitų santykių organizavimą ir įgyvendinimą;

- 6 skyriuje pateikiami dokumentai apie organizacijų veiklai skirtas informacines paslaugas;

- 7 skyriuje pateikiami dokumentai apie darbo organizavimą, darbo normavimą, tarifus, darbo užmokestį, darbo apsaugą;

- 8 skyriuje pateikiami dokumentai apie darbą su personalu: darbuotojų samdymas, perkėlimas, atleidimas, jų kvalifikacijos tobulinimas, atestavimas ir atlygis;

- 9 skyriuje pateikiami dokumentai apie materialinę ir techninę veiklos paramą bei turto ir materialinių vertybių saugojimo organizavimą;

- 10 skyriuje pateikiami dokumentai apie administracines ir ekonomines paslaugas organizacijoms: taisyklių laikymąsi vidaus reglamentus, biurų pastatų eksploatavimas, transporto paslaugos, domofonas, organizacijų saugumas;

- 11 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys socialines ir buitines problemas, įskaitant Socialinis draudimas, būsto ir buities klausimai, laisvalaikio organizavimas;

- 12 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys pirminės profesinės sąjungos veiklos organizavimą ir kt visuomeninės organizacijos(asociacijos).

1.4. Sąraše yra 4 stulpeliai.

Sąrašo 1 stulpelyje yra straipsnių numeriai. Sąrašo straipsniams priskiriama viena numeracija nuo galo iki galo.

Sąrašo 2 skiltyje pateikiamos dokumentų rūšys. Sąraše nėra konkrečių straipsniuose esančių dokumentų pavadinimų, bet nurodomas bendras kiekvienos rūšies dokumentų pavadinimas. Sujungus viename straipsnyje skirtingų tipų dokumentus vienu klausimu ir turintį tą patį saugojimo laikotarpį, naudojamas terminas „dokumentai“, o skliausteliuose pateikiami pagrindinių į straipsnį įtrauktų dokumentų tipų pavadinimai.

Sąrašo 3 stulpelyje nurodomi dokumentų popieriuje ir elektroninėje laikmenoje saugojimo laikotarpiai, kurie skaičiuojami nuo kitų metų, einančių po to, kai baigiamas jų raštinės darbas, sausio 1 d.

Sąrašo 4 stulpelyje yra pastabų, kuriose komentuojami ir nurodomi dokumentų saugojimo laikotarpiai.

1.5. Kad būtų patogiau naudotis sąrašu, jam buvo sudarytas indeksas, kuriame dokumentų tipai ir jų turinio klausimai surašyti abėcėlės tvarka su nuorodomis į atitinkamų sąrašo straipsnių numerius.

RUSIJOS FEDERACIJOS KULTŪROS MINISTERIJA

ĮSAKYMAS

Dokumentas su atliktais pakeitimais:
vasario 16 d. Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr. 403

(Oficialus teisinės informacijos interneto portalas www.pravo.gov.ru, 2016 03 17, Nr. 0001201603170030).

1.2. Į sąrašą įtraukiami standartiniai administraciniai archyviniai dokumentai (toliau - dokumentai), suformuoti vykdant valstybės institucijų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų (toliau - organizacijos) veiklą įgyvendinant tos pačios rūšies (bendras visiems arba daugumai) veiklą. valdymo funkcijas, nepriklausomai nuo nuosavybės formos, nurodant saugojimo laikotarpius.

1.3. Sąrašą sudaro 12 skyrių:

1 skirsnis apima dokumentus, atspindinčius administracines, organizacines valdymo funkcijas, kontrolės funkcijas, taip pat teisinę pagalbą valdymui, dokumentų palaikymo organizavimą, skirtą organizacijoms valdyti ir saugoti dokumentus;

2-4 skirsniuose pateikiami dokumentai, kuriuose nuosekliai atskleidžiamas planavimas, kainų nustatymas, finansavimas, skolinimas, apskaita ir ataskaitų teikimas;

5 skirsnyje pateikiami dokumentai apie organizacijų ekonominių, mokslinių, techninių, kultūrinių ir kitų santykių organizavimą ir įgyvendinimą;

6 skyriuje pateikiami dokumentai apie organizacijų veiklai skirtas informacines paslaugas;

7 skyriuje pateikiami dokumentai apie darbo organizavimą, darbo normavimą, tarifus, darbo užmokestį, darbo apsaugą;

8 skyriuje pateikiami dokumentai apie darbą su personalu: darbuotojų samdymas, perkėlimas, atleidimas, jų kvalifikacijos tobulinimas, atestavimas ir atlygis;

9 skyriuje pateikiami dokumentai apie materialinę ir techninę veiklos paramą bei turto ir materialinių vertybių saugojimo organizavimą;

10 skyriuje pateikiami dokumentai apie administracines ir ekonomines paslaugas organizacijoms: vidaus taisyklių laikymąsi, biurų pastatų eksploatavimą, transporto paslaugas, vidaus ryšius ir organizacijų saugumo užtikrinimą;

11 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys socialines ir buitines problemas, įskaitant socialinio draudimo, būsto ir buities klausimus, laisvalaikio organizavimą;

12 skyriuje pateikiami dokumentai, atspindintys pirminės profesinės sąjungos ir kitų visuomeninių organizacijų (asociacijų) veiklos organizavimą.

1.4. Sąraše yra 4 stulpeliai.

Sąrašo 1 stulpelyje yra straipsnių numeriai. Sąrašo straipsniams priskiriama viena numeracija nuo galo iki galo.

Sąrašo 2 skiltyje pateikiamos dokumentų rūšys. Sąraše nėra konkrečių straipsniuose esančių dokumentų pavadinimų, bet nurodomas bendras kiekvienos rūšies dokumentų pavadinimas. Sujungus viename straipsnyje skirtingų tipų dokumentus vienu klausimu ir turintį tą patį saugojimo laikotarpį, naudojamas terminas „dokumentai“, o skliausteliuose pateikiami pagrindinių į straipsnį įtrauktų dokumentų tipų pavadinimai.

Sąrašo 3 skiltyje nurodomi dokumentų popieriuje ir elektroninėje laikmenoje saugojimo laikotarpiai, kurie skaičiuojami nuo kitų metų, einančių po to, kai baigiasi jų raštinės darbai, sausio 1 d.

Sąrašo 4 stulpelyje yra pastabų, kuriose komentuojami ir nurodomi dokumentų saugojimo laikotarpiai.

1.5. Kad būtų patogiau naudotis sąrašu, jam buvo sudarytas indeksas, kuriame dokumentų tipai ir jų turinio klausimai surašyti abėcėlės tvarka su nuorodomis į atitinkamų sąrašo straipsnių numerius.

II. Standartinių administracinių archyvinių dokumentų, sudarytų vykdant valstybės organų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius

Privaloma bylų nomenklatūros sudarymo proceso dalis yra dokumentų saugojimo laikotarpių nustatymas. Iš esmės sąlygos nustatomos pagal specialius sąrašus, kuriuos privaloma naudoti visų formų nuosavybėms ir veiklos rūšims. Kai šie tūriniai reglamentas patenka į darbuotojų, kurie spręs savo padalinio nomenklatūrą, rankas, adresu ikimokyklinio ugdymo paslaugos prasideda sunkumai. Pamatę tūkstančio eilučių lentelę, žmonės pasimeta ir nežino, kaip su ja dirbti, įsivaizduodami, kad teks išstudijuoti kiekvieną straipsnį. Ir čia svarbu nepraleisti akimirkos ir kompetentingai paaiškinti kolegoms, kaip dirbti su sąrašais. Tai bus raktas norint gauti daugiau ar mažiau teisingai nustatytus padalinio reikalų saugojimo laikotarpius. Kaip naršyti dokumentų sąrašus su saugojimo laikotarpiais? Kaip galite paaiškinti savo kolegoms, kad jums nereikia skaityti kiekvieno iš jų po straipsnio? Į šiuos klausimus atsakysime straipsnyje.

Struktūrinių padalijimų atvejų nomenklatūra turėtų būti plėtojama skyriuose, kuriems vadovauja ikimokyklinio ugdymo įstaiga. Kad ir koks didelis būtų padalinių vadovų noras perkelti šį darbą ant jūsų pečių, jūs negalite su tuo sutikti. Pagrindinė priežastis: net labiausiai kvalifikuotas ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojas, dirbęs įmonėje daugiau nei vienerius metus, negalės išsamiai išvardyti visų skyriaus veiklos metu suformuotų dokumentų ir savarankiškai nustatyti jų vertės. kompanija. Idealiu atveju ikimokyklinio ugdymo įstaiga turėtų:

• padaliniams pateikti šio darbo atlikimo metodiką ir ypač patarti sunkių atvejų,
• patikrinti skyriaus reikalų nomenklatūros sudarymo rezultatus.

Kur nustatyti dokumentų saugojimo laikotarpiai?

Iki šiol saugojimo laikotarpiai nustatomi pagal:

Dauguma komercinės organizacijos pasinaudokite šiais tipiškas sąrašus, nepatekdami į ir.

Akcinės bendrovės taip pat naudoti Reglamentą dėl dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų akcinės bendrovės(patvirtintas 2003 m. liepos 16 d. Rusijos Federacijos vertybinių popierių rinkos federalinės komisijos dekretu Nr. 03-33 / ps). Tačiau net ir ši nuostata, susijusi su daugeliu dokumentų, galiausiai nukreipia vartotoją į PTUD, pavyzdžiui, kaip nurodyta 2.1.5 straipsnyje. Vidiniai dokumentai visuomenė ".

Sąrašo struktūra ir naršymas

Svarbiausias dalykas, kurį reikėtų perduoti kolegoms: dokumentų sąrašai nėra viena tęstinė tūkstančių eilučių lentelė. Kiekvienas iš jų turi, pirma, turinį, antra, teminius skyrius, trečia, temų rodyklę. Tai labai supaprastina suvokimą ir susiaurina norimo dokumento paieškos diapazoną.

Apsvarstykite PTUD su kuria dirba dauguma organizacijų. Jis prasideda skyriumi „ Bendrosios nuostatos“, Ko, žinoma, daugelis praleis neperskaitę. Bet veltui, nes jie čia aprašo:

• teminius dokumento skyrius(Iš viso 12, atidžiai juos perskaitę, iškart suprantate, kuriuose skyriuose pirmiausia reikia ieškoti konkretaus skyriaus dokumentų, pavyzdžiui, personalo skyriui reikia pradėti nuo 8 skyriaus, kuriame „yra dokumentai apie darbą su personalu: samdymas, darbuotojų perkėlimas, atleidimas, jų kvalifikacijos kėlimas, atestavimas ir atlygis “);
• lentelės stulpeliai perskaitęs jų aprašymą, žmogus supranta, kad:
  • 2 skiltyje „Dokumento rūšis“ iš tikrųjų nebūtinai nurodomas jo konkretus pavadinimas, čia pateikiamas apibendrintas dokumentų kategorijos pavadinimas (pavyzdžiui, susiję su tam tikros problemos sprendimu);
  • ir terminas 3 skiltyje:
    • tas pats visiems straipsnio dokumentams, nepriklausomai nuo pateikimo formos (popierinis ar elektroninis);
    • Jis skaičiuojamas ne nuo dokumento paskelbimo / registravimo datos, o „nuo kitų metų, einančių po jų darbo biure pabaigos metų, sausio 1 d.“, T. kai dokumentas buvo baigtas ir įtrauktas į bylą;
    • jei skliausteliuose yra išnaša, ji gali pakoreguoti terminą, kaip aprašyta jo stenogramoje 4 stulpelyje „Pastaba“.

1 pavyzdys

Kaip suprasti pagrindinės PTUD lentelės stulpelių turinį

Sutraukti šou

2 pavyzdys

PTUD „Dokumentų tipų rodyklės“ fragmentas

Sutraukti šou

Pagrindinė PTUD dalis yra lentelė, kurios eilutėse išvardyti dokumentai ir jų saugojimo laikotarpiai, dažnai su įvairiomis išlygomis (jie rodomi stulpelyje „Pastaba“). Užbaigia PTUD ... Čia ne tik abėcėlės tvarka išvardijami visų rūšių kepenų dokumentai, bet ir jų atmainos su nuorodomis į straipsnius (žr. 2 pavyzdžio pastabą „2“). Taip atsitinka, kad yra vieno tipo dokumentai skirtingi straipsniai ir net skirtinguose skyriuose (ty taikymo srityse), ir tik susipažinęs su visomis galimybėmis, galite pasirinkti tinkamiausią jūsų atvejui (žr. 2 pavyzdžio ženklą „1“).

Dabar pakomentuosime, kaip juos suprasti 3 skiltyje nurodytus terminus, - jie nėra tokie paprasti, kaip atrodo:

• čia nurodoma ne sunki, o minimali reikalaujama galiojimo trukmė, t.y. organizacija savo nuožiūra gali ją padidinti;
• ir jei čia pasirodo nuolatinis saugojimo laikotarpis („Įrašas“), tai organizacijoms, kurios nėra valstybės ir savivaldybių archyvų įsigijimo šaltiniai, tai iš tikrųjų reiškia „mažiausiai 10 metų“ saugojimo laikotarpį - ir ši vertingiausia sąlyga yra paslėpta išnašoje<*>žemiau pagrindinės lentelės. Organizacijos likvidavimą galima dar sutrumpinti, nes tada nebus kam saugoti dokumentų;
• jei matote, pavyzdžiui, „5 l. EPK “, tada po mažiausiai 5 metų saugojimo reikės atlikti ekspertizės ir patikros komisijos (EPK) vertės tyrimą, kad kai kurie organizacijai vertingiausi dokumentai būtų saugomi toliau ( iki nuolatinio saugojimo laikotarpio), o kai kurie gali būti sunaikinti. Panašiai reikėtų suprasti „5 litrai. EC “ir„ 5 litrai. VRK “- tiesiog komisiniai gali būti skirtingi;
• terminas „kol poreikis nebus patenkintas“ negali būti trumpesnis nei 1 metai.

Visa tai išplaukia iš išnašų teksto ir PTUD santrumpų sąrašo.

Mokslinių ir techninių dokumentų sąrašas ( PNTD) bus reikalingos organizacijoms, užsiimančioms moksline, moksline ir technine, gamybos ir technine, projektavimo ir statybos veikla. Dokumentą atidaro išsamios „Kontrolinio sąrašo naudojimo gairės“, kuriose taip pat paaiškinta jo struktūra (yra 13 skyrių). Sąrašas baigiamas temos indeksu.

Jo esminis skirtumas nuo PTUD yra skirtingų saugojimo laikotarpių nustatymas vienai dokumentų kategorijai (vienoje eilutėje), atsižvelgiant į „jų naudojimo metodą“ organizacijoje:

• jei ji juos sukuria, žr. terminą 4 skiltyje,
• jei tik sutinka / pritaria - 3 skiltyje,
• jei tai yra jų plėtros klientas - 5 skiltyje,
• jei ji eksploatuoja juose aprašytus objektus, bet nėra užsakovas - 6 skiltyje.

Taigi sąrašus, kuriuose nurodomi dokumentų saugojimo laikotarpiai, reikia naudoti apgalvotai. Lygiai taip pat žalinga juos skaityti iš viršaus į apačią ir be proto naudoti automatinę teksto paiešką.

Dvi galimybės dirbti su PTUD

Mes analizuosime dokumentų sąrašų naudojimo algoritmą, nurodydami saugojimo laikotarpius, naudodami PTUD pavyzdį, su kuriuo dirba dauguma mūsų skaitytojų. Tai galima padaryti dviem būdais:

• 1 metodas - pirmiausia naudokite temos indeksą, kur dokumentų tipai išvardyti abėcėlės tvarka (o jų „potipiai“ gali būti nurodyti - žr. 2 pavyzdžio ženklą „2“). Šio metodo taikymą iliustruokime 3 pavyzdyje;
• 2 metodas - pirmiausia sąraše raskite skyrių, atitinkantį jūsų struktūrinį padalinį... Primename: skyrių sąrašas pateiktas pačioje Bendrųjų nuostatų pradžioje. Be to, pagrindinėje pasirinkto skyriaus lentelėje (žr. 1 pavyzdį) apžvelgiame 2 stulpelio eilutes, kuriose pateikiamos dokumentų kategorijos nuo svarbesnių iki mažiau svarbių. Tarp jų turite rasti tinkamiausią jūsų verslui. Žr. 4 pavyzdį.

3 pavyzdys

Nustatydami saugojimo laikotarpį, paiešką pradedame nuo PTUD temos rodyklės (pavyzdžiui, operatyvinių susitikimų su generaliniu direktoriumi protokolo)

Sutraukti šou

Apibrėžkime savaitės susitikimo su generaliniu direktoriumi protokolo saugojimo laikotarpį.

Žingsnis 1. Raskite „Dokumentų tipų rodyklėje“ „PROTOKOLUS“ (apie šį PTUD fragmentą žr. 2 pavyzdį).

Žingsnis 2. Tarp pateiktų protokolų tipų mums tinkamiausias variantas yra „susitikimai, susitikimai“ (pažymėkite „3“ toje pačioje vietoje). Priešais „susitikimus, susitikimus“ yra straipsnio numeris, kuriame yra jų saugojimo laikotarpis - 18. Eikime prie jo:

3 žingsnis. 18 straipsnyje matome e punktą „susitikimas su organizacijos vadovu (2)“. Bet čia matome išnašą „(2)“ ir į jos dekodavimą žiūrime stulpelyje „Pastaba“ - operatyvinių susitikimų protokolai saugomi 5 metus, po to jie išnagrinėja vertę ir yra sunaikinami arba saugomi kurį laiką ekspertų komisijos sprendimu (apie tai liudija „EPK“ ženklas).

Taigi, bylos nomenklatūroje „Generalinio direktoriaus operatyvinių susitikimų protokolai“ įvedame saugojimo laikotarpį “5 metai EPK, str. 18 e) "pagal PTUD.

4 pavyzdys

Nustatant dokumentų / medžiagų, neįtrauktų į „Dokumentų tipų indeksą“ PTUD, saugojimo laikotarpį

Sutraukti šou

Dabar mūsų užduotis yra nustatyti spaudos tarnybos parašytų straipsnių, skirtų paskelbti įmonės svetainėje, saugojimo laikotarpį generalinis direktorius... Dalykų rodyklėje nėra tokio tipo dokumentų / medžiagų. Mes galime tęsti taip:

1 žingsnis. Atidarykite PTUD „Bendrosios nuostatos“ ir perskaitykite, kad 6 skirsnyje pateikiami dokumentai apie informacines paslaugas organizacijų veiklai.

2 žingsnis. Eikite į pagrindinės lentelės 6 skyrių ir išstudijuokite joje pateiktų dokumentų tipus.

Žingsnis 3. Raskite 553 straipsnį „Dokumentai (informacija, informacija, santraukos, ataskaitos, nuorodos) apie pagrindinę (pagrindinę) organizacijos veiklą, paruošti paskelbimui interneto svetainėje“. Akivaizdu, kad mūsų spaudos tarnybos straipsniai patenka į šią kategoriją. Tada jų galiojimo laikas yra „5 metai EPA“, t.y. po 5 metų saugojimo, patikrinus vertę, jie gali būti sunaikinti arba saugomi toliau.

Taigi spaudos tarnybos parengtų straipsnių, skirtų paskelbti svetainėje ir patvirtintų generalinio direktoriaus, saugojimo laikotarpis yra 5 metai (EIC) pagal str. 553 PTUD.

Akivaizdu, kad taikant abu aprašytus metodus nėra sunku nustatyti skyriaus dokumentų saugojimo laikotarpius. Tačiau pakeliui buvo keletas spąstų. Nurodant kolegoms naudotis sąrašais, reikia pasakyti du niuansus.

Jūs negalite neapgalvotai naudoti paieškos. Sąrašas greičiausiai bus naudojamas elektroniniu formatu, atrodytų: atidarykite paieškos laukelį paspausdami „Ctrl + F“ ir įveskite pagrindinį dokumento ar bylos pavadinimo fragmentą. Mes jį surandame, nustatome galiojimo laiką ir perkeliame į nomenklatūrą. Padaryta?

Iš tiesų, tokia paieška per sąrašų tekstą gali būti greita. Tačiau naudojant jį būtina nurodyti, kuriai skilties daliai priklauso rasta lentelės eilutė. Ir geriau įvertinti visas kompiuterio rastas eilutes, kuriose yra norimas fragmentas, t.y. ne visada įmanoma sustoti ties pirmuoju pasitaikančiu variantu.

5 pavyzdys

Sutraukti šou

Maitinimo įmonės dispečerinės tarnybos darbuotojas turi nustatyti veikimo žurnalo saugojimo laikotarpį. Nėra nieko paprastesnio: PTUD yra 843 straipsnis „Išsiuntimo žurnalai“. Juos rekomenduojama laikyti 3 metus. Tik dabar jis priklauso 10.3 skyriui „Transporto paslaugos, vidiniai ryšiai“, todėl neturi nieko bendra su dispečerio žurnalais, kuriuose gaunama informacija apie vietinius elektros energijos tiekimo sutrikimus!

Čia turėtumėte naudoti PTUD, kurio 1107 straipsnyje, 8.1 skirsnyje „Gamybos organizavimas“, „dispečerinės veiklos įrašų žurnalai, pamainos vadovų, inžinierių ir meistrų ataskaitos“ saugojimo laikotarpis yra lygus vieneriems metams veikiančiose organizacijose. .

5 pavyzdyje mes kalbame apie netikslumus saugojimo laikotarpio pratęsimo kryptimi, kuri nėra tokia kupina, tarsi per klaidą ir neatsargumą būtų sutrumpintas dokumento saugojimo laikotarpis.

Kitas argumentas už tai, kad jo darbuotojai turėtų spręsti padalinio reikalų nomenklatūrą (ir tai jiems turi būti perduota) - dokumentų pavadinimų sąrašuose ir kiekvienoje konkrečioje organizacijoje nenuoseklumas, todėl reikia įvertinti sąraše užrašyto prasmę (!) ir palyginti su turimais dokumentais.

Juk sąrašai yra universalūs, o formuluotės kiek įmanoma apibendrintos, kad visos organizacijos galėtų juose „atpažinti“ savo dokumentus. Ne visi įmonių gamybos ir valdymo veiklos atvejai vadinami taip vienareikšmiškai (tarkim, vietoj „ Darbo sutartys„Kai kurie žmonės kažkodėl vartoja žodžius„ sutartys “ir„ susitarimai “).

6 pavyzdys

Sutraukti šou

Pateiksime kaip pavyzdį PTUD 753 straipsnį „Dokumentai (suvestiniai lapai, lentelės, skaičiavimai) apie medžiagų (žaliavų), įrangos, gaminių poreikį“. Jei bendrovė neturi dokumentų su tokiais pavadinimais, tai nereiškia, kad nėra tokių funkcijų turinčių dokumentų, o sąraše gali būti rodomas punktas „Konsoliduotos metinės paraiškos prekėms ir medžiagoms struktūrinių padalinių poreikiams tenkinti“. atvejų. Akivaizdu, kad tiekimo skyriaus darbuotojas apibendrintame sąrašo straipsnyje dažniau atpažįsta „savo dokumentą“ nei raštininkas.

Nepaisant to, kad darbas su dokumentų sąrašais nėra toks sunkus ir kruopštus, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio, būtina patikrinti skyrių darbuotojus. Labai rekomenduojama ikimokyklinio ugdymo įstaigos specialistui, atsakingam už konsoliduotos organizacijos reikalų nomenklatūros sudarymą, pereikite prie kiekvieno atvejo ir patikrinkite 4 skiltyje nurodytas sąrašo elemento numeris. Klaidos bus rastos, ir jūs turėsite daug ką ištaisyti - tai neišvengiama. Tačiau aiškus kolegų darbo su dokumentų sąrašais principų paaiškinimas padės sumažinti klaidų ir terminų bei nuo lubų paimtų straipsnių skaičių.

Žiūrėkite atsakymus į klausimus „Kokiai kategorijai priskiriami nurodymai padidinti mokytojo-mokytojo darbo krūvį ir paskirstyti papildomą krūvį naujam darbuotojui? "," Kokie dokumentai yra rezoliucijos / įsakymo rengimo pagrindas, kuriuos reikia perkelti į archyvą visam laikui? “mūsų svetainėje

Kaip sudaryti IT darbų sąrašą? Kaip kontroliuojančioji bendrovė gali apsiriboti struktūrinių padalijimų atvejų nomenklatūrų sudarymu, nesujungdama jų į konsoliduotą? Atsakymus skaitykite straipsnyje „Atvejų sąrašo sudarymas: sudėtingos ir ypatingos bylos“

Ką ir kaip naudoti (pavyzdžiais) nustatant mokslinių ir techninių dokumentų saugojimo terminus, paaiškino valstybės archyvo įsigijimo skyriaus vedėjas straipsnyje „

Kokie yra laikino archyvinių dokumentų saugojimo laikotarpiai, nustatyti 2016-03-02 federaliniu įstatymu Nr. 43-FZ? Kuo skiriasi laikinas archyvinių dokumentų saugojimas nuo laikino dokumentų saugojimo iš Rusijos Federacijos archyvų fondo?

Personalo dokumentai yra archyviniai dokumentai, atspindintys darbuotojo darbo santykius su darbdaviu. 2016-02-03 federalinis įstatymas Nr. 43-FZ „Dėl federalinio įstatymo„ Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje “pakeitimų“ (toliau-Federalinis įstatymas Nr. 43-FZ) nustatė laikino tokių dokumentų saugojimo sąlygas. Kokie yra šie terminai? Kuo skiriasi laikinas archyvinių dokumentų saugojimas nuo laikino dokumentų saugojimo iš Rusijos Federacijos archyvų fondo? Kokios yra dokumentų saugojimo įstaigos archyvuose ypatybės? Kokia tvarka dokumentai sunaikinami pasibaigus jų saugojimo terminui? Kaip dokumentai perkeliami į valstybės ar savivaldybių archyvus? Atsakymus į šiuos klausimus rasite pateiktame straipsnyje.

Dėl pareigos užtikrinti archyvinių dokumentų saugumą

Pagal str. 3 Federalinis įstatymas 2004 m. spalio 22 d. Nr. 125-FZ „Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje“ (toliau-Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ), archyvinis dokumentas yra materiali laikmena, kurioje yra įrašyta informacija, kurioje yra išsami informacija, leidžianti tai padaryti. turi būti identifikuoti ir turi būti saugomi atsižvelgiant į nurodytos terpės ir informacijos svarbą piliečiams, visuomenei ir valstybei. Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentai - archyviniai dokumentai, išlaikę dokumentų vertės tyrimą, įdėti į valstybės įrašus ir nuolat saugomi.

Remiantis 1 straipsnio 1 dalimi. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 17, pareiga užtikrinti archyvinių dokumentų, įskaitant personalo dokumentus, saugą, taikoma:

• vyriausybinėms agentūroms;
• apie vietos valdžios institucijas;
• apie organizacijas;
• dalyvaujantiems piliečiams verslumo veikla nesudarius juridinio asmens.

Valstybinės įstaigos, savivaldybių rajono, miesto rajono ir miestų rajono savivaldos institucijos privalo sukurti archyvus, skirtus saugoti, įsigyti, apskaityti ir naudoti archyvinius dokumentus, suformuotus vykdant savo veiklą (13 straipsnio 1 dalis). Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ).

Tavo žiniai

Archyvas yra struktūrinis institucijos padalinys, kuris renka, įrašo, saugo ir naudoja archyvinius dokumentus (GOST R 7.0.8-2013 "Rusijos Federacijos nacionalinis standartas. Informacijos, bibliotekos ir leidybos standartų sistema. Biuro darbas ir archyvinis verslas. Sąvokos ir apibrėžimai “, patvirtinti„ Rosstandart “2013-10-17 įsakymu Nr. 1185-st). Norminis ir metodinis dokumentas, nulemiantis archyvo veiklą, yra Pagrindinės organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklės (patvirtintos 2002 m. Vasario 6 d. Rozarkhivo kolegijos sprendimu).

Siekiant užtikrinti vienodus archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo principus, valstybės institucijos, vietos valdžios institucijos ir organizacijos, dirbdamos su archyviniais dokumentais, turėtų vadovautis Rusijos Federacijos teisės aktais (įskaitant specialiai įgalioto asmens nustatytas taisykles). Rusijos Federacijos vyriausybės federalinė institucija vykdomoji valdžia), Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų ir savivaldybių įstatymus teisės aktai(Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 5 straipsnio 14 dalis). Šios taisyklės visų pirma apima dokumentų iš Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisykles ir kitus archyvinius dokumentus valdžios institucijose. valstybės valdžia, vietos valdžios institucijos ir organizacijos.

Archyvinių dokumentų išsaugojimas užtikrinamas saugojimo laikotarpiais, nustatytais federaliniais įstatymais, kitais Rusijos Federacijos norminiais teisės aktais, taip pat dokumentų, numatytų 3 straipsnio 3 dalyje, sąrašais. 6 ir 1 straipsnio 1 dalis. Įvardyto įstatymo 23 str.

3 dalis. 125-FZ federalinio įstatymo 6 straipsnyje nustatyta, kad standartinių archyvinių dokumentų sąrašus su jų saugojimo terminais, taip pat šių sąrašų naudojimo instrukcijas tvirtina federalinė vykdomoji institucija, specialiai įgaliota Rusijos vyriausybės Federacija. Šiuo metu veikia:

Sąrašas buvo parengtas vadovaujantis federaliniu įstatymu Nr. 125-FZ, atsižvelgiant į kitų federalinių įstatymų ir kitų Rusijos Federacijos norminių teisės aktų, reglamentuojančių tam tikrų tipų dokumentų sudėtį ir saugojimo terminus, nuostatas. Galima daryti prielaidą, kad įvedus federalinio įstatymo Nr. 125-FZ pakeitimus, šiame sąraše taip pat bus atlikti pakeitimai.

Prisiminkite, kad personalo dokumentai Sąraše yra priskirti sek. 7 " Darbo santykiai„Ir 8„ etatai “. Be to, kai kurie personalo dokumentai rodomi kitur šiame sąraše. Pavyzdžiui, standartinis susitarimas, pareigybių aprašymai yra nurodyti 1.2 punkte " Organizacinė sistema valdymas “. 1 „Valdymo sistemos organizavimas“.

Atsižvelgiant į dokumentų svarbą, galimi šie dalykai:

• nuolatinis dokumentų saugojimas iš Rusijos Federacijos archyvų fondo;
• laikinas archyvinių dokumentų saugojimas;
• laikinas dokumentų saugojimas iš Rusijos Federacijos archyvų fondo.

Nuolatinis Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų saugojimas apima tokių dokumentų saugojimą neribotą laiką (neribotą laiką) (Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 12 straipsnio 3 straipsnis).

Laikinas archyvinių dokumentų saugojimas atliekamas iki jų sunaikinimo per norminiuose teisės aktuose nustatytus terminus (Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 13 straipsnio 3 straipsnis).

Kalbant apie laikiną dokumentų saugojimą iš Rusijos Federacijos archyvų fondo, pagal 14 str. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 3 straipsnis yra šios kategorijos dokumentų saugojimas, kol jie nebus perduoti nuolatiniam saugojimui. Tokio perdavimo tvarką nustato str. 125-FZ federalinio įstatymo 21 str.

Pagal 1 straipsnio 1 dalies taisykles. Rusijos Federacijos archyvinio fondo federalinio įstatymo Nr. 125-FZ dokumentų 21, kurie yra valstybės ar savivaldybių nuosavybė, pasibaigus jų laikinam saugojimui valstybės įstaigose, vietos valdžios institucijose ar valstybinėse ir savivaldybių organizacijos perduodami nuolatiniam saugojimui į atitinkamus valstybės ir savivaldybių archyvus.

Teisingai organizuokite dokumentų saugojimą biuro darbo metu, taip pat ruošiant juos archyviniam saugojimui, padės bylų nomenklatūra. Bylų nomenklatūra yra susistemintas bylų pavadinimų, kurie pradedami organizacijos biuro darbe, sąrašas, nurodant jų saugojimo sąlygas nustatyta forma (Organizacijų archyvo pagrindinių taisyklių 3.4.1 punktas). Bylų nomenklatūros forma pateikta taisyklių 7 priede.

Bylų nomenklatūra naudojama tiriant dokumentų vertę, taip pat nustatant bylų, kuriose yra laikinam saugojimui skirtų dokumentų, saugojimo laikotarpius (Organizacijų archyvų pagrindinių taisyklių 2.3.3 punktas).

Remiantis Pagrindinių organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklių 3.4.3 punktu, bylų nomenklatūra yra pagrindas rengiant nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų aprašus ir pagrindinį apskaitos dokumentą biuro darbe, o organizacijos archyve jis naudojamas laikiniems atvejams (iki 10 metų imtinai) saugoti. Nomenklatūroje užfiksuotų atvejų sisteminimo schema gali būti naudojama kuriant vykdomų dokumentų kortelių rodyklės schemą.

Dėl laikino personalo dokumentų saugojimo sąlygų

Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų laikino saugojimo sąlygos prieš jų perdavimą nuolatiniam saugojimui yra nustatytos str. 125-FZ federalinio įstatymo 22 str. Prieš keisdami pastraipas. „B“ šio straipsnio 4 dalyje dėl dokumentų apie personalą buvo numatytas laikino saugojimo laikotarpis, kol jie buvo gauti valstybės ir savivaldybių archyvuose - 75 metai. Tačiau, remiantis federalinio įstatymo Nr. 43-FZ pakeitimais, ši norma iš pastraipų teksto. 4 straipsnio „B“ punktas. 125-FZ federalinio įstatymo 22 straipsnis nebuvo įtrauktas. Dabar atskiras straipsnis skirtas laikino personalo dokumentų saugojimo sąlygoms - str. 22.1.

Atkreipkite dėmesį, kad federalinis įstatymas Nr. 43-FZ numato sutrumpinti personalo dokumentų saugojimo laikotarpį nuo 75 iki 50 metų.

Tiesa, ši naujovė netaikoma personalo dokumentams:

• sukurtas iki 2003 m .;
• susiformavo dėl piliečių išėjimo valstybės tarnyba ne valstybė Civilinė tarnyba.

Taigi, atsižvelgiant į sukūrimo datą, dokumentai saugomi:

Remiantis 3 straipsnio 3 dalimi. Pagal federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 22.1 punktą saugomi personalo dokumentai, susiję su piliečių, kurie nėra valstybės tarnyba, tarnyba:

• valstybės įstaigose, kuriose piliečiams buvo atlikta valstybės tarnyba, kuri nėra valstybės tarnyba - per 75 metus nuo valstybės tarnybos pabaigos nutraukus dokumentų vertę, pasibaigus nurodytam saugojimo terminui;
• valstybės archyvuose, kurie gauna dokumentus apie likviduojamų valstybės organų personalą, nurodytą 3 dalies 1 punkte, - nuo gavimo dienos ir iki 75 metų nuo valstybės tarnybos pabaigos, patikrinus dokumentų vertė pasibaigus nustatytam saugojimo laikotarpiui.

Dokumentų saugojimas įstaigos archyve

Nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo dokumentai, užpildyti biuro darbu, turi būti perduoti saugoti į įstaigos archyvą.

Pagal įstaigų organizacijų archyvų darbo pagrindinių taisyklių 3.7.2 punktą kiekviename struktūriniame padalinyje inventoriai turėtų būti rengiami kasmet vadovaujantis tiesioginėmis metodinėmis archyvo rekomendacijomis. Remiantis šiais inventoriais, dokumentai perkeliami į archyvą. Struktūrinių padalinių suformuoti inventoriai yra pagrindas rengiant konsoliduotą įstaigos reikalų aprašą, kurį rengia archyvas ir pagal kurį jis perduoda bylas nuolatiniam saugojimui.

Tavo žiniai

Archyvinis inventorius - archyvinis katalogas, kuriame yra susistemintas archyvinio fondo saugojimo vienetų sąrašas, surinkimas ir skirtas jų apskaitai bei turinio atskleidimui (Pagrindinių organizacijų archyvų veiklos taisyklių 3.7.1 punktas). Atsargos sudaromos atskirai:

• nuolatiniam saugojimui;
• laikinam (daugiau nei 10 metų) saugojimui;
• personalo reikalams;
• byloms, kurias sudaro tik tam tikrai institucijai būdingi dokumentai (teismo bylos, tyrimo bylos, mokslinės ataskaitos temomis ir kt.).

Struktūrinių padalijimų bylų aprašai surašomi nustatyta forma (Organizacijų archyvo pagrindinių taisyklių 12 priedas) trimis egzemplioriais ir pateikiami įstaigos archyvui praėjus metams po to, kai baigiamos bylos biure.

Dokumentų perkėlimas į archyvą atliekamas pagal archyvo sudarytą grafiką, suderintą su struktūrinių padalinių, perkeliančių dokumentus į archyvą, vadovais ir patvirtintas įstaigos vadovo.

Laikino saugojimo dokumentai (iki 10 metų) neturėtų būti perduodami saugoti į įstaigos archyvą. Pagrindinių organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklių 3.3.2 punkte nustatyta, kad tokia dokumentacija saugoma poskyriuose ir, pasibaigus saugojimo terminui, turi būti sunaikinta.

Tavo žiniai

Įstaigos archyvo rinkimas vykdomas ekspertų komisijos atrinktų dokumentų sąskaita.

Ekspertų komisija, remdamasi dokumentų vertės kriterijais, nuolat veikianti įstaigoje, atrenka juos saugoti įstaigos archyve (tiria jų vertę). Archyvas atlieka dokumentų vertės pasirinkimą nuolatiniam saugojimui, vadovaujantis atitinkamo valstybės ar savivaldybės archyvo metodinėmis rekomendacijomis (Organizacijų archyvų pagrindinių taisyklių 2.3.4 punktas).

Dokumentų sunaikinimas dėl jų saugojimo termino pabaigos

Aktai dėl bylų paskirstymo sunaikinimui rengiami po to, kai surašomi nuolatinio ir laikino saugojimo laikotarpių atvejų archyviniai aprašai. Bylos įrašus ir aktus turi nagrinėti ekspertų komisija viename komplekse ir patvirtinti įstaigos vadovui (Organizacijų archyvų pagrindinių taisyklių 3.7.24 punktas).

Patvirtinus įstaigos inventorių, sunaikintos bylos su laiko rėmus saugojimo laikotarpį, atitinkantį patvirtintus inventorius.

Bylų naikinimas įforminamas įstaigos vadovo patvirtintu aktu, skirtu saugoti bylų skyrimui sunaikinti. Akto forma pateikta Pagrindinių organizacijų archyvų taisyklių 4 priede.

Atrinktos sunaikinti bylos, įtrauktos į aktus, perduodamos sunaikinti į nustatyta tvarka... Šiuos dokumentus draudžiama naudoti verslo tikslais.

Pagal Pagrindinių organizacijų archyvų taisyklių 2.4.7 punktą sunaikintinos bylos perduodamos tvarkyti (šalinti). Pervedimas surašomas su važtaraščiu, kuriame nurodoma perdavimo data, pateikiamų bylų skaičius ir makulatūros svoris. Pakrovimas ir išvežimas šalinimui turėtų būti atliekamas prižiūrint darbuotojui, atsakingam už archyvinių dokumentų saugumą.

Dokumentų perdavimas į valstybės ar savivaldybių archyvus

Pagal 2 straipsnio 2 dalį. 125-FZ federalinio įstatymo 23 straipsnį, institucijos privalo užtikrinti dokumentų atranką, parengimą ir perdavimą į valstybės ar savivaldybių archyvus laikydamosi taisyklių, kurias nustato speciali federalinė vykdomoji institucija, įgaliota Rusijos Federacijos Vyriausybės.

Taigi institucijos dokumentai, susiję su Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentais, turi būti laiku pateikti valstybės ar savivaldybių archyvams. Pavadintus dokumentus iš institucijų priima valstybės ir savivaldybių archyvai, Rusijos mokslų akademijos organizacija pagal tvarkaraštį, kurį tvirtina archyvo vadovybė, susitarusi su institucija (Taisyklių 4.4.1 punktas). ). Neplanuotas dokumentų priėmimas iš Rusijos Federacijos archyvų fondo, taip pat archyviniai dokumentai, kurių laikino saugojimo terminai nesibaigė, priimamas, kai įstaiga likviduojama arba kyla grėsmė archyvo saugumui. dokumentus.

Archyviniai dokumentai priimami valstybės ir savivaldybių archyvuose, tvarkingoje Rusijos mokslų akademijos organizacijoje, turinčioje atitinkamą mokslinį informacinį aparatą ir ypač vertingų ir unikalių dokumentų draudimo kopijas.

pastabą

Darbai, susiję su archyvinių dokumentų atranka, paruošimu ir perdavimu nuolatiniam saugojimui, įskaitant jų užsakymą ir gabenimą, atliekami šiuos dokumentus perduodančios institucijos lėšomis.

Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentai turi būti priimti į valstybės ir savivaldybių archyvus, Rusijos mokslų akademijos organizacija pagal bylų sąrašus, ekspertų peržiūros komisijos (EPK) patvirtinti dokumentai, dokumentai apie personalą - pagal į bylų sąrašus, dokumentus, dėl kurių susitarė EPC, archyvinius dokumentus su nesibaigusiu laiko saugojimu - pagal pristatymo sąrašus.

Archyvinių dokumentų priėmimas įforminamas dokumentų priėmimo ir perdavimo saugoti aktu, surašytu dviem egzemplioriais. Vienas egzempliorius lieka archyve, kitas - įstaigoje. Kartu su archyviniais dokumentais į archyvą perkeliamos trys bylų ir dokumentų inventoriaus kopijos. Tolesnį dokumentų saugojimą iš Rusijos Federacijos archyvo fondo vykdo valstybės ar savivaldybių archyvai.

Pabaigoje pažymime, kad remiantis str. 125-FZ federalinio įstatymo Nr. juridiniai asmenys, taip pat pareigūnai ir piliečiai turi civilinių, administracinių ir baudžiamoji atsakomybė, numato įstatymas RF.

Taigi, pagal str. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 13.20 straipsnis, pažeidus archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ar naudojimo taisykles, užtraukiamas įspėjimas arba skiriama administracinė bauda:

• piliečiams - nuo 100 iki 300 rublių;
• ant pareigūnai- nuo 300 iki 500 rublių.

Patvirtintas Rusijos Federacijos Kultūros ministerijos 2015 m. Kovo 31 d. Įsakymu Nr. 526 pagal 2 straipsnio 1 dalį. 4 straipsnio 5 dalis. 125-FZ federalinio įstatymo 14 straipsnis, Rusijos Federacijos kultūros ministerijos reglamento 5.2.4 punktas, patvirtintas 2011 m. Liepos 20 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas Nr. 590.

Patvirtintas Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010-08-25 įsakymu Nr. 558.

Patvirtinta Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2007 m. Liepos 31 d. Įsakymu Nr. 1182.

Patvirtintas SSRS pagrindinio archyvo 1988-08-15.

Patvirtintos Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų, esančių valstybės ir savivaldybių archyvuose, muziejuose ir bibliotekose, Rusijos mokslų akademijos organizacijose, saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo taisyklės. 2007 m. Sausio 18 d. Rusijos Federacijos kultūros ministerijos įsakymu Nr.

61. Sąrašai dokumentų pavyzdžiai nurodant saugojimo terminus, jų paskirtį.

Dokumentų sąrašas su saugojimo terminais yra susistemintas dokumentų tipų ir kategorijų sąrašas, kuriame pateikiamos normatyvinės instrukcijos apie jų saugojimo laikotarpius (GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvinis verslas. Terminai ir apibrėžimai“).

Dokumentų su saugojimo laikotarpiais sąrašai padeda:

Kuriant bylų nomenklatūras ir kitus klasifikatorius, susisteminti organizacijos dokumentinį fondą pagal jos funkcijas ir veiklos sritis;

Atskleisti tam tikrų tipų dokumentų reikšmę organizacijos veiklai ir atlikti jų atranką archyviniam saugojimui ar skyrimui sunaikinti; - taikyti konkrečių organizacijos standarto dokumentų atžvilgiu / vieningai, normatyviai terminai sandėliavimas;

Nustatyti konkrečius organizacijos veikloje suformuotų dokumentų tipų saugojimo terminus, jiems taikant sąraše nustatytą laikotarpį, susijusį su dokumentų kategorija ar rūšimi;

Laikykitės dokumentų formavimo į bylas taisyklių, t.y. nesudėti į vieną bylą dokumentų su skirtingu saugojimo laikotarpiu (jei ši byla nėra dokumentacija);

Pagrįsti organizacijų ekspertų komisijų (EK) ir valstybės bei savivaldybių archyvų ekspertų peržiūros komisijų (EPK) sprendimus;

Užtikrinkite dokumentų saugumą ir aukštos kokybės organizacijos archyvinio fondo formavimą ir, galiausiai, kokybišką Rusijos Federacijos archyvo fondo papildymą.

Sąrašų norminis pobūdis reiškia, kad sąrašą atitinkančių dokumentų saugojimo laikotarpis yra lemiamas renkantis saugoti ar sunaikinti valdymo dokumentus, atsiradusius vykdant konkrečios organizacijos veiklą. Sąrašuose nustatytą saugojimo laiką sutrumpinti draudžiama. O sprendimą padidinti saugojimo laiką, kurį lemia organizacijos veiklos ypatumai, organizacija priima savarankiškai. Šį sprendimą turi teisę priimti organizacijos ekspertų komisija, jis nustatomas jos posėdžio protokole ir tvirtinamas pirmojo vadovo.

62. Dokumentų apskaita kaip neatsiejama jų saugumo dalis.

Archyvistas, kaip lėšų saugotojas, kiekvienu atveju turi tiksliai žinoti jam patikėtą dokumentinį turtą. Visa visuomenė turi žinoti, kiek vertingų šaltinių saugoma jos archyvuose.

Atsižvelgti į archyvinius dokumentus reiškia nustatyti jų skaičių, atspindint šį skaičių archyvų ir archyvinių įstaigų apskaitos dokumentuose. Taigi apskaitą sudaro šie etapai:

dokumentų skaičiaus archyve skaičiavimas;

informacijos apie dokumentų skaičių registravimas archyvo „vidiniuose“ apskaitos dokumentuose;

jų pagrindu užpildyti centralizuotos valstybės apskaitos dokumentus, kurie pateikiami federacijos steigiamųjų subjektų archyviniams valdymo organams;

parengti konsoliduotus centralizuotos valstybės apskaitos dokumentus archyvinių reikalų valdymo organuose ir pateikti juos Rosarkhivui.

Centralizuota valstybinė dokumentų registracija yra apskaitos sistema, pagrįsta informacijos apie archyvinių dokumentų skaičių koncentracija archyvų valdymo organuose.

Mokslinė dokumentų registracija vykdoma remiantis šiais principais:

buhalterinės apskaitos centralizavimas- Federalinės archyvo tarnybos sąveikos su institucijomis, kurios kuria ir saugo AF RF valstybinės dalies dokumentus, ir AF RF nevalstybinės dalies dokumentų savininkais reguliavimas;

apskaitos suvienodinimas- archyvinių dokumentų apskaitos tęstinumas visais darbo su jais etapais (apskaitos dokumentų vienybė);

dinamiška apskaita- bet koks archyvinių dokumentų judėjimas (gavimas, šalinimas, aprašymas) turėtų būti laiku atsispindėjęs apskaitos formose;

valstybės apskaitos išsamumas ir patikimumas- dokumentai, kurie buvo sunaikinti seniai, taip pat tie, kurie, kaip teigiama, buvo gauti įsigijimui, neturėtų būti laikomi saugomais.

Registracijos formų numeriai turi atspindėti tikrąjį archyve esančių dokumentų skaičių, kitaip visas pramonės statistinis vaizdas bus iškreiptas.

Rusijos Federacijos archyvinio fondo apskaitos skyrius vadinamas dokumentų skaičiaus matavimo vienetu.

Rusijos Federacijos archyvinio fondo apskaitos vienetai yra:

archyvinis fondas (taip pat jam prilyginamas archyvinis rinkinys);

saugojimo įrenginys;

atskiras atskiras dokumentas.

Pavyzdžiui: 1989 m. TsGADA (RGADA) dokumentų apimtis yra 1383 fondai ir 3 333 104 saugojimo vienetai.