Formos antspaudo detalių kampinė padėtis. Rekvizitai ir dokumentų formos Rekvizitų registravimo taisyklės

Laiško forma, priklausomai nuo organizacijos steigimo dokumentų, apima išsamią informaciją:

01 - Nacionalinė emblema Rusijos Federacija(02 - Rusijos Federacijos subjekto herbas arba 03 - organizacijos emblema arba prekės ženklas(paslaugos ženklas));
04 - organizacijos kodas
05 - pagrindinė būsena Registracijos numeris(OGRN) juridinis asmuo
06 - identifikavimo numeris mokesčių mokėtojo / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP)
08 - organizacijos pavadinimas
09 - pagrindinė informacija apie organizaciją
taip pat rekvizitų ribojantys ženklai:
11 - dokumento data
12 - dokumento registracijos numeris
13 - nuoroda į dokumento registracijos numerį ir datą
Ir, jei reikia, viršutinių rekvizitų vietos zonų ribų žymės.
15 - adresatas
18 - antraštė į tekstą
19 - kontrolės ženklas
20 - dokumento tekstas

Blankas gali būti pagamintas remiantis detalių išilgine arba kampine vieta.

Ryžiai. 1. Reklaminio blanko rekvizitų vieta (kampinė versija) (matmenys nurodyti milimetrais)

Ryžiai. 2. Blanko blanko detalių vieta (išilginė versija) (matmenys nurodyti milimetrais)

Patogiausia apdoroti ir ekonomiška lapo ploto naudojimo požiūriu yra kampinė forma. Tokiu atveju dešinėje lapo viršaus pusėje galima naudoti išsamią informaciją „Adresatas“, „Rezoliucija“

Patartina naudoti išilginius firminius blankus tais atvejais, kai organizacijos pavadinime yra daug spausdintų simbolių, pavyzdžiui, gali būti, kad blanko informacija pateikiama dviem ar daugiau kalbų. Tokiu atveju detalės turėtų būti spausdinamos kairėje rusų kalba, o dešinėje - nacionaline kalba, tuo pačiu lygiu. Jei naudojamų nacionalinių kalbų skaičius yra daugiau nei viena, aukščiau nurodyta informacija turėtų būti nurodyta rusų kalba, o žemiau - nacionaline kalba, pratęsiant eilutę iki dešiniojo krašto krašto.

Blankus galima pagaminti organizacijai, struktūriniam padaliniui ir pareigūnui.

Blanko dizaino pavyzdžiai:

Ryžiai. 3. Organizacijos laiško forma su kampine (centruota) detalių vieta.

Ryžiai. 4. Organizacijos laiško forma su detalių kampo (vėliavos) vieta.

Ryžiai. 5. Organizacijos laiško forma su išilginiu detalių išdėstymu.

Bendrosios dokumento formos pavyzdžiai taip pat pateikiami šiuose dokumentuose:
GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui" (B priedas, B.2, B.3, B.4 paveikslai);
- Tipiška instrukcija apie darbą biure federaliniai organai vykdomoji valdžia patvirtintas Rusijos Federacijos Kultūros ir masinių ryšių ministerijos 2005 m. lapkričio 8 d. įsakymu Nr. 536 (priedai Nr. 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Kuriant organizacijos firminius blankus, naudojami du detalių išdėstymo ant firminių blankų variantai: išilginis ir kampinis.

Rekvizitai 01, 02 arba 03 (Rusijos Federacijos valstybės emblema, Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto herbas arba organizacijos emblema) yra virš rekvizitų 08 vidurio (organizacijos pavadinimas). 03 reikalavimas (organizacijos logotipas ir prekės ženklas) gali būti kintamojo 08 (organizacijos pavadinimas) lygyje.

Išsami informacija 08 (organizacijos pavadinimas), 09 (nuorodos duomenys apie organizaciją), 10 (dokumento rūšies pavadinimas), 14 (dokumento rengimo ar paskelbimo vieta), taip pat ribojantys ženklai išsamiai 11 (data Dokumento registracijos numeris), 12 (dokumento registracijos numeris), 13 (nuoroda į dokumento registracijos numerį ir datą) rekvizitų buvimo vietos zonų ribose pateikiami vienu iš šių būdų:

1. Centruotas (kiekvienos atributų eilutės pradžia ir pabaiga yra vienodai nutolusios nuo zonos, kurioje yra atributai, ribų).
2. Vėliava (kiekviena detalių eilutė prasideda nuo kairiosios zonos, kurioje yra išsami informacija, ribos).

Vadovaujantis instrukcijomis dėl darbo biure federalinėse vykdomosiose institucijose, dokumente turi būti šie maržos dydžiai:

• viršus 20 mm;
• kairėje 20 27,5 mm;
• dešinėje 10 22,5 mm;
• dugnas yra ne mažesnis kaip 20 mm.

Kai dokumentas sudaromas iš dviejų ar daugiau puslapių, antrojo ir tolesnių puslapių viršutinė paraštė yra ne mažesnė kaip 25 mm.

Kuriant dokumentus dviejuose ar daugiau puslapių, antrasis ir tolesni puslapiai sunumeruojami. Puslapių numeriai dedami lapo viršutinės paraštės viduryje.

Organizacijose dažniausiai naudojamos šių tipų formos:

• bendra forma;
• firminiai blankai;
• tam tikros rūšies dokumento forma.

Taip pat gali būti naudojami oficialūs firminiai blankai ir struktūrinių padalinių blankai.

Kiekvienas blanko tipas turi tam tikrą detalių rinkinį. Išsami informacija apie bendrą dokumento formą apima: herbą (organizacijoms, turinčioms teisę tai padaryti), organizacijos logotipą, pagrindinės organizacijos pavadinimą (jei yra), organizacijos pavadinimą, trafaretinės detalių dalys „data“ ir „dokumento numeris“. Formoje gali būti uždėti ribojantys kampai rekvizitams „patvirtinimo antspaudas“, „antraštė į tekstą“, „kontrolinis ženklas“.

Pavyzdžiui:

Bendra organizacijos dokumentų forma naudojama rengiant bet kokio tipo dokumentus (išskyrus laiškus).

Blanke yra tokia informacija reikalingos detalės: herbas (organizacijoms, turinčioms teisę tai padaryti), organizacijos logotipas, pagrindinės organizacijos pavadinimas (jei yra), organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas, nuoroda

informacija apie organizaciją, trafaretinės detalių dalys „data“, „dokumento numeris“ ir nuorodos į jas.

Pavyzdžiui:

Ant blankų ribojami kampai, kuriuose pateikiama išsami informacija „adresatas“, „antraštė prie teksto“ ir „kontrolinis ženklas“.

Tam tikros rūšies dokumento forma (išskyrus laišką) sudaroma remiantis bendra forma ir joje yra būtinas „dokumento rūšies pavadinimas“.

Pavyzdžiui:

Oficiali forma naudojama įmonės vadovui parengti dokumentus. Jame vietoj organizacijos pavadinimo nurodoma jos vadovo pareigybė.

Pavyzdžiui:

Dokumentų sistemos

Dokumentų sistema yra tarpusavyje susijusių dokumentų rinkinys, naudojamas tam tikroje veiklos srityje.

Vadovaujant bet kuriai organizacijai ar įmonei, kuriami panašūs ir pasikartojantys dokumentai. Todėl atsirado galimybė sukurti dokumentacijos sistemas, atspindinčias tam tikrą veiklos rūšį (pavyzdžiui, buhalterinę, finansinę, teisinę, medicininę ir kt.), O vėliau - jų standartizavimo ir suvienodinimo poreikį.

Vieninga dokumentacijos sistema - dokumentų rinkinys, sukurtas pagal vienodas taisykles ir reikalavimus, veikiantis tam tikroje veiklos srityje (vadyba, finansai ir kt.). Suvienijimo užduotis yra sumažinti naudojamų dokumentų įvairovę, suvienodinti jų formas, struktūrą, kalbą ir stilių (tvarkant dokumentus), taip pat jų apdorojimo, apskaitos ir saugojimo procesus (dirbant biure) .

Dokumentų suvienodinimas užtikrina dokumentų apdorojimo sudėtingumo sumažėjimą, įvairių dokumentų sistemų suderinamumo su tomis pačiomis ir susijusiomis valdymo funkcijomis pasiekimą ir efektyvesnį kompiuterinių technologijų naudojimą.

Vieningos valdymo dokumentacijos sistemos yra sukurtos remiantis:

• vieningas dokumentų formų konstravimo principas;
• į kiekvieną dokumentų sistemą įtrauktų dokumentų tipų reguliavimas;
• kiekvienos rūšies dokumentų detalių ir rodiklių rinkinio nustatymas;
• vienodų dokumentų detalių rengimo ir vykdymo taisyklių nustatymas;
• vartojamos terminijos ir konvencijų vienybė.

Darbas suvienodinant dokumentus apima:

• vieningos dokumentacijos sistemos (SDS) kūrimas, kurį vykdo ministerijos ir departamentai, atsakingi už atitinkamas dokumentacijos sistemas;
• tarpsektorinių (tarpžinybinių) DDS įvedimas į Federacijos sudedamųjų subjektų DDS ir konkrečiai pramonei skirtas DDS;
• JAV dolerio ir pramoninio techninės ir ekonominės dokumentacijos klasifikatoriaus (OCTE) įvedimas, siekiant išlaikyti informacijos ir jos patikimumą tolimesnis vystymas;
• pramonės vieningų dokumentų kompleksų, atspindinčių pramonės specifiką ir įtrauktų į USD, kompleksų kūrimas, taip pat jų valstybinė registracija;
• pramonės techninės ir ekonominės informacijos klasifikatorių, atspindinčių pramonės specifiką, kūrimas. Sektorių lygiu šį darbą atlieka vyriausioji USD ir OCTEI diegimo ir priežiūros organizacija organizacijoje.

Sukurtas toks USD:

• organizacinė ir administracinė dokumentacija (USORD);
• planavimo dokumentacija (USPD);
• pirminė apskaitos dokumentacija (USPUD);
• finansinė, pirminė ir ataskaitinė apskaitos dokumentacija (USFBD);
• grynųjų pinigų atsiskaitymo dokumentai (USRDD);
• ataskaitų teikimas ir statistinė dokumentacija (USOSD);
• už materialinį ir techninį tiekimą ir pardavimą (USDMTSS);
• kainodaros dokumentai (USDC);
• prekybos dokumentai (TPDT);
• išradimų ir atradimų dokumentacija (USD IR O);
• Darbo ir socialinių klausimų dokumentacija (SDWS);
• dokumentai apie vartotojų paslaugas gyventojams (USD-BON);
• transporto mazgo eksploatavimo planavimo ir valdymo dokumentai (USDOUTU).

Valstybinis standartas (GOST R 6.30-2003. Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui) nustato dokumentų detalių sudėtį, jų vietą lape, taip pat reikalavimus tekstui ir formoms. dokumentus. Kiekvienai dokumentų sistemai reikalinga ir papildoma informacija.

Suvienodintų dokumentų formų lentelė sudaryta lentelės pavidalu, kurioje dokumentai gali būti susisteminti: pagal funkcijas ir užduotis (valdymas, planavimas, ataskaitų teikimas ir kt.) Ir pagal struktūrinius padalinius. Lentelės būtinos norint sumažinti naudojamų dokumentų formų skaičių, jas suvienodinti ir patogiau dirbti.

Vieningų formų dokumentų darbo laiko apskaitos žiniaraščio sudarymą (jo pakeitimus, atsižvelgiant į organizacijos veiklos sritį) atlieka biuro valdymo tarnyba.

Ataskaitos kortelėje yra šie stulpeliai.

1. Dokumento formos pavadinimas.
2. Dokumento formos kodas (pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių - OKPO).
3. Dokumento patvirtinimo data.
4. Paskelbimo dažnumas.
5. Struktūrinis padalinys, atsakingas už dokumento parengimą.
6. Su kuo dokumentas yra suderintas.
7. Atsakingas už dokumento vykdymo kontrolę.
8. Metinė formų tiražas ir kt.

Standartizavimo užduotis yra privalomų normų, taisyklių ir reikalavimų, priimtų biuro darbe, sukūrimas ir priėmimas. Standartizacija yra teisinio vienijimosi konsolidavimo ir jos privalomumo lygio nustatymo forma.

Nustatytos šios standartų kategorijos: valstybiniai standartai (GOST), pramonės standartai (OST), įmonių standartai (STP).

Valstybinė priežiūra, susijusi su SDR reikalavimų laikymusi viešajame sektoriuje, yra patikėta standartizacijos ir metrologijos įstaigoms, o nevalstybiniam sektoriui - vietos valdžia vykdomoji valdžia.

Naujas puslapis 1

Pasikeitė formų detalių sudėtis. Dabar sekantis:

Rusijos Federacijos valstybės emblema;

Rusijos Federacijos subjekto herbas;

organizacijos logotipas arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);

organizacijos kodas;

pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris (OGRN);

mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP);

įmonės pavadinimas;

nuorodiniai duomenys apie organizaciją;

dokumento rūšies pavadinimas;

dokumento data;

dokumento registracijos numeris;

dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta.

Nedelsiant reikia padaryti keletą paaiškinimų.

Naujai įvesta informacija „Pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris (OGRN)“ ir „Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP)“, taip pat anksčiau turėtas atributas „Organizacijos kodas“, įprasta prasme. šis žodis nėra detalės, todėl jie neturi savo vietos firminiame blanke, bet yra nurodyti tik firminiuose blankuose kaip informacinių duomenų dalis kartu su organizacijos pašto adresu, telefono numeriais ir kita informacija.

Formose pateikiant išsamią informaciją „Dokumento data“, „Dokumento registracijos numeris“ ir „Nuoroda į dokumento registracijos numerį ir datą“ rašomi tik specialūs ženklai, o informacijos turinio komponentas įvedamas dokumento sudarymas ir surašymas.

Apsvarstykime, kokie reikalavimai, keliami dokumentų formoms ir formos detalėms, turi naują standartą.

Formų gamybai GOST R 6.30-2003 leidžia naudoti dviejų formatų popierių - A4 ir A5 (A4 dydis mm - 210x297, A5 - 148x210). Pagrindinis A5 formos tikslas yra ją naudoti dokumentams su nedidele teksto dalimi, kai A4 formos naudojimas nėra ekonomiškai pagrįstas. Reklamos blankams su mažu tekstu patartina naudoti A5 formatą.

Paslaugų laukų dydžiai dokumentuose nepasikeitė. GOST R 6.30-2003 dokumentuose nustatyti tokie patys minimalūs aptarnavimo laukų dydžiai kaip ir anksčiau galiojęs standartas: 20 mm - kairėje; 10 mm - dešinėje; 20 mm - viršuje; 20 mm - apačioje.

GOST R 6.30-2003 leidžia gaminti formas su kampiniu ir išilginiu rekvizitų išdėstymu, todėl, kaip ir anksčiau galiojusiame standarte, GOST priede yra dvi rekvizitų išdėstymo schemos ir atitinkamai formų su kampiniu pavyzdžiai ir išilginis rekvizitų išdėstymas.

Kuriant formas, detalės „Rusijos Federacijos valstybės emblema“, „Rusijos Federacijos subjekto emblema“, „Organizacijos ar prekės ženklo emblema (paslaugos ženklas)“ dedamos virš kintamojo „Pavadinimas organizacija". Kintamasis „Organizacijos logotipas arba prekės ženklas (paslaugos ženklas)“ gali būti dedamas kintamojo „Organizacijos pavadinimas“ lygiu.

Nuostatos dėl formų tipų nepasikeitė. GOST 6.30-2003 leidžia organizacijoms, organizacijų struktūriniams padaliniams, pareigūnams naudoti trijų tipų dokumentų formas:

- bendra forma;

- firminiai blankai;

- tam tikros rūšies dokumento forma, išskyrus laišką(įsakymas, nurodymas, protokolas ir kt.).

Bendroji forma naudojama visų tipų dokumentams, išskyrus tarnybinius raštus, gaminti. Struktūrinių padalinių forma naudojama tais atvejais, kai skyriaus vadovas yra įgaliotas išduoti dokumentus, įskaitant susirašinėjimą.

Organizacija pati nusprendžia, kokias formas naudoti.

Deja, standartas padarė klaidą, kai išvardijo tam tikros rūšies formų gamyboje naudojamą informaciją: išvardijant laiško formos duomenis, atributas (14) įvardijamas - „Dokumento rengimo ar paskelbimo vieta“, o šis atributas nenaudojamas firminiuose blankuose. Firminiuose blankuose yra būtini „Atskaitos duomenys apie organizaciją“.

GOST R 6.30-2003 leidžia Rusijos Federacijos sudedamųjų subjektų organizacijoms, kurios kartu su rusų kalba kaip valstybinė Federacinio vieneto valstybinė kalba, naudoja formas dviem kalbomis, šiuo atveju išsami informacija apie formą spausdinama adresu to paties lygio rusų kalba - kairėje, nacionaline kalba - dešinėje.

Apsvarstykite pagrindinius formos detalių dizaino reikalavimus.

1. Rusijos Federacijos valstybės emblema. Standartas tik sako, kad Rusijos Federacijos valstybės emblema dedama ant tuščių dokumentų pagal 2000 m. Gruodžio 25 d. Federalinį konstitucinį įstatymą „Dėl Rusijos Federacijos valstybės herbo“ Nr. 2-FKZ Federacija, 2000, Nr. 52 / dalis Aš , Str. 5021). Įstatymas priimtas. Jokių paaiškinimų apie herbo atvaizdo ypatybes, jo dydį ir kt. standarte nėra, todėl, sprendžiant dėl ​​valstybės herbo uždėjimo ant firminio blanko, reikia tiesiogiai remtis įstatymais ir vadovautis tuo, kas jame pasakyta.

2. Rusijos Federacijos subjekto herbas. Standarte yra ši nuostata dėl šio reikalavimo: teisės aktai Rusijos Federacijos subjektai “.

Deja, naujajame standarte, kaip ir 1997 m., Nėra nuostatų dėl savivaldybių emblemų, nors pagal teisės aktus ( 1995-08-28 federalinis įstatymas Nr. 154-FZ „Įjungtas Bendri principai Rusijos Federacijos vietos savivaldos organizacijos ") savivaldybės (miesto, kaimo gyvenvietė, kelios gyvenvietės, kurias vienija bendra teritorija, gyvenvietės dalis, kita apgyvendinta teritorija) turi teisę turėti savo simbolius, įskaitant herbą.

3. Organizacijos logotipas arba prekės ženklas (paslaugos ženklas). Organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugų ženklas) dedamas ant organizacijų firminio blanko pagal chartiją (organizacijos reglamentas).

Emblema (prekės ženklas, paslaugų ženklas) ant blanko nėra pavaizduota, jei ant jos yra Rusijos Federacijos valstybės emblema, Federacijos steigiamojo subjekto ar savivaldybės emblema.

4. Organizacijos kodas. Organizacijos kodas pritvirtintas pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių (OKPO).

Valdžia ir administracija paskelbia organizacijos kodą pagal visos Rusijos institucijų ir administracijų klasifikatorių (OKOGU). OKPO kodą sudaro 8 simboliai.

Dokumentuose, parengtuose pagal bendrąją formą arba tam tikros rūšies dokumento formą, organizacijos kodas nurodomas dokumento tipo pavadinime, raidėmis - kaip informacinės informacijos dalis, vieningos formos dokumentai - viršuje dešinėje, kodo zonoje.

5. Pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris (OGRN). Kaip minėta aukščiau, šis reikalavimas yra nurodytas blankuose kaip informacinių duomenų dalis. Juridinio asmens OGRN pritvirtinamas pagal išduotus dokumentus mokesčių institucijos.

Pagal Federalinis įstatymas 2001 08 08 Nr. 129-FZ "O valstybinė registracija juridiniai asmenys “, mokesčių administratorius. Valstybinis registras juridiniai asmenys. Vieningo valstybinio juridinių asmenų registro tvarkymo ir jame esančios informacijos teikimo taisyklės buvo patvirtintos 2002 m. Birželio 19 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu Nr. 438. Subjektai “ir Taisyklių 8 punktas, įrašo apie juridinio asmens steigimą valstybinis registracijos numeris arba įrašas apie pirmą kartą pateikiamą informaciją apie juridinį asmenį (juridiniams asmenims, įregistruotiems iki 2002 m. pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN). Pagrindinis valstybinis registracijos numeris nurodomas visuose šio juridinio asmens dokumentuose kartu su jo pavadinimu. Juridiniam asmeniui išduodamas pažymėjimas apie įrašą atitinkamu numeriu vieningame valstybiniame juridinių asmenų registre.

OGRN yra trylikos skaitmenų skaitmeninis kodas.

6. Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP). Informacija apie mokesčių mokėtojo identifikacinį numerį / registracijos priežasties kodą taip pat įvedama pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.

Mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris (TIN) yra skaitmeninis kodas, nurodantis mokesčių mokėtojo - juridinio asmens, individualaus verslininko, fizinio asmens - mokesčių registraciją. Mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris (TIN) nurodomas pagal Rusijos valstybinės mokesčių tarnybos, Rusijos finansų ministerijos ir Rusijos banko 1995 m. Liepos 5 d., 1995 m. Birželio 16 d. Laišką Nr. VG-4-12 / 25n, 47, 174 "Įjungta privaloma nuoroda mokesčių mokėtojų identifikaciniai numeriai tvarkant atsiskaitymo ir mokėjimo dokumentus “.

TIN yra dešimties skaitmenų skaitmeninis kodas, kuriame yra ši informacija:

- valstybinės mokesčių inspekcijos, priskirtos mokesčių mokėtojui TIN, kodas ( NNNN);

- mokesčių mokėtojo eilės numeris (XXXXX);

- čekio numeris, apskaičiuotas pagal nustatytą specialų algoritmą mokesčių tarnyba Rusijos Federacija ( C).

Mokesčių inspekcija mokesčių mokėtojui jo prašymu išduoda mokesčių registracijos pažymėjimą.

Kiekvienas mokesčių mokėtojas mokesčių administratoriui pateiktoje deklaracijoje, ataskaitoje, pareiškime ar kitame dokumente, taip pat kitais įstatymų numatytais atvejais, turi nurodyti savo TIN.

Nuo 2000 m. Sausio 1 d. Mokesčių mokėtojų organizacijos taikė TIN visuose dokumentuose, naudojamuose mokestiniuose santykiuose, kartu su registracijos priežasties kodu (KPP), kuris yra devynių skaitmenų kodas.

7. Įmonės pavadinimas. Organizacijos pavadinimas - dokumento autorius nurodomas formose pagal organizacijos dokumentai. Į organizacijos pavadinimą turėtų būti įtraukta:

· sutrumpintas, o jei jo nėra - pilnas pagrindinės organizacijos pavadinimas, jei toks yra;

· organizacinės ir teisinės formos ar organizacijos veiklos pobūdžio nuoroda (atvira akcinė bendrovė, labdaros fondas, valstybė vieninga įmonė, valstybės agentūra ir tt);

· individualus organizacijos pavadinimas;

· sutrumpintas organizacijos pavadinimas, jei jis yra įtvirtintas organizacijos steigimo dokumentuose (sutrumpintas pavadinimas pateikiamas po pilnu pavadinimu skliausteliuose);

· organizacijos filialo, teritorinio skyriaus, atstovybės, struktūrinio padalinio pavadinimas, jei jis yra dokumento autorius.

Jei dokumentą kartu rengia dvi ar daugiau organizacijų, tada jis surašomas ne ant firminio blanko, o ant standartinio popieriaus lapo. Šiuo atveju organizacijų pavadinimai yra atspausdinami rengiant dokumentą ir pateikiami atsižvelgiant į jų padėtį valdymo organų hierarchijoje. Pavaldžios organizacijos pavadinimas yra po pagrindinės organizacijos pavadinimu. Vienodą poziciją užimančių organizacijų pavadinimai pateikiami tame pačiame lygyje.

8. Pamatiniai duomenys apie organizaciją - rekvizitai, naudojami tik firminiuose blankuose. Šio rekvizito konstrukcijos pakeitimai jau buvo pasakyti: dabar, be organizacijos pašto adreso, į jį įeina ir telefono numeriai, faksai, teleksai, adresai Paštu, OKPO kodas, taip pat OGRN ir INN / KPP kodai. Nėra kitų pakeitimų, palyginti su 1997 m. Prisiminkite, kad organizacijos pašto adresas formoje turi būti surašytas pagal pašto paslaugų teikimo taisykles (patvirtintas Rusijos Federacijos Vyriausybės 2000 m. Rugsėjo 26 d. Nr. 725), tai yra, jos elementus turi būti išdėstyta tokia seka:

· gatvės pavadinimas, namo numeris, buto numeris;

· gyvenvietės pavadinimas (miestas, kaimas ir kt.);

· regiono, teritorijos, autonominio regiono (regiono), respublikos pavadinimas;

· šalies pavadinimas (tarptautiniam paštui);

· pašto indeksas.

Standartas neatmeta galimybės nuorodiniuose duomenyse ir kitoje informacijoje, ypač adrese, nurodytižiniatinklis - puslapiai internete, valstybinių licencijų numeriai, banko duomenis ir kt.

9. Dokumento rūšies pavadinimas. Standarte nurodyta: organizacijos parengto ar paskelbto dokumento tipo pavadinimas turi būti nustatytas chartijoje (organizacijos reglamentas) ir turi atitikti OKUD numatytas dokumentų rūšis (0200000 klasė).

Dokumento tipo pavadinimas yra nurodomas formoje jį gaminant, pavyzdžiui: UŽSAKYMAS, UŽSAKYMAS ir kt., Arba įvedamas į formą rengiant dokumentą. Dokumento tipo pavadinimas paprastai spausdinamas didesnėmis raidėmis nei kitos detalės.

Blankuose nenurodomas raidžių tipo ir tipo pavadinimas.

10. Dokumento data Kaip jau minėta, dokumento formoje yra tik ženklas, skirtas datai pritvirtinti, kuris kartu su ženklu, skirtu pritvirtinti registracijos numerį, atrodo taip:

__________________ Nr. ___________ (kampinėje formoje)

_____________ № _______

(išilgine forma).

Kaip ir senasis standartas, GOST R 6.30-2003 nustato du pagrindinius datos formavimo būdus:

· skaitmeninis - tokia seka: mėnesio diena, mėnuo, metai: 2003-05-05;

Be to, standartas leidžia datą formatuoti atvirkštine tvarka - metai, mėnuo, diena: 2003.04.05, kuris atitinka tarptautinį datų formatavimo standartą.

11. Dokumento registracijos numeris. Formose yra ženklas, kuriuo įvedama informacija apie dokumento registracijos numerį. Standarte yra tokia nuostata: dokumento registracijos numerį sudaro jo serijos numeris, kurį organizacijos nuožiūra galima papildyti bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą, informacija apie korespondentą, vykdytojus ir kt.

Be to, standarte yra nuoroda, kad dviejų ar daugiau organizacijų bendrai parengto dokumento registracijos numerį sudaro kiekvienos iš šių organizacijų dokumento registracijos numeriai, surašytais brūkšneliais autorių eilės tvarka dokumentas.

Dokumento data ir registracijos numeris gali būti rašomi ranka arba antspauduojami mechaniniu numeravimo įtaisu. Pasirašius dokumentą, pritvirtinama ir data, ir registracijos numeris.

Nr. __________, datuojamas ____________

Ruošiant atsakymą į gaunamą laišką, įvedama konkreti informacija apie dokumentą.

13. Dokumento rengimo ar paskelbimo vieta. Nuostatos dėl šio turto lieka nepakeistos. Rekvizitai yra bendros formos ir tam tikros rūšies dokumento formos. Blanko blankuose informacija apie dokumento sukūrimo vietą pateikiama būtinoje informacijoje “ Atskaitos duomenys apie organizaciją “.

Dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta nurodoma atsižvelgiant į priimtą administracinį teritorinį suskirstymą ir apima tik visuotinai priimtas santrumpas (pavyzdžiui: Maskva, Tverė, gyvenvietė Bogorodskoe, Kalugos sritis ir kt.).

Dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta nenurodyta, jei teritorijos, kurioje yra organizacija, pavadinimas yra įtrauktas į jos oficialų pavadinimą, pavyzdžiui: „Maskvos valstybinis universitetas, pavadintas M.V. Lomonosovas “(išskyrus atvejus, kai dokumentas nėra sukurtas organizacijos vietoje).

Išilgai išdėstant formos detales, dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta nurodoma viduryje eilutės tarp datos ir dokumento registracijos numerio, o kampinis detalių išdėstymas - po dokumento data ir registracijos numeris nuo kairės paraštės krašto.

Siunčiamos korespondencijos dizainui keliami specialūs reikalavimai. Taip yra dėl to, kad jis skirtas tik informaciniais tikslais. Rengiant tarnybinį laišką, verta apsvarstyti GOST R 7.0.97-2016 reikalavimus. Tai leis jums išlaikyti aiškią dokumento struktūrą ir išlaikyti reikiamą verslo bendravimo stilių, taip pat teisingai sutvarkyti verslo laiško detales.

Svarbu pažymėti, kad GOST R 7.0.97-2016 yra rekomendacija ir organizacijos gali sukurti savo blankus verslo korespondencija... Nurodyto GOST laikymasis yra privalomas tik federalinėms vykdomosioms institucijoms.

Dokumento antraštė gali būti tiek išilgai, tiek kampinė (dažniausiai čia yra išsami laiško formos informacija, telefono numeriai ir organizacijų adresai). Pavyzdinis laiškas su kampiniu rekvizitų išdėstymu yra labiausiai paplitęs šiuolaikinio biuro darbo variantas.

Blanko su kampinėmis detalėmis pavyzdys

Dokumento viršuje yra nurodyta:

• data;
• kambarys;
• nuoroda į dokumento registracijos numerį ir datą (jei korespondencija yra atsakymas);
• eikite į tekstą, išdėstytą viena fraze.

Paslaugos laiško antraštė yra po registracijos numeriu. Jame yra kreipimasis į adresatą. PILNAS VARDAS. o adresato postas turi būti viršutiniame dešiniajame dokumento kampe. Gavėjo adresas parašytas centre.

Iš ko ir kam

Siuntėjo įmonės duomenys dažniausiai nurodomi įmonės firminiame blanke. Taip pat būtina teisingai nurodyti korespondencijos gavėją, kitaip tariant, adresato duomenis:

• Įmonės pavadinimas;
• struktūrinio padalinio, į kurį siunčiama siunčiama korespondencija, pavadinimas;
• gavėjo pozicija;
• gavėjo pavardė ir inicialai;
• organizacijos pašto adresą.

Laiško pavyzdys įmonės firminiame blanke

Svarbu pažymėti, kad jei to paties turinio laišką reikia išsiųsti keliems gavėjams, pirmiausia reikia nurodyti pagrindinio gavėjo adresą ir tik tada likusį.

Pavyzdžiui:

UAB "Elki-Palki"

Teisės skyrius

Maskva, Zelenaya gatvė, 5

KOPIJUOTI

generaliniam direktoriui

UAB „Žaliosios šakos“

Simakovas V.A.

Sankt Peterburgas,

Frunze gatvė, 3

Data ir numeris

Po to, kai siunčiamas dokumentas yra pasirašytas, data antspauduojama. Data gali būti formatu 2019-05-17 arba 2020 m. Gegužės 17 d. Tuo atveju, kai data dokumente nurodoma kelis kartus, rekomenduojama išlaikyti vienodą rašymo stilių.

Registracijos numeris priskiriamas pagal organizacijoje priimamą siunčiamų dokumentų registravimo sistemą ir tik pasirašius dokumentą. Registracijos numerį sudaro dokumento eilės numeris, kurį galima papildyti bylos indeksu arba raidėmis.

Svarbu pažymėti, kad registruojant siunčiamąjį dokumentą jums ir jūsų gavėjui lengviau apdoroti paštą.

Atsakant į gautą oficialią korespondenciją, būtina išduoti reikiamą „nuorodą į registracijos numerį ir prašymo datą“. Tokiu atveju atsakymo laiške nurodoma gautos prekės data ir numeris. Tai užtikrins greitesnį korespondencijos apdorojimą priimančioje įmonėje.

Kas pasirašo

Oficialią korespondenciją daugiausia pasirašo vadovai, o jam nedalyvaujant darbo vietoje - jo pavaduotojai ar kiti pareigūnai, einantys vadovo pareigas jo neatvykimo metu.

Svarbu pažymėti, kad šiuolaikinė verslo korespondencija siunčiama ne tik paštu, bet ir telegrafu, faksu ir el.

Ar man reikia nurodyti vykdytoją

Nepaisant to, kad kiekvieną verslo pranešimą pasirašo įmonės vadovas ar jo įgalioti pareigūnai, pačią korespondenciją vykdo paprastas eilinis darbuotojas, tai yra atlikėjas. Šioje dalyje nurodome jo vardą ir kontaktinius duomenis.

Informacija apie menininką visada yra pačioje apačioje, paskutinėse eilutėse. Užrašytas visas darbuotojo vardas, pavardė, pavardė, naujoje eilutėje jo kontaktinis telefono numeris, o žemiau - el. Pašto adresas. Palikite tą patį šriftą.

Ar antspaudas

Antspaudai paprastai nėra uždedami ant laiškų, tačiau jei siunčiama korespondencija yra oficialaus pobūdžio, ji išduodama ant firminio blanko ir jos tikslas yra užmegzti teisinius (teisinius) santykius su kuo nors ar kita organizacija ir būti atsakingas už visas pareigas. kaip nurodyta laiške, vadovybė gali pageidauti pridėti papildomų rekvizitų antspaudo pavidalu.