Veikti yra asmenų grupės parengtas dokumentas, patvirtinantis jų nustatytus faktus ar įvykius. Aktai surašomi atliekant auditą ir ekspertizę, inventorizaciją, prekių perdavimą materialines vertybes, bylų perdavimas keičiant pareigūnus, išbandant naujus produktus, įrangą, kai pradedami eksploatuoti užbaigti objektai ir kt. Kai kuriais atvejais jį surašo vienas pareigūnas - tikrindamas finansinę ir ūkinę veiklą, tikrindamas prekių prieinamumą ir kt. Nepriklausomai nuo rūšies, aktas surašomas pagal tą pačią schemą, kaip taisyklėsštai, ant firminio blanko ir jame yra ši informacija: organizacijos pavadinimas, struktūrinio padalinio pavadinimas, dokumento (akto) tipo pavadinimas, data, rodyklė, sudarymo vieta, teksto pavadinimas , tekstas, parašai, kopijų skaičiaus ir jų vietos nurodymas.

Akto surašymo data ir vieta turi sutapti su įvykio suaktyvinimo data ir jo surašymo vieta. Pavadinimas koreliuoja su dokumento tipo pavadinimu ir yra suformuluotas genitalinių atvejų įstatyme (kas?) „Nakvynės namų tikrinimo komisijos darbas“. Galima pavadinimo formuluotė žodinio daiktavardžio pagalba - „Dėl įrangos priėmimo ir perdavimo“, „Dėl bylų sunaikinimo“. Akto tekstas suskirstytas į tris dalis: įvadas, teiginio dalis, išvados.

Įžangos tekste turėtų būti nuoroda į dokumentą, kuris buvo tikrinimo pagrindas (komisijos darbas), pavardžių sąrašas, nurodantis aktą surašiusių asmenų pareigas (jie išvardyti eilėje) : komisijos pirmininkas, komisijos nariai, dalyvauja). Tais atvejais, kai aktą surašę pareigūnai dirba kitose institucijose, taip pat reikėtų nurodyti šių institucijų pavadinimus.

Nustatanti dalis išspausdinta iš pastraipos ir apima komisijos darbo sąlygas, jos tikslus ir uždavinius, nustatytų faktų esmę, tikrinimo metodus, rezultatus. Jei reikia, nustatomosios dalies tekstą galima suskirstyti į pastraipas.

Išvados, pasiūlymai, komisijos išvados spausdinamos iš pastraipos; juos taip pat gali sudaryti keli elementai.

Teksto pabaigoje nurodykite duomenis apie akto kopijų skaičių ir jų vietą arba adresatus, kuriems jis buvo išsiųstas. Akto egzempliorių skaičių lemia praktinė būtinybė (jei norminiuose dokumentuose nenumatyta kitaip).

Parašai išdėstomi ta pačia seka, kaip ir įžanginėje dalyje, tačiau nenurodant pozicijos. Aktą pasirašo visi komisijos nariai. Komisijos narys, kuris turi pastabų dėl akto turinio ir nesutinka su komisijos išvadomis, taip pat privalo pasirašyti, tačiau turi teisę po parašais arba atskirame lape išdėstyti pastabos esmę, kuris yra priedas prie akto.

Veiksmo pavyzdį žr. 99.

Daugelis aktų versijų po patvirtinimo įgyja teisinę galią. Pavyzdžiui, įstaigos likvidavimo aktas tampa oficialiu dokumentu po to, kai jį patvirtina patronuojančios organizacijos vadovas. Dokumentų ir bylų su pasibaigusiais saugojimo terminais skyrimo aktą tvirtina šios institucijos vadovas.

Visi dokumente nurodyti asmenys, ypač tie, kurių darbo pastabos buvo gauti, turi būti supažindinti su jo turiniu.

Taip pat žiūrėkite:

Aktų idėjos

· Pristatymas-priėmimas (darbai, materialinės vertybės, dokumentai);

Egzaminai (saugos priemonių būklė, priešgaisrinė sauga; darbo sąlygos; veiklos rezultatai);

· Bandymai (pavyzdžiai, sistemos, technologijos);

· Paskirstymas sunaikinimui (materialinės vertybės, dokumentai);

· Perkėlimas (struktūrinis padalinys iš vienos organizacijos į kitą);

· Nustatytų taisyklių pažeidimas;

· Peržiūros;

· Inventorius;

· Avarijų, nelaimingų atsitikimų tyrimas;

· Organizacijos likvidavimas;

· Betonavimas (reguliavimas);

· Leistinas (leistinas);

· Pripažinimo aktai;

· Registracija;

· Steigėjas (sudedamoji dalis);

· Draudžiantis (draudžiantis).

· Techninis (atliktas darbas, atsisakymas, patikrinimas, atsisakymo panaikinimas ir kt.).

Privalomos veikos detalės

Parengta pagal bendrą formą

· įmonės pavadinimas

Dokumento tipo pavadinimas

Data ir Registracijos numeris

Surinkimo ar paskelbimo vieta

Eikite į tekstą

· Parašai

· Patvirtinimo antspaudas (aktai, kuriuos reikia patvirtinti, turi būti įtraukti į patvirtintinų dokumentų sąrašą).

Veiksmai, kuriems reikia patvirtinimo:

Patikrinimo ataskaita

Pataisymai

Apklausos

· Atliktų statybos projektų, įrangos priėmimas

Nusirašinėti

Ekspertizė

Bylų perdavimas ir kt.

Bendrosios aktų surašymo taisyklės

Aktai rengiami kolektyviai (turi būti bent du sudarytojai). Dažnai aktus rengia specialiai sukurtos komisijos, kurių sudėtį patvirtina tam tikros organizacijos vadovo, aukštesnės organizacijos ar valdymo, atliekančio kontrolės, priežiūros ar kitas funkcijas, administracinis dokumentas. Aktus nuolat gali sudaryti nuolatinės komisijos.

Rengiant aktą svarbiausia nustatyti faktinę situaciją ir teisingai atspindėti aktą. Jei prieš rengiant aktą buvo atlikti išankstiniai darbai (patikrinimas, ekspertizė, testavimas), aktas surašomas remiantis įrašų projektais, kurie saugomi komisijos ar asmenų grupės darbo metu ir kuriuose yra kiekybiniai rodikliai, faktiniai informaciją ir analitinius duomenis. Aktas surašomas ant bendrojo firminio blanko arba naudojant vieningą akto formą.

Privalomos detalės akte yra: organizacijos pavadinimas, dokumento rūšies pavadinimas (ACT), dokumento data ir registracijos numeris, sudarymo vieta, teksto pavadinimas, sudarytojų parašai (nurodant jų pareigybės ir, jei reikia, darbo vieta). Kai kurios aktų formos numato tikslų akto surašymo laiką valandomis ir minutėmis. Tuo atveju, kai aktą patvirtina vadovas, sudaromas patvirtinimo antspaudas.

Akto antraštė turi gramatiškai atitikti žodį „aktas“, pavyzdžiui: Finansinės ir ekonominės veiklos tikrinimo aktas, Prekybos ir pirkimo kooperatyvo „Feniksas“ likvidavimo aktas, Materialinio turto nurašymo aktas, arba suformuluota naudojant prielinksnį „apie“, pavyzdžiui: nebuvimo darbe aktas, nelaimingų atsitikimų darbe aktas.

Akto data yra jo sudarymo data. Jei prieš surašant aktą buvo imtasi kokių nors priemonių (patikrinimas ir pan.), Akto tekste nurodoma data ar laikotarpis, per kurį šis įvykis buvo įvykdytas, pavyzdžiui: Laikotarpiu nuo 09/15 2011 iki 2011 09 18 komisija tikrino materialinių vertybių saugojimą.

Akto tekstą sudaro dvi dalys: įžanginė ir pagrindinė (nustatanti). Įvadinėje akto dalyje nurodomas jo rengimo pagrindas ( administracinis dokumentas, norminis dokumentas, susitarimas, nurodantis jo datą ir numerį), įvardijamas komisijos pirmininkas ir nariai. Pagrindinėje dalyje pateikiama atlikto darbo esmė, pobūdis, metodai ir laikas, nustatyti faktai, taip pat išvados, pasiūlymai ir išvados. Akto turinys gali būti nurodomas taškas po taško, medžiaga gali būti pateikta lentelės pavidalu.

Patikrinimų, apklausų, auditų ir kai kurių kitų rūšių veiksmuose ne tik fiksuojami nustatyti faktai ir įvykiai, bet ir pateikiamos išvados, rekomendacijos ir pasiūlymai, kurie sudaro paskutinę akto dalį.

Akto teksto pabaigoje nurodomas padarytų kopijų skaičius ir jų vieta. Akto egzempliorių skaičius priklauso nuo šalių, norinčių jį gauti, skaičiaus arba nustatomas pagal norminius dokumentus (dažniausiai 3 egzemplioriai). Po akto egzempliorių skaičiaus žymės yra ženklas, ar prieinami akto priedai (jei yra).

Audito ir apklausų aktų turinys derinamas su pareigūnais, kurių veikla atsispindi akte. Aktas laikomas priimtu ir įsigalioja po to, kai jį pasirašo visi komisijos nariai arba visi jį rengiantys asmenys. Asmuo, nesutinkantis su akto turiniu, privalo jį pasirašyti su sąlyga, kad nesutinka. Komisijos nario atskiroji nuomonė turėtų būti surašyta atskirame lape ir pridedama prie akto.

V būtinus atvejus Jei reikėtu reglamentas, aktus patvirtina šios ar aukštesnės organizacijos vadovas, kurio nurodymu buvo atlikti veiksmai, kurie baigėsi surašant aktą.

Protokolas– dokumentas, kuriame fiksuojama klausimų svarstymo ir sprendimų priėmimo eiga kolegialių organų posėdžiuose, konferencijose, posėdžiuose.

Paprastai prieš susitikimą vyksta didelis parengiamąjį darbą: posėdžio darbotvarkės rengimas, kolegialaus organo narių ir kitų suinteresuotų asmenų informavimas, pagal darbotvarkę medžiagos, skirtos svarstyti susirinkime, parengimas (paprastai tai yra nuoroda į klausimą ar tezes kalbą ir sprendimo projektą), juos nukopijuodami ir išsiųsdami visiems susirinkimo dalyviams iš anksto susipažinti, paruošti patalpas susitikimui ir kt.

Protokolai gali būti trijų tipų:

Trumpai (surašyti aptarti klausimai (darbotvarkė), pranešėjų ir diskusijų dalyvių pavardės, taip pat priimti sprendimai);

Pažodžiui (visa susitikimo eiga įrašoma pažodžiui).

Sprendimą, kokio tipo protokolą saugoti susirinkime, priima kolegialaus organo vadovas arba organizacijos vadovas.

Sekretorė saugo posėdžio dalyvių kalbų protokolus, užsirašo pastabas, stenogramas ar įrašo į diktofoną.

Protokolas surašomas pagal bendras formas arba specialiai sukurtas formas.

Protokolo data yra posėdžio data.

Protokolas yra sunumeruotas per kalendorinius metus.

Protokolo tekstą sudaro dvi dalys: įvadinė ir pagrindinė.

Įvadinė dalis. Tai turi nuolatinė informacija(pirmininkas, sekretorius, esantis) ir kintamasis (pirmininko, sekretoriaus, esančiųjų inicialai ir pavardės). Dalyvių ir pakviestųjų pavardės rašomos abėcėlės tvarka, viena po kitos. Jei jų skaičius viršija 15, dalyvių sąrašas pridedamas prie protokolo, o bendras jų skaičius nurodomas įvadinėje protokolo dalyje: „Dalyvavo 130 žmonių“. Įvadinė protokolo dalis baigiama darbotvarke. Kiekvienas darbotvarkės punktas sunumeruotas ir parašytas raudona linija. Pirmiausia užduodami svarbiausi klausimai.

Pagrindinis protokolo teksto turinys yra suskirstytas į skyrius, atitinkančius darbotvarkės klausimus. Kiekvieno skyriaus tekstas sudarytas pagal šią schemą:

KALBĖ:

NUSPRENDĖ (NUSPRENDĖ):

Pagrindinis pranešimų ir kalbų turinys patalpintas protokolo tekste, rezoliucija (sprendimas) išspausdinta iki galo. Kalbų turinys pateikiamas vienaskaitos trečiuoju asmeniu. Užsakymo testas grindžiamas užsakymo teksto pavyzdžiu. Prie protokolo pridedamas kolegialaus organo patvirtintas dokumentas. Nesutikusios nuomonės turinys protokole įrašomas po atitinkamo protokolo sprendimo.

Posėdžio metu surašytas protokolas yra redaguojamas, jei yra stenograma, jie iššifruojami ir atspausdinami. Protokolą pasirašo pirmininkas ir sekretorius. Informuoti suinteresuotas organizacijas ir asmenis priimtus sprendimus, taip pat siekiant juos patvirtinti, galima surašyti protokolų ištraukas.

Ištrauka iš protokolo- dokumentas, kuris yra protokolo dalies kopija. Ištraukoje pakartojama įvadinė protokolo dalis (formos detalės, informacija apie pirmininką, sekretorių, kurie dalyvavo), darbotvarkės klausimas, dėl kurio ruošiamas išrašas, ir teksto dalis, atspindinti klausimo svarstymą ir dėl jo priimtus sprendimus. Išrašas nėra patvirtintas susirinkimo pirmininko ir sekretoriaus parašais. Sertifikavimo užrašas padarytas rankomis ir sudarytas iš žodžio „tiesa“, kurį parengė sekretorė. Jei dokumento išrašas išduodamas kitai organizacijai, jis patvirtinamas organizacijos antspaudu.

Memorandumas

Memorandumas - dokumentas, informuojantis aukštesnę instituciją, organizacijos ar struktūrinio padalinio vadovą apie įvairius įvykius ar esamą situaciją. Atmintinė surašoma darbuotojo iniciatyva arba vadovybės prašymu. Pagal turinį DZ gali būti:

Iniciatyva - sudaryta siekiant paskatinti adresatą priimti tam tikrą sprendimą ir įtraukti ne tik faktus, bet ir konkrečius pasiūlymus;

Informacinis - jie yra reguliariai rengiami ir juose yra informacijos apie detales ar darbo rezultatus;

Ataskaitų teikimas - informuoti apie darbo pabaigą, jo etapą, užsakymo įvykdymą

DZ turi būti antraštė, prasidedanti prielinksniu „O“. "Apie".

DZ surašomas ant paprasto popieriaus lapo, kuriame nurodoma ši informacija: - struktūrinio padalinio pavadinimas; - dokumento tipas; - data; -Kelionės tikslas; -antraštė į tekstą; - tekstas; -parašas.

Didelėse organizacijose memorandumų registracija priimama jų sukūrimo vietoje (struktūriniuose padaliniuose). Atmintinė sukurta dviem egzemplioriais, iš kurių vienas perduodamas galvai, po svarstymo jį paduoda bylos sekretorius pagal bylų nomenklatūrą. Antrasis lieka byloje, kuri saugoma struktūriniame padalinyje. Bylos su atmintinėmis paprastai formuojamos chronologiškai. Memorandumų saugojimo laikas yra toks pat kaip ir susirašinėjimo ir yra 3–5 metai. Tų organizacijų, kurioms jos skirtos, biuro darbas su išoriniais memorandumais atliekamas panašiai kaip darbas su gaunamomis raidėmis.

Atmintinė yra savotiška atmintinė. Tiesą sakant, tai yra vienas ir tas pats dokumentas, tačiau SZ neturi oficialaus statuso. Nė vienas iš norminių ir metodinių dokumentų, reglamentuojančių rūšies sudėtį valdymo dokumentai, šis dokumentas nepateikiamas. Tačiau praktikoje jis plačiai naudojamas.

Paaiškinimai yra dviejų tipų: 1.- sudarytas siekiant paaiškinti atskiras atlikto darbo nuostatas. 2 tipas - organizacijos darbuotojai rašo apie savo veiksmų priežastis arba komentuoja bet kokius įvykius.

Tokio pobūdžio aiškinamasis raštas paprastai rašomas ranka, adresuojamas jo paprašiusiam vadovui. Aiškinamojo rašto data bus jo surašymo diena. Aiškinamojo rašto tekste turėtų būti aprašyti faktai, dėl kurių jis buvo parašytas, ir argumentai, paaiškinantys incidentą, švelninantys darbuotojo netinkamą elgesį arba patvirtinantys kai kuriuos faktus. Skirtingai nuo memorandumų, aiškinamosiose pastabose nėra išvadų ir pasiūlymų. Teksto glaustumo ir aiškumo reikalavimas taip pat taikomas aiškinamosioms pastaboms. Registruojant parašą, nurodoma pozicija, asmeninis parašas, inicialai ir pavardė.

Aiškinamieji raštai, kaip taisyklė, surašomi vienu egzemplioriumi ir lieka tais atvejais, kai yra dokumentai-užsakymo pagrindas. Organizacijose, kuriose tvarkomi asmeniniai reikalai, aiškinamasis raštas gali būti įrašytas į asmens bylą.

Būna darbinių akimirkų, kai reikia dokumentuoti ar įrodyti, kad koks nors įvykis tikrai įvyko: dokumentai buvo perduoti naujam darbuotojui, atliktas patikrinimas, sunaikinti senieji antspaudai, o šaltkalvis Ivanovas atėjo į darbą girtas. Kaip tai padaryti? Tai labai paprasta: reikia aktyvuoti įvykį, t.y. surašyti aktą, kuriame keli žmonės su savo parašais patvirtins, kad tas ar kitas faktas įvyko. Mes jums pasakysime, kaip teisingai surašyti aktą ir suteikti šiam dokumentui teisinę galią, kad kilus ginčui jis galėtų veikti kaip įvykio įrodymas.

Aktą surašo grupė asmenų (arba specialiai sukurta komisija), siekdama dokumentuoti bet kurį faktą: patikrinimo rezultatus, bylų priėmimą ir perdavimą, drausmės pažeidimą ir kt. Dokumente yra bent jau išsamus užfiksuoto fakto aprašymas ir jį nustatiusių asmenų parašai, maksimaliai (be to, kas išdėstyta aukščiau) - išvados ir rekomendacijos situacijai keisti.

Valstybiniai biuro darbo standartai nepalankiai vertina tokio tipo dokumentus ir duoda tik daugiausiai Bendrosios taisyklės braižant. Galbūt taip yra dėl to, kad yra labai daug veikų rūšių, ir tiesiog neįmanoma kiekvienos jų sutalpinti į vieningą formą.

4.10. Veikti sudarė keli asmenys (komisija) ir patvirtina nustatytus faktus ar įvykius. Akto tekstą sudaro dvi dalys: įžanginė ir pagrindinė (nustatanti).

Įžanginėje akto dalyje nurodomas administracinis dokumentas, kurio pagrindu suaktyvinamas faktas, įvykis ar veiksmas (vardiniu atveju), jo numeris ir data. Sąraše nurodant asmenis, dalyvavusius rengiant aktą, pareigybių pavadinimai nurodomi nurodant organizacijas, pavardes ir inicialus (vardo atveju). Pirmasis - komisijos pirmininkas. Jei reikia, leidžiama pateikti informaciją apie asmens tapatybę patvirtinančius dokumentus ir asmenų, dalyvavusių rengiant aktą, įgaliojimus ir jų adresus. Komisijos narių pavardės išdėstytos abėcėlės tvarka. Žodžiai „fondas“, „pirmininkas“, „Komisijos nariai“, „lankė“ rašomi didžiąja raide.

Pagrindinėje akto dalyje išdėstyti nustatyti faktai, taip pat išvados ir išvados. Akto tekstas baigiasi informacija apie akto egzempliorių skaičių ir jų vietą. Akto egzempliorių skaičius nustatomas pagal suinteresuotųjų šalių skaičių arba teisės akto rengimą reglamentuojančias nuostatas. Pavyzdžiui:

Sudaryta 3 egzemplioriais:

1 egzempliorius - apskaita,

2 egzempliorius - komercinis skyrius,

3 egzempliorius - pirkėjas.

Aktų formos dažnai yra reglamentuose, reglamentuojančiuose tam tikrą veiklos rūšį. Pavyzdžiui, aktas dėl pramoninės avarijos buvo patvirtintas 2002 m. Spalio 24 d. Rusijos Federacijos darbo ministerijos dekretu Nr. 73. Pagrindinės organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklės, patvirtintos sprendimu 2002 m. vasario 6 d. Rosarkhiv kolegijos laiške yra šios formos:

• aktas dėl dokumentų, kurie nėra saugomi, skyrimo sunaikinti;
• laikino naudojimo bylų išdavimo aktas;
• prieinamumo ir padėties tikrinimo veiksmas;
• aktas dėl elektroninių dokumentų perkėlimo ir perrašymo;
• dokumentų priėmimo ir perdavimo valstybiniam saugojimui aktas;
• aktas dėl dokumentų, kurių paieškos keliai buvo išnaudoti, neatradimo ir kt.

Jei tam tikroje situacijoje nėra vieningos akto formos, organizacija gali ją išplėtoti, atsižvelgdama į savo specifiką ir pridėti vietos vieningos formos dokumentus.

Kas yra komisija ir kas yra dalyviai?

Komisija atstovauja specialus kūnas, sukurtas organizacijoje konkrečiam tikslui: patikrinti padalinio veiklą, ištirti dokumentų vertę ir kt.

Komisija gali būti pastovi... Šiuo atveju jo sudėtis yra nustatyta atitinkamame vietiniame norminiame akte (pavyzdžiui, reglamente dėl ekspertų komisijos) ir nesikeičia metų metus. Taigi, jei reglamente dėl ekspertų komisijos parašyta, kad dokumentų vertės tyrimą atlieka biuro vadovas, vyr. teisinis skyrius ir vyriausiasis buhalteris, tada kasmet būtent jie nustato, kuriuos dokumentus palikti archyve, o kuriuos sunaikinti. Nesvarbu, kad žmonės, einantys šias pareigas, gali pasikeisti.

Komisija gali būti sudaryta vienkartiniu būdu... Pavyzdžiui, jei per kelerius veiklos metus bendrovė sukaupė daug sugadintų blankų ir juos reikia sunaikinti, išduodamas įsakymas, kuriame naikinimo komisiją sudarantys darbuotojai yra išvardyti ne tik pagal pareigas, bet ir pagal pavardę ( 1 pavyzdys). Ši komisija susitiks tik vieną kartą, atliks savo darbą, užfiksuos savo rezultatą ir nustos egzistuoti.

1 PAVYZDYS

Įsakymo dėl sugadinto firminio blanko sunaikinimo fragmentas

AŠ UŽSISAKAU:

Sukurkite komisiją, kurią sudaro:

Komisijos pirmininkas: vyr ikimokyklinio ugdymo paslaugos Petrova I.P.

Komisijos nariai:

saugumo tarnybos specialistas Nuriev S.D.,

sekretorė-raštininkė Yu.A. Kochenkova

pastabą: komisijos pirmininkas taip pat skiriamas „iš viršaus“. Jūs negalite paskirti savęs komisijos pirmininku.

Be to, komisijoje gali būti darbuotojų, kurie yra įvykio liudininkai. Paprastai tai taikoma aktams, surašytiems dėl drausminio darbuotojų elgesio. Pavyzdžiui, jei reikia dokumentuoti vieno iš skyriaus darbuotojų vėlyvo atvykimo faktą, komisiją gali sudaryti įsk. iš jo kolegų, kurių darbo vieta esančiame tame pačiame biure (daugiau informacijos rasite skyriuje „Veikia HR administravimas»).

Yra tam tikrų rūšių aktų, kuriems nereikia komisijos (pavyzdžiui, bylų perdavimo aktai, kuriuos surašo darbuotojas, perduodantis bylas ir darbuotojas, kuris jas priima) (2 pavyzdys).

2 PAVYZDYS

Tarnybos bylų priėmimo ir perdavimo aktas

Viešoji korporacija

"Pieno produktų gamykla"

ACT

19.09.2013 № 1

Maskvos miestas

biuro bylų priėmimas ir perdavimas

Ryšium su A. P. Rumyantsevos išleidimu iš UAB „Pieno produktų gamykla“ biuro vadovo pareigų 2013-09-20 ir paskyrimo į Fedorovos pareigas O.V. pagal 2013-09-16 darbo sutartį Nr. 432-13 Rumyantseva A.P. pervedimai, o Fedorova Oi. priima šiuos dokumentus:

1. Pagrindinės veiklos užsakymai 2013 metams (originalai).
2. 2013 m. Pagrindinės veiklos užsakymų registravimo žurnalas (originalas).
3. 2013 m. Gaunamų dokumentų registravimo žurnalas (originalas).

Dokumentai perduoti Dokumentai priimti

Rumjanceva A.P. Rumjanceva Fedorova O.V. Fedorova

19.09.2 013 19.09.2013

Dalyvaudami rengdami aktą, jie dažniausiai išvardija tuos, kurių atžvilgiu atliekamas patikrinimas ar veiksmas drausmės pažeidimas... Dalyvaujantis asmuo negali būti komisijos nariu, kaip ir komisijos narys negali dalyvauti tikrinant save.

Akto detalės

Ši informacija suteikia aktui teisinę galią:

Jei įvykis neaktyvinamas pirmą kartą, aktas gauna Registracijos numeris... Tai taikoma, pavyzdžiui, antspaudų ir antspaudų naikinimo veiksmams, dokumentų neatradimo veiksmams, dokumentų, kurių saugojimo laikas pasibaigęs, sunaikinimo veiksmams ir kt. dokumentai, kurie reguliariai rengiami struktūriniame padalinyje (t Ši byla- ikimokyklinio ugdymo įstaigos). Be to, kiekvienos rūšies veiksmai registruojami atskirai.

Veiksmai, kuriems reikia patvirtinimo pareigūnas turėti patvirtinimo antspaudas.

Aktuose, sudarytuose remiantis kitu (dažniausiai organizaciniu ir administraciniu) dokumentu, yra nuoroda į šio dokumento registracijos numerį ir datą.

Jei prie akto pridedami kokie nors dokumentai, jis pridedamas programos pasiekiamumo ženklas.

Jei aktas surašytas vieno iš darbuotojų atžvilgiu (tai būdinga personalo įrašų valdymui), dokumente yra pažinčių vizos.

Siunčiant organizacijai be motyvacinio laiško, adresato įmonės vadovo svarstomas veiksmas eina įeinančio dokumento keliu ir gali turėti rekvizitus „Rezoliucija“, „Kontrolės ženklas“, „Vykdymo ženklas“. .

Užbaigus aktą, jis pritvirtinamas paskirties vieta.

Akto šablonas

Neįmanoma sukurti formų aktyvuoti kiekvieną atvejį, kuris gali įvykti vykdant organizacijos veiklą. Tačiau, remiantis pateikta informacija valstybės standartus dirbdami biure, galite sukurti universalų akto šabloną, kurį, priklausomai nuo situacijos, galima pakeisti. Rekomenduojame naudoti šį šabloną (3 pavyzdys) aktyvinant įvykius, kurių norminiuose dokumentuose nepateikiamas akto pavyzdys ar forma.

3 PAVYZDYS

Universalus aktų šablonas

Bazė: [pagrindinis tekstas].

Komisiją sudaro:

Pirmininkas:

Komisijos nariai:

[pareigybės pavadinimas] [pavardė, inicialai],

[pareigybės pavadinimas] [pavardė, inicialai].

Dalyvavo:

[pareigybės pavadinimas] [pavardė, inicialai],

[pareigybės pavadinimas] [pavardė, inicialai].

[Akto tekstas]

Priedas: __________________ ___ l. ___ egzemplioriais.

Aktas surašytas ___ egzemplioriais:

1 kopija - [kopijos vieta];

2 -asis egzempliorius - [kopijos vieta].

Pirmininkas Parašas Pilnas vardas data

Komisijos nariai: Parašas Pilnas vardas

Parašas Pilnas vardas

Susipažino su aktu:

Pilnas vardas Pasirašymo data

Pasirašymo data

Kaip veikia bendras biuro darbas, parengtą palyginti laisva forma, galima paminėti darbuotojų, atsakingų už biuro darbą organizacijos veiklos struktūriniuose padaliniuose, veiklos patikrinimo aktus (4 pavyzdys) ir biuro reikalų priėmimo ir perdavimo aktą. (žr. 2 pavyzdį).

4 PAVYZDYS

Už biuro darbą atsakingų darbuotojų veiklos tikrinimas organizacijos struktūriniuose padaliniuose

Pagrindai: 2013 m. Sausio 14 d. Įsakymu Nr. 3 patvirtintas grafinis UAB „Profile Profile“ struktūrinių padalinių veiklos patikrinimo grafikas.

Komisiją sudaro:

Pirmininkas: administracijos direktorius LB Šestajevas

Komisijos nariai:

Žmogiškųjų išteklių vadovė Klimova T.I.

asistentas generalinis direktorius Leontjeva M.S.

Dalyvavo:

tarnybos vadovas dokumentų palaikymas vadovybė Gavrilova P.R.,

inžinierius R. T. Episheva,

inžinierius A.A. Kostina,

vyriausiasis specialistas Riazanovas I.M.

Nuo 2013 m. Rugsėjo 16 d. Iki rugsėjo 20 d. Komisija tikrino už biuro darbą atsakingų darbuotojų veiklą organizacijos struktūriniuose padaliniuose.

Atliekant auditą buvo atsižvelgta į:

• reguliavimo ir metodinė parama struktūriniai organizacijos padaliniai biuro darbe;
• teisingumą ir savalaikiškumą, kai darbuotojai atlieka struktūrinių padalinių darbo biure funkcijas.

Komisija nustatė:

• darbas valdant biuro darbą struktūriniuose padaliniuose atliekamas vadovaujantis CJSC „Profile“ ir kitų vietinių biuro darbo instrukcijomis reglamentas biuro darbo procesų organizacijoje reguliavimas;
• struktūriniams padaliniams pateikiamos visų vietinių taisyklių, reglamentuojančių darbą biure organizacijoje, kopijos;
• Episheva R. T. ir Riazanovas I.M. buvo apmokyti 8 valandas trukusiame seminare „Biuro darbo organizavimas ir archyvavimas“ pagal 2013 m. UAB „Profile“ darbuotojų mokymo planą, patvirtintą 2012-12-10 įsakymu Nr. 543, apie kurį jie turi atitinkamus pažymėjimus. ;
• darbuotojai laiku atlieka biuro valdymo funkcijas struktūriniuose padaliniuose.

Tuo pat metu komisija nustatė, kad nebuvo įsakymo skirti inžinieriaus A.A.Kostinos. atsakingas už biuro darbą techninės kontrolės skyriuje, apie kurį buvo gautas rašytinis skyriaus dokumentų palaikymo tarnybos vadovo P. R. Gavrilovos paaiškinimas.

Priedas: P. R. Gavrilovos aiškinamasis raštas už 1 litrą. 1 egzemplioriuje.

Aktas surašytas dviem egzemplioriais:

1 egzempliorius - personalo skyriui;

2 egzempliorius - byloje Nr. 24-56.

Komisijos pirmininkas Šestajevas L. B. Šestajevas 08.10.2013

Komisijos nariai: Klimova T.I. Klimova

Leontjevas M.S. Leontjevas

Susipažino su aktu:

P. R. Gavrilova Gavrilova 2013-08-10

Episheva R. T. Episheva 2013-08-10

A.A. Kostina Kostina 2013-08-10

Riazanovas I.M. Riazanovas 2013 10 08

24-56 bylai

Petrova 2013-08-10

HR įrašai

Personalo įrašų valdymo srityje dažniausiai surašomi aktai, kuriais siekiama užfiksuoti darbuotojo drausminį nusižengimą, jo atsisakymą vykdyti vadovo nurodymą arba bet kurį kitą faktą, kuris kilus galimam ginčui su darbuotoju padės darbdavys turi įrodyti savo veiksmų teisėtumą. Pavyzdžiui, nutraukus darbo sutartis dėl to, kad darbuotojas pirmą dieną neatvyko į darbą, darbdavys turės įrodyti, kad tam tikrą dieną jo naujas darbuotojas nebuvo darbovietėje, o veika naudojama kaip įrodymas.

Tokie veiksmai yra pagrindas duoti įsakymus darbuotojams drausminė nuobauda, sumažintos premijos mokėjimas arba darbo sutarties nutraukimas.

Pastaba!

Kartais neužtenka vieno darbo drausmės pažeidimo veiksmo, darbuotojo nusižengimą taip pat turi patvirtinti gydytojas. Tai visų pirma susiję su apsinuodijimo alkoholiu, narkotikais ar toksiniu apsinuodijimu.

Komisija, kuri rengia drausminio nusižengimo aktą, turi savo ypatybes. Kadangi nėra įsakymo dėl komisijos sudarymo, jos pirmininko taip pat nėra. Vietoj to pasirodo akto rengėjas - darbuotojas, atsakingas už darbą su personalu ar darbo apsauga. Jo pareiga yra užfiksuoti darbo drausmės pažeidimo faktus. Jei į komisiją galima pakviesti tiesioginį pažeidėjo vadovą, tai turi būti padaryta, nes viršininkas savo ruožtu privalo stebėti jam patikėtos komandos drausmę. Bet kuris kalto darbuotojo kolega gali tapti trečiuoju komisijos nariu.

Pateikiame darbuotojo neatvykimo į darbo vietą pavyzdį (5 pavyzdys).

5 PAVYZDYS

Darbuotojų nebuvimo įstatymas

Ribotos atsakomybės bendrovė „Autosalonas„ Solaris ““