Dokumentų vertės tyrimas yra procedūra, pagal kurią nustatoma dokumento istorinė, mokslinė, kultūrinė ar kita reikšmė nustatytus kriterijus... Tai atliekama, kai reikia nustatyti dokumento saugojimo laikotarpį. Kaip tinkamai atlikti dokumentų vertės tyrimą, skaitykite mūsų straipsnyje.
Iš straipsnio sužinosite:
Kodėl reikia atlikti dokumentų vertės tyrimą?
Visa įmonės veikla, kiekviena verslo sandoris, kiekvienas organizacinis technologinio proceso pakeitimas ar koregavimas atliekamas remiantis dokumentais. Tinkamai įformintas dokumentas su visais standartinėje formoje nustatytais rekvizitais patvirtina jo turinio teisinę reikšmę. Todėl kalendorinių metų pabaigoje visi organizacijos dokumentai pagal patvirtintą nomenklatūrą suformuojami į bylas ir saugomi įmonės archyve.
Tokiu atveju kiekvienas dokumentas įrašomas į vidinį inventorių, įklijuojamas į dėklą su privaloma nuoroda jo saugojimo sąlygas. Šį laikotarpį lemia dokumento tikslas, jo turinys, jame pateikiamos informacijos vertė, praktinė reikšmė. Atsižvelgiant į tai, dokumentai pagal saugojimo laikotarpius yra suskirstyti į:
- trumpalaikis saugojimas (mažiau nei 10 metų);
- ilgalaikis saugojimas (daugiau nei 10 metų);
- nuolatinis saugojimas (amžinai).
Popieriaus tvarkymas atliekamas kelis kartus. Iš pradžių jų vertė nustatoma rengiant bylų sąrašą ir jų formavimą kalendorinių metų pabaigoje. Be to, po to, kai dokumentai bus pašalinti iš biuro darbo, kai baigiasi saugojimo laikotarpis, taip pat turėtų būti atliktas ekspertinis vertinimas, rengiantis juos perkelti į įmonės archyvą.
Pirmiausia atliekamas dokumentų vertės tyrimas, siekiant nustatyti, kiek laiko reikės saugoti tam tikrą verslo dokumentą. Vertinimas atliekamas remiantis standartiniais arba konkrečiai pramonei skirtų dokumentų sąrašais, nustatančiais saugojimo laikotarpį. Modelių sąrašai- tarpšakinės reikšmės nuostatai, jų nuostatos galioja visoms institucijoms ir organizacijoms. Sektorinius sąrašus naudoja vieno padalinio pavaldumo įmonės. Taigi, pavyzdžiui, yra tokie švietimo įstaigų, medicinos ir tt sąrašai. Tačiau tokios taisyklės nėra dogma, ir paprastai sprendimas tęsti saugojimą arba būtinybė sunaikinti vieną ar kitą dokumentą individualiai- atliekant dokumentų vertės tyrimą.
Pasibaigus dokumentų saugojimo laikotarpiui, prieš juos siunčiant šalinti, taip pat atliekamas archyve esančių dokumentų vertės tyrimas. Ši procedūra yra privaloma ir skirta užtikrinti, kad negrįžtamai būtų sunaikinti tie dokumentai, kurie nebeatitinka jokios praktinės, istorinės, mokslinės ar kitos vertės.
Pagrindinės dokumentų vertės tyrimo užduotys yra šios:
- tų dokumentų, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigęs, atranka;
- peržiūrėti dokumentus, kuriuos reikia sunaikinti, siekiant nustatyti jų vertę ir išspręsti klausimą, ar tikslinga juos perduoti saugoti į savivaldybės, valstybės ar bet kurį kitą specializuotą archyvą;
- atrinkti tuos dokumentus, kurie neturi ekonominės, politinės ar istorinės vertės ir kurie vis tiek bus laikinai saugomi;
- dokumentų, kuriuos reikia perdirbti, perdavimas ir perdavimas rangovų organizacijai, kurios specializacija yra perdirbamų medžiagų naikinimas ir perdirbimas;
- ekspertų atliktų dokumentų saugojimą, siekiant nustatyti ir pataisyti anksčiau nustatytus saugojimo laikotarpius.
Archyvo dokumentų vertės tyrimas
Archyvuose atliekamas ekspertinis saugyklų svarbos vertinimas, pavyzdžiui:
- kai kai kurios medžiagos ruošiamos publikacijai;
- kuriant teminius registrus, katalogus, žinynus;
- priimti sprendimą dėl mikrofilmo poreikio arba dokumento konvertavimo į elektroninę skaitmeninę formą;
- perkeliant dokumentus į kitus archyvus.
Tokiais atvejais vertinimas atliekamas remiantis kriterijais dokumentų vertės tyrimas, kurių sudėtis ir savybės priklauso nuo atrankos tikslų ir uždavinių. Tuo pat metu jame dalyvauja ne tik archyvo darbuotojai, bet ir kitų sričių specialistai. Pagrindiniai atrankos kriterijai perkėlimui į valstybės archyvus yra šie: nuoseklumas, vientisumas, istorinė ar kultūrinė reikšmė.
Dokumentų vertės tyrimo kriterijų sudėtis priklauso nuo:
kilmėsįskaitant informaciją apie tai, kur, kada ir kas sukūrė dokumentą, jo socialinę-politinę reikšmę ir funkcinę paskirtį, priklausymo tipą ir vaidmenį;
išorinės savybės,įskaitant išsaugojimo laipsnį, perdavimo formą, registraciją ir autentiškumo patvirtinimą.
Be to, dokumento vertei įtakos turi tokie veiksniai:
teisinė ir istorinė reikšmė;
autobiografija;
kalbines, kultūrines ir menines savybes.
Kadangi ekspertų vertinimo kriterijų pasirinkimas priklauso nuo jo tikslų, jų reikšmė kiekvienu konkrečiu atveju bus skirtinga.
1. Įvadas ……………………………………………………… .2
2. Ekspertų įstaigų sistema ……………………………………… .4
3. Vertės vertinimo kriterijai …………………………………… .7
4. Dokumentų vertės tikrinimo tvarka ………… 10
5. Literatūra ……………………………………………… .13
1. Įvadas
Valdymo veikla būdinga visoms institucijoms, įmonėms ir organizacijoms.
Tai apima organizacinius klausimus, planavimą, finansavimą, pramonę gamybos darbai, personalo atranka ir įdarbinimas, kontrolė ir kt. Valdymo procese renkamas, apdorojamas ir perduodamas didžiulis informacijos kiekis.
Remiantis informacija, priimami valdymo sprendimai, informacija yra jų įgyvendinimo įrodymas ir apibendrinimo šaltinis. Valdymo efektyvumas priklauso nuo dokumentuose užfiksuotos informacijos apimties, efektyvumo ir patikimumo.
Dokumentas, užfiksavęs informaciją, taip užtikrina jos išsaugojimą ir kaupimą, galimybę ją perduoti kitam asmeniui, taip pat pakartotinį informacijos naudojimą.
Taigi valdymo veiklos dokumentacija susideda iš tam, kad nustatyta forma būtų įrašyta valdymui reikalinga informacija, tai yra, kuriant dokumentus. Be to, dokumentai daugeliu atvejų yra privalomi, kaip nustatyta įstatymuose ir kituose teisės aktuose valdžia kontroliuojama.
Dokumentai kaip informacijos šaltiniai yra nevienodi.
Ypač svarbūs yra „asmeniniai“ dokumentai, kuriuose yra informacijos apie iškilius valstybės veikėjus ir visuomenės veikėjus, literatūros ir meno veikėjus, kurie turi mokslinę vertę, istorinę reikšmę. Jie turėtų būti saugomi amžinai.
Dokumentai „bet personalui“, kuriuose yra informacijos apie darbo veikla piliečiai, jų mokymasis ir kiti gyvenimo įvykiai yra vertingi konkretiems žmonėms. Tokie dokumentai turi ilgą saugojimo laiką, o po to sunaikinami.
Pagal saugojimo laikotarpį dokumentai skirstomi į tris grupes:
Nuolatinio saugojimo dokumentai;
Ilgalaikis (daugiau nei 10 metų) dokumentų saugojimas;
Laikino saugojimo dokumentai (iki 10 metų imtinai).
Tikrinant dokumentų vertę, išsprendžiamos dvi užduotys:
Vertingų dokumentų atranka amžinam saugojimui ir ilgalaikių dokumentų atranka praktinė reikšmė, ilgalaikiam saugojimui (daugiau nei 10 metų);
Skiriama sunaikinti dokumentus, kurių saugojimo laikas pasibaigęs, juodraščiai, pasikartojantys dokumentai.
Dokumentų vertės tyrimas yra dokumentų atranka valstybiniam saugojimui arba jų saugojimo sąlygų nustatymas remiantis priimtus kriterijus.
Atlikus vertybių tyrimą:
· Nustatomas dokumentų rinkinys nuolatiniam saugojimui;
· Dokumentai, kurių saugojimo laikas pasibaigęs, parenkami sunaikinti;
· Nustatomi unikalūs ir ypač vertingi atvejai;
· Vykdomas visavertis organizacijos ir valstybinio archyvo archyvo su mokslu ir istorija dominančiais dokumentais įsigijimas.
2. Ekspertų įstaigų sistema
Organizuoti ir vykdyti bet kurios organizacijos veikloje sukauptų dokumentų vertės, nepriklausomai nuo nuosavybės formos ar funkcijų, tikrinimo darbus direktoriaus (prezidento, vadovo) įsakymu ekspertų komisija(EK), į kurią įeina kvalifikuoti pagrindinių struktūrinių padalinių specialistai (ne mažiau kaip 3–9 žmonės).
EK pirmininkas skiriamas vienu iš organizacijos vadovų, kuris prižiūri darbo biure ir archyvų klausimus, sekretorius yra tarnybos darbuotojas dokumentų palaikymas valdymas (DOW).
Ekspertų komisijos funkcijas ir teises, jos darbo organizavimą nustato nuostatai dėl ekspertų komisijos. Rengiant šį reglamentą reikia vadovautis pavyzdiniu organizacijos ekspertų komisijos (EK) reglamentu, patvirtintu „Rosarchiv“ 1995 m.
Organizacijose, turinčiose pavaldų tinklą, sukuriamos centrinės ekspertų komisijos (VRK), o prireikus - struktūrinių padalinių ekspertų komisijos.
EK ir VRK apima:
Ekonomistas ar buhalterinės apskaitos darbuotojas (buhalterinė ir finansinė dokumentacija sudaro didelę procentą visos dokumentų masės);
Ofiso darbuotojas;
Organizacijos archyvo vadovas arba vykdomasis atsakingas už archyvą;
Mokslinio, pramoninio ir kitokio pobūdžio dokumentų specialistas;
Informacijos saugumo specialistas.
Patartina į VRK įtraukti archyvinės institucijos atstovą, kurio įsigijimo šaltinis yra ši organizacija.
EB ir VRK nuostatos nustato teisiniais aspektais, komisijų funkcijas ir darbo tvarką.
EK ir VRK yra patariamieji organai, vadovaujami organizacijos, jų posėdžiai vyksta pagal poreikį.
Visi ekspertų komisijos sprendimai įrašomi į protokolą, kurį pasirašo komisijos pirmininkas ir sekretorius. Šie sprendimai įsigalioja organizacijos vadovui patvirtinus EK ir VRK protokolus.
VRK vykdo struktūrinių padalinių ir pavaldžių organizacijų ekspertinių komisijų darbo metodines gaires. Protokolus, kuriuose yra sprendimai dėl standartinių ir apytikslių bylų nomenklatūrų, tvirtina organizacijos vadovas, juos apsvarstęs atitinkamos archyvinės institucijos ekspertų peržiūros komisija (EPC).
Ekspertų komisijų darbo metodines gaires vykdo ekspertų peržiūros komisijos (EPC), sukurtos archyvų valdymo organuose, valdomuose regiono, regiono, miesto, taip pat federalinėse valstybės archyvai.
Jei EK ir CEC yra pirmieji, tai EIC yra antrasis dokumentų atrankos saugoti ir sunaikinti kontrolės atvejis.
Rozarhive ir archyviniuose skyriuose buvo sukurtos centrinės ekspertų peržiūros komisijos (CECC) - tai aukščiausia institucija, tirianti dokumentų vertę. CEPC veikia remdamasi Centrinės ekspertų peržiūros komisijos reglamentu Federalinė agentūra, patvirtintas Rozarhovo ordinu 2007 m.
Valstybės archyvuose veikia ekspertų metodinės komisijos (EMS); jie yra atsakingi už:
Valstybės archyve esančių dokumentų vertės tyrimas;
Svarstymas išsivystė archyve mokymo priemonės;
Darbas prie valstybės archyvo įsigijimo.
Taigi ekspertų aptarnavimo sistemą sudaro:
Archyvinės institucijos - CEPK, EPK, EMK;
Kitos institucijos - EK, VRK. Pagrindinės VRK ir EK funkcijos yra šios:
Organizacijos reikalų konsoliduotos nomenklatūros projektų svarstymas, teikimas tvirtinti ir susitarimas su ekspertų komisija (EPC), jei organizacijos archyvas yra Archyvinio fondo įsigijimo šaltinis Rusijos Federacija;
Kasmetinių bylų, skirtų tolesniam saugojimui ar paskirstymui sunaikinti, organizavimas ir tvarkymas kartu su raštinės ir archyvavimo tarnybomis;
Nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejų aprašų svarstymas, pateikimas tvirtinti organizacijos vadovui ir EPK patvirtinti ir veiksmai dėl bylų, kurios nėra saugomos, paskirstymo sunaikinti;
Dokumentų perkėlimo iš struktūrinių padalinių į organizacijos archyvą tvarkaraščių ir nuolatinio saugojimo atvejų perkėlimo iš organizacijos archyvo į valstybės archyvą grafikų svarstymas ir derinimas su valstybės archyvu;
Asmens kilmės dokumentų priėmimo į departamentą saugojimo klausimų svarstymas.
3. Vertės ekspertizės kriterijai
Dokumentai priskiriami Rusijos Federacijos archyvinio fondo sudėčiai, remiantis vertės tyrimo rezultatais, visapusiškai taikant dokumentų kilmės, turinio ir išorinių požymių kriterijus. Vertės tyrimo kriterijus yra moksliškai pagrįstų požymių sistema, pagal kurią nustatoma dokumentų vertė.
Nagrinėjant dokumentų vertę, visi kriterijai taikomi visumoje. Tai yra viena iš dokumentų vertinimo visapusiškumo ir sudėtingumo apraiškų.
Kilmės kriterijai apima:
Organizacijos ar asmens vaidmuo ir vieta viešojo administravimo sistemoje arba konkrečioje pramonės šakoje, dėl kurios veiklos buvo sukurti dokumentai;
Jų atliekamų funkcijų reikšmė;
Dokumentų formavimo laikas ir vieta.
Kilmės kriterijus leidžia visas organizacijas, įstaigas ir įmones suskirstyti į maždaug tris grupes.
Pirmajai grupei priklauso organizacijos, kurių dokumentai turi didelę mokslinę, istorinę ir ekonominę vertę. Tai yra centriniai ir vietos valdžia valdžios institucijos ir administracijos, jų sektoriniai struktūriniai padaliniai, teismai ir prokurorai, mokslo ir pramonės asociacijos, didelės gamyklos ir gamyklos ir kt.
Antrąją grupę sudaro organizacijos vietinė reikšmė... Tai yra daugybė organizacijų, vienalyčių funkcijų ir numatytą paskirtį... Šios grupės dokumentai turi praktinę ir neabejotiną mokslinę reikšmę, tačiau į valstybės archyvą jie paprastai priimami pasirinktinai, nes tokių institucijų veikla atsispindi aukštųjų organizacijų dokumentuose. Svarbūs dokumentaišios grupės organizacijos, kurios nepatenka į aukštesnio lygio organizacijas, turi būti identifikuotos ir pridėtos prie aukštesnio lygio organizacijos dokumentų.
Trečiąją grupę daugiausia sudaro pagalbinio ir paslaugų pobūdžio organizacijos. Šios grupės organizacijų dokumentai yra aktualūs tik praktinis darbas.
Dokumentų vertės tyrimas vykdomas kasmet valdymo dokumentacijos tarnybos darbuotojai kartu su organizacijos VRK (EK) vadovaudamiesi archyvo metodinėmis rekomendacijomis.
Atliekant vertės tyrimą struktūrinių padalinių dokumentai atrenkami nuolatiniam ir laikinam (daugiau nei 10 metų) saugojimui, kad būtų perduoti archyvui; atrinkti atvejus su laikino saugojimo laikotarpiais, kurie bus saugomi struktūriniuose padaliniuose; paskirstymas byloms sunaikinti už ankstesnius metus, kurių saugojimo laikotarpis pasibaigė.
Tuo pačiu metu tikrinama organizacijos bylų nomenklatūros kokybė ir išsamumas, failų saugojimo laikotarpių nustatymo teisingumas.
Dokumentai, skirti nuolatiniam ir laikinam (daugiau nei 10 metų) saugojimui, atrenkami peržiūrint bylas. Neleidžiama atrinkti dokumentų saugojimui ir sunaikinimui tik pagal bylų antraštes.
Dėklai, pažymėti „EPK“, skenuojami per puslapius, kad būtų galima identifikuoti ir ištraukti iš kompozicijos dokumentus, kuriuos reikia nuolat saugoti.
Bylos, pažymėtos „EPK“, kuriose yra nuolatinio saugojimo dokumentų, gali būti pertvarkytos. Nuolatinio saugojimo dokumentai, atskirti nuo jų sudėties, sujungiami į vienalytes bylas arba įforminami į atskiras bylas.
Bylų, kuriose yra likę laikino saugojimo dokumentai, saugojimo laikotarpiai nustatomi pagal dokumentų sąrašą, kuriame nurodomos jų saugojimo sąlygos, arba pagal organizacijos bylų nomenklatūrą.
Naujai suformuotos bylos pateikiamos tik baigus dokumentų vertės tyrimą.
2.3.4. Archyvas atlieka dokumentų vertės pasirinkimą nuolatiniam saugojimui, vadovaujantis atitinkamo valstybės ar savivaldybės archyvo metodinėmis rekomendacijomis.
Elektroninių dokumentų vertės tyrimo ypatybės.
Pasirinkimas elektroninius dokumentus archyviniam saugojimui atliekamas kaip elektroninių dokumentų vertės ekspertizės rezultatas, kurį atlieka organizacijos ekspertų komisija.
Pirmajame elektroninių dokumentų tyrimo etape archyvas kartu su raštinės tarnyba ar tarnyba, atsakinga už informacinių technologijų funkcionavimą organizacijoje, nustato sistemų, temų ir projektų, kurių dokumentai gali būti vertingi pagal bendruosius egzamino kriterijus, sąrašą.
Pagal sąrašą elektroniniai dokumentai atrenkami nuolatiniam ir laikinam saugojimui; sąrašą tvirtina organizacijos ekspertų komisija.
Elektroninių dokumentų tyrimą atlieka ekspertų komisija kartu su organizacijos dokumentais apie tradicines laikmenas (bendrųjų ir specialiųjų kriterijų sistema naudojama kompleksiškai: dokumento reikšmingumas, išsamumas (išsamumas); dokumento autentiškumas; informacijos dublikatas dokumentuose, priimtuose saugoti archyvuose).
Priimant saugoti elektroninius dokumentus archyve, atsižvelgiama į šiuos veiksnius: apribojimai gauti elektroninius dokumentus; elektroninių dokumentų kūrimo proceso išsamumas; išlaidos už galimą elektroninių dokumentų vertimą į kitą formatą, patekus į archyvą; teisės aktų, neleidžiančių perduoti elektroninių dokumentų, buvimas; būtinų lydimųjų dokumentų prieinamumas; elektroninės įrangos tipo atitikimas įvairiems elektroninių dokumentų saugojimo būdams, saugojimo suteikimo kaina.
Remiantis dokumentų vertės tyrimo rezultatais organizacija sudaro bylos įrašai nuolatinis (1 priedėlis), laikinas (daugiau nei 10 metų) saugojimas (2 priedėlis) ir personalas (3 priedas), taip pat aktai dėl bylų, kurios nėra saugomos, skyrimo sunaikinti (4 priedas).
Organizacijos archyve, atsižvelgiant į elektroninių dokumentų, priskirtų Rusijos Federacijos archyvų fondui, sudėtį ir apimtį, elektroninių dokumentų inventorius nuolatinis saugojimas, personalo bylų sąrašas (5 priedas). Valdymas, mokslinė ir techninė dokumentacija, atskiri elektroninių dokumentų rinkiniai yra įtraukti į nepriklausomus inventorius.
Atsargų registravimo ir patvirtinimo tvarka nustatyta šių Taisyklių 6.4.5 punkte.
Archyvinės institucijos EPK tvirtina nuolatinio saugojimo atvejų aprašus ir derina personalo bylų aprašus (įskaitant elektroninių dokumentų inventorius).
Nurodyti (2.4.1 punktas) inventorius ir aktai svarstomi organizacijos VRK (EB) posėdyje tuo pačiu metu.
VRK (EK) patvirtintus aktus ir inventorių organizacijos vadovas tvirtina tik po to, kai archyvinės institucijos EPK patvirtina nuolatinio saugojimo atvejų aprašus; po to organizacija turi teisę sunaikinti į šiuos aktus įtrauktas bylas.
Bylos įtraukiamos į aktą, jei joms numatytas saugojimo laikotarpis pasibaigė iki tų metų, kuriais aktas surašytas, sausio 1 d. Pavyzdžiui, baigtos bylos, kurių galiojimo laikas treji metai 1991 m., Gali būti įtrauktos į aktą, kuris bus surašytas ne anksčiau kaip 1995 m. Sausio 1 d.
Įstatymas dėl bylų sunaikinimo nėra saugomas, yra sudarytas visos organizacijos reikalams. Jei akte nurodomi kelių padalinių atvejai, tai kiekvieno skyriaus pavadinimas nurodomas prieš šio padalinio bylų antraščių grupę. Panašių bylų, pasirinktų sunaikinti, antraštės įtraukiamos į aktą bendroje antraštėje, nurodant šiai grupei priskirtų bylų skaičių.
Įstaigoje, firmoje yra daug įformintų dokumentų. Kad jie būtų lengvai suprantami ir greitai rastų reikiamą informaciją, dokumentai po jų vykdymo yra sugrupuoti į bylas, t.y. išdėstyti atskiruose aplankuose.
Formavimas byla apibrėžiama kaip „Įvykdytų dokumentų grupavimas į bylą pagal bylų nomenklatūrą ir dokumentų susisteminimas byloje“.
Dokumentai skirstomi į bylas pagal bylų nomenklatūrą.
Bylų formavimas turi atitikti šiuos pagrindinius reikalavimus:
dokumentų apdorojimo ir paieškos efektyvumas;
dokumentacijos paslaugų patikimumas;
dokumentų saugumą.
Todėl šiam darbo su dokumentais etapui visada buvo teikiama didelė reikšmė, buvo sukurti vienodi bylų formavimo ir vykdymo reikalavimai.
Pagrindiniai norminiai dokumentai, kuriuos šiandien reikia naudoti organizuojant bylų formavimo, registravimo ir saugojimo darbus, yra „Pagrindinės organizacijų archyvų eksploatavimo taisyklės“ ir „Valstybinė valdymo dokumentų valdymo sistema“.
Bylų formavimo, saugojimo ir vykdymo tvarka turėtų būti nustatyta remiantis nurodytais norminiais aktais konkrečios institucijos, įmonės raštinės darbo instrukcijose, nurodant tam tikrų kategorijų formavimo specifiką (jei yra). atvejų.
Įstaigos darbuotojai, atsakingi už bylų formavimą ir saugojimą, turėtų vadovautis šia instrukcija.
Bylos formuojamos centralizuotai (biure) ir decentralizuotai (struktūriniuose padaliniuose).
Reguliavimo dokumentai, vadovybės korespondencija ir svarbiausi vidinius dokumentus forma ir saugoma vadovybės biure ar sekretoriate.
Mažose įstaigose ir firmose sekretorius formuoja ir saugo verslą centralizuotai.
Struktūriniuose padaliniuose skiriami asmenys, atsakingi už dokumentų saugumą ir formavimą į bylas.
Tinkamo bylų formavimo kontrolę ir šio darbo metodines gaires atlieka departamentų archyvas ir atitinkamas valstybės archyvas.
Bylos formavimas prasideda iš karto nuo metų pradžios. Todėl kiekvienam nomenklatūroje nurodytam atvejui iki metų pradžios turėtų būti sukurtas aplankas. Tai gali būti segtuvų aplankas arba failų aplankas.
Įstaigos, įmonės pavadinimas nurodomas ant kiekvienos pradėtos bylos viršelio. Jei įstaiga turi oficialiai pripažintą sutrumpintą pavadinimą, geriau jį naudoti. Pavyzdžiui: MGIMO ir kt.
Tada naujoje eilutėje užrašomas struktūrinio padalinio pavadinimas. Pavyzdžiui, apskaita ar žmogiškieji ištekliai.
Po struktūrinio padalinio pavadinimu, viršelio viduryje nurodomas bylos indeksas pagal nomenklatūrą. Pavyzdžiui, byla Nr. 02-24, kur 02 reiškia struktūrinio vieneto indeksą, o 24-bylos eilės numeris pagal nomenklatūrą.
Antraštės pavadinimas paprastai perkeliamas iš nomenklatūros. Dėklo dangtelio apačioje nurodomas saugojimo laikotarpis (jei dėklas turi nuolatinį saugojimo laiką, rašoma „laikyti nuolat“).
Dokumentus į bylas priskiria sekretorius arba asmenys, atsakingi už šį darbą struktūriniuose padaliniuose sistemingai, kiekvieną dieną ištisus metus.
Įvykdyti dokumentai turi turėti vykdymo ženklą ir tą pačią dieną iki darbo dienos pabaigos turi būti patalpinti bylose. Griežtas šios paprastos taisyklės įgyvendinimas pašalins dokumentų praradimą ir užtikrins jų saugumą.
Į bylą gali būti pateikti tik tie dokumentai, kurie numatyti nomenklatūroje. Jei atsiranda dokumentų, kurių nenumato nomenklatūra, pradedama savarankiška byla ir jos pavadinimas pridedamas prie bylų nomenklatūros pagal atsarginį numerį.
Prieš pateikdami dokumentą byloje, turėtumėte patikrinti, ar jis buvo įvykdytas (apie tai turėtų būti pastaba).
Draudžiama pateikti dokumentus, kurie nėra įvykdyti, taip pat grąžintinus dokumentus.
Dokumentai į bylą įtraukiami tik vienu egzemplioriumi. Juodraščiai, pasikartojančios kopijos į bylą neįtraukiami. Išimtis gali būti ypač vertingų dokumentų juodraščiai ir pasikartojančios medžiagos, taip pat kopijos, kuriose yra visų rezoliucijų, pastabų, vizų, papildančių pirmųjų egzempliorių turinį.
Kiekvieno korpuso storis neturi viršyti 30-40 mm, apie 250 lapų. Jei dokumentas yra didesnis, byla yra padalinta į du ar daugiau tomų.
Formuojant dėklus, reikia laikytis daugybės reikalavimų. Svarbiausias iš jų yra nuolatinio ir laikino saugojimo dokumentų grupavimas į atskiras bylas.
Tik išimtiniais atvejais skirtingo saugojimo laikotarpio dokumentai, bet susiję su vieno klausimo svarstymu, dedami į vieną aplanką, tačiau priėmus sprendimą ir užbaigus bylą, dokumentai formuojami iš naujo.
Dokumentai suformuojami į bylą tik viename kalendoriniai metai... Šios taisyklės išimtis yra perkėlimo atvejai; teismo bylos; asmens bylos, kurios suformuojamos per visą asmens darbo institucijoje laikotarpį, taip pat išrinkti organai ir jų nuolatinės komisijos, suformuotos bylose jų šaukimo laikotarpiu.
Ypatingas formavimo bruožas yra švietimo įstaigų atvejis, suformuotas per mokslo metus, teatrų dokumentai, apibūdinantys scenos veiklą ir sugrupuoti teatro sezono metu, filmų atvejai, rankraščiai, atvejų istorijos ir daugybė kitų.
Dokumentai dedami į bylą su visais susijusiais priedais ir papildoma medžiaga, kuri atsirado sprendžiant problemą. Tačiau tais atvejais, kai paraiškos yra didelės, patartina jas suformuoti į atskirus tomus.
Pavyzdžiui, užsakymai dažnai derinami su įvairiais pareiškimais, pažymėjimais, aktais, pastabomis, kurios buvo jų paskelbimo pagrindas. Juos galima sugrupuoti atskirai: „Užsakymai 1999 metams“ - vienas atvejis ir „Dokumentai (pažymos, pareiškimai, memorandumai) užsakymams už 1999 m.“ - antrasis.
Taip pat dažnai formuojami protokolai ir dokumentai jiems.
Planuojama ir ataskaitų teikimo dokumentacija (planai, paraiškos, sąmatos, ataskaitos ir skaičiavimai jiems) pateikiama tais metais, kuriems ji priklauso pagal turinį, neatsižvelgiant į jos parengimo laiką ar gavimo datą. Pavyzdžiui, 1999 m. Ataskaita bus parengta 2000 m., Tačiau ji įtraukta į 1999 m. Bylą, o priešingai - 2000 m. Planas parengtas 1999 m. Ir įtrauktas į 2000 m. Bylą.
Ilgalaikiai planai turėtų būti priskirti jų patvirtinimo metams. Reikėtų prisiminti, kad planai, sąmatos ir ataskaitos yra sugrupuoti atskirai nuo šių dokumentų projektų.
Bylos viduje dokumentai sisteminami klausimų logine, chronologine, abėcėlės ir skaitine tvarka, tačiau galimi deriniai ir deriniai.
Paprastai byloje esantys dokumentai yra sugrupuoti pagal klausimų logikos principą, kuris numato dokumentų išdėstymą problemos sprendimo seka. Šis grupavimas sutampa su chronologinio grupavimo principu.
Abėcėlės tvarka susisteminant dokumentus, naudojami jų autorių vardai, institucijų - korespondentų pavadinimai, administracinių -teritorinių vienetų, objektų, objektų pavadinimai.
Vienarūšiai dokumentai su serijos numeracija (kvitai, sąskaitos faktūros ir kt.) Sugrupuojami skaitine tvarka.
Tam tikrų kategorijų dokumentų sisteminimas turi savo specifiką.
Administraciniai dokumentai (įsakymai, įsakymai, nutarimai ir kt.) Formuojami pagal dokumentų rūšis ir chronologiją. Šiuo atveju pagrindinės veiklos užsakymai sugrupuojami atskirai nuo užsakymų personalui.
Kolegijos dokumentai yra sugrupuoti į dvi bylas:
valdybos protokolai ir sprendimai;
valdybos posėdžių dokumentai (darbotvarkė, ataskaitos, pažymos, išvados, sprendimų projektai ir kt.).
Korespondencija susisteminama chronologine tvarka: atsakymo dokumentas pateikiamas už užklausos dokumento. Chronologija laikomasi pagal iniciatyvinius dokumentus.
Asmens bylų, apskaitos dokumentų ir piliečių apeliacijų formavimas turi savo specifiką.
Dokumentai, esantys asmens bylose, išdėstomi tokia seka: vidinė dokumentų, esančių asmens byloje, inventorizacija; darbo paraiška, siuntimas ar atstovavimas; klausimynas, personalo apskaitos lapas; autobiografija, švietimo dokumentai, išrašas iš įsakymų dėl paskyrimo, perkėlimo, atleidimo (pastabų apie įdarbinimą, perkėlimą, atleidimą kopijos); asmeninio įrašo lapo papildymas; asmeninio skatinimo lapo papildymas.
Pažymos apie gyvenamąją vietą, sveikatos būklę ir kiti antraeilės svarbos dokumentai sugrupuoti atskirai nuo asmens bylų. Šiose grupėse dokumentai išdėstomi chronologine tvarka.
Įsakymų dėl nuobaudų skyrimo, paskatų, pavadinimo pakeitimo ir kt. Kopijos. įvedant šiuos įrašus, be asmeninio lapo apie personalo įrašus, jie nėra dedami į asmens bylą.
Formavimo vietoje dabartiniame sandėlyje bylos laikomos 2 metus. Dėklai laikomi spintelėse arba seifuose, kad būtų saugūs ir apsaugoti nuo dulkių ir šviesos.
Dėklai laikomi vertikaliai lentynose pagal jų išdėstymo eiliškumą bylų nomenklatūroje. ND pritvirtintas prie vidinių spintelės durelių.Kiekvieno korpuso stubure nurodomas jo indeksas pagal nomenklatūrą, kad būtų galima greitai ieškoti dokumentų.
Bylos registracija- tai darbų, susijusių su perskaičiavimu, lapų numeracija, atestavimo užrašo sudarymas, vidinis dokumentų aprašas, kompleksas;
Ji prasideda nuo to momento, kai byla patvirtinama biuro darbe, ir baigiasi rengiant ją perduoti į žinybų archyvą pasibaigus kalendoriniams metams, kuriais byla buvo pradėta.
Bylų registravimą atlieka biuro darbo tarnybos darbuotojai.
Priklausomai nuo saugojimo laikotarpio, registruojama visa ar dalinė bylų registracija.
Nuolatinio, ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo atvejai turi būti visiškai užregistruoti.
Laikino (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai turi būti iš dalies registruojami, juos leidžiama laikyti segtuvuose, neperdirbus dokumentų iš vidaus, be numeracijos lapų, taip pat nesurašant pažymėjimo užrašo.
Registruojant nuolatinio, ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) sandėliavimo ir personalo viršelius, turi būti nurodyta ši informacija:
įstaigos pavadinimas ir tiesioginis jos pavaldumas;
struktūrinio padalinio pavadinimas,
atvejų indeksas;
anotacija prie bylos dokumentų (nuolatinio saugojimo byloms, kuriose yra ypač vertingų dokumentų);
bylos data (tomas, dalis);
lakštų skaičius byloje;
korpuso galiojimo laikas;
archyvo failo šifras.
Be to, ant nuolatinių saugojimo bylų viršelių numatyta vieta valstybės archyvui ir institucijai.
Ypač reikėtų pažymėti, kad archyvo kodas ant nuolatinių saugojimo failų viršelių yra įklijuotas rašalu departamento archyvas tik įtraukus bylas į atitinkamų valstybinės archyvinės tarnybos institucijos EPK patvirtintų bylų suvestinių sąrašų metinius skirsnius (prieš tai jis priklijuojamas pieštuku).
Archyviniai kodai ant failų viršelių, skirtų ilgalaikiam (daugiau nei 10 metų) saugojimui ir personalui, pritvirtinami rašalu po to, kai dėklai įtraukiami į metinius skyriaus VRK (EB) patvirtintų bylų sąrašų metinius skyrius. su atitinkamos valstybinės archyvinės tarnybos institucijos EPK (dėl bylų sąrašų pagal personalą) ir patvirtintas įstaigos vadovo.
Pildant korpuso dangtelio detales, reikia laikytis šių reikalavimų:
įstaigos pavadinimas surašomas visiškai nurodant pavaldumą vardo atveju arba nurodomas jos oficialiai priimtas sutrumpintas pavadinimas;
bylos pavadinimas ir numeris perkeliami į viršelį iš nomenklatūros (pastarąją patartina uždėti ant korpuso stuburo, kad būtų patogiau ieškoti bylų vertikaliu jų laikymo būdu).
Pasibaigus raštvedybos metams, reikalingi paaiškinimai, susiję su nuolatinio ar ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) sandėliavimo korpuso dangtelio dizainu.
Jei pasikeitė institucijos (aukštesnis skyrius, struktūrinis padalinys) pavadinimas arba byla buvo perduota kitai institucijai (struktūriniam padaliniui), ant viršelio pridedamas šios įstaigos (struktūrinio padalinio) pavadinimas.
Viršelio bylos pavadinimas perkeliamas iš organizacijos bylų nomenklatūros, suderinus su atitinkamos valstybės archyvo tarnybos EPK.
Jei reikia (pavyzdžiui, jei viršelio pavadinimas neatspindi bylos dokumentų turinio), prie jo pridedama papildoma informacija ir paaiškinimai.
Bylų, kuriose yra dokumentų kopijos, antraštėse turi būti nurodytas jų kopijų numeris.
Pavadinimas nenurodo bylos dokumentų autentiškumo. Jei duomenys apie dokumentų kopijų skaičių yra susiję su visais bylos dokumentais, tada jie įrašomi už antraštės (eilutėje, po tam tikro laiko, su didžiąja raide) ir jei duomenys yra susiję su tam tikra dokumentų dalimi arba vienam iš jų, tada jie rašomi po dokumentų aprašymo (skliausteliuose su mažąja raide).
Jei byloje yra keli tomai (dalys), ant kiekvieno tomo (dalies) viršelio dedamas bendras bylos pavadinimas ir kiekvieno tomo (dalies) pavadinimas.
Svarbus reikalavimas ant bylos viršelio yra bylos data, t.y. metų įsteigimo ir bylos užbaigimo biuro darbe.
Teisingas bylų nagrinėjimas priklauso nuo visapusiško jų formuojamų dokumentų pobūdžio ir tipo įvertinimo.
Bylos, kurioje yra administracinė, kūrybinė ir kita dokumentacija (ataskaitos, stenogramos, laiškai ir kt.), Kurios svarbios yra tikslios datos, data, taip pat bylos, susidedančios iš kelių tomų (dalių), yra galutinės dokumentų datos, ty e. anksčiausiai ir vėliausiai į bylą įtrauktų dokumentų įregistravimo (surašymo) data, mėnuo, metai.
Bylos, kurioje yra kolegialių organų, komisijų ir kt. Posėdžių protokolai, data yra pirmojo ir paskutinio protokolo surašymo datos arba jų patvirtinimo data (jei jie yra patvirtinti).
Asmens bylos data yra įsakymų dėl asmens, kuriam ji buvo įsteigta, priėmimo ir atleidimo pasirašymo data.
Pasibaigus nuolatiniam, ilgalaikiam (daugiau nei 10 metų) saugojimui, kad būtų galima atsižvelgti į skaičių ir nustatyti lapų numeravimo ypatumus atskirame lape, sudaromas patvirtinimo užrašas, kuriame nurodomas numerių skaičius lapai nurodomi skaičiais ir žodžiais, o atskirai per ženklą „+“ (pliusas) - vidinio inventoriaus lapų skaičius (jei yra).
Sertifikavimo užrašas parašytas įskaitomai, nurodant kompiliatoriaus pareigas, sudarymo datą ir sudarytojo pasirašytas iššifruotu parašu.
Vėlesni bylos sudėties ir būklės pasikeitimai (dokumentų trūkumas, naujų priedų pridėjimas, originalių dokumentų pakeitimas kopijomis ir kt.) Pažymimi pažymėjimo užrašuose su nuoroda į atitinkamą aktą.
Tam tikrų kategorijų nuolatinio ir ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpių atvejais, kurių apskaitą lemia jose esančių dokumentų ypatumai (ypač vertingi, asmeniniai, teisminiai ir išradimai ir kt.) formuojant pagal dokumentų tipus, kurių pavadinimuose neatskleidžiamas jų specifinis turinys, sudaromas vidinis dokumentų aprašas.
Raštvedybos metų pabaigoje visi baigti nuolatinio ir laikino saugojimo atvejai, išlaikę vertės patikrinimą, įrašomi į inventorių.
Bylų aprašas yra susistemintas bylų antraščių sąrašas, atskleidžiantis jų sudėtį ir turinį, užtikrinantis bylų sisteminimą fonde ir jų apskaitą. Be to, inventorius kartu yra apskaitos dokumentas ir pagrindinė mokslinio orientacinio standarto rūšis, numatanti operatyvinę bylų ir atsargų apskaitą.
Dokumentų vertės tyrimas atliekamas dviem atvejais: rengiantis bylų perdavimui archyvui ir atrenkant bylas sunaikinti. Šios procedūros subtilybės ir niuansai išsamiai aprašyti šiame straipsnyje.
Iš straipsnio sužinosite:
Kokiais atvejais atliekamas dokumentų vertės tyrimas?
Pagal GOST R 7.0.8–2013 „SIBID. Darbas biure ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai “, dokumentų vertės tyrimas yra apibrėžiamas kaip verslo dokumentų tikrinimo pagal vertę tvarka pagal kriterijų sąrašą. Pagrindinis šios procedūros tikslas yra parengti verslo dokumentus. Jei įmonės dokumentinis fondas yra valstybės ir savivaldybių archyvų šaltinis, tada egzamino tikslas Ši byla yra Rusijos Federacijos archyvo fondo vertingų verslo dokumentų atranka.
Dokumentų vertės patikrinimas įmonėje paprastai atliekamas dviem pagrindiniais atvejais:
- v tarnybinis ikimokyklinis- rengiant bylų nomenklatūrą, formuojant bylas, taip pat registruojant jas perduoti į įmonės archyvą;
- laikiniems reikalams galiojimo laikas(daugiau nei 10 metų) - sudarydamas ištrinamų atvejų sąrašą;
- nuolatinio saugojimo atvejams - rengiant į valstybės ar savivaldybių archyvą perduodamų bylų sąrašą.
Ekspertų komisijų sudarymo ir veikimo tvarka
Dokumentų vertės tyrimo darbą galima suskirstyti į etapus:
1 etapas.
Ekspertų komisijos sukūrimas
Specialiai sukurtas ekspertų komisija(EB). Jos užduotys apima metodinio ir praktinio darbo, susijusio su įmonės veiklos metu sukurtų valdymo, mokslinių ir techninių bei kitų specialių dokumentų atranką ir perdavimą saugoti į valstybės ir savivaldybių archyvus, teikimą.
Jei įmonė yra didelė, kiekviename jos padalinyje sukuriama atskira EK, o jų veiklą koordinuoja Centrinė ekspertų komisija (VRK).
EB yra patariamasis organas, vadovaujantis įmonei. Šią procedūrą nustato Laikinojo reglamento 2 punktas, patvirtintas 1995 m. Sausio 19 d. Rosarkhivo įsakymu Nr. 2. Atitinkama tvarka vadovas nustato EB sudėtį. Pagal visuotinai priimtą praktiką šioje komisijoje yra pavaduotojas generalinis direktorius, vyriausiasis buhalteris ir personalo tarnybos vadovas. EK narių užduotis yra nustatyti verslo dokumentų saugojimo terminus, apsvarstyti teisės aktus dėl bylų paskirstymo sunaikinti, taip pat pailginti pasikartojančių verslo dokumentų saugojimo laiką, jei pirminis šaltinis nebuvo išsaugotas.
2 etapas.
Dokumentų būklę tikriname pagal inventorių
Jei personalo skyriuje neradote bylų sąrašo, suraskite ištrauką iš suvestinio bylų sąrašo iš asmens, atsakingo už įrašų tvarkymą.
Užduotis rasti verslo dokumentus palengvins jų inventorius, jei jie išliks. Personalo skyriuje galite rasti atsargų:
personalo bylos;
darbuotojų, vadovų asmeninės sąskaitos;
darbuotojų, vadovų asmeninės bylos.
Atvejų sąrašas padės jums naršyti, kurie dokumentai buvo apdoroti ir perduoti saugoti ar toliau saugomi personalo skyriuje specialiose spintelėse. Jei inventoriaus nebuvo personalo skyriuje, paprašykite išrašo iš organizacijos reikalų santraukos. Dažniausiai tokį inventorių laiko už archyvą atsakingas darbuotojas.
Tada turite ištirti inventorių ir pradėti tiesioginį verslo dokumentų patikrinimą. Įsitikinkite, kad lentynų aplankų tvarka yra tokia pati. Jei dokumentai nėra tinkamai paskirstyti, padėkite juos į tinkamas saugojimo vietas. Reikia pasirūpinti, kad aplankai su popieriumi ar kitais kenkėjais būtų greitai izoliuoti nuo kitų aplankų.
Suderinus inventoriaus straipsnių sąrašus su atvejų aprašymu viršelyje, galėsite patikrinti, ar aplankuose yra dokumentų, o fizinė padėtis nustatoma tik nuodugniai ištyrus. Po to, kai inventorius buvo peržiūrėtas, jo pabaigoje turite padaryti užrašą „Peržiūrėta“, nurodyti verslo dokumentų buvimo ir fizinės būklės tikrinimo akto numerį ir datą.
Turėkite omenyje, kad griežtai draudžiama daryti pastabas ar įrašus apskaitos dokumentuose, taip pat įtraukti į inventorių neįrašytus patikrinimo metu atskleistus atvejus. Darbas su dokumentais, kurių kilmė nenustatyta, turėtų būti pradėtas tik patikrinus.
Remdamiesi darbo rezultatais, paruoškite archyvinių verslo dokumentų buvimo ir būklės patikrinimo aktą. Kaip pagrindą naudokite dokumentų saugojimo organizavimo taisyklių priede Nr. 3 pateiktą formą (pavyzdys žemiau).
3 etapas.
Mes tiriame bylų nomenklatūrą
Vadinamas susistemintas įmonės verslo dokumentų sąrašas, nurodant kiekvieno iš jų saugojimo laikotarpius bylų nomenklatūra... Ji suteiks jums neįkainojamą pagalbą tvarkant reikalus versle. Su jo pagalba galite sugrupuoti verslo dokumentus pagal rūšis (įsakymai, rezoliucijos, sprendimai, įsakymai ir kt.), Taip pat pagal saugojimo laiką.
Personalo skyriaus reikalų nomenklatūra yra neatskiriama bendrosios įmonės reikalų nomenklatūros dalis. Jis sudarytas pagal tuos pačius standartus ir taisykles.
Nomenklatūra sukurta siekiant susisteminti organizacijoje pradėtas bylas. Jis nustato jų registravimo dokumentų indeksą (skaičių). Nomenklatūra padeda nagrinėti bylas ir sudaryti archyvo saugojimo inventorių.
4 etapas.
Mes sudarome atvejų sąrašą, jei jo nebuvo
Gali nebūti atvejų sąrašo. Tokiu atveju sudarykite tų verslo dokumentų, kurie yra spintelių lentynose, registrą. Kad ir ką rastumėte, nurodykite jį su pirmo ir paskutinio dokumentų data.
Radę netinkamai suformuotų bylų (pavyzdžiui, užsakymai ir užsakymai saugomi vienoje byloje), nedelsdami juos užregistruokite. Padalinkite bylą į dvi skirtingas ir nurodykite teisingus pavadinimus. Apsvarstykite dokumentų saugojimo laikotarpį. Pavyzdžiui, užsakymai apie atostogos savo lėšomis saugomi 75 metus, o užsakymai apie kasmetinis Išvykimas- 5 metai.
Pagal taisykles, dokumentai su skirtingais saugojimo laikotarpiais negali būti dedami į vieną bylą. Sukurkite atskirus kiekvieno tipo atostogų užsakymų atvejus. Pradėkite rengti nomenklatūrą nuo paskutinio ketvirčio. Ateityje kasmet nurodykite nomenklatūrą, patvirtinkite su vadovu ir vėl įveskite ją kalendoriniams metams, nuo sausio 1 d. Kas penkerius metus pasitarkite su archyvine institucija apie organizacijos reikalus.
Pagal visuotinai priimtas normas, bylų nomenklatūrą sudaro penkios stulpeliai. Paprastai bylų indeksą (1 stulpelis) sudaro dvi dalys: skaitmeninis skyriaus pavadinimas ir bylos serijos numeris pagal atitinkamo skyriaus bylų nomenklatūrą. Indeksai paprastai žymimi arabiškais skaitmenimis.
Pavyzdys
Bylos indeksas 02-03, antraštė - Užsakymai, užsakymai; dokumentai jiems apie priėmimą, perkėlimą, perkėlimą, atleidimą. Kur 02 yra struktūrinio vieneto indeksas, 03 yra bylos antraštės eilės numeris.
Bylų antraštės (taip pat apimtys ir dalys) turėtų būti įtrauktos į bylos nomenklatūros 2 skiltį. Verslo dokumentų, sudarančių bylą, svarbos laipsnis ir jų santykiai lemia bylų antraščių tvarką kiekviename skyriuje. Bylos pavadinimas turi atitikti į jį įtrauktų verslo dokumentų turinį ir sudėtį, aiškiai perteikti jų pagrindinį turinį. Jei bylos sudėtyje yra keli tomai (dalys), ji turi turėti vieną bendrąją antraštę ir atskirą kiekvienos tomo ar dalies antraštę.
Bylų nomenklatūros 3 skiltyje nurodykite bylų skaičių (tomus, dalis). Prašome užpildyti kalendorinių metų pabaigoje.
4 stulpelyje nurodykite dėklo saugojimo laiką, gaminių skaičių pagal sąrašą Nr. 558. Pirmiausia nurodykite saugojimo laiką, tada ženklą ant EPC (jei yra) ir gaminio numerį pagal Sąrašas.
Patvirtinus bylų nomenklatūrą, sukurkite naujus aplankus su kiekvienos bylos tituliniu puslapiu ir pateikite dokumentus į bylą chronologiškai, pagal dokumento numerį arba abėcėlės tvarka. Aplanke suriša iki 250 lapų. Jei jų yra daugiau, sukurkite naują aplanką tuo pačiu pavadinimu su žyma 2 tomas.
Biuro darbas: dokumentų vertės tyrimas. Kiekviena organizacija kiekvieną dieną gauna daugybę dokumentų.
Kiekvienas sukurtas dokumentas galioja organizacijoje tam tikrą laiką, laikantis saugojimo laikotarpio. tam tikra organizacijos reikalų nomenklatūra, po to perkelta į archyvų saugyklą. Prieš. kaip perkelti dokumentą į archyvinę saugyklą, nustato jo vertę organizacijai.
Dokumentų vertės tyrimas yra dokumentų atrinkimas valstybiniam saugojimui arba jų saugojimo sąlygų nustatymas pagal priimtus kriterijus.
Įvertinus dokumento vertę organizacijai, būtina atlikti nemažai organizacinių ir techninius darbus dėl dokumentų paruošimo tolesniam saugojimui ir jų naudojimo.
Šie darbai apima:
- dokumentų vertės tyrimas, siekiant nustatyti jų tolesnio praktinio ir mokslinio naudojimo galimybę;
- tolesnio (archyvinio) saugojimo bylų registravimas;
- nuolatinio, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpių ir personalo aprašų sudarymas;
- bylų perkėlimas į organizacijos archyvą;
- dokumentų, kurių saugojimo laikas pasibaigęs ir kurie nėra praktinės ar mokslinės vertės, sunaikinimas.
Dokumentų vertės tyrimas yra dokumentų tyrimas pagal jų vertės kriterijus, siekiant nustatyti dokumentų saugojimo laiką ir pasirinkti juos įtraukti į Rusijos Federacijos archyvų fondą.
Konkretaus dokumento vertė konkrečiai organizacijai yra nevienoda ir priklauso nuo kelių veiksnių.
Kai kuriuose organizacijos dokumentuose yra informacijos, kuri būtina tik konkrečiai užduočiai ar procedūrai išspręsti. Tokia informacija yra vienkartinio pobūdžio, o po jos panaudojimo atliekant užduotį dokumentai praranda prasmę. Pavyzdžiui, organizacijos partnerių laiškai konkretiems renginiams.
Kituose organizacijos dokumentuose gali būti informacijos, kuri išsaugo savo vertę kelerius metus. Dėl šios priežasties visų rūšių korespondencijai buvo nustatytas penkerių metų saugojimo laikotarpis.
Tačiau, pavyzdžiui, kai kurios raidės išlaiko reikšmę visam laikui (ilgam), nes jose yra informacijos, kuri ateityje gali būti naudojama ne tik praktiniais, bet ir mokslo tikslais.
Dokumentai, kuriuose yra vertingos informacijos apie visuomenės politinį, mokslinį ar kultūrinį gyvenimą, valstybės raidą, valstybės aparato darbą, organizacijos veiklą ir kt., Gali būti naudojami kaip šaltiniai tiriant įvairias valstybės ir visuomenės sritis. gyvenimas.
Pavyzdžiui: mūsų archyve KSPU im. V.P. Astafjevas, mūsų mokinių ir mokytojų laiškai, Didžiojo dalyviai tėvynės karas... Šiomis raidėmis galima papasakoti mokiniams apie įvykius. karo epizodų. Tai lemia nuolatinio jų saugojimo Rusijos Federacijos valstybiniuose archyvuose poreikį. Taigi dokumentų saugojimo poreikį ir saugojimo laikotarpius pirmiausia lemia juose esančios informacijos svarba.
Vertybės ekspertizės tikslas - atrinkti dokumentus nuolatiniam ir laikinam saugojimui, taip pat atrinkti bylas su laiko rėmus saugojimą (iki 10 metų) ir pažymėtą „Kol pasibaigs poreikis“, atsižvelgiant į tolesnį saugojimą organizacijos struktūriniuose padaliniuose, taip pat bylų skyrimą sunaikinti ankstesniems metams, kurių saugojimo laikotarpiai pasibaigė. Dokumentams, atrinktiems vėlesniam saugojimui, svarbu nustatyti, kiek laiko juose esanti informacija turi praktinę ar mokslinę vertę.
Dokumentų vertės tyrimas atliekamas keliais etapais:
- organizacijų ir įmonių biuro darbe,
- organizacijų archyvuose,
- valstybės archyvuose.
Dokumentų vertės tyrimas atliekamas remiantis:
- galiojantys Rusijos Federacijos įstatymai ir teisės aktai archyvavimo klausimais:
- standartiniai ir departamentiniai dokumentų sąrašai su jų saugojimo laiku - Rosarkhivo ir valdymo organų norminiai ir metodiniai dokumentai archyviniai reikalai Rusijos Federacijos subjektai archyvavimo srityje;
- organizacijos reikalų nomenklatūra.
Vienas iš pagrindinių dokumentų vertės kriterijų yra juose esančios informacijos vertė, kuri priklauso nuo dokumente atspindėto įvykio, reiškinio, fakto reikšmingumo, taip pat nuo jų aprėpties išsamumo, naujumo ir unikalumo. informacijos.
Svarbų vaidmenį atrenkant saugoti ar sunaikinti dokumentus atlieka jų autentiškumas. Viskas oficialūs dokumentai, priimtas saugoti organizacijos archyve, turi būti tinkamai suformatuotas ir turėti teisinė jėga... Išimtiniais atvejais (pavyzdžiui, praradus originalus) dokumentų kopijos perduodamos saugoti. Tokiu atveju kiekvienas dokumentas turi būti patvirtintas nustatyta tvarka.
Organizuojant ir atliekant dokumentus, susijusius su dokumentų vertės tyrimu, atranka ir pasirengimu perduoti nuolatiniam organizacijos veikloje sukurtų dokumentų saugojimui, sukuriama nuolatinė ekspertų komisija (EK).
Jei informacija pasirodė naudinga, palikite komentarus, pasidalykite nuoroda į šį straipsnį mūsų socialiniai tinklai... Dėkoju!
