Atmintinė apie informacijos teikimą. Memorandumas - rašymo pavyzdys, formos pavyzdys

Paprastai tai atsitinka dėl to, kad tas ar kitas materialinis išteklius jau eina į pabaigą arba yra arti jo. Be to, šaltinis, kurio prieinamumas yra ne pats darbuotojas, o skyriaus ar visos įmonės vadovas.

Pavyzdžiui, baldai - jie linkę lūžti, susidėvėti. Tas pats pasakytina ir apie darbo drabužius - galbūt jums reikės pakeisti drabužį arba pridėti naują partiją, susijusią su darbo jėgos papildymu.

Kodėl jums reikia šio popieriaus perkant iš įmonės?

Tai aišku iš dokumento tikslo (informacinio ir informacinio). Su jo pagalba suinteresuotas asmuo praneša Atsakingas asmuo apie būtinybę pirkti tam tikras prekes ir paaiškina, kodėl tai būtina padaryti, su kokiu įvykiu toks poreikis atsirado. Pavyzdžiui: sugedo spausdintuvas, papildomas personalas ir visiems reikia kompiuterių bei uniformų. Galite sužinoti, kaip rašyti atmintinę apie įrangos pirkimą ir kaip ją išduoti šį dokumentą perkant ar keičiant kompiuterį, jūs sužinosite.

Kas yra dokumento viduje?

Nėra universalaus tokio dokumento standarto. Nepaisant to, didelės įmonės tokioms pastaboms turi specialius šablonus - juos galima rasti vietiniuose įmonės dokumentuose, tai taip pat taikoma „popieriniams“ dokumentams ir Paštu(aplankas „Šablonai“). Daugiau apie teisinga rašyba perskaitykite atmintinę.

Pastaruoju atveju prieš siųsdami turite suaktyvinti pranešimo apie skaitymą funkciją - taip tikrai žinosite, ar atmintinė buvo perskaityta, ar ne.

Dėmesio!„Popierinė“ versija registruojama pas sekretorių gaunamų dokumentų žurnale. Be to, popierių galima perkelti per personalo skyrių.

Pastaboje visada bus šie duomenys:

Išsiskirkite atmintinė ant standartinio A-4 popieriaus lapo.
Turėtumėte pradėti nuo „antraštės“ - ji paprastai parašyta viršutiniame dešiniajame dokumento kampe.

Jame nurodoma, kam ir iš ko skirtas dokumentas. Be to, centre, didžiosiomis raidėmis - BIRO PASTABA. Žemiau yra klausimo esmė ir prašymas. Paprastai jie rašo naudodami frazes „Prašau ...“ „Aš atkreipiu jūsų dėmesį, kad ...“. Tai laikoma teisinga.

Paslauga turėtų būti parašyta kompetentinga, aiškia ir suprantama kalba.... Rašymo stilius yra verslas. Būtina vengti pernelyg sudėtingų, sudėtingų ir ilgų frazių, taip pat emocinių spalvų. Visiškai nepriimtina leksinė prievarta, slengas ar liaudies žodynas, ypač piktnaudžiaujantis.

Tas pats pasakytina apie klaidas - gramatines, rašybos, leksikos ir tt Jei autorius nežino, kaip parašyti tam tikrą žodį ar frazę, turite jas pakeisti paprastesnėmis ir suprantamesnėmis. Sužinosite apie rašymo reikalavimus ir paslaugų pastabų rengimo taisykles.

Kaip teisingai rašyti ir rašyti?

Darbo apranga (AAP)

Tokiu atveju būtina nurodyti pirkimo vienetų skaičių ir paaiškinti, kodėl to reikia. Reikėtų nepamiršti, kad kombinezonų išleidimas visada yra standartizuotas - tai priklauso ir nuo individualios konkrečios įmonės politikos, ir nuo nustatytus kriterijus konkrečiai pramonei.

Pateiksime konkretų pavyzdį:

Generalinio pavaduotojo UAB „Pizza-Energo“ direktorius darbui su personalu

Vasiljevas I. V.

iš personalo skyriaus vadovo Ivanovo I.I.

PASTABA PASTABA # 5

Dėl 2 žmonių įdarbinimo ekspeditorių pareigoms prašau įsigyti 2 vyriškų kombinezonų komplektus su „Pizza-Energo LLC“ logotipu.

Pagarbiai

Ivanovas Ivanas Ivanovičius (parašas)

Baldai

Čia turėtumėte nurodyti, kuriuos baldus ir kuriame skyriuje norite įsigyti.

Kaip ir kitur, turite aiškiai nurodyti priežastį. Pavyzdžiui.

AA Medžidovas, AXO LLC „Interpress“ vadovas

iš personalo skyriaus vadovo Petrova M.I.

PASTABA PASTABA # 4

Norėčiau paprašyti jūsų nusipirkti 10 kėdžių prieškambariui. V Šis momentas fojė yra viena sofa, o lankytojai, atvykę į pokalbį ar susitikimą su darbuotoju, turi laukti savo eilės stovėdami.

Pagarbiai,

Petrova Maria Ivanovna (parašas)

Raštinės reikmenys

Atrodytų smulkmena, tačiau ir čia reikia pateisinti gamybos būtinumu. Pavyzdžiui:

Logistikos skyriaus vedėjas

UAB "Sigma-Consult"

Sidorovas S.S.

PASTABA PASTABA # 3

Dėl darbuotojų skaičiaus padidėjimo prašau papildomai įsigyti klientų aptarnavimo skyrių:

• antspaudo rašalas Noris -Color (juodas), 30 ml - 20 vnt;
• skylių perforatorius - 5 vienetai;
• daugiaspalvis blokas - 10 vnt.

Pagarbiai,

Ryšių su klientais skyriaus vadovas

Ivanova Irina Ivanovna (parašas)

Biuro įranga (skaitytuvas, spausdintuvas)

Tokiu atveju turite tiksliai nurodyti, kuris įrenginys (spausdintuvas, mini automatinė telefono stotis, skaitytuvas ir kt.) Ir kuris skyrius yra skirtas. Jei prekės ženklas yra labai svarbus, tai taip pat turi būti nurodyta, pavyzdžiui:

Pirkimų direktorius

UAB "Sigma-Storm"

Savinas I.I.

iš biuro vadovės Petrova E.E.

PASTABA PASTABA # 5

Atkreipiu jūsų dėmesį į būtinybę įsigyti šią įrangą:

• lazerinis spausdintuvas HP laserjet 1102 - 2 vnt;
• mini automatinė telefonų stotis „Panasonic kx-teb308ru“-2 vnt.

Pagarbiai,

Petrova Elena Evgenievna (parašas)

Telefonas

Nurodoma telefono markė ir paskirtis - kam tiksliai, kokiame skyriuje. Pavyzdžiui:

UAB „Altercom“ pirkimų direktorius

Matvejevas I. I.

iš personalo vadybininkės Kuznecovos E.V.

PASTABA PASTABA # 8

Noriu informuoti, kad fojė registratūroje yra tik vienas telefonas, tuo tarpu yra dvi sekretorės, ir tai labai apsunkina bendravimą su klientais. Norėčiau paprašyti jūsų nusipirkti telefoną „Panasonic KX-HDV100“ sekretorei E. E. Michailovai, kuri buvo priimta antrąja sekretore 2017 m. Vasario 02 d.

Pagarbiai,

Kuznecova Elena Viktorovna (parašas)

Instrumentai

Čia viskas standartinė - nurodoma, koks instrumentas ir kiek, pavyzdžiui:

AXO LLC „Sovremont“ vadovas

Petrovas P.P.

iš brigados Ivanovo I.I.

PASTABA PASTABA # 1

Prašau pirkti BOSCH GBH 2-28 perforatorių 10 vnt.

Ivanovas Ivanas Ivanovičius (parašas).

Stalo lempa

Paprastai šis prietaisas nurodomas kanceliarinių prekių sąraše, kurį vėliau biuro vadovas pristato direktoriui, tačiau tai galima padaryti ir privačiai, pavyzdžiui:

Aleksandrova A.A., LLC „Leibstandart“ biuro vadovė

PASTABA PASTABA # 5

Norėčiau paprašyti jūsų nusipirkti biuro stalinę lempą „Ursula 281 / 1T-LEDBlacksand“.

Pagarbiai,

pavaduotojas. generalinis direktorius Borisovas B.B. (parašas)

Padangos

Tokiu atveju nurodoma padangų markė ir jų skaičius, pavyzdžiui:

„Kaira-Express LLC“ generalinis direktorius

Borisovas B.B.

nuo „AXO Smirnov“ vadovo S.S.

PASTABA PASTABA # 6

Norėčiau paprašyti, kad pirktumėte 20 pirelli scorpion verde viso sezono 265/60 r18 110h padangų įmonės automobiliams.

Pagarbiai,

Smirnovas Sergejus Sergejevičius (parašas)

Nuoroda! Kaip paaiškėja, toks dokumentas nekelia jokių ypatingų sunkumų. Jo dizainui tereikia prekės, kurios kategorijos, prekės ženklo produkto ir kokio kiekio (o svarbiausia - kodėl) reikia jūsų skyriui.

Tuomet viešųjų pirkimų klausimas apskritai nebus keliamas - suinteresuotas asmuo siunčia raštelį, gavėjas imasi konkrečių veiksmų prašymui įvykdyti.

Neradote atsakymo į savo klausimą? Išsiaiškinti, kaip išspręsti konkrečią problemą - skambinkite dabar:

Išduokite atmintinę, paslaugą ir aiškinamąjį raštą

Iš pirmo žvilgsnio nėra ypatingų skirtumų tarp atmintinės, oficialaus ir aiškinamojo rašto. Iš tikrųjų šie dokumentai yra arti savo tikslo - jie visi yra informacinio pobūdžio. Nepaisant to, mes susiduriame su įvairių tipų dokumentais, kurie skiriasi turiniu ir adresatais. Pažiūrėkime, kaip tinkamai suformuoti kiekvieną iš jų.
Pradžioje primename, kad rengdami bet kokią informaciją ir informacinius dokumentus, ar tai būtų pastaba, protokolas, aktas ar sertifikatas, turite vadovautis reikalavimais
GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui" *.
Yra Bendrosios taisyklės... Kiekvienas iš šių dokumentų turi turėti:
- nuoroda į autorių (organizaciją, struktūrinį padalinį ar vykdomasis iš kurio sklinda nata);
- adresato (kuriam dokumentas siunčiamas) vardas ir pavardė;
- dokumento tipo pavadinimas (pavyzdžiui, memorandumas “,„ tarnybinė pastaba “);
- sudarymo data;
- Registracijos numeris;
- teksto pavadinimas (pavyzdžiui, „Dėl darbo drausmės pažeidimo“, „Dėl darbo knygų įsigijimo“);
- tekstas;
- kompiliatoriaus parašas (nurodantis pareigas).
Atminkite, kad teisingas detalių nurodymas dokumentuose tiesiogiai veikia jų duomenis teisinė jėga, užtikrina jų neginčijamumą ir formalumą.
Pranešame apie situaciją
Memorandumas- Tai dokumentas, skirtas organizacijos vadovui (šiam ar aukštesniam) arba struktūrinio padalinio vadovui. Atmintinėje išdėstomos visos problemos, susijusios su iniciatoriaus išvadomis ir pasiūlymais, ir siekiama paskatinti vadovybę priimti sprendimą. Jei memorandume pranešama adresatui apie darbo eigą, tada juos galima reguliariai rengti.
Organizacijos vadovui skirti memorandumai yra vidiniai dokumentai ir gali būti surašyti ant paprasto A4 formato popieriaus lapo. Dokumentai, siunčiami aukštesnėms institucijoms, yra išoriniai dokumentai, jie turi būti surašyti ant firminio blanko.
Atmintinės tekstą sudaro dvi ar trys semantinės dalys. Pirmoje dalyje - nustatančioje - nurodomos priežastys, faktai ir įvykiai, dėl kurių ji buvo parašyta. Antroje dalyje - analizavimas - pateikiama dabartinės situacijos analizė, galimi variantai jos sprendimai. Trečioji dalis - apibendrinimas - apima išvadas ir pasiūlymus dėl konkrečių veiksmų, kurių, kompiliatoriaus nuomone, reikia imtis. Antrosios dalies gali nebūti atmintinėje, tada dokumentą sudaro tik situacijos aprašymas, pastabos autoriaus išvados ir pasiūlymai.
Informuojame horizontaliai
Atmintinė yra surašytas darbuotojo ar skyriaus vedėjo vadovo ar kito skyriaus specialisto vardu. Taigi, tai užtikrina horizontalų valdymo objektų ryšį. Šiose pastabose dažniausiai atsispindi materialinės ir techninės, ekonominės, informacinės paramos ir kt. Problemos. Pavyzdžiui, apskaitos skyriuje sugedo spausdintuvas. Vyriausiasis buhalteris gali informuoti sistemos palaikymo skyriaus vadovą atmintinėje ir paprašyti, kad prietaisas būtų suremontuotas. Tarnybinė pastaba surašoma taip pat, kaip ir atmintinė.
Mes paaiškiname priežastis
Aiškinamasis laiškas yra dokumentas, paaiškinantis bet kokių veiksmų, faktų, incidentų priežastis. Jį gali sudaryti bet kuris organizacijos darbuotojas, skirtas aukštesniam pareigūnui. Iš esmės aiškinamieji raštai rašomi po komisijos drausmės pažeidimas, o tokios pastabos buvimas yra būtinas reikalavimas darbuotojui skirti drausminę nuobaudą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 193 straipsnis). Darbuotojas dažniausiai rašo aiškinamąjį raštą ranka ir laisva forma, tačiau dažnai organizacijos naudoja specialias formas.
Rekomenduojame personalo pareigūnui visada turėti keletą įvairių užrašų pavyzdžių arba sukurti jiems vieningas formas. Galų gale, keitimasis informacija organizacijoje vyksta nuolat, o darbuotojai dažnai kreipiasi į personalo skyrių, norėdami padėti parengti tam tikrą dokumentą. Instrukcijose, skirtose HR administravimas organizacijos gali nustatyti užrašams keliamus reikalavimus, apibūdinti būtinas jų detales ir pateikti pavyzdžius.
Praktiškai dažnai kyla klausimas, ar organizacijoje privaloma registruoti tarnybą, memorandumą ir paaiškinimus. Mūsų nuomone, jei pastaboje nurodytam klausimui reikia raštiško sprendimo, priimto vadovo rezoliucijos pavidalu, šie dokumentai turi būti užregistruoti, nes juos reikia vykdyti ir naudoti informaciniais tikslais. Jei problemą galima išspręsti žodžiu, nebūtina registruoti tokio užrašo.

Pagrindinis dokumentų, kuriais keičiamasi informacija tarp organizacijų ir struktūrinių padalinių, apimtis yra: pažymos, ataskaitos ir aiškinamieji raštai, santraukos, ataskaitos, aktai, laiškai, telefono žinutės... Šiuose dokumentuose pateikta informacija gali paskatinti imtis veiksmų arba į ją gali būti tik atsižvelgiama. Apsvarstykite kompozicijos ir dizaino skirtumus atmintines, aptarnavimo pastabos ir nuorodos.

Ataskaitos ir biuro užrašai- tai paprastai yra vidiniai organizacijos dokumentai. Jie yra pagalbiniai organizacinių ir administracinių dokumentų atžvilgiu. V Glaustas žodynas 1974 m. SSRS Glavarchiv, VNIIDAD, TsGADA sukurtų dokumentų rūšys ir atmainos, pateikiami šių dokumentų apibrėžimai, iš kurių seka kai kurie jų paskirties skirtumai:

• Memorandumas- vadovybei skirtas dokumentas, kuriame išdėstomos visos problemos, susijusios su kompiliatoriaus išvadomis ir pasiūlymais.
• Atmintinė- vieno pareigūno kitam siunčiama pastaba apie bet kokio darbo atlikimą.

Memorandumas

Memorandumas(kodas vieninga forma 0286041 pagal OKUD) yra sudaryta siekiant informuoti vadovybę apie esamą situaciją, įvykusius faktus ir kt. ir paskatinti priimti tam tikrą sprendimą.

Memorandumas taip pat gali būti tik informacinio pobūdžio. Tokiose pastabose paprastai yra informacijos apie bet kokio darbo eigą. Ataskaitinės atmintinės informuoja apie užduočių vykdymą, planus, nurodymus, darbus. Taigi memorandumai suteikia valdymo objektų ryšys vertikaliame lygyje- iš apačios į viršų, tai yra, jie siunčiami iš žemesnio pareigūno aukštesniam pareigūnui.

Priklausomai nuo adresato atmintines gal būt:

• vidinis , tie. siunčiamas struktūrinio padalinio ar įstaigos vadovui ir
• išorinis - skirtas aukštesnėms institucijoms.

Vidinė atmintinė

Vidinės atmintinės yra surašyti ant standartinio popieriaus lapo, tačiau nurodant visas būtinas detales, pateiktas pagal GOST 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Dokumentų rengimo reikalavimai “. Šios detalės apima:

• struktūrinio padalinio pavadinimas;
• dokumento tipas (PRISTATYMAS);
• data;
• Registracijos numeris;
• antraštė į tekstą;
• tekstas;
• Kelionės tikslas;
• kompiliatoriaus parašas (nurodantis pareigas).

Bet kurio informacinio dokumento tekstas sudarytas Times New Roman šriftu, 14 dydžio, su 1,5 tarpo.

Pageidautina atsiskaitymo metu atmintinė mėgautis kampinis išdėstymas antraštės dalies atributus (tačiau šis reikalavimas nėra griežtas). Antraštės dalies vietos pavyzdžiai vidinė atmintinė du keliai:

In vidinė atmintinė viršutiniame kairiajame kampe yra struktūrinio padalinio pavadinimas - dokumento autorius.

Dokumento tipo pavadinimas rašomas didžiosiomis raidėmis (PRISTATYMAS) ir gali būti kairės paraštės centre arba nuo jos krašto (priklausomai nuo to, koks dokumento antraštės dalies išdėstymo būdas pasirinktas) per 2 eilučių tarpus .

Data ir pašto kodas atmintinė parašyta vienoje eilutėje. Data suformatuota arabiškais skaitmenimis, pvz., 02.02.2006, arba raidiniais skaitmenimis, pavyzdžiui, 2006.02.02. išorinė atmintinė tai yra pasirašymo ir, kaip taisyklė, išsiuntimo data. Data vidinė atmintinė bus sudarymo ir pasirašymo data.

Registracijos numeris įjungtas vidinė atmintinė Jis pritvirtinamas arba sudarymo, arba gavimo vietoje, atsižvelgiant į organizacijoje veikiančios registracijos sistemos formuluotę. Peržiūrint atmintinė suinteresuotų šalių, ant jo priklijuojamos patvirtinimo vizos, o priėmus sprendimą - vadovo rezoliucija. Sprendimo priėmimas yra paskutinis svarstymo etapas atmintinė.

Memorandumas gali būti antraštė, kurioje apibendrinamas dokumento turinys. Atmintinės pavadinimas suformuluotas pagal Bendrosios taisyklės dokumentų pavadinimų sudarymas: prielinksnio „o“ ir žodinio daiktavardžio naudojimas prielinksnio byloje. Pavyzdžiui: „apie O. V. Korolevos vertimą. į apskaitos skyrių “.

V atmintinės tekstą aiškiai išsiskiria dvi dalys. Pirmoje dalyje pateikiami faktai, kurie buvo dokumento rengimo priežastis, o antroje - konkrečios išvados, prašymai ir pasiūlymai. Memorandumo tekstas taip pat gali sudaryti iš trijų dalių. Šiuo atveju pirmoje dalyje (nurodant) bus nurodytos priežastys, faktai ar įvykiai, dėl kurių ji buvo parašyta, antroje dalyje - esamos situacijos analizė, galimi sprendimai, o trečioje - išvados ir pasiūlymai konkrečius veiksmus, kurių reikia imtis, pasak iniciatoriaus atmintinė. Memorandumas gali būti pateikiamas teksto ir lentelės pavidalu arba kartu.

Jei yra paraiška, tada prieš parašą apie tai daroma pastaba:

Išorinė atmintinė

Išorinė atmintinė parengtas pagal bendrą formą ir pasirašytas organizacijos vadovo. Šiuo atveju naudojamas visas arba sutrumpintas pirminės organizacijos pavadinimas pagal organizacijos įstatus. Toliau pateikiamas autoriaus organizacijos pavadinimas.

Atmintinė

Visos Rusijos klasifikatoriuje valdymo dokumentai(OKUD) nėra tokio tipo dokumentų kaip „ Atmintinė". Tačiau tokio tipo dokumentai yra plačiai naudojami valdymo praktikoje. Šiuo atžvilgiu siūlome išleisti „ Atmintinė"Pagal GOST 6.30-2003" USD reikalavimus. USORD. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “, kad valdymo dokumentai būtų vienodi.

Biuro užrašai, Skirtingai atmintines, užtikrinti valdymo objektų ryšį horizontaliu lygiu, tai yra, juos surašo darbuotojas arba skyriaus vedėjas kito skyriaus vadovo ar specialisto vardu. Reikėtų prisiminti, kad biuro užrašai paprastai siunčiami iš vieno vadovo į kitą arba iš vieno darbuotojo į kitą tik tuo atveju, jei jie turi lygiavertį darbo statusą, kitaip atmintinė.

Paprastai, biuro užrašai yra rengiami materialinės, techninės, informacinės, organizacinės ir ekonominės paramos klausimais. Biuro užrašai- tai savotiškas struktūrinių padalinių susirašinėjimas. Paprastai juose yra konkretus prašymas, pasiūlymas. Surašomi aptarnavimo pažymėjimai taip pat atmintinė.

Paslaugos pastabos pavyzdys:

nuoroda

Informaciniai memorandumai dažnai pakeičiamas tokiu dokumentu kaip pažymėjimas, ir atvirkščiai, o tai yra neteisėta. Pagalba yra dokumentas, kuriame yra tam tikrų faktų ar įvykių, įskaitant biografinius ar oficialius, aprašymai ir patvirtinimas; skirtingai nuo memorandumų, ji nereikalauja jokių vadovo veiksmų.

Priklausomai nuo pažymėjimo rengimo tikslų, gali būti:

• analitinis,
• ataskaitų teikimas arba
• informacinis.

Analitinės ataskaitos yra informacijos apie problemą ar problemą, kurią reikia išspręsti. Paprastai analitines ataskaitas turėti daug teksto (iki 3 puslapių). Analitinis informacinis tekstas susideda iš trijų dalių. Pirmoje dalyje pateikiamas rengimo pagrindas, antroje - situacijos ar problemos analizė, trečioje - išvados ir pasiūlymai.

Ataskaitų teikimo sertifikatai turi būti apibendrinanti informacija apie veiklos rezultatus, todėl ataskaitos ataskaitos pavadinime nurodomas laikotarpis, su kuriuo susijusi sertifikate nurodyta informacija, pvz.: pažyma apie įmonės darbo eigos apimtį 2006 m.

Informaciniai klausimai yra sudarytos siekiant informuoti vadovybę apie padėtį ir gali turėti, pavyzdžiui, tokį pavadinimą: Pažyma apie darbo eigą pagal sutartį su „Luna OJSC“. Jie sudaromi paprašius ir pateikiami laiku.

Nuorodos, priklausomai nuo adresato, gali būti:

• išorės ir
• vidinis.

Išorinės nuorodos yra surašyti ant bendrojo firminio blanko, kurį pasirašo organizacijos vadovas, ir juose yra ta pati informacija kaip ir memorandumuose.

Vidinės nuorodos yra surašyti ant standartinio popieriaus lapo taip pat, kaip ir vidinis memorandumas, ir pasirašo struktūrinio padalinio vadovas ir (arba) specialistas.

Informacinės ir ataskaitinės pagalbos tekstas gali būti suprojektuotas lentelės pavidalu, apima skyrius ir poskyrius (žr. 6 pavyzdyje pateiktą vidinės nuorodos sudarymo pavyzdį).

Pasiruošime juodraščio pagalba būtina atidžiai redaguoti jo turinį, atsižvelgiant į:

• faktų ir informacijos išsamumas ir patikimumas;
• grįžtamojo ryšio priemonių konstrukcijos teisingumas (adresas, telefono numeris ir kt.);
• pasimatymų tikslumas;
• parašo lygio laikymasis.

Visa tai būtina, kad nuoroda nekeltų papildomų klausimų, o juo labiau vėlesnių aiškinamoji korespondencija.

Biografiniai ar oficialūs sertifikatai padeda patvirtinti bet kurį juridiniai faktai, pavyzdžiui, patvirtinus užimamas pareigas, toliau darbo užmokesčio, gyvenamoji vieta ir kt. Jei situacijos, kurioms išduodami sertifikatai, yra tipiškos, organizacijoje sukuriamos vieningos trafareto formos.

Tekstas biografinę informaciją prasideda nurodant asmens, apie kurį pateikiama informacija, pavardę, vardą, pavardę. Bet kokios pagalbos tekste neturėtų būti archajiškų frazių, kuriose yra nereikalingų žodžių, tokių kaip „ši pagalba“, „tikrai veikia“ ir pan. Pažymos pabaigoje nurodomas įstaigos, kurioje jis pateikiamas, pavadinimas. Pažymėjimą pasirašo jį surašęs asmuo ir atsakingas už pateiktus duomenis. Priklausomai nuo pažymėjimo tikslo, tai gali būti organizacijos vadovas ir Vyriausiasis buhalteris arba organizacijos vadovas ir personalo skyriaus vadovas. Tokie sertifikatai turi būti patvirtinti organizacijos antspaudu.
Paslaugos sertifikato pavyzdys:

Atmintinė yra vidinis dokumentas institucija, kurios tikslas yra perduoti svarbią informaciją vadovybei ir kitiems darbuotojams bei paskatinti juos priimti tam tikrus sprendimus. Tai padeda gerinti organizacijos išteklių valdymo procesą, jos darbo efektyvumą.

Kokiais atvejais ir kas jį sudaro

Bet kurioje organizacijoje susidaro situacija, kai darbuotojai praneša vadovybei apie iškilusias problemas, prašo paaiškinti susidariusias aplinkybes arba siūlo būdus, kaip išspręsti darbo problemas. Tam jie naudoja pavyzdį, kaip teisingai parašyti atmintinę. Jie yra:

1. Ataskaitos. Rašoma, jei darbuotojas pateikia kokių nors pasiūlymų ar prašo pagalbos pašalinti pažeidimus ar nesutarimus su kitu darbuotoju.
2. Aiškinamasis. Dažniausiai dėl įvykusio incidento Neigiamos pasekmės, parašytas aiškinamasis tekstas, kuriame nurodomos pažeidimo priežastys.
3. Analitinė ar informacinė. Juose pateikiama darbo problemos ar koncepcijos analizė, išvados ir pasiūlymai, pagrįsti gauta informacija.

Sukūrimo priežastis yra darbuotojų iniciatyva arba žodinis ar rašytinis vadovo nurodymas.

Reikalavimai dokumentams

Naudotų pirminių apskaitos dokumentų sąraše vyriausybinės agentūros, nustatyta pagal Rusijos finansų ministerijos 2015 m. kovo 30 d. įsakymo Nr. 52n priedą Nr. 1, nėra vieningos formos šiam darbui surašyti. Jis parašytas laisva forma ant tuščio A4 formato popieriaus lapo. Jei reikia, šakotos struktūros organizacijoje galima sukurti šią formą.

Atmintinės formos pavyzdyje yra išsami informacija, leidžianti greitai nukreipti vartotojus į dokumento esmę, šaltinį, datos atitikimą ir serijos numerį. Šis dokumentas nėra taikomas privaloma registracija... Tačiau organizacija gali nuspręsti juos užregistruoti, pavyzdžiui, kontroliuoti.

Svarbios savybės ir formuluotė

Verslo, ypač valstybės tarnautojų, elgesyje turi būti laikomasi etikos. Memorandumas „Aš atkreipiu jūsų dėmesį“ neatitinka reikalaujamų aukštų etikos standartų. Rašykite apie pažeidimą darbo grafikas Pranešime galite tiesiog praleisti frazę „Aš atkreipiu jūsų dėmesį“ ir iškart pradėti pristatyti faktus bei įvykio esmę. Pavyzdžiui: „Vakar, 2019-09-13, pamoka klasėje buvo sutrikdyta dėl ...“.

Jei institucija priėmė elektroninį dokumentų srautą, pavyzdys, kaip parašyti atmintinę elektroniniu formatu neturi reikšmingų skirtumų. Siunčiant el. Paštu, paprašykite pranešimo, kad laiškas buvo perskaitytas adresato.

Žingsnis po žingsnio kompiliavimas

Darbo su atmintine taisyklė susideda iš kelių žingsnių:

1. Darbuotojas sukuria paslaugų skydelį.
2. Jis derinamas su tiesioginiu vadovu ir suinteresuotomis šalimis - su specialistais, kurie dalyvaus atliekant darbą.
3. Tada jis perduodamas svarstyti nurodyto skyriaus ar skyriaus adresatui.
4. Adresatas susipažįsta su turiniu ir priima sprendimą, prireikus duoda nurodymus.
5. Dokumentas siunčiamas vykdyti, o apie rezultatą pranešama autoriui.

Jei direktorius neparašė atsisakymo, tik jo teigiamas sprendimas yra pagrindas imtis kokių nors priemonių ar atlikti darbą.

Apsvarstykite situaciją, kai Jis siunčia tarnybinę informaciją įstaigos vadovo vardu. Tarkime, prieš sudarant įrangos tiekimo sutartį jis turi gauti leidimą trečiųjų šalių darbuotojams patekti į mokyklos teritoriją. Skaitydamas direktorius pateiks rezoliuciją, kad būtina sudaryti asmenų, kuriems reikia patekti, sąrašą arba duoti nurodymą parengti laikinus leidimus. Štai pavyzdys, kaip parašytas pranešimas: „Prašau leisti LLC„ Sporto inventoriui “patekti į mokyklos teritoriją 2020 m. Rugsėjo 2 d. 14.00 val. Tai būtina norint pasirašyti sporto įrangos tiekimo sutartį, kuri būtina pasiruošimui varžyboms “.

Memorandumo rašymo biudžetinei organizacijai pavyzdys

I.I. Ivanovas

BIRO PASTABA

Ruošdamiesi miesto konkūrų varžyboms, suteikite prieigą prie mokymų skyrių mokyklos konkūrų komandai, kurią sudaro:

1. Allurova A.A., 10-A klasė.
2. Galopovas G.G., 9-B klasė.
3. Rysiev R. R., 10-B klasė.

Jojimo mokytojas

P.P. Petrovas

Atmintinės „Aš atkreipiu jūsų dėmesį“ pavyzdys

Valstybės biudžetas švietimo įstaiga papildomas išsilavinimas vaikai specializuojasi vaikai ir jaunimas sporto mokykla Olimpinis rezervas „Allure“

GBOU DOD SDYUSSHOR „ALLURE“ direktorius

I.I. Ivanovas

BIRO PASTABA

Atkreipiu jūsų dėmesį, kad šiandien, rugsėjo 2 d., Buvo sutrikdyta paskaita apie tabako pavojų arkliams. Sidorovas S.S., atsakingas už techninę įrangą, laiku nesudėjo projektoriaus, todėl buvo neįmanoma pademonstruoti pristatymo ir skaidrių, aiškiai parodančių destruktyvų nikotino lašo poveikį vidutiniam arkliui.

Bandant išsiaiškinti, kas nutiko, paaiškėjo, kad Sidorovas S.S. buvo rūkymo kambaryje, kur žiūrėjo vaizdo įrašus apie arklius ir pamiršo svarbią paskaitą.

Prašau kreiptis į S.S. Sidorovą. išieškojimas papeikimo forma.

Jojimo mokytojas

P.P. Petrovas

Kaip ir kiek laikyti

Organizacijos dokumentai, užpildyti biuro darbu, saugomi archyve skirtingam saugojimo laikotarpiui, atsižvelgiant į jų tipą ir tipą. Dokumentų tipų sąrašas, nurodantis saugojimo laikotarpius, pagal Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. Rugpjūčio 08 d. Įsakymą Nr. 558 išlieka aktualus su pakeitimais, padarytais 2016-02-16.

Aiškinamieji, memorandumai ir kitos tarnybinės pastabos saugomos kartu su kitais dokumentais, sukurtais vykdant veiklą vyriausybinės organizacijos- korespondencija, aktai, prašymai išduoti leidimus, pareiškimai apie pažymėjimų praradimą ir kt. Jų saugojimo archyve laikotarpis yra 5 metai.

Užduokite klausimus, o mes papildysime straipsnį atsakymais ir paaiškinimais!