Po vykdymo dokumentai sugrupuojami į bylas. Jų grupavimo tvarką numato neklasifikuoto biuro darbo atvejų nomenklatūra. Bylų nomenklatūra neabejotinai apima visas dokumentų ir publikacijų IRS. Dokumentai, atsižvelgiant į gamybos poreikį ir prieigos apribojimo laipsnį, gali būti sugrupuoti į bylas atskirai arba kartu su kitais dokumentais tuo pačiu klausimu.
Tais atvejais, kai organizacija sugeneruoja daug tos pačios rūšies dokumentų ir atvejų (įsakymų, nurodymų, ataskaitų ir kt.) Su prieigos apribojimo antspaudu ir be šio antspaudo, patartina numatyti, kad jie būtų atskirai suformuoti į bylas. Tokiu atveju nomenklatūros skiltyje „Bylos indeksas“ prie bylos su dokumentais numerio pridedamas nurodytas ženklas apie prieigos apribojimą. Pavyzdžiui (10.1 pav.).
Kai ribotos prieigos dokumentas įtraukiamas į bylą su neklasifikuotais dokumentais, neturinčiais panašaus antspaudo, ši byla gauna prieigos apribojimo ženklą, o atitinkamas paaiškinimas įrašomas į organizacijos (įstaigos) reikalų nomenklatūrą.
Organizacijose, kurių veikloje sugeneruojama nedaug dokumentų ribotas priėjimas, bylų nomenklatūroje gali būti numatyta nustatyti vieną bylą. Pavyzdžiui: „Dokumentai„ Oficialiam naudojimui “.
|
Atvejų indeksas |
Bylos pavadinimas |
Tomų skaičius |
Tinkamumo laikas ir elementas sąraše |
Pastaba |
|
Direktoriaus įsakymai pagrindinei veiklai | ||||
|
01-03 / medžio drožlių plokštė |
Užsakymai pagrindinei veiklai | |||
|
01-25 / medžio drožlių plokštės |
Įeinančių dokumentų registras | |||
10.1 pav. Bylos nomenklatūros tipas
Vieno tokio atvejo saugojimo laikotarpis nenustatytas, o atitinkamoje bylų nomenklatūros skiltyje įrašomas ženklas „EB“ ( ekspertų komisija). Raštvedybos metų pabaigoje ribotos prieigos atvejį organizacijos (įstaigos) ekspertų komisija išnagrinėja po vieną lapą ir prireikus priima sprendimą pertvarkyti dokumentus. Byloje esantys ilgalaikio ir nuolatinio saugojimo dokumentai yra sugrupuoti į atskirą bylą, kuri gauna nepriklausomą pavadinimą ir papildomai įtraukta į bylų nomenklatūrą. Jei byloje yra tik laikino saugojimo laikotarpio dokumentai, jos negalima pertvarkyti. Tokios bylos saugojimo laikotarpis nustatomas pagal maksimalų jame esančių dokumentų laikotarpį.
Tais atvejais, kai yra atviro biuro darbo dokumentai. kur kaupiantis medžiagai sutelkta riboto platinimo informacija, turėtų būti priskiriama panašiai kategorijai. Šių dėklų viršeliai taip pat pažymėti prieigos apribojimo antspaudu. Atitinkami paaiškinimai pateikiami bylų nomenklatūroje.
dokumentų grupavimas į bylas
* dokumentų pateikimo reikalavimai teisinė jėga
* instrukcijos personalui
* personalo aptarnavimo atvejų paruošimas perdavimui organizacijos archyvas,
* atsakomybė už personalo dokumentų tvarkymą
Personalo dokumentų formavimas byloje ir dabartinio jų saugojimo organizavimas
Visi dokumentai, sukurti organizacijos veikloje, suformuojami į bylas. Ir žmogiškųjų išteklių dokumentai nėra išimtis. Kaip organizuoti personalo dokumentų saugojimą? Personalo tarnybos sukurti personalo dokumentai yra ypač svarbūs, nes juose yra darbuotojų asmens duomenys, patvirtinantys jų darbo stažą su visomis jo ypatybėmis. Atsižvelgiant į Gera vertė tokiuose dokumentuose esančią informaciją, jie turi būti saugomi tokiomis sąlygomis, kurios užtikrintų jų apsaugą nuo žalingas poveikis aplinka, žala ir nuostoliai. Personalo dokumentai turi būti suformuoti į bylas ir tinkamai saugomi. Be to: 17 straipsnio pirmoje dalyje Federalinis įstatymas 2004-10-22 Nr. 125-FZ "Įjungta archyviniai reikalai v Rusijos Federacija»Dokumentai apie personalą yra ypač išryškinti tarp tų archyvinių dokumentų, kurių saugumą turi užtikrinti valstybės institucijos, įstaigos Vietinė valdžia, organizacijos ir piliečiai, užsiimantys verslumu be išsilavinimo juridinis asmuo... Dokumentų saugumas užtikrinamas viduje numatytus terminus saugykla.Aiškinamasis žodynas
Personalo dokumentai – archyvinius dokumentus atspindintis darbo santykiai darbuotojas su darbdaviu (Archyvo reikalų įstatymo 3 straipsnio 1 dalies 3 straipsnis).Verslas- dokumentų rinkinys (arba dokumentas), susijęs su vienu klausimu ar veiklos sritimi, dedamas į atskirą viršelį (GOST R 51141 - 98 "Biuro darbas ir archyvinis verslas. Terminai ir apibrėžimai").
Bylos formavimas- įvykdytų dokumentų grupavimas į bylą pagal bylų nomenklatūrą ir dokumentų sisteminimas byloje (GOST R 51141 -98).
Pagrindinės bylų formavimo taisyklės.
Atėjus naujam kalendoriniai metai kiekviena organizacija pradeda formuoti savo dokumentus į bylas pagal patvirtintą bylų nomenklatūrą. Paprastai tai vyksta decentralizuotai, tai yra ne visai organizacijai, o atskiriems struktūriniams padaliniams. Taigi personalo tarnyba savarankiškai formuoja personalo dokumentus byloje. Šiuo atveju tarnyboje gali būti darbuotojas, atsakingas už bylų formavimą.
Kodėl jums reikia formuoti dokumentus byloje?
Visų pirma, ši procedūra suteikia tolesnę greitą dokumentų paiešką ir jų naudojimą. Sutinku: daug lengviau rasti dokumentą, kuris pateikiamas chronologine tvarka, aplanke su konkrečiu pavadinimu, nei tuo atveju, jei tas pats dokumentas daugelį metų buvo saugomas dideliame masyve su visais kitais dokumentais, sukurtais įvairiais klausimais.
Be to, kompetentingas bylų nagrinėjimas dabartinė saugykla palengvina būsimą darbą ruošiant dokumentus perduoti į archyvą. Paprastai personalo dokumentai saugomi ilgą laiką - 75 metus, o tai reiškia, kad tam tikru momentu reikės paruošti juos archyviniam saugojimui. Ir kuo geriau bus atliekami dabartinių reikalų registravimo darbai, tuo mažiau laiko bus skirta jų paruošimui ilgalaikiam saugojimui.
Kad perkeldami į archyvą jums nereikėtų pertvarkyti ir perregistruoti bylų, suformuokite jas pagal nustatytas taisykles jau biuro darbe.
Formuojant personalo tarnybos bylas ir organizuojant jų saugojimą, būtina vadovautis Pagrindinėmis organizacijų archyvų taisyklėmis (patvirtintomis Rosarkhiv kolegijos 2002-06-02 sprendimu). Tačiau šis dokumentas nėra privalomas reglamentas. Be to, Pagrindinės taisyklės visiškai neatspindi personalo dokumentų formavimo byloje specifikos. Todėl, atsižvelgiant į darbo su personalo dokumentais technologiją, tenka iš esmės pasikliauti metodais, kurie buvo sukurti dirbant su dokumentais, įskaitant archyvus, kuriuose saugomi personalo dokumentai.
Dokumentai, sugeneruoti personalo tarnybos veikloje, saugomi bylose, žurnalų (knygų), dokumentų spintelių pavidalu.
Yra keletas bylų formavimo taisyklių.
1 taisyklė. Dokumentai formuojami į bylas griežtai laikantis organizacijos reikalų nomenklatūros.
Primename, kad rengiant bylos nomenklatūrą ir įtraukiant į ją bylų antraštes, galima vadovautis skirtingais kriterijais. Pavyzdžiui:
| Ženklas bylų formavimui | Dokumentų formavimo byloje principas | Bylos pavadinimo dizaino pavyzdys |
| Nominalus | Pagal dokumentų tipo pavadinimą | |
| Dalykas-klausimas | Pagal dokumentų turinį | Dokumentai apie personalo atranką ir įdarbinimą (pažymėjimai, skelbimai, sąrašai) |
| Autoriaus | Dokumento autoriaus. Darant prielaidą, kad vieno autoriaus dokumentai yra sugrupuoti į bylą | Atestavimo komisijos posėdžių protokolas |
| Korespondentas | Naudojamas korespondencijai grupuoti. Bylos pavadinimas nurodo korespondentą, su kuriuo vyksta susirašinėjimas, ir atskleidžiamas klausimo turinys | Susirašinėjimas su švietimo įstaigomis apie studentų pramoninę praktiką |
| Geografinis | Tarnauja kelių korespondentų sujungimui vienu atveju | Susirašinėjimas su Rytų Sibiro organizacijomis dėl darbo organizavimo rotacijos principu |
| Chronologinis | Naudojamas grupuoti dokumentus tam tikram laikotarpiui | Ketvirtinės ataskaitos apie personalo skyriaus darbą 2010 m |
2 taisyklė. Byla laikoma paduota nuo to momento, kai į ją pateikiamas bent vienas dokumentas.
3 taisyklė. Kartu su dokumentų įtraukimu į bylą sudaromas jos viršelis.
Korpuso dangtelio dizainas apima tam tikros informacijos taikymą:
- įmonės pavadinimas;
- struktūrinio padalinio pavadinimas;
- bylos indeksas (skaičius);
- bylos pavadinimas;
- bylos dokumentų saugojimo laikotarpis.
Organizacijos pavadinimas ir struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomi griežtai laikantis oficialiai nustatyto pavadinimo.
Bylų indeksas perkeliamas į viršelį iš bylų nomenklatūros. Antraštė užrašyta ant bylos viršelio griežtai laikantis personalo tarnybos bylų nomenklatūros.
Dokumentų saugojimo laikotarpis taip pat nurodomas pagal bylų nomenklatūrą.
Klausimas.
Ankstyvą rudenį organizacija pakeitė pavadinimą. Dabartiniame biuro darbe yra daug atvejų, įskaitant bylas su dokumentais apie personalą. Tuo pačiu metu ant visų viršelių nurodomas ankstesnis organizacijos pavadinimas. Ar reikia perregistruoti visus atvejus (pakeisti bylų viršelius), kurie yra organizacijos biuro darbe?
Atsakymas: Nagrinėjamoje situacijoje nereikia iš naujo išduoti bylos dangtelio. Pakeitus organizacijos pavadinimą per bylos dokumentus, naujas šios organizacijos pavadinimas nurodomas bylos viršelyje, o ankstesnis pavadinimas yra skliausteliuose.
4 taisyklė.Į bylas dedami tik įvykdyti, teisingai įforminti dokumentai, kuriuose yra visa reikalinga informacija.
5 taisyklė. Byloje yra po vieną kiekvieno dokumento kopiją.
6 taisyklė.Į bylas įtraukiami originalūs dokumentai, išskyrus kai kuriuos atvejus.
Byloje gali būti dokumento kopija, kai originalas siunčiamas kitai organizacijai (ar piliečiui), o autorius pasilieka antrą kopiją (kopiją). Tai daugiausia susiję su korespondencija. Jei organizacija tvarko darbuotojų asmenines bylas, į jas dedamos šių dokumentų kopijos:
- įsakymai personalui (dėl priėmimo, perkėlimo, atleidimo, paskatinimo ir kt.);
- dokumentai apie išsilavinimą, kvalifikacijos kėlimą, kategorijos ar antrosios profesijos paskyrimą ir kt.
Dauguma personalo dokumentų saugomi tiksliai originaluose: įsakymai dėl personalo ir kiti administraciniai dokumentai, vietiniai reglamentas(taisyklės, nuostatai, instrukcijos ir kt.), asmeninės darbuotojų kortelės, apskaitos ir registracijos knygos, žurnalai, biuro užrašai, darbo sutartys ir kt. 7 taisyklė. Dokumentų projektai, jų kopijos ir jų grąžinami dokumentai į bylas neįtraukiami.
8 taisyklė. Kai kurių tipų dokumentus reikia atskirai sugrupuoti į bylas.
Atskirai sugrupuoti:
nuolatinio ir laikino saugojimo dokumentai;
įvairių tipų administraciniai dokumentai;
dokumentų originalai ir kopijos;
metiniai, ketvirčio ir mėnesio planai ir ataskaitos;
patvirtintus dokumentus ir jų projektus.
9 taisyklė. Byloje yra vienų kalendorinių metų dokumentai.
Šios taisyklės išimtys yra: perduodamos bylos, asmens bylos, susidarančios per visą konkretaus darbuotojo darbo laikotarpį, komisijų dokumentai, sugrupuoti į bylą jų veiklos laikotarpiu, ir kai kurie kiti dokumentai.
10 taisyklė.Į dėklą telpa ne daugiau kaip 250 lapų (dėklo storis ne didesnis kaip 4 cm). Turint daug dokumentų, susidaro bylų tomai (dalys).
11 taisyklė Korpuso viduje dokumentai yra išdėstyti tam tikra tvarka.
Bylose esantys dokumentai sugrupuoti pagal chronologinius ar teminius kriterijus arba jų derinį.
Dokumentų grupavimas į bylas.
| Dokumentai | Dokumentų grupavimo į bylas taisyklės |
| Gaunami dokumentai | Sujungta į bylas pagal gavimo datą |
| Išeinantys dokumentai | Grupuojami į atvejus pagal išvykimo datą arba abėcėlės tvarka pagal autorius ir korespondentus |
| Vietos taisyklės patvirtintos kaip nepriklausomi dokumentai | Suskirstyti į atvejus pagal tipą ir chronologiją su susijusiomis programomis per vienerius kalendorinius metus |
| Vietos taisyklės patvirtintos administracinius dokumentus | Jie yra administracinių dokumentų (įsakymų, įsakymų, sprendimų, potvarkių) priedai ir sugrupuoti į bylas kartu su šiuos dokumentus |
| Užsakymai pagrindinei veiklai | Darbuotojai juos sugrupuoja atskirai nuo užsakymų. Autentiškos kopijos yra susistemintos ir surašomos į bylas kartu su priedais pagal jų skaičių |
| Pagrindinės veiklos užsakymų dokumentai | Jie sugrupuojami ir pateikiami atskirai nuo pagrindinės veiklos užsakymų ir saugomi jų projektus parengusio asmens |
| Užsakymai personalui | Sugrupuota į bylas pagal terminai jų saugojimo |
| Susirašinėjimas | Jis sugrupuotas pagal kalendorinius metus ir susistemintas chronologine tvarka: atsakymo dokumentas dedamas į bylą po prašymo dokumento. Tęsiant susirašinėjimą konkrečiu klausimu, kuris prasidėjo ankstesniais metais, dokumentai įtraukiami į einamųjų metų bylą, nurodant praėjusių metų bylos indeksą. Atsižvelgiant į organizacijos veiklos specifiką, korespondencija taip pat gali būti grupuojama mokslo metams, išrinktų organų sušaukimo terminas ir kt. |
| Protokolai | Išdėstyta chronologiškai pagal jų sudarymo datas |
| Aukštesniųjų organizacijų įsakymai ir dokumentai jų vykdymui | Suskirstyti į atvejus pagal organizacijos veiklos sritis |
| Patvirtinti planai, ataskaitos, sąmatos, pavadinimų sąrašai | Yra sugrupuoti atskirai nuo savo projektų |
| Planavimo ir ataskaitų teikimo dokumentai | Jie saugomi tų metų bylose, su kuriomis jie susiję, turiniu, neatsižvelgiant į jų sudarymo laiką ar gavimo datą |
| Ilgalaikiai planai keleriems metams | Jie formuojami pirmųjų metų atveju, o ataskaitos apie šių planų įgyvendinimą - praėjusių metų atveju |
| Dokumentai asmens bylose | Jie išdėstyti chronologiškai, kai jie atvyksta |
| Asmeninės darbuotojo kortelės | Suformuota į bylą pavardžių abėcėlės tvarka |
| Asmeninės sąskaitos pagal darbo užmokestis darbininkų | Jie sugrupuoti į nepriklausomas bylas ir juose išdėstyti pavardžių abėcėlės tvarka |
Skirtingose įmonėse sukurtų dokumentų sudėtis ir skaičius nėra vienodi. Nepaisant to, bet kurios įmonės dokumentus galima susisteminti pagal vieną ar kelis kriterijus.
Biuro darbo praktika sukūrė šiuos požymius, susijusius su dokumentų grupavimu į bylas:
pagal dokumentų tipų pavadinimus, pavyzdžiui: „Aktai“, „Įsakymai“, „Sutartys“ ir tt;
pagal objektus - rangovų įmonės, su kuriomis susiję dokumentai;
korespondentai, su kuriais vyksta susirašinėjimas;
pagal prieigos prie dokumentų, kuriuose yra komercinių paslapčių, apribojimo antspaudą.
Minėti klasifikavimo ženklai neatmeta galimybės naudoti kitus, rečiau pasitaikančius, pavyzdžiui, geografinius, kai byloje parenkama kelių to paties regiono korespondentų korespondencija.
Dabartiniame darbe dokumentų klasifikavimas atliekamas grupuojant juos į bylas arba rengiant bylų nomenklatūrą.
Bylų formavimas yra įvykdytų dokumentų grupavimas į bylas.
Tinkamas bylų formavimas prisideda prie veiksmingos paieškos reikalingi dokumentai nuolat augančiame įmonės dokumentų asortimente, užtikrina jų saugumą, nustato tvarką organizuojant biuro darbą.
Įmonės reikalus formuoja paprastai sekretorius-padėjėjas ar kitas specialiai paskirtas darbuotojas, tiesiogiai prižiūrimas įmonės vadovo.
Bylų formavimas atliekamas pagal bylų antraštes pagal anksčiau sudarytą įmonės nomenklatūrą arba pagal klasifikavimo kriterijus.
Daugumoje firmų bylas formuoja dokumentų tipų pavadinimai, pavyzdžiui, aktai, įsakymai, sutartys (1 pav.). Esant dideliam dokumentų kiekiui, būtina greitai įvesti kitus klasifikavimo kriterijus, pavyzdžiui, padalinti sutartis į bylas, kuriose yra stiklo tiekimo sutartys, medienos tiekimo sutartys ir kt.
Ryžiai. 1.
Formuojant dėklus, reikia laikytis šių reikalavimų:
byloje yra dokumentai, kurių darbas buvo atliktas;
į bylą pateikti dokumentai yra originalai arba patvirtintos kopijos;
skirtingais atvejais formuojami skirtingo saugojimo laikotarpio dokumentai;
dokumentai, susiję su viena problema, dedami į vieną bylą;
į bylą įtraukta viena dokumento kopija;
kiekvienas į bylą patalpintas dokumentas turi būti teisingai surašytas (turi būti data, parašas, vykdymo pastaba ir pan.);
paprastai suformuojami vienerių metų dokumentai;
grąžinami dokumentai, taip pat dokumentų projektai neturėtų būti pateikti į bylą;
bylos dokumentai yra išdėstyti chronologine tvarka arba numeracija.
Įmonės įstatai ir kiti steigiamieji dokumentai sudaromi nepriklausomame versle.
Protokolai visuotiniuose susirinkimuose akcininkai sudaromi atskirai nuo Direktorių valdybos posėdžių protokolų. Programos ir kt papildomų dokumentų yra pridedami prie protokolų, su kuriais jie susiję.
Įmonių sutartys yra suskirstytos į dvi grupes, kurios saugomos skirtinguose failuose. Pirmąją grupę sudaro komercinės sutartys tarp įmonių, antrąją - darbo sutartys(sutartys) su darbuotojais.
Užsakymai pagrindinei (gamybinei) veiklai formuojami atskirai nuo užsakymų personalui.
Dokumentai apie įmonės personalą (asmens bylos, asmeninės kortelės) sudaromi darbuotojų pavardžių abėcėlės tvarka.
Ribotos prieigos dokumentai, pažymėti „CT“ arba „Confidential“, generuojami atskirai nuo kitų įmonės dokumentų.
Formuojant bylas su susirašinėjimu, vienas iš lemiamų veiksnių yra jo apimtis.
Su nedideliu korespondencijos kiekiu pradedama viena byla, kurioje yra gaunamų ir siunčiamų laiškų ir faksogramų.
Prognozuojant susirašinėjimo su verslo partneriais augimą, patartina sukurti atskirus atvejus gaunamiems ir siunčiamiems dokumentams.
Toliau didėjant apimčiai, gaunamą ir siunčiamą korespondenciją pagal dokumento tipą galima suskirstyti į laiškus ir faksogramas.
Kai kuriose įmonėse, formuojant korespondencijos bylas, šalia „laiško prašymo“ naudojama „atsakymo laiškas“.
Jei sandorio šalių įmonių skaičius yra pakankamai stabilus, tai šiuo atveju galima taikyti dokumentų formavimo objekto atributą, t.y. vienu atveju bus įvairių rūšių dokumentai (sutartys, faksai, telefono žinutės ir kt.), susiję su viena organizacija.
Planai ir ataskaitos saugomi tų metų bylose, su kuriomis jie susiję, nepaisant jų parengimo ar patvirtinimo laiko. Pirmiems metams pateikiami kelių metų verslo planai.
Formuojant dėklus, naudojami buitiniai rišikliai, skirti vidutiniškai 200 lapų ir importuojami, kurie leidžia apsiūti 2-3 kartus daugiau. Atsižvelgiant į įmonės specifiką, dokumentų apimtį, rekomenduojama juos abu naudoti kartu.
Importo aplankai gali būti saugomi keletą metų. Todėl, norint greitai ieškoti dokumentų byloje, būtina naudoti skyrius su metų nuoroda.
3.5.1. Bylų formavimas yra įvykdytų dokumentų grupavimas į bylas pagal bylų nomenklatūrą.
Į bylą dedami dokumentai, kurie savo turiniu atitinka bylos pavadinimą, tuo tarpu draudžiama grupuoti juodraščius ir jų kopijas (išskyrus ypač vertingus), taip pat grąžinamus dokumentus. atvejų.
3.5.2. Bylos formuojamos organizacijose, turinčiose centralizuotą apskaitos tarnybą Ikimokyklinio ugdymo organizacijos, su decentralizuotu - tiek struktūriniai padaliniai (asmenys, atsakingi už ikimokyklinio ugdymo įstaigą), tiek ikimokyklinio ugdymo įstaiga organizacijos.
Bylos formuojamos vadovaujantis tiesioginiais metodiniais organizacijos archyvo ir, jei reikia, atitinkamo valstybės archyvo vadovais.
3.5.3. Formuojant dėklus, reikia laikytis šių pagrindinių reikalavimų:
nuolatinio ir laikino saugojimo dokumentai turi būti sugrupuoti į atskiras bylas;
į bylą įtraukti po vieną kiekvieno dokumento egzempliorių;
sugrupuoti vienų kalendorinių metų dokumentus į bylą; išimtis yra: perkėlimo atvejai; teismo bylos; asmeniniai failai, kurie susidaro per visą darbo laikotarpį šio asmens Organizacijoje; išrinktų organų ir jų nuolatinių komisijų, pavaduotojų grupių dokumentai, susibūrę jų šaukimo laikotarpiu; mokslo įstaigų dokumentai, suformuoti per mokslo metus; teatro dokumentai, apibūdinantys scenos veiklą teatro sezono metu; filmų failai, rankraščiai, bylų istorijos ir kt.;
faile turi būti ne daugiau kaip 250 lapų, kurių storis ne didesnis kaip 4 cm.
3.5.4. Viduje dokumentai turėtų būti išdėstyti taip, kad jie nuosekliai apimtų tam tikrus turinio klausimus. Tokiu atveju dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (gaunami - pagal gavimo datą, siunčiami - pagal išvykimo datą) arba abėcėlės tvarka pagal autorius ir korespondentus.
Priedai prie dokumentų, nepriklausomai nuo jų patvirtinimo ar parengimo datos, pridedami prie dokumentų, su kuriais jie susiję.
Priedai virš 250 lapų sudaro atskirą tomą, kuris pažymėtas dokumente.
3.5.5. Administraciniai dokumentai yra suskirstyti į bylas pagal tipą ir chronologiją su susijusiais priedais:
chartijos, nuostatai, instrukcijos, patvirtintos administraciniais dokumentais, yra jų priedai ir sugrupuoti kartu su nurodytais dokumentais. Jei jie patvirtinami kaip nepriklausomas dokumentas, jie sugrupuojami į atskiras bylas;
užsakymai pagrindinei veiklai sugrupuojami atskirai nuo užsakymų personalui;
užsakymai personalui yra suskirstyti į bylas pagal nustatytas jų saugojimo sąlygas. Patartina su dideliais dokumentų kiekiais sugrupuoti užsakymus darbuotojams, susijusius su įvairiais organizacijos veiklos aspektais (samdymas, atleidimas ir perkėlimas, komandiruotės ir kt.) Į atskiras bylas;
aukštesniųjų organizacijų įsakymai ir jų vykdymo dokumentai pagal organizacijos veiklos kryptis sugrupuojami į bylas;
patvirtinti planai, ataskaitos, sąmatos, apribojimai, pavadinimų sąrašai ir kiti dokumentai yra sugrupuoti atskirai nuo jų projektų;
Organizacija dirba su užsienio tiekėjais atsarginių dalių, lėktuvų agregatų, prie kurių pridedami dokumentai Anglų kalba... Dokumentai gali būti verčiami. Ar galima mokesčių ir apskaitos (pirminiuose dokumentuose) prekių ir medžiagų bei ilgalaikio turto pavadinimus (pavadinimus) naudoti užsienio kalba?
Šiuo klausimu laikomės šios pozicijos:
Turto pavadinimai pirminiuose dokumentuose turi būti nurodyti rusų kalba, jei atitinkami pavadinimai gali būti išversti į rusų kalbą.
Pozicijos pagrindimas:
Valstybinė Rusijos Federacijos kalba visoje jos teritorijoje yra rusų kalba (Rusijos Federacijos Konstitucijos 68 straipsnio 1 dalis, 2005 06 01 federalinio įstatymo N 53-FZ „Dėl valstybinės kalbos“ 1 straipsnio 1 dalis) Rusijos Federacijos “).
Rusijos Federacijos teritorijoje oficialus biuras dirba valdžios organai, organizacijos, įmonės ir įstaigos vyksta rusų kalba kaip valstybinė Rusijos Federacijos kalba (1991 10 25 RF įstatymo 16 straipsnio 1 dalis N 1807-I „Dėl Rusijos Federacijos tautų kalbų“) ).
Viena iš pagrindinių užduočių apskaita yra visiško ir patikima informacija apie organizacijos veiklą ir jos turtinę padėtį, būtiną vidaus ir išorės vartotojams buhalterinės ataskaitos(1996 m. Lapkričio 21 d. Federalinio įstatymo N 129-FZ „Dėl apskaitos“ (toliau-Įstatymas N 129-FZ) 1 straipsnis, 3 straipsnis).
Pagal 1 str. Pagal Įstatymo Nr. 129-FZ 9 straipsnį visos organizacijos vykdomos verslo operacijos turi būti įformintos patvirtinamaisiais dokumentais. Šie dokumentai yra pirminiai apskaitos dokumentai, kuriais remiantis jie yra tvarkomi.
Pagal 2 str. Pagal Įstatymo Nr. 129-FZ 9 straipsnį pirminiai apskaitos dokumentai priimami apskaitai, jei jie surašyti tokia forma, kokia yra albumuose vieningos formos pirminiai apskaitos dokumentai ir dokumentai, kurių forma šiuose albumuose nenumatyta reikalingos detalės išvardytas nurodytoje normoje.
Pagal 1 str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 252 straipsniu, dokumentuotos išlaidos suprantamos kaip išlaidos, patvirtintos dokumentais, sudarytais pagal Rusijos Federacijos įstatymus, arba dokumentais, sudarytais pagal verslo apyvartos papročius, taikomus užsienio valstybėje. teritorija, kurios teritorijoje buvo patirtos atitinkamos išlaidos, ir (ar) dokumentai, netiesiogiai patvirtinantys patirtas išlaidas (įskaitant muitinės deklaraciją, komandiruotės užsakymą, kelionės dokumentus, ataskaitą apie atliktus darbus pagal sutartį).
Pagal str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 313 straipsnis yra pagrindas mokesčių bazę pajamų mokesčiui yra pirminių dokumentų duomenys, sugrupuoti Rusijos Federacijos mokesčių kodekso nustatyta tvarka. Pirminiai dokumentai yra mokesčių apskaitos duomenų patvirtinimas.
Pagal Rusijos Federacijos apskaitos ir finansinės atskaitomybės reglamento, patvirtinto Rusijos Federacijos finansų ministerijos 1998 m. Liepos 29 d. Įsakymu N 34n, 9 punktą, turto, įsipareigojimų ir verslo sandoriai(faktai ekonominė veikla) atliekama Rusijos Federacijos valiuta - rubliais. Turto, įsipareigojimų ir kitų ūkinės veiklos faktų dokumentuojimas, apskaitos registrų ir finansinių ataskaitų tvarkymas atliekamas rusų kalba. Pirminiai apskaitos dokumentai, parengti kitomis kalbomis, turi būti iš eilės išversti į rusų kalbą.
2004 m. Gruodžio 10 d. Rusijos federalinės mokesčių tarnybos laiške N 03-1-08 / 2472/16 išreiškiama tokia pozicija: verslo sandorių dokumentai, įskaitant pirminių apskaitos dokumentų rengimą, atliekami 2004 m. Rusų. Panaši išvada pateikiama Rusijos finansų ministerijos 2010-03-26 laiškuose N 03-08-05/1, Rusijos federalinės mokesčių tarnybos Maskvoje, 2005-05-17 N 19-11/ 35344, 2005 03 15 N 19-11/16874.
Apskritai teismai taip pat laikosi pozicijos, pagal kurią verslo sandorių dokumentacija, įskaitant pirminių apskaitos dokumentų rengimą, vykdoma rusų kalba (2009 m. Rugsėjo 22 d. Uralo rajono FAS nutarimai N F09- 7082 /09-C2, 2006-03-01 Šiaurės vakarų rajono FAS, N A26-6826 / 04-25, tryliktasis arbitražas apeliacinės instancijos teismas nuo 2011 04 18 N 13AP-3461/11).
Tačiau 2006 m. Rugpjūčio 14 d. Septynioliktojo arbitražo apeliacinio teismo sprendime N 17AP-7/06 teismas padarė tokią išvadą. Pirminiai apskaitos dokumentai, parengti užsienio kalba ar kitomis Rusijos Federacijos tautų kalbomis, turi būti iš eilės išversti į rusų kalbą. Tačiau iš pateiktų pirminių apskaitos dokumentų matyti, kad užsienio kalba nurodomas tik prekės prekės ženklas. Įrodymai, kad nurodytas įmonės pavadinimas buvo išverstas į rusų kalbą nepažeidžiant licencijuoto teisių turėtojo teisių, arba neįmanoma sudaryti bendrų dokumentų (sąskaitos faktūros, važtaraščio, pristatymo ir priėmimo pažymėjimo, gavimo orderio), kad būtų galima nustatyti faktą, jog ieškovas patyrė išlaidos, susijusios su išlaikymu verslumo veikla, mokesčių institucija nepateikta.
2005-12-02 Šiaurės Vakarų apygardos federalinės antimonopolinės tarnybos nutarime N А56-1114 / 2005 teismas kaip dokumentus, patvirtinančius išlaidas, priėmė pirminius dokumentus, kuriuose prekių pavadinimai nurodyti užsienio kalba.
Mūsų nuomone, nustatyta Rusijos įstatymai reikalavimas versti užsienio kalba parengtus dokumentus iš eilės į eilę, taip pat parengti pirminius dokumentus rusų kalba yra skirtas užtikrinti galimybę teisingai kvalifikuoti ūkinės veiklos faktus, turtą ir įsipareigojimus ir jų priemonės, skirtos teisingai atspindėti sandorius apskaitoje ir mokesčių apskaitoje. Todėl manome, kad turto pavadinimai pirminiuose dokumentuose turėtų būti nurodyti rusų kalba, jei įmanoma išversti atitinkamus pavadinimus į rusų kalbą. Priešingu atveju neatmetame ginčų su mokesčių institucijomis galimybės.
Paruoštas atsakymas:
Teisinės konsultacijos tarnybos GARANT ekspertas
Arykovas Stepanas
Atsakymo kokybės kontrolė:
Teisinės konsultacijos tarnybos GARANT apžvalgininkas
Dmitrijus Ignatjevas
Medžiaga buvo paruošta remiantis asmeniu rašytinė konsultacija teikiama kaip teisinių konsultacijų paslaugos dalis.
